Balance General

Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y

de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.
Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su
negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero
en el momento o en un futuro próximo
1.1 Qué partes conforman el balance general :

· · Activos
· · Pasivos
· · Patrimonio

ACTIVOS
Es todo lo que tiene la empresa y posee valor como:
El dinero en caja y en bancos.
Las cuentas por cobrar a los clientes
Las materias primas en existencia o almacén
Las máquinas y equipos
Los vehículos
Los muebles y enseres
Las construcciones y terrenos

Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes
categorías: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos.

ACTIVOS CORRIENTES

Son aquellos activos que son más fáciles para convertirse en dinero en efectivo durante
el período normal de operaciones del negocio.

Estos activos son:

a. Caja
Es el dinero que se tiene disponible en el cajón del escritorio, en el bolsillo y los cheques
al día no consignados.
b. Bancos
Es el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco.
c. Cuentas por Cobrar
Es el saldo de recaudar de las ventas a crédito y que todavía deben los clientes, letras de
cambio los préstamos a los operarios y amigos. También se incluyen los cheques o letras
de cambio por cobrar ya sea porque no ha llegado la fecha de su vencimiento o porque
las personas que le deben a usted no han cumplido con los plazos acordados.
d. Inventarios
Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de materias primas,
productos en proceso y productos terminados de una empresa.

En empresas comerciales y de distribución tales como tiendas, graneros, ferreterías,

droguerías, etc., no existen inventarios de materias primas ni de productos de proceso.
Sólo se maneja el inventario de mercancías disponibles para la venta, valoradas al costo.
Existen varios tipos de Inventarios:

a. Inventarios de Materias Primas

Es el valor de las materias primas disponibles a la fecha de la elaboración del balance,

valoradas al costo.

b. Inventario de Producción en Proceso

Es el valor de los productos que están en proceso de elaboración. Para determinar el

costo aproximado de estos inventarios, es necesario agregarle al costo de las materias
primas, los pagos directos involucrados hasta el momento de realización del balance. Por
ejemplo, la mano de obra sea pagada como sueldo fijo o por unidad trabajada (al
contrato o destajo), los pagos por unidad hechos a otros talleres por concepto de pulida,
tallada, torneada, desbastada, bordado, estampado, etc.

Inventario de Producción Terminada

Es el valor de la mercadería que se tiene disponible para la venta, valorada al costo de

producción
Activos Fijos

Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que le sirven
para desarrollar sus actividades.

- - Maquinaria y Equipo
- - Vehículos
- - Muebles y Enseres
- - Construcciones
- - Terrenos
Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o de venta
aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la fecha de realizar el
balance. En los casos en que los bienes son de reciente adquisición se utiliza el valor de
compra.
Los activos fijos sufren desgaste con el uso. Este desgaste recibe el nombre de
“depreciación”
OTROS ACTIVOS
Son aquellos que no se pueden clasificar en las categorías de activos corrientes y activos
fijos, tales como los gastos pagados por anticipado, las patentes, etc.

PASIVOS
Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en
orden de exigibilidad en las siguientes categorías.
Pasivos corrientes, pasivos a largo plazo y otros pasivos.
1. 1. Pasivos corrientes
Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un período menor a un año.
a. a. Sobregiros:
Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realización del balance.
b. b. Obligaciones Bancarias
Es el valor de las obligaciones contraídas (créditos) con los bancos y demás entidades
financieras.
c. c. Cuentas por pagar a proveedores
Es el valor de las deudas contraídas por compras hechas a crédito a proveedores.

d. d. Anticipos
Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo aún no entregado.
e. e. Cuentas por pagar
Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de Proveedores, tales como los
préstamos de personas particulares. En el caso de los préstamos personales o créditos de
entidades financieras, debe tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben.
f. f. Prestaciones y cesantías consolidadas
Representa el valor de las cesantías y otras prestaciones que la empresa le debe a sus
trabajadores. La empresa debe constituir un fondo, con el objeto de cubrir estas
obligaciones en el momento
g. g. Impuestos por pagar
Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de realización del balance.
2. 2. Pasivo a largo plazo
Son aquellos activos que la microempresa debe pagar en un período mayor a un año,
tales como obligaciones bancarias, etc.
3. 3. Otros pasivos
Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las categorías de pasivos corrientes
y pasivos a largo plazo, tales como el arrendamiento recibido por anticipado.

a. a. Patrimonio
Es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realización del balance.
Este se clasifica en:
· · Capital
Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su empresa.
· · Utilidades Retenidas
Son las utilidades que el empresario ha invertido en su empresa.
· · Utilidades del Período Anterior
Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el período inmediatamente
anterior. Este valor debe coincidir con el de las utilidades que aparecen en el último
estado de pérdidas y ganancias.

· · Reserva legal

Corresponde al valor de las utilidades que por ley deben reservarse.

El patrimonio se obtiene mediante la siguiente operación:

El Activo es igual a PASIVOS más PATRIMONIO.

FINALIDAD DEL BALANCE GENERAL

El código de comercio establece que al final de cada ejercicio las sociedades anónimas
deberán hacer un inventario y un balance general de sus negocios; se denomina balance
general a un informe detallado de activos y pasivos con los que cuenta la sociedad, el
artículo 445 del código de comercio señala que el balance general de una Sociedad
Anònima se debe efectuar por lo menos una vez al año, dicho artículo establece lo
siguiente:

“Al fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año el treinta y uno de
diciembre, las sociedades anónimas deberán cortar sus cuentas y producir el
inventario y el balance general de sus negocios.

El balance se hará conforme a las prescripciones legales y a las normas dede

contabilidad establecidas”.

El balance general debe estar acompañado de los siguientes documentos de conformidad

con lo contemplado en el artículo 446 del código de comercio:

Informe detallado de pérdidas y ganancias.

Proyecto de distribución de utilidades.
Informe sobre la situación económica y financiera de la sociedad, el cual debe
comprender: egresos, egresos a favor de asesores o gestores, transferencias de
dinero y bienes, los gastos de publicidad, el dinero o los bienes que posea la
sociedad en el exterior y por último las inversiones hechas en otras sociedades.
Informe del representante Legal sobre su gestión y las medidas que recomienda;
dicho informe deberá estar ajustado a lo preceptuado por los artículo 46 y 47 de
la ley 222 de 1995.
Informe del Revisor Fiscal.

Pero, ¿Cuál es el objetivo de que las sociedades anónimas efectúen un balance general?
El objeto o finalidad de los balances que deben efectuar las sociedades anónimas por lo
menos una vez al año al final de cada ejercicio, consiste en determinar el estado
financiero de la empresa, es un examen de tipo económico que permite a los socios ver
el estado real del patrimonio social.

CUENTAS REALES O DE BALANCE

En contabilidad, en el plan de cuentas existen unas cuentas denominadas reales, cuentas

que conforman el balance general y de ahí su nombre.

Las cuentas reales o de balance, son pues aquellas cuentas que al cerrar el ejercicio
contable, permanecen dentro del balance general de la empresa.

Recordemos que el balance general está compuesto por los activos, los pasivos y el
patrimonio de la empresa, luego las cuentas reales con las cuentas que corresponden a
estos rubros.

En el plan único de cuentas para comerciantes colombiano, las cuentas reales son las
siguientes:

1: Activo
2: Pasivo
3: Patrimonio

Este primer dígito de la cuenta es el que se conoce como clase, y cada clase se puede
dividir en grupos, grupos a los que les corresponde los dos primeros dígitos del código:
11: Disponible
12: Inversiones
(…)
21: Obligaciones financieras
22: Proveedores
(…)
31: Capital social
32: Superávit de capital
(…)

Luego cada grupo se divide o clasifica en cuentas, que corresponde a los primeros 4
dígitos del código:
1105: Caja
1205: Acciones
Etc.

Estas son pues las cuentas reales, las que representan a cada uno de los activos, pasivos
y el patrimonio de la empresa

CUENTAS DE RESULTADO O NOMINALES

El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados

y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas.

Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para
determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una
pérdida o una utilidad.

Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de
venta y costos de producción y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio.

El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la

respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el
patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se
incrementará.

No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos,
y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos.

Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los
ajustes y conciliaciones del caso.

Entre los ajustes más importantes que se deben hacer está la depreciación de los activos
fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la provisión de cartera y los
ajustes necesarios en los inventarios. [Consulte: Depreciación, Métodos de depreciación,
Provisión de cartera, y Amortización de activos intangibles

Es importante también la conciliación de las cuentas bancarias lo que le permitirá

realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.
Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo,
principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta
que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clásico de las reclasificaciones
es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el cual se debe reclasificar
como una cuenta de pasivo.

Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes necesarios
a los diferentes activos para reconocer su valorización o desvalorización, tal como lo
establecen nuestros principios de contabilidad.

Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de los
impuestos y los resultados financieros esperados por los socios.

Esto conlleva implícitamente a la existencia de una planeación con el objetivo de

conseguir el mejor resultado posible según los objetivos que se quieran lograr.

La depreciación, la provisión de cartera, los métodos de valuación de inventarios, las

políticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los
resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cual es el
procedimiento más adecuado para la consecución de los objetivos trazados.

Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras de los
activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se
declaren, por lo que no se deben dejar de lado.

La realización de una correcta planeación de políticas contables permite que la empresa,

además de mostrar una situación económica y financiera real, que pueda también incidir
sobre la carga tributaria que se debe asumir y sobre la estabilidad económica, en especial
de la disponibilidad de capital de trabajo.

La definición de las políticas y procedimientos contables no es una tarea que se deba

hacer al momento del cierre contable, sino al inicio del periodo, puesto que algunas
medidas, sino todas, para que surtan efectos deben ser aplicadas desde el principio y
durante todo el tiempo.

Al momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten el
periodo siguiente, de suerte que la planeación debe ser constante, y para nada
improvisada.

Se debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar contables con el objetivo de
incidir en los resultados finales. Éstas deben enmarcarse dentro de una política de
prudencia que no comprometa para nada ni la situación económica ni financiera de la
empresa y no conlleva a la empresa a tener problemas de carácter legal.
Es importante que al momento de fijar las políticas contables, así como se le brinda
importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor importancia a la parte
económica de la empresa, algo que se suele descuidar en especial en las medianas y
pequeñas empresas, que son precisamente las que más lo necesitan.