PGD Sabanagrande
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PGD – PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PGD - PROGRAMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ALCALDIA MUNICIPAL DE SABANAGRANDE - ATLANTICO
2020
Secretaria General y de Gobierno
© República de Colombia - Derechos Reservados
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PGD – PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Octubre de 2020
Pendiente aprobación del Comité Interno de
Archivo
Elaborado por:
Secretaría General y de Gobierno
Control interno
Grupo de Archivo y Gestión Documental
Consultoría Externa
Versión 0
2020-22
TABLA DE CONTENIDO
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ANEXOS
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1. ASPECTOS GENERALES
1.1. INTRODUCCIÓN
Así mismo, asegurar la articulación del PGD con la misión, objetivos y metas
estratégicas, el cual se incorporará en la propuesta al plan estratégico
institucional en la línea de acción para el proceso de gestión documental, que se
realizará en el año 2021 para la vigencia 2021-2022.
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1.2. ALCANCE
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1.4.1. NORMATIVOS
1.4.2. ECONÓMICOS
1.4.3. ADMINISTRATIVOS
Para dar cumplimiento a cada uno de los procesos de la gestión documental con
sus respectivas actividades, la Alcaldía cuenta con la siguiente estructura:
1.4.4. TECNOLÓGICOS
Pagina web
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GESTIÓN DOCUMENTAL
Tecnológico
Corto plazo
Largo plazo
Funcional
Legal
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ADMINISTRACION Levantamiento de la
política de gestión
documental
x
Cumplimiento del
Pinar
X
Monitorear el
cumplimiento del PGD
x
Actualizar el
diagnóstico
X
X
x
Armonizar la política
de gestión documental
con la política
estratégica y la del SGC
X
x
Mantener actualizada
la matriz de requisitos
legales o normograma
Levantar y hacer
seguimiento a
indicadores
X
X
x
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Implementar una
solución electrónica
para la gestión
electrónica de
documentos
X
x
x
2.1.2 PLANEACIÓN DOCUMENTAL
Mediano plazo
Administrativo
Tecnológico
Corto plazo
Largo plazo
Funcional
Legal
Definir la estrategia
para la elaboración e
implementación del
sistema integrado de
conservación
X
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Caracterizar el proceso
de gestión documental
X
x
x
Crear el Archivo
General del Municipio
X
x
x
2.1.3 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Mediano plazo
Administrativo
Tecnológico
Corto plazo
Largo plazo
Funcional
Legal
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Generar el acto
administrativo de
firmas autorizadas
X
x
x
Reprografía Generar el protocolo o
instructivo para la
digitalización de
documentos dentro de
la Alcaldía
x
Implementar un
esquema de
metadatos para la
Administración
Municipal
x
2.1.4 GESTIÓN Y TRÁMITE
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Mediano plazo
Administrativo
Tecnológico
Corto plazo
Largo plazo
Funcional
Legal
DISTRIBUCION Implementar una
solución electrónica
que controle el recibo,
reparto interno y
despacho de
comunicaciones
oficiales, generando
alarmas de no
respuesta
X
x
x
CONSULTA Debe determinarse un
teléfono de consulta
asociado a la VUC,
donde los ciudadanos
sepan cuál es el estado
de su trámite
X
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2.1.5 TRANSFERENCIAS
Mediano plazo
Administrativo
Tecnológico
Corto plazo
Largo plazo
Funcional
Legal
ADMINISTRATIVOS Una vez creado el
archivo general del
municipio, debe
realizar las gestiones
para la consecución de
una sede digna para el
archivo central, de
acuerdo con los
acuerdos
reglamentarios
expedidos por el AGN
X
X
x
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2.1.6 ORGANIZACION
Mediano plazo
Administrativo
Tecnológico
Corto plazo
Largo plazo
Funcional
Legal
Organización Levantar el
procedimiento para la
organización de
archivos de gestión
X
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Logística Dotar a los
funcionarios de los
materiales de oficina
necesarios y
adecuados para la
organización de sus
archivos
x
2.1.7 VALORACION
Mediano plazo
Administrativo
Tecnológico
Corto plazo
Largo plazo
Funcional
Legal
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TALENTO HUMANO Nombrar en planta,
provisionalidad,
contrato o la
modalidad legal
permitida por Ley de
un líder que mínimo
sea profesional y
cuente con formación
en archivos de más
1200 horas, que cuente
con experiencia en
gestión documental de
más de 10 años, tenga
experiencia mínima de
5 años en docencia
relacionada con los
archivos y la gestión
documental, sólo así se
asegurará la
continuidad del
proceso.
X
x
2.1.8 CONSERVACION A LARGO PLAZO
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El siguiente gráfico muestra los roles, según la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar- Actuar, para el cumplimiento efectivo de las acciones
determinadas en cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD:
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4. PROGRAMAS ESPECIFICOS
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OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Las actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 hasta
2022 del programa de gestión de documentos electrónicos son:
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Entrenamiento y capacitación, incluirá formación básica y avanzada
en gestión documental. Lo anterior, teniendo en cuenta el
diagnóstico de aprendizaje organizacional de la Entidad.
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CONTROL DE CAMBIOS
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ANEXOS
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