FORMULARIOS:

En el medio gráfico de impresión de formularios, existe terminología técnica que normalmente el

iniciado en administración e incluso el administrador desconoce y que más bien es dominado por las
imprentas o industrias gráficas.

Este trabajo busca dar ciertos tips importantes a tomarse en cuenta al momento de diseñar un
formulario y de requerir su impresión a una industria gráfica o imprenta. De esto depende no sólo
que el formulario sea funcional sino también ahorro en los costos de producción y ahorro de tiempo
hora hombre por mejora en el proceso donde se aplique el formulario.

Finalmente una empresa puede también diseñar sus propios formularios, ya sea para su uso interno o
para elaborar los bosquejos a entregar a la imprenta. Estos diseños pueden realizarse en utilitarios
que normalmente están a su disposición: PowerPoint, Excel e inclusive el mismo Word, dependiendo
de cuanta complejidad requiera el mismo. Recomiendo el uso de Powerpoint para formularios que se
requiere su llenado de forma manuscrita, mientras que excel o word para aquellos que su llenado es a
través del computador.

PARTES DE UN FORMULARIO:
A continuación se describirán los conceptos básicos que deben conocer y aplicar en el diseño y
manejo de formularios.

Formulario: Se denomina formulario a todo diseño “final” elaborado con las características del
solicitante y que permita:
- La consignación de información
- Identificación del nombre o logotipo de la empresa.
Otros nombres para formulario serían: formas o pre-impresos, Los formularios pueden enviarse a
confeccionar a una imprenta o industria gráfica o sencillamente pueden ser diseñados por la empresa
y generarse a manera de fotocopias o vía impresora.

Arte: Se denomina Arte al dibujo que la industria gráfica entrega al solicitante y que permitirá la
confección del formulario. Normalmente el solicitante realiza un dibujo (bosquejo) a mano alzada de
lo que desea y, es la imprenta o industria gráfica que se encarga de realizar el diseño final de acuerdo
a las medidas estándar y las posiciones requeridas.

Tamaño Estándar: Es la medida (dimensión) que tendrá el formulario. Las medidas deben ser las
estándar utilizadas en su localidad. El diseñador debe conocer de estas medidas para efecto de ahorro
de costos. Se podrán utilizar otros tamaños diferentes a los estándares pero el impacto en los costos
debe ser cuantificado. Los tamaños pueden darse en pulgadas o su equiparación en centímetros, pero
las más utilizadas son pulgadas. Normalmente las imprentas menos especializadas o pequeñas
manejan medidas en centímetros.

Así mismo el diseñador debe tener en cuenta que el costo del formulario impacta más por su largo
que por su ancho, esto quiere decir, que si usted diseña un formulario con más dimensión a lo largo,
seguramente su costo será alto. Es preferible de ser posible, que su diseño crezca a lo ancho.

Anchos Estándar en pulgadas: 5 ½, 6 3/8, 7 1/8, 7 3/8, 8 ½, 9 ½, 9 7/8, 10 5/8, 13 7/8, 14 7/8
Largos Estándar en pulgadas: 3 2/3, 4 ¼, 5 ½, 7 1/8, 7 1/3, 8, 8 ½, 11
Cantidad: Son las unidades requeridas del formulario. Dependiendo de cómo se realice el pedido, se
pueden obtener ahorro en los costos de acuerdo a la cantidad por tamaño. Por ejemplo: Si usted ha
diseñado un formulario de 6 3/8 x 3 2/3 pulgadas, en hojas continuas y requiere que el mismo sea
impreso en una cantidad de 30.000 formularios, el costo de cotizarlo de esta manera será más alto
que si lo cotiza como 6 3/8 x 11 pulgadas y en la cantidad de 10.000. Sencillamente porque en una
sola lámina tendrá 3 formularios (6 3/8 x 11) mientras que en la otra tendrá solo uno (6 3/8 x 3 2/3).

Partes: Se denomina “Partes” al número de veces que se imprimirá el diseño por unidad. Esto es si
un formulario se enviará a confección en 1 original y 2 copias; el número de partes será igual a 3. De
igual forma si usted quiere 2 originales y 3 copias, el número de partes será 5.

Original y Copias: Los formularios podrán efectuarse de acuerdo al requerimiento del solicitante,
solo en original o con copias. El original normalmente es realizado en un tipo de papel de mejor
calidad y resistencia que el de las copias. Para ahorrar costos usted podrá utilizar diferente tipo de
calidad de papel en las copias así como bajo gramaje.

Gramaje: Se denomina gramaje o gramos al espesor del formulario. Así como existen tamaños
estándar, existen también gramajes estándares, por eje: El papel bond puede ser de 56, 75, 90 o 120
gramos. El papel químico puede ser de: 54, 55, 56, 60, u 80 gramos; mientras que Papel copia puede
es de 56 gramos aunque también existe de 36 a 45 gramos. Cabe indicar que pueden existir otros
gramajes dependiendo del país o localidad en que usted se encuentre.

Tráfico: Se denomina tráfico a la leyenda que se desea ubicar en el pie del formulario. Normalmente
se utiliza el tráfico para colocar leyendas tales como “Original” “Copia 1” o “Administración
Tributaria” “Departamento de Contabilidad”. Cabe indicar que este debe ser utilizado solo en casos
en que sea indispensable, ya que el requerirlo en la confección afecta en los costos.

Huecos de arrastre: Se denomina huecos de arrastre a los orificios circulares que tienen los
formularios continuos a ser utilizados en impresoras matriciales. Al momento de diseñar un
formulario, se debe considerar dentro del tamaño del formulario, el espacio para estas perforaciones.

Troquel: Se denomina troquel a la perforación en línea recta que permite desprender parte del
formulario. Utilizado mucho en chequeras, recibos, etc.

Papel Químico: Se denomina papel químico al papel especial que permite que la información
consignada en el original, se transcriba en la copia sin necesidad de utilizar el papel carbón. Este
papel es de uso delicado ya que contiene químicos especiales que reaccionan a la presión, por lo
tanto su manipulación en bodega debe ser cuidadosa para que este papel no reaccione antes de ser
utilizado. En caso de producirse esto, se imposibilitará que lo escrito en el original se transcriba en la
copia.

Papel de seguridad: Se denomina papel de seguridad a aquel que tiene insertados métodos que
impiden su re-utilización o clonación. El papel de seguridad es muy utilizado en la confección de los
cheques, los cuales requieren de ciertas características especiales para evitar la falsificación o
clonación de cheques. Estas seguridades varían de costo dependiendo de la cantidad de estas que se
desee utilizar. Tenemos así que el papel de seguridad puede ser papel marca de agua o papel witcel.
Adicionalmente se añaden otras seguridades al papel como son las fibrillas fluorescentes, tintas
invisibles y diseños especiales.

Crimping: Sistema que permite unir las partes (originales y copias) para que al momento de ser
utilizadas, estas no se separen con facilidad. Este sistema consiste en unas perforaciones lineales a
los costados del formulario o donde lo requiera el solicitante.
Líneas o Puntos de goma: las líneas o puntos de goma permiten unir las partes (originales y copias).
Este sistema es más consistente que el crimping y es bastante utilizado en las papeletas de retiros o
depósitos en los Bancos. Dependiendo de la consistencia que se le desee proporcionar al formulario
en cuanto a su unión, se podrá utilizar una línea de goma o simplemente puntos de goma. Es
importante que tenga en cuenta que en caso de requerir este sistema y este sea colocado en exceso, el
formulario quedará excesivamente pegado o en su defecto al momento de ser utilizado en una
impresora, podrá dar problemas por bolsitas de aire que puedan quedar al colectar las partes.
Consulte con la industria gráfica antes de requerir este sistema, así mismo requiera en el pedido, que
la goma sea exclusivamente en pequeñas cantidades si así lo necesita.

Tintas: Se denomina tintas a la cantidad de colores a utilizarse en la confección del formulario.

Dependiendo de la cantidad de tintas utilizadas, el costo del formulario se verá afectado. Al
momento de especificar el número de tintas, deberá colocar en números la cantidad de colores, esto
es si usted desea hacer un formulario en color azul en su totalidad, deberá especificar tintas: 1 (una).
Cabe indicar que en caso de usarse tramas en el mismo color, esto NO se debe considerar como una
tinta más ya que las tramas pertenecen al mismo color.

Tintas especiales: Existen tintas como la “desensibilizaste”, “carbónica”, fluorescente, entre otras,
las cuales permiten dar ciertas características especiales al formulario. Por ejemplo la tinta
desensibilizaste se utiliza para que el papel químico no reaccione en determinados puntos. La tinta
carbónica en cambio permite que lo escrito en determinado lugar del formulario, se transcriba en la
copia. Finalmente la tinta fluorescente es muy utilizada en los formularios que se requieren alta
seguridad como son los cheques.

Tramas: Se denomina tramas a las degradaciones del color. Si usted escogió el color azul para una
impresión y desea hacer sombras en tonos celestes, usted deberá indicarle a la industria gráfica el
porcentaje a usar del color azul. Normalmente las tramas se manejan entre el 10 y 15% del 100% del
color requerido.

Pantone: Es una cartilla de colores estándar que manejan todas las industrias gráficas. El pantone
clasifica los colores en números. Los colores que tengan junto a la numeración la letra “U” son los
colores a utilizarse sobre papel. Por su parte los que tengan junto a la numeración la letra “C” son los
colores a utilizarse sobre cartulina o materiales similares.
FORMULARIOS DE AREA DE RECURSOS HUMANOS

ROL DE PAGOS

NOMBRE DE LA EMPRESA/LOGOTIPO
ROL DE PAGOS
NOMBRE CARGO

DEPARTAMENTO FORMA PAGO FECHA PAGO

Sueldo Mensual No. dias Horas Extras:

INGRESOS DESCUENTOS

DECLARO QUE LOS VALORES AQUI INDICADOS SON LOS RECIBIDOS

RECIBI CONFORME

DOCUMENTO DE IDENTIFICACION No.:

 FORMULARIOS DE AREA DE RECURSOS HUMANOS

SOLICITUD DE EMPLEO Y DATOS DEL PERSONAL

NOMBRE DE LA EMPRESA/LOGOTIPO Empleo
SOLICITUD Datos del personal
DATOS PERSONALES
Nombre
Apellido Paterno Apellido Materno

Dirección domiciliaria (Nombre de ciudadela/barrio, Manzana/Calle/solar, número, Calles Teléfono (s)

Teléfono de Emergencia y a quién pertenece

Lugar y Fecha de nacimiento

Ciudad Provincia Paìs Año Mes Día

Docto. de Identidad Licencia de Manejo No. Certificado Militar Seguro Social No. Estado Civil
No. No.

DATOS DEL CONYUGE/ESPOSO-A/:

Nombres y Apellidos
Trabaja? NO SI : Institución Cargo _

NUMERO DE CARGAS:
Apellidos Nombres Fecha/Nacim Lugar/Nacim Relación/Parentezco Educación

DATOS DEL PADRE

Nombre s y Apellidos

Trabaja? NO SI : Institución Cargo

DATOS DE LA MADRE

Nombre s y Apellidos

Trabaja? NO SI : Institución Cargo

ESTUDIOS
AÑOS CURSADOS INSTITUCION
PRIMARIOS

SECUNDARIOS

TITULO
SUPERIOR
 4.1 SOLICITUD DE ANTICIPO/PRESTAMOS
LUGAR Y FECHA Por:
DEPARTAMENTO Area:
NOMBRE Y APELLIDOS CANTIDAD

MOTIVO DE LA SOLICITUD:

ANTICIPO A DESCONTAR EN LA: 1º 2º Quincena de de

FIRMA DEL SOLICITANTE

Docto. De Identidad No. ..........................................

PARA USO EXCLUSIVO DE RECURSOS HUMANOS

OTROS ANTICIPOS O PRESTAMOS: ESPECIFIQUE.............................................…..........

FECHA DE CONCESION....................................... MONTO:.................................. PLAZO..........................

Cuota mensual:................................ Nº de Cuotas pendientes AL .............. DE............................... DE ........: .............

Información adicional:

OTROS ANTICIPOS O PRESTAMOS: ESPECIFIQUE..........................................................

FECHA DE CONCESION....................................... MONTO:.................................. PLAZO..........................

Cuota mensual:................................ Nº de Cuotas pendientes AL .............. DE............................... DE .........: .............

Información adicional:

OTROS: ESPECIFIQUE..........................................................

FECHA DE CONCESION....................................... MONTO:.................................. PLAZO..........................

Cuota mensual:................................ Nº de Cuotas pendientes AL .............. DE............................... DE .........: .............

Información adicional:

ANTICIPOS

FECHA DE CONCESION........................................... MONTO:...................................... A PAGAR EL...................................

Observaciones:
MONTO SOLICITADO

SALARIO MES

% PRESTADO

RECURSOS HUMANOS AUTORIZADO APROBADO POR Fecha:

POR

Firma y Sello Firma y

Firma y Sello Sello

NOMBRE DE LA EMPRESA/LOGOTIPO

FORMULARIOS DE AREA ADMINISTRATIVA-

 FINANCIERA
ORDEN DE SERVICIOS Y/O COMPRAS

NOMBRE DE LA EMPRESA/LOGOTIPO
DIRECCION DE LA EMPRESA Y TELEFONOS

ORDEN DE SERVICIOS Y/O COMPRAS

Proveedor: País Ciudad:

Teléfono: No. Fax: Contacto:

Persona Solicitante: Localidad:

Teléfono:

Lugar y Fecha Ref. Cotización

No.
PRECIO
CANTIDAD UNITARI VALOR
DESCRIPCION DEL SERVICIO/ARTICULO
O

SUB-TOTAL
Son
IVA %

TOTAL

SOLICITADO APROBADO POR GERENCIA ADMINISTRATIVA

Firma y Firma y
Sello Sello

4.2 CUADRO DE COTIZACIONES

 NOMBRE DE LA EMPRESA/LOGOTIPO
CUADRO DE
Lugar y Fecha Departamento/Area solicitante Tipo de Item Cantidad

Persona autorizada solicitante y Cargo Proyecto al que se asigna el Item Tipo de Moneda de la Evaluación

ALTERNATIVA
DESCRIPCION A B C D E

Nombre del Proveedor

Local/Foráneo

Precio

Valor Total(Precio Unitario x Cantidad)

Descuento

Valor total deducidos los descuentos

I.V.A.

Otros Impuestos.

TOTAL A PAGAR.

Tiempo Máximo de entrega del Item

Forma de Pago (contado, crédito con o sin

recargo de intereses, otras formas de pago)

Tiempo de vigencia de la cotización

Tiempo de garantía del Item

Asistencia Técnica
Disponibilidad de Repuestos (Si/No) y
Tiempo máximo de entrega.
Otros (Especifique):

Otros (Especifique):

Preferencial (Si/No)
Porqué?

*Efectúe la evaluación en una misma moneda para todas las alternativas

**Anule los espacios en blanco
***Adjunte la Solicitud de Adquisiciones/Compras y las Cotizaciones

Elaborado Por
Número de Alternativas presentadas:

Tipo de Cambio utilizado (si realiza conversión a otra moneda): _, al (fecha)

(tomado de) _

Prioridad del Item solicitado: Alta Media Baja

Firma y Sello