INSTITUTO TECNOLÓGICO DE OCOTLÁN

INGENIERÍA INDUSTRIAL

CONTROL ESTADÍSTICO DE LA CALIDAD

ALUMNO: ALAN ISAHI CANO GARCIA

MAESTRO: LUCIO GUZMÁN MARES

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

N.C. 18630015

OCOTLÁN/JAL. 12 DE OCTUBRE DEL 2020

Índice
Contenido Pág.
Introducción…………………………………………………………………………..…………2
1.5.1 Diagrama afinidad…………………………………………………………………….3
1.5.2 Diagrama de relaciones………………………………………….…………………7
1.5.3 Diagrama de árbol…………………………………………………..……………….11
1.5.4 Diagrama matricial………………………………………………….……………….15
1.5.5 Diagrama de flujo……………………………………….…………………………...22
1.5.6 Tormenta de ideas………………………………….……………………………….27
1.5.7 Porque- porque………………………………….…………………………………...30
1.5.8 Como-como……………………………………….…………………………………….32
1.5.9 5w en 1h………………………………………….……………………………………...34
Conclusión …………………………………………………….………………………………...37
Bibliografías…………………………………………………..…………………………………..38

1
Introducción
Herramientas administrativas tiene la cualidad de contener una gran cantidad de
datos proveniente del grupo de personas que buscan un mismo punto en concreto,
la solución de un problema, la solución de este pueda englobar mejoras en calidad,
actividades de control o cualquier mejora del problema.
Estas herramientas son de mucha utilidad para las organizaciones y empresas en
las cuales existen grupos de trabajo con diferentes puntos de vista acerca de un
problema, por lo cual para lograr una mejor comprensión de todas estas ideas se
aplican las herramientas administrativas Como lo viene siendo un diagrama de
árbol, una tormenta de ideas, un diagrama por qué por qué, entre otros. Siempre
buscando la solución a la mejora del problema facilitando la comprensión de este
en general.
Es fundamental conocer a fondo estas herramientas, pues a futuro nos serán de
mucha utilidad en el ámbito laboral, nos facilitará encontrar los puntos clave de un
problema, y asimismo nos facilitará la solución de este a través de cualquier
herramienta.

2
1.5.1. Diagrama de afinidad
Se trata de un recurso ideado en 1980 por el teórico japonés Kawakita Jiro con el
fin de armonizar los procesos de innovación o generación de ideas entre grupos de
trabajo.
El diagrama de afinidad es especialmente útil cuando existe un problema de difícil
solución o cuando supone mayores retos de los que el equipo de trabajo es capaz
de asimilar según sus dinámicas internas.

¿Cuál es su función?
En términos prácticos, el diagrama de afinidad es un gráfico que clasifica las ideas,
las opiniones y los comentarios en torno a un mismo tema en columnas o bloques
de contenido. Se puede realizar en formato físico o digital, aunque lo realmente útil
es que permita la movilidad de los cuadros que lo componen.
Más que nada la función central del diagrama de afinidad es ayudar a centrar un
problema que se encuentra poco definido mediante la aportación de ideas u
opiniones sobre el problema, cabe mencionar que este diagrama no da la solución
de éste, pero si ayuda a tener una idea más clara de lo que la podría estar
originando.

Ventajas
• Es una forma eficaz de analizar grandes cantidades de datos de tipo ideas.
• permite que aflore a la superficie estructuras que permanecen latentes en
los datos.
• Ayuda a equipos de trabajo a alcanzar consenso
• Ayuda a los equipos de trabajo a ser creativos ante un problema a cualquier
situación
• Evita la creación de ganadores y perdedores
• Consigue que las personas trabajen a un nivel creativo en lugar de un nivel
lógico e intelectual.

3
Desventajas
• El resultado es tan bueno solamente como son las ideas generales.
• Ni el diagrama de afinidad ni el proceso de construido determinan la forma
de tomar prioridades.
• El diagrama no indica como tomar acción.

Beneficios
• Los hechos o conceptos no se encuentran claramente delimitados, sean
• complejos o excesivamente amplias. El DA permitirá representar un mapa de
estos hechos.
• Debido a su cantidad de inherencias destacadas, estas impiden con claridad
definir las causas concretas de la situación.
• Sea conveniente usar un nuevo enfoque, tanto en la actuación como en el
análisis de un tema. El DA permitirá al grupo romper con los conceptos
tradicionales, ampliando su campo de pensamiento.

Pasos para la elaboración del diagrama de afinidad

En términos prácticos, el diagrama de afinidad es un gráfico que clasifica las ideas,
las opiniones y los comentarios en torno a un mismo tema en columnas o bloques
de contenido.

4
Definición del grupo
Para que pueda implementarse un diagrama de afinidad debe existir antes un
grupo de trabajo. Dentro de ese grupo debe nombrarse un líder o representante,
que es el que orientará el proceso hasta la resolución del problema.
Planteamiento del problema
Para poder continuar con el proceso, el grupo debe tener claro el problema o la
situación que les convoca y sobre los que es necesario tomar una decisión que
satisfaga a todos. Dicho problema generalmente se expresa como una pregunta
que suscita la reacción de los miembros del grupo.
Lluvia de ideas
Definido el problema, los integrantes deben tratar de responder a la pregunta que
se ha establecido como eje central del proceso. Para ello se pueden emplear
distintos tipos de recolección de datos, como por ejemplo la observación directa,
las entrevistas, las reuniones colectivas, entre otras técnicas.
Agrupación de ideas u opiniones
En función de los criterios establecidos, los integrantes del equipo de trabajo
clasifican las ideas, opiniones, comentarios e interpretaciones que han surgido de
la lluvia de ideas. Tras esto, a cada bloque de ideas se le asigna un nombre y se
realiza una revisión de cada uno con el fin de verificar si las ideas agrupadas
obedecen a los criterios previamente definidos.
Discusión final
Con las ideas agrupadas, el grupo de trabajo procede a discutir sobre el grado de
correspondencia de cada bloque de ideas con el problema o situación principal. De
esta discusión deben salir una serie de conclusiones que, a la vez, deriven en la
toma de una o varias decisiones consensuadas.

5
 Ejemplo: ¿Qué factores incrementan la deserción escolar?

Factores personales Factores familiares Factores económicos Factores sociales

Falta de interés
Problemas familiares (padres Problemas económicos
Casarse alcohólicos y/0 drogadictos). Lejanía de la escuela

Desmotivación en cuestión de La falta de recursos económicos

Falta de transporte
que los maestros no dan las Falta de apoyo de sus padres
clases a tiempo o seres cercanos.
Problemas económicos en la
Se dio cuenta de que esa no era familia, haciendo referencia
su carrera, ya que a eso no se Remplazar la escuela por el a la falta de dinero para los
quería dedicar trabajo (ayudar en los gastos materiales escolares,
de la casa) alimento y transporte
Aspectos motivacionales,
emocionales, desadaptación e
insatisfacción de actividades Responsabilidad de cuidar Situación económica
algún familiar enfermo.
Falta de gusto por la carrera Bajos ingresos familiares

Problemas de salud Falta de recursos financieros

Limitaciones físicas que
impiden ser independiente No contar con los materiales
(discapacidades). requeridos para desarrollar
distintas tareas
Bajo nivel de aprendizaje

Tener una idea errónea de

la carrera

Falta de salud por condiciones

físicas, ya que causa menos
tiempo disponible

Falta de confianza en unió

mismo

Factores emocionales,
6
problemas enfocados a la
autoestima
1.5.2. Diagrama de relaciones
Es una herramienta que ayuda a analizar un problema cuyas causas están
relacionadas de manera compleja. El diagrama de relaciones permite alcanzar una
visión de conjunto sobre cómo las causas están en relación con sus efectos.
El objetivo principal del Diagrama de Relaciones es la identificación de las
relaciones causales complejas que pueden existir en una situación dada. El objetivo
de la aplicación de la herramienta es obtener sus posibles causas, analizando la
complejidad de sus relaciones.

Ventajas
• Facilita la comprensión de los vínculos entre las ideas o las relaciones causa-
efecto.
• Permite al equipo examinar de forma más completa las relaciones entre las
ideas tras, haber elaborado un diagrama de afinidad, un diagrama de causa-
efecto o un diagrama de árbol.
• Ayuda a explorar dónde se han de centrar las acciones de mejora o la
resolución de un problema, permitiendo fijar prioridades.
• Proporciona consenso al equipo sobre las causas clave que deben ser
investigadas.

Beneficios
• Analizar las causas de un problema complejo, comprendiendo cómo están
conectados sus distintos aspectos.
• Identificar el área de mayor impacto para la mejora.
• Caracterizar los elementos críticos en la consecución de un objetivo.

7
Pasos para la elaboración del diagrama de afinidad

1. Describir el problema.
Primeramente, escribir una declaración que defina la cuestión que se quiere
explorar. Se concreta en una tarjeta adosada en el centro de una superficie de
trabajo.
2. Identificar posibles causas del problema.
El equipo de trabajo enuncia las causas que, a su juicio, afectan al problema y que
son escritas en tarjetas (“tarjetas de causa”). Posteriormente se sitúan en el área
de trabajo.
3. Agrupar posibles causas similares.
Una vez materializadas las ideas y adosadas las tarjetas en la superficie de trabajo,
se procede a su agrupación debido a la similitud entre ellas. Esta tarea facilitará el
desarrollo de la fase posterior del procedimiento.
4. Ordenar las tarjetas de causa según las relaciones causa-efecto.
Seguidamente, el equipo sitúa las tarjetas de causa, aquellas que presenten una
relación más intensa y directa con el problema formulado, muy cerca de la tarjeta
central que lo define. Estas son las causas de primer nivel o primarias
5. Continuar la ordenación de las tarjetas.
Las tarjetas de causas de segundo y tercer nivel (o del número de niveles que
correspondan) se van situando sucesivamente de forma más alejada del centro a
las del nivel precedente.
6. Determinar la relación de las tarjetas.
Se analizan las tarjetas y las relaciones causa-efecto existentes entre ellas,
señalando esa relación mediante flechas; del mismo modo que se hizo en la fase
cuatro con el primer grupo de ideas primarias. Entonces, para cada idea se
pregunta: “¿Es esta idea la causa de alguna otra idea?». Por tanto, cada relación
causa-efecto detectada será puesta de manifiesto mediante la flecha
correspondiente.

8
7. Analizar el diagrama.
En el análisis del diagrama hay que tener en cuenta que las tarjetas que tienen más
flechas de salida son, probablemente, las causas principales.
Estos son los efectos, que también pueden ser fundamentales. Así que se tienen en
cuenta tanto las flechas de entrada como de salida para cada una de las tarjetas.

Tipos de diagrama de relaciones

• Central convergente: El diagrama se desarrolla desde el centro. Es más útil
cuando el problema o tema estudiado tiene muchas causas.
• Direccional intensivo: El desarrollo se da desde una dirección (derecha,
izquierda, arriba, abajo). En este caso el tema central tiene pocas causas.
• Indicador de relaciones: Establece vínculos entre elementos sin tener
conexiones de causa-efecto específicas o con la ausencia de un centro
definido.

9
 Lejanía de
la escuela
Ejemplo: Diagrama de relaciones. “Direccional intensivo “ Falta de
transporte
Problemas económicos en la
familia, haciendo referencia a la
falta de dinero para los materiales
Factores
escolares, alimento y transporte sociales

Situación La falta de Problemas

económica recursos económicos
económic
os Factores
Bajos Falta de No contar con económico
ingresos recursos los materiales
s
familiares financier requeridos ¿Qué factores
para incrementan la
os
desarrollar
deserción
distintas tareas
Falta de apoyo de escolar?
sus padres o seres Problemas familiares
Remplazar la escuela
cercanos. (padres alcohólicos Factores
por el trabajo (ayudar
y/0 drogadictos).
en los gastos de la casa) familiares

Responsabilidad
de cuidar algún
familiar
enfermo. Factores
Falta de personales
Casarse interés
Desmotivación en
Se dio cuenta de que
cuestión de que los
esa no era su carrera, Bajo nivel de maestros no dan las
ya que a eso no se
aprendizaje clases a tiempo
quería dedicar

Factores
Problemas Falta de salud emocionales,
Aspectos Limitaciones por condiciones problemas enfocados
de salud
motivacionales, físicas que físicas, ya que a la autoestima
emocionales, impiden ser causa menos
desadaptación e independiente tiempo
insatisfacción de (discapacidades). Tener una disponibleFalta de 10
actividades Falta de gusto idea errónea confianza en
por la carrera de la carrera uno mismo
1.5.3. Diagrama de árbol
Es una representación gráfica de una experiencia que consta de múltiples pasos,
donde cada uno de dichos pasos posee varias maneras de llevarse a cabo. Es decir,
se utiliza para determinar el cálculo de cuantiosas probabilidades cuando se
conocen las opciones de la muestra.
Permite a los miembros del equipo de trabajo expandir su pensamiento al crear
soluciones sin perder de vista el objetivo principal o los objetivos secundarios.

Ventajas
• Permite visualizar la relación entre una generalidad y sus detalles.
• Logramos encontrar causa raíz del problema o situación que se aborda.
• Logramos detectar elementos faltantes (ramas) al tener una visión en
conjunto del elemento central.
• Para analizar procesos de forma detallada.
• Como herramienta comunicativa y visual al mostrar la relación entre
conceptos de forma gráfica.
• Su elaboración se apoya en otras técnicas y herramientas como tormenta de
ideas, diagrama de afinidad y diagrama de relaciones.

Beneficios
• Un diagrama de árbol es muy útil en la toma de decisiones en negocios, se
utiliza en la planificación estratégica, al estudiar una investigación de
mercado, y al abordar ciertas conclusiones.
• En el mundo de financiamiento, los bancos y prestamistas usan esta
herramienta para calcular el riesgo y las oportunidades de inversión.
• Son muy útiles en las infografías.
• En general los árboles se usan para evaluar cualquier inquietud, pregunta y/o
visualizar los posibles resultados.

11
Pasos para la elaboración del diagrama de árbol
Paso 1: Definiendo el grupo de trabajo
Puedes hacerlo solo, pero según la complejidad de la situación que se aborda es
posible que no obtengas los mejores resultados. De ahí que para hacer un diagrama
de árbol siempre sea mejor definir un equipo de trabajo.
Deberá haber personas con conocimiento de la situación que se aborda, también
personal con capacidad analítica y de diferentes áreas de conocimiento si es
aplicable.

Paso 2: Definiendo el elemento central

Toda desagregación tiene un punto de partida general, defínelo. Este será el
problema, situación, meta, proyecto o lo que sea que vamos a desagregar. Puedes
ubicarlo en la parte superior del diagrama desde donde se empezará a desagregar,
o lo que es más común, a la izquierda de todo.

Paso 3: Las ramas de primer nivel

Consideramos que al tener completos los medios o ramas de primer nivel
lograremos dar solución al elemento central. Puede que al ser el primer nivel
estemos algo confundidos al no saber cómo empezar. Conviene entonces que nos
preguntemos:
Si hablamos de un proyecto, objetivo o plan de acción: ¿Qué tenemos qué hacer
para lograr esto?
Si hablamos de un proyecto: ¿Qué es lo que está causando este problema? o ¿Por
qué se está generando esto?
Y si es un producto: ¿Cómo podemos descomponer la elaboración de este
producto?
Como ves, todo sigue el mismo procedimiento independiente del caso.

12
Todo se logra a través de una lluvia de ideas, pero también te será útil, si lo tienes
de antes, los elementos obtenidos en un diagrama de relaciones o diagrama de
afinidad.

Paso 4: Primer verificación

Ya con el primer nivel desagregado, en este paso nos aseguramos de que no nos
falte nada.
Pregúntate entonces:
¿Teniendo completas todos los elementos, conseguimos cumplir el elemento
central?
¿Son necesarios todos estos elementos para cumplir el elemento central?
Paso 5: Repetimos paso 3 y 4.
Es decir que los elementos detectados en el nivel anterior serán objetivo de la
pregunta.

Paso 6: Verificación final

Con esta verificación tomamos todos los elementos desde la parte inferior del árbol
y comenzamos a subir por cada nivel, hasta que comprobar que en efecto, no
sobran ni faltan elementos para completar el elemento central.

13
Ejemplo:

Cortar el pasto

Regar el pasto 3 veces por

semana

Jardines Podar y dar forma a los

arboles

Marcar las líneas del campo

Mejora de áreas
Campo de futbol Mantenimiento a porterías
de descanso y redes

Podar el césped

Remodelación de las
sombrillas

Ciber jardín
Instalar más contactos para
cargar dispositivos
14
Buen acceso a red de
internet
1.5.4. Diagrama Matricial
Los diagramas matriciales son herramientas que se emplean para revelar las
correlaciones entre ideas, tareas y responsabilidades y que aparecen en diversas
formas matriciales, es posible emplear estas herramientas para organizar y
comparar dos o más conjuntos de artículos para mostrar cuáles de ellos están
relacionados, asimismo pueden mostrar la fortaleza estadística y la dirección de
influencia de cada relación.
El Diagrama Matricial es una representación gráfica de las relaciones existentes
entre diferentes tipos de factores y la intensidad de estas, en términos cualitativos.
Se Aplica a todos aquellos estudios o situaciones en los que es necesario analizar
situaciones o comparar alternativas considerando diversos factores y la intensidad
de la relación.

Características principales
• Pensamiento Multidimensional: establece relaciones entre diferentes tipos
de factores, conjugando múltiples dimensiones o vías de análisis en el
estudio a desarrollar.
• Guía en la priorización: permite identificar los factores principales y más
relevantes del tema en estudio.
• Claridad: el diagrama matricial presenta gran cantidad de información sobre
situaciones complejas de forma clara y concisa.

Ventajas
• Visualiza claramente los patrones de responsabilidad para que haya una
distribución pareja y apropiada de las tareas.
• Ayuda al equipo a llegar a un consenso con relación a pequeñas decisiones,
mejorando la calidad y el apoyo a, la decisión final.
• Mejora la disciplina de un equipo en el proceso de observar minuciosamente
un gran número de factores de decisión importantes.
• Establecer la relación entre distintos elementos o factores, así como el grado
en que ésta se da.
• Hace perceptibles los patrones de responsabilidad así como la distribución
de tareas.

15
Formatos de diagramas matriciales
Los diagramas matriciales son herramientas de extrema flexibilidad, pueden
manejar cualquier tipo de contenido de información y comparar cualquier número
de variables. Para lograr esto con éxito, los diagramas matriciales pueden tener
cualquiera de las siguientes formas:
• Forma de L
• Forma de T
• Forma de Y
• Forma de X
• Forma de C

Diagrama Matricial en L
Es el Diagrama Matricial básico, se utiliza para
representar relaciones entre dos tipos distintos
(A, B) mediante una disposición en filas y
columnas.

Diagrama Matricial en A
Este modelo de diagrama es un caso
particular del Diagrama Matricial en
"L". Se utiliza para representar las
relaciones entre los factores que
componen un tipo determinado (A).

16
Diagrama Matricial en T
Es la combinación de dos Diagramas Matriciales en "L". Se
utiliza para representar las relaciones entre tres tipos de
factores distintos (A, B y C) agrupándolos de la siguiente
forma:
• Relaciones entre el tipo A y el tipo B.
• Relaciones entre el tipo A y el tipo C.

Diagrama Matricial en Y
Es la combinación de tres Diagramas Matriciales en "L". Se utiliza para representar
las relaciones entre tres tipos distintos (A, B y C) agrupándolos de la siguiente
forma:

• Relaciones entre el tipo A y el

tipo B.
• Relaciones entre el tipo B y el
tipo C.
• Relaciones entre el tipo C y el
tipo A

17
Diagrama Matricial en X
Es la combinación de cuatro Diagramas Matriciales en
"L". Se utiliza para representar las relaciones entre
cuatro tipos diferentes (A, B, C y D) agrupándolos de la
siguiente forma:
• Relaciones entre el tipo A y el tipo B.
• Relaciones entre el tipo B y el tipo C.
• Relaciones entre el tipo C y el tipo D.
• Relaciones entre el tipo D y el tipo A.
Las aplicaciones de este tipo de diagrama en la práctica son muy limitadas y un
ejemplo de aplicación podría ser el análisis de relaciones, en los sistemas
electrónicos de proceso de datos, entre las funciones de gestión, acciones de
gestión, datos de entrada y datos de salida.

Diagrama Matricial C
Se utiliza para representar las relaciones entre tres tipos distintos (A, B y C),
teniendo en consideración tres puntos de vista simultáneamente.
Este tipo de diagrama presenta dificultades, tanto a nivel gráfico, como a nivel
conceptual.

18
Para realizar un diagrama matricial se pueden seguir los siguientes
pasos:
1. Definir el objetivo de usar el Diagrama Matricial.
El objetivo puede ser expresado en forma de afirmación, por ejemplo: mejorar las
características del producto para satisfacer las expectativas de los clientes.
2. Formar el equipo de trabajo.
Se debe formar un equipo para la construcción del Diagrama Matricial que se
requiere un esfuerzo y un tiempo de dedicación superior a otras herramientas. Las
personas integrantes del grupo deben estar comprometidas con el proyecto y
apoya todos los recursos necesarios, principalmente tiempo, para desarrollar esta
actividad.
3. Generar los conjuntos de elementos a comparar.
En la construcción de cualquier matriz, el primer paso es identificar todos los
elementos o conjuntos a considerar. Para ello, el equipo puede partir de un
diagrama de Árbol realizado con anterioridad, en cuyo caso los conjuntos a
comprar coincidirán con el nivel más detalle en aquel (última fila). Si no, se puede
realizar una lluvia de ideas entre todos los miembros del equipo.
4. Determinar el formato de la matriz.
Posteriormente, hay que elegir el tipo de matriz más adecuada para el análisis
concreto. El número de conjuntos que participan en el análisis es el factor más
influyente en la elección del tipo de matriz. Las matrices más utilizadas son las
siguientes: matriz en L, matriz en A, matriz en T y matriz en X.
5. Construir la matriz.
La matriz se construye situado un conjunto de elementos en las filas (horizontales)
y otro en las columnas (verticales). En los puntos de intersección de filas y columnas
se dibujan unos símbolos que indican de forma visual la fuerza de las relaciones
existentes entre ambos elementos. Se muestran ejemplos de símbolos posibles a
utilizar en función de lo que se esté analizando.

19
6. Análisis.
El análisis del Diagrama Matricial consiste en examinar detenidamente las
relaciones representadas entre los elementos e identificar aspectos significativos.
Principalmente, hay que observar si:
Existen elementos que no tienen muy poca relación con otros.

Ejemplo:
Diagrama Matricial en L

CLASES EN LINEA

Características Requerimientos Servicios académicos

Problemas técnicos Equipo de Computo Adaptación estudiante/Profesor

Interacción Acceso a Internet Menos comprensión del tema
Participación activa Correo institucional Uso de plataformas
Uso de nuevas herramientas Área adecuada Nuevo método de trabajo
Accesibilidad Material de apoyo Facilidad de compartir archivos

20
Diagrama Matricial en T

CLASES EN LINEA

Características (A) Requerimientos (B) Servicio académico (C)

Problemas técnicos Equipo de Computo Adaptación estudiante/Profesor

Interacción Acceso a Internet Menos comprensión del tema
Participación activa Correo institucional Uso de plataformas
Uso de nuevas herramientas Área adecuada Nuevo método de trabajo
Accesibilidad Material de apoyo Facilidad de compartir archivos

21
1.5.5. Diagrama de flujo
Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas
simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las
unidades involucradas y los responsables de su ejecución, es decir, viene a ser la
representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica
de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son
considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales
instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.

Objetivo
Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones,
para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso
actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase,
representar los controles, etc.

Ventajas
• Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, con
lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su
colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.
• Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor
facilidad la identificación de forma clara de las mejoras a proponer.
• Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que
conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor
interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora
considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de
la organización.
• Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboración del
diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo
que continuamente proponen ideas para mejorarlo.

22
Pasos para la elaboración del diagrama de flujo
• Determine los primeros componentes del proceso: en este paso es
necesario aclarar cuáles son las entradas del proceso y sus salidas, así como
las actividades que se desarrollan en el mismo.
Las entradas también se denominan inputs y pueden ser recursos,
información y otros elementos que “alimentan” el proceso.
Del mismo modo, las salidas (outputs) son los productos generados por el
proceso y también pueden ser informaciones, decisiones, permisos,
insumos para otros procesos, partes de productos, componentes, servicios,
productos terminados, etc.

• Ordene las actividades: el diagrama de procesos de negocio es un flujo, por

lo que se necesita ordenar estas actividades. Haga una lista en orden
cronológico.

• Elija los símbolos correctos para cada actividad: Hay varias notaciones
usadas para dibujar diagramas de flujos de procesos. Por lo tanto, al indicar
correctamente cada tipo de actividad, utilizando los símbolos correctos,
será mucho más fácil para cualquiera que esté familiarizado con los
símbolos, poder entender el flujo rápidamente.

• Haga la conexión entre las actividades: Para esto se utilizan conectores,

normalmente flechas y líneas de puntos, o continuas.

• Indique el inicio y el final del proceso: Puede parecer trivial, pero a veces,
las personas se olvidan de indicar cuándo el proceso comienza y cuándo
termina. Y esta es una información muy importante para establecer límites
para los propietarios de los procesos, gerentes y supervisores.

• Revise su diagrama: Revíselo, estúdielo nuevamente y asegúrese de que su

representación gráfica del proceso aun es adecuada.

23
24
Ejemplo: Diagrama de flujo (Panorámico) Reinscripción.
Banco Departamento de Departamento de control Centro de computo
recursos financieros escolar
La secretaria
Inicio Entregar el revisa que todo
Ingresar al SII
comprobante de esté en orden
(sistema del ITO)
pago

Dirigirse al
Revisar si tus
banco datos y numero No ¿Esta Dar de alta las
de control son correcta la
información? materias a cursar
correctos
Depositar la
Si
cantidad exacta de Imprimir y recibir
la reinscripción hoja del pago
realizado Dan de alta en el Fin
sistema para
Recibir ticket y poder cargar
revisar que este materias
correcto Dirigirse al
departamento de Te entregan una
control escolar copia del
Dirigirse a la
comprobante
escuela

25
Ejemplo: Diagrama de flujo (Vertical) Preparación de un huevo.

Inicio

¿Revuelto? No Hervir agua en

una olla

Si
Poner el huevo en
Calentar el el agua hirviendo
sartén

Poner aceite al
sartén

Romper el huevo y
mezclar con jamón

Poner la mezcla
en el sartén

¿Con No
sal?

Si

Agregar sal

Retirar del fuego

Servir en un plato Fin

26
1.5.6. Tormenta de ideas

La tormenta de ideas (lluvia de ideas o brainstorming) es una técnica de

pensamiento creativo utilizada para estimular la producción de un elevado número
de ideas, por parte de un grupo, acerca de un problema y de sus soluciones o, en
general, sobre un tema que requiere de ideas originales.
Para comenzar a desarrollar una tormenta de ideas, se postula un problema o una
inquietud en un entorno relajado e informal. Los diversos integrantes del grupo, a
partir de este postulado, comienzan a proponer soluciones o a brindar respuestas.

Ventajas
• Estimula la creatividad, ayudando a romper con ideas antiguas o
estereotipadas.
• Produce un amplio número de ideas. A los componentes del grupo se les
anima a expresar las ideas que vienen a su mente sin ningún prejuicio ni
crítica. Esta ausencia de crítica debe extenderse a las ideas expresadas por
los otros.
• Permite la implicación de todos los miembros del grupo. Se construye un
entorno que hace posible la participación de todos.
• Hace posible que los miembros de un equipo se mantengan centrados en el
objetivo.

Objetivos
• Identificar las potenciales causas o soluciones de un problema.
• Clasificar y relacionar las interacciones entre factores que están afectando al
resultado de un proceso.
• Centrar, en un grupo de trabajo, la discusión enfocándola a los aspectos
relevantes de un problema.
Un aspecto central es la separación de las fases de generación de ideas y de
evaluación de estas. De este modo pretendió que las ideas originales no fueran
rechazadas inmediatamente.

27
Pasos para la elaboración de tormenta de ideas

1. Presentación de la sesión de tormenta de ideas.

La sesión debe comenzar con una explicación de la tarea, de sus objetivos, del
procedimiento a seguir y de la duración de la sesión de trabajo.
2. Generación de ideas.
El tema se muestra de manera visible en una pizarra, soporte o pantalla, de modo
que no haya dudas sobre el mismo. Hay que asegurar que se ha comprendido
correctamente por parte de todos los participantes. Es aconsejable que esté
planteado en forma de pregunta.
Es conveniente establecer un objetivo sobre el número de ideas a alcanzar. Como
mínimo, hay que proponer que se produzcan 40 o 50 ideas para un grupo en torno
a 6 personas. Está demostrado que el objetivo tiene a cumplirse.
3. Mejora de ideas.
El papel dinamizador del facilitador es aquí crítico. Una vez expuestas todas las
ideas, es preciso asegurar que el grupo las comprende. Para ello se revisarán,
preguntando a los participantes si hay dudas o se quiere hacer algún comentario.
Se aplica la combinación, la reelaboración, la síntesis de una o más ideas…
4. Evaluación del Resultado del Brainstorming.
La evaluación de las ideas puede hacerse en la misma sesión de tormenta de ideas
en un momento posterior. Como resultado de la evaluación, la lista de ideas se
reducirá hasta un número manejable. Entonces es factible trabajar con ellas, siendo
el voto individual para la selección de las ideas finales es el mejor método para
predecir las ideas de éxito. En este sentido es imprescindible contar con un
procedimiento estructurado, como el de Multivotación.

28
 Ejemplo:
Lejanía de
Falta de la escuela
Problemas económicos en la transporte
familia, haciendo referencia a la Factores
falta de dinero para los materiales sociales
escolares, alimento y transporte

Situación Problemas
La falta de
económica económicos
recursos
Factores
económic
os económico
No contar con s
Bajos Falta de los materiales Falta de salud
Falta de apoyo de ingresos requeridos
recursos por condiciones
sus padres o seres
familiares financier para físicas, ya que
cercanos. desarrollar causa menos
os
distintas tareas tiempo
disponible
Remplazar la escuela
¿Qué factores Falta de
por el trabajo (ayudar
en los gastos de la casa) incrementan la interés
deserción
escolar? Casarse

Responsabilidad Factores
Se dio cuenta de que
esa no era su carrera, de cuidar algún familiares
ya que a eso no se familiar
quería dedicar enfermo.
Desmotivación en
Bajo nivel de cuestión de que los Falta de Factores
aprendizaje maestros no dan las confianza en personales
clases a tiempo uno mismo

Problemas familiares
Problemas (padres alcohólicos
Aspectos de salud y/0 drogadictos).
motivacionales,
emocionales, Limitaciones Factores
desadaptación e físicas que emocionales,
insatisfacción de impiden ser Tener una
problemas enfocados 29
actividades independiente a la autoestima
Falta de gusto idea errónea
(discapacidades). de la carrera
por la carrera
1.5.7. Porque-porque
Es un método que nos permite identificar la causa raíz y poder así, encontrar
soluciones. Esta herramienta es útil cuando el grupo requiere encontrar la causa
raíz, cuando se requiere un análisis más profundo y cuando existen muchas causas
lo que provoca que el problema se torne confuso.
Es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de
problemas para buscar posibles causas principales de un problema. Durante esta
fase, los miembros del equipo pueden sentir que tienen suficientes respuestas a
sus preguntas. Esto podría convertirse en un inconveniente al identificar las causas
principales más probables del problema debido a que no se ha profundizado lo
suficiente.

Objetivos
• Descubrir información vital de modo sistemático.
• Analizar causas ocultas.
• Desarrollar preguntas perspicaces que requieren soluciones.

Pasos para la elaboración del diagrama de porque-porque

Paso 1: Identifique el dato, la oportunidad, problema o situación.

Paso 2: Pregunte el porqué del dato, de una oportunidad, un problema o una
situación.
• Verificación de los hechos
• Mediante la inspección personal del hecho de un problema (de producto /
equipo) en el sitio en que se presentó.
Paso 3: pregunte por qué respecto de la respuesta dado en el primer porqué.
Paso 4: Pregunte por qué respecto de la respuesta dad en el segundo porqué.
Paso 5: Pregunte por qué respecto a la respuesta dada en el tercer porqué.

30
Paso 6: Continúe este proceso hasta que llegue a un punto donde se vislumbre una
idea o solución creativa posible.
Paso 7: Analice e interprete los resultados.

Por lo general llevamos a cabo el desarrollo de esta herramienta para obtener una
evaluación, y poder así aplicar Toma de decisiones en la problemática que se no
presento o asigno. Lo más frecuente es cuando existen causas de tipo critico ya que
están son las que originan la consecuencia de la problemática.

Ejemplo:

31
1.5.8. Como-como
Este diagrama constituye un complemento del por qué-por qué, dado que se
combina con éste para encontrar solución a las causas previamente ubicadas, más
allá de las estrategias de implementación obvias, al promover modos de
pensamiento divergente.

Pasos para la elaboración del diagrama como-como

• El coordinador prepara la sesión convocando a las personas que
pueden ayudar a obtener información sobre el problema.
• Explica al grupo el procedimiento.
• El grupo toma una causa y explora posibles formas de eliminarla,
preguntando en cada etapa ¿Cómo?
• Frente a cada ¿Cómo?, puede ser recomendable una tormenta de
ideas para encontrar las soluciones más creativas.
• En general, el análisis no se extiende más allá de los cinco ¿Cómo?
• Cada etapa es encarada, aquí, como un proceso divergente, por lo
que necesita ser complementada por un proceso de tamizado
convergente que permita disminuir las alternativas.
• El grupo analiza todas las soluciones del diagrama, para determinar
la más conveniente.
• Terminada la sesión, el coordinador agradece a los participantes, y
encara la organización de nuevas reuniones que permitan evaluar
técnica y económicamente las soluciones seleccionadas.

32
 Ejemplo:
Contratando gente con
facilidad de palabra

Ser más paciente con los

clientes

Mejorar la atención al Ser más atento a las

cliente necesidades del cliente

¿Cómo?
Buscando las marcas de
mejor calidad

Generar más
ganancias en mi Surtiendo bicicletas
agencia de bicicletas de gamas altas Analizando cual es la marca
mas famosa del mercado
¿Cómo? ¿Cómo?

Vendiendo bicis de calidad

media

Reduciendo costos
Cobrar precios más
razonables de acuerdo con
¿Cómo?
el servicio

Vendiendo refacciones de 33
mayor calidad y precio
accesible
1.5.9. 5W una H
5W1H (quién, qué, dónde, cuándo, por qué, cómo) es un método de hacer
preguntas acerca de un proceso o un problema asumido para mejorar. Cuatro de
los de W (quién, qué, dónde, cuándo) y la H se emplea para comprender los
detalles, analizar las inferencias y el juicio para llegar a los hechos fundamentales y
las declaraciones de guía para llegar a la abstracción. La última W (por qué) se
pregunta con frecuencia cinco veces lo que uno puede profundizar para llegar a la
esencia de un problema.
Técnica en la cual se responde a las siguientes preguntas: que, quién, porque,
cuando, donde, como, para la solución de problemas.
5W1H significa las seis palabras con que comienzan las preguntas que deben
responderse para describir correctamente un hecho:

• What - Qué
• Why - Por qué
• When - Cuándo
• Who - Quién (persona)
• Where - Dónde
• How - Cómo (método)
Que tiene función estas preguntas:
• ¿Cuándo? - Es necesario encontrar todos aquellos agentes de medida de
tiempo y hacer un enlistado de esto.
• ¿Dónde? - Se requiere averiguar aquellos sitios y hacer un enlistado de esto.
• ¿Who? - Buscaremos los personajes involucrados y tomaremos una lista.
• ¿What? - Tomar todas las actuaciones o hechos y las escribiremos.
• ¿Why? - indagar todos los posibles eventos que originan estos hechos y
anotarlos.
• How. - Determinar cómo se dan estos sucesos y anotarlos.
Ya que hayamos terminado de contestar estas preguntas, las llevaremos a un
cuadro para poder verificar de manera más clara que son los factores principales

34
que afectan a la problemática que se nos presentó, la manera más idónea para ver
su comportamiento es usar plumones de colores para hacer así más lo claro posible
el cuadro obtenido para posteriormente obtener la conclusión y ver si podemos
aplicar las soluciones optimas a esa problemática.

35
Ejemplo:
¿Qué factores incrementan la deserción escolar?
Informarnos acerca de que factores
¿Qué? afectan las bajas escolares y tratar de
corregirlos
Alumnos del Instituto Tecnológico
¿Quién?

Periodo escolar 2020-2021

¿Cuándo?

Instituto Tecnológico de Ocotlán

¿Donde?

En el semestre anterior muchos

alumnos presentaron su baja definitiva
¿Por qué? del ITO, esto puede causar afectaciones
a futuro
Implementando más facilidades a los
estudiantes del instituto como lo son:
¿Cómo? becas, servicios de transporte y mejores
instalaciones para que los jóvenes
tengan el desempeño adecuado.

36
Conclusión
En este trabajo se logró comprender las herramientas administrativas, conociendo
su función de cada una de estas, y asimismo saber dónde utilizar cada una en su
momento indicado. Cualquiera de estas herramientas no será de gran utilidad para
encontrar la raíz de algún problema.
En un futuro estas herramientas no serán de gran utilidad, en el ámbito laboral,
tanto empresarial pues estos conocimientos nos ayudarán a trabajar grandes
cantidades de datos de grupos de personas que buscan la solución de un problema.
Las grandes cantidades de datos en el ámbito laboral, será mejor trabajarlas con
cualquiera de estas herramientas pues nos ayudarán a comprender de mejor
manera el problema, haciéndonos ver de una manera más sencilla la solución de
este.

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Bibliografías
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School. (s. f.). Bussiness school. Recuperado 29 de septiembre de 2020, de
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proceso/
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