Sistemas Administrativos

DIAGRAMAS DE FLUJO
Los diagramas de flujo son diagramas que emplean símbolos gráficos para representar los pasos
o etapas de un proceso o actividad. También permiten describir la secuencia de los distintos pasos o
etapas y su interacción, mostrando la secuencia de los pasos que se tienen que llevar a cabo para
obtener un resultado.
Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los
responsables de su ejecución, es decir, viene a ser la representación simbólica o pictórica de un
procedimiento administrativo. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de
las empresas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.
Es una actividad que agrega valor, el proceso que representa está para ser analizado, no sólo por
quienes lo llevan a cabo, sino también por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para
cambiarlo y mejorarlo. Es importante destacar que se puede llevar a cabo tanto en empresas
industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa.
Historia.
El proceso de Diagrama de Flujo fue expuesto por Frank Gilbreth, en la Sociedad Americana de
Ingenieros Mecánicos (ASME), en 1921, bajo el enunciado de “Proceso de Gráficas-Primeros pasos para
encontrar el mejor modo”. A principio de los 30, un ingeniero industrial, Allan H. Mogensen comenzó la
formación de personas de negocios incluyendo el uso del diagrama de flujo. Otro asistente en 1944, Ben
S. Graham, Director de Ingeniería de Formcraft Standard Register Corporation, adaptó la Gráfica de flujo
de procesos al tratamiento de la información en su empresa. Y desarrolló la Gráfica del proceso de
múltiples flujos en múltiples pantallas, documentos, y sus relaciones.
Sin embargo, según explica Douglas Hartree fueron originalmente Herman Goldstine y John von
Neumann quienes desarrollaron el diagrama de flujo (inicialmente llamado diagrama) para planificar los
programas de ordenador.
Símbolos gráficos.
Los Diagramas de flujo se dibujan generalmente usando algunos símbolos estándares; sin
embargo, algunos símbolos especiales pueden también ser desarrollados cuando sean requeridos.
Algunos símbolos estándares, que se requieren con frecuencia para diagramar muestran a continuación:
Inicio o fin del programa
Pasos, procesos o líneas de instrucción de programa de computo
Operaciones de entrada y salida
Toma de decisiones y Ramificación
Conector para unir el flujo a otra parte del diagrama
Cinta magnética
Disco magnético
Conector de pagina
Líneas de flujo
Anotación
Display, para mostrar datos
Dentro de los símbolos fundamentales para la creación de diagramas de flujo, los símbolos
gráficos son utilizados. La siguiente es una lista de los símbolos más comúnmente utilizados son:
+ Sumar
– Menos
* Multiplicación
/ División
± Mas o menos
= Equivalente a
> Mayor que
< Menor que
³ Mayor o igual que

 £ Menor o igual que Los
¹ o <> Diferente de
Si
No
Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de izquierda a derecha.
 Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica la dirección
que fluye la información procesos, se deben de utilizar solo líneas de flujo horizontal o verticales
 Se debe evitar el cruce de líneas.
 No deben quedar líneas de flujo sin conectar.
Objetivo.
Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la
comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer
los clientes y proveedores de cada fase y representar los controles.
Características.
 Su capacidad de comunicación y claridad proporcionando información de un proceso de forma

ordenada y concisa y facilitando la comprensión global de dicho proceso.
 Permite conocer cómo funciona un proceso antes de tomar una decisión sobre él. Así mismo es
un medio útil para utilizar cuando queramos mejorar un proceso.
 Su construcción se realiza mediante símbolos.
Elaboración de un diagrama de flujo.
Los pasos a seguir son:
 Determinar quienes participan en su elaboración y no superando el número de 10 asistentes para

que el prosea operativo y eficaz.
 Prepara la logística de la sesión de trabajo informando a los participantes del objeto de la sesión y
del procedimiento que se quiere desarrollar además del material de oficina necesario.
 Determinar el objetivo de la construcción del diagrama y el resultado esperado de la sesión.
 Definir los límites del proceso en estudio.
 Esquematizar el proceso en bloques o grupos de actividades.
 Identificar y documentar cada uno de las fases del proceso.
 Trabajar adecuadamente los puntos del diagrama que presentan bifurcación o decisión,
marcando los posibles caminos a tomar en función de la decisión tomada.
 Revisar el diagrama de forma completa para comprobar que no se han omitido pasos.
Tipos.
Matricial: Los agentes que intervienen en el proceso aparecen en la cabecera del dibujo y las actividades
desempeñadas se encuentran subordinadas a ellos. Se pueden construir de arriba abajo o de izquierda a
derecha.
Lineal: Las actividades del proceso aparecen secuenciadas una debajo de la otra. Es más fácil de
construir y es recomendable si los agentes de proceso son mayores a seis pero aporta menos
información
Por otro lado, también se encuentran los diagramas de flujo de datos que se dividen a su vez en:
diagrama de flujo de decisiones, lógico, de sistema, de productos y de procesos.
Fases.
1. Definir el proceso y concretar su alcance (su inicio y final)

2. Representar las etapas intermedias y su relación (proceso actual)
3. Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente
4. Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado.
5. Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones
6. Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con el actual.
Reglas.
 Utilizar una simbología simple y conocida por los implicados en el proceso.

 Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo.
 Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.
Ventajas de los Diagramas de Flujo.
Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro

humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto,
además de que permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora de los procesos
administrativos. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los procesos, los conflictos de
autoridad, las responsabilidades y los puntos de decisión.
Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que
desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso, ya que ayudan a las personas que
trabajan en el proceso a entender el mismo, con lo que facilitaran su incorporación a la organización e
incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias y mejora
considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización. Es obvio
que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la formación y entrenamiento del nuevo
personal que se incorpore a la empresa.
Autores.
Frank Gilbreth: El método estructurado para documentar gráficamente un proceso como un

flujo de pasos sucesivos y alternativos el “proceso de diagrama de flujo”fue expuesto por Frank Gilbreth
en la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME) bajo el enunciado de “Proceso de Graficas-
Primeros pasos para encontrar el mejor modo” También otros estudiosos como Herman Goldstine y
John von Neumann desarrollaron el diagrama de flujo para planificar programas en el ordenador.
Conclusiones.
Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa para la mejora de los procesos, permiten
detectar las actividades que agregan valor y aquéllas que son redundantes o innecesarias.
También son de gran utilidad durante el desarrollo de la documentación de los Sistemas de Gestión,
pues proveen una descripción de los procesos y un detalle de las operaciones mucho más amigable que
los procedimientos e instructivos basados en texto.
Contribuyen a resolver uno de los principales problemas, que es la resistencia del personal a
emplear los documentos como referentes para el desempeño de las tareas. Facilita la consulta y
promueve la creatividad. Sirve como herramienta para analizar un proceso, facilitando información
sobre posibilidades de mejora del mismo. Es importante confrontar el diagrama con la realidad y
siguiendo en la práctica la ejecución del proceso o en su defecto se revisa el diagrama por personal
operativo del proceso.

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Inicio o fin del programa

Pasos, procesos o líneas de instrucción de programa de computo

Operaciones de entrada y salida

Toma de decisiones y Ramificación

Conector para unir el flujo a otra parte del diagrama

Display, para mostrar datos

> Mayor que

< Menor que

³ Mayor o igual que

¹ o <> Diferente de

 Su capacidad de comunicación y claridad proporcionando información de un proceso de forma

Elaboración de un diagrama de flujo.

Los pasos a seguir son:

 Determinar quienes participan en su elaboración y no superando el número de 10 asistentes para

1. Definir el proceso y concretar su alcance (su inicio y final)

 Utilizar una simbología simple y conocida por los implicados en el proceso.

Ventajas de los Diagramas de Flujo.

Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro

Frank Gilbreth: El método estructurado para documentar gráficamente un proceso como un

los procedimientos e instructivos basados en texto.

operativo del proceso.

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