Excel
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Para iniciar Excel desplazamos el puntero y haremos clic sobre el botón que está localizado en la
parte inferior izquierda, se despliega el menú, después lo desplazamos hasta Todos los programas,
que nos muestra los programas instalados, seleccionamos Microsoft Office, después Microsoft
Office Excel 2007.
1. Botón de Office despliega un menú con opciones de: Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar
como, Imprimir, etc., refiriéndose a un libro, ya sea para crear uno nuevo, abrirlo o guardarlo.
3. Barras de título y cinta de opciones: La barra de título al igual que PowerPoint y Word, muestra
el nombre de nuestro libro, aquí aparece como Libro 1, así también podemos asignarle otro
nombre al momento de guardar, y la cinta de opciones es similar a los otros dos programas
mencionados pero con algunas pestañas y comandos diferentes acordes al programa y a la tarea
que se está requiriendo.
4. Hoja de cálculo: La hoja de cálculo como se ve en la ilustración anterior, es el área de trabajo
y es una hoja de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo.
5. Barras de desplazamiento: con esta opción podemos trasladarnos a lo largo y ancho de la hoja
de cálculo.
7. Columnas: igualmente se localizan dentro de la hoja de cálculo y están identificadas por letras
(A, B, C, etc.) encontraremos más de 16 000 columnas.
Damos clic en el botón de office de la esquina izquierda, trasladamos el cursor a la opción Guardar
como, a su vez abre una ventana con varias opciones a escoger para Guardar una copia del
documento
De esta manera se abre una ventana con la opción de Guardar como, con esta opción podemos
darle nuestro nombre al documento y su ubicación.
Guardar un documento ya creado: En la barra de herramientas de acceso rápido (al lado del botón
de office) encontramos el icono de un disquete que es la opción de Guardar.
Sería lo mismo, si damos clic al botón inicio de Office, se abre una ventana y daríamos clic en
Guardar.
Esta acción nos permitirá guardar el archivo después de haberlo modificado, así también podemos
evitar que se pierda información por un mal manejo en las opciones del programa o por fallos
eléctricos.
Celdas: Las celdas de la hoja de cálculo son el lugar donde se introduce la información, estos pueden
ser texto, números, fórmulas o alguna instrucción para realizar alguna operación o cálculo. Ejemplo:
Fórmulas (=8/3)
Para seleccionar una celda es necesario dar clic sobre ella, la celda seleccionada presentará un
contorno más grueso, ahora podemos comenzar a introducir información.
Cortar-pegar, Copiar-pegar: Son dos procedimientos que se realizan con los siguientes elementos
ilustrados, el procedimiento cortar-pegar traslada la información de la celda a otro lugar y el proceso
copiar-pegar; reproduce o duplica la información a otro lugar de la celda.
Formato de celdas: Cambia las características de la celda dando clic en la esquina derecha de la
siguiente figura ubicada en la cinta de opciones de Inicio, o también se puede desde este menú.
En estas opciones se pueden insertar celdas, filas columnas y hojas así como eliminar, también en
el formato de celdas, se muestran 4 opciones para mejorar las características de acuerdo a la
necesidad. Se selecciona las filas o columnas y se hace clic en estas tres opciones
Combinar y centrar celdas: esta opción se utiliza para convertir varias celdas en una, de esta forma
sea el titulo o cabecera de varias columnas. El proceso es seleccionar las celdas que queremos
abarcar para que se convierta en una sola incluyendo la que contiene la información.
Anteriormente hablamos que en Excel se utilizan palabras o textos, números y fórmulas en cada
celda, en esta ocasión veremos cómo se utilizan las celdas para agregar fórmulas, Excel identifica
una fórmula cuando empieza con el signo =, ahora veremos cómo se suma, divide, multiplica y resta;
ejemplo:
La fórmula es A3+A5/B7*B9-B11 (A3, A5, B7, B11 son las celdas correspondientes a la intersección
entre fila y columna)
Fórmulas con funciones: Ejemplo, cálculo del volumen de un cono. Se introducen los datos a las
celdas en C6 y C7 que corresponden al radio de la base y la altura, en la celda C9 se escribe la fórmula
del volumen del cono:
La fórmula con función realizada en la celda C9 quedaría como sigue: C6ˆ2*PI ()*C7/3
Volvemos a dar clic en la esquina derecha del cuadro (parte baja) y se abre la siguiente ventana:
Aquí podrás asignarle algunas características a tu trabajo, que se requerirá para ubicarla en la hoja
y posteriormente para la impresión.
Ahora veremos un ejemplo de cómo poder utilizar algunas funciones que Microsoft Office Excel
2007 nos mostró en este curso:
Es necesario recordar que primero abrimos Excel, le damos un nombre a nuestro archivo (guardar),
configuramos la página como lo mencionamos arriba, una vez que ya tenemos configurado nuestro
trabajo, nos colocamos en la primera celda (A1), dándole el título; podemos agregarle un subtítulo
en la segunda celda (A2):
Para escoger una tipografía, se requiere seleccionar las celdas donde se tienen los datos; dar clic en
la opción de Fuentes de la siguiente figura:
Es necesario centrar los títulos, para ello se requiere seleccionar una por una la celda, de manera
horizontal (seleccionar las celdas que se utilizarán para la tabla) y damos clic en la opción Combinar.
Ya que están centrados se procede a elaborar la tabla de datos, se capturan los datos de la segunda
columna (como ejemplo: Población por continente y el total), que nos servirán para aplicar la
fórmula para obtener la segunda columna que es el porcentaje de la población mundial, se aplica la
fórmula, por ejemplo en la segunda celda de la tercer columna es: B6*100%/B12:
Se captura la cuarta columna, y se aplica la formula que nos servirá para obtener la siguiente
columna (% población penetración)
Una vez obtenidos los datos de la quinta columna se procede a aplicar la fórmula, para obtener los
datos de la sexta columna como sigue:
Esta es la tabla completa, al final se le agrega los datos en la última columna (números sin fórmula)
Macros: Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con
una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas
celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en
formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola,
añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas
tareas.
Crear una macro automáticamente: la forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas
mediante el grabador de macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las
traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos
conocimientos de programación.
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y
dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar macro...
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.
Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las
macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.
Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar
macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco
en el nombre de la macro).
Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una
tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de
macros personal o en otro libro.
En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que
creamos conveniente.
Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos
fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos
la opción de detener la grabación.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no
seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda
posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de
celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener
de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en
.
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será
necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la
macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas
seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú
Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la
imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y
se ejecutará la macro.
Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación
de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro.
Estos dos últimos botones son para los que sapan programar.
Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado
(combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú)
y la descripción de la macro.