CENTRO DE CAPACITACIÓN EN POLÍTICA Y GESTIÓN FISCAL

CAPGEFI

Fundamentos Del Sistema De

Compras y Contrataciones
Públicas
Unidad Temática II: Oficio de Comprar

2014

Material CursoBásico del Sistema de Compras y Contrataciones Públicas (E-Learning)

REVISADO POR LA DIVISIÓN CURRICULAR (CAPGEFI), AÑO 2013-2014

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ÍNDICE
METODOLOGÍA....................................................................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ......................................................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

EL OFICIO DE COMPRAR .............................................................................................................................. 4

2.1 ¿EN QUÉ CONSISTE EL OFICIO Y MISIÓN DEL COMPRADOR? .................................................................................... 4

2.2 ¿CUÁLES COMPETENCIAS DEBEN EVIDENCIARSE EN LA CONDUCTA DEL COMPRADOR?.................................................. 5

2.3 ¿EN QUÉ CONSISTE LA FUNCIÓN DE COMPRAR? ................................................................................................... 7

2.4 ¿CÓMO SE ADMINISTRA EL PROCESO DE COMPRAS? ........................................................................................... 10

2.5 ¿CÓMO SE RELACIONAN COMPRAS CON LAS DEMÁS ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN?................................................... 13

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................................................................. 15

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CONSIGNA
Apreciados participantes!

Ya que han aprendido todo lo concerniente al marco conceptual de Sistema

Nacional de Compras y Contrataciones y su integración con el Sistema Integrado
de Administración Financiera del Estado, pues es tiempo de iniciar la Unidad II en
la cual trataremos el Oficio de Comprar.

Para lograr que se produzca el aprendizaje llevaremos a cabo las siguientes

actividades:

 Leer y analizar el material de clases.

 Observar el video cargado.
 Participar como mínimo una (1) vez en el foro dedicado a esta unidad,
realizando aportes relevantes al tema tratado. Valor tres (3) puntos.
 Completar las actividades asignadas. Valor dos (2) puntos.

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METODOLOGÍA

Para culminar con éxito esta Unidad II utilizaremos las siguientes herramientas:

 Leer y analizar el material de clases.

 Observar y analizar los recursos audiovisuales.
 Participar en el foro.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Comprender el oficio y la misión del comprador.

 Conocer las competencias que debe poseer un buen comprador.
 Entender la función del comprador.
 Manejar el concepto de administrar un proceso de compras.

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EL OFICIO DE COMPRAR

2.1 ¿EN QUÉ CONSISTE EL OFICIO Y MISIÓN DEL COMPRADOR?

Al hacer un poco de historia, observamos que la función de compras ha ido

evolucionando lentamente. Al principio la actividad de comprar carecía de
profesionalismo, esto último entendido como una escasez de profesionales en el
área, especialmente capacitados para ejercer ese tipo de función.

El comprador era aquel empleado que conocía muy bien los materiales que se
utilizaban en la organización y se le consideraba más bien como un ejecutor, cuyo
papel consistía básicamente en encontrar, en el plazo más corto y al precio más
bajo, productos definidos previamente. De esto resulta una imagen de empleado
administrativo que no requería tener una alta calificación y con una capacitación
técnica era suficiente; lo que se agudizaba en las instituciones públicas donde el
sistema de compras no estaba muy desarrollado.

En éste sentido, la competencia básica que se les requería era la de tener la

capacidad de utilizar como estrategia el “regateo”, que consiste, básicamente en
asumir por parte del comprador una posición defensiva y pensar solo en ganar la
contienda, más que en buscar un acuerdo positivo para ambas partes.

En los últimos años se puede afirmar que ha habido una “profesionalización” de

estas áreas de compras, ya que comenzaron a interesarse en estas posiciones
profesionales de diferentes disciplinas; así hicieron su aparición ingenieros
industriales y mecánicos, licenciados en administración, en tecnología de los
alimentos, químicos, etc. Todos tuvieron la virtud de aportar los conocimientos de
cada rama de la ciencia a la actividad de comprar.

Realmente la actividad de comprar se ha transformado en una profesión con peso

propio que engloba a una serie de ciencias que van desde las matemáticas, la
sociología, la psicología, la tecnología de los alimentos y la química para
mencionar solo a algunas.

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La nueva misión es orientar la compra hacia la satisfacción de las necesidades de

los solicitantes. El área de compras es quizás, uno de los sectores más expuestos
de la organización, ya que concentra las presiones de la alta dirección en lo que a
precios de insumos y servicios se refiere, concentra además, las expectativas de
los usuarios para que sean satisfechas sus necesidades con la calidad que les
permita entregar los resultados esperados de sus respectivas áreas.

En síntesis puede considerarse la misión del comprador, como una profesión

dentro de la vida de toda organización industrial y comercial de un conglomerado
empresarial, así como en la propia administración pública, es el acto de obtener el
producto o servicio con la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto
y en el lugar correcto.

2.2 ¿CUÁLES COMPETENCIAS DEBEN EVIDENCIARSE EN LA CONDUCTA DEL

COMPRADOR?

Este cambio de paradigma que se viene produciendo en las áreas de compras,

demanda que el comprador deba esforzarse por desarrollar sus competencias, en
ámbitos tales como:

 El conocimiento de las previsiones y de los proyectos de su empresa u

organización;
 El inventario de los proyectos urgentes e importantes;
 La capacidad de entender la tecnología en el sentido de “hecho para”;
 La penetración en los mercados proveedores a escala internacional;
 El dominio de los criterios de selección de los proveedores;
 El diagnóstico permanente de los principales proveedores;
 El perfeccionamiento de la negociación con los vendedores;
 El planteamiento de comportamientos que favorezcan la cooperación entre
compras y las otras funciones de la organización.

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Para tener éxito en este nuevo contexto es necesario que el comprador actúe en
cuatro planos:

Técnico  Incitar a sus interlocutores internos y externos a concebir

los productos en términos de funcionalidad;
 Saber descubrir los buenos proveedores tanto a nivel
nacional como internacional, tomando en cuenta la
mundialización de las fuentes de suministros;
 Introducir en su organización los productos que mañana
puedan incitarla a innovar.
Comercial  Dar a conocer su propio poder de compra en el exterior de
su organización para estimular la competencia entre los
distintos proveedores;
 Negociar y luego cerrar con sus proveedores contratos
claros, completos y equilibrados.

Conocimiento  Conocer la gestión de producción practicada en su

del negocio u empresa y/o actividades a que se dedica;
organización  Actuar en consecuencia tomando en cuenta las
tendencias de su organización;
 Conocer las buenas prácticas de organizaciones similares
en situaciones similares.

Administrativo  Establecer una gestión de las órdenes de pedidos, de

entregas, de facturaciones, etc. compatible con el sistema
de gestión de su organización; no sólo para los
proveedores, sino también para los departamentos
internos;
 Establecer procedimientos de planificación y de control
(no simples listas de actividades) que permitan el
seguimiento de la consecución de los objetivos que se ha
fijado.
 Dar a proveedores los criterios de calidad para un
producto determinado, a fin de verificar que ninguna
condición sea omitida en la entrega del producto o
servicio.

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2.3 ¿EN QUÉ CONSISTE LA FUNCIÓN DE COMPRAR?

La función de comprar se refiere al conjunto de actividades esenciales

relacionadas con la adquisición de materiales, servicios y equipos, que se
requieren en las operaciones de una organización. Esta descripción nos conlleva
al proceso administrativo, en el que al departamento de compras le corresponde
un papel muy importante dentro de la administración de operaciones.

En la actualidad, las actividades de compras como tal, han evolucionado

considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros
conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que
comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y
almacenes.

Desde la perspectiva privada de la administración de empresas, se puede afirmar

que comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores,
adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados),
luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el
acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las
condiciones pactadas.

Donald W. Dobler y David N. Burt en su libro “Purchasing and Supply

Management”, mencionan cuatro estados de evolución del área:

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Estado 4
COMPRAS EN EL ADMINISTRACIÓN
TIEMPO
ESTRATÉGICA DEL
ABASTECIMIENTO

Estado 3  Educación formal

en el área de
PROACTIVO abastecimiento
 Desarrollo de
Estado 2  Educación estrategias de
Universitaria abastecimiento en
MECÁNICO  Actitud Proactiva línea con las
 Uso de estrategias de
Estado 1  Alguna formación Tecnologías de la negocios o de la
universitaria Información organización
REACTIVO  Procesamiento  Acuerdo con  Fuentes globales
por computadoras proveedores a de suministros.
 Educación Nivel  Regateo de largo plazo  Alianzas
secundario precios  Capacitación y estratégicas con
 Procesamiento en  Aparecen entrenamiento proveedores
papel acuerdos con  Soporte de otras  Mejora continua
 Función de proveedores áreas de la  Capacitación
empleado  Indicadores de organización. permanente
 Actitud reactiva gestión basados  Aparecen  Manejo de la
 Reportes muy en reducción de estrategias de cadena de valor.
básicos bajo nivel costos compra en
 Reportes commodities
centrados en
reducción de
costos
Fuente: Adaptado de The four stages of purchasing and suppy management development-
Purchasing and Supply Management – Donal W Dobler& David N Burt.

A partir de ésta visión del área que evoluciona hacia el concepto de supply chain
(cadena de abastecimiento) o hacia la administración total de la cadena de
abastecimiento, es muy claro que el rol ya deja de concentrarse en lo táctico para
hacer foco en los aspectos estratégicos de la gestión.

En nuestros días, la función de compras ha adquirido un lugar decisivo en el

sector privado, llegando en algunas organizaciones a reportar directamente a sus
propietarios para convertirse en un centro de beneficio para la empresa.

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En grandes compañías esta función está muy bien delimitada y comprende una
serie de actividades que no solo están asociadas con la adquisición de materiales
y servicios, sino también con el diseño y el uso de Indicadores Clave de
Desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) necesarios para el correcto ejercicio de
la actividad de compra. En éstas grandes compañías, es posible encontrar
también, una serie de disposiciones bajo la forma de políticas y procedimientos,
que por lo general conforman lo que se suele conocer como Manual de
Abastecimiento o Manual de Compras.

Asimismo en épocas más recientes, adquiere una gran relevancia la función de

compras en el sector de público, con el robustecimiento del sistema de compras y
contrataciones públicas; como instrumento para garantizar el ejercicio ético y
transparente en las funciones de los gobiernos.

Hoy día, encontramos como las diez principales tendencias para el ejercicio de la
función de compras:

1. Visualizar en su totalidad la cadena de suministro.

2. Identificar la cadena de costos.
3. Mantener relaciones comerciales a largo plazo con proveedores.
4. Establecer estrategias en participación con proveedores que permitan
optimizar costos de venta, el costo de comprar y el costo de tener e incluso
dejar de tener (desechos, ecología).
5. Fomentar la participación en equipos de trabajo con las áreas involucradas,
desde el inicio de los proyectos y durante, lo que permitirá disminuir
conflictos y ahorro en tiempos sin que cada parte pierda su responsabilidad.
6. Elaborar análisis de costo total de los productos a adquirir.
7. Utilizar herramientas electrónicas que permitan un mayor control y una
operación ágil.
8. Profesionalizar el área, capacitar a los recursos humanos.
9. Contemplar la posibilidad de tercerizar algunas operaciones como
distribución.
10. Certificar a los especialistas del área como profesionales en
abastecimientos.

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2.4 ¿CÓMO SE ADMINISTRA EL PROCESO DE COMPRAS?

Como se ha venido estudiando, el proceso de compras se entiende como la

secuencia de fases y actividades que transforman, por medio de los recursos
disponibles de la organización, una solicitud de un bien o servicio realizada por un
departamento en la provisión del bien o la prestación del servicio solicitado por
parte del proveedor.

Dentro de las características fundamentales de este proceso de gestión de

compras cabe destacar que:

1. Es un proceso universal, todas las entidades tanto públicas como privadas,

deben satisfacer sus necesidades internas de bienes y servicios.

2. Es un proceso complejo, en el que participan casi todos los servicios

verticales y transversales de la entidad. De ahí la necesidad de poner en
marcha mecanismos de organización, coordinación, análisis y simplificación
del proceso de compras.

3. Es un proceso dinámico, especialmente en el caso de las entidades

públicas que deben satisfacer nuevas demandas y expectativas sociales.
Para ello y cada vez en más casos, se acude a la contratación de bienes y
servicios en el mercado. El proceso de compras es un área dinámica
debido a que de su capacidad de adaptación depende el control del gasto
público, la calidad y los plazos de la prestación de los servicios, los
resultados de la organización y, en definitiva, la satisfacción de las
necesidades y las expectativas de los clientes de la Administración en cada
momento.

Sobre su gestión al igual que todo proceso administrativo, el proceso de compras

se estructura mediante la aplicación de las etapas de planeación, organización,
ejecución y control, por medio de los cuales se administra un gerente”.

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• Fijar metas que encaminen y dirijan a lograr los objetivos de un departamento de

compras y lógicamente de la organización misma.
• Ésta se concreta en un documento, el Plan Anual de Compras, que se integra a su vez
Planeación en el Presupuesto Anual de la organización y en el que, a partir de las tiradas previstas y
los correspondientes consumos, se fijan las fechas y cantidades de materiales a adquirir

• Es la etapa en que la unidad encargada del proceso determina la forma o modalidad en

que seran ejecutadas las compras incluidas en el plan anual de compras. En esta fase
factores de naturaleza financiera y logística pueden tener también una gran importancia
en la forma y tiempo en que se realice el pedido.
Organización

• Esta etapa viene determinada fundamentalmente, por la necesidad real de compra,

surgida del consumo de los materiales almacenados y de la obligatoriedad de su
reposición para mantener el ciclo de operaciones de la organización. En ella se verifican
todos los procedimientos definidos por la normativa y/o políticas de compras que hayan
Ejecución
sido predefinidas.

• Se verifica el cumplimiento de todas las fases del proceso y la calidad del producto
recibido una vez el proveedor ha servido la mercancía solicitada. Cuando se ha
completado el ciclo y corregido el dato de existencias en almacén, se actualiza la
planificación de compras, a la espera de que el consumo haga necesarios nuevos
Control pedidos.

La gestión eficaz de ese proceso de compras en el sector público, se traduce en la

capacidad de incorporar en cada fase un valor añadido como las mejores
condiciones de calidad y precio, rapidez, comodidad y simplicidad para todos los
participantes en el mismo, además por supuesto, del cumplimiento del
procedimiento legalmente establecido.

En términos operativos el proceso de compras se inicia mediante una solicitud de

un departamento o unidad interesada en la provisión de un bien o un servicio. Este
departamento es quién conoce las necesidades y/o las expectativas de los
ciudadanos o de la propia organización y quién debe satisfacerlas.

La solicitud es estudiada y canalizada por el departamento responsable de las

compras. Esta unidad es quién desarrolla una solución para satisfacer esa

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necesidad de un bien o un servicio, busca potenciales proveedores y contribuye a

la selección de la mejor oferta.

El proceso de compras concluye con la entrega del bien o el servicio por el

proveedor y la satisfacción de la necesidad del departamento que inició el
proceso. En lógica correspondencia, la Administración efectúa el pago del precio
convenido al proveedor.

Como proceso complejo en el proceso de compras siempre hay una pluralidad de

partes que intervienen:

1. El que necesita un bien o un servicio

2. El especialista en compras en la unidad que gestiona las compras a lo
interno de la organización.
3. El que controla económicamente el proceso.
4. El que controla jurídicamente el proceso. En el sector público intervienen el
área jurídica de la organización.
5. El que decide, (Comité de Compras y Contrataciones, si aplica).
6. El proveedor (Empresas).
7. Dependiendo del bien o servicio que se trate otras partes que intervienen
en el proceso: Tesorería, Conserjería, Imprenta, etc.
8. El que controla el cumplimiento de los procesos, u órgano rector del
sistema en el sector público.

De manera genérica y gráficamente se puede dibujar el proceso de compras con

el siguiente mapa:

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2.5 ¿CÓMO SE RELACIONAN COMPRAS CON LAS DEMÁS ÁREAS DE LA

ORGANIZACIÓN?

El enfoque que se le ha dado en estos tiempos a la misión de compras, implica

que el departamento responsable de las mismas organiza una comunicación más
amplia con otras funciones de la organización.

El área de compras se relaciona con todas las demás áreas de la organización al

momento de que les sea solicitada la adquisición de un bien o servicio, así como
también en la propia gestión del proceso para poder cumplir con su cometido.

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Área que solicita A través de las especificaciones técnicas de los productos en

el bien o servicio áreas de calidad, seguridad y ejecución. Compras toma en
cuenta el costo y el tiempo de llegada de los materiales.
Financiero Para hacer planificación estratégica que asegure a la
organización el flujo de efectivo necesario para la operación
continua en la compra de materiales, servicio y de capital real.

Operaciones Con la requisición de materiales, servicios o tecnologías al

departamento de compras, este a su vez introduce la orden de
compras a un sistema donde haya un programa de aplicación de
compras.

Jurídica Para verificar la validación y de los procedimientos utilizados.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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