Drive Gmail

COLABORATIVA-DRIVE COOPERATIVA-GMAIL
La comunicación es inmediata entre las La comunicación se origina cuando se

personas que se encuentran en el envía la información de un correo a otro.
documento compartido.
Los participantes de un documento Solo se puede modificar la información de

compartido pueden modificar la los archivos luego de ser descargado el
información en línea para realizar ajustes al documento.
contenido del documento.
Se pueden cargar documentos pesados y Tiene un limite de espacio más pequeño

compartirlos. para adjuntar archivos.
Puede crear nuevos archivos para ser Los archivos son adjuntados de un
compartidos. documento creado.
Los participantes del archivo compartido Los archivos enviados solo llevan consigo
pueden agregar comentarios a los un asunto y una descripción si así lo desea
documentos con el fin de que los demás el remitente
miembros lean las observaciones de forma
inmediata.
DIFERENCIAS
SIMILITUDES
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Se necesita internet para poder ejecutar la Se necesita internet para poder ejecutar la
aplicación. aplicación
El usuario debe utilizar una cuenta para El usuario debe utilizar una cuenta para
poder ingresar. poder ingresar
La aplicación tiene un límite de espacio La aplicación tiene un límite de espacio

después de ello no se puede subir más después de ello no se puede enviar ni
información. recibir archivos.
Guarda documentos de manera histórica Guarda documentos de manera histórica
La aplicación tiene un control automático La aplicación tiene un control automático

en virus para que la información no se en virus para que los archivos que se
infecte, ni se descargue infectada por algún envían o se reciben no se encuentren
virus infectados al descargarse a un dispositivo.
Herramientas 2.0 Colaborativas GOOGLE DIRVE . Recuperado de

https://sites.google.com/site/herramientas20colaborativas/que-son-las-herramientas-
colaborativas/google-dirve
POR ELSALVADOR.COM 2014 LAS 10 CARACTERÍSTICAS QUE HACEN ÚNICO

A GMAIL. Recuperado de
https://historico.elsalvador.com/historico/125850/las-10-caracteristicas-que-hacen-unico-a-
gmail.html
Lectura 1 - Innovación Tecnológica Empresarial: Herramientas Informáticas en la Gestión

de Proyectos
https://virtual.ucundinamarca.edu.co/red/IT/lecturas/Mod1/HTML_montaje/Lec1/index.ht
ml
Lectura 2 - Tipos de Software

https://virtual.ucundinamarca.edu.co/red/IT/lecturas/Mod1/HTML_montaje/Lec2/index.ht
ml
Workgroup
Este término hace referencia a un conjunto de computadores compartiendo recursos
tecnológicos. IBM integra soluciones tecnológicas para grupos de trabajo que son fáciles de
implementar debido a sus interfaces amigables. Los Workgroup se componen de tres líneas:

• Comunicaciones grupales: a través de email, fax, agendas, entre otros.
• Gestión de la Información: a través de las bases de datos, documentos, imágenes, voz,
librerías que hacen parte de algunas herramientas.
• Gestión de Flujos de Trabajo: a través de productos tecnológicos que permiten gestionar
los flujos de trabajo, adaptándolos a las actividades específicas de cada organización.
Existen dos tecnologías básicas: los sistemas de trabajo en grupo (Workgroup) y el XML.
El XML se utiliza para intercambiar información entre todos los actores de la cadena de
valor.

No se debe confundir a los sistemas de trabajo en grupo con los sistemas de automatización
de los procesos de trabajo (Workflow). Estos últimos están diseñados para automatizar
procesos de negocio, a través de la estructuración de etapas secuenciales.

• El groupware: está generando un gran impulso en la creación de nuevas plataformas e
infraestructuras tecnológicas a través de la integración no solo de tecnologías de Hardware,
sino también a nivel de aplicaciones de Software, como son por ejemplo las interfaces de
usuario, todo en pro de mejoras y cambio organizativo en la concepción del trabajo
realizado y la eficiencia de los procesos. En este proceso es de vital importancia la
comunicación interna del grupo, de no existir esta interacción o intercambio de información
(datos, tareas, documentos de trabajo) no existiese el concepto de grupo. “Las nuevas
tecnologías están relativizando la necesidad de un escenario físico compartido para el
trabajo en equipo; el secreto de la innovación que aportan las nuevas tecnologías consiste en
la primacía que adquiere la comunicación como inductora de nuevas conductas”. GARCÍA, J.
(1998).

• El workflow, la información y la organización horizontal. El flujo de trabajo (workflow en
inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se
estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan,
cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al
cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con
redes de Petri. Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la
información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es
justamente el flujo de trabajo. FIGUEROA, C. SAENZ, A. PULIDO, J (2009).

Este tipo de aplicaciones (workflow) permiten la automatización de acciones, actividades o
tareas de manera secuencial que se utilizan para la ejecución del proceso, incluyendo el
seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas
necesarias para gestionarlo.

El workflow permite la automatización de los flujos de información que hacen parte de una
organización, el cual está conformado por un conjunto de tareas. Este tipo de sistemas están
diseñados para soportar una gran cantidad de usuarios.

La principal diferencia entre los workflow y los sistemas de trabajo en grupo radica en que
los primeros están diseñados para dirigir la información, y los segundos sirven para
compartirla.

La realización de tareas supuso siempre en las organizaciones una serie de intercambios de
información estructurados (generalmente sobre papel) entre las personas y los
departamentos. El workflow ha venido a codificar y automatizar esos flujos de información,
que hoy se representan gráficamente mediante mapas que muestran el procedimiento y el
proceso de negocio; el workflow supera las limitaciones de las organizaciones verticales
basadas en la responsabilidad funcional y constituida por grupos de especialistas. GARCÍA, J.
(1998).

Las organizaciones por lo general trabajan de manera horizontal, con sus diferentes niveles y
grupos funcionales, El workflow como herramienta ayuda a resolver los problemas de
organización que pueden presentarse, debido a que esta estructura se centra en la entrega
de producto final.

El software para el trabajo grupal mejora el rendimiento en general de todo el proceso
productivo y su mayor aporte es hacer posible que diferentes personas puedan trabajar de
forma compartida con una misma información y cooperar estrechamente en el desarrollo de
proyectos. Este tipo de herramientas está difundido en la web, sobre todo en las Intranets
corporativas. Según Hills, las funciones básicas que se consiguen llevar a cabo con su
utilización son las siguientes:

• Ayuda a que dos personas, o más, trabajen juntas.
• Permite compartir conocimientos y experiencias.
• Automatiza sus actividades.
• Ayuda a crear una memoria de la organización.
• Interviene sobre geografía y tiempo.

Como herramienta contiene aplicaciones que permiten compartir toda clase de información
en lo que respecta a la organización facilitando el control y gestión de la misma. Entre los
módulos que la componen se encuentran:

• Calendario y planificación.
• Videoconferencia.
• Sistemas de reunión electrónica.
• Tableros electrónicos y conferencia de datos.
• Conversación (chat).
• Email.
• Conferencias.
• Grupos.
• Escritura en grupo.
• Edición compartida.
• Flujos de trabajo.
• Etc.

Como característica de los groupware, se encuentra la integración de sistemas que facilitan:
la coordinación y la comunicación de cada evento, difusión de noticias, generación de
nuevas ideas, entre otros, que cobran vital importancia al momento de compartir
documentos e información.

En coherencia con lo anterior, el groupware se caracteriza por el intercambio de
información, control y gestión de la información, la notificación de información relevante,
históricos que constituyen el conocimiento referente a la organización.

La mayor parte de los groupware se apoyan de herramientas con funciones de workflow para
sistematizar las actividades y tareas llevadas a cabo en el trabajo en grupo.

Esta técnica permite direccionar la información y controlar automáticamente su flujo a
través de todos los niveles organizativos de una organización por medio de grupos de reglas y
formularios. Workflow y groupware son conceptos diferentes, pero trabajan juntos y se
complementan.

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