PREGUNTA 1

1. Las unidades de conservación son utilizadas para garantizar la conservación e integridad

de los documentos

 Verdadero

 Falso

10 puntos   
PREGUNTA 2
1. Para realizar la ordenación de documentos por series de forma alfabética utilizamos el
sistema mixto

 Verdadero

 Falso

10 puntos   
PREGUNTA 3
1. La norma ISO 15489, está conformada por dos partes:
a. Documentos y procedimientos

b. Información y Documentación Directrices

c. Información y Documentación Generalidades

d. Ninguna de las anteriores

10 puntos   
PREGUNTA 4
1. El sistema de ordenación numérico; cronológico consiste en colocar un documento detrás
del otro de forma secuencial de acuerdo con la fecha en que se haya tramitado el documento

 Verdadero

 Falso

10 puntos   
PREGUNTA 5
1. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, debe cumplir con las condiciones
____________________ que incluyan manejo de _______________________, ____________________,
ventilación, contaminaciones atmosféricas e iluminación
a. Archivísticas,  residuos, humedad

b. Ambientales, temperatura, humedad

c. Archivística, humedad, temperatura

d. Ambientales, humedad, residuos

10 puntos   
 PREGUNTA 6
1. Cuando hablamos de preservación documental hacemos referencia a las acciones
aplicadas a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo

 Verdadero

 Falso

10 puntos   
PREGUNTA 7
1. ______ se deben _____________ soportes distintos al___________
a. Siempre, guardar, expediente

b. No, foliar, papel

c. Nunca, prestar, archivo

d. Si, conservar, documento

10 puntos   
PREGUNTA 8
1. Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón _______________ si no se tiene éste
material, se aplicará al cartón un ________________que impida la __________________ por contacto
a. Suave, esmalte, acidificación

b. Neutro, recubrimiento, acidificación

c. Blanco, esmalte, acidificación

d. Paja, químico, acidificación

10 puntos   
PREGUNTA 9
1. ¿En qué consiste la ordenación documental?
a. Son las secuencias naturales y cronológicas y/o alfabéticas dentro de los grupos documentales

b La ordenación documental consiste en la foliación de los documentos en forma consecutiva

.
c. Es el sistema de calidad documental establecido por la empresa

d Proceso mediante el cual se ordenan los documentos excluyendo  clasificación

.

10 puntos   
PREGUNTA 10
1. ¿Cuáles son los sistemas de ordenación Documental?
a. Numéricos, cronológicos, alfabéticos

b. Numéricos, alfanuméricos, mixtos

c. Numéricos, mixtos, cronológicos

 d. Numéricos, alfabéticos y onomásticos

PREGUNTA 1
1. La organización documental se debe realizar después de:
a. Una vez cumplido el tiempo de retención documental

b. Hacer la clasificación y ordenación de los documentos

c. Realizar el embalaje de documentos

d. Hacer la foliación documental

10 puntos   
PREGUNTA 2
1. Las áreas de depósito o almacenamiento de documentos deben garantizar el
desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la información

 Verdadero

 Falso

10 puntos   
PREGUNTA 3
1. Es importante contar con depósitos de archivo, no importa sus condiciones específicas, lo
importante es contar con un lugar donde almacenar  los documentos

 Verdadero

 Falso

10 puntos   
PREGUNTA 4
1. ______ se deben _____________ soportes distintos al___________
a. Si, conservar, documento

b. Nunca, prestar, archivo

c. Siempre, guardar, expediente

d. No, foliar, papel

10 puntos   
PREGUNTA 5
1. Las unidades de conservación sirven para:
a. Guardar y almacenar los insumos de archivo

b. Almacenar los documentos garantizando su

conservación
c. Almacenar planos y CD de la entidad
 d. Todas las anteriores

10 puntos   
PREGUNTA 6
1. No se deben foliar los documentos distintos al papel, (Casetes, Discos, CD, etc)

 Verdadero

 Falso

10 puntos   
PREGUNTA 7
1. Las bondades de la ordenación documental:
a. Le permite a quien está consultando comprender la información

b. Ninguna de las anteriores

c. Que las entidades gubernamentales nos dan incentivos para invertir en el archivo

d. Que nos ahorra dinero para invertir en los mobiliarios de archivo

10 puntos   
PREGUNTA 8
1. Las áreas de depósito o almacenamiento deben _____________el desplazamiento y ____________
para la _____________manipulación de los documentos
a. Cumplir, seguridad, eficaz

b. Identificar, seguridad, eficaz

c. Garantizar, seguridad, adecuada

d. Identificar, orientar, segura

10 puntos   
PREGUNTA 9
1. Cuando hablamos de preservación documental hacemos referencia a las acciones
aplicadas a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo

 Verdadero

 Falso

10 puntos   
PREGUNTA 10
1. ¿En qué consiste la ordenación documental?
a. Es el sistema de calidad documental establecido por la empresa

b La ordenación documental consiste en la foliación de los documentos en forma consecutiva

.
c. Son las secuencias naturales y cronológicas y/o alfabéticas dentro de los grupos documentales
 d Proceso mediante el cual se ordenan los documentos excluyendo  clasificación
.

PREGUNTA 1
1. La norma ISO 15489, está conformada por dos partes:
a. Ninguna de las anteriores

b. Documentos y procedimientos

c. Información y Documentación Directrices

d. Información y Documentación Generalidades

10 puntos   
PREGUNTA 2
1. ¿En qué consiste la ordenación documental?
a. Son las secuencias naturales y cronológicas y/o alfabéticas dentro de los grupos documentales

b Proceso mediante el cual se ordenan los documentos excluyendo  clasificación

.
c. Es el sistema de calidad documental establecido por la empresa

d La ordenación documental consiste en la foliación de los documentos en forma consecutiva

.

10 puntos   
PREGUNTA 3
1. Las unidades de conservación sirven para:
a. Guardar y almacenar los insumos de archivo

b. Almacenar planos y CD de la entidad

c. Todas las anteriores

d. Almacenar los documentos garantizando su

conservación

10 puntos   
PREGUNTA 4
1. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, debe cumplir con las condiciones
____________________ que incluyan manejo de _______________________, ____________________,
ventilación, contaminaciones atmosféricas e iluminación
a. Archivística, humedad, temperatura

b. Archivísticas,  residuos, humedad

c. Ambientales, humedad, residuos

d. Ambientales, temperatura, humedad

 10 puntos   
PREGUNTA 5
1. El Principio de orden original es:
a. Es la ordenación según la secuencia de los trámites que los produce

b La ordenación de documentos de forma alfabética

.
c. Es el principio de ordenación que se utiliza para los expedientes judiciales

d Es la ordenación de los documentos originales con sellos y firmas

.

10 puntos   
PREGUNTA 6
1. Cuando referimos que los documentos se originan uno de tras de otro, esto nos habla del principio de
a. Ordenación Documental

b. Foliación original

c. Orden original

d. Clasificación documental

10 puntos   
PREGUNTA 7
1. Los Documentos no se deben foliar antes de realizar la transferencia documental

 Verdadero

 Falso

10 puntos   
PREGUNTA 8
1. Es un sistema de ordenación numérico el Onomástico

 Verdadero

 Falso

10 puntos   
PREGUNTA 9
1. La organización documental se debe realizar después de:
a. Hacer la foliación documental

b. Hacer la clasificación y ordenación de los documentos

c. Realizar el embalaje de documentos

d. Una vez cumplido el tiempo de retención documental

10 puntos   
PREGUNTA 10
 1. La _______________ es la ________________ de _______________ hojas
a. Foliación, acción, numerar

b. Ordenación, acción, numerar

c. Ordenación, acción, suprimir

d. Ordenación, aplicación, suprimir

 Pregunta 1
10 de 10 puntos
¿En qué consiste la ordenación documental?

Respuesta d. 
seleccionada: Son las secuencias naturales y cronológicas y/o alfabéticas dentro de los
grupos documentales
Respuestas: a. 
Proceso mediante el cual se ordenan los documentos excluyendo
clasificación
b. 
Es el sistema de calidad documental establecido por la empresa
c. 
La ordenación documental consiste en la foliación de los documentos en
forma consecutiva

d. 
Son las secuencias naturales y cronológicas y/o alfabéticas dentro de los
grupos documentales
 Pregunta 2
10 de 10 puntos
Las áreas de depósito o almacenamiento de documentos deben garantizar el
desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la información
Respuesta  Verdadero
seleccionada:
Respuestas:  Verdadero
Falso
 Pregunta 3
10 de 10 puntos
Las unidades de conservación sirven para:

Respuesta d. 
seleccionada: Almacenar los documentos garantizando su conservación
Respuestas: a. 
Guardar y almacenar los insumos de archivo
b. 
Almacenar planos y CD de la entidad
c. 
Todas las anteriores
 d. 
Almacenar los documentos garantizando su conservación
 Pregunta 4
10 de 10 puntos
La _______________ es la ________________ de _______________ hojas

Respuesta a. 
seleccionada: Foliación, acción, numerar
Respuestas: a. 
Foliación, acción, numerar
b. 
Ordenación, acción, suprimir
c. 
Ordenación, acción, numerar
d. 
Ordenación, aplicación, suprimir
 Pregunta 5
10 de 10 puntos
El Principio de orden original es:

Respuesta d. 
seleccionada: Es la ordenación según la secuencia de los trámites que los produce
Respuestas: a. 
La ordenación de documentos de forma alfabética
b. 
Es el principio de ordenación que se utiliza para los expedientes
judiciales
c. 
Es la ordenación de los documentos originales con sellos y firmas

d. 
Es la ordenación según la secuencia de los trámites que los produce
 Pregunta 6
10 de 10 puntos
Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, debe cumplir con las condiciones
____________________ que incluyan manejo de _______________________,
____________________, ventilación, contaminaciones atmosféricas e iluminación

Respuesta d. 
seleccionada: Ambientales, temperatura, humedad
Respuestas: a. 
Ambientales, humedad, residuos
b. 
Archivísticas,  residuos, humedad
 c. 
Archivística, humedad, temperatura

d. 
Ambientales, temperatura, humedad
 Pregunta 7
10 de 10 puntos
Las unidades de conservación son utilizadas para garantizar la conservación e integridad
de los documentos
Respuesta  Verdadero
seleccionada:
Respuestas:  Verdadero
Falso
 Pregunta 8
10 de 10 puntos
Cuando referimos que los documentos se originan uno de tras de otro, esto nos habla del principio
de

Respuesta d. 
seleccionada: Orden original
Respuestas: a. 
Clasificación documental
b. 
Foliación original
c. 
Ordenación Documental

d. 
Orden original
 Pregunta 9
10 de 10 puntos
Las bondades de la ordenación documental:

Respuesta b. 
seleccionada: Le permite a quien está consultando comprender la información
Respuestas: a. 
Que las entidades gubernamentales nos dan incentivos para invertir en el
archivo

b. 
Le permite a quien está consultando comprender la información
c. 
Que nos ahorra dinero para invertir en los mobiliarios de archivo
d. 
Ninguna de las anteriores
 Pregunta 10
0 de 10 puntos
 El sistema de ordenación numérico; cronológico consiste en colocar un documento
detrás del otro de forma secuencial de acuerdo con la fecha en que se haya tramitado el
documento
Respuesta  Falso
seleccionada:
Respuestas:  Verdadero
Falso
Informe. Sistema para organización de documentos. El Aprendiz deberá seleccionar una empresa
de su contexto, analizar el sistema para la organización de documentos de archivo que esta utiliza;
presentar un diagnóstico que defina si la empresa elegida cumple o no con los parámetros de
preservación y conservación documental, y proponer recomendaciones de mejora frente a lo
encontrado.

Para realizar esta actividad debe:

• Analizar el material de formación Ordenación Documental, que se encuentra ubicado en

Actividad 3. • Consultar el material complementario de la actividad 3 y también acceder a otras
fuentes en Internet.

GFPI-F-135 V01

Una vez termine la fase de documentación, se debe entregar como evidencia un documento que
contenga lo solicitado, en adecuada presentación, preferiblemente teniendo en cuenta normas
técnicas colombianas para elaboración de documentos. Para acceder a esta actividad, remítase a:
Actividad 3 / Evidencias / Informe. Sistema para organización de documentos. Nota: esta actividad
es calificable.

3.2 Ambiente requerido

• Ambiente virtual de aprendizaje. 3.3 Materiales Material de formación

• Ordenación documental.

Material complementario

• Video: Norma ISO 15489. • Ordenación documental - división de clasificación y descripción. Total
horas actividad de aprendizaje: 10 horas; 2 directas (D), 8 independientes (I).
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de aprendizaje Criterios de evaluación Técnicas e instrumentos de evaluación De

conocimiento: Cuestionario. Ordenación documental, los sistemas de ordenación y unidades de
conservación.  Ordena y aplica los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido
por la organización, normas y técnicas de preservación y conservación documental. Cuestionario.
De producto: Informe. Sistema para organización de documentos. Rúbrica de producto. Informe.

GFPI-F-135 V01

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS Acervo documental: conjunto de documentos de un archivo.

Conservación documental: comprende las estrategias y técnicas específicas para la protección de
los materiales de archivo. Foliación: acción de numerar hojas. Preservación documental: acciones
preventivas que contribuyen al buen estado de los acervos documentales. Unidades de
conservación: es el lugar en donde se desarrolla la gestión, administración y ejecución de los
diversos procesos de conservación que se deben implementar en el archivo documental, para la
preservación en el tiempo de los documentos.