PROTOCOLO DE MANEJO DE BIENES ARQUEOLÓGICOS

1. MARCO NORMATIVO

El Instituto Colombiano de Antropología e Historia – ICANH (adscrito al Ministerio de Cultura) es

un establecimiento público de orden nacional, máxima autoridad en la protección del Patrimonio
Arqueológico de la Nación: “es la única entidad facultada por las disposiciones legales para aplicar
el régimen de manejo del patrimonio arqueológico tanto en el nivel nacional, como en los diferentes
niveles territoriales” (Ley 397 de 1997, Ley 1185 de 2008, Decreto 1080 de 2015 y Decreto 138 de
2019).

En consonancia con lo establecido en el régimen legal de protección al patrimonio arqueológico

colombiano que define como objetivos de la política estatal en relación con el patrimonio cultural de
la Nación, la protección, la conservación, la sostenibilidad y la divulgación de dicho patrimonio, se
requieren lineamientos que definan las acciones que se implementen para el manejo de los bienes
arqueológicos procedentes de intervenciones arqueológicas autorizadas por el ICANH1, que permita
su resguardo en cuanto a conservación, documentación, investigación y acceso al público.

Para la elaboración de estos lineamientos sobre el manejo de bienes pertenecientes al patrimonio

arqueológico colombiano, se tuvieron en cuenta conceptos y actividades relacionadas con el manejo
de estos bienes: colección, conservación, registro y tenencia, entre otros.

2. DEFINICIONES

2.1. Colección de material arqueológico procedente de intervenciones arqueológicas

Son los objetos obtenidos mediante intervenciones arqueológicas autorizadas por el ICANH
(investigaciones, Programas de Arqueología Preventiva -PAP-, intervenciones en desarrollo de
proyectos o actividades que no requieren licencia ambiental) y pueden clasificarse en piezas definidas
como arqueológicamente completas (en las cuales se puede identificar su forma en un 70%) o en su
mayoría, en fragmentos de materiales elaborados en cerámica, restos óseos, restos vegetales, textil,
lítico, metalúrgico, entre otros. El propósito principal de estas colecciones de referencia es su uso por
parte de investigadores y académicos para fines científicos o comparativos.

2.2. Responsables del manejo de los bienes arqueológicos

El titular de Programas de Arqueología Preventiva registrados ante el ICANH, el titular del proyecto,
obra o actividad en la que se reporte un hallazgo fortuito, o el titular de una Autorización de
Intervención Arqueológica, deben contar con personal idóneo y suficiente para cumplir con las
actividades relacionadas con el manejo de la colección y con la responsabilidad que esto implica. Los
responsables deben conocer la colección, las leyes que protegen el patrimonio arqueológico nacional
y las normas éticas que rigen su conducta.

1
Artículo 2.6.4.2. Decreto 138 de 2019

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2.3. Conservación del material durante el desarrollo de la intervención arqueológica

Los responsables del material arqueológico deben implementar un plan de conservación preventiva2
que contemple el cuidado y conservación adecuada del material arqueológico y su documentación
para asegurar que este sea transmitido a las generaciones futuras en el mejor estado de conservación
posible, teniendo en cuenta los conocimientos y recursos actuales.

Durante el desarrollo de intervenciones arqueológicas es indispensable que los bienes arqueológicos

y los espacios que los resguardan cuenten con directrices generales3 para su mantenimiento que
pueden ser definidas o asesoradas por un conservador-restaurador.

3. REGISTRO Y TENENCIA DE MATERIAL ARQUEOLÓGICO4

Quién tenga material perteneciente al patrimonio arqueológico de la Nación está en la obligación de

realizar el trámite de registro y tenencia de los bienes muebles ante el ICANH.

El Instituto Colombiano de Antropología e Historia -ICANH- podrá autorizar a las personas y

entidades públicas o privadas para ejercer la tenencia de los bienes del patrimonio arqueológico,
siempre que éstas garanticen el cumplimiento de condiciones señaladas en Ley 397 de 1997,
modificada por la Ley 1185 de 2008 y el artículo 112 de la Ley 1801 de 2016 (proceso disponible en
la página web del Instituto, opciones Servicios al ciudadano, Trámites y servicios, Trámites
arqueológicos, Registro y tenencia de bienes muebles pertenecientes al patrimonio arqueológico de
la nación, Registro).

4. PROCEDIMIENTO PARA BIENES MUEBLES ARQUEOLÓGICOS PROCEDENTES

DE UN PROGRAMA DE ARQUEOLOGÍA PREVENTIVA

4.1 Ubicación de espacio idóneo para resguardar los bienes arqueológicos y entrega de los
mismos

Teniendo en cuenta que una de las obligaciones del titular del Programa de Arqueología Preventiva
es ubicar un espacio que cumpla con las condiciones físicas, ambientales, de seguridad, conservación
y divulgación para la disposición final de los bienes arqueológicos recuperados durante el desarrollo
del programa, debe iniciar las gestiones necesarias para ubicar el sitio definitivo de entrega de los

2
La conservación preventiva es “el conjunto de acciones y estrategias orientadas a controlar el medio en el que se encuentran
las colecciones, sin realizar una intervención directa sobre los materiales que conforman el objeto. Estas acciones se aplican
a la exhibición, reserva de obras, embalaje, transporte, manipulación y mantenimiento, tanto de la colección como de la
edificación que las contiene e involucran además al personal administrativo y a las personas que están en contacto permanente
con las piezas.” (Conservación Preventiva en un Museo – Nociones Básicas, Cartilla del Ministerio de Cultura, Museo Nacional
de Colombia y el Programa Red Nacional de Museos, 2011)
3
Revisar documento: Recomendaciones de Almacenamiento, Seguridad, Conservación y Acceso al Público, para el Manejo de
Bienes Muebles pertenecientes al Patrimonio Arqueológico Colombiano. Laboratorio de Arqueología – Grupo de Patrimonio.
2020
4
Base legal: Ley 163 de 1959, Artículo 12, 14 y 29, Constitución Política de Colombia, 1991, Artículo 63, 72, Ley General de
Cultura 397 de 1997. Artículo 6°, Ley 1185 de 2008, Artículo 3°, Decreto 1080 de 2015, Artículos 2.6.1.3, 2.6.2.2, 2.6.2.11,
2.6.2.14, 2.6.2.15, 2.6.2.16, 2.6.2.17, 2.6.2.22, 2.6.2.23, 2.6.2.24, 2.6.2.25, 2.6.2.26, Ley 1801 de 2016, Artículo 112, Decreto
138 de 2019, Título II

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materiales recuperados, y tramitar ante el ICANH el registro y tenencia de materiales arqueológicos
obtenidos durante el Programa de Arqueología Preventiva.

Esta gestión implica las siguientes actividades:

a) Durante el desarrollo de la fase de arqueología pública5 (o en fases previas, de ser posible),

el titular del Programa de Arqueología Preventiva debe iniciar la búsqueda de un sitio que
cumpla con las condiciones físicas, ambientales, de seguridad, conservación y de acceso al
público, en los casos en que así se requiera con fines de investigación o divulgación, para la
disposición final de los bienes arqueológicos recuperados durante el desarrollo del Programa
de Arqueología Preventiva: entes territoriales6, casas de la cultura, instituciones educativas,
museos, bibliotecas, etc., cercanos al área de desarrollo del proyecto, e iniciar las gestiones
necesarias para ubicar el espacio definitivo de entrega, ya que la colección, preferiblemente,
debe quedar en un mismo lugar.

Se sugiere consultar los siguientes enlaces y asesorarse con gestores culturales de la región:

- Institutos de investigación, centros especializados para análisis, entre otros.

- Espacios culturales del país (casas de cultura, centros culturales, museos, bibliotecas). Ver
listado del Ministerio de Cultura disponible en el enlace
https://www.mincultura.gov.co/espacioscultura/Pages/Home.aspx

- Entidades museales del país del Programa de Fortalecimiento a Museos. Ver directorio
disponible en el enlace: http://simco.museoscolombianos.gov.co/

- Establecimientos educativos. Ver información del Ministerio de Educación disponible en

el enlace: https://sineb.mineducacion.gov.co/bcol/app para colegios o
https://www.mineducacion.gov.co/portal/Ministerio/Directorio-Educativo/89243:Entes-
Universitarios-Autonomos para universidades.

b) Ponerse en contacto con las entidades seleccionadas

La gestión que se debe realizar ante las entidades seleccionadas en este primer momento
implica una presentación concreta de los hallazgos y su estado. Para dicho efecto se deberá
tomar registro de las reuniones que se lleven a cabo para socializar esa información con las
entidades contactadas

5
De acuerdo con los términos de referencia de la fase de arqueología pública, es indispensable la arqueología pública sea
concebida como un componente que permea la ejecución del Programa en su totalidad. En ese sentido, es necesario definir
las estrategias de divulgación desde la fase de aprobación del Plan de Manejo Arqueológico, lo cual permitirá el conocimiento
y uso de la información arqueológica que se va obteniendo durante la ejecución del Plan.
6
Los departamentos, distritos y municipios juegan un papel fundamental en la protección, valoración y divulgación el
patrimonio arqueológico presente en sus jurisdicciones. De acuerdo con el Artículo 2.6.1.9 del Decreto 138 de 2019, “Las
entidades territoriales están obligadas a adoptar las medidas necesarias para contribuir al manejo adecuado tendiente a la
Protección del patrimonio arqueológico situado en sus respectivas circunscripciones.”

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 Documentos de soporte: oficios o correos electrónicos de contacto, listados de asistencia y
registro visual.

c) Realizar la visita de acercamiento y verificación de las condiciones de almacenamiento físicas

(espacio), ambientales (iluminación, ventilación, humedad), de seguridad y de acceso al
público, que el sitio ofrece para ser tenedor del material.

Documentos de soporte: informe de visita al sitio que incluya fotografías, listado de asistencia
con firmas.

d) De las entidades visitadas seleccionar la que cumpla con las condiciones requeridas, y que
esté dispuesta a asumir los compromisos como tenedor de patrimonio arqueológico de la
Nación.

e) Elaborar una propuesta de entrega y enviarla a la entidad elegida.

f) Solicitar a la entidad la carta de aceptación de entrega del material.

Esta gestión estará sujeta a verificación de los documentos soporte por parte del ICANH (formato
anexo). Si pasados seis (6) meses desde la finalización de la fase de implementación del Plan de
Manejo Arqueológico en el/los polígono(s) específico(s) registrado(s) en el Programa de Arqueología
Preventiva, el titular no acredita que agotó las etapas anteriores, la gestión se prorrogará por seis (6)
meses más.

En cuanto se ubique el lugar idóneo que acepte resguardar los bienes arqueológicos, se deberá
entregar al ICANH una comunicación con la relación (incluyendo soportes) de las gestiones
adelantadas con el fin de que el Instituto verifique y apruebe la gestión realizada. Una vez el ICANH
apruebe el lugar donde se resguardarán los bienes arqueológicos, el titular responsable debe
encargarse de realizar los trámites de entrega, registro y tenencia de la totalidad de los materiales
arqueológicos obtenidos, teniendo en cuenta los siguientes pasos:

a) Diligenciar la ficha de registro de bienes muebles pertenecientes al patrimonio arqueológico

de la Nación ICANH7 del material arqueológico a entregar.

b) Entregar el material lavado, empacado, organizado, marcado o rotulado y encargarse del

embalaje y transporte del mismo, para la entrega.

c) Entregar las fichas de registro debidamente diligenciadas y fotografías (en digital) a la entidad
en donde quedarán los bienes.

d) Mediante comunicación informar al ICANH de la entrega del material, adjuntando copia de

las fichas de registro y fotografías (archivo digital), el acta de entrega y recibo del material
firmada por las dos partes, y la carta de aceptación por parte de la entidad.

7
Ficha única de registro ICANH: es el formato creado por el Instituto para ayudar en la organización y presentación de la
información requerida para el proceso de registro y tenencia de material arqueológico ante el ICANH. El instructivo y la ficha
están disponibles en la página web del Instituto, opciones Servicios al ciudadano, Trámites y servicios, Trámites
arqueológicos, Registro y tenencia de bienes muebles pertenecientes al patrimonio arqueológico de la nación, Registro).

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Cuando el Instituto recibe esta documentación y finaliza su revisión se expide el certificado de
registro y tenencia correspondiente.

De la finalización de este trámite depende el cierre del Programa de Arqueología Preventiva.

Por otra parte, considerando que el titular del Programa de Arqueología Preventiva puede solicitar el
registro y tenencia del material arqueológico procedente de su proyecto, el responsable del material
debe:

a) Diligenciar la ficha de registro de bienes muebles pertenecientes al patrimonio arqueológico

de la Nación ICANH del material arqueológico.

b) El responsable del material debe conservarlo lavado, empacado, organizado y marcado o

rotulado y encargarse del embalaje y transporte del mismo si es necesario.

c) Mediante comunicación solicitar al ICANH el registro y tenencia del material, adjuntando

copia de las fichas de registro y fotografías (archivo digital).

Cuando el Instituto recibe esta documentación y finaliza su revisión se expide el certificado de

registro y tenencia correspondiente.

De la finalización de este trámite depende el cierre del Programa de Arqueología Preventiva.

Es importante anotar que el ICANH realiza visitas de seguimiento a las entidades o personas naturales
a quienes el Instituto a otorgado el certificado de registro y tenencia, con el fin de verificar el estado
en el que se encuentra el material registrado y las condiciones de almacenamiento físicas, ambientales,
de seguridad y de acceso al público, que como tenedor de piezas arqueológicas se deben cumplir.

4.2 Si no se encuentra un espacio idóneo para entregar el material

Si pasados seis (6) meses desde la finalización de la fase de implementación del Plan de Manejo
Arqueológico en el/los polígono(s) específico(s) registrado(s) y si el titular agota las opciones y no
ubica un sitio apropiado para entregar el material arqueológico que cumpla con las condiciones
requeridas8 para la disposición final de las evidencias arqueológicas recuperadas, el titular debe:

a) Entregar al ICANH una comunicación con la relación (incluyendo soportes) de las gestiones
adelantadas con el fin de que el Instituto verifique las mismas y pueda evidenciar que se
agotaron todas las opciones. Adicionalmente se debe incluir información sobre el tamaño y
características generales de la colección que sería entregada al ICANH. En caso de plantear
el re-enterramiento de los materiales arqueológicos no diagnósticos, deberá presentar la
propuesta correspondiente, conforme lo previsto en el numeral 4.2.2 del presente documento.

8
Revisar documento: Recomendaciones de Almacenamiento, Seguridad, Conservación y Acceso al Público, para el Manejo de
Bienes Muebles pertenecientes al Patrimonio Arqueológico Colombiano. Laboratorio de Arqueología – Grupo de Patrimonio.
2020

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 b) Una vez verificada la información, el ICANH le comunicará al titular que puede recibir el
material arqueológico para que ingrese a la colección de referencia (o para definir el destino
final de estos bienes) o puede autorizar su re-enterramiento.

4.2.1 Entrega del material al ICANH

El ICANH eventualmente recibirá el material arqueológico siempre y cuando se coordine la entrega

con el Instituto, con el fin de definir la disponibilidad de espacios en el ICANH, de recursos (físicos
y presupuestales requeridos para la disposición de las colecciones) y de un cronograma eventual de
entrega.

Para la entrega, el titular del Programa de Arqueología Preventiva debe enviar una comunicación al
ICANH, informando su intención de entrega, y haciendo referencia a la respuesta emitida por el
Instituto, acompañada de lo siguiente:

a) Un documento con el nombre del proyecto de donde procede el material, una breve descripción
del material a entregar que incluya el estado de conservación del material (completo, roto,
fragmentado, intervenido) y el tamaño de la muestra especificando su volumen, para el caso de
los fragmentos de materiales arqueológicos.

b) Las fichas de registro ICANH diligenciadas en medio magnético con la información del material
a entregar y las fotografías correspondientes.

c) Datos del titular del Programa de Arqueología Preventiva (nombre, identificación, representante
legal, dirección de notificación, teléfono).

El ICANH verifica la información aportada9 y da respuesta en los términos previstos en la ley10. Una
vez verificada la información, se definirá lugar, fecha y hora de entrega, la cual se formaliza con un
acta de entrega y recibo emitida por el ICANH11.

La persona responsable de la entrega está en la obligación de entregar el material debidamente lavado,

empacado, organizado, marcado o rotulado y encargarse del embalaje y transporte del mismo. No es
responsabilidad del ICANH organizar, clasificar o lavar ningún elemento.

Del material obtenido durante el Programa de Arqueología Preventiva se recibe el material

diagnóstico del conjunto total del material excavado, el cual deberá ser seleccionado por el
arqueólogo líder del programa. Al respecto resulta necesario aclarar que se consideran materiales
diagnósticos aquellos elementos excepcionales o que por sus características, son representativos del
universo de la muestra. A manera de ejemplo, en los materiales cerámicos son diagnósticos los bordes,
fragmentos decorados, fragmentos de bases, fragmentos de tapas, asas, apliques, fragmentos con

9
Si la entrega no cumple con los términos y requisitos establecidos, será devuelta para su corrección al solicitante hasta que
cumpla con los requerimientos.
10
Ley 1755 de 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código
de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
11
Una vez se reciba la solicitud para la entrega de materiales arqueológicos, el ICANH puede sugerir su envío al ICANH en el
Museo Nacional, a los Parques Arqueológicos o a centros de investigación en arqueología, museos locales o Secretarias de
Cultura de los departamentos o municipios del país.

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presencia de carbón u hollín, etc. En los materiales líticos son diagnósticos los artefactos, núcleos,
lascas, etc.

Este material arqueológico se recibe y almacena de acuerdo a la clasificación establecida por el

arqueólogo líder del programa (el material entregado tendrá la codificación, información y marcas
asignadas por el arqueólogo líder). Los datos del material arqueológico recibido ingresan a la base de
datos de la colección de referencia arqueológica del ICANH y los materiales quedan a disposición de
investigadores y público en general que requieran su consulta, previa solicitud al ICANH12.

Es importante mencionar que el material entregado debe ser coherente con los datos consignados en
el informe entregado al ICANH, es decir, la clasificación, organización e información que tenga el
material debe ser la misma que presenta el informe, de tal modo que un investigador que lea el informe
y revise el material encuentre coherencia entre los dos.

La revisión de la colección será realizada por el funcionario responsable del ICANH, el día y la hora
en que se programó la cita de entrega. Si se detectara algún problema con el inventario o el empaque,
el responsable de la entrega deberá corregirlo lo más pronto posible. Si no se cumple con los requisitos
de entrega, el responsable de la entrega deberá llevarse el material para corregirlo. Si los problemas
pueden corregirse de forma rápida y el ICANH puede darle un espacio para hacerlo no es necesario
que el responsable de la entrega se los lleve de regreso.

De la finalización de este trámite depende el cierre del Programa de Arqueología Preventiva.

4.2.2 Re-enterramiento13:

El Instituto podrá aprobar el re-enterramiento de materiales arqueológicos no diagnósticos cuando se

verifique que se adelantaron las gestiones indicadas en el numeral 4.1. del presente documento, y
pueda evidenciar que se agotaron todas las opciones para la entrega de los materiales arqueológicos.

Ante esta situación, para que el ICANH pueda aprobar este procedimiento, el titular del programa
debe presentar una propuesta que justifique el re-enterramiento de material arqueológico hallado
durante el Programa de Arqueología Preventiva que incluya la siguiente información:

a) Inventario de los materiales arqueológicos que se van a re-enterrar (muestra sugerida a criterio
del arqueólogo líder del programa).

b) Datos de quien será el tenedor de los materiales arqueológicos (nombre, identificación,

representante legal, dirección de notificación, teléfono). El tenedor podrá ser el titular del
Programa de Arqueología Preventiva, el propietario del predio, los entes territoriales, entre otros).

12
El Instituto resguarda en sus instalaciones, una colección de referencia de material arqueológico proveniente de casi todos
los departamentos del país, organizado y almacenado, procedente de investigaciones académicas y de arqueología preventiva,
disponible para consulta y análisis de investigadores y público interesado en el desarrollo de estudios y en la gestión del
patrimonio. El proceso para consulta física de este material se encuentra en el
enlace http://www.icanh.gov.co/index.php?idcategoria=4548, “Base de datos Colección de Referencia - Laboratorio de
Arqueología”
13
Procedimiento mediante el cual los materiales arqueológicos recuperados son depositados nuevamente en el subsuelo

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c) Informe de avance con los resultados del análisis y clasificación realizada a los materiales
arqueológicos que se plantea re-enterrar.

Si la propuesta es aprobada por el ICANH, el titular debe cumplir el siguiente procedimiento:

a) El material a re-enterrar debe estar lavado, empacado con etiquetas que contengan la información
de su procedencia y almacenado de acuerdo con las normas mínimas de conservación14 teniendo
en cuenta los materiales constitutivos de la muestra.

b) Se debe fotografiar y documentar todo el proceso de re-enterramiento.

c) Se deben georreferenciar los sitios en donde serán re-enterrados los materiales y documentar la
información detallada de su ubicación (finca, vereda, municipio), garantizando que el sitio y el
material arqueológico sean de fácil acceso y que tenga condiciones de seguridad para evitar una
posible acción ilegal en el lugar.

d) Suscribir un acta de entrega y recibo firmada por el titular del Programa de Arqueología
Preventiva y el futuro tenedor.

e) Mediante comunicación solicitar al ICANH el registro y tenencia del material, adjuntando copia
de las fichas de registro y fotografías, y el acta de entrega (archivo digital).

Cuando el Instituto recibe esta documentación y finaliza su revisión, se expide el certificado de

registro y tenencia correspondiente.

De la finalización de este procedimiento depende el cierre del Programa de Arqueología Preventiva.

5. PROCEDIMIENTO PARA BIENES MUEBLES ARQUEOLÓGICOS PROCEDENTES

DE OTRO TIPO DE INTERVENCIONES AUTORIZADAS POR EL ICANH

5.1 Ubicación de espacio idóneo para resguardar los bienes arqueológicos y entrega de los
mismos

Teniendo en cuenta que una de las obligaciones del titular del proyecto, obra o actividad en la que se
reporte un hallazgo fortuito o del profesional autorizado por el ICANH para realizar intervenciones
sobre el patrimonio arqueológico, es ubicar un espacio que cumpla con las condiciones físicas,
ambientales, de seguridad, conservación y divulgación para la disposición final de los bienes
arqueológicos recuperados durante el desarrollo de las intervenciones arqueológicas, debe iniciar las
gestiones necesarias para ubicar el sitio definitivo de entrega de los materiales recuperados, y tramitar
ante el ICANH el registro y tenencia de materiales arqueológicos obtenidos.

14
Revisar documento: Recomendaciones de Almacenamiento, Seguridad, Conservación y Acceso al Público, para el Manejo
de Bienes Muebles pertenecientes al Patrimonio Arqueológico Colombiano. Laboratorio de Arqueología – Grupo de Patrimonio.
2020

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Esta gestión implica las siguientes actividades:

a) Durante la vigencia de la Autorización de Intervención Arqueológica o de las intervenciones

arqueológicas autorizadas por el ICANH, el titular del proyecto, obra o actividad en la que
se reporte un hallazgo fortuito o el titular de la Autorización de Intervención Arqueológica,
debe iniciar la búsqueda de un sitio que cumpla con las condiciones físicas, ambientales, de
seguridad, conservación y de acceso al público, en los casos en que así se requiera con fines
de investigación o divulgación, para la disposición final de los bienes arqueológicos
recuperados: entes territoriales, casas de la cultura, instituciones educativas, museos,
bibliotecas, etc., cercanos al área de estudio, e iniciar las gestiones necesarias para ubicar el
sitio definitivo de entrega, ya que la colección, preferiblemente, debe quedar en un mismo
lugar.

Se sugiere consultar los siguientes enlaces y asesorarse con gestores culturales de la región:

- Institutos de investigación, centros especializados para análisis, entre otros.

- Espacios culturales del país (casas de cultura, centros culturales, museos, bibliotecas). Ver
listado del Ministerio de Cultura disponible en el enlace
https://www.mincultura.gov.co/espacioscultura/Pages/Home.aspx

- Entidades museales del país del Programa de Fortalecimiento a Museos. Ver directorio
disponible en el enlace: http://simco.museoscolombianos.gov.co/

- Establecimientos educativos. Ver información del Ministerio de Educación disponible en

el enlace: https://sineb.mineducacion.gov.co/bcol/app para colegios o
https://www.mineducacion.gov.co/portal/Ministerio/Directorio-Educativo/89243:Entes-
Universitarios-Autonomos para universidades.

b) Ponerse en contacto con las entidades seleccionadas

La gestión que se debe realizar ante las entidades seleccionadas en este primer momento
implica una presentación concreta de los hallazgos y su estado. Para dicho efecto se deberá
tomar registro de las reuniones que se lleven a cabo para socializar esa información con las
entidades contactadas

Documentos de soporte: oficios o correos electrónicos de contacto, listados de asistencia y

registro visual.

c) Realizar la visita de acercamiento y verificación de las condiciones de almacenamiento físicas

(espacio), ambientales (iluminación, ventilación, humedad), de seguridad y de acceso al
público, que el sitio ofrece para ser tenedor del material.

Documentos de soporte: informe de visita al sitio que incluya fotografías, listado de asistencia
con firmas.

Calle 12 n.° 2-41 Bogotá D.C., Colombia. Conmutador: (57-1) 4440544 – Fax: 4440530
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 d) De las entidades visitadas seleccionar la que cumpla con las condiciones requeridas, y que
esté dispuesta a asumir los compromisos como tenedor de patrimonio arqueológico de la
Nación.

e) Elaborar una propuesta de entrega y enviarla a la entidad elegida.

f) Solicitar a la entidad la carta de aceptación de entrega del material.

Esta gestión estará sujeta a verificación de los documentos soporte por parte del ICANH (formato
anexo). Si pasados seis (6) meses desde la finalización de la vigencia de la Autorización de
Intervención Arqueológica o de las intervenciones arqueológicas autorizadas por el ICANH, el titular
del proyecto, obra o actividad en la que se reporte un hallazgo fortuito o el titular de la Autorización
de Intervención Arqueológica, no acredita que agotó las etapas anteriores, la gestión se prorrogará
por seis (6) meses más.

En cuanto se ubique el lugar idóneo que acepte resguardar los bienes arqueológicos, se deberá
entregar al ICANH una comunicación con la relación (incluyendo soportes) de las gestiones
adelantadas con el fin de que el Instituto verifique y apruebe la gestión realizada. Una vez el ICANH
apruebe el lugar donde se resguardarán los bienes arqueológicos, el titular responsable debe
encargarse de realizar los trámites de entrega, registro y tenencia de la totalidad de los materiales
arqueológicos obtenidos, teniendo en cuenta los siguientes pasos:

a) Diligenciar la ficha de registro de bienes muebles pertenecientes al patrimonio arqueológico

de la Nación ICANH del material arqueológico a entregar.

b) Entregar el material. El responsable debe entregarlo lavado, empacado, organizado, marcado

o rotulado y encargarse del embalaje y transporte del mismo, para la entrega.

c) Entregar las fichas de registro debidamente diligenciadas y fotografías (en digital) a la entidad
en donde quedarán los bienes.

d) Mediante comunicación informar al ICANH de la entrega del material, adjuntando copia de

las fichas de registro y fotografías (archivo digital), el acta de entrega y recibo del material
firmada por las dos partes, la carta de aceptación por parte de la entidad.

Cuando el Instituto recibe esta documentación y finaliza su revisión, se expide el certificado de

registro y tenencia correspondiente.

De la finalización de este trámite depende la aprobación del informe final de la Autorización de

Intervención Arqueológica o el cierre de la intervención arqueológica asociada a la atención de un
hallazgo fortuito.

Por otra parte, considerando que el titular del proyecto, obra o actividad en la que se reporte un
hallazgo fortuito o el titular de la Autorización de Intervención Arqueológica pueden solicitar el
registro y tenencia del material arqueológico procedente de su proyecto, el responsable del material
debe:

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 a) Diligenciar la ficha de registro de bienes muebles pertenecientes al patrimonio arqueológico
de la Nación ICANH, del material arqueológico.

b) El responsable del material debe conservarlo lavado, empacado, organizado y marcado o

rotulado y encargarse del embalaje y transporte del mismo si es necesario.

c) Mediante comunicación solicitar al ICANH el registro y tenencia del material, adjuntando

copia de las fichas de registro y fotografías (archivo digital).

Cuando el Instituto recibe esta documentación y finaliza su revisión, se expide el certificado de

registro y tenencia correspondiente.

De la finalización de este trámite depende la aprobación del informe final de la Autorización de

Intervención Arqueológica o el cierre de la intervención arqueológica asociada a la atención de un
hallazgo fortuito.

Es importante anotar que el ICANH realiza visitas de seguimiento a las entidades o personas naturales
a quienes el Instituto a otorgado el certificado de registro y tenencia, con el fin de verificar el estado
en el que se encuentra el material registrado y las condiciones de almacenamiento físicas, ambientales,
de seguridad y de acceso al público, que como tenedor de piezas arqueológicas se deben cumplir.

5.2 Si no se encuentra un espacio idóneo para entregar el material

Si pasados seis (6) meses desde la finalización de la vigencia de la Autorización de Intervención

Arqueológica o de las intervenciones arqueológicas autorizadas por el ICANH y si el titular del
proyecto, obra o actividad en la que se reporte un hallazgo fortuito o el titular de la Autorización de
Intervención Arqueológica, agota las opciones y no ubica un sitio apropiado para entregar el material
arqueológico que cumpla con las condiciones requeridas para la disposición final de las evidencias
arqueológicas recuperadas, el titular debe:

a) Entregar al ICANH una comunicación con la relación (incluyendo soportes) de las gestiones
adelantadas con el fin de que el Instituto verifique las mismas y pueda evidenciar que se
agotaron todas las opciones. Adicionalmente se debe incluir información sobre el tamaño y
características generales de la colección que sería entregada al ICANH. En caso de plantear
el re-enterramiento de los materiales arqueológicos no diagnósticos, deberá presentar la
propuesta correspondiente, conforme lo previsto en el numeral 5.2.2 del presente documento.

b) Una vez verificada la información, el ICANH le comunicará al titular que puede recibir el
material arqueológico para que ingrese a la colección de referencia (o para definir el destino
final de estos bienes) o puede autorizar su re-enterramiento.

5.2.1 Entrega del material al ICANH

El ICANH eventualmente recibirá el material arqueológico siempre y cuando se coordine la entrega

con el Instituto, con el fin de definir la disponibilidad de espacios en el ICANH, de recursos (físicos
y presupuestales requeridos para la disposición de las colecciones) y de un cronograma eventual de
entrega.

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Para la entrega, el titular titular del proyecto, obra o actividad en la que se reporte un hallazgo fortuito
o el titular de la Autorización de Intervención Arqueológica, debe enviar una comunicación al
ICANH, informando su intención de entrega, y haciendo referencia a la respuesta emitida por el
Instituto, acompañada de lo siguiente:

a) Un documento con el nombre del proyecto de donde procede el material, número de

Autorización de Intervención Arqueológica (si aplica), una breve descripción del material a
entregar que incluya el estado de conservación del material (completo, roto, fragmentado,
intervenido) y el tamaño de la muestra especificando su volumen, para el caso de los
fragmentos de materiales arqueológicos.

b) Las fichas de registro ICANH diligenciadas en medio magnético con la información del
material a entregar y las fotografías correspondientes.

c) Datos del titular del proyecto, obra o actividad, o de la Autorización de Intervención

Arqueológica (nombre, identificación, dirección de notificación, teléfono).

El ICANH verifica la información aportada y da respuesta en los términos previsto en la ley. Una vez
verificada la información, se definirá lugar, fecha y hora de entrega, la cual se formaliza con un acta
de entrega y recibo emitida por el ICANH.

La persona responsable de la entrega está en la obligación de entregar el material debidamente lavado,

empacado, organizado, marcado o rotulado y encargarse del embalaje y transporte del mismo. No es
responsabilidad del ICANH organizar, clasificar o lavar ningún elemento.

Del material obtenido durante las intervenciones arqueológicas se recibe el material diagnóstico del
conjunto total del material excavado, el cual deberá ser seleccionado por el profesional en arqueología
autorizado por el ICANH. Al respecto, se consideran materiales diagnósticos aquellos elementos
excepcionales o que por sus características, son representativos del universo de la muestra. A manera
de ejemplo, en los materiales cerámicos son diagnósticos los bordes, fragmentos decorados,
fragmentos de bases, fragmentos de tapas, asas, apliques, fragmentos con presencia de carbón u
hollín, etc. En los materiales líticos son diagnósticos los artefactos, núcleos, lascas, etc.

Este material arqueológico se recibe y almacena de acuerdo a la clasificación establecida por el

profesional en arqueología autorizado por el ICANH (el material entregado tendrá la codificación,
información y marcas asignadas por el arqueólogo autorizado). Los datos del material arqueológico
recibido ingresan a la base de datos de la colección de referencia arqueológica del ICANH y los
materiales quedan a disposición de investigadores y público en general que requieran su consulta,
previa solicitud al ICANH.

Es importante mencionar que el material entregado debe ser coherente con los datos consignados en
el informe entregado al ICANH, es decir, la clasificación, organización e información que tenga el
material debe ser la misma que presenta el informe, de tal modo que un investigador que lea el informe
y revise el material encuentre coherencia entre los dos.

La revisión de la colección será realizada por el funcionario responsable del ICANH, el día y la hora
en que se programó la cita de entrega. Si se detectara algún problema con el inventario o el empaque,

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el responsable de la entrega deberá corregirlo lo más pronto posible. Si no se cumple con los requisitos
de entrega, el responsable de la entrega deberá llevarse el material para corregirlo. Si los problemas
pueden corregirse de forma rápida y el ICANH puede darle un espacio para hacerlo no es necesario
que el responsable de la entrega se los lleve de regreso.

De la finalización de este trámite depende la aprobación del informe final de la Autorización de

Intervención Arqueológica o el cierre de la intervención arqueológica asociada a la atención de un
hallazgo fortuito.

5.2.2 Re-enterramiento:

El Instituto podrá aprobar el re-enterramiento de materiales arqueológicos no diagnósticos, cuando

se verifique que se adelantaron las gestiones indicadas en el numeral 5.1.1 del presente documento, y
pueda evidenciar que se agotaron todas las opciones para la entrega de los materiales arqueológicos.

Ante esta situación, para que el ICANH pueda aprobar este procedimiento, el titular del proyecto,
obra o actividad en la que se reporte un hallazgo fortuito o el titular de la Autorización de Intervención
Arqueológica, debe presentar una propuesta que justifique el re-enterramiento de material
arqueológico hallado durante las intervenciones arqueológicas que incluya la siguiente información:

a) Inventario de los materiales arqueológicos que se van a enterrar (muestra sugerida a criterio
del profesional en arqueología autorizado).

b) Datos de quien será el tenedor de los materiales arqueológicos (nombre, identificación,

representante legal, dirección de notificación, teléfono). El tenedor podrá ser el titular del
proyecto, obra o actividad, el propietario del predio, los entes territoriales).

c) Informe con los resultados del análisis y clasificación realizada a los materiales arqueológicos
que se plantea re-enterrar.

Si la propuesta es aprobada por el ICANH, el titular del proyecto, obra o actividad en la que se reporte
un hallazgo fortuito o el titular de la Autorización de Intervención Arqueológica, debe cumplir el
siguiente procedimiento:

a) El material a re-enterrar debe estar lavado, empacado con etiquetas que contengan la
información de su procedencia y almacenado de acuerdo con las normas mínimas de
conservación teniendo en cuenta los materiales constitutivos de la muestra.

b) Se debe fotografiar y documentar todo el proceso de re-enterramiento.

c) Se deben georreferenciar los sitios en donde serán re-enterrados los materiales y documentar
la información detallada de su ubicación (finca, vereda, municipio), garantizando que el sitio
y el material arqueológico sean de fácil acceso y que tenga condiciones de seguridad para
evitar una posible acción ilegal en el lugar.

d) Suscribir un acta de entrega y recibo firmada por el titular del proyecto, obra o actividad en
la que se reporte un hallazgo fortuito o el titular de la Autorización de Intervención
Arqueológica, y el futuro tenedor.

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 e) Mediante comunicación solicitar al ICANH el registro y tenencia del material, adjuntando
copia de las fichas de registro y fotografías, y el acta de entrega (archivo digital).

Cuando el Instituto recibe esta documentación y finaliza su revisión, se expide el certificado de

registro y tenencia correspondiente.

De la finalización de este trámite depende la aprobación del informe final de la Autorización de

Intervención Arqueológica o el cierre de la intervención arqueológica asociada a la atención de un
hallazgo fortuito.

6. ANEXO TÉCNICO

Anexo al presente protocolo se encuentra el documento “Recomendaciones de Almacenamiento,

Seguridad, Conservación y Acceso al Público, para el Manejo de Bienes Muebles pertenecientes al
Patrimonio Arqueológico Colombiano”, el cual es un insumo importante para guiar la búsqueda de
los espacios que cumpla con las condiciones físicas, ambientales, de seguridad, conservación y
divulgación para la disposición final de los bienes arqueológicos recuperados durante el desarrollo de
las intervenciones arqueológicas.

BIBLIOGRAFÍA

Montoya, A., 2002. Manual Básico de Conservación Preventiva, del Museo Nacional de Colombia
del Área de Conservación de Colecciones de Arte y Cultura. Bogotá

Museo Nacional de Colombia, 2015. Política de colecciones. Bogotá

Plazas García, María C., 2011. Conservación Preventiva en un Museo: Nociones Básicas. Museo
Nacional de Colombia, Bogotá. Cartilla del Ministerio de Cultura, Museo Nacional de Colombia y el
Programa Red Nacional de Museos

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