8.1 Procedimiento de Matriz Legal

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
LEGALES Y OTRA INDOLE

CÓDIGO: PR-GI-06 VERSIÓN:01 FECHA: Página:
12/09/14 1 de 3
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTRA

INDOLE
1. OBJETIVO
Conocer los medios oportunos para identificar los requisitos legales, contractuales y
otros aplicables a la empresa KAYSEN SOLUCIONES S.A.S estableciendo una
metodología que permita divulgarlos, aplicarlos, mantenerlos actualizados y evaluarlos
continuamente.
2. ALCANCE
Los requisitos legales aplicables a la empresa son determinados de acuerdo a la

legislación en Salud, Seguridad, Ambiente, contractuales y otros requisitos directamente
relacionados con la actividad económica de la empresa.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Requisito Legal en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente:

Conjunto de obligaciones y compromisos de seguridad industrial, salud ocupacional y
medio ambiente establecidas por la legislación colombiana tales como leyes,
decretos, resoluciones, jurisprudencias de carácter general o particular; que deben ser
conocidas y aplicadas por la organización.
Requisitos contractuales: Las compañías y sus contratistas generalmente

establecen estándares en HSEQ que deben ser cumplidos dentro del cumplimiento de
los contratos u obligaciones; todos los requisitos derivados de contratos adquiridos
serán tratados como requisitos contractuales.
Requisito de otra índole u otros: Son aquellos originados por requisitos del cliente o
que sin ser legales son acogidos voluntariamente por la empresa.
4. DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS
CÓDIGO DOCUMENTO Y/O REGISTRO

MATRIZ DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS LEGALES Y
DE OTRA INDOLE
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
Definir fuentes de Información

Coordinador -
1 Identificación de Requisitos Legales,
HSEQ
contractuales y de otra índole.
2 -
Consulta de fuentes de información Coordinador
HSEQ
3
Estudio de pertinencia de los Coordinador
numerales de cada requisito HSEQ
Actualización de matriz de requisitos

legales, contractuales y de otra Matriz de
índole, si la nueva reglamentación o Coordinador requisitos
4 contratos presentan en su contenido HSEQ legales
potenciales modificaciones que actualizada
afecten la operación, el coordinador
de HSEQ actualizara la matriz de
requisitos legales.
Comunicación a responsables. Que

todos los niveles de la empresa Coordinador
5 tengan acceso, conozcan y apliquen HSEQ Registro de
la legislación en HSE y compromisos Gerencia asistencia
contractuales de acuerdo a su nivel
de responsabilidad y competencia.
Implementar y cumplir los cambios, Empleados en Registro de

6 modificaciones y/o actualizaciones general control de
hechas a los procedimientos de GERENCIA cambio
acuerdo a la normatividad vigente. documental
7 Inspecciones y/o Auditoria Coordinador Registro de

HSEQ inspección
y/o auditoria
6. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
Los pasos a seguir para una efectiva identificación de requisitos legales son:
a) Ingresar a cada una de las fuentes de Información de acuerdo a:
- Salud Ocupacional y Seguridad industrial, página web del 1Ministerio de Salud

Protección Social y/o 2Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible en el link
normativa.
- Solicitud de reporte mensual de requisitos HSE a la ARL
- Gerencia revisa los contratos (requisitos contractuales)
b) Identificación de Requisitos:
Se deben consultar cada una de las normas, contratos y requisitos aplicables a la

empresa, Los requisitos aplicables deben ser incluidos en la “matriz de requisitos
legales”. Debe hacerse un estudio pertinencia de cada uno de los numerales de la
norma.
c) Actualización de la matriz de requisitos:
Se debe mantener la matriz de requisitos legales, contractuales y de otra índole

actualizada. Se debe ingresar continuamente a las fuentes de información´.
La periodicidad de revisión de la pertinencia de los requisitos legales y otros se

realizara trimestralmente o antes de ser necesario
1. REGISTRO DE REVISIÓN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE DIEGO A. PEÑA DIEGO A. PEÑA DOLY GUERRERO
CARGO COORD. HSEQ COORD. HSEQ GERENTE
FIRMA
Fin del Documento
1
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL. http://www.minsalud.gov.co/
2
MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE. http://www.minambiente.gov.co/
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE PELIGROS

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PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE PELIGROS, VALORACION DEL

RIESGO Y DETERMINACION DE CONTROLES
1. OBJETIVO
Establecer la metodología para realizar la identificación de peligros y valoración de

riesgos inherentes a las actividades realizadas por el personal de KAYSEN
SOLUCIONES S.A.S, para determinar e implementar las medidas de control
necesarias.
2. ALCANCE
La identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles

aplica para todas las actividades y áreas de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S.
ACCIDENTE DE TRABAJO: Suceso repentino que sobreviene por causa o con

ocasión del trabajo, y que produce en el trabajador una lesión orgánica, una
perturbación funcional, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo
aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o durante la
ejecución de una labor bajo su autoridad, incluso fuera del lugar y horas de trabajo
(Decisión 584 de la Comunidad Andina de Naciones).
ACTIVIDAD RUTINARIA: Actividad que forma parte de un proceso de la
organización, se ha planificado y es estandarizable.
ACTIVIDAD NO RUTINARIA: Actividad no se ha planificado ni estandarizado
dentro de un proceso de la organización o actividad que la organización determine
como no rutinaria por su baja frecuencia de ejecución.
ANÁLISIS DEL RIESGO: Proceso para comprender la naturaleza del riesgo y para
determinar el nivel del riesgo (ISO 31000).
CONSECUENCIA: Resultado, en términos de lesión o enfermedad, de la
materialización de un riesgo, expresado cualitativa o cuantitativamente.
COMPETENCIA: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar
conocimientos y habilidades.
DIAGNÓSTICO DE CONDICIONES DE TRABAJO: Resultado del procedimiento
sistemático para identificar, localizar y valorar “aquellos elementos, peligros o
factores que tienen influencia significativa en la generación de riesgos para la
seguridad y salud de los trabajadores.
DIAGNÓSTICO DE CONDICIONES DE SALUD. Resultado del procedimiento
sistemático para determinar “el conjunto de variables objetivas de orden fisiológico,
psicológico y sociocultural que determinan el perfil sociodemográfico y de
morbilidad de la población trabajadora” (Decisión 584 de la Comunidad Andina de
Naciones).
ELEMENTO DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP): Dispositivo que sirve como
barrera entre un peligro y alguna parte del cuerpo de una persona.
ENFERMEDAD: Condición física o mental adversa identificable, que surge,
empeora o ambas, a causa de una actividad laboral, una situación relacionada con
el trabajo
o ambas (NTC-OHSAS 18001).
ENFERMEDAD PROFESIONAL: Todo estado patológico que sobreviene como
consecuencia obligada de la clase de trabajo que desempeña el trabajador o del
medio en que se ha visto obligado a trabajar, bien sea determinado por agentes
físicos, químicos o biológicos (Ministerio de la Protección Social, Decreto 2566 de
2009).
EQUIPO DE PROTECCIÓN PERSONAL: Dispositivo que sirve como medio de
protección ante un peligro y que para su funcionamiento requiere de la interacción
con otros elementos. Ejemplo, sistema de detección contra caídas.
EVALUACIÓN HIGIÉNICA: Medición de los peligros ambientales presentes en el
lugar de trabajo para determinar la exposición ocupacional y riesgo para la salud en
comparación con los valores fijados por la autoridad competente.
EVALUACIÓN DEL RIESGO: Proceso para determinar el nivel de riesgo asociado
al nivel de probabilidad y el nivel de consecuencia.
EXPOSICIÓN: Situación en la cual las personas se encuentran en contacto con los
peligros.
IDENTIFICACIÓN DEL PELIGRO: Proceso para reconocer si existe un peligro y
definir sus características.
INCIDENTE. Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurrió o pudo
haber ocurrido lesión o enfermedad (independiente de su severidad) o víctima
mortal (NTC-OHSAS 18001).
LUGAR DE TRABAJO: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades
relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización (NTC-OHSAS
18001).
MEDIDA(S) DE CONTROL: Medida(s) implementada(s) con el fin de minimizar la
ocurrencia de incidentes.
MONITOREO BIOLÓGICO. Evaluación periódica de muestras biológicas (ejemplo
sangre, orina, heces, cabellos, leche materna, entre otros) tomadas a los
trabajadores con el fin de hacer seguimiento a la exposición a sustancias químicas,
a sus metabolitos o a los efectos que éstas producen en los trabajadores.
NIVEL DE CONSECUENCIA (ND). Medida de la severidad de las consecuencias.
NIVEL DE DEFICIENCIA (ND). Magnitud de la relación esperable entre (1) el
conjunto de peligros detectados y su relación causal directa con posibles incidentes
y (2) con la eficacia de las medidas preventivas existentes en un lugar de trabajo.
NIVEL DE EXPOSICIÓN (NE). Situación de exposición a un peligro que se
presenta en un tiempo determinado durante la jornada laboral.
NIVEL DE PROBABILIDAD (NP). Producto del nivel de deficiencia por el nivel de
exposición.
NIVEL DE RIESGO: Magnitud de un riesgo resultante del producto del nivel de
probabilidad por el nivel de consecuencia.
PARTES INTERESADAS: Persona o grupo dentro o fuera del lugar de trabajo
involucrado o afectado por el desempeño de seguridad y salud ocupacional de una
organización (NTC-OHSAS 18001).
PELIGRO: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de
enfermedad o lesión a las personas, o una combinación de estos (NTC-OHSAS
18001).
PERSONAL EXPUESTO: Número de personas que están en contacto con peligros.
PROBABILIDAD: Grado de posibilidad de que ocurra un evento no deseado y
pueda producir consecuencias.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTC – ISO 9000)
RIESGO. Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o
exposición(es) peligroso(s), y la severidad de lesión o enfermedad, que puede ser
causado por el (los) evento(s) o la(s) exposición(es) (NTC-OHSAS 18001).
RIESGO ACEPTABLE. Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización
puede tolerar con respecto a sus obligaciones legales y su propia política en
seguridad y salud ocupacional (NTC-OHSAS 18001).
VALORACIÓN DE LOS RIESGOS. Proceso de evaluar el(los) riesgo(s) que
surge(n) de un(os) peligro(s), teniendo en cuenta la suficiencia de los controles
existentes, y de decidir si el(los) riesgo(s) es (son) aceptable(s) o no (NTC-OHSAS
18001).
4. DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS.

RG-GI-18 MATRIZ DE RIESGOS
GTC- 45 DE GUIA TECNICA COLOMBIANA PARA IDENTIFICACION DE
2012. PELIGROS Y VALORACION DE RIESGOS EN SALUD
OCUPACIONAL
Para la identificación de peligros se tendrán en cuenta infraestructura, equipos,

materiales, cambios realizados o propuestos por la organización.
La revisión y actualización de la Matriz de evaluación de riesgos (DI-GI-08), se

realizará cada 3 meses, cuando ocurra un accidente, o cuando se considere se
puedan generar nuevos riesgos por cambios dentro de la organización y sus
procesos.
No ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
IDENTIFICACIÓN
Se ha definido la metodología de la GTC 45
versión 2012 como la herramienta que
proporcionará las directrices generales y se
utilizará para registrar de forma sistemática la
información proveniente del proceso de la
identificación de peligros y valoración del
riesgo, la cual será actualizada periódicamente.
Para lo cual se utilizará la Matriz de Peligros y
Valoración de Riesgos, la cual está acorde a
los lineamientos del Anexo B de la GTC 45, en
la cual se consignará al menos la siguiente
información:
a) Proceso;
Coordinador
1 b) Zona / Lugar;
Recopilación de HSEQ
la información c) Actividades;
d) Tareas;
e) Rutinaria (Si o No);
f) Peligro;
 Descripción
 Clasificación
g) Efectos Posibles
h) Controles existentes
 Fuente
 Medio
 Individuo
Clasificación de
procesos, Se debe preparar una lista de los procesos de
actividades y trabajo y de cada una de las actividades que lo Coordinador
2
tareas componen y clasificarlas; esta lista deberá HSEQ
incluir: la Zona o lugar donde se desarrollan; si
es rutinaria o no; el personal expuesto; y demás

información necesaria.
Realizar un listado de los peligros, incluir todos
aquellos relacionados con tarea. Se puede
Guiar con el Anexo A de la GTC 45. La Todo el
identificación de los peligros se hará mediante personal de la
Identificación de
3 el recorrido y la observación por las empresa
los peligros
instalaciones o locaciones propias o del cliente
y operaciones que realiza la empresa. En la HSEQ
identificación de peligros participará todo el
personal de la empresa.
Establecer los efectos posibles de los peligros
Identificación de
sobre la integridad o salud de los trabajadores, Coordinador
4 los posibles
para la clasificación de la gravedad se tendrá HSEQ
efectos
en cuenta la Tabla N°1 de la GTC 45.
Relacionar todos los controles (Fuente – Medio
Identificación de
–Individuo) que la organización ha Coordinador
5 los controles
implementado para reducir el riesgo asociado a HSEQ
existentes
cada peligro identificado.
VALORACIÓN DE RIESGOS
Incluye la determinación de los criterios de
aceptabilidad del riesgo, la evaluación de los
riesgos, teniendo en cuenta la suficiencia de
Valoración del Coordinador
6 los controles existentes, y la decisión de si son
riesgo HSEQ
aceptables o no, con base en los criterios
definidos, todo esto se realizará según las
directrices de la GTC 45.
Se determinará la probabilidad de que ocurran
eventos específicos y la magnitud de sus
Evaluación de consecuencias, mediante el uso sistemático de Coordinador
7 la información disponible.
los riesgos HSEQ
Para evaluar el nivel de riesgo (NR), se
determinará según:
NR = NP x NC
Dónde: NP = Nivel de probabilidad
NC = Nivel de
consecuencia
A su vez, para determinar el NP se requiere:
NP = ND x NE
Dónde: ND = Nivel de deficiencia
NE = Nivel de exposición
La evaluación del Nivel de Riesgo se hará en
una escala cuali-cuantitativa según los criterios
establecidos en la GTC 45.
Determinación
Se determinará el Nivel de Deficiencia de los
del Nivel de Coordinador
8 controles existentes según los criterios
Deficiencia (ND) HSEQ
establecidos en la Tabla N°2 de la GTC 45.
Determinación
Se determinará el Nivel de Exposición de los
9 trabajadores según los criterios establecidos en
Exposición (NE) HSEQ
la Tabla N°3 de la GTC 45.
Se determinará el Nivel de Probabilidad como

Determinación el producto del Nivel de Deficiencia por el
del Nivel de Nivel de Exposición, según los criterios Coordinador
10
Probabilidad establecidos en la Tabla N°4 de la GTC 45. HSEQ
(NP) Para la interpretación de los niveles de
probabilidad se utilizará la Tabla N°5 de la
GTC 45.
Se determinará el Nivel de Consecuencia
según los criterios establecidos en la Tabla
Determinación
N°6 de la GTC 45. Para evaluar el nivel de
11 consecuencias, se tendrá en cuenta la
Consecuencia HSEQ
consecuencia directa más grave que se pueda
(NC)
presentar en la actividad valorada, según los
posibles efectos determinados.
Se determinará el Nivel de Riesgo como la

Magnitud de un riesgo resultante del producto
Determinación del Nivel de Probabilidad por el Nivel de
del nivel de Consecuencia, según los criterios Coordinador
12
riesgo y de establecidos en la Tabla N°7 de la GTC 45. HSEQ
intervención Para la interpretación del Nivel de Riesgo se
utilizará la Tabla N°8 de la GTC 45, igualmente
para establecer los niveles de intervención.
ACEPTABILIDAD DEL RIESGO
Una vez determinado el Nivel de Riesgo, la

organización decidirá cuales riesgos son
Aceptabilidad aceptables y cuáles no. En una evaluación con
del riesgo métodos semicuantitativos como el de la matriz Coordinador
13
de riesgos descrito en la GTC 45, la HSEQ
organización establece que categorías son
aceptables y cuáles no. Se tendrán en cuenta
los criterios establecidos en la Tabla N°9 de la
GTC 45.
PLAN DE ACCIÓN

29/09/14 9 de 17
Una vez completada la valoración de los

riesgos, y que se hayan tenido en cuenta los
controles existentes, la organización
determinará si los controles existentes son
suficientes o necesitan mejorarse, o si se
requieren nuevos controles. Se priorizará y
determinarán de acuerdo con el principio de
eliminación de peligros, seguidos por la
reducción de riesgos (es decir, reducción del
Nivel de Probabilidad o de Exposición; el Nivel
de Consecuencia potencial de la lesión o
daño), con la adopción de una jerarquía de los
controles. Se implementará la jerarquía de
Medidas de Coordinador
14 controles según los siguientes criterios:
intervención HSEQ
 Eliminación: Modificar un diseño para
eliminar el peligro.
 Sustitución: Sustituir por un material
menos peligroso o reducir la energía del
sistema.
 Controles de ingeniería: Instalar sistemas
de ventilación, protección para las
máquinas, enclavamiento, cerramientos
acústicos, etc.
 Señalización, advertencias, y/o controles
administrativos: instalación de alarmas,
procedimientos de seguridad, inspecciones
de los equipos, controles de acceso,
capacitación del personal.
 Equipos / elementos de
protección personal.
Se realizará consolidando los niveles de riesgo
de las principales actividades y realizando un
Priorización de promedio se determina el nivel de riesgo y de Coordinador
15
los riesgos intervención, con la información obtenida se HSEQ
realiza un análisis con diagrama Pareto para
determinar los principales riesgos a intervenir.
Designación del Se establecerá un responsable para
16 Gerente
Responsable coordinación o ejecución de las medidas de

29/09/14 10 de 17
intervención propuestas, según la priorización

de los riesgos.
Fecha de
ejecución Se fijará una fecha para la ejecución de
17 Gerente
las medidas de intervención propuestas
ANALISIS DE SEGURIDAD DEL TRABAJO AST

Definir Todas actividades operativas Críticas deberán
procedimientos contar con un procedimiento escrito, donde se Supervisor,
18
seguros de determine el paso a paso de dicha actividad Coord. HSEQ
trabajo asignado responsable.
De acuerdo al procedimiento se determinarán
los peligros asociados a cada paso de la
actividad desarrollada, determinando los
Identificar los controles con los cuales se van a mitigar. Todo el
19
peligros Antes de iniciar la actividad el Coord. HSE y el personal
Supervisor deberán asegurarse que todos los
ejecutantes conozcan los riesgos asociados a
la labor que van a realizar.
Análisis de
seguridad del Una vez conocidos los peligros en el AST del
trabajo Procedimiento, se deberá evaluar si existen Coordinador
20
periférico otros riesgos en el lugar donde se va a realizar HSEQ
el trabajo.
PERMISOS DE TRABAJO
De acuerdo a la metodología utilizada por el
Todo el
cliente para autorizar los trabajos, se deben
personal que
identificar los peligros existentes en la actividad
Identificar los realiza la
21 que se va a realizar.
peligros actividad,
Estos peligros serán socializados incluso con coordinador
autoridades del cliente, quienes evaluarán si HSEQ
todos los peligros fueron identificados y si

29/09/14 11 de 17
considera que es así, autorizará que se realice

el trabajo.
6. CONSIDERACIONES GENERALES
6.1 Tabla N° 1 Descripción de Niveles de daño
Categoría Daño Leve Daño Medio Daño Extremo

del daño
Molestias e Enfermedades que Enfermedades agudas o
irritación causan incapacidad crónicas; que generan
(ejemplo: Dolor temporal. Ejemplo: incapacidad permanente
de cabeza); pérdida parcial de la parcial, invalidez o muerte.
Salud Enfermedad audición; dermatitis;
temporal que asma; desordenes de las
produce malestar extremidades superiores.
(Ejemplo:
Diarrea)
Lesiones que generen
amputaciones; fracturas de
huesos largos; trauma
Lesiones
Laceraciones; heridas cráneo encefálico;
superficiales;
profundas; quemaduras quemaduras de segundo y
heridas de poca
de primer grado; tercer grado; alteraciones
profundidad,
Seguridad conmoción cerebral; severas de mano, de
contusiones;
esguinces graves; columna vertebral con
irritaciones del
fracturas de huesos compromiso de la medula
ojo por material
cortos. espinal, oculares que
particulado.
comprometan el campo
visual; disminuyan la
capacidad auditiva.
6.2 Tabla N° 2 Determinación del Nivel de deficiencia
Nivel de
ND Significado
deficiencia
Se ha(n) detectado peligro(s) que determina(n) como posible la generación
Muy Alto de incidentes o consecuencias muy significativas, o la eficacia del conjunto
10
(MA) de medidas preventivas existentes respecto al riesgo es nula o no existe, o
ambos.
Se ha(n) detectado algún(os) peligro(s) que pueden dar lugar a

Alto (A) 6 consecuencias significativa(s), o la eficacia del conjunto de medidas
preventivas existentes es baja, o ambos.
Se han detectado peligros que pueden dar lugar a consecuencias poco
Medio (M) 2 significativa(s) o de menor importancia, o la eficacia del conjunto de
medidas preventivas existentes es moderada, o ambos.
No se No se ha detectado consecuencia alguna, o la eficacia del conjunto de

Asign medidas preventivas existentes es alta, o ambos. El riesgo está controlado.
Bajo (B)
a Estos peligros se clasifican directamente en el nivel de riesgo y de
Valor intervención cuatro (IV) Véase tabla 8.
6.3 Tabla 3. Determinación del nivel de exposición
Nivel de
NE Significado
exposición
La situación de exposición se presenta sin interrupción o varias

Continua (EC) 4
veces con tiempo prolongado durante la jornada laboral.
La situación de exposición se presenta varias veces durante la
Frecuente (EF) 3
jornada laboral por tiempos cortos.
La situación de exposición se presenta alguna vez durante la
Ocasional (EO) 2
jornada laboral y por un periodo de tiempo corto.
Esporádica (EE) 1 La situación de exposición se presenta de manera eventual.
6.4 Tabla 4. Determinación del nivel de probabilidad
Nivel de Exposición (NE)

Niveles de Probabilidad
4 3 2 1
Nivel de deficiencia 10 MA – 40 MA – 30 A –20 A - 10

(ND) 6 MA – 24 A – 18 A – 12 M-6
2 M–8 M–6 B–4 B–2
6.5 Tabla 5. Significado de los diferentes niveles de probabilidad
Nivel de
probabili NP Significado
dad
Situación deficiente con exposición continua, o muy deficiente con

Muy Alto exposición frecuente.
Entre 40 y 24
(MA) Normalmente la materialización del riesgo ocurre con
frecuencia.
Situación deficiente con exposición frecuente u ocasional, o bien

situación muy deficiente con exposición ocasional o esporádica.
Alto (A) Entre 20 y 10
La materialización del Riesgo es posible que suceda varias veces
en la vida laboral
Situación deficiente con exposición esporádica, o bien situación
Medio (M) Entre 8 y 6 mejorable con exposición continuada o frecuente.
Es posible que suceda el daño alguna vez.
Situación mejorable con exposición ocasional o esporádica, o
situación sin anomalía destacable con cualquier nivel de
Bajo (B) Entre 4 y 2 exposición.
No es esperable que se materialice el riesgo, aunque puede ser
concebible.
6.6 Tabla 6. Determinación del nivel de consecuencias
Nivel de Significado
NC
Consecuencias Daños Personales
Mortal o Catastrófico
100 Muerte (s)
(M)
Lesiones o enfermedades graves irreparables (Incapacidad
Muy grave (MG) 60
permanente parcial o invalidez)
Lesiones o enfermedades con incapacidad laboral temporal
Grave (G) 25
(ILT)
Leve (L) 10 Lesiones o enfermedades que no requieren incapacidad
6.7 Tabla 7. Determinación del nivel de riesgo
Nivel de riesgo y de Nivel de probabilidad (NP)

intervención
40-24 20-10 8-6 4-2
NR = NP x NC
I I I II
100
4000-2400 2000-1200 800-600 400-200
I I II II 240
60
Nivel de 2400-1440 1200-600 480-360 III 120
consecuencias (NC) I II II III
25
1000-600 500 – 250 200-150 100- 50
II II 200 III III 40
10
400-240 III 100 80-60 IV 20
6.8 Tabla 8. Significado del nivel de riesgo
Nivel de
Riesgo y de NR
intervención Significado
Situación crítica. Suspender actividades hasta que el riesgo esté
I 4000-600
bajo control. Intervención urgente.
Corregir y adoptar medidas de control de inmediato. Sin
500 –
II embargo suspenda actividades si el nivel de riesgo esta por
150
encima o igual de 360.
Mejorar si es posible. Sería conveniente justificar la intervención
III 120 – 40
y su rentabilidad
Mantener las medidas de control existentes, pero se deberían n
considerar soluciones o mejoras y se deben hacer
IV 20
comprobaciones periódicas para asegurar que el riesgo aún es
aceptable.
6.9 Tabla 9. Aceptabilidad del riesgo
Nivel de Riesgo Significado
I No Aceptable
II No Aceptable o Aceptable con control específico
III Aceptable
IV Aceptable
6.10 ANEXO A. TABLA DE PELIGROS
Clasificación
Biológico Físico Químico Psicosocial Biomecáni Condiciones Fenómeno
cos de seguridad s
naturales*
Virus Ruido Polvos Gestión Postura Mecánico Sismo
(impacto orgánicos organizacional (prologada (elementos de
intermitent inorgánico (estilo de mando, mantenida, máquinas,
e y s pago, forzada, herramientas,
continuo) contratación, antigravitaci piezas a
participación, onales) trabajar,
inducción y materiales
capacitación, proyectados
bienestar social, sólidos o
evaluación del fluidos
desempeño,
manejo de
cambios)
Bacterias Iluminació Fibras Características Esfuerzo Eléctrico (alta Terremoto
n (luz de la y baja
visible por organización del tensión,
exceso o trabajo estática)
deficiencia (comunicación,
) tecnología,
organización del
trabajo,
demandas
cualitativas y
cuantitativas de la
labor
Hongos Vibración Líquidos Características Movimiento Locativo Vendaval
(cuerpo (nieblas y del grupo social repetitivo (almacenamie
entero, rocíos) del trabajo nto,
segmentar (relaciones, superficies de
ia) cohesión, calidad trabajo
de interacciones, (irregularidad
trabajo en equipo es,
deslizantes,
con diferencia
del nivel)
condiciones
de orden y
aseo, caídas
de objeto)
Ricketsias Temperat Gases y Condiciones de Manipulació Tecnológico Inundación
uras vapores la tarea n manual (explosión,
extremas (carga de cargas fuga,
(calor y mental, contenido derrame,
frío) de la tarea, incendio)
demandas
emocionales,
sistemas de
control, definición
de roles,
monotonía, etc).
Parásitos Presión Humos Interface persona Accidentes de Derrumbe
atmosféric metálicos, tarea tránsito
a (normal no (conocimientos,
y ajustada) metálicos habilidades con
relación a la
demanda de la
tarea, iniciativa,
autonomía y
reconocimiento,
identificación de
la persona con la
tarea y la
organización
Picaduras Radiacion Jornada de Públicos Precipitacio

es trabajo (pausas, (Robos, nes, (lluvias,
ionizantes trabajo nocturno, atracos, granizadas,
(rayos x, rotación, horas asaltos, heladas)
gama, extras, atentados,
beta y descansos) desorden
alfa) público, etc.)
Mordedur Radiacion Material Trabajo en
as es no particulado Alturas
ionizantes
(láser,
ultraviolet
a
infrarroja)
Fluidos o Espacios
excrement Confinados
os
* Tener en cuenta únicamente los peligros de fenómenos naturales que afectan la
seguridad y bienestar de las personas en el desarrollo de una actividad. En el plan de
emergencia de cada empresa se considerarán todos los fenómenos naturales que
pudieran afectarla.

FIRMA
PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS
AMBIENTALES
CÓDIGO: VERSIÓN:01 FECHA: Página: 1

PR-GI-02 12/09/14 de 7
PROCEDIMIENTO PARA LA INDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE

ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES KAYSEN SOLUCIONES
S.A.S.
1. OBJETIVO
Identificar los aspectos e impactos ambientales que pueden tener un impacto

significativo sobre el medio ambiente y evaluarlos para establecer su prioridad en
las actividades que realiza KAYSEN SOLUCIONES S.A.S.
2. ALCANCE
Aplicable a todos los lugares en que la empresa tiene operaciones y que

involucran una interacción con el medio ambiente.
 Peligro: es una fuente de daño potencial o una situación con el potencial de

causar pérdida o impactos adversos.
 Aspectos ambientales: son aquellos elementos de las actividades,

productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el
ambiente. Por ejemplo, podrían implicar la descarga, emisión, desecho,
consumo o reutilización de un material. También podrá implicar ruido, olor,
luz o vibración.
 Incidente/evento: cualquier suceso que puede tener un impacto (o

impactos) adverso en el ambiente. Un incidente libera el potencial intrínseco
de un peligro.
 Impacto ambiental: cualquier cambio en el medio ambiente como resultado

en forma total o parcial, de las actividades, productos o servicios de una
organización.
 Consecuencia: es el resultado de un evento, expresada cuantitativa o

cualitativamente y puede ser una pérdida, lesión, una preocupación
expresada, una desventaja o una ganancia.
Grafico 1. Relación riesgo / impactos
Fuente: Guía Técnica Colombiana GTC 104.
 Ambiente: está conformado por los elementos físicos, biológicos, químicos

y sociales. Uno o más de estos componentes puede estar sometido a un
impacto ambiental.
 Frecuencia: es la tasa de ocurrencia de un efecto, expresada como la

cantidad de tales ocurrencias en un tiempo determinado.
 Probabilidad: es la posibilidad de un evento específico, medida mediante la

relación de los eventos específicos y la cantidad del total de eventos
posibles.
 Posibilidad: se emplea como una descripción cualitativa de la probabilidad o

la frecuencia, es decir, se relaciona con la posibilidad de que algo suceda.
 Riesgo: se define como la posibilidad de que suceda algo que tendrá un

impacto en los objetivos. Se mide en términos de consecuencias y su
posibilidad.
- Matriz de identificación de aspectos e impactos ambientales

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
Este procedimiento se basa en la Guía Técnica Colombiana GTC 104 – Gestión

del riesgo ambiental. Principios y proceso. El procedimiento consta de las
siguientes actividades:
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE

Identificar los riesgos.
Identificar, como base para en análisis

1. posterior, lo que puede suceder, por qué y Todo el personal
cómo, incluyendo peligros, aspectos e impactos
ambientales
Analizar los riesgos.
Analizar los riesgos en términos de

consecuencias y posibilidad, los controles y la Coordinador de
2. variedad de consecuencias en el contexto de HSEQ
dichos controles. Las consecuencias y la
posibilidad se pueden combinar para producir
un nivel de riesgo estimado.
Evaluar y priorizar los riesgos.
Comparar los niveles estimados de riesgo con

los criterios prestablecidos. Después, se
pueden clasificar los riesgos para identificar las Coordinador HSEQ,
3.
prioridades para su gestión. Los riesgos
identificados de baja prioridad, posiblemente, se
pueden aceptar sin tratamiento, pero con
seguimiento y revisión.
Tratar los riesgos.
Desarrollar e implementar un plan de gestión Coordinador de

4. que debería incluir consideraciones acerca del HSEQ
capital y otros recursos, así como cronogramas.
Comunicación y consulta.
Comunicarse y consultar con las partes Coordinador de

5. interesadas, internas y externas, según sea HSEQ
apropiado, en cada etapa del proceso de la
gestión del riesgo.
Seguimiento y revisión.
Hacer seguimiento y revisar los riesgos, el Coordinador de

desempeño del sistema de gestión del riesgo y HSEQ
6.
los cambios que lo pueden afectar.
6. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
Cómo identificar los riesgos
La identificación de los riesgos ambientales se produce en varias etapas.

Inicialmente, se identifican los problemas y aspectos ambientales tanto en el área
estratégica, como en el área operacional a nivel del proyecto. En consecuencia, un
examen más detallado debería tener en cuenta los ecosistemas naturales, el
ambiente general, los pueblos y comunidades, así como los negocios.
Las siguientes etapas proporcionan una guía práctica de la manera en que se

deben identificar las fuentes de riesgo y los impactos ambientales potenciales.
Cómo analizar los riesgos
Los riesgos se analizan combinando las posibles consecuencias y su posibilidad

en el contexto de las medidas existentes para el control del riesgo. Las
consecuencias y la posibilidad de cada riesgo determinan el nivel de riesgo.
Análisis cualitativo y cuantitativo
El análisis cualitativo se usa cuando no es posible el análisis cuantitativo completo,

por ejemplo, debido a la falta de información apropiada. Es útil priorizar los riesgos
con el fin de determinar la atención más detallada o para distribuir el presupuesto.
El análisis cualitativo se puede usar cuando en el nivel de riesgo no justifica el
tiempo ni los recursos necesarios para hacer un análisis numérico, cuando los
datos numéricos no son adecuados o para la preselección inicial previa a un
análisis más detallado.
El análisis cualitativo usa una escala de palabras o descripciones para examinar

los impactos de cada evento que se origina y su posibilidad.
Una matriz de riesgo con base en estas mediciones cualitativas (o juzgadas) de

las consecuencias y la posibilidad se puede usar como un medio para combinar
las consecuencias y la posibilidad para producir una medición del riesgo, como se
ilustra a continuación, de tal manera que se puedan priorizar los riesgos.
Tabla de medición cualitativa de la posibilidad.
Nivel Descriptor Descripción
A Casi seguro Se espera que suceda en la

mayoría de las circunstancias
B Probable Probablemente sucederá en la
mayoría de las circunstancias
C Posible Podría suceder
D improbable Podría suceder pero no se
espera que lo haga
E Raro Sucede solamente en
circunstancias excepcionales
Tabla de mediciones cualitativas del impacto.
Nivel Descriptor Ejemplo de la descripción detallada
1 Catastrófica Muerte, liberación de tóxicos en lugares

alejados con efecto nocivo, enormes costos
financieros
2 Mayor Lesiones extensas, perdida de la capacidad
productiva, liberación en lugares alejados
contenida con asistencia externa y poco
impacto nocivo, perdida financiera importante
3 Moderado Exige tratamiento médico, liberación en el lugar
contenida con asistencia externa y poco
impacto nocivo, perdida financiera importante
4 Menor Tratamiento de primeros auxilios, liberación en
el sitio contenida inmediatamente, perdida
financiera media
5 Insignificantico Sin lesiones, perdida financiera baja, impacto
ambiental insignificante.
Matriz para el análisis cualitativo del riesgo: Nivel del riesgo
Posibilidad Consecuencia
Catastrófica Importante Moderada Menor Insignificante
Casi seguro E E E A A
Probable E E A A M
Posible E E A M B
Improbable E A M B B
Raro A A M B B
Clave:
E = riesgo extremo, exige acción inmediata
A = Alto riesgo, es necesaria la atención por parte de la alta gerencia.
M = Riesgo moderado, se debe especificar la responsabilidad de la gerencia
B = Riesgo bajo, gestionado mediante procedimiento de rutina.
Comunicación y consulta
La comunicación y consulta pueden ser internas para la organización o externas,

entre la organización y las partes interesadas. Es esencial establecer un plan de
comunicación y consulta, de manera que todos los miembros de la organización
estén conscientes de sus funciones y responsabilidades.

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Fin del Documento

PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL
DEL SG-SSTA Y SUS INDICADORES

14/01/15 1 de 4
PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL SG-SSTA Y

SUS INDICADORES
1. OBJETIVO
Definir la manera de realizar seguimiento, medición y control al Sistema de

Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Protección Ambiental de KAYSEN
SOLUCIONES S.A.S.
2. ALCANCE
Aplica para evaluar el desempeño del SG-SSTA en los aspectos contemplados en

la guía para contratistas RUC®, en todas las locaciones de la empresa.
Indicador de gestión: Valor que permite conocer el comportamiento de una

empresa ante un determinado factor crítico de éxito para controlar su estado y su
evolución.
Seguimiento: observación minuciosa de la evolución y desarrollo de un proceso.
Control de gestión: es un proceso que sirve para guiar la gestión empresarial hacia
los objetivos de la organización.
 Matriz de seguimiento a los indicadores del Sistema de Gestión de SSTA.

Para realizar seguimiento del sistema se hace una revisión periódica de los
indicadores contemplados dentro de la documentación del mismo. La revisión y
valoración se realiza de la siguiente manera
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. REVISIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS
LEGALES.
Revisar la matriz de identificación de requisitos legales, Gestión

analizar el nivel de cumplimiento de requisitos legales de administrativa
seguridad, salud, ambiente y contractuales, así como el
consolidado general. Alimentar la matriz de seguimiento
de indicadores del sistema. Gestión
HSEQ
2. REVISIÓN DE INDICADORES DE PROGRAMAS DE
GESTIÓN DE RIESGO.
De igual manera se evalúan los indicadores relacionados Coord. HSEQ

con cada uno de los programas para realizar gestión del
riesgo. Se ubican también dentro de la matriz de
seguimiento.
3. REVISIÓN DE OBJETIVOS DEL SISTEMA.
Coord. HSEQ
Evaluar el cumplimiento de los objetivos y metas del Gerencia
sistema de gestión.
4. AUDITORIA INTERNA PARA EVALUAR EL
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS RUC
Ente auditor
La empresa, con participación directa de la gerencia
determina que para conocer la eficiencia de su gestión en Todo el
SSTA, realizará auditorías internas a si misma y a sus personal
subcontratistas. De las auditorías realizadas se llevaran
registros y un análisis de los resultados para establecer
causas de aspectos débiles e implementar correctivos.
5. DISEÑAR E IMPLEMENTAR ACCIONES

CORRECTIVAS Y DE MEJORA.
Seguimiento a hallazgos, no conformidades, acciones

correctivas y preventivas.
Coord. HSEQ
Con base en los informes de auditoría se definirán los
planes de acción para el seguimiento de las acciones
correctivas establecidas, se debe definir la prioridad de
intervención fijando fechas de cumplimiento y control.
6. REALIZAR AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN
Cuando se considere que el sistema tiene un adecuado

nivel de cumplimiento de los requisitos de la guía para
contratistas RUC, se realizarán los trámites y pagos Auditor del
necesarios para solicitar la auditoria de certificación del CCS
sistema de SSTA.
Todo el
Es de vital importancia socializar la metodología y personal
preparar al personal y demás partes interesadas para las
actividades de auditoria. (Ver anexo. Plan de auditoría)
Luego de la auditoria se tendrá una idea clara de la

efectividad del sistema. Se debe repetir en todo caso el
paso 5 para la mejora continua del mismo.
7. REALIZAR AUDITORIAS ANUALES DE SEGUMIENTO.
Auditor del
Luego de obtener la certificación RUC®, el CCS evaluará CCS
anualmente con auditorias de seguimiento al sistema.
Estas auditorías permitirán mantener el registro y Todo el
certificación del mismo.(Se deben realizar durante cada personal
año el seguimiento y las actividades pertinentes, para
seguir demostrando conformidad de la norma)
6. CONSIDERACIONES GENERALES
Para facilitar el proceso anterior se diseñó la matriz de seguimiento de indicadores

del Sistema de Gestión. Allí se puede realizar trazabilidad a estos indicadores y
tener una idea del estado del sistema en un momento específico.

NOMBRE Diego A. Peña Diego A. Peña Doly Guerrero A.
CARGO Coord. HSEQ Coord. HSEQ Gerente general
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PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS
SOLIDOS KAYSEN SOLUCIONES S.A.S.
CÓDIGO: PR- VERSIÓN:01 FECHA: Página 1
GI-01 24/08/2014 de 11
1. OBJETIVO
Garantizar una adecuada disposición de los residuos generados a partir de las

actividades de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S.
 Prevenir, controlar y mitigar el impacto ambiental asociado con el manejo y la

disposición final de los residuos producidos por la empresa.
 Racionalizar el consumo de agua y energía eléctrica en las actividades

desarrolladas por la empresa.
 Realizar buen manejo y disposición final a los residuos peligrosos generados en

los diferentes proyectos.
2. ALCANCE
Aplica a todas las actividades donde KAYSEN SOLUCIONES S.A.S., desarrolle sus
actividades, incluye oficinas principales, bodega y en donde se ejecuten proyectos.
Manejo Integral de Residuos Sólidos: Es la articulación de los resultados derivados de

la aplicación de los instrumentos de gestión pública con las prácticas cotidianas de los
ciudadanos y usuarios en torno a objetivos de minimización de residuos sólidos en
espacios privados y públicos, de su reciclaje y aprovechamiento y de reconocimiento a
los impactos ambientales y sanitarios por su disposición inadecuada en el espacio
público.
Reciclaje: Es el proceso mediante el cual se aprovechan y transforman los residuos

sólidos recuperados y se devuelve a los materiales su potencialidad de reincorporación
como materia prima para la fabricación de nuevos productos. El reciclaje puede constar
de varias etapas: procesos de tecnologías limpias, reconversión industrial, separación,
recolección selectiva, acopio, reutilización, transformación y comercialización.
Recolección: Es la acción y efecto de recoger y retirar los residuos sólidos de uno o

varios generadores, efectuada por la persona prestadora del servicio de aseo.
Recuperación: Es la acción que permite seleccionar y retirar los residuos sólidos que
pueden someterse a un nuevo proceso de aprovechamiento, para convertirlos en
materia prima útil en la fabricación de nuevos productos.
Residuo sólido o desecho: Es cualquier objeto, material, sustancia o elemento sólido

resultante del consumo o uso de un bien en actividades domésticas, industriales,
comerciales, institucionales, de servicios, que el generador abandona, rechaza o entrega
y que es susceptible de aprovechamiento o transformación en un nuevo bien, con valor
económico o de disposición final. Los residuos sólidos se dividen en aprovechables y no
aprovechables. Igualmente, se consideran como residuos sólidos aquellos provenientes
del barrido de áreas públicas.
Residuo aprovechable: Cualquier material, objeto, sustancia o elemento que no tiene

valor para quien lo genera, pero se puede incorporar nuevamente a un proceso
productivo (Decreto 1713 de 2002).
Residuo no aprovechable: Todo material o sustancia que no ofrece ninguna posibilidad

de aprovechamiento, reutilización o reincorporación a un proceso productivo. No tienen
ningún valor comercial, por lo tanto requieren disposición final (Decreto 1713 de 2002).
Reúso: Es la destinación a actividades distintas a las que originaron su adquisición de

elementos ya utilizados por parte de los usuarios del Servicio Público de Aseo a fin de
reducir costos por nueva adquisición o por motivos de protección de los recursos
naturales.
Reutilización: Es la prolongación y adecuación de la vida útil de los residuos sólidos

recuperados y que mediante procesos, operaciones o técnicas devuelven a los
materiales su posibilidad de utilización en su función original o en alguna relacionada, sin
que para ello requieran procesos adicionales de transformación.

RG-GI-20 REGISTRO DE ENTREGA DE RESIDUOS A TERCEROS
AUTORIZADOS
ACTAS DE ENTREGA DE RESIDUOS
5. DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA
Dentro del Programa de Gestión integral de Residuos Sólidos (PGIRS) se aplica el

concepto de las “3R”:
REDUCIR: Evitar o minimizar la producción de residuos, usando racional y
eficientemente los recursos e insumos en nuestras actividades.
REUTILIZAR: Es devolver a los residuos su potencial de utilización en su función

original o en alguna relacionada, sin requerir procesos adicionales de trasformación.
RECICLAR: Es recuperar aquellos residuos que mediante su reincorporación como

materia prima o insumos sirven para la fabricación de nuevos productos.
SEGREGACIÓN EN LA FUENTE
ETIQUETA
CLASE DE COLOR
DEL CONTENIDO BÁSICO
RESIDUO GRIS
RECIPIENTE
Papel y cartón limpio y seco,

Reciclable no debe estar arrugado, no se
debe depositar allí papel
aluminio, papel carbón, papel
térmico (como el de fax),
servilletas, pañuelos
desechables.
ETIQUETA
CLASE DE COLOR
RESIDUO AZUL
RECIPIENTE
Reciclable
Material limpio y seco,
envases de bebidas no
retornables inservibles, vasos
desechables, bolsas plásticas,
no se debe depositar allí las
envolturas de mecato.
ETIQUETA
CLASE DE COLOR
RESIDUO VERDE
RECIPIENTE
Papel sucio o engrasado,

papel aluminio, papel carbón,
envolturas de mecato,
ORDINARIOS
residuos de barrido, icopor,
NO
colillas, servilletas, bolsas de
RECICLABLES
carne, pollo o pescado.
ETIQUETA
CLASE DE COLOR
RESIDUO ROJO
RECIPIENTE
Material impregnado con

hidrocarburos como
combustibles o aceites, papel
RESIDUOS higiénico contaminado.
PELIGROSOS
5.2 DESCRIPCION DE LA RECOLECCION ALMACENAMIENTO, TRANSPORTE Y
DISPOCISION FINAL
No. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
RESIDUOS SOLIDOS
(RECICLABLES, ORDINARIO NO
RECICLABLES Y
CONTAMINADOS) GENERACIÓN,
MANEJO Y DISPOSICIÓN.
La clasificación de los residuos sólidos
en la fuente es una labor esencial para
el cumplimiento de objetivos
establecidos por
KAYSEN
SOLUCIONES S.A.S.
Estos residuos se deben colocar
separadamente en recipientes
adecuados de acuerdo con el
siguiente código de colores:
SUPERVISORES
Todos los recipientes (canecas,
Recolección, empaques y bolsas) deben
Clasificación permanecer tapados. Se establecen
y transporte sitios de ubicación para cada una las
canecas y cada recipiente describirá el PERSONAL EN
residuo sólido que contendrá GENERAL
temporalmente.
En la planta de producción existirán

almacenamientos temporales,
ubicados en un lugar cercano a dónde
se genere cada tipo de residuo. Estos
residuos a su vez serán depositados
diariamente en el punto ecológico
donde se le dará almacenamiento
hasta que sean entregados a la
empresa de aseo o a las personas
autorizadas en el caso de los residuos
orgánicos.
La manipulación de los residuos
sólidos es manual, por lo cual el
personal encargado de dicha labor
debe utilizar los elementos de
protección personal más adecuado
(casco, gafas, guantes, mascarillas,
botas de puntera de acero y overol,
según lo que se requiera)
En cada uno de los proyectos se

clasificarán los residuos de acuerdo al
presente documento. Los residuos
reciclables se empacarán en las
bolsas de los respectivos colores y se
entregarán a la empresa de aseo de la
Ciudad o Municipio en donde se
ejecute el proyecto.
Los residuos ordinarios no reciclables

se empacarán en bolsas verdes y se
entregarán a la empresa de municipio
o ciudad donde se opere.
Los residuos orgánicos se entregarán

al personal de la comunidad bajo acta
y compromiso de que se utilizarán
únicamente en granjas como
suplemento alimenticio para porcinos.
Se debe dejar registro de la cantidad y
tipo de residuos entregados a estas
personas. Estos residuos irán en
bolsas negras. En caso de que no
haya personas autorizadas en el sitio
de ejecución del proyecto también
serán entregados a la empresa de
aseo.
Los residuos reciclables tales como

vidrio, plástico, papel, cartón, latas,
pasta y madera también pueden ser
entregados mediante
el correspondiente
proceso para beneficio de la
comunidad.
Los residuos producidos por artículos
electrónicos en desuso serán
entregados para su disposición final a
la Empresa de aseo de la Ciudad o
Municipio en que se desarrollen las
actividades.
En el caso de las pilas, primero se

deben sellar los 2 polos con cinta
adherible (puede ser de papel), luego
se deben depositar en botellas de
plástico, cerrando muy bien la tapa
una vez esté completa de pilas, estas
botellas se entregarán a la Empresa
de Aseo de la Ciudad o Municipio de
jurisdicción.
Para el manejo de los residuos

peligrosos originados en la prestación
de primeros auxilios, se deben utilizar
los debidos elementos de protección
personal, usar adecuados recipientes SUPERVISORES
Recolección, de recolección, debidamente
Clasificación identificados y se deberán depositar
y transporte en bolsas/canecas de color ROJO PERSONAL EN
(Residuos peligrosos) para su GENERAL
disposición final, según lo establezca
el cliente o autoridad respectiva.
En todas las áreas de oficina, bodega

de materiales, sitio de ejecución de los
diferentes proyectos y en donde
KAYSEN SOLUCIONES S.A.S.
Realice actividades, se deberá
diligenciar el formato de Residuos
Sólidos Generados, con el fin de llevar
una estadística del volumen total
generado en cada área durante el
mes.
Se debe
programar
TRIMESTRALMENTE una campaña
de orden y aseo en todos los sitios
donde KAYSEN SOLUCIONES S.A.S.
Ejecute actividades, con el fin de crear
conciencia en el trabajador y mantener
el sitio de trabajo limpio y ordenado,
previniendo incidentes que puedan
ocasionar lesiones a las personas,
daño a la propiedad o al medio
ambiente, En los proyectos una vez
que los residuos han sido
debidamente clasificados, se
coordinará, con el cliente y/o
interventor, la recolección de éstos
para su disposición final (según la
naturaleza de los mismos) a los sitios
autorizados por el cliente o la
autoridad municipal que corresponda
y a las entidades que puedan reutilizar
o reciclar estos materiales
adecuadamente (desde el punto de
vista ambiental). El vehículo utilizado
en campo para la movilización de
residuos sólidos debe estar carpado
para evitar el ingreso de agua en
tiempo de lluvia o la caída de bolsas
durante la movilización al sitio de
disposición final.
El sitio determinado para tal fin debe

estar limpio, ordenado, señalizado y
los residuos deben estar separados.
Almacenamient
o en centro de Coord. - Clientes
En cada proyecto el sitio de acopio
acopio
será el autorizado por el cliente y/o las
autoridades ambientales.
Se generan los siguientes tipos de

residuos sólidos.
INDUSTRIALES
Generación Provenientes básicamente de las Coord. HSEQ /

de Residuos actividades propias de la elaboración Supervisores /
Sólidos de alimentos. Estos residuos pueden Personal en general
ser:
- Reciclables: generados por los

empaques y embalajes de
productos utilizados y cuyos
empaque no se han contaminado
GI-01 24/08/2014 de 11
por contacto directo con los

alimentos (papel, cartón, madera,
plástico).
- Orgánicos: Restos de comida,

frutas y verduras, cáscaras, carne,
huevos.
- Peligrosos o Contaminantes:
Residuos de enfermería,
(hospitalarios, patógenos), pilas,
estopa impregnada
con hidrocarburos, pintura de
revestimiento, recipientes de
pintura, productos químicos
usados, cartuchos para impresora /
fotocopiadora
DOMÉSTICOS
Aseo de locaciones, aseo de oficinas.

Estos residuos pueden ser:
Biodegradables: Compuestos
esencialmente por residuos de
comida.
Reciclables: Compuesto por cartón,

papel, vasos plásticos, latas y vidrio,
los cuales pueden volver a ser
utilizados posteriormente ya sea
dentro de la misma empresa o por
otras entidades; particularmente el
papel bond se deberá utilizar por
ambas caras para optimizar su
consumo, picándolo o rasgándolo una
vez haya sido completamente
utilizado, almacenándolo en las bolsas
o recipientes correspondientes.
GI-01 24/08/2014 de 11
Los residuos reciclables y ordinarios

no reciclables producidos en la planta
serán entregados allí mismo a la
EMPRESA DE SERVICIOS DE
NOBSA S.A. E.S.P los días martes de
(5:00 am-6:00 am) o el día miércoles
en el mismo horario en caso de que la
semana tenga un día festivo el día
lunes. De igual manera en los demás
Horario de
proyectos serán entregados a la
entrega
empresa de aseo del municipio en los
de
horarios que ellos estipulen.
residuos
Los residuos orgánicos dados para el

desarrollo de la comunidad serán
entregados todos los días entre las
5:00 pm y las 6:00 pm, se debe dejar
también registro de la hora en que
estos fueron entregados.
RESIDUOS DE MANEJO ESPECIAL
Los residuos de manejo especial como aceite de cocina usado, luminarias, llantas y
residuos electrónicos, deberán ser almacenados de manera adecuada hasta su entrega
a la entidad que les dará disposición final.
6. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS

01 24/11/2014 Inclusión de aspectos sobre almacenamientos temporales y
horarios para entrega de residuos.
GI-01 24/08/2014 de 11
ITEM ELABORÓ REVISO APROBÓ

CARGO COORD. HSEQ COORD. HSEQ GERENTE GENERAL
FIRMA
Fin del Documento

POLITICA DE CONDUCCIÓN Y SEGURIDAD VÍAL
FECHA: Página:
CÓDIGO: DI-GI-06 VERSIÓN:01 02/06/14 1 de 1
POLÍTICA DE CONDUCCIÓN Y SEGURIDAD VIAL
La prevención de accidentes de tránsito es una prioridad para nuestra

organización, por dicha razón: KAYSEN SOLUCIONES S.A.S., establece
que cualquier vehículo propio o alquilado que realice actividades para
nuestra empresa debe haber cumplido con la revisión técnico-mecánica
previa a su operación; realizar las inspecciones preoperacionales
pertinentes y además debe tener al día el su seguro obligatorio y pólizas
contra accidentes y daños a terceros.
Los colaboradores que conduzcan un vehículo de la Compañía o alquilado

de un tercero, deben emplear hábitos seguros, de satisfacción con los
requerimientos de Medicina preventiva; conocer y aplicar permanentemente
la práctica de manejo defensivo; cumpliendo además en esta materia con
las disposiciones de la compañía y con los requisitos y legislación vigente
del país. Se solicitará y verificará la vigencia de la licencia de conducción, el
cumplimiento de los límites de velocidad permisibles de acuerdo a las
normas establecidas por el tránsito y por las políticas de seguridad vial de
clientes y proveedores visitados. Esta política es enfática en la abstención
estricta de conducir en estado de embriaguez o de cansancio, por lo cual
Los colaboradores de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S. están obligados a
informar previamente sobre la pérdida o disminución de sus aptitudes para
conducir.
Es de obligatorio cumplimiento que los colaboradores conduzcan los

vehículos mencionados con el único propósito de ejecutar funciones propias
de la compañía; los mismos pueden estar sujetos sin previo aviso a una
prueba de detección de drogas psicoactivas y bebidas alcohólicas.
Diciembre 13 de 2013
YOPAL, CASANARE
DOLY GUERRERO ALVAREZ
CC: 68303968
Representante legal.
Fin del Documento

POLITICA DE PREVENSIÓN TABAQUISMO, CONSUMO
DE BEBIDAS ALCOHOLICAS Y DROGAS PSICOACTIVAS
FECHA: Página: 1 de
CÓDIGO: DI- VERSIÓN:01 17/12/13 2
GI-05
POLITICA DE PREVENSIÓN TABAQUISMO, CONSUMO DE

BEBIDAS ALCOHOLICAS Y DROGAS PSICOACTIVAS
En KAYSEN SOLUCIONES S.A.S. somos conscientes que la prevención es el

primer paso para garantizar la seguridad, bienestar y salud de todos nuestros
empleados, contratistas y visitantes. Por lo anterior, definimos la siguiente política
de prevención:
Prevención del Consumo de Alcohol y Drogas
No se le permitirá a ninguna persona, sin importar su rango o posición, trabajar o

visitar las áreas de trabajo bajo la influencia de bebidas alcohólicas o sustancias
alucinógenas que alteren el estado de la conciencia, el estado de ánimo, la
percepción y la capacidad de reacción.
No se permite la posesión, consumo y/o comercialización de bebidas alcohólicas y

sustancias alucinógenas, tanto en las instalaciones de la empresa o en actividades
de trabajo fuera de la oficina.
Prevención del Tabaquismo
Teniendo en cuenta que fumar altera el estado de ánimo y el nivel de

concentración, que representa un riesgo para la salud del fumador y de las
personas que están a su alrededor, además para el medio ambiente y para las
instalaciones de la empresa por ser una fuente generadora de incendios.
Se prohíbe fumar:
 Al interior de las instalaciones fijas como oficinas, bodegas, talleres, sala de

conferencias.
 Al interior de las instalaciones o plantas de nuestros clientes y proveedores.
 En reuniones o asambleas de índole laboral convocadas por la empresa o terceros

interesados.
Solo se podrá fumar en la hora destinada para el almuerzo y fuera de las

instalaciones de la empresa. En ningún momento los funcionarios están
autorizados para ausentarse durante la jornada laboral de su lugar de trabajo para
ir a fumar.
Aplicación
KAYSEN SOLUCIONES S.A.S. se reserva el derecho de realizar en cualquier

momento inspecciones y pruebas de laboratorio para drogas y alcohol en
cualquiera de sus sitios de trabajo.
Esta política forma parte del contrato de trabajo y es de cumplimiento obligatorio

por parte de todos los empleados de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S.
La violación de esta política, así como la oposición a las inspecciones o toma de

muestras, se considera falta grave y en consecuencia KAYSEN SOLUCIONES
S.A.S. puede adoptar medidas disciplinarias, inclusive dar por finalizado el
contrato de trabajo por justa causa de acuerdo con lo establecido en el
Reglamento Interno de Trabajo y la Ley, según sea el caso.
Se exigirá su cumplimiento a contratistas y visitantes en caso de requerirse. Con este fin, les dará a conocer
Los directivos de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S. nos comprometemos a desarrollar programas que permitan d
Diciembre 13 de 2013
YOPAL, CASANARE
DOLY GUERRERO ALVAREZ
CC: 68303968
Representante legal.
Fin del Documento

PLAN DE EMERGENCIAS

PLAN DE EMERGENCIAS

PL-GI-01 03/09/14 de 59
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN..........................................................................................................5
POLÍTICA PARA EMERGENCIAS..............................................................................5
MARCO DE REFERENCIA..........................................................................................6
DEFINICIONES.............................................................................................................6
MARCO LEGAL............................................................................................................7
OBJETIVOS................................................................................................................10
ALCANCE...................................................................................................................11
5. INFORMACIÓN GENERAL.................................................................................11
5.1. IDENTIFICACIÓN..................................................................................................11
5.2. AMBIENTE SOCIOECONÓMICO.........................................................................12
5.3. REFERENCIACIÓN GEOGRÁFICA.....................................................................12
5.4. CARACTERIZACIÓN DE LAS INSTALACIONES.............................................14
5.5. INSTALACIONES ESPECIALES...........................................................................14
5.6. MAQUINAS Y EQUIPOS.......................................................................................14
PLAN ESTRÁTEGICO................................................................................................15
6.1. OBJETIVOS.............................................................................................................15
6.2. ALCANCE................................................................................................................15
6 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA ATENDER LA EMERGENCIA 16
6.4. PLAN DE FORMACIÓN.........................................................................................22
6.5. PROGRAMA PARA REALIZACIÓN DE SIMULACROS...................................23
RECURSOS..........................................................................................................................26
PLAN DE EMERGENCIAS

PL-GI-01 03/09/14 de 59
6.6. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ESCENARIOS DE EMERGENCIA
27
7. PLAN OPERATIVO.............................................................................................31
7.1. NIVELES DE EMERGENCIA................................................................................31
7.2. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE EMERGENCIA....................................33
7.2.1. Plan De Evacuación................................................................................................34
7.2.2. Acciones En Caso De Inundación..........................................................................39
7.2.3. Acciones En Caso De Sismo..................................................................................41
7.2.4. Acciones En Caso De Incendios.............................................................................44
7.2.5. Acciones En Caso De Una Explosión....................................................................47
ACCIONES EN CASO DE BLOQUEO POR GRUPOS AL MARGEN DE LA LEY,
SUBVERSIÓN (Intrusión, hurto, hostigamiento guerrillero y/o atentados
Paramilitares o delincuencia Común....................................................................................47
7.2.6. Acciones en caso de derrame de sustancias químicas............................................49
7.3. PLAN DE EMERGENCIAS MÉDICAS.................................................................49
7.3.1. Clasificación De Pacientes.....................................................................................49
7.3.2. Emergencia Médica Por Lesión..............................................................................50
7.3.3. Notificación En Caso De Accidente De Trabajo....................................................51
7.3.4. Emergencias Médicas Por Eventos De Salud.........................................................51
7.4. MECANISMOS DE REPORTE...............................................................................52
7.5. PLAN DE ACCIÓN MANEJO DE EMERGENCIAS............................................52
7.5.1. Fase Uno O De Alerta............................................................................................52
7.5.2. Fase Dos O De Acción...........................................................................................54
7.6. INVENTARIO DE RECURSOS..............................................................................55
7.6.1. Recurso Humano Entrenado Para La Atención De La Emergencia.......................55
7.6.2. Equipos De Emergencia.........................................................................................55
7.7. COLABORACIÓN MUTUA...................................................................................56
7.8. CENTRO DE COORDINACIÓN DE OPERACIONES.........................................56
7.9. SISTEMA DE COMUNICACIÓN...........................................................................57
7.10. DIFUSIÓN DEL PLAN A LOS EMPLEADOS....................................................57
8. PLAN INFORMATIVO.........................................................................................57
PLAN DE EMERGENCIAS

PL-GI-01 03/09/14 de 59
8.1. ENTIDADES DE APOYO Y SOCORRO DE EMERGENCIAS EN LA
REGIÓN...............................................................................................................................57
9. RECOMENDACIONES........................................................................................58
10. BIBLIOGRAFIA................................................................................................59
INTRODUCCIÓN
Dadas las múltiples amenazas a las cuales estamos expuestos de forma individual y
colectiva, y como empresa por el desarrollo normal de nuestra actividad económica,
la ubicación geográfica y las condiciones sociales del medio en el que estamos, se
requiere la gestión necesaria para la identificación y valoración temprana de estas
amenazas (naturales, antrópicas y de otro tipo) que puedan afectarnos y generar
pérdidas humanas, materiales y económicas, este proceso se materializa al interior
de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S., a través del presente plan de emergencias,
entendido como la herramienta fundamental a la hora de establecer estrategias que
permitan contrarrestar y minimizar las consecuencias no deseadas producto de una
emergencia.
La preparación ante emergencias parte de la identificación de la organización, la

caracterización de las posibles amenazas, la priorización de estas de acuerdo al
análisis de vulnerabilidad, y todas las estrategias de contingencia necesarias para su
control, así como los recursos físicos, humanos y técnicos necesarios para su
implementación.
La metodología utilizada se basa en los requerimientos legales de nuestro país y las

necesidades evidenciadas en la organización, aplica para KAYSEN SOLUCIONES
S.A.S. y es la respuesta integral que involucra a toda la Empresa con el compromiso
de directivos y empleados en permanente acción para responder oportuna y
eficazmente con las actividades correspondientes al ANTES, DURANTE Y
DESPUÉS de una emergencia.
POLÍTICA PARA EMERGENCIAS
KAYSEN SOLUCIONES S.A.S. Establece el presente plan de emergencias como

medida prevención para todos sus empleados, colaboradores y visitantes, en
cumplimiento de la legislación colombiana y de su compromiso con el aseguramiento
del adecuado nivel de seguridad para todos.
En concordancia con lo anterior, la Gerencia se compromete a dar todo su apoyo y

colaboración manifiesta en recursos humanos, técnicos y financieros para la
implantación de todas las acciones tendientes a:
 Proteger a cada una de las personas que se encuentren en sus instalaciones ya

sean trabajadores o visitantes mediante la identificación y control de los
principales riesgos, con personal capacitado para la evacuación de las
instalaciones, rescate y atención de lesionados.
 Salvaguardar los bienes y activos de la empresa que se puedan ver en peligro
durante una emergencia con el fin de minimizar las consecuencias causadas por
el siniestro.
 Garantizar la pronta recuperación de la empresa después de una emergencia con

procedimientos encaminados a proteger la información, equipos y talento
humano, necesarios para continuar cumpliendo con nuestros clientes en un alto
grado de eficiencia.
 Posibilitar la sustitución temporal o permanente de las actividades interrumpidas,

en iguales o superiores condiciones de eficiencia
MARCO DE REFERENCIA
DEFINICIONES
 Amenaza: peligro latente asociado con un fenómeno físico de origen natural, de

origen tecnológico o provocado por el hombre que puede manifestarse en un sitio
específico y en un tiempo determinado, produciendo efectos adversos en las
personas, los bienes, servicios y el medio ambiente. Técnicamente se refiere a la
probabilidad de ocurrencia de un evento con una cierta intensidad, en un sitio
específico y en un periodo de tiempo determinado.
 Análisis de vulnerabilidad: es el proceso mediante el cual se determina el nivel
de exposición y la predisposición a la pérdida de un elemento o grupo de
elementos ante una amenaza específica.
 Brigada De Emergencias: Grupo operativo con entrenamiento para atender
emergencias incipientes
 Comité De Emergencias: Grupo de administrativo de las emergencias antes,
durante y después de los eventos; responsable de organizar planear y poner en
funcionamiento el plan de emergencias.
 Desastre: situación causada por un fenómeno de origen natural, tecnológico o
provocado por el hombre que significa alteraciones intensas en las personas, los
bienes, los servicios y el medio ambiente. Es la ocurrencia efectiva de un evento,
que como consecuencia de la vulnerabilidad de los elementos expuestos causa
efectos adversos sobre los mismos.
 Emergencia: toda situación generada por la ocurrencia real o inminente de un
evento adverso, que requiere de una movilización de recursos sin exceder la
capacidad de respuesta.
 Escenario: descripción de un futuro posible y de la trayectoria asociada a él.
 Evento: descripción de un fenómeno natural, tecnológico o provocado por el
hombre en términos de sus características, su severidad, ubicación y área de
influencia.
 Plan de Contingencias: componente del plan de emergencias y desastres que
contiene los procedimientos para la pronta respuesta en caso de presentarse un
evento específico.
 Plan de Emergencias: definición de políticas, organizaciones y métodos, que
indican la manera de enfrentar una situación de emergencia o desastre, en lo
general y en lo particular, en sus distintas fases.
 Prevención: conjunto de medidas y acciones dispuestas con anticipación con el
fin de evitar la ocurrencia de un evento o de reducir sus consecuencias sobre la
población, los bienes, servicios y medio ambiente.
 Simulacro: ejercicio de juego de roles que se lleva a cabo en un escenario real o
construcción en la forma posible para asemejarlo.
 Vulnerabilidad: factor de riesgo interno de un sujeto o sistema expuesto a una
amenaza, correspondiente a su predisposición intrínseca a ser afectado o de ser
susceptible a sufrir una pérdida.
MARCO LEGAL
Existe un amplio marco legal relacionado con los planes de emergencia y

contingencias que deben ser elaborados, puestos a prueba y ajustados por quienes
pueden generar o ser afectados por este tipo de situaciones. Las siguientes son las
más relevantes al respecto:
 Declaración universal de los derechos humanos ONU de diciembre de 1948:

o Artículo 3: Todo individuo tiene derecho a la vida, a la libertad y a la seguridad
de su persona.
 Código sustantivo del trabajo (Ley 50 de 1950): Artículo 205, Primeros

Auxilios.
o El patrono debe prestar al accidentado los primeros auxilios, aun cuando el
accidente sea debido a provocación deliberada o culpa grave de la víctima.
o Todo patrono debe tener en su establecimiento los mecanismos necesarios
para las atenciones de urgencias en caso de accidente o caso súbito de
enfermedad, de acuerdo con la reglamentación que dicte la Oficina Nacional
de Medicina e Higiene Industrial.
 Ley 9 de 1979
Título III Relativo a la salud ocupacional, establece para los empleadores las
siguientes exigencias relacionadas con emergencias:
Art. 93 - Áreas de Circulación: Claramente demarcadas, tener amplitud suficiente
para el tránsito seguro de las personas y provistas de señalización adecuada.
Art. 96 - Puertas de Salida: En número suficiente y de características apropiadas

para facilitar la evacuación del personal en caso de emergencia, las cuales no
podrán mantenerse obstruidas o con seguro durante la jornada de trabajo.
Art. 114 - Prevención y Extinción de Incendios: Disponer de personal capacitado,

métodos, equipos y materiales adecuados y suficientes.
Art. 116 - Equipos y dispositivos para la Extinción de Incendios: Con diseño,

construcción y mantenimiento que permita su uso inmediato con la máxima
eficiencia.
Art. 117 - Equipos, herramientas, instalaciones y redes eléctricas: Diseñados,

construidos, instalados, mantenidos, accionados y señalizados de manera que
prevenga los riesgos de incendio ó contacto con elementos sometidos a tensión.
Art. 127 – Todo lugar de trabajo tendrá la facilidades y los recursos necesarios para
la prestación de los primeros auxilios a los trabajadores.
 Resolución 2400 de 1979. Estatuto de Seguridad Industrial. Habla acerca de los

equipos para control de incendios, rutas de evacuación, botiquines, señalización y
alarmas.
 Decreto 1400 de 1984. Código Colombiano de Construcciones Terremoto
Resistentes CCCSR84
 Resolución 1016 de 1989. Relativos a la salud ocupacional, establecen para todo
empleador las siguientes obligaciones relacionadas con el plan de emergencias,
en sus ramas pasiva, preventiva y activa.
o Pasiva o estructural: Implica el diseño y construcción de edificaciones con

materiales resistentes, vías de salida suficientes y adecuadas para la
evacuación, de acuerdo con los riesgos existentes y el número de
trabajadores.
o Preventiva: Aplicación de normas legales y técnicas sobre manejo de
combustibles, equipos eléctricos, fuentes de calor y sustancias peligrosas
propias de la actividad económica de la entidad.
o Activa: Organización en emergencias y la conformación de la brigada. Para la
Prevención y extinción de incendios se dispondrá de personal capacitado,
métodos, equipos y materiales adecuados y suficientes.
 Ley 46 de 1998 y Decreto 919 de 1989. Disposiciones legales y reglamentarias

que regulan la prevención y atención de desastres y mediante el cual el Gobierno
Nacional organizó el SNPAD.
PLAN DE EMERGENCIAS

PL-GI-01 03/09/14 de 59
o Artículo 1. Todas las entidades públicas y privadas que financien estudios para
la formulación de planes, programas y proyectos de desarrollo regional y
urbano, incluirán en los contratos respectivos el componente de prevención de
riesgos.
o Artículo 52. Las entidades territoriales podrán adoptar un régimen propio sobre
situaciones de desastre o calamidad. Obligación a quienes ejecuten obras de
gran magnitud de realizar análisis de vulnerabilidad y formular planes de
contingencia.
 Ley 100 de 1993. Seguridad Social. Salud Ocupacional incorporada al

denominada Sistema General de Riesgos Profesionales.
 Decreto Ley 1295 de 1994 Artículo 35. Servicios de Prevención. Literal b:

“Capacitación básica para el montaje de la brigada de primeros auxilios”
 Resolución 127 de 1995. Se establece los procedimientos para adelantar

investigaciones en caso de emergencias, así como aquellas de orden
administrativo en las personas prestadoras de servicios públicos domiciliarios
 Ley 400 de 1997 y Decreto 33 de 1998. Normas Colombianas de Diseño y

Construcción Terremoto Resistente - NSR98.
 Decreto 093 de 1998. Objetivos del “Plan Nacional para la Prevención y Atención
de Desastres”.
o Establece principios para orientar la acción de entidades nacionales y

territoriales en relación con el PNPAD.
o Plantea la descentralización dando responsabilidad a las autoridades
regionales y locales.
 Decreto 321 del 17 de Febrero de 1999. Por el cual se adopta el Plan Nacional
de Contingencia contra derrames de Hidrocarburos, Derivados y Sustancias
Nocivas.
PLAN DE EMERGENCIAS
CÓDIGO: VERSIÓN:01 FECHA: Página:

PL-GI-01 03/09/14 10 de 59
OBJETIVOS
Objetivo General
Definir los lineamientos para la identificación, análisis, evaluación, preparación,

atención, respuesta, remediación primaria y recuperación/reactivación ante
emergencias que se puedan presentar durante el desarrollo de la operación.
Objetivos Específicos
 Identificar y evaluar los riesgos que puedan generar emergencias dentro y

fuera de la organización.
 Comprobar el grado de riesgo y vulnerabilidad derivados de las posibles

amenazas.
 Establecer medidas preventivas y de protección para los escenarios de riesgo

que se han identificado.
 Organizar los recursos que la organización tiene, tanto humanos como físicos,
para hacerle frente a cualquier tipo de emergencias.
 Evitar o mitigar las lesiones que las emergencias puedan ocasionar a nuestro
personal, visitantes y/o contratistas, así como el impacto de los siniestros
sobre la salud, el medio ambiente y los activos.
 Capacitar permanentemente a todo nuestro personal en prevención de

riesgos y entrenamientos en acciones de respuestas ante situaciones de
emergencia.
 Contar con los procedimientos a seguirse durante las operaciones de

respuesta a la contingencia.
 Salvaguardar la vida e integridad de la comunidad de la organización.
 Preservar los bienes y activos de los daños que se puedan generar como
consecuencia de accidentes y emergencias, teniendo en cuenta no sólo lo
económico, sino lo estratégico para la organización y la comunidad.
 Garantizar la continuidad de las actividades y servicios de la organización.
 Garantizar una mejor respuesta ante las emergencias que se generen.

PLAN DE EMERGENCIAS

PL-GI-01 03/09/14 11 de 59
 Disponer de un esquema de activación con una estructura organizacional

ajustada a las necesidades de respuesta de las emergencias.
ALCANCE
El presente plan de emergencias aplica para las actividades de KAYSEN

SOLUCIONES S.A.S., desarrolladas en el municipio de Nobsa, Boyacá. Así mismo,
debe ser ejecutado en el respectivo nivel de responsabilidad por todas aquellas
personas de la empresa y aquellas que en su papel de subcontratista presta su
servicio.
Para el personal de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S., que realiza labores en las

instalaciones de los clientes aplicará el plan de Emergencia y medidas que estos han
establecido.
5. INFORMACIÓN GENERAL
5.1. IDENTIFICACIÓN
Razón Social KAYSEN SOLUCIONES S.A.S.

Representante Legal DOLY GUERRERO ALVAREZ
NIT 900472645-1
Dirección Cra 29 #17-59
Ciudad Yopal
Departamento Casanare
Teléfonos (8) 6358922
Fax (8) 6358922
Coordinador HSEQ DIEGO A. PEÑA
Administradora de riesgos
Positiva compañía de seguros S.A. / ARL
laborales
7730 ALQUILER Y ARRENDAMIENTO DE
Actividad económica
OTRO TIPO DE MAQUINARIA COMO
EQUIPOS Y BIENES TANGIBLES N.C.P.
5621 CATERING PARA EVENTOS
5611 EXPENDIO A LA MESA DE COMIDAS
PREPARADAS
4729 COMERCIO AL POR MENOR DE
OTROS PRODUCTOS ALIMENTICIOS
N.C.P. EN ESTABLECIMIENTOS
ESPECIALIZADOS
Clase de Riesgo III
5.2. AMBIENTE SOCIOECONÓMICO
El sector en el cual se encuentran ubicadas las instalaciones de KAYSEN

SOLUCIONES S.A.S. para las cuales aplica este plan es zona urbana, en esta zona
encontramos edificaciones con la sede administrativa, el área donde se ubica es
principalmente residencial.
Las Actividades operativas de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S. para las cuales aplica
este plan, se desarrollan en el municipio de Nobsa del departamento de Boyacá.
5.3. REFERENCIACIÓN GEOGRÁFICA
UBICACIÓN GEOGRÁFICA
Nazareth,
Boyacá
KAYSEN SOLUCIONES S.A.S. en su sede de Nazareth está ubicada en el Municipio

de Nobsa, Boyacá, Barrio Nazareth, limitando con los municipios de Sogamoso y
Corrales.
La planta operativa Nazareth de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S., limita con las
siguientes instalaciones:
Costado oriental: Cra 8 Barrio Nazareth

Costado occidental: Cra 9 Vía Belencito- Sogamoso
Costado norte: Calle 3 Barrio Nazareth
Costado sur: Cra 3A Barrio Nazareth
Las instalaciones están distribuidas en dos niveles.
VÍAS DE ACCESO
Dirección de la empresa: Cra 8 # 3A-18 Barrio Nazareth, Nobsa
Accesos:
1. Por la calle 5 y girar a la izquierda por la Cra 8.

2. Por la calle 3 y girar a la derecha por la Cra 8.
DESCRIPCIÓN DE LA OCUPACION
PERSONAL FIJO PERSONAL TOTAL

DIARIO FLOTANTE
Administrativo 2 Personas 2 Personas
Operativo 5 personas 2 personas 7 personas
Horario laboral:
Área administrativa:
Lunes a Viernes: 8:00.a.m. a 12:00 m. y de 02:00.p.m a 06:00. p.m.
Área Operativa:
Lunes a Viernes: 07:00 a.m. a 12:00 m. y de 01:30.p.m. a 05:00. p.m.
Sábados: 8:00 a.m. a 12:30 p.m.

5.4. CARACTERIZACIÓN DE LAS
INSTALACIONES ELEMENTOS ESTRUCTURALES
Las instalaciones de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S., han sido construidas con

materiales como hierro, cemento y ladrillo, distribuida como se menciona a
continuación:
En el PRIMER NIVEL se encuentran ubicadas las áreas de recepción, almacén,

cocina, área de panadería, repostería, procesamiento y producción de alimentos,
punto ecológico.
En el SEGUNDO NIVEL se encuentran el área gerencial, Coordinación HSE, y

archivo, vestier.
5.5. INSTALACIONES ESPECIALES
Agua: Se tiene una red de distribución de agua potable y alcantarillado según

condiciones presentadas por la empresa de EMPRESA DE SERVICIOS DE NOBSA
S.A. ESP., Se cuenta con agua en bolsa ó botella plástica apta para consumo del
personal.
Electricidad e Iluminación: La energía eléctrica es suministrada por la red eléctrica

municipal, generada y administrada por la empresa EBSA.
Red contra incendios: Las instalaciones no cuentan con una red contra incendios,
únicamente se cuenta con equipos para la atención primaria contra incendio
(extintores).
Sanitarios: Se cuentan con batería sanitaria en la segunda planta, el cual se

encuentran en condiciones adecuadas para su uso, sistema de acueducto y
alcantarillado.
Comunicaciones: Existen líneas de teléfono celulares personales.
Gas: Se cuenta con línea de suministro de gas natural de la empresa GAS

NATURAL FENOSA.
5.6. MAQUINAS Y EQUIPOS
Por la naturaleza de su actividad KAYSEN SOLUCIONES S.A.S, utiliza en sus

actividades administrativas escritorios de madera, sillas ergonómicas, equipos de
cómputo, teléfonos celulares, impresoras (impresora, scanner, fotocopiadora),
sumadoras, archivadores, elementos de oficina (papel, esferos, lápices, cosedoras,
cartuchos y tinta para impresora, carpetas de cartón y de plástico, entre otros).
En las actividades operativas utiliza camionetas, equipos de cocina como horno,

estufas, neveras, congelador horizontal.
PLAN ESTRÁTEGICO
6.1. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Disponer de una estructura de respuesta a cualquier emergencia, que se pueda

presentar en KAYSEN SOLUCIONES S.A.S., que permita dar seguridad a los
empleados, mejorar el nivel de seguridad empresarial, proteger bienes y activos y
ayudar al cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Realizar un análisis general de amenazas, ligadas a las instalaciones,

actividades y procesos que se desarrollan en las instalaciones de KAYSEN
SOLUCIONES S.A.S.
 Determinar y evaluar cualitativamente los medios de protección contra las

diferentes clases de amenazas presentadas.
 Diseñar los medios para que los empleados o colaboradores involucrados

generen las destrezas necesarias para que individualmente y como grupo,
puedan ponerse a salvo en caso de emergencias.
6.2. ALCANCE
El presente Plan de emergencia tendrá cobertura sobre las instalaciones

administrativas y operativas en la sede Nobsa, Boyaca de KAYSEN SOLUCIONES
S.A.S., así como a todo el personal que labora en dichos lugares.
Está diseñado para atender los posibles eventos catastróficos que se puedan
presentar en las instalaciones, conforme al análisis de vulnerabilidad y amenazas
realizado.
El esquema de la Brigada de Emergencia aplica toda la organización y para
cualquier eventualidad que genere riesgo de acuerdo a la identificación de
amenazas o cualquier otro de la misma índole que no se halla contemplado.
6.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA ATENDER LA

EMERGENCIA
El organigrama presentado a continuación plantea un nivel de intervención a la

emergencia con base en el siguiente criterio:
Niveles de emergencia:
Nivel 1: Es aquel evento que será atendido solamente por la persona directamente
del área donde se presentó la emergencia o vinculada con la zona, siendo la primera
en detectar el evento, y que la atención por parte de la brigada no excederá al
encargado o encargados de la zona o área del evento.
Nivel 2: Es aquella situación en la que al presentarse el evento se requiere además

de la ayuda de la primera persona en detectar la emergencia y los brigadistas de esa
misma área, brigadistas de otras áreas o dependencias, y grupos de apoyo
externos.
Nivel 3: En este nivel se tiene la intervención de planeación, administración y

organización de todo el plan de emergencia. Incluye roles tales como los de
comunicación y está conformado por mandos medios y altos de la organización.
JEFE DE EMERGENCIA-
NIVEL III COORDINADOR DEL PLAN COORDINADOR ADMINISTRATIVO
DIRECTOR DE EMERGENCIA APOYO EXTERNO

NIVEL II /COORDINADOR LIDER DE Bomberos - Policía- Defensa
BRIGADA/ COORD HSEQ Civil - ARP - CLIENTE
BRIGADA CONTRA INCENDIOS BRIGADA DE EVACUACION BRIGADA PRIMEROS AUXILIOS
FUNCIONARIOS
NIVELGrupo
I de trabajadores ensecciones y punto del evento
 Jefe de Emergencia.
También llamado Coordinador General del Plan o Director General del Plan, tiene
como misión garantizar el cumplimiento del programa de preparación para
Emergencia asegurando los medios administrativos técnicos y logísticos necesarios
para su implementación, mantenimiento y puesta en práctica.
En situaciones de emergencia es el responsable por la toma de decisiones que

corresponden a altos niveles jerárquicos (evacuación parcial o total, suspensión de
actividades, retorno de actividades). Sus funciones dentro de este Plan de
Emergencias son:
 Dar soporte y solidez a la estructura orgánica del plan de emergencias

asumiendo el liderazgo.
 Avalar las directrices, procedimientos, programas y actividades propias del
plan de emergencia y contingencias en las fases de planeación,
implementación y seguimiento.
 Ejercer el control y seguimiento sobre el desarrollo y continuidad del
programa de preparación para emergencia y contingencias garantizando su
divulgación y mantenimiento.
 Coordinar la realización de simulacros periódicos del plan de emergencia y
contingencias con la participación de todos los niveles de la organización.
 Aprobar los programas de capacitación para los grupos operativos de
emergencia (Brigada) y la adquisición y mantenimiento de los equipos básicos
que se utilizan en el control de emergencias.
 Garantiza la capacitación de las personas que conforma la estructura
organizacional, para lograr una coordinación adecuada y cohesión de grupo.
 Cuando no exista un grupo específico para apoyo de comunicación en
emergencias, este equipo coordinador de emergencias debe suministrar la
información necesaria sobre el desarrollo del evento, para que esta
información sea publicada oficialmente a las partes interesadas si la empresa
así lo decide.
 Decidir la información que debe suministrar la coordinación de prensa a los
medios de comunicación pública en caso de emergencias.
 Establecer los parámetros para la selección de los brigadistas
 Designar el Director de Brigada.
 Desarrollar criterios, técnicas y procedimientos de comunicación efectiva en
caso de emergencia, de acuerdo a las políticas de la empresa. Servir de
portavoz oficial de la empresa ante la comunidad y los medios de
comunicación.
 Preparar conjuntamente con los funcionarios involucrados en la emergencia,
los comunicados oficiales de la empresa en caso de una Emergencia.
 Divulgar los comunicados oficiales de la empresa a los diferentes medios de
comunicación y coordinar la realización de “Ruedas de Prensa” cuando ello
sea necesario.
 Coordinar las actividades de relaciones públicas posteriores al siniestro, con
el fin de facilitar la recuperación de la empresa y de su imagen.
 Llevar un archivo de toda la información periodística referente a la
emergencia, publicada en los diferentes medios de comunicación.
 Coordinador de Emergencias:
Es la persona encargada de asumir el manejo y control de la emergencia, se

caracteriza por tener la capacidad de decisión dentro de la empresa. El coordinador
debe tener disponibilidad las 24 horas del día y de fácil ubicación. Esta persona
realizará las siguientes funciones:
 De acuerdo con la magnitud del evento recibe la alarma y activa el plan de

emergencia y contingencias. Indaga con el Brigadista de área sobre el tipo y
características del evento.
 Establece comunicación permanente con los Brigadistas de cada área.
 Está atento a las indicaciones sobre acciones y requerimientos del Brigadista de
área coordinando y apoyando las labores de control.
 Define con el equipo coordinador de emergencias las decisiones y acciones
extraordinarias no contempladas en el planeamiento para el efectivo control de la
situación.
 En orden de prioridad evalúa y comunica las necesidades de evacuación,
intervención de la brigada, intervención de equipos de socorro y rescate
exteriores (Bomberos, Cruz Roja, Defensa Civil).
 Establece el retorno a la normalidad.
 Mantener en forma permanente una lista actualizada con los nombres y
direcciones de todos los medios de comunicación reconocidos.
 Brigadas de emergencia
Conformada por los grupos de control de incendios, primeros auxilios y evacuación.

En términos generales, cualquier persona de la empresa puede ser Brigadista; sin
embargo, se recomienda que los integrantes de la brigada reúnan ciertas
características:
 Ser voluntarios
 Tener responsabilidad y alto sentido de compromiso
 Tener absoluta disposición para ser capacitado y entrenado
 Representar a todas las áreas y turnos
 Tener permanencia dentro de la empresa (tener en cuenta el tipo de contrato y la
labor que realiza).
 Demostrar liderazgo que permita la participación y creatividad de todos los
integrantes.
 Tener conocimiento de la empresa y sus procesos
 Presentar buen estado de salud general
 Mantener estabilidad emocional en periodos de crisis
Los niveles directivos de la brigada, además de las anteriores características, deben

contar con:
 Cierto nivel jerárquico
 Capacidad en la toma de decisiones
 Criterio
 Capacidad de mando
Brigada Contra Incendios: La misión de este grupo es la de estar preparados para

prevenir y controlar los conatos de incendios o apoyar en las tareas de extinción de
fuegos mayores que se presenten en las instalaciones de trabajo. Sus funciones
básicas son las siguientes, con respecto a la emergencia:
ANTES DURANTE DESPUÉS

 Inspección periódica  Ubicar el área  Inspeccionar el área
de áreas afectada afectada
 Inventario e  Trasladar los equipos  Apoyar en el
Inspección periódica necesarios para el restablecimiento de la
de equipos contra control zona
incendio  Evaluar área afectada  Mantenimiento y
 Asistir a  Realizar control del reposición de equipos
capacitaciones que se evento y E.P.P. utilizados
programen  Revisar el área y  Evaluación de las
 Realizar prácticas controlar otras fuentes maniobras
para actualización. de ignición  Ajuste de
 Entrenamiento físico  Apoyar grupos de procedimientos
Primeros Auxilios y de
Búsqueda y Rescate
 Apoyar entidades
externas que se
presenten
Brigada de evacuación: La misión de estos grupos es garantizar la evacuación

total y ordenada de la empresa. Sus funciones básicas son:
 Conocer y dominar los  Informa a los  Permanecer con los
planos de las distintas ocupantes del área evacuados en el punto
instalaciones de asignada la necesidad de reunión final
TEKMAN SAS y del de evacuar  Verificar el área de
cliente donde se  Recordarle al personal trabajo cuando se
ejecuten actividades. a evacuar los autorice el reingreso
 Conocer vías de procedimientos  Dirigir el reingreso del
evacuación y punto de  Dirigir la evacuación personal del área
reunión final  Controlar brotes de asignada
 Conocer pánico y/o histeria  Evaluar y ajustar los
procedimientos para  No permitir que los procedimientos con el
evacuación ocupantes se director de
 Establecer listado del devuelvan evacuaciones
personal a cargo en  Ayudar u ordenar la  Ajustar plan de
las evacuaciones ayuda para el personal evacuación
 Discutir y practicar con limitaciones
procedimientos  En el punto de reunión
final verificar el listado
del personal asignado
 Comunicar al director
de la evacuación el
resultado de la
maniobra
Brigada de Primeros Auxilios: Su misión es la de prestar los primeros auxilios a los

lesionados. Sus funciones básicas son las siguientes:

 Revisión e inventario  Ubicar el área del  Evaluación de la
de los equipos para evento respuesta
atención de heridos  Utilizar elementos  Corrección de
 Revisión periódica de necesarios para procedimientos
los manuales de bioseguridad  Mantenimiento,
primeros auxilios  Evaluación del área y Reposición e
 Asistir a del paciente inventario de recursos
capacitaciones y  Limitar riesgos para el
reentrenamientos auxiliador y para el
 Entrenamiento físico. paciente
 Prestar primeros
auxilios en forma
inmediata y oportuna
 Atender a los
pacientes de acuerdo
a recomendaciones
del médico y/o
profesional de la
salud.
 Transportar al o a los
pacientes en forma
rápida y segura
Trabajadores: Su misión es conocer las normas y procedimientos para actuar en

caso de emergencia. El responsable es la política gerencial de la empresa.
 Conocer  Estar atentos a las  Permanecer en el sitio
perfectamente el Plan indicaciones de reunión final hasta
de Emergencias impartidas por el recibir instrucciones
adoptado. coordinador de del manejo definitivo
 Presentar al jefe de evacuación de su de la Emergencia.
Emergencias, área.  Informar al
cualquier inquietud  Prestar la coordinador de
referente al Plan, y/o colaboración, que de evacuación, cualquier
reportar cualquier acuerdo a sus situación anormal
situación de riesgo capacidades y observada durante el
observada o detectada conocimientos, proceso de
en la empresa. puedan ayudar a evacuación, si este se
 Participar en todas las minimizar las realizó.
actividades de consecuencias de la  Presentar sus
capacitación y Emergencia. inquietudes o
entrenamiento  Realizar los sugerencias al Jefe de
desarrolladas. procedimientos la Emergencia.
establecidos para el
tipo de Emergencia
presentada.
 Autoridades y Entidades de apoyo
Corresponde a las entidades que brindan apoyo en el control de una emergencia, tal
como los Bomberos, Cruz Roja, Policía, entre otros. Para facilitar la actuación de
estas
entidades, es necesario que ellas sean involucradas desde el proceso de
establecimiento e implementación del Plan en la empresa.
Primera Respuesta
Este esquema organizacional contempla que la(s) persona(s) que inicialmente

está(n) expuesta(s) a la situación de emergencia puedan actuar en el control de la
misma, siempre y cuando la magnitud del evento y los conocimiento de la persona
en el tema le permiten actuar.
La implementación del presente Plan de Emergencias debe tener el apoyo total por
parte de los directivos de la empresa, pues de esto depende su éxito o su fracaso.
6.4. PLAN DE
FORMACIÓN JEFE DE
EMERGENCIAS
 Políticas institucionales sobre seguridad, salud y ambiente

 Organización para emergencias
 Estructura del plan de emergencias
 Aspectos legales relacionados con emergencias
 Alcance del plan emergencias
 Funciones y responsabilidades
COORDINADOR DE EMERGENCIAS / JEFE DE BRIGADA
 Organización para emergencias

 Funciones generales durante la emergencia
 Alcance y características del plan de emergencia.
 Estructuras y alcances del plan de emergencia
 Funciones y responsabilidades del plan
 Seguridad en operaciones de emergencias
 Procedimiento operativos normalizados
 Comunicaciones de emergencias
 Manejo de información de emergencias
BRIGADA DE PRIMEROS AUXILIOS
 Bioseguridad
 Valoración primaria
 RCP
 Heridas y Hemorragias
 Quemaduras
 Traumas músculo esqueléticos.
BRIGADA DE CONTROL BÁSICO DE INCENDIOS
 Productos de la combustión (gases, humos, llama, calor)

 Clases de incendios y combustibles
 Detección y alarma de incendios
 Métodos de extinción
 Sistemas automáticos de detección (detectores de humo, gas, llama o
temperatura) y de extinción
 Hidrantes, siamesas, suministro de agua, bombas impulsoras y mangueras
 Combate de incendio
BRIGADA DE EVACUACIÓN
 El sistema y codificación de la alarma

 Identificación y señalización de áreas
 Demarcación, señalización e iluminación de emergencias
 Puesto de mando unificado PMU
 Puntos de encuentro
 Plan B de evacuaciones
 Fases y tiempos del proceso de evacuación: detención, alarma, preparación y
salida
 El sistema y codificación de la alarma
 Sistemas e instrumentos de comunicación
 Taller simulacro de evacuación: reconocimiento de ruta, señalización y tiempo
Además de estos temas, no se debe olvidar la divulgación del presente Plan de

Emergencias a todo el personal de la compañía, así como informar a visitantes y
población flotante de los procedimientos básicos al momento de una emergencia.
6.5. PROGRAMA PARA REALIZACIÓN DE SIMULACROS:
Para complementar el entrenamiento y preparación ante Emergencias, KAYSEN

SOLUCIONES S.A.S., realizará por lo menos un simulacro anual para así poner a
prueba los conocimientos y el nivel de respuesta del personal.
En estos simulacros se avaluará la respuesta dada en cada uno de los tres niveles,
para efectos de detectar oportunidades de mejora y plantear planes de mejora, los
cuales ayudarán a detectar nuevas necesidades, y así actualizar el presente Plan.
OBLIGATORIEDAD: Sin NINGUNA EXCEPCIÓN las sesiones de instrucción y los
simulacros de evacuación, son de OBLIGATORIA participación para todos los
funcionarios y empleados que laboren en las instalaciones de la empresa.
CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD: Debido a que los simulacros de evacuación

requieren la participación de todos los trabajadores de la empresa, en su realización
se deben tomar todas las precauciones que se consideren necesarias, como:
 Establecer vigilancia en los sitios estratégicos dentro y fuera de las instalaciones
 Dar aviso previo a los vecinos de las instalaciones.
 Proveer ayudas a las personas con algún tipo de impedimento.
 Los sitios con acumulación de visitantes, deben ser notificados, antes y durante
el ejercicio, de la naturaleza de la práctica.
 Debe darse aviso a las autoridades competentes de la zona.
ALARMA:
 El sistema de alarma utilizado en la KAYSEN SOLUCIONES S.A.S., será un

silbato que los brigadistas tendrán disponible en cada uno de los niveles de
las instalaciones.
PUNTO DE ENCUENTRO
Las características principales para óptimos puntos de encuentro o reunión son:

 No atravesar vías públicas principales.
 Ser un lugar alejado de la o las fuentes de peligro, de tal forma que no
permita la exposición posterior a la emergencia.
 Ser lo suficientemente amplio para albergar a todas las personas evacuadas.
 Ser seguro, libre de riesgos
 Ser lo más próximo posible al lugar de trabajo
En la mayoría de los casos no todas estas condiciones se pueden dar juntas, para
los Puntos de Encuentro, por lo que se debe optar por los sitios que cumplan la
mayor cantidad de ellas.
DIAGRAMA DE FLUJO PLAN DE EMERGENCIAS
SE PRESENTO LA EMERGENCIA
TIPO DE EMERGENCIA
Trabajador reporta emergencia al comité (Ver cadena de llamadas.)
Comité identifica tipo y magnitud de emergencia.
Piden ayuda (entidades de socorro,) ver directorio externo.

NO SI
Comité activa la alarma?
Se evalúa laBrigada depor

situación primeros auxilios y control de incendios se reúnen colocan distintivos
expertos. Brigaday de
planean
evacuación
el proceso
coordina
para el
actuar.
proceso de salida del lugar donde se presente la emer
Se hace el informe y se
Brigada deinvestiga
primeroselauxilios
incidente
y control de incendios Ingresan a la escena, atacan conato de incendio y auxilian los heridos.
En el punto de reunión llaman a lista e informa al comité de emergencias.
Una vez controlada la emergencia el comité se reúne y evalúa en conj
Llega ayuda externa (Bomberos, cruz roja, medico y o enfermero con ambulancia) brigadistas entregan los heridos y el comité coordina la
FIN
Como punto de encuentro se tiene establecido:
El espacio en el andén frente al garaje de la edificación. En caso de terremoto como

segundo punto de encuentro está el lote al costado izquierdo a 2 cuadras.
RECURSOS
Recursos internos
KAYSEN SOLUCIONES S.A.S., cuenta con recursos de tipo organizacional,

humanos, físicos, económicos, etc. que se hace necesario coordinar entre sí para
garantizar un adecuado apoyo cuando se requiera.
 Extintores portátiles multipropósito

 Señalización de rutas de evacuación y punto de encuentro.
 Equipos de Protección Personal (EPP)
 Medios de comunicación con cobertura suficiente ( teléfonos celulares)
 Documentos exigibles por la autoridades.
Recursos adicionales o apoyo externo
El manejo de las emergencias puede requerir (de acuerdo con el nivel y las
circunstancias particulares) del apoyo de terceros para la ejecución de tareas
específicas.
Estos terceros pueden ser:
 Vecinos
 Clientes
 Proveedores
 Autoridades
 Entidades locales y regionales dedicadas al manejo de emergencias (Bomberos,
Cruz Roja, Defensa Civil, etc.)
 Gobiernos locales y sus dependencias (alcaldías, secretarias, etc.)
 Entidades del SNPAD (Sistema Nacional de Prevención y Atención de
Desastres) como los comités locales y regionales de atención de desastres, etc.
 Otras entidades: de acuerdo con lo dispuesto en la reglamentación referida en el
Plan Nacional de Contingencia contra Derrames de Hidrocarburos, Derivados y
Sustancias Nocivas, decreto 321 de 1999 y la reglamentación sobre el manejo y
transporte terrestre automotor de mercancías peligrosas por carretera, decreto
1609 del 31 de julio de 2002
El requerimiento de estos recursos debe hacerse con base en planes o acuerdos de
ayuda mutua y coordinaciones previas con autoridades y entidades, de tal manera
que en caso de necesidad su respuesta sea rápida y efectiva.
6.6. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ESCENARIOS

DE EMERGENCIA
Identificación de Amenazas
Una amenaza o posible aspecto iniciador de eventos en las fases de construcción,

operación y mantenimiento y abandono de la Organización, se define como una
condición latente derivada de la posible ocurrencia de un fenómeno físico de origen
natural, socionatural o antrópico no intencional, que puede causar daño a la
población y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la economía pública y
privada.
Entre los cuales se pueden identificar:
 Naturales: fenómenos de remoción en masa, movimientos sísmicos,

inundaciones, lluvias torrenciales, granizadas, vientos fuertes y otros
dependiendo de la geografía y clima.
 Antrópicos: incendios, explosiones, fugas, derrames, fallas estructurales, fallas

en equipos y sistemas, intoxicaciones, trabajos de alto riesgo, entre otros, hurto,
asaltos, secuestros, asonadas, terrorismo, concentraciones masivas, entre otros.
Peligro o Amenaza: De acuerdo a la actividad económica de la empresa y la

ubicación de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S se hace la identificación de Amenazas y
escenarios de emergencias posibles que puedan afectar a los trabajadores y bienes
de la empresa.
Identificación de Amenazas
TECNOLÓGICAS NATURALES SOCIALES AMBIENTALES
Filtración de
Movimientos Atentado
Incendio X X X agua / rebose de X
sísmicos terrorista
tuberías
Contaminación Tormenta / Generación de
X Asalto/ Hurto X X
radioactiva Vendaval Escombros
Emisiones
Escape de Deslizamiento
Secuestro Atmosféricas en
vapores tóxicos de tierra X
caso de incendio
Fuga de Inundación Derrame de
Amenaza de X
sustancias X por desborde sustancias
bomba
peligrosas de ríos químicas
Falla estructural Incendio Desabastecimie
Asonada
en la Planta física forestal nto de Agua
Explosión Erupción Inundación por
X Extorsión X X
accidental volcánica tuberías o lluvia
Contaminación
Maremoto Guerrilla
biológica
Descarga Paramilitarism
Olas de frío
eléctrica o
Epidemias y
plagas
Amenazas de tipo tecnológico
- Incendios y/o explosiones: dadas las actividades de KAYSEN SOLUCIONES

S.A.S, y la utilización de equipos eléctricos y electrónicos y materiales de oficina
como papel, carpetas, madera, los cuales pueden generar conatos de incendio,
combustibles que están distribuidos de tal forma que el fuego no se propague
rápidamente, pero que de no controlarse adecuadamente pueden generar una
situación de emergencia, en el área operativa la utilización de gases, sustancias
inflamables vehículos y equipos.
-Fuga de sustancias peligrosas: las instalaciones cuentan con servicio de gas

natural el cual puede presentar fugas que en grandes proporciones o por largos
periodos pueden ocasionar intoxicación.
Amenazas de tipo natural
- Movimientos sísmicos: El municipio de Nobsa, Boyacá, se encuentra en una

parte a lo largo de su historia de movimientos telúricos que en la actualidad afectaría
todo el departamento, el municipio se encuentra en el mapa sísmico de Ingeominas
en un nivel de amenaza alta, como la gran mayoría del departamento de Boyacá.
Amenazas de tipo social
Por el área donde se realizan tanto las labores administrativas como operativas de
KAYSEN SOLUCIONES S.A.S., se pueden presentar:
- Asalto/ Hurto: Consiste en una acción delincuencial que puede perpetrarse a

mano armada o extrayendo bienes de la compañía o del personal sin que se
percaten del hecho de manera inmediata. Solo en el primer caso compromete la
vida de las personas y esta amenaza es controlada por el personal de seguridad.
- Atentado terrorista, extorsión: Por el área donde se desarrollan las actividades

y por la situación de Orden público del país no se esta exento de sufrir un
atentado de este orden.
Amenazas de Tipo Ambiental
El manejo de las amenazas de tipo ambiental tiene los siguientes controles:
-Generación de Escombros por Incendios y Terremotos: La mayoría de

desastres naturales genera escombros en cantidades que superan la capacidad de
los sistemas operativos de manejo de residuos sólidos. Por tal razón, la remoción de
escombros será responsabilidad de los organismos competentes. Dada la naturaleza
de los procesos de la compañía, los escombros que se podrían generar no son
peligrosos y algunos pueden ser reciclados; Como acciones de mitigación y
corrección de impactos generados por los escombros, en el caso de que el peso de
los escombros generados por la emergencia no superen la tonelada, el Gerente
realizará la coordinación para el retiro de los mismos.
-Existe la posibilidad de que las sustancias químicas se derramen como

consecuencia de la emergencia.
-Emisiones atmosféricas en caso de incendio: Si se produce un incendio de gran

magnitud en la sede, se generarán emisiones atmosféricas de los gases producto de
la combustión.
-Rebose de tuberías: El rebose de las tuberías podría presentarse en caso de

lluvias intensas en las cuales la capacidad del alcantarillado puede ser insuficiente
con los respectivos problemas de saneamiento ambiental, esta amenaza se controla
mediante el mantenimiento locativo.
-Inundación: por ruptura de tubería, daño de válvulas, llaves abiertas o agua

aplicada para la extinción de un incendio.
Evaluación de Amenazas
La Evaluación de Amenazas se determina de acuerdo a la probabilidad de

Ocurrencia por la Gravedad, de acuerdo a los siguientes criterios
Para efectos de determinar la probabilidad de ocurrencia de un evento, se

clasificaron así:
ACCION EVENTO PUNTOS
IMPROBABLE Muy baja probabilidad; Nunca ha ocurrido o ha 1
sido en los últimos 11 años
REMOTO Limitada posibilidad de ocurrencia; ha ocurrido 2
en los últimos 6 a 10 años
OCASIONAL Ha ocurrido pocas veces; podría ocurrir cada 1 3
a 5 años
MODERADO Ha ocurrido varias veces; podría ocurrir cada 3 4
a 12 meses
FRECUENTE Alta posibilidad de ocurrencia; podría 5
presentarse una vez cada tres meses
Para efectos de determinar la gravedad de las consecuencias, de cada evento, se

tuvieron en cuenta las consecuencias en cuanto a: víctimas, daño ambiental,
pérdidas económicas, imagen de la empresa y afectación de la operación, las cuales
se clasifican de acuerdo a la siguiente tabla:
ACCION EVENTO PUNTOS

INSIGNIFICANTE Las consecuencias no afectan el 1
funcionamiento del sistema,
MARGINAL Las consecuencias afectan en forma leve al 2
sistema, pérdidas o daños moderados
CRITICA Las consecuencias afectan parcialmente al 3
sistema en forma grave, pérdidas o daños
considerables
CATASTRÓFICA Las consecuencias podrían afectar en total al 4
sistema, pérdidas o daños de gran magnitud
Calificación de Amenazas
Bajo Medio Alto

0-7 8- 15 16- 20
Escenario de Vulnerabilidad
Probabilidad Gravedad
Emergencia PXG
Amenazas Tecnológicas
Incendio / explosión 3 4 12
Descarga eléctrica 2 2 4
Amenazas Naturales
Movimientos sísmicos 4 3 12
Tormenta /vendaval 2 2 4
Amenazas Sociales
Atentado terrorista 3 3 9
Asalto / hurto 2 2 4
Amenaza de bomba 2 4 8
Amenazas naturales
Filtración de agua /
2 2 4
rebose de tuberías
Generación de
1 2 2
Escombros
Emisiones Atmosféricas
1 2 2
en caso de incendio
Derrame de sustancias
3 2 6
químicas
Desabastecimiento de
3 1 3
Agua
Inundación por tuberías o
3 3 9
lluvia
7. PLAN OPERATIVO
7.1. NIVELES DE EMERGENCIA
Con el fin de establecer la activación de la respuesta correspondiente, se establecen

unos niveles de emergencia, de acuerdo a la magnitud y consecuencias, para los
diferentes escenarios así:
Movimientos sísmicos
NIVEL CRITERIO RESPUESTA

Si no produce víctimas o daño a las Brigadistas
1 instalaciones
Brigadistas
Coordinador de la emergencia
Si produce lesiones graves o daños
Entidades de ayuda externa:
2 que impliquen suspensión parcial de
Bomberos, Cruz Roja, Defensa
la actividad
Civil, Policía
Proveedores
Brigadistas
Si produce muertes o suspensión Coordinador de la emergencia
3
total de la actividad Ayuda externa entidades
gubernamentales y proveedores
Intrusión, Sabotaje, Hurto, hostigamiento guerrillero y/o atentados

1 Se presenta hurtos de bajo valor. Coordinador de Emergencia
Entidad de ayuda externa:
policía.
2 Se presenta hurtos de alto valor, Coordinador de Emergencia
amenaza de grupos al margen de la ley, Entidad de ayuda externa:
sabotaje policía.
3 Se presenta hurtos de alto valor, Coordinador de la
atentado terrorista, secuestro, sabotaje, emergencia,
trabajadores involucrados. Brigadas de emergencia
Entidades externa:
Bomberos, Cruz Roja,
Defensa Civil, Policía
Incendios

1 Cuando inicia el incendio y es fácilmente Funcionarios del área
controlable con extintores portátiles del área
2 Cuando inicia la propagación en el mismo Brigadistas Bomberos
sitio a otros combustibles y se puede
controlar
con extintores portátiles.
3 Cuando involucra todo un piso y para su Bomberos
control se requieren mangueras de 2 ½” de Coordinador de
diámetro y equipo de protección personal de emergencia
bomberos.
Inundaciones
1 El agua sólo afecta un área y está concentrada Funcionario del
únicamente en el piso, sin ocasionar daños área
2 El agua afecta varias áreas y ocasiona daños Brigadistas
menores en documentos, equipos eléctricos, , del
interrupción en el servicio telefónico. Suspensión Funcionari
parcial de las actividades o área.
3 El agua afecta toda el área y ocasiona daños Brigadistas
totales en documentos, equipos eléctricos, , del
interrupción en el servicio telefónico. Suspensión Funcionari
total de las actividades o área.
Derrame de sustancias químicas

1 El derrame es insignificante y de fácil control Responsable del
equipo Funcionario
del área
2 El derrame es significado afectando la tierra y hay Brigadistas
amenaza de perjudicar fuentes de agua
3 El derrame es de gran magnitud afectando Coordinador de la
fuentes de agua emergencia,
Entidades de ayuda
externa: Bomberos,
Cruz Roja, Defensa
Civil, Policía
7.2. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE EMERGENCIA
Se concluye que el plan de emergencia debe orientarse detalladamente hacia los

procedimientos operativos normalizados PON de respuesta frente a incendio,
explosión y movimientos sísmicos, que son los que tienen vulnerabilidad Alta.
Igualmente se establecen PON para las emergencias causadas por inundación,
Intrusión, Sabotaje, Hurto.
Las demás amenazas valoradas como baja vulnerabilidad no requieren PON.

7.2.1. Plan De Evacuación
El plan de evacuación de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S., tiene aplicación en los

siguientes tipos de eventos:
 Sismo.
 Atentado terrorista.
 Incendio y/o explosión
 Inundación.
Rutas de evacuación:
El personal de administración en general evacuará por la puerta principal siguiendo la

señalización hasta el punto de encuentro.
RUTA DE EVACUACIÓN SEGUNDA PLANTA

OFICINA ADMINISTRACIÓN
CUARTO
OFICINA GESTIÓN INTEGRAL
CUARTO
Arriba
SALA DE DESCANSO
BAÑO
Arriba
RUTA DE EVACUACIÓN
PLAN DE EMERGENCIAS

PL-GI-01 03/09/14 35 de 59
RUTA DE EVACUACIÓN PRIMERA PLANTA
ZONA DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN

PUNTO ECOLÓGICO
LICUADO
CORTE Y PROCESAMIENTO
ZONA DE HORNEADO
COCINA
ALMACÉN
Arriba
0,00
Arriba
RUTA DE
EXTINTOR DE INCENDIOS
EVACUACIÓN
SALIDA BOTIQUÍN
Sitio de Reunión Final:
El grupo de trabajadores y visitantes que se encuentre en el área administrativa y

operativa, evaluará la situación y procederá a evacuar las instalaciones, bajo la
supervisión del coordinador de emergencias y el personal de administración,
acudiendo al punto de encuentro ubicado en el espacio en el andén frente al garaje
de la edificación.
Códigos para alarma en las instalaciones de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S.,

con el uso de silbato:
Alerta: Alerta significa, que todo el personal debe estar atento, porque se está
presentando un evento que podría derivar en una evacuación de la edificación.
Alarma: Si se requiere evacuar, el coordinador de emergencia, confirmará la

evacuación, informando personalmente a los trabajadores. Para dar la orden de
evacuación a los clientes, se informará verbalmente, indicando, Por favor, evacuar,
salgan por favor. En esta labor lo apoyarán el gerente y la brigada de evacuación.
También podrá valerse de un silbato para informar de la evacuación.
ALARMA GENERAL
1 silbato Prepararse frente a aviso de evacuación y estar listo frente a la
emergencia
ALARMA DE EVACUACIÓN:
2 silbatos Apagar equipos, salir del área, buscar un lugar seguro.
Cuándo Evacuar:
Al ingresar a las instalaciones se puede evidenciar el plano con rutas de evacuación

y ubicación de equipos de emergencia.
En Caso de Incendio: Se hará siempre y por las rutas y criterios establecidos para
la oficina.
En caso de Amenaza o Sospecha de Bomba: se evacuará toda la oficina, previo
dictamen Coordinador de Brigada y grupos especializados.
Explosión: Una vez se ha producido una explosión en cualquiera de las áreas, se
deberá adelantar una evacuación total temporal mientras se hace revisión por parte
de las autoridades y estas autorizan normalización de actividades.
En Caso de Terremoto: La evacuación se produce una vez cese el fenómeno
natural. Si hay pruebas o sospechas de daño estructural, las áreas evacuadas
permanecen vacías hasta verificar el nivel de riesgo, por parte del personal
asignado por el Coordinador de Brigada.
Procedimientos Operativos Normalizados para Evacuación:
Coordinador de Brigada
 Llegue al sitio de reunión y reciba reporte de los funcionarios

 Informe novedades, si las hay, a los grupos de apoyo externo.
 Determine la necesidad de reunirse con el gerente de la oficina, para definir la
situación del personal evacuado: si permanecen en punto de reunión o se
desplazan para las casas.
 Una vez que los grupos de socorro determinen que el evento está controlado,
ingrese con los brigadistas para inspeccionar las áreas y evaluar el nivel de
afectación, con el fin de dar por finalizada la emergencia y ordenar el
reingreso o por el contrario aplicar el plan de remoción de escombros.
Brigadista de Evacuación
El coordinador es un “facilitador” del desarrollo del plan, sin crear dependencia de

los ocupantes hacia ellos. Un plan de evacuación debe funcionar aún sin la
presencia del coordinador de evacuación.
Antes de Salir:
Si recibe la orden de evacuar:
 Verifique, si es posible la veracidad de la alarma.
Durante la Salida
 Mantenga contacto verbal con su grupo, mediante consignas concretas,
tranquilizantes y de orientación: no corran, no se detengan,
 Impida el regreso de personas.
 Evite brotes de comportamiento incontrolado, separe a quienes lo tengan para
hacerlos reaccionar.
 En caso de humo indique a los ocupantes que se agachen y gateen y si es
posible que se cubran con un pañuelo húmedo.
 Auxilie oportunamente a aquellas personas que lo requieran.
 Supervise las acciones previstas para evacuar de acuerdo al procedimiento
establecido.
 Informe a los ocupantes la salida, la ruta de evacuación y sitio de reunión final.
 Verifique que la oficina quedó evacuada completamente (revise baños,
auditorio, archivo, etc.)
Después de Salir
 Llegue al sitio de reunión final convenido y verifique si todos los empleados de la
oficina lograron salir. En caso de duda si alguien no logró salir, comunique
inmediatamente al Coordinador y Líder de Brigada o a las autoridades a cargo.
 Cuando el Coordinador de Brigada considere que el peligro ya ha pasado y dé la
orden de reingreso, comuníquelo a las personas de su grupo.
Después del Siniestro

 Informe al Coordinador de Brigada sobre el desarrollo del proceso de evacuación.
 Evalúe la situación e intervención.
 Sugiera correctivos al plan, si es necesario.
Trabajadores
Todos los Trabajador a quienes no se les hayan asignado otras funciones para
casos de emergencia deberán ceñirse al siguiente procedimiento:
Al escuchar la orden de evacuar:

 Si está en su área, suspenda inmediatamente lo que está haciendo, salve la
información de la computadora si lo considera importante y ejecute las acciones
que se le hayan asignado para emergencias.
 Deje libre el teléfono.
 Cierre escritorios, archivadores.
Gerente
 Coordine la evacuación de los visitantes.
 Salga calmada pero rápidamente por la salida asignada.
 Abra puertas en caso de amenaza de bomba.
 Si tiene algún visitante, llévelo con usted.
 No regrese por ningún motivo.
 Gatee en caso de humo y protéjase la nariz y la boca con un pañuelo húmedo.
 Vaya sin demora al sitio de reunión.
 No regrese a la oficina sin haber recibido autorización del Coordinador de Brigada.
 Una vez superada la emergencia permita el ingreso sólo de empleados
autorizados. El ingreso de visitantes sólo podrá hacerse 2 Horas después, o un
tiempo mayor si así lo determinan las autoridades.
Visitantes
 Al recibir la orden, evacúe por donde lo hacen los trabajadores y sigue sus
instrucciones, permanezca con la persona que está visitando.
Simulacros de evacuación
Alcance
Deberán efectuarse prácticas y simulacros de evacuación en forma periódica que
incluyan como mínimo:
 Reconocimiento de la señal de alarma y las instrucciones de emergencia.
 Rutas de salida.
 Reconocimiento del sitio de reunión.
 Ejecución de acciones de salvamento.
 Procedimientos.
Frecuencia
 Se deberá tener una capacitación teórica mínimo de una hora una vez al año.
 Realizar una práctica de evacuación independiente por lo menos una vez al año.
 Realizar una práctica total mínimo una vez al año.
 Instruir al personal nuevo en los procedimientos a seguir en caso de emergencia.
Registro
Llevar un registro cronológico de cada una de las prácticas y simulacros de
evacuación.
Evaluación
Cada vez que se efectúe un simulacro total o parcial el Brigadista de Evacuación
deberá diligenciar un acta para entregarla al Jefe de Brigada.
7.2.2. Acciones En Caso De Inundación
Procedimientos Operativos Normalizados para Inundación:

A pesar de que el sitio donde se encuentra la sede principal de KAYSEN
SOLUCIONES S.A.S., tiene mediana vulnerabilidad a inundaciones persiste la
probabilidad de que ocurran; para ello se debe seguir el siguiente procedimiento.
Actividades de Prevención
 Promover campañas encaminadas a la protección del ambiente (cuidado de los

bosques, vegetaciones, nacimientos o lugares cercanos a quebradas o ríos,
siembra de árboles).
 Promover campañas de aseo en donde se haga énfasis en el daño y la
contaminación que causan las basuras y escombros al ser arrojados a los ríos y
quebradas.
Durante la Inundación
 Procure colocar en un lugar más alto los bienes que puedan ser afectados por el
agua.
 Desconecte los equipos que estén a su cargo, con sumo cuidado.
 No camine a través de áreas inundadas. Tan solo 15 cm de agua en movimiento
pueden tumbarlo.
 En caso de que el brigadista de evacuación lo considere se debe salir del lugar.
 Aléjese de los cables de electricidad que se encuentran en las calles.
DETECCIÓN DE LA EMERGENCIA
QUIEN DETECTE LA EMERGENCIA Y/O ESCUCHE LA ALARMA DE BOMBEROS INFORMARA AL BRIGADISTA MÁS CERCANO
RECIBIR INSTRUCCIONES DE LAS AUTORIDADES LOCALES DESENERGIZAR LAS INSTALACIONES

DESDE LA CAJA DE CONTROLES (BAJAR LOS TACOS)
UNA VEZ CONFIRMADA LA EMERGENCIA SE ACTIVARA EL PLAN DE EVACUACIÓN
PLAN DE
EVACUACIÓN
ESPERAR INSTRUCCIONES DE
LAS AUTORIDADES
LOCALES
NO
¿SE PUEDEN SE PUEDEN REINICIAR LAS ACTIVIDADES?
PLAN DE CONTINUIDAD
DEL NEGOCIO
SI
EL JEFE DE BRIGADA DARÁ LA ORDEN DE REGRESO A LAS INSTALACIONES
DESPLAZAMIENTO DE REGRESO A LAS INSTALACIONES
FIN
7.2.3. Acciones En Caso De Sismo

Procedimientos Operativos Normalizados en caso de sismo:
Los sismos no se pueden predecir con exactitud. No sabemos a ciencia cierta dónde
y cuándo ocurrirán. Es debido a esto, que debemos realizar actividades que ayuden
a evitar que un sismo impacte en grandes proporciones a la empresa.
Antes de un Sismo
 Evaluar la calidad de las instalaciones, esto con el fin de tomar medidas para
reforzarlos en caso de que sea necesario.
 Debe asegurarse de conocer si las instalaciones se construyen tomando en
consideración la resistencia ante un sismo de magnitud importante.
 Determinar cuáles son los sitios más seguros de la sede, para utilizarlos como
sitios de protección cuando ocurra un sismo fuerte.
 Reubicar objetos pesados que se encuentren en partes altas para evitar que
restos caigan durante un temblor. Es recomendable asegurar las estanterías, de
esta manera se disminuye el riesgo por daños personales y económicos.
 Estos planes deben de incluir la ubicación de aquellos sitios más seguros las
instalaciones, así como las salidas de emergencias disponibles.
Durante un Sismo
 No salga corriendo, mantenga la calma. El pánico es tan peligroso como el sismo.

 Aléjese de las ventanas, lámparas, ductos de aire, estanterías entre otros.
 Cúbrase al lado de escritorios, muebles, entre otros, para que sea fácilmente
rescatado. (Triangulo de vida)
 Evite aglomeraciones en las puertas de salida.
 Si se encuentra en espacios abiertos o vías, busque las zonas verdes donde no
existan cables de conexión eléctrica, o estructuras que puedan derrumbarse.
 Si va en vehículo, deténgase inmediatamente permaneciendo en su interior o
debajo del mismo si no hay otros vehículos en movimiento.
 Siga la ruta de evacuación y las recomendaciones del brigadista de evacuación
para encontrarse con sus compañeros en el punto de reunión.
Después de un Sismo
 Hacer una evaluación de los daños ocasionados.
 Evaluar los daños que pudieran presentarse en la construcción y determinar si su
permanencia en la misma es segura o no. Para esta evaluación se recomienda
contar con la opinión de un profesional en la rama de la construcción.
 Emplear el teléfono, vehículo solamente en ocasiones que lo ameriten o en
extrema necesidad.
 Brindar ayuda a otras personas que lo requieran.
 Estar al tanto de las indicaciones de los grupos de apoyo
CONSERVAR LA CALMA Y NO CORRER DURANTE EL SISMO
PROTEGERSE EN SITIOS
ESTRATEGICOS – BUSCAR TRIÁNGULO DE VIDA
UNA VEZ SE DETENGA EL

MOVIMIENTO SE ACTIVARA EL
PLAN DE EVACUACIÓN
PLAN DE
EVACUACIÓN
BRIGADA PRIMEROS AUXILIOS BRIGADA EVACUACIÓN Y RESCATE BRIGADA CONTRAINCENDIO
¿HAY LESIONADOS? ¿HAY DESAPARECIDOS? ¿HAY CONATO DE INCENDIO?
NO
SI SI SI
ACTUA BRIGADA Y/O APOYO BRIGADAS ESPECIALIZADAS
SI
¿HAY FALLOS ESTRUCTURALES?

PLAN DE CONTINUIDAD
DEL NEGOCIO EL JEFE DE BRIGADA DARÁ LA
ORDEN DE REGRESO A LAS
INSTALACIONES
NO
FIN
7.2.4. Acciones En Caso De Incendios
Procedimientos Operativos Normalizados en caso de
incendios: Brigadista Contraincendios
Atender la emergencia, mientras esta pueda ser controlada (CONATO), en caso

contraria salir del lugar y buscar un sitio seguro, comunicarse de inmediato con
bomberos. Cortar el suministro de energía.
Medidas de Precaución
 Revise periódicamente la instalación eléctrica de la oficina.

 No sobrecargue los enchufes con demasiadas clavijas, distribúyalas o solicite la
instalación de circuitos adicionales.
 Tenga especial cuidado con las parrillas eléctricas y con aquellos aparatos de
mayor consumo de energía, como aires acondicionados, entre otros.
 Evite improvisar empalmes en las conexiones y cuide que los cables de los
aparatos eléctricos se encuentren en buenas condiciones.
 Los enchufes deben encajar perfectamente en la toma de corriente para evitar
sobrecalentamientos. Si los enchufes se calientan, contacte rápidamente a un
técnico.
 Encargue a un técnico las revisiones y composturas de instalaciones y aparatos
eléctricos, si usted no tiene conocimientos necesarios para efectuarlas.
 Antes de cualquier reparación de la instalación eléctrica, desconecte el
interruptor general y compruebe la ausencia de energía.
 No sustituya los fusibles por alambres u otro objeto metálico.
 No conecte aparatos que se hayan humedecido y cuide que no se mojen las
clavijas e instalaciones eléctricas.
 Acatar las políticas de la empresa relacionado con la prohibición de fumar.
 Antes de salir de su oficina revise que los aparatos eléctricos estén apagados;
asimismo.
 Inspeccionar periódicamente los extintores, asegurándose que se encuentran
cargados y en buenas condiciones de uso.
Durante un Incendio
 Instalaciones
 Si detecta fuego, calor o humo anormales, active la alarma inmediatamente.
 Llame inmediatamente al jefe de la brigada para dar aviso y controlar el evento.
 No intente apagar el fuego si no conoce el manejo correcto del extintor.
 Procure retirar los objetos que sirvan de combustible al fuego.
 Evite el pánico, no corra ni cause confusión.
 Si el lugar está lleno de humo en la parte superior, salga agachado (gateando)
cubriéndose la nariz y la boca con un pañuelo húmedo si es posible.
 Siga la ruta de evacuación para encontrarse con sus compañeros en el punto de
encuentro.
 No abra puertas ni ventanas, porque con el aire el fuego se extiende.
 No pierda tiempo buscando objetos personales y de importancia.
 Al llegar los bomberos o las brigadas de auxilio, infórmeles si dentro hay
personas atrapadas.
 Si por algún motivo su ropa se incendia déjese caer al suelo y comience a rodar
una y otra vez, protéjase la cara con las manos, moje su ropa.
Vehículo
 Si detecta fuego, calor o humo anormales, estaciónese y apague el vehículo

inmediatamente y descienda del este.
 Evite el pánico.
 Ir por el extintor y hacer el procedimiento para apagar el CONATO.
 Si el fuego es incontrolable, bloquee el camino y retírese del sitio (puede ocurrir
una explosión)
 Llame inmediatamente al jefe de la brigada para dar aviso.
 Procure retirar los objetos que sirvan de combustible al fuego.
 No pierda tiempo buscando objetos personales y de importancia.
 Si por algún motivo su ropa se incendia déjese caer al suelo y comience a rodar
una y otra vez, protéjase la cara con las manos, moje su ropa.
Después de un Incendio
 No pase al área del siniestro hasta que las autoridades lo determinen.

 Espere el diagnóstico de las autoridades y los expertos para poder entrar a las
instalaciones o ir hasta el vehículo.
 Colabore con las autoridades para determinar las causas que originaron el
incendio con el fin de identificar a las causas.
 Haga que un técnico revise las instalaciones eléctricas, antes de conectar
nuevamente la corriente.
QUIEN DETECTA EL FUEGO INFORMA

AL BRIGADISTA MÁS CERCANO
SE INFORMA AL JEFE DE BRIGADAS

Y SE ACTIVA PLAN DE
EMERGENCIAS
PLAN DE
EVACUACIÓN
BRIGADA PRIMEROS AUXILIOS BRIGADA EVACUACIÓN Y RESCATE
BRIGADA CONTRAINCENDIO
SI NO
¿HAY LESIONADOS? ¿HAY DESAPARECIDOS? ¿EL FUEGO PUEDE CONTROLARSE?
SI SI SI
ACTUA BRIGADA ACTIVANDO EXTINTORES

ACTUA BRIGADA Y/O APOYO BRIGADAS ESPECIALIZADAS
BRIGADISTAS VERIFICAN QUE NO HAYAN OTRAS FUENTES DE IGNICIÓN
SOLICITAR AYUDA ESPECILIZADA LLAMAR A LOS BOMBEROS (119)
NO
¿SE PUEDEN REINICIAR ACTIVIDADES?
SI
PLAN DE
CONTINUIDAD DEL EL JEFE DE BRIGADA DARÁ LA
NEGOCIO ORDEN DE REGRESO A LAS
INSTALACIONES
FIN
7.2.5. Acciones En Caso De Una Explosión
Procedimientos Operativos Normalizados en caso de explosión:
En caso de presentarse la explosión en las instalaciones de la empresa siga las

siguientes recomendaciones:
 Notifique de inmediato bomberos

 Evacua inmediatamente por la salida más próxima.
 Preste ayuda a quienes lo necesitan.
 Si en la vía de salida existe un riesgo inminente, desvié el flujo de personas a
una salida alterna.
 Vaya hasta el punto de encuentro establecido, verifique la salida del grupo y
repórtese.
 Espere instrucciones finales del Coordinador de la emergencia.
ACCIONES EN CASO DE BLOQUEO POR GRUPOS AL MARGEN DE LA LEY,

SUBVERSIÓN (Intrusión, hurto, hostigamiento guerrillero y/o atentados
Paramilitares o delincuencia Común
 Acciones para todo el personal en caso de amenazas o sospechas de una

explosión, paquetes o personas extrañas:
 Si recibe una amenaza de bomba o percibe cualquier indicio de la colocación de

un artefacto sospechoso, avise de inmediato al Comité de Emergencias o
persona a cargo.
 La Brigada de Emergencias debe ser convocada y se encargará de registrar el
edificio. Para ello la Brigada debe estar capacitada para esta tarea y solamente
para buscar explosivos, no para neutralizarlo, sacarlo de donde está, ni cualquier
otra actividad que implique un contacto directo con él. La búsqueda de objetos
desconocidos o sospechosos se debe realizar en cada cuarto, pasillo, sótano,
baño, pozo de escalera y debe ser exhaustiva y sistemática
 Los funcionarios deben revisar su sitio de trabajo para identificar sus objetos y
detectar la presencia de elementos sospechosos que no debían estar allí o que
son de procedencia desconocida
 Aquellas áreas de responsabilidad incierta como son corredores, pasillos y baños
serán revisadas por el personal de aseo o Servicios Generales
 El personal de vigilancia efectuará la revisión de los alrededores y parqueaderos
 Evite propagar rumores o apreciaciones personales que generen falsas alarmas
a todo el personal, guarde la reserva y espere instrucciones
 No toque ni arroje nada sobre materiales sospechosos, aléjese con el grupo,
bloquee la entrada, siga indicaciones
 No active transmisores de radio, celulares, o equipos que generen señal
electromagnética en el área afectada porque puede activar el mecanismo
detonador
 En caso de encontrar un elemento sospechoso no lo toque, no lo mueva ni
cambie de lugar, trate de establecer su procedencia, si no es posible desaloje el
área circundante en forma ordenada y comunique de inmediato a las autoridades
competentes.
 Al salir, no deje en lugares a la vista paquetes, cajas o maletines de su propiedad
o a su cargo, el grupo antiexplosivos pueda confundirlos con “paquetes
sospechosos” retrasando su acción en estos momentos críticos
 Ante la inminencia de una explosión tiéndase boca abajo con las manos
protegiéndose la cabeza y la nuca y la boca lo más abierta posible
 Toda amenaza debe ser tratada como real hasta tanto no se adelanten
diligencias que desvirtúen su veracidad por parte de Seguridad
 Acciones para todo el personal en caso de alteraciones del orden público
 Aléjese de ventanas, cierre cortinas y puertas especialmente si dan a la calle o

suspenda actividades y alístese para una eventual evacuación.
 Siga instrucciones del COMITÉ DE EMERGENCIA, la Brigada de emergencia y
los coordinadores de evacuación, porte siempre su identificación personal y su
carnet de empleado.
 Si escucha disparos tiéndase en el piso, cúbrase la cabeza, invite a otros a
calmarse y hacer lo mismo.
 Ante amenazas de personas extrañas, alteradas y armadas o presumiblemente
armadas evite actitudes desafiantes, cálmese, siga indicaciones, no exponga su
integridad ni la de sus compañeros.
 SI RECIBE LLAMADA DE AMENAZA TERRORISTA, Trate de prolongarla,
pregunte quien, porqué y donde; capte detalles (voz, acento, ruidos, modismos,
etc.), no cuelgue hasta que lo haga quien hizo la llamada. Avise al alcalde, no
haga bromas ni comentarios sobre la llamada.
7.2.6. Acciones en caso de derrame de sustancias químicas
 Identifique y controle la fuente que ha provocado el derrame

 Comunicación al coordinador de la Emergencias
 Identificación de la naturaleza y de la cantidad derramada de residuo. Con esto
se presente conocer el grado de movilidad, persistencia y propiedades
toxicológicas del mismo.
 Contención y recogida de los residuos derramados. Esta última se llevará a cabo
mediante materiales absorbentes, evitando el aserrín, para ello habrá que retirar
la tierra que se haya visto afectada por el derrame de aceites usados,
combustibles o bien productos químicos. El método de limpieza para cada caso
es el siguiente.
o Aceite Usado: Recuperar por medios físico-mecánicos. Limpiar con
material absorbente, inerte (sepiolita, por ejemplo). Eliminar a través del
gestor de residuos autorizado.
 Productos Químicos: Aíslese el líquido vertido accidentalmente. Absorber con un
material inerte y elimínese en el proceso de gestión como residuo peligroso. Si
esta situación se produjese por fractura en un depósito, se procederá a la
extracción de su contenido a la menor brevedad posible por la organización que
lo suministra.
 Se procederá si se cree conveniente la reparación del depósito al que habrá que
someter a prueba de estanqueidad.
Si este derramamiento de residuos contaminante sucede dentro de las instalaciones
de una empresa diferente, se usarán los métodos de emergencia que este utilice.
7.3. PLAN DE EMERGENCIAS MÉDICAS
Las emergencias médicas pueden generarse por accidentes de trabajo o pueden ser
de origen común, generan lesiones en las personas o son eventos que
comprometen su salud.
7.3.1. Clasificación De Pacientes
Es un método de la medicina de emergencias y desastres para la selección y

clasificación de los pacientes basándose en las prioridades de atención,
privilegiando
la posibilidad de supervivencia, de acuerdo a las necesidades terapéuticas y los
recursos disponibles. Trata por tanto de evitar que se retrase la atención del
paciente que empeoraría su pronóstico por la demora en su atención. Esta
clasificación es realizada por los brigadistas de primeros auxilios.
7.3.2. Emergencia Médica Por Lesión
De acuerdo a la severidad, se puede clasificar la lesión en: leve, moderada o severa.
 Leve
Pueden considerarse los siguientes casos:
1 Heridas que solo comprometen piel, de extensión mínima.

2 Golpes con inflamación y dolor leve, sin alteración de movimiento.
3 Quemaduras Grado I (solo enrojecimiento de la piel), de extensión mínima.
Este tipo de lesión es atendida por los brigadistas de primeros auxilios con el
botiquín básico.
 Moderada
Pueden considerarse los siguientes casos:
1. Heridas con sangrado moderado, el paciente no presenta signos de shock

(Palidez, sudoración, mareo, desorientación, desmayo)
2. Fracturas óseas cerradas.
3. Trauma en cráneo sin deformidad ósea, ni pérdida de conciencia, paciente
hablando de forma coordinada (sabe su nombre, que le paso, en donde está,
etc.).
4. Quemaduras de Grado II, en las cuales hay formación de ampolla y no
comprometa grandes extensiones.
Este tipo de lesión es atendida en primera instancia por los brigadistas de primeros
auxilios y se remite al paciente con un acompañante a su EPS o a la IPS autorizada
(en caso de accidentes de trabajo).
 Severas:
En casos de:
1. Hemorragias severas (sangrado abundante, paciente en shock).

2. Amputaciones.
3. Politraumatismo (lesión que compromete varias áreas del cuerpo y/o diferentes
órganos).
4. Sospecha de Trauma abdominal cerrado con ruptura de víscera (dolor abdominal
severo, paciente en shock)
5. Quemaduras de grado 2 extensas o que comprometen articulaciones.
6. Quemaduras de grado 3 (compromete piel, músculo, el paciente no manifiesta
dolor).
7. Fracturas abiertas.
8. Trauma cráneo encefálico con cualquiera de los siguientes signos: pérdida de
conciencia, vómito, salida de sangre por oídos, persona desorientada, hablando
incoherentemente, se observa deformidad en cráneo, herida abierta que
compromete hueso.
9. Trauma raquimedular (alteración de movimiento, sensibilidad en extremidades)
Este tipo de lesión es auxiliada en primera instancia por los brigadistas de primeros y
se realiza el llamado inmediato a los organismos de socorro para su traslado
inmediato a un centro asistencial.
7.3.3. Notificación En Caso De Accidente De Trabajo
El accidentado o su jefe inmediato (en caso de que el primero esté inconsciente o

impedido) debe informar a Salud Ocupacional de la ocurrencia del Accidente de
Trabajo para que sea reportado por las responsables en la Línea POSITIVA: 01
8000 111 170 si es un trabajador de Positiva, o al respectivo empleador si se trata de
un contratista o un tercero, para que se realice el reporte a la ARP a la que está
afiliado. Este reporte debe hacerse dentro de los dos días hábiles siguientes a la
ocurrencia del evento y remitir al accidentado a la IPS de la Red Asistencial más
cercana.
7.3.4. Emergencias Médicas Por Eventos De Salud
De acuerdo a la severidad, se puede clasificar el evento de salud en:
 No prioritario
 Eventos de salud que no comprometan la vida de la persona y por lo tanto el

personal se debe dirigir a la IPS adscrita a la EPS a la que esté afiliado.
 Prioritaria
Eventos que pueden comprometer la vida de la persona como:
 Sospecha de infarto (dolor en región precordial que se irradia a extremidades

superiores, espalda, palidez, sudoración, angustia).
 Estados de asfixia (secundarios a inhalación de vapores, inmersión,
ahogamiento, electrocución).
 Estados con pérdida del conocimiento.
 Urgencias en gestantes.
Esta emergencia es atendida en primera instancia por los brigadistas de primeros

auxilios y se realiza el llamado inmediato a los organismos de socorro para su
traslado urgente a un centro asistencial.
7.4. MECANISMOS DE REPORTE
El mecanismo de reporte inicial de emergencias se describe en las

responsabilidades del coordinador y describe los actores a los que debe comunicar
la emergencia. Los Procedimientos Operativos Normalizados, son herramientas
útiles para evaluar, tomar decisiones y apoyar las acciones de respuesta de toda la
estructura organizacional de la emergencia en KAYSEN SOLUCIONES S.A.S, y dar
por finalizada la emergencia. Estos se derivan del análisis de vulnerabilidad de
KAYSEN SOLUCIONES S.A.S, además se cuenta con un plan operativo para el
control de emergencias.
7.5. PLAN DE ACCIÓN MANEJO DE EMERGENCIAS
7.5.1. Fase Uno O De Alerta.
Actividades antes de
Están dadas por la declaración de la fase de alerta, la cual se determina en el

momento de recibir una señal de aviso que puede conducir a una situación de
emergencia, dicha señal puede ser:
FORMA INDIRECTA: llamada telefónica informando o por medio de una información

personal. (Trabajador anuncia la emergencia)
Notificación
Es el mecanismo mediante el cual se informa al comité de Emergencias sobre la

declaratoria de alerta. Para tal efecto se cuenta con una cadena de llamadas que se
activa dando aviso al primer y segundo integrante de la lista (* ver cadena de
llamadas), quienes a su vez continuaran llamando a los siguientes. De esta forma se
activa el comité en pleno, cuando el comité logra reunirse en los sitios asignados se
debe verificar:
 Veracidad de la señal de alerta.

 Naturaleza del riesgo.
 Magnitud del riesgo.
 Identificar la vulnerabilidad.
Se reúnen en Sala de Crisis o puesto de mando unificado. Se establece como

puesto de mando unificado la oficina Administrativa, en caso que la emergencia no
sea dentro de las instalaciones, En caso que la emergencia sea dentro de las
instalaciones se evaluara un sitio seguro en donde se pueda coordinar las
actividades de atención de la emergencia.
Cadena de llamadas
El siguiente orden es la forma como se debe informar para activar el comité de

emergencia.
ORDEN NOMBRE CARGO TELÉFONO

1 ero DIEGO A PEÑA COORD. HSE 314 3205216
IBETH DIAZ COORD. 310 7556984
2do ADMINISTRATIVA
El comité debe de acuerdo a la emergencia tomar las decisiones pertinentes

teniendo en cuenta las siguientes alternativas: (Una vez reunidos Puesto de Mando
Unificado o sitio seguro para administrar la emergencia P.M.U)
 Volver a la normalidad y hacer seguimiento.

 Permanecer reunidos y en alerta.
 Pasar a la siguiente fase de alarma (mecanismo y su codificación)
 Dar aviso a organismos oficiales y de ayuda externa de acuerdo a la
emergencia.
CADENA DE LLAMADAS
INCIDENTE
Se informará vía telefónica a DIEGO ALBERTO PEÑA

Coordinador HSEQ Cel: 3143205216
Es una emergencia SI
NO
Trabajador informa a jefe inmediato sobre la emergencia
Se informa al comité de emergencia
7.5.2. Fase Dos O De Acción
Se inicia con el impacto (incendio, explosión, movimiento sísmico, etc) seguido por la
fase de emergencia la cual origina dos acciones a seguir:
Evacuación: Utilización del plan de evacuación con la coordinación del comité de

emergencia y la ejecución del grupo de apoyo, permitiendo una salida rápida de la
zona.
Despliegue de la cadena de socorro (brigadas grupos de apoyo y comisión

técnica): Para brindar la atención requerida a un número de terminado de lesionados
se deberá colaborar en las labores de:
 Evacuación.
 Actividades de rescate y salvamento.
 Primeros auxilios.
 Traslado de lesionados de la zona de impacto hasta el lugar de atención.
Optimizar los recursos humanos y físico a través del Triage.

Establecimiento de la Normalidad
El personal encargado de declarar el fin del estado de emergencia y autorizar el

retorno es el comité de emergencias.
Para mantener la vigilancia de la zona afectada se solicitara colaboración a las

entidades de apoyo como policía, ejército, cruz roja o defensa civil hasta que estos
según sus criterios de seguridad restablezcan la normalidad y declaren fin del estado
de emergencia y autorizando el retorno al área afectada comunicándole la decisión
al comité de emergencias.
7.6. INVENTARIO DE RECURSOS
RECURSOS ECONÓMICOS: KAYSEN SOLUCIONES S.A.S., Destinará de acuerdo

con las necesidades básicas del servicio todos los recursos necesarios para el buen
desarrollo del plan de emergencias.
7.6.1. Recurso Humano Entrenado Para La Atención De La Emergencia
Ver la descripción de los responsables, sus cargos en la empresa y el rol que

desempeñan en las emergencias.
7.6.2. Equipos De Emergencia
El Siguiente es el listado de los equipos de emergencias:
DESCRIPCIÓN CANT OBSERVACIÓN
EXTINTORES 02 1 Multipropósito ABC
BOTIQUINES DE 01 Se encuentra ubicado en la primera planta.

PRIMEROS AUXILIOS
CAMILLA No cuenta con camilla rígida
SEÑALIZACION - Se encuentran punto de reunión en caso
de emergencia, señalización rutas de
evacuación, de salida de emergencia,
equipos y otros.
SALIDAS 01 Permiten salida fácil de las instalaciones.
SISTEMA DE ALARMA 01 Se cuenta con silbato en el área operativa
Se recomienda establecer un sistema de alarma, adquirir una camilla rígida con
correas para inmovilización, el botiquín esta incompleto, se recomienda que el
contenido mínimo sea:
 ISODINE SOLUCIÓN
 YODOPOVIDONA ESPUMA
 SUERO FISIOLÓGICO O SOLUCIÓN SALINA.
 SUERO ORAL
 VENDA DE ALGODÓN
 PAQUETES INDIVIDUALES DE GASAS ESTÉRILES.
 GUANTES DE LATEX
 CURITAS
 BAJALENGUAS
 PARCHE PARA OJOS
 VENDA ELASTICA
 TOALLAS HIGIENICAS
 TIJERAS PUNTAROMA
 TERMOMETRO
 PRESERVATIVOS
 MANUAL
 TAPABOCAS
 LINTERNA
 ALCOHOL ANTISEPTICO
 INMOVILIZADOR CERVICAL GRADUABLE.
 ESFERO
 LIBRETA
7.7. COLABORACIÓN MUTUA
En caso de presentarse una emergencia durante la prestación del servicio, se

seguirán los procedimientos internos y de manera coordinada los procedimientos de
la empresa a la cual se le está presentando el servicio, siempre el objetivo será
asegurarse de prestar una respuesta oportuna. Los procedimientos del cliente o
MEDEVACs deberán ser anexados al plan de emergencias.
7.8. CENTRO DE COORDINACIÓN DE OPERACIONES
Su función principal es la de brindar el apoyo logístico, estratégico y táctico para

atender una emergencia.
Como centro de coordinación de operaciones se ha establecido la oficina de HSEQ,

dependiendo del tipo de emergencia este centro de coordinación se ubicara
externamente.
7.9. SISTEMA DE COMUNICACIÓN
El principal Sistema de Comunicación ante una emergencia serán los teléfonos fijos
y celulares existentes en las instalaciones y de propiedad de los empleados de la
empresa.
7.10. DIFUSIÓN DEL PLAN A LOS EMPLEADOS
 Programar los eventos formativos relacionados con la divulgación del plan de

emergencias. Allí se evalúan los eventos y se dejan los registros
correspondientes las evidencias de los mismos.
 Inducciones y re inducciones de los trabajadores
 Distribución de una copia controlada del plan de emergencias en la oficina.
8. PLAN INFORMATIVO
8.1. ENTIDADES DE APOYO Y SOCORRO DE EMERGENCIAS EN

LA REGIÓN
DIRECTORIO TELEFÓNICO DE EMERGENCIAS
CONTACTO CARGO NUMERO

IBETH DIAZ MARTINEZ Coordinador administrativo 310 7556984
DIEGO A. PEÑA Coordinador HSE 314 3205216
HERNANDO LAVACUDE Supervisor operativo 311 5335265
INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD
CENTRO DE SALUD DE LUNES Y VIERNES DE 7:00 CRA 3ª # 6ª-13
NAZARETH AM A 5:00 PM
CLINICA EL LAGUITO CALLE 22 # 11ª-73 7719864
CLINICA DE ESPECIALISTAS CALLE 14 # 9ª-20 7702117
HOSPITAL SAN JOSE CALLE 8 # 11ª- 43 7702201
ENTIDADES DE APOYO
DEFENSA CIVIL SEDE CHAMEZA, NOBSA 777 2414
POLICIA NAL CALLE 5 N 10-46 NOBSA 3125543858
CRUZ ROJA CALLE 11 # 8-47 770 4044
EJERCITO NAL BATALLON TARQUI 7702390
ARL POSITIVA Línea Efectiva 01 8000 111
170 y 330 7000 en Bogotá
8.2. Conformación de las brigadas
Al momento de la elaboración del presente plan de emergencias, no se ha realizado

la conformación de brigadas de emergencia, se recomienda hacer la conformación y
capacitación de estas.
8.3. Mapas y planos de las instalaciones
KAYSEN SOLUCIONES S.A.S., documenta y mantiene los planos y rutas de

evacuación del sitio donde desarrolla sus actividades y se publicara una copia de los
mismos en cada frente de trabajo y en las oficinas de la empresa. (Ver anexos)
9. RECOMENDACIONES
 Tener disponibilidad de los equipos para atención de emergencias

relacionados en el presente documento: camilla rígida con correas para
inmovilización, botiquín de primeros auxilios con los elementos mencionados.
 Establecer e implementar un sistema de alarma para la activación del plan de

emergencias con las características descritas en el presente plan.
 Realizar inspección periódica de todos los equipos de preparación ante

emergencias: (botiquín, camilla, extintores, sistema de alarma), para
garantizar su disponibilidad y operatividad en caso de emergencia.
 Realizar la conformación de brigadas de emergencia y mantener listado

actualizado de los brigadistas.
 Realizar la capacitación y entrenamiento a los brigadistas para el refuerzo y

actualización de los temas concernientes a cada una de las brigadas.
 Realizar un simulacro que permita evaluar los procedimientos establecidos, el

cumplimiento de las funciones y responsabilidades y la respuesta de los
participantes.
 Realizar la actualización mínimo anual del presente documento para ajustarlo

a las condiciones reales de la organización.
10. BIBLIOGRAFIA
 ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ. FONDO PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE

EMERGENCIAS. FOPAE- Guía para elaborar Planes de Emergencia y
Contingencias. 2008.
 COLOMBIA. DIRECCIÓN GENERAL PARA LA PREVENCIÓN Y ATENCIÓN

DE DESASTRES. Manual para la implementación de planes empresariales de
emergencias y contingencias y su integración con el sistema nacional para la
prevención y atención de desastres. 2003
 COLOMBIA. DIRECCIÓN GENERAL PARA LA PREVENCIÓN Y ATENCIÓN

DE DESASTRES. Plan Local de Emergencia y Contingencias. Bogotá. 1998.
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN -

ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC - OHSAS 18001 Sistemas de
Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Bogotá. 2007.
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN -

ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC 1700. Bogotá. 1982.
 NATIONAL FIRE PROTECTION ASSOCIATION - NFPA. Código NFPA 101

Código de Seguridad Humana. USA. 2000: 52
 SIKICH, Geary W. Manual para planificar la administración de emergencias.

McGraw - Hill. México. 1997: 337 - 334.
ACTA DE CONSTITUCIÓN VIGÍA DE SALUD
OCUPACIONAL

PLL-GG-02 09/09/14 de 5
ELECCIÓN DE MIEMBROS Y CONFORMACIÓN DE VIGÍA DE Acta No.

SALUD OCUPACIONAL 001
CIUDAD Y FECHA: HORA DE INICIO: HORA FIN:
Nobsa, Septiembre 10 2:00 PM 3:30 PM

de 2014
LUGAR: DIRECCIÓN:
Instalaciones Kaysen Calle 8 # 3ª-18 Barrio Nazareth - Nobsa

Soluciones S.A.S.
Nazareth
TEMAS TRATADOS:
Funciones e importancia del Comité Paritorio de Salud Ocupacional o Vigía de

Salud Ocupacional en la organización.
OBJETIVO(S) DE LA REUNIÓN:
Elección de miembros y conformación de la Vigía de Salud Ocupacional de

DESARROLLO DE LA REUNIÓN
En la presente fecha se reunió el Representante Legal y los trabajadores de

KAYSEN SOLUCIONES S.A.S. Para conformar el Vigía de Salud Ocupacional,
dando cumplimiento a la Resolución 2013 de 1986 y al Decreto 1295 de 1994 en
su Artículo 63 y a las exigencias de la división de salud ocupacional del Ministerio
de la Protección Social, así como lo dispuesto en el Programa de Salud
Ocupacional. El período de los miembros del Comité es de dos (2) años y el
Empleador está obligado a proporcionar por lo menos cuatro (4) horas semanales
dentro de la jornada normal de trabajo de cada uno de sus miembros para el
funcionamiento del Vigía.
La Representante Legal de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S., la señora: DOLY
GUERREO ALVAREZ, nombró como representante por parte de la empresa al
señor:
RULMAN HERNANDO LAVACUDE MARTINEZ

CC: 74861184
Por su parte los trabajadores mediante elección democrática eligieron como su

representante a:
NUBIA LUCERO GALINDO FONSECA

CC. 1057164172
No. De votos obtenidos: 6
Integrado el Vigía de Salud Ocupacional se procedió de acuerdo con la Resolución

2013 de 1.986, La Representante Legal, procede a nombrar como Presidente del
Comité Paritario de Salud Ocupacional a RULMAN HERNANDO LAVACUDE
FONSECA y a su vez el Comité en Pleno nombra como secretario a NUBIA
LUCERO GALINDO FONSECA. De acuerdo con los Parámetros Legales
establecidos, se definen las siguientes pautas para el funcionamiento efectivo del
VIGÍA DE SALUD OCUPACIONAL de KAYSEN COLUCIONES S.A.S.
• El VIGÍA DE SALUD OCUPACIONAL deberá contar con por lo menos (4) cuatro
horas semanales dentro de la jomada habitual de trabajo para el desempeño de
sus funciones.
• El VIGÍA DE SALUD OCUPACIONAL se constituye como un organismo de

promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de Salud Ocupacional dentro
de la Empresa y no se ocupará por lo tanto de tramitar asuntos referentes a la
relación contractual-laboral propiamente dicha, inconvenientes de personal,
disciplinarios ó sindicales, éstos deben ventilarse ante otros organismos y por lo
tanto están sujetos a reglamentaciones diferentes.
Son FUNCIONES DEL VIGÍA DE SALUD OCUPACIONAL , además de las

señaladas en el Artículo 26 del Decreto 614 de 1984, las siguientes:
• Proponer a las Administración de" la Empresa la adopción de medidas y
el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los
lugares y ambientes de trabajo.
• Proponer y participar en actividades de capacitación en Salud

Ocupacional dirigida a trabajadores, supervisores y directivos de la
Empresa o establecimientos de trabajo.
• Colaborar con funcionarios de entidades gubernamentales de Salud

Ocupacional en las actividades que estos adelanten en la Empresa y
recibir por derecho propio los informe correspondientes.
• Vigilar el desarrollo de actividades en Salud Ocupacional que debe realizar

la Empresa de acuerdo con el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial y las normas vigentes; promover su divulgación y observancia.
• Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo

y enfermedades profesionales y proponer al empleador las medidas
correctivas a que haya lugar para evitar su recurrencia.
• Participar activamente en el Programa de Inspecciones Periódicas

de Seguridad en las diferentes áreas de la Compañía.
• Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores en

materia de Salud Ocupacional.
• Solicitar periódicamente a la Empresa informes sobre accidentalidad

y enfermedades profesionales con el objeto de dar cumplimiento a lo
estipulado en la Resolución 2013 de 1.986.
• Mantener un archivo de actas de cada reunión y demás actividades que

se desarrollen, el cual estará en cualquier momento a disposición del
Empleador, los trabajadores y autoridades competentes.
• Las demás funciones que señalen las normas en Salud Ocupacional.

Serán funciones del PRESIDENTE DEL VIGÍA DE SALUD OCUPACIONAL:
 Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz.
 Coordinar los aspectos inherentes a sitio y disposición de los integrantes del

Vigía para su asistencia a las reuniones.
 Notificar por escrito a los miembros del Vigía sobre la convocatoria a

reuniones.
 Diseñar el temario de las reuniones.
 Tramitar ante la Administración de la Empresa las recomendaciones

aprobadas por el Comité y presentar el Informe de gestión sobre las
actividades desarrolladas.
 Informar a los trabajadores sobre la gestión adelantada por el Vigía.
Serán funciones del SECRETARIO DEL VIGÍA PARITARIO DE SALUD

OCUPACIONAL:
Verificar la asistencia de los Miembros del Comité a las reuniones programadas.

Elaborar el acta de cada una de las reuniones, presentarla para discusión y
aprobación del Comité.
Llevar un archivo de los documentos de soporte sobre las actividades

desarrolladas por el Comité y suministrar la información requerida por los
trabajadores y el Empleador sobre la gestión del Comité.
El VIGÍA DE SALUD OCUPACIONAL de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S:

conformado en el día de hoy tendrá una vigencia de dos años contados a partir de
la fecha.
ACTA DE CONSTITUCIÓN VIGÍA DE SALUD
OCUPACIONAL

PLL-GG-02 09/09/14 de 5
En constancia de lo anterior firman a los diez (10) días del mes de septiembre del
año dos mil catorce (2014). Se anexa también a esta acta el registro de
asistencia a la reunión.
Presidente del Vigía de Salud Ocupacional
Secretaria del Vigía de Salud Ocupacional

PLANTILLA PARA ELABORACIÓN DE ACTAS

PLL-GG-02 09/09/14 de 5
CONFORMACIÓN COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

Nobsa, Septiembre 2:00 PM 3:15 PM
12 de 2014
LUGAR: DIRECCIÓN:
Instalaciones Kaysen Calle 8 #3ª – 18 Barrio Nazareth - Nobsa
Soluciones S.A.S.
Nazareth
TEMAS TRATADOS:
Conformación del Comité de Convivencia Laboral para la verificación de

ocurrencias o actos equivalentes a situaciones de Acoso Laboral y modificaciones
dentro del mismo.
OBJETIVO(S) DE LA REUNIÓN:
Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1010 del año 2006 y conformar así el
comité de convivencia laboral de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S.
En la presente fecha se reunió el Representante Legal y los trabajadores de

KAYSEN SOLUCIONES S.A.S. Para conformar el Comité de Convivencia Laboral,
dando cumplimiento a la Resolución 652 de 2012 y aspectos dispuestos en la Ley
1010 de 2006. El período de los miembros del Comité es de dos (2) años y el
Empleador está obligado a proporcionar un espacio físico para las reuniones y
demás actividades del Comité de Convivencia Laboral.
La Representante Legal de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S., la señora: DOLY

GUERREO ALVAREZ, nombró como representante por parte de la empresa al
señor:
RULMAN HERNANDO LAVACUDE MARTINEZ

CC: 74861184

PLL-GG-02 09/09/14 de 5
Por su parte los trabajadores mediante elección democrática eligieron como su

representante a:
MARIA AIDÉ CUEVAS

CC. 68291454
No. De votos obtenidos: 7
Integrado el Comité de convivencia laboral, la Representante Legal, procede a

nombrar como Presidente del Comité de convivencia laboral a RULMAN
HERNANDO LAVACUDE FONSECA y a su vez el Comité en Pleno nombra como
secretario a MARIA AIDE CUEVAS. Se procede a socializar las funciones del
comité de convivencia de KAYSEN COLUCIONES S.A.S. y otros aspectos
referentes al mismo.
Funciones del comité de convivencia laboral. El Comité de Convivencia Laboral

tendrá únicamente las siguientes funciones:
1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan

situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que
las soportan.
2. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los

que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o
circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública o empresa
privada.
3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos

que dieron lugar a la queja.
4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las

partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una
solución efectiva de las controversias.
5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir,

renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos
el principio de la confidencialidad.
6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes

involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo
pactado.
7. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se
cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité
de Convivencia Laboral, deberá remitir la queja a la Procuraduría General
de la Nación, tratándose del sector público. En el sector privado, el Comité
informará a la alta dirección de la empresa, cerrará el caso y el trabajador
puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el
juez competente.
8. Presentar a la alta dirección de la entidad pública o la empresa privada las

recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y
correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la
gestión del comité de convivencia laboral y los informes requeridos por los
organismos de control.
9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el

Comité de Convivencia a las dependencias de gestión del recurso humano
y salud ocupacional de las empresas e instituciones públicas y privadas.
10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya
estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones,
los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o
empresa privada.
Presidente del comité de convivencia laboral. El Comité de Convivencia

Laboral deberá elegir por mutuo acuerdo entre sus miembros, un Presidente, quien
tendrá las siguientes funciones:
1. Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y

extraordinarias.
2. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma

dinámica y eficaz.
3. Tramitar ante la administración de la entidad pública o empresa privada, las

recomendaciones aprobadas en el Comité.
4. Gestionar ante la alta dirección de la entidad pública o empresa privada, los

recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.
Secretaria del Comité de Convivencia Laboral. El Comité de Convivencia
Laboral deberá elegir entre sus miembros un Secretario, por mutuo acuerdo, quien
tendrá las siguientes funciones:
1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se
describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las
pruebas que las soportan.
2. Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la

convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y
extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión.
3. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas,

con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.
4. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin

de establecer compromisos de convivencia.
5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y

velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.
6. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité.
7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a

las diferentes dependencias de la entidad pública o empresa privada.
8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento

al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes
involucradas.
9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya

estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones,
los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o
empresa privada.
Reuniones. El comité de convivencia laboral se reunirá ordinariamente cada tres
(3) meses y se sesionara con la mitad más uno (1) de sus integrantes y
extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su inmediata
intervención y podrá ser convocado por cualquiera de sus integrantes.
Recursos para el funcionamiento del Comité. Las entidades públicas o

empresas privadas deberán garantizar un espacio físico para las reuniones y
demás actividades del Comité de Convivencia Laboral, así como para el manejo
reservado de la documentación y realizar actividades de capacitación para los
miembros del Comité sobre resolución de conflictos, comunicación asertiva y otros
temas considerados prioritarios para el funcionamiento del mismo.
En constancia de lo anterior firman a los doce (12) días del mes de septiembre
del año dos mil catorce (2014). Y se anexa al acta registro de asistencia a la
reunión.
Presidente del Comité de Convivencia Laboral
Secretaria del Comité de Convivencia Laboral


PLL-GG-02 09/04/14 de 11
CONFORMACIÓN DE BRIGADAS DE EMERGENCIA Y ELECCIÓN DE

INTEGRANTES
Nazareth, Nobsa – Oct 10 de 02:00 pm 04:00 pm

2014
LUGAR: DIRECCIÓN:
Planta Nazareth
TEMAS TRATADOS: Funciones y responsabilidades de las brigadas de
emergencia.
OBJETIVO(S) DE LA REUNIÓN: Conformar las brigadas de emergencia que

permitan prevenir, controlar y reaccionar en situaciones peligrosas de alto
riesgo, emergencia, siniestro o desastre, que puedan suceder dentro de las
instalaciones de KAYSEN SOLUCIONES S.A.S.
MARCO LEGAL
RESOLUCION 1016 DE 1989
- Artículo No. 11 (Subprograma de Higiene y Seguridad Industrial).
- Numeral 18. Organizar y desarrollar un plan de emergencias teniendo

en cuenta las siguientes ramas:
a) RAMA PREVENTIVA
b) RAMA PASIVA O ESTRUCTURAL
c) RAMA ACTIVA O CONTROL DE LAS EMERGENCIAS.
• DECRETO 1295 / 1993
• CIRCULAR 001/2000
• RESOLUCION 2400 DE 1979


PLL-GG-02 09/04/14 de 11
Se establecen disposiciones sobre vivienda, Higiene y Seguridad en los

establecimientos de trabajo (Art. 14 y 16).
• DECRETO 919 de 1989.
Por el cual se organizó el Sistema Nacional para la Prevención y Atención de

Desastres.
MARCO DE REFERENCIA
CLASIFICACION DE EMERGENCIAS
AMENAZAS
Antrópicas: Incendios, Explosiones, Escape gases y vapores, Orden publico
Natural: Sismos, Terremotos, Inundaciones, Tormentas
Otros: Epidemias
ASIGNACIÓN RECURSOS
• FINANCIEROS: Presupuestos para funcionamiento, capacitación

y entrenamientos.
• MATERIALES: Adquisición de equipos y elementos de protección personal

necesarios
• HUMANOS: Contratación de personal especializado para realizar la instrucción
ESTRUCTURA INTERNA
• JEFE DE BRIGADA
• JEFES DE GRUPO
• BRIGADISTAS
CARACTERISTICAS DEL JEFE DE BRIGADAS
Su misión es la de mantener la brigada preparada para intervenir en cualquier

emergencia que se presente en la empresa
• Capacidad técnica en los campos de la prevención , protección y atención

de emergencias
• Pericia como entrenador
• Habilidad para dirigir actividades
• Liderazgo y don de mando
Sus funciones
• Planear la organización de la brigada
• Trazar planes de acción
• Proveer lo conveniente para el entrenamiento y capacitación
• Asignar tareas y responsabilidades a los miembros de la brigada
• Coordinar las operaciones durante las emergencias
• motivar y mantener en alto la moral de la brigada
TIPOS DE BRIGADAS
A) Brigada de Evacuación
B) Brigada de Primeros Auxilios
C) Brigada de Prevención y Combate de Incendio
d) Brigada de Comunicación
De acuerdo a las necesidades del centro de trabajo, las Brigadas pueden ser
multifuncionales, es decir, los brigadistas podrán actuar en dos o más
especialidades.
FUNCIONES DE LOS BRIGADISTAS
Antes de la emergencia
• Poseer los conocimientos de la teoría básica y entrenamiento en maniobras de

prevención y control de emergencias.
• Definir los elementos y equipos necesarios para cumplir con su labor
• Inspección de áreas para reconocer las condiciones de riesgo en el trabajo que

puedan generar lesiones o hacer peligrar la vida de los trabadores y el proceso
productivo de la empresa
• Con base en los hallazgos de las inspecciones tomar las medidas correctivas y
preventivas para controlar y minimizar la ocurrencia de emergencias o disminuir
la vulnerabilidad frente a ellas.
• Conocer los riesgos generales y particulares que se presentan en los diferentes

sitios y actividades que se desarrollan en el área que labora.
Durante la emergencia
• Actuar prontamente cuando se informe de una emergencia en su área (o si es

requerido por otra área), usar el equipo que tenga a disposición según el evento.
• En cualquier emergencia actuar coordinadamente con los demás miembros del

grupo operativo.
• Brindar apoyo a los grupos de socorro que se hagan presentes en la empresa

para controlar la emergencia.
Después de la emergencia
• Efectuar los reajustes o modificaciones necesarias a las acciones realizadas
• Reponer e material utilizado, verificación del post-uso, y hacer el mtto si lo

ameritan.
• Ayudar a restaurar lo más pronto posible el funcionamiento norma de las
actividades dentro de la empresa.
Responsabilidad de los brigadistas
Estas se determinan según las necesidades propias de cada empresa y pueden

ser:
• Entrenamiento permanente y/o periódico
• Planificación previa a las emergencias
• Inspección rutinaria de equipos y riesgos
• Entrenamiento del personal en el uso de equipos para emergencias
• Entrenamiento y prácticas en la evacuación del establecimiento
• Mantenimiento del equipo de la brigada
BRIGADAS DE EVACUACIÓN
Las funciones y Actividades de la Brigada son:
a) Implementar, colocar y mantener en buen estado la señalización del

inmueble, lo mismo que los planos guía. Dicha señalización incluirá a los
extintores, botiquines e hidrantes
b) Contar con un censo actualizado y permanente del personal
c) Dar la señal de evacuación de las instalaciones, conforme las instrucciones

del coordinador general
d) Participar tanto en los ejercicios de simulacro, como en situaciones reales
e) Ser guías y retaguardias en ejercicios de desalojo y eventos reales, llevando

a los grupos de personas hacia las zonas de menor riesgo y revisando que
nadie se quede en su área de competencia
f) Determinar los puntos de reunión

g) Conducir a las personas durante un alto riesgo, emergencia, siniestro o
desastre hasta un lugar seguro a través de rutas libres de peligro
h) verificar de manera constante y permanente que las rutas de evacuación

estén libres de obstáculos
i) En caso de que una situación amerite la evacuación del inmueble y la ruta de

evacuación determinada previamente se encuentre obstruida o represente algún
peligro, indicar al personal las rutas alternas de evacuación
j) Realizar un censo de las personas al llegar al puntos de reunión
k) Coordinar el regreso del personal a las instalaciones en caso de simulacro o

en caso de una situación diferente a la normal, cuando ya no exista peligro
l) Coordinar las acciones de repliegue, cuando sea innecesario
BRIGADAS DE PRIMEROS AUXILIOS
a) Contar con un listado de personal que presenten enfermedades crónicas y

tener los medicamentos específicos para tales casos
b) Reunir a la brigada en un punto predeterminado en caso de emergencia, e

instalar el puesto de socorro necesario para atender el alto riego, emergencia,
siniestro o desastre
c) Proporcionar los cuidados inmediatos y temporales a las víctimas de un alto

riesgo, emergencia, siniestro o desastre a fin de mantenerlas con vida y
evitarles un daño mayor, en tanto se recibe la ayuda médica especializada
d) Entregar al lesionado a los cuerpos de auxilio
e) realizar, una vez controlada la emergencia, el inventario de los equipos que

requerirán mantenimiento y de los medicamentos utilizados Así como reponer
estos últimos, notificando al jefe de piso
f) Mantener actualizado, vigente y en buen estado los botiquines y medicamentos

BRIGADAS DE PREVENCION Y COMBATE DE INCEDIOS
Requisitos de la Brigada contra Incendios
Los integrantes de la brigada contra incendio deben ser capaces de:
a) Detectar los riesgos de las situaciones de emergencia por incendio, de

acuerdo con los procedimientos establecidos por la empresa
b) Operar los equipos contra incendio, de acuerdo con los procedimientos

establecidos por la empresa o instrucciones del fabricante
c) Proporcionar servicios de rescate de personas y salvamento de bienes, de

acuerdo con los procedimientos establecidos por la empresa
d) Reconocer si los equipos y herramientas contra incendio están en

condiciones de operación
e) El coordinador de la brigada debe contar con certificado de competencia

laboral, expedido de acuerdo a lo establecido en la Norma Técnica de
Competencia Laboral de Servicios contra incendio, del Consejo de
Normalización para la Certificación de Competencia Laboral
Funciones y actividades de la Brigada
a) Intervenir con los medios disponibles para tratar de evitar que se produzcan
daños y pérdidas en las instalaciones como consecuencia de una amenaza de
incendio
b) Vigilar el mantenimiento del equipo contra incendio
c) Vigilar que no haya sobrecarga de líneas eléctricas, ni que exista

acumulación de material inflamable
Funciones y actividades de la Brigada
a) Intervenir con los medios disponibles para tratar de evitar que se produzcan
daños y pérdidas en las instalaciones como consecuencia de una amenaza de
incendio
b) Vigilar el mantenimiento del equipo contra incendio

c) Vigilar que no haya sobrecarga de líneas eléctricas, ni que exista
acumulación de material inflamable
BRIGADAS DE COMUNICACIÓN
a) Contar con un listado de números telefónicos de los cuerpos de auxilio en la

zona, mismos que deberá de dar a conocer a todo el personal
b) Hacer las llamadas a los cuerpos de auxilio, según el alto riesgo, emergencia,
siniestro o desastre que se presente.
c) En coordinación con la Brigada de Primeros Auxilios tomará nota del número

de ambulancia, nombre del responsable, dependencia y el lugar donde será
remitido el paciente, y realizará la llamada a los parientes del lesionado
d) Recibir la información de cada brigada, de acuerdo al alto riesgo, emergencia,

siniestro o desastre que se presente, para informarles al Coordinador General y
cuerpos de emergencia.
f) Informar en caso de amenaza de bomba dado que se presentara una.
g) Permanecer en el puesto de comunicación e instalarse previo acuerdo del

Comité hasta el último momento, o bien, si cuenta con aparatos de
comunicación portátiles, lo instalará en el punto de reunión
h) Realizar campañas de difusión para el personal con el fin de que conozca

cuáles son las actividades del Comité, sus integrantes, funciones, actitudes y
normas de conducta ante emergencias, en fin, todo lo relacionado a la
Protección Civil, para crear una cultura dentro de su empresa
i) Emitir después de cada simulacro reporte de los resultados para toda la

empresa, a fin de mantenerlos actualizados e informados en los avances de la
empresa en materia de Protección Civil

PLL-GG-02 09/04/14 de 11
EL PLAN DE EMERGENCIAS
Para prevenir y afrontar adecuadamente las situaciones de emergencia que

puedan presentarse en una empresa, con el fin de minimizar el efecto en las
personas y en la infraestructura. Este Plan integra un conjunto de estrategias
anticipadas, elaboradas gracias a un trabajo en equipo que permite reducir la
posibilidad de ser afectados si se presenta la emergencia.
El objetivo del plan de emergencias es el de definir procedimientos para actuar

en caso de desastre o amenaza colectiva y desarrollar en las personas
destrezas y condiciones, que les permitan responder rápida y coordinadamente
frente a una emergencia.
La primera condición para desarrollar el plan de emergencias en una empresa,

es contar con una política de la gerencia, que le dé prioridad a la prevención y el
control de los riesgos.
Toda empresa necesita definir su plan de emergencias que le permita estar

preparada para prevenir y actuar en caso de ser necesario. Las etapas básicas
de un Plan de Emergencias son las siguientes:
1. Identificación de las amenazas: Consiste en analizar los tipos de desastres

que pueden afectar la empresa como son: incendio y explosión, inundaciones,
terremotos, escape de gases, entre otros.
2. Análisis de la vulnerabilidad: Permite identificar qué tan probable es que una

amenaza específica se desencadene en una situación de emergencia.
3. Inventario de recursos Luego de conocer la naturaleza de las amenazas que

tiene la empresa, se definen los recursos con los cuales se cuenta para evitar y
atender una emergencia. Con el plan de emergencias, se preparan
oportunamente los recursos para la atención de las emergencias.
4. Definición de las acciones: En esta etapa se desarrollan las acciones de

capacitación y entrenamiento y la gestión operativa para llevar a cabo el Plan de
Emergencias.
5. Conformación de las brigadas de emergencia y grupos de apoyo: Estos

grupos conformados por personal de la empresa, son entrenados para apoyar
las acciones de antes, durante y después de la emergencia.

PLL-GG-02 09/04/14 10 de 11
Las brigadas de emergencia y los grupos de apoyo, son un soporte

importantísimo del plan de emergencias, para llevar a cabo las acciones
operativas como coordinación de la evacuación, el salvamento y rescate de
personas, entre otros.
PLAN DE EVACUACIÓN
El plan de evacuación hace parte del Plan de Emergencias y consiste en definir

el procedimiento y las rutas de evacuación para que las personas protejan su
vida mediante el desplazamiento organizado hasta lugares de menor riesgo. En
una situación de emergencia es necesario que todas las personas de la
empresa, incluyendo los visitantes, conozcan cómo actuar y por dónde salir en
caso de ser necesario. Es muy importante que cada trabajador conozca las
rutas de evacuación de su área de trabajo y de su empresa.
Reunidos los trabajadores de la empresa KAYSEN SOLUCIONES S.A.S. en las

instalaciones de la planta Nazareth, en la presente fecha , y luego de haber
socializado la estructura y funciones de las brigadas, se designa al señor:
DIEGO ALBERTO PEÑA MESA, Coordinador de gestión Integral, como jefe de
brigadas y se procede a realizar la conformación y designación de los
integrantes de las brigadas de evacuación, primeros auxilios, Prevención y
combate de incendios, y comunicación, quedando así conformadas:
Brigadista de evacuación: OMAIRA PEÑA ROA
Brigadista de primeros auxilios: DIEGO ALBERTO PEÑA MESA
Brigadista de prevención y combate de incendios: GUILLERMO GUARIN
Brigadista de comunicación: IBETH DÍAZ MARTINEZ
Dichas personas se comprometen a cumplir oportunamente la función de la

brigada que conforman.
En constancia de lo anterior los abajo firmantes dan fe del desarrollo de la

reunión.

PLL-GG-02 09/04/14 11 de 11
ASISTENTES
NOMBRE CARGO FIRMA

8.1 Procedimiento de Matriz Legal

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8.1 Procedimiento de Matriz Legal

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PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS

LEGALES Y OTRA INDOLE

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTRA

Los requisitos legales aplicables a la empresa son determinados de acuerdo a la

Requisito Legal en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente:

Requisitos contractuales: Las compañías y sus contratistas generalmente

4. DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS

CÓDIGO DOCUMENTO Y/O REGISTRO

ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Definir fuentes de Información

Actualización de matriz de requisitos

Comunicación a responsables. Que

Implementar y cumplir los cambios, Empleados en Registro de

7 Inspecciones y/o Auditoria Coordinador Registro de

a) Ingresar a cada una de las fuentes de Información de acuerdo a:

- Salud Ocupacional y Seguridad industrial, página web del 1Ministerio de Salud

Se deben consultar cada una de las normas, contratos y requisitos aplicables a la

c) Actualización de la matriz de requisitos:

Se debe mantener la matriz de requisitos legales, contractuales y de otra índole

La periodicidad de revisión de la pertinencia de los requisitos legales y otros se

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Fin del Documento

CÓDIGO: PR-GI-03 VERSIÓN:01 FECHA: Página:

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE PELIGROS, VALORACION DEL

Establecer la metodología para realizar la identificación de peligros y valoración de

La identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles

ACCIDENTE DE TRABAJO: Suceso repentino que sobreviene por causa o con

4. DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS.

CÓDIGO DOCUMENTO Y/O REGISTRO

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Para la identificación de peligros se tendrán en cuenta infraestructura, equipos,

La revisión y actualización de la Matriz de evaluación de riesgos (DI-GI-08), se

es rutinaria o no; el personal expuesto; y demás

Se determinará el Nivel de Probabilidad como

Se determinará el Nivel de Riesgo como la

Una vez determinado el Nivel de Riesgo, la

CÓDIGO: PR-GI-03 VERSIÓN:01 FECHA: Página:

No ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE

Una vez completada la valoración de los

CÓDIGO: PR-GI-03 VERSIÓN:01 FECHA: Página:

No ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE

intervención propuestas, según la priorización

ANALISIS DE SEGURIDAD DEL TRABAJO AST

CÓDIGO: PR-GI-03 VERSIÓN:01 FECHA: Página:

No ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE

considera que es así, autorizará que se realice

6.1 Tabla N° 1 Descripción de Niveles de daño

Categoría Daño Leve Daño Medio Daño Extremo

6.2 Tabla N° 2 Determinación del Nivel de deficiencia

Se ha(n) detectado algún(os) peligro(s) que pueden dar lugar a

No se No se ha detectado consecuencia alguna, o la eficacia del conjunto de

6.3 Tabla 3. Determinación del nivel de exposición

La situación de exposición se presenta sin interrupción o varias

6.4 Tabla 4. Determinación del nivel de probabilidad

Nivel de Exposición (NE)

Nivel de deficiencia 10 MA – 40 MA – 30 A –20 A - 10

6.5 Tabla 5. Significado de los diferentes niveles de probabilidad

Situación deficiente con exposición continua, o muy deficiente con

Situación deficiente con exposición frecuente u ocasional, o bien