Unidad 1 y 2 Completa

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN
UNIDAD SANTO TOMÁS
Unidad de aprendizaje
Compras
Tema
Unidad 1 y 2
Título del discurso
“Introducción a la administración de las compras y Planeación de

compras”
Presentado
Guzmán Sánchez Carlos Gabriel
Grupo
4RM10
Profesor
Gómez León Jesús
09 de octubre del 2020

ÍNDICE
ÍNDICE 3
UNIDAD 1 4
INTRODUCCIÓN 6
1.1 INVESTIGACIÓN DEL CONCEPTO Y OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS 7
1.1.1 INVESTIGACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA DE COMPRAS 8
1.1.2 INVESTIGACIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL ÁREA 10
1.1.3 INVESTIGACIÓN DEL ORGANIGRAMA 11
1.1.4 INVESTIGACIÓN DE LAS FUNCIONES 13
1.1.5 INVESTIGACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DEL PUESTO 14
1.2 INVESTIGACIÓN DE LA RELACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS
DE LA ORGANIZACIÓN. 15
1.2.1 INVESTIGACIÓN DE LA INGENIERÍA Y PRODUCCIÓN 17
1.2.2 INVESTIGACIÓN DE LAS VENTAS Y DISTRIBUCIÓN. 18
1.2.3 INVESTIGACIÓN DE LOS INVENTARIOS Y ALMACÉN 19
1.2.4 INVESTIGACIÓN DE LAS FINANZAS 21
1.2.5 INVESTIGACIÓN DE LA CONTABILIDAD 25
1.2.6 INVESTIGACIÓN DE MERCADOTECNIA 25

1.3 INVESTIGACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS.
26
1.3.1 INVESTIGACIÓN DE LAS COMPRAS CENTRALIZADAS. 29
1.3.2 INVESTIGACIÓN DE LAS COMPRAS DESCENTRALIZADAS 31
1.3.3 INVESTIGACIÓN DE LAS COMPRAS MIXTAS 33
CONCLUSIÓN 34
UNIDAD 2 36
INTRODUCCIÓN 37
2.1 INVESTIGACIÓN SOBRE PLANEACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS 38
2.1.2 INVESTIGACIÓN DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 42
2.1.3 INVESTIGACIÓN SOBRE DETERMINACIÓN DEL PRESUPUESTO:
RESTRICCIONES Y LIMITACIONES. 44
2.1.4 INVESTIGACIÓN SOBRE PROGRAMA GENERAL Y ESPECÍFICO. 49
2. 2 INVESTIGACIÓN DEL PRONÓSTICO DE COMPRAS 50
2.2.1 INVESTIGACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL PRONÓSTICO 57
2.2.2 INVESTIGACIÓN DE LOS TIPOS DE PRONÓSTICOS DE COMPRAS:

PROMEDIOS MÓVILES VARIABLES, MÍNIMOS CUADRADOS, JUST IN TIME, E-
PROCUREMENT Y USO DEL PROGRAMA PROJECT. 60
2.3 INVESTIGACIÓN EN EL MANUAL DE COMPRAS 62
2.3.1 INVESTIGACIÓN SOBRE OBJETIVO E IMPORTANCIA 68
2.3.2 INVESTIGACIÓN DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. 69
2.3.3 INVESTIGACIONES DE LAS FUNCIONES 70
2.3.4 INVESTIGACIÓN DEL ORGANIGRAMA 73
2.3.5 INVESTIGACIÓN SOBRE DIAGRAMA DE FLUJO DE UNA EMPRESA 74
CONCLUSIÓN 78
UNIDAD 1
INTRODUCCIÓN A LA
ADMINISTRACIÓN DE LAS
COMPRAS
INTRODUCCIÓN
En esta unidad se muestra las características que tiene el departamento de

compras y de que otros departamentos se hace cargo, al realizar las compras de
la empresa dependiendo de cada situación y necesidad para que se realicen las
adquisiciones pertinentes. Su estructura organizacional y las especificaciones de
la misma.
Las compras son un eje muy importante para cualquier empresa ya que todas
dependen de estas para adquirir los materiales necesarios para poder llevar a
cabo todas las tareas ya sean internas o las que salen de la empresa.
En la investigación se demuestra que si toda la empresa tiene buena

comunicación con el departamento de compras esta tiene un buen manejo ya que
ella ayudará a proporcionar lo necesario como por ejemplo las materias primas
para la realización de algún producto y así evitar correr riesgos de rezago y todo
lleve unas buenas finanzas.
Te muestra que la función primordial del departamento de compras es ayudar a

producir más utilidades en la empresa. En la empresa pequeña es el propietario
quien hace la compra de los materiales. A medida que se crece se requiere de la
participación de una persona especializada en esta función, a quien se le
denomina jefe, gerente o director de compras.
Y que las funciones del departamento de compras han aumentado su importancia

en los últimos años a un ritmo supremo.
La influencia que pueden tener las políticas del departamento de compras sobre el
resto de la corporación constituye ya un hecho imposible de obviar si queremos
sobrevivir en el competitivo mercado donde desarrollan su actividad los principales
núcleos empresariales.
1.1 INVESTIGACIÓN DEL CONCEPTO Y OBJETIVO DE LA
ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS
1. Adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y el

precio adecuado y del proveedor más apropiado.
2. Adquirir productos y servicios en la cantidad, calidad, precio, momento, sitio
y proveedor justo o adecuado, buscando la máxima rentabilidad de la
empresa y logrando con ella una motivación para que el proveedor desee
seguir realizando sus negocios con su cliente.
Detectar las prioridades competitivas necesarias para cada producto o servicio

tomando en cuenta lo siguiente:>Costo de producción: Bajos>Entrega y
distribución: Rápida>Producto y Servicios: Calidad.
Objetivos de compras
● Mantener la continuidad del abastecimiento.
● Hacerlo con la inversión mínima existente.
● Evitar duplicidades, desperdicios o inutilización de los materiales.
● Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en los
adecuado de los mismos para el uso en que los destinan.
● Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y
servicio requerido.
● Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus
beneficios en lo que los costos de material se refiere.

¿Por qué tomar en serio la función de compras?
Se torna en elemento fundamental para el desarrollo productivo, convirtiéndose en

la fuente de abastecimiento, que finalmente alimenta y soporte el engranaje
competitivo de los diferentes productos que más se ofertan en el mercado.
1.1.1 INVESTIGACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL

ÁREA DE COMPRAS
● Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.
● Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y
servicios que el abastecedor ofrece.
● El comprador decide que adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los
precios y tendencias del mercado (oferta y demanda)
● No compres se pacte con el proveedor que ofrezca las condiciones más
ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha
de entrega.
● Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado.
● En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto
al producto/servicio a adquirir.
● Calidad-precio-tiempo de entrega-cantidad.
Funciones del departamento de compras
Su función primordial es ayudar a producir más utilidades en la empresa.

En la empresa pequeña es el propietario quien hace la compra de los materiales.
A medida que se crece se requiere de la participación de una persona
especializada en esta función, a quien se le denomina jefe, gerente o director de
compras.
Funciones propias.
1. Atender oportunamente a los proveedores.
2. Recibir muestras y cotizaciones.
3. Analizar y definir nuevos productos en forma oportuna.
4. Análisis y esa estación de nueva lista de precios.
5. Revisar y actualizar la base de datos.
6. Negocios descuentos y condiciones de pago.
7. Visitar la competencia y el medio.
8. Almacenes propios de la compañía.
9. Visitar las bodegas o centros de distribución y zonas de almacenaje y
despacho de mercancías.
10. Determinar las cantidades de compra.
11. Tomar decisiones rápidas en coordinación con otras áreas de la empresa.
12. Estar atento de que los almacenes piden oportunamente la cantidad
suficiente de mercancía.
1.1.2 INVESTIGACIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL ÁREA
Los objetivos generales de un departamento de compras son:
Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la

empresa.
Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el

producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y
disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.
Desarrollar y administrar las compras.
Establecer proveedores bien evaluados.
Estar informados de los cambios tecnológicos que pueden surgir en el uso de los
materiales, para poder traducirlos en mi ahorro de costos, mejora de calidad en
materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.
1.1.3 INVESTIGACIÓN DEL ORGANIGRAMA
En toda organización es necesario conocer las relaciones que existen entre los
elementos que la conforman, así mismo como las posiciones y funciones que
realiza cada uno de estos, por lo que es realmente necesario entender la
estructura interna en general con la que se maneja la organización, por lo que la
estructura es uno de los factores clave para alentar al recurso humano a la
competitividad y productividad dando como resultado que la organización logre
con éxito todos sus objetivos.
Por lo que podemos decir que el organigrama es la representación gráfica y

esquemática de la estructura organizacional en la que se muestran las relaciones
y actividades que guardan entre sí los órganos, áreas o departamentos que la
componen.
Y al ser uno de los factores claves de la organización la estructura es un factor

importante del que se deben conocer sus modelos y los tipos de organigramas
que existen para de esta forma implementar la que más se adapte a las
necesidades de la empresa y áreas, algunas de estas son:
● Lineal: se maneja de arriba hacia abajo.
● Funcional: Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de
cada área de manera en que esta se delega en otra persona determinada
autoridad que normalmente ejerce un gerente de línea; actividades
limitadas y bien definidas.
● Combinada: es una combinación entre la organización lineal y funcional,
conservando la autoridad y responsabilidad de lo lineal y la especialización
de actividades de la funcional.
● De asesoría o staff: no tiene una autoridad de línea, en esta la estructura
organizacional se maneja con el apoyo de especialistas para la toma de
decisiones.
Aunque también la estructura organizacional puede organizarse por:
● Especialización de actividades: Agrupación de unidades de trabajo, también
llamada departamentalización.
● Estandarización:Uniformar de manera congruente las instrucciones y
normas a través de políticas y procedimientos hacia los subordinados.
● Coordinación: Armonía y coincidencia de todas las actividades de la
empresa para alcanzar sus objetivos.
● Tamaño: Determinar si es una empresa pequeña, mediana o grande, y el
sistema con el que trabajará, es decir, centralizado (Responsabilidad y
decisiones tomadas por un solo representante), descentralizado (División
de decisiones y funciones) o mixto (Ciertas funciones centralizadas y otras
repartidas).
La finalidad del organigrama es proporcionar información por medio de

representaciones gráficas de los aspectos fundamentales de los cuales se
conforma la estructura organizacional, permitiendo entender en lo general la
relación e integración de los elementos que la conforman.
1.1.4 INVESTIGACIÓN DE LAS FUNCIONES
El departamento de compras no puede cumplir su función de forma aislada. La

organización debe permitir la coordinación de las tareas a realizar la conexión con
otros departamentos de la empresa. Para ello se tiene en cuenta: Los
presupuestos elaborados por el departamento financiero. Las necesidades de
materia prima y servicios del departamento de producción. Los cálculos realizados
por el personal del de gestión de stocks y de almacén. Las ventas previstas por el
responsable del departamento comercial.
Proceso de función
1. Adquisiciones: acción que consiste en el quieres los insumos, materiales y

equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, es cuál es
debe juntarse los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad,
condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las
mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes
mencionados, y por último aceptarlas.
2. Guarda y almacenaje: es el proceso de recepción, clasificación, inventario y

control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas
(peso y medidas).
3. Proveer a las demás áreas: una vez que el departamento de compras sea
suministrado de todos los materiales necesarios, es obligación proveer a las
demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las
mismas.
4. Responsable de la adquisición de suministros y repuestos.
5. Evaluar las cotizaciones manejo de la cartera de proveedores.
6. Programación y seguimiento de órdenes de compra.

7. Coordinar con proveedores la negociación de cotizaciones.
8. Garantizar el abastecimiento oportuno del área
1.1.5 INVESTIGACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS

DEL PUESTO
El jefe de compras es el encargado de la organización, coordinación y control de

todas las actividades en la gestión del servicio a su cargo.
Sus funciones son:
● Fijar los objetivos a conseguir en cada periodo y confeccionar el
presupuesto.
● Organizar las entidades de su departamento.
● Recibir los boletines de solicitud de material, buscar fuentes de suministro
es que mejor se adapte a las necesidades de la empresa, evaluar las
ofertas eligiendo los proveedores más adecuados.
● Transferir al departamento de administración de la documentación.
● Informar y controlar.
● Los compradores son los responsables de contratar los materiales y
servicios necesarios para la empresa. Su función consiste en conseguir una
buena operación, ser eficaces y defender los intereses de la empresa.

1.2 INVESTIGACIÓN DE LA RELACIÓN DEL ÁREA DE
COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA
ORGANIZACIÓN.
El área de compras como parte integral de una empresa, tiene relación con todas
las áreas de la misma; sin embargo, tiene vinculación directa, por razón obvia de
sus actividades, con los siguientes departamentos.
PRODUCCIÓN:
En ocasiones hay un problema entre este departamento y el de compras.El

personal de producción está interesado en la producción de artículos ycumplir con
los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de suministros
en términos de inventarios, esto crea un problema ya que compras debe minimizar
costos de ese inventario, los trabajadores de producción se acostumbran al uso de
un material en especial y quieren que sea siempre el mismo y no debe ser
cambiado pero compras debe vencer prejuicios al abastecer y tener opciones de
abastecimiento y flexibilidad.
MERCADOTECNIA:
Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las

necesidades y deseos a través de un proceso de intercambio, planea un producto,
fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente.
INGENIERÍA:
Este departamento tiene como función diseñar los procesos de fabricación de

producto, y realizar los cambios y modificaciones de los métodos de fabricación
del producto.Ellos indican cuales son los materiales que deben comprarse y da
información importante como son las especificaciones, tolerancias, partes
estandarizadas y otras características del material como son: resistencia,dureza,
tensión, dimensiones etc.
El departamento de compras hace recomendaciones para la variación o cambio de

diseño para lo cual requiere de una reunión entre los involucrados que son;
Ingeniería, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos
los involucrados se lleva a cabo, se pide ideas de cada uno de ellos.
CONTABILIDAD:
La Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y pasivo de la

compañía estas cuentas son manejadas generalmente por efecto de pagos y
adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se
encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de
resultados, facturar y registrar las operaciones financieras.
Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna
rebaja o descuentos, los artículos comprados por el departamento de compras
están sujetos a la inspección en el área de adquisición.
DEPARTAMENTO LEGAL:
Puesto que todas las órdenes de compras son un contrato legal cada organización
requiere de este departamento para revisar las cláusulas del contrato y
protegerse, una vez que se ha revisado el contrato tales comprobaciones las hace
un abogado y se puede usar la transacciónmediante formas estándares
impresas.Si requiere de un contrato especial debe recurrir al departamento legal-
jurídico para asesorarse.Como el departamento de compras representa
legalmente a la compañía puede requerir de firmas de varios departamentos como
son: Finanzas,contabilidad, y departamento legal para autorizar la compra estas
facetas de la ley tienen importancia en el departamento de compras ya que ellos
determinan los precios.
RECIBO:
Este departamento es responsable de descargar los artículos que fueron

comprados, revisarlos y trasladarlos al punto de uso, a las zonas de
almacenamiento de la planta.Este departamento revisará que el embarque esté
completo, que el pedido corresponde a la orden de compra y a la descripción de
los artículos. Si resulta dañada la mercancía, se reportará al área de adquisiciones
para negociar con el proveedor la certificación del material o el pago de un seguro
que cubra los daños, si está en buenas condiciones se paga la factura al
proveedor.
1.2.1 INVESTIGACIÓN DE LA INGENIERÍA Y

PRODUCCIÓN
INGENIERÍA
Éste departamento tiene como función diseñar los procesos de fabricación de

productos, y realizar los cambios y modificaciones de los métodos de fabricación
del productor.
PRODUCCIÓN
El personal de producción está interesado en la producción de artículos y cumplir

con los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de
suministros en términos de inventarios
1.2.2 INVESTIGACIÓN DE LAS VENTAS Y DISTRIBUCIÓN.
Encargado de proporcionar información clave al área de compras.
Puede ser cercana y vital o solo casual de acuerdo con las peculiaridades del
negocio en particular, porque el precio al que la empresa vende los productos
depende de los precios pagados por compras por los materiales componentes,
esto puede ser un factor al cotizar los precios de venta.
Especialmente el departamento de Ventas es el encargado de proporcionar

información clave al área de compras, como las adquisiciones de materia prima,
así como los plazos de recepción de materiales, fecha de órdenes de compra y
envío de productos terminados depende de lo que el área de ventas haya
negociado con los clientes de una empresa.
Los ejecutivos de compras son responsables de obtener materiales con calidad y

en las cantidades correctas al menor costo posible. Perciben a los ejecutivos de
ventas como los quienes presionen para obtener varios modelos en una línea de
productos lo que requiere comprar pequeñas cantidades en muchos artículos, en
vez de grandes cantidades de unos cuantos.
En el caso del área de distribución:
Deben estar al pendiente uno de otros, esta es la responsable de la entrega de los

materiales.
El área de distribución es la responsable de la entrega de productos terminados y

se encarga de que las órdenes de compra se entreguen en las condiciones que
fueron pactadas previamente por ventas y de manera oportuna.
● Cumplir con los programas de abastecimiento o dando razones para

solicitar cambios.
● Estar alerta a los desarrollos de mercado y rendir un aviso oportuno de los
cambios que pueden influir en los programas y en los planes.
● Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos de

materiales y de los mercados, y programar las entregas si se tiene asignada
esta responsabilidad.
1.2.3 INVESTIGACIÓN DE LOS INVENTARIOS Y

ALMACÉN
En conjunto retro alimentan las compras respecto a la existencia de materias

primas y mercancías.
El Almacén es el responsable de guardar y cuidar de las MP y todo lo que se

necesita para producir.
El personal que labora en esta unidad, es responsable de registrar las entradas y

salidas de materiales y de controlar las existencias. Generalmente se utiliza un
registro conocido como Kardex, el cual puede ser llevado a mano o
electrónicamente.
El control de inventarios debe ser eficiente para evitar que se tengan datos
incorrectos de lo que se tiene en bodega. Para que esto se logre, el responsable
principal de la eficiencia en este control el Almacén, pues deben tener registros
actualizados en el momento que sucedan los movimientos.
Cuando este control es electrónico, se puede tener en línea para que hagan las
consultas necesarias los otros departamentos involucrados, ya sea para constatar
que hay existencias de lo que se necesita o para tomar decisiones de adquirir más
material. De ahí la importancia de la actualización constante.
Cuando el jefe de bodega se da cuenta de que un material o un producto, se está
terminando, debe avisar de inmediato al Depto. de Compras y de esa forma
trabaja en equipo con ellos.
Cuando ingresa un pedido, Almacén debe avisar al Depto. de Compras de ese

ingreso, con el propósito de mantenerlo informado.
En el caso de ingresos de productos terminados, el Almacén podrá hacer un

control de calidad de ellos, siempre que se haya determinado de que lo puede
hacer e informar de los resultados de ese análisis a las personas interesadas. El
Depto. de Compras, siempre que coloca una orden de compra a un proveedor y
que va a ingresar a la bodega, le envía una copia, con el propósito de que se
prepare para poder recibir el producto, ya sea para determinar si el espacio que va
a tener es suficiente o se tendrá que alquilar bodega o va a necesitar un equipo
especial para el manejo.
El departamento de compras es el que se encarga de que todo el almacén esté

suficientemente lleno de acuerdo a su beneficio. Es responsabilidad de compras
procurar los materiales necesarios como se especifica en cada área de la
empresa, para que el fijo de materiales siga siempre en marcha.
1.2.4 INVESTIGACIÓN DE LAS FINANZAS
Las finanzas son una rama de la administración de empresas y de la economía

que estudia el intercambio de capital entre individuos, empresas, o Estados y con
la incertidumbre y el riesgo que estas actividades conllevan. Se dedica al estudio
de la obtención de capital
para la inversión en bienes productivos y de las decisiones de inversión de los

ahorradores.
También estudias la obtención y la administración del dinero que ellos realizan

para lograr sus respectivos objetivos, tomando en cuenta todos los riesgos que
ella implica, basándose en todos y cada uno de sus componentes que que la
integra para mantener un buen control.
Las finanzas estudian cómo los agentes económicos (empresas, familias o

Estado) deben tomar decisiones de inversión, ahorro y gasto en condiciones de
incertidumbre. Al momento de tomar estas decisiones los agentes pueden optar
por diversos tipos de recursos financieros tales como: dinero, bonos, acciones o
derivados, incluyendo la compra de bienes de capital como maquinarias, edificios
y otras infraestructuras. Ver diferencia entre ahorro e inversión.
Las finanzas va ligada con la administración por ejemplo, al considerar un nuevo

producto, el administrador financiero requiere que el personal finanzas le
proporcione los cálculos de presupuesto. Y la función de las finanzas
administrativas puede describirse ampliamente al considerar su papel dentro de la
organización, su relación con la economía y la contabilidad y las principales
actividades del administrador financiero.
Está relacionado con las transacciones y con la administración del dinero. En ese
marco se estudia la obtención y gestión, por parte de una compañía, un individuo,
o del propio Estado, de los fondos que necesita para cumplir sus objetivos, y de
los criterios con que dispone de sus activos; en otras palabras, lo relativo a la
obtención y gestión del dinero, así como de otros valores o sucedáneos del dinero,
como lo son los títulos, los bonos, etc. Según Bodie y Merton, las finanzas
«estudian la manera en que los recursos escasos se asignan a través del tiempo».
Las finanzas tratan, por lo tanto, de las condiciones y la oportunidad con que se
consigue el capital, de los usos de este, y los retornos que un inversionista obtiene
de sus inversiones.
El estudio académico de las finanzas se divide principalmente en dos ramas, que

reflejan las posiciones respectivas de aquel que necesita fondos o dinero para
realizar una inversión, llamada finanzas corporativas, y de aquel que quiere invertir
su dinero dándoselo a alguien que lo quiera usar para invertir, llamada valuación
de activos. El área de finanzas corporativas estudia cómo le conviene más a un
inversionista conseguir dinero, por ejemplo, si vendiendo acciones, pidiendo
prestado a un banco o vendiendo deuda en el mercado. El área de valuación de
activos estudia cómo le conviene más a un inversionista invertir su dinero, por
ejemplo, si comprando acciones, prestando/comprando deuda, o acumulando
dinero en efectivo. Estas dos ramas de las finanzas se dividen en otras más.
Algunas de las áreas más populares dentro del estudio de las finanzas son:
Intermediación Financiera, Finanzas Conductistas, Microestructura de los
Mercados Financieros, Desarrollo Financiero, Finanzas Internacionales, y
Finanzas de Consumidor. Una disciplina recientemente creada son las
neurofinanzas, rama de la neuroeconomía, encargada del estudio de los sesgos
relacionados con el manejo de la economía.
Las finanzas personales son la aplicación de las finanzas y sus principios a una
persona o familia en su deseo de realizar sus actividades con la mejor distribución
de dinero para ello. Así, deben reconocer cómo ocupar sus ingresos en educación,
salud, alimentación, vestimenta, seguros, lujos, transporte, etc. Se deben tener en
cuenta los ingresos, los gastos, los ahorros y siempre estableciendo los riesgos y
los eventos futuros. Parte de las finanzas personales son los cheques, las cuentas
de ahorro, las tarjetas de crédito, los préstamos, las inversiones en el mercado de
valores, los planes de jubilación, los impuestos, etc.
Control de los datos exactos de costos y beneficios obtenidos por la compra
Cuando se dice Finanzas, se quiere dar a entender que es la Tesorería, el Depto.

que paga las cuentas de la empresa.
Hay una temática acerca de que, si debe ser Finanzas quien autorice el Plan de
Compras al Depto. de Compras y en mi opinión, se debe tomar en cuenta lo
siguiente:
Un Presupuesto de Ventas se hace oficial después de que las altas autoridades y

el Depto. de Mercadeo y Ventas hacen un análisis del mercado, sobre la
participación que la empresa tiene de ese mercado y se han establecido metas
decrecimiento, por lo tanto, las cantidades a vender están dentro de la estrategia
de la empresa y por tanto el plan de compras gira alrededor de ese presupuesto.
Una organización debe trabajar en equipo para alcanzar esas metas de las ventas,
pues de ahí depende la existencia de la empresa, es decir esos objetivos son por
los cuales debe trabajar toda la organización.
El Depto. de Compras establece lo que va a comprar, que es lo necesario para

poder vender lo establecido en el Presupuesto, por tanto, el Depto. de Finanzas
debe aceptarlo sin hacerle recortes porque no tiene dinero para los pagos. Lo que
sucede en algunas empresas.
El Depto. de Compras remite su plan de compras al Depto. Finanzas con el

propósito de que ellos elaboren su Presupuesto de Efectivo (Cash Flow) para el
período correspondiente. Si en alguno de esos meses se detecta que no habrá
efectivo para pagar compromisos, la gestión que deben hacer es conseguir el
dinero, ya sea por medio de financiamiento bancario (Capital de Trabajo) o de ver
si se recupera la mora de clientes que se tenga. Ahora bien, cuando el proveedor
ha entregado el producto en su totalidad y que ha cumplido con lo que establece la
Orden de Compra, el Depto. de Compras, remite al Dpto. de Finanzas los
documentos necesarios para que programen el pago correspondiente.
Esta operación de pago debe hacerse de acuerdo a lo pactado con el proveedor.

Si nos ha dado crédito pagarle al vencimiento del plazo establecido, pues eso nos
dará prestigio ante el proveedor y nos mantendrá con el crédito abierto y si se ha
pactado pago al contado contra entrega, también se debe cancelar lo más pronto
posible.
1.2.5 INVESTIGACIÓN DE LA CONTABILIDAD
Complementa la función del área de finanzas. Control de inventarios, costeo de

materiales, y valorizaciones y provisiones de las compras.
Área influyente en la negociación con proveedores.
Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y el pasivo de la

compañía estas cuentas son manejadas generalmente para efecto de pagos ya
deudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se
encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de
resultados, facturar y registra las operaciones financieras.
Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna
rebaja o descuentos, los artículos comprados por el departamento de compras
están sujetos a la inspección en el área de adquisición.
El departamento de compras hace gastos. Contabilidad de acuerdo con el

comprobante correcto de proveedor hace los pagos. Compras requiere de un
bolsillo muy profundo para mantener los materiales y abastecimiento.
1.2.6 INVESTIGACIÓN DE MERCADOTECNIA
Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las

necesidades y deseos a través de un proceso de intercambio, planea un producto,
fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente.
En una empresa comercial, el Departamento de Mercadeo tiene participación en el

establecimiento del Presupuesto de Ventas y se relaciona con productos
terminados que hay que pedir a los proveedores y el Departamento de Compras
debe establecer el plan de compras para abastecer esos productos al Depto. de
Ventas. En una empresa industrial ya se explicó la forma de abastecer lo que se
necesita para vender.
Ahora bien, como se sabe, un Depto. de Mercadotecnia hace promociones para
apoyar las ventas de determinados productos en determinados momentos del año,
con el propósito de alcanzar metas. Algunas promociones se diseñan orientadas a
los clientes mayoristas o para el consumidor final. Como ejemplos tenemos que
algunas veces se incluyen aparatos electrodomésticos para obsequiar a los
mayoristas o se ofrecen algunos artículos a los consumidores finales, como
podrían ser cepillos dentales, toallas de mano, toallas de baño, cepillos para el
cabello, secadores de pelo, productos 2 por 1, etc.
El Gerente de Marca, llama a proveedores de artículos promocionales o empresas

especializadas para negociar con ellos los precios, las cantidades necesarias, las
fechas en que se necesitan, colores, tamaños, etc. Una vez realizada la
negociación, pasa al Dpto. de Compras todos los detalles acordados con el
proveedor para que sea ese Depto. quien le dé seguimiento a la compra. Es decir,
el Dpto. de Compras emite las órdenes de compra de acuerdo a lo negociado por
el Gerente de Marca y verá que el proveedor cumpla con todas las
especificaciones acordadas. Una vez se están recibiendo los artículos solicitados,
se le informa al Gerente de Marca de los detalles de los ingresos a la Bodega.
1.3 INVESTIGACIÓN DE LA ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS.
Primero hay que definir qué es la organización, donde toda empresa, sea
pequeña, mediana o grande, debe aplicar y hacer uso del proceso administrativo
donde se incluye la previsión, planeación, organización, integración, dirección y
control, para lograr funcionar de manera eficientemente, pues ello le permite crear
una estructura interna eficaz en la que se enmarquen, deleguen, coordinen y
controlen todas las actividades de la empresa.
En sentido general, debe entenderse por organización aquella entidad social en la

que varias personas interactúan con el propósito de alcanzar objetivos específicos.
Y esto también aplica dentro del departamento de compras, cuya importancia en la
empresa, se da en la producción de bienes u ofrecedora de servicios, por lo cual
esta demanda especial atención dentro de su organización, pues resulta obvio la
trascendencia que representa las adquisiciones.
Además de que la organización de una empresa te permite establecer un sistema

con características de funcionalidad y orden que le permiten proyectar, coordinar y
controlar todas sus funciones de la mejor manera posible, asegurándose del
rendimiento adecuado y eficiente de todos los recursos disponibles ya sean
materiales, humanos o bien intangibles, todo ello con el propósito de alcanzar
eficientemente sus metas mediante una estructura organizacional precisa y
eficiente que clarifique una división de actividades y muestre cómo se relaciona
éstas, el grado de especialización que alcanza y su jerarquía o autoridad.
Por lo que se puede decir que la estructura organizacional es la interrelación de

las partes que la componen, pues ésta especifica la división de actividades y
muestra la relación entre funciones y actividades.
Los elementos fundamentales de la estructura organizacional son:
● Especialización de actividades: Agrupación de unidades de trabajo, también

llamada departamentalización.
● Estandarización: Uniformar de manera congruente las instrucciones y
normas a través de políticas y procedimientos hacia los subordinados.
● Coordinación: Armonía y coincidencia de todas las actividades de la
empresa para alcanzar sus objetivos.
● Tamaño: Determinar si es una empresa pequeña, mediana o grande, y el
sistema con el que trabajará, es decir, centralizado, descentralizado o
mixto.
De esta manera la estructura organizacional permite visualizar fácilmente si la

empresa o departamento se manejara con un sistema centralizado,
descentralizado o mixto para la toma de decisiones, además de que le permite
hacerlo a los costos más bajos posibles, en los momentos más oportunos y de
forma constante para estar en posibilidad de competir con otras empresas.
Por lo que para lograr una adecuada organización del Departamento de Compras
se deben de tomar en consideración los siguientes aspectos:
● Fijar objetivos.
● Que sea funcional.
● Establecer el tipo de organización.
● Tipos de organización: En este caso los tipos de organización
convencionales pueden ser de gran ayuda, pues claramente les permite
enmarcar, controlar y definir los niveles de autoridad, los cuales son los
siguientes:
○ Lineal: se maneja de arriba hacia abajo.
○ Funcional: Consiste en dividir el trabajo y establecer la
especialización de cada área de manera en que esta se delega en
otra persona determinada autoridad que normalmente ejerce un
gerente de línea; actividades limitadas y bien definidas.
○ Combinada: es una combinación entre la organización lineal y
funcional, conservando la autoridad y responsabilidad de lo lineal y la
especialización de actividades de la funcional.
○ De asesoría o staff: no tiene una autoridad de línea, en esta la
estructura organizacional se maneja con el apoyo de especialistas
para la toma de decisiones.

1.3.1 INVESTIGACIÓN DE LAS COMPRAS
CENTRALIZADAS.
Se denominan así cuando las requisiciones son remitidas a un organismo

denominado COMPRAS, el cual dispone de la necesaria autoridad para realizar la
adquisición preocupándose por obtener:
● Calidad
● Servicio
● Precio
Las compras centralizadas implican que la función de compras se concentra en

una única unidad de jerarquía y autoridad, un núcleo acumulativo de conocimiento
especializado sobre los mejores métodos y políticas de compras para llevar a cabo
este tipo de decisiones del organigrama empresarial con el objetivo de optimizar
los beneficios globales de la corporación en su conjunto.
Los 2 principales motivos para optar por esta serían practicar una economía de
escala que nos permita obtener unas condiciones más beneficiosas para nuestra
compañía y reforzar nuestra posición y poder de compra a la hora llevar a cabo las
negociaciones con los proveedores de nuestra empresa.
las compras centralizadas representan siempre la estructura más beneficiosa para

cualquier entidad.
Los 4 motivos por los que apostar por una estructura de compras centralizadas
son destacados a continuación:
1. Catálogo de servicios y productos altamente especializados.

Una estructura de compras centralizadas permite aumentar la especialización del
equipo de compradores de nuestra empresa, especialización que se convierte en
la llave perfecta de apertura a unas mejores condiciones de negociación.
La especialización del departamento permite hablar el mismo idioma que su

cadena proveedora, facilitando las labores de búsqueda y evaluación de sujetos
externos con los que colaborar, lo que a la larga aporta innumerables beneficios
económicos a la empresa en su totalidad y establece unas relaciones más sólidas
con los sujetos proveedores.
2. Compras y aprovisionamiento homogéneos en los procesos de la entidad.
Un sistema centralizado de compras en la empresa aminora de manera drástica el

trabajo de carácter administrativo así como la gestión de pagos a la cartera
proveedora, lo cual aumenta de manera directa la eficiencia del departamento,
reforzando con ello la seguridad de la empresa en su totalidad.
A modo de ejemplo, una estructura de compras centralizadas puede ser la

perfecta opción para eliminar los problemas de duplicidad de pedidos, una
cuestión que se repite con frecuencia en el área de compras de diversas
corporaciones.
3. Centralización como sinónimo de reducción de costes.
No es ningún secreto que las exigencias hacia el jefe de compras en relación a

reducir los costes de la empresa mediante su presupuesto de compras son cada
vez mayores.
El departamento de ventas tiene un margen de maniobra más reducido respecto

de esta cuestión, por lo que las compras y contrataciones son un ámbito cargado
de susceptibles oportunidades de mejora en cualquier núcleo empresarial.
Las ventajas de las compras centralizadas son mayores en comparación con las
compras descentralizadas. En las compras centralizadas, se ha establecido que
una persona o un departamento independiente y específico tienen autoridad para
toda (con excepción de compras muy poco usuales) compra. La centralización y la
descentralización son dos maneras opuestas de transferir poder en la toma
decisiones y de cambiar la estructura organizacional de las empresas de forma
concordada.
4. Transformación del departamento.
Una política de compras centralizadas es propia de aquellas empresas de

vanguardia que han entendido que la optimización del departamento de compras
pasa de manera directa por la necesaria transformación digital del mismo.
1.3.2 INVESTIGACIÓN DE LAS COMPRAS

DESCENTRALIZADAS
Esta clasificación puede tener dos aspectos:
Ø Cuando existiendo el organismo denominado COMPRAS solo ejercita el

control de las adquisiciones, pero estas son efectuadas por elementos
autónomos.
Ø Cuando cada dependencia realiza sus propias compra
Se entiende que la descentralización del área de compras potencia una mejor

comprensión de los requerimientos locales a exigir a nuestra cadena de
proveedores al tiempo que dotamos al departamento de compras de la empresa
de una mayor reactividad de actuación en la toma de diferentes decisiones
relacionadas con la actividad de su cadena proveedora.
A diferencia de la opción centralizada, este modelo implica diferentes puntos
organizativos de compras con sus propios responsables y estrategias
personalizadas.
La principal ventaja que se destaca de este tipo de organización está relacionada

con la facilidad de desarrollar una gestión más racional y real de las necesidades
de los departamentos, además de simplificar las tomas de decisiones.
La elección de la mejor opción organizativa vendrá de la importancia y volumen de

las compras así como del tamaño de la empresa. Si bien es cierto que con la
llegada de los nuevos software de negociación electrónica, existe una importante
tendencia a la integración de gestión de compras centralizadas en las nuevas
estrategias de negocio de las empresas, incidiendo en una mejora de la eficiencia
y en la reducción de costos.
Un ejemplo claro de organización descentralizada podríamos encontrarlo en la

figura del Project Purchaser, persona encargada de gestionar las decisiones de
compra de un determinado proyecto durante el ciclo de vida del producto en
cuestión.
Para grandes empresas globales, generalmente se recomienda una mayor

descentralización. También es una cuestión de practicidad. Si una empresa tiene
oficinas en todo el mundo, simplemente no es realista que las compras pasen por
una sola oficina central.
Si una empresa considera las compras sobre una base descentralizada, los
gerentes de departamentos específicos manejan sus propias compras. La ventaja
de esto es que el usuario conoce las necesidades de su Departamento
posiblemente mejor que ningún otro. Puede ser más rápido, ya que cuando un
departamento necesita algo, simplemente el gerente toma el teléfono y lo ordena.
1.3.3 INVESTIGACIÓN DE LAS COMPRAS MIXTAS
Las compras centralizadas-descentralizadas, son aquellas que se dan en varias

plantas pertenecientes a una misma corporación.
En esta clasificación la oficina matriz de las compras efectúa las adquisiciones

comunes a todas las fábricas, por ejemplo, tratándose de materia prima y
suministros para la producción, dejando a las fábricas (oficinas) filiales, la facultad
de comprar lo que ellas necesiten en forma más exclusiva de acuerdo a sus
propias necesidades, pero siguiendo siempre las políticas generales de la matriz.
Con frecuencia en el tipo de empresa que nos ocupa, una sola persona es
suficiente para llevar adecuadamente la función.
Sin embargo, deberá conocer perfectamente bien el mercado de los productos que
interesan a la empresa, lo cual no siempre es fácil, sobre todo si dicha persona
asume otras responsabilidades
De cualquier forma, es importante centralizar la función de compras y

responsabilizar a una sola persona.
De esta manera todos los elementos de compras quedan bajo un solo control y
con ello se puede permitir a la centralización de abastecimientos el beneficio de
las fluctuaciones del mercado y asegurar el enlace con la administración de
existencias.
Una vez que la organización de las compras ha llegado a la etapa de la delegación

de autoridad en una sola persona es necesario escoger el método de
abastecimiento que se va a seguir.
CONCLUSIÓN
A lo largo de toda la primera unidad, hemos estudiado la estructura organizacional

a grandes rasgos (teniendo en cuenta que la estructura de cada empresa es
distinta) de los departamentos que estarán a cargo de las compras; cada
compañía llevará las compras de acuerdo a las necesidades de éstas y en cada
situación se pueden encargar uno o más departamentos en realizar las
adquisiciones pertinentes.Entendemos ahora la parte trascendental de las
compras, será el eje que proveerá de los materiales requeridos a cada escalafón
de la empresa para poder llevar a cabo las determinadas tareas. Esto teniendo en
cuenta la optimización de recursos financieros.El departamento de compras debe
estar comunicado constantemente con muchas áreas de la empresa, ya sea
ventas para calcular las materias primas que se han de adquirir y correr el riesgo
de un inventario rezagado,las finanzas para autorizar pagos, o con distribución ya
sea para adquirir flotas de envío o comprar propias, todas estas por citar algunos
ejemplos.
FUENTES CONSULTADAS
México 2005. Ed. 2002. Cruz Leonel. Montoya Palacio Alberto. Edición. Compras.
México 2010. Michiel.
Ed. Cengage Learning. Administración y compras de materiales. Miguel Jorge.
Ed. 5ta. Patria Cultural. México 2007. un enfoque estratégico. Del Río. González
Cristóbal. Adquisiciones y abastecimientos. 1ra. 11ª. Klein. 120-121-122-19 .
Conceptos modernos de administración de compras. Edición. Edición. Macchi

1994 Leenders.
Ed. Grupo Editorial Norma 2da edición. Bogotá. Mc Graw Hill. Mecinas. La
Función de compras.
http://ual.dyndns.org/Biblioteca/Compras/Pdf/Unidad_03.pdf
http://www.mailxmail.com/curso-mejora-procedimientos-compras/relacion
departamento-compras-departamentos
https://prezi.com/ku1lmbvijheh/areas-relacionadas-con-el-
departamento-de compras/
https://prezi.com/xu6qj37b8x4r/la-relacion-entre-los-procesos-de-
compra-y-venta/
https://prezi.com/n6klwopgwwrj/interrelacion-del-departamento-de-
compras-con otras-funcione/
UNIDAD 2
Planeación
de
Compras
INTRODUCCIÓN
En la unidad dos se mostrará la planeación de todo el funcionamiento del

departamento de compras como realizan su programa integral de control de
utilidades, el pronóstico de producción para que de la información de cada
ubicación donde se necesiten o requieran materiales, productos o servicios en
general.
Este departamento es el que proporciona información y tiene que estar al tanto de

todas las tendencias generales de precios, salarios y otros costos externos por
ende las estimaciones mensuales y semestrales comparando con inventario y
almacenes.
En el trabajo se muestra que una vez que se alcanzan los objetivos y las metas
del departamento de compras, seguido de los pronósticos de acción y recursos se
desarrollan y se realizan presupuestos.
En el desarrollo de esta investigación minuciosa se muestra cómo es que el

departamento de ventas tiene que estar al tanto de todos así como de detectar las
necesidades donde encuentran las diferencias que existen entre lo que se debería
hacer en un puesto y lo que realmente se está haciendo, así como las causas de
estas diferencias. En otras palabras, una investigación que se orienta a conocer
las carencias que manifiesta un trabajador y que le impiden desempeñar
adecuadamente las funciones de su puesto.
2.1 INVESTIGACIÓN SOBRE PLANEACIÓN DEL ÁREA DE
COMPRAS
Un programa integral de planificación y control de utilidades, incluye la

planificación y control de las materias primas y partes componentes que se utilizan
en la fabricación de los artículos terminados. Esta fase de la actividad productiva
entraña un problema de coordinación ya que ha de planificarse y controlarse:
1. las necesidades de materiales y partes componentes para la producción
2. los niveles del inventario de materias primas y partes
3. las compras de materias primas y partes.
Cuando se especifican en el plan de producción las cantidades requeridas de cada

producto que habrá de fabricarse, el siguiente paso en la planificación del
programa de manufactura implica la consideración de las distintas necesidades y
costos de la producción.
Pensemos en la empresa como una máquina compleja llena de engranajes, que

llevará un proceso estructurado y bien coordinado para poder desarrollar un
movimiento.
Un programa integral de planificación y control de utilidades, incluye la

planificación y control de las materias primas y partes componentes que se utilizan
en la
El Pronóstico de producción dará información sobre la localización en donde se

requerirán materiales, los productos y los servicios en general.
El Pronóstico económico brindará información sobre las tendencias generales de
precios, salarios y otros costos externos.
● Una vez teniendo un pronóstico general de cada uno se harán estimaciones
mensuales y semestrales comparando con inventario y almacenes.
● Una vez analizadas las metas y objetivos del departamento de compras,
seguido de los pronósticos de acción y recursos para alcanzar los mismos,
se desarrollan y realizan Presupuestos, que se dividen en los siguientes:
● Presupuestos para la compra (producción) de Materiales. Este proceso se
inicia con una estimación de la producción con los pronósticos y planes de
venta:
● El programa de producción establece el número de unidades a completar y
se desarrolla el plan de cantidades a comprar.
● El departamento de compras multiplica las cantidades compradas por el
precio de compra anticipado para llegar al presupuesto total subdividido en
el periodo de producción.
Las cantidades se ajustan a los cambios planeados en los inventarios.
Presupuesto MRO
Este plan de compras, para poder abastecer mantenimiento, reparación y

operación se basa en utilizar las proporciones de material comprado
anteriormente, costo de la mercancía, ajustado por los cambios anticipados en el
inventario y niveles de alza generales de precios.
Presupuesto de capital
Este plan presupuestal está sustentado por estrategias de la empresa referentes

a las líneas de producción, segmentos de mercado y nuevos negocios. Se toma
en cuenta las necesidades de producción, la obsolescencia del equipo actual o
nuevas tecnologías, los planes de expansión, etc.
Presupuesto administrativo de compras
La planeación de este presupuesto se basa en salarios y sueldos; costos de

espacio, incluyendo, electricidad, luz, aire acondicionado; costos todo el mobiliario
y equipo de oficina, etc.
2.1.1 INVESTIGACIÓN SOBRE DETECCIÓN DE

NECESIDADES POR ÁREA DE LA EMPRESA
La detección de necesidades consiste en encontrar las diferencias que existen

entre lo que se debería hacer en un puesto y lo que realmente se está haciendo,
así como las causas de estas diferencias. En otras palabras, una investigación
que se orienta a conocer las carencias que manifiesta un trabajador y que le
impiden desempeñar adecuadamente las funciones de su puesto. Algunas
preguntas que puedes plantear en este momento son las siguientes:
¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto?
¿Qué se debe lograr?
¿Qué se debe hacer?
¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa el

puesto?
¿Qué está logrando?

¿Qué está haciendo? Estas preguntas muy generales deben orientarse a
investigar los siguientes aspectos:
Conocimientos y habilidades técnicas que se requieren para el puesto.
Habilidades administrativas acerca de cómo organizar el propio trabajo y el de los

demás, utilizar los recursos, y lograr los objetivos.
Habilidades en relaciones humanas como liderazgo, capacidad de motivar, de

comunicación, de trabajar en equipo, etcétera.
Habilidades conceptuales como son el análisis y solución de problemas.
Habilidad para el logro de resultados. Hay que acotar que la detección de

necesidades de capacitación puede hacerse a nivel de una persona, de un puesto,
de un grupo o de toda la empresa.
Es muy importante establecer las necesidades de capacitación en términos de

productividad y de una manera objetiva y medible. Por ejemplo, se puede
establecerlas en aspectos como reducir el margen de error (calidad), incrementar
el número de unidades de producto o de prestaciones (cantidad), mejorar la
puntualidad (tiempo), reducir los costos de un producto o servicio (costo), etcétera.
Con todo, algunas veces es difícil establecer las necesidades de una manera
medible, por ejemplo, cuando se habla de comunicación o de liderazgo. Para
llevar a cabo la detección de dichas necesidades podemos aplicar diversas
técnicas e instrumentos. Planificar las compras significa definir qué necesita la
organización, cuánto y para cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo
determinado. Además, en la planificación se identifican los proveedores
potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales
como precio, plazos de entrega, calidad, etc. Para planificar las compras, en
primer lugar, es necesario saber qué se va a necesitar durante el próximo período.
Es muy probable que muchos de sus requerimientos se repiten año a año. Por
ejemplo, las necesidades de papel, artículos de escritorio, combustibles, servicios
de limpieza, mantención de vehículos, etc. se mantendrán relativamente
constantes período tras período.
2.1.2 INVESTIGACIÓN DEL CRONOGRAMA DE

ACTIVIDADES
Se entiende por cronograma de actividades al gráfico en el que se especifican

todas las tareas que se deben hacer para poder completar un proyecto. Además
de las tareas, se puede añadir el orden de las mismas y el responsable de cada
una de ellas, de tal manera que todo quede plasmado a modo de gráfico y se
pueda consultar de manera rápida y sencilla.
¿Para qué sirve un cronograma de actividades?
Una vez visto qué es un cronograma de actividades, es el momento de ver qué

beneficios aporta disponer de uno.
● Disponer de un cronograma de actividades ayuda a llevar una mejor

supervisión de todas las actividades que se tienen que hacer. Esta base
ayuda a que los proyectos no sufran retrasos o se queden tareas sin
realizar.
● Es la mejor manera de ver con un simple vistazo qué recursos se necesitan

en cada uno de los proyectos. De esta manera, se asignan los recursos
necesarios a cada tarea.
● Sirve como elemento de control para ver en qué puntos hay más atascos o
cuellos de botella, y cómo se pueden solventar estos rápidamente para que
no afecten al desarrollo del proyecto global.
Cómo hacer un cronograma de actividades
Elaborar un cronograma que recoja todas las actividades que se deben llevar a
cabo en el proyecto es una tarea sencilla, ya que tan solo hay que seguir una serie
de pasos que te contamos a continuación:
Definir todas las actividades que componen el proyecto. Es importante listar todas
las acciones que se deben llevar a cabo para que el proyecto salga a la luz. Lo
ideal es reunirse con el supervisor de cada una de las partes para que nos ayude
a realizar un listado lo más completo posible.
Relacionar las actividades entre sí. El siguiente paso es saber qué relación existe
entre cada una de las actividades ya que, es posible, que algunas dependen de
otras. Para ello, clasificaremos las tareas de la siguiente manera:
○ Fin – comienzo. Son aquellas que no se pueden empezar hasta que

acabe su actividad precedente.
○ Comienzo- comienzo. Las dos tareas empiezan al mismo tiempo.
○ Comienzo – Fin. La primera empieza al mismo tiempo que acaba la

segunda.
○ Fin-Fin. Las dos tareas deben estar finalizadas en el mismo

momento.
Definir plazos. Ahora toca definir el tiempo estimado para cada una de las
tareas. Los tiempos tienen que ser realistas, ya que marcarán el ritmo de
todo el cronograma. Estos tiempos nos ayudarán a controlar si cada una de
las tareas se está llevando a cabo cuando realmente toca y en el tiempo
previsto, pudiendo identificar así fácilmente si existe algún retraso para
ponerle solución.
Realizar el cronograma. Con todo lo anterior bien definido, es el momento

de pasar esa información al papel en forma de cronograma. A este
cronograma, tendremos que añadirle los recursos que precisa cada tarea, y
unos pequeños márgenes para poder trabajar con cierta holgura de tiempo
y que los imprevistos que puedan surgir no se conviertan en un
contratiempo mayor.
Ir reajustando el cronograma. El cronograma no puede convertirse en un

recurso estático. Hay que ir realizando ajustes conforme veamos que se
producen desajustes, se incluyen nuevas tareas o se tienen que asignar los
recursos. Esta es la única forma de conseguir que el cronograma se
convierta en una herramienta de trabajo realmente útil.
2.1.3 INVESTIGACIÓN SOBRE DETERMINACIÓN DEL

PRESUPUESTO: RESTRICCIONES Y LIMITACIONES.
Durante este proceso, se suman los costos estimados de las actividades

individuales o paquetes de trabajo, para establecer una línea base de costos
autorizada. La línea base incluye los presupuestos autorizados y reservas para
contingencias, pero excluye las reservas de gestión.El Acta de Constitución del
Proyecto y el Enunciado del Alcance del Proyecto proporcionan presupuestos
resumidos y limitaciones al presupuesto del proyecto. Cuya validez hay comprobar
en este proceso.La suma de las estimaciones de los costes de las actividades del
cronograma, de los paquetes de trabajo y demás componentes de la EDT/WBS,
con el fin de preparar un presupuesto detallado, se hace en el marco de la
elaboración del Plan de Gestión del Proyecto. El cual es necesario aprobar antes
de autorizar la realización de los trabajos.
ENTRADAS
● Plan de Gestión de Costes. En el cual se detallan los criterios,

técnicas,procedimientos y herramientas para agregar los costes al proyecto.
● Línea Base del Alcance. Puede incluir limitaciones formales de los gastos
de fondos del proyecto, tanto sobre el total como sobre periodos
concretos.Estas restricciones de financiación son revisadas cuando se
elabora el enunciado del alcance del proyecto. Además, pueden estar
motivadas por los presupuestos anuales de la organización promotora del
proyecto,de alguno de los socios participantes o de otras entidades, como
por ejemplo, bancos o agencias gubernamentales.
● Estimación de costo de las estimaciones y base de las estimaciones. Salida

del proceso.
● 7.2 Estimar los Costes Dado que hay que sumar las estimaciones de los
costes de cada actividad del cronograma, dentro de cada paquete de
trabajo y luego dentro de cada componente de la EDT/WBS, para obtener
un presupuesto de los costes del proyecto.
● Calendario de Recursos y Cronograma. El cual incluye las fechas de inicio y

finalización programadas de todas las actividades del cronograma del
proyecto, de los hitos del cronograma, de los paquetes de trabajo, los
paquetes de planificación y las cuentas de control. Esta información se
utiliza para desplegar el flujo del presupuesto de costes por el calendario y
planificar cuando se va a incurrir en cada coste.
● Registro de Riesgos. Se generará y describe en el proceso 11.2 Identificar
los Riesgos.
● y ahora hay que tenerlos en cuenta para agregar los costes de las
respuestas para la prevención de riesgos, así como para estimar la reserva
de contingencia.
● Acuerdos. La información relativa a los costes de los contratos, que

comprende los costes de los productos, servicios o resultados que se han
adquirido, se usa también para determinar la línea base y el presupuesto
del proyecto.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
● Suma de Costos. Las estimaciones de los costes de las actividades del

cronograma se suman primero por los paquetes de trabajo de la EDT,luego
por los niveles superiores de la EDT, tales como cuentas de control. Y
finalmente, para todo el proyecto. También se agregan los costes
temporalmente.
● Análisis de Reserva. El análisis de reservas establece dos reservas de

coste asignaciones económicas para impactos de riesgos potenciales. Se
trata de asignaciones económicas reservadas para potenciales impactos en
el alcance, plazo y coste del proyecto, que no se utilizan si los riesgos no se
producen. Si dichos cambios son a causa de riesgos identificados en el
registro de riesgos (unknown-known), la reserva económica se denomina
reserva para contingencias. Y dado que debe quedar aprobada, forma parte
de la línea base de costes. Por lo tanto, el director del proyecto puede
gastar de ella cuando lo juzgue necesario. Usualmente, el patrocinador del
proyecto maneja otra reserva económica para riesgos desconocidos,
denominada reserva de gestión. Esta reserva de gestión también se utiliza
para todo lo no cubierto por la reserva de contingencia.El director del
proyecto debe obtener aprobación del patrocinador para poder usar la
reserva de gestión, que no forma parte de la línea base del coste del
proyecto, pero está incluida en el presupuesto del proyecto.Debido a ello,
no se suele utilizar en el cálculo del valor ganado.
● Juicio de Expertos. Dada la dificultad de las estimaciones y la variedad de

métodos a utilizar, será necesario contar con la ayuda de expertos
generalistas y especialistas en el área de aplicación del proyecto. Tales
como consultores, proveedores, clientes, asociaciones técnicas y
profesionales y directivos de otras unidades de la organización. Incluso de
otros sectores industriales.
● Relaciones Históricas. Para predecir los costes totales del proyecto se

pueden utilizar datos históricos para realizar estimaciones análogas y
paramétricas.
● Conciliación del Límite de Financiamiento. En general, las organizaciones

desean tener control y planificar la asignación de fondos a sus
proyectos.Por lo tanto, los costes del proyecto se concilian con los límites
de financiación. Los cuales son establecidos por el cliente o la organización
ejecutante, de acuerdo a un plan de desembolso de fondos para el
proyecto. La conciliación requerirá que se ajuste el cronograma del
proyecto para allanar o regular dichos costes. Lo que se logra aplicando
restricciones de fechas impuestas en algunos paquetes de
trabajo,componentes de la EDT/WBS o hitos del proyecto.
SALIDAS
● Línea Base del Desempeño de Costes. Es el presupuesto del proyecto

distribuido en el tiempo, que se usa como referencia respecto de la cual se
puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del coste del
proyecto. Se desarrolla sumando los costes estimados por periodo y
normalmente se representa de forma acumulada en una curva S. La línea
base del coste es un componente del Plan de Gestión de Costes y por
tanto, del Plan para la Dirección del Proyecto. Para medir diferentes
aspectos del rendimiento, muchos proyectos utilizan múltiples líneas base
de coste y líneas base de producción. Por ejemplo, una para cada recurso
tipo de recursos.
● Requisitos de Financiamiento. Los requisitos de financiación, totales y

periódicos (por ejemplo, anuales o trimestrales), se derivan de la Línea
Base De Coste. En general, se establecen con un margen por exceso con
el fin de estar preparados para sobre costes o para el adelanto de los
trabajos.
● Actualizaciones. El proceso determinar el presupuesto hace necesario

actualizar la documentación del proyecto. Como por ejemplo, el registro de
riesgos, las estimaciones de los costes y el cronograma del proyecto.El
presupuesto generalmente está acatado por las políticas presupuestarias
que se manejan en cada empresa. Los puntos a considerar para su
evaluación, son los siguientes:
❏ Costo bruto unitario del producto

❏ Descuentos aplicables como rappels o descuentos por volumen
❏ Costo adicional por fletes y embalajes
❏ Ofertas
❏ Impuestos ( estos influyen en el cálculo del presupuesto)
Lo anterior servirá para determinar el presupuesto por área y global, incluso es

conveniente considerar la estancia de los precios de la materia prima y la inflación
que el presupuesto de compras sea lo más preciso posible.También es
conveniente considerar eventualidades y un margen de seguridad, para prevenir
contingencias o eventualidades.
2.1.4 INVESTIGACIÓN SOBRE PROGRAMA GENERAL Y

ESPECÍFICO.
Debe de escribir de manera sintética en que se va a gastar el presupuesto.

Contablemente corresponde a la proyección de un ejercicio señalado sólo en las
cuentas principales que será ejecutado el presupuesto.El programa específico de
compras contiene a detalle no solo la lista de las cuentas en las que será
ejecutado el presupuesto, sino también el detalle de las actividades, tiempo y
responsable de los encargados de ejecutar dicho programa de compras.
2. 2 INVESTIGACIÓN DEL PRONÓSTICO DE COMPRAS
Un pronóstico de venta es la estimación previsión de las ventas de un producto

(bien servicio) durante un determinado período futuro. La demanda de mercado
para un producto es el volumen total susceptible de ser comprado por un
determinado grupo de consumidores, en un área geográfica concreta, para un
determinado período, en un entorno definido de marketing y bajo un programa
específico de marketing. Los pronósticos de ventas son indicadores de realidades
económico-empresariales (básicamente la situación de la industria en el mercado
y la participación de la empresa en ese mercado). El pronóstico determina qué
puede venderse con base en la realidad, y el plan de ventas permite que esa
realidad hipotética se materialice, guiando al resto de los planes operativos de la
empresa. El objetivo principal de los pronósticos se transforma entonces en el de
convertirse en la entrada para el resto de los planes operativos. El pronóstico de
ventas es la proyección en el futuro de la demanda esperada dando un conjunto
de restricciones ambientales. Muchas empresas confunden la función de
pronósticos con la planeación. La definición de plan de ventas no incluye las
actividades de hacer proyecciones de niveles de demanda y ésa es una de las
diferenciaciones más importantes a este respecto.
De este modo, el sistema de pronósticos se configura como un “sistema de

aprendizaje”. Se pretende determinar los errores contenidos en por diagnósticos
basados en los cambios ambientales que los generaron, para de ese modo
mejorar su precisión en el futuro. Factor de mercado: es un objeto del mercado
que:
1) existe en el mercado.
2) es finito y medible.
3) se relaciona con la demanda de un bien o servicio.

Por ejemplo, la cantidad de restaurantes es un factor de mercado ya que se
relaciona con la demanda de materia prima alimenticia, vajilla, etc. Potencial de
ventas de un mercado: es la venta total de un mismo producto de todas las
empresas que lo comercializan, en condiciones óptimas, durante un período
determinado. Esto supone dos cosas:
1) los planes de marketing se diseñaron y ejecutaron a la perfección
2) todos los miembros del mercado con deseos de comprar el producto y el dinero
para hacerlo, lo hicieron. Participación de mercado: es la porción de mercado que
abarca las ventas totales de un producto en particular.
Puede referirse a una empresa varias, así como a un producto o varios. Previsión
de ventas Demanda de la empresa: es la estimación de ventas que hace una
empresa para un período determinado, suponiendo que se aplique un determinado
plan de marketing, una estrategia de mercado y otros elementos de negocios. Un
pronóstico puede expresarse en unidades físicas o monetarias.
La intención de medir la precisión de los pronósticos - un valor relativamente

objetivo - tiene una doble finalidad: la precisión de los pronósticos influye en
diversos costos operativos y en la satisfacción del cliente. Del mismo modo, la
propia aparición de una función de control de eficacia descubre el potencial que
tienen los vendedores como agentes generadores de información que
retroalimenta al sistema de pronósticos -y, al mismo tiempo plantea la necesidad
de que la buena administración de pronósticos sea recompensada (“lo que se
mide se recompensa y lo que se recompensa a se hace”).
Una de las derivaciones de la importancia de la precisión de los pronósticos está

relacionada con su efecto en los denominados costos operativos, los cuales
incluyen la generación y gestión del propio sistema de administración de
pronósticos.
Una forma de atenuar o minimizar esa gestión es examinar sólo los productos con
respecto a los cuales no se ha alcanzado un grado de precisión aceptable, o
trabajar sobre los productos que requieran niveles de servicio más elevados.
Dentro del proceso de generación de los pronósticos, la existencia de un

“campeón del pronóstico”, con el consiguiente costo que aquello genera, y las
derivaciones de capacitación que trae aparejadas – para las diversas líneas
funcionales -, son aspectos por considerar. Los que usan los pronósticos
necesitan entrenamiento sobre cómo fueron elaborados, sus limitaciones y cómo
deben ser aplicados a la planeación.
Entre los costos operativos derivados se pueden mencionar los de operación

(producción logística), mercadotecnia (promocional, publicidad, cuotas de venta,
desarrollo de producto, precio). Estos surgen, en el caso de las operaciones, por
costos de inventario, por errores en el producto, cambios en los programas, envíos
erróneos que aumentan costos de inventario, transporte, etc.
Entre los costos derivados para el caso de mercadotécnica estarían costos

ineficaces en publicidad, desarrollo de nuevos productos sin demanda adecuada,
precios que no maximizan la contribución, cuotas de venta inapropiadas.
Es importante considerar cómo se pueden generar patrones extraños de

pronósticos, que pueden estar provocados por incentivos inapropiados (un sistema
de sanciones a los que superen la cuota de ventas, por ejemplo). Siempre es
importante valorar los beneficios que puede traer el sistema de pronósticos. No
siempre superan los costos del desarrollo de un sistema más complejo. Un último
aspecto a considerar en cuanto a la precisión de los pronósticos es su realización
con la satisfacción e insatisfacción de los clientes. La edición de esta
insatisfacción alcanza varias facetas: Diseñar y elaborar productos que los clientes
quieren.
● No diseñar y fabricar productos que si quieren.
● No tener los productos deseados por los clientes en los lugares y

cantidades deseadas.
● Método de pronóstico de ventas.
● Métodos cuantitativos
Análisis de los factores de mercado: La demanda de un producto siempre se

relaciona con el comportamiento de ciertos factores de mercado. Al ser esto cierto,
podemos determinar una estimación de venta estudiando los factores relacionados
con el producto.- Método de derivación directa: se trata de un estudio de los
factores relacionados con un producto y las consecuencias directas de su uso y
compra, determinando aspectos como desecho, recambio, rotura, moda,etc.-
Análisis de correlación: mide la relación directa entre dos datos o factores de
mercado, se puntúa de 0 (sin relación) a 1 (relación perfecta).
Análisis de ventas históricas y la tendencia: Consiste en pronosticar teniendo en

cuenta las ventas y demanda del pasado, considerando factores del momento. No
necesariamente el pronóstico es positivo. Pruebas de Mercados:
Una empresa vende un producto determinado en una zona restringida a modo de

piloto o experimento y mide sus resultados. Se proyectan las ventas y la demanda
potencial.
Características de los pronósticos cuantitativos
● Los pronósticos casi siempre son incorrectos. Lo importante es centrarnos

en el error esperado de cada pronóstico.
● Los pronósticos son más precisos para grupos o familias de artículos. Casi
siempre es más fácil desarrollar un buen pronóstico para una línea de
productos que para un producto individual, ya que los errores tienden a
cancelarse entre sí a medida que se les agrupa.
● Los pronósticos no son sustitutos de demanda calculada, Si se cuenta con

información de la demanda real no tiene caso obtener pronósticos.
● Son tendencias proporcionadas sobre la base de históricos, con la finalidad

de tener una certeza en el crecimiento a futuro de acuerdo a una
metodología.
Métodos cualitativos
Pronósticos generados a partir de información que no contiene una estructura

analítica bien definida. Este tipo de pronósticos resulta bastante útil cuando no se
cuenta con información histórica (por ejemplo, un nuevo producto) Encuesta de las
intenciones del comprador:
Consiste en un relevamiento de opinión de deseos o expectativas sobre la compra

de un producto. Esto incluirá ítems como precio esperado, calidad, packaging, etc.
Su limitación está dada por que una cosa es la intención de compra y otra la
compra misma Participación de la fuerza de ventas: Consiste en pronosticar las
ventas con las estimaciones de la fuerza de venta (vendedores, distribuidores,
jefes de ventas, etc.).
Este método puede generar pronósticos muy precisos si los vendedores son
personas competentes ya que el vínculo directo con el mercado los hace personas
claves y aptas para hacer dicho pronóstico.
La limitante es que por lo general la fuerza de ventas no domina las herramientas

estadísticas, métodos, etc. Juicio de los ejecutivos: al igual que el método anterior,
puede ser acertado si los ejecutivos han sido competentes, pero por lo general se
trata más de conjeturas. Una manera de reducir el margen de error es aplicar el
método Delphi:
Se toma un grupo de conocedores y de formas anónima opinan, luego se resumen

las estimaciones y posteriormente se dan a conocer estas estimaciones a todo el
grupo y se les pide que hagan una nueva predicción, esto puede repetirse varias
veces. Este método evita que personas de poder influyan en otras o que se
“acoplan” varias opiniones en torno a un solo juicio por el mero hecho de opinar
como “el otro” o “no desentonar”.
Juicio de consultores expertos: Es un conjunto de opiniones que pueden brindar
profesionales expertos en una industria o disciplina, relacionadas al proyecto que
se está ejecutando. Se realizan varias consultas, sobre lo cual es favorable para
las investigaciones. Este tipo de información puede ser obtenida dentro o fuera de
la organización, en forma gratuita o por medio de una contratación, en
asociaciones profesionales, cámaras de comercio, instituciones gubernamentales,
universidades.
A lo largo del proyecto, el juicio de expertos se usa en:
● La integración del proyecto.
● El control integrado de cambios.
● El cierre administrativo y cierre de los contratos.
● Planificación y definición del alcance.
● La definición de las actividades del proyecto.
● Las estimaciones de actividades, recursos y costos.
● El análisis de riesgos.
● La planificación de compras y adquisiciones.
Características de los pronósticos cualitativos
● El pronóstico se basa en el juicio personal o en alguna información
cualitativa externa.
● El pronóstico es subjetivo. El mismo se sesga según la perspectiva
optimista o pesimista que tengan las personas.
● Permite obtener algunos resultados con bastante rapidez.
● En ocasiones constituye el único método.

Se suelen utilizar para productos individuales, o familias de productos, pero rara
vez para mercados completos. Son una herramienta que ayuda no solo a la
planeación del área, sino de toda la empresa, pues es la clave para lograr las
utilidades esperadas y sirve además para proyectar el crecimiento de la empresa,
el capital de trabajo requerido y el nivel óptimo de inventarios. Para hacer un buen
pronóstico de ventas, se deben de tomar en cuenta los siguientes elementos:
● Proyección de la oferta y la demanda del producto.
● Tendencias del mercado.
● Plan de mercadotecnia de la empresa.
● Programa presupuestal de compras.
● Los pronósticos de compras pueden ser de corto a mediano plazo para
materias primas y perecederas y de mediano a largo plazo para bienes de
capital.
2.2.1 INVESTIGACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL

PRONÓSTICO
Los elementos más importantes del pronóstico de compras son:
1. Ingreso disponible.
2. Presupuesto asignado.
3. Costos destinados.
4. Fluctuaciones por tendencias cíclicas o estacionales.
Qué es pronóstico de ventas y cuáles son los elementos que debes considerar
Hacer un pronóstico de ventas significa establecer una proyección de alcanzar

ventas para tu empresa en el próximo año. Es una acción esencial para la
planificación de cualquier organización, y que debe hacerse a partir del análisis del
histórico comercial, de investigaciones y tendencias de mercados y estimativas de
vendedores. A continuación, conoce algunos consejos para conducir la previsión.
Conoce los elementos que impactan las ventas

El primer paso para elaborar el pronóstico de ventas de tu negocio es entender las
circunstancias y elementos que pueden afectar los resultados. Por último, sin
información, cualquier estimación no tendrá suerte.
Mercado
Entender los rumbos de la economía es esencial. Si tienes una tienda de zapatillas
y la previsión es que el sector del calzado crecerá un 5% el próximo año,
considera este aspecto. De la misma forma, si tu competidor se está expandiendo
y planeas ganar más del 5% del mercado, esto puede reducir negocios.
Recursos
Considerando que el aumento del número de vendedores y la inversión en
publicidad repercute en el incremento de las ventas, estos gastos necesitan
tenerse en cuenta en la elaboración de la previsión de ventas. De la misma forma,
la reducción de inversiones también puede tener impacto.
Estrategias
¿Te estás mudando a un mejor local, con potencial de aumento del 30% en la
clientela, o subirás precios en un 10%, lo que reducirá ventas en un 5%, pero
aumentará la facturación en 4,5%? Considera todas las variables financieras de
este tipo de situación.
Productos
Los nuevos productos tardarán en ser rentables, pero la inversión se puede
compensar en un futuro. En este caso, es importante evaluar cuáles productos son
campeones en ventas. Por otro lado, hay algunos que ya vendieron mucho en
años anteriores, pero comienzan a perder mercado por una novedad que presentó
la competencia.
Compara con el año anterior

Separar el número total de ventas del año anterior en diferentes categorías de
productos, canales y clientes puede facilitar la previsión de ventas.
Con la posesión de estos datos individualizados, evalúa cuántos clientes podrás

ganar y perder, cuáles productos deberán presentar mejores resultados y cuáles
peores, cuánto tiempo tomará para que nuevos productos produzcan ganancias,
etc.
A partir de la comparación con el año anterior, también puedes identificar en

cuáles meses el negocio presentó resultados por debajo y por arriba de lo
esperado, entendiendo cuáles son los factores de influencia y si estos se
repetirán.
Una vez elaborada la previsión de ventas, también es interesante volver al año

anterior para comparar mes a mes cómo está funcionando el negocio.
Previsión de ventas en nuevos negocios

La previsión de ventas es un desafío mayor para los nuevos negocios, pues no
hay una base propia de comparación.
En este caso, la investigación de mercado será un elemento principal de la

previsión de ventas. Procura conocer el tamaño del actual mercado consumidor y
el potencial de crecimiento de la clientela, así como hacer un análisis detallado de
los resultados (utilizando el máximo de información disponible) y estrategias de los
competidores.
2.2.2 INVESTIGACIÓN DE LOS TIPOS DE PRONÓSTICOS
DE COMPRAS: PROMEDIOS MÓVILES VARIABLES,
MÍNIMOS CUADRADOS, JUST IN TIME, E-PROCUREMENT
Y USO DEL PROGRAMA PROJECT.
➔ Método de móviles variables:
Consiste en un método de pronóstico de compras sencillo en el cual se promedian

datos relevantes. Funciona de la siguiente manera:
● Se promedian las compras anteriores
● Conforme se van agregando los datos, se descarta el más antiguo y se
agrega el más nuevo para obtener el promedio.
Por lo anterior este método es denominado con ese nombre, porque se van
reemplazando datos nuevos por viejos y la información estará siempre
actualizada. Otra variante de este método es el promedio móvil ponderado que
concede mayor importancia a los últimos datos y resta importancia a los datos
más viejos.
➔ Método de mínimos cuadrados:
Es un método que se ocupa para separar la parte fija y la parte variable de los
costos semivariables y se utiliza para tomar decisiones buscando ser un artículo
más competitivo en el mercado procurando lograr menor costo de producción o
servicio.
Lo anterior se logra aplicando la fórmula de costeo directo, que consiste en

considerar dentro del costo de producción o de servicio solo los costos variables
de producción o servicio y los fijos se lleven directamente a los resultados contra
la utilidad.
➔ Método de Just in time:
Se trata de una metodología de compras capaz de reducir el desperdicio sin

deteriorar la calidad de productos que salen al mercado, es aplicable porque su
filosofía optimiza los procesos.
Organizar de tal forma el área de compras para incorporar a las demás

dependencias del negocio y actuar en sincronía, es el objetivo de este modelo de
compra a destacar. Si se busca formalizar el departamento de compras, esta
metodología puede ayudar a identificar aquello que hace perder tiempo y dinero.
Se fundamenta en la reducción del desperdicio y en el incremento de la

producción a través de un compromiso que es visto más como lealtad, por los
integrantes de la organización, tanto internos como externos.
➔ Método e-procurement:
Es un método de pronóstico de compras cada vez más usado por las empresas,
pues se basa en programas informáticos cuyos sistemas de información enlazan
los datos de inventarios, producción, ventas y compras.
➔ Uso del programa Project:
Es una herramienta de trabajo para administradores y jefes de proyectos, utilizada

para organizar y seguir las tareas de forma eficaz, para evitar así los retrasos y no
salirse del presupuesto previsto. Básicamente, crea programas y sigue su
proceso, además de calcular costos. Se puede complementar con elementos de
Microsoft Excel.
Es una herramienta completa que presenta múltiples funcionalidades para facilitar

la labor del director de proyecto. Por supuesto, entre ellas, se encuentra el diseño
de diagramas de Gantt. A continuación, citamos las más relevantes:
2.3 INVESTIGACIÓN EN EL MANUAL DE COMPRAS
El Manual de Procedimientos de Compras tiene como finalidad, fijar las políticas a

seguir en relación al buen desenvolvimiento de las mismas.
Este es uno de los manuales más importantes a cumplir dentro de la organización;

ya que su no cumplimiento o su cumplimiento a medias origina una serie de fallas
administrativas que repercuten en otros departamentos de la empresa como son:
Almacén, Cuentas por Pagar,Contabilidad, Tesorería, entre otros.
Se puede decir que existen elementos que influyen en el comportamiento de las

compras, ya que el consumidor (en este caso, la Empresa), se decide ejercer una
acción de compra movido por cuatro elementos que siempre están presentes en
mayor o menor intensidad en la decisión de compra.
El elemento de respuesta a un estímulo (la razón para comprar)
El elemento económico (lo que cuesta comprar)
El elemento de aprobación social. (la conveniencia o inconveniencia de comprar).
El elemento subconsciente (los motivos ocultos de la compra).
Estos elementos tendrán mayor o menor influencia, dependiendo del producto o

servicio que se compra, pero siempre están interactuando los cuatro.
Tomando en cuenta los elementos antes expuestos y habiendo hecho un análisis

de la mercancía o servicio que sea necesario para el momento de efectuar la
compra se procederá de la siguiente manera:
PASO No. 1:
Debe existir una requisición del departamento de almacén en relación al material

solicitado, para que pueda entrar a funcionar el departamento de compras.
PASO No. 2:
Deben existir como mínimo tres (3) cotizaciones de los proveedores implicados.
PASO No. 3:
Luego de tener las cotizaciones se procederá a escoger el proveedor que va a

suministrar la mercancía solicitada, tomando en cuenta los siguientes aspectos:
a) Mejores Precios
b) Mejores condiciones de crédito
c) Mejor Calidad
d) Tiempo de Entrega
PASO No. 4:
Habiendo analizado y escogido el proveedor, se elabora una Orden de Compra,

ésta debe cumplir con las siguientes normas:
a) La Orden de Compra debe ser una forma pre-numerada la cual debe constar
por lo menos de cinco (5) partes, que son:
Original: Proveedor
Copia 1: Contabilidad
Copia 2: Cuentas por pagar
Copia 3: Archivo de compras
Copia 4: Ciega para el departamento que recibe.
PASO No. 5:
Una vez elaborada la Orden de Compra debe prepararse un informe diario de

órdenes de compra emitidas, el cual debe llenar los siguientes requisitos:
a) Fecha (día en que se elaboró la O/C)
b) Proveedor (nombre del proveedor a quien se le solicitó la mercancía)

c) Unida
d) Tipo de Material (material solicitado)
e) Cantidad
f) Costo (precio al cual se está comprando)
g) I.S.V. (tasa de 16.5 % sobre el costo)
h) Total Bs. (suma del costo más el I.S.V)
Esto debe hacerse al final del día, cuando se hayan emitido todas las órdenes de
compra necesarias.
PASO No. 6:
Refiriéndonos al caso de una empresa por departamento, de igual forma que el

informe diario de órdenes de compra emitidas, debe realizarse un informe diario
de compras emitidas por departamento el cual debe seguir los siguientes
lineamientos:
a) Departamento (nombre del departamento que solicitó la mercancía)
b) Proveedor
C) Costos
d) I.S.V.
e) Total Bs.
PASO No. 7:
Todos los almacenes de cada departamento deben tener la copia 4 de la orden de

compra, la cual debe ser ciega, es decir, no debe llevar las cantidades de material
solicitado ni el costo, cuando la mercancías despachada por el proveedor el
encargado del departamento de almacén debe llenar esta copia con las
cantidades que esté recibiendo,habiendo revisado con detalle que la mercancía
esté en buen estado.
PASO No. 8:
Inmediatamente que se realice el proceso de recepción de material se debe

proceder a entregar a la persona encargada del departamento de compras, las
copias No. 4 de las órdenes de compra recibidas, acompañadas de la factura o
nota de entrega correspondientes a cada una de ellas.
PASO No. 9:
Una vez recibidas las órdenes liquidadas del almacén en el departamento de

compras, se debe chequear con las requisiciones de material para determinar si
se recibió toda la mercancía solicitada al proveedor, de lo cual en esta oportunidad
se pueden presentar dos situaciones:
1. Sí se ha recibido todo lo solicitado: Si ha sido recibida toda la mercancía

solicitada, el departamento de compras procede a la elaboración de los informes
correspondientes (detalle en próximos pasos) y deja cancelada la orden de
compra.
2. No se ha recibido todo lo solicitado: Si no se ha recibido toda la mercancía

solicitada, el departamento de compras toma nota de la mercancía que no fue
recibida para proceder a reclamar al proveedor el material faltante y por
consiguiente dejar la orden de compra abierta hasta la recepción total del material.
PASO No. 10:
En ambas situaciones, el departamento de compras deberá elaborar el informe

diario de órdenes de compra recibidas, el cual va a ser llenado de la misma forma
que el informe diario de órdenes de compra emitidas.
PASO No.11:
Al finalizar cada mes la persona encargada del departamento de compras

elaborará un informe mensual de órdenes de compra,tomando en cuenta tanto las
emitidas como las recibidas, y así mismo los ajustes realizados, para determinar la
variación existente entre lo que se solicitó y lo que se recibió.
PASO No. 12:
Una vez realizado todo este proceso, la persona encargada del departamento de
compras deberá hacer entrega a la persona encargada del departamento de
Contabilidad las copias Nº 1 y 2 de las Órdenes de Compra, para su revisión y
posterior pago. Esta entrega debe hacerse a través de la Relación de Entrada de
Almacén, esta forma debe constar de los siguientes datos:
a) Fecha (día en que se recibió la mercancía)
b) Entrada de Almacén No. (No. de la Orden de compra)
c) Proveedor) Entregado por (persona encargada de compras)
e) Recibido por (persona encargada de cuentas por pagar)
f) Monto Bs. (monto total de la Orden de Compra)

g) Acumulado Bs. (lo que va acumulado en ese mes)
PASO No. 13:
La persona encargada del Departamento de Contabilidad,una vez recibidas las

órdenes de compra por día, procederá a revisarlo tomando en cuenta que se haya
recibido únicamente lo que se pidió,comparándolas con la requisición de material y
con la cotización que emite el proveedor. Luego que las órdenes de compra son
sometidas a revisión, tomando en cuenta las condiciones de pago de cada
proveedor, se decide en qué momento le corresponde la emisión del cheque para
la cancelación de la compra efectuada. (En este momento se realizan todas las
operaciones necesarias por el departamento de cuentas por pagar, que no
indicaremos por pertenecer al Manual de Cuentas por Pagar).
PASO No. 14:
Dependiendo del sistema de inventario que lleve la empresa,se procederá a hacer

los asientos correspondientes.
a) Continuo:
● Inventario (débito)
● I.S.V. Crédito Fiscal (débito)
● Cuentas por Pagar (crédito)
b) Periódico:
● Compras (débito)
● I.S.V. Crédito Fiscal (débito)
● Cuentas por Pagar (crédito)

De esta manera, habiendo realizado todas las operaciones correspondientes con
precisión habrá culminado el proceso de compra.
2.3.1 INVESTIGACIÓN SOBRE OBJETIVO E

IMPORTANCIA
El objetivo general del manual de compras es el de informar, instruir, orientar,y

capacitar de forma sencilla al personal del área de compras respecto de las
funciones, políticas y procedimientos que deberán aplicarse en todas las
adquisiciones que realice nuestra empresa y así alcanzar los objetivos de la
misma.
El del manual de compras es realizar y exponer los pasos de los aspectos

importantes en las compras y parámetros a realizar en la relación de proveedor –
comprador para contribuir a la reducción de los costes de la materia prima y a la
mejora de la calidad de los bienes y servicios adquiridos y vendidos.
También llamado Manual de Procedimiento de Compras, es uno de los manuales

más importantes dentro de la organización de una empresa, ya que su falta,
repercute en otros departamentos inmediatamente, siendo uno de los elementos
de la estructura orgánica de la misma.
Se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento del

área de Compras, definiendo las operaciones de la misma.
Su importancia es que incluye aspectos sumamente importantes de las áreas

fundamentales de una empresa: Estrategias, Procesos, Organización,Personal,
Cultura, Situaciones Inestables, Sistemas de Información, etc.
2.3.2 INVESTIGACIÓN DE LA POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS.
Las políticas son planes en el sentido de que son planeamientos generales o

maneras de comprender y orientar el pensamiento y la acción de los miembros de
la empresa, delimitando un área dentro de la cual se debe asegurar que las
decisiones sean conscientes y contribuyan a los logros de las metas y estas
políticas pueden ser escritas, verbales o implícitas pero preferentemente deben
ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en políticas
concretas que definen la orientación de las acciones, evitando la fuga de
responsabilidades que puedan presentarse.
Las políticas tienden a determinar y a evitar de antemano los análisis repetidos y a

dar y una estructura unificada a otros tipos de planes, permitiendo de ese modo
delegar autoridad sin perder el control de la organización, asimismo constituyen
una parte de la planeación, al establecer los límites de la supervisión y al señalar
los lineamientos de las acciones administrativas. Por lo que es indispensable en
toda empresa el establecimiento de las políticas como medios de soporte para la
simplificación de los objetivos, la elaboración y la emisión de las políticas no deben
ser estáticas, dado que las condiciones generales en las que operan las empresas
son cambiantes lo que provoca constantemente continuos ajustes y acoplamientos
de las políticas.
El gerente de Compras como responsable de la dirección de su área, es el

encargado de emitir las políticas de compras que deben de estar acorde con las
políticas generales de la empresa, por lo que los principales aspectos que deben
considerarse para integrar las políticas de compras son:
● Deben estar claramente expuestas.
● Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica.
● Indicar los factores limitativos y determinantes.
● Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.

● Niveles que deben abarcar.
Además estas políticas deben incluir los siguientes puntos:
● Fuentes de abastecimiento.
● Especificaciones.
● Precio y Calidad.
● Investigación y desarrollo.
● Compras recíprocas.
● Ética.
● Compras anticipadas.
● Venta de material excedente y desperdicio.
● Procedimientos.
2.3.3 INVESTIGACIONES DE LAS FUNCIONES
Coadyuvar con la información necesaria para la conformación de Adquisiciones.

Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y
control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas
respectivas.Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos,
cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en
los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad
correspondiente al proveedor. Controlar los vales de abastecimientos e informar al
Departamento de Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los
bienes entregados a las áreas solicitantes.Mantener el registro y control de
máximos y mínimos de existencias de bienes, turnando al Departamento de
Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposición del Levantar
semanal, mensual o anualmente según sea el caso el inventario físico.
Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de
Contabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse.Preparar la
información trimestral para el Comité de Control y Auditoría, así como para el
informe de las sesiones de la Junta Directiva. Realizar las demás actividades que
le sean encomendadas por la Subdirección de Recursos Materiales, afines a las
funciones y responsabilidades inherentes al cargo.Coordinar, orientar y apoyar las
actividades del personal adscrito al área de su competencia.Departamento de
Calidad
Proporcionar planeaciones con la finalidad que el control de calidad sea

responsabilidad de cada departamento.
● Validar procesos de producción y de bienes y servicios adquiridos
● Establecer criterios necesarios para la revisión y aprobación
● Informar al gerente de compras la calidad máxima y mínima de productos.
● Relación con otros departamentos nivel mínimo de inventario en el
almacén.
Para Compras Nacionales:
El responsable del departamento adquiere bienes o servicios dentro del país.El

encargado establece los compromisos, relación e intercambio de información del
departamento Nacional para los requirentes y de estos el departamento de
compras.
Sus responsabilidades exclusivas son:
obtener los materiales de la mejor calidad, condiciones, buen precio y las mejores
condiciones en el plazo de entrega existentes en el mercado.
Para Compras Internacionales:
Las funciones de este departamento es realizar adquisición de bienes y servicios

fuera del territorio nacional.
Compras de Importación y Compras para Exportar :
Es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimientos todo

el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra,
condiciones comerciales y trámites de pago.
Depto. De Recibo:
El acuse de recibo deberá ser elaborado el mismo día que se haya realizadola
entrega, enviando de inmediato la copia correspondiente al departamento de
compras, para que este pueda detectar cualquier desviación. El encargo su
función es rastrear y llevar el control de las requisiciones aceptadas y entregadas.
Depto. De inventarios y Almacén:
El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto

suficiente de los artículos y productos recurrentes, así como el adecuado manejo y
custodia de las existencias, y la integración de los datos que forman el catálogo de
productos que manejan los diferentes almacenes, así como la información que
conforma el detalle de sus inventarios.
2.3.4 INVESTIGACIÓN DEL ORGANIGRAMA
Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una

empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las
áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de
asesoría.Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma
importancia y utilidad para empresas, entidades productivas,
comerciales,administrativas, políticas, etc., y que todos aquellos que participan en
su diseño, tenemos que en el manual de compras de debe de contar con un
organigrama que cumpla con las delegaciones de las diferentes actividades
asignadas a cada uno de sus miembros.
DIRECTOR GENERAL
SECRETARIA
GERENTE DE AUXILIAR
AUXILIAR
CONTABLE
COMPRAS Y ADMINIST
VENTAS RATIVO
COLABORADOR COLABORADOR
2.3.5 INVESTIGACIÓN SOBRE DIAGRAMA DE FLUJO DE
UNA EMPRESA
Disponer de un documento organizativo en el que todo esté claro, es fundamental

para agilizar las tareas y llevar su control de manera rápida. Son muchas las
técnicas y herramientas que se pueden emplear para hacerlo pero, sin lugar a
dudas, saber cómo elaborar un diagrama de flujo de una empresa ayudará a
gestionar mucho mejor todos los procesos de todos los negocios.
¿QUE ES UN DIAGRAMA DE FLUJO?
Antes de entrar a explicar cómo hacer un flujograma o diagrama de flujo, es mejor

centrarse en explicar qué es y para qué sirve en el seno de una empresa.
Se entiende por diagrama de flujos la representación gráfica de cada uno de los
pasos de un proceso con el objetivo de entender de forma detallada cómo
funciona. Así, de un solo vistazo, podemos ver cómo cada paso se relaciona con
los otros y dónde están las fuentes potenciales de los problemas. Por lo tanto,
sirven para investigar oportunidades de mejora, asignar recursos, coordinar
actuaciones y delimitar tiempos, y define las funciones y responsabilidades de
cada persona que interviene en el proceso en cuestión.
Hay que tener muy claro que un flujograma de una empresa se empieza a leer de
arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, con lo que a la hora de organizar la
información se deberá seguir esa línea temporal. Además, las líneas para unir
procesos deben ser verticales y horizontales; nunca se podrán utilizar líneas en
diagonal porque, al cruzarse con otras, llevarán a la confusión.
A lo largo del diagrama de procesos de una empresa se emplean hasta 23

símbolos con diversos significados: fusión, conexión, preparación… por lo que es
de vital importancia familiarizarse con ellos para abordar mejor la parte de cómo
hacer un diagrama de flujo.
Los símbolos más importantes son los siguientes:
La flecha:
Este símbolo se usa para indicar una conexión entre otros dos símbolos y la
dirección del flujo.
La elipse:
señala el inicio o el fin de un flujo. Ten en cuenta que de un símbolo de fin no
puede partir ninguna flecha, y a un símbolo de inicio no llega ninguna.
La caja:
indica un proceso determinado, sus funciones y sus actividades. Debe incluir un
verbo de acción para que la interpretación del proceso no quede abierta a la
interpretación.
El rombo:
indica, por una parte, una decisión, y por otra, que el flujo va a seguir una
dirección u otra según esa decisión. Debe incluir una pregunta. A un rombo podrán
llegar varias flechas, pero sólo puede salir una: sí o no, o verdadero o falso.
Una vez claro qué es, hay que responder a la cuestión de cómo hacer desde cero
un flujograma de una empresa bien planificado.
El primer paso es recolectar la información. Se tiene que tener muy claro qué
partes forman parte del proceso y cómo se pueden relacionar entre sí para
conseguir el objetivo final marcado.
El segundo paso es decidir qué tipo de diagrama se va a utilizar:

Diagrama de primer nivel. En él únicamente se muestran los procesos principales
y se usa para conocer a simple vista las etapas que forman parte del proceso.
Diagrama de segundo nivel. En él se plasman más detalles de los procesos, tales
como puntos de espera, tomas de decisiones, retroalimentación….
Diagrama de ejecución. Este es el más completo de todos. En su forma de matriz
se puede observar incluso quién se ocupa de cada paso del proceso.
Una vez claro qué se va a incluir en el diagrama y con qué desglose, es el

momento de empezar a plasmarlo todo de manera cronológica y lo más limpio
posible, a fin de que el flujograma quede legible. Así mismo, debemos prestar
mucha atención para no cometer errores de elaboración tales como:
Utilizar símbolos de forma equivocada, lo cual llevará al desbarajuste total del
flujograma.
Dejarlo incompleto, es decir, no reflejar en él todas las actividades del proceso.

Presentar los símbolos de forma poco armoniosa, lo cual dificultará la
comprensión del documento; para evitarlo, hay que definir bien el tamaño, color y
diseño de cada uno de ellos.
Presentar símbolos desconectados: todos los símbolos del flujograma deben estar
conectados entre sí.
Características de los diagramas de flujo:
Sintética:
La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar
resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos
dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.
Simbolizada:
La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y
procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas
en su interpretación.
De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar
todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas.
Tipos de diagramas de flujo:
Formato vertical:
El flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista
ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se
considere necesaria, según su propósito.
Formato horizontal:
El flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
Formato panorámico:
El proceso entero está representado en un solo diagrama, tanto en sentido vertical
como horizontal, permitiendo distintas acciones simultáneas.
Diagrama de bloques de procesos de producción:

Es un diagrama utilizado para indicar la manera en la que se elabora cierto
producto, especificando la materia prima, la cantidad de procesos y la forma en la
que se presenta el producto terminado.
El diagrama de flujo es una forma visual de plasmar un procedimiento y conocerlo

detalladamente a través de figuras geométricas y símbolos.
CONCLUSIÓN
Al igual que cualquier actividad en las empresas u organizaciones, las

compras no se realizan de manera desarticulada y aleatoria, las
compras han de llevar una estructura y comenzarán con la detección
de necesidades en cada sector de la empresa. Las compras deben ser
bien pensadas para evitar gastos innecesarios que representen
grandes pérdida a la empresa Las compras han de llevar una
calendarización de lo que habrá de adquirirse teniendo un análisis
preventorio a futuro para no tener pérdida y tener una constante
calidad de productos adquiridos que ayudarán a optimizar cualquier
tipo de recurso con los que se cuenta.Ha de tomarse en cuenta los
recursos económicos con los que se cuentan y adaptarse lo mejor
posible al presupuesto, los procedimientos de compra aquí se vuelven
trascendentales para llevar una misma línea de adquisición.Una
planeación óptima será el mejor cimiento que se tendrá para trabajar
en el control para poder llegar a los objetivos que se hayan puesto en
la mira desde el primer momento.
FUENTES CONSULTADAS
Cruz Mancinas, Leonel, Compras un enfoque estratégico. Mc Graw

Hill2007
Del Río, González Cristóbal. Adquisiciones y abastecimientos.

Ed.Cengage Learning. México 2010, 5ta. Edición.
Klein, Miguel Jorge, La Función de compras. Ed. Macchi 1994
Leenders, Michiel. Administración y compras de materiales. Ed. Patria

Cultural. 11ª. Edición. México 2005.
Mecinas, Cruz Leonel. Compras, un enfoque estratégico. Ed. Mc

GrawHill, México 2007, 1ra. Edición.
Montoya Palacio Alberto. Conceptos modernos de administración de

compras, Grupo Editorial Norma 2da edición. Bogotá. 2002. Pag. 120-
121-122

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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN

UNIDAD SANTO TOMÁS

Título del discurso

“Introducción a la administración de las compras y Planeación de

Guzmán Sánchez Carlos Gabriel

Gómez León Jesús

09 de octubre del 2020

1.2.6 INVESTIGACIÓN DE MERCADOTECNIA 25

2.2.2 INVESTIGACIÓN DE LOS TIPOS DE PRONÓSTICOS DE COMPRAS:

En esta unidad se muestra las características que tiene el departamento de

En la investigación se demuestra que si toda la empresa tiene buena

Te muestra que la función primordial del departamento de compras es ayudar a

Y que las funciones del departamento de compras han aumentado su importancia

1. Adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y el

Detectar las prioridades competitivas necesarias para cada producto o servicio

● Mantener la continuidad del abastecimiento.

● Hacerlo con la inversión mínima existente.

● Evitar duplicidades, desperdicios o inutilización de los materiales.

● Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en los

adecuado de los mismos para el uso en que los destinan.

● Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y

● Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus

beneficios en lo que los costos de material se refiere.

Se torna en elemento fundamental para el desarrollo productivo, convirtiéndose en

1.1.1 INVESTIGACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL

● Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.

● Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y

servicios que el abastecedor ofrece.

● El comprador decide que adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los

precios y tendencias del mercado (oferta y demanda)

● No compres se pacte con el proveedor que ofrezca las condiciones más

ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha

● Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado.

● En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto

Su función primordial es ayudar a producir más utilidades en la empresa.

1. Atender oportunamente a los proveedores.

2. Recibir muestras y cotizaciones.

3. Analizar y definir nuevos productos en forma oportuna.

4. Análisis y esa estación de nueva lista de precios.

5. Revisar y actualizar la base de datos.

6. Negocios descuentos y condiciones de pago.

7. Visitar la competencia y el medio.

8. Almacenes propios de la compañía.

9. Visitar las bodegas o centros de distribución y zonas de almacenaje y

10. Determinar las cantidades de compra.

11. Tomar decisiones rápidas en coordinación con otras áreas de la empresa.

12. Estar atento de que los almacenes piden oportunamente la cantidad

Los objetivos generales de un departamento de compras son:

Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la

Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el

Desarrollar y administrar las compras.

Establecer proveedores bien evaluados.

Por lo que podemos decir que el organigrama es la representación gráfica y

Y al ser uno de los factores claves de la organización la estructura es un factor

● Lineal: se maneja de arriba hacia abajo.

● Funcional: Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de

cada área de manera en que esta se delega en otra persona determinada