1

2
 CONTENIDO

ACRÓNIMOS .......................................................................5
INTRODUCCIÓN ................................................................. 6
MARCO JURÍDICO ................................................................ 7
CAPITULO 1 ....................................................................... 9
1.1 Objetivo ..................................................................................... 9
1.2 Alcance ...................................................................................... 9
1.3 Definición de Inventario............................................................... 9
1.4 El Control Interno en la Administración de Inventarios ................. 11
CAPITULO 2 .................................................................................12
2.1 Generales ................................................................................ 12
2.2. Responsabilidad sobre los Controles Internos para Inventarios .... 12
CAPITULO 3 .................................................................................14
3.1 Normas para las Etapas del Proceso de Inventario ....................... 14
3.1.1.A .- Normas Generales de Recepción de Inventarios..................... 14
3.1.1. B.- Normas Específicas de Recepción de Inventarios ................... 16
3.1.2.A .- Normas Generales de Administración y/o Gestión de
Inventarios ........................................................................................... 17
3.1.2.B.- Normas Específicas para la Administración y/o Gestión de
Inventarios. ......................................................................................... 19
3.1.3. A.- Normas Generales para el Despacho de Inventarios ............... 22
3.1.3. B.- Normas Específicas para el Despacho de Inventarios. ............ 23
4. Definiciones ............................................................................. 24

3
4
 ACRÓNIMOS

 CGR Contraloría General de la República.

 DGBN Dirección General de Bienes Generales.
 DIGECOG Dirección General de Contabilidad Gubernamental.
 DGCP Dirección General de Compras y Contrataciones Públicas.
 NICsp Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público
 POA Plan Operativo Anual
 PPE Propiedad Planta y Equipo
 UAI Unidad de Auditoría Interna.
 SIAFE Sistema Integrado de Administración Financiera del Estado.
 SINACI Sistema Nacional de Control Interno.
 NOBACI Normas Básicas de Control Interno.

5
 INTRODUCCIÓN
El control interno es un proceso ejecutado por la dirección superior y los servidores públicos de las
entidades bajo la Ley 10-07. En esta misma ley, en su artículo 7, numeral 2, se establece que las
entidades u organismos, así como los servidores públicos en todos los niveles de la organización
deben elaborar, en el marco de la ley 10-07, asi como por las normativas de control emitidas por la
Contraloría General de la República,sus normas secundarias, sistemas y procedimientos para el
establecimiento, operación y mantenimiento de su propio proceso de control interno de acuerdo
con la naturaleza de sus operaciones y objetivo.

Asimismo, en el Reglamento 491-07, Art.8, numeral 1, establece “La base técnica uniforme para el
ejercicio del control interno de las entidades y los organismos del ámbito de la Ley, a que se refiere
el primer objetivo del Sistema Nacional de Control Interno (SINACI), estará́ dada por las normas
básicas de primer y segundo grado, que definen el nivel mínimo de calidad del proceso de control
interno, las cuales son emitidas por la Contraloría General de la República, en el ejercicio de la
Rectoría del SINACI. Las normas básicas de primer grado son normas fundamentales del proceso
de control interno y las de segundo grado son normas básicas generales, que desarrollan los
elementos de las normas básicas fundamentales”; y en el numeral 3, “Con fines del cumplimiento
del tercer objetivo del SINACI, de asegurar la adecuada recaudación y el debido manejo, uso e
inversión de las rentas y recursos públicos, las entidades y los organismos bajo el ámbito de la Ley
se sujetan al cumplimiento de los principios, cuyos enunciados se formulan en el presente
reglamento y de la normatividad básica de primer y segundo grado del proceso de control interno,
emitida por la Contraloría”.

La Contraloría General de la República en el ejercicio de la Rectoría del Sistema Nacional de Control

Interno (SINACI) y en cumplimento de su mandato, desarrolla los principios anteriormente citados,
y por tanto emite la presente norma básica de segundo grado, asociadas a la NOBACI 3 -
Actividades de Control, específicamente para la gestión de Inventarios. Esta normas básica de
segundo grado, identificada como ADC–3-001, tiene como objetivo establecer los requisitos
mínimos que deben tener en cuenta las entidades, al momento de diseñar sus normas secundarias
(sistemas, políticas y procedimientos) relacionadas con la gestión de inventarios.

Esta norma, ADC-3-001, se fundamenta en el mandato de la Ley 10-07 y su Reglamento 491-07, así
como en las buenas prácticas nacionales e internacionales sobre la gestión de inventarios, y su
difusión, inducción, orientación y actualización queda a cargo de la Dirección de Desarrollo
Normativo de la CGR.
En tal sentido y en atención al proceso de modernización, desarrollo y fortalecimiento que debe
alcanzar el Estado Dominicano, esta Contraloría consciente que una administración pública
eficiente y eficaz, en cuanto a desempeño, debe dar respuestas oportunas a las demandas sociales
y requiere que las instituciones públicas adecuen y fortalezcan su marco normativo y procedimental
permitiendo sinergia con sus procesos misionales y de apoyo.

6
 MARCO JURÍDICO
Leyes, Decretos,
Fecha Descripción
Reglamentos y Normas
Constitución Dominicana 13 de junio de 2015. Constitución Política de la República
Dominicana.
Ley No. 10-07 08 de enero de 2007 Que instituye el Sistema Nacional de
Control Interno y de la Contraloría
General de la República.

Reglamento No. 491-07 30 de agosto de 2007 De aplicación de la Ley No. 10-07 Que
instituye el Sistema Nacional de
Control Interno y de la Contraloría
General de la República.

Ley No.126-01 27 julio 2001 Que crea la Dirección General de

Contabilidad Gubernamental.
Reglamento No. 526-09 21 de julio 2009 De aplicación de la Ley No. 126-01
Ley No. 340-06 Modificada 20 de julio 2006 Sobre Compras y Contrataciones de
por la Ley No. 449-06 Bienes, Servicios, Obras y
Concesiones con modificaciones de
Ley 449-06.
Reglamento No. 543-12 6 de Septiembre 2012 De aplicación de la Ley sobre
Compras y Contrataciones de
Bienes, Servicios, Obras y
Concesiones.
Ley 41-08 16 de enero 2008. Crea la Secretaria de Estado de
Administración Pública, hoy
Ministerio de Administración Pública
(MAP)
Normas de Contabilidad Octubre 2008. Normas Generales de Valuación y
aplicables al Sector Público. Presentación de la Información
(DIGECOG). Contable aplicables al Sector
Público.
Manual de Políticas Versión Año 2014. Normas sobre los Activos no
Contables Generales Financieros.
(DIGECOG).
Procedimiento para la Versión febrero 2012.
Administración y Control de
Inventario (DIGEGOG).
NICSP 12—Inventarios. Versión modificada 15 Norma Internacional de Contabilidad
enero 2011. del Sector Público (NICSP-12)
aplicada a los inventarios.

7
8
CAPITULO 1

1.1 Objetivo

La presente norma de segundo grado proporciona los elementos necesarios para que las entidades
del Sector Público diseñen e implementen sus respectivas normas secundarias, mediante la
identificación de los riesgos y controles internos claves a ser considerados, para una adecuada
administración de los inventarios.

1.2 Alcance

Esta norma de segundo grado es de aplicación y cumplimiento obligatorio para todas las entidades
que forman parte del ámbito previsto en el artículo 2 de la Ley 10-07, entiéndase:
a. El Gobierno Central.
b. Las Instituciones Descentralizadas y Autónomas.
c. Las Instituciones Públicas de la Seguridad Social.
d. Las Empresas Publicas con participación Estatal mayoritaria.
e. Los Ayuntamientos de los Municipios y del Distrito Nacional.

1.3 Definición de Inventario

Como parte integral de las normas secundarias de control interno es esencial que en todo el Sector
Público se apliquen las normas, guías e instrucciones emitidas por la DIGECOG1 para efectos de
asegurar una contabilidad adecuada, preparando registros adecuados que contribuyan a la emisión
de informes financieros confiables y oportunos.

Desde el punto de vista del control interno, los inventarios constituyen activos no financieros y de
acuerdo con su finalidad se pueden clasificar en:

a. Materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción;

b. Materiales o suministros para ser consumidos o distribuidos en la prestación de servicios.
c. Materiales o suministros para su venta o distribución en el curso ordinario de las operaciones.
d. Materiales en proceso de producción de cara a la venta o distribución.

Desde el punto de vista financiero, los inventarios representan una forma de inversión o costo
diferido (cuando se tienen para la venta) o gasto diferido (cuando se tienen para el consumo) que
tiene un reflejo en la contabilidad. La contabilidad de las entidades públicas debe revelar el importe
en pesos dominicanos que representan los inventarios a una fecha de corte determinada.

1
Manual de Políticas Contables Generales, Activos No-financieros, DIGECOG, 2014

9
Asimismo, según el Manual de Políticas Contables Generales de DIGECOG, el cual está ajustado a
las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) adoptadas por la
DIGECOG2 , el inventario comprende:

a. Los bienes comprados y mantenidos para revender, incluyendo, por ejemplo, las mercancías
adquiridas por una entidad y almacenadas para tales fines, o los terrenos y otros activos inmuebles
mantenidos para la venta;
b. Los bienes producidos terminados, o el trabajo en curso producido por la entidad;
c. Los materiales y suministros en espera de ser utilizados en el proceso productivo y los bienes
comprados o producidos por la entidad para ser distribuidos a terceros, sin contraprestación o por
una contraprestación insignificante, como ser, por ejemplo, los libros de texto producidos por una
autoridad sanitaria para donarlos a las escuelas;
d. La prestación de servicios, por los que aún no se ha reconocido el ingreso por la prestación;
e. Las obras en curso, destinadas a la venta o a la transferencia sin contraprestación a favor de
terceros, incluyendo los materiales para cursos de formación o prácticas y los servicios a clientes;
f. Alimentos y productos agrícolas destinados a la venta o consumo en la etapa posterior al punto de
la cosecha y recolección; e
g. Inventarios en general que, en el sector público, pueden incluir:
1. Municiones;
2. Materiales consumibles;
3. Materiales de mantenimiento;
4. Piezas de repuesto bienes o artículos que no se tratan como Propiedades, Planta y
Equipo (PPE);
5. Suministros del servicio postal almacenados para la venta (por ejemplo, sellos o
estampillas).

Que no constituyen inventarios:

a. Obras en curso provenientes de contratos de construcción (NICSP 11, “Contratos de

Construcción”), incluyendo los contratos de servicio directamente relacionados con ellas;
b. Instrumentos financieros (ver NICSP 28, “Instrumentos Financieros: Presentación” y NICSP 29,
“Instrumentos Financieros: Reconocimiento y Medición”);
c. Activos biológicos relacionados con la actividad de la agricultura y la producción agrícola en el
punto de cosecha o recolección (ver NICSP 27, “Agricultura”); y
d. Trabajos en curso de servicios que van a ser prestados recibiendo a cambio, directamente de los
receptores de los mismos, una contraprestación nula o simbólica.

2
Artículo 13 del Decreto No. 526-09 que reglamenta la Ley 126-01 Creación de la DIGECOG

10
 1.4 El Control Interno en la Administración de Inventarios

La administración o gestión de los inventarios debe realizarse mediante procesos que deben
incorporar adecuados controles internos, los cuales deben contribuir a que:

a. Los recursos invertidos en inventarios estén dirigidos a atender planes de adquisiciones

autorizados y articulados con los POA de las áreas que requieren inventarios.
b. Los inventarios estén disponibles en tiempo y forma para atender los requerimientos planificados
c. Los inventarios se gestionan conforme al marco legal aplicable, incluyendo el registro y valuación
de conformidad con las normas contables emitidas por DIGECOG y la Dirección General de Bienes
Nacionales (DGBN) del Ministerio de Hacienda, en lo que sea aplicable.
d. Los inventarios registrados en la contabilidad y los libros auxiliares sean coincidentes con las
existencias físicas o están debidamente justificadas y conciliadas las diferencias.
e. Los inventarios están protegidos contra pérdidas por sustracción (robo o hurto), obsolescencia o
daño por mantener excesos almacenados.
f. Los Inventarios se gestionan en forma eficiente, eficaz y económica.

11
CAPITULO 2

2.1 Generales

Las normas de control interno de segundo grado, deben ser la base para que las entidades, como
parte de la NOBACI 3 “Actividades de Control”, diseñen o adapten a la medida de sus operaciones
las normas secundarias de control interno, las cuales deben estar acorde a los lineamientos
establecidos por la Ley 10-07 y su reglamento de aplicación, con las NOBACI de primer grado, con
las NOBACI de segundo grado, con las resoluciones, guías, y demás lineamientos emitidas por la
CGR.

El titular y los servidores públicos en los diferentes niveles de la entidad, como responsables del
establecimiento y debido funcionamiento del control interno en la misma, deben atender las
siguientes normas generales relacionadas para inventarios:

ADC-3-001.1 Los recursos invertidos en inventarios están dirigidos a atender planes de

adquisiciones autorizados y articulados con los Planes Operativos Anuales y en este sentido los
inventarios de bienes deben:

a. Estar disponibles en tiempo y forma para atender los requerimientos planificados.

b. Estar identificados con descripciones, códigos y clasificados conforme a las normativas
vigentes para tales los fines.
c. Ser administrados, preferiblemente con medios electrónicos, para generar información
oportuna, confiable para la toma de decisiones y con la debida transparencia. Los sistemas
de información de inventarios deben permitir la comunicación con los demás sistemas y
subsistemas que conforman el SIAFE u otros, para responder a las demandas de información
institucional exigida por órganos rectores.
d. Estar registrados y valorados de conformidad con las normas contables emitidas por
DIGECOG y la DGBN, en lo que sea aplicable.
e. Mantener los registros contables conciliados con las existencias físicas, y sus diferencias
debidamente analizadas y justificadas.
f. Estar protegidos contra pérdidas por sustracción (robo o hurto).

2.2. Responsabilidad sobre los Controles Internos para Inventarios

El titular y los servidores públicos de cada entidad en los diferentes niveles, como responsables del
establecimiento y debido funcionamiento del control interno en la misma, deben atender las
siguientes normas relacionadas con los controles internos para inventarios:

ADC-3-001.2 Delegar en una unidad especializada, según el estudio de necesidades y

particularidades de cada entidad, la responsabilidad de administrar y/o gestionar los diferentes
inventarios físicos existentes, bajo la coordinación de la Dirección Financiera o equivalente.

12
ADC-3-001.3 Diseñar e implementar las políticas y procedimientos, que soporten la gestión de los
inventarios, como normas secundarias de control interno alineadas con las NOBACI de primero y
con las presentes normas de segundo grado, así como con cualquiera otra disposición que la CGR
emita en la materia.

ADC-3-001.4 Mantener las normas secundarias de control interno (políticas y/o procedimientos de
gestión de inventario), actualizadas, aprobadas y socializadas, consistente con la normativa
emitida por esta CGR, así como por los órganos rectores de las finanzas públicas, tales como
DIGECOG, DGBN y DGCP, entre otros.

ADC-3-001.5 Hacer buen uso de los inventarios, evitando pérdidas, obsolescencia o daño durante
su custodia.

ADC-3-001.6 Emitir reportes de inventarios, con detalle de las existencias y su valoración, con la
frecuencia mínima establecida por la DIGECOG y por la DGBN. Previo a la emisión de estos reportes
debe realizarse una conciliación entre existencias físicas, registros de auxiliares y de mayores en la
contabilidad general. Cualquier diferencia debe ser subsanada previamente.

13
CAPITULO 3

3.1 Normas para las Etapas del Proceso de Inventario

El titular y los servidores públicos de cada entidad en sus diferentes niveles, como responsables del
establecimiento y debido funcionamiento del control interno en la misma, deben atender las
siguientes normas relacionadas con las diferentes etapas en la gestión de los inventarios:
ADC-3-001.7 Velar que en la gestión de inventarios se identifiquen, documenten e implementen
con claridad las diferentes etapas del proceso de inventarios, con sus responsables y sus respectivas
actividades de control para poder brindar el debido aseguramiento. En este sentido, el proceso de
gestión de inventarios comprende:
A. Recepción de inventarios,
B. Administración o gestión de inventarios,
C. Despacho de inventarios,

3.1.1.A .- Normas Generales de Recepción de Inventarios

El titular y los servidores públicos de cada entidad en los diferentes niveles de responsabilidad,
como responsables del establecimiento y debido funcionamiento del control interno en la misma,
deben atender las siguientes normas generales relacionadas con la recepción de inventarios:

ADC-3-001.8 Elaborar, implementar, socializar y mantener las normas secundarias de control

interno (políticas y/o procedimientos) relativas a la recepción de inventarios actualizadas y
consistentes con la normativa emitida por la CGR, así como por DIGECOG, la DGBN y la DGCP,
entre otros.

ADC-3-001.9 Velar por el registro oportuno de los bienes recibidos, verificando la coincidencia en
precio, calidad, cantidad, especificaciones y demás condiciones negociadas y/o establecidas en las
órdenes de compras y/o contratos entre las partes.

ADC-3-001.10 Velar por el adecuado resguardo de los bienes recibidos al momento de su

recepción, garantizando las condiciones operativas y de uso de los mismos previo envío al
resguardo y custodia en el área de almacén.
ADC-3-001.11 De acuerdo con la naturaleza de cada entidad, deben velar que sus procesos estén
sustentados en controles que atiendan los riesgos más comunes que se presentan en la recepción
de inventario.

A continuación, se detalla una lista no limitativa de los riesgos más comunes con la etapa de
recepción de inventarios que deberán ser atendidos mediante el diseño e implementación de
actividades de control, son ellos:

14
 RIESGOS INHERENTES A LA RECEPCIÓN DE INVENTARIOS.
1. Recepción con cantidades diferentes a las solicitadas en la orden de compras y/o
contrato suscritos entre las partes.
2. Valoración incorrecta de los inventarios por errores en su recepción.
3. Compras innecesarias por inexactitud vinculada a una mala recepción que pueda
modificar las existencias en los inventarios.
4. Recepción de bienes con especificaciones técnicas o estándares de calidad diferentes a
los solicitados.
5. Recepción de bienes con condiciones económicas diferentes a la negociadas entre las
partes.
6. Recepción de bienes en condiciones diferentes a las negociadas entre las partes.
7. Recepción de bienes no solicitados.
8. Registros erróneos e incompatibles con el tipo y/o material recibido.
9. Pérdida, robo o hurto por accesos no autorizados en el área de recepción y/o custodia de
inventarios.
10. Merma o pérdida de bienes por condiciones inadecuadas para el resguardo de los
mismos.
11. Inadecuada segregación de funciones en el proceso de recepción de bienes y servicios.

15
 3.1.1. B.- Normas Específicas de Recepción de Inventarios

El titular y los servidores públicos de cada entidad en sus diferentes niveles, como responsables del
establecimiento y debido funcionamiento del control interno en la misma, deben atender las
siguientes normas específicas relacionadas con la recepción de inventarios:

ADC-3-001.12 Desarrollar y socializar políticas para limitar el acceso al área de recepción de la

entidad.

ADC-3-001.13 Todos los bienes adquiridos por la entidad, antes del registro de ingreso y custodia
en almacén, deben ser chequeados(verificados) físicamente a través del responsable de la
recepción.

ADC-3-001.14 Habilitar un espacio físico apto para realizar la recepción de bienes, previo a su
entrada en almacén.

ADC-3-001.15 Es responsabilidad del encargado de recepción, verificar que la calidad, cantidad y

características de los bienes recibidos se correspondan con los requerimientos y especificaciones
técnicas solicitadas. Para tales fines debe realizarse la comparación de información contenida en
los documentos involucrados, entiéndase, orden de compra y nota de entrega, conduce o factura
del proveedor.

ADC-3-001.16 La recepción de bienes, con especificaciones técnicas especiales o específicas, debe

realizarse en compañía de un técnico o persona especializada, independiente del personal de la
unidad de compras y del personal a cargo del almacén.

ADC-3-001.17 Elaborar un reporte oficial con los registros de recepción de los bienes, el cual debe
ser cronológico, renumerado y consecutivo, con la firma y sello de la (s) persona (s) responsable (s)
de la recepción. Este reporte debe contener información sobre la fecha de las recepciones,
descripción de los artículos recibidos, cantidad, orden de compra, entre otras informaciones.

ADC-3-001.18 El encargado de recepción debe dar entrada a los bienes adquiridos total o
parcialmente, según las especificaciones de entrega, y generar reporte de recepción de bienes
soportado con la orden de compra (emitida por el portal transaccional de compras públicas), nota
de entrega, conduce o factura del proveedor.

ADC-3-001.19 El área responsable de recepción debe elaborar informes sobre las devoluciones de
bienes recibidos y las causas que la motivan, remitiendo los mismos al área financiera para proceder
a la gestión administrativa de lugar; entre las causas se pueden indicar: defectos de fabricación,
incumplimiento de especificaciones técnicas, bienes obsoletos o vencidos, entre otras.
ADC-3-001.20 Los diferentes informes o reportes de recepción deben estar firmados por la
persona responsable de recepción, y remitidos al área de almacén.

ADC-3-001.21 Los bienes que ingresen por donaciones deben ser recibidos por el responsable de
recepción, cotejando los mismos versus los documentos remitidos por la entidad donante con el
respectivo detalle. De igual forma deberá realizar reporte de recepción de bienes.

16
3.1.2.A .- Normas Generales de Administración y/o Gestión de Inventarios

El titular y los servidores públicos de cada entidad en sus diferentes niveles, como responsables del
establecimiento y debido funcionamiento del control interno en la misma, deben atender las
siguientes normas específicas relacionadas con la administración y/o gestión de los inventarios:

ADC-3-001.22 Elaborar, implementar, socializar y mantener las normas secundarias de control

interno (políticas y/o procedimientos) relativas a la administración y/o gestión de inventarios
actualizadas y consistentes con la normativa emitida por la CGR, así como por DIGECOG, la DGBN
y la DGCP, entre otros.

ADC-3-001.23 Velar por el adecuado resguardo de los bienes y materiales adquiridos para la
operación de la entidad, garantizando las condiciones físicas necesarias para el cuidado y la
seguridad de los mismos.

ADC-3-001.24 Velar por el manejo adecuado de los bienes recibidos, garantizando la correcta
ubicación, disponibilidad, rotación y oportunidad en el despacho de los mismos para su uso por las
unidades solicitantes.

ADC-3-001.25. * (Vease norma 3-001-24)

ADC-3-001.26 De acuerdo con la naturaleza de cada entidad, deben velar porque sus procesos
estén sustentados en controles que atiendan los riesgos más comunes que se presentan en esta
etapa de la administración y/o gestión de inventarios.
A continuación, se detalla una lista no limitativa de los riesgos más comunes en la etapa de
administración y/o gestión de inventarios que deberán ser atendidos mediante el diseño e
implementación de actividades de control, son ellos:

RIESGOS INHERENTES A LA ADMINISTRACION O GESTION DE LOS

INVENTARIOS.
1. Realización de actividades no autorizadas para la administración y/o gestión, y control
de inventarios.
2. Inadecuada segregación de funciones en el proceso de administración y/o gestión de los
inventarios.
3. Valoración incorrecta de los inventarios por errores en la asignación de costos y valuación
de inventarios, así como por la falta de registro de entradas y/o salidas de bienes.
4. Pérdida patrimonial por espacios o estructuras inadecuados para el almacenamiento de
los bienes en custodia.
5. Pérdida patrimonial por inadecuadas técnicas de organización, clasificación y
codificación de los bienes en custodia.
6. Deficiencias en los servicios prestados por no contar con existencia necesaria por la
ausencia de políticas para el stock mínimo y los puntos de reposición (punto de pedido).
7. Pérdidas patrimoniales por indebidos niveles de existencias (sobre stocks).
8. Pérdida patrimonial por robo, hurto o extravío de bienes en custodia en almacén.

(*) Eliminada ADC-3-001.25 Velar por la adecuada ubicación de los bienes recibidos, garantizando el despacho oportuno de los
mismos, así como de su adecuada rotación

17
9. Registros y manejo de inventarios incorrectos por no contar con personal técnicamente
entrenado para tales fines.
10. Falta de Información actualizada, confiable y oportuna para la toma de decisiones, por
falta de registros y/o registros inadecuados.
11. Alto costo de almacenamiento por niveles de inventarios de bienes ociosos.
12. Alteración de los registros automatizados de las existencias por debilidades en los niveles
de seguridad de accesos a los sistemas basados en tecnología.
13. Ajustes de inventario sin autorización y/o sin justificación autorizada.
14. Salidas de inventario no autorizados y sin documentos soportes.
15. Sobrantes y faltantes originados por errores u omisiones en los registros.
16. Modificaciones de cantidades del inventario por personal no autorizado.
17. Devoluciones de inventarios no registradas.
18. Diferencias entre existencia física de bienes, los auxiliares contables y los registros
mayores de la contabilidad general en el rubro de inventarios.

18
 3.1.2.B.- Normas Específicas para la Administración y/o Gestión de
Inventarios.
El titular y los servidores públicos de cada entidad en los diferentes niveles, como responsables del
establecimiento y debido funcionamiento del control interno en la misma, deben atender las
siguientes normas específicas relacionadas con la administración y/o gestión de inventarios:

ADC-3-001.27 Desarrollar y difundir las políticas y procedimientos de control interno (normas

secundarias) relacionados con la administración y/o gestión de inventarios, de conformidad con las
normas de primer y segundo grado emitidas por la Contraloría General de la República en esta
materia.
ADC-3-001.28 Establecer, dentro de las políticas, las relacionadas con el acceso restringido al área
de custodia y almacenamiento de bienes, registrando las entradas y salidas de personas que
accedan a estas. Asimismo, deben tomar las debidas precauciones relativas al cumplimiento las
normas de seguridad industrial y ambiental básicas, y de acuerdo con la naturaleza de los bienes
bajo custodia.
ADC-3-001.29 (*)

ADC-3-001.30 Velar que la operación relativa a la custodia y almacenamiento de los bienes se

realice bajo una adecuada relación costo – beneficio, a fin de minimizar costos de almacenaje, de
deterioro, de obsolescencia y de pérdida, garantizando los niveles de reorden adecuados, entre
otros aspectos.
ADC-3-001.31 Mantener la adecuada segregación entre el personal que realiza las siguientes
funciones: recepción física de bienes, registro de los bienes entrantes en los sistemas de control de
existencias, despacho físico de bienes y registro de salidas de bienes en los sistemas de control de
existencias.
ADC-3-001.32 Contemplar el uso de sistemas basados en tecnología para la administración y/o
gestión de inventarios, considerando las etapas y variables más importantes de este proceso:
recepción, registro, cantidades, precio (costos), localización, despacho (salidas), reportes, entre
otras.
ADC-3-001.33 Los sistemas basados en tecnología deben contar con un protocolo de seguridad de
acceso, con perfiles definidos asignados por tipos de transacciones relacionadas a su vez con las
funciones y responsabilidades de cada cargo.
ADC-3-001.34 Manejar un solo sistema institucional de inventarios para el control de los
movimientos de entradas y salidas de bienes, independientemente que por propósitos operativos
exista más de un almacén físico.
ADC-3-001.35 Los movimientos de inventarios, sus registros contables y valoración se realizarán
conforme a las políticas y directrices que emanen de la DIGECOG.
ADC-3-001.36 Garantizar que los espacios físicos destinados para el almacenamiento de bienes
estén ubicados adecuadamente, en función de las unidades operativas a ser asistidas.

(*) Eliminada ADC-3-001.29 Velar que la operación relativa a la custodia y almacenamiento de los bienes se realice bajo una adecuada
relación costo – beneficio, a fin de minimizar costos de almacenaje, de deterioro, de obsolescencia y de pérdida, garantizando los niveles
de reorden adecuados, entre otros aspectos.

19
ADC-3-001.37 Garantizar la utilización del catálogo actualizado de bienes emitido por la DGCP para
la nomenclatura y codificación de los bienes adquiridos y a ser custodiados.
ADC-3-001.38 Establecer, cuando la naturaleza de la actividad de la entidad lo amerite, niveles de
máximos y mínimos en los stocks de bienes almacenados, con el objetivo de satisfacer la demanda
interna de los mismos. De igual forma debe establecerse un punto de pedido o reorden para
determinados bienes, cuya inexistencia pudiera afectar la continuidad operativa de los servicios
prestados por la entidad.
ADC-3-001.39 Realizar por lo menos dos tomas físicas de inventarios por cada período fiscal,
cotejando el 100% de las existencias físicas con los registros auxiliares, y a su vez con los registros
de mayor en la contabilidad general.
ADC-3-001.40 Diseñar las políticas y procedimientos para la realización de las tomas físicas de
inventarios y para las conciliaciones de los mismos por parte del personal de la entidad.
ADC-3-001.41 Programar y realizar tomas físicas aleatorias de inventarios, conciliando los
resultados de las existencias de los bienes (ítems) seleccionados versus los registros auxiliares, y a
su vez versus los registros mayores de la contabilidad.
ADC-3-001.42 Cualquier diferencia detectada entre las cantidades físicas de bienes almacenadas
con las cantidades registradas en los sistemas manuales o basados en tecnología, debe ser
analizada, documentada y justificada por los responsables de la custodia de los mismos, con la
debida notificación y participación del área financiera.
ADC-3-001.43 Cualquier ajuste necesario a las existencias debe soportarse con un informe
elaborado y firmado conjuntamente por el responsable de almacén y por el responsable del área
financiera. Este ajuste contable a las existencias debe realizarse bajo las políticas y/o lineamientos
emitidos por la DIGECOG.
ADC-3-001.44 Al momento de verificar las existencias de los inventarios (Inspeccion física) deben
considerar adicionalmente, sin que los mismos sean limitativos, los siguientes criterios:
a. Adecuada ubicación en función de la rotación de los bienes.
b. Estado de conservación o condiciones para su uso.
c. Condiciones de seguridad y medioambientales.
d. Conocimiento técnico de los empleados responsables del resguardo y custodia de los
bienes.
e. Identificación y etiquetado de los bienes.
f. Condiciones de riesgos.

ADC-3-001.45 Es deber del área de almacén verificar que los bienes recibidos en calidad de
devolución, por parte de las áreas operativas de la entidad, se encuentran en las mismas
condiciones con las que fueron entregados y en condiciones de no haber sido utilizadas.
ADC-3-001.46 Las causas de las pérdidas y deterioros de bienes almacenados deben ser
identificadas y analizadas, para buscar y aplicar medidas correctivas de carácter permanente. Los
resultados del análisis y la cuantificación de las pérdidas deben ser remitidas al área financiera para

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los ajustes contables pertinentes aplicando las normativas emitidas para estos fines por la DGBN,
la DIGECOG y la CGR.
ADC-3-001.47 Deben establecerse mecanismos de revisión periódica de bienes en existencia,
automatizados o manuales, que permita identificar oportunamente la obsolescencia de los
mismos, con la finalidad de aprovecharlos por las diferentes unidades de la entidad o aplicar
mecanismos especiales alternos que eviten su pérdida.
ADC-3-001.48 El área de almacén debe solicitar al área de compras la reposición de aquellos bienes
con puntos de pedido establecidos, cuando las existencias así lo justifiquen. Este proceso de
compra debe cumplir con todos los pasos establecidos por la Ley de Compras y Contrataciones
Públicas y los procedimientos internos establecidos para estos fines.
ADC-3-001.49 Los almacenes deben registrar en los sistemas de inventarios, manuales o basados
en tecnología, los bienes que ingresen por donaciones, valorándolos por el monto especificado en
la donación, si está disponible, o por su valor de mercado, según lo defina la DIGECOG.

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 3.1.3. A.- Normas Generales para el Despacho de Inventarios

El titular y los servidores públicos de cada entidad en sus diferentes niveles, como responsables del
establecimiento y debido funcionamiento del control interno en la misma, deben atender las
siguientes normas específicas relacionadas con el despacho de los inventarios:

ADC-3-001.50 Elaborar, implementar, socializar y mantener las normas secundarias de control

interno (políticas y/o procedimientos) relativas al despacho de inventarios actualizadas y
consistentes con la normativa emitida por la CGR, así como por DIGECOG, la DGBN y la DGCP,
entre otros.

ADC-3-001.51 Velar por el oportuno despacho de los bienes y materiales adquiridos para la
operación de la entidad, garantizando la continuidad del servicio prestado por la entidad.
ADC-3-001.52 De acuerdo con la naturaleza de cada entidad, deben velar porque sus procesos
estén sustentados en controles que atiendan los riesgos más comunes que se presentan en el
despacho de inventarios.
A continuación, se detalla una lista no limitativa de los riesgos más comunes en la etapa de
despachos de inventarios que deberán ser atendidos mediante el diseño e implementación de
actividades de control, son ellos:

RIESGOS INHERENTES AL DESPACHO DE INVENTARIOS.

1. Realización de actividades no autorizadas para el despacho de inventarios.
2. Inadecuada segregación de funciones en el proceso de despacho de inventarios.
3. Valoración incorrecta de los inventarios por errores y falta de registros de las salidas de
inventario.
4. Pérdida patrimonial por salidas indebidas de inventarios.
5. Registros y manejo de inventarios incorrectos por no contar con personal técnicamente
entrenado para tales fines.
6. Falta de Información actualizada, confiable y oportuna para la toma de decisiones, por
falta de registros oportunos y/o registros inadecuados.
7. Ajustes de inventario sin autorización y/o sin justificación autorizada.
8. Salidas de inventario no autorizados y sin documentos soportes.
9. Sobrantes y faltantes originados por errores u omisiones en los registros.
10. Modificaciones de cantidades del inventario por personal no autorizado.
11. Diferencias entre existencia física de bienes, los auxiliares contables y los registros
mayores de la contabilidad general en el rubro de inventarios.

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 3.1.3. B.- Normas Específicas para el Despacho de Inventarios.

El titular y los servidores públicos de cada entidad en los diferentes niveles, como responsables del
establecimiento y debido funcionamiento del control interno en la misma, deben atender las
siguientes normas específicas relacionadas con el despacho de inventarios:

ADC-3-001.53 Todas las salidas de almacén deben ser solicitadas por personas autorizadas para
ello, y las solicitudes deben estar debidamente documentadas y firmadas por las mismas.
ADC-3-001.54 Todas las salidas de bienes deben estar autorizadas por el responsable de la custodia
de bienes (almacén), y las mismas deben quedar documentadas y procesadas en los sistemas de
control de inventarios manuales o basados en tecnología.
ADC-3-001.55 Elaborar un reporte oficial con una frecuencia mínima mensual, con los registros de
las salidas de los bienes, el cual debe ser cronológico, renumerado y consecutivo, con la firma y sello
de la (s) persona (s) responsable (s) de almacén. Este reporte debe contener información sobre la
fecha, número e identificación de las solicitudes de bienes, fecha de las salidas, descripción y
cantidad de los artículos despachados, entre otras informaciones.
ADC-3-001.56 Los diferentes informes o reportes de salidas de bienes deben estar firmados por
el responsable de almacén y remitidos al área de finanzas.

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 4. Definiciones

Para facilitar el manejo, comprensión, socialización y contenido de esta norma, se incluye en orden
alfabético, los términos más comunes en la administración y/o gestión de los inventarios, a
continuación:

 Administración y/o gestión del inventario: Es la acción de facilitar la disponibilidad de bienes

al momento de requerir su uso o venta, basada en métodos y técnicas que permiten conocer
las necesidades de reabastecimiento óptimos.

 Almacén: Es la infraestructura, espacio o lugar cuyo objetivo es el resguardo, custodia, control

de los bienes de consumo de una entidad.

 Bienes: Las posesiones materiales de cualquier índole (edificios, terrenos, vehículos,

maquinaria, mobiliario, materiales, etc.) incluyendo las materias primas, los productos, los
equipos, otros objetos en estado sólido, líquido o gaseoso, así como los servicios accesorios al
suministro de esos bienes, siempre que el valor de los servicios no exceda el de los propios
bienes.
 Clasificación del Inventario: es la acción de agrupar un material de acuerdo con su dimensión,
forma, peso, tipo, características y utilización.
 Compras: Es la acción de obtener o adquirir, a cambio de un precio determinado, o una
permuta un bien o servicio.

 Conciliación de Inventarios: es el acto de verificar, que el inventario físico que se tiene en

existencia propiedad de la entidad corresponda con los registros que se encuentran
relacionados en el sistema o módulo de inventarios.

 Codificación: es resultado de la clasificación realizada a los artículos y consiste en representar

cada uno de ellos mediante un código contentivo de las informaciones necesarias y suficientes
los que pueden representarse de forma numérica, alfabética o alfanumérica.

 Control de Inventario Es una herramienta de gestión fundamental para la administración

pública que permite a las instituciones conocer las cantidades existentes de productos
disponibles, así como de las condiciones de almacenamiento, reorden, vencimiento y otras
aplicables.

 Costo de los inventarios: Son todos importes asociados a su adquisición y transformación, así
como otros importes en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales.

 Existencia máxima (stock máximo): Se refiere a la mayor cantidad de existencias que se

pueden mantener en el almacén en función de los costos que deben soportarse y a la
oportunidad de reorden.

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 Existencia mínima (stock mínimo): Es la cantidad menor que debemos tener durante el plazo
de aprovisionamiento, es decir durante el tiempo que transcurre desde el momento que
hacemos un pedido hasta el momento en que el proveedor nos indica que éste será entregado.

 Inventario: Es una relación detallada, ordenada y valorada de los bienes que componen el
patrimonio de una entidad en un momento determinado.
En términos financieros los inventarios representan una forma de inversión o costo diferido
(cuando se tienen para la venta) o gasto diferido (si se tienen para el consumo) que tiene un
reflejo en la contabilidad. Los mismos se presentan: (a) en forma de materiales o suministros
para ser consumidos en el proceso de producción; (b) en forma de materiales o suministros para
ser consumidos o distribuidos en la prestación de servicios. (c) conservados para su venta, o
distribución en el curso ordinario de las operaciones; o (d) en proceso de producción de cara a
la venta o distribución.

 Movimientos de inventarios: Son los resultantes de las operaciones de entradas y salidas de

compras y ventas. A estas también se les asocian las transacciones que se efectúan por retiro
operativo, devoluciones a proveedores, transferencias internas o de un almacén a otro, ajustes
por pérdidas, robos o hurto, merma u obsolescencia, entre otros.
 Organización del inventario: consiste en establecer la forma en que deben ubicarse los
materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

 Recepción de Inventario: Es el conjunto de acciones encaminadas a conseguir que

las mercancías al ser recibidas estén integras y coincidan en precio, calidad, cantidad y
presentación conforme a los pedidos realizados.

 Riesgo: Es la posibilidad, contingencia o eventualidad de que se produzca un daño para las

personas, unidades o entidades.

 Robo o hurto: Se designa con este término a aquel delito que se ejecuta contra el patrimonio
de un ente público, organismo, empresa, etc.

 Sistema de Control de Inventario: Es un conjunto de normas, métodos y procedimientos

aplicados de manera sistemática para planificar y controlar los materiales y productos que se
utilizan en una organización.
 Solicitud de compras y/o servicios: Es la solicitud por escrito emitida internamente al
departamento de compras, que da inicio al proceso formal para la adquisición de un bien o
servicio.

 Toma física de Inventario: Es el proceso ordenado de verificación física de los bienes, materia
prima o productos terminados a una fecha determinada con el fin de asegurar su existencia
real.

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