DECLARACIÓN DEL ALCANCE

FECHA: 19/09/2015
VERSIÓN: 1.0

F-1756 / 12-2013
1. CONTROL DE VERSIONES

Versión Fecha Autor (es) Revisado por: Observaciones

(dd/mm/aaaa)

La aprobación de esta declaración de Alcance indica un entendimiento y aceptación del propósito y

contenido descrito en este entregable. Con la firma se certifica la aprobación. [Esta firma podría ser
un visto bueno a través de un correo electrónico si el gerente del proyecto – patrocinador lo
determinan así]

APROBADORES

Nombres y apellidos Rol Cargo Firma

FASES: Se deben contemplar todas las Fases, Etapas. (Plasmar el Ciclo de Vida del
Proyecto)

El ciclo de vida del proyecto está compuesto por las siguientes fases:

Dirección del proyecto Estudios Diseños

Permisos y Licencias Construcción Máquinas y
Equipos Áreas Verdes Cierre

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2. Introducción

2.1 Objetivo del presente documento

El presente documento tiene como objetivo principal describir de manera muy detallada el alcance
del Proyecto Parque Biosaludable “La esperanza” (ID-PBLE).

2.2 Objetivos estratégicos que apalanca el proyecto

Los objetivos estratégicos que apalancan el proyecto se encuentran establecidos en el documento

anexo “Taller 1. Apertura del Proyecto”.

2.3 Audiencia

La declaración del Alcance es de lectura recomendable para todos los integrantes del proyecto y
obligatoria para el equipo con responsabilidades directas.

Para facilitar la administración, monitoreo y control del proyecto, al igual que el direccionamiento
del equipo de trabajo con base en los lineamientos de estos acuerdos, este documento estará
ubicado en el repositorio del proyecto.

2.4 ENTREGABLES

CRITERIOS DE
ENTREGABLES DESCRIPCIÓN
ACEPTACIÓN
Documentos dirección del Ejecutivo: Semanalmente
proyecto realizar presentación de un
Informe de avance del
proyecto en un documento
Presentación de Informe
ejecutivo y resumido donde
semanal de avance del
se describan detalladamente
Proyecto.
las actividades ejecutadas,
en proceso y pendientes del
proyecto en el lapso
transcurrido.
Financiero: Bimestralmente Presentación bimestral de
realizar presentación de un Informe de avance financiero
Informe de avance financiero del Proyecto.
del proyecto en un
documento formato donde se
evidencie:
-Fuente de financiación.
-Presupuesto detallado
(presupuesto asignado vs el
presupuesto ejecutado y su
respectivo porcentaje de

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 cumplimiento.
-Valor monetario,
justificación y documentos
soporte del saldo pendiente
de ejecución.
-Proyección de cifras,
cotizaciones y compras en
proceso.
-Porcentaje de cumplimiento
financiero total del proyecto.
Técnico: Mensualmente
realizar presentación de un
Informe de avance técnico
del proyecto en un
documento formato donde se
evidencia:
-Cumplimiento del
cronograma de actividades
del proyecto.
-Actividades y tareas
Presentación bimestral de
desarrolladas (fecha
Informe de avance técnico
planeada de cumplimiento vs
del Proyecto.
fecha real de cumplimiento,
desfase y porcentaje de
avance).
-Modificaciones y ajustes al
proyecto.
-Actividades principales o
hitos.
-Porcentaje de avance
técnico global real del
proyecto.
Administrativo:
Semanalmente evidencia de
la administración de los
recursos, conceptos, valores, Formato de adquisición de
trámites de pago, valores bienes y servicios del
disponibles, cotizaciones, Proyecto.
órdenes de trabajo, fechas de
entrega, duración y vigencias
futuras.
Campañas de comunicación, Capacitación: Contar con una
educación y concientización. campaña al mes A LA
COMUNIDAD en la plataforma
web y física de capacitación
para el uso, disfrute y
cuidado del parque Número de capacitaciones
municipal, creando una red mensuales a la comunidad e
de alianzas público y privada informes de actividades y
para el mantenimiento y uso evidencias fotográficas.
sostenible del parque
municipal conllevando a la
estabilidad del proyecto y
una entrega efectiva del
mismo.
Estrategia: Presentación a la Número de presentaciones a
comunidad e instituciones la comunidad respecto al
educativas el avance del proyecto con informe y
proyecto creando alianzas evidencias fotográficas.

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 estratégicas con CVC,
ASOCIACIONES y JAC; con
los estudiantes crear red de
"Apoyo de jóvenes por el
parque" donde se involucre la
escuela de padres y de
formación en valores y medio
ambiente.
Comunicaciones: Contratar
los medios de comunicación
regional para divulgar a la
Número de programas
comunidad el avance del
radiales o por televisión
proyecto, igualmente para
respecto a la divulgación de
recibir por estos medios
proyecto del parque principal.
PQRS del proyecto y
concientizar a la comunidad
sobre la inversión pública.
Administrativo: Se deberá
efectuar un informe mensual
acerca del progreso en el Informe mensual sobre
cual va el proyecto, que lineamientos y progreso del
actividades y como se están proyecto.
efectuando dentro del
parque.
Infraestructura: Debe contar
con un sistema para el
alquiler de bicicletas en una Informe mensual sobre el uso
zona específica del parque en del bicicletero.
Parque municipal construido
la cual se preste el servicio a
y dotado.
la comunidad.
Ambiental: Deberá tener un
Informe mensual sobre
sendero ecológico, además
cuidado y consciencia del uso
de una amplia zona verde
de las zonas verdes y el
para el disfrute de la
sendero ecológico.
comunidad.
Infraestructura: Contará con
Informe mensual sobre del
un bebedero cada 200
sistema hidrosanitario y el
metros para un total de 6 al
estado de los pilones de
rededor del parque.
agua.
Plan de sostenibilidad Gerencia: Presentar la
económica y ambiental información que se considera
necesaria para la ejecución
del Plan de sostenibilidad.
Detallar el ámbito social,
ambiental y económico: Presentación del Informe de
Desempeño financiero, Gerencia del Proyecto.
desempeño ambiental y
manejo de recursos naturales
y prácticas laborales
(seguridad y salud en el
trabajo).

Económico: Se debe Presentación del Informe de

gestionar el uso adecuado del avance del Plan Económico
espacio público y fortalecer del Proyecto.
las asociaciones de
vendedores del parque

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municipal, así como los
comerciantes alrededor de la
plaza central incentivando al
cuidado del parque municipal
empoderándolos de los
procesos sostenibles y
eventos que se realicen mes
a mes.

Realizar mes a mes ferias y/o

meeting de negocios con los
comerciantes y empresas del
municipio incentivando la
economía alrededor del
parque principal.

Ejecutivo: Presentar
mensualmente el Plan de
sostenibilidad económica y
ambiental al comité ejecutivo
de la Alcaldía municipal,
Presentación del Informe a la
buscando articular y divulgar
Alcaldía Municipal.
con todas las secretarias de
despacho el avance del
proyecto en las rendiciones
de cuentas a la comunidad.

Ambiental: Se debe gestionar

el uso eficiente de la energía-
reducir al máximo el
consumo innecesario de esta,
buscando a través de sus
procesos de consumo la
autogeneración a partir de
energía renovable,
optimizando así su consumo.

Los senderos diseñados

Presentación del Informe
deben permitir que las
mensual sobre el manejo
personas que transiten
eficiente de los recursos y
puedan realizar caminatas y
servicios.
recorridos para realizar
ejercicios libremente.

Diseñar en Los cubículos de

Los vendedores del parque
principal cosechadoras de
agua lluvias para el riego de
la zona verde.

Adecuado manejo de
recursos sólidos.

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2.5 WBS

2.6 Exclusiones

2.6.1 Solicitud PAC (Plan Anual de Caja): El Plan anual de caja nos permite saber con
qué recursos contamos para el proyecto respecto al Plan Estratégico del Plan de
Desarrollo Municipal alineados al Plan de Desarrollo Departamental y Nacional para la
consecución de los recursos, es decir, los rubros presupuestales para el proyecto. Así
mismo, las fuentes de financiación con los que cuenta cómo el Sistema General de
Regalías, el Sistema General de Participaciones, recursos propios, recursos
departamentales y recursos municipales los cuales apalancan el proyecto de inversión.

2.6.2 Solicitud CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal) y Ficha MGA: Para

darle vía al proyecto se debe de presentar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
avalando la ficha MGA del proyecto de inversión del proyecto, donde se consigna la
población beneficiada, costos, gastos, auto sostenibilidad, impactos ambientales,
económicos y actividades a realizar. Con este certificado y la ficha MGA se da inicio al
proyecto avalado por las partes interesadas.

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2.6.3 Diligenciamiento de la Ficha MGA: El diligenciamiento de la ficha MGA consigna
todos los actores relacionados al proyecto y la consecución de los recursos, la ficha MGA
significa metodología general ajustada, lo cual el gobierno de Colombia ha implementado
para hacer más rápido la formulación y estructuración de proyectos de inversión pública
de forma simple y completa.

2.6.4 Mantenimiento del parque después de entregado: La sostenibilidad del proyecto

es importante para el mantenimiento y cuidado del parque principal. Este proyecto debe
ser auto sostenible. Las estrategias formuladas para que el parque sea cuidado y
mantenido se da desde la comunidad y para la comunidad, incluyendo todos los actores
del parque municipal.

2.6.5 Corrección de daños que sean ocasionados por el mal uso del público: Los
imprevistos y daños ocasionados por personas son mitigados mediante la concientización
del uso y disfrute del parque municipal, sin embargo, se dispone de presupuesto por 2
años de entrega del proyecto para daños ocasionados por terceros que afecten el buen
funcionamiento del parque.

2.7 Supuestos

 Disponibilidad de los recursos para la construcción del parque Biosaludable “La

esperanza”, el cual nos permite llevar a cabo a feliz término las etapas del proyecto con
los recursos monetarios y elementos disponibles para para la ejecución de cada fase.
Este presupuesto ha sido aprobado por la Alcaldía Municipal teniendo en cuenta las
solicitudes previas para la aprobación del mismo, el cual deberá ser ejecutado dentro
de los plazos para la entrega del proyecto y será debidamente soportado con los
informes de avance entregados de actividades.

 Aprobación de licencias y permisos ambientales y de construcción: Se requieren de

forma necesaria para la construcción del proyecto que de acuerdo con la ley permite
verificar si nuestro proyecto produce deterioro a los recursos naturales. Para lo cual se
evidencia que el proyecto apunta hacia el cuidado del medio ambiente, el cual se
generará en este espacio creado para el sano esparcimiento y bajo el término de
biosaludable, permitiendo mejorar la calidad de vida y hábitos mentales saludables
para la comunidad.

 Apoyo de la comunidad en la ejecución del proyecto: Las personas del Barrio “La
Esperanza” y barrios aledaños se verán beneficiadas desde la perspectiva
medioambiental y auto sostenible, en la cual se verán mejoradas sus expectativas al
conformar un estilo de vida saludable conformado por un espacio con zonas verdes y
adecuación de senderos y maquinas disponibles para desarrollar actividades físicas y
les permita tener un espacio de sano y libre esparcimiento.

 Buenas condiciones meteorológicas y de salubridad: La salud humana y el bienestar

de las personas y las comunidades están estrechamente relacionados con las
condiciones meteorológicas y climáticas, sin embargo, estas son variables y pueden
ocasionar retrasos en la obra lo que podría afectar el cumplimiento del plazo
establecido para la entrega del proyecto, no obstante las condiciones actualmente son

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 favorables y la tendencia es a seguir en esa línea de favorabilidad que no influya ni
amenace a las partes interesadas del proyecto ni a los beneficiados, y aunque el
tiempo y el cima puedan inferir se busca el apoyo de las autoridades expertas en salud
pública que ayuden a prever cualquier tipo de eventualidad, para lo cual se piensa
trabajar en conjunto con el sector salud.

 Tasas de cambio estable: El costo del proyecto se ve afectado por la tasa de cambio y
la compra de los materiales importados y exportados que se van a utilizar para la
construcción cómo el hierro, cobre, cemento, adoquines, etc.; razón por la cual para el
proyecto se supone el uso de materiales que mantengan un costo definido a un año, y
así prevenir el sobrecosto de materiales y suministros.

 Como parte de la inclusión social y el desarrollo económico del municipio, se dispone

de mano de obra local incentivando al trabajo de personas y familias, beneficiando al
proyecto por ser mano de obra constante dentro del proyecto. El costo de la mano de
obra se mantendrá constante mientras se culmine la construcción del proyecto.

 Indicadores de cumplimiento: Se debe medir el Plan de Sostenibilidad a través de

indicadores que permitan revisar si se está cumpliendo con el mismo, además de
entregar un análisis verdadero de la sostenibilidad del proyecto, siendo esta la razón
de evaluar el rendimiento bajo la premisa de ser sostenible con las variables que lo
acompañan.

2.8 Riesgos

 La duración del proyecto no deberá superar los 6 meses (enero-junio), el presupuesto

del proyecto no debe superar los 2000 millones de pesos, el riesgo de que se
detenga el financiamiento del proyecto por pretensiones políticas: Tener el alcance y
el tiempo definido al inicio del proyecto es la herramienta más efectiva para que el
parque no se entregue después de los 6 meses, se debe tener en cuenta la
comunicación, el trabajo en equipo y la veracidad a la hora de brindar información y
presentar informes a los integrantes del grupo.

 Se deberá poseer una buena información, veraz y completa, se incluirán los riesgos
que para temas de construcción en muchas ocasiones son muchos y se ven
reflejados en un presupuesto mayor, tener claro el alcance el cual se va a
presupuestar generando así una tranquilidad para la continuidad del proyecto.

 Los sitios aledaños al lote actualmente se encuentran invadidos por pandillas que
generan algunos brotes de violencia y temor en la zona: Se deben tener claras las
opciones de inclusión para crear un ambiente pleno para todas las comunidades a las
cuales va a afectar beneficiosamente este proyecto, se incluye la participación de
agentes como la junta de acción comunal, el alcalde y los integrantes del equipo para
crear este programa con estas comunidades, evitando así que se creen conflictos o
temas de violencia dentro o por las zonas del parque.

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  El parque debe convertirse en un espacio auto sostenible, ya que la Alcaldía no
cuenta con recursos para mantener su correcta operación: Campañas de
comunicación asertiva para la comunidad que vaya a utilizar el parque, que creen
consciencia acerca de los espacios, acerca del medio ambiente y como pueden
ayudar con el correcto manejo y uso de los recursos naturales, efectuando así,
buenas operaciones dentro del parque y además creando un espacio de enseñanza
para las personas de esa población.

 El parque tiene un espacio disponible de 10.000 m2 área total, de los cuales debe
abarcar 7.000 m2 área para zonas verdes, el parque deberá contar con más de 50
árboles en las zonas verdes: El suelo puede que tenga características que dificulten
el desarrollo del proyecto, que no se haya tomado de manera adecuada el estudio de
los suelos, además de los efectos medioambientales que no se tenga en cuenta para
la ejecución de proyecto y que los modelos en la infraestructura no estén bien
diseñados.

 El parque debe contar con todas las redes y acometidas de servicios públicos como
gas, alcantarillado, agua y energía para dar continuidad al proceso de gestión de
recursos.

3.0 Declaración del Alcance detallado:

3.1 Máquinas para hacer ejercicio: Máquinas para hacer ejercicio con capacidad de
resistir hasta 100 kilogramos de peso, marca Technogym, modelos para el calentamiento
como “el Volante, la Cintura y el Timón”, para coordinación de movimiento como los “Equí
de Fondo, Patines, Surf y Barras”, para ejercicio cómo el “Ascensor, Pony y Columpio”, y
para relajación el “Masaje”. Dimensiones para personas con estatura máxima de 2 metros
de altura. Las maquinas estarán ubicadas con una distancia entre ellas de mínimo 3
metros y máximo 6 metros.

La compra del elemento dependerá del estudio y diseño presentado. Se debe evidenciar
los beneficios que tiene el uso de estas máquinas para el ejercicio biosaludable. Para
conocer la información técnica de las máquinas se deben adquirir cantidades y
presupuesto detallado. Después de instaladas las máquinas, sus partes y componentes,
se realizarán pruebas de repetición y con carga para entregar a satisfacción garantizando
que la calidad de las máquinas no se verá afectada y cumplirá con los estándares de
calidad requeridos. La entrega del proveedor incluye plan de capacitación para el personal
que instalará y pondrá en marcha las máquinas, cómo también la entrega de manuales de
operación.

3.2 Actividades lúdicas y talleres: Las actividades lúdicas y puesta en marcha de los
programas de inclusión social, programas del cuidado, uso y mantenimiento del parque
municipal, hacen parte de la sostenibilidad del mismo, por ello se realizarán jornadas de
capacitación a todas las personas del sector con un máximo de 2 horas cada 8 días
desde el mes de junio hasta el mes de diciembre de 2020. La información será cargada
en el sitio web de la Alcaldía Municipal y la plataforma virtual del parque municipal, los

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talleres son lúdico-recreativos con la participación de niños y niñas de 3 a 12 años,
jóvenes y adultos mayores de la comunidad.

Para dar a conocer el trabajo de estos talleres se necesitan de materiales y suministros

cómo hojas de papel, papelógrafos, marcadores, cintas, semillas, pintura y materiales
didácticos, con publicidad para lo cual se cuenta con instituciones como la Policía
Nacional, la CVC, Bomberos y otros aliados estratégicos para el proyecto.

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