GUIA DE CONTRATACIÓN PARA EL FONDO EMPRENDER

INTRODUCCIÓN

El Fondo Emprender fue creado mediante el artículo 40 de la Ley 789 de 2002, el cual precisa que
es una “(…) cuenta independiente y especial adscrita al Servicio Nacional de Aprendizaje Sena, el
cual será administrado por esa entidad y cuyo objeto exclusivo será financiar iniciativas
empresariales, que provengan y sean desarrolladas por aprendices o asociaciones entre aprendices,
practicantes universitarios o profesionales que su formación se esté desarrollando o se haya
desarrollado en instituciones que para los efectos legales, sean reconocidas por el Estado de
conformidad con las Leyes 30 de 1992 y 115 de 1994 y demás que las complementen, modifiquen o
adicionen. En el caso de las asociaciones estas tendrán que estar compuestas mayoritariamente por
aprendices (…)”.

Su funcionamiento se encuentra sustentado jurídicamente en el Decreto 934 del 2003 y en lo

respectivo el decreto 1072 de 2015, expedidos por el Ministerio del Trabajo, éste último
especialmente respecto a los aspectos contractuales del artículo 2.2.6.4.6 el cual indica: “ (…) De
acuerdo con lo dispuesto en la Ley y las directrices que imparta el Consejo de Administración del
Fondo, el Director General del Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA, podrá contratar total o
parcialmente el manejo de los recursos del Fondo, mediante encargo fiduciario, fondos fiduciarios,
contratos de fiducia, contratos de administración de recursos y de proyectos, de mandato y los
demás negocios jurídicos que sean necesarios, para la correcta administración de los recursos del
Fondo (…)”

Conforme lo anterior, el artículo 2.2.6.4.8 respecto al régimen jurídico de los actos y contratos del
Fondo Emprender, es precesio al señalar:

“(…) De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artículo 40 de la ley 789 de 2002, los
contratos que celebren para el funcionamiento y cumplimiento del objeto del Fondo Emprender se
regirán por las reglas del derecho privado, sin perjuicio del deber de selección objetiva de los
contratistas y del ejercicio del control porparte de las autoridades competentes y organismos de
control.

Los recursos del Fondo Emprender -FE- no estarán sujetos a inversiones forzosas. Su portafolio será
manejado atendiendo exclusivamente criterios de rentabilidad y seguridad de los recursos (…)”.

Por lo tanto, atendiendo al marco normativo y en aras de maximizar la eficiencia y eficacia de los
procedimientos de carácter contractual, en el marco de la transparencia, la economía, la
responsabilidad y el deber de selección objetiva se hace pertinente la construcción de la presente
guía de contratación para el Fondo Emprender.

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 CAPITULO 1 - GENERALIDADES

1.1 Objetivo: La presente guía tiene como propósito fijar directrices y estándares para simplificar y
homogenizar las acciones que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual y en
la celebración de los contratos y convenios del Fondo Emprender así como los roles y
responsabilidades de los actores involucrados en el desarrollo de los mismos, las cuales están
sustentadas en el derecho privado.

1.2 Ambito de aplicación: Las disposiciones del presente documento de contratación se aplicarán a
todos los procedimientos de contratación que adelanten el Fondo Emprender en cumplimiento de
las facultades legales otrogadas, así como sus actividades conexas y directamente relacionadas con
éstas.

- Ley 789 de 2002

- Decreto 934 de 2003
- Decreto 1072 de 2015
- Código civil
- Código de Comercio

Nota 1: Por estar sometidos a disposiciones o reglas especiales, no se aplicarán las disposiciones del
presente reglamento en todo lo relacionado con: a. Los contratos o acuerdos laborales. b. Los
contratos de aprendizaje y convenios de práctica empresarial. c. Los de alianzas, contratos de
colaboración empresarial o asociaciones empresariales de conformidad con las leyes que rijan la
materia. d. Los de servicios públicos. e. los impuestos y contribuciones de carácter legal.

Nota 2: Alianzas de Cofinanciación de Iniciativas Empresariales: El Fondo Emprender tiene como

principal fuente de financiación, con los recursos asignados por la monetización de la cuota de
aprendizaje, establecida en el Artículo 34 de la Ley 789 de 2002, los cuales en un 80% se destinan
por mandato legal, para financiar las iniciativas empresariales aprobadas previa convocatoria; sin
embargo, cualquier entidad pública y privada puede convertirse en aliado aportando recursos al
fondo emprender para cofinanciar convocatorias dirigida a su población o región de su interés bajo
la metodología, formato y proceso establecido para este Fondo Emprender; mediante convenios de
cofinanciación de iniciativas empresariales.

Para este caso, el procedimiento será según lo dispuesto en el Manual Financiero del Fondo
Emprender

Nota 3: La presente guía es un lineamiento particular que se ciñe a lo establecido en el manual de

contratación para temas generales y por tal motivo no les serán aplicables las disposiciones relativas
a modalidades de contratación, supervisión y todas aquellas que contravengan las disposiciones
especiales de la siguiente guía.

1.3 Alcance: Las disposiciones previstas se aplicarán a todos los procesos de selección, los contratos,
y convenios con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, de naturaleza pública o
privada que tengan que ver con el manejo de los recursos del Fondo Emprender. En este sentido,

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las reglas aquí dispuestas aplican a todos los procedimientos de contratación para el desarrollo de
la administración, coordinación, articulación, focalización y ejecución de las diferentes fuentes de
recursos para realizar las acciones necesarias para la implementación del Fondo, excepto los
contratos de cooperación empresarial.

1.4 Acuerdos De Niveles De Servicio: Cuando se estime conveniente, se pactarán acuerdos de

Niveles de Servicio (ANS) con el Proveedor, los cuales incluirán aspectos como los siguientes: • Tipo
de informes que deben ser presentados por el Proveedor y fechas de entrega. • Indicadores que
permitan medir la calidad del servicio. • Cronograma para el desarrollo de actividades o del proyecto
a ejecutar. • Disponibilidades asociadas a la prestación del servicio. Los anteriores aspectos deberán
tener asociadas unas penalidades o descuentos en caso de incumplimiento, las cuales serán
definidas según el análisis respectivo de cada proceso.

1.5 Capacidad para contratar: Podrán contratar, las personas naturales y jurídicas directamente o
a través de cualquiera de las diferentes modalidades de asociación existentes, siempre que sean
consideradas legalmente capaces para contratar de conformidad con las disposiciones vigentes y no
se encuentren incursas en causales de inhabilidad, incompatibilidad o en un conflicto de intereses,
de acuerdo con lo establecido en la Constitución y la ley.

1.6. Convenios, acuerdos y contrataciones especiales. En virtud de lo dispuesto por el Artículo 8.

del reglamento del Fondo Emprender, Acuerdo 10 del 2019, el Fondo Emprender se regirá por el
derecho privado y podrá contar con recursos financieros de organismos de cooperación nacional e
internacional, de la banca multilateral, de organismos internacionales, de fondos de pensiones y
cesantías, fondos de inversión públicos y privados, rendimientos financieros generados por los
recursos del Fondo Emprender, entre otros, para lo cual, es posible adelantar la modalidad de
acuerdo de voluntad que se considere más idónea.

En caso tal y si el propósito es financiar planes de negocios viables, se podrán adelantar

lineamientos específicos según la autorización e instrucción que para tal fin establezca el Director
General del SENA.

1.7 Equipo técnico interdisciplinario. Entedido como el equipo encargado de estructurar y

recomendar el proceso de contratación a adelantarse, estará conformado por roles
interdisciplinarios según el proceso adelantarse, designados para ello, por el Coordinador Nacional
de Emprendimiento del SENA, sin perjuicio de los apoyos requeridos de otras direcciones según sea
el caso. Cada proceso contractual o convenio a desarrollar deberá contar con un equipo técnico
interdisciplinario SENA encargado de su trámite en cumplimiento de actividades contractuales o
funciones para el personal de planta, el cual se conformará para el inicio del proceso requerido y las
modificaciones del caso, será el responsable de estructurar los estudios previos, analizar y evaluar
las ofertas o cotizaciones presentadas y solicitudes de modificación desde las perspectivas jurídica,
financiera, económica, administrativa y técnica.

Dichas personas, efectuarán la recomendación de realizar o no la contratación o modificación,

previa revisión y acompañamiento de la Dirección Jurídica (revisión de estudios previos,

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estructuración del proceso en plataforma Secop, revisión de la minuta que contiene cláusulas
contractuales del proceso) y posterior aval del Coordinador Nacional de Emprendimiento y el
Director de Empleo y Trabajo, o la dirección responsable del Fondo Emprender.

Los estudios previos y análisis del mercado y del sector que soporten el proceso de contratación o
celebración de convenios, serán sustentados conforme al sistema de control y autocontrol de la
Entidad, que para tales efectos tienen el SENA, y se completaran según las condiciones contractuales
del Fondo Emprender. En caso de no aplicar algunos de los ítems de dichos formatos así deberá
indicarse.

El equipo interdisciplinario, revisará el análisis preliminar, recomendará y emitirá concepto sobre la

viabilidad de la contratación, en todas las modalidades aquí dispuestas.

El equipo se conformará por roles interdisciplinarios de profesionales y contratistas SENA según el

proceso a adelantarse en apoyo al Coordinador de Emprendimiento, y si se requiere apoyo se
requerirá apoyo de otras áreas.

1.8 Inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses: Se seguirán en todas las

contrataciones las reglas sobre inhabilidades, incompatibilidades o conflicto de intereses señalados
en la Constitución Nacional y en la ley que le sean aplicables.

Por lo tanto, no celebrará contratos con personas que se declaren incursas en causales de
inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses o con aquellas que se nieguen a declarar al
respecto.

El proveedor o contratista deberá declarar en las ofertas, cotizaciones, contratos y demás

documentos del proceso no estar incurso en ninguna causal de inhabilidad, incompatibilidad o
conflicto de intereses. En todos los contratos se incluirá una causal en la que se estipule que el
contrato se dará por terminado de incurrirse en una inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de
intereses no advertida inicialmente o sobreviniente. Excepcionalmente podrá autorizar la cesión del
contrato, a fin de evitar incurrir en perjuicios económicos. Si la inhabilidad, incompatibilidad
sobreviene o conflicto de interesesa uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, podrá
aceptar que éste ceda su participación a un tercero, previa autorización por escrito dirigida al
Director de Empleo y Trabajo o la dirección que tenga a cargo el Fondo Emprender y en segunda
instancia será el Director General. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes
integran el consorcio o la unión temporal.

Si el oferente presenta propuesta o celebra el contrato encontrándose incurso en cualquiera de las

situaciones descritas, responderá por los daños y perjuicios que cause al Fondo Emprender y al SENA
o a terceros por su conducta. En este evento procederá la terminación del contrato.

Nota: En caso de cesión de contrato, el cesionario deberá cumplir con las mismas o mejores
calidades del cedente.

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1.9 Políticas de Buen Gobierno: Todas las actuaciones y procedimientos de carácter contractual y
todos los intervinientes se sujetarán y orientarán por las normas del Código de Comercio, Código
Civil y, en general, las normas de derecho privado, sin perjuicio de la aplicación de las disposiciones
legales vigentes enmarcadas para el Fondo Emprender y por los principios ya antes mencionados.

Se aplicarán políticas de transparencia a los cuales el SENA se encuentre sujeto que garanticen la
divulgación de información oportuna y veraz sobre sus procedimientos de contratación, con reglas
claras y procedimientos objetivos que garanticen tanto la calidad y el respeto por la equidad en las
oportunidades de participación de sus proveedores.

1. 10 Planeación y Análisis Preliminar de la Contratación. Para el inicio de cualquier procedimiento

de contratación y para la celebración de cualquier contrato, se deberá contar con la disponibilidad
del recurso para la afectación del presupuesto para un contrato o convenio, según se requiera.

Para el desarrollo de las contrataciones se velará por el cumplimiento del principio de planeación,
de acuerdo con el cual, todo trámite contractual deberá estar soportado en una estructuración
previa técnica, jurídica y financiera, que determine la viabilidad de la contratación, y esta
estructuración junto con los soportes, documentos y procedimientos de la contratación, deben
atender a la satisfacción de las necesidades, prioridades de la Entidad y al interés general, teniendo
como fundamento los principios que rigen la función administrativa.

La totalidad de los procesos de contratación que se adelanten para el Fondo Emprender deberán
estar precedidos de actividades y estudios tendientes a garantizar el desarrollo de procesos de
contratación mediante los cuales se logre la satisfacción de los objetivos y funciones del Fondo, que
propendan por una administración eficaz y eficiente de los recursos buscando maximizar los
beneficios colectivos perseguidos con el menor uso de recursos públicos en el marco de actuaciones
administrativas ágiles, céleres, sencillas y sin obstáculos en desarrollo de los procesos de selección.

Nota: La Dirección Jurídica del SENA, llevara los procesos contractuales del Fondo Emprender que
se sometan a consideración del Comité de Contratación del SENA, con el fin de verificar la
coherencia de los documentos contractuales de un proceso en específico, lo anterior según lo
dispuespo por el Artículo 2 del Acuerdo 10 del 2019, concordante con el artículo 16 del decreto 249
del 2004 y la Resolución 1901 de 2018 expedida por el Director General del SENA o las norma que
las modifique, derogue o subrogue.

1. 11 Principios: Se aplicarán los mandatos propios de los artículos 209 y 267 la Constitución Política,
se aplicarán lo principios del reglamento del Fondo Emprender, el manual de integridad del SENA y
los principios de buena administración, como son la competitividad y productividad.

La estructuración del contrato deberá tener un sentido lógico y de orden en la ejecución, con el fin
de lograr la eficiencia y eficacia en la utilización de recursos económicos, físicos y humanos.

Igualmente se deberá determinar las variables previsibles que puedan obstaculizar el objetivo del
contrato, así como las posibles acciones para enfrentarlas. Además de los anteriores, se tendran en
cuenta:

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Principio de Efectividad: De cada contratación, determinando con claridad su objeto, finalidad y
demás elementos pertinentes y establecerá los mecanismos de control adecuados para evaluar las
propuestas, para hacer la selección de proveedores y contratistas y para evaluar los resultados y el
cumplimiento del objeto contractual. Adicionalmente, en virtud de este principio, se verificará que
los procedimientos utilizados agilicen la contratación y se adelanten en el menor tiempo y con la
menor cantidad de gastos para las partes.

Principio anticorrupción: El Fondo Emprender, el SENA, así como sus proveedores y contratistas
deben trabajar en contra de la corrupción en todas sus formas, incluidas la extorsión y el soborno.

Principio de Confidencialidad: El equipo de personas que trabaja en Fondo Empreder, así como
Contatistas y Funcionarios SENA que tengan alguna relación las acciones del Fondo, que en razón
de sus funciones o de sus obligaciones contractuales o de colaboración, accedan a información
reservada o confidencial, están obligados a abstenerse de divulgarlos o utilizarlos para intereses o
fines diferentes a los del Fondo Emprender o personales.

1.12 Competencia y facultades: La competencia y las facultades para contratar en nombre y

representación del Fondo Emprender, son las consignadas en el Decreto 934 de 2003 y el Decreto
1072 de 2015, el acuerdo 10 del 2019 y el manual financiero del Fondo Emprender.

1.13 Utilización de Medios Electrónicos. En todos los trámites y procedimientos en materia de

contratación de Fondo Emprender, se preferirá utilizar medios electrónicos, con el cumplimiento de
los requisitos señalados en la Ley 527 de 1999 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen
o complementen.

1.14 Publicidad de los procesos contractuales del Fondo Emprender: Los diferentes procesos
contractuales del Fondo Emprender, se publicaran en el sistema informativo del mismo o su página,
sin perjuicio de las demás publicaciones que por ley se requieran.

Todas las comunicaciones relacionadas con el proceso de contratación, deberán remitirse a través
del correo oficial del respectivo proceso contractual o al correo electrónico del Supervisor del
Contrato.

Cualquier comunicación remitida a través de correos diferentes a los señalados, se entenderán

como no válidos y se dejará constancia de ello.

CAPITULO 2 - PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL

2.1 Planeación. El concepto de planeación tiene plena aplicación en todas las etapas del proceso
contractal pero en especial en la precontractual y se traduce en que las actividades de selección de
contratistas o proveedores, la celebración de contratos, la ejecución y liquidación de los mismos, no
pueden ser producto de la improvisación.

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Previo al inicio de todo procedimiento de contratación, el ordenador del gasto debe verificar la
disponibilidad presupuestal para el respectivo gasto.

2.2 Estudios Previos: En concordancia con lo establecido en punto anterior, los estudios previos se
pondrán a disposición de los interesados de manera pública en la página del Fondo Emprender y
deberán contener, como mínimo, los siguientes elementos:
a. La descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.
b. Cumplimiento de las metas establecidas
c. El objeto a contratar.
d. Especificaciones del bien o servicio a contratar - Detalle de las especificaciones técnicas
requeridas.
e. La identificación del tipo de contrato a celebrar.
f. La modalidad de selección del contratista según la presente guía
g. El valor estimado del contrato, luego de adelantar un referenciamiento de mercado que
permita calcular el presupuesto de la respectiva contratación, su monto y el de posibles
costos asociados.

2.3 Estudio del Mercado o del sector: Para todo tipo de adquisición de bienes o servicios, se deberá
verificar las condiciones de mercado del bien o servicio a adquirir, con el objeto de determinar el
presupuesto aplicable a la contratación y evitar la configuración de sobrecostos.

La solicitud de cotización no genera obligación de contratar por parte del Fondo Emprender.

El análisis del sector dede ofrecer herramientas para establecer el contexto del Proceso de
Contratación, identificar riesgos, determinar los requisitos, forma de evaluar las ofertas, valor del
proceso, entre otras.

Este debe ser proporcionado al valor del Proceso de Contratación, la naturaleza del objeto a
contratar, el tipo de contrato y a los riesgos que el mismo pueda tener.

El valor del contrato, se puede optener: a. Solicitud de cotizaciones. b. Consulta de bases de datos
especializadas. c. Análisis de consumos y precios históricos, por citar algunas fuentes, según los
criterios que para tales efectos determine el Fondo Emprender.

2.4 Procedimientos de selección de los contratistas

Las modalidades de selección dispuestas en este capítulo estarán sujetas a los principios indicados
en la presente Guía.

Las siguientes serán las modalidades de contratación:

1. Convocatoria Pública
2. Convocatoria Cerrada
3. Contratación Directa

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Las condiciones de selección del contratista expresarán, en cada caso, los factores de verificación
de cumplimiento y de ponderación. En todo caso, es indispensable demostrar su capacidad jurídica
para contratar, su capacidad financiera y la experiencia técnica sobre la materia específica objeto
del contrato, para lo cual se requerirán los documentos que a juicio del Fondo Emprender
demuestren la idoneidad necesaria del futuro contratista.

2.4.1 Convocatoria pública

Definición: Modalidad de contratación competitiva en la que pueden presentar ofertas para la

contratación de bienes o servicios que se requieran, todas las personas naturales o jurídicas que
cumplan las condiciones de la respectiva convocatoria. La oferta se seleccionará con base en
factores objetivos definidos en el Análisis Preliminar de la Contratación.

Proceso: La modalidad de contratación por Convocatoria Pública se desarrollará conforme con el

siguiente esquema procedimiento:

1. Publicación de solicitud a pre-cotizar para la estructuración del análisis y estudio del

mercado y del sector, o la metodología que a criterio del Fondo Emprender se considere
pertinente por parte del Director General del SENA.
2. Estructuración de Estudios Previos y análisis del mercado y del sector.
3. Publicación del aviso de convocatoria, análisis preliminar, cronograma y sus anexos. En el
cronograma se establecerá un plazo máximo para que los interesados formulen sus
observaciones al análisis preliminar, en caso de requerirse, teniendo en cuenta el bien o
servicio a contratar. El cronograma deberá indicar mínimo los plazos de: observaciones a
a la convocatoria, respuesta a las observaciones, recepción de ofertas, revisión y
ponderación de ofertas, publicación de resultados, observaciones al resultado y respuesta
a las mismas.
4. Se determinará la fecha y hora para la recepción de oferta, para lo cual se levantará el acta
correspondiente, dejando constancia del número de los oferentes, nombre, identificación,
número de folios de las ofertas, y demás aspectos que se estimen relevantes.
5. El equipo interdisciplinario adelantará la revisión de las ofertas, de acuerdo con los criterios
establecidos en el análisis preliminar, solicitará las subsanaciones a los requisitos
habilitantes que sean procedentes, ponderará las ofertas estableciendo orden de
elegibilidad, resultado del cual elaborará un informe consolidado de verificación, el cual será
publicado en el término establecido en el cronograma.
6. Se correrá traslado del informe a los interesados, por el termino establecidos en el
cronograma. Durante este término, los participantes podrán presentar sus observaciones.
7. El equipo interdisciplinario deberá justificar y dar respuesta a las observaciones recibidas, y
si hay lugar a ello, ajustará el informe, el cual tendrá carácter definitivo y en el cual se
recomendará la aceptación de la oferta o declaratoria de fallido según corresponda.
8. El informe definitivo tendrá el visto bueno de la Dirección Jurídica del SENA, lo anterior
según lo dispuesto por el Artículo 2 del Acuerdo 10 del 2019 o el que lo modifique o
reemplace, concordante con el artículo 16 del Decreto 249 del 2004 o la norma que lo
modifique y las normas que le sean aplicables a la Dirección Jurídica para dar cumplimiento

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 a las disposiciones del Fondo Emprender. En caso que la Dirección Jurídica no esté de
acuerdo se procederá a realizar mesas técnicas con el equipo interdisciplinario.

2.4.2 Convocatoria cerrada.

Se trata de una modalidad de contratación en la cual se solicita oferta para la contratación de bienes
o servicios que se requieran, para lo cual de acuerdo con el resultado del análisis de mercado, se
adelanta la invitación a mínimo tres (3) potenciales proponentes, de los cuales se podrá seleccionar
a uno, si, el mismo cumple con los requisitos de calidad, precio, plazo de ejecución y demás
requisitos técnicos, jurídicos y financieros para la satisfacción de la necesidad específica establecidos
en el análisis preliminar de la contratación y en los estudios previos.

La Contratación por Convocatoria Cerrada deberá ser justificada, bajo criterios objetivos y en
función de la necesidad específica que se debe atender. Esta modalidad, deberá ser validada por
parte del equipo Técnico Interdisciplinario, quien recomendará su aplicación al Coordinador
Nacional de Emprendimiento y al Director Nacional de Empleo y Trabajo.

La mencionada modalidad de contratación opera cuando se trate de bienes que, por razones
técnicas, tecnológicas, de seguridad o confidencialidad deban ser adquiridos o suministrados por un
grupo limitado de empresas, firmas o personas determinadas, lo cual será justificado en el
respectivo estudio previo y estudio del sector.

Proceso: La modalidad de Contratación por Convocatoria Cerrada se desarrollará conforme el

mismo procedimiento de la convocatoria pública, no obstante, la publicidad de este se surtirá por
invitación enviada vía correo electrónico a los posibles oferentes, previamente identificados. En el
mencionado procedimiento, solo podrán participar los posibles oferentes invitados. Se invitará a
mínimo tres (3) proponentes que estén en capacidad de ofrecer los bienes o servicios requeridos de
acuerdo con los resultados del estudio de mercado previo a la Contratación.

La invitación a presentar oferta deberá contener como mínimo:

a) El objeto del proceso de selección.

b) El plazo estimado del contrato.
c) El presupuesto estimado del contrato y la manifestación expresa de que el Fondo cuenta
con la disponibilidad de recursos para atender la contratación respectiva.
d) El cronograma del proceso de selección
e) El lugar y forma de presentación de la oferta.
f) Fecha de aceptación de oferta o declaratoria de fallido del proceso.
g) La forma como los interesados pueden consultar los documentos del proceso.

Presentación de la oferta: Se deberá presentar una oferta escrita en la cual se acredite el

cumplimiento técnico, económico, legal y de calidad del bien o servicio, junto con todos los
documentos requeridos

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2.4.3 Contratación Directa: Modalidad de contratación mediante la cual se adquiere un bien o
servicio de manera directa sin necesidad de realizar una Convocatoria Pública o Cerrada.

Procedencia: La necesidad de recurrir a esta modalidad de contratación y a alguna de sus causales,

deberá ser justificada en el análisis preliminar de la contratación y estudios previos.

Esta modalidad será procedente en cualquiera de los siguientes casos:

1. Cuando se trate de la celebración de contratos en consideración a las calidades especiales

(conocimiento del sector, experiencia, reconocimiento) de la persona natural o jurídica que
se debe contrata.
2. Los contratos que tengan por objeto bienes o servicios (metodologías, procedimientos,
entre otros) sobre los que recaen derechos de autor o propiedad industrial que se decida
celebrar con los titulares de estos derechos.
3. Cuando se trate de la celebración de contratos que tengan por objeto una actividad
complementaria o subsiguiente de otra previamente desarrollada, o cuando se trate de la
bienes o servicios que garanticen la continuidad de uno ya existente, siempre que se
tengan razones de orden técnicas y jurídicas que sustenten que debe continuar siendo
cumplida, siempre que previamente la selección del contratista se haya adelantado por un
proceso de convocatoria pública o invitación a una pluralidad determinada de interesados.
Dichas razones deben estar identificadas y justificadas en el documento de Análisis
Preliminar de la Contratación.
4. Cuando no exista en el mercado pluralidad de proponentes del bien o servicio a contratar,
debidamente soportado.
5. Cuando se trate de la celebración de contratos para la prestación de servicios técnicos o
profesionales cuando no exista personal suficiente o capacitado para la realización de las
actividades requeridas para el desarrollo del Fondo Emprender.
6. Cuando se trate de la celebración de contratos de arrendamiento de bienes muebles.
7. Cuando se declare fallido alguno de los procedimientos de contratación adelantados bajo
las modalidades de convocatoria pública o cerrada o no se pueda suscribir o continuar con
el contrato, los cuales deben estar sustentados y justificados para poder acudir a la
contratación directa, de esto se dejará constancia en el estudio previo que soporte el
proceso de contratación
8. Cuando se trate de la celebración de contratos o convenios con entidades de naturaleza
pública del sector central o descentralizado.
9. Cuando se trate de una situación de urgencia extrema o manifiesta, que no permita llevar
a cabo ninguno de los procedimientos de selección establecidos en el presente Manual,
circunstancia que debe ser debidamente justificada.

Paso a Seguir:

1. En el análisis preliminar de la contratación se debe justificar de forma previa, la causal y

razones de la Contratación Directa siguiendo lo consignado en el presente documento, lo
cual deberá quedar consignado en el estudio previo y en el análisis del mercado y del sector,
en cuyo caso y cuando aplique se deberá realizar las respectivas pre-cotizaciones.

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 2. El Equipo Técnico Interdisciplinario, revisará el análisis preliminar, recomendará y emitirá
concepto sobre la viabilidad de la contratación.
3. Se deberá invitará a presentar oferta a aquella persona natural o jurídica que se encuentre
en capacidad de responder a la necesidad de acuerdo con el Análisis Preliminar de la
Contratación. La invitación a presentar oferta deberá ir acompañada del Análisis Preliminar
de la Contratación. Dicha invitación deberá contener como mínimo: a. El objeto del contrato
a celebrar. b. El plazo estimado del contrato. c. El valor del presupuesto y la manifestación
expresa de que el Fondo cuenta con la disponibilidad de recursos para atender la
contratación respectiva. d. Los Anexos del Análisis Preliminar.
4. Recibida la oferta, se estudiará y verificará el cumplimiento de los requisitos técnicos,
financieros, jurídicos, económicos y de calidad requeridos.
5. Terminado lo anterior procedimiento, se suscribirá el contrato respectivo, previo
cumplimiento de las obligaciones relacionadas con su suscripción de acuerdo con el Análisis
Preliminar de la Contratación.

2.5 De la cotización, oferta o propuesta.

Dependiendo de la modalidad de selección y por consiguiente del documento utilizado para

adelantar el respectivo proceso de selección del futuro proveedor o contratista, tales como:
solicitud cotización o invitación a presentar oferta, se recibirán las ofertas técnicas y económicas
que cumplan con las condiciones financieras, técnicas y jurídicas que haya establecido en la solicitud
de cotización o en la invitación a presentar oferta. Las ofertas técnicas y económicas del proveedor
o futuro contratista se recibirán por el medio indicado a través de una cotización, oferta o propuesta
técnica y económica, documentos que deberán contener como mínimo: la unidad de medida,
cantidad, precio, forma de pago, fecha límite de entrega, garantías y condiciones especiales; sin
perjuicio de los criterios específicos (técnicos, económicos y jurídicos) que para cada proceso de
selección se establezca. Las cotización, oferta o propuesta técnica y económica que soporten la
compra de bienes o contratación de servicios, deben tener una fecha máxima de vigencia de 90 días
calendario, teniendo como referencia la fecha de apertura de proceso de selección, cuando aplique.

2.6 Derecho de retracto.

En caso de que, con posterioridad a la selección del contratista y en todo caso antes de la firma del
respectivo contrato, el Fondo Emprender o cualquier persona interviniente en los procesos, detecte
error o inconsistencia en la verificación que sirvió de fundamento para dicha selección, podrá
retractarse de la misma, comunicando mediante una comunicación para la realización de un acto
administrativo similar al de verificación esta decisión al Proponente seleccionado e indicándole las
razones en que sustenta la decisión, caso en el cual, corregido el error o la inconsistencia, si a ello
hay lugar, se continuará con la decisión que corresponda.

2.7 Tipologías contractuales y cláusulas pactadas.

El Fondo Emprender podrá celebrar cualquier tipología contractual prevista en la normatividad civil,
comercial, y también contratos atípicos que requiere para el cumplimiento del objeto misional que
le es propio. Para el efecto, incorporará las cláusulas que sean pertinentes para el mejor

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cumplimiento de la finalidad institucional, siempre respetando la Constitución, la ley y el orden
público.

2.8 Perfeccionamiento y ejecución del contrato.

Se entenderán perfeccionados por la suscripción de los mismos. En los contratos solemnes y reales,
el acuerdo se entenderá perfeccionado con el cumplimiento de la formalidad correspondiente,
según el caso.

Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y la expedición del registro

presupuestal, en los casos que se haya exigido y suscripción del acta de inicio, según aplique. Se
obtendrá en forma previa al proceso de contratación y en todo caso antes de la suscripción del
contrato, el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal suficiente para atender las
obligaciones que se asumirán

La oferta, los documentos estructurados en la etapa precontractual y las condiciones de

contratación formarán parte integral del contrato que se celebre.

En ningún caso, se podrá adelantar contrataciones de tipo verbal, en consecuencia, no se recibirán

bienes o servicios que no estén debidamente formalizados mediante un contrato o convenio.

Nota: La Dirección Jurídica del SENA, revisará el contrato a suscribirse y las pólizas a aprobarse según
lo dispuespo por el Artículo 2 del Acuerdo 10 del 2019, concordante con el artículo 16 del decreto
249 del 2004 o la norma que lo modifique.

2.9 Saneamiento del proceso de contratación. Si durante el proceso de contratación y hasta antes
de la firma del contrato por el Representante Legal o alguna de las personas intervinientes en el
proceso de contratación, encuentran que se ha omitido alguna disposición del presente documento,
o se ha cumplido en forma deficiente, la Dirección de Empleo y Trabajo solicitará su cumplimiento
o corrección, siempre y cuando no se trate de falta total de capacidad, ausencia de consentimiento,
objeto y causa ilícitos o cualquier otra que constituya causal de nulidad absoluta. Efectuada la
enmienda se reanudará la correspondiente tramitación.

CAPITULO 3 SUPERVISIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS CONTRATOS

3.1 Supervisión o Interventoría

El seguimiento y control de los contratos del Fondo Emprender deberá ser en los aspectos técnico,
administrativo, financiero, contable, y jurídico, respecto al cumplimiento del objeto, sus
obligaciones y la ejecución de los los recursos

La vigilancia y control de los contratos del Fondo Emprender estará a cargo de un Supervisor o
Interventor, según análisis de conveniencia y necesidad que realizada por el Fondo Emprender,
quienes deberán cumplir las obligaciones fijadas en las Leyes establecidas al respecto, en las normas

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internas que se expidan sobre la materia y las estipuladas en los respectivos contratos y las
directrices impartidas por el SENA.

Según el análisis del caso, se podrán adelantar contrataciones para apoyar supervisión.

La supervisión de los contratos del Fondo Emprender deberá ser ejercida por funcionarios del SENA.
El SENA o Fondo Emprender podrá contratar personal de apoyo para la supervisión de los contratos.
La supervisión de los contratos de apoyo a la supervisión deberán ser adelantados por funcionarios
del SENA.

La designación de la supervisión está en cabeza del Ordenador del Gasto, quien lo comunicará
formalmente por medio de comunicación escrita.

La Interventoría consistirá en el seguimiento técnico, cuando el seguimiento del contrato suponga

conocimientos especializados en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo
justifiquen. Acorde a la naturaleza del contrato principal, se podrá contratar una interventoría
integral. Podrá ser ejercido por una persona natural o jurídica contratada para tal fin por el Fondo
Emprender

Los contratos de interventoría serán supervisados por funcionarios del SENA.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de
supervisión e interventoría.

Se puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de
interventoría, se deberán indicar de forma expresa las actividades a cargo del interventor y las
demás que quedarán a cargo de la supervisión ( supervisión financiera y administrativa, jurídica o
técnica).

Tambien, es viable designar varios supervisores en un mismo contrato, en cuyo caso se debe de
indentificar de forma expresa el rol en la misma ( supervisión financiera y administrativa, jurídica o
técnica)

Ningún contrato de Fondo Emprender podrá estar sin supervisión o interventoría, según el caso.

La designación del supervisor o el inicio de la supervisión deberá realizarse al momento de

celebración del contrato teniendo en consideración las calidades personales de formación,
experiencia e idoneidad y las características propias del objeto del contrato y sus obligaciones.

El supervisor designado, el interventor o el apoyo a la supervisión deberán indicar oportunamente

y por escrito al ordenador del gasto cuando se presente un conflicto de intereses

3.1.1 Funciones

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Los interventores o los supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y
explicaciones sobre el desarrollo y la ejecución contractual.

La interventoría o la supervisión deben de realizar seguimiento, control, verificación y cumplimiento

de las obligaciones establecidas en los contratos, en los siguientes componentes: El componente
legal: cumplimiento de las normas legales y contractuales contenidas en el contrato/convenio o
inherentes a este. El componente financiero y administrativo: uso de los recursos, costos e
inversiones financieras y administrativas de acuerdo con la naturaleza y condiciones pactadas en el
contrato o convenio, teniendo presente las normas legales y buenas prácticas administrativas. El
componente técnico: cumplimiento de las normas de carácter técnico, especificaciones contenidas
en las invitaciones, las ofertas del contratista y el contrato o convenio.

Los supervisores o los interventories deben mantener informados al ordenador del gasto, al director
de empleo y trabajo y al coordinador de emprendimiento, de los hechos o circunstancias que
puedan constituir actos de corrupción, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del
contrato, o cuando tal incumplimiento se presente

3.1.1.1 Reuniones: para la correcta ejecución y seguimiento del contrato, se deberán antender las
siguientes reuniones, de las cuales se debe dejar constancia con la respectiva acta.

Reunión de instalación del contrato: la cual se deberá realizar una vez suscrita el acta de inicio, se
realizará la verficación de los documentos contractules, verificación de publicaciones respectivas,
concertación de cronogramas, plan opertivo de ejecución del contrato y acuerdos de inicio
contractual.

Reuniones de seguimiento: es obligatorio en todo contrato o convenio realizar periódicamente y

dependiendo del tiempo de ejecución, reuniones con el contratista, el interventor y los involucrados
en cada proyecto.

Podrá solicitar informes al contratista sobre la ejecución del contrato y sus obligaciones cuando lo
requiera necesario.

Se dejará constancia del avance del contrato o convenio así como los compromisos adquiridos por
las partes especificando fechas y actividades.

Reuniones de entregas y verificación: El acta de reunión también sirve para dar por recibido a
satisfacción los bienes o servicios contractuales; en este caso se debe especificar de manera precisa
cuales son los entregables que se están recibiendo a conformidad.

Reunión de cierre: Al término de contrato se debe de realizar una reunión de cierre y revisión de
cumplimiento del objeto contractual, con verificación de los entregables.

3.1.1.2 Actas e informes. La ejecución contractual deberá estar soportada en actas o informes
según sea el caso y serán elaboradas por el Supervisor o interventor según el caso.

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Las actas que se deben de suscribir son: Acta de inicio, actas de reuniones, actas de avaces, acta de
suspensión y de reinicio, acta de entrega o recibo de bien, actas de ejecución, entre otras. Los
recibos parciales o totales del objeto contratado que se consideran realizados a satisfacción de lo
entregado debrán constar en la respectiva acta.

Los informes a adelantar serán entre otros: Informes de inicio, avance y estado del contrato e
informe final.

3.1.1.3. Publicaciones: Las informes de ejecución del contrato deberá estar publicados en la
plataforma del Fondo Emprender, así mismo el acta de inicio y el acta de liquidación

3.1.2 Responabilidaes

Supervisores, interventores o el apoyo a la supervisión, responderán civil, fiscal, penal y

disciplinariamente, cuando corresponda, por los actos, hechos u omisiones que les fueren
imputables y que causen daño o perjuicio al Fondo Emprender.

3.1.3 Prohibiciones a los supervisores e interventores

a. Acordar con el contratista la modificación, adición y/o suspensión del contrato sin previa
autorización del Ordenador del Gasto, o sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.
b. Ordenar al contratista cualquier actividad no prevista en el contrato o fuera de los términos,
plazos y condiciones estipulados en el mismo, o fuera de lo estipulado en la Ley.
c. Suscribir el acta de inicio del contrato antes de haberse cumplido con todos los requisitos
necesarios para la legalización del mismo, conforme lo previsto en el contrato y la Ley.
d. Omitir, negar o retardar la expedición de los documentos necesarios para la correcta ejecución
del contrato, así como de los asuntos a su cargo.
e. Ordenar el pago al contratista sin verificar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones del
contrato para el periodo certificado.
f. Efectuar la legalización de hechos cumplidos, atendiendo lo dispuesto en las normas de
presupuesto

3.2 Mecanismo de control y desarrollo del contrato:

Junta administradora: Para fines del Contrato se entenderá como Junta Administradora, el cuerpo
colegiado constituido por las partes, encargado de velar por el óptimo funcionamiento del proyecto
y aprovechamiento de los recursos del mismo. La Junta Administradora se reunirá por voluntad de
cualquiera de sus miembros y estará integrada de la siguiente manera:
a). El Director General del SENA o su delegado.
b). El representante legal del operador o su delegado.
c). El Director de Empleo y Trabajo del SENA o su delegado.
d). El Director Administrativo y Financiero del SENA o su delegado.
e). El Gerente del proyecto por parte del operador contratado o su delegado.
f) . El supervisor o interventor del Contrato.

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De lo ocurrido en cada reunión se levantarán las actas respectivas, por parte de la secretaría técnica
de la Junta, la cual será ejercida por el SENA.

La Junta Administradora tendrá las siguientes funciones:

a) Regular la relación entre las dos Partes.
b) Analizar el funcionamiento operativo y administrativo de los recursos del Fondo Emprender.
c) Aprobar el plan operativo y los compromisos presupuestales que se deriven del mismo.
d) Solicitar las reuniones y gestiones que considere necesarias para que el objeto del Contrato se
cumpla a cabalidad.
e) Reunirse una vez al mes o cuando se requiera. En todo caso se debe de realizar una reunión de
inicio e instalación del contrato y uno al finalizar el mismo de evaluación, revisión de obligaciones,
productos y compromisos
f) Las demás que se consideren pertinentes para el logro de los objetivos del Fondo Emprender.

Nota: Los miembros del operador tendrán voz pero no voto.

La designación de los miembros se realizará por comunicación escrita.

Comité técnico de mejoramiento: Para los efectos del Contrato se conformará un Comité Técnico
de Mejoramiento.

Será funciones del mismo:

a) Elaborar y presentar para aprobación de la Junta Administradora las actualizaciones de los planes
operativos que rigen la operación del Fondo Emprender.
b) Analizar el avance en las actividades realizadas para el cumplimiento del objeto contractual, a fin
de realizar las recomendaciones correspondientes a la Junta Administradora.
c) Realizar, revisar y hacer seguimiento al Plan Operativo y los compromisos presupuestales que se
deriven del mismo, para su presentación a la Junta Administradora.
d) Solicitar las reuniones necesarias para el seguimiento de la ejecución del contrato. En todo caso
se debe de realizar una reunión de inicio e instalación del contrato y uno al finalizar el mismo de
evaluación, revisión de obligaciones, productos y compromisos.
e).Realizar las recomendaciones a la Junta Administradora que se consideren necesarias para que el
objeto del presente contrato se cumpla a cabalidad.
f) Diseñar y aprobar las estrategias, procesos y procedimientos a implementar en la ejecución del
objeto contractual
g) Advertir los posibles incumplimientos por parte del contratista
h). Las demás que se consideren pertinentes para el logro de los objetivos del Fondo Emprender.
i) Las requeridas para la correcta ejecución del contrato, cumplimiento del objeto y las obligaciones
contractuales.

El presente comité se reunirá ordinariamente cada mes y extraordinariamente cuando la ejecución

del Contrato lo requiera.

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Estará conformado por tres (3) delegados de la Dirección de Empleo y Trabajo del SENA, entre ellos
el supervisor, apoyo a la supervisión o interventor del contrato y dos (2) delegados del operador, la
secretaria técnica de este será ejercida por el SENA.

Nota 1: Los miembros del operador tendrán voz pero no voto

Nota 2: El supervisor o interventor pueden hacer las reuniones y solicitudes, sin acudir comité
técnico de mejoramiento, atendiendo a la facultades propias de seguimiento del contrato, sin
embargo, deberá socializar éstas en dicho comité.

La designación de los miembros se realizará por comunicación escrita.

3.3 INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL

La mora o el incumplmiento contractual se resolveran en principio, por el comité técnico de

mejoramiento, para la cual se citará a reunión extraordinaría con ese único fin. En la citación se
deberá indicar el motivo de la citación y la descripción de la situación presentada.

De dicha reunión, se deberá dejar constacia por medio de acta con un plan de mejoramiento,
seguimiento y cronograma, si hay lugar a ello. El seguimiento de ese plan de mejoramiento será
responsablidad del supervisor o interventor, del cual debe dejar constancia.

En las siguientes reuniones del comité técnico de mejoramiento, se deberá retomar el plan de
mejoramiento y sus avances, el supervisor o interventor deberá rendir informe del mismo en dichas
reuniones.

De no cumplirse el plan de mejoramiento, se deberá notificar al representante legal del contratista,

en caso de tener alguna garantía se deberá hacer el aviso respectivo.

De sostenerse el incumplimiento o la mora, a criterio del comité técnico de mejoramiento y del

supervisor o interventor del contrato, se llevará la situación ante la Junta Administradora. A esta
reunión deberá asistir el Director Jurídico del SENA o su delegado.

En la citación a la Junta Administradora para este único propósito, se deberá indicar el motivo de la
citación y la descripción de la situación presentada, notificar al representante legal del contratista y
en caso de tener alguna garantía se deberá hacer el aviso respectivo.

De esta reunión deberá surtir como resultado una de las rutas jurídicas viables en materia de
incumplimiento contractual, la cual se comunicará al ordenador el gasto.

En caso de ser procedente el incumplimiento del contrato procederá lo señalado en el Manual

interno de contratación que tenga fijado el SENA.

CAPITULO 4. MODIFICACIONES CONTRACTUALES

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Los contratos pueden ser objeto de modificaciones en el marco del principio de la autonomía de la
voluntad de las partes. Para el efecto, toda modificación debe estar presentada en la ficha técnica
que deberá contener como mínimo objeto contractual, obligaciones, valor, duración, justificación
de solicitud de modificación y se radicará ante el SENA - FONDO EMPRENDER.

Se entienden por modificaciones la adición, la prórroga, la modificación de cláusulas, la suspensión,

entre otras; deberá realizarse por mutuo acuerdo entre las partes, y deberá realizarse durante el
plazo de ejecución del respectivo contrato y contar con la justificación y recomendación escrita del
supervisor y/o interventor del Contrato, la cual debe ser revisada previamente por Coordinador
Nacional de Emprendimiento y el Director Nacional de Empleo y Trabajo. El contratista deberá
ampliar o modificar las garantías exigidas en la forma establecida en la correspondiente
modificación, suspensión, adición, prórroga.

El trámite requerido deberá adelantarse con mínimo ocho (8) días hábiles de antelación la
elaboración de la modificación, adición, prórroga, cesión y/o suspensión respectiva, señalando las
razones que originan el cambio, la conveniencia y el beneficio que el Fondo Emprender obtendrá.

Cesión del contarto: El contrato, ni los derechos y obligaciones que de él surjan, podrán ser cedidos
por el contratista a ningún título a otra persona natural o jurídica sin el consentimiento previo,
expreso y escrito del Director General del SENA en calidad de administrador del Fondo Emprender.

CAPITULO 5. TERMINACIÓN, CIERRE Y LIQUIDACIONES

5.1 Cauales de terminación:

5.2 Recibo a satisfacción: Una vez terminados los contratos se procederá a recibir a satisfacción, el
bien o servicio. En dicho documentos se dejara constancia de la fecha de termiación, causal de
terminación y recibo del objeto y las obligaciones contractuales. Conforme a ello, se autorizará o
no, por parte del supervisore, el último pago pendiente.

5.3 Liquidación de los contratos La liquidación del contrato procede una vez terminado el mismo,
con el fin de efectuar una revisión total de las obligaciones ejecutadas, efectuando los
reconocimientos o ajustes económicos a que haya lugar, para declararse a paz y salvo, es decir, es
un corte de cuentas.

La liquidación del contrato, no libera al contratista de la obligación de responder por la calidad de

los bienes o servicios contratados, por lo tanto, la Entidad deberá adelantar las acciones
administrativas y/o legales a que hubiere lugar, cuando se presenten hechos posteriores a la
Liquidación del Contrato, que se encuentren amparados en las garantías vigentes del mismo, de lo
cual deberá dejarse constancia según aplique.

El plazo para la liquidación del mismo quederá en el contrato, en todo caso no podrá superar un año
y medio posterior a la terminación del plazo contractual. El período anterior se fija en atención a la

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acción civil en la cual se tiene un término de dos años, lo anterior con el fin de atender posibles
reclamaciones que se puedan presentar.

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