PGD Sabanagrande

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PGD – PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PGD – PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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PGD – PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PGD - PROGRAMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ALCALDIA MUNICIPAL DE SABANAGRANDE - ATLANTICO

2020
Secretaria General y de Gobierno
© República de Colombia - Derechos Reservados

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PGD – PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD

Alcaldía Municipal de Sabanagrande, Atlántico

Octubre de 2020
Pendiente aprobación del Comité Interno de
Archivo

Elaborado por:
Secretaría General y de Gobierno
Control interno
Grupo de Archivo y Gestión Documental
Consultoría Externa

Versión 0

Este documento es vigente

2020-22

TABLA DE CONTENIDO

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ANEXOS

1. Diagnóstico de gestión documental


2. Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestión u Organigrama

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1. ASPECTOS GENERALES

1.1. INTRODUCCIÓN

Desde los albores de la humanidad, hasta la era espacial, el hombre ha sentido la


necesidad de perpetuarse y, en esa perpetuidad los archivos juegan un papel
preponderante, en ellos el acierto y el error, la verdad y la mentira. Para el
municipio de Sabanagrande

Este instrumento archivístico establece la línea estratégica de los procesos de


gestión documental a ser ejecutados y controlados en un período cuatrienal, para
asegurar la integridad, disponibilidad, usabilidad, fiabilidad de los documentos
como fuente de historia, registro de conocimiento y de hechos que dan soporte a
la continuidad de las actividades misionales y obligaciones de la Alcaldìa.
Adicionalmente permite garantizar la articulación del sistema de gestión
documental con los demás sistemas de la entidad, afianzando los modelos
administrativos del estado para minimizar los esfuerzos y racionalizar los
recursos.

Así mismo, asegurar la articulación del PGD con la misión, objetivos y metas
estratégicas, el cual se incorporará en la propuesta al plan estratégico
institucional en la línea de acción para el proceso de gestión documental, que se
realizará en el año 2021 para la vigencia 2021-2022.

En este sentido, el Grupo de Archivo y Gestión Documental y las diferentes


dependencias involucradas en la ejecución de actividades de gestión
documental, impulsarán y solicitarán a la Secretaría de Planeación, la
incorporación de las acciones planteadas en el presente documento en los planes
de acción anual por dependencia.

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1.2. ALCANCE

El PGD desarrolla sistemáticamente los ocho (8) procesos de gestión documental


para la Alcaldìa: planeación, producción, gestión y trámite, organización,
transferencias, disposición, preservación y valoración; detalla las actividades a
ejecutarse en cada uno de estos procesos cuatrienalmente en plazos planificados
a corto (1 año), mediano (2años) y largo (3 y 4 años), establece metas específicas,
medibles y alcanzables, minimizando esfuerzos y racionalizando recursos.

El proceso de gestión documental que se realizará durante la vigencia 2020 es el


levantamiento de información de la situación actual de la gestión documental, la
elaboración del diagnóstico de archivos, el levantamiento de las tablas de valoración
documental y la socialización de las tablas de retención documental.

El PGD de la Alcaldía, como instrumento archivístico, se desarrollará en el marco


de ejecución al interior de la Entidad, a través del Plan de Acción por
Dependencias; asimismo, se articulará con los sistemas de gestión de la Entidad:
Modelo Estándar de Control Interno, Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema
de Gestión Ambiental, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Este programa será dirigido por la Secretaria General y de Gobierno de la Entidad


y su implementación será vigilada por Control Interno y ejecutada por el Grupo
de Archivo y Gestión Documental, (conformado por la técnico de archivo, un
delegado de talento humano, un delegado de la Secretaría General y de
Gobierno), quienes a su vez coordinarán las actividades con las dependencias que
conforman la estructura organizacional de la Entidad, previa la asignación de
recursos y cumplimiento de requisitos previos.

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1.3. PÚBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO

El público objetivo del presente documento lo conforma el Despacho, Las


Secretarías de Despacho, y los diferentes grupos o dependencias, quienes harán
parte de la implementación, evaluación, seguimiento a las estrategias y metas
que se establecen en el presente PGD.

1.4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

1.4.1. NORMATIVOS

La Entidad cuenta con un normograma que apoya al desarrollo del presente


instrumento archivístico de la entidad, enmarcado al acceso de información
desde la perspectiva de la transparencia, la protección de datos y la regulación
anti trámites los cuales afectan de manera directa el desarrollo de la política
documental en la Alcaldía.

Dicha matriz de evaluación y cumplimiento de requisitos legales se encuentra en


proceso de elaboración y será publicado en la página web a siguiente ruta:
http://www.sabanagrande-atlantico.gov.co/

1.4.2. ECONÓMICOS

El Municipio establece el recurso presupuestal por cada vigencia de acuerdo con


la asignación recibida, de tal manera que se da prioridad para que pueda atender
aquellas actividades resultantes de las estrategias trazadas a corto, mediano y
largo plazo en el PGD.

1.4.3. ADMINISTRATIVOS

Para dar cumplimiento a cada uno de los procesos de la gestión documental con
sus respectivas actividades, la Alcaldía cuenta con la siguiente estructura:

 El Comité Institucional de Gestión y Desempeño que es la máxima instancia


asesora de la entidad y a partir de éste desarrolla y da cumplimiento a la
política institucional, entre las cuales se encuentra la de Gestión
Documental.
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 La oficina de control interno propenderá por la articulación del programa


de gestión documental con los demás sistemas que existen o existirán en
el futuro en la Alcaldía. Tales como gestión documental, ambiental,
calidad, seguridad de la información y seguridad y salud en el trabajo; su
función será garantizar el cumplimiento de los objetivos y políticas con
enfoque sistémico.

 La Secretaria General y de Gobierno es la dependencia de nivel directivo


encargada de la gestión documental y da cumplimiento a lo establecido en
el artículo 16 de la Ley 594 de 2000.

 El Grupo de Archivo y Gestión Documental la secretaria general y de


Gobierno es la dependencia responsable del seguimiento a la
implementación de las actividades establecidas en el PGD, a través de los
instrumentos que ésta determine, se realizarán capacitaciones que
garanticen el cumplimiento del mismo. Adicionalmente, se encargará de
gestionar y tramitar ante la oficina gestión TIC la publicación del presente
instrumento archivístico.

 Las dependencias de la entidad se encargan de implementar el PGD.

1.4.4. TECNOLÓGICOS

La Alcaldía de Sabanagrande cuenta con recursos tecnológicos que apoyan los


procesos de la Entidad, tales como:

Pagina web

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Sin embargo se adolece de:

1. Software de gestión electrónica de documentos


2. Contenedor documental electrónico
3. Ventanilla Única Electrónica de documentos
4. Software para administración del sistema integrado de gestión
5. Aplicativo de interoperabilidad

Con los anteriores recursos, la Alcaldía podrá proyectar acciones de articulación e


interoperabilidad, para lograr una administración interna con los sistemas de
información que apoyan la actividad administrativa y misional, así mismo, se
adelantará gradualmente a la actualización de los procedimientos para alcanzar
la unicidad de expedientes y gestión de los documentos en entorno electrónico.

1.4.5. GESTIÓN DEL CAMBIO

El Grupo de Archivo y Gestión Documental en conjunto con el Grupo de talento


Humano, Control Interno y la Secretaría General y de Gobierno, fortalecerán la
cultura de la Gestión Documental en la Alcaldía, articulando estrategias
necesarias para sensibilizar y capacitar a los servidores públicos en lo relacionado
con la importancia de la gestión de documentos.

No obstante, no basta con los programas de capacitación, por lo que es necesario


generar una estrategia de comunicación para propiciar espacios en los que se
puedan desarrollar las siguientes acciones:

 Gestionar campañas de comunicación interna que faciliten la identificación


y apropiación sobre la importancia de la Gestión Documental.
 Formular campañas de expectativa en las que se difundan de manera
creativa, innovadora, con contenido visual, colores y conceptos claros que
permitan recordar los aspectos planeados en el PGD.
 Establecer por cada dependencia líderes o enlaces de gestión documental
encargados de promover la implementación del PGD permitiendo su
fortalecimiento y retroalimentación generando estrategias para su
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actualización.

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2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL

La Alcaldía cuenta con algunos avances en la implementación de la versión del


PGD de la vigencia 2016-2019, de manera general el nivel de cumplimiento se
evidencia en algunos de los procesos de Gestión Documental.

2.1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y DOCUMENTAL DE LA

GESTIÓN DOCUMENTAL

2.1.1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

La Alcaldía ha elaborado los documentos, protocolos o lineamientos que orientan


el desarrollo de la gestión documental desde el nivel directivo involucrando a
todos los niveles de la organización; se citan los siguientes avances:

Seguimiento y Contamos con un PMA


Control por parte del AGN
Control interno ha hecho
evidente la situación a
través de sus informes

En observancia de lo anterior y una vez validada la capacidad administrativa,


técnica y económica, se ajustaron actividades para ser ejecutadas durante las
vigencias 2020 hasta 2022 que se detalla en el siguiente cuadro:

ASPECTOS ACTIVIDADES REQUISITO EJECUCION


Mediano plazo
Administrativo

Tecnológico

Corto plazo

Largo plazo
Funcional
Legal

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ADMINISTRACION Levantamiento de la
política de gestión
documental

x
Cumplimiento del
Pinar

X
Monitorear el
cumplimiento del PGD

x
Actualizar el
diagnóstico
X

X
x
Armonizar la política
de gestión documental
con la política
estratégica y la del SGC

Elaborar los programas


específicos
X

X
x

Mantener actualizada
la matriz de requisitos
legales o normograma

Levantar y hacer
seguimiento a
indicadores
X

X
x

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Implementar una
solución electrónica
para la gestión
electrónica de
documentos

X
x

x
2.1.2 PLANEACIÓN DOCUMENTAL

En lo que apunta a este proceso, se encontró el siguiente logro:

Contexto organizacional Contamos con el


y de gestión documental Diagnóstico integral de
archivos

ASPECTOS ACTIVIDADES REQUISITO EJECUCION

Mediano plazo
Administrativo

Tecnológico

Corto plazo

Largo plazo
Funcional
Legal

PLANEACION DE LA Elaborar el PGD


GESTION
DOCUMENTAL
X

Definir la estrategia
para la elaboración e
implementación del
sistema integrado de
conservación
X

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Caracterizar el proceso
de gestión documental

X
x

x
Crear el Archivo
General del Municipio

X
x

x
2.1.3 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

En lo que concierne a este proceso, se encontró un avance significativo reflejado


en los siguientes logros:

Comité Interno de Se cuenta con el comité


Archivo creado por acto
administrativo

ASPECTOS ACTIVIDADES REQUISITO EJECUCION

Mediano plazo
Administrativo

Tecnológico

Corto plazo

Largo plazo
Funcional
Legal

ORGANIZACIONALES Generar el protocolo y


acto administrativo
para la radicación y
control de actos
administrativos,
decretos, resoluciones,
actas, circulares,
informes
X

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Generar el acto
administrativo de
firmas autorizadas

X
x

x
Reprografía Generar el protocolo o
instructivo para la
digitalización de
documentos dentro de
la Alcaldía

x
Implementar un
esquema de
metadatos para la
Administración
Municipal

x
2.1.4 GESTIÓN Y TRÁMITE

De acuerdo con el seguimiento efectuado a este proceso, la Entidad ha logrado


la realización de las siguientes actividades:

Punto de recepción Se cuenta con ventanilla


único de documentos o única totalmente manual
VUC

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ASPECTOS ACTIVIDADES REQUISITO EJECUCION

Mediano plazo
Administrativo

Tecnológico

Corto plazo

Largo plazo
Funcional
Legal
DISTRIBUCION Implementar una
solución electrónica
que controle el recibo,
reparto interno y
despacho de
comunicaciones
oficiales, generando
alarmas de no
respuesta

X
x

x
CONSULTA Debe determinarse un
teléfono de consulta
asociado a la VUC,
donde los ciudadanos
sepan cuál es el estado
de su trámite
X

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2.1.5 TRANSFERENCIAS

La administración no cuenta con un programa de transferencias, los funcionarios no


tienen sus documentos foliados y organizados en las dependencias, en consecuencia,
no es posible realizar adecuadas transferencias.

El archivo central no cuenta con el espacio adecuado, infraestructura, mobiliario o


condiciones para conservación de documentos.

ASPECTOS ACTIVIDADES REQUISITO EJECUCION

Mediano plazo
Administrativo

Tecnológico

Corto plazo

Largo plazo
Funcional
Legal
ADMINISTRATIVOS Una vez creado el
archivo general del
municipio, debe
realizar las gestiones
para la consecución de
una sede digna para el
archivo central, de
acuerdo con los
acuerdos
reglamentarios
expedidos por el AGN
X

X
x

GESTION Elaborar un programa


DOCUMENTAL de transferencias con
los respectivos
procedimientos para
que se ejecute de
manera sistémica
X

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2.1.6 ORGANIZACION

El Municipio ha avanzado hasta la fecha en lo siguiente:

Elaboración y aplicación Este proceso se encuentra


de tablas de retención en ejecución actualmente
documental
Levantamiento de Se han brindado varias
Inventarios capacitaciones al personal
y se espera que se empiece
a desarrollar
Foliación Los funcionarios deben
tener sus documentos
inventariados y foliados
para una futura
transferencia

ASPECTOS ACTIVIDADES REQUISITO EJECUCION

Mediano plazo
Administrativo

Tecnológico

Corto plazo

Largo plazo
Funcional
Legal

Organización Levantar el
procedimiento para la
organización de
archivos de gestión
X

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Logística Dotar a los
funcionarios de los
materiales de oficina
necesarios y
adecuados para la
organización de sus
archivos

x
2.1.7 VALORACION

En lo que concierne a este proceso, se encontró un avance significativo


reflejado en los siguientes logros:

Comité Interno de Se cuenta con el comité


Archivo creado por acto
administrativo

ASPECTOS ACTIVIDADES REQUISITO EJECUCION

Mediano plazo
Administrativo

Tecnológico

Corto plazo

Largo plazo
Funcional
Legal

Comité de Archivo Reglamentar el comité


de archivo, a través de
su reglamento
X

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TALENTO HUMANO Nombrar en planta,
provisionalidad,
contrato o la
modalidad legal
permitida por Ley de
un líder que mínimo
sea profesional y
cuente con formación
en archivos de más
1200 horas, que cuente
con experiencia en
gestión documental de
más de 10 años, tenga
experiencia mínima de
5 años en docencia
relacionada con los
archivos y la gestión
documental, sólo así se
asegurará la
continuidad del
proceso.
X

x
2.1.8 CONSERVACION A LARGO PLAZO

Para esto se generará un programa especial.

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3. FASES DE IMPLEMENTACION PGD

La implementación del PGD en la Alcaldía, tal como lo establece el decreto 1080


de 2015, se divide en cuatro grandes fases: elaboración, ejecución, seguimiento y
mejora del mismo.

El siguiente gráfico muestra los roles, según la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar- Actuar, para el cumplimiento efectivo de las acciones
determinadas en cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD:

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4. PROGRAMAS ESPECIFICOS

Para lograr las metas y objetivos propuestos en el presente PGD se han


establecido cinco programas específicos que se describen a continuación:

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4.1. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Este programa está orientado al diseño, la implementación y el


seguimiento de estrategias para gestionar el ciclo de vida de los
documentos en el entorno electrónico junto con los procesos de gestión
documental.

OBJETIVO GENERAL

Determinar los proyectos a realizar para la gestión de documentos


electrónicos en la Alcaldía, para el cumplimiento normativo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Documentar la situación actual del sistema de gestión de documento


electrónico de archivo
 Documentar el modelo de requisitos para la gestión de
documentos electrónicos y tabla de control y acceso del AGN
 Establecer las estrategias que garanticen la gestión de
documento electrónico de archivo en el AGN.

ACTIVIDADES PARA REALIZAR

Las actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 hasta
2022 del programa de gestión de documentos electrónicos son:

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Aplicar los instrumentos para el levantamiento de


información y análisis del estado actual y
perspectiva del funcionamiento del sistema de
Diagnóstico de documento
gestión de documento electrónico de archivo
electrónico
Identificar y realizar un informe del análisis de la
producción documental y los registros
susceptibles a automatizar teniendo en cuenta los Informe del análisis de la
procesos de la entidad, el nivel de complejidad producción documental
tecnológico (alta, media, baja)

Elaborar el modelo de requisitos para la gestión Modelo de requisitos para la


de documentos electrónicos gestión de documentos
electrónicos
Elaborar la tabla de control de acceso
Tabla de control y acceso
Determinar los proyectos a realizar para la Proyectos de gestión de
gestión de documentos electrónicos en el documentos electrónicos
Municipio, incluyendo la plataforma a utilizar

4.2. PROGRAMA PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN

En lo referido al Plan Institucional de Capacitación desarrollado por


el proceso de Gestión Humana, deberá enmarcarse de conformidad
con los lineamientos establecidos en el Plan Nacional de Formación y
Capacitación y contemplará los siguientes aspectos en materia de
gestión documental de la Entidad:

Programa de Inducción y Reinducción, que incluya las siguientes temáticas en


gestión documental:

a. Sensibilización sobre el valor patrimonial de los documentos


físicos y electrónicos y la preservación a largo plazo.
b. Explicación de políticas, procesos y procedimientos de la gestión
documental.
c. Comprensión y conocimiento de las funciones archivísticas y sus
beneficios.

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Entrenamiento y capacitación, incluirá formación básica y avanzada
en gestión documental. Lo anterior, teniendo en cuenta el
diagnóstico de aprendizaje organizacional de la Entidad.

Serán beneficiarios de los aspectos de formación en gestión documental los


servidores públicos así:

- Inducción/reinducción en gestión documental: Los servidores públicos


cuya vinculación sea de carrera administrativa, de libre nombramiento y
remoción, servidores con nombramiento provisional, temporales. Los
contratistas podrán recibir inducción general en materia de gestión
documental para llevar a cabo una adecuada implementación del Programa
de Gestión Documental en la Entidad.
- Entrenamiento: Los servidores públicos cuya vinculación sea de carrera
administrativa, de libre nombramiento y remoción, servidores con
nombramiento provisional y temporales.
- Capacitación: Los servidores públicos cuya vinculación sea de carrera
administrativa y de libre nombramiento y remoción.

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FICHA TÉCNICA DEL DOCUMENTO

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA ALCALDÍA


Título: MUNICIPAL DE SABANAGRANDE, ATLANTICO
Fecha 15/11/2020
elaboración:
Fecha
Actualización:
Fecha
aprobación:
Fecha
publicación:
Este documento tiene por objeto presentar la planeación, las
estrategias de implementación y publicación del Programa
de Gestión Documental en cumplimiento de:
 Ley 594 de 2000.Ley general de Archivos. Artículo 21.
Sumario: Programas de Gestión Documental
 Decreto 1080 de 2015. Decreto único del sector
cultura.
 Ley 1712 de 2014. Ley de Transparencia y del Derecho
de Acceso a la Información Pública Nacional Artículos
15, Programa de Gestión Documental y Articulo 17,
Sistemas de información.
Programa de Gestión Documental – PGD, procesos de la
Palabras Claves: gestión documental, programas específicos
Formato: DOC Lenguaje: Español
Secretaria General y de Gobierno
Dependencia: Grupo de Archivo y Gestión Documental

Código: Versión: 0 Estado:


Ubicación: Serie: PLANES Y PROGRAMAS/ Programa de Gestión
Documental

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PGD – PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN


SOLICITUD
FULANO DE TAL, Creación del documento
1 15/11/2020 Secretarío

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PGD – PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ANEXOS

29 | P á g i n a

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