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Prefacio:
La asignatura es de naturaleza teórica - práctica y tiene por
finalidad elevar el nivel de la comunicación comercial,
indispensable para una efectiva relación empresarial y pública.
El curso comprende en el logro del dominio en la creación de
mensajes comerciales, elaborados con las técnicas más
actualizadas; y en trabajar las comunicaciones de carácter formal
que se utilizan en la administración pública y privada.
El curso, estudia como redactar correctamente los diferentes
documentos comerciales que se emplean en el ámbito empresarial
utilizando adecuadamente la computadora y los programas MS-Word y Excel en la
redacción de documentos.

Comprende cuatro Unidades de Aprendizaje:

Unidad Didáctica I: La Redacción General

Unidad Didáctica II: La Redacción Comercial
Unidad Didáctica III: El Membrete – La Fecha - Saludos
Unidad Didáctica IV: Redacción de los Modelos y Formularios

Las competencias que lograrás como estudiante serán:

“Conocer y aplicar las reglas y técnicas de la gramática que permita redactar

comunicaciones de corte funcional y práctico que contribuyan a crear una
buena imagen de la empresa”.

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 Índice del Contenido
I. PREFACIO 02

II. DESARROLLO DE LOS CONTENIDOS 03 - 22

UNIDAD DIDÁCTICA I: LA REDACCIÓN GENERAL 04-07

UNIDAD DIDÁCTICA II: LA REDACCIÓN COMERCIAL 07-09

UNIDAD DIDÁCTICA III: EL MEMBRETE – LA FECHA - SALUDOS 09-15

UNIDAD DIDÁCTICA IV: REDACCIÓN DE LOS MODELOS Y FORMULARIOS 15-21

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III. TRABAJO PRÀCTICO

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IV. FUENTES DE INFORMACIÓN

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 Desarrollo de los Temas
Unidad Didáctica I: La Redacción General

Para algunos quizá una secretaria es una simple

transcriptora de lo que otros le dictan,
reduciéndose, por tanto, su cometido y participa-
ción en este tema al cuidado de la forma de lo
escrito, no siendo necesario que entre en cues-
tiones de redacción o contenido. Como se verá
más adelante, esto no es así. En determinadas
circunstancias, y en función de su valía y compe-
tencia, la secretaria puede recibir la indicación del jefe(a) de redactar ciertos textos
que, por su propia naturaleza, no es necesario que éste elabore personalmente.

En cualquier caso, es cierto

que en toda comunicación
escrita se debe prestar
atención a dos aspectos: la
forma y el fondo. Por tanto,
una secretaria, como transcriptora última de los textos del despacho, tiene que
procurar que la redacción definitiva de éstos sea impecable. La presentación de un
escrito se refiere a su apariencia externa. Esta incluye varias cuestiones: la calidad del
papel y del sobre que se utilicen; la distribución del texto en la hoja, con especial
atención a su división en párrafos y apartados bien definidos, y a los márgenes; la
pulcritud y limpieza general del conjunto, sin borrones o tachaduras, etc.

No debe olvidarse que el cuidado de la imagen

profesional del jefe, en particular, y de la
empresa en general, exige que el aspecto formal
de las comunicaciones escritas presente un
óptimo nivel de calidad, cuya consecución es
competencia directa de una secretaria. Como
hemos dicho anteriormente, una secretaria tiene
también que saber redactar un texto o, por lo
menos, corregir los que el jefe le facilite para su preparación definitiva en limpio. La
realización de ambas tareas no será posible en toda su extensión si una secretaria no
cuenta con la adecuada formación en materia ortográfica y gramatical. En este
sentido, hay que afirmar que el conocimiento de las reglas del idioma y la lectura son
los medios que nos permiten redactar correctamente.

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 La habilidad redaccional se va perfilando con el tiempo y la
experiencia, pero es necesario conocer desde un principio
aquellas normas estilística s de carácter general que serán
de gran ayuda para mejorar la calidad de nuestras comu-
nicaciones escritas.
Es un hecho cierto que cada persona tiene su propio estilo al
escribir -bueno o malo-, que es preciso mejorar y potenciar en la medida de lo posible.
Sin embargo, para muchos expertos el mejor estilo es no tener estilo, es decir, hay que
intentar que nuestra forma de escribir sea lo más natural y sencilla posible -que no
pobre o vulgar-, de modo que el lector se concentre únicamente en lo que es
verdaderamente importante en una redacción: el contenido.

Es importante señalar que la construcción de la frase en castellano es bastante libre,

ya que no se encuentra sometida necesariamente a reglas fijas e inamovibles. Como
es natural, se deben respetar las reglas de construcción sintáctica, aunque muchas
veces se da prioridad a otros criterios al ordenar las palabras: el interés psicológico, la
claridad, el énfasis, la amenidad, etc.
En cualquier caso, veamos la construcción sintáctica que ordena de forma lógica los
elementos de la oración:

Como se recordará, el complemento directo

es el que recibe la acción del verbo, mientras
que el indirecto es el que expresa el fin, daño
o provecho de la acción verbal. El respeto a los principios sintácticos impide, en
cualquier caso, que el verbo vaya colocado al final de la frase. Asimismo, por lo que se
refiere a los otros dos elementos de la frase, sujeto y complemento, el que tenga más
interés debe preceder al otro, que irá colocado al final de la oración. Por otra parte,
con objeto de evitar frases extrañas, no deben separarse los complementos del
vocablo al que complementan: La mariposa volaba sobre las flores del jardín, cerca de
la fuente de la entrada con las alas desplegadas.

El orden lógico de las palabras exige que lo que se quiera transmitir se exprese según su im-
portancia entre dos o más frases, teniendo en cuenta que, en la oración compuesta, la proposición
principal precede a la subordinada.

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Vamos a ver a continuación una serie de normas prácticas de redacción que debe
conocer y emplear una secretaria.
 Claridad y precisión: estos dos requisitos son de extraordinaria importancia
cuando se redacta un texto. Se debe emplear un léxico simple y directo, y una
sintaxis correcta, que estén al alcance de una cultura media. Es aconsejable
evitar el uso de términos ambiguos, muy técnicos o enrevesados. Tampoco
debe abusarse del uso de frases hechas o de palabras que han perdido su
sentido por el mal empleo que se hace de ellas. Además, la claridad exige que
las palabras y las frases de un texto se presten a una sola interpretación,
tratando de que si una palabra tiene dos sentidos se use siempre el mismo
sentido.
Téngase en cuenta que redactar con precisión obliga a no entrar en cuestiones
que distraigan del contenido del texto; además, se debe intentar ser lo más
concreto posible en los detalles que se faciliten al hilo del argumento.

 Concisión:la cualidad estilística que describe este

sustantivo femenino es "la brevedad y economía de medios
en el modo de expresar un concepto con exactitud". Una
persona que redacta de forma concisa emplea las palabras
justas y necesarias para expresar lo que quiere decir. Una
secretaria deberá evitar la redacción de textos innecesaria-
mente largos, ya que éstos suelen pecar de imprecisión y
vaguedad. La concisión no supone escribir de forma telegráfica o
incompleta, sino, por el contrario, hace referencia a un estilo
denso y pleno de sentido. A este respecto, deberá evitarse la
repetición de palabras o conceptos innecesarios, y las
explicaciones inútiles o redundantes. Por último, hay que intentar
expresar cada idea en una oración mediante el uso de frases cortas; por
encima de cuarenta palabras es difícil recordar el sentido exacto de la frase.

 Vocabulario adecuado: ya hemos hablado del léxico que es conveniente

emplear al redactar un texto para contribuir a su claridad y comprensión. En
cualquier caso, hay que añadir que el vocabulario que se use en un escrito
debe ajustarse al tema tratado en éste y al destinatario de la misiva. Como es
natural, las expresiones soeces, obscenas y malsonantes deben ser evitadas
de todo punto. Una carta puede ser dura en su contenido y exquisita en su
forma; la educación y las buenas maneras no están reñidas con la firmeza, y
no deben dejarse nunca a un lado.

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 Una labor importante: saber redactar correctamente

En resumen, un léxico adecuado es el que prefiere la

palabra corta a la larga; la simple a la compuesta; la
concreta a la abstracta y la castellana a la extranjera.
Asimismo, no es menos cierto que una de las formas de
lograr que nuestros escritos tengan variedad y armonía
consiste en alternar frases largas y cortas, y en variar la
construcción de las mismas, para evitar la monotonía en el
relato. Por último, hay que ser consciente de que aun cumpliendo todas las reglas
gramaticales y sintácticas es posible escribir mal. Y ello por una cuestión de estilo, o
más concretamente, de mal estilo. Así, una frase puede ser impecable desde un punto
de vista gramatical y no obstante deberá escribirse de otra manera.

Unidad Didáctica II: La Redacción Comercial

Los conocimientos básicos que se estudiaron

anteriormente sobre ortografía, gramática,
construcción de frases y vocabulario tienen una
finalidad concreta: enseñar a redactar correcta-
mente. Sin esta formación elemental es prácti-
camente imposible que una secretaria de dirección
pueda llevar a cabo adecuadamente este tipo de
tareas, porque carecería de la mínima preparación requerida.
La correspondencia comercial sigue siendo uno de los principales medios de
comunicación entre empresas, o entre éstas y el resto de los agentes económicos y
sociales, aunque no elúnico ni el único ni el más importante, como ocurría hasta hace
relativamente poco tiempo. Actualmente nos encontramos inmersos en la era de la
revolución de las telecomunicaciones, lo que sin duda va a modificar nuestros hábitos
y actitudes tanto en el ámbito personal como en el profesional.

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En cualquier caso, la comunicación escrita está extraordinariamente asentada en la
vida mercantil, y no es previsible que disminuya su importancia, o que aun
desaparezca, a corto o medio plazo. Por tanto, una secretaria deberá dominar la
confección de una carta comercial en todos sus extremos: presentación, estilo de re-
dacción y soporte físico de la carta (tipo de sobre y papel). Como en los demás
aspectos del trabajo de oficina en los que interviene la secretaria, es posible que la
empresa en la que ésta preste sus servicios tenga su manera propia de redactar los
textos de tipo comercial, es decir, que exista una especie de «libro de estilo».

A este respecto, hay que decir que es muy frecuente que la redacción de la
correspondencia comercial se haga de forma bastante despersonalizada; en la
práctica esto se traduce en la utilización de modelos de carta casi totalmente
estandarizados, en los que sólo se tiene que cambiar alguna palabra o frase, en
función del receptor de la misiva. Puede parecer algo exagerado, pero es más ha-
bitual de lo que se cree.
Por consiguiente, se deberá huir en lo posible de un estilo des personalizado a la hora
de redactar una carta comercial, aunque es evidente, como veremos a continuación,
que siempre se recurre a determinados giros idiomáticos que han sido consagrados
por el uso. La redacción de una comunicación escrita de carácter comercial debe
reflejar el estilo de su autor, respetando siempre una serie de normas básicas de re-
dacción, no por capricho, sino porque está en juego la imagen de la empresa o el
éxito de una determinada operación comercial.

Seguidamente se analizarán con cierto detalle las distintas partes de las que se
compone una misiva de carácter comercial, haciendo hincapié en su disposición y
organización y en las reglas de redacción que se suelen emplear más habitualmente

Las partes principales en que podemos dividir una carta comercial son las siguientes:

En determinadas circunstancias se incorporan otras partes adicionales, si se

considera oportuno:

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 Unidad Didáctica III: El Membrete - La Fecha -
Saludos

MEMBRETE
Es el nombre o título de una persona, oficina o
corporación, estampado en la parte superior del papel de
escribir; suele ir colocado en la parte central o en la parte
superior izquierda. También es usual que algunos de los
datos de que consta el membrete se coloquen en el centro
de la parte inferior de la hoja. Como vemos, lo normal es
que el papel de cartas de una empresa tenga impreso el membrete, en uno o varios
colores, siendo normal incluir el anagrama o logotipo de la empresa. El membrete
contiene una serie de datos importantes referentes a la empresa que envía la carta:
nombre, dirección, código postal, teléfono, fax, número de identificación fiscal (NIF),
dirección de correo electrónico (e-mail), etc.

LA FECHA
Debe indicar el día, mes y año en que se escribe la carta, y se coloca en la parte
superior derecha, dos o tres líneas bajo el membrete.
Delante de la fecha, y separada por una coma, se escribe la localidad del remitente, si
no figura ya en el membrete.

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El día y el año se escriben con números; el mes, en letras, mayúsculas o minúsculas,
con preferencia por estas últimas. La partícula «de» que va colocada entre el día y el
mes, y entre éste y el año, es de carácter opcional: puede suprimirle si se desea.
 La Paz. 30 de mayo del 2013
 30 de mayo de 2013
 30 de mayo 2013

EL DESTINATARIO
El nombre y la dirección del destinatario van colocados en la parte izquierda del papel,
debajo del membrete, inmediatamente después de la fecha; asimismo, como veremos
a continuación, estos datos se escriben debajo o sobre la referencia y/o el asunto,
cuando se incluyen en la carta.
Debajo del nombre se debe hacer constar el cargo que ocupa el destinatario de la
carta, siempre y cuando conozcamos este dato. Igualmente, escribiremos los títulos
honoríficos u otro tipo de dignidades, si los hubiere. Ejemplo:
Excmo. Sr. D. Ricardo Alvarez de Sotomayor.
Pte. del Consejo de Administración.
Si el destinatario de nuestra carta se encuentra en la misma localidad, podemos
escribir «CIUDAD» en lugar de escribir de nuevo el nombre de ésta. Por otra parte,
cuando se dirige una carta a poblaciones que no son capitales de provincia, figurará
en primer lugar el nombre de la localidad de que se trate y seguidamente se escribirá
entre paréntesis la provincia a la que aquélla pertenece. Asimismo, en la correspon-
dencia internacional el nombre del país figurará entre paréntesis.

El saludo o encabezamiento
El redactor de una carta comercial suele escribir una frase de cortesía dirigida al
destinatario antes de pasar a exponer el motivo de la comunicación.
El saludo se escribe en el margen izquierdo, algunas líneas debajo de la dirección.
Generalmente, consiste en una frase corta, de dos o tres palabras, de tipo genérico y
estandarizado. Veamos algunas de las fórmulas más empleadas;

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 Como podemos observar, deben evitarse las
expresiones de familiaridad excesiva y las demasiado
rebuscadas o rimbombantes. En efecto, digamos que no
es normal emplear saludos como, por ejemplo, «Querido
cliente" o «Querido amigo", salvo que exista una relación
de amistad o formen parte de la estrategia comercial de
la empresa. Finalmente, el encabezamiento de una carta
dirigida a personalidades del Estado u otras dignidades es mucho más formal y
protocolario:

La introducción
Es una frase que se escribe debajo del saludo y que precede al cuerpo de la carta, es
decir, a su contenido. Para introducir este tipo de correspondencia comercial se suele
recurrir a frases hechas, que están redactadas de forma cortés y respetuosa, sea cual
sea el motivo por el que nos dirigimos al receptor de la misma. Vamos a ver a
continuación varias maneras de introducir el cuerpo de una carta, teniendo en cuenta,
no obstante, que a veces es posible prescindir de ella:

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El cuerpo
Es la parte más importante de las que se compone una
carta comercial y, como es lógico, la de mayor extensión.
En el cuerpo de la carta se debe exponer de forma clara,
concisa y, a ser posible, breve el motivo concreto que la
origina; el contenido concreto de la carta, es decir, el
asunto que se quiere dar a conocer al destinatario del
escrito ocupa lo que denominamos el cuerpo de la carta.
El contenido de la carta deberá exponerse en párrafos cortos, separados con punto y
aparte y por un espacio en blanco; además, se deja a criterio del redactor, a efectos
estilísticos, la posibilidad de que vayan precedidos o no de sangría, es decir, que
empiece un renglón más adentro que los otros.

Por otra parte, hay que señalar que lo más frecuente es que en una carta comercial se
trate un solo asunto nada más. Si son varios, la exposición debe seguir un orden
lógico, dejando lo menos importante para el final. Así, es posible que la carta haga
referencia a asuntos tratados con anterioridad, bien para confirmarlos o para anularlos;
asimismo es habitual que se aproveche para insistir en algún aspecto que no quedó
suficientemente claro, o para añadir datos de interés, etc. Si el objeto de la carta es
reclamar una cantidad que debe ser abonada por el destinatario, es preciso destacarla
escribiéndola primero con mayúsculas, y en negrita, y después en forma numérica;
otra forma consiste en subrayar la cantidad o en colocarla fuera del margen.

Ejemplos:
Le recuerdo que a la firma del contrato deberá hacer
efectiva la cantidad de CINCUENTA MIL SOLES(S/
50.000), en concepto de ...
Con fecha 19 de junio de 2014 deberá abonar la
cantidad de: soles 50.000 (cincuenta mil) en
concepto……
A modo de resumen, vamos a insistir en los aspectos de
estilo más importantes que una secretaria eficiente deberá tomar en consideración
cuando redacte una carta comercial:
o El estilo de redacción debe ser claro y directo, pero siempre dentro de los lí-
mites de la cortesía y la educación.
o La redacción tiene que ser ágil y concisa. De lo contrario corremos el peligro de
cansar o confundir al lector de nuestro escrito. Asimismo, deben evitarse las
expresiones rebuscadas o que se presten a doble sentido; las que provienen
de una jerga o argot determinado; las frases vulgares o malsonantes, etc.
o Hay que evitar la introducción de frases o palabras innecesarias o superfluas,
cuya supresión no alterará en modo alguno el sentido del texto.
o Es preferible la forma positiva a la negativa en la exposición del asunto que
estamos tratando.

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La despedida
Una vez concluida la exposición de la carta, debemos despedimos de la persona a la
que nos hemos dirigido con una breve frase de cortesía.
A continuación figuran las fórmulas tradicionales de despedida más empleadas en la
correspondencia comercial:

Con frecuencia alguna de estas frases pueden ir precedidas por otra que enlaza
con el último párrafo, que suele emplearse para solicitar respuesta, pedir
disculpas, etc.:

La firma
Es un requisito indispensable que una carta comercial
vaya firmada por su autor o por una persona
debidamente autorizada, como ahora veremos. La
firma consta del nombre y apellido de una persona y
sirve para dar autenticidad a la carta, para aprobar su
contenido, o para obligarse a lo que en ella se dice; y
deberá ir acompañada de la correspondiente rúbrica.
La firma se coloca varios espacios en blanco debajo de la despedida, en el margen
derecho de la hoja. Va acompañada de lo que se llama la antefirma: esta palabra
denomina el empleo, cargo o representación del firmante de la carta y se escribe antes
de la firma. Generalmente, la antefirma va escrita a máquina o se estampa en el
documento con un sello.

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Por lo que respecta al orden de colocación del
nombre y del cargo del firmante de la carta, digamos
que dependerá de lo que se considere más oportuno;
hay quien da preferencia al nombre, que aparece
escrito con mayúsculas, mientras que otros dan
mayor relevancia al cargo que se desempeña. Como
se dijo anteriormente, en algunas ocasiones la carta
irá firmada por una persona expresamente autorizada para hacerlo en nombre de otra.
En estos casos, se tiene que indicar esta contingencia por medio de las siguientes
abreviaturas, que se colocarán delante de la firma:

Veamos algunos ejemplos de firma:

Por último, hay que señalar que la firma se estampa

entre el cargo y el nombre.
Cuando se analizaron las distintas partes de una carta
comercial, se hizo mención a las referencias, que
sirven para facilitar las labores de archivo y
clasificación de la carta. Las referencias suelen
colocarse en el margen superior izquierdo, después del
membrete; a veces suele venir ya impresa una casilla destinada al efecto, precedida
por las siguientes abreviaturas:
-s/ref.; n/ref.; s/escrito; n/escrito.
Las referencias incluyen un número de código de archivo, el cual puede ir precedido, si
se quiere, por varios caracteres de tipo alfabético que indican la persona que dictó la
carta y la persona, la secretaria, que la transcribió. Veamos un ejemplo

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 Unidad Didáctica IV: Redacción de los Modelos y
Formularios

Modelo Circular
Se denomina circular a "cada una de las cartas
o avisos iguales dirigidos a diversas personas
para darles conocimiento de alguna cosa». Es
un escrito que se emplea para informar de
asuntos de interés general, o de alcance más
limitado: cambio de dirección, disolución de
una firma, ofertas de productos, cierre
temporal por vacaciones, etc.

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La característica principal de las circulares estriba en que su contenido es idéntico
para todos los destinatarios de la misma. El estilo de reda~ción, de carácter privado,
intenta imitar al de una carta ordinaria. Por lo que se refiere a la extensión de este tipo
de misiva comercial, hay que señalar que puede ser muy breve, o bien extenderse en
dos o más páginas. Por último, debe tenerse en cuenta que las circulares pueden
enviarse en sobre abierto, franqueadas como impresos, o en sobre cerrado, franquea-
das como una carta ordinaria. Ver modelo

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Modelo Certificado
Las empresas suelen expedir este tipo de escrito, que acredita el contenido de lo que
seexpone, a petición de personas que pertenecen o han pertenecido a la plantilla de la
empresa.
Por lo general, el contenido de un certificado de empresa hace referencia al puesto
desempeñado, al tiempo de prestación de servicios, al comportamiento profesional
mostrado, etc.

La redacción de un certificado sigue habitualmente un formato fijo, como vemos a

.continuación:
a) Encabezado: con el nombre, apellidos y cargo de la persona que firma el certificado.
b) CERTIFICA(O): esta palabra sirve para introducir, en párrafo aparte, el cuerpo del
texto, es decir, el contenido que se certifica. Además se hace constar a instancia de
quién se hace.
A continuación se menciona el lugar y la fecha de expedición del documento.
Finalmente figurará la firma del certificante y el sello de la empresa. No obstante, si se
trata de certificar un acuerdo adoptado en Consejo de Administración o en Junta
General, habrá que incluir el visto bueno (V° B°) de su Presidente. Ver modelo.

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NOTA INTERIOR
Las empresas emplean constantemente este tipo de notas para su comunicación
interna. Estas notas constan de los siguientes apartados:
a)El membrete de la empresa, ya impreso en el papel.
b)La referencia, al objeto de su clasificación y archivo.
c)La fecha.
d)El asunto, que resume de forma telegráfica el contenido de la nota.
e)La mención de la persona que envía la nota y del destinatario de la misma.
f)El texto. Ver modelos
Asimismo, se adjuntan otros modelos de redacción de carta comercial. Ver modelos

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Fuentes de Información

Bibliográficas:

ALVAREZ, Alfredo Ignacio y NÚÑEZ, Rafael, Escribir en español. España,

Universidad de Oviedo,
ANDINO, María Elena, Correspondencia y documentación comercial.
NAVARRO, Juan. Manual Gerencial. J & R. Gráficos S.R.LTDA. Lima.

Electrónicas:

 http://www.modelo-carta.com/modelo-carta-baja-voluntaria.html. 11/05/12
 www.digesa.minsa.gob.pe/pw_deepa/pdf/proced_APRHI/Vertimientos/Anex
os/Modelo_Oficio_Inspeccion.pdf 11/05/12

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