CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE CUNDINA

PLAN ÚNICO DE MEJORAMIENTO - PUMI

AUDITORIA INTERNA VIGENCIA 2015

No. de H, NC, Denominación de la

Consecutivo Código CGR/Subsistema MECI/Numeral Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Observación /
OB, INC, FA, Causas Efecto Descripción de Acciones Propósito de la acción Descripción de las Actividades Unidad de Medida de las
de Acciones de la norma ó numeral del informe Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Función de Advertencia
OM Actividades

Comunicar a los Directores Regionales 1. Comunicar a los Directores Regionales

mensualmente, la información mensualmente, la información correspondiente a
correspondiente a los expedientes los expedientes sancionatorios que se devuelven
sancionatorios que se devuelven por por ajustes en el informe de criterio o el proyecto
ajustes en el informe de criterio o el de acto administrativo.
proyecto de acto administrativo.
1. Demoras en el proceso de revisión Agilizar los tiempos y evitar demoras en
técnica por parte de la Dirección de la expedición de informes técnicos o
Correo electrónico
25 Evaluación, Seguimiento y Control actos administrativos de los
mensual
Ambiental, en algunos casos debido al expedientes sancionatorios
volumen de expedientes. ambientales

De acuerdo con el reporte de traslados, se evidencia dilaciòn en la

revisiòn y ajustes de los actos administrativos. ej: expediente 42744 -
ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009, Realizar una reunión con el equipo técnico 2. Realizar una reunión con el equipo técnico y
afectaciòn recurso aire - DRAM. permanceciò màs de tres meses Demoras en la expedición del informe
numeral 8.2.3 - Seguimiento y y jurídico sancionatorio del nivel central, jurídico sancionatorio del nivel central, para orientar
(Desde el 11 de septiembre hasta el 29 de diciembre de 2014),en la técnico de criterios y la expedición de
mediciòn de los procesos y de MEC para orientar las políticas que se aplicaran las políticas que se aplicaran a partir de la fecha
Direcciòn de Evaluaciòn, Seguimiento y Control Ambiental para actos administrativos de caratácter
2.1. 1. Autoevaluaciòn del control y a partir de la fecha frente a la elaboración frente a la elaboración de informes de criterios y
correcciòn de informe de criterios. Por otra parte, se observan varias sancionatorio.
gestión. de informes de criterios y actos actos administrativos de los expedientes
devoluciones en un mismo expediente para efectuar correcciones a
los actos administrativos ej: 42237 de la DRUB. administrativos de los expedientes Socializar los criterios frente a la sancionatorios que se reciben en el nivel central.
2. Las Direcciones Regionales en la parte sancionatorios que se reciben en el nivel construcción de los informes técnicos o
técnica o jurídica no atienden los cambios y central. Acta de la reunión
26 actos administrativos de los
recomendaciones señaladas por el revisor grupo sancionatorio.
expedientes sancionatorios
del nivel central.
ambientales

Realizar una socialización sobre 3. Realizar una socialización sobre elaboración de

elaboración de informes de criterios y informes de criterios y marco normativo proceso
3. Desconocimiento en la construcción de marco normativo proceso sancionatorio sancionatorio ambiental a las Direcciones
ambiental a las Direcciones Regionales. Reforzar conocimientos del tema Regionales. Una socialización con
27 informes de criterios por parte de las
sancionatorio ambiental. el listado de asistencia
Direcciones Regionales.

Socialización sobre el Sistema Integrado

Reforzar conocimientos del proceso de 4. Socialización sobre el Sistema Integrado de
Debilidad en los procesos de socialización de Gestión Pública - SIGESPU, para
autoridad ambiental, su aplicación, los Gestión Pública - SIGESPU, para funcionarios y
28 de los temas del SIGESPU dentro del funcionarios y contratistas de la Dirección Listados de asistencia
usos y estrategias como herramienta contratistas de la Dirección de Evaluación,
proceso de autoridad ambiental (DESCA). de Evaluación, Seguimiento y Control
de gestión. Seguimiento y Control Ambiental.
Ambiental.
Hallazgo N° 1: Los auditados del proceso en el area tecnica no tienen
clara la ubicación del proceso al que pertenecen y su interrelacion con
ISO 9001: 2008, NTCGP 1000
los demas procesos, así como, su contribución al cumplimiento de la
Numeral 6.2.2 d) - Competencia, toma
política de calidad y el logro de los objetivos. Igualmente, no tienen Realizar la revisión del procedimiento de 5. Realizar la revisión del procedimiento de
de conciencia y formaciòn. MECI
conocimiento de los programas del sistema HSE, en los aspectos Evaluaciòn Técnica y Seguimiento, para Evaluaciòn Técnica y Seguimiento, para determinar
1.1.1- Acuerdos, compromisos y
básicos de su implementación. Se puede presentar debilidad en la determinar las actualizaciones que se las actualizaciones que se requieran.
protocolos èticos. 1.2- componente
aplicación de los procedimientos y requieran.
Direccionamiento Estratègico. 1.3 Procedimiento
29 Hallazgo N° 2: Efectuada la trazabilidad del procedimiento Evaluaciòn formatos definidos por el proceso de
Componente Administraciòn del ajustado.
Técnica y Seguimiento, se evidencia que para efectuar visita de autoridad ambiental
Riesgo.
seguimiento, se emite Auto que ordena la pràctica de la visita, el cual
ISO 900: 2009, NTCGP 1000: 2009,
no està contemplado dentro del procedimiento y por lo tanto se Actualizar el procedimiento con base en
4.1 - Requisitos generales. MECI 1.2.2
entiende como una modificación e incumplimiento al mismo. Esta la aplicación actual de la Corporación
- Modelo de Operaciòn por Procesos. Falta de actualización del procedimiento
situaciòn se estableciò en los expedientes tomados como muestra: Presentar para aprobación al grupo de frente al componente técnico de la 6. Presentar para aprobación al grupo de
43391 y 42955 de DRCH. debido a la carga laboral del grupo DESCA
mejoramiento de autoridad ambiental, la Dirección de Evaluación, Seguimiento y mejoramiento de autoridad ambiental, la
modificación del procedimiento de Control y las Direcciones Regionales. modificación del procedimiento de evaluación
evaluación técnica y seguimiento. técnica y seguimiento. Listado de asistencia
30 de la resentación del
procedimiento

Realizar una verificación sobre el registro 7. Realizar una verificación sobre el registro de
de información asociada a los usos para información asociada a los usos para los procesos
los procesos de concesiones de aguas de concesiones de aguas otorgados en 2015 por
otorgados en 2015 por parte de la parte de la Dirección Jurídica al Sistema de
Dirección Jurídica al Sistema de Administrador de Expedientes - SAE de las
Administrador de Expedientes - SAE de Direcciones Regionales y presentar el informe Informe de la DJUR
las Direcciones Regionales y presentar el sobre lo evidenciado. remitido a las
31
1. Debilidad en el contenido de alguna informe sobre lo evidenciado. Direcciones
información registrada dentro del Sistema Regionales
Administrador de Expedientes - SAE por
parte de las Direcciones Regionales.

2. En las Direcciones Regionales algunas

veces se presentan fallas en la prestación
del servicio de luz e internet, afectandose el
Fortalecer la herramienta del Sistema
cargue de la información dentro del Sistema
Administrador de Expedientes SAE con
Administrador de Expedientes - SAE.
ISO 9001: 2009, NTCGP 1000:2009, base en la gestión realizada por las
Pueden presentarse fallas en el reporte
numeral 8.3 - Control del producto no Hallazgo N° 1: A pesar de contar con la herramienta (Sistema de Direcciones Regionales.
3. En algunas oportunidades las personas de la información, dependiendo de los
conforme. MECI 2.1.1. - Administración de Expedientes) que identifica oportunamente los
que realizan el cargue de la información del solicitado.
Autoevaluación del control y gestión. productos no conformes, se evidenció que existen 298 expedientes de Reforzar el conocimiento de los
Sistema Administrador de Expedientes -
ISO 9001: 2008, NTCGP 1000 tramites ambientales correpondientes a la fecha del alcance de la administradores del sistema
SAE, no tienen en cuenta la relación directa Debilidad en el cargue de alguna
Numeral 7.5.3: Identificación y auditoria, sin que se haya expedido el tramite administrativo que administrador de expedientes - SAE,
del aplicativo con el procedimiento de información para consultar el estado de
trazabilidad. MECI 3. Información y otorgue o niegue el respectivo acto administrativo. con el fin de que repliquen los
SIGESPU en autoridad ambiental. los expedientes.
Comunicación. conocimientos en sus Direcciones
Regionales, a fin de mejorar la
4. La Dirección Jurídica en los útlimos seis
información allí contenida.
meses han venido haciendo ajustes dentro
del Sistema Administrador de Expedientes -
SAE de acuerdo a las necesidades de la
CAR, lo cual ha ocasionado que se
incoporen campos nuevos los cuales hace
que la información por parte de las
Direcciones Regionales se presente
desactualizada.
 1. Debilidad en el contenido de alguna
información registrada dentro del Sistema
Administrador de Expedientes - SAE por
parte de las Direcciones Regionales.

2. En las Direcciones Regionales algunas

veces se presentan fallas en la prestación
del servicio de luz e internet, afectandose el Proyectar por parte de la Dirección 8. Proyectar por parte de la Dirección Jurídica al
Fortalecer la herramienta del Sistema
cargue de la información dentro del Sistema Jurídica al Director General una directriz, Director General una directriz, relacionada con la
Administrador de Expedientes - SAE. relacionada con la necesidad de que la Administrador de Expedientes SAE con necesidad de que la información contenida dentro
ISO 9001: 2009, NTCGP 1000:2009, información contenida dentro del Sistema base en la gestión realizada por las del Sistema Administrador de Expedientes - SAE
Pueden presentarse fallas en el reporte
numeral 8.3 - Control del producto no Hallazgo N° 1: A pesar de contar con la herramienta (Sistema de Direcciones Regionales.
3. En algunas oportunidades las personas de la información, dependiendo de los Administrador de Expedientes - SAE sea sea veraz, oportuna y confiable dirigida hacia las
conforme. MECI 2.1.1. - Administración de Expedientes) que identifica oportunamente los Proyección del
que realizan el cargue de la información del solicitado. veraz, oportuna y confiable dirigida hacia Direcciones Regionales.
32 Autoevaluación del control y gestión. productos no conformes, se evidenció que existen 298 expedientes de las Direcciones Regionales. Reforzar el conocimiento de los comunicado SIDCAR
Sistema Administrador de Expedientes -
ISO 9001: 2008, NTCGP 1000 tramites ambientales correpondientes a la fecha del alcance de la administradores del sistema al DGEN.
SAE, no tienen en cuenta la relación directa Debilidad en el cargue de alguna
Numeral 7.5.3: Identificación y auditoria, sin que se haya expedido el tramite administrativo que administrador de expedientes - SAE,
del aplicativo con el procedimiento de información para consultar el estado de
trazabilidad. MECI 3. Información y otorgue o niegue el respectivo acto administrativo. con el fin de que repliquen los
SIGESPU en autoridad ambiental. los expedientes.
Comunicación. conocimientos en sus Direcciones
Regionales, a fin de mejorar la
4. La Dirección Jurídica en los útlimos seis
información allí contenida.
meses han venido haciendo ajustes dentro
del Sistema Administrador de Expedientes - Realizar una socialización sobre el 9. Realizar una socialización sobre el Sistema
SAE de acuerdo a las necesidades de la Sistema Administrador de Expedientes - Administrador de Expedientes - SAE a las
CAR, lo cual ha ocasionado que se SAE a las Direcciones Regionales sobre el Direcciones Regionales sobre el tema permisivo
incoporen campos nuevos los cuales hace tema permisivo por parte de la Dirección por parte de la Dirección Jurídica.
que la información por parte de las Jurídica.
Direcciones Regionales se presente
33 desactualizada. Lista de asistencia

AUTORIDAD AMBIENTALDIRECCIONES REGIONALES 2015

1. Realización en debida forma la Precaver acciones en contra de la 1. Notificar el Requerimiento 14444 de 2013.
1. No existencia de un funcionario o notificación del requerimiento No. 14444 Corporación por la indebida notificación
contratista que tenga esta función o de 2013 de sus actuaciones 2. Emitir una directriz por parte del Director
actividad (RESPEL) a cargo en la Dirección Regional en la reunión mensual con todos los
7. En la verificación realizada a las carpetas tomadas como muestra
Regional. 2. Socialización del procedimiento de Reforzar las directrices dadas a los funcionarios y contratistas, en la cual se exhortará
de Respel se evidenció que: 1. Oficio de
notificaciones con los funcionarios funcionarios en materia de notificación al cumplimiento de la normatividad en materia de
Notificación
2. Alto volumen de estos trámites en la Sanciones con incidencia disciplinaria encargados de las mismas, en la reunión de actos administrativos notificaciones y debido proceso
34 7 b. En la Regional Sabana Centro se evidencia un requerimiento No.
Regional, se tienen aproximadamente 650 para el personal de la Corporación. mensual de la Dirección Regional
14444 del 8 octubre del 2013 que no se encuentra debidamente
carpetas, las cuales constituyen casi el 50%
notificado por parte de la Regional, lo cual ocasiona incumplimiento de 2. Acta de Comité
del total que se tienen en todas las
la función de autoridad ambiental que debe cumplir la Corporación.
regionales

1. Diligenciar en su totalidad las listas de 1. Dar cumplimiento al procedimiento 1. Diligenciar en su totalidad las listas de chequeo
chequeo de los expedientes 46911, de SIGESPU. de los expedientes 46911, 49308, 46666, 45660,
49308, 46666, 45660, 45894. 45894
1. Desconocimiento por parte de los 2. Socializar a todos los funcionarios y 2. Diligenciar en debida forma las listas 2. Emitir Circular por parte del Director Regional a
funcionarios y contratistas del procedimiento contratistas el procedimiento para el de chequeo por parte de los todos los funcionarios y contratistas, socializando el 1. Listas de chequeo
para el diligenciamiento de las listas diligenciamiento de las listas de chequeo funcionarios y contratistas de la DRSC procedimiento para diligenciamiento de listas de
19. 1 En la Dirección Regional Sabana Centro se evidenció en la
chequeo. Sanciones con incidencia disciplinaria chequeo.
35 19.1 muestra aleatoria que las listas de chequeo no se estan diligenciando 2. Circular.
para el personal de la Corporación.
en su totalidad (expedientes 46911, 49308, 46666, 45660, 45894).
2. Insuficiencia de personal para atender el 3. Socializar en la reunión mensual de la Dirección 3. Acta de Comité
volumen de los trámites de competencia de Regional el procedimiento para diligenciamiento de
la Dirección Regional listas de chequeo.

1. Socialización a todos los funcionarios y Usar los formatos actualizados de actos 1. Elaboración de circular reiterando la aplicación
contratistas de la DRSC del procedimiento de actos administrativos e informes de lo comunicado en la Circular OAP
para utilización de las versiones técnicos, dando cumplimiento a los 20154100155 del 03 de junio/15 de la Oficina de
1. Alto de volumen de actos administrativos actualizadas de los actos administrativos e procedimientos de SIGESPU Planeación
e informes técnicos, que por los trámites informes técnicos
que deben surtir antes de su expedición 2. Socialización en la reunión mensual de la 1. Circular
19,3. Se estan utilizando formatos no vigentes en la Regional Sabana puede dar lugar a que al momento de su Dirección Regional sobre la obligación de
Sanciones con incidencia disciplinaria
36 19.3 Centro (auto 199, 1100, 1101, 1102, 1104 , resolución 166, 167, 184 e firma y numeración haya habido un cambio aplicación del procedimiento SIGESPU para la
para el personal de la Corporación.
informes 913 y 912) de versión en el mismo sin que sea utilización de las versiones actualizadas de actos 2. Acta de Comité
detectado administrativos e informes técnicos

Registrar la fecha de ingreso del elemento Cumplir con el procedimiento SIGESPU 1. Envío de memorando al funcionario encargado
en el formato, una vez el funcionario o del área administrativa solicitandole que registre la
contratista que lo tenga a cargo, lo fecha de ingreso de los elementos en el formato
1. La salida de los elementos queda
entregue al funcionario encargado del área correspondiente
19,4. En la Regional Sabana Centro se encuentra el formato de salida registrada en el formato y el ingreso se Sanciones con incidencia disciplinaria
37 19.4 administrativa Documento
de elemento sin las fechas de ingreso. registra en la minuta diaria que lleva la para el personal de la Corporación.
empresa de vigilancia en la porteria

1. Solicitar apoyo a Gestión Documental Cumplir con el procedimiento de 1. Envìo de memorando a la Dirección
para que se asignen contratistas de esa Gestión Documental Administrativa solicitando apoyo para que se
área a la DRSC, a fin de que realicen la asignen contratistas de esa área a la DRSC, a fin
1. No existencia de un funcionario o foliación de todas las carpetas que obran de que realicen la foliación de todas las carpetas
contratista que tenga esta función o en el inventario RESPEL. que obran en el inventario RESPEL.
actividad a cargo en la Dirección Regional

2. No existencia de un inventario actualizado

de las carpetas. Memorando
19,5 Las carpetas de Respel de la Regionales Sabana Centro Sanciones con incidencia disciplinaria
38 19.5
(03,05,09, 20) no se encuentran foliadas para el personal de la Corporación.
3. Insuficiencia de personal para manejar el
alto volumen de estos trámites en la
Regional, se tienen aproximadamente 650
carpetas, las cuales constituyen casi el 50%
del total que se tienen en todas las
regionales
 Proyectar acto administrativo mediante el Cumplir con la normatividad y los 1. Expedición de acto administrativo mediante el
cual se resuelve el recurso de reposición procedimientos internos cual se resuelve el recurso de reposición obrante
1. Acumulación de diversos trámites de un obrante en el expediente 48799 en el expediente 48799
usuario en un solo expediente, lo cual
conlleva confusión en el manejo y trámite de
21. Durante la auditoria realizada en la Regional Sabana Centro, se los mismos.
tomaron como muestra aleatoria algunos expedientes para realizar la
Sanciones con incidencia disciplinaria
39 21 respectiva revisión, establecièndose que en los documentos del 2. El expediente 48799 proviene de un acto administrativo
para el personal de la Corporación.
expediente No. 48799, no se evidenciò la respuesta a un recurso de desglose realizado al expediente de
reposiciòn, incumpliendo lo establecido en el procedimiento EMGESA SA., el cual estaba compuesto por
más de 20 tomos, se aperturó este nuevo
expediente en enero de 2015, quedando un
recurso por resolver

Elaboración del Informe técnico a la visita Elaboración oportuna los Informes 2. Generar el Informe técnico por parte del
1- Demora en la elaboración del informe realizada el 19 de junio de 2015 técnicos profesional encargado
40 Incumplimieto al procedimiento Informe técnico
técnico una vez se realiza la visita

Emitir la respuesta al radicado Respuesta oprtuna al usuario 3. Generar respuesta del radicado al usuario
06152103155 del 13 de junio de 2015
Incumplimiento al numeral 7,2,3
41 2- Demora en dar respuesta al usuario Oficio SIDCAR
comunicación al cliente

Generar Alertas al técnico o profesional Accion preventiva respuesta oportuna 4. Emitir por parte del área Administrativa alertas
28. De acuerdo con el procedimiento de "Registro y Seguimiento de vía Email que tenga a cargo los radicado al usuario tempranas advirtiendo sobre los radicados para
generadores de Residuos peligrosos" y el oficio 06152103155 del 13 informando que se de respuesta oportuna que se de respuesta dentro de los términos
de junio de 2015 junto con sus antecedentes, no se evidencia que se al usuario.
ISO 9001: 2008, NTCGP 1000
se este adelantando un proceso de comunciacion eficaz con el cliente 3- falta de seguimiento oportuno a los
Numeral 7.2.3: Comunicación con Incumplimiento al seguimiento de los
42 toda vez que a pesar de haberse programado visita de seguimiento el radicados de Registro de generadores de correos electrónico
cliente. trámites Ambientales procedimiento
dia 19 de junio de la misma vigencia, la entidad (DRGU) no ha residuos peligrosos
generado el informe respectivo ni ha dado respuesta de fondo al
MECI 3. Información y Comunicación.
respecto. Lo anterior desvirtua el ejercicio de autoridad ambiental
teniendo en cuenta las demoras y la falta de respuestas oportunas a
las radicaciones.
Generar alertas al técnico o profesional prevenir atraso al procedimiento 5. Emitir por parte del área Administrativa alertas
encargado , advirtiendo sobre las visitas generando el nforme técnico dentro de al tecnico responsable advirtiendo sobre las visitas
técnicas realizadas con un mes de los términos realizadas pasado un mes y que aún no se han
anterioridad y que aún no cuentan con el realizado el informe técnico
4- Falta de seguimiento a las visitas técnicas respectivo informe técnico.
43 Incumplimieto al procedimiento Correos electrónicos
del procedimiento

1. Acoger mediante auto el informe técnico

1. Adoptar las medidas legales que
44 numero 161 del 23 de enero de 2015. 1. Elaboración de un acto administrativo. Un Auto.
correspondan.
7. En la verificación realizada a las carpetas tomadas como muestra
ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009, de Respel se evidenció que:
numeral 8.2.3 - Seguimiento y El número de informes técnicos es superior
Falta de control que puede ocasionar
mediciòn de los procesos y de MEC a. En la Regional Sabana Occidente no se ha acogido el informe al número de actos administrtivos que el
riesgos de contaminación ambiental.
2.1. 1. Autoevaluaciòn del control y técnico 161 del 26 enero 2015, tal como aparece en la Carperta área jurídica puede acoger. 2. realizar una mesa de trabajo,
gestión. Respel No. 8010 -1365/248, generando las actividades de priorizacion
2. Establecer una estrategia de Acta resultado de la
45 frente a los informes técnicos de 2. Mesa de trabajo
priorizacion. mesa de trabajo
seguimiento y control que necesitan
atención para ser acogidos.

19. Al verificar expedientes de las Regionales Sabana Occidente se

evidenció que se estan utilizando formatos que no se encuentran
vigentes, algunos de los mismos no se estan diligenciando en su
ISO 9001: 2008, NTCGP 1000:2009, Proyectar circular fundamentada en el
totalidad y algunas carpetas no se encuentran debidamente foliadas, Garantizar que los expedientes tengan
numeral 4.2.4 Control de registros. No se cumple con el procedimiento Incumplimiento de un procedimiento procedimiento señalando la importancia de
46 a continuación se describe lo encontrado: debidamente diligenciada la lista de Circular circular
MECI eje 3 Informaciòn y establecido. preestablecido. diligenciar debidamente la lista de
chequeo.
comunicaciòn chequeo . Y responsables de este trámtie.
1. En la Dirección Regional Sabana Occidente se evidenció en la
muestra aleatoria que las listas de chequeo no se estan diligenciando
en su totalidad ( expedientes: 45890, 45888, 47972, 48365).

ISO 9001: 2008, NTCGP 1000:2009, Proyectar circular fundamentada en el

numeral 4.2.4 Control de registros. 2. se evidencia en la Regional Sabana Occidente que no se firman el No se cumple con el procedimiento Incumplimiento de un procedimiento procedimiento señalando la importancia de Garantizar que los formatos queden
47 Circular circular
MECI eje 3 Informaciòn y formato de liquidación ( expedientes: 45890, 45888, 47972, 49756) establecido. preestablecido. diligenciar debidamente la lista de debidamente firmados y dilegenciados
comunicaciòn chequeo . Y responsables de este trámtie.

ISO 9001: 2008, NTCGP 1000:2009, Garantizar que todo el personal de la

Programar capacitacion en la regional
numeral 4.2.4 Control de registros. 3. Se estan utilizando formatos no vigentes en la Regionales de: No se cumple con el procedimiento Incumplimiento de un procedimiento Regional conozcan cual es la ruta Planilla asistencia
48 dando a conocer la ruta oficial del servidor Listado de asistencia interna de capacitacion
MECI eje 3 Informaciòn y Sabana Occidente (informes 724, 725, 726 y 731). establecido. preestablecido. oficial para imprimir la documentacion interna
Dell bogota e imprimir el formato.
comunicaciòn oficial del sistema
 Proyectar memorando al funcionario
ISO 9001: 2008, NTCGP 1000:2009,
encargado de cumplir esta función, Garantizar que la informacion que se
numeral 4.2.4 Control de registros. 5. Las carpetas de Respel de las Regionales Sabana Occidente No se cumple con el procedimiento Incumplimiento de un procedimiento
49 recordando la importancia de foliar la envie a transferencia documental este Memorando Un Memorando
MECI eje 3 Informaciòn y (135,138,248) no se encuentran foliadas. establecido. preestablecido.
documentacion que se archiva en las foliada
comunicaciòn
carpetas.

Digitalizar los expedientes Nos. 38853; 43391; Expedientes

50
47998; 48675; 48899 y 42955 digitalizados

Solicitar mediante memorando a la dependencia

que corresponda como supervisora del contrato
51 896/2013 la calidad del trabajo en atención a las Memorando
fallas de indexación y digitalización de algunos
expedientes.
De la muestra aleatoria de los expedientes Nos. 38853; 43391; Se presenta rezagos en la digitalización de
Normas ISO 9000: 2008, NTCGP No contar con la digitalización del total Realizar los procesos de digitalización
47998; 48675; 48899 y 42955 de la Regional Chiquinquirá, en la documentos debido a externalidades, como
1000:2009, numeral 7.2.2 c) Revisión de los documentos en el aplicativo Tener el 100% de los documentos dentro al 100% de los documentos dentro de
trazabilidad efectuada no se evidenció la digitalización total de los la no indexación de documentos de los
de los requisitos relacionados con el Sistema de Administración de de expedientes digitalizados en el expedientes que tienen rezago en la
documentos en el aplicativo Sistema de Administración de documentos ya escaneados dentro del
producto. MECI 1,2,5 - Políticas de Expedientes, incumpliendo la política de aplicativo SAE ejecución de esta actividad por parte de
Expedientes, incumpliendo la política de operación del proceso, así Ctto. No. 896 de 2013. Además de no
Operación. operación del proceso la DRCH
como la directriz impartida mediante circular No 20154100107 contar con el equipo de scanner.
Solicitar mediante memorando a la OTIC que se
determine que documentos son responsabilidad
52 Memorando
de digitalizar por parte de la DRCH y cuales son
responsabilidad del contratista.

Digitalizar el 100% de los documentos pendientes

Documentos
53 por digitalizar que sean responsabilidad de la
digitalizados
DRCH según reporte de la OTIC

Solicitar apoyo a la Dirección de

Evaluación, Seguimiento y Control
Elaborar memorando a la Dirección de Evaluación,
Ambiental para que con los profesionales
Falta de ingenieros en la meta 5,10 Seguimiento y control Ambiental "Desca", para que
54 que fueron contratados para atender esta Memorando
seguimiento y control nos apoyen con un profesional para atender dichos
Posibles incidencias disciplinarias. meta podamos realizar el seguimiento a
trámites
todos los expedientes de conformidad con
Incumplimiento en el procedimiento lo establecido en la norma.
1. ISO 9001: 2009, NTCGP 1000: Cumplir con la establecido en la norma
establecido en cuanto al seguimiento de
2009, Numeral 7.1. c) - Planificaciòn de realizar seguimiento y control a los
No se estan realizando oportunamente las visitas de seguimiento de los instrumentos ambientales otorgados.
de la realizaciòn del producto. MECI. instrumentos de manejo ambiental
acuerdo con lo evidenciado en los expedientes 45235, 46662, 42217,
2.1.1 - Autoevaluación del control y otorogados por parte de esta
28153, 8413 y 27506 Incremento en el Pasivo Ambientlal de la
gestión. Corporación.
Jurisdicción.
No realizar un efectivo seguimiento por
Hacer controles respecto del reparto que
parte de la Dirección Regional (funcionarios)
se hace a los ingenieros de los
55 para identificar prioridades en cuanto a los Reparto Ingenieros mensual Reparto Mensual
expedientes en el estado "Seguimiento y
expedientes en el estado "Seguimiento y
control"
control".

2. ISO 9001: 2008, NTCGP Realizar la salida de los equipos en el

Falta de aplicación del manual de procesos Posibles perdidas de la trazabilidad de Evitar culaquier reisgo en cuanto a la
1000:2009, numeral 4.2.4 Control de En la Dirección Regional Ubaté, no se está utlizando el formato de formato establecido en el manual de Realizar la salida de los equipos en el formato
56 y procedmientos establecido por la los equipos y control de los equipos que custodia de los elementos destinados a Formato Sigespu
registros. MECI eje 3 Informaciòn y salida de elementos vigente y establecido en el SIGESPU para los procesos y procedminetos de la establecido en el Sigespu
corporación salen de la Dirección regional la Dirección Regional
comunicaciòn. equipos. Corporación

Falta de continuidad por parte de los

profesionales contratados para apoyar esta Atender esta meta con el personal de
57 meta, debido a la complejidad del contrato, planta (Abogados) para propender al
3. ISO 9000: 2008, NTCGP De acuerdo con el reporte de la Dirección Jurídica, con corte 23 de esto hace que se retrasen los procesos. cumplimiento de esta
Retraso en las decisiones adoptadas en
1000:2009, numeral 8.2.4 - junio del año en curso, se evidencia retraso en el cumplimiento de la Cumplimiento de la Meta 5,5,1 Plan de 275 Decisiones de fondo que pongan fin a los
los trámites que se adelantan en esta Actos Administrativos
Seguimiento y mediciòn del producto. meta 5.5.1 de la Dirección Regional Ubaté, la evidencia encontrada se Acción 2012-2015 trámites
D.R.
MECI 1.2.4 - Indicadores de Gestiòn. describe a continuación: Ubaté: 10% de avance y 288 expedientes
para cumplir en la presente vigencia Realizar seguimiento mensual para
Falta de celeridad en la atención de los
58 verificar el estado de los trámites que
trámites por parte de las áreas encargadas.
hacen parte de esta meta.

1. Asignar equitativamente el 100% de las

indagaciones preliminares no vencidas y Establecer la responsabilidad del
Asignar el 100% de las indagaciones preliminares
sin definir a cada uno de los abogados de seguimiento correspondiente en cabeza
59 no vencidas y sin definir a los abogados de planta # de Asignaciones
planta de la Dirección para efectuar el del funcionario que tiene asignada la
el 1 de noviembre de 2015.
respectivo seguimiento y diligencias indagación preliminar.
administrativas.

9. No se cumple con el procedimeinto AAM-PR-11 Sancionatorio Ley

1333 de 2009, toda vez que:
a) Expediente No. 45964 proceso sancionatorio por Afectación
Debido a que es prioritario dar respuesta a
Recurso Flora, se profirio Auto 256 del 10 de abril de 2014 se cumplio
las necesidades de nuestros usuarios que
 2. Asignar 6 indagaciones preliminares
Asignar el 100% de las indagaciones preliminares
vencidas a cada abogado para su desición Decidir la indagaciones preliminares
60 vencidas y sin definir a los abogados de planta el 1 # de Asignaciones
que deberá efectuarse a más tardar el 1 vencidas.
de noviembre de 2015.
de diciembre de 2015.

3. Programar una jornada con el fin de

diligenciar los controles de tiempos de los
Programar dos fechas en la cuales se corregirá el
61 procedimientos con la colaboración de tres Corregir el error formal. # de jornadas
error formal en cada expediente.
abogados y un ingeniero de la planta de la
DRRN.
9. No se cumple con el procedimeinto AAM-PR-11 Sancionatorio Ley
1333 de 2009, toda vez que:
a) Expediente No. 45964 proceso sancionatorio por Afectación
Debido a que es prioritario dar respuesta a
Recurso Flora, se profirio Auto 256 del 10 de abril de 2014 se cumplio
las necesidades de nuestros usuarios que
el termino de la indagación preliminar, y se debe culminar con el
tienen interés en efectuar el uso y
archivo definitivo o auto de apertura de la Investigación. La misma Vencimiento de términos para decidir
9. ISO 9001: 2008, NTCGP aprovechamiento de los recursos naturales
situación se observó en los Expedientes 45966, 46768, 46767 y indagaciones preliminares - Demora en
1000:2009, numeral 4.2.3 Control de de acuerdo con lineamientos técnicos y 4. Efectuar el seguimiento correspondiente
45962. los procedimientos permisivos y
documentos. MECI 3 Información y legales establecidos, se ha dado prioridad a a cada indagación preliminar aperturada
sancioatorios por falta de informes
comunicación. las solicitudes de uso y aprovechamiento de en el presente y en el futuro desde la Interacción entre funcionarios con fin de
Así mismo, el expediente 48051 le falta diligenciar el control de técnicos Generar una alarma con dos meses de anticipación
los recursos naturales generando un rezago administración del SAE generando alertas prevenir nuevos vencimientos de
62 tiempos y lista de chequeo. Se observa AUTO 850 del 11 de al vencimiento de cada indagación preliminar # de Alarmas
en los trámites de otra índole radicados en con dos meses de anticipación al términos de las indagaciones
noviembre de 2014 con programación de visita para el 20 de enero de aperturada.
la Dirección Regional. vencimiento. El aviso deberá efectuarse a preliminares.
2015 y a la fecha de la presente auditoria no reposa informe técnico
quien tenga asignado el expediente por
dentro del expediente, lo cual puede generar un incumplimiento a los
medio del correo institucional.
Acuerdos de Servicio establecidos para este tramite ambiental.

5. Establecer un plazo perentorio (hasta el

Establecer como fecha el 31 de septiembre de
30 de septiembre de 2015) dentro del cual Contribuir con la fluidéz de los # de fechas
63 2015 para la entrega de los informes técnicos sin
los ingenieros deberán presentar los procedimientos. establecidas
elaborar
informes técnicos pendientes.

6. Establecer para los ingenieros Evitar el paso del tiempo entre la visita
funcionarios y contratistas un lapso de y la emisión del informe técnico que Establecer el compromiso por escrito con los
tiempo máximo de quince (15) días dentro puedan generar servicios no conformes ingenieros de planta con el fin de lograr al # de Compromisos
64
del cual deberán presentar los informes o cambios en los recursos naturales generación de los informes dentro de los quince establecidos
técnicos partiendo desde la fecha de la que obliguen a efectuar una nueva (15) dias posteriores a la visita técnica.
visita técnica. visita técnica.

1. Socializar por parte del administrativo

de la DRRN los cambios efectuados en el
sistema de procesos y procedimientos a Evitar la urtilización de formatos Socializar cada cambio que se presente en el
65 # de socializaciones
mas tardar al siguiente día hábil de su obsoletos. Sistema de procesos y procedimientos.
implementación. Una socialización por
cada actualización.
18. Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad deben
controlarse. Al verificar el Informe Técnico de OPRN 0368 del 9 de
18. ISO 9001: 2008, NTCGP
julio de 2015 identificado ESA-PR-10-FR-01 Versión 9 -17-12-2015"
1000:2009, numeral 4.2.3 Control de
se evidencia que no previene el uso no intencionado de documentos Xº Utlización de documentos obsoletos.
documentos. MECI 3 Información y
obsoletos, ya que no se aseguró que la versión del formato de informe
comunicación.
correspondiera según el listado maestro de documentos establecido
en el servidor de "Procesos y Procedimientos". DRRN 2. Cada funcionario haciendo uso del
autocontrol, deberá descargar las nuevas
versiones de los formatos para utilizarlos
Revisar las actuaciones administrativas antes de la
en cada acto administrativo o informe Evitar la urtilización de formatos
66 suscripción para evitar utilización de formatos # de Revisiones
técnico, acción que será verificada por la obsoletos.
obsoletos.
Dirección antes de la suscripción de las
actuaciones administrativas. Una revisión
por cada actuación.

1. Fomentar el uso e internalización del

Resolver dudas que puedan existir Capacitar a los funcionarios sobre la utilización del
67 sistema Dell Bogotá por medio de una # de Capacitaciones
sobre la utilización del sistema. sistema Dell Bogotá
capacitación.

26. Teniendo en cuenta que en la caracterización del proceso de

AAM-CP-01 se cuenta con "Políticas de Operación" las cuales
constituyen los marcos de acción necesarios para hacer eficiente la
Utilización de documentos obsoletos y
operación de los componentes de Direccionamiento Estratégico, No es suficiente la concientización sobre la
26 .MECI: 2014 omisión de la aplicación de cada
Administración de Riesgos y lo relacionado con la información y importancia de cumplir son los estándares
1.2.5 Políticas de Operación procedimeinto establecido por la 2. Una vez efectado un cambio en el
comunicación; no se evidencia la interiorización por parte de los de gestión de calidad.
Corporación. sistema de procesos y procedimientos, el
funcionarios y contratistas, lo cual incide en el aprestamiento e
interiorización del personal ante los lineamientos de ejecución allí funcionario administrativo de la DRRN lo Evitar la omision de la aplicación de los
Socializar los cambios efectuados en el sistema de
68 descritos. deberá poner en conocimiento de los procedimientos establecidos para la # de socializaciones
procesos y procedimientos.
demás funcionarios inmediatamente, a Corporación.
través del correo electrónico. Un correo
por cada actualización.

1. Socializar con los funcionarios y contratistas de la

Generar conciencia sobre las prioridades la Socializar con los funcionarios de la DRRN las actas de
DRRN tanto el acta de seguimiento del 30 de abril de
69 2015 como los resultados de la Auditoría interna CAR
Corporación y recibir ideas sobre estrategias para seguimiento y los resultados de la audotiría interna CAR del mes # de socializaciones
la evaluación eficiente de varias radicaciones. de julio de 2015.
efectuada en el mes de julio de 2015.
29. La Dirección Regional Rionegro debe tomar acciones para
eliminar las causas de las no conformidades con el objeto de prevenir
Debido a que es prioritario dar respuesta a
que vuelvan a ocurrir. Sin embargo verificada el Acta de Primer
las necesidades de nuestros usuarios que
Seguimiento DRRN del 30 de abril de 2015 del Sistema de Atención al
tienen interés en efectuar el uso y
Ciudadano se evidencia que no se ha socializado el mismo y no se
aprovechamiento de los recursos naturales Radicaciones sin respuesta en
han tomado las acciones necesarias para adelantar y culminar las
29. ISO 9001: 2008, NTCGP 1000 de acuerdo con lineamientos técnicos y detrimento de las funciones de la
observaciones allí expuestas. La anterior situación desvirtuar el
Numeral : 8.5.2 legales establecidos, se ha dado prioridad a Corporación y del medio ambiente por
ejercicio de autoridad ambiental teniendo en cuenta que se presentan
las solicitudes de uso y aprovechamiento de omisión.
un total de 657 radicaciones sin respuesta de fondo, de las cuales 18
los recursos naturales generando un rezago
están próximas a vencer ; 155 tiene un término mayor a cinco días
en los trámites de otra índole radicados en
para respuesta y 494 se encuentran vencidas y sin respuesta. Esta
la Dirección Regional.
misma situación fue informada por la OCIN en las actividades
acompañamiento, evaluación y seguimiento del 15 de mayo de 2015.
 29. La Dirección Regional Rionegro debe tomar acciones para
eliminar las causas de las no conformidades con el objeto de prevenir
Debido a que es prioritario dar respuesta a
que vuelvan a ocurrir. Sin embargo verificada el Acta de Primer
las necesidades de nuestros usuarios que
Seguimiento DRRN del 30 de abril de 2015 del Sistema de Atención al
tienen interés en efectuar el uso y
Ciudadano se evidencia que no se ha socializado el mismo y no se
aprovechamiento de los recursos naturales Radicaciones sin respuesta en
han tomado las acciones necesarias para adelantar y culminar las
29. ISO 9001: 2008, NTCGP 1000 de acuerdo con lineamientos técnicos y detrimento de las funciones de la Asignar 1 radicación semanalmente a los funcionarios de # de radicaciones
observaciones allí expuestas. La anterior situación desvirtuar el
Numeral : 8.5.2 legales establecidos, se ha dado prioridad a Corporación y del medio ambiente por 2. Redistribuir cargas laborales incluyendo la atención acuerdo con la actuación administrativa que deba adelantarse a
asignadas
70 ejercicio de autoridad ambiental teniendo en cuenta que se presentan a los trámites pendientes hasta el 31 de diciembre del
Establecer responsables para cada radicación de
partir del jueves 7 de septiembre. Dependiendo de la
las solicitudes de uso y aprovechamiento de omisión. manera progresiva. semanalmente durante
un total de 657 radicaciones sin respuesta de fondo, de las cuales 18 año en curso. complejidad se podrá asignar mas de una radicación por cada
los recursos naturales generando un rezago 17 semanas
están próximas a vencer ; 155 tiene un término mayor a cinco días uno en procura de lograr un desarrollo eficiente.
en los trámites de otra índole radicados en
para respuesta y 494 se encuentran vencidas y sin respuesta. Esta
la Dirección Regional.
misma situación fue informada por la OCIN en las actividades
17. Durante la auditoria
acompañamiento, evaluaciónrealizada, fue del
y seguimiento posible
15 de evidenciar
mayo de 2015.
documentación que no se encuentra debidamente Desde el 7 de septiembre de 2015 los funcionarios y contratistas
3. Establecer cronogramas semanales destinando un Establecer plazos perentorios para generar las # de radicados
codifcada, incumpliendo el procedimiento de control de día para la atención a los radicados pendientes para actuaciones administrativas correspondientes a
deberán dar inicio a las actuaciones administrativas
71 correspondientes a cada radicación asignada. El día jueves de atendidos al 31 de
documentos establecido por la Corporación. A evacuar el 26% de las radicaciones pendientes en el cada radicación contribuyendo a que la
cada semana adelantará la actuación correpondiente a las
término de 4 meses. evacuación sea progresiva. diciembre de 2015.
continuación se describe los correspondientes hallazgos y radicaciones asignadas.
las direcciones regionales donde fueron encontrados.

De los expedientes enviados por las Direcciones El personal de vigilancia utiliza otros
Regioniales al grupo Sancionatorio, se efectuó trazabilidad mecanismos para el registro de 1. Actualizar los formatos de Dar Cumplimiento con el
de una muestra aleatoria de expedientes (42744; 28167; visitantes de acuerdo con las Formato
Ingreso de Visitantes con la manual de procesos y Actualizar el Ingreso de Visitantes
42328; 27733 y 48160) de las Regionales de Alto instrucciones impartidas por la Actualizado
Magdalena, Chiquinquirà, Bogotá y Municipio La Calera y Empresa de vigilancia, nueva versión procedimientos SIGESPU
Sabana Centro, respectivamente, evidenciando la
siguiente situaciòn:

ISO 9001: 2008, NTCGP 1000:2009, a. Dentro del expediente 48160, se evidencia la
No tener actualizado el formato 2. Socializar con el personal
numeral 4.2.3 Control de documentos. elaboraciòn del documento "imposiciòn de una medida
En la Dirección Regional durante el establecido por SIGESPU
MECI 3 Informaciòn y comunicaciòn. preventiva en flagrancia", en el cual se puede evidenciar
mes de Junio a Agosto de 2015 no de vigilancia el correcto
que no tiene la codificaciòn del SIGESPU. Capacitar a los vigilantes
conto con el funcionario diligenciamiento de este
b. En el Expediente 42744, se evidenciò la utilizaciòn del sobre el correcto Informar a los vigilantes sobre el
Administrativo por vacaciones y documento para que todo
acta de imposiciòn de medida preventiva en flagrancia diligenciamiento de los diligenciamiento del respectivo Charlas
traslado, lo cual no permitio la visitante sea funcionario de
para materializar una medida preventiva, lo cual actualización de los formatos formatos en las versiones formato
contraviene lo establecido en el procedimiento otra sede o usuarios CAR se
establecidos a partir de Junio de vigentes
sancionatario ley 1333 de 2009, numeral 6. 2015
registre con todos los datos
c. Se evidenció que no hay un adecuado control de solicitados.
documentos ya que los registros del "listado de personal
por area" y la "planilla de ingreso de visitantes" no se
encuentran actualizados.
1. Revisar los los tramites
No llevar el respectivo seguimiento a
asignados y que se encuentran
los contratistas y funcionarios y en Incumplimiento en el proceso Realizar reunión con Funcionarios y
especial a los que fueron trasladados de Gestión Documental
vencidos a cargo de la DRBC en REUNIÓN
conjunto con los funcionarios y Contratistas de la DRBC
de la Regional
contratistas de la Dirección

2. Requerir a los contratistas

que ya no pertenecen a la Dar respuesta a los
A traves de Sidcar y
Falta de compromiso por parte de
DRBC para que terminen las diferentes usuarios sobre COMUNICACIO
algunos funcionarios y contratistas los tramites y radicados Comunicaciones solicitar la
para mantener actualizado el Sidcar actividades y actos NES
ISO 9001: 2008, NTCGP asignados a la DRBC terminación de las actividades
24. Una vez revisado por la consulta de trámites administrativos que permitan
1000:2009, numeral 8.2.4.
Seguimiento y medición del
pendientes por contestar en el Sistema SIDCAR, se finalizar los trámites
evidencia que se encuentran 174 trámites en rojo que no
producto. MECI 2.1.1 -
tienen respuesta de fondo, los cuales están distribuidos
Autoevaluaciòn del control y
gestiòn.
asi: 101 del 2015; 63 del 2014; 8 del 2013 y 2 del 2012. Incumplimiento en los plazos SIDCAR
establecidos en el Sistema y 3. Reasignación de tramites La Directora Regional reasigna los
REASIGNADO
la normas legales para Vencidos para realizar las POR
radicados a los funcionarios y
realizar el tramite actividades que permitan FUNCIONARIO
contratistas competentes
finalizar los trámites Y/O
Complejidad en el tramite asignado lo
CONTRATISTA
cual no permite dar respuesta de fondo
y oportuna al Usuario 4. Remitir semanalmente a
todos los funcionarios el LISTADO DE
Correo Electrónico a los funcionarios
estado del Sidcar que permita ESTADO DE
y contratistas de la DRBC
realizar seguimiento de las TRAMITES
actuaciones adelantadas.

1- Contratación Funcionario
para realizar apoyo en la
Actualizar el Modulo SAE CONTRATO
actualización y digitalizacion
en el SAE

2- Capacitación a los
Concientizar y comprometer
funcionarios vinculados,
a los funcionarios y
respecto de las normas de REUNIÓN DE
contratistas sobre la Realizar Capacitación
archivo y SIGESPU por parte CAPACITACIÒN
importancia de acatar las
de un funcionario de la DRBC.
normas

25. De una muestra aleatoria de los expedientes

Nos.46126-47806-39025, se evidenció la siguiente
situación:
a. Expedientes Nos. 46126-47806:
En estos trámites se evidencia reproceso puesto que se
volvió a reprogramar la visita sin justificación sustentada y
adicionalmente, se encontraron las siguientes Se encuentra como principal causa
inconsistencias: la alta rotación del personal asignado
• No se diligencia el formato lista de chequeo a la DRBC, tanto en el área técnica
• El formato control de tiempos es diligenciado en lápiz como jurídica, situación que impacta Incumplimiento a las normas
ISO 9000: 2008, NTCGP
• La publicación no se encuentra archivada en orden en el desarrollo de las actividades en materia Archívistica y a
1000:2009, numeral 4.2.4
cronológico propias de las funciones asignadas a
Control de registros. MECI
• Se evidencia ganchos de cosedora en la portada los cargos de planta asì como las
los controles establecidos
2.1.1. Autoevaluación del para cada uno de los
• La resolución No.130 de 22/06/2015 (folio 51) no está obligaciones de los contratistas; de
control y gestión. expedientes.
elaborada en el formato establecido en sistema de gestión la misma manera esta alta rotación
de calidad impide el conocimiento de fondo de
• Los expedientes se encuentran digitalizados las normas y procedimientos en
parcialmente. materia de archivo y SIGESPU.
b. Expedientes No. 39025
En este trámite se evidencia que a la fecha de la auditoría,
 25. De una muestra aleatoria de los expedientes
Nos.46126-47806-39025, se evidenció la siguiente 3- Revisiòn por parte de los
situación: funcionarios asignados al área
a. Expedientes Nos. 46126-47806: de archivo de los expedientes
En estos trámites se evidencia reproceso puesto que se respecto del orden cronlógico
volvió a reprogramar la visita sin justificación sustentada y Realizar Jornadas de Revisión de
en el archivo de los JORNADAS
adicionalmente, se encontraron las siguientes Se encuentra como principal causa los Expedientes
inconsistencias: la alta rotación del personal asignado documentos obrantes en el
• No se diligencia el formato lista de chequeo a la DRBC, tanto en el área técnica expediente asi como de los Actualizar los diferentes
ISO 9000: 2008, NTCGP
• El formato control de tiempos es diligenciado en lápiz como jurídica, situación que impacta Incumplimiento a las normas formatos que deben contener expedientes y series
1000:2009, numeral 4.2.4
• La publicación no se encuentra archivada en orden en el desarrollo de las actividades en materia Archívistica y a los mismos. documentales con relación
cronológico propias de las funciones asignadas a
Control de registros. MECI
• Se evidencia ganchos de cosedora en la portada los cargos de planta asì como las
los controles establecidos a las normas establecidas
2.1.1. Autoevaluación del para cada uno de los en el Manual de Procesos y
• La resolución No.130 de 22/06/2015 (folio 51) no está obligaciones de los contratistas; de
control y gestión. expedientes. 4-Corrección de los formatos Procedimientos.
elaborada en el formato establecido en sistema de gestión la misma manera esta alta rotación
de calidad impide el conocimiento de fondo de de Control de Tiempos y
• Los expedientes se encuentran digitalizados las normas y procedimientos en diligenciamiento en esfero por
parcialmente. materia de archivo y SIGESPU. Realizar Jornadas de Revisión de
parte de los funcionarios que JORNADAS
b. Expedientes No. 39025 los Expedientes
En este trámite se evidencia que a la fecha de la auditoría,
tengan a cargo los
no se ha impulsado teniendo en cuenta que es un trámite expedientes de carácter
iniciado en el año 2011. Así mismo, dentro del aplicativo permisivo.
SAE no se observa la trazabilidad del expediente.

5- Respecto del expediente

39025, el mismo fue asignado
con prioridad al abogado
RICHARD ALEXIS SANCHEZ, Hacer seguimiento a las diferentes INFORME DE
Dar impulso al expediente
despues de haber recibido por actuaciones que debe realizar la ACTIVIDADES
orientando a la finalizaciòn
parte del área técnica el IT DRBC, para cumplir con la solicitud DEL
del respectivo trámite
DRBC 650 del 27 de agosto presentada CONTRATISTA
de 2015, el abogado se
compromete a darle impulso a
dicho expediente.

La Dirección Jurídica como líder del proceso de Autoridad Ambiental,

radicó el memorando N° 20153129295 del 18 de agosto de 2015,
solicitando construir el análisis de causas y plan de mejoramiento, de 1. Levantamiento del hallazgo por parte
acuerdo con los resultados de las auditorías realizadas por el grupo de la OCIN y DJUR.
auditor liderado por la Oficina de control Interno de la Corporación
1. Socializar los formatos y crear la cultura
realizada del 13 al 30 de julio de 2015. 2. No se tiene pleno conocimiento por
de consulta permanente del manual de 1. Mejorar la aplicación del manual de
El grupo auditor en lo que tiene que ver con Dirección Regional, 1. No se tiene por parte de los funcionarios parte de funcionarios y contratistas el
proceso en los funcionarios y contratistas proceso y procedimientos.
identificó una conformidad relacionada con la no aplicación de la la cultura y el cuidado de revisión manual de proceso y procedimientos y la Realizar acciones de seguimiento por parte de los
última versión disponible en el listado maestro de documentos permanece en la actualización de los ruta de acceso para las consultas de los funcionarios y contratista a fin de garantizar la Circulares
2. Fortalecer la revisión de los formatos al 2. Realizar las acciones correctivas
internos, específicamente en las Resoluciones DRSOA 068 del 15 de formatos y la aplicación de los mismos. formatos aplicación de los formatos debidamente Memorandos
momento de la revisión de los actos necesarias para prevenir la aparición
julio de 2015 y 065 del 6 de julio de 2015, el Auto 347 del 15 de julio 2. Hallazgo por parte de los entes de control actualizados
administrativos, e implementar puntos de de las mismas causas.
de 2015 y el Registro de Visitantes DRSOA. y de auditorías de calidad eventuales por 3. No se tiene un control efectivo de los
control con apoyo de los funcionarios y
incumplimiento a los manuales de presos y Actos Administrativos e Informes
contratistas
procedimientos de la Corporación Técnicos al momento de la revisión
previa.

1. Desconocimiento de parte de algunos

La Dirección Jurídica como líder del proceso de Autoridad Ambiental,
1.- Inducción oportuna encaminada a las funcionarios y contratistas del modelo de 1. Inducción oportuna al momento de la
radicó el memorando N° 20153129295 del 18 de agosto de 2015,
metas de la Corporación. operación por procesos. vinculación de funcionarios y contratistas Mejorar la gestión institucional de la
solicitando construir el análisis de causas y plan de mejoramiento, de
Corporación.
acuerdo con los resultados de las auditorías realizadas por el grupo Implementar por parte de la Corporación
2.- Capacitación Periódica. 2. Una Posible no certificación de la 2. Plan de capacitación permanente. Capacitaciones
auditor liderado por la Oficina de control Interno de la Corporación programas de capacitación y socialización del
Corporación por desconocimiento de Realizar las acciones correctivas Circulares
realizada del 13 al 30 de julio de 2015. modelo de operación por procesos.
3. Acceso permanente a los medios algunos funcionarios y contratistas del 3. Accesibilidad peramente a los medios necesarias para prevenir la aparición
No se evidencia la interiorización por parte de los funcionarios y
tecnológicos a fin de poder realizar las modelo de operación por procesos. tecnológicos de las mismas causas.
contratistas, lo cual incide en el aprestamiento e interiorización del
consulta del Manual de P
personal ante los lineamientos de ejecución allí descritos.

No se asegura la eficacia en la comunicación con el cliente, en lo que Responder de fondo los 4 radicados de la Responder de fondo los 4 radicados Enviar memorando al funcionario responsable de
respecta al reporte SAC derechos de petición, se seleccionó muestra muestra cada radicado para que de respuesta de fondo
en al DR Tequendama, evidenciando que a la fecha de la auditoria no inmediata
ha emitido respuesta de fondo a: 20151103346, 13151100948,
13141100758, 13142103539 Incumpliendo los numerales 7.2.3. Literal
7.2.3. c) - 7.5.3 d) ISO c - 7.5.3 de la Norma ISO 9001:2008, así como los numerales 3 y 2.1 Falta de seguimiento y control por parte de Aumento del riesgo legal para la Corporación
9001:2008 y NTCGP de MECI.
1 los funcionarios a las radicaciones por la no atención oportuna de los derechos Memorando
1000:2009 y 3 - 2.1 de de petición
asignadas
MECI.

Asignar apoyo por parte de funcionarios Evitar se sigan acumulando quejas Asignar funcionarios del área técnica para el apoyo
del área técnica para el Técnico SAC en ambientales sin respuesta en la atención de quejas ambientales
atención de quejas
Memorando

7.5.2 c-d) ISO En la Dirección Regional Tequendama, se evidencia que en la fecha

La cantidad de quejas recibidas
9001:2008 y NTCGP de la auditoria se encuentran aproximadamente 100 visitas de Incumplimiento de los terminos legales
2 mensualmente supera la capacidad
1000:2009 y 3 y 2.1 de atención de quejas pendientes por emitir los respectivos informes para la atención de derechos de petición
operativa del funcionario Técnico SAC
MECI técnicos.
 7.5.2 c-d) ISO En la Dirección Regional Tequendama, se evidencia que en la fecha
La cantidad de quejas recibidas
9001:2008 y NTCGP de la auditoria se encuentran aproximadamente 100 visitas de Incumplimiento de los terminos legales
2 mensualmente supera la capacidad Solicitar al funcionario Técnico SAC, la Continuar el tramite de las quejas Elaboración prioritaria de los informes técnicos
1000:2009 y 3 y 2.1 de atención de quejas pendientes por emitir los respectivos informes para la atención de derechos de petición
operativa del funcionario Técnico SAC priorización de los radicados de los cuales ambientales según el concepto emitido pendientes de las visitas realizadas
MECI técnicos.
ya realizo visita técnica pero se por el funcionario
encuentran sin informe técnico Informes técnicos

Realizar inventario de expedientes relacionados

Expedientes
con las motosierras

Priorizar los expedientes relacionado con

Falta de agilidad en la decisiones de fondo Acumulación de maquinaria pesada en
las motosierras incautadas con el fin de Definir la disposición final de la Remitir a DJUR los expedientes para que se tome
frente a los expedientes que tienen los estantes que podria ocasionar un Memorando remisorio
decidir de fondo la disposicion de la maquinaria decision de fondo
decomisos de motosierra riesgo por caida de elementos
maquinaria

En la bodega de la sede de la Dirección Tequendama, se encontró Realizar la disposicion de acuerdo a lo indicado en

4.4.6. OHSAS varias motosierras decomisadas amontonadas, material de acta de entrega
el Acto Administrativo
3 18001:2007 Control divulgación, equipos de medición, monitores, lo cual genera una
Operacional condición peligrosa fuera de control operacional. Igualmente no se
encontraron las fichas toxicológicas para elementos de aseo.
Solicitar mediante memorando a la DAF la
Solicitar estantes para el almacenamiento
asignacion de estantes adecuados para almacenar Memorando
adecuado de motosierras A DAF
las motosierras
Garantizar el orden, aseo y seguridad
No se cuenta con los estantes adecuados Desorganización en el área de Bodega
en el área de bodega de la Dirección
para el almacenamiento de las motosierras de la DRTE
Regional
Programar la realizacion de la jornada de aseo con
Realizar jornada de orden y aseo en la
la participación del personal administrativo y de Acta de jornada
bodega de almacenamiento
servicios generales

SERVICIO NO CONFORME

Fortalecimiento del proceso de autoridad

1. Realizar una actividad de fortalecimiento del
ambiental por parte del nivel central a las
proceso de autoridad ambiental por parte del nivel Soporte documental de
Direcciones Regionales, tanto en el
20 central a las Direcciones Regionales, tanto en el la actividad conjunta
componente técnico como juridico de
componente técnico como juridico de acuerdo a los realizada
acuerdo a los volumenes de servicios no
volumenes de servicios no conformes identificados.
conformes identificados.

Durante el segundo semestre del año

2014 en las Direcciones Regionales a) Las Direcciones Regionales no se ajustan
se presentó un total de 193 a los términos previstos en la norma dentro 2. Realizar un comité tecnico (documentar) por
expedientes con servicio no conforme de la etapa de radicación y adminisión. Dirección Regional, relacionado con los resultados
discriminados de la siguiente forma: Realizar revisiones aleatorias de las Acta del comité técnico
de las revisiones aleatorias de las radicaciones
21 Licencia Ambiental: 07, Permiso de a) Las Direcciones Regionales no se ajustan a los términos previstos b) Los tiempos entre la realización de la radicaciones para construir estrategias de de cada Dirección
asociadas a la solicitud de trámites, para construir
Vertimientos: 35, Concesiones de en la norma dentro de la etapa de radicación y adminisión. visita y la expedición del informe técnico, las prevención del servicio no conforme. Regional
estrategias en aras de las prevención del servicio
aguas superficiales: 60, supera los tiempos contemplados dentro de no conforme.
Autorizaciones de ocupaciones de b) Los tiempos entre la realización de la visita y la expedición del los acuerdos de prestación del servicio.
cauce: 40, Plan de Manejo Ambiental: informe técnico, supera los tiempos contemplados dentro de los
02, Permiso de emisiones acuerdos de prestación del servicio. c) No se cuenta con el personal del perfil El efecto del hallazgo está directamente
atmosféricas: 05, Plan de manejo, técnico requerido en las Direcciones relacionado con el total de 193
restauración y recuperación c) No se cuenta con el personal del perfil técnico requerido en las Regionales, ocasionando dificultad y expedientes con servicio no conforme Generar alertas al área técnica, Disminuir y prevenir los servicios no 3. Emitir por parte de las Direcciones Regionales
ambiental: 01, Autorización, Direcciones Regionales, ocasionando dificultad y demora en la demora en la evaluación de la durante el segundo semestre de 2014. advirtiendo sobre las visitas técnicas conformes una alerta al área técnica, advirtiendo sobre las SIDCAR por cada una
22 adecuación y restauración de suelos evaluación de la documentación técnica aportada a los trámites documentación técnica aportada a los realizadas con dos meses de anterioridad visitas técnicas realizadas con dos meses de de las Direcciones
con fines agricolas: 01, Concesión de permisivos, haciendo necesario recurrir al apoyo de las diferentes trámites permisivos, haciendo necesario y que aún no cuentan con el respectivo anterioridad y que aún no cuentan con el Regionales
aguas subterraneas: 19, Exploración dependencias, demorando la expedición de los informes técnicos y recurrir al apoyo de las diferentes informe técnico. respectivo informe técnico.
de aguas subterraneas: 11, por ende, la decisión de fondo. dependencias, demorando la expedición de
Aprovehamiento forestal bosque los informes técnicos y por ende, la decisión
natural: 01, Permiso aprovechamiento d) Debilidad en la integración de los equipos de trabajo de las de fondo.
forestal único: 02, Permiso de Direcciones Regionales, ocasionando reprocesos usualmente en las Convocar a la OGTH y Direcciones 4. Generar un espacio entre las Direcciones
investigación científica: 03, Plan de etapas de evaluación técnica y expedición de acto administrativo. d) Debilidad en la integración de los equipos Regionales para plantear alternativas Regionales y la Oficina de Talento Humano, para
contigencia: 01, Planes de de trabajo de las Direcciones Regionales, Acta de la jornada
23 sobre las vacantes de cada una de ellas, plantear alternativas sobre las vacantes de cada
saneamiento y manejo de ocasionando reprocesos usualmente en las realizada.
previniendo la materialización de servicios una de ellas, previniendo la materialización de
vertimientos: 5. etapas de evaluación técnica y expedición no conformes. servicios no conformes.
de acto administrativo.

Reuniones conjuntas entre la parte técnica 5. Las Direcciones Regionales realizarán una
y juridica, para orientar la decisión de los reunión conjunta entre la parte técnica y juridica,
expedientes considerados como para orientar la decisión de los expedientes Acta del comité técnico
24 coyunturales de esa jurisdicción, dejando considerados como coyunturales de esa de cada Dirección
el respectivo soporte documental. jurisdicción, dejando el respectivo soporte Regional
documental.

TOTALES

CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo a
ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida

Convenciones: Evaluación del Plan de Me

Puntajes base de Evaluación:
Columnas de calculo automático Puntaje base de evaluación de cumplimiento
Información suministrada en el informe Puntaje base de evaluación de avance
Celda con formato fecha: Día Mes Año Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Fila de Totales Avance del plan de Mejoramiento
AUDITORIA INTERNA VIGENCIA 2016

No. de H, NC, Denominación de la

Consecutivo Código CGR/Subsistema MECI/Numeral Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Observación /
OB, INC, FA, Causas Efecto Descripción de Acciones Propósito de la acción Descripción de las Actividades Unidad de Medida de las
de Acciones de la norma ó numeral del informe Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Función de Advertencia
OM 1. El personal de las Direcciones Actividades
Regionales, no conocen el procedimiento
del Registro Único Ambiental, dado que la
Una vez revisados los registros de las empresas Envases Plásticos la
inscripción de establecimientos en el
Sabana y Suarez y Gutierrez SAS, realizando la verificación de la Asignar responsabilidades dentro del 1. Realizar la propuesta de actualización del Presentación del
registro y el seguimiento y validación de la
trazabilidad del trámite de inscripción y/o actualización del Registro Actualizar el procedimiento Registro Único procedimiento de acuerdo a las procedimiento de Registro Único Ambiental del procedimiento
información, se ha venido realizando desde
Único Ambiental (RUA) se pudo evidenciar que las actividades Ambiental - RUA competencias del Acuerdo N° 22 de sector manufacturero, para la inscripción y el actualizado al líder del
ISO 9001: 2008, NTCGP 1000:2009, la Dirección de Evaluación, Seguimiento y
consignadas en el paso a paso del Procedimiento "Registro Único 2014 seguimiento a los establecimiento registrados. proceso AAM a las
numeral 7.2.1 "c", requisitos legales Control Ambiental. Socialización
Ambiental - RUA" con código AAM-PR-09 Versión 2 del 23 de Junio Debilidad en la aplicación del
aplicables 7.5.1 Control de la Socializar el procedimiento de Registro Fortalecer en las Direcciones 2. Realizar una divulgación o socialización del Direcciones
del 2016, difieren a la realidad del procedimiento en la Corporación. procedimiento de Registro Único
producción y de la prestación del 2. El procedimiento se encuentra Único Ambiental - RUA a las Direcciones Regionales la aplicación del procedimiento de Registro Único Ambiental - RUA Regionales del
Ambiental, ocasionando posibles fallas
servicio 8.2.4. Seguimiento y medición desactualizado debido a que no se tenía Regionales. procedimiento RUA. actualizado.
3. Emitir una directriz de la Dirección de procedimiento
Verificada la Serie Documental SD8010-139 de la Dirección Regional en el seguimiento al registro.
del producto. MECI 2.1.1 - constituido el equipo completo de RESPEL y Directriz DESCA sobre el manejo Evaluación, Seguimiento y Control Ambiental a las actualizado.
Sabana de Occidente, que corresponde a los Registros Únicos Fortalecer los criterios documentales de
Autoevaluación del control y gestión. el procedimiento no se había actuallizado documental de las carpetas de Registro Direcciones Regionales, sobre el manejo Directríz DESCA
Ambientales,
7. se pudodeevidenciar
Durante el ejercicio la Auditoriaque dichaobservar
se pudo carpeta que solo tiene
la clave las carpetas correspondientes a RUA
con las responsabilidades del Acuerdo 22 Único
información
de acceso hasta el año 2014,
al sistema "DE no encontrándoseSOBRE
INFORMACIÓN información USO de DE
los
de 2014 por cada una de las dependencias. Emitir Ambiental - RUA
una directriz deenlalasDirección
Direcciones
de en las Direcciones Regionales. documental de las carpetas aperturadas a los Emitida
usuarios
RECURSOS que NATURALES
se han inscritoRENOVABLES-SIUR"
durante los año 2015a ytravés lo corrido del El personal de las Direcciones Regionales,
del link Regionales.
Evaluación, Seguimiento y Control establecimientos inscritos en el Registro Único
2016.
Numeral 6.3 de la NTCGP1000:2009; https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=13901, se registra de no conocen en la Políticas de Seguridad Ambiental - RUA
3. Debilidad el seguimiento de las Debilidad en la aplicación de la politica Ambiental a las Direcciones Regionales, Fortalecer en las Direcciones
Emitir lineamiento sobre la Políticas de Seguridad
Eje Transversal de Información y forma automática por parte de los usuarios, lo cual diluye la Informática carpetas de TIC-PL-02 Versión 3 registrados
los establecimientos del 24-06- sobre la Políticas de Seguridad Informática Informática TIC-PL-02 Versión 3 del 24-06-2016 - Directríz Emitida
de Seguridad Informatica Regionales la aplicación de la Politica
Comunicación. responsabilidad
21. Al indagar sobrefrente a la información
el reporte que se de
de los indicadores trabaja
proceso,en metas
dicho 2016 - Política
por parte 5: seguridad
de las Direcciones en recursos
Regionales. TIC-PL-02 Versión 3 del 24-06-2016 - Política 5: seguridad en recursos informáticos.
aplicativo, esto va en contravía de lo definido en las
del plan de acción y riesgos del proceso se evidenció que los reportes Políticas de informáticos. Política 5: seguridad en
Emitir lineamiento a las Direcciones recursos Emitir lineamiento a las Direcciones Regionales
Seguridad Informática TIC-PL-02 Versión 3 del 24-06-2016 - Política No es suficiente la concientización sobre la informáticos. Evitar la omision de la aplicación de los
8.2.4 ISO 9001:2008 Seguimiento y se realizan al líder del proceso; sin embargo, en las Direcciones Retraso en las decisiones que se Regionales solicitando realizar análisis de solicitando realizar análisis de los informes de
5: seguridad en recursos informáticos. importancia de cumplir son los estándares procedimientos establecidos para la Directriz
medición del producto Regionales no se hace análisis de datos, análisis de los resultados adopten en las Direcciones Regionales los informes de indicadores, metas y indicadores, metas y riesgos reportados a la
de gestión de calidad. Corporación. Emitir lineamiento
obtenidos que permita la toma de decisiones gerenciales al interior del riesgos reportados a la Dirección Jurìdica Dirección Jurìdica por parte de la Dirección Juridica
identifico debilidades en la planificación de la realización del Falta de planeación y estudios previos No se adelantan los trámites de Por parte de la Dirección Jurídica se Fortalecer las competencias en el a las Direcciones Regionales, DESCA y DOI
proceso.
Se
7,1 y 7,2,2 ISO 9001:2008, NTCGP producto, dado que: obtención de permisos y/o licencias solicitara a las diferentes dependencias solicitando que cuando se realicen convenios que
débiles, por carencia de precisión por parte desarrollo para los convenios que se Memorando
1000:2009 Y 1,2 de MECI 1. No se evidenció las licencias y permisos ambientales asociados a de la CAR ambientales asociados a los contratos para que informen cuando requieran requieran licencias y/o permisos deberan informar
presenten
los contratod y convenios 854/12, 877/13, 1080/13, 912/13, 277/15, y/o convenios apoyo jurídico a esta Dirección para brindar el apoyo jurídico
1211/15, 1389/15, 1507/15, 1508/15, lo anterior incumple lo requerido
establecido en el manual de contratación (GCT-MP-02 Version 2
AUDITORIA INTERNA DIRECCIONES REGIONALES 23/07/2015)
VIGENCIA que establece
2016 que: "Si se trata de contratos de obra o
aquellos que por su naturaleza requieran de licencias, permisos o
autorizaciones
La DRSU debeambientales, el área técnica
planificar y desarrollar a cargo necesarios
los procesos del procesopara con lael
acompañamiento
prestación del de laAl Dirección
servicio. Jurídica,
indagar entre deberá
el personal , noadelantar
se evidencialos
1 NC Realizar capacitacion sobre metas insitucionales Acta de comité
trámites
la paradesuunobtención,
existencia de manera
plan de trabajo anual, previa a la apertura
que incorpore las metasdel y Planilla de asistencia
proceso deaselección",
asociadas así como
los proyectos, al principio
los cambios de Responsabilidad
normativos, las funciones del
manual de contratación.
establecidas por la entidad, las necesidades de la organización y del
territorio, vinculando estrategias de prevención asociadas a delitos Realizar Plan de Trabajo anual de la Dirección
4. Se evidenció
ambientales, con corte
Tal como al 15/06/16
lo indica la políticaincumplimiento
de operación N°. al plan
2 de dela Fortalecer e interiorizar en los funcionarios Regional que incorpore las metas asociadas a los
7.1.de la norma NCTGP 1000:2009, contratación de la corporación, generando una baja ejecución Falta de conocimiento e interiorización de Trabajo descoordinado e incumplimiento Fortalecer el trabajo en grupo en pro
2 NC caracterización del proceso de Autoridad Ambiental AAM-CP-001 las metas de la CAR, especialmente lo proyectos, los cambios normativos, las funciones Plan de Trabajo
ISO 9001:2008 y 2.1. de MECI las metas institucionales de metas del cumplimiento de metas
contractual
versión 2. lo cual repercute en el cumplimiento de metas del plan de que corresponde al DRSU establecidas por la entidad, las necesidades de la
acción, asi como, constitución de reservas presupuestales. organización y del territorio.
No obstante, al verificar las Actas de Comité y el memorando DRSU
12163100529 del 01-07-2016 entre otros documentos, se evidencia
que la Dirección Regional realiza ejercicios de planificación y Realizar seguimiento a metas en cada reunión de
3 NC seguimiento a las metas del PA 2016-2019 establecidas para la Acta de reunión
Comité Tecnico Regional
DRSU en concordancia con el proceso de Autoridad Ambiental.

La CAR debe asegurarse de que a los expedientes que no sean 1. Realizar comité técnico relacionando los
Se esta realizando un analisis para todos los
conformes con los requisitos establecidos se les realizan acciones resultados de los servicios no conformes y construir
4 NC expedientes que presentan snc, cuando los Acta de reunión
para la eliminar la causa de la no conformidad detectada. Al verificar procedimientos y tiempos son diferentes Revisar los analisis de causa y acciones estrategias en aras de disminución y prevención
8.3 de la norma NCTGP 1000:2009, la trazabilidad a los 22 expedientes reportados como "Servicio No El efecto esta relacionado con el emprendidas y generar alertas al área del servicio no conforme
Disminuir y prevenir los servicios no
ISO 9001:2008 y Conforme" de la DRSU, se observan 15 de ellos con tiempos de hallazgo de 22 expedientes como técnica y juridica sobre los expedientes
conformes
2.1.3. MECI vencimiento desde 133 a 400 días. Lo anterior refleja que las acciones servicio no conforme que tienen a cargo y que presentan tal
establecidas para eliminar la(s) causa(s) no son apropiadas o no se Falta realizar seguimiento semanal a los situacion 2. Decisión de fondo en los 15 expedientes
5 NC realizan con la celeridad requerida. Acto Administrativo
proximos a vencer y a los ya vencidos identificados como SNC

Realizar Capacitación fundamentada en el

Procedimiento Servicio No Conforme y Evaluacion
6 NC Tecnica y Seguimiento, recordando la importancia Acta de comité
ISO 9001:2008 NTCGP Revisado el expediente 50675 permiso de ocupación de cauce, a folio del cumplimiento en el control de la produccion y y Planilla de asistencia
1000:2009, numeral 7.5.1 - 28, se encuentra el Informe Técnico No. 137 de enero de 2016, donde garantizar el control de la prestacion de prestacion del servicio.
Control de la producción y se pudo evidenciar que la fecha de visita fue del día 6 de octubre de No se cumple con el procedimiento incumplimiento de terminos establecidos realizar seguimiento y control a los servicios frente a los tiempos
2015, pero el informe fue emitido el día 20 de enero de 2016, para el trámite . Servicio No Conforme informes expedidos frente a la realizacion
prestación del servicio. MECI evidenciándose que trascurrieron casi cuatro meses después de la establecido para este trámite establecidos en los acuerdos de 2. Control de terminos frente a la ejecutoria del
7 NC frente al trámite adelantado de visitas acto administrativo que decide de fondo el Acto Administrativo
2.1 .1 - Autoevaluación del visita para emitir el informe, de tal manera que el expediente llegó prestacion de servicios
expediente 50675
control y gestión. hasta la instancia de servicio no conforme.
3.controlar Trismestralmente la programacion de
8 NC visitas VS los informes tecnicos que se deban Cronograma
elaborar

Realizar una Capacitación a los funcionarios y

Cumplir con el procedimiento AAM-PR-05 contratistas respecto del tiempo establecido en el
9 NC Acta de comité
Permiso de vertimientos manual de procesos y procedimientos para la
y Planilla de asistencia
elaboración de los informes técnicos
Posibles incidencias disciplinarias.
Evitar demoras en los trámites
Falta de controles internos y de autocontrol
1. ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009,
por parte de los encargados de los trámites.
numeral 7.5.1. Control de la Hacer controles del reparto que se hace a Cumplimiento de la normatividad. Realizar un control bimensual del reparto de visitas
En el expediente No. 51233 no se evidencia informe técnico de la Incumplimiento en el procedimiento del
producción prestación del servicio y los ingenieros respecto de los trámites que para verificar los informes técnicos que hacen falta
10 NC visita programada para el día 22 de Febrero de 2016, toda vez que No realizar un efectivo control por parte de trámite de autoridad ambiental Correo Electrónico
numeral 8.2.4. Seguimiento y se adelantan en la Corporación y la por elaborar, dejar la evidencia mediante correo
esta ha sido reprogramada tres (3) veces. Situación que genera la Dirección Regional (Administrativos) para
medición del producto. MECI 2.1 .1 - generación del informe tecnico Cumplir con lo establecido en el manual electrónico
dilación en la continuidad de los tramites. identificar la visitas que se realizan vs Poca credibilidad de la comunidad con la
Autoevaluación del control y gestión. de preocesos y procedimientos de la
informes técnicos generados Corporacion en cuanto a los tramites que
corporación
adelanta.

Elaborar el informe técnico producto de la Elaborar el informe técnico producto de la visita

11 NC visita realizada dentro del expediente No. realizada 22 de Febreo de 2016 dentro del Informe técnico
51233 expediente No. 51233

Verificación de la entrega del oficio citando

a la notificación Precaver acciones en contra de la
Notificar en debida forma el respectivo acto Guía entrega/
12 NC 2. ISO 9001: 2008, NTCGP Falta de control en la entrega de los oficios Indebida Notificación Corporación por la indebida notificación
10. Dentro de la carpeta del expediente 37542 no se evidencia la administrativo del expediente 37542 Notificación
1000:2009, numeral 8.2.4. de citación a notificación Incumplimiento al debido proceso Notificar en debida forma el acto de sus actuaciones
constancia de entrega del oficio en el cual se informa que se administrativo
Seguimiento y medición del
formulan cargos y se toman otras determinaciones mediante auto 283
producto. MECI 2.1.1 - Falta de control en la notificación de los
del 2 de mayo de 2016, requisito indispensable para la respectiva
Autoevaluación del control y actos adminitrativos de conformidad con lo
notificación.
gestión. que establece la ley
 2. ISO 9001: 2008, NTCGP Falta de control en la entrega de los oficios
10. Dentro de la carpeta del expediente 37542 no se evidencia la
1000:2009, numeral 8.2.4. de citación a notificación
constancia de entrega del oficio en el cual se informa que se
Seguimiento y medición del
formulan cargos y se toman otras determinaciones mediante auto 283
producto. MECI 2.1.1 - Falta de control en la notificación de los
del 2 de mayo de 2016, requisito indispensable para la respectiva Socialización del procedimiento de Realizar capacitación a todos los funcionarios y
Autoevaluación del control y actos adminitrativos de conformidad con lo Reforzar las directrices dadas a los
notificación. Sanciones con incidencia disciplinaria notificaciones con los funcionarios contratistas, en la cual se exhortará al
13 NC gestión. que establece la ley funcionarios en materia de notificación Acta de comité
para el personal de la Corporación. encargados de las mismas, en la reunión cumplimiento de la normatividad en materia de
de actos administrativos y Planilla de asistencia
mensual de la Dirección Regional notificaciones y en términos procesales

Realizar Informe Técnico que conlleve a la decisión

14 NC Cumplir con la norma y con lo final Informe
1. En el expediente 35660 se estableció que a la fecha de la auditoría, establecido en los acuerdos del servicio
Incumplimiento de la normatividad Impulsar el trámite a fin de que conlleve a
los trámites superaron el tiempo estipulado en el acuerdo de servicios de la Corporación
vigente y los acuerdos del servicio una decisión de fondo
510 días.
Generar la satisfacción del cliente Acto Administrativo que acoja el respectivo informe
15 NC Acto Administrativo
técnico

Complejidad en la evaluación del trámite Realizar un comité tecnico (documentar) por la

3. ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009, De la revisión del expediente 38763, se encontró que el trámite de la El efecto del hallazgo está directamente Dirección Regional, relacionado con los resultados
numeral 7.5.1 - Control de la concesión se hizo en un tiempo de 780 días cuando el acuerdo de Demora en la revisión de los trámites por relacionado con el total de 71 Realizar revisiones aleatorias de las Disminuir y prevenir los servicios no de las revisiones aleatorias de las radicaciones Acta del comité técnico
16 NC producción y prestación del servicio establece un término máximo de 450 días, generando un parte de las áreas encargadas radicaciones para construir estrategias de de cada Dirección
expedientes con servicio no conforme y conformes asociadas a la solicitud de trámites, para construir
servicio. MECI 2.1 .1 - producto no conforme. las prevención del servicio no conforme. Regional
con el expediente 38763 estrategias en aras de las prevención del servicio
Autoevaluación del control y Falta de personal para acoger los informes no conforme.
gestión. técnicos situación que se ha dejado
evidenciada en la DJUR
3. De la revisión aleatoria de los expedientes se encontró que no se
han acogido los siguientes informes técnicos:
1. Expediente 42134 - Informe Técnico No. 131 de Febrero 24/16. Incumplimiento en la obligaciones
Elaborar los actos administrativo acogiendo los
2. Expediente 47521 - Informe Técnico No. 673 de Diciembre 10/15. establecidas en cada uno de los trámites Emitir los actos administrativos que acojan Ejercer la Autoridad Ambiental que nos
17 NC respectivos informes técnicos de los expedientes Acto Administrativo
Situación que deja entre ver que estos actos administrativos llevan los informes técnicos compete
42134 y 47521
más de cinco (5) meses sin ser acogidos por el área jurídica lo cual Incremento en el pasivo ambiental
conlleva a dilación en la aplicación del ejercicio de la autoridad
ambiental.

Hacer una revision de las visitas progamadas para

18 NC verificar que se hayan generado los respectivos Informe de Visitas
No se remitieron alertas oportunamente informes técnicos en los tiempos establecidos.
Hacer revision de base de datos SAE y
para aplicar correctivos por alta carga programacion de vehiculos para detectas
2. Con la finalidad de efectuar los correctivos necesarios de manera laboral. incumplimientos en los acuerdos de prestacion
oportuna con respecto a los Productos No Conformes en la Dirección Retrazo en la elaboración de los informes de servicio que lleven a una no conformidad
Regional, se evidenció que desde el 29 de febrero de 2016 al 31 de técnicos luego de la visita, por razones de
2.1.1. MECI Autoevaluación del Sanciones con incidencia disciplinaria Remitir oportunamente y mensulamente alertas Ejercer la Autoridad Ambiental que nos Realizar una Capacitación a los funcionarios y
mayo de 2016 no se envió ninguna alerta al equipo de trabajo de la carga laboral de vencimiento en los acuerdos de prestacion contratistas respecto del tiempo establecido en el
19 NC control y gestión. para el personal de la Corporación. de servicios a los funcionarios titulares de cada compete Acta de comité
Dirección para aplicar los respectivos correctivos, incumpliendo de Retrazo en la expedición de los Actos manual de procesos y procedimientos para la
esta manera lo establecido en el numeral 2.1.1 Autoevaluación del administrativos, por razones de carga tramite en el área técnica y juridica. y Planilla de asistencia
elaboración de los informes técnicos
control y gestión del MECI. laboral Hacer seguimiento efectivo al cumplimiento de
alertas

Hacer seguimiento mensual al cumplimiento de las

20 NC Correo
alertas emitidas para prevenir no conformidades.
así mismo, se evidencia que la visita técnica se realizó el 20/11/2014
y estaba programada para el 28/10/2014 y desde el 28/11/2014 se Generar alertas al área técnica,
Generar alertas al área técnica, advirtiendo sobre
realizó el informe No. 1754 para otorgar la concesión, lo anterior advirtiendo sobre las visitas técnicas
21 NC las visitas técnicas programadas y que aún no se Informe de Alertas
incumple con el procedimiento AAM-PR-12 Permisivo de Concesión programadas y que aún no se hayan
hayan realizado.
de Aguas II. realizado.
Incumplimiento de los procedimientos
*En el expediente No. 45250 de Plan de manejo, restauración y Expedir Resolución para resolver el Expedir Resolución para resolver el recurso del
establecidos para cada uno de los tramites
recuperación ambiental -PMRRA con fecha de apertura del recurso del expediente 45250, y adelantar expediente 45250, y adelantar la actuacion juridica
22 NC ISO 9001: 2008, NTCGP 1000:2009, objeto de hallazo Resolución
22/01/2014, se evidenció que en la Resolución 299 del 09/03/2015 se la actuacion juridica del caso acogiendo el del caso acogiendo el informe técnico No.412 de
numeral 7.2.1 "c", requisitos legales
inició el tramite y no se realizó el cobro de evaluación ambiental ni la informe técnico No.412 de 25/04/16
aplicables 7.5.1 Control de la Retrazo en la elaboración de los informes Cumplimiento a los procedimientos 25/04/16
publicación correspondiente, así mismo el 19/06/2015 el usuario Sanciones con incidencia disciplinaria
producción y de la prestación del técnicos luego de la visita, por razones de establecidos y a los acuerdos de
radicó un recurso de reposición No. 09151102452, la visita por parte para el personal de la Corporación. Expediente 33885: Expedir acto prestacion de servicios
servicio 8.2.4. Seguimiento y medición carga laboral Expediente 33885: Expedir acto administrativo de
23 NC de la CAR se realizó el día 10/03/2016 y el informe de la visita No. administrativo de cobro por el servicio de Acto Administrativo
del producto. MECI 2.1.1 - cobro por el servicio de seguimiento.
412 se realizó el día 25/04/2016 y a la fecha de la auditoria no se ha seguimiento.
Autoevaluación del control y gestión. Retrazo en la expedición de los Actos
decidido el recurso de reposición, lo anterior incumple el
administrativos, por razones de carga
procedimiento AAM-PR-05 Permisivo y Demás Instrumentos de
laboral Hacer seguimiento a los expedientes Hacer seguimiento a los expedientes objeto de
Control, la Ley 1437 de 2001 y el Decreto 01 de 1984.
objeto de hallazgo para verificar que se hallazgo para verificar que se adelantaron las 1. Acta de Comité
24 NC
*En el expediente No. 33885 de Permiso de vertimientos, solicitado adelantaron las actuaciones actuaciones correspondientes en el menor tiempo 2. Planilla de
por Promotora Quinta Avenida S.A., se expidieron las resoluciones: correspondientes en el menor tiempo posible. Asistencia
022 del 7 enero de 2015 por la cual se otorgó el permiso de posible.
vertimientos y se autorizó la ocupación de cauce y 1045 del 1 de

4.1; 6.2.2 ISO 9001: 2009, NTCGP Aunque el personal técnico manifestó aplicar el procedimiento de Ingreso de nuevo personal (planta y En Comité Regional informar a todos los En comité regional con los funcionarios y
1000: 2009 Requisitos generales Y Evaluación Técnica, se evidenció que no conoce el procedimiento contrato) funcionarios y contratistas el conocimiento Cumplimiento a los procedimientos contratistas reiterar el conocimiento y aplicacion de
Sanciones con incidencia disciplinaria 1. Acta de Comité
25 NC Competencia, formación y toma de que se encuentra en Dell Bogotá AAM-PR-07 denominado Evaluación Alta carga laboral que impide que se haga y manejo de los procedimientos establecidos y a los acuerdos de los procedimientos y la plataforma de DellBogota,
para el personal de la Corporación. 2. Planilla de
conciencia MECI 1.2.2 Modelo de Técnica y Seguimiento, incumpliendo el numeral 6.2.2 Competencia, induccion (contratistas) establecidos para aplicarlos las prestacion de servicios de igual forma capacitar acerca del Procedimiento
Asistencia
Operación por Procesos formación y toma de conciencia de la norma ISO 9001:2009. actividades diarias. de Evaluación Técnica

Socializar el procedimiento de
19. Al revisar la trazabilidad del expediente No. 33885, no se pudo programacion de vehiculos y salida de
evidenciar el registro de los elementos de salida GAL-PR-10-FR-01 En ocasiones se adelantan visitas con elementos para realizar visitas técnicas.
Realizar mesa de trabajo con funcionarios y
de la visita técnica del 8 de junio de 2016, así mismo, se identificó prioridad sin diligenciar el formato de Antes de salir a comision los técnicos
contratistas del procedimiento de programación de
Numeral 7.5.3 ISO 9001:2008, que esta visita en la programación semanal de comisiones GAL-PR- programacion de vehiculos. Sanciones con incidencia disciplinaria deberán verificar la programacion de Cumplimiento a los procedimientos 1. Acta de Comité
26 NC vehiculos y salida de elementos para realizar
Identificación y trazabilidad. 01-FR-01 registraba un solo municipio a visitar y en el registro de Falta de comunicación entre los técnicos y para el personal de la Corporación. vehiculos y actualizarla completamente. establecidos 2. Planilla de
visitas
salida de vehículos del vigilante se encontró que fueron tres la persona encargada de la progmacion de Disponer las carpetas del registro de Asistencia
municipios los visitados, incumpliendo el numeral 7.5.3 ISO vehiculos. salida de elementos en la oficina del área
9001:2008 Identificación y trazabilidad. administrativa sin llave para consulta y
evidencias de la salidad de elementos.

Realizar un plan de choque con la Estructurar Plan de Choque, establecerlo y

27 NC Al efectuar trazabilidad al aplicativo SAE, se evidencia la existencia de participación de toda la Oficina por parte ejecutarlo referente a los informes que no han sido Plan de Trabajo
396 informes pendientes por acoger con fechas de producción El desbalance entre técnicos y abogados del área juríca y tecnica para la acogidos, relacionar los informes dentro del Plan
anteriores a la vigencia 2010-2016. elaboración de actos administrativos para
ISO 9001: 2008, NTCGP 1000:2009,
28 acoger informes Avance de los 396 informes pendientes por acoger Acto Administrativo
numeral 7.2.1 "c", requisitos legales
A la fecha de la auditoria en la muestra seleccionada el expediente
aplicables 7.5.1 Control de la
No. 52295, correspondiente a afectación del recurso flora presenta el Afectación del control en la Prestación Expediente No. 52295 correspondiente a Disminuir y prevenir demorans en
producción y de la prestación del Expediente No. 52295 de afectación del recurso
informe técnico 1167 del 9 de octubre de 2015, sin embargo a la fecha del Servicio afectación del recurso flora presenta el prestación del servicio
servicio 8.2.4. Seguimiento y medición informe técnico 1167 del 9 de octubre de flora presenta el informe técnico 1167 del 9 de
29 NC no se evidencia actuación alguna. El desbalance entre técnicos y abogados Acto Adminsitrativo
del producto. MECI 2.1.1 - 2015, sin embargo a la fecha no se octubre de 2015, sin embargo a la fecha no se
Autoevaluación del control y gestió evidencia actuación alguna. evidencia actuación alguna.
Todo lo anterior afecta el control de la prestación del servicio y la
disponibilidad de información veraz y en tiempo real de las
actuaciones que adelanta la DRGU. Falta de capacitación a la comunidad en Memorando a la DSAC solicitando capacitación a
Memorando a la DSAC solicitando mas Memorando y
30 NC aras de evitar un alto número de quejas y la comunidad, dejar la evidencia correspondiente
capacitación a la comunidad Listados de Asistencia
sancionatorios de las capacitaciones
 falta de conocimiento del procedimiento Realizar una retroalimetación a los Realizar Capacitación del Procedimiento de
Acta de Comité y Lista
31 NC por parte de área SAU y SAE al momento Incumplimiento para el control de tiempos funcionarios del área SAU y SAEde los Cumplimiento a los procedimientos Servicio no Conforme y los términos de los
de Asisitencia
Revisados los expedientes 49434, 53513, 47362, 48714, 53753, de la recepcionar la documentación procedimientos Acuerdos de Servicio
ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009,
53515 se evidencia que no cuentan con el diligenciamiento de las
numeral 4.2.4 - Control de Registros. Mesa de trabajo junto con los funcionarios y
listas de chequeo y control de términos. Lo anterior incumple el
MECI. 2.1.1 Autoevaluación Control y Proyectar circular fundamentada en el contratistas recordando la responsabilidad del Acta de Comité y Lista
32 procedimientos internos relacionados para el control de servicio no Garantizar que los expedientes tengan diligenciamiento de los formatos Lista de Chequeo de Asisitencia
Gestión. No se cumple con el procedimiento Incumplimiento de un procedimiento procedimiento señalando la importancia de
conforme y los acuerdos de servicio. debidamente diligenciada la lista de y del Control de Términos
establecido. preestablecido. diligenciar debidamente la lista de
chequeo.
chequeo y responsables de este trámtie. Decision de fondo de los expedientes 49343,
33 NC Acto Adminsitrativo
47362, 48714
En entrevista a los auditados del área técnica se evidenció que
4.1; 6.2.2 ISO 9001: 2009, NTCGP desconocen el procedimiento "AAM-PR-07  Evaluación Técnica y
La falta de capacitación a funcionarios y
1000: 2009 Requisitos generales Y Seguimiento", el cual establece la información en campo necesaria El comité técnico realizar una retro Capacitación a los funcionarios y contratistas
contratistas nuevos que desconocen el Incumplimiento a la competencia, Debido cumplimiento a al Acta de comité y
34 NC Competencia, formación y toma de que permita el conocimiento de las características ambientales y su alimentación a todos los técnicos del acerca del procedimiento AAM-PR-07  Evaluación
procedimiento y la busqueda en en manual formación y toma de conciencia retroalimentación y toma de conciencia Listado de Asistencia
conciencia MECI 1.2.2 Modelo de posterior análisis técnico para tomar decisiones enmarcadas dentro de procedimieto AAM-PR-07 Técnica y Seguimiento y el ingreso a DellBogota
de procesos y Procedimientos.
Operación por Procesos la normatividad ambiental. Incumpliendo el numeral 6.2.2
Competencia, formación y toma de conciencia

Realizar un comité para concertar el plan Realizar un comité para concertar el plan de
35 NC Acta de comité
3. La DRGU debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para No se ha planificado el desarrollo de los de trabajo de la DRGU trabajo de la DRGU
la prestación del servicio. Al indagar entre el personal, no se evidencia procesos para la prestación del servicios en
la existencia de un plan de trabajo anual, que incorpore las metas donde se incorporen las metas de la
asociadas a los proyectos, los cambios normativos, las funciones Dirección a sociadas a los proyectos, los
7.1.de la norma NCTGP 1000:2009, incumplimiento a la caractericación del Realizar Plan de Trabajo anual que
establecidas por la entidad, las necesidades de la organización y del cambios normativos las funciones Debida palificación a los procesos AAM
ISO 9001:2008 y 2.1. de MECI proceso de Autoridad Ambiental incorpore las metas asociadas a los Realizar Plan de Trabajo anual que incorpore las
territorio, vinculando estrategias de prevención asociadas a delitos establecidas por la entidad, las necesidades
ambientales, Tal como lo indica la política de operación N°. 2 de la de la organización y del territorio, vinculando proyectos, los cambios normativos, las metas asociadas a los proyectos, los cambios
caracterización del proceso de Autoridad Ambiental AAM-CP-001 estrategias de prevención asociadas a funciones establecidas por la entidad, las normativos, las funciones establecidas por la
36 NC Plan de Trabajo
versión 2. delitos ambientales necesidades de la organización y del entidad, las necesidades de la organización y del
territorio, vinculando estrategias de territorio, vinculando estrategias de prevención
prevención asociadas a delitos asociadas a delitos ambientales
ambientales

De la muestra seleccionada, en los expedientes No 11229; Proyectar acto administrativo mediante el

Proyectar acto administrativo mediante el cual se
12117; 16718; 17823; 19121; 29328; 29329; 30639; 32170; Acumulación de diversos trámites, lo cual cual se resuelve el recurso de reposición
resuelve el recurso de reposición obrante de los
37 NC
32684; 33408; 33694; 34634; 34811; 34868; 34969; 36181; conlleva confusión en el manejo y trámite de Sanciones con incidencia disciplinaria obrante de los expediente 11229, 12117,
16718, 17823, 19121, 29328; 29329;
Cumplir con la normatividad y los expediente 11229, 12117, 16718, 17823, 19121,
Acto Administrativo
36477; 39223; 40804 y 41015 no se han resuelto recurso de los mismos. para el personal de la Corporación.
30639; 32170, 32684; 33408; 33694;
procedimientos internos 29328, 29329, 30639, 32170, 32684, 33408,
reposición, los cuales se encuentran fuera de los términos de 33694, 34634, 34811, 34868, 34969, 36181,
34634, 34811; 34868; 34969; 36181,
36477, 39223, 40804, 41015
acuerdo con la normativa vigente. 36477, 39223, 40804, 41015

Elaboración del Informe técnico a la visita

ISO 9001: 2008, NTCGP 1000:2009, Generar el Informe técnico por parte del
realizada el 44295 22 de enero de 2015,
numeral 7.2.1 "c", requisitos legales Demora en la elaboración del informe Elaboración oportuna los Informes profesional encargado de las visitas
38 NC Incumplimieto al procedimiento 53623 se realiza visita el 20 de abril de Informe técnico
aplicables 7.5.1 Control de la técnico una vez se realiza la visita técnicos correspondientes a los expedientes 44295, 53623,
2016, 43928 se realiza visita el 25 de
producción y de la prestación del 43928
noviembre de 2015
servicio 8.2.4. Seguimiento y medición Se evidenció incumplimiento del procedimiento AAM-PR-06
del producto. MECI 2.1.1 - Sancionatorio, ya que los expedientes, asociados a afectación de
Autoevaluación del control y gestión.
recursos Nos. 44295 (se realiza visita el 22 de enero de 2015),
Demora en realizar la visita y la elaboración 47044 se encuentra desde el 23 de Elaboración oportuna de la visita y del Realizar visita programada y Elaborar el Informe
39 NC 53623 (se realiza visita el 20 de abril de 2016), 43928 (se realiza del informe técnico Incumplimieto al procedimiento
octubre de 2015 para visita Informe técnico técnico por parte del profesional encargado
Visita e Informe técnico
visita el 25 de noviembre de 2015), 47044 (se encuentra desde el
23 de octubre de 2015 para visita), sin evidenciar a la fecha
informe técnico después de la visita realizada. Generar alertas al técnico o profesional prevenir atraso al procedimiento
encargado , advirtiendo sobre las visitas generando el nforme técnico dentro de Capacitación a los funcionarios y contratistas
Falta de seguimiento a las visitas técnicas técnicas realizadas con un mes de los términos Acta de comité y
40 NC Incumplimieto al procedimiento acerca del procedimiento AAM-PR-07  Evaluación
realizadas anterioridad y que aún no cuentan con el Listado de Asistencia
Técnica y Seguimiento y el ingreso a DellBogota
respectivo informe técnico.

Inducción oportuna encaminada

14. Se evidenció a través de la indagación a los auditados alconocimiento e interiorización de los Desconocimiento de parte de algunos Inducción oportuna al momento de la Inducción oportuna al momento de la vinculación
41 NC sobre el grado de conocimiento e interiorización de los riesgos operacionales, ambientales y de funcionarios y contratistas del modelo de vinculación de funcionarios y/o contratistas Mejorar la gestión institucional de la de funcionarios y/o contratistas Acta de comité y
seguridad y salud en el trabajo. operación por procesos. Corporación. Listado de Asistencia
6.2.2 ISO 9001 2008, 6.2.2 riesgos y peligros HSEQ, encontrando debilidades en la
NTCGP 1000:2009, 4.4.2 ISO interiorización de los riesgos operacionales, ambientales y
14001 y 18001, 1.1.2 MECI de Seguridad industrial y Salud Ocupacional. lo cual
Acceso permanente a los medios Una Posible no certificación de la
denota falta de inducción al puesto de trabajo tecnológicos a fin de poder realizar las Corporación por desconocimiento de Accesibilidad peramente a los medios Realizar las acciones correctivas Inducción oportuna al momento de la vinculación Acta de comité y
42 NC particularmente en contratistas. necesarias para prevenir la aparición
consulta del Manual de Procesos y algunos funcionarios y contratistas del tecnológicos de funcionarios y/o contratistas de DellBogota Listado de Asistencia
de las mismas causas.
Procedimientos modelo de operación por procesos.
A la fecha de la auditoria se evidenció desactualización en Proyectar por parte de la Dirección
el registro y digitalización de documentos en el SAE de los El cargue de la información del Sistema Regional una directriz, relacionada con la Realizar mesa de trabajo por parte de la Dirección
datos asociados a los expedientes Nos. 54227; 53973, Administrador de Expedientes - SAE, no necesidad de que la información contenida Regional, relacionada con la necesidad de que la
Acta de comité y
43 NC 53678; 43918; 48204; 43337; 44295; 51416 y 53068, de la tienen en cuenta la relación directa del dentro del Sistema Administrador de información contenida dentro del Sistema
Listado de Asistencia
aplicativo con el procedimiento de SIGESPU Expedientes - SAE sea veraz, oportuna y Administrador de Expedientes - SAE sea veraz,
DRTE, tal y como lo establece la política de operación en autoridad ambiental. oportuna y confiable
confiable
ISO 9001:2008; NTCGP numero 1 de la caracterización del proceso "Autoridad Reforzar el conocimiento de los
1000:2009 7.5.3 Identificación y Ambiental" identificada con código AAM-CP-01 V2 del 20- Debilidad en el cargue de alguna Digitalización y actualización en SAE de administradores del sistema
trazabilidad;1.2.5 MECI: 2014 06-2016, la cual establece, con el objetivo de garantizar información para consultar el estado de los expedientes 54227; 53973, 53678; administrador de expedientes - SAE, Digitalización y actualización en SAE de los Expedientes
44 NC los expedientes. expedientes 54227; 53973, 53678; 43918; 48204;
Políticas de Operación del que el 100% de la información contenida dentro del 43918; 48204; 43337; 44295; 51416, con el fin de que repliquen los digitalizados
43337; 44295; 51416, 53068
Proceso 53068 conocimientos
Sistema Administrador de Expedientes sea confiable y Se presenta rezagos en la digitalización de
oportuna, los Directores Regionales junto con sus equipos documentos
Digitalizar el 100% de los documentos pendientes
de trabajo deben realizar la digitalización y cargue del Tener el 100% de los documentos dentro
que pertenezcas a los 94 expedientes faltantes,
45 NC 100% de la información de los expedientes ambientales de expedientes digitalizados en el Reporte SAE
que sean responsabilidad de la DRTE según
aplicativo SAE
frente a las actuaciones técnicas, jurídicas y reporte del SAE
administrativas permanentemente.
Proyectar por parte de la Dirección
Regional una directriz, relacionada con la Realizar mesa de trabajo por parte de la Dirección
necesidad de que la información contenida Regional, relacionada con la necesidad de que la
Acta de comité y
46 NC dentro del Sistema Administrador de información contenida dentro del Sistema
Listado de Asistencia
Debilidad en el cargue de alguna Expedientes - SAE sea veraz, oportuna y Administrador de Expedientes - SAE sea veraz,
información para consultar el estado de confiable oportuna y confiable
Al verificar en el SAE la digitación de la documentación de
ISO 9001:2008; NTCGP El cargue de la información del Sistema los expedientes. Reforzar el conocimiento de los
los expedientes, se pudo observar que hay expedientes
1000:2009 7.5.3 Identificación y
que a la fecha no se habían digitado nada como es el caso Administrador de Expedientes - SAE, no administradores del sistema
trazabilidad;1.2.5 MECI: 2014 tienen en cuenta la relación directa del No contar con la digitalización del total Digitalización y actualización en SAE del administrador de expedientes - SAE, Digitalización y actualización en SAE del
47 NC del expediente 53210 afectación recurso suelo. Lo anterior aplicativo con el procedimiento de SIGESPU de los documentos en el aplicativo expediente 53210 con el fin de que repliquen los expediente 53210
Expediente digitalizado
Políticas de Operación del
dificulta verificar la trazabilidad de la situación real del en autoridad ambiental. Sistema de Administración de conocimientos
Proceso
expediente. Expedientes, incumpliendo la política de
operación del proceso
Digitalizar el 100% de los documentos pendientes
Tener el 100% de los documentos dentro
que pertenezcas a los 21 expedientes faltantes,
48 NC de los expedientes digitalizados en el Reporte SAE
que sean responsabilidad de la DRSOA según
aplicativo SAE
reporte del SAE
 Se evidenció que todas las ventanas de las instalaciones
carecen de Cortinas lo que va en contravía de mejorar las
condiciones de trabajo, de salud y seguridad de los
funcionarios y contratistas que laboran en la organización. No se cuenta con cortinas en las ventanas
Literal a del numeral 6.3 de la NTC- Igualmente en el área de expedientes (SAE) y oficina de
de la oficina Regional. Aumento del riesgo laboral a los
ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, Solicitar las cortinas y manteniemto a la Garantizar la seguridad del personal en Solicitar las cortinas y manteniemto a la parte
49 NC
numeral 4.4.6 Control Operacional,
atención a usuarios se observa cableado eléctrico y de la funcionarios y contratistas de la Oficina
parte electrica de la oficina a la DAF la oficina de la Dirección Regional electrica de la oficina a la DAF
Memorando
El cableado electrico esta expuesto,
4.4.1. de la NTC- OHSAS 18001:2007 red desorganizado y expuesto al personal de manera
peligrosa lo cual va en contravía a las condiciones de esponiendo al personal de la oficina
seguridad y de salud de las personas que frecuentan
estos sitios.

la existencia de un plan de trabajo anual, que incorpore las metas

asociadas a los proyectos, los cambios normativos, las funciones No se ha planificado el desarrollo de los Realizar Plan de Trabajo anual que incorpore las
Realizar Plan de Trabajo anual que metas asociadas a los proyectos, los cambios
establecidas por la entidad, las necesidades de la organización y del procesos para la prestación del servicios en
incorpore las metas asociadas a los normativos, las funciones establecidas por la
50 NC territorio, vinculando estrategias de prevención asociadas a delitos donde se incorporen las metas de la Plan de Trabajo
proyectos, los cambios normativos, las entidad, las necesidades de la organización y del
ambientales, Tal como lo indica la política de operación N°. 2 de la Dirección a sociadas a los proyectos, los
7.1.de la norma NCTGP 1000:2009, incumplimiento a la caractericación del funciones establecidas por la entidad, las territorio, vinculando estrategias de prevención
caracterización del proceso de Autoridad Ambiental AAM-CP-001 cambios normativos las funciones Debida palificación a los procesos AAM
ISO 9001:2008 y 2.1. de MECI proceso de Autoridad Ambiental necesidades de la organización y del asociadas a delitos ambientales
versión 2. establecidas por la entidad, las necesidades
territorio, vinculando estrategias de
de la organización y del territorio, vinculando
prevención asociadas a delitos Socializar el Plan de Trabajo establecido a los Acta de comité y
51 NC No obstante, al verificar las Actas de Comité 2015-2016 según la TRD estrategias de prevención asociadas a
ambientales funcionarios y contratista de la Dirección regional Listado de Asistencia
904-01.19 entre otros documentos, se evidencia que la Dirección delitos ambientales
Regional realiza ejercicios de planificación y seguimiento a las metas
Realizar un comité tecnico (documentar) por
Dirección Regional, relacionado con los resultados
Realizar revisiones aleatorias de las
de las revisiones aleatorias de las radicaciones
52 NC radicaciones para construir estrategias de Acta del comité
asociadas a la solicitud de trámites, para construir
las prevención del servicio no conforme.
La Direccion Regional no se ajustan a los estrategias en aras de las prevención del servicio
La DRBM debe asegurarse de que los expedientes que no sean
términos previstos en la norma dentro de la no conforme.
conformes con los requisitos establecidos se les realizan acciones
etapa de radicación y adminisión.
para la eliminar la causa de la no conformidad detectada. Al verificar El efecto del hallazgo está directamente Reuniones conjuntas entre la parte técnica La Direccion Regional realizarán una reunión
8.3 de la norma NCTGP 1000:2009, la trazabilidad a los 10 expedientes reportados como "Servicio No relacionado con el total de 10 y juridica, para orientar la decisión de los conjunta entre la parte técnica y juridica, para
Disminuir y prevenir los servicios no
ISO 9001:2008 y Conforme" de la DRBM para el periodo de alcance de la DRBM, se expedientes con servicio no conforme expedientes considerados como orientar la decisión de los expedientes
53 NC Debilidad en la integración de los equipos conformes
2.1.3. MECI observan 6 de ellos con tiempos de vencimiento desde 95 a 304 días. durante el periodo de la auditoria coyunturales de esa jurisdicción, dejando considerados como coyunturales de esa Acta del comité
de trabajo de la Direccion Regional,
Lo anterior refleja que las acciones establecidas para eliminar la(s) el respectivo soporte documental. jurisdicción, dejando el respectivo soporte
ocasionando reprocesos usualmente en las
causa(s) no son apropiadas o no se realizan con la celeridad documental.
etapas de evaluación técnica y expedición
requerida.
de acto administrativo.

Decisión de fondo en los 10 expedientes Decisión de fondo en los 10 expedientes

54 NC Acto Administrativo
identificados como SNC identificados como SNC

El acto administrativo correspondiente a la

Dentro del expediente 29776, no se está dando cumplimiento lo
ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009, Resolución 1723 de 25/9/2013, le fue
establecido en la Resolución 1723 del 25 de septiembre de 2013,
numeral 8.2.4 Seguimiento y interpuesto recurso, el cual fue resuelto el Realizar memorando dirijido al DAF Con el apoyo del auxiliar administrativa generar
mediante la cual se decide trámite sancionatorio, por cuanto no se
medición del producto y 7.5.1. Control 2/10/2015 mediante Resolución 2078, la No se realiza el cobro efectivo de la informado la Resolución que pone en Realizar el cobro efectio de la sanción memorando enviado al DAF los actos
55 NC informó a la DAF el no pago de la multa para que se inicie el proceso Memorando
de la producción y prestación del cual quedo ejecutoriado el 18 de noviembre sancion por parte de la Coproación firma la sancion del tramite sancionatorio por parte de la Corporación administrativos requerido para el cobro de la
de cobro correspondiente, así como tampoco se ha efectuado la visita
servicio. MECI. 2.1.1 Autoevaluación de 2015, Debido a la demora en la dentro del Expediente 29776 sancion impuesta.
de seguimiento, incumpliendo el procedimiento sancionatorio
del control y gestión. respuesta al recurso presentado por el
ambiental.
infractor se perdio la trazabildad del tramite

3. Dentro del expediente 47830 no se encuentran Proyectar circular fundamentada en el Mesa de trabajo junto con los funcionarios y
diligenciados los documentos control de tiempos y lista de procedimiento señalando la importancia de contratistas recordando la responsabilidad del Acta de Comité y Lista
56 NC chequeo. diligenciar debidamente la lista de diligenciamiento de los formatos Lista de Chequeo de Asisitencia
chequeo y responsables de este trámite. y del Control de Términos
En los expedientes 41976 13931, no se observan los No se cumple con el procedimiento
ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009, documentos, control de tiempos y lista de chequeo. Así establecido. Diligenciar la lista de chequeo y control de Garantizar que los expedientes tengan Diligenciar la lista de chequeo y control de tiempos Lista de Chequeo y
57 NC
numeral 4.2.4 - Control de Registros. Incumplimiento de un procedimiento tiempos del expediente 47830 debidamente diligenciada la lista de del expediente 47830 Control de Tiempos
MECI. 2.1.1 Autoevaluación Control y mismos se estableció que el trámite superó el tiempo Desconocimiento de parte de algunos preestablecido. chequeo y el formato de Control de Diligenciar la lista de chequeo y control de tiempos Lista de Chequeo y
58 NC Gestión. establecido en el acuerdo de servicios (360 días). funcionarios y contratistas del modelo de Diligenciar la lista de chequeo y control de tiempos. de los expedientes 41976 y 13931 Control de Tiempos
operación por procesos. tiempos de los expedientes 41976 y 13931
59 En el Expediente 48675 no concuerda el control de Decidir de fondo los expedientes 41976 y 13931 Acto Administrativo
tiempos de la ficha técnica con el control de tiempos que Diligenciar la lista de chequeo con le Diligenciar la lista de chequeo con el formato
reposa en el expediente, la lista de chequeo se encuentra Lista de Chequeo y
60 NC formato vigente el Dell Bogota y control de vigente el Dell Bogota y control de tiempos del
Control de Tiempos
sin versión. tiempos del expediente 48675 expediente 48675

ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009,

El último documento que reposa en el expediente 48675 es un oficio Por parte del abogado encargado de dar tamite al
numeral 7.2.3 - Comunicación con el No se cumple con el procedimiento No se dio respuesta oportuna al usuario Realizar oficio dirigido al usuario dando RESPUESTA DE
61 NC Radicado N° 5151104242 del 22 de diciembre de 2015, no se le Dar respuesta a la solicitud del usuario expediente 48675 realizar respuesta a la solicitud
cliente. MECI 2.1 .1 - Autoevaluación establecido. ante su solicitud. respuesta de fondo a su solicitud. FONDO A PETICIÓN.
respondió al usuario. del usuario
del control y gestión.

Por parte del abogado encargao de dar tamite al

62 NC Acto Administrativo
expediente 48675 acoger informe técnico.
Acoger juridicamente el informe tecnico No
5. El Expediente 48675 contiene el informe 990 del 9 de diciembre de 909 del 2015, así como los demas Por parte del jefe de la DRCH dirigir memorando al Requerimiento del
ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009, deocumentos que sean pertientes que abogado quien tenga en reparto el expediente Supervisor a
63 NC 2015, evidenciándose que transcurridos seis (6) meses aún no ha
numeral 7.5.1. Control de la obran dentro del expediente 48675 48675 para que realice las actuaciones Cumplimiento de
sido acogido jurídicamente
producción prestación del servicio y No se cumple con el procedimiento Estancamiento en la continuidad de los pertinentes para cerrar el hallazgo. obligaciones
Dar continuidad al tramite
numeral 8.2.4. Seguimiento y establecido. trámites.
A los expedientes 41501 y 39337, hace aproximadamente cuatro (4)
medición del producto. MECI 2.1 .1 -
meses que no se le adelanta ninguna actuación , situación que dilata A los expedientes 41501 y 39337, hace
Autoevaluación del control y gestión.
el ejercicio de autoridad ambiental en la Región. aproximadamente cuatro (4) meses que
Realizar las actuaciones correspondientes a los
64 NC no se le adelanta ninguna actuación , Acto Administrativo
expedientes 41501 y 39337
situación que dilata el ejercicio de
autoridad ambiental en la Región.

De la revisión aleatoria de los expedientes, se encontró:

Expediente 36214 - se estableció que el usuario, transcurridos 15

ISO 9001: 2008, NTCGP 1000:2009, meses, aún no ha dado cumplimiento a lo solicitado en el auto 137 de No se contaba con abogado de apoyo para
numeral 7.2.1 "c", requisitos legales Enero 30 de 2015. Así como tampoco la Corporación ha tomado una la atencion de expediente en seguimiento y
aplicables 7.5.1 Control de la decisión al respecto, generando estancamiento en la continuidad de control, la DRCH viene relizando reparto de Realizar las actuaciones juridicas Con el apoyo de los abogados de seguimiento y
Estancamiento en la continuidad de los
65 NC producción y de la prestación del los trámites. acuerdo a la prioridad establecida por el pertinentes de los expedientes 36214 y Dar continuidad al tramite control realizar el tramite juridico pertinente en los Actos administrativos
trámites.
servicio 8.2.4. Seguimiento y medición DESCA de acoger expedientes de manera 47521 expedientes 36214 y 47521
del producto. MECI 2.1.1 - Expediente 47521, se evidenció que a la fecha de la auditoría no se cronologica a las actuaciones técnicas o
Autoevaluación del control y gestión. ha acogido el Informe Técnico No. 095 de Enero 21 de 2016, folios juridcas que obran dentro del expediente.
146 a 150, incumpliendo el procedimiento AAM-PR-12 Permisivo de
concesión de aguas superficiales y subterráneas II.

Proyectar circular fundamentada en el Mesa de trabajo junto con los funcionarios y

Garantizar que los expedientes tengan
8. Dentro del expediente 47830 no se encuentran diligenciados los procedimiento señalando la importancia de contratistas recordando la responsabilidad del Acta de Comité y Lista
66 NC debidamente diligenciada la lista de
documentos control de tiempos y lista de chequeo. diligenciar debidamente la lista de diligenciamiento de los formatos Lista de Chequeo de Asisitencia
ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009, chequeo.
chequeo . Y responsables de este trámtie. y del Control de Términos
numeral 4.2.4 - Control de Registros. No se cumple con el procedimiento Incumplimiento de un procedimiento
En los expedientes 41976 13931, no se observan los documentos,
MECI. 2.1.1 Autoevaluación Control y establecido. preestablecido.
control de tiempos y lista de chequeo. Así mismo, se estableció que el
Gestión.
trámite superó el tiempo establecido en el acuerdo de servicios (360
días).
 8. Dentro del expediente 47830 no se encuentran diligenciados los
documentos control de tiempos y lista de chequeo.
ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009,
numeral 4.2.4 - Control de Registros. No se cumple con el procedimiento Incumplimiento de un procedimiento
En los expedientes 41976 13931, no se observan los documentos,
MECI. 2.1.1 Autoevaluación Control y establecido. preestablecido.
control de tiempos y lista de chequeo. Así mismo, se estableció que el Garantizar que los expedientes tengan Diligenciar las listas de chequeo y control de Lista de Chequeo y
67 NC Gestión. Diligenciar las listas de chequeo y control
trámite superó el tiempo establecido en el acuerdo de servicios (360 debidamente diligenciada la lista de tiempos de los expedientes 47830, 41976 y 13931 Control de Tiempos
días). de tiempos de los expedientes 47830,
chequeo y el formato de Control de
41976 y 13931 Decidir de fondo los expedientes 47830, 41976 y
68 tiempos. Acto Administrativo
13931

El CAV -UBATE no cuenta con la

capacidad para recepcionar el material Disposicin de fondo en
Con el apoyo de los abogados de planta y contrato
OHSAS 18001:2007 numeral 4.3.1 f) forestal incautado y la DRCH no cuenta con Deterioro del material incautado y riesgo Realizar las actuaciones juridicas 32 expedientes de
Se evidencia que la madera decomisada y ubicada, presenta riesgos realizar el tramite juridico pertiente en los
Identificación de peligro, evaluación la infraestructura adecuada para el para los funcionarios y contratistas pertinentes que permitan la disposicón del Dar disiposicon final al material vegetal afectacion flora con
69 NC para los funcionarios y contratistas debido a su avanzado estado de expedintes afectacion flora decisión expedientes
de riesgo y determinación de almcenaje y conservación del material debido a su avanzado estado de material vegetal incaudato en un sitio incautado decomiso y/o
deterioro. con decomiso y/o aprehensión preventiva material
controles. incautado. No se ha decido de fondo los deterioro del material aprehendido . apropiado para tal fin aprehensión preventiva
foresta
expedientes, lo cual es requisito para dar material forestal
disposicion final de las madras incautadas

Se evidenció que la publicación remitida por la alcaldía mediante

radicado 02161100938 no cuenta con las fechas de fijación y
Enviar Auto de Inicio de publicación al Dar cumplimiento al procedimiento de
70 NC desfijación y tampoco se encuentra publicación en Boletín CAR del Enviar Auto de Inicio de publicación al Boletin CAR Publicación
Boletin CAR SIGESPU.
Auto de Inicio dándose incumplimiento al Procedimiento de Concesión
de aguas II
ISO 9001: 2008, NTCGP 1000:2009,
71 NC numeral 7.2.1 "c", requisitos legales
Deficiencia de personal en la Dirección Se puede presentar debilidad en la Dar apertura al expediente Dar apertura al expediente Reporte SAE
aplicables 7.5.1 Control de la Se verificó la trazabilidad del radicado 09161100224 del 2/02/2016
Regional para actuar en SAE (cargue de aplicación de los procedimientos y
producción y de la prestación del evidenciándose lo siguiente: 1. La visita se realizo el 16/02/2016 y el
informacion, anexar documentos, revisar formatos definidos por el proceso de Establecer para los ingenieros Evitar el paso del tiempo entre la visita
servicio 8.2.4. Seguimiento y medición informe técnico se realizó el 10/05/2016 pasando al área jurídica funcionarios y contratistas un lapso de y la emisión del informe técnico que
estado de notificaciones etc autoridad ambiental Capacitación a los funcionarios y contratistas
del producto. MECI 2.1.1 - donde se genera el 27/06/2016 el auto 607 de inicio de procedimiento tiempo máximo de quince (15) días dentro puedan generar servicios no conformes Acta de comité y
72 NC Autoevaluación del control y gestión. sancionatorio (ordena apertura de expediente) y la resolución 071 que acerca del procedimiento AAM-PR-07  Evaluación
del cual deberán presentar los informes o cambios en los recursos naturales Listado de Asistencia
Técnica y Seguimiento y el ingreso a DellBogota
impone medida preventiva y a la fecha no se ha aperturado el técnicos partiendo desde la fecha de la que obliguen a efectuar una nueva
respectivo expediente; dando incumplimiento al procedimiento visita técnica. visita técnica.
sancionatorio AAM-PR-11
Realizar un control mensual y dejar la Realizar un control mensual y dejar la evidencia Reporte de
73 NC
evidencia mediante correo electrónico mediante correo electrónico Seguimineto
En comité de Direccion reforzar
4.1; 6.2.2 ISO 9001: 2009, NTCGP Acta de comité y
74 NC 15. Se identificó que los auditados del procedimiento AMM-PR-07 Se puede presentar debilidad en la conocimiento de los procedimientos Reunion de Comité de Direccion
1000: 2009 Requisitos generales Y Listado de Asistencia
Evaluación Técnica y Seguimiento mediante entrevistas a funcionarios Debilidad del proceso de induccion re- aplicación de los procedimientos y (autoridad ambiental)
Competencia, formación y toma de
y contratistas quienes no tienen pleno conocimiento del mismo, el cual induccion formatos definidos por el proceso de Archivo de la
conciencia MECI 1.2.2 Modelo de Realizar una jornada de re-induccion que
75 NC no se aplica de acuerdo a lo documentado. autoridad ambiental Material o guia de induccion y programacion presentacion y Lista de
Operación por Procesos incluya Gestion de Calidad
Asistencia

16. De la visita realizada el 16/06/2016 en atención al radicado Levantamiento del hallazgo Realizar capacitación sobre DellBogota y el ingreso
4,2,4 ISO 9001: 2008 NTCGP Acta de comité y
76 NC 09161100224 no se evidenció programación de la misma al revisar el Mejorar los indicadores de la Regional. al mismo para identificar los procedimientos que Listado de Asistencia
1000:2009 Control de Registros
programador de visitas. Ejercer mayor y oportuno control de los hacen parte del proceso de Autoridad Ambiental
elementos de la Institucion,
17. Igualmente se encontraron inconsistencias en el control de No realizar un efectivo seguimiento por Sanciones con incidencia disciplinaria Emitir lineamiento a todos los funcionario y
entrada y salida de equipos ya que se registró la salida de un GPS y parte de la Dirección Regional (funcionarios) para el personal de la Corporación. contratistas del diligenciameinto de los
7,6 ISO 9001:2008, NTCGP 1000:
una cámara el día de la visita 16/02/2016 y el ingreso de la cámara el para identificar prioridades formatos Capacitar a los funcionarios sobre el
2009 Control de los equipos de Acta de comité y
77 NC mismo día y el GPS ingresa hasta el día siguiente, al cruzar la diligenciamiento de los formatos y la importancia de
seguimiento y medición <meci 2,1,1 Listado de Asistencia
información con el registro de portería no se encuentra registro de esto
Autoevaluación de control y gestión
salida ni de ingreso de elementos en esas fechas generando un
control indebido en el manejo de equipos e implementos de trabajo

No se carga oportunamente la informacion

18. Los Expedientes 49664 - 49651 - 46517 - 7013 sin digitalizar, Digitalizar los expedientes 49664, 49651, Digitalizar los expedientes 49664, 49651, 46517,
78 NC dentro del SAE, frente a la realidad del Reporte SAE
expediente 19986 - 38613 - 46517 con digitalización incompleta 46517, 7013, 19986, 38613, 46517
expediente. Realizar los procesos de digitalización 7013, 19986, 38613, 46517
ISO 9001:2008; NTCGP 1000:2009 incumpliéndose la política de operación por procesos del Perdida de confiabilidad de la
al 100% de los documentos dentro de
7.5.3 Identificación y trazabilidad;1.2.5 procedimiento de Autoridad Ambiental informacion que repose en SAE. Digitalizar el informe Tecnico 1073 deñ
79 NC El cargue de la información del Sistema expedientes que tienen rezago en la Digitalizar el informe Tecnico 1073 del 27/11/2015 Reporte SAE
MECI: 2014 Políticas de Operación Incumplimiento con el (los) 27/11/2015
Administrador de Expedientes - SAE, no ejecución de esta actividad por parte de
del Proceso A la fecha de la auditoria no se ha ingresado en físico el informe procedimientos Tener el 100% de los documentos dentro la DRAG
tienen en cuenta la relación directa del Tener el 100% de los documentos dentro de los
80 NC técnico 1073 del 27/11/2015 ni se ha ingresado en el aplicativo SAE de los expedientes digitalizados en el Reporte SAE
aplicativo con el procedimiento de SIGESPU expedientes digitalizados en el aplicativo SAE
incumpliendo lo establecido en la política de operación por procesos aplicativo SAE
en autoridad ambiental.
1. El personal de las Direcciones
Regionales, no conocen el procedimiento Asignar responsabilidades dentro del 1. Realizar la propuesta de actualización del Presentación del
del Registro Único Ambiental, dado que la Actualizar el procedimiento Registro Único procedimiento de acuerdo a las procedimiento de Registro Único Ambiental del procedimiento
81 NC Una vez revisados los registros de las empresas Envases Plásticos la
inscripción de establecimientos en el Ambiental - RUA competencias del Acuerdo N° 22 de sector manufacturero, para la inscripción y el actualizado al líder del
Sabana y Suarez y Gutierrez SAS, realizando la verificación de la 2014 seguimiento a los establecimiento registrados. proceso AAM
registro y el seguimiento y validación de la
trazabilidad del trámite de inscripción y/o actualización del Registro
información, se ha venido realizando desde
Único Ambiental (RUA) se pudo evidenciar que las actividades
ISO 9001: 2008, NTCGP 1000:2009, la Dirección de Evaluación, Seguimiento y
consignadas en el paso a paso del Procedimiento "Registro Único
numeral 7.2.1 "c", requisitos legales Control Ambiental. Socialización a las
Ambiental - RUA" con código AAM-PR-09 Versión 2 del 23 de Junio Debilidad en la aplicación del
aplicables 7.5.1 Control de la Socializar el procedimiento de Registro Fortalecer en las Direcciones 2. Realizar una divulgación o socialización del Direcciones
del 2016, difieren a la realidad del procedimiento en la Corporación. procedimiento de Registro Único
82 NC producción y de la prestación del 2. El procedimiento se encuentra Único Ambiental - RUA a las Direcciones Regionales la aplicación del procedimiento de Registro Único Ambiental - RUA Regionales del
Ambiental, ocasionando posibles fallas
servicio 8.2.4. Seguimiento y medición desactualizado debido a que no se tenía Regionales. procedimiento RUA. actualizado. procedimiento
Verificada la Serie Documental SD8010-139 de la Dirección Regional en el seguimiento al registro.
del producto. MECI 2.1.1 - constituido el equipo completo de RESPEL y actualizado.
Sabana de Occidente, que corresponde a los Registros Únicos
Autoevaluación del control y gestión. el procedimiento no se había actuallizado
Ambientales, se pudo evidenciar que dicha carpeta solo tiene
con las responsabilidades del Acuerdo 22 3. Emitir una directriz de la Dirección de
información hasta el año 2014, no encontrándose información de los
de 2014 por cada una de las dependencias. Directriz DESCA sobre el manejo Evaluación, Seguimiento y Control Ambiental a las
usuarios que se han inscrito durante los año 2015 y lo corrido del Fortalecer los criterios documentales de
2016. documental de las carpetas de Registro Direcciones Regionales, sobre el manejo Directríz DESCA
83 NC 3. Debilidad en el seguimiento de las las carpetas correspondientes a RUA
Único Ambiental - RUA en las Direcciones documental de las carpetas aperturadas a los Emitida
carpetas de los establecimientos registrados en las Direcciones Regionales.
Regionales. establecimientos inscritos en el Registro Único
por parte de las Direcciones Regionales. Ambiental - RUA

7. Durante el ejercicio de la Auditoria se pudo observar que la clave

de acceso al sistema "DE INFORMACIÓN SOBRE USO DE Emitir una directriz de la Dirección de
RECURSOS NATURALES RENOVABLES-SIUR" a través del link El personal de las Direcciones Regionales, Evaluación, Seguimiento y Control Emitir una directriz de la Dirección de Evaluación,
Numeral 6.3 de la NTCGP1000:2009; https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=13901, se registra de no conocen la Políticas de Seguridad Ambiental a las Direcciones Regionales, Seguimiento y Control Ambiental a las Direcciones
Debilidad en la aplicación de la politica Fortalecer en las Direcciones Directríz DESCA
84 NC Eje Transversal de Información y forma automática por parte de los usuarios, lo cual diluye la Informática TIC-PL-02 Versión 3 del 24-06- sobre la Políticas de Seguridad Informática Regionales, sobre la Políticas de Seguridad
de Seguridad Informatica Regionales la aplicación de la Politica Emitida
Comunicación. responsabilidad frente a la información que se trabaja en dicho 2016 - Política 5: seguridad en recursos TIC-PL-02 Versión 3 del 24-06-2016 - Informática TIC-PL-02 Versión 3 del 24-06-2016 -
aplicativo, esto va en contravía de lo definido en las Políticas de informáticos. Política 5: seguridad en recursos Política 5: seguridad en recursos informáticos.
Seguridad Informática TIC-PL-02 Versión 3 del 24-06-2016 - Política informáticos.
5: seguridad en recursos informáticos.

Emitir lineamiento a las Direcciones Emitir lineamiento a las Direcciones Regionales

Regionales solicitando realizar análisis de solicitando realizar análisis de los informes de
85 NC Directriz
los informes de indicadores, metas y indicadores, metas y riesgos reportados a la
riesgos reportados a la Dirección Jurìdica Dirección Jurìdica
21. Al indagar sobre el reporte de los indicadores de proceso, metas
del plan de acción y riesgos del proceso se evidenció que los reportes
No es suficiente la concientización sobre la Evitar la omision de la aplicación de los
8.2.4 ISO 9001:2008 Seguimiento y se realizan al líder del proceso; sin embargo, en las Direcciones Retraso en las decisiones que se Reporte por parte de las Direcciones
importancia de cumplir son los estándares procedimientos establecidos para la Reporte por parte de las Direcciones Regionales de Reportes/
86 NC medición del producto Regionales no se hace análisis de datos, análisis de los resultados adopten en las Direcciones Regionales Regionales del análisis de los reportees los análisis entregados con corte a 30 de Junio de
Actas de
de gestión de calidad. entregados con corte a 30 de Junio de Corporación. Comité
obtenidos que permita la toma de decisiones gerenciales al interior del 2016
proceso. 2016
Reporte por parte de las Direcciones
Reporte por parte de las Direcciones Regionales
Regionales del análisis de los reportees Reportes/ Actas de
87 NC del análisis de los reportees entregados con corte a
entregados con corte a 30 deDiciembre de Comité
30 deDiciembre de 2016
2016
 Se identifico debilidades en la planificación de la realización del
producto, dado que:
1. No se evidenció las licencias y permisos ambientales asociados a
los contratod y convenios 854/12, 877/13, 1080/13, 912/13, 277/15,
1211/15, 1389/15, 1507/15, 1508/15, lo anterior incumple lo
establecido en el manual de contratación (GCT-MP-02 Version 2
23/07/2015) que establece que: "Si se trata de contratos de obra o
aquellos que por su naturaleza requieran de licencias, permisos o Emitir lineamiento por parte de la Dirección Juridica
autorizaciones ambientales, el área técnica a cargo del proceso con el No se adelantan los trámites de Por parte de la Dirección Jurídica se a las Direcciones Regionales, DESCA y DOI
Falta de planeación y estudios previos Fortalecer las competencias en el
7,1 y 7,2,2 ISO 9001:2008, NTCGP acompañamiento de la Dirección Jurídica, deberá adelantar los obtención de permisos y/o licencias solicitara a las diferentes dependencias solicitando que cuando se realicen convenios que
88 NC trámites para su obtención, de manera previa a la apertura del débiles, por carencia de precisión por parte ambientales asociados a los contratos para que informen cuando requieran desarrollo para los convenios que se requieran licencias y/o permisos deberan informar Memorando
1000:2009 Y 1,2 de MECI
proceso de selección", así como al principio de Responsabilidad del de la CAR y/o convenios apoyo jurídico
presenten
a esta Dirección para brindar el apoyo jurídico
manual de contratación. requerido

4. Se evidenció con corte al 15/06/16 incumplimiento al plan de

contratación de la corporación, generando una baja ejecución
contractual lo cual repercute en el cumplimiento de metas del plan de
acción, asi como, constitución de reservas presupuestales.

TOTALES

CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo an
CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida

Convenciones: Evaluación del Plan de Me

Puntajes base de Evaluación:
Columnas de calculo automático Puntaje base de evaluación de cumplimiento
Información suministrada en el informe Puntaje base de evaluación de avance
Celda con formato fecha: Día Mes Año Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Fila de Totales Avance del plan de Mejoramiento
Elaborado: Funcionarios OCIN
EGIONAL DE CUNDINAMARCA - CAR -
E MEJORAMIENTO - PUMI
Fecha de Evaluación: 31-Dec-16

Puntaje Puntaje
Avance Puntaje Efectividad de la Acción y/o Proceso /
Cantidad de Fecha de Plazo en Porcentaje de Logrado por Atribuido a
Fecha de Fecha de Físico de Logrado por Actividad Proyecto / Tipo de
Medida de Suscripción Semanas de Avance Físico de las las Líder / Área / Proceso Fecha de la Indicador de Estado: En ejecución -
Iniciación de la Culminación de Ejecución de las Programa / Fuente Acción: C, AVANCE
las de la cada Ejecución de las Actividades Actividades Responsable Fuente Cumplimiento Cerrada
Actividad la Actividad las Actividades Convenio / AC, AP, AM
Actividades Actividad Actividad Actividades Vencidas Vencidas
Actividades (PLA) Contrato
(PLAV) (PAAVI)
SI NO

Correo Septiembre 2015: Desde el correo

electrónico de la líder del grupo
sancionatorio la Dra. Carmen Lucía
Sanchez, se remitió el correo electrónico el
día 23 de septiembre de 2015 a los
Directores Regionales.
Dra. Carmen Lucia
Sanchez. Ingrid (Pendientes presentar en medio físico los
Lorena Galindo soportes documentales de lois correos
4 1-Sep-15 1-Sep-15 31-Dec-15 17 4 100% 17 17 17 AP Cerrada
Judicante Grupo electrónicos por parte del grupo
Sancionatorio Nivel sancionatorio, no obstante, por parte de la
Central líder se menciona como cumplida la
actividad)

La Dirección Jurídica y la Dirección de

Evaluación, Seguimiento y Control Ambiental el
día 24 de Noviembre de 2015, realizó la
socialización de los componentes técnicos y
jurídicos del procedimiento sancionatorio
ambiental con el personal contratado y de
nombramiento en planta de las Direcciones
Regionales. el ejercicio se llevó a cabo como tió
Dra. Carmen Lucia taller para mejor comprensión de los asistentes.
1 1-Sep-15 1-Sep-15 31-Dec-15 17 1 100% 17 17 17 AM Cerrada
Sanchez

La Dirección de Evaluación, Seguimiento y

Control Ambiental luego de la revisión del
procedimiento de Evaluaciòn Técnica y
Seguimiento, determinó que no era
El día 15 de
necesario la septiembre
modificaciónde del2015,
mismo se ya
realizó
que
la socialización
estaba de acuerdo sobre elaboración de
a los lineamientos
Dra. Carmen Lucia informes necesarios
técnicos de criteriospara paraello.
la imposición de
1 1-Sep-15 1-Sep-15 31-Dec-15 17 1 100% 17 17 17 Sanchez /Ing, Marcela AP Cerrada sanciones
No obstante, dentroconsideróde los remitir
necesario procesos
Abello. sancionatorios,
una comunicación donde
internasea las contró con la
Direcciones
participación
Mediante
Regionales, de la Dirección
memorando
recordando DESCA
algunosdedelEvaluación,
15 de
Seguimiento
octubre ysobre
se realizó
lineamientos Control Ambiental,
convocatoria
la aplicación Dirección
para
del la
Jurídica
procedimiento, razón por la cual se emitióde
capacitación y Direcciones
sobre Regionales
socialización SIGESPU
Tequendama,
para
el memorando Rionegro,
el 17 de septiembre
N° 20153138407 Gualiv,a
de 2015, Soacha,
della12cual
de
Chiquinquirpa,
se aplazó yde
noviembre se2015,Sabana
realizó enelel9Centro,
de octubre
cual se "seUbaté. y
Alto Magdalena.
procedió a revisar el procedimiento AAM-
ReporteEvaluación
PR-07 Noviembre: La Dirección
Técnica de
y Seguimiento y
Ing. Johny Valderrama Evaluación,
el Decreto 1076 Seguimiento
de 2015, yen Control
lo relacionado
1 1-Sep-15 1-Sep-15 30-Oct-15 8 1 100% 8 8 8 AC Cerrada
- DESCA Ambiental,
con realizó laa socialización
el seguimiento permisos del
Sistema Integrado
ambientales, de Gestión
evidenciando quePública
no existe- la
SIGESPU,
elaboraciónelde cual
Autotiene evidencia
de visita parade la la lista
de
ejecución del seguimiento y control en de
asistencia y lo comunicó a la Oficina
Control trámite
ningún Internoambiental,
a través del por memorando
lo cual “NO
N°20153138216
DEBE EFECTUARSE del 10ESTEde Noviembre
TRÁMITEde
2015.
ADICIONAL”. Así las cosas, lo establecido
en el SIGESPU incluidos los
procedimientos, son de obligatoria
Ing. Johny Valderrama
aplicación y cualquier modificación a los
1 1-Sep-15 1-Sep-15 15-Oct-15 6 1 100% 6 6 6 / Ing. Orlando Ávila o AC Cerrada
mismos, debe realizarse atendiendo las
Ing. Humberto Poveda
etapas correspondientes, revisando su
comportamiento y en un todo ajustado a la
norma. Para este caso en particular, no se
considera necesario modificar el
procedimiento AAM-PR-07 Evaluación
Técnica y Seguimiento, toda vez que al
incluirse la fase de elaboración de Autos de
Ing. Johny Valderrama visita, se pueden presentar los siguientes
1 1-Sep-15 15-Oct-15 30-Oct-15 2 1 100% 2 2 2 / Ing. Orlando Ávila o AC Cerrada aspectos negativos:
Ing. Humberto Poveda 1. Preavisar al usuario del seguimiento por
parte de la Corporación.
2. Inclusión de trámites adicionales que
dilatan las acciones de seguimiento y
control de la Corporación.
La
3. AlDireción
preavisar Jurídica
al usuario,realizó
este la deverificación
acuerdo
sobre
con sus el intereses
registro de puedeinformación
dilatar laasociada
gestión a
los usos para los
de seguimiento procesos
y control, de concesiones
llegando hasta
de
preparar las condiciones existentes delpor la
aguas otorgados en 2015. razón
cual remitió un informe
permisivo correspondiente, para atender la a través de
radicado
visita, lo que N°impide
20153133006
establecer del 18 de
la realidad
febrero
del de 2015 delapermisivo
comportamiento las Direcciones
1 1-Sep-15 1-Sep-15 15-Dec-15 15 1 100% 15 15 15 Dra. Dora Prada. AC Cerrada
Regionales en la cual se solicitaba
respectivo.
complementar
4. Los profesionales una información
que elaborandentro Autos del
de
sistema
visita, puedenAdministrador
trabajar en otro de tipo Expedientes
de actos
SAE, indicando
administrativos queque pueden se resuelver
solicitabade en
cumplimiento al plan de
fondo actuaciones de los expedientes mejoramiento de la
CGR.
permisivos.
5. La actividad de seguimiento y control
está relacionada fundamentalmente con
aspectos de tipo técnico, los cuales no
requieren de una actuación administrativa
previa como son Autos de visita.
De acuerdo con lo expuesto, para
adelantar visitas de seguimiento y control,
NO SE DEBEN ELABORAR AUTOS DE
VISITA PREVIAMENTE".
 La Dirección Jurídica revisó la pertinencia
de que la Dirección General firmara el
comunicado, tomando la determinación de
que debía hacerlo el líder del proceso de
Autoridad Ambiental, razón por la cual
Dr. Arcadio Ladino y mediante Circular SIDCAR N°
1 1-Sep-15 15-Sep-15 30-Oct-15 6 1 100% 6 6 6 AC Cerrada 20154100319 del 09-11-2015 reitero a las
Dra. Dora Prada.
Direcciones Regionales la responsabilidad
que tienen funcionarios y contratistas en la
actualización de la información del Sistema
Administrador de Expedientes SAE de la
CAR.
Se realizó la socialización sobre las
mejoras del Sistema Administrador de
Expedientes SAE frente a los trámites
permisivos y sancionatorios a los
administradores de cada una de las
Direcciones Regionales, la cual se ejecutó
Dra. Dora Prada /Ing, en el nivel central el 25 de agosto de 2015.
1 1-Sep-15 20-Aug-15 31-Aug-15 2 1 100% 2 2 2 AP Cerrada
Norma Gaona

SABANA CENTRO

1. Juliana del Pilar 1. Se elaboró el oficio 09152108289 del

Quintero 30/09/2015 mediante el cual se comunicó
2 14-Aug-15 1-Sep-15 30-Sep-15 4 2 100% 4 4 4 AC Cerrada
(Profesional Especializado el auto 1444 de 2013
DRSC)
2. Camilo Augusto Poveda 2. En Comité Regional de fecha
(Director Regional) 28/09/2015 se emitió directriz sobre el
cumplimiento de la normatividad en materia
de notificaciones y debido proceso. Se
adjunta copia de acta 007/2015
1. Se diligenciaron en su totalidad las
listas de chequeo de los expedientes
46911, 49308, 46666, 45660, 45894

SABANA CENTRO 2. Se emitió la Circular 09154100018 del

1. Mario Rodriguez Palacino 25 de septiembre/15 por parte del Director
(Técnico Administrativo) Regional a todos los funcionarios y
contratistas, socializando el procedimiento
3 14-Aug-15 1-Sep-15 30-Sep-15 4 3 100% 4 4 4 2. Mario Rodriguez (Técnico AC Cerrada
Ad) Elabora y Camilo Poveda para diligenciamiento de listas de chequeo.
(Director Regional) Firma Se adjunta copia
3. Camilo Poveda (Director
Regional)
3. Se socializó en la reunión mensual de la
Dirección Regional realizada el 28/09/2015
el procedimiento para diligenciamiento de
listas de chequeo, Se adjunta copia de acta
007/2015

1. Se emitió circular 09154100021 del 30

SABANA CENTRO de septiembre/15 mediante la cual se dio
1. Exmery Rocio Lopez instrucciones sobre el uso de las versiones
(Profesional Universitario) actualizadas en la elaboración de actos
Elabora y Camilo Poveda administrativos e informes técnicos.
2 14-Aug-15 1-Sep-15 30-Sep-15 4 2 100% 4 4 4 (Director Regional) Firma AC Cerrada

2. Camilo Poveda (Director

Regional) 2. En Comité Regional del 28 de
septiembre/15 se trató el tema
igualmente.

Se adjuntan los soportes correspondientes

SABANA CENTRO Se envió el memorando 09153101182 del

1. Exmery Rocio Lopez 30 de septiembre/15 al funcionario Jorge
1 14-Aug-15 1-Sep-15 30-Sep-15 4 1 100% 4 4 4 (Profesional Universitario) AC Cerrada Piñeros solicitandole que registre la fecha
Elabora y Camilo Poveda de ingreso de los elementos en el formato
(Director Regional) Firma correspondiente. Se adjunta copia.

Se envió memorando 09153101184 del 30

SABANA CENTRO de septiembre/15 a la Dirección
Administrativa solicitando apoyo para que
Exmery Rocio Lopez
1 14-Aug-15 1-Sep-15 30-Sep-15 4 1 100% 4 4 4 (Profesional Universitario)
AC Cerrada se asignen contratistas de esa área a la
Elabora y Camilo Poveda DRSC, a fin de que realicen la foliación de
(Director Regional) Firma todas las carpetas que obran en el
inventario RESPEL
 SABANA CENTRO
Mediante Auto 1646 del 30 septiembre de
Javier Trujillo (Contratista 2015 se resolvió el recurso de reposición
1 14-Aug-15 1-Sep-15 30-Sep-15 4 1 100% 4 4 4 Seguimientos y Control AC Cerrada
obrante en el expediente 48799. Se
DRSC) Proyecta - Camilo adjunta digitalizado
Poveda (Director Regional)

GUALIVÁ Se elaboró el Informe técnico 852

1 14-Aug-15 20-Aug-15 20-Oct-15 9 1 100% 9 9 9 AREA TECNICA JOSE
AC Cerrada 20/08/2015 por el responsable del tema
ALEXANDER CASTRO Ing. José Alexander Castro

GUALIVÁ Se emitíó el Respuesta al usuario

mediante Oficio No. 06152104158 de
1 14-Aug-15 20-Aug-15 20-Oct-15 9 1 100% 9 9 9 AREA TECNICA JOSE
AC Cerrada
20/08//2015 Informando el la Elaboración
ALEXANDER CASTRO del Informe Técnico

GUALIVÁ Se enviaron los correos electrónicos

advirtiendo los radicados pendientes de
4 14-Aug-15 20-Aug-15 20-Oct-15 9 4 100% 9 9 9 AREA ADMINISTRATIVA AC Cerrada dar espuesta como acción correctiva y
JOSE ALEXANDER preventiva 02/09/2015- 23/09/2015 -
CASTRO 19/10/2015-09/09/2015

Se enviaron los correos electrónicos

GUALIVÁ advirtiendo los radicados pendientes de
AREA ADMINISTRATIVA
4 14-Aug-15 20-Aug-15 20-Oct-15 9 4 100% 9 9 9 JOSE ALEXANDER
AC Cerrada dar espuesta como acción correctiva y
CASTRO preventiva 02/09/2015- 23/09/2015 -
19/10/2015-09/09/2015

SABANA OCCIDENTE LA DIRECCIÓN REGIONAL MEDIANTE

MEMORANDO Nº 10153100941 INFORMA
1 14-Aug-15 14-Sep-15 15-Sep-15 0 1 100% 0 0 0 AC Cerrada
DOJD/DOT de la DRSO QUE EXPIDIÓ EL AUTO DRSO NO. 1048
y profesional contratista DE SEPTIEMBRE 11 DE 2015

LA DIRECCIÓN REGIONAL MEDIANTE

MEMORANDO Nº 10153100941 INFORMA
SABANA OCCIDENTE QUE YA SE HIZO LA MESA DE TRABAJO
1 14-Aug-15 14-Sep-15 18-Nov-15 9 1 100% 9 9 9 AC Cerrada Y PRUEBA DE ELLO ES LA PLANILLA
DOT de la DRSO ASISTENCIA / RELACION DE
EXPEDIENTES E INFORMES PARA
ACOGER

SABANA OCCIDENTE La Dirección Regional remitió el

1 14-Aug-15 16-Sep-15 16-Sep-15 0 1 100% 0 0 0 AC Cerrada
memorando Nº 10153100813
Funcionario SAE

SABANA OCCIDENTE
La Dirección Regional remitió el
1 14-Aug-15 16-Sep-15 16-Sep-15 0 1 100% 0 0 0 AC Cerrada
memorando Nº 10153100813
Funcionario SAE

SABANA OCCIDENTE
Reunión socialización y utilización DELL
1 14-Aug-15 27-Aug-15 30-Aug-15 0 1 100% 0 0 0 Profesional AC Cerrada Bogotá. 27/08/2015 - Evidencia:Planilla de
Especializado (adtivo) asistencia
DRSO
 SABANA OCCIDENTE
La Dirección Regional de Sabana Occidente
1 14-Aug-15 15-Sep-15 17-Nov-15 9 1 100% 9 9 9 AC Cerrada
Técnico Administrativo remitió el memorando Nº 10153100815
SAC (Gaston Vergel)

Me permito comunicar que a la fecha los

expedientes: 48675, 48899, 42955, 38853,
43391, 47998 se encuentran digitalizados a
la fecha, lo cual se puede evidenciar
ingresando al Sistema de Administración
CHIQUINQUIRÁ de expedientes SAE observando la ficha
6 14-Aug-15 31-Aug-15 30-Sep-15 4 6 100% 4 4 4 AC Cerrada técnica y/o el cargue de documento en la
Nirsa Rodriguez- DRCH página principal ( link: opciones: etapas y
actividades) y comparar el ultimo folio;
con el último documento digitalizado (se
ingresa en la parte inferior de la página
principal del SAE (link ver resumen “último
documento digitalizado)

CHIQUINQUIRÁ
Se genero memorando dirigio a DJUR, DAF
1 14-Aug-15 31-Aug-15 30-Sep-15 4 1 100% 4 4 4 AC Cerrada y OTIC 05153100713
Carmen Rosa Puentes
-DRCH

CHIQUINQUIRÁ
Se genero memorando dirigio a OTIC
1 14-Aug-15 31-Aug-15 30-Sep-15 4 1 100% 4 4 4 AC Cerrada
Carmen Rosa Puentes- 5153100715
DRCH

SE TIENE UN AVANCE DEL 71% DE LOS

EXPEDIENTES ACTIVOS PENDIENTES
POR DIGITALIZAR SE ADJUNTA
CHIQUINQUIRÁ REPORTE SAE EN ARCHIVO EXCEL
100 14-Aug-15 30-Sep-15 31-Dec-15 13 100 100% 13 13 13 AC Cerrada
Nirsa Rodriguez Se recibe avance del 73% con memorando
-DRCH 05163100461

Se recibe avacne del 76,2% con

memorando 05163100781
Con memorando No. 14153100655 del 9
de septiembre de 2015, se solicito a la
Dirección de Evaluación, Seguimiento y
Control Ambiental el apoyo de
profesionales para realizar seguimiento a
los expediente con instrumento de manejo
1 14-Aug-15 21-Aug-15 15-Sep-15 4 1 100% 4 4 4 AC Cerrada ambiental y/o permiso otorgado. Con
memorando No. 20153133661 del
24/09/2015 se asigno la supervisión del
contrato de prestación de Servicios No.
UBATE 856 de 2015. Ingeniero para Seguimiento y
Director DRUB - control.
Administrativo SAE

mediante acta de seguimiento realizada

por la OCIN el 13 de mayo de 2016, se
4 14-Aug-15 21-Aug-15 31-Dec-15 19 4 100% 19 19 19 AC Cerrada verificó el cumplimiento del hallazgo y este
fue cerrado por esta dependencia.( se
anexa copia del acta)

AC
Se ha venido realizando la salida de los
equipos en el formato dispuesto en el
UBATE Administrativa Manual de procesos y procedimientos.
1 14-Aug-15 21-Aug-15 31-Aug-15 1 1 100% 1 1 1 Cerrada
DRUB Situación que ya fue verificada por la
Dirección Jurídica, tal como consta en acta
AC
No. 16 del 15 de octubre de 2015.

UBATE Administrativa
DRUB, Director: Luz
Mariela Murcia
Para lograr el cumplimiento de la meta, se
Abogados: Diana
dispuesto dos (2) abogados de planta que
Wittinghan, Adriana
apoya el cumplimiento de ésta. A la fecha
Rozo, Julio Medina,
275 14-Aug-15 8/21/2015 12/31/2015 19 31 11% 2 2 19 AC En ejecución se han decidido 31 expedientes y se
Juan de Dios Villamil
encuentran 32 expedientes en la Dirección
Ingenieros: Alvaro
Jurídica para revisión y firma de acto
Garcia, Alexis Fajaro,
administrativo de fondo.
Hugo Castro, Fernando
Díaz, Narda Gamboa
DRUB

RIONEGRO Directora La totalidad de las indagaciones

Regional preliminares no vencidas fueron asignadas
1 14-Aug-15 11/1/2015 11/1/2015 0 1 100% 0 0 0 Rionegro/Administrador AC Cerrada a los funcionarios de planta de la DRRN
SAE/Abogados de como puede evidenciarse en el SAE.
Planta
 RIONEGRO Directora
Regional Se asignaron 6 indagaciones preliminares a
1 14-Aug-15 10/1/2015 12/1/2015 9 1 100% 9 9 9 AC Cerrada
Rionegro/abogados de cada abogado. Evidencia SAE.
planta

Se programó jornada el 8 de septiembre de

2015, para efectuar el diligenciamiento de
los formatos de control de términos de los
RIONEGRO Directora expedientes con la colaboración de los
Regional
1 14-Aug-15 9/8/2015 9/23/2015 2 1 100% 2 2 2 AC Cerrada funcionarios Carolina Castillo, Leonardo
Rionegro/funcionarios Martínez, Viviana Gómez y Luis Alfredo
asignados Rojas efectaudo el diligenciamiento de 207
controles de términos. Evidencia:
Expedientes SAE.

Mediante el memorando No. 08153100636

se indica al funcionario administrador del
SAE la necesidad de emitir alarmas
RIONEGRO Directora tempranas con un mes de anticipación al
Regional
1 14-Aug-15 1-Jul-15 31-Dec-15 26 1 100% 26 26 26 AC Cerrada fucnionario que tenga asu cargo cada
Rionegro/Administrador expediente permisivo con el fin de dar
SAE trámite previniendo el servicio no
conforme. El aviso debe efectuarse por
medio del correo electrónico de cada
fucnionario guardando la evidencia.

Se estableció como fecha límite el 30 de

septiembre de 2015 para que los
RIONEGRO Directora funcionarios entregaran los informes
1 14-Aug-15 15-Jul-15 30-Sep-15 11 1 100% 11 11 11 Regional/ Ingenieros de AC Cerrada técnicos derivados de visitas técnica ya
planta efectuadas. Con corte a la fecha en
mención, se verifica que quedan 10
informes técnicos por elaborar.
Utilizando como herramienta el correo
electrónico, se insta al grupo técnico para
para entregar los informe técnicos dentro
del quince (15) dias hábiles después de
efectuada cada visita técnica y se concerta
RIONEGRO Directora
1 14-Aug-15 1-Nov-15 1-Nov-15 0 1 100% 0 0 0 AC Cerrada una reunión con el fin de generar
Regional estrategias en cuento al manejo de la
asignación de visitas y de craga laboral con
el fin de crear condiciones para que se
pueda dar cumplimiento a este término de
tiempo.

Consultado el tema con el área

administrativa se indica que a la fecha no
se han efectuado cambios en el sistema
RIONEGRO Directora
que requiera socialización.
1 14-Aug-15 30-Sep-15 31-Dec-15 13 1 100% 13 13 13 Regional/Funcionario AC Cerrda
Administrativo
Se remite vía correo electrónico la
actualización de los formatos establecidos
dentro de sistemas de gestión de calidad

RIONEGRO Directora A la fecha no se han efectuado cambios en

1 14-Aug-15 30-Sep-15 31-Dec-15 13 1 100% 13 13 13 Regional/Funcionarios AC Cerrada el sistema de procesos y procedimientos.
revisores

Se reunió al grupo de trabajo de la DRRN

para tocar varios temas y en la misma
RIONEGRO Directora fecha se efectuó un refuerzo sobre el uso
1 14-Aug-15 30-Sep-15 30-Sep-15 0 1 100% 0 0 0 Regional/Funcionario AC Cerrada
del sistema de procesos y procedimientos.
Administrativo Evidencia: Acta No. 12 del 27 de agosto de
2015

RIONEGRO Directora A la fecha no se han generado cambios en

1 14-Aug-15 7-Sep-15 31-Dec-15 16 1 100% 16 16 16 Regional/Funcionario AC Cerrada el sistema que requieran socialización.
Administrativo

Se reunió al grupo de trabajo de la DRRN

para tocar varios temas y en la misma
fecha se socializaron tabnto el acta de
RIONEGRO seguimiento del 30 de abril de 2015 como
1 14-Aug-15 9/7/2015 12/31/2015 16 1 100% 16 16 16 Directora Regional AC Cerrada los resultados de la Auditoría interna CAR
Rionegro
efectuada en el mes de julio de 2015.
Evidencia: Acta No. 12 del 27 de agosto de
2015.
 Del 14 de agosto de 2015 a la fecha se han
acogido 81 informes técnicos derivados de
radicaciones generando el acto
Se reunió al grupo
administrativo de trabajo de
correspodiente. Delaigual
DRRN
para tocar
forma se hanvarios temas y visitas
adelantado en la misma
tecnicas
fecha se socializó
necesarias el de
a criterio resultado de las
los profesionales
Auditorías los
emitiendo internas delegando
Informes Técnicos tareas con el
fin de corregir las falencias
Correspondientes, a la fecha halladas
se han
mediante
emitido 21laenasignación
total. Es dederesaltar
51 radicaciones.
que
RIONEGRO irectora
170 14-Aug-15 9/7/2015 12/31/2015 16 385 100% 16 16 16 AC En ejecución Evidencia: Acta No. 12 del 27 de
algunas radicaciones se han adelantado agosto de
de
Regional Rionegro
2015.
oficio por los funcionarios o previa
Correo electronico enviado a los
asignación por medio del Sidcar. En totalabogados
el dia
se han16/12/2015
realizado 102 el cual fue reportado al
actuaciones
SAC con el memorando
administrativas dentro deNo. 08153100713
radicaciones.
del 15/12/2015
Evidencia: Bases explicando
de datos los 385de
digital repartos
que se efectuaron.
Informes Técnicos y de Actos
RIONEGRO Directora Administrativos, archivo físico de actos
170 14-Aug-15 9/7/2015 12/31/2015 16 170 100% 16 16 16 AC Cerrada
Regional Rionegro administrativos y de informes técnicos.

Del 01 de enero de 2016 a la fecha se han

acogido 77 informes técnicos derivados de
Se procedió a verificar la actualizaciòn de
radicaciones generando el acto
los Procesos y Procedimientos en Dell
administrativo correspodiente. De igual
Bogotá y a partir del 21 de Septiembre de
forma se han adelantado visitas tecnicas
Bogotá -La Calera - 2015 se actualizo el formato
necesarias a criterio de los profesionales
1 14-Aug-15 21-Sep-15 22-Sep-15 0 1 100% 0 0 0 Claudia C Escobar AAM Cerrada
emitiendo los Informes Técnicos
Gonzalez Correspondientes, a la fecha se han
Mediante inducción realizada el 30 de
emitido 48 en total.. En total se han
Septiembre y el 1 de Octubre de 2015 se
realizado 140 actuaciones administrativas
procedió a dar capacitación a los 3
dentro de radicaciones. Evidencia: Bases
vigilantes que realizan los turnos en la
de datos digital de Informes Técnicos y de
Dirección Regional, los temas tratados
Actos Administrativos, archivo físico de
fueron: Pautas de Seguridad para
actos administrativos y de informes
socializar con los visitantes, información
técnicos.
sobre rutas de Evacuación y planos
dispuestos en diferentes sitios de la
Dirección, diligenciamiento del formato de
Bogotá -La Calera - Ingreso de Visitantes, y socialización de
3 14-Aug-15 21-Sep-15 30-Sep-15 1 3 100% 1 1 1 Claudia C Escobar AAM Cerrada Protocolo de servicio y atención al
Gonzalez ciudadano publicado en Dell Bogotá, en lo
relacionado con Guardas de Seguridad. De
igual forma se actualizo el Directorio para
llamadas de Emergencia y Empresa de
vigilancia así como el de funcionarios y
Contratistas de la Dirección. (Anexo Lista
de Reunión Interna).
En reunión del 31 de Agosto de 2015 se
socializó sobre la actualización del Sidcar y
la reasignación de documentos teniendo en
Bogotá -La Calera - cuenta el traslado de algunos funcionarios.
1 14-Aug-15 17-Aug-15 15-Oct-15 8 1 100% 8 8 8 Laura Maria Duque AAM Cerrada Mediante Sidcar No. 20153132204
Romero de fecha 11 de Septiembre de 2015, La
Dirección de cultura Ambiental y Servicio al
Ciudadano, realizo reconocimiento por la
labor de la Dirección Regional.
Se recibieron los informes Técnicos del
contratista Diego Garcia, para revisión por
parte de la Directora Operativa Técnica, se
realizo la labor encontrando
inconsistencias y correcciones a realizar a
Bogotá -La Calera - lo cual se procedió a realizar el
2 14-Aug-15 21-Sep-15 15-Oct-15 3 1 50% 2 2 3 Laura Maria Duque AAM Cerrada requerimiento via telefónica al contratista.
Romero Respecto al señor Jose Edilberto
Sarmiento, se notificó a la Oficina de
Talento Humano y a la Oficina de control
Interno disciplinario sobre el incumplimiento
de la entrega de los asuntos que se
encuentran pendientes en la Dirección
De los trámites
Regional, vencidos
a lo cual el señorse Sarmiento
analizaron el
cada
día 7 una de las peticiones
de Septiembre de 2015 realizadas
acudió aporesta
los usuarios
Dirección y seentrega
e hizo clasificódedeun acuerdo
archivoalque
Bogotá -La Calera -
trámite
contieney las
a laactuaciones
afectación del recurso
iniciales denatural
1 14-Aug-15 21-Sep-15 15-Oct-15 3 1 100% 3 3 3 Laura Maria Duque AAM Cerrada
yalgunos
con el equipo
radicadosTécnico se procedió
que fueron a la
asignados,
Romero
programación
correspondientes de visitas o actuaciones
a la vigencia 2014. Sinpor
parte
embargode la Dirección,
esta Sin embargo
información no finalizaexisten
algunos
ninguno radicados que no
de los trámites, la permiten
Oficina de
adelantar
Durante actuaciones por
el mes Disciplinario
Control Interno de Septiembre encontrarnos
y Octubre
aperturo
pendientes
de 2015 se de
Indagación la respuesta
enviaron
Preliminar correos a informando
No. 1019-15informes
y y
gestión
sobre
mediante adelantadas
los tramites
Sidcar No. por
asignadoslos contratistas
20153135433que sedel 13
Diego Garcia
encuentran
de Octubre y Jose
Vencidos
realizo Edilberto
y/o próximos
requerimiento Sarmiento.
aala
Bogotá -La Calera - vencer,
Dirección asíRegional.
mismo se realiza el seguimiento
1 14-Aug-15 24-Aug-15 31-Dec-15 18 1 100% 18 18 18 Francisco Ferney AAM Cerrada a las respuestas informando a la Directora
Sanchez Regional y control Interno.

Teniendo en cuenta el volumen de

expedientes que se maneja en la Regional
Bogotá -La Calera - el apoyo se encamino a la actualización de
1 14-Aug-15 1-Sep-15 31-Jan-16 22 1 100% 22 22 22 Laura Maria Duque AAM Cerrada la información y correcciones de los
Romero expedientes del 2013 hacia atrás, dando
como prioridad los expedientes que ya
deben ser archivados por haber terminado
el trámite, durante los dos meses
Con Ocasióny de
Septiembre la Auditoria
Octubre de
se actualizaron 80
Certificación se realizaron
expedientes que quedaroncapacitaciones
al día en el SAE
con
y 22elque
apoyo del archivados.
fueron Grupo SIGESPU y
Bogotá -La Calera - SERVICIO DE ATENCIÓN AL USUARIO
con todo el Personal de Planta y
2 14-Aug-15 21-Sep-15 15-Oct-15 3 2 100% 3 3 3 Claudia C Escobar AAM Cerrada
contratistas de la Dirección Regional donde
Gonzalez
se actualizo los cambios realizados a los
procedimientos y Respuestas oportunas a
los Derrechos de Petición dentro del marco
Legal.
 En comité Técnico desarrollado el 27 de
enero de 2016, se trató el tema de las
jornadas de revisión de expedientes que se
tienen pendientes por parte de la DRBC,
proponiendo que durante las tardes de los
días viernes de cada semana, comenzando
Bogotá -La Calera - el 24 de febrero y por 3 viernes, se
8 14-Aug-15 10-Oct-15 31-Jan-16 16 8 100% 16 16 16 Alexander Reyes AAM Cerrada desarrollarán dichas jornadas con la
Fabiola Gonzalez participación de todos los funcioonarios y
contratistas que en dichasd fechas se
encuentren en la DRBC, con el fin de hacer
la revisión y diligenciamiento del formato de
tiempos del proceso y verificar la
cronología de cada expediente.

Se realizaron las jornadas y en comité

técnico del 30 de mayo de 2016 se deja la
recomendación de revisar
`permanentemente los expedientes que se
tienen en trabajo a fin de evitar al máximo
Se encuentra Proyectado Acto
Bogotá -La Calera - que se deban programar nuevas jornadas
Administrativo de Formulación de Cargos y
4 14-Aug-15 1-Oct-15 15-Nov-15 6 4 100% 6 6 6 Maria Fernanda AAM Cerrada para el arreglo de los expedientes.
se paso a Despacho de la Directora
Zuluaga Memorando 01163100421
Regional para Firma.
Revisado el SAE y el expediente referido,
se encuentra que mediante Auto 731 del
30/09/2015, se formulan cargos. Con oficio
1125105635 del 21/10/2015 se hace
citación para notificación del mencionado
acto administrativo. Publicado en el boletín
ordinario de fecha 31/10/2015. Se realizó
notificación por edicto quedando
ejecutoriado el 27/11/2015. Pasa a etapa
probatoria. Expedición de acto
administrativo EXP 39025.

Bogotá -La Calera - El expediente 39025 ha continuado siendo

Maria Fernanda impulsado en razón a que el usuario a
2 14-Aug-15 28-Sep-15 30-Nov-15 9 1 50% 5 5 9 Zuluaga AAM En ejecución interpuesto recursos lo cual ha impedido
Laura Maria Duque que se decida de fondo el mismo. En este
Romero momento se encuentra en términos para
notificación, posteriormente entrar´`a en
etapa decisoria. Se prevee finalizar
29/07/2016

MEDIANTE AUTO DRBC 0484 DE 28 DE

ABRIL DE 2016 SE DECRETARON
PRUEBAS, SE OFICIO A LA SEÑORA
LILIA MYRTA ORTIZ DE SUAREZ
MEDIANTE RADICADO CAR
01162102549 DE 5 DE MAYO DE 2016,
SE ESTA SURTIENDO EL TRÁMITE DE
NOTIFICACIÓN POR AVISO, ASIMISMO
SE ESTA ELABORANDO EL INFORME
DE CRITERIOS PARA DEFINIR EL
Se recibe ADMINISTRATIVO
TRÁMITE acta del 15 de octubre
DE de 2015
por parte deSANCIONATORIO.
CARÁCTER la Dirección Regional donde
1 14-Aug-15 16-Sep-15 31-Dec-15 15 1 100% 15 15 15 Soacha - DRSOA AAM Cerrada se establecen las acciones de seguimiento
para garantizar el uso de formatos
actualizados

El dia 9 de marzo de 2016 se realiza

capacitación en la Direccion Regional de
1 14-Aug-15 16-Sep-15 31-Dec-15 15 1 100% 15 15 15 Soacha - DRSOA AAM Cerrada Soacha por parte del personal de la Oficina
Asesosra de Planeación acerca del
fortalecimiento de conceptos MECI

El radicado 20151103346 se archivo según

Auto DRTE No 1259 del 26 de noviembre
de 2015. El radicado 13151100948 finalizo
con oficio 13152103690 respuesta de
fondo.
Director Regional Autoridad memorandos
4 7/30/2015 9/3/2015 9/11/2015 1 4 100% 1 1 1 Tequendama Ambiental
AI CR
radicados/ 4
Cerrada El radicado 13141100758 finalizo con la
apertura del expediente 54287 de 2016 y
se genero oficio 13162101834. El radicado
13141101455 correspondiente a un
En acta de
recurso de comité 14 delrelacionado
reposición 24 de septiembre,
con el
el Director29555
expedeinte Regional
no ha designo a los
sido contestado
Ingenieros Alfonsohistorial
de fondo. (adjunto Pulido,SAE)
Jairo Peñuela,
Juan Carlos Guarin y Jillyana Diaz, como
apoyo para atender las quejas, hasta que
el Ingeniero Jose Sarmiento se ponga al
Director Regional Autoridad Memorandos de dìa con los informes técnicos pendientes.
1 7/30/2015 9/3/2015 9/11/2015 1 1 100% 1 1 1 Tequendama Ambiental
AI AC
asignación
Cerrada
Adjunto reporte de informes tecnicos
elaborados desde el mes de junio de 2015
por el Ingeniero Jose Sarmiento, reporte de
informes técnicos elaborados por los
ingenieros asignados como apoyo SAC
desde el mes de septiembre de 2015.
 debían generarse estrategias en aras de la
prevención del servicio no conforme.Se
emitió el Memorando 10153100771 con
fecha 31 de agosto de
2015 dirigido a cada uno de los
responsables de la estrategia.
La Dirección
Regional mediante memorando Nº
10153100932, donde se informa las
acciones adelantadas frente a los servicios
No Conformes.
Sabana Occidente:
1. Comité
El Ingeniero
Técnico con Jose funcionarios Sarmiento ha presentado
y contratistas en
25 informes
donde se expone técnicosladesde el mes de Julio
responsabilidad de
Director Regional Autoridad Informes Técnicos hastauno
cada el 30conforme
de noviembre a su de 2015.
función para evitar
100 7/30/2015 9/3/2015 12/31/2015 17 30 30% 5 5 17 Tequendama Ambiental
AI AC
presentados / 100
En ejecución
el SNC.-11/09/2015- Evidencia: Acta No.
Remitido
012 de 2015 con memorando 13163100556 se
2.
han adelantado
Memorando 30 informes
solicitando al área tecnicos
Técnica un
plan de trabajo con las fechas
# EXP determinadas para ejecutar la actividad
MOTOSIERRAS Adjunto
correspondientes inventario sobre los de expedientes
motosierras en
Director Regional Autoridad
25 7/30/2015 3-Sep-15 24-Sep-15 3 25 100% 3 3 3 AI AC REMITIDOS / # Cerrada decomisadas
SNC- 28/10/2015- remitido con memorando
Evidencia:Memo.
Tequendama Ambiental
MOTOSIERRAS 13163100556
10153101060 3. Comité
INCAUTADAS Técnico con funcionarios y contratistas en
donde se aclara como se está manejando
Los expedientes
las acciones fueron remitidos
preventivas frente al a DJURSNC-
Numero de
Director Regional Autoridad mediante
29/10/2015. Evidencia: SAE, con Acta memorandoNo.015 de
1 7/30/2015 3-Sep-15 24-Sep-15 3 1 100% 3 3 3 AI AC memorando Cerrada
Tequendama Ambiental 13163100624 se da el numero de
2015
remitidos
expedientes remitidos
Chiquinquira: La Dirección Regional
# actas de entrega realizó un comité técnico el 24 de agosto
Director Regional Autoridad MOTOSIERRAS / de 2015
con memorandoen el cual socializó auditoria
13163100624 se recibea
25 7/30/2015 3-Sep-15 30-Jun-16 43 1 4% 2 2 43 Tequendama Ambiental
AI AC En ejecución radicaciones asociadas a la solicitud de
# MOTOSIERRAS un acta de entrega de motosierra
INCAUTADAS tramites , con el objeto de previnir servicios
no conformes.
Magdalena Centro: mediante
Se solicitaron
memorando Nº estantes
07153100371 a laanexa Dirección acta
Numero de
Director Regional Autoridad Administrativa
del comité técnico y realizado
financiera en Vianí y fueron el 14
1 7/30/2015 3-Sep-15 10-Sep-15 1 1 100% 1 1 1 Tequendama Ambiental
AI AC memorando Cerrada
enviados
de agosto de dos2015para donde organizar
se evaluó las el
remitidos
motosierras incautadas.
expediente Nº 50096 como el más
Alto
complejo Magdalena:y se solicitó Se hanalrealizado funcionario SAC
diferentes mesas de
que revisara de acuerdo con la lista de trabajo con respecto
El día 29expedientes
algunos de septiembre se realizodejornada
coyunturales la el
chequeo la información que allegue
de aseosin
DRAM, enembargo
la bodega nodede la DRTE,
se evitar
han dejado con
las el
Jornada de Aseo usuariodecon
apoyo la Señora el fin Martha Porras que Todera,este
Director Regional Autoridad evidencias
1 7/30/2015 3-Sep-15 30-Sep-15 4 1 100% 4 4 4 Tequendama Ambiental
AI AC Cerrada incompleta respectivas.y evitar la demora en la etapa
Realizada Angela
BAJO Porras Servicios
MAGDALENA: En el comité técnico generales, Arnulfo
de admisión.
Yepes
del técnico
díaMagdalena:
11 de Noviembre administrativo, se abordó Ivan el temaRios
Bajo Mediante el memorando
Profesional
Teniendo enAdministrativo.
cuenta que el mayor
en
Nº donde
04153100515 se analizó el
allegó estadoactas enNºelvolumen
quey se
20 21
de servicios
encontraba
de los comité losnoexpedientes
conformes
tècnicos realizados que
de laselista generan
en la
en la Corporación
enviada
Dirección por DESCAycorresponde
Regional referente
recalca ela director al trámite que
de
se debe dar prioridad a los expedientes. un
concesión
seguimiento y de
control aguas,
lo que sefaltabarealizó de
documento
visita se programó,preliminar
Sabana por
se informó
Centro: parte que delalalista
Mediante Dra.el
Marlene
se Salazar
había terminado,
memorando Nº 09153101142 yporRuby tanto la Téllez,
jefe dioacta
allegá que
la
previene
orden
de comité de el reproceso
depurarla
técnicoporNº dentro 002deldel
completo trámite,
revisando
21 de el
documento
que efectivamente
septiembre fue remitido
2015 estuviera
donde a alla
se Oficina
cien
presenta por una de
Dirección de
Comunicaciones
ciento
lista decompleta,
6 expedientes con quedó
esto el
quefinno decumple
plasmado haceren un
con
Evaluación,
diseño
el
los acta No.dinámico
tiempos 28de , igualmente
servicio con establecido
seradicado
dio la y N° se
12 9-Jun-15 9-Jun-15 30-Nov-15 25 12 100% 25 25 25 Seguimiento y Control AP Cerrada
20153128326
directriz
toman de realizar
dos del 06-08-2015.
estrategias un memorando para Posteriorevitar así a
Ambiental y Dirección
eso nos
informando encontramos
servicios no conformes.de ello a realizando
DESCA el cual ajustes
fue a
Jurídica
la redacción
elaborado y enviado y saldrá
con
Sabana Centro: Mediante acta de No. a producción
04153100684
próximamente.
explicando esta situación,
comité técnico Nº 003 del 28 de octubre así mismo se
Septiembre
recibió
2015 respuesta 2015:
se determinan Se remitieron
con el memorando a
los expedientes todas No. las
Direcciones Regionales
20153141303
gestionados en el meslos enplegables
virtud decon lo
los aspectosen
CHIQUINQUIRÁ:
establecido a tener El día
el acta en002/2015.
cuenta por
15 de septiembre Asíparte msimo de
los 2015,
de
se servidores
realizóse realizó de larevisión
la laCAR para
socialización los sobre
aleatoria trámites de
de concesiones
elaboración
radicaciones de informes de aguas
asociadas superficiales
de criterios a para lay
trámites
Direcciones subterráneas.
imposición de sanciones dentro de los
13 9-Jun-15 9-Jun-15 30-Oct-15 20 13 100% 20 20 20 AC Cerrada ambientales.
Regionales procesos sancionatorios, donde se contó
con la participación de la Dirección
Sumapaz: Con relación de al
Evaluación,
memorando Seguimiento. Nº 12153100630 la Dirección
Regional remite acta Nº 06 de 2015 del
comité técnico realizado por el grupo de
1. Sabana
Gualiva:
trabajo Occidente:
elrealizó
día 26reunión
de agosto Se revisó
técnico-jurídico
de 2015. el tema al
interior de laSAE
Administrador regional
donde se yALMEIDAS:.
se emitió
abordó el En el
memorando
tema
comite detècncio 10153100792
los expedientes celebradocon más deltiempo
el 10/09/2015 04 en de
Direcciones septiembre
por su complejidad,de 2015,
el orden del dia y desarrollo del mismo PSMV- para las
permisos gestiones
de se
14 9-Jun-15 9-Jun-15 28-Sep-15 16 14 100% 16 16 16 AC Cerrada La Dirección
propias por Jurídica
parte a través
del área de radicado
técnica la
Regionales vertimientos- exploración
ratifico la instruccion a la funcionaria Gloria de aguas
N°20153120823
Dirección
CastañedaRegional.
subterráneas dey generar del La
minería. 09-06-2015,
Dirección
alestar para solicitó
Regional evitar a
las
medianteDirecciones
MAGDALENA
el servicio memorando
noCENTRO: Regionales
conforme. Nºacta y10153100932,
a la
del
Respeco 28 Oficina
dea la
de
donde Talentoinforma Humano lasorganizar una revisión
calidadsede
Octubre y 2015 hecha
oportunidad acciones de adelantadas
la verificación respuestas se
yfrente
propuesta
encuentra a losque frente
servicios la afecha
la
Nosituación
Conformes. de algunas
asociadas a atrámitesse se han hanacogido cruzado
vacantes
un total deen las Direcciones
50 informes técnicos Regionales,
quedando
comunicaciones con memorandos
tema que 77
pendiente fue abordado por la Dra. María
02153100494,informes. solicitando a los
Isabel
2. Tristancho en
Chiquinquirá: La reunión
Dirección del día martes
Regional
funcionarios OSCAR MARTIN AREVALO,
15 9-Jun-15 9-Jun-15 23-Jun-15 2 15 100% 2 2 2 Dirección Jurídica AC Cerrada 16-06-2015,
emitió
RIONEGRO:
ESMARAGDO Circular indicando
Se No. comité
realizó
GAITAN quey debido
05154100019 técnico
BEATRIZ a la
eldel
situación
16/06/2015,
día 27 de de
agosto los
en encargos
la
de que
2015, se delsolicita
en elpersonal
cual sea en
los
GARCIA realizar seguimiento a
carrera
funcionarios
trató temas
trazabilidad administrativa
depara y verificar
hallazgos que
y de se
contratistas dio como
informes
calidad dary
resultado
cumplimiento
técnicos,
oportunidad delremitió
se aproceso
de losrespuestas;
trámites
acta decon reestructuración,
asignados
memorando
Memorando por
es necesario“SAE”,
el aplicativo
08163100207
02153100648 proveerlos
dirigido y dar a inicialmente
prioridad
YINA PAOLA a por
los
escalera,
expedientes
Sabana razón
Centro: losEn por cuales
Comité la Técnico
cual lesse haya
se han
TORRES y YADIRA PIRAQUIVE; producto
extendido
realizado
Jurídico visita
realizado lostécnica tiempos conoctubre/15
dos inicialmente
meses se de
de la revisión se elgeneraron
05 de memorandos
proyectados,
anterioridad
trataron
pidiendolos y pero
temas
celeridad, se
que relacionados
aún continuará
no se cuenta
explicación o atendido
con loscon el
terminar
Direcciones la situacióninforme
respectivo conforme a la ley. mineros
14 9-Jun-15 9-Jun-15 31-Dec-15 29 14 100% 29 29 29
Regionales
AC Cerrada siguientes con los técnico.
el tramite expedientes: números Temas 02153100711
relacionados con
dirigido a AULI RAMIREZ, ANGELICA la sentencia del Río
Bogotá,
HURTADO, seguimiento VLADIMIR a PSMV y
VERGARA Y
3.
expedientes
RICARDO Magdalena relacionados
RODRIGUEZ Centro: cony Convenios Mediante
el numero
memorando
suscritos
02153100649 por Nº 07153100371
ladirigido
CAR. en el mismo la Dirección
sentido
Regional
SABANA
a remite acta deComité
OCCIDENTE:
los funcionarios comitédel
OSCAR técnico
Área Nº
MARTIN
9 donde
Técnica
AREVALO, el YANETH
en conjunto Ingeniero con elDEL Ramiro
área Jurídica
CARMEN Cuero en
Guependo
donde
LINARES, líder
se verifica
CARLOS técnico
los expedientes
ALBERTO informó que con
CRUZ en B, la
DRMC
PSMV,
NIDIA BEATRIZ a nuestra
de la fecha del comité
jurisdicción,
GARCIA y estado no hay
REINALDO
667 68 591 591 667 pendiente ningún informe técnico de visitas
actual de los mismos,
RODRIGUEZ. Se adjuntan copias de las acciones a seguir,
realizadas
delegación con
de
explicaciones recibidas. dos meses
responsabilidad de anterioridad.
en cuanto al
seguimiento
Chiquinquira: jurídico yEn técnico
la DRCH -31 por de parte
Agosto
delPropuesta
grupo de 2015.
SAC se ACGR:
realizoAuditorias reeunion con
iencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación 4.
del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VRAR: Valoración de Administración de Riesgos: PRMJ:
Soacha: BajoEl día
funcionario s Magdalena:
de Mejora;
y 30 de octubre
contratistas Mediante
para de 2015,
evaluar
CGR; el
se la
memorando
realizó
auditoria comité aNºtécnico04153100515
derechos regional,deallegó en elpetcion, actas
cual
Nº trataron
se 20 y temas
actividades 21
que de como:
se los Temas
realizarón comitécon lostécnicos
dias
realizados
sentencia del
01/07/2015 y 24/08/2015en Río la Dirección
Bogotá, seguimientoRegional a y
recalca temas
PSMV, el director mineros que y aquellos se debe temas dar
prioridadpara
álgidos a los la expedientes.
Regional.
Evaluación del Plan de Mejoramiento Único PMU OBSERVACIONES:
Tequendama: en los comites de
SUMAPAZ:
Dirección Regional Acta 02 Nº del724 delde22 febrero
de junio de de
5.
2016
2015,SabanaNº 12Centro:
comité técnico
de 27 deLa reportada
agostoDirección decon Regional
2015, y en
PBEC 667 emitió los memorandos Nº
memorando
el comité 12163100210
técnico realizado del09153101142,
el14día de marzo22 de
PBEA 667 09154100012,
del 2016 de 2015, se reviso09153101139,
octubre el tema de
CPM = Prava / PBEC 88.58% Elaboró: 09153101138,
TEQUENDAMA: 0915310137
El
servicio no conforme y se analizo el temadía 22 de donde
octubre de se
solicita
2015,
de lasse dar prioridad
realizó
radicaciones Comité a los Técnico
represadas expedientes
en
en las el SAC en
AP = PLAI/ PBEA 88.58% Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto: que se hizodella visita técnica hace más
instalaciones
por parte deIngeniero
la DRTE, yense el cual
designaronse de
dos
trató
unos conmeses
apoyos sin
la participación que
para atender se haya Dr Hernando el
elaborado
delprioritariamente
informe
Ibañez,
los radicados técnico.
el tema relacionado
mientras con un lote
el Ingeniero SAC se
Mediante
que
ponesealencuentra
díaacta conde comité
en
alrededor zona técnico de
de ronda100 de defecha
informes dos
28 de octubre/15
fuentes
técnicos hídricas,
pendientes consepor reiteró
el fin dealdeterminar
elaborar. área técnica el
el cumplimiento
paso a seguir porSoacha: de
partelos tiempos
demediante
esta Dirección, para
acta de la
elaboración
como
comité conclusión
técnico de se los informes,
solicitara
Regional del una9 avez
concepto la
de
efectuada
DJUR y la
DGOAT correspondiente
septiembre de 2015, se reiteró a ya que no fue visita.
posible fijar
un punto de vista con
funcionarios y contratista, especialmente, al el que estuvieran de
6. SUMAPAZ:
acuerdo
grupo técnicola el
Ingenieros Dirección
y cumplimiento
Abogado. Regionalde hizo los
revisión
tiempos enpara el SAE la el elaboración
día 03 de septiembre de los
de 2015 poruna
informes, parte de vezla Ingeniera efectuada Sandra la
Niño
Ubaté: quien
En Comité
correspondiente es la personarealizado
Técnico
visita. encargada el 13de
hacer
de el Gualiva:
noviembre/15 seguimiento se trataron
Realizó mensual
los
comite, temas a acta
el los
expedientes
relacionados
de la reunión conpermisivos
los
fueexpedientes
enviada asignados mediante al
personal
coyunturales
memorando técnicoen esta
No. dejurisdicción.
06153100632. la DRSU(Se que envía se
encuentran
la copia del acta) en etapa Acta por reportada decidircon y que no
cuentan
memorando con
14163100122 informe técnico,
 Fecha de Evaluación: 31-Dec-16

Puntaje Puntaje Efectividad de la Acción y/o

Avance Puntaje Actividad Proceso /
Cantidad de Fecha de Plazo en Porcentaje de Logrado por Atribuido a
Fecha de Fecha de Físico de Logrado por Proyecto / Tipo de
Medida de Suscripción Semanas de Avance Físico de las las Líder / Área / Proceso Fecha de la Indicador de Estado: En ejecución -
Iniciación de la Culminación de Ejecución de las Programa / Fuente Acción: C, Observaciòn de la dependencia
las de la cada Ejecución de las Actividades Actividades Responsable Fuente Cumplimiento Cerrada
Actividad la Actividad las Actividades Convenio / AC, AP, AM
Actividades Actividad Actividad Actividades Vencidas Vencidas
Actividades (PLA) Contrato
(PLAV) (PAAVI) SI NO

Dirección de
Evaluación,
1 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 1 100% 13 13 13 Seguimiento y Control AAM NC 7/27/2016 AM
Ambiental - Jenny Rico
Dirección
y equipo RESPEL de
Evaluación,
1 8-Aug-16 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 Seguimiento y Control AAM NC 7/27/2016 AC
Ambiental - Jenny Rico
Dirección
y equipo RESPEL de
Evaluación,
1 8-Aug-16 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 Seguimiento y Control AAM NC 7/27/2016 AC
Ambiental - Jenny Rico
y equipo RESPEL

1 8/8/2016 31-Aug-16 30-Mar-17 30 1 100% 30 0 0 Dirección Jurídica AAM NC 7/27/2016 AC

Dirección Jurídica - Ing.

1 8/8/2016 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Johanna Cardona

1 8/28/2016 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 Dirección Jurídica GCT NC 8/28/2016 AP

Con memorando 12163100821 se recibe

Dirección Regional
2 9-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 1 50% 7 7 13 AAM NC 7/27/2016 AP acta No. 9 del 7 de septiembre 2016 por
Sumapaz
parte de la Dirección Regional Sumapaz

Dirección Regional
1 9-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 AAM NC 7/27/2016 AP
Sumapaz

Con memorando 12163100821 se recibe

Dirección Regional
5 9-Aug-16 31-Aug-16 30-Jan-17 22 1 20% 4 0 0 AAM NC 7/27/2016 AP acta No. 9 del 7 de septiembre 2016 por
Sumapaz
parte de la Dirección Regional Sumapaz

Dirección Regional
2 9-Aug-16 31-Aug-16 30-Jan-17 22 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Sumapaz

Dirección Regional
15 9-Aug-16 31-Aug-16 30-Jul-17 48 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Sumapaz

Dirección Regional
2 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 AAM NC 7/27/2016 AC
Sabana Occidente

Dirección Regional
1 8-Aug-16 31-Aug-16 30-May-17 39 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 CR
Sabana Occidente

Dirección Regional
1 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Jan-17 22 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Sabana Occidente

En comité realizado el 14 de julio de

2016 se recordó la importancia de dar
Dirección Regional cumplimiento a los tiempos
2 9-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 1 50% 7 7 13
Ubaté
AAM NC 7/27/2016 AP En ejecución
establecidos en el manual de procesos
y procedimientos. Se anexa acta de
comité como evidencia.

Dirección Regional
4 9-Aug-16 31-Aug-16 30-May-17 39 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AM
Ubaté

Se realizó informe técnico DRUB No.

876 del 22 de septiembre de 2016 del
cual se envia copìa. El expediente se
Dirección Regional
1 9-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 1 100% 13 13 13
Ubaté
AAM NC 7/27/2016 CR Cerrada encuentra en reparto jurídico para
continuar con el respectivo trámite de
acuerdo con lo establecido en el
procedimiento.

Se notificó mediante edicto el día 8 de

Dirección Regional
2 9-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 1 50% 7 7 13
Ubaté
AAM NC 7/27/2016 AC En ejecución agosto de 2016. Se anexa copia de
lafijación y desfijación del edicto.
 Dirección Regional
2 9-Aug-16 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AP
Ubaté
Se realizó informe técnico DRUB No.
902 del 29 de septiembre de 2016 del
cual se envia copìa. El expediente se
Dirección Regional
1 9-Aug-16 31-Aug-16 30-Oct-16 9 1 100% 9 9 9
Ubaté
AAM NC 7/27/2016 AC Cerrada encuentra en reparto jurídico para
continuar con el respectivo trámite de
acuerdo con lo establecido en el
procedimiento.
Dirección Regional
1 9-Aug-16 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Ubaté

Dirección Regional
14 9-Aug-16 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AP
Ubaté

Dirección Regional
2 9-Aug-16 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Ubaté

Dirección Regional La verificación se realizará con corte al 15

5 8-Aug-16 31-Aug-16 20-Apr-17 33 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC En ejecución
Sabana Centro de cada mes

Se envió correo electronico el 7 de octubre

a los técnicos de la Regional. Citandolos a
una capacitación respeto al tiempo
Dirección Regional establecido en el manual de procesos y
1 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC En ejecución
Sabana Centro procedimientos para la elaboración de los
informes técnicos, la cual se llevara a cabo
el 24 de octubre de 2016, a partir de las
9:00 a.m.
5 primeros dias de cada mes se realizará la
Dirección Regional
10 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Aug-17 52 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC En ejecución alerta,mediante correo electronico, a parir
Sabana Centro
de 5 de noviembre/16

Se realizará alerta a los técnicos que

Dirección Regional
8 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Aug-17 52 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AP En ejecución programaron visitas y que no se realizarón,
Sabana Centro
el 15 de cada mes y 30 de cada mes

Dirección Regional Se encuentra en elaboración el acto

1 8-Aug-16 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC En ejecución
Sabana Centro administrativo

Dirección Regional Se realizó el Auto de cobro No. 1090 del

1 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Apr-17 35 1 100% 35 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC Cerrada
Sabana Centro 18-08-2016

Dirección Regional
2 8-Aug-16 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC En ejecución
Sabana Centro

Se envió correo electronico el 7 de octubre

a los técnicos de la Regional. Citandolos a
una capacitación acerca del Procedimiento
de Evaluación Técnica, la cual se llevara
Dirección Regional a cabo el 24 de octubre de 2016, a partir
2 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 AAM NC 7/27/2016 AC En ejecución
Sabana Centro de las 9:00 a.m. y en comite del 18 de
octubre de 2016, se reiterará a los
funcionarios y contratistas el conocimiento
y aplicacion de los procedimientos y la
plataforma de DellBogota.

En el comité se realizará la socialización

Dirección Regional del procedimiento de la programación de
2 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 AAM NC 7/27/2016 AC En ejecución
Sabana Centro vehiculos, la cual se llevará a cabo el 18 de
octubre de 2016.

Dirección Regional
1 8/8/2016 31-Aug-16 15-Feb-17 24 0% 0 0 0 AAM NC 8/27/2016 AP
Gualivá

Dirección Regional
396 8/8/2016 31-Aug-16 30-Aug-17 52 0% 0 0 0 AAM NC 8/27/2016 AP
Gualivá

Dirección Regional
1 8/8/2016 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 AAM NC 8/27/2016 AC
Gualivá

Dirección Regional
2 8/8/2016 31-Aug-16 30-Apr-17 35 0% 0 0 0 AAM NC 8/27/2016 AP
Gualivá
 Dirección Regional
2 8/8/2016 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 AAM NC 8/27/2016 AC
Gualivá

Dirección Regional
2 8/8/2016 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 AAM NC 8/27/2016 AC
Gualivá

Dirección Regional
3 8/8/2016 31-Aug-16 30-Apr-17 35 0% 0 0 0 AAM NC 8/27/2016 AC
Gualivá

Dirección Regional
2 8/8/2016 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 AAM NC 8/27/2016 AC
Gualivá

Dirección Regional
1 8/8/2016 31-Aug-16 30-Apr-17 35 0% 0 0 0 AAM NC 8/27/2016 AC
Gualivá

Dirección Regional
1 8/8/2016 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 AAM NC 8/27/2016 AC
Gualivá

Dirección Regional
21 8/8/2016 31-Aug-16 30-Aug-17 52 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Tequendama

Dirección Regional
3 8/8/2016 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Tequendama

Dirección Regional
2 8/8/2016 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 AAM NC 7/27/2016 AC
Tequendama

Dirección Regional
2 8/8/2016 31-Aug-16 30-Apr-17 35 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Tequendama

Dirección Regional
2 8/8/2016 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 AAM NC 7/27/2016 AC
Tequendama

Dirección Regional
2 8/8/2016 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Tequendama

Dirección Regional
2 8/8/2016 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Tequendama

Dirección Regional
9 8/8/2016 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 AAM NC 7/27/2016 AC
Tequendama

Dirección Regional
95 8/8/2016 31-Aug-16 30-Aug-17 52 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Tequendama

Dirección Regional
2 8/8/2016 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Soacha

Dirección Regional
1 8/8/2016 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 AAM NC 7/27/2016 AC
Soacha

Dirección Regional
21 8/8/2016 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Soacha
 Dirección Regional
1 8/8/2016 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Soacha

Dirección Regional Bajo

1 8/8/2016 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Magdalena

Dirección Regional Bajo

2 8/8/2016 31-Aug-16 30-May-17 39 0% 0 0 0 AAM NC 7/28/2016 AC
Magdalena

Dirección Regional Bajo

1 8/8/2016 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 AAM NC 7/29/2016 AC
Magdalena

Dirección Regional Bajo

1 8/8/2016 31-Aug-16 20-Mar-17 29 0% 0 0 0 AAM NC 7/30/2016 AC
Magdalena

Dirección Regional Bajo

10 8/8/2016 31-Aug-16 30-Aug-17 52 0% 0 0 0 AAM NC 7/31/2016 AC
Magdalena

Dirección Regional
1 8-Aug-16 31-Aug-16 15-Jan-17 20 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Chiquinquirá

Dirección Regional
2 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 AAM NC 7/28/2016 AC
Chiquinquirá

Dirección Regional
2 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 AAM NC 7/29/2016 AC
Chiquinquirá
Dirección Regional
4 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 AAM NC 7/30/2016 AC
Chiquinquirá
Dirección Regional
2 8-Aug-16 31-Aug-16 30-May-17 39 0% 0 0 0 AAM NC 7/30/2016 AC
Chiquinquirá

Dirección Regional
2 8-Aug-16 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 AAM NC 7/31/2016 AC
Chiquinquirá

Dirección Regional
1 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Apr-17 35 0% 0 0 0 AAM NC 8/1/2016 AC
Chiquinquirá

Dirección Regional
1 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 AAM NC 8/2/2016 AC
Chiquinquirá

Dirección Regional
1 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 AAM NC 8/3/2016 AC
Chiquinquirá

Dirección Regional
2 8-Aug-16 31-Aug-16 20-May-17 37 0% 0 0 0 AAM NC 8/4/2016 AC
Chiquinquirá

Dirección Regional
2 8-Aug-16 31-Aug-16 20-May-17 37 0% 0 0 0 AAM NC 8/5/2016 AC
Chiquinquirá

Dirección Regional
2 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 AAM NC 8/6/2016 AC
Chiquinquirá
 Dirección Regional
6 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 AAM NC 8/7/2016 AC
Chiquinquirá

Dirección Regional
3 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 AAM NC 8/7/2016 AC
Chiquinquirá

Dirección Regional
32 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Aug-17 52 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Chiquinquirá

Dirección regional
1 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Oct-16 9 0% 0 0 9 AAM NC 7/27/2016 AP
Almidas y Guatavita

Dirección regional
1 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Oct-16 9 0% 0 0 9 AAM NC 7/27/2016 AP
Almidas y Guatavita

Dirección regional
2 8-Aug-16 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AP
Almidas y Guatavita

Dirección regional
4 8-Aug-16 31-Aug-16 20-May-17 37 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AP
Almidas y Guatavita

Dirección regional
2 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 AAM NC 7/27/2016 AP
Almidas y Guatavita

Dirección regional
2 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AP
Almidas y Guatavita

Dirección regional
2 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AP
Almidas y Guatavita

Dirección regional
2 8-Aug-16 31-Aug-16 31-Oct-16 9 0% 0 0 9 AAM NC 7/27/2016 AP
Almidas y Guatavita

Dirección regional
7 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 AAM NC 7/27/2016 AP
Almidas y Guatavita

Dirección regional
1 8-Aug-16 31-Aug-16 15-Nov-16 11 0% 0 0 11 AAM NC 7/27/2016 AP
Almidas y Guatavita

Dirección regional
1 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Aug-17 52 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AP
Almidas y Guatavita

Dirección de
Evaluación,
1 8-Aug-16 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 Seguimiento y Control AAM NC 7/27/2016 AM
Ambiental - Jenny Rico
y equipo RESPEL

Dirección de
Evaluación,
1 8-Aug-16 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 Seguimiento y Control AAM NC 7/27/2016 AC
Ambiental - Jenny Rico
y equipo RESPEL

Dirección de
Evaluación,
1 8-Aug-16 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 Seguimiento y Control AAM NC 7/27/2016 AC
Ambiental - Jenny Rico
y equipo RESPEL

Dirección de
Evaluación,
1 8/8/2016 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 AAM NC 7/27/2016 AC
Seguimiento y Control
Ambiental

1 8/8/2016 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 Dirección Jurídica AAM NC 7/27/2016 AC

14 8/8/2016 31-Aug-16 30-Nov-16 13 0% 0 0 13 Direcciones Regionales AAM NC 7/27/2016 AC

14 8/8/2016 31-Aug-16 20-Feb-17 25 0% 0 0 0 Direcciones Regionales AAM NC 7/27/2016 AC

 1 8/28/2016 31-Aug-16 30-Mar-17 30 0% 0 0 0 Dirección Jurídica GCT NC 8/28/2016 AP

2313 7 5 80 41 331

encias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VRAR: Valoración de Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional;

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único PMU OBSERVACIONES:

PBEC 331
PBEA 2313
CPM = Prava / PBEC 12.40% Elaboró:
AP = PLAI/ PBEA 3.46% Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:
 Seguimiento OCIN

No se ha aportado la evidencia correspondiente para dar

visto bueno al avance reportado, se requiere el documento
soporte.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.
Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se
llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.
Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se
llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.
Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se
llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Medainte el memorando No. 05163101032 del 24 de

noviembre 2016 se cierra la actividad

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

No se evidencia ningun tipo de avance frente a la actividad,

situacion que para la OCIN resulta preocupante toda vez que
ya los tiempos estan vencidos.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se observa con preocupacion que esta actividad, no se ha

cumplido en su totalidad, recordando que es una actividad
que esta apunto de vencerse..

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.
Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se
llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

4/18/2016
llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.
Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se
llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. 4/18/2016

Se observa con preocupacion que esta actividad, no se ha

cumplido en su totalidad, recordando que es una actividad se
encuentra vencida, se recomienda al lider del proceso tomar
medidas urgentes frente al tema.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se observa con preocupacion que esta actividad, no se ha

cumplido en su totalidad, recordando que es una actividad se
encuentra vencida, se recomienda al lider del proceso tomar
medidas urgentes frente al tema.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.
Se observa con preocupacion que esta actividad, no se ha
cumplido en su totalidad, recordando que es una actividad se
encuentra vencida, se recomienda al lider del proceso tomar
medidas urgentes frente al tema.

Se observa con preocupacion que esta actividad, no se ha

cumplido en su totalidad, recordando que es una actividad se
encuentra vencida, se recomienda al lider del proceso tomar
medidas urgentes frente al tema.

No se evidencia ningun tipo de avance frente a la actividad,

situacion que para la OCIN resulta preocupante toda vez que
los tiempos de ejecucion estan vencidos.

No se evidencia ningun tipo de avance frente a la actividad,

situacion que para la OCIN resulta preocupante toda vez que
los tiempos de ejecucion estan vencidos.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.
No es posible constatar el avance de la actividad por cuanto
no se cuenta con la evidencia que permita determinar el
cumplimiento de lo propuesto por la Direccion Regional.

No es posible constatar el avance de la actividad por cuanto

no se cuenta con la evidencia que permita determinar el
cumplimiento de lo propuesto por la Direccion Regional.

No es posible constatar el avance de la actividad por cuanto

no se cuenta con la evidencia que permita determinar el
cumplimiento de lo propuesto por la Direccion Regional.

No se evidencia ningun tipo de avance frente a la actividad,

situacion que para la OCIN resulta preocupante toda vez que
los tiempos de ejecucion estan vencidos.

No es posible constatar el avance de la actividad por cuanto

no se cuenta con la evidencia que permita determinar el
cumplimiento de lo propuesto por la Direccion Regional.

No es posible constatar el avance de la actividad por cuanto

no se cuenta con la evidencia que permita determinar el
cumplimiento de lo propuesto por la Direccion Regional.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Revisadas las evidencias, se observa que algunas

Direcciones Regionales no estanan llevando a cabo el
cumplimiento de las actividades en debida forma y acorde los
compromisos, la OCIN reitera la Necesidad de dar
cumplimiento a las actividades, esto teniendo en cuenta que
el termino de ejecucion se encuentra vencido.

Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se

llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido.

Revisadas las evidencias, se observa que algunas Direcciones

Regionales no estanan llevando a cabo el cumplimiento de
las actividades en debida forma y acorde los compromisos, la
OCIN reitera la Necesidad de dar cumplimiento a
lasactividades, esto teniendo en cuenta que el termino de
ejecucion se encuentra vencido.
 Seguimiento OCIN

esta pendiente documentar un comité en el cual se

establezca el tiempo para la elaboración de los
informes técnicos

La dependencia no ha reportado avance de la actividad,

teniendo en cuenta que esta se inicio el 31/08/16

se verifico IT en SAE, acogido con Auto No 977 del

29/12/16

Se verifico en SAE publicacion edicto del 8/08/16 del

expediente 37542
verificado en SAE

Se envió memorandos a los funcionarios que tiene informes

técnicos pendientes por elaborar Nros. 09173100033,
0917300034 y 0917300033 del 12 de enero de 2017.

Se realizo el comité Regional el día 27 de octubre de 2016 y

se hizo la capacitación respecto al tiempo establecido en el
manuel de procesos y procedimientos para la elaboración de
los informes técnicos, se anexa acta de comité regional.

Se envió correo el 11 de Enero de 2017, a los funcionarios y

contratistas responsables, remitiendo listado por vencer en
enero, febrero y marzo. se anexa correo enviado.

Se revisó la programación de visitas técnicas y se evidencio

que se ralizaron todas las visitas programas.

Se encuentra en Bogotá, en la Dirección Juridica desde el 5-

09-2016, para la revisión del Acto Administrativo, se
evidencia en el SAE.

El expdiente No. 20926, es de la Dirección Regional

Tequendama.

Se realizó la capacitación el 27 de octubre de 2016, anexo

Acta de comité Regional.

Se envió circular No. 09164100019 del 10-10-2016, a los

funcionarios y contratistas de la DRSC, informado que se
debe reportar datos para la programación de vehiculos y
actualizar si existe algun cambio, al igual se socializo en el
comité del del 27 de octubre de 2016. Anexo Acta de Comite
Regional.
No se repote informe
ejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional;
 PROCESO GESTIÓN ESTRATÉGICA- AUDITORIA INTERNA 2016
AUDITORIA INTERNA VIGENCIA 2016
Código
Denominación de Cantidad de Fecha de
No. de H, NC, CGR/Subsistema Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Fecha de
Consecutivo Descripción de las la Unidad de Medida de Suscripción
OB, INC, FA, MECI/Numeral de la Observación / Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Causas Efecto Descripción de Acciones Propósito de la acción Iniciación de
de Acciones Actividades Medida de las las de la
OM norma ó numeral del Función de Advertencia la Actividad
Actividades Actividades Actividad
informe

CONEXIONES
ELÉCTRICAS:
1. No se encuentra la
infraestructura
adecuada para un punto
de trabajo..
2. No se solicitó
oportunamente al grupo
Se realizo inspección a los puestos de trabajo de los
de mantenimiento la
asesores de la Dirección General, puesto de personal CONEXIONES ELECTRICAS
adecuación del punto de
administrativo, puesto de control de entrada, cafeteria Solicitar a la Dirección
trabajo, así como la
interna y secretaria de la Dirección. Se evidenció en 1. Accidentes de trabajo. Administrativa y Financiera
revisión de las
el puesto de trabajo contiguo al de la asesora de 2. Corto circuito. se efectúe el análisis de la
conexiones eléctricas.
SIGESPU, la presencia de cables en las conexiones 3. Daño de equipos . planta física del octavo piso,
3. El puesto de trabajo 1. Evitar situaciones de
eléctricas y del equipo de computo sueltas que a fin de que se programen
no se encuentra dentro riesgos que conlleven a Enviar memorando a la
OHSAS 18001: generan riesgos de caidas. CAFETERÍA todas las adecuaciones a
1 NC de una planeación de accidentes de trabajo. Dirección Administrativa Memorando. 1 28-Jun-16 1-Jul-16
2007 4.4.6 El sitio de cafeteria establecido en el piso 8 del 1. Accidentes de trabajo por no que haya lugar, dentro de
un espacio laboral. 2. Mejorar el ambiente y Financiera.
edificio sede central no cumple con los requisitos de contar con las condiciones las cuales se contemple
CAFETERIA: de trabajo.
infraestructura definidos en el marco normativo adecuadas y normas de todos los puestos de trabajo
1. No se encuentra un
(resolución 2400 de 1979) lo que genera riesgos y seguridad para el y el espacio físico de la
espacio adecuado en el
peligros. Se debe adelantar la gestión necesaria por funcionamiento de la cafetería. cafetería, en el marco de la
piso de la Dirección
parte del proceso ante las dependencias resolución 2400 de 1979.
General.
competentes, para que se realice las adecuaciones
2. El sitio fue adecuado
necesarias que permitan minimizar estos riesgos.
por facilidad en la
atención a los usuarios
que visitan la Dirección
General.
3. No aplicación de lo
establecido en las
norma 18001.

los puestos de trabajo.

2. Desconocimiento del 1. Reitrar las canecas
Plan de Gestión Integral Registro
individuales de los puestos Interiorización por parte Retiro de canecas 1 28-Jun-16 1-Jul-16
Se realizó inspección a los puestos de trabajo y se de Residuos Sólidos en fotográfico
de trabajo del octavo piso de los funcionarios el
ISO 14000: 2004 evidenció que se continua utilizando elementos donde se Inadecuada disposición de los
2 NC programa de Gestión
4.4.6 adicionales a los puntos ecologicos para la implementaron los residuos sólidos.
recolección de residuos puntos ecológicos. 2. Efectuar una Integral de Residuos
Sólidos Realizar jornada de Registro de
3. Falta de sensibilización sobre el uso 1 28-Jun-16 1-Jul-16
Sensiblización asistencia
interiorización de los de los puntos ecológicos.
programas de gestión
TOTALES
CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: P
enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VRAR: Valoración de Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seg
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida
Convenciones: Evaluación del Plan de Mejoramiento Único
Puntajes base de Evaluación:
Columnas de calculo automático Puntaje base de evaluación de cumplimiento
Información suministrada en el informe Puntaje base de evaluación de avance
Celda con formato fecha: Día Mes Año Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Fila de Totales Avance del plan de Mejoramiento

PROCESO GESTIÓN ESTRATÉGICA- AUDITORIA INTERNA 2016

AUDITORIA INTERNA COOPERACIÓN INTERNACIÓNAL VIGENCIA 2016
Código
Denominación de Cantidad de Fecha de
No. de H, NC, CGR/Subsistema Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Fecha de
Consecutivo Descripción de las la Unidad de Medida de Suscripción
OB, INC, FA, MECI/Numeral de la Observación / Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Causas Efecto Descripción de Acciones Propósito de la acción Iniciación de
de Acciones Actividades Medida de las las de la
OM norma ó numeral del Función de Advertencia la Actividad
Actividades Actividades Actividad
informe
 Los registros deben permanecer legibles, fácilmente
identificables y recuperables. En el procedimiento
GES-PR 04 Gestión Internacional e interinsticional,
La información no se
se debe hacer seguimiento a los convenios para
encuentra organizada
verificar su correcto cumplimiento. Al revisar el
de manera que se
procedimiento se evidencia que no se cuenta con un
pueda realizar una facil 1-Verificar los convenios
archivo físico o magnético adecuado que permita
búsqueda, análisis y Contar con la internacionales
establecer la totalidad de los convenios
comprensión. información clara y existentes en la
internacionales e institucionales para su respectivo
Consolidar y Organizar la oportuna de las Corporación.
seguimiento tal como lo establece el procedimiento a
Los documentos como No se puede realizar una información existente sobre actividades y Base de datos de
ISO 9001:2008 partir del numeral 17.
NC convenios de correcta trazabilidad de la los convenios y/o documentos generados 2-Registrar e inventariar convenios 1 7-Oct-16 15-Oct-16
4.2.4
cooperación informacion memorandos de a partir de las gestiones los convenios internacionales
Los documentos para proporcionar evidencia de
internacional no están entendimiento realizadas en el marco internacionales en una
conformidad con los requisitos deben controlarse. En
controlados por el del procedimiento base de datos.
el procedimiento GES-PR - 04, numeral 4 se tiene el
sistema lo cual genera GES-PR-04
PC, donde se determina que se debe elaborar un
un riesgo y además no
memorando de entendimiento y/o convenio; para el
hay seguimiento a su
1 caso de los memorandos de entendimiento no es un
contenido.
documento controlado y no se establece el trámite y
seguimiento que se le debe dar a los mismos, lo que
genera un riesgo para la entidad al no cumplirse los
compromisos suscritos a través de esta figura.

Se deben planificar y desarrollar los procesos

Revisión del
necesarios para la realización de los productos o
El procedimiento no Revisar, evaluar y ajustar el procedimiento actual
servicios. En el procedimiento GES-PR 04 Gestión Procedimiento
está actualizado y sus procedimiento GES-PR-04 Actualización
Internacional e interinsticional, No se evidencia el ajustado y 1 7-Oct-16 15-Oct-16
alcances no son Gestión Internacional e Aprobación
cumplimiento del alcance del procedimiento, en actualizado
precisos respecto a la Interinstitucional. Publicación
cuanto éste define que se inicia con la identificación
función que se realiza.. El procedimiento no se ajusta a Contar con un
ISO 9001 : 2008 de las necesidades para la suscripción de los
NC las actividades que en realidad procedimiento ajustado
7.2.1 convenios con entidades internacionales e
La restructuración se desarrollan y actualizado
interinstitucionales. Por lo que se recomienda Establecer el formato de
organizacional, generó Elaboración, aprobación
establecer los mecanismos o estrategias que permita memorando de
cambios grandes en el y publicación del nuevo Formato 1 7-Oct-16 15-Oct-16
una identificación por parte de las dependencias de la entendimiento o convenio,
procedimeinto y el formato
entidad, respecto a la necesidad justificada y lo que como documento controlado
mismo no está acorde a
se pretende con la suscripción de los convenios a
las funciones actuales.
suscribir.
TOTALES

CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: P
enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VRAR: Valoración de Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seg
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida

Convenciones: Evaluación del Plan de Mejoramiento Único

Puntajes base de Evaluación:
Columnas de calculo automático Puntaje base de evaluación de cumplimiento
Información suministrada en el informe Puntaje base de evaluación de avance
Celda con formato fecha: Día Mes Año Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Fila de Totales Avance del plan de Mejoramiento
Elaborado: Funcionarios OCIN
GICA- AUDITORIA INTERNA 2016 Fecha de Evaluación: 31-Dec-16

Avance Porcentaje de Puntaje Efectividad de la Acción y/o Proceso /

Fecha de Plazo en Puntaje Puntaje Logrado
Físico de Avance Físico Atribuido a las Actividad Líder / Área / Proyecto / Tipo de Estado: En
Culminación Semanas de Logrado por por las Fecha de la Indicador de Observaciòn de la
Ejecución de de Ejecución Actividades Proceso Programa / Fuente Acción: C, ejecución - Seguimiento OCIN
de la cada las Actividades Actividades Fuente Cumplimiento dependencia
las de las Vencidas SI NO Responsable Convenio / AC, AP, AM Cerrada
Actividad Actividad (PLA) Vencidas (PLAV)
Actividades Actividades (PAAVI) Contrato

31-Aug-16 9 0% 0 0 9

31-Jul-16 4 0% 0 0 4

31-Jul-16 4 0% 0 0 4

17 0 0 0 0 17
Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y
mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único PMU OBSERVACIONES:

PBEC 17
PBEA 17
CPM = Prava / PBEC 0.00% Elaboró:
AP = PLAI/ PBEA 0.00% Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:

GICA- AUDITORIA INTERNA 2016 Fecha de Evaluación: 31-Dec-16

Avance Porcentaje de Puntaje Efectividad de la Acción y/o Proceso /

Fecha de Plazo en Puntaje Puntaje Logrado
Físico de Avance Físico Atribuido a las Actividad Líder / Área / Proyecto / Tipo de Estado: En
Culminación Semanas de Logrado por por las Fecha de la Indicador de Observaciòn de la
Ejecución de de Ejecución Actividades Proceso Programa / Fuente Acción: C, ejecución - Seguimiento OCIN
de la cada las Actividades Actividades Fuente Cumplimiento dependencia
las de las Vencidas SI NO Responsable Convenio / AC, AP, AM Cerrada
Actividad Actividad (PLA) Vencidas (PLAV)
Actividades Actividades (PAAVI) Contrato
 Asesor de
Cooperación
Internacional
15-Oct-17 52 0% 0 0 0
e
Interinstitucio
nal

Asesor de
Cooperación
Internacional
15-Jun-17 35 0% 0 0 0
e
Interinstitucio
nal

Asesor de
Cooperación
Internacional
15-Jun-17 35 0% 0 0 0
e
Interinstitucio
nal
122 0 0 0 0 0

Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y
mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único PMU OBSERVACIONES:

PBEC 0
PBEA 122
CPM = Prava / PBEC 0.00% Elaboró:
AP = PLAI/ PBEA 0.00% Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:
 Código
Descripción del Hallazgo / No
No. de H, NC, CGR/Subsistema
Consecutivo Conformidad / Observación / Inconsistencia
OB, INC, FA, MECI/Numeral de la
de Acciones / Oportunidad de Mejora / Función de
OM norma ó numeral del
Advertencia
informe

No se logro eviedenciar los controles

definidos para los riesgos de gestión, asi
4.1 ISO 9001
OB como los reportes remitidos de acuerdo a
NTC GP1000:2009
lo establecido por la Oficina de Control
Interno
2

de analisis, para las estaciones de aire

Serie Documental 1600-111-09 se
evidencian el incumplimiento a lo
establecido en la serie para los informes
3 836 de 1 de Julio de 2014 y 833 del 28 de
agosto de 2014 ya que no se incluye la
asignación de programación, el informe
de comisión y el envio de resultados.
Para la serie documental registros de
ususarios externos 200-111-07 no se
4 evidencio para el cliente Asosiación de
ususarios del acueducto de las veredas
4.2.4 ISO 9001
NC pasquillita y Santa rosa AAcupasa:
NTC GP1000:2009
soporte de la solicitud del servicio,
concepto tecnico, ni el envio de los
5 resultados.

Se evidencia una carpeta de apoyo en la

cual se archivan 229 folios de solicitudes
externas de verificación de equipos de
calidad de aire, la cual no esta dentro de
6 las series documentales de la
dependencia por lo cual no se evidencia
un control y uniformidad de los registros
que debe contener dicha carpeta, para los
7
Se verifican las capacitaciones dictadas
durante la vigencia 2014 se evidencian un
gran numero de capacitaciones en
calidad, sin embargo se evidencia
debilidad en cuanto a las capacitaciones
dictadas en Medio Ambiente y seguridad
4.4.2 ISO 14001: 2004
no se lograron evidenciar registros. En
NC OHSAS 18001:2007
entrevista con dos de los analistas del
6.2.2 ISO 9001: 2008
laboratorio se evidencia debilidad en el
conocimiento y manejo de las fichas de
seguridad de los productos quimicos
(Cloruro de Mercurio, Nitrato de plata y
Acido Sulfurico), que utilizan para los
analisis que desarrollan.
8

10

No se aseguran los controles asociados a

las actividades de muestreo de fuentes
fijas, teniendo en cuenta que de dicha
actividad genera el riesgo de alturas
evidenciado al revisar las actividades de
muestreo del contratista Walter Ospina el
13 de junio de 2014 (Informe 833, cliente
interno: Subdirección de Recursos
Naturales), se encontró que contaba con
curso de competencias para trabajo en
alturas otorgado por el SENA No.
230101093 el cual tenía fecha de
vencimiento en abril 2014, así mismo se
encontró que contaba con curso para
4.4.6 ISO 14001: 2004 trabajo en alturas avanzado No. 3090529
NC OHSAS 18001:2007 realizado en 2011, es decir, que para la
fecha en que realizó el muestreo no
contaba con curso para trabajo en alturas
debido a que el de competencia ya había
vencido dos meses antes y para el de
 No se aseguran los controles asociados a
las actividades de muestreo de fuentes
fijas, teniendo en cuenta que de dicha
actividad genera el riesgo de alturas
evidenciado al revisar las actividades de
muestreo del contratista Walter Ospina el
13 de junio de 2014 (Informe 833, cliente
interno: Subdirección de Recursos
Naturales), se encontró que contaba con
curso de competencias para trabajo en
alturas otorgado por el SENA No.
230101093 el cual tenía fecha de
vencimiento en abril 2014, así mismo se
encontró que contaba con curso para
4.4.6 ISO 14001: 2004 trabajo en alturas avanzado No. 3090529
NC OHSAS 18001:2007 realizado en 2011, es decir, que para la
fecha en que realizó el muestreo no
11 contaba con curso para trabajo en alturas
debido a que el de competencia ya había
vencido dos meses antes y para el de
alturas (avanzado) no había realizado el
reentrenamiento anual como lo exige la
legislación vigente. Al revisar el informe
833 (Medición de aire, cliente interno:
Subdirección de Recursos Naturales), se
encontró que la persona que instala el
equipo no registra en la lista de chequeo
No. GA-FT-141-VR-03 2013-05-08 el kit
de trabajo en alturas requerido para la
actividad como es el caso de Walter
Ospina el día 13 de junio de 2014.

12

13

Para el proceso de Gestión Analítica se

cuenta con el Plan de Emergencias que
incluye las emergencias ambientales
debido a la criticidad de las actividades
allí realizadas (Ev. derrames), se verifica
simulacro (SISMO) realizado el dia 16 de
4.4.7 ISO 14001: 2004 Octubre de 2014, se verifican los registros
OB
OHSAS 18001:2007 sin embargo no se evidencia el
diligenciamiento de los registros de
bitacora de todos los integrantes del
sistema comando de incidente, asi mismo
 Para el proceso de Gestión Analítica se
cuenta con el Plan de Emergencias que
incluye las emergencias ambientales
debido a la criticidad de las actividades
allí realizadas (Ev. derrames), se verifica
14
simulacro (SISMO) realizado el dia 16 de
4.4.7 ISO 14001: 2004 Octubre de 2014, se verifican los registros
OB
OHSAS 18001:2007 sin embargo no se evidencia el
diligenciamiento de los registros de
bitacora de todos los integrantes del
sistema comando de incidente, asi mismo
el almacenamiento de los registros esta
en diferentes carpetas lo que dificulta la
revisión precisa de los registros
15

16
Se evidencian procesos de capacitación,
formación y entrenamiento en asusntos
referentes al Sistema de Gestión en
Calidad y parametros de los analisis de
6.2.2 ISO 9001 las matrices ambientales realizados por el
NTC GP1000:2009 proceso, que garantizan el fortalecimiento
OB
4.4.2 ISO 14001: 2004 y cumplimiento de la competencia del
OHSAS 18001:2007 personal, sin embargo se evidencia
debilidad en los procesos de formación y
capacitación en SISO en lo rerefente a los
principales riesgos y peligros, manejo de
17 fichas tecnicas de sustancias quimicas.

18

No se cuentan con la infraestructura

adecuada que garantice el desarrollo de
las actividades en condiciones de
Seguridad y Salud para los trabajadores,
6.3 ISO 9001
NC se evidencian grietas en techos y
NTC GP1000:2009
paredes, los lugares de almacenamiento
de las sustancias quimicas no son los
adecuados, almacenados sobre icopor,
carton y otros materiales no compatibles.
 No se cuentan con la infraestructura
adecuada que garantice el desarrollo de
las actividades en condiciones de
Seguridad y Salud para los trabajadores,
6.3 ISO 9001
NC se evidencian grietas en techos y
NTC GP1000:2009
paredes, los lugares de almacenamiento
de las sustancias quimicas no son los
19 adecuados, almacenados sobre icopor,
carton y otros materiales no compatibles.

20

21

Para los equipos de seguimiento y

22 Medición utilizados en el laboratorio se
cuenta con una carpeta de verificación
que solo incluye los equipos de muestreo,
para los demas equipos se cuentan con
carpetas independientes, sin embago no
23 se evidenciaron los certificados de
calibración para la vigencia 2014 de los
equipos oximetron 0780 y conductimetro
0752, termometro #7 serie 14431, Ph-
7.6 ISO 9001
NC metro 1767, Ph-metro 0241,
NTC GP1000:2009
Micromolinete 1609, equipo Roots Meter
de placa 29751y conductimetro 0877 los
cuales dentro de su ficha tecnica
manifiestan que requieren calibración
anual, asi mismo se evidencian
inconsistencias en la periodicidad y en la
necesidad o no de las verificaciones y/o
calibraciones en las fichas tecnicas de los
equipos.
 para los demas equipos se cuentan con
carpetas independientes, sin embago no
se evidenciaron los certificados de
calibración para la vigencia 2014 de los
equipos oximetron 0780 y conductimetro
0752, termometro #7 serie 14431, Ph-
7.6 ISO 9001
NC metro 1767, Ph-metro 0241,
NTC GP1000:2009
Micromolinete 1609, equipo Roots Meter
de placa 29751y conductimetro 0877 los
cuales dentro de su ficha tecnica
manifiestan que requieren calibración
anual, asi mismo se evidencian
inconsistencias en la periodicidad y en la
necesidad o no de las verificaciones y/o
calibraciones en las fichas tecnicas de los
equipos.

24

Se evidencia una planificación y ejecución

en la prestación del servicio bajo
condiciones controladas, sin emabrgo
dicho control se registra en bases de
25 OB 7.5.1
datos las cuales solo se consultan a
través de la persona que lidera la
actividad, lo que particulisa el acceso y la
disponibilidad de dicha información.

26

27

Se evidencia debilidad en la validación y

seguimiento de las actividades realizadas
dentro del area de análisis una vez que
los registros de control como registro de
temperaturas neveras Haceb 5170 y
7.5.2 ISO 9001 registro carta control estufas o
NC
NTC GP1000:2009 incubadorasRevco 24725 no se evidencia
la validación de los datos tomados por el
area de calidad, teniendo en cuenta que
en dichos registros se evidencian
observaciones y parametros por fuera de
los niveles permitidos.
 Se evidencia debilidad en la validación y
seguimiento de las actividades realizadas
dentro del area de análisis una vez que
los registros de control como registro de
temperaturas neveras Haceb 5170 y
7.5.2 ISO 9001 registro carta control estufas o
NC
NTC GP1000:2009 incubadorasRevco 24725 no se evidencia
la validación de los datos tomados por el
area de calidad, teniendo en cuenta que
en dichos registros se evidencian
observaciones y parametros por fuera de
los niveles permitidos.

28

Se verifica el proceso de auditorias se

evidencia el Programa de Auditorias GA-
PR-09-FR-01 v 06 dentro del que se
contemplan las auditorias anuales por
proceso (areas del laboratorio); se
evidencian los registros definidos dentro
del procedimiento, registro reunión de
apertura y reunion de cierre GA-PR-09-
8.2.2 ISO 9001 FR-06 V06, Plan de audirotia N 001,
29 OB
NTC GP1000:2009 informes de los auditores para el proceso
de atención y servicio al cliente; informe
preliminar de muestreo 29 de abril de
2014, informe preliminar de analisis de
muestro del 23 de abril; informe
preliminar para DBO del 03 de abril, sin
embargo el informe final se elaboro hasta
el 29 de agosto de 2014 y reportado a las
áreas el 10 de noviembre de 2014.

30

Se evidencia el control, seguimiento y

tratamiento del Producto No conforme
 Se identifican desviaciones a los controles
operacionales establecidos por la
organización para algunos de sus riesgos,
como es el caso de:
Durante la visita a la bodega de
almacenamiento de material incautado en
31 la Regional Ubaté se evidencia:
• La altura de almacenamiento de los
productos incautados (carbón vegetal)
toca el techo de la bodega en por lo
menos una sección, llegando
aproximadamente a 5 metros
Se evidencia el control, de altura,
seguimiento y
sintratamiento
estibasdel Producto
de almacenamiento;
No conforme
adicionalmente
según lo establecido no en elseprocedimiento
mantienen
distancias
interno deldeLaboratorio.
seguridad entre las paredes
Sin embargo no
8.3 ISO 9001 de
se la bodega
realiza y producto almacenado;
un seguimiento en relación a seel
OM
NTC GP1000:2009 encuentrantipo de trabajoguantes
no conformedeteriorados
generado que sin
disposición en
permita determinar lahacia
bodega;
qué temaestás
se
condiciones pueden generar
estan generando un accidente
los productos no
durante las labores
conformes de acciones
y generar manipulaciónque de
los productos
permitan almacenados.
eliminar la generación de este.
Durante la visita a la regional del Alto
Magdalena se encuentra que:
• Si bien la organización ha implementado
el uso de maletines ergonómicos para los
32 funcionarios que realizan visitas en
campo, se observa que éstos aún
mantienen la costumbre de caminar con
objetos en las manos como son GPS,
tablets o libretas de notas, aumentando el
riesgo de caída del mismo nivel.
• Se encuentran varios tableros eléctricos
sin señalización de riesgo eléctrico y sin
señalización del voltaje máximo que
contienen.
• Se tiene a disposición del personal que
lleva su almuerzo un comedor dentro de
la bodega, donde se almacenan
productos químicos peligrosos, así como
los implementos para el decomiso de
animales, los cuales representan riesgo
4.4.6 OHSAS
1 biológico.
18001:2007
En la regional Tequendama se encontró
que:
• Existe un muro perimetral contiguo a la
TOTALES puerta de entrada y que da a la zona de
CONVENCIONES parqueo, el cual está agrietado y presenta
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; R
falla en
HSE; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo su estructura.
y enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VRAR: Va
En la regional
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; LaAM:
Calera sede
Acción encontró
Mejora que:
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida • Se tiene un deficiente manejo de la
Convenciones: iluminación: se observan luminarias en
mal estado y sin difusores, sin los tubos
completos, con tubos fundidosColumnas y/o en mal de calculo automático
estado; adicionalmente, los funcionarios
no siempre utilizan las Informaciónlámparas que suministrada en el informe
Celda
inciden directamente sobre la superficie con formato fecha: Día Mes Año
de trabajo. Fila de Totales
En el Laboratorio Ambiental se encuentra
Elaborado: Funcionarios OCIN que:
• Si bien el personal de lavado de
materiales por propia conciencia utiliza
protección de cara completa durante la
manipulación de los ácidos utilizados para
el enjuague de parte del material, el uso
de dicha protección no se encuentra
Activiades en ejecución 6
 CORPORACIÓN AU
P

Descripción
Propósito de la
Causas Efecto Descripción de Acciones de las
acción
Actividades

Proporcionar a OCIN la
evidencia de los reportes Acción correctiva
Aunque el Laboratorio emitidos de los controles para mostrar lo Documental
Ambiental tiene definido los definidos para Riesgos de solicitado
riesgos y la gestión en todo lo Gestión.
relacionado con el sistema
integrado del laboratorio No se accede
HSEQ. No se tiene definido fácilmente a la
una estructura de emisión de la información Determinar un esquema de
información, a nivel del trabajo y gestión de la Optimizar el flujo
proceso de gestión HSEQ, que información manejada de información
Documental
permita la identificación eficaz internamente en el proceso dentro del proceso
de los documentos de gestión. de HSEQ - Laboratorio HSEQ
Ambiental

Misma Actividad 3,
Jornada de revisión de 13 y 20
carpetas y archivo, Organizar,
consolidando faltantes de evidenciar y cerrar Documental
carpetas y gestionando el las carpetas y
cierre. faltantes de las
mismas.
No se tiene establecido un Desarrollo de un
mecanismo que asegure la procedimiento que Misma actividad 4 y
Incumplimiento a Documental
gestión del archivo y la estructure la gestión de 21
los lineamientos
trazabilidad (entrega, archivo documental
de las tablas de
radicación y archivo ) de los
retención
documentos físicos (internos y Desarrollo de una matriz
documental
externos) que deben reposar de orden y contenido de Misma actividad 5 y
en el laboratorio Documental
estantes y carpetas del 22
archivo documental

Entrenamiento del
personal en el Misma Actividad 6
Documental
procedimiento específico y 23
de gestión de archivo
 Incluir el seguimiento al
plan de capacitaciones por Misma Actividad 7
Documental
medio del PAC del y 16
Laboratorio Ambiental.

El laboratorio no tiene definido

ni implementado una estructura
de seguimiento y medición a la
Riesgos de mal
competencia del personal que
manejo de los
permita ser una herramienta de
reactivos
capacitación y aseguramiento
de competencia HSEQ del
personal
Desarrollar un Plan de
Capacitaciones con
estructura de seguimiento
Misma Actividad 8
y medición de Documental
y 17
competencias del personal
en temas estratégicos y de
retroalimentación HSEQ

Realizar una jornada de

verificación documental de
Misma Actividad 9,
registros de equipos y Documental
26 y 30
evidenciar el estado de los
mismos

Reasignar
responsabilidades y
actividades referentes al Misma Actividad
Documental
proceso de Calidad, para 10, 27 y 31
asegurar el seguimiento y
control de los Procesos.

El proceso de Calidad y HSE

no tiene definido una estrategia
de seguimiento, control y
aseguramiento de calidad que
permita detectar desviaciones
Riesgo de Alturas
poteciales y asegurar el
correcto funcionamiento de los
controles establecidos y por
tanto la efectividad de los
mismos
 El proceso de Calidad y HSE
no tiene definido una estrategia
de seguimiento, control y
aseguramiento de calidad que Desarrollar un programa
permita detectar desviaciones de seguimiento, control y
Riesgo de Alturas
poteciales y asegurar el aseguramiento de la
correcto funcionamiento de los Misma Actividad
calidad que incluya un Documental
controles establecidos y por 11, 24, 28 y 32
cronograma de revisión y
tanto la efectividad de los denteción de desviaciones
mismos potenciales

Desarrollar un programa
de seguimiento, control y
Misma Actividad
aseguramiento de HSEQ
11, 24, 28 y 32.
que incluya un formato
Con la adición del
de verificación y
formato de Documental
cumplimiento de EPP y
verificación y
obligaciones de salud y
cumplimiento de
seguirida en el trabajo
EPP
aplicables a los
contratistas

Misma Actividad 3,
Jornada de revisión de 13 y 20
carpetas y archivo, Organizar,
consolidando faltantes de evidenciar y cerrar Documental
carpetas y gestionando el las carpetas y
cierre. faltantes de las
mismas.

Pérdida de
trazabilidad de los
implicados
 Generar
Recapacitación del
conciencia, y
Comando Incidente por
feedback
parte de Brigadista Lider, Documental
dependiendo de los
Pérdida de Representante HSE- Lab
simulacros
trazabilidad de los Ambiental.
pasados
implicados

Incluir la recapacitación del

Realizar
Comando Incidente dentro
Seguimiento de la
del Plan Anual de Documental
Capacitación por
Capacitaciones del
parte de HSEQ
laboratorio

Incluir el seguimiento al
plan de capacitaciones por Misma Actividad 7
Documental
medio del PAC del y 16
Laboratorio Ambiental.
El laboratorio no tiene definido
ni implementado una estructura
de seguimiento y medición a la
Riesgos de mal
competencia del personal que
manejo de los
permita ser una herramienta de
reactivos
capacitación y aseguramiento
de competencia HSEQ del Desarrollar un Plan de
personal Capacitaciones con
estructura de seguimiento
Misma Actividad 8
y medición de Documental
y 17
competencias del personal
en temas estratégicos y de
retroalimentación HSEQ

Adquisición de predio,
construcción de bodega
como nueva sede del
Laboratorio Ambiental

Durante los dos últimos años el

Laboratorio Ambiental de la
CAR ha crecido en personal
(+20%), en parámetros Nueva sede del
validados, muestras analizadas Riesgo laboral Laboratorio
y resultados emitidos. Ambiental
Excediendo la capacidad
instalada de infraestructura y
equipos.
Durante los dos últimos años el
Laboratorio Ambiental de la
CAR ha crecido en personal
(+20%), en parámetros Nueva sede del
validados, muestras analizadas Riesgo laboral Laboratorio
y resultados emitidos. Puesta a punto de la nueva Ambiental Funcionami
Excediendo la capacidad sede del Laboratorio ento del
instalada de infraestructura y Ambiental, según Laboratorio
equipos. requerimientos internos y en la Nueva
miras de expansión. Sede

Misma Actividad 3,
Jornada de revisión de 13 y 20
carpetas y archivo, Organizar,
consolidando faltantes de evidenciar y cerrar Documental
carpetas y gestionando el las carpetas y
cierre. faltantes de las
mismas.
Desarrollo de un
procedimiento que Misma Actividad 4
Documental
estructure la gestión de y 21
archivo documental
Desarrollo de una matriz
de orden y contenido de Misma actividad 5 y
Documental
estantes y carpetas del 22
archivo

Entrenamiento del
El proceso de Calidad no tiene personal en el Misma Actividad 6
definido una estrategia de Documental
Pérdida de procedimiento específico y 23
seguimiento, control y
trazabilidad de los de gestión de archivo
aseguramiento de calidad que
equipos y del
permita detectar desviaciones
Plan de
poteciales y asegurar el
Mantenimiento,
correcto funcionamiento de los
Calibración y
controles establecidos y por
Verificación.
tanto la efectividad de los
mismos
El proceso de Calidad no tiene
definido una estrategia de
Pérdida de
seguimiento, control y
trazabilidad de los
aseguramiento de calidad que
equipos y del
permita detectar desviaciones
Plan de
poteciales y asegurar el
Mantenimiento,
correcto funcionamiento de los
Calibración y
controles establecidos y por
Verificación.
tanto la efectividad de los
mismos

Desarrollar un programa
de seguimiento, control y
aseguramiento de la
Misma Actividad
calidad que incluya un Documental
11, 24, 28 y 32
cronograma de revisión y
denteción de desviaciones
potenciales

Adaptación de Software
Permitir
especializado para el
interelacionar todos
desarrollo y
los procesos,
funcionamiento del
realizar un
Laboratorio que permita
seguimiento óptimo
interelacionar todos los Documental
y así mismo que el
procesos, realizar un
proceso de
seguimiento óptimo y así
transmisión de
mismo que el proceso de
información sea
transmisión de información
más efectiva.
sea más efectiva.
Realizar una jornada de
verificación documental de
Misma Actividad 9,
registros de equipos y Documental
26 y 30
evidenciar el estado de los
mismos

Reasignar
responsabilidades y
actividades referentes al Misma Actividad
Documental
proceso de Calidad, para 10, 27 y 31
asegurar el seguimiento y
control de los Procesos.

El proceso de Calidad no tiene

definido una estrategia de
seguimiento, control y
Los registros y
aseguramiento de calidad que
valores pueden
permita detectar desviaciones
salir de control
poteciales y asegurar el
afectando
correcto funcionamiento de los
parámetros.
controles establecidos y por
tanto la efectividad de los
mismos
El proceso de Calidad no tiene
definido una estrategia de
seguimiento, control y
Los registros y
aseguramiento de calidad que
valores pueden
permita detectar desviaciones
salir de control
poteciales y asegurar el
afectando
correcto funcionamiento de los
parámetros.
controles establecidos y por
tanto la efectividad de los
mismos

Desarrollar un programa
de seguimiento, control y
aseguramiento de la
Misma Actividad
calidad que incluya un Documental
11, 24, 28 y 32
cronograma de revisión y
denteción de desviaciones
potenciales

Atendiendo a las Establecer en los planes

Establecer más
características técnicas del de acción dos fechas de
fechas de
laboratorio el cierre de NC seguimiento que permitan
seguimiento para Documental
abarca tiempos diferentes y asegurar estados de
evidenciar los
solo se ha establecido una avances más concretos
avances de cierres.
fecha de seguimiento. sobre los mismos

Realizar una jornada de

verificación documental de
Misma Actividad 9,
registros de equipos y Documental
26 y 30
evidenciar el estado de los
mismos

El proceso de Calidad no tiene

definido una estrategia de
 Reasignar
responsabilidades y
actividades referentes al Misma Actividad
Documental
proceso de Calidad, para 10, 27 y 31
asegurar el seguimiento y
control de los Procesos.

El proceso de Calidad no tiene

definido una estrategia de
seguimiento, control y
aseguramiento de calidad que
permita detectar desviaciones
poteciales y asegurar el
correcto funcionamiento de los
controles establecidos y por
tanto la efectividad de los
mismos

Desarrollar un programa
de seguimiento, control y
aseguramiento de la
Misma Actividad
calidad que incluya un Documental
11, 24, 28 y 32
cronograma de revisión y
denteción de desviaciones
potenciales

Falta de un procedimiento o
guia de trabajo seguro para
almacenamiento de madera
No existe toma de conciencia
Verificar y
por parte del personal para
actualizar
implementar controles
los
operacionales frente a los
procedimien
riesgos asociados por Falta de controles Actualizar los Garantizar el uso
operacionales a tos del
actividades. procedimientos del adecuado de
peligros y riesgos laboratorio
Durante el mantenimiento a laboratorio indicando el elementos de
que pueden afectar incluyendo
redes electricas no se han la salud y seguridad uso correcto de elementos proteccción
el uso de
realizado mediciones de de funcionarios, de proteccion personal personal con el fin
EPP según
niveles de luxes que garanticen contratistas y de evitar
los descrito
valores limites permisibles. visitantes accidentes de
en el
Existen condiciones locativas origen laboral
profesiogra
que requieren intervencion
OCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros ma de
CAR pora la Gestión del P
Control
pero estas se No sugentan al planValoración de Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias
; CSNC: Control de servicio Conforme; VRAR: puesto tipo.
CGR; ARF: Auditoria d
ejora de mantenimiento preventivo el
cual se implementa segun el
presupuesto aprobado para
cada vigencia Puntajes base de Evaluación:
olumnas de calculo automático Puntaje base de evaluación de cumplimiento
rmación suministrada en el informe Puntaje base de evaluación de avance
da con formato fecha: Día Mes Año Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Fila de Totales Avance del plan de Mejoramiento
ACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE CUNDINAMARC
PLAN ÚNICO DE MEJORAMIENTO - PUMI

Denominació Porcentaje
Avance
n de la Cantidad de Fecha de Fecha de Plazo en de Avance
Fecha de Físico de
Unidad de Medida de Suscripción Culminación Semanas de Físico de
Iniciación de Ejecución de
Medida de las de la de la cada Ejecución de
la Actividad las
las Actividades Actividad Actividad Actividad las
Actividades
Actividades Actividades

Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 1-Oct-15 4 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 30-Oct-17 113 0%

Registro 1 24-Aug-15 3-Jul-15 15-Sep-15 11 1 100%

Procedimien
1 24-Aug-15 1-Sep-15 1-Oct-15 4 1 100%
to

Registro 1 24-Aug-15 3-Jul-15 15-Sep-15 11 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 1-Oct-15 4 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 1-Oct-15 4 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 1-Nov-15 9 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 3-Jul-15 15-Sep-15 11 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 18-Sep-15 2 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 18-Sep-15 2 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 3-Jul-15 18-Sep-15 11 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 3-Jul-15 15-Sep-15 11 1 100%

 Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 1-Nov-15 9 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 1-Oct-15 4 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 1-Oct-15 4 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 1-Nov-15 9 1 100%

1 24-Aug-15 0 1 100%
 NA 1 24-Aug-15 1-Sep-15 1-Jun-16 39 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 3-Jul-15 15-Sep-15 11 1 100%

Procedimien
1 24-Aug-15 1-Sep-15 1-Oct-15 4 1 100%
to

Registro 1 24-Aug-15 3-Jul-15 15-Sep-15 11 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 1-Oct-15 4 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 18-Sep-15 2 1 100%

Software 1 24-Aug-15 1-Sep-15 1-Jun-16 39 0%

Registro 1 24-Aug-15 3-Jul-15 15-Sep-15 11 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 18-Sep-15 2 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 18-Sep-15 2 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 7-Sep-15 1 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 3-Jul-15 15-Sep-15 11 1 100%

 Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 18-Sep-15 2 1 100%

Registro 1 24-Aug-15 1-Sep-15 18-Sep-15 2 1 100%

Procedimien
tos 1 19-Oct-15 1-Nov-15 30-Sep-16 48 1 100%
actualizados

413 31
s de Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: P
ditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicad

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único PMU

aluación:
uación de cumplimiento
ación de avance
n de Mejoramiento
ejoramiento
NDINAMARCA - CAR -
UMI
Fecha de Evaluación:

Puntaje Puntaje Efectividad de la Acción

Puntaje Proceso /
Logrado por Atribuido a y/o Actividad
Logrado por Líder / Área / Proyecto /
las las
las Proceso Programa / Fuente
Actividades Actividades
Actividades Responsable Convenio /
Vencidas Vencidas SI NO
(PLA) Contrato
(PLAV) (PAAVI)

4 4 4 HSEQ AI

0 0 0 HSEQ AI

11 11 11 HSEQ AI

4 4 4 HSEQ AI

11 11 11 HSEQ AI

4 4 4 HSEQ AI
4 4 4 HSEQ AI

9 9 9 HSEQ AI

11 11 11 HSEQ AI

2 2 2 HSEQ AI
2 2 2 HSEQ AI

11 11 11 HSEQ AI

11 11 11 HSEQ AI
9 9 9 HSEQ AI

4 4 4 HSEQ AI

4 4 4 HSEQ AI

9 9 9 HSEQ AI

0 0 0 X HSEQ AI
39 39 39 HSEQ AI

11 11 11 HSEQ AI

4 4 4 HSEQ AI

11 11 11 HSEQ AI

4 4 4 HSEQ AI
2 2 2 HSEQ AI

0 0 39 HSEQ AI

11 11 11 HSEQ AI

2 2 2 HSEQ AI
2 2 2 HSEQ AI

1 1 1 HSEQ AI

11 11 11 HSEQ AI
 2 2 2 HSEQ AI

2 2 2 HSEQ AI

48 48 48 HSEQ GAM AE SGS

261 261 300

de Percepción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición
a; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas C

U OBSERVACIONES:

PBEC 300
PBEA 413
CPM = Prava / PBEC 86.95% Elaboró: David Zapata - Guillermo Gonzalez
AP = PLAI/ PBEA 63.17% Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto: Edwin G. Ga
 31-Dec-16

Tipo de Estado: En
Fecha de la Indicador de
Acción: C, ejecución - Seguimiento OCIN
Fuente Cumplimiento
AC, AP, AM Cerrada

Se da cierre con memorando No. 20153132787 del 16

de septiembre en el cual se proporcionaron los
Gestión de Contrato 1010-2014
siguientes documentos con a la
con corte empresa
31 de Agosto. ITS
7/17/2015 C Cerrada Mapa de RiesgosEstratégicas
por Gestión
Acciones Soluciones SAS para la
Mapa de Riesgos por Corrupción
adquisición de
Hoja de Vida de Indicadores una
GAM Herramienta
Tecnológica.
Acta de Reunión para definición de
parámetros necesarios, 2015-08-26.
Acta de Reunión sobre presentación de
funcionamiento del módulo, 2015-08-31.
Gestión de Acta de Capacitación módulo documental
7/17/2015 AC En ejecución
Acciones Laboratorio, 2015-08-31
Acta de Reunión Oficina Asesora de
Planeación-Cargue documentación, 2016-
03-31
Memorando OAP 20163110087 citando al
personal de calidad para la capacitación en
la
Se utilización de de
realizó jornada módulo documental
actualización de
implementado
carpetas de gestión y de series de Ambiental
para el Laboratorio retención.
Gestión de el
7/17/2015 AC Cerrada Sedía 16 de junio
revisaron, y sedecompletaron
2016. los faltantes
Acciones
de las mismas. Quedó constancia por medio
de las actas 086, 090, 092 y 096

Se elaboró y aprobó el procedimiento de

Gestión de
7/17/2015 AC Cerrada Gestión de Archivo Documental GAM-PR-33
Acciones
Versión 01 2015-09-22

Se elaboró , aprobó e implementó el formato

GAM-FT-223 Vr. 01 2015-09-01:
Gestión de
7/17/2015 AC Cerrada En el cual se relaciona la matriz de orden de
Acciones
carpetas del archivo e ingreso de
documentos al Archivo

Se Autoriza al lider de archivo Angela

Gestión de Rodrigez bajo el esquema del procedimiento
7/17/2015 AC Cerrada
Acciones GAM-PR-33 y el formato de ingreso y matriz
GAM-FT-223, el 8 de Octubre.
 Se adiciona en el PAC el Producto No. 1:
Formulación, Seguimiento y control Plan de
Capacitaciones internas OLAM; bajo el
esquema de la actividad 1 (Fortalecer y
mantener la capacidad técnica y técnológica
Gestión de del Laboratorio Ambiental para la
7/17/2015 Cerrada
Acciones generación de información de calidad,
confiable y oportuna) de la Meta 4.2
(Fortalecer y optimizar al 2015 el 100% de la
capacidad tecnológica y humana del usuario
interno y externo, para la gestión de la
información) de la Corporación

AP

Se elabora Plan de Capacitación Interna del

Laboratorio Ambiental para el año 2016,
GAM-PSGI-01-04 Vr. 05, donde se incluyen
los siguientes temas:
"Manejo Seguro de Sustancias Químicas
Gestión de socialización Guia MSPQR y videos EPPS y
7/17/2015 Cerrada
Acciones uso de fichas de seguridad y libro Naranja"
Comando de Incidentes
Trabajo Eficiente (5Ss, Agua y Energía)
Tarjetas de Emergencias y uso de GTS en
procedimientos

Se realizó jornada de actualización de

carpetas de los equipos, verificando plan de
Gestión de mantenimiento y fichas técnicas de cada
7/17/2015 AC Cerrada
Acciones uno. Quedó constancia en el nuevo plan de
mantenimiento y las actas 086, 090, 092 y
096

Se realiza actualización de la matríz de roles

Gestión de y responsabilidades del Laboratorio
7/17/2015 AC Cerrada
Acciones Ambiental, definiendo el alcance, funciones
y autoridades de los servidores públicos.
 Se actualizó el procedimiento GAM-PR-24
Controles Operacionales, en el cual se
esquematiza el seguimiento a los sistemas
de control de los procesos, dentro de los
cuales se tiene el seguimiento al proceso
HSEQ, parámetros en general, actividades,
entrenamientros, y evaluación de la
conformidad con el cumplimiento del sistema
de control rankiando en tres niveles de
aseguramiento:

CAR 1: Calidad Administración Ratificada.

Quiere decir que la forma del Sistema de
Control (precontrol, control y poscontrol) y la
Gestión de
7/17/2015 AC Cerrada forma como es implementado permite
Acciones
detectar y controlar potenciales mecanismos
o modos de fallo.

CAR 2: Calidad de Administración

Reconocida: El personal a cargo demuestra
competencia para el desarrollo de su
proceso, pero la administración del sistema
de control no se realiza eficazmente.

CAR 3: Calidad de Administración

Reproducida: El personal demuestra
competencia para el desarrollo del proceso,
pero falta el acople con el sistema de control
en las actividades rutinarias.

Se actualiza el procedimiento con Control Operacional,

el cual tiene por objeto el seguimiento de la
administración de la calidad en los procesos.
Gestión de Además se proyectó un formato para la Corporación el
7/17/2015 AC Cerrada cual permite demostrar los implementos (EPP)
Acciones requeridos contractualmente al momento de firmar el
acta de inicio
GHU-PN-22-FR-07Formato de Verificcion Elementos de
proteccion EPP

Se realizó jornada de actualización de

carpetas de gestión y de series de retención.
Gestión de
7/17/2015 AC Cerrada Se revisaron, y se completaron los faltantes
Acciones
de las mismas. Quedó constancia por medio
de las actas 086, 090, 092 y 096
 Se realiza reunión del comando de incidente
con Acta No. 128 con fin de realizar la
Gestión de
7/17/2015 AC Cerrada recapacitación, realizar la simulación y
Acciones
preparar el simulacro nacional de sismo del
28 de Octubre.

Se elabora Plan de Capacitación Interna del Laboratorio

Ambiental para el año 2016, GAM-PSGI-01-04 Vr. 05,
donde se incluyen los siguientes temas:
"Manejo Seguro de Sustancias Químicas
socialización Guia MSPQR y videos EPPS y uso de
Gestión de
7/17/2015 AP Cerrada fichas de seguridad y libro Naranja"
Acciones Comando de Incidentes
Trabajo Eficiente (5Ss, Agua y Energía)
Tarjetas de Emergencias y uso de GTS en
procedimientos

Se adiciona en el PAC el Producto No. 1: Formulación,

Seguimiento y control Plan de Capacitaciones internas
OLAM; bajo el esquema de la actividad 1 (Fortalecer y
Gestión de mantener la capacidad técnica y técnológica del
7/17/2015 AM Cerrada Laboratorio Ambiental para la generación de información
Acciones de calidad, confiable y oportuna) de la Meta 4.2
(Fortalecer y optimizar al 2015 el 100% de la capacidad
tecnológica y humana del usuario interno y externo, para
la gestión de la información) de la Corporación

Se elabora Plan de Capacitación Interna del Laboratorio

Ambiental para el año 2016, GAM-PSGI-01-04 Vr. 05,
donde se incluyen los siguientes temas:
"Manejo Seguro de Sustancias Químicas
socialización Guia MSPQR y videos EPPS y uso de
Gestión de
7/17/2015 AP Cerrada fichas de seguridad y libro Naranja"
Acciones Comando de Incidentes
Trabajo Eficiente (5Ss, Agua y Energía)
Tarjetas de Emergencias y uso de GTS en
procedimientos

La Corporación Adquirió la nueva sede del

Gestión de
7/17/2015 AC Cerrada Laboratorio Ambiental en el Parque
Acciones
Industrial Santo Domingo Mosquera
 Se inicia el contrato No. 1745-15 para la
adecuación interna de la Sede del
Laboratorio con la firma AQUALAB S.A.S. el
2015-12-03 con una duración de 6 meses.
Se realiza traslado a nueva sede en Avenida
Troncal Occidente #18-76 Centro
Empresarial Santodomingo Manzana C
Bodega 13 Mosquera, Cundinamarca el día
Gestión de
7/17/2015 AC Cerrada 27 de julio del 2016, como consta en
Acciones
planillas de entrada de personal adjuntas a
la presente.
Se realiza la inauguración de la Nueva sede
el día 4 de agosto, como consta en
documento adjunto.
El día 7 de agosto de 2016 se inicia la
recepción de muestras como consta en el
listado de entrada de muestras adjunto.

Se realizó jornada de actualización de

carpetas de gestión y de series de retención.
Gestión de
7/17/2015 AP Cerrada Se revisaron, y se completaron los faltantes
Acciones
de las mismas. Quedó constancia por medio
de las actas 086, 090, 092 y 096

Se elaboró y aprobó el procedimiento de

Gestión de
7/17/2015 AC Cerrada Gestión de Archivo Documental GAM-PR-33
Acciones
Versión 01 2015-09-22

Se elaboró , aprobó e implementó el formato GAM-FT-

Gestión de 223 Vr. 01 2015-09-01:
7/17/2015 AC Cerrada En el cual se relaciona la matriz de orden de carpetas
Acciones
del archivo e ingreso de documentos al Archivo

Gestión de Se Autoriza al lider de archivo Angela Rodrigez bajo el

7/17/2015 AC Cerrada esquema del procedimiento GAM-PR-33 y el formato
Acciones de ingreso y matriz GAM-FT-223, el 8 de Octubre.
 Se actualizó el procedimiento GAM-PR-24 Controles
Operacionales, en el cual se esquematiza el
seguimiento a los sistemas de control de los procesos,
dentro de los cuales se tiene el seguimiento al proceso
HSEQ, parámetros en general, actividades,
entrenamientros, y evaluación de la conformidad con el
cumplimiento del sistema de control rankiando en tres
niveles de aseguramiento:

CAR 1: Calidad Administración Ratificada. Quiere decir

que la forma del Sistema de Control (precontrol, control
Gestión de y poscontrol) y la forma como es implementado permite
7/17/2015 AC Cerrada detectar y controlar potenciales mecanismos o modos
Acciones
de fallo.

CAR 2: Calidad de Administración Reconocida: El

personal a cargo demuestra competencia para el
desarrollo de su proceso, pero la administración del
sistema de control no se realiza eficazmente.

CAR 3: Calidad de Administración Reproducida: El

personal demuestra competencia para el desarrollo del
proceso, pero falta el acople con el sistema de control
en las actividades rutinarias.

Medainte el memorando No. 20163139453

Gestión de
7/17/2015 AC En ejecución se aomplio la fecha de cumplimiento hasta
Acciones el 15 de noviembre 2017

Se realizó jornada de actualización de

carpetas de los equipos, verificando plan de
Gestión de mantenimiento y fichas técnicas de cada
7/17/2015 AC Cerrada
Acciones uno. Quedó constancia en el nuevo plan de
mantenimiento y las actas 086, 090, 092 y
096

Las responsabilidades se definen claramente en el Plan

de Acción y Cumplimiento Anual GAM-PAC-01
socializado mediante Acta No. 004 2016-03-07 y 007
2016-03-30.
Se actualizó el procedimiento GAM-PR-24 Controles
Gestión de Operacionales a la versión 07 del 2015-11-25, en el cual
7/17/2015 AC Cerrada se esquematiza el seguimiento a los sistemas de control
Acciones
de los procesos, dentro de los cuales se tiene el
seguimiento al proceso HSEQ, parámetros en general,
actividades, entrenamientros, y evaluación de la
conformidad con el cumplimiento del sistema de control
rankiando en tres niveles de aseguramiento.
 Se actualizó el procedimiento GAM-PR-24 Controles
Operacionales, en el cual se esquematiza el
seguimiento a los sistemas de control de los procesos,
dentro de los cuales se tiene el seguimiento al proceso
HSEQ, parámetros en general, actividades,
entrenamientros, y evaluación de la conformidad con el
cumplimiento del sistema de control rankiando en tres
niveles de aseguramiento:

CAR 1: Calidad Administración Ratificada. Quiere decir

que la forma del Sistema de Control (precontrol, control
Gestión de y poscontrol) y la forma como es implementado permite
7/17/2015 AC Cerrada detectar y controlar potenciales mecanismos o modos
Acciones
de fallo.

CAR 2: Calidad de Administración Reconocida: El

personal a cargo demuestra competencia para el
desarrollo de su proceso, pero la administración del
sistema de control no se realiza eficazmente.

CAR 3: Calidad de Administración Reproducida: El

personal demuestra competencia para el desarrollo del
proceso, pero falta el acople con el sistema de control
en las actividades rutinarias.

Se actualizó a versión 08 el formato GAM-

Gestión de PR-08-FR-03 Análisis de Causas y Plan de
7/17/2015 AC Cerrada
Acciones Acción incluyendo dos fechas propuestas de
revisión de avance y cierre.

Se realizó jornada de actualización de carpetas de los

Gestión de equipos, verificando plan de mantenimiento y fichas
7/17/2015 AC Cerrada técnicas de cada uno. Quedó constancia en el nuevo
Acciones
plan de mantenimiento y las actas 086, 090, 092 y 096
 Las responsabilidades se definen claramente en el Plan
de Acción y Cumplimiento Anual GAM-PAC-01
socializado mediante Acta No. 004 2016-03-07 y 007
2016-03-30.
Se actualizó el procedimiento GAM-PR-24 Controles
Gestión de Operacionales a la versión 07 del 2015-11-25, en el cual
7/17/2015 AC Cerrada se esquematiza el seguimiento a los sistemas de control
Acciones
de los procesos, dentro de los cuales se tiene el
seguimiento al proceso HSEQ, parámetros en general,
actividades, entrenamientros, y evaluación de la
conformidad con el cumplimiento del sistema de control
rankiando en tres niveles de aseguramiento.

Se actualizó el procedimiento GAM-PR-24 Controles

Operacionales, en el cual se esquematiza el
seguimiento a los sistemas de control de los procesos,
dentro de los cuales se tiene el seguimiento al proceso
HSEQ, parámetros en general, actividades,
entrenamientros, y evaluación de la conformidad con el
cumplimiento del sistema de control rankiando en tres
niveles de aseguramiento:

CAR 1: Calidad Administración Ratificada. Quiere decir

que la forma del Sistema de Control (precontrol, control
Gestión de y poscontrol) y la forma como es implementado permite
7/17/2015 AC Cerrada detectar y controlar potenciales mecanismos o modos
Acciones
de fallo.

CAR 2: Calidad de Administración Reconocida: El

personal a cargo demuestra competencia para el
desarrollo de su proceso, pero la administración del
sistema de control no se realiza eficazmente.

CAR 3: Calidad de Administración Reproducida: El

personal demuestra competencia para el desarrollo del
proceso, pero falta el acople con el sistema de control
en las actividades rutinarias.

Actualización del procedimiento Lavado de

Material GAM-POE-36 a la versión 12 con
fecha 2016-04-12 con la siguiente
información: "Inclusión del uso de la pantalla
facial cuando se manipulan sustancias
Gestión de corrosivas en el numeral 11.1 Guía de
AC cerrada
Acciones Trabajo Seguro".
Se inicia el cronograma de revisión
documental 2016 el día 1 de febrero del
2016 y al momento cuenta con avance del
53% de revisión documental incluyéndo 36
instructivos.
e Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales
nforme Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.

ONES:

Zapata - Guillermo Gonzalez

el Proceso o Proyecto: Edwin G. García M.
Medainte el
memorando No.
20163139453 se
aomplio la fecha de
cumplimiento hasta el
30 de octubre 2017
AUDITORIA INTERNA COPERACIÓN INTERNACIÓNAL VIGENCIA 2016
Código
CGR/Subsist
ema
No. de H, NC,
Consecutivo MECI/Numer
OB, INC, FA,
de Acciones al de la
OM
norma ó
numeral del
informe

2
H

TOTALES
CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación;
profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VRAR: Valoración de Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Audit
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida
Convenciones:

Elaborado: Funcionarios OCIN

COPERACIÓN INTERNACIÓNAL VIGENCIA 2016

Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Observación / Inconsistencia /

Causas
Oportunidad de Mejora / Función de Advertencia

No se tienen claros los

requerimientos al
momento de preparar el
proceso.

Se evidenció con corte a 16/06/16 incumplimiento del plan de contratación de la

Corporación, generando una baja ejecución contractual lo cual repercute en el Cronograma de envío de
cumplimiento de metas el plan de acción, así como, constitución de reservas la carpeta de forma
presupuestales. prematura.

Falta de seguimiento al
cumplimiento del plan de
contratación

egral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con p
servicio No Conforme; VRAR: Valoración de Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal;
C: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
umplida

Columnas de calculo automático

Información suministrada en el informe
Celda con formato fecha: Día Mes Año
Fila de Totales
ncionarios OCIN
 CORPORACIÓN AUTÓNOMA RE
PLAN ÚNICO DE M

Descripción de Propósito de Descripción de las

Efecto
Acciones la acción Actividades

Contar con los

requerimientos claros
Envío de procesos sobre Identificar los requerimientos
de lo que falta
el tiempo de la correspondientes para cada
contratar para el año
contratación proceso.
2016 a más tardar el
15 de octubre Mejorar los
tiempos de
Actualizar las fechas envío de los
de envío de carpetas a procesos a Elaborar la ficha de fechas
Secretaría General en la Secretaría de envío de procesos a la
Falta de planificación en la ficha técnica del General Secretaría General.
los procesos. proyecto.
Revisar los Revisar los estudios previos
documentos en la fase en conjunto con el Directivo
precontractual. del área.
Mejorar el Realizar reuniones periódicas
Inmcuplimiento en los Efectuar acciones de cumplimient en el marco de los comité de
objetivos del plan de seguimiento por parte o de los la OTIC para revisar el
acción de la OTIC indicadores avance del plan de
de la oficina contratación.

ones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Petic
ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos M

Puntajes base de Evaluación:

Puntaje base de evaluación de cumplimiento
Puntaje base de evaluación de avance
Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Avance del plan de Mejoramiento
AUTÓNOMA REGIONAL DE CUNDINAMARCA - CA
PLAN ÚNICO DE MEJORAMIENTO - PUMI

Avance
Cantidad de Fecha de Fecha de Plazo en
Fecha de Físico de
Denominación de la Unidad de Medida de Suscripción Culminación Semanas de
Iniciación de Ejecución de
Medida de las Actividades las de la de la cada
la Actividad las
Actividades Actividad Actividad Actividad
Actividades

Número 5 5-Sep-16 6-Sep-16 20-Nov-16 11

Ficha 1 5-Sep-16 6-Sep-16 31-Oct-16 8

Revisiones con visto bueno 4 5-Sep-16 6-Sep-16 15-Dec-16 14

Lista de asistencia 2 5-Sep-16 6-Sep-16 20-Dec-16 15

48 0
ción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias a
; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas Cá

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único PMU

cumplimiento
avance
ramiento
to
ARCA - CAR -

Fecha de Evaluación:

Porcentaje Puntaje Puntaje Efectividad de la Acción

Puntaje Proceso /
de Avance Logrado por Atribuido a y/o Actividad
Logrado por Líder / Área / Proyecto /
Físico de las las
las Proceso Programa /
Ejecución de Actividades Actividades
Actividades Responsable Convenio /
las Vencidas Vencidas
(PLA) SI NO Contrato
Actividades (PLAV) (PAAVI)

LUIS
0% 0 0 11 ADOLFO GTI
ROMERO

LUIS
0% 0 0 8 ADOLFO GTI
ROMERO

LUIS
0% 0 0 14 ADOLFO GTI
ROMERO

LUIS
0% 0 0 15 ADOLFO GTI
ROMERO

0 0 0 48
ación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación
Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.

OBSERVACIONES:

PBEC 48
PBEA 48
CPM = Prava / PBEC 0.00% Elaboró:
AP = PLAI/ PBEA 0.00% Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyect
 31-Dec-16

Tipo de Estado: En
Fecha de la Indicador de
Fuente Acción: C, ejecución - Observaciòn de la dependencia
Fuente Cumplimiento
AC, AP, AM Cerrada

Requerimientos
AI 1-Sep AM En ejecución
elaborados

Ficha
AI 1-Sep AC En ejecución
actualizada

Estudios
AI 1-Sep AC previos En ejecución
revisados

Tema revisado
AI 1-Sep AM En ejecución
en comité

a Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo

OBSERVACIONES:

laboró:
o. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:
 Seguimiento OCIN

ón de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades

AUDITORIA INTERNA COPERACIÓN INTERNACIÓNAL VIGENCIA 2015

Código CGR/Subsistema
No. de H, NC,
Consecutivo de MECI/Numeral de la
OB, INC, FA,
Acciones norma ó numeral del
OM
informe

1 NC

4.2.3 de la norma ISO

9001:2008, NTCGP
1000:2009 y Numeral 3
del MECI

NC

5.5.3 ISO 9001:2008,

4 NC NTCGP 1000:2009 y 3 de
MECI
5

6.3 de la norma ISO

NC 9001:2008, NTCGP
1000:2009 y 3 de MECI

7.2.1 ISO 9001:2008,

7 NC
NCTGP 1000:2009 -

7.2.3. literal c - 7.5.3 ISO

9001:2008 -
8 NC
NTCGP1000:2009 3 de
MECI

9
10

11

12

13
7.5.1 de la norma ISO
9001:2008, NTCGP
NC
1000:2009 y 2.1.1 de
MECI

14
15

16

17

18

7.6 a) ISO 9001:2008,

19 NC NCTGP 1000:2009 -
2.1.1. MECI
 8.2.1 ISO 9001:2008,
20 NC NCTGP 1000:2009, 2.1.
de MECI

8.5.2 ISO 9001:2008,

21 NC NTCGP 1000:2009 y 2.3.1
de MECI

22

23

24

NC 4.4.6 ISO 14001: 2004

 NC 4.4.6 ISO 14001: 2004

25

26

27

28

29 4.4.6 literal c ISO

NC
18001:2007
 NC
18001:2007

30

31

4.4.7 y OHSAS
NC
18001:2007

32

4.4.6 18001:2008 y 4.4.6

33 NC
ISO 14001: 2004

TOTALES

CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; R
VRAR: Valoración de Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índic
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida

Convenciones:

Elaborado: Funcionarios OCIN

AUDITORIA INTERNA GESTIÓN DE APOYO LOGISTICO DAF VIGENCIA 2016

 Código CGR/Subsistema
No. de H, NC,
Consecutivo de MECI/Numeral de la
OB, INC, FA,
Acciones norma ó numeral del
OM
informe

4.2.3 y ISO 9001:2008

1 NC NTCGP 1000:2009 y 3
de MECI

4.2.4, ISO 9001:2008,

2 NC NTCGP:1000:2009 Y 3
de MECI

6.2.2 NTC 9001:2008,

NTCGP 1000:2009
3 NC Competencia formación
y toma de conciencia y
1.1.2 de MECI
 7.2.3 ISO 9001:2008
NTCG 1000:2004 y 3
MECI
7.1- 7.5.1 ISO
4 NC
9001:2008
NTCGP 1000:2009 y
1.2 de MECI

8.5.2 ISO 9001:2008 y

5 NC NTCGP 1000:2009,
2.3.1 MECI

4.4.6 ISO 14001:2004 y

6 NC
OHSAS 18001:2007

TOTALES

CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; R
VRAR: Valoración de Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índic
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida

Convenciones:
AUDITORIA INTERNA GESTIÓN DE APOYO LOGISTICO DOI VIGENCIA 2016

Código CGR/Subsistema
No. de H, NC,
Consecutivo de MECI/Numeral de la
OB, INC, FA,
Acciones norma ó numeral del
OM
informe

7.1 y 7.2.2 ISO

9001:2008, NTCGP
1 NC
1000:2009 y 1.2 de
MECI

7.1 y 7.2.2 ISO

9001:2008, NTCGP
2 NC
1000:2009 y 1.". de
MECI
 7.5.1 ISO 9001:2008,
NTCGP 1000:2009 7
2.1.1. DE MECI y
3 NC
7.5.1 ISO 9001:2008,
NTCGP 1000:2009 7
2.1.1. DE MECI

7.5.1 ISO
90001:2008, NTC GP
NC
1000:2009 y 2.1.1 de
MECI

5
 4.4.6 ISO
18001:2207 GCT-
6 NC MP-01 Manual de
interventoría y
Supervisión

7.1- 7.5.1 ISO

9001:2008
7 NC
NTCGP 1000:2009 y
1.2 de MECI

4.2.3 y ISO
9001:2008
NC
NTCGP 1000:2009 y
3 de MECI

9
 10

7.2.3 ISO 9001:2008

NC NTCG 1000:2004 y 3
MECI

11

TOTALES

CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; R
VRAR: Valoración de Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índic
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida

Convenciones:
INTERNACIÓNAL VIGENCIA 2015

Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Observación /

Causas
Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Función de Advertencia

Se identificó inadecuado control de documentos por cuanto se evidenció:

Procedimiento GAL-PR-18 Facturación Parques: No hay apropiación del
1, El formato de remisión de recaudos parques enviado a la Dirección sistema de gestión de la
Administrativa y Financiera (GAL-PR-27-FR versión 2 de 16-11-2012) de la totalidad de los profesionales
semana 07 de julio al 13 de julio de 2015 no corresponde a la última versión DOI , no hay facilidad en el
implementada dentro del sistema de gestión de calidad. acceso a procesos y
procedimientos.
2. En el Parque Forestal Embalse del Neusa se observó dentro del botiquín la Cuando hay cambios en la
guía para el manejo del botiquín (GTH-GI-01 de 23 de marzo de 2011) y el documentacion los
formato control servicio de botiquín (GTH-GI-01 v1), las cuales no corresponden contratistas no se enteran
a las últimas versiones aprobadas dentro del sistema de gestión de calidad de
la entidad.

3, Procedimiento GAL-PR-16 Saneamiento Básico

- Se identificó la utilización de un formato obsoleto, toda vez que el 15 de julio
de 2015 se realizó reunión del convenio 1080/13 convocada por la supervisora
del mismo, quien utilizo el formato GAP-PR-07-01 versión 5 de fecha 14-11-
2012 denominada “acta de reunión”.

4. Se evidenció el uso de documentos no controlados denominados “planilla de

ingreso temporal sin boleta” y “planilla de recibo de dinero de taquilla”, las No existe punto de control
cuales no se encuentran dentro del SIGESPU. que permita verificar el uso
adecuado de los formatos
5. Se evidencio en el procedimiento GAL-PR-15 Prevención del Riesgo con establecidos en el SIGESPU;
Maquinaria Pesada, el uso de ficha técnica en campo, la cual no se encuentra falta de apropiación del
controlada, por último el código en el documento del procedimiento no sistema.
corresponde, toda vez que aparece OAM PR-08.

Deficiencia en los
Se observan debilidades en la interacción entre procesos, toda vez que los procedimientos que permitan
funcionarios operadores del procedimiento GAL-PR-12 Administración de establecer canales de
Parques, no mantienen una comunicación oportuna SAC, con relación al estado comunicación apropiados
de las cabañas para el suministro de información a los clientes externos. para el control en el manejo y
uso de las cabañas.
 No se definen las
Procedimiento GAL-PR-12 Administración de Parques:
interacciones entre procesos
y las responsabilidades
- De acuerdo con lo manifestado por el auditado no se cuenta con un contrato
de mantenimiento que garantice que los bienes e infraestructura permanezcan
en condiciones normales evitando su deterioro.
- Se observó instalaciones eléctricas en mal estado en área de taller,
lavandería, cabañas, faroles de zonas verdes, cajas expuestas, maleza que
invade dichas estructuras, cableado a la intemperie y suelto.
(CONSULTORÍA.).
- Se identificaron problemas hidráulicos para el suministro normal de agua hacia
las cabañas. El suministro de agua se realiza por medio de mangueras que se
bombean desde la laguna para surtir los tanques de aguas. (CONSULTORÍA.).
- Embarcadero parque embalse Neusa se encuentra en malas condiciones, No existe dentro del
existe estructura de madera deteriorada y tejas de zinc sueltas. precedimiento un
(CONSULTORÍA.). responsable de los
- El baño de hombres de la oficina de administración del parque de Neusa se mantenimientos de la
encuentra en malas condiciones imposibilitando el uso. infraestructura propia de la
- Se observó gotera en la bodega II del parque de Neusa. CAR.
- No se cuenta con vías de acceso, ni baños para discapacitados.
(CONSULTORÍA.)

Se identificó debilidades con los requisitos relacionados con el producto, por

cuanto verificada la página web de la Corporación LinK. No se llevo a cabo la
https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=16756 se evidenció que las actualizacion de las tarifas
tarifas publicadas corresponden a las definidas en la Resolución 0937 del 30 de anuales de ingreso a los
abril de 2014, sin que hasta la fecha se haya proyectado el respectivo acto parques
administrativo que fije tarifas para la vigencia 2015.

La no atencion oportuna de
No se asegura la eficacia en la comunicación con el cliente, en lo que respecta
solicitudes, debido a que la
al reporte SAC derechos de petición, evidenciando que a la fecha de la
programación de maquinaria
auditoria no ha emitido respuesta de fondo a: 20141121506, 20141122058,
disponible no alcanza a cubrir
05141103188, 20141124261, 14141103475, 20151110942, 05151100109.
las actividades solicitadas.

No se actualizó el
procedimiento cuando se
presentó cambio en la
normatividad.
 Las actividades no se
ejecutan con elementos y
equipos con los que cuenta la
corporación.

Se identificó debilidades en la prestación del servicio bajo condiciones

controladas, dado que:

Procedimiento GAL-PR-18 facturación parques.

En recorrido realizado al parque Embalse Neusa se evidencio:
- En el acápite de generalidades relaciona la normatividad asociada al incumplimiento a lo previsto
procedimiento la cual se encuentra desactualizada como es el Decreto 066 de en el artículo 13 de la
2008. Resolución 937 de 2014
- Se tiene implementado un software para la facturación de parques el cual
dentro del procedimiento no se relaciona entre otros aspectos su funcionalidad,
responsables, encargado de realizar la apertura de caja, etc.
- Se identificó incumplimiento a lo previsto en el artículo 13 de la Resolución
937 de 2014, por cuanto no se maneja base de caja.
- No se tiene establecido los formatos o medios en los cuales se realiza de
manera diaria el arqueo y cierre de la caja.
- Se identificó que los módulos de administración y reservas de parques,
desarrollados mediante contrato 801 de 2012 con fecha de liquidación18 de
diciembre de 2013, no se está utilizando.

No se documenta diariamente
el arqueo y cierre de la caja.

No se definen las
interacciones entre procesos
y las responsabilidades

La entidad no cuenta con un

Se evidencia incumplimiento del contrato 1166 de 2014 específicamente en la
vehículo que permita
obligación No 39 ."Dar cumplimiento a las normatividad vigente durante la
manipular y trasportar el
manipulación, almacenamiento y transporte del combustible...", la cual no se
combustible en condiciones
está garantizado.
seguras.
En el Parque embalse Neusa, se identifico debilidades en cuanto al control para No se ha establecido una
el manejo de dinero, toda vez que no existe un “protocolo” para el manejo y actividad para el manejo de
consignacion de los mismos, asi mismo, se observo que la taquilla principal no los recaudos, ni se dispone
cuenta con cajilla de seguridad adecuada, utilizando un cajon de madera en de una caja fuerte para su
malas condiciones y sin seguridad para salvaguardar la custodia del dinero. custodia

Segun informacion suministrada por el auditado, no se cuenta convenio o

falta de seguimiento al
contrato con la Asociación ACUAPESCA quienes tienen a su disposicion de 2
manejo del embarcadero en
embarcaderos, igualmente no hay contrato vigente con PISPESCA quienes
parque neusa
utilizan un embarcadero.

Desconocimiento por parte de

Se evidencio imcumpliento a las tareas descritas en el procedimiento GAL-PR-
funcionarios y contratistas del
15 Prevencion del Riesgo con Maquinaria Pesada.
procedimiento GAL PR 15

En la descripción del procedimiento “GAL-PR-13 Adecuación hidráulica" no se

relaciona de manera organizada las actividades asociadas para la ejecución del
mismo, en el cual no se evidencian el total de las entradas o insumos para el Desconocimiento por parte de
procedimiento (solicitudes de municipios a través del banco de proyectos o funcionarios y contratistas del
visitas a puntos críticos entre otros), igual no se enlaza claramente con el procedimiento GAL PR 13
procedimiento "GES-PR-05 Cofinanciación de Proyectos". Así mismo, dentro
del procedimiento no se establecieron puntos de control.

Se evidencio que los equipos de medición utilizados para las visitas de campo, No desarrollar el
GPS con número de placa de inventario No 43828, 43799 no han sido mantenimiento a los equipos
verificados. de forma preventiva
En la página web de la entidad en el link parques del territorio CAR, se
encuentra publicada “encuesta de satisfacción de usuarios” en archivo Excel No se establece la
adjunto, la cual no tiene instrucciones para su entrega por parte del usuario. El documentación necesaria
proceso no realiza una adecuada medición de la satisfacción del cliente, de para ejecutar las actividades
igual forma, no cuenta con un método apropiado para obtener la información de forma estándarizada.
necesaria que mida la satisfacción de los clientes y seguimiento de la misma.

Se evidenció incumplimiento a las acciones propuestas en los planes de

Las acciones adelantadas no
mejoramiento del proceso de Gestión de Apoyo Logístico, asociados al
presentaron los resultados
consecutivo de hallazgos Nos 7-8-12-16-21-24-35-36-43-44-46, CGR 2012-
para ser conformes.
2013, auditoría interna HSEQ 2013 y 2014.

Los mantenimientos no son

verificados por parte del
personal a cargo

No se evidenciaron la
adecuacion de condiciones
seguras por parte del area
responsable

Se observó que el cilindro del cucharon de la retroexcavadora con placa CAR

número 43610 ubicada en el sector del embarcadero de la laguna de Fuquene,
tiene un escape de aceite generando derrame. Según lo manifestado por el
operario ésta ha sido puesta en funcionamiento en estas condiciones lo cual
genera impactos ambientales negativos sobre la laguna. No existe un contenedor de
basuras que permita
Las escaleras de las cabañas 1, 2, 14, 15, 16, 17, 20 y 21 no cuentan con cinta mantener disponer de forma
antideslizante como medida preventiva a caídas. adecuada los residuos
generados en el restaurante.
Se observó en el restaurante del parque embalse Neusa mala disposición de
basuras, así mismo, inadecuado almacenamiento y organización de alimentos
en la cocina del restaurante, se identificó derrames, ausencia de demarcación y
rotulación, mala ubicación de los cilindros de gas y ventilación deficiente para el
uso de gas.

Se identificó inadecuada almacenamiento de combustibles frente al restaurante

del embalse Neusa, evidenciándose ausencia de señalización, fichas
toxicológica, manchas de derrames en las áreas, así mismo, el combustible es
sacado por succión para trasladarlo a la diferente maquinaria (gasolina-acpm).

El Operario de la compuerta del Cubio no cuenta con una careta antigases,

encontrándose expuesto a olores nauseabundos

En recorrido a obra del contrato 1180/13 se evidencio que los operarios

realizaban trabajo en alturas, sin contar con la respectiva certificación de trabajo
antideslizante como medida preventiva a caídas.

Se observó en el restaurante del parque embalse Neusa mala disposición de

basuras, así mismo, inadecuado almacenamiento y organización de alimentos
en la cocina del restaurante, se identificó derrames, ausencia de demarcación y
rotulación, mala ubicación de los cilindros de gas y ventilación deficiente para el
uso de gas.

Se identificó inadecuada almacenamiento de combustibles frente al restaurante

del embalse Neusa, evidenciándose ausencia de señalización, fichas No se han considerado
toxicológica, manchas de derrames en las áreas, así mismo, el combustible es alternativas para el
sacado por succión para trasladarlo a la diferente maquinaria (gasolina-acpm). almacenamiento de
sustancias peligrosas.
El Operario de la compuerta del Cubio no cuenta con una careta antigases,
encontrándose expuesto a olores nauseabundos

En recorrido a obra del contrato 1180/13 se evidencio que los operarios

realizaban trabajo en alturas, sin contar con la respectiva certificación de trabajo
seguro en alturas, de igual forma, sin protección de monogafas, así mismo, se
observó inadecuada disposición de residuos de hierro.
Desconocimiento del uso de
los elementos de protección
personal.

Desconocimiento de los
riesgos asociados al trabajo
en alturas.

No se ha implementado un
control para la identificación
de las personas que ingresan
a instalaciones de la CAR

Las instalaciones del parque Embalse Neusa no cuentan con una adecuada
implementación de controles relacionados contratistas y otros visitantes al sitio
de trabajo, por cuanto se observó que no se lleva el formato "GAL-PR-10-FR-02
Registro de Visitantes", ni se mencionaron las recomendaciones o pautas para
ingresar a la instalación. No se ha implementado un
sistema de abastecimiento de
Se observó en la Laguna de Fúquene que el transporte del combustible se está combustible adecuado a las
realizando en canecas y se encuentra a cargo de la Corporación, situación que caracteristicas de la
genera un riego alto e incumplimiento a las normas de seguridad. maquinaría
En el embarcadero del parque Embalse Neusa no existe señalización
informativa, preventiva y no se pudo evidenciar equipos de primeros auxilios
(Camilla, Chalecos, flotadores, sillas de seguridad, boyas, banderas
triangulares de color entre otros).
 realizando en canecas y se encuentra a cargo de la Corporación, situación que
genera un riego alto e incumplimiento a las normas de seguridad.

En el embarcadero del parque Embalse Neusa no existe señalización

informativa, preventiva y no se pudo evidenciar equipos de primeros auxilios
(Camilla, Chalecos, flotadores, sillas de seguridad, boyas, banderas
triangulares de color entre otros).

No se conoce la señalización
de seguridad en
embarcaderos

No se encuentra energizada
la compuerta, por falta de
transformador que alimente el
sistema
Se identificaron debilidades en cuanto a la preparación y respuestas ante
emergencias, toda vez que la compuerta del Cubio funciona manualmente, no
obstante se observaron tres (3) motores instalados y sin energizar.

En el parque embalse Neusa no se cuenta con Brigadista, así mismo, se

observó el Botiquín en un sitio bajo llave
Se desconocen por parte de
funcionarios y contratistas las
funciones para la atenciòn de
emergencias

Se observó que los transformadores ubicados en: Embalse el Neusa CAI

Entrada data de 1980 – con bifenilos policlorados (PCB), Chapinero de 1985 – No se ha implementado una
con PCB, Estación pisicola de 1985 – con PCB, Laureles de 1990 – con PCB y renovaciòn de equipos dentro
en el Embalse el Hato sector Caseta de 1992 se desconoce PCB, Cabañas de de la infraestructura de la
1995 se desconoce PCB, PCB, generando alta contaminación al ambiente y a corporaciòn.
la salud humana

Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCG
MJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública
a; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora

Columnas de calculo automático

Información suministrada en el informe
Celda con formato fecha: Día Mes Año
Fila de Totales

POYO LOGISTICO DAF VIGENCIA 2016

 Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Observación /
Causas
Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Función de Advertencia

La entidad debe revisar los documentos cuando sea necesario y No se han revisado la
aprobarlos nuevamente. totalidad de los
precedimientos verificando
la actualidad y pertinencia
de las actividades con lo
preceptuado en la
Resolución de funciones
de la Corporación.

Se evidencio que los formatos del proceso no cumplen con lo Inadecuado manejo de las
establecido en el SIGESPU utilizando versiones que no son las TRD soporte de los
vigentes. procedimientos
Utilizacion inadecuada de
los formatos

Se observa que los funcionarios vinculados al procedimiento GAL PR- El desconocimiento de la

04 no cuentan con un conocimiento apropiado de los procesos y totalidad de las
procedimentos generales de calidad de la Corporación. obligaciones de los
Las personas responsables del proceso desconocen la ubicación y el participes del
uso del Normograma de Calidad. generando un riesgo de procedimiento para con el
Incumplimiento normativo asociado al proceso sistema integrado
El incumplimiento de lo
preceptuado sobre las
capacitaciones en la
incorporacion y traslado
del personal
 El proceso GAL debe implementar disposiciones eficaces para la Las comunicaciones se
comunicación con los clientes. responden en la
Al efectuar trazabilidad al aplicativo SIDCAR oportunidad sin embargo,
Durante la planificación debe determinar las actividades de verificación, estas no son finalizadas
validación, seguimiento, medición, inspección y los criterios de correctamente, en el
aceptación y satisfacción de los servicios que prestan. programa
Existen algunas peticiones
que su respuesta de fondo
se debe dar de manera
conjunta con areas
misionales y de apoyo
incrementando
considerablemente los
tiempos de respuesta

De las entrevistas y del análisis de los informes de auditoria de la Falta de comunicación

Oficina de Control Interno, se evidencia que el proceso GAL no ha sobre las actividades
dado total cumplimiento al Plan de Mejoramiento de auditoria propuestas
Compromiso de las areas
responsables con el
mejoramiento sugerido

Se indago a varias personas participantes del Proceso GAL y El desconocimiento de la

manifestaron desconocimiento y falta de apropiación de los controles totalidad de las
operacionales asociados a los Programas implementados de los obligaciones de los
Sistemas de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo. participes del
procedimiento para con el
sistema integrado
El incumplimiento de lo
preceptuado sobre las
capacitaciones en la
incorporacion y traslado
del personal

Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCG
MJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública
a; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora

Columnas de calculo automático

Información suministrada en el informe
Celda con formato fecha: Día Mes Año
Fila de Totales
APOYO LOGISTICO DOI VIGENCIA 2016

Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Observación /

Causas
Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Función de Advertencia

Por demoras en los

procesos
Se evidenció que el convenio interadministrativo de asociación
administrativos se
1070 de 2013, presento seis suspensiones por ausencia del
generaron retrasos en el
permiso de ocupación de cauce, la cual fue otorgada en el mes
otorgamiento del
de octubre de 2015.
permiso de ocupación
de cauce.

Se evidencia que para

cumplir muchas de las
Se identifico debilidades en la planificacion de la realizacion de
metas del plan de
producto, dado que: Se evidencio con corte 15/06/16
accion se requiere la
incumplimiento del plan de contratacion de la Corporaciòn,
radicacion de proyectos
generando una baja ejecuciòn contractual lo que repercute en el
por parte de los antes
cumpilmiento de metasdel plan de acciòn , asi como, constituciòn
municipales a fin de ser
de reservas presupuestales
aprobados y realizar
estas inversiones.
 Supervisores con
diversas cargas
laborales y deficiencia
Se evidencio debilidades en el cumplimiento de la publicación en en las acciones
el SECOP, de conformidad con lo establecido en las normas de administrativas para dar
contratación estatal, que disponen que. "Las entidades del celeridad y garantizar el
Estado están obligadas a publicar en el SECOP los documentos cumplimiento del objeto
y los actos administrativos de cada proceso de contratación"... contractual en los
Contrato 1079 de junio 2015. Detalle del Proceso Numero términos y condiciones
Convenio Interadministrativo de Asociación 1070 de 2013: establecidas.
Publicación fuera de términos de las actas de suspensión del No hay una
contrato y de reinicio, se encuentra pendientes de publicación en coordinación con la
el Secop de las catas de suspensión de fecha 05/08/2014, oficina encargada del
03/12/2014, 31/01/2015, 30/03/2015, 29/07/2015 diligenciamiento en el
secop que permita
verificar la subida de
documentos a tiempo.

Falencias en el control
Debilidades en la prestación de serviciobajo condiciones
del registro y su
controladas, Acta de inicio de fecha 11/10/2016 asociada al
correcto
contrato 1440 de 2015. Se considera que hay debilidades en
diligenciamineto por
cuánto a los requisitos relacionados con el producto
parte del supervisor
 No hay una exigencia
En verificación in situ del contrato de obra asociado a la directa por el
ejecución del convenio 1070 de 2013 suscrito con el municipio de supervisor a terceros en
Lenguazaque; se evidencio mora de 91 días en el pago de ARL cumplimientos legales;
correspondiente al mes de Febrero y de 31 días del pago del pues es el interventor
mes de Abril de 2016. quien es el directo
responsable.

No se contempló el
alcance de las
De acuerdo con el Procedimiento "GAL-PR-14 Administración
actividades del
Sistema Hidráulico de Manejo Ambiental y Control de
procedimiento a
Indundaciones", no fue suministrado el diagnóstico de la
desarrollar dentro de la
situacion de los Sistemas Hidráulicos, tal cual lo menciona y
administración de los
requiere el procedimiento en el item 1, necesario para llevar a
sistemas hidráulicos y
cabo la Planificiacion del mismo.
las necesidades a
satisfacer

La entidad debe revisar los documentos cuando sea necesario y Falta de análisis en la
aprobarlos nuevamente. Al verificar el procedimiento GAL-PR-14 construcción, revisión y
Administración Sistema Hidráulico de Manejo Ambiental y Control aprobación del
de Indundaciones" es posible evidenciar que el mismo, sólo documento.
obedece a tramitar el proceso contractual de los servcios que
requieren, no se identifican las responsabilidades concretas de
cada operador y no evidencia el ciclo PHVA en el ejercicio de la
administración de los Sistemas Hidrúalicos de la entidad. Lo
anterior incumple los requerimientos del Procedimiento "GSG-
PR-01 de Elaboración y Control de Documentos y Registros",
desconoce su adecuacón y apego al Acuerdo CAR 22 de 2014 y
conlleva a un ejercicio inadecuado de la planificación al interior
de la DOI por cuanto no reunen actividades de verificación,
validación, seguimiento, medición e inspección. Falta de análisis en la
construcción, revisión y
aprobación del
documento.
 Las actuaciones no son
diligentes y presentan
re-procesos

El proceso GAL debe implementar disposiciones eficaces para la

comunicación con los clientes. Al efectuar trazabilidad al
aplicativo SIDCAR al período de alcance de la auditoría se
relacionan para la DOI, 3 Derechos de Petición y 11
documentos de información institucional vencidos y sin
respuesta. Adicionalmente, 240 Derechos de Petición y 81
documentos de información institucional constestados fuera de
términos. Lo anterior incumple los disposiciones establecidas en
la Ley 1755 de 2015, la Ley 734 de 2002 y el procedimiento
"GSC-PR-02 Atencion Y Seguimiento a Derechos De Petición".

Las actuaciones no son

diligentes y presentan
re-procesos

Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCG
MJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública
a; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora

Columnas de calculo automático

Información suministrada en el informe
Celda con formato fecha: Día Mes Año
Fila de Totales
 CORPORACIÓN AUTÓ
PLA

Descripción de Descripción de las

Efecto Propósito de la acción
Acciones Actividades

Vincular a los profesionales de

Reunión: Establecer
la dirección a los sistemas de
conforme a los
gestión conforme a: Desarrollar una reunion de
Existe uso de formatos procedimientos los
Participación de la generación socializaciòn con los
desactualizados, formatos a utilizar como:
de la documentación; profesionales que ejecutan
obsoletos en algunos Actas de reunión,
desempeño de las actividades los procedimientos.
procedimientos informes técnicos y
con el uso de la documentación
demás.
de los formatos.

Reunión con el grupo que

Controlar el registro de los conforma parques para la
Reunión: Para evaluar ingresos evaluación, mejora y uso del
Dinamicas con los formatos nuevos procedimiento
documentos no dentro de las actividades
controlados, falta de a desempeñar y en caso
seguimiento, pérdida de de ser necesario
la trazabilidad ajustarlos e
implementarlos. Establecer formatos dentro del
sistema de gestión de formatos implementados
requerirse.

Relacionar las
actividades de
Establecer competencia del
planeación en parque y Reunión entre SAC y DOI,
Atención con área y personal, fortalecer
el préstamo de las establecer competencias y
insuficiencias a los canales de comunicación y
cabañas con responsabilidades dentro de
usuarios e interesados. optimizar el uso de las
responsabilidades los roles.
cabañas.
conjuntas sac. Bimestre:
Septiembre Octubre.
 Desarrollar una
Peligros asociados a la Establecer el estado de los
consultoria:"" para la Realizar el contrato de
falta de mantenimiento parques en cuánto a
evaluación del estado consultoria para definir la
dentro de la infraestructura, planear la
actual de los parques y infraestructura de los
infraestructura de inversiones de acuerdo al
que concluya las parques.
parques alcance.
acciones a desarrollar.

Desarrollar contratación
para el mantenimiento de Contrato: Desarrollar el Mantener las condiciones
Realizar el contrato de
la infraestructura y definir contrato de seguras dentro de la
mantenimiento de la
las actividades de mantenimiento menor infraestructura de baja tensión,
infraestructura menor.
mantenimiento a para el parque. arreglos locativos y demás.
desarrollar.

Proyectar, revisar y Mantener información

Designar Profesional de
publicar la resolucion del actualizada de los servicios y
Tener tarifas parques responsable para la
cobro de tarifas, para la sus respectivos valores
descatualizadas actualización de la resolucion
vigencia que ofrecidos por la DOI en los
y su debida publicacion
corresponda parques CAR.

Construir el cuadro de
horizonte de tiempo y
Posibles acciones legales Dar respuesta oportuna de Construcción del tablero y
maquinaria para
en contra de la acuerdo a la necesidad de uso dentro de los
programar las
Corporación. atención. profesionales de SHMACI
actividades dentro de los
SHMACI

Realizar la evaluación Enviar memorando a los

la no aplicación de la
del procedimiento y las Revisón del procedimiento y responsables para actualizar
normativa que regule la
actividades a cumplir ajustes. procedimiento, de acuerdo la
materia
dentro del orden legal. con normativa
 Definir en el
procedimiento GAL-PR-
Uso indebido del Reunión con los
18 los aspectos técnicos
aplicativo, errores al Desarrollar las actividades más administradores para revisar
y procedimentales del
momento de registrar la eficientes al recibir los pagos. el uso de la herramienta
software implementado
información. conforme a su alcance.
en la facturación de los
parques.

Realizar reunión con los

Cumplir con la normatividad,
administradores de los
Falencias en la desarrolar acciones que
parques y concretar el Reunión para establecer
prestación del servicio a permitan la atención al cliente
manejo de la base de dinámicas de trabajo.
los clientes en términos de conformidad y
caja. En el acta de
satisfacción.
reunión establecer el
estricto cumplimiento.

Realizar reunión y
Carencia de control en desarrollar un
Desarrollar un método
cuánto el ingreso a los procedimiento con los
documentado que permita
parques y documentos que sirvan Reunión para establecer
desarrollar la actividad
establecimiento de de soporte para realizar dinámicas de trabajo.
minimizando la probabilidad de
estratégias para realizar el cierre de caja con la
errores o falencias.
el cobro. consolidación de
recaudo del día.

Realizar una reunión con

los encargados de la Uso de la herramienta para la
No conformidad en la Reunión para establecer
herramienta y desarrollar reserva de las cabañas en los
prestación de servicios dinámicas de trabajo.
el seguimiento del parques.
aplicativo

Entregar información
Posible sanciones a la para la viabilidad de Mejorar las condiciones
Realizar cotizaciones con
entidad por alternativas de un seguras para el transporte de
caracterización de
incumplimiento a la vehículo cisterna para combustible dentro de la
alternativas
normatividad pertinente transporte de jurisdicción.
combustible
 Diagnóstico de
Optar por la mejor alternativa
Fallas en la custodia de alternativas para el Hacer evaluación de
para el recaudo, manejo y
los recursos manejo de los dineros alternativa de recaudo
custodia del dinero.
recaudados en taquilla

Diagnóstico de
Conflictos de uso sobre el alternativas
Optar por la mejor alternativa
terreno, responsabilidad contractuales para el Hacer evaluación de
contractual para el manejo de
de la entidad ante manejo de los alternativa de contratación
los embarcaderos
terceros embarcaderos Parque
Neusa

Falta de oportunidad en
Evaluar el procedimiento
la atención de riesgos Mejorar la oportunidad en la Actualizar procedimiento
de gestión y atención de
con uso de maquinaria atención del riesgo GAL PR 15
riesgos (GAL PR 15)
pesada.

Falta de oportunidad en
la atención de solicitudes Evaluar el procedimiento Mejorar Procedimiento y Actualizar procedimiento
de municipios a través del GAL PR 13 enlazarlo con GAL PR 05 GAL PR 13
banco de proyectos

Solicitar el
Cálculos errados y Mantener los elementos Solicitar con memorando la
mantenimiento de los
provistos en la entrega de calibrados generando calibración a DMMLA de los
GPS a cargo de la
informes confiabilidad en las mediciones. GPS a cargo de la DOI.
Dirección
 Mejorar el método de Desarrollar un documento
Pérdida de información Evaluar del cuerpo de la
recolección de información en guia para la encuesta de
importante para la toma encuesta y construcción
cuanto a la satisfacción de los satisfacciòn que permita la
de decisiones. de la guía.
usuarios. forma de responderla.

Incumplimiento de las
Generar actividades que den
actividades programadas Reuniones bimensuales de
Seguimiento para la solución de fondo a las
que representan riesgos seguimiento a la eficacia de
revisión de las acciones anomalias presentadas en ele
para la operación las actividades
menor tiempo posible.
eficiente de la entidad.

Seguimiento para
Mala de calidad de los
verificar la calidad del Realizar por parte del
mantenimientos, falencias
mantenimiento, los Realizar un mantenimiento supervisor un informe de
en la prestación de los
insumos utilizados y la conforme a la calidad requerida mantenimiento de la
servicios por maquinaria
oportunidad de atención maquinaria
cesante
en los tiempos.

Accidentes de riesgo de
solicitar al area de Salud Realizar las adecuaciones de
caidas a los visitantes y
ocupacional cinta condciones seguras conforme a solcitud con memorando
huespedes de las
antideslizante la calidad requerida
cañabas

Solicitar al contratista la Centralizar la adecuada

Se generan, malos Solicitar al contratista la
consecución y recepción de residuos y mejorar
olores, propagación de adecuaciòn del punto de
adecuación de un punto las condiciones de salubridad
vectores y contaminación recepción de basuras y su
para la recepción de del parque, espcecialmente en
cruzada de residuos. método de recolección.
basuras y residuos. la zona de restaurante.
 Desarrollar la
Mejorar el almecenamiento de Socializaciòn de las fichas
Contaminación en los implemnentación de una
los elementos usados en el toxicologicas de los
puntos de herramienta de orden y
desarrollo de las operaciones elementos utilizados dentro
almacenamiento aseo, menejo de las
del parque. de la operaciòn del parque.
fichas toxicológicas.

Desarrollo de las Solicitar mediante oficio la

Solicitud al contratista
actividades sin uso de los entrega de los elementos de
para implementar el uso Mejorar las condiciones
elementos generan protecciòn personal y su
de caretas dentro de la seguras dentro de la operación.
riesgos a la salud del socializaciòn al personal
operación
trabajador. encargado.

Solicitar al contratista la
Desarrollo de las Solicitud al contratista
certificaciòn de trabajo en
actividades de forma para generar las Mejorar las condiciones
alturas para los operarios
insegura puede generar competencias en el seguras dentro de la operación.
que realicen actividades que
accidentes al trabajador trabajador.
configuren tal riesgo.

Reunión: Para evaluar el

Realizar una reunión para
Afecta la seguridad, no se formato de registro de Desarrolar estratégias para la
socializar el uso del fomrato
presenta trazabilidad de visitantes y en caso de implementación efectiva de la
que permita el control en sitio
las acciones adelantadas. ser necesario ajustarlos documentación
de los visitantes
e implementarlos.

Se presenta riesgo de Desarrollar la evaluaciòn

Mejorar las condiciones Entrega de alternativas para
contaminación en la de las altenativas de
seguras de la distribuciòn de el transporte de los
manipulación, carga y transporte de los
los combustibles combustibles.
transporte de combustible combustibles.
 Realizar un informe
conforme a las
Aumento de los riesgos Adelantar el informe de las
necesidades de Mejorar la seguridad de
asociados al transporte necesidades de señalizacion
señalización para el navegación dentro del cuerpo
nautico dentro del cuerpo en los puntos de accesos del
embarcadero y del embalse.
del embalse embalse. (embarcadero)
navegación dentro del
cuerpo del embalse

Solicitar a la DAF la gestiòn

Solicitar al operador en
Falencias en la Mantener energizada la ante Codensa para la
la zona la energizaciòn
maniobrabilidad compuerta. energizaciòn de la
de la compuerta.
compuerta.

Capacitaciòn al personal
Alto riesgos en la
del parque para la Tener capacidad de respuesta Formaciòn para el personal
atenciòn en casos de
atenciòn de emergencias en casos de emeregencia mediante capacitación.
emergencia.
y primeros auxilios

Mejorar las condiciones de

Falencias en la Realizar el informe para Realizar visita y
prestaciòn de servicio elèctrico
prestaciòn del servicio el cambio levantemiento de informe.
dentro de la infraestructura.

és y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugeren
acional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICL

Puntajes base de Evaluación:

Puntaje base de evaluación de cumplimiento
Puntaje base de evaluación de avance
Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Avance del plan de Mejoramiento
 Descripción de Descripción de las
Efecto Propósito de la acción
Acciones Actividades

Incumplimiento de los
requerimientos del Adopción de los
Procedimiento de formatos actualizados
Realizar reunión del
Elaboración y Control verificados por el
Actualizar y mantener de Comité de Mejora GAL-
de Documentos y comité de mejora de
esta manera, los DAF y DOI para la
Registros. la Gal, Daf y DOI,
procedimientos verificación de los
Desconocimiento y incorporando y
procedimientos
apego al Acuerdo CAR actualizado los
22 de 2014 y conlleva formatos observados
a un ejercicio
inadecuado de la
planificación al interior Revisión y
del procedimiento por estandarizacion de los Unificar mediante comité
cuanto no reunen Actualizar y mantener de tecnico la totalidad de los
formatos asociados a
actividades de esta manera, los formatos formatos asociados a los
los procedimientos
verificación, validación, ajustados procedimientos
seguimiento, medición
Algunas Tablas de Reunión del Comité
Retención Documental de Mejora SIGESPU Realizar reunión del
no fueron rotuladas Actualizar y mantener de Comité de Mejora GAL-
de la DAF y de la DOI,
adecuadamente. esta manera, los DAF y DOI para la
verificando los
Las hojas de vida de procedimientos y los procedimientos verificación de los
las sedes regionales formatos asociados procedimientos
se encuentran
actualizadas y
controladas, sin Revisión y
Unificar mediante comité
embargo, en el estandarizacion de los
Actualizar y mantener de tecnico la totalidad de los
desarrollo se ha formatos asociados a
esta manera, los formatos formatos asociados a los
evidenciado la los procedimientos
procedimientos
necesidad de ajustados
incorporar nuevos
Mejorar el grado de
apropiación de los participes
en la integralidad del
Capacitar al personal sistema
Incrermento del riesgo
sobre la integralidad Reuniones de
por incumplimiento de
del sistema HSQ y las socialización sobre el
la normatividad técnica
diferentes sistema integrado para la
relacionada con el
responsabilidades y el totalidad del personal
procedimiento
compromiso total
 Incremento del riesgo Brindar seguridad por Mejorar la oportunidad en Plan de Trabajo sobre la
juridico para la entidad el cumplimiento de los las respuestas a los correccion a la
por el incumplimiento terminos generando usuarios, generando cultura inoportunidad de las
de las respuestas a compromisos de respuesta efeciente respuestas
las peticiones de los exigibles en el manejo
usuarios. de los terminos

Incumplimiento de los Comunicar a la Crear un integralidad Desarrollar informe de

planes de mejora totalidad de los lideres comunicativa entre las avance de los PUMI en
suscritos por GAL, de la DAF el PUMI diferentes areas cada uno de los comites
generando demoras en adopotado por GAL involucradas técnicos de la DAF,
el cumplimiento del para el cumplimiento facilitando el cumplimiento
ciclo pHVA de las observaciones de los mismos

Mejorar el grado de
La alta rotación del apropiación de los participes
personal y la en la integralidad del
incorporación sin la sistema
adecuada capacitación
de las
responsabilidades Capacitar al personal
HSQ sobre la integralidad Reuniones de
La rotación del del sistema HSQ y las socialización sobre el
personal al interior del diferentes sistema integrado para la
proceso del asumiendo responsabilidades y el totalidad del personal
nuevas compromiso total
responsabilidades sin
el conocimiento
particular de las
obligaciones para con
el sistema integral

és y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugeren
acional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICL

Puntajes base de Evaluación:

Puntaje base de evaluación de cumplimiento
Puntaje base de evaluación de avance
Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Avance del plan de Mejoramiento
 Descripción de Descripción de las
Efecto Propósito de la acción
Acciones Actividades

Informar mediante
memorando interno,
Mediante
mensualmente a la
memorando interno,
Direcciòn Juridica,
informar
sobre los permisos
mensualmente a la
ambientales que esten
Direcciòn Juridica,
Suspensión en el pendientes por otorgar
sobre los permisos Disminuir los tiempos de
contrato varias veces por parte de las
ambientales que aprobación de permisos
hasta la obtención regionales, vinculados a
esten pendientes ambientales para facilitar
del permiso contratos y/o convenios
por otorgar por parte la ejecución de las obras
ambiental para dar adelantados por parte
de las regionales, CAR.
inicio a la obra. de la DOI, para que se
vinculados a
tomen las acciones
contratos y/o
necesarias a fin de que
convenios
se emitan los actos
adelantados por
administrativos
parte de la DOI
respectivos y porder
continuar con las obras.

Se oficiara a los
lideres de los cinco Se oficiara a los lideres
procesos que de los cinco procesos
maneja la Direcciòn que maneja la Direcciòn
retrazo en el
Operativa y de Operativa y de
cumplimiento del cumplimiento del plan de
Infraestructura , con Infraestructura , con el
plan de accion, accion, referente a las
el fin de que fin de que realicen
referente a las metas metas trazadas
realicen acciones acciones que puedan
trazadas
que puedan dar dar cumplimiento a las
cumplimiento a las metas del plan de
metas del plan de accion
accion
 Documentar en
forma oportuna las
actividades
ejecutadas en Asegurar la publicación Remitir los documentos
desarrollo de los de los documentos identificados a SGEN
No cumplir con la contrato y/o establecidos en la para la publicacion en
norma de convenio para que normatividad vigente el SECOP
transparencia, y obren en la carpeta
manual de del mismo en
contratacion. SGEN.
Se
considera que las
actividades de
supervisor del Envió a tiempo y
contrato presentan coordinación que Asegurar la publicación Envió de los
falencias permita verificar al de los documentos documentos por los
supervisor la subido establecidos en la canales determinados
de documentos en normatividad vigente por la Corporación
la plataforma.

Adelantar la
Adelantar la correción
correción del acta Adelantar la correción del
en la carpeta del
de inicio en el documento.
contratista en la SGEN
archivo general.

Documento no
suministra la
información precisa. Revisar los
documentos
asociados al
Adelantar la revisión de
contrato Observar que no se
registros y documentos
garantizando que presente otras
en la carpeta
cumplen con el inconsistencias
contractual de la SGEN
suministro de la
información
acertada.
 Solicitar al
interventor que en la
presentación de sus Evitar la mora en los
Riesgo de demandas Mediante memorando
informes se pagos de seguridad social
en contra de la interno solicitar a los
verifique el y parafiscales por parte
Corporación en caso supervisores que
cumplimiento con la de los contratistas
de accidentes incluyan seguimiento en
evidencia mensual seleccionados por los
laborales. temas S&SO.
de dichos pagos municipio
entre otros
requisitos.

Establecer
información
No atender de Informe con diagnóstico
diagnóstica Generar la linea base de
manera planeada las de los sistemas
necesaria para la los SHMACI para la toma
necesidades del hidráulicos, uno (1) por
toma de decisiones de decisiones.
SHMACI. polígono.
de administración
de los polígonos

Realizar reuniones
conjuntas entre la
El documento no es oficina Asesora de
soporte de la Planeación y la DOI,
Administración de para la correcta Generar la linea base de
Mesas de trabajo DOI /
los SHMACI construcción del los SHMACI para la toma
OAP
generando vacios en procedimiento de decisiones.
la aplicación del conforme con las
procedimiento. funciones definidas
en el Acuerdo CAR
22 de 2014.

El documento Construcción del

Administración de procedimiento
Mesas de trabajo para
los SHMACI conforme con las Mejorar el procedimiento
la construcción del
generando vacios en funciones definidas GAL - PR 14
Procedimiento
la aplicación del en el Acuerdo CAR
procedimiento. 22 de 2014.
 Por parte del
interlocutor SAC,
mediante varios
canales de
comunicación se
No se cumple con continuará Mejorar los tiempos de
los términos de informando a los respuesta a los Derechos
Documentos de
respuesta y pone en lideres de los de Petición asignados a
seguimiento.
riesgo de sanción a procedimientos la DOI, para disminuir
la Entidad. asosciados a DOI la vencimientos.
necesidad de dar
oportuna respuesta
a los derechos de
petición próximos a
vencer.

No se cumple con
los términos de Realizar reuniones
respuesta y pone en por parte de los
riesgo de sanción a profesionales
Adelantar seguimiento de
la Entidad por las asignados a los
los derechos de petición Mesas de trabajo
acciones sistemas hidráulicos
asignados a los sistemas profesionales SHMACI
adelantadas dentro para la correcta y
hidráulicos
de los sistemas oportuna respuesta
hidráulicos de La de los derechos de
Ramada y Fúquene petición asignados.
Cucunubá.

és y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugeren
acional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICL

Puntajes base de Evaluación:

Puntaje base de evaluación de cumplimiento
Puntaje base de evaluación de avance
Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Avance del plan de Mejoramiento
ACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE CUNDINAMAR
PLAN ÚNICO DE MEJORAMIENTO - PUMI

Porcentaje
Avance
Denominación Cantidad de Fecha de Fecha de Plazo en de Avance
Fecha de Físico de
de la Unidad de Medida de Suscripción Culminación Semanas de Físico de
Iniciación de Ejecución de
Medida de las las de la de la cada Ejecución de
la Actividad las
Actividades Actividades Actividad Actividad Actividad las
Actividades
Actividades

Reunión 1 9/1/2015 9/1/2015 11/30/2015 13 1 100%

Acta de reunión 1 9/1/2015 9/1/2015 10/31/2015 9 1 100%

formatos 3 9/1/2015 9/1/2015 12/31/2015 17 3 100%

Acta de Reunión 1 9/1/2015 9/1/2015 10/31/2015 9 1 100%

 Contrato 1 9/1/2015 9/1/2015 3/31/2016 30 1 100%

Contrato 1 9/1/2015 9/1/2015 10/31/2015 9 1 100%

Resolucion
firmada y 1 9/1/2015 9/1/2015 9/30/2015 4 1 100%
publicada

Cuadro de
horizonte de 1 9/1/2015 9/1/2015 10/31/2015 9 1 100%
tiempo

procedimiento
ajustado
1 9/1/2015 9/1/2015 9/30/2015 4 1 100%
procedimiento
ajustado
1 9/1/2015 9/1/2015 9/30/2015 4 1 100%

Acta de reunión -
Compromisos
1 9/1/2015 9/1/2015 9/30/2015 4 1 100%

procedimiento
ajustado
1 9/1/2015 9/1/2015 9/30/2015 4 1 100%

Acta de reunión -
Compromisos
1 9/1/2015 9/1/2015 9/30/2015 4 1 100%

Memorando 1 9/1/2015 9/1/2015 12/31/2015 17 0 0%

Documento
diagnóstico 1 9/1/2015 9/1/2015 12/31/2015 17 1 100%
alternativas

Documento
diagnóstico 1 9/1/2015 9/1/2015 12/31/2015 17 1 100%
alternativas

Procedimiento V2 1 9/1/2015 9/1/2015 12/31/2015 17 1 100%

Procedimiento V2 1 9/1/2015 9/1/2015 12/31/2015 17 1 100%

Memorando 1 9/1/2015 9/1/2015 9/30/2015 4 1 100%

 encuesta
publicada en 1 9/1/2015 9/1/2015 10/31/2015 9 1 100%
tiempo real

acciones cerradas 11 9/1/2015 9/1/2015 11/30/2015 13 10 91%

informe 4 9/1/2015 9/1/2015 11/30/2015 13 4 100%

memorando 1 1 100%

Acta de reunión 1 9/1/2015 9/1/2015 11/30/2015 13 1 100%

 Acta de
socializaciòn
1 9/1/2015 9/1/2015 11/30/2015 13 1 100%

careta antigases 1 9/1/2015 9/1/2015 10/31/2015 9 1 100%

oficio 1 9/1/2015 9/1/2015 10/31/2015 9 1 100%

Implementacion
del formato GAL-
PR-10-FR-02 1 9/1/2015 9/1/2015 10/31/2015 9 1 100%
Registro de
Visitantes

Memorando 1 9/1/2015 9/1/2015 11/30/2015 13 0 0%

 informe 1 9/1/2015 9/1/2015 12/31/2015 17 1 100%

oficio 1 9/1/2015 9/1/2015 11/30/2015 13 1 100%

capacitaciòn 2 9/1/2015 9/1/2015 11/30/2015 13 2 100%

informe 1 9/1/2015 9/1/2015 11/30/2015 13 1 100%

365 31

o Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de c
itorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único PMU

o
 Porcentaje
Avance
Denominación Cantidad de Fecha de Fecha de Plazo en de Avance
Fecha de Físico de
de la Unidad de Medida de Suscripción Culminación Semanas de Físico de
Iniciación de Ejecución de
Medida de las las de la de la cada Ejecución de
la Actividad las
Actividades Actividades Actividad Actividad Actividad las
Actividades
Actividades

Acta 1 30-Aug-16 30-Sep-16 31-Dec-16 13 0%

Acta 1 30-Aug-16 30-Sep-16 31-Dec-16 13 0%

Acta 1 30-Aug-16 30-Sep-16 31-Dec-16 13 0%

Acta 1 30-Aug-16 30-Sep-16 31-Dec-16 13 0%

Actas de
1 30-Aug-16 30-Sep-16 31-Dec-16 13 0%
asistencia
 Plan de trabajo
ejecutado

1 30-Aug-16 30-Sep-16 30-Jan-17 17 0%

Actas de comité
técnico de la
DAF
5 30-Aug-16 30-Sep-16 31-Jan-17 18 0%

Actas de
1 30-Aug-16 30-Sep-16 31-Jan-17 18 0%
asistencia

118 0 0

o Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de c
itorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único PMU

o
 Porcentaje
Avance
Denominación Cantidad de Fecha de Fecha de Plazo en de Avance
Fecha de Físico de
de la Unidad de Medida de Suscripción Culminación Semanas de Físico de
Iniciación de Ejecución de
Medida de las las de la de la cada Ejecución de
la Actividad las
Actividades Actividades Actividad Actividad Actividad las
Actividades
Actividades

Memorando 3 9/1/2016 1-Sep-16 31-Dec-16 17 0%

Memorando 1 9/1/2016 1-Sep-16 31-Dec-16 17 0%

Remitir
documentos
1 9/1/2016 1-Sep-16 31-Dec-16 17 5 100%
para
publicación

Documentos
1 1-Sep-16 1-Sep-16 31-Dec-16 17 0%
soporte envió

Memorando 1 9/1/2016 1-Sep-16 30-Sep-16 4 1 100%

Acta 1 9/1/2016 1-Sep-16 30-Sep-16 4 0%

 Memorando 1 9/1/2016 1-Sep-16 31-Dec-16 17 1 100%

Informe 2 1-Sep-16 1-Sep-16 31-Jan-17 22 0%

Actas de
3 1-Sep-16 1-Sep-16 31-Jan-17 22 0%
reunión.

Procedimiento 1 1-Sep-16 1-Sep-16 31-Jan-17 22 1 100%

 Documento:Ac
4 1-Sep-16 1-Sep-16 31-Dec-16 17 3 75%
ta

Documento:Ac
8 1-Sep-16 1-Sep-16 31-Dec-16 17 0%
ta

194 11 5

o Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de c
itorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único PMU

o
NDINAMARCA - CAR -
UMI
Fecha de Evaluación:

Puntaje Puntaje
Puntaje Proceso /
Logrado por Atribuido a Efectividad de la Acción y/o
Logrado por Actividad Líder / Área / Proyecto /
las las
las Proceso Programa / Fuente
Actividades Actividades
Actividades Responsable Convenio /
Vencidas Vencidas
(PLA) Contrato
(PLAV) (PAAVI) SI NO

GAL-CP-01
Gestion Auditoria
13 13 13 integral 2015
Apoyo
Logistico

GAL-CP-01
Gestion
9 9 9 º
Apoyo
Logistico

GAL-CP-01
Gestion Auditoria
17 17 17 integral 2015
Apoyo
Logistico

GAL-PR-12
Fredy
Administraci Auditoria
9 9 9 Alberto integral 2015
ón de
Amado
Parques
 GAL-PR-12
Fredy
Administraci Auditoria
30 30 30 Alberto integral 2015
ón de
Amado
Parques

GAL-PR-12
Fredy
Administraci Auditoria
9 1 9 Alberto integral 2015
ón de
Amado
Parques

GAL-PR-12
Fredy
Administraci Auditoria
4 4 4 Alberto integral 2015
ón de
Amado
Parques

GAL-CP-01
Gestion Auditoria
9 9 9 integral 2015
Apoyo
Logistico

GAL-PR-12
Fredy
Administraci Auditoria
4 4 4 Alberto integral 2015
ón de
Amado
Parques
 GAL-PR-12
Fredy
Administraci Auditoria
4 4 4 Alberto integral 2015
ón de
Amado
Parques

GAL-PR-12
Fredy
Administraci Auditoria
4 4 4 Alberto integral 2015
ón de
Amado
Parques

GAL-PR-12
Fredy
Administraci Auditoria
4 4 4 Alberto integral 2015
ón de
Amado
Parques

GAL-PR-12
Fredy
Administraci Auditoria
4 4 4 Alberto integral 2015
ón de
Amado
Parques

Proyecto 10:
Manejo de
Auditoria
0 0 17 Grupo HSE la dinámica integral 2015
ambiental
del territorio
 GAL-PR-12
Fredy
Administraci Auditoria
17 17 17 Alberto integral 2015
ón de
Amado
Parques

GAL-PR-12
Fredy
Administraci Auditoria
17 17 17 Alberto
ón de integral 2015
Amado
Parques

GAL-PR-15
Prevencion
17 17 17 Grupo HSE del Riesgo integral
Auditoria
2015
con
Maquinaria
Pesada.

GAL-PR-13
Gonzalo Auditoria
17 17 17 Adecuación integral 2015
Chavez
hidráulica

GAL-PR-13
Gonzalo Auditoria
4 4 4 Adecuación integral 2015
Chavez
hidráulica
 GAL-PR-12
Fredy
Administraci Auditoria
9 9 9 Alberto integral 2015
ón de
Amado
Parques

GAL-CP-01
Gestion Auditoria
12 12 13 DOI integral 2015
Apoyo
Logistico

GAL-PR-14
Administracio
n Sistema
Mario Hidraulico de Auditoria
13 13 13 Manejo integral 2015
Castro
Ambiental y
Control de
Inundaciones

GAL-PR-14
Administracio
n Sistema
Hidraulico de Auditoria
0 0 0 Manejo integral 2015
Ambiental y
Control de
Inundaciones

GAL-PR-12
Fredy
Administraci Auditoria
13 13 13 Alberto integral 2015
ón de
Amado
Parques
 GAL-PR-12
Fredy
Administraci Auditoria
13 13 13 Alberto integral 2015
ón de
Amado
Parques

GAL-PR-14
Admon Sist
Hidraulico de
Mario Auditoria
857% 857% 857% Manejo
integral 2015
Castro Ambiental y
Control de
Inundaciones

Martha GAL-PR-16
Auditoria
857% 857% 857% Susana Saneamient integral 2015
Muñoz o Basico

GAL-PR-12
Fredy
Administraci Auditoria
9 9 9 Alberto integral 2015
ón de
Amado
Parques

GAL-PR-12
Administraci Auditoria
0 0 13 Grupo HSE
ón de integral 2015
Parques
 GAL-PR-12
Administraci Auditoria
17 17 17 Grupo HSE integral 2015
ón de
Parques

GAL-PR-14
Administracio
n Sistema
Mario Hidraulico de Auditoria
13 13 13 Manejo integral 2015
Castro
Ambiental y
Control de
Inundaciones

GAL-PR-12
Fredy
Administraci Auditoria
13 13 13 Alberto
ón de integral 2015
Amado
Parques

GAL-CP-01
Gestion Auditoria
13 13 13 integral 2015
Apoyo
Logistico

333 326 365

ias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHS

OBSERVACIONES:

PBEC 365
PBEA 365
CPM = Prava / PBEC 89.33% Elaboró:
AP = PLAI/ PBEA 91.41% Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:
 Efectividad de la Acción
Puntaje Puntaje y/o Actividad
Puntaje Proceso /
Logrado por Atribuido a
Logrado por Líder / Área / Proyecto /
las las
las Proceso Programa / Fuente
Actividades Actividades
Actividades Responsable Convenio /
Vencidas Vencidas
(PLA) Contrato
(PLAV) (PAAVI)
SI NO

0 0 13

0 0 13

0 0 13

0 0 13

0 0 13
 0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 66

ias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHS

OBSERVACIONES:

PBEC 66
PBEA 118
CPM = Prava / PBEC 0.00% Elaboró:
AP = PLAI/ PBEA 0.00% Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:
 Efectividad de la Acción
Puntaje Puntaje y/o Actividad
Puntaje Proceso /
Logrado por Atribuido a
Logrado por Líder / Área / Proyecto /
las las
las Proceso Programa / Fuente
Actividades Actividades
Actividades Responsable Convenio /
Vencidas Vencidas SI NO
(PLA) Contrato
(PLAV) (PAAVI)

Lider
Proceso
GAL/DAF/
GAL/Direct Auditoria
0 0 17 or GAL Interna
Operativo y 2016
de
Infraestruct
ura

Lider
Proceso
GAL/DAF/
GAL/Direct Auditoria
0 0 17 or GAL Interna
Operativo y 2016
de
Infraestruct
ura
 Lider
Proceso
GAL/DAF/
GAL/Direct Auditoria
17 17 17 or GAL Interna
Operativo y 2016
de
Infraestruct
ura

Lider
Proceso
GAL/DAF/
GAL/Direct Auditoria
0 0 17 or GAL Interna
Operativo y 2016
de
Infraestruct
ura

Lider
Proceso
GAL/DAF/
GAL/Direct Auditoria
4 4 4 or GAL Interna
Operativo y 2016
de
Infraestruct
ura

Lider
Proceso
GAL/DAF/
GAL/Direct Auditoria
0 0 4 or GAL Interna
Operativo y 2016
de
Infraestruct
ura
 Lider
Proceso
GAL/DAF/
GAL/Direct Auditoria
17 17 17 or GAL Interna
Operativo y 2016
de
Infraestruct
ura

Lider
Proceso
GAL/DAF/
GAL/Direct Auditoria
0 0 0 or GAL/16.1.2 Interna
Operativo y 2016
de
Infraestruct
ura

Lider
Proceso
GAL/DAF/
GAL/Direct Auditoria
0 0 0 or GAL/16.1.2 Interna
Operativo y 2016
de
Infraestruct
ura

Lider
Proceso
GAL/DAF/
GAL/Direct Auditoria
22 0 0 or GAL/16.1.2 Interna
Operativo y 2016
de
Infraestruct
ura
 Lider
Proceso
GAL/DAF/
GAL/Direct
or Auditoria
13 13 17 Operativo y GAL/DOI Interna
de 2016
Infraestruct
ura /
Interlocutor
SAC DOI

Lider
Proceso
GAL/DAF/
GAL/Direct
or
Operativo y
de Auditoria
0 0 17 Infraestruct GAL/16.1.2 Interna
ura/ 2016
Profesional
especializa
do 2028 -
19
asignado al
shmaci

73 52 129

ias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHS

OBSERVACIONES:

PBEC 129
PBEA 194
CPM = Prava / PBEC 39.97% Elaboró:
AP = PLAI/ PBEA 37.75% Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:
 31-Dec-16

Tipo de Estado: En
Fecha de la Indicador de
Acción: C, ejecución -
Fuente Cumplimiento
AC, AP, AM Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada
 21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada
 21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
En ejecución
 21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada
 21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
En ejecución

21 a 24
agosto/15
Cerrada

22 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada
 21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
En ejecución
 21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15
Cerrada

21 a 24
agosto/15 Cerrada

aluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales

ONES:

el Proceso o Proyecto:

31-Dec-16
 Tipo de Estado: En
Fecha de la Indicador de
Acción: C, ejecución -
Fuente Cumplimiento
AC, AP, AM Cerrada
aluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales

ONES:

el Proceso o Proyecto:
 12/31/2016

Tipo de Estado: En
Fecha de la Indicador de
Acción: C, ejecución -
Fuente Cumplimiento
AC, AP, AM Cerrada

memorando en
8/28/2016 C
enviado ejecución

memorando en
8/28/2016 C
enviado ejecución
 documentos
8/28/2016 AM enviados para cerrada
publicar

documentos en
8/28/2016 AM
enviados ejecución

memorando
8/28/2016 C cerrada
enviado

en
8/28/2016 AP acta suscrita
ejecución
 memorando
8/28/2016 C cerrada
enviado

informe nuerado y en
8/28/2016 AC
firmado ejecución

en
8/28/2016 AC actas suscritas
ejecución

procedimeinto
8/28/2016 AC cerrada
elaborado
 en
8/28/2016 AC acta suscrita
ejecución

en
8/28/2016 AC acta suscrita
ejecución

aluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales

ONES:

el Proceso o Proyecto:
 Observaciones dependencia Seguimiento OCIN

Se realizó socialización el dia 16 de septiembre de 2015,

con los profesionales de parques para el manejo de la verificado
documentación establecida dentro del sistema de gestión

Se realizó reunión de compromisos con los profesionales

de parques, Se anexa acta de reunión de fecha 23 de verificado
septiembre/15.

Se remite memorando   20163116830 del 23 mayo 2016 al

lider del proceso GAL con el procedimiento Operación
Banco de Maquinaria y los formatos respectivos, se
verificado
encuentran publicados en Procesos y Procedimiento bajo
denominación GAL -PR-15 y los formatos GAL-PR-15-FR
01 AL 05

Se realiza reunión el dia 6 de octubre de 2015, entre

parques y sac para establecer las actividades para la verificado
atención de los usuarios, se remite copia del acta
convenio de estudios INGENIERIA SAS el cual tiene por
objeto la prestación de servicios para labores de Ornato
mantenimiento y embellecimiento  de los parques
Ecoturisticos de propiedad de la CAR. Dentro de las
obligaciones especficas del contratista se tiene realizar el
mantenimiento a la estructura existente, como cabañas,
baterias sanitarias y red electricas entre otros.
Contrato No. 039 del 2016, se suscribió el  convenio CAR y
Consorcio Arquitectos Ecoparques, cuyo objeto es la Verificado
Consultora Integral para la Elaboración de Estudios y
Diseos para los  Parques Ecotursticos  propiedad de la
Corporación.Parque forestal del Neusa y Rio Neusa. Dentro
de las obligaciones especficas se tiene la realización de
levantamientos, diagnósticos y evaluación  de
infraestructura existente, además proponen alternativas
para las obras de mantenimiento, adecuación,
modificaciones y optimización de infraestructura elctrica,
sanitaria y ambiental
Se suscribió el contrato No 1429 de 2015 por un valor de $
1,571,102,960 cuyo objeto es " prestación de servicios para
adelantar labores de ornato mantenimiento y verificado
embellecimiento de los parques ecoturísticos de propiedad
de la CAR

se profirio la Resolucion No. 1763 del 26 de agosto de

2015. " Por medio de la cual se fijan las tarifas para e
ingreso y otras actividades desarrolladas en los parques verificado
recreacionales, represas y lagunas que administra la CAR
para el año 2015--2016"

Seguimiento a trámites:

20141121506 RF 20142124513.
20141122058 RF 20152118499
05141103188 RF 20142125734 Verificado
20141124261 Trámitado
14141103475 Tramitado
20151110942 RF 20152126367
Con memorando No
05151100109 Tramitado
20163122738 del 19/07/2016,
DOI remitio a DAF, para solicitar
la actualización de los
procedimientos relacionados con
Se remitio por medio de memorando 20163122738
la Administración de Parques,
solicitando la actualización de los procedimientos
Facturación de Parques y la
relacionados con la Administración de Parques, Facturación
Resolución de tarifas de ingreso
de Parques
y otros servicios prestados por
los Parques Ecoturísticos. Sin
que hasta la fecha enero de
2017, se haya tramitado el
mismo por parate de la DAF
Se realizó reunion el dia 16 de septiembre de 2015, con los
profesionales de parques para el manejo del procedimiento verificado
de reserva de los parques, se remite acta

Se realizó reunion el dia 16 de septiembre de 2015, con los

profesionales de parques para debatir las alternativas a ser
verificado
aplicadas para el manejo y recaudo de los dineros del
ingreso a parques. .

En el procedimiento se especifica el soporte de arqueo y

cierre de caja cuyo soporte se realiza por el
sistema(Evidencia por las tirillas)ademas se ratifica por
medio de memorando 20163122661 a los coordinadores
de los parques donde se especifica la  responsabilidad de
verificado
realizar la apertura, arqueos  y cierres de caja, los cuales
deben ser evidenciados  y soportados por el sistema (fisico
por las Tirillas),  y de acuerdo a los procedimientos de Dell
Bogotá. 

Se realizo reunion el dia 6 de octubre para tratar el asunto

con el personal del SAC, y establecer mecanismos de
operación.
Se solicita especialmente evaluar el hallazgo y que se verificado
comparta la responsabilidad del mismo con el SAC toda
vez que el uso de la herramienta se materializa por parte
del personal del SAC

La dependencia no reporto
avance de la acción (0%),
La DOI realizó estudio de mercado para la adquisición de
informaron que se han venido
un vehículo que permita el transporte y suministro de
llevando a cabo gestiones con el
combustible al banco de maquinaria CAR, se apropiaron
propósito de eliminar la causa
recursos para el proceso, falta la elaboraciòn de los
raíz, se reitera que la fecha de
estudios previos.
culminación del mismo fue el
31/12/15..
La Dirección Operativa  junto con la Dirección
Administrativa y Financiera se encuentran adelantado las
gestiones con Bancolombia, para este proceso; a travès
del memorando 20153123448 la DOI solicita a DAF se
vibilicen mecanismos seguros para el taslado de dinero
proveniente de los parques, obteniendo las siguientes
respuestas: 20153128897, 20153134622, 20153135137 y
20153135412. verificado
A la fecha se cuenta con el Botón de pagos desde el
01/07/2016, donde se puede realizar pagos anticipados por
los
Es de diferentes servicios
resaltar que en la requeridos, a suel vez
actualidad cursa se esta
contrato No.
gestionando la adquisición de datafonos- con Código
048 de 2007, Asociación entre la Corporación Autónoma único
con el Banco
Regional de deCundinamarca
Colombia, se esta CARgestionando por medio
y la asociación
de Teniendo en cuenta que el
colombiana de piscicultura y pesca - PISPESCA parapor
diferentes entidades financieras un operador la
redeban multicolor. contrato con ACUAPESCA se
protección, defensa y divulgación del recurso natural
encuentra liquidado se cierra la
presente en el parque. Este contrato se encuentra vigente.
actividad, toda vez que esta
Con respecto a la asociación ACUPESCA  Club de
asociación no efectúa ninguna
pensionados conformada por 23 personas a la fecha no se
actividad dentro del embalse.
encuentran realizando actividades de pesca deportiva en el
espejo de agua del embalse, toda vez que el contrato que
se tenia se encuentra liquidado.
Se remite memorando   20163116830 del 23 mayo 2016 al
lider del proceso GAL con el procedimiento Operación
Banco de Maquinaria y los formatos respectivos, se
verificado
encuentran publicados en Procesos y Procedimiento bajo
denominación GAL -PR-15 y los formatos GAL-PR-15-FR
01 AL 05

El nuevo procedimiento, se remitió para su aprobacion por

parte de DAF con memorando No. 20153135385

Con circular No, 20154100338 del 1 de Diciembre de 2015 Verificado

se confirmó por parte de la Oficina Asesora de Planeación
la modificación del procedimiento de Adecuación hidráulica
GAL-PR-13

20163108655 Memorando radicado el 16/03/2016

Calibración equipos, ya se tienen los certificados de
verificación. Verificada
Se encuentran calibrados los equipos, solicitud de cierre de
la actividad.
Se elaboraron los formatos de encuesta, se remite por
correo electrónico el 19 de noviembre 2015, se anexa verificado
pantallazo de correo

Se realizaron las acciones concernientes a la actividad 47 y Aún se encuentra sin cerrar UN

a la 1 del PMI CGR, se solicita la exclusión de la actividad hallazgo PUMI áreas,
24 por extemporaneidad y liquidación del contrato 932 de presentando un avance del 91%.
2013.

Se anexan copia de los informes correspondientes al

verificado
período comprendido entre septiembre y diciembre 2015

El lunes 30 de noviembre se habla con el área de Salud

Ocupacional, quienes autorizan la entrega de las cintas, las
verificado
cuales se le dieron al Director de Parques para su
instalación, se solicita verificación en visita de campo.

Se remite oficio No. 20152131720 al contratista encargado

del funcionamiento del restaurante exigiendo el
cumplimiento de la instalación del punto ecológico y otros.
verificado
Acta del 29 de septiembre 2015, firmada por la Señora
Gloria Inés huertas - Contratista- y el señor Camilo ortega
Joya - Supervisor-
socialización al pesonal contratista de las fichas
toxicologicas de los insumos usados en el mantenimiento
de los parques. verificado
Entrega formato lista asistencia reunión 23 de septiembre
2015

Se dio cumplimiento mediante Oficio No. 20153140429 del

verificado
1 de diciembre 2015.

Mediante oficio No. 20162144262, la Entidad solicita al

Contratista el cumplimiento de los requisitos legales para el
trabajo en alturas. Del Convenio interadministrativo de
asociación No 1080/13 entre la Corporación Autónoma
Regional de Cundinamarca-CAR y el Municipio de
verificado
Nemocón Cundinamarca, para la "Optimización de la planta
de tratamiento de aguas residuales del casco urbano del
municipio de Nemocon-Cundinamarca", se requiere
evidenciar certificación de trabajo en alturas
correspondiente al contrato.

Se remite formato del 19 octubre de 2015, donde se verifica

la utilización del formato GAL-PR-1-FR-02 Registro de verificado
visitantes.

La DOI realizó estudio de mercado para la adquisición de

un vehículo que permita el transporte y suministro de
combustible al banco de maquinaria CAR, se apropiaron
Hallazgo idéntico a No 14, por lo
recursos para el proceso, falta la elaboraciòn de los
que las acciones se tendrán en
estudios previos.
cuenta para los 2 items
Hallazgo se encuentra duplicado, por lo cual se solicita la
exclusión de este item.
 Se anexa Informe de visita de campo al Parque Embalse
verificaod
Neusa del 17 noviembre 2015.

Mediante memorando No. 20163133202 del 26/09/2016 la

se efectuo la gstion, pendiente
DAF remite copia de las actas de inicio de los contratos
verificar in situ energizacion
suscritos con CODENSA para la energización de las
compuerta
compuertas.

El ingeniero Edwin Larrota adelantó la gestión para la

socialización de los planes de emergencia en los parques
verificado
de la Corporación.
Se entregan dos actas de fecha 9 sept 2015

Se han realizado visitas al Parque en mención, con el fin de

identificar y levantamiento de infraestructura electrica. A pesar de haber realizado y
cumplido con la actividad
Se envian oficios a CODENSA relacionando los propuesta, se requiere que se
transformadores que se encuentran en el parque y documenten las evidencias que
solicitando aclaración sobree propiedad de los mismos, se se relacionan en la gestión de la
tiene respuesta y a partir de esto se esta elaborando IT dependencia específicamente el
donde se establecerá el número de equipos que se tienen informe técnico que refiere la
para cambio, reparación o mantenimiento. actividad.

; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme;
Observaciòn de la dependencia Seguimiento OCIN
; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme;
 Observaciòn de la dependencia Seguimiento OCIN

Durante el último trimestre 2016 no se requirieron permisos

Se requiere realizar nuevamente
ambientales para desarollar actividades de contratos de la
analisis de causa y enviar a
DOI; por tal razon no se realiza solicitud; la DOI para el año
OCIN para su verifciar su
2017 tiene presupuestado contratar un porfesional en
coherencia, el cambio de
derecho que asuma los trámites en las Direcciones
actividad, replanteando el tiempo
Regionales, con el fin de agilizar la definición de los mismos
de culminacion de misma
y evitar contratiempos en el inicio de las obras por ejecutar.

No se aporta evidencia para la

accion propuesta, toda vez que
esta tenia fecha de culminacion
el 31/12/16
Para el Convenio 1073 de 2013 se remiten a SGEN los
informes mensuales de supervisón mediante memorandos
20163132743, 20163136919, 20163139738, 20163140686
y 20163144463; asi como la liquidación mediante
memorando 20163139738.

No se aporta evidencia para la

accion propuesta, toda vez que
esta tenia fecha de culminacion
el 31/12/16

Mediante memorando CAR N° 20163133860 la Dirección

Operativa y de Infraestructura remite el acta de inicio
corregida, para el contrato 1440 de 2015 a la SGEN con el
fin de que se actualice dentro del sistema.

No se aporta evidencia para la

Se realiza la revisión y actualización de la carpeta pero no accion propuesta, toda vez que
se suscribe acta esta tenia fecha de culminacion
el 31/12/16
Mediante Oficio CAR N° 2016213677 del 14 de septiembre
2016 la Entidad informa al Municipio del Hallazgo, con el fin
que sea subsanado; además aclarar que es
responsabilidad del municipio quien selecciona al
contratista de
obra, el VERIFICAR el cumplimiento de todos los requisitos
legales y según las indicaciones
de Control Interno y lo correspondiente a la norma
ISO18001:2007GCT-MP-01 manual de
interventoría y supervisión nuestro ejercicio se refiere al
seguimiento de nuestro contratista,
que en este caso es el municipio de Lenguazaque y que
dicha situación no se puede volver
a presentar.

La acción tiene fecha de vencimiento 31 de enero 2017.

La acción tiene fecha de vencimiento 31 de enero 2017.

Se asigno al enlace DAF -

Mediante memorando CAR N° 20163132145 la DOI remite
Hector Tunarroza desde el
el procedimiento de Administración del Sistema Hidraulico y
20/09/2016 , sin que hasta la
Manejo Ambiental y Control de Inundaciones, para
fecha se haya revisado el
aprobación y publicación en el SIGESPU.
procedimiento propuesto.
 La Dirección Operativa y de Infraestructura a traves del
Interlocutor SAC remite de manera mensual a la DCASC -
SAC informe relacionando análisis de los trámites
asignados a la Dirección, dentro del informe que debe
presentarse para dar cumplimiento al procedimiento de
Atención y Seguimiento a derechos de petición GSC PR 02,
a través de los siguientes memorandos 20163130177-
20163138067 y 20173100431; así mismo se realizan
seguimientos semanales que permitieron disminuir el
número de peticiones atendidas fuera de términos por parte
de la DOI durante el último trimestre 2016 (22), para los
tres primeros trimestres se contaba con 140 trámites
atendidos fuera de términos.

No se aporta evidencia para la

accion propuesta (8 actas), toda
vez que esta tenia fecha de
culminacion el 31/12/16

; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme;
AUDITORIA INTERNA VIGENCIA 2016
Descripción del Hallazgo / No Conformidad /
Código Observación / Inconsistencia / Oportunidad de Mejora /
CGR/Subsistema Función de Advertencia
No. de H, NC,
Consecutivo MECI/Numeral de
OB, INC, FA,
de Acciones la norma ó
OM
numeral del
informe

4.2.1 literal c y Se pudo evidenciar en la página web de la

1 NC 7.3.2 literal b) de Coporación que no se está publicando de manera
ISO 9001:2008 oportuna los informes de los estados financieros

Se realizo cambios a la caracterización y a los

4.2.3 ISO 9001: procedimientos Facturación Rentas GFI-PR-14 y
2008, NTCGP Deducciones Tributarias GFI-PR-01 los cuales no
1000:2014 y 2.2 cuentan con el Acta del Grupo de Mejoramiento,
MECI incumpliendo el procedimiento CAR "Elaboración y
Control de Documentos y Registros" GSG-PR-01

2 NC
4.2.4. ISO 9001:
2008, NTCGP
1000:2014 y 2.2
MECI

El Reglamento de Cartera, Resolución 460 de Marzo

26-13, se debe actualizar, entre otras, por las
siguientes razones:
4.2.3 ISO 9001:
2008, NTCGP
3 NC
1000:2014 y 2.2
MECI
 7.2.1 ISO Verificado el normograma para el proceso de "Gestión
9001:2008 Financiera", no se encuentran allí las siguientes
NTCGP normas: Ley 43 de 1990, Resolución CGN 533 de
1000:2014 2015, e Instructivo DIAN 002 del 2015, motivo por el
cual se incumplió lo solicitado en el memorando
4 NC 20163114524 del 4 de Mayo de 2016, incumpliendo el
literal c) del numeral 7.2.1 de la norma e igualmente
se incumple el procedimiento CAR GSG - PR -10

4.3 NTC- ISO

14001:2004
Deficiencias en el conocimiento del sistema integrado
5 NC 4.5.3.1 NTC-
de gestión
OHSAS
18001:2008

Al efectuar trazabilidad al aplicativo SIDCAR, al

período de alcance de la auditoría, se relacionan 98
7.2.3 ISO
Derechos de Petición y 90 documentos de
9001:2008
6 información institucional contestados fuera de tiempo.
NTCG
Lo anterior incumple los términos establecidos por la
1000:2014
Ley 1755 de 2015 y los procedimientos internos
relacionados.

De las entrevistas y del análisis de los informes de

auditoria de la Oficina de Control Interno y de CGR
así como de sus Memorandos No. 20163119930 del
8.5.2. ISO 16/06/2016, 20163111596 del 13/04/2016,
9001:2008 20163107597 del 08/03/2016, se evidencia que la
7 NTCGP1000: Dirección Financiera no ha dado total cumplimiento al
2009. 2.3.1 Plan de Mejoramiento de la Contraloria General
MECI vigencia 2014, incumpliendo la norma en lo relativo a
las acciones correctivas para eliminar las cusas de las
no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan
a ocurrir.
 Durante la auditoría se preguntó acerca del
cumplimiento dado y de los avances del Plan Único
de Mejoramiento Institucional (PUMI), correspondiente
a la vigencia 2014 donde se pudo establecer:
1. No se cuenta con grupo de mejora: para este
evento los auditados respondieron que se creó el
grupo pero a la fecha de auditoría no se contaba con
el acta que soportará el cumplimiento de tal actividad.
8.5.2. ISO 2. No se aporto el Plan de Mejoramiento ajustado de
9001:2008 la auditoría interna realizada en el 2015, de
8 NTCGP1000: conformidad con el procedimiento CAR "Formulación
2009. 2.3.1 Planes de Mejoramiento MSM-PR-03", como se
MECI corrobora en los memorandos 20163100757 del 12
de enero de 2016, 20153135288 de octubre 9 de
2015 y 20153137300 del 3 de noviembre de 2015.
Por lo anterior, se incumple con dicho procedimiento
en lo referente a determinar e implementar las
acciones necesarias para eliminar las causas de las
no conformidades con el objeto de prevenir que no
vuelvan a ocurrir

No se evidenció en la caracterización ni en el mapa

de riesgos del proceso los siguientes riesgos que ya
se han materializado: fenecimiento de la cuenta por
parte de la CGR; riesgo de los reprocesos que está
generando el hecho de continuar en funcionamiento
los aplicativos FINANZAS 2000 y el COBRECAR y la
digitalización manual de gran parte de los procesos de
10 1.3.2.2. MECI
cobro persuasivo y coactivo, por lo que se incumple
con el numeral 1.3.2.2 de MECI respecto a la
identificación de riesgos por cuanto estos riesgos
pueden afectar la credibilidad e imagen institucional
se encuentra desactualizado en la medida que ya se
han materializado riesgos tales como el no no se
incluye el , además de continuar con

TOTALES
CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación;
Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida
Convenciones:

Columnas de calculo automático

Información suministrada en el informe
Celda con formato fecha: Día Mes Año
Fila de Totales
Elaborado: Funcionarios OCIN
 Descripción de Propósito de la Descripción de las
Causas Efecto
Acciones acción Actividades

Incumplimiento
en la normativa Circular a todas
Inoportuno envio de Reiterar el
referente a la las Circular con el
la información de compromiso de
presentación de dependencias cronograma de las
las áreas las áreas con el
los informes con los actividades del
generadoras a envio de la
financieros y en cronogramas de cierre
contabilidad informacion
la publicidad de cierre
los mismos

Modificaciones a Deficiente Reunión para la Actualizar los Reunión del Comité

los procedimientos cumplimienmto revisión y procedimientos de Mejora SIGESPU
y actualizaciones con el sistema actualización de escritos a las de la DAF,
realizadas no integrado, e los actividades verificando los
incorporadas al inconsitencias en procedimientos realizadas procedimientos
sistema los en el sistema
procedimeitrnos Modificaciones a los
particulares procedimientos
observados,
ajustando las
actividades
Realizar inventario
de los expedientes
con incumplimiento
de acuerdos de
pago

inoportuna revisión Actualizar el Adopcion del nuevo

de los cambios reglamento de reglamento de
Inadacuada Actualización
normativos y cartera cartera
aplicación del reglamento
procedimentales no
normativa, y de cartera,
incorporados a la
generación de incluyendo la
resolución
reprocesos y normatividad
consultas vigente
Inoportuna revisión Inadecuada Actualización de Actualizar la Normograma
de la normatividad aplicación la normatividada normatividad actualizado
vigente en los normativa en las vigente por cada vigente y
diferentes diferentes tareas uno de los aplicable en el
procedimientos de los procedimientos proceso
procedimientos del proceso Memorando a los
lideres de
procedimiento
remitiendo
normograma y
responsabilidades

Inadecuada Desconocimiento
incorporación del por parte del Capacitar al
personal nuevo. personal sobre el personal sobre
La apropiación
Falta de control de sistema el sistema
del personal
la totalidad de las Desconocimiento integrado y las
vinculado al Capacitación
actividades de las responsabilidad
proceso con el
realcionadas al implicaciones es del proceso
sistema
sistema por cada sobre la con el
uno de los integralidad del procedimeinto
integrantes sistema

Inadecuada
utilización del
General cultura Actividades
aplicativo SIDCAR, Inoportuna Efectuar un plan
de oportunidad y personalizadas con
al no dar las respuesta a las de trabajo para
adecuado manejo cada uno de los
respuestas solicitudes mejorar la
de las colaboradores
oportunas y por el responsabilidad oportunidad de
herrmientas de mejorando la
medio indicado a de la DAF las respuestas.
control oportunidad
las diferentes
solicitudes

Desarrollar
Falta de
informe de Desarrollar informe
comunicación sobre Incentivar el
Incumplimiento avance de los de avance de los
las actividades cumplimiento de
en los PUMI y en PUMI en cada PUMI en cada uno
propuestas las acciones
las acciones de uno de los de los comites
Compromiso de las propuestas en los
mejora comites técnicos técnicos de la DAF,
areas responsables PUMI, de parte
planteadas en los de la DAF, facilitando el
con el de los lideres de
mismos facilitando el cumplimiento de los
mejoramiento la DAF
cumplimiento de mismos
sugerido
los mismos
 Desarrollar
Falta de
informe de Desarrollar informe
comunicación sobre Incentivar el
Incumplimiento avance de los de avance de los
las actividades cumplimiento de
en los PUMI y en PUMI en cada PUMI en cada uno
propuestas las acciones
las acciones de uno de los de los comites
Compromiso de las propuestas en los
mejora comites técnicos técnicos de la DAF,
areas responsables PUMI, de parte
planteadas en los de la DAF, facilitando el
con el de los lideres de
mismos facilitando el cumplimiento de los
mejoramiento la DAF
cumplimiento de mismos
sugerido
los mismos

Actualizar e
Revisión y implementar la
Reunión del comité
actualización de administracion de
de mejora DAF -
los riesgos por los riesgos en el
GFI, incorporando
parte del Comité procedimiento
los riesgos
de Mejora de la incorporando los
Inadecuado detectados
Inoportuna DAF nuevos
cubrimiento de detectados
actualización de los
los riesgos
riesgos asociados a
asociados a los
los procedimientos.
procedimientos
Memorando
Socializar los
Actualizar los remitiendo a la OAP
cambios
controles al los riesgos
efectuados al
interior del acutalizados del
sistema de
sistema proceso para su
riesgos
publicación.

Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Plan
des profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VRAR: Valoración de Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR

Puntajes base de Evaluación:

calculo automático Puntaje base de evaluación de cumplimiento
ministrada en el informe Puntaje base de evaluación de avance
ato fecha: Día Mes Año Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
de Totales Avance del plan de Mejoramiento
 Porcentaje
Avance
Cantidad de Fecha de Fecha de Plazo en de Avance
Denominación de la Fecha de Físico de
Medida de Suscripción Culminación Semanas de Físico de
Unidad de Medida de Iniciación de Ejecución de
las de la de la cada Ejecución de
las Actividades la Actividad las
Actividades Actividad Actividad Actividad las
Actividades
Actividades

Circular 1 31-Aug-16 30-Sep-16 31-Jan-17 18 1 100%

Acta reunión 1 31-Aug-16 30-Sep-16 31-Dec-16 13 0 0%

Procedimientos
remitidos a OAP,
para su publicación 8 31-Aug-16 30-Sep-16 28-Feb-17 22 0 0%

Inventario control
sobre el
cumplimiento de los
acuerdos de pago
1 31-Aug-16 30-Sep-16 31-Jan-17 18 1 100%

Resolución 1 31-Aug-16 30-Sep-16 31-Dec-16 13 1 100%

 Memorando
remitiendo el
1 31-Aug-16 30-Sep-16 31-Dec-16 13 0 0%
normograma
acutalizado a OAP

Memorando de
envio a lideres de 1 31-Aug-16 30-Sep-16 31-Dec-16 13 0 0%
procedimiento

Actas de asistencia 1 31-Aug-16 30-Sep-16 31-Dec-16 13 0 0%

Plan de Trabajo
sobre la correccion a
1 31-Aug-16 30-Sep-16 30-Nov-16 9 0 0%
la inoportunidad de
las respuestas

Actas del comité

6 31-Aug-16 30-Sep-16 30-Nov-16 9 6 100%
tecnico.
 Actas del comité
6 31-Aug-16 30-Sep-16 30-Nov-16 9 0 0%
tecnico

Acta 1 31-Aug-16 30-Sep-16 30-Nov-16 9 0 0%

Memorando 1 31-Aug-16 30-Sep-16 30-Nov-16 9 0 0%

122 3 3
CGPA: Tableros de Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del C
MJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único PMU

ón:
de cumplimiento
de avance
Mejoramiento
miento
 Puntaje Puntaje Efectividad de la Acción
Puntaje y/o Actividad Proceso /
Logrado por Atribuido a
Logrado por Líder / Área / Proyecto /
las las
las Proceso Programa / Fuente
Actividades Actividades
Actividades Responsable Convenio /
Vencidas Vencidas SI NO
(PLA) Contrato
(PLAV) (PAAVI)

18 0 0

0 0 13

0 0 0

18 0 0

13 13 13
0 0 13

0 0 13

0 0 13

0 0 9

9 9 9
 0 0 9

0 0 9

0 0 9

48 13 66
: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO:
alificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Co

OBSERVACIONES:

PBEC 66
PBEA 122
CPM = Prava / PBEC 20.00% Elaboró:
AP = PLAI/ PBEA 39.44% Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:
 12/31/2016

Tipo de Indicador de Estado: En

Fecha de la Observaciòn de la
Acción: C, Cumplimient ejecución - Seguimiento OCIN
Fuente dependencia
AC, AP, AM o Cerrada

Con las circulares

numeradas
20164100261 y
20164100262, se
instruyo las fechas
del cierre
presupuestal
financiero y Información
Cerrada contable al interior verificada contra
de la entidad documentos

Se revisaron los Información

procedimientos y se verificada contra
adquirieron documentos
compromisos

Adjuntamos Excel
con la relacion de
la totalidad de los
acuerdos de pago
Información
el saldo y su estado
Cerrada verificada contra
documentos

Con la Resolución
numero 2845 del
29 de diciembre de
2016, la Información
Cerrada Corporación adopto verificada contra
nuevo reglamento documentos
de Cartera
 En la serie
documental 800-
01,19 se
encuentran la
totalidad de las
actas del comité de
Dirección de la DAF
donde se han Información
Cerrada desarrollado los verificada contra
temas de PUMI documentos
I: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHSEQ:
n y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.

ONES:

el Proceso o Proyecto:
AUDITORIA INTERNA VIGENCIA 2015
Código
CGR/Subsist
ema
No. de H, NC, Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Observación /
Consecutivo de MECI/Numer
OB, INC, FA, Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Función de
Acciones al de la
OM Advertencia
norma ó
numeral del
informe

NO CONFORMIDAD 1: Auditados los procedimientos GCT-PR 01,

GCT-PR 05, GCT-PR 06, GCT-PR 08, -Se evidencio al momento
de la auditoria que estos procedimientos se encuentran
desactualizados en relacion con su contenido, existiendo en el paso
a paso normas derogadas, asi como actividades que ya no se
llevan a cabo; así mismo, no se documenta dentro del paso a paso
de los procedimientos los formatos tanto internos como externos
(colombia compra) que se utilizan como base

NO CONFORMIDAD 3. Al verificar el Procedimiento Precontractual

y contractual en licitaciones públicas GCT-PR-02 v 2 se evidencia
que este esta desactualizado, el item 4 del procedimiento
correspondiente a Remitir a la Cámara de Comercio la información
de la licitación, a la fecha no se realiza, el item 6 el cual describe
que se debe solicitar a la Dirección Administrativa y Financiera la
publicación del aviso de prensa del proceso de licitación, en un
diario de amplia circulación, esta actividad se desarrolla de varias
formas. Adicionalmente, se desarrollan actividades realizadas como
parte de la gestión del área, que se acogen de la ley, manuales,
guías o derivadas de actividades de mejoramiento, pero no se
documentan dentro de los pasos del procedimiento no
documentada, asi mismo la utilización de los manuales y guias de
compra eficiente para el desarrollo de actividades como uso del
SECOP y analisis de los indicadores financieros.

NO CONFORMIDAD 4. Se evidencia la no utilizacion de los

formatos del proceso establecidos en la plataforma de Dell- Bogotà,
se hace uso de modelos de documentos desactualizados o no
controlados esto sucede como consecuencia del desconocimiento
de sistema de gestion.
N.C. 1, 3, 4,
1
5, 7, 8
NO CONFORMIDAD 5. Al realizar la revisión de las carpetas de
selección Abreviada 10/2015, Contrato 1011/2014 resultado de
Selección Abreviada por Subasta Inversa, y las carpetas de los
contratos 531/2015, 602/2015 y 746/2015 se identificò que no se
manejan los formatos determinados por el sistema de gestión, se
hace uso frecuente de formatos desactualizados y no controlados.
(GCT-PR-06 Precontractual y Contractual Selección Abreviada por
Subasta Inversa y Menor Cuantia y GCT-PR-08 Elaboración y
Ejecución de Plan de Compras)

NO CONFORMIDAD 7. Se verificó que en la documentación para

dar inicio al proceso licitatorio remitido mediante memorando
20153121116, se encuentran en la carpeta fisica registros
desactuzalizados (lista de chequeo) y sin codificación informe
tecnico.

NO CONFORMIDAD 8. En el procedimiento GCT-PR - 03, existen

documentos de apoyo sin control documental, es decir son
documentos no controlables, es así que en las carpetas evaludas
de los convenios 1146 de 2015, 1215 de 2015; 1206 de 2015 y
 controlados esto sucede como consecuencia del desconocimiento
de sistema de gestion.
N.C. 1, 3, 4,
1
5, 7, 8
NO CONFORMIDAD 5. Al realizar la revisión de las carpetas de
selección Abreviada 10/2015, Contrato 1011/2014 resultado de
Selección Abreviada por Subasta Inversa, y las carpetas de los
contratos 531/2015, 602/2015 y 746/2015 se identificò que no se
manejan los formatos determinados por el sistema de gestión, se
hace uso frecuente de formatos desactualizados y no controlados.
(GCT-PR-06 Precontractual y Contractual Selección Abreviada por
Subasta Inversa y Menor Cuantia y GCT-PR-08 Elaboración y
Ejecución de Plan de Compras)

NO CONFORMIDAD 7. Se verificó que en la documentación para

dar inicio al proceso licitatorio remitido mediante memorando
20153121116, se encuentran en la carpeta fisica registros
desactuzalizados (lista de chequeo) y sin codificación informe
tecnico.

NO CONFORMIDAD 8. En el procedimiento GCT-PR - 03, existen

documentos de apoyo sin control documental, es decir son
documentos no controlables, es así que en las carpetas evaludas
de los convenios 1146 de 2015, 1215 de 2015; 1206 de 2015 y
1435 de 2014, se encontró el acta de aprobación de la póliza de
garantía suscrita por los contratistas sin que fuere un documento
controlado, así como de manera informal se comunica que se
cuenta con una planilla de control (la cual permanece en otra
oficina y no fue posible verificarla), estos hacen parte integral de los
pasos del procedimiento, lo que evidencia fallas en el autocontrol
de registros ya que son soporte para la vigilancia y control de las
actuaciones del convenio y que por lo tanto es importante que se
conviertan en documentos controlables del procedimiento y del
sistema.

NO CONFORMIDAD 2. La caracterización del Proceso Código

GCT-CP-01, versión 1, fecha 01 de junio de 2015, se encuentra
desactualizada, por cuanto se registra como único cliente en el
N.C. 2 planear el Proceso de Ordenamiento Ambiental, el cual ya no existe
en el nuevo Modelo de Operación por Procesos. Igualmente, en el
Hacer de dicha caracterización, se incluye como entrada las actas
del Comité de Adquisición, comité que no opera en la dependencia.

NO CONFORMIDAD 6. No se evidencian actas u otros

documentos en los cuales se registre la toma de decisiones
o directrices tendientes a la eficaz operación del proceso,
así como las directrices emanadas del líder del proceso o
los compromisos de los intervinientes en el proceso de
Gestión Contractual. (NTC-ISO 9001: 4.2.4, 5.3 , 7.1 -D y
8.2.3).
N.C. 6 OB. 4
OBSERVACIÓN 4. Se evidencian directrices impartidas al
área de licitaciones por parte de la Secretaria General para
el desarrollo de actividades, las cuales no se documentan lo
que imposibilita que exista una referencia que defina la
aplicación de dichas directricez. Igualmente, se evidenció la
publicación de los tres avisos de prensa, manifestando el
auditado que fue una directriz dada en la Secretaria, no se
evidencia el registro documentado.
 NO CONFORMIDAD 9. Frente a los Aspectos e Impactos
Ambientales del proceso GCT existen falencias en cuanto a la
identificación de los mismos, debido a que algunos de los
participantes los desconocen.

NO CONFORMIDAD 10. Con relación a los riesgos de salud

ocupacional del proces GCT existen falencias en cuanto a la
identificación de los mismos, debido a que algunos de los
participantes los desconocen.

NO CONFORMIDAD 11. Se evidenció falta de preparación y

respuesta ante emergencias, indebido manejo de extintores y se
observó que el extintor ubicado en la oficina de liquidaciones
contractuales estaba en mal estado.

NO CONFORMIDAD 12. No se tiene claridad en las entradas y

salidas del proceso, y aunque el procedimiento se aplica y se
conocen los conceptos del mismo no se vislumbró operatividad
frente a la forma de acceder al sitio en DellBogotá donde reposa la
documentación del sistema. En general se desconocen los
aspectos de la caracterización del proceso, incumpliendo el
propósito de la política de calidad debido a que la misma no está
siendo cumunicada y entendida dentro del desarrollo de las labores
cotidianas de la dependencia y por tanto no hay seguridad de la
eficacia del sistema.

NO CONFORMIDAD 13. Se evidencia falta de comunicación

interna al interior de la entidad en relacion con asuntos
relacionados con el sistema, puntualmente con lo relacionado a las
N.C. 9, 10, sellos de calidad de la compañía SGS, los cuales no pueden ser
11, 12, 13 usados en ningun documento de la entidad por cuanto se
OB. 1, 2, 3, 6 encuentran suspendidos, situacion que no fue debidamente
informada a las dependencias y causo que al dia de hoy se siga
haciendo uso de estos.

OBSERVACIÓN 1. Al verificar el Procedimiento Precontractual y

contractual de los convenios GCT-PR-03 v 2 se evidencia que es
deficiente la interiorización del procedimiento, debido a que se
conoce únicamente la parte correspondiente a los pasos de la
depedencia, pero su interacción con otras dependencias así como
de la misma área se desarrolla de manera desarticulada
evidenciándose falta de trabajo en equipo.

OBSERVACIÓN 2. Se evidencia la no revision por parte de los

funcionarios y contratistas de la documentacion informativa
(Circulares y memorandos) que son expuestos en la plataforma
SIDCAR, generando desconocimiento de cambios y
actualizaciones del sistema de gestion.
 conoce únicamente la parte correspondiente a los pasos de la
depedencia, pero su interacción con otras dependencias así como
de la misma área se desarrolla de manera desarticulada
evidenciándose falta de trabajo en equipo.

OBSERVACIÓN 2. Se evidencia la no revision por parte de los

funcionarios y contratistas de la documentacion informativa
(Circulares y memorandos) que son expuestos en la plataforma
SIDCAR, generando desconocimiento de cambios y
actualizaciones del sistema de gestion.

OBSERVACIÓN 3. Aunque existe un Grupo de Mejoramiento del

proceso de Gestión Contractual, es necesario que todos
intervinientes en el proceso participen de manera activa en las
mejoras, revisiones y actualizaciones de la documentación y demás
del mismo.

OBSERVACIÓN 6. A travès de las entrevistas realizadas a los

funcionarios que manejan los procedimientos se evidencia
desconocimiento y falta de apropiación del sistema de gestión
(caracterizacion, formatos, uso de plataforma dell bogotà), pese a
las capacitaciones que sobre el tema se han efectuado por parte de
el personal encargado del tema de calidad wen la dependencia.

NO CONFORMIDAD 14. Auditado el procedimiento GCT- PR - 03

se efectuó verificación a los convenios 1146 de 2015, 1215 de
2015; 1206 de 2015 y 1435 de 2014, a este último se le realizó
prórroga suscrita el 22 de julio de 2015, pero que al momento de la
auditoría (28 DE JULIO DE 2015) esta no se había publicado en el
SECOP incumpliendo las disposiciones del Decreto 1510 de 2013
y en el manual único de contratación donde se establece que los
convenios suscritos así como las prórrogas a los mismos deben
publicarse en dicha platraforma a más tadar dentro de los tres días
siguientes a la firma por tanto se afecta el control de legalidad en el
procedimiento, adermás de que esta es una acción rcurrente que
N.C. 14 OB. 5
por tanto se hace necesario evaluar la necesidad de tomar
acciones para evitar su repetición y tomar las acciones a que haya
lugar.

OBSERVACIÓN 5. Se evidencia que solo existen dos personas con

la funcion de alimentar el SECOP , situación que pone en riesgo el
 auditoría (28 DE JULIO DE 2015) esta no se había publicado en el
SECOP incumpliendo las disposiciones del Decreto 1510 de 2013
y en el manual único de contratación donde se establece que los
convenios suscritos así como las prórrogas a los mismos deben
publicarse en dicha platraforma a más tadar dentro de los tres días
siguientes a la firma por tanto se afecta el control de legalidad en el
procedimiento, adermás de que esta es una acción rcurrente que
N.C. 14 OB. 5
por tanto se hace necesario evaluar la necesidad de tomar
acciones para evitar su repetición y tomar las acciones a que haya
lugar.

OBSERVACIÓN 5. Se evidencia que solo existen dos personas con

la funcion de alimentar el SECOP , situación que pone en riesgo el
registro en tiempo de la información en la plataforma, por cuanto
no se cuenta con personal de respaldo capacitado para llevar a
cabo la tarea.y en algunos casos se ha extendido en varias
vigencias fiscales por tratarse de vigencias futuras, como son los
contratos: N° 803 de 2012, N° 712 de 2012 y N° 118 de 2012.

OBSERVACIÓN 7. No se genera una medición de la gestión del

área de licitaciones, solo se tienen conocimiento de los procesos
licitatorios que se desarrollan en la vigencia, pero no se tiene
claridad de cuantos radicados de las áreas se allegan para dar
inicio al proceso de licitaciones y poder hacer una medición de la
OB. 7, 8
gestión del area.

OBSERVACIÓN 8. Se observan decisiones adoptadas producto de

resultados de indicadores y riesgos, es preciso que se documenten
y se realicen análisis estadísticos de los mismos, con miras a la
mejora continua.
 OBSERVACIÓN 7. No se genera una medición de la gestión del
área de licitaciones, solo se tienen conocimiento de los procesos
licitatorios que se desarrollan en la vigencia, pero no se tiene
claridad de cuantos radicados de las áreas se allegan para dar
inicio al proceso de licitaciones y poder hacer una medición de la
OB. 7, 8
gestión del area.

OBSERVACIÓN 8. Se observan decisiones adoptadas producto de

resultados de indicadores y riesgos, es preciso que se documenten
y se realicen análisis estadísticos de los mismos, con miras a la
mejora continua.

TOTALES

CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; R
de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VRAR: Valoración de Administración
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida

Convenciones:

Columnas de calculo automático

Información suministrada en el informe
Celda con formato fecha: Día Mes Año
Fila de Totales

AUDITORIA INTERNA VIGENCIA 2016

Código
CGR/Subsist
ema
No. de H, NC, Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Observación /
Consecutivo de MECI/Numer
OB, INC, FA, Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Función de
Acciones al de la
OM Advertencia
norma ó
numeral del
informe
 4.2.3 NTC
ISO Los cargos responsables asociados a procedimientos tanto
1 9001:2008 Y en la etapa precontractual como en la poscontractual no
3.1.2. de corresponden a la real actividad del procedimiento.
MECI

H1-SGEN

4.2.3 NTC
(ii) GCT-PR-03 Proceso precontractual y contractual de los
ISO
convenios, ite, 13 y 26 establece que quien revisa y aprueba
2 9001:2008 Y
la garantía única es un contratista de la CAR, situación que
3.1.2. de
no está de acorde con lo verificado
MECI

H1-SGEN

(iii) GCT-PR-07 Adquisición de Predios de Interés

4.2.3 NTC Ambiental. No se evidencia la interrelación con el
ISO procedimiento GES-PR-05, igualmente, es necesario
3 9001:2008 Y actualizar responsable en ítem 10 y 11, en la tarea 21
3.1.2. de describir el documento a utilizar, asi como, establecer la
MECI periodicidad en el ítem 24. Por ultimo mencionar todos los
anexos que hacen parte del procedimiento.

H1-SGEN
 Debilidad en el cumplimiento del manual de
4.2.4 7.5.3 contratación, dado que el acta de inicio así como los
4 H2-SGEN ISO informes de supervisión y actas únicas de pago no son
9001|:2008 generadas a través de la herramienta del Sistema de
Gestión Contractual (SGC).

La información relacionada con el pago del impuesto

predial, valorización y compensaciones se concentra
en un solo funcionario, quien la almacena en su PC, lo
6.3 ISO
5 H3-SGEN
9001:2008
que puede generar un riesgo de pérdida de
información, además de incumplimiento de plazos de
las obligaciones tributarias, ante una novedad de
personal.

7.1-4 ISO
9001:2008 Incumplimiento del plan de contratación de la Corporación,
NTCGP generando una baja ejecución contractual lo cual repercute
6 H4-SGEN
1000:2009 Y en el cumplimiento de metas del plan de acción, así como,
1.2. DE constitución de reservas presupuestales.
MECI
 7.2.3 DE LA No se evidencia la implementación de acciones eficaces
NORMA para que el cliente interno se entere oportunamente de las
NTCGP actuaciones que la entidad emite dentro de los trámites que
7 H5-SGEN 1000:2009, adelanten los usuarios internos, toda vez que los radicados
ISO Nos. 09163100418, 09163100567, 20163116034,
9001:2008 Y 2016311647, 20163117193 se encuentran vencidos y sin
2.1. MECI responder a la fecha de la auditoria.
 7.5.1 ISO La publicacion de los documentos generados en la etapa
9001:2008, precontractual y contractual por Secretaria General y otras
8 H6-SGEN NTCGP dependencias en los diferentes procesos de selección
1000:2009 Y presentan debilidades al momento de ser publicadas en el
2.1. MECI portal unico de contratacion.

8.5.2 ISO
9001:2008,n Se evidenció incumplimiento a las acciones propuestas en
tcgp los planes de mejoramiento vigentes, asociados a los
9 H7-SGEN
1000:2009 y consecutivos de los hallazgos No. H10 2014 CGR y
2.3.1 de observación 5 auditoría interna 2015.
MECI

TOTALES

CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; R
trabajo y enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VRAR: Valoración de Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida

Convenciones:

Columnas de calculo automático

Información suministrada en el informe
Celda con formato fecha: Día Mes Año
Fila de Totales
 CORPORACIÓN AUT
PL

Causas Efecto Descripción de Acciones Propósito de la acción

Falta de compromiso y
conocimiento de los
Toma de medidas para
contratistas y funcionarios Mantener actualizados
Incumplimiento de las garantizar el cumplimiento de
encargados de ejecutar los los procedimientos del
obligaciones del las obligaciones establecidas
procedimientos con el Proceso de Gestión
SIGESPU por el Sistema de Gestión
Sistema de Gestión Contractual
Pública
Integrado y cambios
normativos constantes
conocimiento de los
Toma de medidas para
contratistas y funcionarios Mantener actualizados
Incumplimiento de las garantizar el cumplimiento de
encargados de ejecutar los los procedimientos del
obligaciones del las obligaciones establecidas
procedimientos con el Proceso de Gestión
SIGESPU por el Sistema de Gestión
Sistema de Gestión Contractual
Pública
Integrado y cambios
normativos constantes

Al hacer el cambio con la

actualización de la
caracterización realizada
Caracterización del
mediante tres sesiones de Toma de medidas para
proceso desactualizado, Mantener actualizada la
trabajo con los enlaces garantizar el cumplimiento de
por lo tanto caracterización del
SIGESPU posiblemente se las obligaciones establecidas
incumplimiento de las proceso de Gestión
trastocaron los archivos y por el Sistema de Gestión
obligaciones con Contractual
no quedó la versión Pública
SIGESPU
actualizada de la
Caracterización del
proceso

No es claro de dónde
salen ciertos
lineamientos que son Confusión en la toma
Documentar la toma de
aplicados a algunas de decisiones o La mejora continua
decisiones o directrices
modalidades de directrices tendientes del proceso de
tendientes a la eficaz
contratación, lo cual a la eficaz operación Gestión Contractual
operación del proceso
genera confusión a del proceso
usuarios y entes de
control
Falta de compromiso,
interés y conocimiento por
parte de los contratistas y
funcionarios encargados de Toma de medidas para
ejecutar los procedimientos Incumplimiento de las garantizar el cumplimiento de Mejora continua del
con el Sistema de Gestión obligaciones del las obligaciones establecidas Proceso de Gestión
Integrado, en el SIDCAR y SIGESPU por el Sistema de Gestión Contractual
en general de todas las Pública
herramientas de gestión y
seguimiento del proceso de
Gestión Contractual
Deficiencia en el
cumplimiento de los
tiempos de publicación en
el SECOP por deficiencia Garantizar el
Incumplimiento de los
de los supervisores al Seguimiento a las cumplimiento de los
principios de publicidad
entregar la documentación publicaciones en el SECOP principios de publicidad
y transparencia.
correspondiente a la SGEN y transparencia
y de un procedimiento que
estandarice las
publicaciones
Deficiencia en el
cumplimiento de los
tiempos de publicación en
el SECOP por deficiencia Garantizar el
Incumplimiento de los
de los supervisores al Seguimiento a las cumplimiento de los
principios de publicidad
entregar la documentación publicaciones en el SECOP principios de publicidad
y transparencia.
correspondiente a la SGEN y transparencia
y de un procedimiento que
estandarice las
publicaciones

Generar un mecanismo de
Deficiencia en el Realizar un seguimiento
Desconocimiento de la seguimiento de los
seguimiento del proceso y efectivo del Proceso de
trazabilidad del proceso procedimientos del proceso y
los procedimientos y su Gestión Contractual
de Gestión contractual y documentar las decisiones
documentación para la para la toma de
toma de decisiones sin tomadas a través de las
constante mejora del decisiones y
soporte estadístico herramientas de seguimiento
proceso mejoramiento continuo
y control
 Generar un mecanismo de
Deficiencia en el Realizar un seguimiento
Desconocimiento de la seguimiento de los
seguimiento del proceso y efectivo del Proceso de
trazabilidad del proceso procedimientos del proceso y
los procedimientos y su Gestión Contractual
de Gestión contractual y documentar las decisiones
documentación para la para la toma de
toma de decisiones sin tomadas a través de las
constante mejora del decisiones y
soporte estadístico herramientas de seguimiento
proceso mejoramiento continuo
y control

o OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Plan de Acción; SP
RAR: Valoración de Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transpare

AII
Puntajes base de Evaluación:
e calculo automático Puntaje base de evaluación de cumplimiento
ministrada en el informe Puntaje base de evaluación de avance
mato fecha: Día Mes Año Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
a de Totales Avance del plan de Mejoramiento

Causas Efecto Descripción de Acciones Propósito de la acción

No actualizacion del
procedimiento. Corrección del
Confusion entre las procedimiento para
tareas de aprobar y Se corregira y se identificara de no generar mal
Que el documento
revisar en los diferentes manera real los cargos entendidos a los
expedido no tenga las responsables para el punto de
documentos entes de Control
formalidades control 6 y 24 tanto de la etapa
proyectados por contractual como poscontactual frente a la
administrativas
Secretaria General Falta respectivamente, en el formato responsabilidad del
requeridas. GCT-PR-02
dividir los puntos de personal que genera
control para asi y revisa los diferentes
establecer las reales documentos
responsabilidades

Actualizar el
Falta de capacitación a procedimiento de
los profesionales que No tener actualizado Revisar el procedimiento de GCT- PR-03 Proceso
acuerdo con el hallazgo
manejan el tema de el procedimiento. establecido. Precontractual y
convenios. Contractual de los
convenios.

Confusión entre los

procesos porque no
se establecen
claramente el final y
el inicio de cada uno.
Ajustes a los procesos CGT-
PR07 y GES-PR-05.
Los procesos GCT- Falta de responsable
PR07 y GES-PR-05 no de las tareas que Inclusión de los formatos Buscar mayor eficacia
se encuentran puede llevar a una utilizados en el sistema y de los en en la aplicación
totalmente armonizados omisión de las responsables para todas las de los procesos.
acciones y su socialización
y requieren ajustes. mismas.

Confusión en la
utilización de
formatos por no estar
incluidos en el
sistema.
Falta de socialización Envío de memorando a
a funcionarios y todas las dependencias
contratistas acerca de de la entidad
la obligatoriedad de Generacion de informando el uso
realizar las actas de documentos fuera obligatorio de la
Evitar que la
inicio y terminación a del sistema de herramienta de gestión
herramienta de
través de la gestión contractual, contractual para la
gestión contractual
herramienta de lo que ocasiona que elaboración de las
este incompleta
gestión contractual. la herramienta no actas de inicio y
respecto al estado
Así mismo, de incluir contenga la terminación del
de ejecución de la
la información de información contrato, así como, la
contratación
actas de supervisión, correcta del estado necesidad de incluir la
actas únicas de pago, de la contratación información de actas de
suspensión y reinicio supervisión y actas de
en la herramienta de única de pago del
gestión contractual. contrato.

Riesgo por
Involucrar a otra Descentralizar el
cualquier
Concentración del pago persona en el trámite trámite y socializar
eventualiadad que
de impuestos en una para que pueda la información que
sola persona no permita a esta
solventar alguna se genera en sí
persona el trámite
contingencia. mismo
de los impuestos.

Envío de circular en Ejecutar el

Incumplimiento en los
donde se recuerde el presupuesto de la
tiempos planeados en el Fata de ejecución
cumplimiento de los entidad en la
plan de contratación de presupuestal
tiempos del plan anual de correspondiente
la entidad
contratación de la entidad vigencia fiscal
 Elaborar las respuestas a
los radicados Nos.
Dar respuesta a los
09163100418
radicados que no han
09163100567
cumplido con los
20163116034
términos establecidos
20163116417
20163117193

Se elaboran y radican No se cumple con los

los oficios y términos establecidos
memorandos fuera de para dar respuesta a
los tiempos establecidos oficios y
para tal fin. memorandos.

Establecer medidas
Evitar el no
preventivas para cumplir
cumplimiento de los
con los términos
términos establecidos
establecidos para
para memorandos y
responder memorandos y
oficios
oficios
 Se publican los
Se enviara un
documentos en el portal
memorando a las
unico de contratacion
diferentes dependendias
por fuera de los tiempos
para recordar los plazos
establecidos tanto en el
establecidos en la norma
manual de contratacion
en lo relacionado con la
como en la norma
publicacion de
vigente. Las Evitar el no
documentos en el portal
dependencias a cargo cumplimiento de los
No se cumple con las unico de contratacion.Se
de los diferentes plazos en lo
normas vigentes en realizara una socializacion
procesos de relacionado en la
temas de con el personal
contratacion no cumplen publicacion de los
contratacion encargado de la actividad
con los tiempos documentos
de escaneo y publicación
establecidos para contractuales.
de documentos
radicar documentos en
precontractuales y
Secretaria General.
contractuales en el portal
Falta de verificacion de
unico de contrataciónn
los documentos antes
para mejorar los aspectos
de ser publicados en el
de publicacion de
portal unico de
documentos.
contratacion.

Incmuplimiento de
Las acciones las actividades Generar actividades
adelantadas no programadas que que den solución a
Seguimiento para la
presentaron los representan riesgos fondo a las anomalías
revisión de las acciones
resultados por ser para la operación presentadas en el
conformes eficiente de la menor tiempo posible
Corporación

to OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Plan de Acción; S
ación de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificac

Puntajes base de Evaluación:

e calculo automático Puntaje base de evaluación de cumplimiento
ministrada en el informe Puntaje base de evaluación de avance
mato fecha: Día Mes Año Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
a de Totales Avance del plan de Mejoramiento
ORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE CUNDINAM
PLAN ÚNICO DE MEJORAMIENTO - PUMI

Cantidad de Fecha de Fecha de Plazo en

Denominación de la Fecha de
Descripción de las Medida de Suscripción Culminación Semanas de
Unidad de Medida Iniciación de
Actividades las de la de la cada
de las Actividades la Actividad
Actividades Actividad Actividad Actividad

1, Revisar y Actualizar
todos los procedimientos
del Proceso de Gestión Procedimiento
Contractual, así como actualizado
8 9/1/2015 9/1/2015 12/31/2015 17
todos los formatos
asociados

2, Incluir en Dell-Bogotá
todos los formatos
utilizados en las diferentes
modalidades de Procedimiento
contratación actualizado
8 9/1/2015 12/31/2015 17
3. Sensibilizar a todos los
funcionarios y contratistas
que ejecutan los
procedimientos del
Proceso de Gestión
Contractual a través de
capacitaciones,
memorandos y correos
electrónicos con respecto
a SIGESPU y cambios en
las normas contractuales

Jornada de
Socialización
8 9/1/2015 12/31/2015 17

1, Revisar y actualizar la
versión de la
Caracterización
Caracterización del
actualizada
1 9/1/2015 10/31/2015 9
Proceso de Gestión
Contractual

1. Emitir actas de
lineamientos, toma de
decisiones y
compromisos Archivo de actas
tendientes a la mejora de decisiones y
1 1-Sep-15 31-Dec-15 17
del proceso emanadas lineamientos del
del líder del proceso de líder del proceso
Gestión Contractual
1, Sensibilizar a todos los
funcionarios y contratistas
que ejecutan los
procedimientos del
Proceso de Gestión
Contractual a través de
capacitaciones, Jornada de
memorandos y correos Socialización
8 9/1/2015 12/31/2015 17
electrónicos con respecto
a SIGESPU, SIDCAR y
en general de todas las
herramientas de gestión y
seguimiento del proceso
de Gestión Contractual

2. Solicitar mediante
memorando a la Oficina
de Gestión de Talento
Humano una capacitación
de los riesgos de salud
ocupacional del proceso
de GCT, así como
Memorando 1 9/1/2015 10/1/2015 4
respuesta ante
emergencias y manejo de
extintores, y de carácter
obligatorio para
funcionarios y contratistas

3, Solicitar mediante
memorando a la Dirección
Administrativa y
Financiera la revisión de
los extintores del piso, ya
Memorando 1 9/1/2015 10/1/2015 4
que se encontró uno en
mal estado en la oficina de
Liquidaciones.
4. Realizar reuniones
mensuales del Grupo de
Mejora para el
seguimiento y control de Actas de Reunión 12 9/1/2015 9/1/2016 52
las actividades del
proceso de Gestión
Contractual

1. Seguimiento trimestral a
las publicaciones en el Informe 4 10/1/2015 10/1/2016 52
SECOP

2. Diseñar e implementar
el procedimiento de Procedimiento 1 9/1/2015 12/31/2015 17
publicaciones
3. Emitir memorando
recordando a los
supervisores la obligación
de allegar a la Secretaria
General los documentos
de la ejecución de los Memorando 1 7/17/2015 12/31/2015 24
contratos de acuerdo a los
tiempos establecidos por
Ley, y las implicaciones
disciplinarias de no
hacerlo

4, Nombrar una persona

de apoyo para la
publicación de la Memorando 1 9/1/2015 10/1/2015 4
ejecución de los contratos
y convenios

1, Diseñar e implementar Mecanismo de

mecanismos de seguimiento
seguimiento a los
diferentes procedimientos
en cuanto a los tiempos
para la medición de la
gestión de SGEN

8 1-Sep-15 31-Dec-15 17
 2, Realizar análisis y Informe semestral
documentar los resultados
y tomas de decisiones
basados en las diferentes
herramientas de
seguimiento y control del
proceso

2 1-Sep-15 1-Sep-16 52

323

s de Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: P
ia de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único PMU

base de Evaluación:
se de evaluación de cumplimiento
se de evaluación de avance
nto del Plan de Mejoramiento
plan de Mejoramiento

Cantidad de Fecha de Fecha de Plazo en

Denominación de la Fecha de
Descripción de las Medida de Suscripción Culminación Semanas de
Unidad de Medida Iniciación de
Actividades las de la de la cada
de las Actividades la Actividad
Actividades Actividad Actividad Actividad
1. Reunion con el
enlace para corregir el ACTA 1 26-Sep-16 26-Sep-16 30-Oct-16 5
procedimiento.

2. Actualizar el Procedimiento
1 13-Sep-16 15-Sep-16 31-Jan-17 20
procedimiento actualizado

3. Teniendo en cuenta
que ya se realizó el informe de la
ajuste e inclusión de socialización y lista
1 13-Sep-16 6-Sep-16 18-Jan-17 19
formatos, se requiere de asistencia de la
socializar los ajustes y socialización
los nuevos formatos.
Realizar Memorandos Memorando 2 13-Sep-16 15-Sep-16 13-Oct-16 4

Realizar capacitación y Funcionario

formación a un capacitado y con
funcionario de SGEN herramientas para 1 13-Sep-16 1-Jan-07 1-Jul-17 4
para el manejo de la el manejo de
información indicada información

Elaborar y socializar
circular a los
responsables de la Circular 2 13-Sep-16 20-Sep-16 10-Oct-16 3
etapa precontractual
incluida en el Plan
1. Emitir memorandos
de respuesta a
radicados internos Nos.
09163100418
Memorando 5 13-Sep-16 30-Sep-16 27-Oct-16 4
09163100567
20163116034
20163116417
20163117193

2. En mesa de trabajo
conjunta, Revisar los
tiempos para respuesta
de los diferentes
procedimientos Acta de reunión y
1 13-Sep-16 30-Sep-16 30-Nov-16 9
llevados a cabo en la lista de asistencia
SEGN con el
administrador del
SIDCAR para
ajustarlos.

3. Hacer seguimiento a
los tiempos
establecidos para las
respuestas de oficios y Informe de
12 13-Sep-16 30-Oct-16 30-Sep-17 48
memorandos del seguimiento
SIDCAR a contratistas
y funcionarios
mensualmente.
 Memorandos y Memorando y
socializacion a evidencias de la 2 13-Sep-16 20-Sep-16 30-Oct-16 6
Responsables socialización

Reuniones
trimensuales de
Acta de reunión y
seguimiento al cierre y 3 13-Sep-16 20-Sep-16 30-Jul-17 45
lista de asistencia
ejecución de las
actividades

121

os de Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU:
ice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certifica

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único PMU

base de Evaluación:
se de evaluación de cumplimiento
se de evaluación de avance
nto del Plan de Mejoramiento
plan de Mejoramiento
UNDINAMARCA - CAR -
PUMI
Fecha de Evaluación:

Porcentaje Puntaje Puntaje Efectividad de la Acción

Avance Puntaje
de Avance Logrado por Atribuido a y/o Actividad
Físico de Logrado por Líder / Área /
Físico de las las
Ejecución de las Proceso
Ejecución de Actividades Actividades
las Actividades SI NO Responsable
las Vencidas Vencidas
Actividades (PLA)
Actividades (PLAV) (PAAVI)

Néstor
8 100% 17 17 17 Guillermo
Franco

Néstor
8 100% 17 17 17 Guillermo
Franco
 Néstor
8 100% 17 17 17 Guillermo
Franco

Néstor
1 100% 9 9 9 Guillermo
Franco

Néstor
1 100% 17 17 17 Guillermo
Franco
 Néstor
8 100% 17 17 17 Guillermo
Franco

Néstor
1 100% 4 4 4 Guillermo
Franco

Néstor
1 100% 4 4 4 Guillermo
Franco
 Néstor
12 100% 52 52 52 Guillermo
Franco

Néstor
4 100% 52 52 52 Guillermo
Franco

Néstor
1 100% 17 17 17 Guillermo
Franco
 Néstor
1 100% 24 24 24 Guillermo
Franco

Néstor
1 100% 4 4 4 Guillermo
Franco

Néstor
8 100% 17 17 17 Guillermo
Franco
 Néstor
2 100% 52 52 52 Guillermo
Franco

15 323 323 323

cepción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima
icadores mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.

ento Único PMU

PBEC 323
PBEA 323
CPM = Prava / PBEC 100.00%
AP = PLAI/ PBEA 100.00%

Fecha de Evaluación:

Porcentaje Puntaje Puntaje Efectividad de la Acción

Avance Puntaje y/o Actividad
de Avance Logrado por Atribuido a
Físico de Logrado por Líder / Área /
Físico de las las
Ejecución de las Proceso
Ejecución de Actividades Actividades
las Actividades Responsable
las Vencidas Vencidas
Actividades (PLA) SI NO
Actividades (PLAV) (PAAVI)
 SECRETAR
1 100% 5 5 5 IA
GENERAL

SECRETAR
1 100% 20 0 0 IA
GENERAL

SECRETAR
1 100% 19 0 0 IA
GENERAL
 SECRETAR
2 100% 4 4 4 IA
GENERAL

SECRETAR
0% 0 0 IA
GENERAL

SECRETAR
1 50% 1 1 3 IA
GENERAL
 SECRETAR
5 100% 0 4 IA
GENERAL

SECRETAR
1 100% 0 9 IA
GENERAL

SECRETAR
4 33% 0 0 IA
GENERAL
 SECRETAR
2 100% 6 6 6 IA
GENERAL

SECTERTA
1 33% 15 0 0 RIA
GENERAL

18 8 55 16 30

ercepción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clim
E: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.

ento Único PMU

PBEC 30
PBEA 121
CPM = Prava / PBEC 53.33%
AP = PLAI/ PBEA 45.44%
 31-Dec-16

Proceso /
Proyecto / Tipo de Estado: En
Fecha de la Indicador de
Programa / Fuente Acción: C, ejecución -
Fuente Cumplimiento
Convenio / AC, AP, AM Cerrada
Contrato

GCT AC Cerrada

GCT CR Cerrada
GCT AC Cerrada

GCT CR Cerrada

GCT AC Cerrada
GCT AC Cerrada

GCT AC Cerrada

GCT AC Cerrada
GCT AM Cerrada

GCT AC Cerrada

GCT AC Cerrada
GCT AC Cerrada

GCT AC Cerrada

GCT AM Cerrada
 GCT AC errada

utivo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación
tas Cámara de Representantes.

OBSERVACIONES:

Elaboró:
Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:

31-Dec-16

Proceso /
Proyecto / Tipo de Estado: En
Fecha de la Indicador de
Programa / Fuente Acción: C, ejecución -
Fuente Cumplimiento
Convenio / AC, AP, AM Cerrada
Contrato
 Memorando
Gestión No.
8/23/2016 AC
Contractual 2016312862
1

Memorando
Gestión No.
8/23/2016
Contractual 2016312862
1

Memorando
Gestión No.
8/23/2016 AC Cerrada
Contractual 2016312862
1
 Memorando
Gestión No. En
8/23/2016 AC
Contractual 2016312862 ejecución
1

Memorando
Gestión No.
8/23/2016 AC
Contractual 2016312862
1

Memorando
Gestión No. En
8/23/2016 AC
Contractual 2016312862 ejecución
1
 Memorando
Gestión No.
8/23/2016 AC
Contractual 2016312862
1

Memorando
Gestión No.
8/23/2016
Contractual 2016312862
1

Memorando
Gestión No.
8/23/2016
Contractual 2016312862
1
 Memorando
Gestión No.
8/23/2016 AC
Contractual 2016312862
1

Memorando
Gestión No.
Contractual 2016312862
1

cutivo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de
.

OBSERVACIONES:

Elaboró:
Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:
 Seguimiento OCIN

Se revisaron y modificaron los

procedimientos: Concurso de méritos,
licitaciones, Mínima Cuantía, Predios,
Selección Abreviada, contratación directa
y plan anual de adquisiciones.
Liquidaciones y convenios se dejaron
como están. Pero se van a hacer nuevos
cambios este año por cambio de
administración. Memorandos de solicitud
SIGESPU: 20153133282, 20153138962,
20153135566, 20153135400,
20153135355, 20153133352

Junto con los procedimientos se

actualizaron, los mismos memorandos del
ítem anterior.
Se realizaron capacitaciones a
funcionarios y contratistas de la SGEN,
con respecto al Sistema de Gestión
Pública y MECI, conforme a presentación
efectuada específicamente para SGEN y
con todas las generalidades del sistema,
así:
• Grupo Archivo: 9 personas
• Grupo Predios: 1 8 personas: 3 de
predios, 2 contratación directa, 1 archivo
predios y 2 nivel asistencial.
• Grupo Liquidaciones: 10 personas: 1
pólizas, 1 seguimiento contratos, 2
archivo y 6 liquidaciones.
• Grupo Convenios: 3 personas.
Adicionalmente se remitió mediante
correo electrónico la presentación para
que fuera estudiada a 5 personas y que
fuera distribuido en su grupo de trabajo.

Igualmente, durante la campaña de

SIGESPU previa a la auditoría externa se
estuvieron enviando diferentes tips a
funcionarios y contratistas de la SGEN vía
correo electrónico

Se comenzó a implementar a partir de

este año con la nueva administración. Se
creó la carpeta y a partir de 2016 con la
nueva administración se comenzó a
alimentar la misma con los listados de
reunión y las decisiones tomadas

Se comenzó a implementar a partir de

este año con la nueva administración. Se
creó la carpeta y a partir de 2016 con la
nueva administración se comenzó a
alimentar la misma con los listados de
reunión y las decisiones tomadas
Cumplida. Se creò la
carpeta en el acrvhio de
gestión de la dependencia,
y se encuentra a cargo de
la Secretaria de Secretaría
Gral
Se realizaron capacitaciones a
funcionarios y contratistas de la
SGEN, con respecto al Sistema de
Gestión Pública y MECI, conforme a
presentación efectuada
específicamente para SGEN y con
todas las generalidades del sistema,
así:
• Grupo Archivo: 9 personas
• Grupo Predios: 1 8 personas: 3 de
predios, 2 contratación directa, 1
archivo predios y 2 nivel asistencial.
• Grupo Liquidaciones: 10 personas:
1 pólizas, 1 seguimiento contratos, 2
archivo y 6 liquidaciones.
• Grupo Convenios: 3 personas.
Adicionalmente se remitió mediante
correo electrónico la presentación
para que fuera estudiada a 5
personas y que fuera distribuido en
su grupo de trabajo.

Igualmente, durante la campaña de

SIGESPU previa a la auditoría
externa se estuvieron enviando
diferentes tips a funcionarios y
contratistas de la SGEN vía correo
electrónico

No se solicitó porque vinieron a hacer

la capacitación como parte del
programa de salud ocupacional,
previo a la auditoría externa

No se solicitó porque vinieron a hacer

la revisión y cambio previo a la
auditoría externa
Se evidencia el digital de las 2 reuniones.
Correspondiente al mes de mayo. El
avance queda en el 17%.

Desde el mes de Agosto en adelante se

han realizado cuatro reuniones de
Seguimiento Proceso Contractual en las
siguientes fechas:
3.- 30 de Agosto de 2016
4.- 7 de Septiembre 2016
5.- 12 de Septiembre de 2016
6.- 15 de Septiembre de 2016
Las actas fueron enviadas mediante
memorando No. 20163134774 de fecha
05/10/2016 a la Dras. María Ximena
Perez Fonseca; Yddy Cecilia Pinilla
Velasquez y Luz Eidy Tatiana Contreras
Martinez.
Las demás reuniones que faltan se
realizarán de Octubre a Diciembre de
2016
Las actas en físico se encuentran en el
archivo del Grupo de Mejoramiento.

En revisión OCIN del reporte del tercer

trimestre de 2016, se constató que se han
suscrito 10 actas 7. 03 de octubre de
2016, 8. 26 de octrubre de 2016, 9. 08 de
noviembre de 2016 y la 10. 21 de
noviembre de 2016.
Durtante el mes de diciembre se
suscribieron tres actas:

1.- Acta No. 11 de fecha 05 de diciembre

de 2016.
2.- Acta No. 12 de fecha diciembre 16 de
2016.

Las actas se encuentran en físico en el

computador de la oficina 712 Grupo de
Mejoramiento.

El informe es trimestral y se emitirá el

proximo para el mes de junio de 2016. Se
mantiene el 50% de avance.

Referente a los informes trimestrales de

Abril., Mayo, Junio y de Julio, Agosto y
Septiembre, el seguimiento se encuentra
en el computador de José Manuel
Castañeda Reyes, enlace de Secretaría
General. (Se remitirá por correo
electrónico la evidencia)

Se encuentra pendiente la aprobación de

la Sec Gral.

Se ralizó el procedimiento
correspondiente y se hizo las
publicaciones en el SECOP, el cual fue
publicado en DELL Bogotá el día 19-07-
2016
Se emitió el memorando No.
20153138973

Se reafirmaron las dos personas

encargadas de publicar y se
establecieron controles para facilitar
el trabajo, pero no se nombró a nadie
adicional para la publicación.
Contratos No. 11/2016 para directa y
mínima cuantía y No. 36/2016 para
los procesos de selección, los dos
son para precontractual y
seguimiento

Se desarrolló para contratación

directa una base de datos enb la que
se reportan fechas y actuaciones
realizadas por la SGEN, y tiempo que
se demoran las dependencias de la
CAR en allegar las correciones. Para
los procesos de selección es muy
difícil llevar este seguimiento y lo que
se está haciendo actualmente es
revizar la ejecución de todos los
contratos para establecer cómo van
en su ejecución y cuáles están ya
para liquidar.
 Se encuentra en terminos pendiente para
finalizar en el mes de septiembre de 2016

Se realizó un segundo análisis

cuatrimestral del mapa de corrupción,
donde se evidenció que los estudios
previos que han sido devueltos a las
diferentes dependencias de la
corporación es del 38,5%. Si se compara
con el primer cuatrimestre observamos
que dismunuyó; pero sigue siendo alta la
devulución de los estudios previos, por lo
tanto se hace necesario hacer una
capacitación con las personas
encargadas de cada dependencia que
elaboran los estudios previos, con el fin
encontrar las causas y debilidades en la
elaboración de estos estudios y lograr así
una baja de este porcentaje.
El análiis se hizo de acuerdo a la
información que entregaron los abagados
que laboran en contratación directa.

HSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación

Observaciòn de la dependencia Seguimiento OCIN

 Mediante Acta No. 8 del 26 de
Octubre de 2016 se aprobó la
modificación del procedimiento.
Mediante Memorando No.
20163137073 de fecha 26-10-2016
se solicitó al Dr. Jesus Humberto
Patiño Pesellin, Jefe de Oficina
Asesora de Planeación- OAP, que
publicara en DellBogotá la
modificación del Procedimiento.

Mediante Acta No. 8 del 26 de

Octubre de 2016 se aprobó la
modificación del procedimiento.
Mediante Memorando No.
20163137073 de fecha 26-10-2016
se solicitó al Dr. Jesus Humberto
Patiño Pesellin, Jefe de Oficina
Asesora de Planeación- OAP, que
publicara en DellBogotá la
modificación del Procedimiento.

FALTA EVIDENCIA
En la Secretaría General se realizó
la Socialización Procedimiento
Adquisión de Predios de Interés
Ambiental a través de Convenios
Interadministrativos de Asociación y/o
de Cofinanaciación GCT-PR-07,
FALTA SEGUIMIENTO
como evidencia está una acta de
fecha 26-12-2017. Falta por entregar
la Lista de Asistencia Diligenciada ,
debido a que dos de las personas
que partciparon en la Socialización
están de vacaciones. Pendiente por
entregar.
 Mediante MEMORANDO No.
20163131548 de fecha 14-09-2016,
se solitó a todas las dependencias de
la Corporación la obligación de hacer
uso de la herramienta de gestión Se verificó a 30 de
contractua septiembre de 2016 el
Mediante MEMORANDO No. Memorando aportado por
20163135748 de fecha 13-10-2016, la Dependencia.
se solitó a todas las dependencias de
la Corporación la obligación de hacer
uso de la herramienta de gestión
contractual

Mediante circular No. 20164100199

de fecha 14-09-2016 se envió circular
a todos los funcionarios y contratistas
de la CAR para que le den
cumplimiento al Plan Anual de Se verificó a 30 de
Contratación. septiembre de 2016 la
Mediante circular No. 20164100232 Circular aportado por la
de fecha 13-10-2016 se envió circular Dependencia.
a todos los funcionarios y contratistas
de la CAR para que le den
cumplimiento al Plan Anual de
Contratación.
 1.- Respecto al Memorando No.
0916310048 se suscribió acta de
terminación de contrato 249-15.
2.- Respecto a memorando
09163100567 se dio respuesta con
radicado No. 163124450 del 21-07-
2016.
3.- Respecto al Memorando No.
20163116034 se adelantó proceso de
mínima cuantía 14 de 2016 y se
declaró desierto.
4.- Respecto a memorando
20163116417 se suscribió acta de
terminación CTO 13009/14
5.- Respecto memorando No
20163117193, se suscribió acta de
terminación CTO 1398/15,

El día 21 de Octubre de 2016 se llevó

a cabo una reunión entre la Dra.
Tatyana Castro Administradora de
SIDCAR y María Esther Molano de la
Secretaría General . El acta de la
reunión reposa en el computador de
el Grupo de Mejoramiento Ofcina
712, junto con la planilla de asistencia

En el computador del Grupo de

Mejoramiento Oficina 712,de
encuentran reportados los informes
de seguimiento al SIDCAR, de los
meses septiembre , octubre ,
noviembre y diciembre de 2016.
 En la oficina 712 de la Secretaría
General, se encuentra en archivo
físico el Acta de Socialización,
Publicación y Escaneados de
Documentos de fecha 03 de Octubre
de 2016, lo mismo que la lista de
asistencia.
Se emitió el Memorando No.
20163137605 de fecha 31-10-2016
donde se recuerda el cumplimiento
de las normas contractuales y
relación con la publicación de los
documentos.

Se realizó un comité con el Grupo de

Mejora el día 22 de diciembre de
2016, con el fin de informar de todas
las actividades, como seguimiento a
los Planes de Mejoramiento, matriz
de proceso de corrupción;
realizadas desde el mes de
septiembre, octubre, noviembre y
dicembre de 2016. Corresponde al
Acta No13, la cual se encuentra
escaneada en el computador del
grupo de mejora oficina 712 de la
Secretaria General

IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de

AUDITORIA INTERNA VIGENCIA 2015
Código
CGR/Subsist
ema
No. de H, NC, Descripción del Hallazgo / No Conformidad /
Consecutivo MECI/Numer
OB, INC, FA, Observación / Inconsistencia / Oportunidad de Mejora /
de Acciones al de la
OM Función de Advertencia
norma ó
numeral del
informe

Se evidencio que en los procedimientos OAM-PR-09

versión 2 de 15/07/2015; OAM-PR-10 versión 2 de
15/07/2015; OAM-PR-02 versión 1 del 1/Jun/2015;
OAM-PR-03 versión 1 del 1/Jun/2015; OAM-PR-05
versión 2 de 15/07/2015; OAM-PR-01 versión 2 del
15/07/2015; OAM PR – 14 versión 2 del 15/07/2015;
7.1 de NTC-
OAM-PR-17 versión 2 del 15/07/2015; no se
ISO
especifican los documentos y/o registros que generan
9001:2008
en el desarrollo de sus actividades, contraviniendo el
y NTCGP
literal d) numeral 7,1 de la NTC – ISO 9001:2008 y
1000:2009
NTCGP 1000:2009. “ Durante la planificación de la
realización del producto, la organización debe
determinar, cuando sea apropiado lo siguiente: los
registros que sean necesarios para proporcionar
evidencia de que los procesos de realización y el
producto resultante cumplen con los requisitos."
 4.2.3 de
NTC-ISO Se constató que el documento OAM-CP-01 versión 1,
9001:2008, de 01/06/2015 - Caracterización, presenta las
GSG - PR- siguientes inconsistencias:
01 versión 1 • El alcance está enfocado sólo a los recursos
de naturales renovables, mientras que en el proceso se
1/Jun/2015 citan de manera general los recursos naturales, por
y NTCGP tanto no se evidencia la coherencia del alcance con el
1000:2009 , proceso.
Numeral 3 • En el alcance se establece un énfasis en la
MECI incorporación del riesgo pero no se establece el tipo
1000:2014 de riesgo a que se refieren (De Salud y Seguridad
laboral, financieros, Ambientales, Naturales, etc.)
• Se establecen siglas sin su correspondiente
significado.
• En los resultados del ordenamiento ambiental se
encuentra repetida la palabra “de las condiciones”.
• En los requisitos y regulaciones a cumplir
(Externos), se establece Norma NTCGP 1000:2009 –
5,4 que corresponde a Planificación con énfasis en la
responsabilidad de la Alta Dirección acorde con la
citada norma..............
 citada norma..............

En las instalaciones del piso 3 de la sede central de la

CAR en donde se ubican las oficinas del proceso de
4.4.2 de la Ordenamiento Ambiental, se observaron canecas con
NTC-ISO inadecuada disposición de los residuos sólidos,
14001:2004 adicionalmente se evidencio pantallas de los
computadores encendidas cuando no estaban siendo
utilizadas.

se solicitó a DGOAT el listado de contratistas

vigentes, de la lista de 187 contratos vigentes se tomó
Numeral una muestra y se evidencio lo siguiente: Los contratos
4.4.6 de no. 623, 513, 361 de 2015 dentro de las obligaciones
NTC - del contratista descritas en la clausula segunda, se
OHSAS exige al contratista contar con varios elementos de
18001:2007 protección personal, sin embargo no se evidencia
cómo el supervisor controla que el contratista cuente
con estos elementos.
 se solicitó a DGOAT el listado de contratistas
vigentes, de la lista de 187 contratos vigentes se tomó
Numeral una muestra y se evidencio lo siguiente: Los contratos
4.4.6 de no. 623, 513, 361 de 2015 dentro de las obligaciones
NTC - del contratista descritas en la clausula segunda, se
OHSAS exige al contratista contar con varios elementos de
18001:2007 protección personal, sin embargo no se evidencia
cómo el supervisor controla que el contratista cuente
con estos elementos.

Se evidenció que en la Dirección Regional Sabana

Centro no existe la tabla de retención documental en
donde se encuentre la información generada de la
aplicación del procedimiento evaluación, prevención y
control a los factores de deterioro ambiental
incumpliendo lo establecido en el OAM-PR-19 y
numeral 3 del MECI 2014

3
(Información
y
Comunicaci
ón Interna y
Externa) del
MECI 2014

Realizado el ejercicio de una consulta cartográfica en

la página web de la CAR – Cartografía en línea
https://www.car.gov.co/mapas_generales/ se
evidenció la utilización del logo antiguo de la
Corporación, adicionalmente no se identifica del
origen de la cartografía y se establece como si la CAR
la hubiera emitido.
 Revisada la carpeta identificada con 9008-157
Factores de deterioro ambiental y asuntos del
ordenamiento territorial correspondiente al municipio
de La Palma para el 2015, se evidencio que el
Informe Técnico No. DRRN 015 de 9/Abr/2015 sólo
evaluó tres licencias de construcción en suelo rural
cuando mediante radicado No. 20151106253 de
20/02/2015 la Secretaria de Planeación de La Palma
reportó cuatro licencias de construcción en suelo
rural, es de aclarar que el citado informe técnico no
hace mención de ninguna priorización para la no
7.2.2 de NT evaluación de la licencia faltante.
y NTCGP
1000:2009

Acorde con las entrevistas realizadas a los

8.2.3 de responsables y operadores de los procedimientos, se
NTC-ISO constató que para la aplicación de los indicadores de
9001:2008 y procesos, no son claras las variables, las unidades de
NTCGP medida y los parámetros o metas frente a los cuales
1000:2009 , se medirá la gestión del proceso, evidenciando la falta
Numeral de revisión de la pertinencia y utilidad de los
1.2.4 MECI indicadores acorde con el MECI 2014.
1000:2014
 NTCGP medida y los parámetros o metas frente a los cuales
1000:2009 , se medirá la gestión del proceso, evidenciando la falta
Numeral de revisión de la pertinencia y utilidad de los
1.2.4 MECI indicadores acorde con el MECI 2014.
1000:2014

Se evidencia incumplimiento al numeral 7.2.1 de la

NTC ISO 9001:2008 determinación de los requisitos
relacionados con el producto - literal c. los requisitos
legales y reglamentarios aplicables al producto, ya
que se evidencia el procedimiento OAM-PR-03 en los
puntos 7, 8, 27, 28 y 41 la declaratoria de
desistimiento tácito conforme a la Ley 1437 de 2011,
7.2.1 de la
artículo 17, peticiones incompletas y desistimiento
NTC ISO
tácito, para la atención Ley 1755 del 30 de Junio de
. 9001:2008
2015 que garantiza los deberes del Estado en cuanto
y NTCGP
a la presentación de derechos de petición ante
1000:2009
autoridades colocando en riesgo la actuación de la
entidad para la atención de los derechos de petición y
sus obligaciones en los términos de respuesta
conforme a lo establecido para la concertación de
planes parciales determinados dentro del mencionado
procedimiento y que son responsabilidad de la
Corporación en su Jurisdicción.

TOTALES

CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación;
Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VRAR: Valoración de Ad
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida

Convenciones:

Columnas de calculo automático

Información suministrada en el informe
 Celda con formato fecha: Día Mes Año
Fila de Totales
Elaborado: Funcionarios OCIN

AUDITORIA INTERNA VIGENCIA 2016

Código
CGR/Subsist
ema
No. de H, NC, Descripción del Hallazgo / No Conformidad /
Consecutivo MECI/Numer
OB, INC, FA, Observación / Inconsistencia / Oportunidad de Mejora /
de Acciones al de la
OM Función de Advertencia
norma ó
numeral del
informe

Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión

deben controlarse. Para el desarrollo del procedimiento de
Asesoría Técnica para el Fortalecimiento de la Capacidad
de Gestión Ambiental Municipal - OAM-PR-20 se cuenta
4.2.3 - ISO
con los siguientes documentos estandarizados:
9001:2008
- Metodología de seguimiento e evaluación del plan de
acción y agendas ambientales municipales.
4.2.3 -
- Guía para la implementación de la matriz del plan de
NTCGP:1000:
acción de las agendas ambientales municipales.
2009
- Guía para la implementación de la matriz de seguimiento a
la gestión y avance de las metas físicas del plan de acción.
3. Información
1, 1.1 Estos documentos no se encuentran referenciados en el
y
procedimiento documentado y no contiene una codificación
Comunicación
dentro del Sistema de Gestión, lo cual no permite evidenciar
- MECI
que los mismos son adecuados, se revisan y actualizan
7.2.2 ISO
cuando sea necesario.
9001:2008
Con relación al procedimiento OAM-PR-04 Reglamentación
de Corrientes Superficiales. Utilizan documentos no
controlados.( formato acta de comité, informe final), a su
vez el procedimiento no se encuentra actualizado ya que se
encontraron actividades en el paso a paso que se están
llevando a cabo y no corresponden al procedimiento
establecido en Dell/Bogotá.
 La CAR debe determinar y revisar los requisitos
relacionados con el servicio.
El oficio CAR No. 20152128397 del 2 de septiembre de
2015, dirigido a la Alcaldía Municipal de Nemocón, en el
cual se solicitó la documentación faltante para la evaluar la
concertación del POT, se evidenció que no se solicita la
totalidad de los documentos que se identificaron como no
7.2.2 ISO
entregados en la lista de chequeo (formato OAM-PR-02-FR-
9001:2008
05), ya que sólo se solicitó la información requerida. Lo
anterior se debe a que el registro OAM-PR-02-FR-05 sólo
2y3 3. Información
contempla la información que se entrega y la que no.
y
Comunicación
Mediante oficios CAR 20152128397 y 20152132081,
- MECI
dirigidos a la Alcaldía de Nemocón para requerir información
complementaria y ajustes para la concertación del POT se
evidencia que no se da cumplimiento al numeral 10 de la
descripción procedimiento OAM-PR-02, ya que no se
manifiesta que la alcaldía debe aportar los documentos e
información faltante en un plazo máximo de un (1) mes
prorrogable otro mes previa solicitud del municipio.

La entidad debe implementar disposiciones eficaces para la

comunicación con los clientes. Al efectuar trazabilidad al
aplicativo SIDCAR al período de alcance de la auditoría se
7.2.3 ISO relacionan para la DGOAT 195 Derechos de Petición y 101
9001:2008 documentos de información institucional contestados fuera
4
NTCG de tiempo, mientras que para la DMMLA se relacionan 10
1000:2014 Derechos de Petición y 3 documentos de información
institucional contestados fuera de términos. Lo anterior
incumple los disposiciones establecidas en la Ley 1755 de
2015 y los procedimientos internos relacionados.
 Una vez revisado el contrato 1416 de 2014 y haber tenido
en cuenta las observaciones realizadas por la interventoría
contratada por la Corporación mediante contrato 834 de
2015 con la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
mediante memorando 20153116846, se pudo evidenciar
que se cometió un error Aritmético en la sumatoria del
número de plántulas expresado en la cláusula vigésima
tercera del contrato (lugar de ejecución) que dicho error
obedece a que la expresada es 514.516 Plántulas, pero una
7.4.2 - 7.5.1
vez aplicado un muestreo estadístico confiable se pudo
ISO
determinar que las reales eran 379.026 plántulas. Por tal
5 9001:2008 -
razón la interventoría recomendó realizar las respectivas
NTCGP
modificaciones tanto en cantidad como la forma de pago.
100:2009.
Por lo anterior se pudo evidenciar que el área encargada de
proyectar estudios previos no contó con la debida
planeación y verificación de los requisitos del servicio al
hacer la proyección con un valor que dista de la realidad.
Fue necesario realizar modificatorio al contrato en razón a lo
antes expuesto de un valor inicial 1.826.682.009 a
1.370.030.203 Millones. Lo anterior implica que la
planificación y la prestación del servicio por parte del
proceso no se realiza bajo condiciones controladas.

La entidad debe establecer, implementar y mantener

un procedimiento para que las personas que trabajan
bajo su control tomen conciencia de sus funciones,
responsabilidad y nivel de autoridad ante el SG-SST.
4.4.2
Al indagar entre funcionarios y contratistas del
OHSAS
proceso de Ordenamiento Ambiental se evidencia el
6 18001:2007
desconocimiento de la matriz de responsabilidades y
- ISO 14001:
autoridades y del profesiograma por tipo de cargo
2004
entre otros. Lo anterior no permite identificar la
asimilación de las consecuencias potenciales de
desviarse de los procedimientos, documentos y
requisitos del SG-SST.
 La entidad debe responder ante emergencias reales y
prevenir o mitigar situaciones adversas. Verificado el
botiquín del 3 piso de la sede central se observa que
contiene elementos vencidos y una lista con nombres de
contratistas que difiere de la actualidad. Toda vez que una
vez realizado el traslado de personal a la sede de la Car en
4.4.7 NTC-
la Cra 10 con cll 16, no se han actualizado los listados de
7 OHSAS
funcionarios y contratistas.
18001:2008
De otra parte, se desconoce el procedimiento a seguir
cuando los dos brigadistas pertenecientes al tercer piso se
encuentran en comisión o fuera de la entidad. Lo anterior,
dificulta una posible respuesta efectiva ante cualquier
emergencia.

TOTALES

CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación;
Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VRAR: Valoración de Ad
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida

Convenciones:

Columnas de calculo automático

Información suministrada en el informe
Celda con formato fecha: Día Mes Año
Fila de Totales
 CORPORACIÓN

Descripción de Propósito de la
Causas Efecto
Acciones acción

1. Solicitar
capacitación para los
integrantes del Grupo
de Mejora sobre la
normas de los
Mejorar la
sistemas de calidad.
implementación del
Con enfasis en el
SIGESPU
procedimiento
ELABORACIÓN Y
CONTROL DE
DOCUMENTOS Y
REGISTROS

El corto tiempo y el
insuficiente conocimiento Generacion de Integrar el trabajo
para la aplicación del una deficiente del Grupo de Mejora
procedimiento actualización de la
ELABORACIÓN Y documentación del 2. Los cambios en la
CONTROL DE proceso de documentacion del
DOCUMENTOS Y ordenamiento . sistema debe ser
REGISTROS. estudiada y revisada
por todos los
integrantes del grupo
de mejora
Fortalecimiento de la
competencia de los
integrantes del
grupo de mejora

Identifican los tipos

de usuario, según la
3. Proponer mejoras y
clasificación
ajustes al sitema SAE
establecida en el
procedimiento.
 Fotalecimiento del
Mejorar la
Grupo de Mejora en
implementación
cuanto a su
delm SIGESPU
conformación

Solicitar a la Oficina
Asesora de
Planeación Conocer de primera
capacitación al Grupo mano las
de Mejora en cuanto a competencias del
responsabilidades, Grupo de Mejora
autoridades y
competencias

Aplicar la metodología
del MECI para Que los funcionarios
fomentar e incentivar y contratistas
la autogestión de conozcan y apliquen
funcionarios y los principios del
La insuficiencia en el contratistas en el MECI
No es clara la SIGESPU.
tiempo y la falta de
información
compromiso generaron la
establecida para
debilidad en la
llevar a cabo las
actualización y/o
actividades del
generación de
proceso de
documentación teniendo
Ordenameinto Atender las
en cuenta la complejidad
Ambiental observaciones de la
del proceso
Auditoria en cuanto
realizando mesas de
trabajo para realizar
Mejorar la
los ajustes de la
documenatación del
documentación del
SIGESPU
proceso
(Caracterización del
proceso, riesgos,
indicadores y
procedimientos).
 Establecer un
cronograma de trabajo Ordenar y socializar
para hacer la revisión el trabajo realizado
documental con los con la
equipos de trabajo de documentación del
las areas que proceso
conforman el proceso

Solicitar a OAP un
Conocer las
proceso de
actividades de los
capacitación en
programas
cuanto a las
ambientales
actividades de los
promovidos por la
programas
corporación
ambientales

No existe compromiso y
apropiación en las Fomentar una
diferentes áreas de las Incumplimiento en campaña interna de Fortalecimiento y
actividades para la parte de la misión ahorro y uso eficiente concientización en el
implementación de los de la Corporación de los recursos y adecuado manejo
programas ambientales como Autoridad separación de los residuos
de
asociados a consumo de Ambiental solidos
residuos
recursos y generación de
residuos.
Inspecciones de Apropiación e
verificación de la inspección del
aplicación de cumplimiento de los
actividades de los programas
programas ambientales por
ambientales todos los
funcionarios y
contratistas

incumplimiento en Remitir memorando a

Evidenciar que se
Falta de evidencia en como una de las los supervisores de la
esta dando
supervisor controla que el clausulas del DGOAT para hacer
cumplimiento a la
contratista cuente con contrato de firmar el acta de
clausula del
estos elementos. prestación de elementos de
contrato.
servicios protección personal.
 incumplimiento en Remitir memorando a
Evidenciar que se
Falta de evidencia en como una de las los supervisores de la
esta dando
supervisor controla que el clausulas del DGOAT para hacer
cumplimiento a la
contratista cuente con contrato de firmar el acta de
clausula del
estos elementos. prestación de elementos de
contrato.
servicios protección personal.

Reiterar memorando
No. 20143111535 del
16 de Abril de 2014,
Falta de continuidad en el
solicitando la apretura
profesional contratado para Corregir esta no
No existencia de la de la serie documental
el seguimiento de los conformidad en la
serie documental de carácter perentorio
factores de deterioro DRSC
"... Las cuales
ambiental
deberan ser abiertas y
manejadas en cada
oficina provincial…"
 Realizar visita técnica
Al realizar el cotejo con el a la licencia de
POT y las herramientas de construcción no fue
que se disponga (Art Incumplimiento del objeto del informe
Corregir esta no
Explorer, mapas de procedimiento técnico No. DRRN
conformidad en la
zonificación y SIAM) el uso establecido por la 015 del 09/04/2015,
Dirección Regional
adecuado con el 100% de norma que regula teniendo en cuenta
Rio Negro
las Licencias no se priorizo el tema que el radicado
según importancia No.20151106253 de
ambiental 20/02/2015 reporto
cuatro licencias.

Hacer una revisión de

los indicadores del
proceso frente a otros
indicadores que
reporta el proceso y
proponer la bateria de
indicadores de Tener unidad de
gestión. criterio de medición
en el proceso

Someter a aprobación
por el grupo de mejora
y lideres de proceso Conocimiento de la
(Directores) los Dirección de los
indicadores indicadores del
propuestos proceso

A la fecha de la auditoria
no existia la construcción No es claro el Solicitar a planeación
de la hoja de vida del referente para la el acompañamiento Fortalecimiento en la
indicador la cual define las medición del para la formulación de metodologia
unidades de medida y los proceso las hojas de vida de utilizada para la
parametros los indicadores formulación de los
indicadores
 de la hoja de vida del referente para la
indicador la cual define las medición del
unidades de medida y los proceso
parametros

Someter a aprobación
las hojas de vida de Conocimiento de la
indicadores por los Dirección de los
lideres del proceso indicadores del
proceso

Remitir a OAP para

su adopción y
publicación

Conocimiento de
funcionarios y
contratistas de la
medición del
proceso

El Grupo Auditor Interno

refiere la observación o no
conformidad potencial a la
situeción de inexequibilidad
de la norma derivada de la
sentencia y referida en el Incluir la
procedimiento OAM que a Desactualización Actualización del actualización
pesar de mantener el del Procedimiento Procedimiento correspondiente en
termino original de sesenta SIGESPU
dias, requiere de
actualización dentro del
procedimiento de
concertación de Planes
Parciales.

OCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión de
l de servicio No Conforme; VRAR: Valoración de Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fis
ora

Puntajes base de Evaluación:

as de calculo automático Puntaje base de evaluación de cumplimiento
n suministrada en el informe Puntaje base de evaluación de avance
ormato fecha: Día Mes Año Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Fila de Totales Avance del plan de Mejoramiento

Descripción de Propósito de la
Causas Efecto
Acciones acción

Ajustar y actualizar los

siguientes
procedimientos:
Documentos del 1. Asesoría Técnica
desarrollo de las para el Fortalecimiento
Procedimientos actividades que no de la Capacidad de Fortalecimiento a los
desactualizado están relacionados Gestión Ambiental procedimientos
en los procedimiento Municipal OAM-PR-20.
ni en el Sigespu 2. Reglamentación de
Corrientes Superficiales
OAM-PR-04.
 1. Ajustar el
procedimientos
Concertación de Fortalecimiento a los
proyectos de procedimientos
formulación, ajuste y Que los funcionarios y
revisión del POT OAM- contratistas del grupo
Insuficiente toma de El procedimiento
PR-02 y su lista de de ordenamiento
conciencia hacia la debida OAM-PR-02 se
Chequeo territorial conozcan el
aplicación del procedimiento implementa
2. Socializar el procedimiento para su
e incluso éste se olvida. parcialmente
"Procedimiento para la aplicación y conozcan
concertación de las implicaciones de
proyectos de aplicar parcialmente el
formulación, ajuste y procedimiento
revisión del POT OAM-
PR-02

Que los funcionarios y

contratistas de la
Respuestas fuera de DGOAT y DMMLA
tiempo a los trámites Socializar el conozcan el
y derechos de procedimiento GSC-PR- procedimiento para su
Aplicación incorrecta del petición que se 02 Atención y aplicación y conozcan
procedimiento GSC-PR-02 radican en la s seguimiento a derechos las implicaciones de
Atención y seguimiento a Direcciones que de petición a los responder tardíamente
derechos de petición. hacen parte de funcionarios y los derechos de
proceso de contratistas de la petición y demás
Ordenamiento DGOAT y DMMLA trámites que ingresan
Ambiental a la corporación y que
requieren respuesta de
ésta.
Variación del estado de las Se deben implementar
plantaciones por el tiempo Diferencia entre las acciones tendientes a
transcurrido entre cantidades expuestas mejorar en la planeación Fortalecer los aspéctos
determinación en campo de en los estudios de las necesidades en de planeación a la luz
requerimiento - estudios previos y ejecución los estudios previos, del procedimiento
previos vrs inicio de real a la luz del preveer los aspectos de OAM -PR -06
actividades de ejeucicòn del contrato cambios dados por la
contrato. naturaleza

Solicitar capacitación
a talento humano
acerca de los
documentos
relacionados con SG-
SST y socialización de
el profesiograma y
Falta de conocimiento e matriz de autoridades Conocimiento por
interiorización del sistema Desconocimiento y respondabilidades parte de los
por parte de los lideres del por parte de los por parte del grupo de funcionarios acerca
proceso y profesionales funcionarios de mejora OAM y realizar de sus funciones,
acerca de la matriz de documentación un instrumento de responsabilidades y
responsabilidades y relacionada con verificación que me nivel de autoridad
profesiograma de la SG-SST. permita establecer el ante el sistema SG-
entidad SG-SST. grado de el resultado SST.
de la socialización..
 1. Botiquin con
Falta de supervisión y revision medicamentos vigentes
de los elementos que Atencion adecuada
Dificultad en la
contiene el botiquin y 2. frente a posibles
respuesta efectiva
actualizacion del listado de los Relacion de funcionarios emergencias o
ante cualquier
servidores publicos que y contratistas que prevenir o mitigar
emergencia.
laboran en el tercer piso de la laboran en el tercer piso situaciones adversas.
oficina principal de la CAR. de la oficina principal de
la CAR.

OCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión de
l de servicio No Conforme; VRAR: Valoración de Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fis
ora

Puntajes base de Evaluación:

as de calculo automático Puntaje base de evaluación de cumplimiento
n suministrada en el informe Puntaje base de evaluación de avance
ormato fecha: Día Mes Año Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Fila de Totales Avance del plan de Mejoramiento
CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE CUND
PLAN ÚNICO DE MEJORAMIENTO - PUM

Cantidad de Fecha de Fecha de Plazo en

Denominación de la Fecha de
Descripción de las Medida de Suscripción Culminación Semanas de
Unidad de Medida Iniciación de
Actividades las de la de la cada
de las Actividades la Actividad
Actividades Actividad Actividad Actividad

Capacitaciones sobre
# capacitaciones 2 25-Aug-15 31-Aug-15 30-Oct-15 9
los sistemas de calidad

Talleres sobre
actualizaciones de
# talleres 2 25-Aug-15 31-Aug-15 30-Oct-15 9
documentacion del
sistema

reuniones periodicas
# reuniones 2 25-Aug-15 31-Aug-15 30-Oct-15 9
del grupo

Realizar capacitaciones
, talleres y
socializaciónes de las
# talleres o
normas y elementos 2 25-Aug-15 31-Aug-15 30-Oct-15 9
capacitaciones
que conforman la
documentación del
sistema de calidad

Ajustar el sistema SAE ajuste sistema 1 25-Aug-15 31-Aug-15 31-Oct-15 9

Designar funcionarios
para el grupo de # Memorando 1 25-Aug-15 31-Aug-15 31-Oct-15 9
mejora

Remitir a la OAP la
nueva estructura del #Memorando 1 25-Aug-15 31-Aug-15 31-Oct-15 9
grupo de mejora

Solicitar Capacitación a
la Oficina Asesora de #Memorando 1 25-Aug-15 31-Aug-15 31-Oct-15 9
Planeación

Realizar talleres y
socializaciónes de los
elementos que
# listas asistencias 2 25-Aug-15 31-Aug-15 31-Oct-15 9
conforman la
documentación del
proceso

Realizar mesas de
trabajo con el lider del
#listas de
proceso y dueños de 2 25-Aug-15 31-Aug-15 31-Oct-15 9
asistencia
los procedimientos para
efectuar los ajustes

Socializar los ajustes a #listas de

2 24-Jan-00 31-Aug-15 31-Oct-15 9
las areas de trabajo asistencia
Realizar el cronograma
y socializar con los
#cronograma 1 25-Aug-15 31-Aug-15 31-Oct-15 9
funcionarios y
contratistas

Informar a los equipos

de trabajo sobre el
#Memorando 1 25-Aug-15 31-Aug-15 31-Oct-15 9
cronograma de revisión
de la documentación

Solicitar Capacitación a
la Oficina Asesora de #Memorando 1 25-Aug-15 31-Aug-15 31-Oct-15 9
Planeación

Realizar talleres y
socializaciónes de el
#talleres 2 25-Aug-15 31-Aug-15 31-Oct-15 9
adecuado manejo de
los residuos solidos

Realizar verificación
mensual a los
# Actas de reunión 12 25-Aug-15 31-Aug-15 31-Oct-15 9
diferentes programas
ambientales

1.memorando
1. Enviar memorando.
proyectado/memor 1 1-Sep-15 2-Sep-15 31-Oct-15 8
ando enviado.
 2. capacitación
convocada/capacit
2. Realizar capacitación ación/capacitación
sobre eluso de realizada 2 1-Sep-15 2-Sep-15 31-Oct-15 8
elementos de
protección personal

1. Enviar memorando. 1.memorando

proyectado/memor
3. Verificar el ando enviado.
cumplimiento de la
apertura.
1 1-Sep-15 2-Sep-15 31-Oct-15 8

2. Realizar capacitación 2. capacitación

sobre el manejo convocada/capacit
documental del ación/capacitación
procedimiento realizada

2 1-Sep-15 2-Sep-15 31-Oct-15 8

3. Verificar el 3 Visita para

cumplimiento de la verificar No. De
apertura. municipios de
Dirección Regional
/No. De municipios
verificados

1 1-Sep-15 2-Sep-15 31-Oct-15 8

1. elaborar visita de 1. Una Vistita
campo

1 1-Sep-15 2-Sep-15 31-Oct-15 8

2. Un informe
2. elaboración de técnico
informe

1 1-Sep-15 2-Sep-15 31-Oct-15 8

Verificación y
unificación de los #acta de reunión 1 1-Sep-15 2-Sep-15 31-Oct-15 8
indicadores de gestión

Realizar socializaciones
a los Directores #listas de
2 1-Sep-15 2-Sep-15 31-Oct-15 8
involucrados en el asistencia
Proceso OAM

Solicitar
acompañamiento a la # Memorando 1 1-Sep-15 2-Sep-15 31-Oct-15 8
OAP
 Socializar y firmar el
acta de aprobación de # listas asistencias 1 1-Sep-15 2-Sep-15 31-Oct-15 8
los indicadores

Solicitar a la OAP la
publicación de los # Memorando 1 1-Sep-15 2-Sep-15 31-Oct-15 8
indicadores del proceso

Solicitud Lider del

Proceso de
Ordenamiento
Ambiental a la Oficina Comunicación
1 10-Sep-15 10-Sep-15 11-Sep-15 0
de Planeación, para la Interna
actualización del
procedimiento OAM-
PR-03 en SIGESPU.

139

sadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percep
GR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único PMU

base de Evaluación:
ase de evaluación de cumplimiento
ase de evaluación de avance
ento del Plan de Mejoramiento
el plan de Mejoramiento

Cantidad de Fecha de Fecha de Plazo en

Denominación de la Fecha de
Descripción de las Medida de Suscripción Culminación Semanas de
Unidad de Medida Iniciación de
Actividades las de la de la cada
de las Actividades la Actividad
Actividades Actividad Actividad Actividad

Ajustar y actualizar los

siguientes procedimientos:

1. Asesoría Técnica para

el Fortalecimiento de la
Capacidad de Gestión
Ambiental Municipal OAM-
PR-20.incluyendo: -la
Metodología de
seguimiento de evaluación
del plan de acción y
agendas ambientales
Dos (2)
municipales. - Guía para la
Procedimientos
implementación de la
matriz del plan de acción
ajustados y 1 12-Jul-16 1-Sep-16 30-Nov-16 13
actualizados.
de las agendas
ambientales municipales. -
Guía para la
implementación de la
matriz de seguimiento a la
gestión y avance de las
metas físicas del plan de
acción
2. Reglamentación de
Corrientes Superficiales
OAM-PR-04, incluyendo
los formatos que se
utilizan en éste.
1. Ajustar el procedimiento
Concertación de
proyectos de formulación,
ajuste y revisión del POT
Un (1) procedimiento
OAM-PR-02 y su lista de
ajustado OAM-PR-
Chequeo
02
2.Socializar el
"Procedimiento para la
y Una (1) 1 12-Jul-16 1-Sep-16 30-Nov-16 13
socialización del
concertación de proyectos
procedimiento OAM-
de formulación, ajuste y
PR-02
revisión del POT OAM-PR-
02" a los integrantes del
grupo de ordenamiento
territorial

Realizar un Taller de
socialización del
procedimiento GSC-PR-02
Un taller de
Atención y seguimiento a
socialización
1 12-Jul-16 1-Sep-16 30-Nov-16 13
derechos de petición a los
funcionarios y contratistas
de la DGOAT y DMMLA
Realizar un taller sobre los
aspectos tecnicos a tener
en cuenta a la luz de la
generación de estudios Un Taller 1 12-Jul-16 1-Sep-16 30-Nov-16 13
previos en el marco del
procedimientoOAM - PR -
06.

1. Solicitar capacitación
a talento humano
acerca de los
documentos
relacionados con SG-
SST.
2. Socialización de el
profesiograma y matriz
de autoridades y
respondabilidades por Taller de
parte del grupo de capacitación y 2 12-Jul-16 1-Sep-16 30-Nov-16 13
mejora OAM. encuesta
3. Realizar una
evaluación para
verificar la efectividad
de la la socialización y
el aporte al proceso.
 1. Botiquin
conteniendo los
medicamentos y
1. Revisión semestral de la
elementos de
fecha de vencimiento de
acuerdo a guía
mendicamentos y cambio
GHU-PN-01-GI-30 y
de los mismos.
que esten vigentes
2 . Actualización
2 12-Jul-16 1-Aug-16 30-Nov-16 17
2 . Listado
semestral de los listados
actualizado de
de servidores públicos
servidores publicos
que laboran en el tercer
que laboran en el
piso oficina principal Car.
tercer piso de la
oficina principal de la
CAR.

82

sadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percep
GR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único PMU

base de Evaluación:
ase de evaluación de cumplimiento
ase de evaluación de avance
ento del Plan de Mejoramiento
el plan de Mejoramiento
L DE CUNDINAMARCA - CAR -
MIENTO - PUMI
Fecha de Evaluación:

Porcentaje Puntaje Puntaje Efectividad de la Acción

Avance Puntaje y/o Actividad
de Avance Logrado por Atribuido a
Físico de Logrado por Líder / Área /
Físico de las las
Ejecución de las Proceso
Ejecución de Actividades Actividades
las Actividades Responsable
las Vencidas Vencidas
Actividades (PLA) SI NO
Actividades (PLAV) (PAAVI)

Director
2 100% 9 9 9 DMMLA
-SIGESPU

Director
2 100% 9 9 9 DMMLA -
SIGESPU

Director
2 100% 9 9 9
DMMLA

Director
2 100% 9 9 9 DMMLA -
SIGESPU

Director
1 100% 9 9 9 DMMLA -
SIGESPU
1 100% 9 9 9

1 100% 9 9 9

Director
1 100% 9 9 9 DMMLA -
SIGESPU

2 100% 9 9 9

2 100% 9 9 9

2 100% 9 9 9

Director
DMMLA -
SIGESPU
 Director
DMMLA -
1 100% 9 9 9 SIGESPU

1 100% 9 9 9

1 100% 9 9 9

Director
2 100% 9 9 9 DMMLA -
SIGESPU

12 100% 9 9 9

1 100% 8 8 8

Director
DMMLA -
SIGESPU
 Director
DMMLA -
SIGESPU

2 100% 8 8 8

1 100% 8 8 8

2 100% 8 8 8
Director
DMMLA -
SIGESPU

1 100% 8 8 8
1 100% 8 8 8

DGOAT

1 100% 8 8 8

1 100% 8 8 8

2 100% 8 8 8

Director
DMMLA -
1 100% 8 8 8 SIGESPU
 DMMLA -
SIGESPU

1 100% 8 8 8

1 100% 8 8 8

1 100% 0 0 0

16 139 139 139

rencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo an
lica; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas

iento Único PMU

PBEC 139
PBEA 139
 CPM = Prava / PBEC 100.00%
AP = PLAI/ PBEA 100.00%

Fecha de Evaluación:

Efectividad de la Acción
Porcentaje Puntaje Puntaje
Avance Puntaje y/o Actividad
de Avance Logrado por Atribuido a
Físico de Logrado por Líder / Área /
Físico de las las
Ejecución de las Proceso
Ejecución de Actividades Actividades
las Actividades Responsable
las Vencidas Vencidas
Actividades (PLA) SI NO
Actividades (PLAV) (PAAVI)

Director
1 100% 13 13 13 Técnico
DMMLA
 Director
1 100% 13 13 13 Técnico
DMMLA

Director
1 100% 13 13 13 Técnico
DMMLA
 Director
1 100% 13 13 13 Técnico
DMMLA

Director
1 50% 6 6 13 Técnico
DMMLA
 Director
1 50% 9 9 17 Técnico
DMMLA

5 67 67 82

rencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo an
lica; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas

iento Único PMU

PBEC 82
PBEA 82
CPM = Prava / PBEC 81.52%
AP = PLAI/ PBEA 81.52%
 31-Dec-16

Proceso /
Proyecto / Tipo de
Fecha de la Indicador de Estado: En ejecución -
Programa / Fuente Acción: C, Con memorando radicado
Fuente Cumplimiento Cerrada
Convenio / AC, AP, AM No.20153134948 del 07/10/15
Contrato dirigido al Jefe Oficina Asesora
de Planeación – OAP se solicitó
la capacitación Y realizacion de
talleres en sistemas de calidad a
los integrantes del grupo de
Cerrada Con
mejora memorando
OAM. Se radicado
realizo
No.20153134948 del 07/10/15y
capacitación a funcionarios
dirigido al Jefe
contratista asi:Oficina
La Asesora
primera
de Planeacióndurante
capacitacion – OAP lasesemana
solicitó
la capacitación
SIGESPU very lista
realizacion de
asitencia
talleres
Sept 16en delsistemas
2015 y de la calidad
segunda a
los integrantes
se llevo a cabo del grupo
en Abril 29 delde
Cerrada mejora
2016. verOAM. Se realizo los
lista asistencia.
talleres con funcionarios y
contratista asi: El primer taller
durante la semana SIGESPU
ver lista asitencia Sept 16 del
Cumplida
2015 y el . segundo
Se realizaron
se llevodosa
reuniones
cabo en Abrilcon 29 deltodos los
2016. ver
integrantes del grupo de mejora
lista asistencia.
para aprobacion del
procedimiento de Planes
Cerrada Parciales y aprobacion y
socializacion de los
Indicadores , riesgos y
procedimientos del proceso
OAM se generaron las actas
de Sept 07 y 30 del 2015.

Con memorando radicado

No.20153134948 del 07/10/15
dirigido al Jefe Oficina Asesora
de Planeación – OAP se solicitó
la capacitación Y realizacion de
Cerrada talleres en sistemas de calidad a
los integrantes del grupo de
mejora OAM. se realizo
capacitación el 29 abril y el 7 de
Marzo de 2016.
Se realizo el ajuste en el SAE y
con memorando radicado No.
20163113577 del 26/04/16 se
le informo a las Direcciones
Cerrada. Regionales de los Ajustes
realizados en el SAE del
Programa de Uso Eficiente y
Ahorro del Agua.
 Cumplida . Con memorando
radicado No.20153130328 del
27/08/15 enviado a la Oficina
Cerrada Asesora de Planeación se
actualizo la conformación del
grupo de mejora del Proceso
OAM.

Cumplida .Con memorando

radicado No.20153130328 del
27/08/15 enviado a la Oficina
Cerrada Asesora de Planeación se
actualizo la conformación del
grupo de mejora del Proceso
OAM.

Con memorando radicado

No.20153130328 del 27/08/15
se solcito las capacitaciones.
Cerrada Pendiente nos envien la
programacion de las
capacitaciones.

Se realizo taller de socialización

de proceso de ordenamiento
ambiental, procedimientos,
cerrada riesgos e indicadores. Se
adjunta listado de asistencia del
día 15 de Octubre de 2016.

Se realizaron mesas de trabajo

con los lideres del proceso y
dueños de los procedimientos
para efectuar los ajustes y
cerrada aprobar procedimientos. Se
adjunta lista de asistencia del 18
de Septiembre de 2015 y 27 de
Octubre.

Se realizo socialización de
documentación sigespu el dìa
cerrada 30 de Septiembre de 2015. se
adjunta acta de reunión.
 se adjunta cronograma de
cerrada ajuste de procedimientos del
año 2015.

Se remitio correo electronico

indicado las fechas de
Cerrada socialización y memorando
20153132852 del 17 de
Septiembre.

se evidencia listado de
asistencia del 7 de marzo de
Cerrada 2016 sobre gestión ambiental

Se verifica listado de asitencia

de fecha 18 de septiembre de
2015 referente al uso de
elementos de protección
Cerrada personal y listado de asistencia
del personal a la semana del
SIGESPU realizada el 29 de
septiembre de 2015

Se convoco a reunion al
personal del piso tercero para
realizar la inspección conjunta
del cumplimiento de los
Cerrada programas ambientales por
todos los funcionarios y
contratistas.Ver lista asistencia
Sept
El 3015dedelNoviembre
2015. del 2015
todos los supervisores de
contratos asistieron a la
capacitacion convocada con
memorando radicado
Cerrada 20153139233 del 19 de
Noviembre de 2015 referente al
cumplimiento de normas de
seguridad por parte de
contratistas y subcontratistas .
 se verifica listado de asitencia
del día 18 de septiembre de
2015 de la capacitación sobre
uso de elementos de protección
personal,
Se evidencia memorando
20153139233 del 19 de
Cerrada noviembre de 2015, pero no se
anexa soporte de haber
realizado la capacitación en la
fecha prevista.
No obstante se propuso una
sola actividad y en ese orden de
ideas la actividad
Con memorando radicadoestaría
No.:
cumplida
20163107234 del 04/03/2016 se
solicitó al Director Regional –
DRSC la apertura de la serie
Cerrada documental 909-157
Evaluación, Prevención y
Control de los Factores de
Deterioro Ambiental (Por
Municipio).

La primera capacitacion se
realizo el 18 de Sept - 2015 por
parte de DGOAT ver lista
asistencia de esa fecha . La
segunda capacitacion se hizo en
Noviembre 30 del 2015 por
parte de la oficina de talento
Cerrada humano del sistema de gestión
en seguridad y salud en el
trabajo para supervisores de
contrato y convenios la cual se
convoco con memorando
20153139233 del 19 de
Noviembre de 2015.

El director regional de Sabana

Centro con memorando
radicado No. 09163100438 del
18/04/16 informa que dio
apertura a la serie documental
909-157 Evaluación, Prevención
Cerrada. y Control de los Factores de
Deterioro Ambiental (Por
Municipio), y corresponde al
arquitecto Carlos Alberto Russi
Quiroga, profesional
especializado (enlace de
planeación), el manejo de esta.
 Cumplida .Se realizó la visita de
campo el día 07 de Septiembre
del 2015, generándose el
informe técnico DRRN 025 del
15 de Sept del 2015 con el cual
Cerrada se subsana la falta de
información al elaborar el
informe DRRN 015 de Abril 09
del 2015.

Cumplida. Se realizó la visita de

campo el día 07 de Septiembre
del 2015, generándose el
informe técnico DRRN 025 del
15 de Sept del 2015 con el cual
Cerrada se subsana la falta de
información al elaborar el
informe DRRN 015 de Abril 09
del 2015.

Cumplida . Con memorando

radicado No.20153134253 del
30/09/15 se envió los ajustes de
la documentación a la oficina
asesora de planeación. se
Cerrada adjuntaron archivos de: Matriz
de Riesgos de Gestión 2015.
Caracterización Proceso
Ordenamiento Ambiental,
Políticas de Operación, Ajuste
Hojas Indicador Proceso OAM

Se socializo con el director de

DGOAT Y DMMLA que están
Cerrada involucrados en el Proceso
OAM. Existe lista asistencia.

Cumplida . Se solicitó
acompañamiento de SIGESPU
Cerrada para la formulación de los
indicadores
 Se socializo y se firmó el acta
de aprobación de los
Cerrada indicadores. Existe lista
asistencia. Se adjunta lista de
asistencia

Cumplida . Con memorando

radicado No.20153134253 del
30/09/15 se envió los ajustes de
la documentación a la oficina
asesora de planeación. se
Cerrada adjuntaron archivos de: Matriz
de Riesgos de Gestión 2015.
Caracterización Proceso
Ordenamiento Ambiental,
Políticas de Operación, Ajuste
Hojas Indicador Proceso OAM

Cumplida. Se actualizo el
Cerrada
procedimiento ver en Dell

cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales
R: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.

OBSERVACIONES:
Elaboró:
Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:

31-Dec-16

Proceso /
Proyecto / Tipo de
Fecha de la Indicador de Estado: En ejecución -
Programa / Fuente Acción: C,
Fuente Cumplimiento Cerrada
Convenio / AC, AP, AM
Contrato

AC Cerrada
AC Cerrada

AC Cerrada
AC Cerrada

AC Cerrada
 AC Cerrada

cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales
R: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.

OBSERVACIONES:

Elaboró:
Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:
 Seguimiento OCIN

se verifica acta del grupo de mejra del

7 de septiembre de 2015

Se verifica y adjunta memorando

20153134948 del 07-10-2015, donde
se solcita a la oficina asesora de
planeación la capacitación sistemas
de calidad integrantes grupo mejora
OAM, pendiente la programación de
las capacitaciones

Se suministra el Formato
Requerimiento de Desarrollo y/o
Soporte de Aplicaciones informáticas
para el ajuste del SAE acerca de los
PUEAA
se verifica el memorando
20153130328 de fecha 27 de agosto
de 2015, dirigido a la OAP a fin de
informar la actualizacion y
conformación grupo de mejora
Proceso OAM.

se verifica el memorando
20153130328 de fecha 27 de agosto
de 2015, dirigido a la OAP a fin de
informar la actualizacion y
conformación grupo de mejora
Proceso OAM.

se verifica acta de fecha 30 de

septiembre de 2015 en el consta
capacitación en aprobación,
caracterización del proceso,
indicadores, riesgos, políticas de
operación procedimientos para el
grupo de mejora.
Se verifica listado de socialización del
procedimiento de reiesgos e
indicadores de fecha 15 de octubre de
2015.
Se recomienda dejar las evidencias en
el archivo corerspondiente.

se verifican 3 listados de asistencia

correspondeintes a revisión y ajustes
de procedimientos dl 18 de septimbre,
se
y dosverifica
del 27 deacta de de
cotubre fecha
201530 de
septiembre de 2015 en el consta
capacitación en aprobación,
caracterización del proceso,
indicadores, riesgos, políticas de
operación procedimientos para el
grupo de mejora.
Se verifica listado de socialización del
procedimiento de reiesgos e
indicadores de fecha 15 de octubre de
2015.
Se recomienda dejar las evidencias en
el archivo corerspondiente.
se verifica memorando 20153132852
del 17 de septiembre de 2015, en el
que se solcita revuisión y ajuste para
la actualización de los procedimientos
de la dependencia enviado a los
funcionarios de la misma. Como fecha
programada se dejó para el 22 de
septiembre, sin emabargo no se
realizó cronograma

se verifica memorando 20153132852

del 17 de septiembre de 2015, en el
que se solcita revuisión y ajuste para
la actualización de los procedimientos
de la dependencia enviado a los
funcionarios de la misma. Como fecha
programada se dejó para el 22 de
septiembre, sin emabargo no se
realizó cronograma

Se evidenciaron soportes suficientes,

se valorara en la medicion de la
efectiviadad

Se evidenciaron soportes suficientes,

se valorara en la medicion de la
efectividad

Se evidencia en el archi vo de
evidencias faltantes, la lista de
asistencia se encuentra en la Oficina
de Talento Humano
Se evidenciaron soportes suficientes,
se valorara en la medicion de la
efectividad

se verifica el memorando
20163107234 del 04-03-2016 sobre la
apertura de la serie documental

Se evidencia en el archi vo de
evidencias faltantes
aboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP:
 Observación Oficina Seguimiento OCIN

Cumplida: Con memorandos

DMMLA radicados 20163142057
del 05/12/16 el líder del proceso
OAM remitió el procedimiento
Asesoría Técnica para el
Fortalecimiento de la Capacidad
CUMPLIDA: Se evidencian
de Gestión Ambiental Municipal
en la plataforma SIGESPU
OAM-PR-20 y con memorando
radicado 20173103797 del
30/01/2017 el procedimiento de
Reglamentación de Corrientes
Superficiales OAM-PR-04. con
cinco anexos.
1. Cumplida: Con memorando
DMMLA radicado 20163142057
CUMPLIDA: Se actualizó el
del 05/12/16 , el líder del proceso
procedimiento y la lista de
OA remitió a la OAP el
chequeo, la socialización
procedimientos Concertación de
se realizó vía correo
proyectos de formulación, ajuste y
electrónico cuando se
revisión del POT OAM-PR-02 y su
comuncó el ajaste en
lista de Chequeo .
SIGESPU.

Cumplida :Con Memorando

DGOAT 20163130750 se solicitó
a DAF-Gestión Documental y
Dirección de Cultura Ambiental y
Servicio al Ciudadano un
CUMPLIDA: Se realizaron
profesional para realizar el taller.
los talleres de capacitacion
Con SIDCAR de DGOAT
a funcionarios y
20163132380 del 20/09/2016 se
contratistas asi
convoco a todos los funcionarios y
:Funcionarios y contratistas
contratistas a la capacitación en
DMMLA en Octubre 20
Derechos de Petición. Se
-16 y a Funcionarios y
realizaron los talleres de
contratistas DGOAT en
capacitacion a funcionarios y
Octubre 28 -16
contratistas asi :Funcionarios y
contratistas DMMLA en Octubre
20 -16 y a Funcionarios y
contratistas DGOAT en Octubre
28 -16 Ver lista de asistencias
Cumplida : Mediante memorando
DGOAT 20163132922 del
23/Septiembre/2016 se solicitó a
Secretaría General el apoyo con EN EJECUCIÓN, En la
presentación de la
un profesional para realizar el
capacitación se evidenica que
taller. Se realizo un talleres de los temas tratados fueron :
capacitacion a funcionarios y contratación estatal, temas
contratistas de DGOAT en legales y generales.
Octubre 28 -16 . (Ver lista de
asistencia) La actividad es: "Realizar un
La capacitación se dio en taller sobre los aspectos
contratación estatal, temas legales tecnicos a tener en cuenta a
la luz de la generación de
y generales no es "Realizar un
estudios previos en el marco
taller sobre los aspectos tecnicos del procedimientoOAM - PR -
a tener en cuenta a la luz de la 06."
generación de estudios previos en
el marco del procedimientoOAM -
PR - 06."

Cumplida :1. Se realizo la

capacitación el día 29 de agosto
de 2016 como lo evidencian las
listas de asistencia.
2. Se realizó la socialización del
EN EJECUCIÓN,
profesiograma y matriz de
pendiente la realización de
autoridades y responsabilidades
la encuesta de medición de
por parte del grupo de mejora
la efectividad de lac
OAM.
apacitación.
3. La evaluación se realizará el día
28 de octubre de 2016 en reunión
que se programó mediante
memorando DGOAT No.
20163134410.
 Cumplida :El botiquín
Cumplida :El botiquín cuenta con
cuenta con todos los
todos los elementos vigentes y
elementos vigentes y con
con la lista de asistencia
la lista de asistencia
actualizada.
actualizada.

aboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP:

PM DE AUDITORIA EXTERNA DE CALIDAD DEL 19 ACTUBRE DE 2015

Código
CGR/Subsistema
No. de H, NC, Descripción del Hallazgo / No Conformidad /
Consecutivo MECI/Numeral de
OB, INC, FA, Observación / Inconsistencia / Oportunidad de
de Acciones la norma ó
OM Mejora / Función de Advertencia
numeral del
informe

1
2 Se identifican desviaciones a los controles
operacionales establecidos por la organización
para algunos de sus riesgos, como es el caso
de:
Durante la visita a la bodega de almacenamiento
de material incautado en la Regional Ubaté se
evidencia:
• La altura de almacenamiento de los productos
incautados (carbón vegetal) toca el techo de la
bodega en por lo menos una sección, llegando
aproximadamente a 5 metros de altura, sin
estibas de almacenamiento; adicionalmente no
se mantienen distancias de seguridad entre las
paredes de la bodega y producto almacenado;
se encuentran guantes deteriorados sin
disposición en la bodega; estás condiciones
pueden generar un accidente durante las
labores de manipulación de los productos
almacenados.
Durante la visita a la regional del Alto
Magdalena se encuentra que:
• Si bien la organización ha implementado el uso
de maletines ergonómicos para los funcionarios
que realizan visitas en campo, se observa que
éstos aún mantienen la costumbre de caminar
con objetos en las manos como son GPS,
tablets o libretas de notas, aumentando el riesgo
de caída del mismo nivel.
• Se encuentran varios tableros eléctricos sin
señalización de riesgo eléctrico y sin
señalización del voltaje máximo que contienen.
• Se tiene a disposición del personal que lleva
su almuerzo un comedor dentro de la bodega,
donde se almacenan productos químicos
peligrosos, así como los implementos para el
4.4.6 OHSAS decomiso de animales, los cuales representan
1
18001:2007 riesgo biológico.
En la regional Tequendama se encontró que:
• Existe un muro perimetral contiguo a la puerta
de entrada y que da a la zona de parqueo, el
3 cual está agrietado y presenta falla en su
estructura.
En la regional La Calera se encontró que:
• Se tiene un deficiente manejo de la
iluminación: se observan luminarias en mal
estado y sin difusores, sin los tubos completos,
con tubos fundidos y/o en mal estado;
adicionalmente, los funcionarios no siempre
utilizan las lámparas que inciden directamente
sobre la superficie de trabajo.
En el Laboratorio Ambiental se encuentra que:
• Si bien el personal de lavado de materiales por
propia conciencia utiliza protección de cara
completa durante la manipulación de los ácidos
utilizados para el enjuague de parte del material,
 iluminación: se observan luminarias en mal
estado y sin difusores, sin los tubos completos,
con tubos fundidos y/o en mal estado;
adicionalmente, los funcionarios no siempre
utilizan las lámparas que inciden directamente
sobre la superficie de trabajo.
En el Laboratorio Ambiental se encuentra que:
• Si bien el personal de lavado de materiales por
propia conciencia utiliza protección de cara
completa durante la manipulación de los ácidos
utilizados para el enjuague de parte del material,
4 el uso de dicha protección no se encuentra
establecido en el procedimiento correspondiente
a la actividad: “Procedimiento de lavado de
material” GAM-POE-36 Versión 10.
• Se encuentra en la caseta de gases presencia
de cilindros de gases comprimidos sin anclar a
la pared.
• En el área de análisis se encuentra el
cielorraso en mal estado, con riesgo de caída de
objetos sobre las mesas donde se manipulan
sustancias químicas peligrosas.
Lo anterior incumple con el requisito 4.4.6., de la
norma OHSAS 18001:2007, que estipula que la
organización debe implementar controles para
todas aquellas actividades o situaciones que
impliquen riesgos.

5
6

Se identificaron fallas en la planificación para

emergencias establecida por la organización,
por cuanto:

• No se evidencia que se hayan realizado en el

último año pruebas periódicas a los
procedimientos ante situaciones de emergencia
ambiental en la oficina principal ni en las sedes
regionales.
• Tampoco se evidencia que en el plan de
 Se identificaron fallas en la planificación para
emergencias establecida por la organización,
por cuanto:

• No se evidencia que se hayan realizado en el

último año pruebas periódicas a los
procedimientos ante situaciones de emergencia
ambiental en la oficina principal ni en las sedes
regionales.
• Tampoco se evidencia que en el plan de
emergencias se incorporen disposiciones ante
algunas situaciones de emergencias
ambientales, por ejemplo, rotura de tubería de
aguas servidas, rompimiento de luminarias,
4.4.7 ISO
entre otros.
14001:2004 -
2 • En la sede de la regional Alto Magdalena
OHSAS
(Girardot), se cuenta con un auditorio que se
18001:2007
utiliza para reuniones con la comunidad,
actividades del personal, etc. La puerta de este
auditorio abre hacia adentro y no existen otras
rutas o salidas para evacuar el auditorio.

Lo anterior incumple con el requisito 4.4.7 de

ISO 14001:2004 y de OHSAS 18001:2007, que
estabecen que la organización debe estar en
capacidad de responder frente a emergencias
ambientales y de SySO que sean previsibles, y
que los procedimientos de emergencia
establecidos para atender dichas emergencias
deben probarse de manera periódica.

2
 TOTALES

CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; R
Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia N
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida

Convenciones:

Columnas de calculo automático

Información suministrada en el informe
Celda con formato fecha: Día Mes Año
Fila de Totales

Actividades en ejecucón 27

PM DE AUDITORIA ITERNA DEL 05 AGOSTO DE 2015

Código
CGR/Subsistema
No. de H, NC, Descripción del Hallazgo / No Conformidad /
Consecutivo MECI/Numeral de
OB, INC, FA, Observación / Inconsistencia / Oportunidad de
de Acciones la norma ó
OM Mejora / Función de Advertencia
numeral del
informe

Durante la auditoria de los diferentes procesos

de la entidad se puedo evidenciar las siguientes
situaciones:
a. En la auditoria al proceso SIGESPU: La
entidad debe asegurarse que los documentos
de origen externo, que la CAR determina que
son necesarios para su para la planificación y la
operación del sistema de gestión se identifican y
que se controla su distribución. Al verificar la
1

Durante la auditoria de los diferentes procesos

de la entidad se puedo evidenciar las siguientes
situaciones:
a. En la auditoria al proceso SIGESPU: La
entidad debe asegurarse que los documentos
de origen externo, que la CAR determina que
son necesarios para su para la planificación y la
operación del sistema de gestión se identifican y
que se controla su distribución. Al verificar la
información del "Listado Maestro de
ISO 9001: 2008,
Documentos Externos" se observa que se
NTCGP
encuentra desactualizado ya que solamente
1000:2009
5 están identificados en 5 procesos: MEDICIÓN,
SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA
4.2.3 Control de
(OFICINA DE CONTROL INTERNO), GESTION
los documentos
TALENTO HUMANO, ORDENAMIENTO
2
AMBIENTAL (DGOAT - DMM), GESTIÓN DE LA
COMUNICACIÓN (OFICINA ASESORA DE
COMUNICACIONES), GESTIÓN DE TIC´S
(OFICINA TIC´S). Lo anterior implica que el
control de documentos no se efectúa conforme
los lineamientos establecidos bajo el
procedimiento GSG-PR-01 Versión 1.
(VER INFORME DE AUDITORIA PROCESO
GESTION SIGESPU).

No se ha identificado la normatividad de la
Numeral 4.3.2 de Secretaria Distrital de Ambiente aplicable para
6
No se ha identificado la normatividad de la
Numeral 4.3.2 de Secretaria Distrital de Ambiente aplicable para
la Norma ISO la sede central y laboratorio ambiental teniendo
14001 en cuenta que se encuentra situada en Bogotá;
a manera de ejemplo normas de vallas
6y7
7 publicitarias.
4.5.2 de la Norma
ISO 14001 De acuerdo a la entrevista existen
incumplimientos normativos en temas
ambientales a los cuales no se le ha hecho los
respectivos planes de mejoramiento.

10

11
12

13

No se evidencia la formulación e implementar

Planes de Gestión Integral de Residuos
Peligrosos con su respectivo plan de
contingencia, para garantizar la minimización,
gestión, manejo integral y monitoreo de los
14 residuos que genera. como lo establece la ley
1252 del 2008 como generador.
Durante la auditoria de los diferentes procesos
de la entidad se puedo evidenciar las siguientes
situaciones :
Dirección Regional Ubaté: Durante la revisión
de áreas llevada a cabo en la Regional Ubaté se
evidenció que en algunos puestos de trabajo se
dejan luces y pantallas de computador
encendidas, lo cual va en contravía con el
Numeral 4.4.6 de
programa de uso y ahorro eficiente de energía.
08 y 10 la Norma ISO
15 En la Dirección Regional Ubaté, se evidenció la
14001
disposición inadecuada de los residuos sólidos
en las canecas dispuestas para el reciclaje. Así
como el almacenaje inadecuado de los
elementos de sustancias de limpieza y aseo, ya
que estos se encuentran en el piso y el espacio
dispuesto para almacenarlos tiene piso cubierto
de alfombra y no hay estantes donde sea
posible clasificarlos correctamente.
En este mismo sentido, se evidenció en la
Regional Sabana Occidente que se encuentran
elementos de aseo almacenados con tóner
vacíos y papelería. Adicionalmente, se encontró
16 una sustancia de la cual no fue posible
evidenciar su ficha técnica y por ende la
manera de almacenarse.
 En este mismo sentido, se evidenció en la
Regional Sabana Occidente que se encuentran
elementos de aseo almacenados con tóner
vacíos y papelería. Adicionalmente, se encontró
16 una sustancia de la cual no fue posible
evidenciar su ficha técnica y por ende la
manera de almacenarse.

17

18

19

desconocimiento del SIGESPU

- Gestión estratégica: Auditado el procedimiento
20 de Gestión Internacional, versión 1 del 1 de
junio del 2015, se pudo evidenciar
desconocimiento por parte del responsable del
procedimiento y de su equipo de trabajo de
aspectos fundamentales y sustanciales del
SIGESPU.(Calidad, Ambiental, SISO, MECI))

- Proceso autoridad ambiental: Al realizar las

entrevistas al personal seleccionado de las
 desconocimiento del SIGESPU
- Gestión estratégica: Auditado el procedimiento
20 de Gestión Internacional, versión 1 del 1 de
junio del 2015, se pudo evidenciar
desconocimiento por parte del responsable del
procedimiento y de su equipo de trabajo de
aspectos fundamentales y sustanciales del
SIGESPU.(Calidad, Ambiental, SISO, MECI))

- Proceso autoridad ambiental: Al realizar las

entrevistas al personal seleccionado de las
Direcciones Regionales de Chiquinquirá, Ubaté,
Sabana Occidente se evidenció que no hay
suficiente apropiación en los temas relacionados
con los principios y valores; indicadores; riesgos
operacionales; documentos del sistema como
caracterización del proceso ; aspectos e
impactos; riesgos y peligros asociados al
proceso Autoridad Ambiental, así como
desconocimiento del programa de seguridad vial
por parte del personal encargado de la
21 mensajería de la Regional Ubaté.
6.2.2. ISO 9001 y
9 -De acuerdo con el Decreto 943 del 2014 y el
NTCGP 1000
Manual Técnico del MECI/2014, la fase de
conocimiento además de ser previa al proceso
de ajuste de esta herramienta de control, debe
también ser permanente de tal manera que los
servidores públicos conozcan los beneficios y
funcionalidades del modelo, de acuerdo con lo
anterior no se logro evidenciar un proceso de
capacitación para los funcionarios de las
provinciales sobre el MECI como componente
del SIGESPU. Igual situación se pudo identificar
para el caso del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión establecido a través del
Decreto 2482 de 2012.
No se evidenció evaluación de los procesos de
capacitación y socialización sobre los
componentes del SIGESPU (MECI-MIPYG-
CALIDAD), en términos de eficacia, eficiencia o
efectividad, de tal manera que los servidores
22 públicos tengan un nivel de comprensión de
como opera en la entidad estos tres
componentes y de que manera le aportan para
el desarrollo de sus labores y el logros de los
propósitos de la entidad.

23

Se evidencia falta de comunicación interna al

interior de la entidad en relación con asuntos
relacionados con el sistema, puntualmente con
lo relacionado a las sellos de calidad de la
compañía SGS, los cuales no pueden ser
24 11 }
usados en ningún documento de la entidad por
cuanto se encuentran suspendidos, situación
que no fue debidamente informada a las
dependencias y causo que al día de hoy se siga
haciendo uso de estos
 interior de la entidad en relación con asuntos
relacionados con el sistema, puntualmente con
lo relacionado a las sellos de calidad de la
compañía SGS, los cuales no pueden ser
24 11 }
usados en ningún documento de la entidad por
cuanto se encuentran suspendidos, situación
que no fue debidamente informada a las
dependencias y causo que al día de hoy se siga
haciendo uso de estos

25

Un elemento del Diagnostico del Mecí tiene que

ver con el de procesos de Seguimiento y
Evaluación, que inclúya la satisfacción del
Numeral 8.2.1 cliente y partes interesadas, a pesar de ser
NC NTCGP1000:200 declarada como cumplida, no se pudo
9; 1.2.1 del MECI evidenciar el instrumento, herramienta y
resultados de evaluaciones de esta satisfacción
del cliente, en cuanto a sus planes programas o
proyectos.
 Un elemento del Diagnostico del Mecí tiene que
ver con el de procesos de Seguimiento y
Evaluación, que inclúya la satisfacción del
Numeral 8.2.1 cliente y partes interesadas, a pesar de ser
NC NTCGP1000:200 declarada como cumplida, no se pudo
9; 1.2.1 del MECI evidenciar el instrumento, herramienta y
resultados de evaluaciones de esta satisfacción
del cliente, en cuanto a sus planes programas o
proyectos.

El proceso SIGESPU con SIDCAR

20144100416 declaro como cerrado el proceso
de ajuste y actualización del MECI-2014, sin
embargo se pudo evidenciar que existen
elementos del modelo que a la fecha de la
 El proceso SIGESPU con SIDCAR
20144100416 declaro como cerrado el proceso
de ajuste y actualización del MECI-2014, sin
embargo se pudo evidenciar que existen
elementos del modelo que a la fecha de la
auditoria aún no se han desarrollado e incluido
en la operación de la entidad, a manera de
Ejemplo:
* Numeral 1.1.1 del Modelo "Acuerdo,
Numeral 1.1.1 y Compromisos y Protocoles Éticos", no se ha
2.1.1 del MECI actualizado, ni realizado seguimiento al
componente de "Código de Buen Gobierno"
adoptado mediante Acta 23 del Comité de
Coordinación de Control Interno del 14 de
Noviembre del 2007.
* De igual manera se pudo establecer que en el
Diagnóstico del MECI se identificaron elementos
de Autoevaluación de proceso que aún no están
desarrollados e incluidos en la mejora continua
del SIGESPU.
 NTCGP 1000:2009 , ISO 9001:2008, requisito
8,2,3 procedimiento "INDICADORES DE
GESTIÓN POR PROCESOS". Durante la
auditoria se evidencio :
a. El MECI (Decreto 943 de 2014) y el Modelo
Integrado de Planeación y Gestión (Decreto
2482 del 2012), como componentes del
SIGESPU no tienen un adecuado seguimiento y
retroalimentación a los responsables de los
compromisos allí plasmados, encontrándose
elementos de estos que aún no se han
desarrollado, Ejemplo.
NTCGP
-El numeral 2.4.1 del MIPYG contempla la
1000:2009 , ISO
existencia de un Plan Estratégico de Recursos
9001:2008
Humanos que aún no existe y no se pudo
requisito
observar evidencia de requerimientos a la OGH
8,2,3
sobre el particular.
- El numeral 2.5.5 del MIPYG contempla el
deber de la organización de implementar un
Sistema de Gestión de Seguridad de la
Información, el cual aún no existe.
Así mismo se pudo establecer que en las actas
de comités de los años 2014 y 2015 en las
reuniones del equipo de trabajo estos dos
componentes (MECI-MIPYG) no son
desarrollados y sobre los mismos no hay
acciones que demuestren en el seguimiento a
los mismos y la mejora dentro del SIGESPU.
 b. No se evidencia las hojas de vida de los
indicadores, ni reporte de los mismos por lo cual
no se puede establecer si los métodos son
procedimiento apropiados para el seguimiento.
"INDICADORES
DE GESTIÓN c. en el paso a paso del procedimiento se
POR establece que "establecen los Indicadores de
PROCESOS" Eficiencia, Eficacia y Efectividad para los
procesos" algunos procesos en su
caracterización solo tienen de eficacia como es
el caso del proceso Gestión del SIGESPU

TOTALES
CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; R
Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia N
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida

Convenciones:

Columnas de calculo automático

Información suministrada en el informe
Celda con formato fecha: Día Mes Año
Fila de Totales
Actividades en ejecución 0

PM DE AUDITORIA ITERNA DEL 05 AGOSTO DE 2016

Código
CGR/Subsistema
No. de H, NC, Descripción del Hallazgo / No Conformidad /
Consecutivo MECI/Numeral de
OB, INC, FA, Observación / Inconsistencia / Oportunidad de
de Acciones la norma ó
OM Mejora / Función de Advertencia
numeral del
informe

La organización ha definido los recursos

necesarios para implementar y mantener el
Sistema de Gestión Ambiental, sin embargo se
evidencia que en almacén no se cuenta con el
4.4.1 ISO
1 NC 1 espacio y organización adecuada para el
14001:2004
almacenamiento temporal de residuos
especiales que fue solicitado al DAFP bajo el
memorando 20163124541 y a la fecha no se
cuenta con este recurso.
 Conforme a lo establecido en el Numeral 4.4.4.
Control de documentos de la NTC:ISO 14001
4.4.5 ISO 2004 no se pudo evidenciar como se previene el
2 NC 2
14001:2004 uso no intencionado de documentos obsoletos ,
para las tarjetas de emergencia en puntos de
uso como lo es el almacén.

No se evidencia actualizado el nomograma en

4.5.2 ISO cuanto no se ha contemplado la totalidad de la
3 NC 3
14001:2004 normatividad como es el caso del Decreto 1076
2015.
 No se evidencia actualizado el nomograma en
4.5.2 ISO cuanto no se ha contemplado la totalidad de la
3 NC 3
14001:2004 normatividad como es el caso del Decreto 1076
2015.

TOTALES

CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; R
Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia N
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida

Convenciones:

Columnas de calculo automático

Información suministrada en el informe
Celda con formato fecha: Día Mes Año
Fila de Totales
 Propósito de la
Causas Efecto Descripción de Acciones
acción

Determinar estrategias que

permitan clasificar y Identifcar la
establecer una disposición cantidad real de
final del recurso flora y recurso flora que
minimizar el volumen de debe almacenarse
manera a almacenar

Implementar
tecnicas de
apilamiento seguro
Establecer estrategias
en las áreas de
 Implementar
tecnicas de
apilamiento seguro
Establecer estrategias
en las áreas de
tecnicas para el
almacenamiento de
almacenaje seguro del
recurso flora con el
recurso flora y realizar
fin de evitar la
inspecciones periodicas
generacion de
que permitan garantizar la
condiciones
implementación adecuada
inseguras que
de los mismos
conlleven a un
estado de
emergencia,

Falta de un procedimiento o guia de

trabajo seguro para almacenamiento
de madera
No existe toma de conciencia por parte
del personal para implementar
controles operacionales frente a los
riesgos asociados por actividades. Falta de controles
Durante el mantenimiento a redes operacionales a pelogrops y
reisgos que púeden afectar
electricas no se han realizado la salud y seguridad de
mediciones de niveles de luxes que funcionarios, contratistas y
garanticen valores limites permisibles. visitantes Garantizar
Existen condiciones locativas que condiciones de
requieren intervencion pero estas se Establecer lugares seguros salubridad a
sugentan al plan de mantenimiento para el consumo de funcionarios y
preventivo el cual se implementa alimentos contratistas duante
segun el presupuesto aprobado para el consumo de
cada vigencia alimentos
Desarollar una estrategia
de socializacioa traves de Generar toma de
tips informativos para conciencia para
prevenir lesiones durante fomentar
las caminatas en terreno condiciones de
irregular en salidas a autocuidado
campo

Garantizar
condiciones de
Realizar adecuaciones
seguridad en los
locativas que permitan
lugares de trabajo
mejorar las condiciones de
con el fin de
los lugares de trabajo al
prevenir incidentes
interior de la Entidad
o accidentes
laborales
Actaulizar los Garantizar el uso
procedimientos del adecuado de
laboratorio indicando el uso elementos de
correcto de elementos de proteccción
proteccion personal personal con el fin
de evitar accidentes
de origen laboral

Garantizar la
ejecución de los
1. Documentar mediante un simulacros
plan de emergencia la ambientales y la guia
atención, antes, durante y que establezca las
despues de las situiaciones actividades a
potenciales de emergencia desarrollar para la
ambiental atención de las
situaciones de
emergencia ambiental
No se ha documentado la definación
de la identificación de las posibles
situaciones potenciales de emergencia Incumplimiento del requisito
ambientales, asi mismo no se tiene de la Norma y
desconocimiento y falta de
documentado los criterios para la practica en la atención de
disposición de las puertas de acceso y potenciales situaciones de
salida de los auditorios, lugares donde emergencia ambuiental
se capacitan usuarios externos de la
CAR

2..Documentar las
Garantizar el
especificaciones en cuanto
cumplimiento de la
a los accesos, que
normatividad y
funcionen como salidas de
evitar accidentes en
emergencia de los lugares
caso de situaciones
cerrados (auditorios) en los
de emergencia al
cuales se agrupan usuarios
evacuar estas áreas
externos
CIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Pla
de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ;
jora

Puntajes base de Evaluación:

Columnas de calculo automático Puntaje base de evaluación de c
Información suministrada en el informe Puntaje base de evaluación de av
Celda con formato fecha: Día Mes Año Cumplimiento del Plan de Mejor
Fila de Totales Avance del plan de Mejoramiento

Propósito de la
Causas Efecto Descripción de Acciones
acción

Lograr la
Interiorización y
Apropiación del
Procedimiento de
Elaboración y
Control de
Documentos y
Realizar ocho (8) Registros GSG-PR-
capacitaciones acerca de 01 a traves de la
la Elaboración y Control de realización de
Documentos y Registros. sensibilizaciones a
Grupos de Mejora
de los Procesos con
el propósito de
evitar la falta de
Control sobre la
documentación
Oficial del Sistema.
 capacitaciones acerca de 01 a traves de la
la Elaboración y Control de realización de
Documentos y Registros. sensibilizaciones a
Grupos de Mejora
de los Procesos con
el propósito de
evitar la falta de
Control sobre la
documentación
Oficial del Sistema.

Realizar la revisión
Falta de interiorizacion del
Insuficiente Control en la de la
Procedimiento de Elaboración y
Documentación Oficial Documentación
Control de Documentos y Registros
del Sistema. Interna consignada
GSG-PR-01.
en el Servidor
Revisar la Documentación
Oficial de la
Interna del Sistema
Corporación
periódicamente.
Dellbogotá para
evitar la deficiencia
en el control de la
Documentación
Oficial del Sistema.

Adopción de la
herramienta de
automatización del
Implementar y poner en SIGESPU a traves
marcha la herramienta de de la
Automatización de la Sistematización del
Documentación del Procedimiento para
SIGESPU. la adopción,
publicación y
Socialización de la
Documentación.

1. Actualizar el
procedimiento de equisitos
Legales

2.Socializar las
responsabilidades del
procedimiento de requisitos
legales.

Dentro del procedimiento de requisitos

legales no es clara la identificaciòn de
requisitos legales establecidos por los
entes Distritales ambientales y demas
 3. Actualizar Matriz de
Dentro del procedimiento de requisitos Aspectos e Impactos
legales no es clara la identificaciòn de ambientales.
requisitos legales establecidos por los
entes Distritales ambientales y demas
Corporaciones Ambientales que
apliquen, asi mismo la Incumplimiento de Dar cumplimiento
responsabilidades definidas en cuanto Normatividad aplicable con la legiclación
a la evaluaciòn de cumplimiento legal de la Corporación en 4. Actualizar Normograma ambiental aplicable
no han sido socializadas para materia ambiental Ambiental a la Corporación.
apropiar a las áreas en cuanto a su
obligación de generar planes de
mejoramiento derivados del
cumplimiento parcial de la
normatividad. 5. Registrar la evidencia
de cumplimiento legal de
las nuevas normas
identificadas en relación
entes Distritales
ambientales y demas
Corporaciones Ambientales
que apliquen.

6. Generar un plan de
acción de los
cumplimientos parciales de
la normatividad

7. Socializar los planes de

acciónpropuestos a las
áreas responsables del
cumplimiento parcial.

1. Solicitar una mesa de

trabajo para retomar el
tema del plan de RESPEL

Garantizar el
cumplimiento
 2. Realizar seguimiento a
los compromisos
generados en la mesa de
trabajo. Garantizar el
cumplimiento
normativo en
relación a los
residuos peligrosos
y la Gestión
adecuada de los
mismos.

3. Adoptar el plan de
RESPEL.

4. Generar una evaluación

del avance de
implementación del Plan
RESPEL.

Asegurar que en los

sitios de
No se garantiza la almacenamiento de
apropiación pára la 5. Remitir la hoja de sustancias químicas
Existe debilidad en el seguimiento a la implementación de seguridad se cuente con las
a los
implementación de las medidas de controles ambientales administrativos de cada respectivas hojas de
manejo ambiental. establecidos para el Regional para divulgación y seguridad dando
mantenimiento del adecuado almacenamiento cumplimiento a lo
Sistema. establecido en la
de la sustancia
legislación con
respecto a
sustancias
químicas.

6. Al realizar el
cronograma de
capacitaciones, desarrollar
el instrumento que
evaluará cada
capacitación.
6. Al realizar el
cronograma de
capacitaciones, desarrollar
el instrumento que
evaluará cada
capacitación.

7. Desarrollar estrategias
pedagógicas para
transmitir las medidas y
controles ambientales.

Generar diferentes
estrategias que
fortalezcan la
cultura ambiental
en los funcionarios y
contratistas de la
Corporación.

8. Realizar el seguimiento
de los compromisos
adquiridos en la última
inpección de seguridad

9. Elaborar documento en
el cual se establezca la
metología para la
elaboración y seguimiento
periódico de las
inspecciones de seguridad
y medio ambiente.

Medir de forma
vivencial el estado
1, Realizar Simulacros de
en cuanto a los
Auditoria a las Direcciones
conocimientos del
Regionales con el fin de
sistema del
evidenciar el grado de
personal de las
interiorización del
diferentes sedes
SIGESPU.
administrativas de la
entidad
 Medir de forma
vivencial el estado
1, Realizar Simulacros de
en cuanto a los
Auditoria a las Direcciones
conocimientos del
Regionales con el fin de
sistema del
evidenciar el grado de
personal de las
interiorización del
diferentes sedes
SIGESPU.
administrativas de la
entidad

2, Realizar Jornadas de
sensibilización y
capacitación del Sistema
Integrado de Gestión
Generar una cultura
HSEQ a través de
en torno al
instrumentos pedagógicos
Falta de apropiación e interiorización SIGESPU, mediante
tales como talleres,
de los temas inherentes al Sistema Desconocimiento del actividades la apropiación de
lúdico-
Integrado de Gestión Publica Sistema Integrado de pedagógicos y elementos los temas
SIGESPU por parte de los funcionarios Gestión inherentes al mismo
necesarios para la
y contratistas de la entidad. interiorización de los
conceptos del Sistema en
la Semana SIGESPU.

Generar mediante la
implementación de
campañas virtuales
una conciencia
3, Desarrollar e
frente a la
implementar campañas
problemática
virtuales con los aspectos
ambiental causada
concernientes al Sistema
por el
de Gestión Ambiental.
funcionamiento de
la entidad, así como
la forma de mitigar
la misma

Elaborar un memorando Evidenciar la No

en cuanto a la utilizacion utilizacion de los
de los sellos de calidad sellos en la entidad

1, No se cuenta con un responsable Efectuar visita a las

definido para el manejo y uso de los Incumplimiento de Direcciones Garantizar que no
Regionales
sellos otorgados por el ente contrato de uso de los para asegurarse de la no se esten utilizando
certificador sellos los sellos en las
utilizacion de los sellos de
Regionales
calidad
1, No se cuenta con un responsable Efectuar visita a las
definido para el manejo y uso de los Incumplimiento de Direcciones Garantizar que no
Regionales
sellos otorgados por el ente contrato de uso de los para asegurarse de la no se esten utilizando
certificador sellos los sellos en las
utilizacion de los sellos de
Regionales
calidad

Realizar Inspeccion en los

Garantizar que en la
diferentes pisos de la sede
sede central no se
central y laboratorio en
tengan expuestos
donde se verifique la no
los los sellos de
utilizacion de los sellos de
calidad
calidad

Generar una guia

que oriente a los
Generar una metodologia
lideres de procesos
que complemente el
y grupos de
procedimiento de Medicion
mejoramiento en La
de la Satisfaccion del
forma de realizar la
cliente
satisfaccion del
cliente

tener identificados
en los procesos
Actualizar la Identificacion
Misionales del
de los productos Bienes
nuevo MOP los
y/o Servicios en los
bienes y/o servicios
Procesos Misionales del
que se prestan en lo
nuevo MOP
misional al cliente
externo

No se facilita la medicion
No se ha generado una metodologia
de satisfaccion del
que complemente el procedimiento de
cliente en los procesos
satisfacción al Cliente
de la Car.
 No se facilita la medicion
No se ha generado una metodologia
de satisfaccion del
que complemente el procedimiento de
cliente en los procesos
satisfacción al Cliente
de la Car.

poder establecer la
interacción que
tiene el cliente
Actualizar la identificacion
externo al momento
de los momentos de
de solicitar los
verdad de los procesos
bienes y/o servicios
misionales del nuevo MOP
que ofrecen los
procesos Misionales
de la Corporacion

Dar a conocer la
metodologia a los
lideres de Proceso y
Implementar el
grupos de
procedimiento de medicion
Mejoramiento de la
de la satisfaccion del
forma en realizar la
cliente
Medicion de
Satisfaccion al
Cliente

1. Realizar una mesa de

trabajo con el Equipo MECI
para efectos de estudiar,
analizar, revisar y
consolidar la propuesta de
ajuste al Código de Buen
Gobierno.
 2. Diseñar un instrumento
técnico que permita
autoevaluar el control a los
procesos, con base en la
estructura de controles del
módulo de planeación y
gestión del MECI 2014.

Todas las acciones se encaminaron a No contar con un

Actualizar el
la realización de ajustes documentales referente de conducta
referente de
relacionadas con los cambios actualizado que regule
conducta de los
generados por el nuevo modelo de los principios y valores
directivos y contar
operación por procesos y por la nueva que deben seguir los
con un resultado de
estructura organizacional, directivos para cumplir 3. Realizar una mesa de
autocontrol de los
desplazando como prioridad cualquier con los compromisos trabajo con el Equipo MECI
procesos
otra actuación. para con los ciudadanos. para dar a conocer el
instrumento de
autoevaluación del control
a los procesos (Encuesta)
y definir la estrategia de
aplicación.

4. Aplicar el instrumento de
autoevaluación del control
a los procesos (Encuesta)
y consolidar el informe de
resultados.

5. Presentar al Comité de
Coordinación del Sistema
de Control Interno el
Código de Buen Gobierno
actualizado para su
aprobación y adopción, así
como, el informe resultante
de la aplicación del
instrumento de
autoevaluación del control
para la toma de decisiones.
 1. Elaborar un Memorando
con destino a la Oficina de
Talento Humano OTH y a
la Oficina de Tecnologías
de la Información y las
Comunicaciones OTIC
para recordandoles la
obligación de estructurar el
Plan Estratégico de
Recursos Humanos y
Sistema de Gestión de
Seguridad de la
Información SGSI
respectivamente.

2. Programar una visita a la

Oficina de Tecnologías de
la Información y las
Comunicaciones OTIC y a
la Oficina de Talento
Humano OTH para verificar Lograr que la
el estado de avance en la Gestión del Talento
Falta de seguimiento a los implementación de las Humano se
compromisos acordados con las acciones implementadas. constituya como
una estrategia
Oficinas de talento Humano y TIC´s
Incumplimiento de la institucional y contar
con respecto a la Elaboración del Plan
normatividad vigente con un sistema
Estrategico de Recursos Humanos y el
robusto que
Sistema de Gestión de Seguridad de
garantice la
la Información.
3. Actualizar el grado de protección d ela
avance y desarrollo de la información d ela
implementación, Corporación.
mantenimiento y mejora
continua del Modelo
Estándar de Control
Interno - MECI
(Diagnóstico).

4. Actualizar el grado de
avance y desarrollo de la
implementación,
mantenimiento y mejora del
Modelo Integrado de
Planeación y Gestión -
MIPYG (Diagnóstico).
 5. Presentar al interior de la
Oficina Asesora de
Planeación OAP, tanto al
Líder como al Grupo de
Mejoramiento del Proceso
de Gestión del SIGESPU
los resultados de los
diagnósticos del MECI y
del MIPYG para su
conocimiento y
seguimiento.

1. Realizar un Taller con

los Grupos de
Mejoramiento por Procesos
para efectos de revisar
conjuntamente los
Indicadores Formulados,
No fue posible a la fecha de ejecución definir los que hagan falta y
de la auditoria tener los indicadores asesorar tanto el Automatizar el
Falta de análisis de diligenciamiento las hojas
formulados para los tres tipos reporte y
datos para la toma de de vida de los indicadores
definidos en el procedimiento, las seguimiento de los
decisiones validados por el grupo así indicadores
respectivas hojas de vida y sus
reportes. como su reporte.

2. Implementar la bateria
de indicadores por
procesos en el Módulo de
Indicadores en la
Herramienta de
Automatización para el
respectivo reporte,
seguimiento y evaluación.
CIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Pla
de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ;
jora

Puntajes base de Evaluación:

Columnas de calculo automático Puntaje base de evaluación de c
Información suministrada en el informe Puntaje base de evaluación de av
Celda con formato fecha: Día Mes Año Cumplimiento del Plan de Mejor
Fila de Totales Avance del plan de Mejoramiento

Propósito de la
Causas Efecto Descripción de Acciones
acción

Garantizar el
Incumplimiento de la almacenamiento
Al momento de la auditoria DAF
normatividad ambiental: Adecuar el área adecuado de los
estaba implementado las acciones
Inadecuado establecida para llevar a RESPEL, con el fin
necesarias para hacer entrega oficial
almacenamiento y cabo el almacenamiento de de mantener en
del área solicitada por la OAP para el
gestión de los RESPEL los RESPEL generados en buen estado el
almacenamiento temporalmente de los
generados por la la Corporación residuo para
RESPEL
Corporación posterior entrega al
gestor.
 Las versiones de las tarjetas de
emergencias evidenciadas en la
auditoria correspondían a la versión
vigente, con lo cual no se incumplía el
Definir e implementar Prevenir el uso no
numeral citado en el hallazgo; en la Uso no intencionado de
acciones para controlar las intencionado de
información documentada en el versiones obsoletas
copias no controladas versiones obsoletas
Sistema Integrado de Gestión Publico
a la fecha no se había presentado la
necesidad de tener un control sobre
las copias no controladas.

Teniendo en cuenta la complejidad del

Decreto 1076 de 2015 el cual compila
todas la normas ambientales, se está Garantizar el
realizando el comparativo de las Identificar, Evaluar, cumplimiento legal
normas derogadas por el Decreto Desactualización e Registrar y Actualizar el ambiental
frente al Decreto vigente. Incumplimiento de un normograma ambiental de
En la verificación por parte de la OAP requisito legal ambiental acuerdo a lo establecido en
a las evidencias de cumplimiento de el Decreto 1076 de 2015
los requisitos legales no se identificó la
inconsistencia del registro de la
evidencia.
 Teniendo en cuenta la complejidad del
Decreto 1076 de 2015 el cual compila
todas la normas ambientales, se está Garantizar el
realizando el comparativo de las Identificar, Evaluar, cumplimiento legal
normas derogadas por el Decreto Desactualización e Registrar y Actualizar el ambiental
frente al Decreto vigente. Incumplimiento de un normograma ambiental de
En la verificación por parte de la OAP requisito legal ambiental acuerdo a lo establecido en
a las evidencias de cumplimiento de el Decreto 1076 de 2015
los requisitos legales no se identificó la
inconsistencia del registro de la
evidencia.

CIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Pla
de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ;
jora

Puntajes base de Evaluación:

Columnas de calculo automático Puntaje base de evaluación de c
Información suministrada en el informe Puntaje base de evaluación de av
Celda con formato fecha: Día Mes Año Cumplimiento del Plan de Mejor
Fila de Totales Avance del plan de Mejoramiento
 Fecha de
Denominación de la Cantidad de Fecha de
Suscripción
Descripción de las Actividades Unidad de Medida de las Medida de las Iniciación de
de la
Actividades Actividades la Actividad
Actividad

Elaborar el inventario de los expedientes

sancionatorios ambientales que se
hayan decididos de fondo y que se
Inventario elaborado 1 19-Oct-15 22-Oct-15
encuentren pendientes por proyectar el
acto administrativo para disposición final
de madera.

Establecer un cronograma de trabajo

con las Direcciones Regionales, para
dar impulso a los expedientes Cronograma definido 1 19-Oct-15 22-Oct-15
sancionatorios ambientales que tienen
vinculado decomiso de madera.

Elaborar los proyectos de actos

administrativos de disposición final del
Proyectos de actos
recurso flora de aquellos expedientes 100% 19-Oct-15 12-Feb-16
administrativos
ambientales identificados en el
inventario.

Realizar la actualización del

procedimiento de manejo post decomiso
del recurso flora aprehendido Actualizacion de
1 19-Oct-15 12-Feb-16
preventivamente por la corporacion procedimiento
incorporando la disposición tecnica final
del recurso

Elaborar y socializar una guia de trabajo Diseño de una guia de

1 19-Oct-15 1-Nov-15
seguro para almacenamiento trabajo seguro
Capacitar a los administrativos de las
sedes sobre almacenamiento seguro pa Registro lista de
1 19-Oct-15 15-Mar-16
inspecciones periodicas a areas de asistencia
almacenamiento

Solicitar a las Direcciones responsables

del almacenamiento tecnico del recurso
flora ajustar las areas dispuestas para Memorando Sidcar 1 19-Oct-15 1-Jun-16
ello de acuerdo a la guia de trabajo
seguro

Realizar los ajustes al almacenamiento

de recurso flora según la guia de trabajo Deposito ajustado a la
seguro definida por el sistema de guía 1 19-Oct-15 15-Mar-16
gestion en seguridad y salud en el (Registro Fotografico)
trabajo

Realizar inspecciones a los lugares de

Registro Informe
almacenamiento de madera y remitir
inspeccion de 1 19-Oct-15 15-Mar-16
informe al responsable del proceso de
seguridad
decomiso

Elaborar el diseño para la construción

de un centro de atención y valoración de Diseño 1 19-Oct-15 22-Oct-15
flora decomisada

Identificar las sedes que no cuentan con

Documento
areas adecuadas para el consumo de 1 19-Oct-15 1-Nov-15
Diagnostico
alimentos

Adecuar en las sedes identificadas un

espacio para la cafeteria con el fin de
Sede 1 19-Oct-15 1-Nov-15
garantizar la ubicación de comedores en
areas adecuadas
Realizar un tip preventivo sobre la
importancia de caminaren terreno
irregular con las manos libres de Circular Sidcar 1 19-Oct-15 22-Oct-15
objetos y reiterar pautas de prevencion
de caidas.

Vincular en el plan de mantenimiento

preventivo a sedes e infraestructura, los
hallazgos encontrados por el sistema de Plan de Mantenimiento
1 19-Oct-15 1-Nov-15
seguridad y salud en el trabajo para su mejorado
intervención, mediante las inspecciones
de seguridad

Corregir el muro ubicado en la sede

Tequendama que presenta falla en su
Registro Fotografico 1 19-Oct-15 15-Dec-15
estructura y fijar el cielorazo del area de
analisis del laboratorio

En el contrato que se suscriba en la

vigencia 2016 de mantenimiento a redes
electricas vincular una obligacion que se
relacione con la medicion de niveles de
iluminación una vez se halla realizado el Estudios Previos 1 19-Oct-15 20-Jan-16
cambio de iluminarias para garantizar
valores limites permisibles y solicitar el
cambio de lamparas con difusores de
luz, con carateristicas tecnicas de punta

Remitir los niveles de voltaje máximo de Documento

1 19-Oct-15 1-Nov-15
los tableros electricos a la OTH Diagnostico

Identificar necesidades de señalizacion

e instaurar señalizacion provisonal o Registro Fotografico 1 19-Oct-15 15-Mar-15
definitiva en las areas pendientes
 Adecuación del Techo
Adecuar provicionalmente el techo el
(Registro Fotografico e 1 19-Oct-15 1-Nov-15
laboratorio Ambiental
inspeccion del área)

Anclar todos los cilindros de gases

comprimidos del laboratorio e incluir un Cilindros Anclados
espacio para ubicar aquellos (Registro Fotografico e 10 19-Oct-15 1-Nov-15
desocupados y que cuenten con sistema inspeccion del área)
de anclaje

Verificar y actualizar los procedimientos

del laboratorio incluyendo el uso de EPP Procedimientos
1 19-Oct-15 1-Nov-15
según los descrito en el profesiograma actualizados
CAR por puesto tipo.

1. Identificar las posibles situaciones 19 de Octubre

Matriz de Identificación 1 de 2015
3-Nov-15
potenciales de emergencia ambientales

2. Solicitar el apoyo de la ARL por medio

19 de Octubre
de la OTH para la construcción del plan SIDCAR 1 de 2015
13-Nov-15
de emergencia ambiental

3. Construir el Plan de emergencia 19 de Octubre

Plan 1 de 2015
3-Jan-16
Ambiental

4. Establecer un cronograma anexo al

plan para las pruebas periódicas de las 19 de Octubre
Cronograma 1 de 2015
3-Mar-16
situaciones potenciales de emergencia
ambientales

5. Ajustar las tarjetas de emergencia de

Tarjetas de 19 de Octubre
situaciones de accidente de caida de 2 de 2015
3-Jan-16
Emergencia
tonner, luminarias, baterias y otros.

19 de Octubre
6. Adoptar y aprobar los documentos Publicación 1 de 2015
3-May-16
7. Remitir las tarjetas de emergencia a 19 de Octubre
Circular 1 de 2015
3-May-16
las Sedes que las requieran

8. Capacitar los brigastidas en cuanto a

Listado de Asistencia 19 de Octubre
el plan de emergencias, tarjetas y guias 1 de 2015
29-May-15
Reunión Interna
anexas al plan.

9. Socializar a todas las areas plan de

19 de Octubre
emergencias, tarjetas y guias anexas al Circular 1 de 2015
29-May-15
plan.

1. Cambiar y ajustar las puertas de la

19 de Octubre
DRAM de acuerdo a los criterios Puertas 1 de 2015
3-Nov-15
definidos

2. Generar las especificaciones en

cuanto a los accesos, que funcionen
como salidas de emergencia de los Documento con las 19 de Octubre
1 de 2015
3-Jan-16
lugares cerrados (auditorios) en los especificaciones
cuales se agrupan usuarios externos y
describirlas en un documento

3. Identificar que los accesos de los

auditorios de las sedes cumpla con los Inspeccion de 19 de Octubre
16 de 2015
3-Jan-16
criterios establecidos en cuando a auditorios
salidas de emergencias

4. Remitir las especificaciones y los

19 de Octubre
accesos que no cumplan a quien SIDCAR 1 de 2015
3-Mar-16
corresponda para los ajustes
 5. Para aquellos accesos que incumplan
19 de Octubre
generar el cronograma para cambio de Cronograma 1 de 2015
3-Mar-16
sentido de las puertas de acceso.

Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: Partic
es mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único P

base de Evaluación:
base de evaluación de cumplimiento
base de evaluación de avance
iento del Plan de Mejoramiento
el plan de Mejoramiento

Fecha de
Denominación de la Cantidad de Fecha de
Suscripción
Descripción de las Actividades Unidad de Medida de las Medida de las Iniciación de
de la
Actividades Actividades la Actividad
Actividad

Convocatoria a la sensibilización de la
Documentación del SIGESPU a los Memorandos 8 8/5/2015 8/5/2015
grupos de Mejora por Procesos

Realización de las Jornadas de

Sensibilización del Procedimiento de Número de
8 8/5/2015 1-Feb-16
Elaboración y Control de Documentos y capacitaciones
Registros
Evaluación de la efectividad de la
Encuesta 8 8/5/2015 1-Feb-16
jornada de Sensibilización

Entregar acta de la Revisón documental Acta de reunion de

1 8/5/2015 5-Aug-15
adelantada. revision

Toma de requerimientos y puesta en

Modulo 1 8/5/2015 5-Aug-15
marcha del modulo documental.

Cargue Masivo de la información

documentada al Módulo de documentos Cargue 2 8/5/2015 5-Aug-15
y registros

Actualizar el procedimiento de Procedimiento

1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
Requisitos Legales actualizado

Enviar memorando informativo con la

responsabilidades descritas en el
SIDCAR 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
procedimiento de requisitos legales a las
áreas que aplique.

Generar unas mesas de trabajo con los

enlaces de los procesos para dar a
conocer las responsabilidades del Actas de reunión 3 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
procedimiento y asi mismo explicar la
matriz de requisitos leglaes
Actualizar Matriz de Aspectos e Matriz de aspectos e
1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
Impactos ambientales. impactos actualizada

Adoptar y publicar la Matriz de Aspectos SIDCAR solicitando la

1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
e Impactos ambientales. publicación.

Normograma Ambiental
Actualizar Normograma Ambiental 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
Actualizado

Solicitar mediante SIDCAR a las áreas

responsables el cumplimiento las SIDCAR 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
nuevas normas identificadas.

Realizar la evaluación de cumplimiento

legal de acuerdo a las evidencias de Evaluación de
1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
cumplimiento remitidas por las cumplimiento legal
diferentes áreas.

Realizar el Plan de Acción de los

cumplimientos parciales de la Plan 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
normatividad

SIDCAR solicitando la
Adoptar y publicar el Plan 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
publicación.

Enviar SIDCAR socializando los planes

SIDCAR 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
de acción a los responsables.

Remitir SIDCAR para convocar mesa de

SIDCAR 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
trabajo

Generar cronograma de trabajo Cronograma 1 31 de agosto de 2015

7-Sep-15
Realizar el seguimiento al cronograma Cronograma con
2 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
de trabajo. seguimientos

Socializar el plan RESPEL con los

reponsables de la operatividad del plan
Listado de asistencia y
para validar si lo contenido en el mismo 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
acta de reunión.
se ajusta a los recursoso fisicos,
humanos, entre otros.

Someter a aprobación el plan RESPEL

Listado de asistencia y
por parte de los responsables de su 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
acta de reunión.
implementación.

Solicitar la adopción del plan RESPEL

dentro de la documentación del SIDCAR 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
SIGESPU.

Socializar el plan RESPEL. Listado de asistencia 1 31 de agosto de 2015

7-Sep-15

Verificar la implementación del plan

Documento de
RESPEL mediante el seguimiento a las 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
seguimiento
Direcciones u oficinas involucradas.

Enviar correo al personal administrativo

de cada Regional, divulgando la hoja de Correo 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
seguridad.

Desarrollar la estrategia que se

implementará para evaluar las Documento 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
capacitaciones.
Aprobación y publicación Listado de asistencia 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15

Realizar actividades lúdicas en la

semana SIGESPU para capacitar al Actividades Semana
3 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
personal sobre los conceptos y medidas SIGESPU
de manejo ambiental.

Actividades
Definir la metodologia pedagógica a
establecidas en los
implementar para lograr el entedimiento 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
programas ambientales
de los conceptos en materia ambiental.
y documento

Actualizar el formato de acta de

compromiso de inspección de Formato actualizado 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
seguridad.

Solicitar la evidencia de los

compromisos adquiridos en la SIDCAR 15 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
inspección de seguridad.

Realizar el documento con la

metodoligía a utilizar para las
Documento 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
inspecciones y el seguimiento de las
mismas.

Listado de asistencia y
Adoptar y publicar documento. SIDCAR solicitando la 1 31 de agosto de 2015
7-Sep-15
publicación.

Realizar simulacros en las 14

Direcciones regionales y el Laboratorio simulacros 15 5-Aug-15 26-Aug-15
Ambiental
Realizar simulacros en las 14
Direcciones regionales y el Laboratorio simulacros 15 5-Aug-15 26-Aug-15
Ambiental

Realización de activaciones ludico

pedagógicas en las diferentes sedes activaciones 3 5-Aug-15 7-Sep-15
administrativas de la entidad

Realización de talleres ludico

talleres ludico
pedagógicos en las diferentes sedes 18 5-Aug-15 7-Sep-15
pedagógicos
administrativas de la entidad

Realización de Actividades ludico

pedagógicas tipo concurso en el marco Actividades tipo
16 5-Aug-15 7-Sep-15
de implementación de la Semana concurso
SIGESPU

Diseño de campañas virtuales en los

temas relacionados al Sistema de campañas virtuales 5 5-Aug-15 7-Sep-15
Gestión Ambiental

Implementación de campañar virtuales

relacionadas con el Sistema de gestión campañas virtuales 5 5-Aug-15 7-Sep-15
Ambiental

Remitir Circular para informamar el uso

Circular 1 4-Aug-15 5-Aug-15
de los sellos de calidad

Realizar cronograma de visita a las

Cronograma 1 4-Aug-15 15-Aug-15
direcciones regionales
Realizar visita a las Direcciones
Planilla de asistenica 14 4-Aug-15 15-Aug-15
Regionales

Realizacion de las inspecciones para

garantizar el uso no intensionado de los Acta de reunión 1 4-Aug-15 31-Aug-15
sellos

1. Construir el documento guia de

Documento 1 4-Aug-15 5-Aug-15
orientación.

2. Adoptar el documento Publicación 1 4-Aug-15 5-Aug-15

1. Convocar a mesas de trabajo a los

grupos de mejoramiento para la
actualizacion de los bienes y/o servicios Memorando 3 4-Aug-15 7-Sep-15
de los procesos Misionales

2. Realizar mesa de trabajo con los

grupos de mejoramiento para la
Documento 3 4-Aug-15 7-Sep-15
actualizacion de los bienes y/o servicios
de los procesos Misionales
1. Convocar a mesas de trabajo a los
grupos de mejoramieto de los procesos
misionales para la actualizacion de los Memorando 3 4-Aug-15 7-Sep-15
momentos de verdad asociados a la
prestacion de bienes y servicios

2. Realizar la mesa de trabajo con los

grupos de mejoramieto de los procesos
misionales para la actualizacion de los Documento 3 4-Aug-15 7-Sep-15
momentos de verdad asociados a la
prestacion de bienes y servicios

1. Sensibilizar el procedimiento junto

con la metodologia a todos los
Mesas de Trabajo 3 4-Aug-15 1-Mar-16
servidores públicos de los proceso
Misionales.

2. Realizar una medicion del nivel de

satisfaccion de la sensibilizacion del Encuesta 3 4-Aug-15 1-Nov-15
procedimiento junto con la metodologia.

Remitir vía SIDCAR la convocatoria a la

SIDCAR 1 4-Aug-15 5-Aug-15
Mesa de trabajo.

Realizar la mesa de trabajo para

estudiar, análizar y revisar la estrategia
Jornada 1 4-Aug-15 19-Aug-15
de actualización del Código de Buen
Gobierno

Consolidar los resultados de las

propuestas de ajuste al Código de Buen Documento 1 4-Aug-15 31-Aug-15
Gobierno
Estructurar el instrumento técnico para
Documento 1 4-Aug-15 5-Aug-15
realizar la autoevaluación.

Remitir al Grupo de Mejoramiento

SIGESPU la propuesta de instrumento Correo 1 4-Aug-15 5-Aug-15
para su retroalimentación.

Remitir vía SIDCAR la convocatoria a la

SIDCAR 1 4-Aug-15 13-Nov-15
Mesa de trabajo.

Realizar la mesa de trabajo para dar a

conocer el Instrumento de Jornada 1 4-Aug-15 23-Nov-15
autoevaluación

Remitir el instrumento a la muestra

Correo 1 4-Aug-15 30-Nov-15
seleccionada para su diligenciamiento

Consolidar los resultados de la

Informe 1 4-Aug-15 4-Jan-16
aplicación del Instrumento

Presentar al CCSCI la propuesta de

Código de Buen Gobierno para su
aprobación y los resultados de la
Acta de Comité 1 4-Aug-15 28-Feb-16
aplicación de la encuesta del
instrumento de Autoevaluación del
control (MECI)
Socializar el Nuevo Código de Buen
Gobierno y los resultados de la CIRCULAR 2 4-Aug-15 1-Jul-16
Autoevaluación del control
Elaborar y remitir SIDCAR de solicitud SIDCAR 2 4-Aug-15 17-Nov-15

Realizar las visitas de revisión avance

Jornada 2 4-Aug-15 23-Nov-15
de la implementación de las acciones

Actualizar el instrumento diagnostico del

Documento 1 4-Aug-15 14-Dec-15
MECI

Actualizar el instrumento diagnostico del

Documento 1 4-Aug-15 14-Dec-15
MIPYG
Realizar una mesa de trabajo con el
Grupo SIGESPU para la presentación Jornada 1 4-Aug-15 4-Jan-16
de los diagnosticos

Convocar a los grupos de mejoramiento

SIDCAR 1 4-Aug-15 25-Jan-16
por procesos al taller de indicadores

Realizar los talleres focalizados con

cada uno de los Procesos asociados al Jornada 16 4-Aug-15 1-Feb-16
SIGESPU

Cargar todos los indicadores

establecidos por procesos asociados al Base de Datos 16 4-Aug-15 31-Aug-15
SIGESPU

Automatizar el reporte, seguimiento y

Moódulo 1 4-Aug-15 31-Aug-15
evaluación de los Indicadores
 Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: Partic
es mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único P

base de Evaluación:
base de evaluación de cumplimiento
base de evaluación de avance
iento del Plan de Mejoramiento
el plan de Mejoramiento

Fecha de
Denominación de la Cantidad de Fecha de
Suscripción
Descripción de las Actividades Unidad de Medida de las Medida de las Iniciación de
de la
Actividades Actividades la Actividad
Actividad

Informar a DAF mediante memorando la

fecha en la que se requiere la entrega
Memorando 1 7-Sep-16 8-Sep-16
del área de almacenamiento temporal
de los RESPEL.

Dar alcance al memorando

20163124541 solicitando nuevamente
respuesta a la compra de las canecas y Memorando 2 7-Sep-16 8-Sep-16
la señalización, para adecuar el área de
almacenamiento de los RESPEL.

Adecuar al área de almacenamiento de

acuerdo a los lineamientos establecidos
Registro Fotográfico 1 7-Sep-16 8-Sep-16
en el Plan de Manejo de Residuos o
Desechos Peligrosos de la CAR.
Actualizar el procedimiento de control de
Documento
documentos y registros, en cuanto a 1 7-Sep-16 20-Oct-16
Actualizado
el control de las copias no controladas.

Ajustar las tarjetas de emergencia de

acuerdo a lo que se definió , en el Documento
3 7-Sep-16 18-Nov-16
procedimiento Actualizado
de control de documentos y registros.

Implementar la herramienta de
Herramienta
automatización del Sistema Integrado de 1 7-Sep-16 20-Oct-16
Implementada
Gestión Pública

Culminar el comparativo de las normas Normograma Ambiental

1 7-Sep-16 15-Sep-16
derogadas por el Decreto 1076 de 2015
 Solicitar al Laboratorio Ambiental la
corrección de las evidencias de
Solicitud 1 7-Sep-16 9-Sep-16
cumplimiento legal de las normas
asociadas a las sustancias de control.

Solicitar al Laboratorio Ambiental la

actualización de las evidencias del SIDCAR 1 7-Sep-16 13-Dec-16
cumplimiento legal ambiental.

Registrar las evidencias de

Evidencias 1 7-Sep-16 13-Dec-16
cumplimiento legal ambiental

Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: Partic
es mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único P

base de Evaluación:
base de evaluación de cumplimiento
base de evaluación de avance
iento del Plan de Mejoramiento
el plan de Mejoramiento
 Fecha de Evaluación:

Porcentaje Puntaje Puntaje Efectividad de la Acción

Avance Puntaje
Fecha de Plazo en de Avance Logrado por Atribuido a y/o Actividad
Físico de Logrado por
Culminación Semanas de Físico de las las
Ejecución de las
de la cada Ejecución de Actividades Actividades
las Actividades
Actividad Actividad las Vencidas Vencidas SI
Actividades (PLA)
Actividades (PLAV) (PAAVI)

29-Feb-16 19 1 100% 19 19 19

31-Mar-16 23 1 100% 23 23 23

30-Nov-16 42 1 100% 42 42 42

30-Jun-16 20 1 100% 20 20 20

15-Mar-16 19 1 100% 19 19 19
30-Jun-16 15 1 100% 15 15 15

30-Jun-16 4 0% 0 0 4

30-Oct-16 33 1 100% 33 33 33

31-Aug-16 24 0% 0 0 24

30-Jun-16 36 1 100% 36 36 36

29-Mar-16 21 1 100% 21 21 21

31-Jul-16 39 1 100% 39 39 39
31-Dec-15 10 1 100% 10 10 10

29-Feb-16 17 1 100% 17 17 17

30-Sep-16 41 0% 0 0 41

30-Sep-16 36 0% 0 0 36

29-Mar-16 21 0% 0 0 21

30-Jun-16 68 0% 0 0 68
29-Mar-16 21 1 100% 21 21 21

30-Dec-15 8 10 100% 8 8 8

30-Sep-16 48 1 100% 48 48 48

25-Feb-16 16 1 100% 16 16 16

30-Jan-16 11 1 100% 11 11 11

3-Mar-16 9 1 100% 9 9 9

3-Apr-16 4 1 100% 4 4 4

3-May-16 17 3 100% 17 17 17

3-Jun-16 4 1 100% 4 4 4
29-May-16 4 1 100% 4 4 4

30-Jun-16 57 1 100% 57 57 57

30-Jun-16 57 1 100% 57 57 57

25-Mar-16 20 0% 0 0 20

3-Mar-16 9 1 100% 9 9 9

3-Mar-16 9 16 100% 9 9 9

29-Apr-16 8 1 100% 8 8 8
 30-Sep-16 30 0% 0 0 30

822 27 576 576 822

epción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima O
a de Representantes.

n de Mejoramiento Único PMU

PBEC
PBEA
CPM = Prava / PBEC
AP = PLAI/ PBEA

Fecha de Evaluación:

Porcentaje Puntaje Puntaje Efectividad de la Acción

Avance Puntaje
Fecha de Plazo en de Avance Logrado por Atribuido a y/o Actividad
Físico de Logrado por
Culminación Semanas de Físico de las las
Ejecución de las
de la cada Ejecución de Actividades Actividades
las Actividades
Actividad Actividad las Vencidas Vencidas SI
Actividades (PLA)
Actividades (PLAV) (PAAVI)

31-Mar-16 34 8 100% 34 34 34

31-Jul-16 26 8 100% 26 26 26
31-Jul-16 26 8 100% 26 26 26

30-Nov-15 17 1 100% 17 17 17

31-Jul-16 52 1 100% 52 52 52

31-Mar-16 34 2 100% 34 34 34

11-Sep-15 1 1 100% 1 1 1

11-Jan-16 18 1 100% 18 18 18

11-Apr-16 31 3 100% 31 31 31
30-Sep-15 3 1 100% 3 3 3

30-Sep-15 3 1 100% 3 3 3

30-Sep-15 3 1 100% 3 3 3

11-May-16 35 1 100% 35 35 35

11-Jun-16 40 1 100% 40 40 40

31-Dec-15 16 1 100% 16 16 16

31-Dec-15 16 1 100% 16 16 16

11-Jun-16 40 1 100% 40 40 40

11-Mar-16 27 1 100% 27 27 27

12-Mar-16 27 1 100% 27 27 27
30-Jun-16 42 2 100% 42 42 42

1-Jul-16 43 1 100% 43 43 43

2-Jul-16 43 1 100% 43 43 43

2-Jul-16 43 1 100% 43 43 43

2-Jul-16 43 1 100% 43 43 43

2-Aug-16 47 1 100% 47 47 47

2-Aug-16 47 1 100% 47 47 47

2-Aug-16 47 1 100% 47 47 47
2-Aug-16 47 1 100% 47 47 47

31-Mar-16 29 3 100% 29 29 29

2-Aug-16 47 1 100% 47 47 47

2-Aug-16 47 1 100% 47 47 47

2-Aug-16 47 1 7% 3 3 47

2-Aug-16 47 1 100% 47 47 47

2-Aug-16 47 1 100% 47 47 47

30-Sep-15 5 15 100% 5 5 5
30-Sep-15 5 15 100% 5 5 5

31-Oct-15 8 3 100% 8 8 8

31-Jul-16 47 18 100% 47 47 47

31-Oct-15 8 16 100% 8 8 8

30-Aug-16 51 2 40% 20 20 51

30-Aug-16 51 5 100% 51 51 51

31-Aug-15 4 1 100% 4 4 4

30-Sep-15 7 1 100% 7 7 7
30-Sep-15 7 14 100% 7 7 7

30-Sep-15 4 1 100% 4 4 4

31-Dec-15 21 1 100% 21 21 21

8-Jan-16 22 1 100% 22 22 22

6-Nov-15 9 3 100% 9 9 9

31-Mar-16 29 3 100% 29 29 29
6-Nov-15 9 3 100% 9 9 9

31-Mar-16 29 3 100% 29 29 29

31-May-16 13 3 100% 13 13 13

1-Jul-16 35 3 100% 35 35 35

10-Aug-15 1 1 100% 1 1 1 0

31-Aug-15 2 1 100% 2 2 2

28-Feb-16 26 1 100% 26 26 26
31-Aug-15 4 1 100% 4 4 4

31-Aug-15 4 1 100% 4 4 4

20-Nov-15 1 1 100% 1 1 1

27-Nov-15 1 1 100% 1 1 1

11-Dec-15 2 1 100% 2 2 2

28-Feb-16 8 1 100% 8 8 8

30-Jun-16 18 1 100% 18 18 18

31-Jul-16 4 2 100% 4 4 4
20-Nov-15 0 2 100% 0 0 0

4-Dec-15 2 2 100% 2 2 2

31-Jan-16 7 1 100% 7 7 7

31-Jan-16 7 1 100% 7 7 7
28-Feb-16 8 1 100% 8 8 8

29-Apr-16 14 1 100% 14 14 14

29-Apr-16 13 16 100% 13 13 13

29-Jul-16 48 0% 0 0 48

31-Jul-16 48 0% 0 0 48

1687 193 68 1517 1517 1687

epción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima O
a de Representantes.

n de Mejoramiento Único PMU

PBEC
PBEA
CPM = Prava / PBEC
AP = PLAI/ PBEA

Fecha de Evaluación:

Porcentaje Puntaje Puntaje Efectividad de la Acción

Avance Puntaje
Fecha de Plazo en de Avance Logrado por Atribuido a y/o Actividad
Físico de Logrado por
Culminación Semanas de Físico de las las
Ejecución de las
de la cada Ejecución de Actividades Actividades
las Actividades
Actividad Actividad las Vencidas Vencidas SI
Actividades (PLA)
Actividades (PLAV) (PAAVI)

7-Oct-16 4 1 100% 4 4 4

7-Oct-16 4 2 100% 4 4 4

31-Mar-17 29 1 100% 29 0 0
20-Dec-16 9 1 100% 9 9 9

6-Jan-17 7 0% 0 0 0

16-Jun-17 34 0% 0 0 0

13-Dec-16 13 1 100% 13 13 13
 16-Sep-16 1 1 100% 1 1 1

29-Apr-17 20 0% 0 0 0

29-Apr-17 20 0% 0 0 0

83 3 3 22 22 22

epción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima O
a de Representantes.

n de Mejoramiento Único PMU

PBEC
PBEA
CPM = Prava / PBEC
AP = PLAI/ PBEA
echa de Evaluación:

Efectividad de la Acción
y/o Actividad Proceso /
Líder / Área / Tipo de
Proyecto / Fecha de la
Proceso Fuente Acción: C,
Programa / Fuente
Responsable AC, AP, AM
NO Convenio / Contrato

Direcciones
Regionales,
Dirección de
19 de
Evaluación AUTORIDAD
AE Octubre de AC
Segumiento y AMBIENTAL
2015
control ambiental
y Dirección
Jurídica

Direcciones
Regionales,
Dirección de
AUTORIDAD 19 de
Evaluación
AMBIENTAL AE Octubre de AC
Segumiento y
2015
control ambiental
y Dirección
Jurídica
Direcciones
Regionales,
Dirección de
AUTORIDAD 19 de
Evaluación
AMBIENTAL AE Octubre de AC
Segumiento y
2015
control ambiental
y Dirección
Jurídica

Dirección de
Evaluación,
AUTORIDAD 19 de
Seguimiento y
AMBIENTAL AE Octubre de AC
Control Ambiental
2015
y Dirección
Jurídica.

Maria Isabel 19 de
Tristancho Gestion humana AE Octubre de AC
Salcedo 2015
Maria Isabel 19 de
Tristancho Gestion humana AE Octubre de AC
Salcedo 2015

Maria Isabel 19 de
Tristancho Gestion humana AE Octubre de AC
Salcedo 2015

Direcciones
Regionales,
Dirección de
AUTORIDAD 19 de
Evaluación
AMBIENTAL AE Octubre de AC
Segumiento y
2015
control ambiental
y Dirección
Jurídica

Maria Isabel 19 de
Tristancho Gestion humana AE Octubre de C
Salcedo 2015

Dirección de AUTORIDAD
Evaluación AMBIENTAL -
Segumiento y GESTIÓN DE 19 de
control ambiental APOYO AE Octubre de AC
- Dirección LOGISTICO 2015
Operativa y de (DESCA
Infraestructura DOI)

Dirección 19 de
Dr. Julio Cesar
Administrativa y AE Octubre de AC
Franco
Financiera 2015

Dirección 19 de
Dr. Julio Cesar
Administrativa y AE Octubre de AC
Franco
Financiera 2015
Maria Isabel 19 de
Tristancho Gestion humana AE Octubre de AC
Salcedo 2015

Dirección 19 de
Dr. Julio Cesar
Administrativa y AE Octubre de AC
Franco
Financiera 2015

Dirección 19 de
Dr. Julio Cesar
Administrativa y AE Octubre de C
Franco
Financiera 2015

Dirección 19 de
Dr. Julio Cesar
Administrativa y AE Octubre de AC
Franco
Financiera 2015

Dirección 19 de
Dr. Julio Cesar
Administrativa y AE Octubre de AC
Franco
Financiera 2015

Maria Isabel 19 de
Tristancho Gestion humana AE Octubre de C
Salcedo 2015
 Dirección 19 de
Dr. Julio Cesar
Administrativa y AE Octubre de C
Franco
Financiera 2015

Dirección 19 de
Dr. Julio Cesar
Administrativa y AE Octubre de C
Franco
Financiera 2015

19 de
Gestion Analítica y
Dr. Edwin Garcia AE Octubre de AC
Metrológica
2015

19 de
Dc Jesus Gestión del
AE Octubre de AC
Humberto Patiño SIGESPU
2015

19 de
Dc Jesus Gestión del
AE Octubre de AC
Humberto Patiño SIGESPU
2015

19 de
Dc Jesus Gestión del
AE Octubre de AC
Humberto Patiño SIGESPU
2015

19 de
Dc Jesus Gestión del
AE Octubre de AC
Humberto Patiño SIGESPU
2015

19 de
Dc Jesus Gestión del
AE Octubre de AC
Humberto Patiño SIGESPU
2015

19 de
Dc Jesus Gestión del
AE Octubre de AC
Humberto Patiño SIGESPU
2015
 19 de
Dc Jesus Gestión del
AE Octubre de AC
Humberto Patiño SIGESPU
2015

19 de
Dc Jesus Gestión del
AE Octubre de AC
Humberto Patiño SIGESPU
2015

19 de
Dc Jesus Gestión del
AE Octubre de AC
Humberto Patiño SIGESPU
2015

19 de
Dc Julio Cesar Gestión de Apoyo
AE Octubre de C
Franco Logistico
2015

19 de
Dc Maria Isable
Gestión Humana AE Octubre de AC
Tristancho
2015

Dc Jesus
Humberto Patiño Gestión del 19 de
Pesellin SIGESPU AE Octubre de AC
Dc Maria Isable Gestión Humana 2015
Tristancho

19 de
Dc Maria Isable
Gestión Humana AE Octubre de AC
Tristancho
2015
 19 de
Dc Julio Cesar Gestión de Apoyo
AE Octubre de AC
Franco Logistico
2015

vo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de inc

OBSERVACIONES:

822
822
70.13% Elaboró:
70.13% Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:

echa de Evaluación:

Efectividad de la Acción
y/o Actividad Proceso /
Líder / Área / Tipo de
Proyecto / Fecha de la
Proceso Fuente Acción: C,
Programa / Fuente
Responsable AC, AP, AM
NO Convenio / Contrato

Jesús Humberto
GSG AII 8/5/2015 AC
Patiño Pesellin

Jesús Humberto
GSG AII 8/5/2015 AC
Patiño Pesellin
Jesús Humberto
GSG AII 8/5/2015 AC
Patiño Pesellin

Jesús Humberto
GSG AII 8/5/2015 AC
Patiño Pesellin

Jesús Humberto
GSG AII 8/5/2015 AC
Patiño Pesellin

Jesús Humberto
GSG AII 8/5/2015 AC
Patiño Pesellin

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU
 Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU), SIGESPU,
AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
DESCA Autoridad
Ambiental
 Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU), SIGESPU,
AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
DESCA Autoridad
Ambiental

Gestión del
OAP (SIGESPU), SIGESPU,
AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
DESCA Autoridad
Ambiental

Autoridad
DESCA AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
Ambiental

Gestión del
OAP (SIGESPU), SIGESPU,
AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
DESCA Autoridad
Ambiental

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI 31 de agosto de 2015 C
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU
 Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

Gestión del
OAP (SIGESPU) AI
04 y 05 de agosto de 2015
AC
SIGESPU

OAP GSG AI 8/5/2015 AC

 OAP GSG AI 8/5/2015 AC

OAP GSG AI 8/6/2015 AC

OAP GSG AI 8/7/2015 AC

OAP GSG AI 8/8/2015 AC

OAP GSG AI 8/9/2015 AC

OAP GSG AI 8/9/2015 AC

Jesus Humberto auditoria 4 y 5 de

GSG C
Patiño Interna agosto-15

Jesus Humberto auditoria 4 y 5 de

GSG AC
Patiño Interna agosto-15
Jesus Humberto auditoria 4 y 5 de
GSG AC
Patiño Interna agosto-15

Jesus Humberto auditoria 4 y 5 de

GSG AC
Patiño Interna agosto-15

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015
 4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015
 4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015
 4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015
 4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015

4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015
4 y 5 de
Jesús Humberto Auditoría
GSG Agosto de AC
Patiño Pesellín Interna
2015
vo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de inc

OBSERVACIONES:

1687
1687
89.92% Elaboró:
89.92% Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:

echa de Evaluación:

Efectividad de la Acción
y/o Actividad Proceso /
Líder / Área / Tipo de
Proyecto / Fecha de la
Proceso Fuente Acción: C,
Programa / Fuente
Responsable AC, AP, AM
NO Convenio / Contrato

Jesús Humberto
Patiño/ José Luis Proceso Gestión
AI 9/1/2016 AC
Hernández del SIGESPU

Jesús Humberto
Patiño/ José Luis Proceso Gestión
AI 9/1/2016 AC
Hernández del SIGESPU

Jesús Humberto
Patiño/ José Luis Proceso Gestión
AI 9/1/2016 AC
Hernández del SIGESPU
Jesús Humberto
Patiño/ José Luis Proceso Gestión
AI 9/1/2016 AC
Hernández del SIGESPU

Jesús Humberto
Patiño/ José Luis Proceso Gestión
AI 9/1/2016 C
Hernández del SIGESPU

Jesús Humberto
Patiño/ José Luis Proceso Gestión
AI 9/1/2016 AC
Hernández del SIGESPU

Jesús Humberto
Patiño/ José Luis Proceso Gestión
AI 9/1/2016 AC
Hernández del SIGESPU
 Jesús Humberto
Patiño/ José Luis Proceso Gestión
AI 9/1/2016 C
Hernández del SIGESPU

Jesús Humberto
Patiño/ José Luis Proceso Gestión
AI 9/1/2016 AC
Hernández del SIGESPU

Jesús Humberto
Patiño/ José Luis Proceso Gestión
AI 9/1/2016 AC
Hernández del SIGESPU

vo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de inc

OBSERVACIONES:

22
83
100.00% Elaboró:
26.98% Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:
 31-Dec-16

Estado: En ejecución
Indicador de Cumplimiento Observaciòn de la dependencia
- Cerrada

Inventario realizado Cerrada

Cronograma aprobado Cerrada

100% de Resoluciones que

Cerrada
requerían ser proyectadas

Procedimiento actuaiizado Cerrada

Se eleaboró la guia, la cual se remitió via correo

electronico al equi´po interdisiciplinario de PUMI,
1 Guia de Trabajo seguro asi mismo se socializó en reunión según acta del
aprobada y publicada en cerrada día 05/05/2016 vla cual reposa en la TDR 150-98-
Dell Bogota 03. Mediante memorando 20163122091 del
01/07/2016 se solicito lapublicación de la misma al
aplicativo Dell Bogotá.
 Se llevó a cabo la acapaictación el día 14 de Junio
de 2016, en la cual partipó el personal tecnico
flora y los adminsitrativis de las Direccioens
# de administrativos regioanles y el funcioanrio responsable del tema
capacitados/ # total de Cerrada en DESCA. Asisitieron a la capacitación 19
administrativos funionarios. La evidencia corresponde al listado de
asistencia a la capacitación el cual reposa en la
TDR 150-98-03 sistema de Gestión en Seguridad
y Salud en el Trabajo 2016.
Esta actividad no se ha podidio ejecutar, toda vez
que se requiere para la adecuación de areas de
almacenamiento algunos recursos los cuales se
1 Memorando radicado En Ejecución habian solicitado en reunión del día 05 de mayo
de 2016, no obstante en vista de que aun no se
ha gestionado ninguno de ellos, se remitio sidcar
20163122095 a la DAF y 20163122099 a Desca

Deposito ajustado a la guía Cerrada

# de Insepcciones realizadas
/ # de bodegas de
almacenamiento de recurso
flora

Se realizaron las inspección en el mes de abril de

Documento tecnico con
Cerrada 2016, cuyo informe se encuentra en aprobación
diseño elaborado
para remisión al lider del proceso.

Se cuenta con contrato 1402 de 2015 cuyo objeto

es Contatar estudios y diseños tecnicos para la
construcción de los centros d atención y
1 docuemnto diagnostico Cerrada valoración (CAV) de fauna y flora silvestre -
Estación de Paso de acuerdo con lo establecido
por la Res 2064 de 2010, producto de este se
cuentan con los planos de los diseños.

Las hojas de vida del CONTROL

# de sedes que cuentan con
MANTENIMIENTO SEDES ADMINISTRATIVAS
espacio adecuado para
Cerrada se documentaron el cumplimiento de la
consumo de alimentos / # de
identificación de las sedes que no cuentan con
sedes
areas adecuadas para el consumo de alimentos
1 Circular sidcar radicada Se remitio tip informativo a traves de circular
Cerrada
con tip informativo sidcar No . 20154100340 el dia 03/12/2015

Se cuenta con Plan de Mantenimiento preventivo

de Enero de 2016, al cual se le incluyeron
allazgos encontrados por el sistema de seguridad
1 plna de mantenimiento
Cerrada y salud en el trabajo como:, adecuación de areas
mejorado
de Oficina: cableado, moviliario, infraestructura
(grietas y Humedad), iluminación. Archivo de
Apoyo de la DIrección Financiera - mantenimiento.

1 Registro fotografico con

adcuacion de muro

1 Documento de estudios
previos

1 Sidcar radicado con

informe anexo

# de sedes señalizadas / #
total de sedes
 El 19 de Febrero de 2016 se adecuo el techo del
1 Registro fotografico con laboratorio Ambiental, area de análisis. Registro
Cerrada
adcuacion de techo Fotografico Archivo de Apoyo de la DIrección
Financiera - mantenimiento.

Se anclaron 10 cilindros de los 10 que se

encontraban a la fecha en el Laboratorio
# de Cilindros anclados / # Ambiental, el registro de la evidencia es
Cerrada
de cilindros totales fotografico el cual se puede verificar en el área de
mantenimiento de la Dirección Administrativa y
Finanaciera

# de procedimientos Se actualizó el procedimiento PROCEDIMIENTO

actualizados / # total de Cerrada DE LAVADO DE MATERIAL GAM-POE-36 en
procedimientos. fecha 2016-04-12

Se documento dentro del Plan de Emergencias en

# de Matriz de Identificación el literal 9 inciso D Tabla 11. Matriz de Riesgo de
Cerrada
elaborada Emergencias Ambientales. Documento publicado
en DellBogota.

Mediante memorando N° 20163121134 se solicito

a la Oficina de Talento Humano la Revisión y
1 SIDCAR remitdo Cerrada
Ajuste Plan de Emergencias Ambientales por
parte de la ARL

Se construyó y se cuenta con el documento Plan

1 Plan Construido Cerrada de Emergencias Ambientales GSG-PN-03.
Documento Publicado.
Dentro del Plan de Trabajo 2016 del SIGESPU se
incluyo el cronocrama de simulacros ambientales
para las sedes de la Corporación y mediante
1 Cronograma Cerrada
memorando N° 20163120129 se socializó a las
Direcciones Regionales la fecha de los Simulacros
de Emergencia Ambiental.

Se crearon tres (3) documentos correspondientes

# deTarjetas de Emergencia a:
adoptada/# de residuos GSG-PN-03-GI-01 Tarjeta de Emergencia Toner
Cerrada
peligrosos que generen GSG-PN-03-GI-01 Tarjeta de Emergencia Pilas
emergencias GSG-PN-03-GI-01 Tarjeta de Emergencia
Luminarias.

Se socializaron el 28 de Junio al grupo de mejora

el Plan de emergencia y las Tarjetas de
emergencia para su validación y aprobación. Se
1 Publicación realizada Cerrada remitieron mediante memo 20163122446 Serie
documental 2016 160.116-12 Sensibilización y
capacitación del SIGESPU. Los documentos se
encuentran publicados en DellBogota .
 Mediante circular 20164100160 Se socializaron el
# de Circulares remitidas Cerrada
Plan y las Tarjetas de emergencia.

El 8 de Julio se desarrollo la capacitación a la

# de capacitados / Brigada de Emergenciade la Corporación del Plan
Cerrada
integrantes de la Birgada y las Tarjetas de emergencia Ambiental . Serie
documental 2016 160.116-12

Mediante circular 20164100160 Se socializaron el

# de Circulares remitidas Cerrada
Plan y las Tarjetas de emergencia.

Se remitió a la Secretaria General los estudios

previos para la elaboración de la etapa
# Puerta Ajustada En Ejecución
precontractual del contrato de adecuación e
infraestructura en las sedes de la Corporación.

Se elaboraron recomendaciones con

espcificaciones de tipo técnico y normativo para
las salidas de emergencia en auditorios y sitios de
concentración de personas, las cuales fueron
1 Documento con las
Cerrada enviadas a correo clopezc@car.gov.co el pasado
especificaciones
18 de Diciembre de 2015 para aprobación
correspondiente. Se radica memorando a DAF con
documento tecnico anexo. Memorando N.
20153143007

Se programaron las inspecciones de seguridad,

las cuales Iniciaron el 11 de mayo de 2016,
realizandose 15 inspecciones en sedes y 7 en la
Sede Centro.
# de Inspeccion de
Cerrada En las hojas de vida del CONTROL
auditorios/Sedes
MANTENIMIENTO SEDES ADMINISTRATIVAS
se documentaron el cumplimiento de los accesos
de los auditorios de las sedes con los criterios
establecidos en cuando a salidas de emergencias.
En las hojas de vida del CONTROL
MANTENIMIENTO SEDES ADMINISTRATIVAS
se documentaron las especificaciones y los
1 SIDCAR remitdo Cerrada
accesos de los auditorios que no cumplan con
los criterios establecidos en cuando a salidas de
emergencias
 1 Cronograma ejecutado

pecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VR

31-Dec-16

Estado: En ejecución
Indicador de Cumplimiento Seguimiento Proceso
- Cerrada

Se convocó mediante memorando No.

No. De memorandos
Cerrada 20163110087 del 31.03.2016 Capacitacion
remitidos / 8
Documental.

Se realizaron diez (10) jornadas de capacitación a

los Grupos de Mejoramiento de los 16 Procesos
No. De Sensibilización en la cual se les socializó el Procedimiento de
realizadas / No. De Elaboración y Control de documetos y Registros a
Cerrada
Sensibilizaciones través del Módulo Documental de la Herramienta
Programadas de automatización del SIGESPU. (Ver folios 143-
152 de la Serie documental 160-116-12
Sensibilizaciones SIGESPU).
No. De Encuentas de Se practicaron diez (10) encuestas de satisfacción
Percepción de la efectividad de las capacitaciones realizadas a los Grupos de
de la Sensibilización / No. Cerrada Mejora de los diferentes Procesos. ( La evidencia
De Sensibilizaciones reposa en la Serie documental 160-116-12
programadas Sensibilizaciones SIGESPU).

Acta de Revisión Cerrada

El modulo documental de la herramienta de

Módulo Implementado Cerrada sistemaización del SIGESPU se encuentra a la
fecha cargado y en modo prueba ( 90%)

Se entregaron a el Contratista ITS Soluciones en

el mes de Diciembre de 2015, en medio digital los
No. De cargues masivos de cargues documentales correspondientes a las
Cerrada
información documentada / 2 Matrices de Documentos y Formatos; Así como
las bases de datos correspondientes a lo
relacionado en las mismas.

Se actualizó el procedimiento GSG-PR-10 Versión

# de procedimiento
Cerrada 2 del 12 de Agosto de 2015 y se solicitó mediante
actualizados.
memorando No 20153128800.

Se envió circular No. 20164100078 del 31,03,2016

# de SIDCAR enviados Cerrada
comunicando el tema.

El día 29 de abril de 2016 se realizaron las mesas

de trabajo con los grupos de mejoramiento frente
Acta de reunión Cerrada al Sistema de Gestión Pública, las cuales
resposan en la serie documental 4000.124.19
“Sensibilizaciones SIGESPU”
# de Matricez de Aspectos e
Impactos ambientales Cerrada
actualizadas

# de Listado de asistencia y
Cerrada
memorandos

# de normas ambientales
identificadas y actualizadas Cerrada
en el normograma Ambiental

# de SIDCAR enviados Cerrada

# de normas con evaluación

de cumplimiento legal
realizada/ # de normas
nuevas identificadas Cerrada

Registro de evaluación de
cumplimiento legal.

# de Plan Cerrada

# Memorandos Cerrada

# de SIDCAR enviados Cerrada

El día 10 de Mayo de 2016 se convocaron a los

supervisores de contratos cuya actividad inside en
la generación de residuos peligrosos, lo anterior
con el fin de realizar una mesa de trabajo y dar
# de SIDCAR enviados Cerrada seguimiento al cumplimiento normativo de
contratos por terceros en relación a los residuos
peligrosos (RESPEL) y los residuos
directos generados de las actividades propias de
la Corporación. Memorando No 20163115309

Se generó el cronograma de actividades en el cual

# de Cronogramas
Cerrada se plasmaron las tareas a realizar como base para
elaborados la formulación del documento RESPEL.
 El día 5 de julio de 2016 se realizó mesa de trabajo
# de Segumientos del para hacer seguimiento al cronograma de trabajo
Cronograma/2
Cerrada generado anteriormente del cual se dejó un
listado de asistencia que reposa en la serie
# Actas de comité docuemental del SIGEPU.

El día 11 de Agosto de 2016 se realizó la

# de Listado de asistencia socialización del Plan de Manejo Integral de
de socizalición del Plan Residuos o Desechos Peligrosos de la Corporación
RESPEL Cerrada al grupo de trabajo SIGESPU. Se dejó un listado de
asistencia que reposa en la serie docuemental del
# Actas de comité SIGESPU y un acta de reunión.

El día 11 de Agosto de 2016 se realizó la

# de Listado de asistencia socialización del Plan de Manejo Integral de
de Plan RESPEL aprobado Residuos o Desechos Peligrosos de la Corporación
Cerrada al grupo de trabajo SIGESPU. Se dejó un listado de
# Actas de comité asistencia que reposa en la serie docuemental del
SIGESPU y un acta de reunión.

El día 19 de Agosto de 2016 se solicita mediante

memorando No 20163128243, la publicación del
# de SIDCAR enviados Cerrada
Plan de Gestión Integral de Residuos Peligrosos
de la Corporación.
El d{ia 5 de octubre de 2016 mendiante circular
# de Listado de asistencia No 20164100220, se realiz{o la socializaci{on del
Cerrada
de socizalición Plan de Manejo Integral de Residuos de la CAR a
funcionarios y contratista.
# de Documentos de
seguimiento a la Se realizó un informe de seguimiento a la
Cerrada
implementación del Plan de implementación del Plan RESPEL
RESPEL

Se envió circular a Directores regionales;

funcionarios y contratistas DRAG, DRAM, DRBC,
DRBM, DRCH, DRGU, DRMC, DRRN, DRSC,
# de Correos enviados con DRSO, DRSOA, DRSU, DRTE y DRUB dando a
Cerrada
la respectiva divulgación. conocer el Plan de Emergencia Ambiental y las
Tarjetas de Emergencia ( Hojas de Seguridad) de
las luminarias, Tonners y Pilas. ( Circular No.
20164100160 del 08/16/2016 ).

Se desarrolló un documento "Metodologia de

Capacitación" en el cual se incluyó el item 8
# de documentos con la
Cerrada Evaluación en donde se define la estrategia para
estrategia a desarrollar.
la aplicabilidad de la evaluación de las
capacitaciones a realizar.
 El día 8 de agosto de 2016 mediante reunión del
grupo SIGESPU se aprobó el documento
# de listados de asistencia Cerrada "Metodologia de Capacitación" la cual resposa en
la serie documental 160.116-12 “Sensibilizaciones
y Capacitaciones del SIGESPU”

# de actividades realizadas
Cerrada
de la semana SIGESPU

Se establecieron una serie de actividades en el

documento hipervinculado a través de las cuales
# de actividades definidas en
Cerrada se definió la metodologia pedagógica a
los programas implementar para lograr el entedimiento de los
conceptos en materia ambiental.

Se actualizó el formato GHU-PR-18-FR-02,

perteneciente al Proceso de gestión Humana
dentro del Sistema de Gestión de la Corporación.
# de Formatos actualizados Cerrada
El formato fue entregado a German Ospina en una
memoria para posteriormente ser evaluado y
adoptado en el SIGESPU

El día 29-06-2016 se solicitó via correo

electronico a la oficina de Talento Humano las
# de SIDCAR enviados En ejecución
evidencias de los compromisos adquiridos en la
ultima inspección de seguridad.

Se generó el documento GSG-PR-09-IS-01

# de documentos elaborados Cerrada Instructivo de Inspecciones HSE el cual se
encuentra publicado en DellBogota.

Se solicitó mediante memorando No 20163126049

# de Listado de asistencia y
Cerrada del 2 de agosto de 2016 la publicación oficial del
memorandos
documento en DellBogota

Simulacros realizados Cerrada

 Simulacros realizados Cerrada

Activaciones realizadas Cerrada

Los días 23,24,25,27 y 31 de Mayo y 2 y 3 de

Junio de 2016 , se realizarón los talleres lúdico
practico " Fortalecimiento SIGESPU, HSEQ, MECI
Talleres realizados Cerrada
y MIPYG" en las diferentes Sedes Admisnitrativas
de la Corporación los cuales reposan en la serie
documental del SIGESPU.

Actividades realizadas Cerrada

Se enviaron mediante correo electronico las

campañas correspondientes a :
1. Día de la Tierra
2. Consumidor Responsable
Campañas Desarrolladas En ejecución 3. Conciencia frente al uso de los Recursos
Naturales.
4. Buen uso del Punto Ecologico
5. Reflexion Lealtad- Gestión Insitucional y
Preservación y Protección del Medio Ambiente.

Las campañas virtuales se enviaron mediante

Campañas Virtuales Cerrada correo masivo a toda la Corporación

Numero de Circular
Cerrada
proyectado

Cronograma Entregado Cerrada

# visitas a la regionales
Cerrada
visitadas/14

Acta de inspeccion Cerrada

Documento Construido Cerrada

Documento Adoptado Cerrada

SIDCAR remitido Cerrada

El día 20 de mayo de 2016 se realizaron las

mesas de trabajo con los enlaces del grupo de
No de Mesas de trabajo
mejoramiento de los proceso misionales para la
propuestas/ No de mesas de Cerrada
actualización de los bienes y servicios del proceso
Trabajo Realizadas
como fase inicial de la medición de la percepción
y/o satisfacción del cliente.
 Número de Memorandos Cerrada

Se generó el documento de identificación de los

No de Mesas de trabajo
momentos de verdad de los bienes y servicios ya
propuestas/ No de mesas de Cerrada
identificados de los proceos misionales de la
Trabajo Realizadas
Corporación.

No de Mesas de trabajo Se efectuó el 13-04-2016, la socialización del

propuestas/ No de mesas de Cerrada Procedimiento GSG-PR-06 Medición de la
Trabajo Realizadas Satisfacción del Cliente

No de Encuentas con
satisfaccion/No de Cerrada
Encuentas Realizadas

SIDCAR remitido Cerrada

Jornada Realizada / Jornada

Cerrada
Programada

Como resultado de la mesa de trabajo se envió a

cada integrante del Equipo MECI el documento
Documento Realizado Cerrada "Código de Buen Gobierno" solicitando las
propuestas de Mejora para el documento de las
cuales estamos a la espera de la respuesta.
Documento Realizado Cerrada

Correo remitido Cerrada

SIDCAR remitido Cerrada

Jornada Realizada / Jornada

Cerrada
Programada

Correo remitido Cerrada

Informe Realizado Cerrada

Mediante acta del 3-11-2016, se reunieron los

integrantes del SIGESPU, con el fin de replantear
Acta de Comité Cerrada las actividades propuestas para dar cumplimiento
al documento del Código de Buen Gobierno y se
concluyó solicitar el cierre de la actividad.

No. Circular remitida / 2 Cerrada

 SIDCAR remitido Cerrada

Jornada Realizada / Jornada

Cerrada
Programada

Instrumento Diagnostico Actualizado, adjunto al

Documento actualizado Cerrada
reporte del PUMI.

Instrumento Diagnostico Actualizado, adjunto al

Documento actualizado Cerrada
reporte del PUMI.
 Listado de Asistencia que reposa en la serie
Jornada Realizada / Jornada
Cerrada documental SENSIBILIZACIONES SIGESPU
Programada
4000-12419.

El día 31 de marzo de 2016 mediante memorando

No 20163110065 se convocó a los grupos de
mejoramiento de los procesos, con el fin de revisar
SIDCAR remitido Cerrada
las recomendaciones del reporte de indicadores
de cada proceso comprendido entre el 1de Junio
al 31 de Diciembre de 2015.

Mediante los memorandos mencionados en la

anterior actividad se citó a los grupos de mejora
Jornada Realizada / Jornada de los procesos para la revisión y la aplicación de
Cerrada
Programada las recomendaciones generadas en dicha revisión,
las cuales se realizaron mediante mesas de
trabajo. ( Ver serie documental SIGESPU)

No. De Bases de Datos Se encuentra pendiente el cargue manual en

Cargada / Total Bases de En ejecución modo de producción, el cual se tiene previsto para
Datos iniciar el próximo 28 de noviembre de 2016. Se
remitió por correo electrónico el 16-11-2016, las
Módulo de Indicadores observaciones respectivas de ajuste de la
En ejecución
implementado herramienta
pecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VR

31-Dec-16

Estado: En ejecución
Indicador de Cumplimiento Observación de la dependencia
- Cerrada

El día 3 de octubre de 2016 mediante memorando

No 20163134091, se solicitó al DAF la
Memorando Cerrada
colaboración para adecuar el área de
almacenamiento temporal de los RESPEL.

El día 9 de septiembre de 2016 mediante

memorandos No 20163130868 y 20163130869
se solicita a DAF la compra de los recipientes para
Memorando Cerrada
el almacenamiento temporal de bombillas y
recursos de caja menor para la compra de la
señalización.

El día 4 de octubre se realizó la jornada de orden

y adecuación del área de almacenamiento
Área de almacenamiento
Cerrada temporal de los RESPEL. Ver serie documental
asignada
160-116-12 “Sensibilización y Capacitación del
SIGESPU” y ver registro fotográfico
 El día 3 de febrero se agregó procedimiento de
# de Documentos control de documentos y registros, una nota en el
Cerrada
Actualizados item de generalidades, haciendo aclaración del
tema de copias no controladas.

# de tarjetas de emergencia
actualizadas

% de implementación de las
etapas de la herramienta de
sistematización

El día 10 de Octubre de 2016 mediante

memorando No.20163135077 Se solicitó la
Decreto 1076 de 2015 publicación en Dell Bogota del Normograma HSE
actualizado en el con la actualización e inclusión del Decreto 1076
normograma de 2015, donde se especifica las normas
derogadas por dicho decreto y se verifica la
evidencia de cumplimiento legal.
 El día 10 de Octubre de 2016 se solicitó a
Laboratorio mediante correo electronico la la
Solicitud Realizada
Cerrada corrección de las evidencias de cumplimiento legal
de las normas asociadas a las sustancias de
control.

# de eveidencias
actualizadas

# de evidencias

pecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VR
Seguimiento OCIN
El indicador debe estar orientado al
cumplimiento del cronograma.
NC: Control de servicio No Conforme; VRAR: Valoración de

Seguimiento OCIN

1-Se evidencia un solo memorando. Y

el resto?

Ver los registros de la T.R.D

Ver los registros de la T.R.D

En proceso, el módulo aún no está en

operación.

Abierta. El módulo aún no está en

operación.

Como está actualizado el

procedimiento antes del fecha de
suscripción de la actividad?

Se evidencia la circular #
20164100078, informando los
requisitos ambientales a los líderes de
los procesos.

Verificar las actas de reunión descritas.

Especificar la actualización aplicada y
el # de sidcar para cargar la
actualización de la matriz.
Se evidencia el memorando interno
número 20153134267, con el que se
efectuó la publicación, cumpliendo con
el requisito.
La versión # 3 se evidencia que es del
11/10/16.

Con que sidcar se cargó?

Se publicó en la versión 6 del

9/06/2016

Especificar avance y # de sidcar para

la realización de la mesa de trabajo.

Se generó el cronograma de
actividades en el cual se plasmaron las
tareas a realizar como base para la
formulación del documento RESPEL.
Se evidencia los 2 cronograma del 5 de
julio de 2016

Se evidencia el cierre de la actividad

con acta de listado de asistencia del
11-08-2016

Se efectuó publicación del Plan Respel

mediante sidcar # 20163128243.

Se efectuó publicación del Plan Respel

mediante sidcar # 20163128243.

Se efectuó mediante sidcar No

20164100220, s

Se vefica el cierra de la actividad de

acuerdo a la circular 20164100160.

Verificar el documento de la estrategia

que evaluará cada capacitación.
Verifricar el listado y acta de
aprobación del documento de
estrategia de evaluación de las
capacitaciones.

Se efectuó mediante el sidcar #

20153133330

Se evidencia el documento,
metodología de capacitación, del 10-
06-2016.

Se efectuó la publicación de acuerdo a

la versión 3. # Sidcar de publicación??

Se evidencia las actas de las

inspecciones de seguridad, de acuerdo
al correo electrónico, enviado a Claudia
López del 29-06-2016, originado desde
jhernandezb@car.gov.co

Se evidencia el instructivo del

2/08/2016

Se evidencia el cierre de la actividad,

con la publicación del documento
mediante el memorando interno #
20163126049
Verificar los 15 simulacros efectuados
en el mes de septiembre.

Verificar la ejecución de las 3

activaciones referente al SGC, Medio
Ambiente y SST.

Verificar la ejecución de los 18 talleres

lúdico pedagógicos.

Verficar la ejecución de las 16

actividades tipo concurso

Se evidencia las campañas:

1-Día de la tierra
2-Consumidor responsable
3-
4-
5-

Verificar la ejecución de las 5

actividades de campañas virtuales
respecto al tema del Sistema de
Gestión Ambiental.
Se publicó en la ruta de S:\Manual de
Procesos y Procedimientos
SIGESPU\GESTION DEL
SIGESPU\Calidad\Guias e Instructivos

Se efectúa seguimiento de acuerdo a

los siguientes memorandos:
20153137800, a OAP.

Con el # 20153137806 a DGOAT.

Y con el 20153137807. Se remitió a

DJUR/Autoridad ambiental.

Se efectuó de acuerdo a la lista de asistencia del 20-05-2016

Se efectúa seguimiento de acuerdo a
los siguientes memorandos:
20153137800, a OAP.

Con el # 20153137806 a DGOAT.

Y con el 20153137807. Se remitió a

DJUR/Autoridad ambiental.

Se efectuó la socialización del 20-05-2016

Encuestas de Sensil… satisfacción al

cliente

Mediante acta del 3-11-2016, se

reunieron los integrantes del SIGESPU,
con el fin de replantear las actividades
propuestas para dar cumplimiento al
documento del Código de Buen
Gobierno y se concluyó solicitar el
cierre de la actividad.
Cerrada con Rsegura y Paola

Cerrada con Rsegura y Paola

Mediante acta del 3-11-2016, se

reunieron los integrantes del SIGESPU,
con el fin de replantear las actividades
propuestas para dar cumplimiento al
documento del Código de Buen
Gobierno y se concluyó solicitar el
cierre de la actividad.
Cerrada con Rsegura y Paola

Cerrada con Rsegura y Paola

Cerrada con Rsegura y Paola

Se evidencia el cumplimiento de la
actividad, mediante el memorando
interno número 20163110065, para la
ejecución de las mesas de trabajo de
validación de los indicadores.

Se evidencia el cumplimiento de la
actividad, mediante el memorando
interno número 20163110065, para la
ejecución de las mesas de trabajo de
validación de los indicadores.

Se evidencia el correo electrónico con

las observaciones de ajuste de la
herramienta, enviado el 16-11-2016 a
OAP.
NC: Control de servicio No Conforme; VRAR: Valoración de

Seguimiento OCIN

Se verifica el memorando No
20163134091con la solicitud del área
para el almacenamiento temporal de
los RESPEL.
La actividad se realizó dentro del
tiempo establecido.

Se realiza la verificación de los tres

memorandos, el primero solicitando los
elementos para el almacenamiento
(incluye cotizaciones, ejemplos de la
señalización) y los dos siguientes
dando alcance al primero para recordar
la solicitud. La solicitud fue cumplida y
atendida por el contratista de servicios
locativos.
La actividad se realizó dentro del
tiempo establecido.

Se evidencia mediante registro

fotográfico el establecimiento de la
zona de almacenamiento ubicada en el
sótano, debidamente identificada y
señalizada, así como los contenedores
correspondientes. Además, se
evidencia la socialización realizada del
establecimiento del área.
La actividad se realizó dentro del
tiempo establecido.
Se verificó el GSG-PR-01, V.4 de
03/02/2017 publicado en el servidor
interno de la Compañía, con la nota
aclaratoria sobre el manejo de las
copias no controladas.
La actividad se realizó
extemporáneamente.

Se verifica el memorando No
20163139228 emitido por la OAP,
donde se solicita cambio de fecha para
la culminación de la actividad (30-06-
2017), debido a que la acción depende
de los cambios que se generan a raíz
de la implementación de la herramienta
de automatización.

A la fecha ya existe un diseño de la

herramienta, se han realizado
capacitaciones al personal del
SIGESPU sobre los módulos de la
plataforma.
La etapa actual en la que se encuentra
el proyecto es el cargue de la
información a la plataforma, para
posteriormente ejecutar el periodo de
prueba.

Se verifica el GSG-PR-02-MT-01
Normograma HSE (V.3 de 11/10/2016)
donde se evidencia la actualización con
la inclusión del Decreto 1076, con una
promedio de cumplimiento del 94%. La
actividad se realizó dentro del tiempo
establecido.
Se recomienda que en la sección de
control de cambios se especifique que
las modificaciones realizadas no
corresponden al formato, sino al
contenido de éste, pues se pueden
generar confusiones con la versión
actual de la matriz.
La actividad se realizó dentro del
tiempo establecido.
 Se verifica el envío del correo de OAP
al Laboratorio Ambiental solicitando la
actualización de la información que se
requiere para completar el normograma
en lo aplicable a sustancias de control.
Así mismo, se evidenció la respuesta
del Laboratorio Ambiental mediante los
siguientes documentos:

- Res. 000826 del 2003: Inscripción en

el registro de estupefacientes mediante
Res. 250 de 2015.

- 18-0208 de 2005: Registro No 0116

para el ejercicio de la práctica
radioinmunoanálisis (10-10-2013).

Se verificó la actualización en el
Normograma, donde la normativa en
mención se encuentra con un
cumplimiento del 100%.
La actividad se realizó dentro del
tiempo establecido.

NC: Control de servicio No Conforme; VRAR: Valoración de

 Código
No. de H, NC, CGR/Subsistema Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Observación /
Consecutivo
OB, INC, FA, MECI/Numeral de la Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Función de
de Acciones
OM norma ó numeral Advertencia
del informe

No se evidenció la programación anual por parte de la

líder del proceso de Medición, Seguimiento y Mejora,
correspondiente a capacitaciones y entrenamientos para
7.1 ISO9001:2008
fortalecer las competencias, habilidades y destrezas de
NTCGP
los auditores, buscando que el desarrollo de los roles de
1 NC 1000:2009
la Oficina de Control Interno sea proactivo, constructivo
e independiente, y de valor agregado a los procesos de
1,2,1 MECI
la Corporación, tal como lo establece el numeral 2 de las
políticas de operación del proceso MSM-CP-01
MEDICION SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA

TOTALES

CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; R
incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VRAR: Valoración de Administración de
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida

Convenciones:

Columnas de calculo automático

Información suministrada en el informe
Celda con formato fecha: Día Mes Año
Fila de Totales
 CORPORACIÓN A

Descripción
Descripción
Causas Efecto Propósito de la acción de las
de Acciones
Actividades

Determinar el alcance Revisar,

Revisar y de las capacitaciones analizar y
ajustar la y establecer la politica actualuzar la
politica del de acuerdo con las politica de
proceso necesidades del operaciòn
proceso del proceso
1. No se realizò un documento llamado
cronograma de capacitaciòn.
2. Se presenta confusión entre las
Existe el riesgo Identificar,
necesidades remitidas a talento humano
que no se lleven planificar el
para el plan de capacitaciòn y las
a cabo las cronograma
capacitaciones internas.
capacitaciones de
3. Se han realizado capacitaciones
necesarias. Hacer el capacitación
interna, reunion de auditores sin embargo
cronograma determinar la de acuerdo
no se evidencia la planeaciòn para el año
de planificaciòn de las con lo que
en un documento.
capacitacion capacitaciones se
es establezca
en la politica
de
operaciòn
ajustada

imiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Plan de Ac
VRAR: Valoración de Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transpa

Puntajes base de Evaluación:

umnas de calculo automático Puntaje base de evaluación de cumplimiento
ación suministrada en el informe Puntaje base de evaluación de avance
con formato fecha: Día Mes Año Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Fila de Totales Avance del plan de Mejoramiento
 RACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE CUNDINAMA
PLAN ÚNICO DE MEJORAMIENTO - PUMI

Denominació Porcentaje
Avance
n de la Cantidad de Fecha de Fecha de Plazo en de Avance
Fecha de Físico de
Unidad de Medida de Suscripción Culminación Semanas de Físico de
Iniciación de Ejecución de
Medida de las de la de la cada Ejecución de
la Actividad las
las Actividades Actividad Actividad Actividad las
Actividades
Actividades Actividades

1 1 8-Aug-16 8-Aug-16 15-Dec-16 18 1 100%

1 1 8-Aug-16 8-Aug-16 15-Dec-16 18 1 100%

37 2 2

ontrol a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: Partici
oría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Au

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único PMU

uación:
ión de cumplimiento
ón de avance
e Mejoramiento
ramiento
CUNDINAMARCA - CAR -
- PUMI
Fecha de Evaluación:

Puntaje Puntaje Efectividad de la Acción

Puntaje Proceso /
Logrado por Atribuido a y/o Actividad
Logrado por Líder / Área / Proyecto /
las las
las Proceso Programa / Fuente
Actividades Actividades
Actividades Responsable Convenio /
Vencidas Vencidas
(PLA) SI NO Contrato
(PLAV) (PAAVI)

Auditoria
Jefe Oficina
18 18 18 x MSM interna de
OCIN
SIGESPU

Auditoria
Jefe Oficina
18 18 18 x MSM interna de
OCIN
SIGESPU

37 37 37

rcepción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clim
es mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representantes.

OBSERVACIONES:

PBEC 37
PBEA 37
CPM = Prava / PBEC 100.00% Elaboró:
AP = PLAI/ PBEA 100.00% Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:
 31-Dec-16

Tipo de Estado: En
Fecha de la Indicador de
Acción: C, ejecución - Observaciòn de la dependencia
Fuente Cumplimiento
AC, AP, AM Cerrada

Se realizo la modificación de la
No de revisiòn
6/14/2016 AC Cerrada politica del proceso MSM SIDCAR
de la politica
20163143094

De acuerdo con la politica se

determinó que se propondrá
capacitaciones y entrenamientos al
proceso Gestión del talento Humano.

En este sentido para el 2016 se

No de
remitio por correo a la oficina de
6/14/2016 C cronogramas Cerrada
talento humano las necesidades de
elaborados
capacitación, y en el Programa
General de Medición, Seguimiento y
Mejora se encuentra el item de
Capacitación cultura del autocontrol -
en las jornadas de Reinducción como
cronograma de capacitación

cutivo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investigación d
mara de Representantes.

ONES:

el Proceso o Proyecto:
 Seguimiento OCIN

Se evidencia que se remitio

por sidcar 20163143094 la
modificación de la politica

Se evidencio como
cronograma el Programa
General de Medición,
Seguimiento y Mejora y de
acuerdo con la nueva politica
se evidencio el correo del día
16/03/2016 donde se identifico
la necesidades de
capacitación en la ficha de
capacitación OCIN

cciones integrales HSE; IIATEP: Investigación de

AUDITORIA INTERNA VIGENCIA 2016
No. de H, NC, Código CGR/Subsistema Descripción del Hallazgo / No Conformidad /
Consecutivo
OB, INC, FA, MECI/Numeral de la norma Observación / Inconsistencia / Oportunidad de Mejora /
de Acciones
OM ó numeral del informe Función de Advertencia

En coherencia con su compromiso de cumplimiento

de sus requisitos legales la entidad debe darle
obediencia al artículo 5 de la Resolución CAR 769 de
2015, de realizar una vez al mes la reunión del
comité de Seguridad Vial de la entidad, en marco de
su respectivo plan y control de riesgos y peligros.
NC 4,5,2 OHSAS 18001: 2007 Al verificar la carpeta del citado comité, no se
evidencian las actas de reunión de reunión para el
mes de diciembre de 2015 y para la vigencia de
2016 sólo se han reunido en dos ocasiones. Lo
anterior incumple las disposiciones de la
reglamentación interna expedida por la misma
entidad.
 La entidad debe determinar aquellas operaciones y
actividades con los peligros identificados en donde la
implementación de controles es necesaria. La
verificar el accidente de trabajo registrado ante la
ARL con numero 2489467 del 15 de marzo y la
evaluación del mismo, se observa que la entidad no
se asegura de la entrega oportuna de los Elementos
NC 4,4,6 OHSAS 18001: 2007 de Protección, toda vez que la fecha de ingreso del
funcionario accidentado es del 3 de diciembre de
2015 y solo hasta el 7 de marzo de 2016 se registra
la entrega a la DRAG. Adicionalmente se cuenta con
el funcionario Nelson Zamudio quien ingreso a la
entidad el día 1 de febrero de 2016 y sólo hasta el
día 4 de la misma vigencia se registra la entrega
efectiva de sus EPP.
 Al verificar la carpeta de "Subsistema de Gestión de
Seguridad - Simulacro 2015 según TRD: 150-106.14,
no se encuentran los registros necesarios para
demostrar la realización del simulacro 2015 en las
Direcciones Regionales de Almeidas y Guatavita -
NC 4,4,7, OHSAS 18001:2007 DRAG y Soacha - DRSOA. Lo anterior no permite
probar el procedimiento de respuesta ante
emergencias para dichas dependencias, así como
tampoco realizar verificaciones y según la evaluación
obtenida, realizar las modificaciones necesarias al
Plan de Emergencias.
 Direcciones Regionales de Almeidas y Guatavita -
NC 4,4,7, OHSAS 18001:2007 DRAG y Soacha - DRSOA. Lo anterior no permite
probar el procedimiento de respuesta ante
emergencias para dichas dependencias, así como
tampoco realizar verificaciones y según la evaluación
obtenida, realizar las modificaciones necesarias al
Plan de Emergencias.

TOTALES

CONVENCIONES
Fuente: AII: Auditoria Interna Integral; AE: Auditoria Especial; RD: Revisión por la Dirección; SOCIN: Seguimiento OCIN; AUTEV: Autoevaluación; R
Valoración de Administración de Riesgos: PRMJ: Propuesta de Mejora; ACGR: Auditorias CGR; ARF: Auditoria de Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Tr
Tipo de Acción: C: Corrección; AC: Acción Correctiva; AP: Acción Preventiva; AM: Acción de Mejora
Estado: EJ: En Ejecución; CU: Cumplida

Convenciones:

Columnas de calculo automático

Información suministrada en el inform
Celda con formato fecha: Día Mes A
Fila de Totales
 CORPORA

Causas Efecto Descripción de Acciones

Al realizar una reunión

mensual los tiempos de
ejecución de compromisos
por parte de los integrantes
y responsables del comité Ejecutar acciones que permitan evaluar la
son escasos lo cual no periodicidad de las reuniones del comité
Incumplimiento a las
permite que en la reunión de seguridad vial, con el fin de optimizar
politicas internas de
mensual se evidencien recursos y garantizar el seguimiento a los
funcionamiento del comité
cambios que permitan compromisos, funciones y
de seguridad vial
tomar medidas de responsabilidades del Comité de
mejoramiento basados en Seguridad Vial
datos y toma de desiciones
para el seguimiento al plan
de seguridad vial.
 Los elementos se solicitan
al área de almacen antes
de la posesión de cada
funcionario en su cargo, en
el momento de realizar la
afiliación a la ARL, pero
posterior a ello no realiza
una verificación de la
entrega de los mismos. El
área de almacen no puede
realizar la entrega de los
elementos de protección
personal (EPP) hasta que
se efectue el cargue de los
funcionarios en el sistema
por parte del área de
desarollo de personal de la Falta de control operacional
Implementar acciones que permitan
oficina de Talento Humano, a los riesgos y peligros
realizar un seguimiento a la entrega de
quien lo realiza hasta identificados lo cual puede
elementos de protección personal en el
despues del pago de la conllevar a la generación
menor tiempo posible luego del ingreso de
primera nómina del de accidentes / incidentes y
los funcionarios
funcionario esto conlleva a enfermedades laborales.
que el funcionario inicie
actividades sin tener sus
EPP.
Durante los meses de
Diciembre y enero el área
de almacen no realiza
salidas de elementos dado
que el área cierra para
realizar el inventario por
parte de la revisoria fiscal.
Por lo anterior los
funcionarios que ingresan
durante este periodo solo
pueden tener elementos de
protección hasta el mes de
Febrero.
 Por lo anterior los
funcionarios que ingresan
durante este periodo solo
pueden tener elementos de
protección hasta el mes de
Febrero.

Las dependencias, como

responsables de la
ejecución de los
simulacros, en especial los
Sistemas Comando de No dar cumplimiento a los
incidentes (SCI), no tienen requisitos legales
claro sus relacionados con la Ejecutar acciones de seguimiento a la
responsabilidades, por lo atención de emergencias realización de simulacros de evacuación
tanto, algunos de ellos no dentro del Sistema de en cada una de las sedes de la CAR
consideran importante Gestión en Seguridad y
remitir a los responsables Salud en el Trabajo
del Sistema de Gestión los
resultados de los
simulacros para la toma de
acciones de mejoramiento.
 claro sus relacionados con la Ejecutar acciones de seguimiento a la
responsabilidades, por lo atención de emergencias realización de simulacros de evacuación
tanto, algunos de ellos no dentro del Sistema de en cada una de las sedes de la CAR
consideran importante Gestión en Seguridad y
remitir a los responsables Salud en el Trabajo
del Sistema de Gestión los
resultados de los
simulacros para la toma de
acciones de mejoramiento.

o OCIN; AUTEV: Autoevaluación; RCT: Reuniones (Comités y reuniones con partes interesadas); TCGPA: Tableros de Control a la Gestión del Plan de Acción; S
Revisoría Fiscal; ITN: Índice de Transparencia Nacional; CDPU: Calificación de Deuda Pública; EVIMAVDT: Evaluación de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ; A

umnas de calculo automático

ación suministrada en el informe
con formato fecha: Día Mes Año
Fila de Totales
CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE C
PLAN ÚNICO DE MEJORAMIENTO

Fecha de
Denominación de la Cantidad de
Descripción de las Suscripción
Propósito de la acción Unidad de Medida de Medida de las
Actividades de la
las Actividades Actividades
Actividad

Firmar por parte del

Secretario y Presidente
Actas firmadas 1 9/15/2016
del Comité las actas
pendientes por suscribir

Convocar a una reunión

ordinaria del comité y
evaluar la pertinencia de Sidcar con
ejecutar la reunión convocatoria a 1 9/15/2016
mensual como lo reunión ordinaria
establece la Resolución
769 de 2015.
Garantizar el seguiiento
a los comprimisos,
funciones y
responsabilidades del Modificar la Resolución
Comité de Seguridad 769 de 2015, Resolución CAR
vial. especificamente el artículo debidamente 1 9/15/2016
5, determinando una Suscrita
periodicidad mas amplia.

Solicitar a la Oficina de
Control interno en
atención a lo descrito en el
artículo 4 de la Resolución
769 de 2015, una auditoria
Memorando sidcar 1 9/15/2016
para verificar el
cumplimiento a los
objetivos, metas e
indicadores propuestos
por el comité.
 Realizar la solicitud de
entrega de EPP al area de
almacen mediante el
Sistema SICOF y guardar Registro con
una copia del registro de solicitud de entrega 1 9/15/2016
la misma en la TDR del de EPP
Sistema de Gestión en
Seguridad y salud en el
Trabajo.

Informar mediante correo

electronico antes de la
posesión de cada
funcionario al área de
nómina de la oficina de
Talento Humano la
Correo electronico 1 9/15/2016
necesidad de entrega de
elementos de protección
personal para que se
vincule a cada funcionario
de manera inemdiata al
sistema de la CAR

Reportar las novedades

de nómina e incluir a los Reporte de
funcionarios en la base de Novedades de
1 9/15/2016
datos de la CAR para nómina al sistema
facilitar la entrega de los CAR
EPP

El área de almacen
realizará la entrega de los
Realizar un EPP en un tiempo no
seguimiento a la mayor a 2 días hábiles a
Registro de entrega
entrega de elementos partir de su solicitud y 1 9/15/2016
de EPP
de protección personal guardará el registro de la
en el menor tiempo entrega con la firma del
posible luego del funcionario que recibe los
ingreso de los elementos
funcionarios. Lo
anterior garantizando la
implementación de
controles Remitir un memorando
operacionales a los sidcar a la Dirección
riesgos y peligros Administrativa y financiera,
elevando la solicitud de
autorizar la salida de EPP
durante los meses de
diciembre y enero a pesar Memorando sidcar 1 9/15/2016
de que se éste realizando
en este periodo de tiempo
el inventario de los bienes
y solicitando la revision
tecnica del sistema por las
fallas presentadas.
 Remitir un sidcar a los
jefes de área y personal
de apoyo administrativo
para que realicen una
verificación de la entrega Memorando sidcar 1 9/15/2016
de elementos de
protección personal antes
de remitir a un funcionario
nuevo a una comisión.

Realizar un seguimiento
por parte del SG- SST de
la entrega de los EPP a
los funcionarios nuevos a
Registro de
la semana de su posesión 1 9/15/2016
seguimiento
revisando las salidas de
los EPP asignados con su
correspondiente firma de
recibido.

Realizar una capacitación

a los sistemas comando
de incidentes de cada
sede, con el fin de realizar
el entrenamiento
correspondiente, pero a su Lista de asistencia 1 9/15/2016
vez explicar las
responsabilidades que le
atañen y la importancia de
reportar los resultados de
los mismos.

Una vez programados y

autorizados los
cronogramas de ejecución
de los simulacros remitir
una comunicación sidcar
socializando la
Memorando sidcar 1 9/15/2016
información y solicitando
la entrega inmediata del
Implementar acciones
informe de atención de
de mejoramiento
emergencias donde se
derivadas de la
reportar el resultado
ejecución de simulacros
obtenido.
de evacuación
 de mejoramiento
derivadas de la
ejecución de simulacros
de evacuación

Presentar al Comité de
Acta de reunión de
emergencias el informe de
comité de
la ejecución y resultados
emergencias con
de los simulacros y solictar
informe de 1 9/15/2016
desde esta instancia la
ejecución de
entrega de los informes a
simulacros de
aquellas areas que no lo
evacuación
presentan oportunamente.

Remitir a la Oficina de
Control interno y la
Dirección General la
información de las áreas
que no remiten los
Memorando Sidcar 1 9/15/2016
informes de simulacro de
manera oportuna para que
actuen de acuerdo a su
competencia y nivel de
autoridad.

de Control a la Gestión del Plan de Acción; SPQR: Seguimiento Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias; NVPC: Nivel de Percepción del Cliente; PARCIU: Pa
n de indicadores mínimos MAVDT; SICE: ; ACS: Auditorias de certificación y seguimiento; ICLCCR: Informe Comisión Legal de Cuentas Cámara de Representante

Evaluación del Plan de Mejoram

Puntajes base de Evaluación:
Puntaje base de evaluación de cumplimiento
Puntaje base de evaluación de avance
Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Avance del plan de Mejoramiento
GIONAL DE CUNDINAMARCA - CAR -
MEJORAMIENTO - PUMI

Porcentaje Puntaje Puntaje

Avance Puntaje
Fecha de Plazo en de Avance Logrado por Atribuido a
Fecha de Físico de Logrado por
Culminación Semanas de Físico de las las
Iniciación de Ejecución de las
de la cada Ejecución de Actividades Actividades
la Actividad las Actividades
Actividad Actividad las Vencidas Vencidas
Actividades (PLA)
Actividades (PLAV) (PAAVI)

9/16/2016 10/15/2016 4 1 100% 4 4 4

9/16/2016 10/15/2016 4 1 100% 4 4 4

9/16/2016 11/30/2016 11 1 100% 11 11 11

9/16/2016 9/30/2016 2 1 100% 2 2 2

9/16/2016 12/31/2016 15 1 100% 15 15 15

9/16/2016 12/31/2016 15 1 100% 15 15 15

9/16/2016 12/31/2016 15 1 100% 15 15 15

9/16/2016 12/31/2016 15 1 100% 15 15 15

9/16/2016 10/15/2016 4 1 100% 4 4 4

9/16/2016 10/15/2016 4 1 100% 4 4 4

9/16/2016 12/31/2016 15 1 100% 15 15 15

9/16/2016 10/31/2016 6 1 100% 6 6 6

9/16/2016 10/31/2016 6 1 100% 6 6 6

 9/16/2016 12/31/2016 15 1 100% 15 15 15

9/16/2016 12/31/2016 15 1 100% 15 15 15

148 15 15 148 148 148

l de Percepción del Cliente; PARCIU: Participación ciudadana (Audiencias ambientales y rendición de cuentas); IESCI: Informe Ejecutivo anual SCI; MCO: Medici
gal de Cuentas Cámara de Representantes.

Evaluación del Plan de Mejoramiento Único PMU

PBEC
PBEA
CPM = Prava / PBEC
AP = PLAI/ PBEA
Fecha de Evaluación: 31-Dec-16

Efectividad de la Acción Proceso /

y/o Actividad Líder / Área / Proyecto / Tipo de
Fecha de la Indicador de
Proceso Programa / Fuente Acción: C,
Fuente Cumplimiento
Responsable Convenio / AC, AP, AM
SI NO Contrato

Actas de
Numero de
DAF - comité de
reuniones
Comité de seguridad
C ejecutadas / N° de
Seguridad vial
actas elaboradas y
Vial debidament
firmadas
e firmadas

Memorando
sidcar con
DAF - convocatoria
Citación a reunión
Comité de a reunión
AC ordinaria de Comité
Seguridad ordinaria de
de Seguridad Vial.
Vial Comité de
Seguridad
Vial

Resolución
OTH- CAR de
Seguridad y modificación 1 Resolución CAR
AC
Salud en el al Comité de suscrita
Trabajo. Seguridad
Vial

Auditorías
solicitadas al plan
OTH- estrategico de
1
Seguridad y seguridad vial /
memorando AC
Salud en el auditorias
sidcar
Trabajo. ejecutadas al plan
estrategico de
seguridad vial.
 Numero de
solicitudes de
OTH-
entrega de EPP/
Seguridad y 1 correo
AC Numero de
Salud en el electronico
funcionarios que se
Trabajo.
vinculen en el
periodo

Numero de
solicitudes de
vinculación al
OTH-
sistema para la
Seguridad y 1 correo
AC entrega de EPP/
Salud en el electronico
Numero de
Trabajo.
funcionarios que se
vinculen en el
periodo

No. De reporte de
OTH- área
novedades de
de Nómina y Reporte de
nomina / Numero
Adminsitraci Novedades AC
de funcionarios que
ón de de nómina
se vinculen en el
personal
periodo

No. De Registro de
entrega de EPP /
DAF - Area Registro de
Numero de
de almacen entrega de AC
funcionarios que se
e inventarios EPP
vinculen en el
periodo

OTH -
Sistema de
Gestión de Memorando
AC Sidcar radicado
Seguridad y sidcar
Salud en el
Trabajo.
OTH -
Sistema de
Gestión de Memorando
AC Sidcar radicado
Seguridad y sidcar
Salud en el
Trabajo.

No. De
OTH - seguimientos
Sistema de realizados a la
Registro de
Gestión de entrega de EPP /
seguimiento AC
Seguridad y Numero de
(check List)
Salud en el funcionarios que se
Trabajo. vinculen en el
periodo

OTH -
Numero de
Sistema de
Lista de sistemas comandos
Gestión de
asistencia a AC de incidente
Seguridad y
capacitación capacitados
Salud en el
/Numero de sedes
Trabajo.

OTH -
Sistema de
Gestión de memorando
AC Sidcar radicado
Seguridad y radicado
Salud en el
Trabajo.
 Acta de reunión de
OTH -
comité de
Sistema de
Informe de emergencias con
Gestión de
simuacro de AC informe de
Seguridad y
evacuación ejecución de
Salud en el
simulacros de
Trabajo.
evacuación

OTH -
Sistema de
Gestión de memorando
AC Sidcar radicado
Seguridad y radicado
Salud en el
Trabajo.

me Ejecutivo anual SCI; MCO: Medición Clima Organizacional: EVDL: Evaluación del desempeño laboral; IIHSEQ: Inspecciones integrales HSE; IIATEP: Investiga

OBSERVACIONES:

PBEC 148
PBEA 148
CPM = Prava / PBEC 100.00% Elaboró:
AP = PLAI/ PBEA 100.00% Vo. Bo.: Líder del Proceso o Proyecto:
 Estado: En
Observaciòn de la dependencia
ejecución - Cerrada

Se verificaron las siguientes actas debidamente firmadas

y almacenadas según TRD 150-98-05:

- Acta Nº 8: Febrero 12.

- Acta Nº 9: Junio 30.
- Acta Nº 10: Septiembre 29.
- Acta Nº 11: Octubre 7.

Las actividades se realizaron dentro de los tiempos

estipulados.

Se verificó la Resolución 2424 del 28/11/2016, en la cuál

se modifica la periodicidad de las reuniones (a trimestral).
Por consiguiente, el próximo comité de Seguridad Vial
debería realizarse a finales de febrero de 2017.
Se evidencia que la actividad se realizó dentro del tiempo
programado.

Se verificó la solicitud realizada por parte de la OTH a la

OCIN para realizar el proceso de auditoría, así mismo, se
evidencia la respuesta por parte de la OCIN con
memorando Nº 20163132203 y posterior emisión del
informe de seguimiento con base en el memorando Nº
20163136690.
El memorando se realizó dentro de la fecha establecida.
Se abrió una carpeta en la TRD 150-98-05 con la solicitud
de EPP's realizada al almacén, así como las copias de los
correos electrónicos emitidos a los funcionarios para
recoger los EPP's antes de posesionarse.

Para controlar la entrega y reposición de EPP's, se

implementó un tablero de control debidamente formulado,
en donde se administra la información de entrega de
EPP's por cada funcionario, así como un consecutivo
para generar trazabilidad.

En el tablero de control mencionado anteriormente, se

evidenció que para el corte del mes de diciembre, los 7
funcionarios que se iban a posesionar, recibieron sus
EPP's.

También se observa que se implementó un control para

los contratistas mediante memorando Nº 20174100040,
para que en el momento en el que se realice el trámite de
ARL, se entregue diligenciada la planilla de verificación
de EPP's.

Las actividades programadas se ejecutaron

efectivamente dentro de los tiempos establecidos.
Se verificó la emisión del memorando así como la lista de
asistencia diligenciada y firmada por los asistentes a la
capacitación. Este registro se encuentra almacenado en
la TRD 150-98-05.

La actividad se realizó dentro del tiempo establecido.

Mediantes los informes de resultados se evidenció la

realización de los simulacros realizados en las diferentes
sedes de la Corporación, incluso los que debieron ser
repetidos por orden del Director.

Se evidenciaron que los informes emitidos por las

direcciones regionales, contenían además de los
resultados obtenidos en el simulacro, las oportunidades
de mejora identificadas.

Para estas acciones, se verificaron tanto las actas de

reunión de comité de emergencias, como los
memorandos en los cuales se informa el cronograma de
los simulacros y la presentación de los informes.

las acciones mencionadas se realizaron dentro de los

tiempos establecidos.
 Mediantes los informes de resultados se evidenció la
realización de los simulacros realizados en las diferentes
sedes de la Corporación, incluso los que debieron ser
repetidos por orden del Director.

Se evidenciaron que los informes emitidos por las

direcciones regionales, contenían además de los
resultados obtenidos en el simulacro, las oportunidades
de mejora identificadas.

Para estas acciones, se verificaron tanto las actas de

reunión de comité de emergencias, como los
memorandos en los cuales se informa el cronograma de
los simulacros y la presentación de los informes.

las acciones mencionadas se realizaron dentro de los

tiempos establecidos.

grales HSE; IIATEP: Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VRAR:
Seguimiento OCIN
esionales; CSNC: Control de servicio No Conforme; VRAR:
 Informe presentado a la Contraloría General de la República
SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO
FORMULARIO 14.1

Entidad: CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE

CUNDINAMARCA - CAR -
Representante Legal: NESTOR GUILLERMO FRANCO GONZALEZ

NIT 899999062

Período Informado: DEL 01- 01-2016 AL 31-12-2016

Fecha de Suscripción:

Fecha de Evaluación: 31-Dec-16

EVALUACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS

Puntajes base de evaluación:

Puntaje base evaluación de cumplimPBEC = 270

Puntaje base evaluación de avance PBEA = 343

Cumplimiento del plan CPM = POMVi/PBEC 61.4%

Avance del plan de mejoramiento AP= POMi/PBEA 50.5% -

0.7

0.6
0.7

0.6

0.5

0.4

0.3

0.2

0.1

0
1 2 3
ca

Cumplimiento del Plan de Mejoramient 61.4%

Avance del Plan de Mejoramiento 50.5%
 Cumplimiento del Plan de
Mejoramiento
Avance del Plan de
Mejoramiento

2 3
 RESUMEN PLAN ÚNICO DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL - PUMI
Fecha: 31 de diciembre de 2016

FUENTE QUE ORIGINÓ EL

HALLAZGO, NO FECHA TOTAL TOTAL ACTIVIDADES ACTIVIDADES
No. ORDEN HALLAZGOS SEGUIMIENTO AL PUMI POR OCIN
CONFORMIDAD, FUENTE ACCIONES ACTIVIDADES CERRADAS EN EJECUCIÓN
OBSERVACIÓN.

Auditoria Interna HESQ Autoridad

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 88.58 %
1 Ambiental 2015
7/16/2015 32 71 73 68 5 Avance del plan de Mejoramiento: 88.58 %

Auditoria Interna HESQ Autoridad

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 12.40 %
2 Ambiental 2016
8/9/2016 45 82 94 4 90 Avance del plan de Mejoramiento: 3.46 %

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 0.0 %

3 Gestión Estratégica 6/28/2016 2 2 3 0 3 Avance del plan de Mejoramiento: 0.0 %

Gestión Estratégica Cooperación

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 0.0 %
4 Internacional
10/7/2016 2 2 3 0 3 Avance del plan de Mejoramiento: 0.0 %

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 86.95 %

5 Auditoria Interna HESQ Analítica 8/24/2015 12 32 32 30 2 Avance del plan de Mejoramiento: 63.17 %

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 0.0 %

6 Gestión TIC´s 9/5/2016 1 4 4 0 4 Avance del plan de Mejoramiento: 0.0 %

Auditoria Interna HESQ Apoyo

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 89.33 %
7 Logístico
9/1/2015 18 32 33 30 3 Avance del plan de Mejoramiento: 91.41 %

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 0.0 %

8 Gestión Apoyo Logística DAF 8/30/2016 6 8 8 0 8 Avance del plan de Mejoramiento: 0.0 %

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 39.97 %

9 Gestión Apoyo Logística DOI 9/1/2016 8 12 12 4 8
Avance del plan de Mejoramiento: 37.75 %

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 20.00 %

10 Gestión Financiera 8/31/2016 9 9 13 4 9 Avance del plan de Mejoramiento: 39.44 %

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 100 %

11 Auditoria Interna HESQ Contractual 9/1/2015 6 6 15 11 4
Avance del plan de Mejoramiento: 100 %

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 53.33 %

12 Gestión Contractual 9/26/2016 9 10 11 0 11
Avance del plan de Mejoramiento: 45.44 %

Auditoria Interna HESQ Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 81.52 %

13 Ordenamiento Ambiental
7/12/2016 6 6 6 6 0 Avance del plan de Mejoramiento: 81.52 %

SIGESPU PM DE AUDITORIA Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 70.13 %

14 EXTERNA DE CALIDAD DEL 19 10/19/2016 2 8 35 27 8 Avance del plan de Mejoramiento: 70.13 %
ACTUBRE DE 2015

SIGESPU PM DE AUDITORIA
Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 89.92 %
15 ITERNA DEL 05 AGOSTO DE 2015
8/4/2015 9 20 74 72 2 Avance del plan de Mejoramiento: 89.92 %

SIGESPU PM DE AUDITORIA
Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 100. %
16 ITERNA DEL 05 AGOSTO DE 2016
8/5/2016 3 3 10 6 4 Avance del plan de Mejoramiento: 26.98 %
 Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: 100. %
17 Gestión Humana 8/15/2016 3 3 15 15 0 Avance del plan de Mejoramiento: 100 %

A diciembre 31 de 2016 se le está efectuando

seguimiento a diez y siete (17) PM, los cuales
contienen 173 hallazgos, 310 acciones y 441
TOTAL 173 310 441 277 164
actividades, a la fecha de corte 277 actividades están
cerradas y 164 en ejecución. El PUMI presenta un
cumplimiento del 61,4 % y un avance del 50,5 %.
 GESTION ESTRATEJICA

AUDITORIA INTERNA VIGENCIA 2015

Código
CGR/Subsistema
No. de H, NC, Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Observación /
Consecutivo MECI/Numeral de
OB, INC, FA, Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Función de
de Acciones la norma ó
OM Advertencia
numeral del
informe

El manual de procedimientos de Cofinanciación de

proyectos tiene fecha de elaboración junio/2015, sin
embargo, menciona PGAR 2001-2010, PAT 2007-
2009, Subdirección de Planeación y Sistemas de
Información, Oficinas Provinciales; situación que no
Numeral 4.2.3 es acorde con la nueva estructura y crea
Normas de incertidumbre en el lector, respecto a su vigencia.
1 NC Calidad y eje de Lo mismo se evidenció en los procedimientos GES-
información de PR-06 y GES-PR-07 con versión 1 de Junio 1 de
MECI 2015, donde se mencionan áreas de la Corporación
que según el Acuerdo 22 de 2014 ya no existen.
Además se observó que no se registran dentro de las
actividades del paso a paso los formatos internos y
externos utilizados en el desarrollo del mismo, ni
tampoco se identifican plenamente los puntos de
control mencionados por los auditados.
No obstante, los errores detectados en cuanto a
nombre de dependencias fueron subsanados a
última hora, contraviniendo lo establecido en cuanto
a control de documentos.

Se observó incumplimiento de los términos establecidos,

especialmente en la evaluación técnica de los proyectos
de cofinanciación. A la fecha de la auditoría se
encontraron ocho proyectos en evaluación fuera de
términos, de los cuales el que más demora presenta con
32 días es el proyecto 415, a cargo de la Dirección
Operativa y de Infraestructura.
Numeral 7.5.1 Verificada la trazabilidad a las comunicaciones cruzadas
Normas de entre ambas dependencias y a la Alcaldía de El Peñón
2 NC
Calidad y 2.1.1 (20153109761 - 20153110293 - 20153114837 -
MECI 20152110775) se encuentra que el área técnica entregó el
cronograma de actividades al proponente pero ya
incumplió el tiempo establecido en dicho cronograma y en
 de cofinanciación. A la fecha de la auditoría se
encontraron ocho proyectos en evaluación fuera de
términos, de los cuales el que más demora presenta con
32 días es el proyecto 415, a cargo de la Dirección
Operativa y de Infraestructura.
Numeral 7.5.1 Verificada la trazabilidad a las comunicaciones cruzadas
Normas de entre ambas dependencias y a la Alcaldía de El Peñón
2 NC
Calidad y 2.1.1 (20153109761 - 20153110293 - 20153114837 -
MECI 20152110775) se encuentra que el área técnica entregó el
cronograma de actividades al proponente pero ya
incumplió el tiempo establecido en dicho cronograma y en
el Acuerdo 37, situación que está generando un servicio
no conforme frente al usuario.
Aunque la OAP requiere mediante memorando el
cumplimiento de la evaluación, la dependencia técnica no
lo está haciendo.

Se evidencia que el procedimiento de Cofinanciación de

proyectos describe una actividad a cargo de los
supervisores de los contratos o convenios, pero quienes la
Numeral 7.5.1 están realizando son los funcionarios del grupo del Banco
Normas de de proyectos.
3 NC
Calidad y 2.1.1 Aunque en el Manual de supervisión e interventoría no
MECI aparece dentro de las actividades del supervisor la
exigencia de actualizar la información contractual en la
base del banco de proyectos, en los convenios sí aparece,
y sin embargo no lo están haciendo.
 15Subsistema El indicador que mide la gestión presupuestal de la
MECI / Numerales Corporación se basa en compromisos, aun cuando estos
8.2.3, 8.4 y 8.5 no reflejan la realidad de la ejecución, ya que debería
4 NC
Normas de hacerse con base en pagos. Esta situación presenta una
Calidad y 1.2.4 y gestión irreal y además ratifica los permanentes hallazgos
2.1.1 dejados por parte de la CGR

TOTALES

GESTIÓN TIC´S

AUDITORIA INTERNA VIGENCIA 2015

Código
CGR/Subsistema
No. de H, NC, Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Observación /
Consecutivo MECI/Numeral de
OB, INC, FA, Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Función de
de Acciones la norma ó
OM Advertencia
numeral del
informe
 En el procedimiento TIC-PR-01"Adquisición, instalación y
retiro de software", se observó que se utilizan formatos
desactualizados y equivocados lo que evidencia fallas en
el autocontrol de registros, asi mismo, se observa que no
hay suficiente claridad sobre los formatos que se deben
utilizar lo cual se corrobora en la información referente al
inventario de software licenciado registrado en el formato
GTI-PR-16-FR-0 cuando el formato deberia ser el TIC-PR-
01-FR-01, igualmente con el informes correspondiente a
la actividad 3 que se hace en el formato GTI-PR-16-01 el
cual no hace parte del procedimiento y adicionalmente no
tiene el logo CAR actualizado, el nombre de la oficina no
4.2.3 ISO corresponde con el vigente y la versión del formato no es
9001:2008yEjeTra la vigente, figurando con fecha del 14 de octubre de 2014.
1 1 sversaldeinformac En referencia con el Procedimiento TIC-PR-02
iónyComunicacion "Administracion de la base de datos Corporativa", se
deMECI. utilizan formatos desactualizados y equivocados, se
observa que no hay suficiente claridad sobre los que se
deben utilizar ni control de los registros, los formatos del
procedimientos on TIC-PR-02-FR-01, TIC-PR-02-FR-02,
TIC-PR-02-FR-03 y los registros que esta utilizando son:
TIC-PR-03-FR-01, TIC-PR-03-FR-02, TIC-PR-03-FR-03.
En el procedimiento TIC-PR-05 "Administración Cuenta de
Usuarios" se evidenció que en su implementación se
utilizan registros que no corresponden a los formatos
establecidos. Con respecto a la politica de seguridad
informatica GTI-PL-02, se evidencia que utiliza un formato
desactualizado toda vez que el auditado presento
documentos con versiones anteriores.

Se evidenció qe el auditado no tiene suficiente

conocimiento sobre: las estrategias CAR para cumplir con
los objetivos y metas del sistema interado de gestión
HSEQ, el alcance del sistema de gestión integral (SGI),
riesgos y peligros en SySO (seguridad y salud
ocupacional), los programas en medicina preventiva,
4.4.2.NTCOHSAS higiene industrial y seguridad industrial y no sabe quien es
2 2
:18001. el representante de la Dirección General al SGI. En
cuanto a la política de gestión Integral no la conoce y no
logro acceder al documento donde se ubica (Manual de
Gestión), por lo que se evidencia fallas en la
comunicación y toma de conciencia por parte de las
personas que trabajan en la Entidad, incumpliendo el
numeral 4.2.2 de la norma.
 Se solicito al auditado el listado de información de
trabajadores y sus familiares para avisar en caso de
4.5.4NTCOHSAS: emergencias, y se mostro un listado desactualizado en el
3 3
18001. formato CSG-GL-06-FR-03 de versión 3 del 7 de
noviembre de 2012, con lo cual se incumple el control de
registros del sistema de gestión S Y SO.

En el procedimiento TIC-PR-04 "Actualización y

Mantenimiento de Hardware" que se implementa mediante
contrato No. 1014 de 2014, en cuanto a los elementos de
protección personal de los contratistas (guantes y
tapabocas) el supervisor manifiesta que esta verificación
4.4.6OHSAS1800
4 4 se hace visualmente por lo que no se lleva lista de
1:2007.
chequeo o acta de supervisión de verificación de
cumplimiento de uso de estos elementos, con lo que se
evidencia fallas en el control operacional al contratistas
referentes con riesgos de seguridad y salud ocupacional
incumpliendo lo dispuesto en la norma.

Se procedió a verificar el cumplimiento de la Ley 1712 de

2014, denominada “Ley de Transparencia y del Derecho
de Acceso a la Información Pública”, donde se monitoreo
el nivel de cumplimiento en la publicación de la
información mínima obligatoria (Art. 9,10 y 11, Ley 1712
de 2014). Como resultado de dicha revisión se evidenció
7.2.1 (literal c).
que no se cuenta con el total diligenciamiento de la matriz
ISO 9001 y Eje
de cumplimiento que contempla la información mínima de
Trasversal de
5 5 carácter estructural, incumpliendo con el numeral 8.2.3 de
información y
la norma NTCGP 1000:2009. MECI 2.2.3. De otra parte,
Comunicacion de
revisada la información concerniente a la administración
MECI.
de la Pagina Web se observa que no se ha dado
aplicación al contenido del manual de acceso a la
información o manual de usabilidad para el usuario, que
 Se procedió a verificar el cumplimiento de la Ley 1712 de
2014, denominada “Ley de Transparencia y del Derecho
de Acceso a la Información Pública”, donde se monitoreo
el nivel de cumplimiento en la publicación de la
información mínima obligatoria (Art. 9,10 y 11, Ley 1712
de 2014). Como resultado de dicha revisión se evidenció
7.2.1 (literal c).
que no se cuenta con el total diligenciamiento de la matriz
ISO 9001 y Eje
de cumplimiento que contempla la información mínima de
Trasversal de
5 5 carácter estructural, incumpliendo con el numeral 8.2.3 de
información y
la norma NTCGP 1000:2009. MECI 2.2.3. De otra parte,
Comunicacion de
revisada la información concerniente a la administración
MECI.
de la Pagina Web se observa que no se ha dado
aplicación al contenido del manual de acceso a la
información o manual de usabilidad para el usuario, que
permita cuantificar objetivamente cuál es su grado de
satisfacción. Incumpliendo con el numeral 8.2.3 de la
norma NTCGP 1000:2009. MECI 2.2.3.

5.5.3 ISO
9001:2008 y Se evidenció que la intranet de la Corporación no se
6 6 NTCGP encuentra actualizada acorde con la estructura del
1000:2009 y 3 de Acuerdo de Consejo Directivo CAR No. 22 de 2014.
MECI
 6.3 ISO
9001:2008, En el computador asignado para el SAC de laDirección
7 7 NTCGP Regional Magdalena Centro, el monitor no cuenta con un
1000:2009 y 3 de cable de potencia, por lo que no se encuentra en servicio.
MECI

El proceso GTI-CP-01 cuenta con un Plan Estrategico de

Tecnologías de Información (PETIC), éste tiene un enfoque
encaminado a dar soporte a los difirentes sistemas, aplicativos e
infraestructura existente, y adicionalmente, no se puede
evidenciar la proyección de la entidad en el largo plazo,
7.1 y 8.2.4 de la
particulamente en las áreas misionales y estratégicas.
norma ISO 9001:2008
8 NTCGP1000: 2009 y
De igual manera, en el Comite de Tecnologías de Información
(creado mediante memorando SIDCAR 20133205327 y
1.2 - 3.1.1 de MECI
modificado por SIDCAR 20133129827), no se evidencia en las
actas el seguimiento y discusión que se hace al desarrollo del
Plan.
Incumpliendo los numerales 7.1. y 8.2.4 de la norma ISO
9001:2008

En la caracterización del proceso GTI-CP-01, se encontró que

allí se relacionan 15 Politicas de Operación del Proceso
(Politicas de Seguridad Informática), con el fin de garantizar la
disponibilidad, oportunidad, integridad y confidencialidad de la
información a los demás procesos y partes interesadas.
Sin embargo no se encontró evidencia objetiva, que permitiera
8.2.3 y 8.5.1 de la
establecer el seguimiento al cumplimiento de las mismas por
norma NCTGP
parte del responsable del proceso.
9 1000:2009, ISO
Por Ejemplo, frente a la Politica 0, donde se establece que "Cada
9001:2008 y
área de la Corporación es responsable de clasificar la
3.1.1, 3.3.1 MECI
información de acuerdo al nivel de importancia y/o criticidad y así
mismo informarlo al Grupo de Sistemas e Informática, quien hará
el respaldo respectivo", se pudo establecer que esta clasificación
la reraliza directamente el área de GTI, desconociendo a los
dueños de la información que son las areas que la producen, lo
cual implica un incumplimiento a la politica.

TOTALES

GESTION COMUNICACIONES

AUDITORIA INTERNA GESTIÓN COMUNICACIONES VIGENCIA 2015

Código
CGR/Subsistema
No. de H, NC, Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Observación /
Consecutivo MECI/Numeral de
OB, INC, FA, Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Función de
de Acciones la norma ó
OM Advertencia
numeral del
informe

Dentro de los formatos publicados en Dell Bogotá,

Norma ISO proceso gestión de la comunicación, se encuentra el
9001:2008, formato GCO-PR-02-FR-03 denominado oficio proyecto
1 4.2.3 NTCGP control de calidad hídrica, el cual contiene el logotipo de la
 Dentro de los formatos publicados en Dell Bogotá,
Norma ISO proceso gestión de la comunicación, se encuentra el
9001:2008, formato GCO-PR-02-FR-03 denominado oficio proyecto
1 4.2.3 NTCGP control de calidad hídrica, el cual contiene el logotipo de la
1000:2009 Y entidad desactualizado. Así mismo, a nivel interno del
numeral 3 MECI formato se denomina GCO-PR-02-FR-04 versión 1 01-06-
2015.

(ii) Manual de Imagen Corporativa: Denominado en Dell

Bogotá GCO-MN-01, a nivel interno del manual GCO-PR-
4.2.3
02-MP-01 versión 1 01-06-2015. Señala como permitido la
Norma ISO
implementación de los sellos de calidad de la firma
9001:2008,
auditora SGS Colombia ( página 15, 22, 25, 26, 28, 30,
2 NTCGP
31, 32, 33, 34, 35, 36 del manual). Según memorando
1000:2009 Y
20151105052 de 10 de febrero de 2015, SGS informó a la
numeral 3 MECI
CAR no hacer uso de los sellos de las certificaciones
dadas por dicha firma.

(iii) En los procedimientos GCO-PR-01 apoyo logístico y

realización de eventos, GCO-PR-02 producción y emisión
Norma ISO
de documentos informativos a nivel interno y externo, y
9001:2008,
GCO-PR-03 administración de la página Web y redes
3 4.2.3 NTCGP
sociales, versión 1 01-06-2015, mencionan, oficina de
1000:2009 Y
comunicaciones, proceso de comunicación institucional,
numeral 3 MECI
oficinas provinciales, lo cual no está conforme a la nueva
estructura de la Corporación, según Acuerdo 022 de 2014.
 Procedimientos GCO-PR-01 apoyo logístico y realización
de eventos: Las actividades descritas no son acordes con
el objetivo del procedimiento. No se identifica puntos de
control, así como registros de la trazabilidad de los apoyos
logístico y realización de los eventos realizados por parte
Norma ISO del proceso, el formato de lista de chequeo mencionado
9001:2008, en la descripción de la actividad 3 no se diligencia de
4 4.2.3 NTCGP manera integral, de igual forma, no se identificó la forma o
1000:2009 Y criterios para el diligenciamiento oportuno del formato que
numeral 3 MECI garantice lo establecido dentro del procedimiento. En el
numeral 4 de la descripción de las actividades menciona
el formato de tráfico interno, el cual es documento no
contralado por cuanto no se encuentra establecido dentro
del SIGESPU, así mismo, es desconocido por el grupo de
auditados. No se identifica series documentales.
 Norma ISO
Verificado el formato GCO-PR-01-FR-03 lista de Chequeo
9001:2008,
versión 1 01-06-2015 publicado en Dell Bogotá contiene
5 4.2.3 NTCGP
en la parte inferior el logotipo de MinAmbiente, lo cual no
1000:2009 Y
es acorde con el proceso.
numeral 3 MECI

En cuanto al procedimiento GCO-PR-03 Administración

Norma ISO de la Pagina Web, dentro de la actividad 6 determina
9001:2008, generar una constancia de publicación, formatos que no
6 4.2.3 NTCGP se encuentran dentro del sistema de gestión de calidad.
1000:2009 Y Dentro del procedimiento no identifican series
numeral 3 MECI documentales y se menciona además el cargo de
"Webmaster" el cual no figura en el manual de funciones.
 Se evidenció que la secuencia de las actividades descritas
Norma ISO en el procedimiento GCO-PR-02 producción y emisión de
9001:2008, documentos informativos a nivel interno y externo no
7 4.2.3 NTCGP corresponde a las que realizan las funcionarios o
1000:2009 Y personas involucradas en el proceso. Dentro del
numeral 3 MECI procedimiento no identifican series documentales.
 No se identifica dentro de las actividades de los
procedimientos los formatos internos y externos utilizados
en el desarrollo de los mismos, así mismo, se evidenció
en Dell Bogotá e formato GCO-PR-01-FR-01 (versión 1
01-06-2015) Listado de elementos necesarios para
Norma ISO
eventos, el cual no se menciona dentro de algún
9001:2008,
procedimiento asociado al proceso de gestión de la
8y9 4.2.3 NTCGP
comunicación.
1000:2009 Y
numeral 3 MECI
El proceso maneja una plantilla de préstamos el cual es
un documento no controlado, por cuanto no se encuentra
dentro del sistema de gestión de calidad.

Revisada la serie documental 1300.03.19 Actas de

Comité, se pudo identificar que las actas números 004 del
22-10- 2014 y 01 del 16-02-2015, 02 del 01-07-2015 no
están firmadas por los participantes de dichos comités,
aduciendo que dichas actas no reflejan clara y
Norma ISO certeramente lo discutido en dichas reuniones.
9001:2008,
10 4.2.4 y 7.5.2 NTCGP
1000:2009 Y Se evidencio que la serie documental digital del boletín
numeral 3 MECI oficial de la Corporación, sólo se encuentra en un solo
computador y se maneja sólo por un funcionario, no hay
conexión con otro computador y no se verifica
periódicamente la existencia de un backup, teniendo en
cuenta la importancia de estos documentos para la
entidad
 No se pudo evidenciar controles para disminuir el
consumo de papel en los procesos de producción de los
diferentes comunicados (noticias de interés, flash
informativo y periódico interno) que genera el proceso
"GCO-CP-01", los cuales son elaborados con tinta que los
Norma OHSAS hace de difícil reutilización, reciclaje y aprovechamiento o
18001:2007 y de tratamiento.
11 4.4.6
la Norma ISO
14001:2004 Se evidenció el uso del televisor en actividades que no
guardan relación directa con el proceso, lo cual genera un
impacto negativo en el consumo de energía, estando en
contravía de las metas propuestas por la entidad en su
sistema de gestión ambiental.

En el último año, los funcionarios no han recibido

capacitación o entrenamiento que les permita fortalecer
sus competencias.

Los funcionarios y contratistas que participan en el

desarrollo del proceso no han recibido reinducción frente
al desarrollo y propósitos de la entidad y su relación con el
SIGESPU, teniendo en cuenta los últimos cambios que ha
sufrido la CAR (restructuración).

ISO 9001:2008, Se identificó que el grupo de auditados (funcionarios y

NTCGP contratistas) desconocen los procedimientos asociados al
12 6.2.2
1000:2009 Y proceso de gestión de la comunicación (GCO-PR-01,
1.1.2 de MECI GCO-PR-02, GCO-PR-03 versión 1 01-06-2015), así
como su interrelación con los demás procesos.

Los auditados referencian que no fueron participes en su

mayoría en el ajuste del proceso y que desconocen
quienes integran el comité de mejora del proceso, para la
revisión y aprobación de los ajustes de los
procedimientos.Se identificó debilidades en cuanto al
conocimiento en aspectos básicos del sistema HSE y del
SIGESPU
 Se evidencia debilidades en cuanto a la planificación de la
realización del producto, por cuanto, no se cuenta con
instrumentos de planificación en donde se registre las
actividades asociadas para el cumplimiento del objeto del
proceso de gestión de la comunicación. Según con lo
ISO 9001:2008,
manifestado por los auditados, las actividades diarias son
NTCGP
13 7.1 ejecutadas de acuerdo con las diferentes solicitudes
1000:2009 y 1.2.1
realizadas por los clientes del proceso.
de MECI
No se pudo evidenciar el Plan anual de Comunicación
definido en la caracterización del proceso GCO-CP-01, lo
cual no permite prestar el servicio bajo condiciones
controladas.
 No se evidencia una adecuada protección y salvaguarda
de la información de propiedad del cliente, ya que se
identificó en un estante de la oficina asesora de
comunicaciones, casetes y CD sin que éstos se
encuentren debidamente clasificados, de igual forma, se
desconoce la información que contienen los mismos.

Entrevistados los auditados, no se logro obtener evidencia

que permita establecer los lineamientos o criterios
documentados con los cuales el proceso GCO-CP-01
ISO 9001:2008,
establece que noticia se divulga o no en los medios
NTCGP
14 7.5.4 y 7.5.1 institucionales definidos por dicho proceso.
1000:2009 Y
2.1.1 de MECI
Adicionalmente verificado el procedimiento GCO-PR-03
Administración de la Pagina Web, se pudo establecer que
dentro de la actividad 2 se relaciona el manual de edición
y publicación, el cual no se encuentra disponible dentro
del sistema de gestión de calidad.

La ejecución del procedimiento GCO-PR-03

Administración de la Pagina Web, no cuenta con personal
de respaldo para su ejecución, lo cual genera un riesgo
para la continuidad del servicio.

Se evidenció ausencia de mecanismos de seguimiento de

la información relativa a la percepción del cliente, por
cuanto realizada la encuesta al público interno de la
Corporación sobre los medios de comunicación, la oficina
ISO 9001:2008, asesora de comunicación no utiliza dicha información
NTCGP como medida del desempeño o mejora del sistema de
15 8.2.1 y 8.4
1000:2009 Y 2.1 y gestión de calidad, así como para la toma de decisiones.
1.2.4 de MECI
No se evidencia un apropiado análisis de datos en cuanto
a los indicadores y riesgos que permitan hacer
seguimiento oportuno al proceso mediante la
implementación de acciones preventivas.
 Se evidenció que las acciones implementadas en el plan
de mejoramiento del proceso de gestión de la
comunicación asociada a la no conformidad identificada
en la auditoría interna desarrollada en la vigencia 2014 la
cual indica que: “Se verifican el reporte de indicadores a
corte 2013 se evidencia reporte mediante memorando
ISO 9001:2008. 20143102036 de los siguientes indicadores: Impacto de
NTCGP las noticias estratégicas emitidas y los resultados de la
16 8.5.2
1000:2009 y 2.3.1 encuesta de percepción, sin embargo al solicitar los
de MECI soportes de los datos remitidos en el indicador no se logró
evidenciar las fuentes para la consolidación del mismo:
soportes de la aplicación de la encuesta, ni el tamaño de
la muestra.” no elimina la causa de la no conformidad, otra
parte, se evidencia incumplimiento a los plazos previstos
para el cumplimiento de las acciones propuestas en el
plan de mejoramiento.

TOTALES

GESTION JURIDICA

Código
CGR/Subsistema
No. de H, NC, Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Observación /
Consecutivo MECI/Numeral de
OB, INC, FA, Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Función de
de Acciones la norma ó
OM Advertencia
numeral del
informe

AUDITOTIA INTERNA GESTIÓN JURÍDICA 2015

1
 Hallazgo N° 1: Auditado el proceso GJU-CP-01 - Gestión
Jurídica, y sus procedimientos GJU-PR-07 "Conciliacion
extrajudicial" y GJU-PR-09 que figura con nombre "GJU-
PR-08 Cumplimiento de Sentencias y Conciliaciones", en
DellBogota se pudo evidenciar el uso de documentos cuya
versión no esta vigente y otros que no figuran descritos en
2 los mismos.

Ejemplo de ello:
* Serie Documental 500.03.19 Acta del 22 de Junio del
2015 que se encuentra en el formato GD-PR-05-FR-04
Numeral 4.2.3 de
V.6 del 19-11-2012.
la
* Procedimiento GJU-PR-07 Versión 1 del 1-06-2015,
NTCGP1000:200
donde en la actividad 10 el poder debe ser registrado en
9, ISO 9001:2008
un "libro radicador", sin embargo lo estan registrando en
y 3 del MECI
un formato no controlado llamado "Planilla de entrega de
2014.
poderes 2015".

Hallazgo N° 2: * En el procedimiento GJU-PR-07, estan

mencionando como responsables cargo que no estan
definidos en el manual de funciones aprobado mediante
Res. 2609 de 2014, particularmente en la actividad 2
"Coordinador Grupo Procesos Judiciales".
* No se utiliza LITIGOB, se usa E-KOGUI, no se utilizan
los libros radicador y de apoyo se han sustituido por
planillas, las cuales no estan relacionadas en los
procedimientos.
3

4
 Hallazgo N° 3: Auditado el procedimiento GJU-PR-07 se
pudo evidenciar registros que aunque estando codificados
en el proceso, el procedimiento no hace uso de estos
códigos.
Ejemplos de ello:
* Expediente 2970 el acta de conciliación no tiene
registrado el código correspondiente.
5 * La Ficha tecnica Conciliacion/Pacto d
e cumplimiento del acta 10 del 2015, esta tachada lo cual
va en contravia de la protección de documentos.
* En SD 500.03.08, el acta 9 de 2015, no esta
debidamente firmada por el Director de Evaluación,
Seguimiento y Control; así mismo a folio 164 la acción de
repetición no esta firmada por el abogado contratista y a
folio 124 y 150 no hay listado de asistencia; de igual
manera a folio 115 el cual no está códificado y aún se
puede evidenciar el uso de los logos de calidad.

Hallazgo N° 4: De igual manera, en el procedimiento GJU-

PR-01 existen documentos de apoyo sin control
6 documental, es decir son documentos no controlables, las
planillas no se diligencian en su totalidad con lo que se
evidencia fallas en el autocontrol de registros; no obstante
éstas son soporte para el pago CAR a los contratistas y
para la vigilancia y control de las actuaciones procesales
ante despachos judiciales, por lo que es importante que
se conviertan en documentos controlables del
procedimiento y del sistema.
* Finalmente, se pudo evidenciar en el sistema ORION
caso 733 que el valor registrado por concepto de pagos
7 realizados por la CAR en dicho sistema no corresponde al
valor real ordenado por la instancia judicial, se registro por
menor valor.

Numeral 4.2.4 de
la
8 NTCGP1000:200
9, ISO 9001:2008
y 3 del MECI
2014.
 9, ISO 9001:2008
y 3 del MECI
2014.

10

TOTALES

GESTION SERVICIO AL CIUDADANO

AUDITORIA INTERNA VIGENCIA 2015
Código
CGR/Subsistema
No. de H, NC, Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Observación /
Consecutivo MECI/Numeral de
OB, INC, FA, Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Función de
de Acciones la norma ó
OM Advertencia
numeral del
informe
 Revisado el mapa de riesgos publicado en dell Bogotá, no
ISO 9001:2008,
están totalmente diligenciados los riesgos del proceso
NTCP 1000:2009,
1 NC 1 Gestión de Servicio al Ciudadano, algunos no tienen
Numeral 4.1 literal
acciones de control y los riesgos allí enunciados no
g, MECI 1.3.3
corresponden con los de la caracterización.
 El indicador No. De estrategias de fortalecimiento de la
7.5.2 c-d) de la
cultura del servicio implementadas, que aparece en la
Norma ISO
caracterización, no esta documentado en hoja
9001:2008, así
2 NC 2 metodológica. Los indicadores están clasificados en de
como los
eficacia y efectividad en la caracterización, falta definir
numerales 3 y 2.1
indicadores de eficiencia, tal como lo pide la norma NTC
de MECI
GP 1000:2009, numeral 8.2.3.
 ISO 9001:2008,
NTCP 1000:2009, En el centro de documentación de servicio al ciudadano,
Numeral 6.3. sala audiovisual, se observa apilamiento de cajas que por
3 NC 3
Infraestructura, su ubicación y organización podrían generar un riesgo
ISO 14001:2004 para quienes realizan actividades en esa área.
Numeral 4.4.1
 No se asegura la eficacia en la comunicación con el
7.2.3. Literal c - cliente, en lo que respecta al reporte SAC derechos de
7.5.3 de la Norma petición, se seleccionó muestra en al DR Tequendama,
ISO 9001:2008, evidenciando que a la fecha de la auditoria no ha emitido
4 NC 4
así como los respuesta de fondo a: 20151103346, 13151100948,
numerales 3 y 2.1 13141100758, 13142103539 Incumpliendo los numerales
de MECI. 7.2.3. Literal c - 7.5.3 de la Norma ISO 9001:2008, así
como los numerales 3 y 2.1 de MECI.
 7.5.2 c-d) de la
En la dirección regional Tequendama, se evidencia que en
Norma ISO
la fecha de la auditoria se encuentran aproximadamente
9001:2008, así
5 NC 5 100 visitas de atención de quejas pendientes por emitir los
como los
respectivos informes técnicos, incumpliendo el numeral
numerales 3 y 2.1
7.5.2 c-d),
de MECI
 ISO 9001:2008,
NTCP 1000:2009,
En el computador asignado para el SAC de la Dirección
Numeral 6.3.
6 NC 6 Regional Magdalena Centro, el monitor no cuenta con un
Infraestructura,
cable de potencia, por lo que no se encuentra en servicio.
ISO 14001:2004
Numeral 4.4.1
 El procedimiento GSC-PR-02 V1, Atención y seguimiento a
derechos de petición, en la atención, actividades 1 al 9 no
se establecen puntos de control. Los puntos de control 1
7 NC7 MECI 1.2.2.
al 6 de "Actividades de control de calidad, eficiencia y
eficacia en la atención", son reiterativos y no se
desarrollan en una secuencia lógica.

TOTALES

GESTION AMBIENTAL
PARTICIPATIVA
AUDITORIA INTERNA VIGENCIA 2015
Código
CGR/Subsistema
No. de H, NC, Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Observación /
Consecutivo MECI/Numeral de
OB, INC, FA, Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Función de
de Acciones la norma ó
OM Advertencia
numeral del
informe
1 NC 1

En los reportes entregados por las DR tanto trimestral

como en el informe anual no se evidencia el numeral 5 de
procedimiento GAP-PR-01 Educación Ambiental y el
NTC GP procedimiento GAP-PR-02 Participación Ciudadana este
1000:2009 e ISO requiere Análisis anual de percepción de la gestión de la
9001:2008 educación ambiental a fin de cerrar el ciclo PHVA, tal es el
8.4. Análisis de caso de los radicados INFORME CONSOLIDADO ANUAL
Datos 04143100663 DEL 22/12/2014 de la DRBM e INFORME
3 FINAL 06143100669 24/12/2014 de la DRGU
4
 En una solicitud de cofinanciación sobre " Movimientos
masales y erosión severa en las veredas Caicedo y Patio
de bolas del Municipio de Tequendama", radicado con el
No. 20151118273 del 10 de junio de 2015, se estableció
que el municipio utilizó un formato de Corporación, para
NTCGP enviar la información técnica del proyecto. No obstante se
1000:2009 e ISO aclara que no toda la información corresponde a la
9001:2008 plasmada en el informe técnico del funcionario que realizó
5 NC2
7.2.3. la visita, por cuanto ésta fue modificada y ajustada de
Comunicación acuerdo con las necesidades del municipio. Esta situación
con el Cliente amerita a que se implementen controles a fin de que los
entes territoriales no utilicen los formatos de la
Corporación por cuanto estos son de uso exclusivo de la
Entidad y por ende evitar hallazgos de los entes de control
o de certificación por no contar con mecanismos que
controlen este tipo de situaciones.

6 NC3
7

700-70.01 Planeación de educación ambiental DRGU;

300-70.01 Planeación de educación ambiental OPGU y
OPBM. No se evidencia el reporte para el tercer trimestre
del año 2014, ni se evidencia la remisión por parte de la
DR en las fechas establecidas en el procedimiento como
se evidencia en los siguientes radicados: Informe Del
Primer Trimestre Radicado 04153100162 DEL 30/03/2015
de la DRM ; Primer Informe 06143100163 del 31/03/2014;
Segundo Informe 06143100346 16/07/2014 y Tercer
8 Informe 06133100512 del 03/10/2014 de la DRGU. Se
evidenció que fueron remitidos para el caso de la
Dirección Regional Almeidas y Guatavita el primer
trimestre el día 7 de abril del 2015 mediante memorando
02153100245 y el del segundo trimestre el 13/07/2015
mediante correo electrónico.

La TRD 902-70-03 Educación Ambiental y Participación

NTC GP
Ciudadana del Municipio de Chocontá debe contener
1000:2009 e ISO
formato de encuesta anterior a acciones GAP-PR-01-FR-
9001:2008
06, encuesta posterior a acciones GAP-PR-01-FR-07 y
8.2.3.
evaluación de eventos GAP-PR-FR-04, pero se evidencia
Seguimiento y
que no se diligencian.
medición de los
procesos
No se están diligenciando los formatos GAP-PR-01-FR-
06, GAP-PR-01-FR-07, GAP-PR-01-FR-04, según lo
evidenciado en el Informe social Nº 104 de 2015,
archivado en la serie documental 912-70-03 del municipio
de Fusagasugá. Adicionalmente se encontró en esta
carpeta el Informe Social 073 de 2015, con los
documentos soportes de la audiencia de rendición de
cuentas de apoyo a Mosquera (912-70-04).

No se está aplicando en su totalidad en el procedimiento

de Participación Ciudadana en la Regional Alto
Magdalena, por cuanto se estableció que en todos los
casos en que se amerita elaborar informe social, no se
está elaborando en el formato GAP- PR-01-FR-02, ya que
cuando las comisiones se hacen en conjunto con DESCA,
éste se incluye dentro del formato que utiliza el área
técnica (Expediente 42991).
 Informe 06133100512 del 03/10/2014 de la DRGU. Se
evidenció que fueron remitidos para el caso de la
Dirección Regional Almeidas y Guatavita el primer
trimestre el día 7 de abril del 2015 mediante memorando
02153100245 y el del segundo trimestre el 13/07/2015
mediante correo electrónico.

La TRD 902-70-03 Educación Ambiental y Participación

NTC GP
Ciudadana del Municipio de Chocontá debe contener
1000:2009 e ISO
formato de encuesta anterior a acciones GAP-PR-01-FR-
9001:2008
06, encuesta posterior a acciones GAP-PR-01-FR-07 y
8.2.3.
evaluación de eventos GAP-PR-FR-04, pero se evidencia
Seguimiento y
que no se diligencian.
medición de los
procesos
No se están diligenciando los formatos GAP-PR-01-FR-
06, GAP-PR-01-FR-07, GAP-PR-01-FR-04, según lo
evidenciado en el Informe social Nº 104 de 2015,
archivado en la serie documental 912-70-03 del municipio
de Fusagasugá. Adicionalmente se encontró en esta
carpeta el Informe Social 073 de 2015, con los
documentos soportes de la audiencia de rendición de
cuentas de apoyo a Mosquera (912-70-04).

9 No se está aplicando en su totalidad en el procedimiento

de Participación Ciudadana en la Regional Alto
Magdalena, por cuanto se estableció que en todos los
casos en que se amerita elaborar informe social, no se
está elaborando en el formato GAP- PR-01-FR-02, ya que
cuando las comisiones se hacen en conjunto con DESCA,
éste se incluye dentro del formato que utiliza el área
técnica (Expediente 42991).
 10

TOTALES

GESTION HUMANA
AUDITORIA INTERNA VIGENCIA
Código
2015
CGR/Subsistema
No. de H, NC, Descripción del Hallazgo / No Conformidad / Observación /
Consecutivo MECI/Numeral de
OB, INC, FA, Inconsistencia / Oportunidad de Mejora / Función de
de Acciones la norma ó
OM Advertencia
numeral del
informe
En recorrido por las instalaciones de la DRCH, se observo
que en el área de expedientes existe una puerta la cual
genera riesgo de caida a los personas que circulan en esa
área.
 En recorrido por las instalaciones de la DRCH, se observo
que en el área de expedientes existe una puerta la cual
genera riesgo de caida a los personas que circulan en esa
área.

Al ingresar el grupo auditor a las instalaciones de la

dirección Regional Bogotà - La Calera, se pudo evidenciar
que no se está aplicando el protocolo de seguridad,
debido a que no se registró a los funcionarios en el
4.4.6 Ohsas
formato establecido en el Sistema Integrado De Gestión
18001:2007
HSEQ GAL-PR-10-FR-02 VERSIÓN 1 01-06-2015 dado
que se requiere para el caso de un posible evento de
emergencia.

En el recorrido por la Dirección se observa en el área de

archivo el funcionario encargado no utiliza los elementos
de protección personal como guantes y tapabocas,
incumpliendo con los protocolos de seguridad y salud en
el trabajo.
el trabajo.
 De conformidad con el radicado OTH 20143137358 del 30
de diciembre 2014 y con el propósito de dar cumplimiento
a la legislación laboral colombiana vigente no se encontró
exhibido el Reglamento de Higiene y Seguridad
4.3.2 Ohsas
(Resolución Car 174 de 2013) en las instalciones de la
18001:2007
Dirección Regional Soacha. Lo anterior no permite
comunicar la información pertinente sobre requiistos
legales y otros a las personas que trabajan bajo el control
de la Corporación y a otras partes interesadas.
 De conformidad con el radicado OTH 20143137358 del 30
de diciembre 2014 y con el propósito de dar cumplimiento
a la legislación laboral colombiana vigente no se encontró
exhibido el Reglamento de Higiene y Seguridad
4.3.2 Ohsas
(Resolución Car 174 de 2013) en las instalciones de la
18001:2007
Dirección Regional Soacha. Lo anterior no permite
comunicar la información pertinente sobre requiistos
legales y otros a las personas que trabajan bajo el control
de la Corporación y a otras partes interesadas.
 No se evidencia el radio de comunicaciones utilizado por
el comandante de incidente del PMU.
Se solicitó el listado de funcionarios y contratistas que
laboran en la Dependencia con información de los
trabajadores y sus familiares para avisar en caso de
emergencias y se mostro un listado desactualizado y en
formato desactualizado, la Guía para el manejo del
botiquín de primeros auxilios es de versión del 28 de julio
4.4.7 Ohsas
de 2011.
18001:2007
Los contratistas que hacen parte del equipo de trabajo del
procedimiento Gestión Internacional desconocen cómo
actuar ante situaciones de emergencia en la entidad.
Se presenta una deficiencia en las rutas de evacuación y
no se cuenta con los mapas de áreas de ubicación en
algunas zonas.
No se cuenta con paletas de mano para punto de
encuentro y manejo de tráfico
 Se presenta una deficiencia en las rutas de evacuación y
no se cuenta con los mapas de áreas de ubicación en
algunas zonas.
No se cuenta con paletas de mano para punto de
encuentro y manejo de tráfico

Se dificultó la verificación del plan de capacitación en la

Numerales 5.3, medida que no se pudo evidenciar los soportes de lo
6,2,2, y y 4,2,4 programado frente a lo ejecutado, debido a que la
de la persona encargada del tema se encontraba incapacitada,
NC NTCGP1000:200 de tal manera que el respaldo frente a la información es
9, ISO 9001:2008. débil, toda vez que es sólo una persona quien maneja la
y componente información del proceso, es así que tiende a ser un riesgo
 Se dificultó la verificación del plan de capacitación en la
Numerales 5.3, medida que no se pudo evidenciar los soportes de lo
6,2,2, y y 4,2,4 programado frente a lo ejecutado, debido a que la
de la persona encargada del tema se encontraba incapacitada,
NC NTCGP1000:200 de tal manera que el respaldo frente a la información es
9, ISO 9001:2008. débil, toda vez que es sólo una persona quien maneja la
y componente información del proceso, es así que tiende a ser un riesgo
1,1,2, del MECI al no poder establecerse el cumplimiento efectivo de dicho
plan.
 Al realizar la trazabilidad al Procedimiento GHU PR 07
--VINCULACION DE SERVIDORES PUBLICOS, en lo
referente a inducción, no fue posible tener acceso a la
hoja de ruta de inducción de empleados nuevos, que
4.2.3 de la permita corroborar que se hizo inducción en el puesto de
Norma trabajo. Incumpliendo lo normado en art. 7 Decreto 1567
NTCGP1000:200 de 1998, decreto 1227 de 2005.
NC
9 Y 3.1.1 DE Adicionalmente al revisar el cumplimiento del parágrafo 2
MECI y OHSAS del art. 11 del Decreto 1443 de 2014, no se evidenció
18001:2007. advertencia a todas las dependencias respecto de la
inducción de los aspectos generales y específicos de las
actividades a realizar de los funcionarios qeu ingresan por
primera vez independiente de su forma de contratación y
vinculación

NTC-ISO 9001
Al evaluar la hoja de vida de la funcionaria identificada con
7.1 # D
cédula 51,744,037, se evidenció que el formato único de
Planificación de la
hoja de vida no se encuentra firmado en el campo
Realización del
destinado para tal fin. Del mismo modo, al evaluar la
NC Producto.
experiencia laboral relacionada en el formato único de
2.1.1 MECI
hoja de vida VS los soportes aportados, no concuerda el
Autoevaluación
tiempo de experiencia que laboró para la compañía
del Control y
Bernate y Gamboa.
Gestión
 NTC-ISO 9001
Al evaluar la hoja de vida de la funcionaria identificada con
7.1 # D
cédula 51,744,037, se evidenció que el formato único de
Planificación de la
hoja de vida no se encuentra firmado en el campo
Realización del
destinado para tal fin. Del mismo modo, al evaluar la
NC Producto.
experiencia laboral relacionada en el formato único de
2.1.1 MECI
hoja de vida VS los soportes aportados, no concuerda el
Autoevaluación
tiempo de experiencia que laboró para la compañía
del Control y
Bernate y Gamboa.
Gestión
 Causas Efecto Descripción de Acciones Propósito de la acción

No se actualizó el manual de Actualización del manual y

acuerdo a los cambios de Se genera los procedimientos GES- Mantener la vigencia de los
estructura de planeación de incertidumbre respecto PR-05, GES-PR-06 y documentos a través de las
la Corporación e a la vigencia e GES-PR-07, de acuerdo a actualizaciones, según
instrumentos de planeación idoneidad del manual la nueva estructura de la procedimiento del SIGESPU
vigentes Corporación

Modificar el procedimiento
GES - PR - 05 ETAPA
EVALUACIÓN TÉCNICA Establecer seguimiento y
ITEM 1. Realizar un control permanente a las
MONITOREO mensual de actividades definidas en el
los proyectos en procedimiento GES-PR-05.
evaluación técnica,
próximos a vencer.

No se da cumplimiento
Incumplimiento en los a lo establecido en el
términos del ACUERDO 37 y procedimiento GES-
del procedimiento GES -PR PR-05
-05. COFINANCIACIÓN DE
PROYECTOS.
 No se da cumplimiento
Incumplimiento en los a lo establecido en el
términos del ACUERDO 37 y procedimiento GES-
del procedimiento GES -PR PR-05
-05. COFINANCIACIÓN DE
PROYECTOS.

Promover el conocimiento del

procedimiento GES-PR-05
Generar programas de COFINANCIACIÓN DE
capacitación sobre el PROYECTOS por el personal
procedimiento GES-PR- de las subdirecciones y
05, a los servidores regionales que tienen incidencia
públicos de las áreas en los proyectos de
técnicas. cofinanciación. A las áreas DOI
- DGOAT - DCASC (Incluidas
trabajadoras sociales)

Modificación del
procedimiento GES - PR -
05 CONTRATO O
CONVENIO ITEM 17.
Establecer seguimiento y
Realizar un MONITOREO
control permanente a las
mensual de los proyectos
actividades definidas en el
con suscripción de
procedimiento GES-PR-05.
convenio versus lo
registrado en el Sistema
de Información del Banco
de Proyectos.

No se da cumplimiento Promover el conocimiento del

Incumplimiento en los procedimiento GES-PR-05
a lo establecido en el
términos del ACUERDO 37 y
procedimiento DE-PR- Generar programas de COFINANCIACIÓN DE
del procedimiento GES -PR
06 COFINANCIACION capacitación sobre el PROYECTOS por el personal
-05.
DE PROYECTOS. procedimiento GES-PR-05 de las Direcciones y
a los Evaluadores Regionales, que tienen
Técnicos y supervisores incidencia en los proyectos de
en las áreas técnicas. cofinanciacion. A las áreas DOI
- DGOAT - DCASC (Incluidas
trabajadoras sociales).

Realizar por parte de

OAP, seguimiento Garantizar el estado de
mensual de la Informacion actualización de los proyectos,
consignada en el hasta la etapa de convenio en
aplicativo Banco de el Aplicativo y base de datos,
proyectos con base en las del sistema de información del
Articulaciones PA Banco de Proyectos.
generadas.
 Realizar informe de
seguimiento a la ejecución
presupuestal de inversión
con énfasis en
compromisos y pagos,
con una periodicidad
trimestral

Remitir de manera formal

a los líderes de proyecto el
Baja suscripción de informe de seguimiento a
El incumplimiento de los compromisos que la ejecución presupuestal
principios presupuestales, garanticen la de inversión con Garantizar una alta ejecución
especialmente los de recepción del bien y el periodicidad trimestral financiera del Plan de Acción.
Anualidad respectivo pago
durante la vigencia.
Presentar ante el Comité
de Dirección el informe de
seguimiento a la ejecución
presupuestal de inversión
con una periodicidad
trimestral, para que la alta
Dirección tome las
decisiones pertinentes y
de manera oportuna.

Causas Efecto Descripción de Acciones Propósito de la acción

Falta de conocimiento e Realizar jornadas de
Uso de información Fortalecer el conocimiento y
interés por parte de sensibilización y
inapropiada y apropiación de los funcionarios
funcionarios y contratistas de apropiación del proceso
documentos no y contratistas del proceso en el
la Oficina de TICs del de TICs y actualizar la
oficiales del sistema Sistema Integrado de Gestión
proceso y lo que contiene. información en el sistema.
Desconocimiento del
procedimiento de control
operacional de los Realizar las verificacioes
Ocurrencia de un Eliminar un riesgo de accidente
contratistas que manipulan correspondientes a los
accidente de trabajo. laboral
equipos relacionado con controles operacionales
riesgos de seguridad y salud
ocupacional.

Seguimiento discontinuo a
Verificación del
las diferentes actividades No se ve el avance de
cumplimiento a la Avanzar en la estrategia GEL
que llevan a la la estrategia GEL en el
implementación de la conforme a los tiempos
implementación de la tiempo
estrategia de Gobierno en establecidos por la norma
Estrategia de Gobierno en correspondiente
Línea - GEL
Línea.
Seguimiento discontinuo a
Verificación del
las diferentes actividades No se ve el avance de
cumplimiento a la Avanzar en la estrategia GEL
que llevan a la la estrategia GEL en el
implementación de la conforme a los tiempos
implementación de la tiempo
estrategia de Gobierno en establecidos por la norma
Estrategia de Gobierno en correspondiente
Línea - GEL
Línea.

Sistemas de Actualizar la intranet de la

Falta de personal idóneo o Mantener actualizadas las
información o Corporación de acuerdo
con el conocimiento en la plataformas o sistemas de
plataformas con lo que indica el
plataforma correspondiente. información a cargo de la OTIC
desactualizadas. Acuerdo 22 de 2014.
 Suministrar el cable Poner en funcionamiento el
faltante equipo

Falta de planeación y de No se tiene claro el Incluirlo como punto a tatar

Tener un mayor control sobre el
segregación de funciones dentro avance en los proyectos en algunos comités técnico
avance de los proyectos del PETIC
del grupo. del Plan de tecnologías

Imcumplimiento en las
Falta de control sobre los Plan de seguimiento a las
normas relacionadas con Verificar el cumplimiento de las
documentos emanados por el políticas de seguridad de la
tecnologías de la políticas de seguridad
proceso. información
información

Causas Efecto Descripción de Acciones Propósito de la acción

resaltar que tal formato no es

Se solicitará a través de
utilizado en la ejecución de
Sidcar posibilidad de
los procesos actuales de la
eliminar el documento,
Aunque no es argumentando además de Subsanar la no conformidad a
responsabilidad directa su no vigencia y nula través de la proposición de
de la OAC, refleja de utilidad, el hecho de que el estretegias que pueden
desactualización por lo formato no corresponde contribuir a mejorar el esquema
 Se solicitará a través de
Sidcar posibilidad de
los procesos actuales de la
eliminar el documento,
oficina, por cuanto la
Aunque no es argumentando además de Subsanar la no conformidad a
plataforma SIDCAR cuenta
responsabilidad directa su no vigencia y nula través de la proposición de
con la parametrización del
Se
formatohizo de la trazabilidad
oficio, el cual del de la OAC, refleja de utilidad, el hecho de que el estretegias que pueden
Oficio logos
Nº 20151105052 en la desactualización por lo formato no corresponde contribuir a mejorar el esquema
tiene vigentes y todas
plataforma
las normas establecidas. SIDCAR que la imagen al directamente al proceso no solo del proceso competente
evidenciando
Dado lo anterior,queestadesde
oficinael interior de la de Gestión de la sino de todo el Sistema de
momento Corporación se ve Comunicación sino a otra Gestión de Calidad de la
considera de quesutalradicación
formato
este documento fue no de afectada. dependencia. Se aclarará Corporación
además de no ser vigente
conocimiento y competencia que de no ser viable su
precisa utilidad para el
exclusivosdedelosla procesos Oficina eliminación, si es
desarrollo
Asesora de PLANEACIÓN necesaria su actualización
del área, razón por la cual se
quienes no informaron
Aunque no es
respecto de la situación a la
responsabilidad directa Se hicieron las
OAC, razón por la cual al
de la OAC, refleja correcciones pertinentes al
desconocer tales Además de dar solución
desactualización del documento, tanto en Dell
Se hicieron lasera
instrucciones correcciones
imposible efectiva a la observación, se
Sistema de Gestión de Bogotá como en Página
necesarias
actuar en cada uno
oportunamente de
frente buscó actualizar la información
Calidad incurriendo por Web. Se elevó la
a los ello.
formatos involucrados,
Como medida en pro de una efectivdad en el
tanto en un detrimento observación a la OAP
solicitando
correctiva, se su posterior los
realizaron uso de la imagen corporativa y
de los procesos. Se manifestando la
actualización
cambios en Delltanto
requeridos Bogotá en el esquema comunicativo de la
deteriora además la importancia de mantener
mediante
página Web memorando
como en a Dell la entidad
comunicación efectiva una comunicación efectiva
Bogotá. Oficina
En Asesora
este caso, de se
entre dependencias y entre procesos
Planeación.
considera queEn esta existe
regionales.
actividad,
carencia fue posible por
de interacción
detectar
parte de la que los procesos
Oficina Asesora
denecesitan
Planeación rediseñarse
con las demásde
acuerdo a las necesidades
dependiencias y regionales y Revisar y rediseñar los
expectativas
de de la oficinapues
la Corporación, así procedimientos y formatos
dada como la de las diferentes
relevancia de la La utilización de conforme a las
dependencias
situación estay regionales,
debió ser términos no vigentes necesidades de la
Subsanar la no conformidad y
tomando
puesta enenconocimiento
cuenta no solo de en cada formato dependencia y los
mejorar los procesos y
todosla restructuración
en forma pronta de la y incurre en la distorsión parámetros del SGC. Los
procedimientos del área
Corporación sino la dinámica
oportuna. del proceso hallazgos serán remiitos a
que implica un proceso comunicativo la OAP para su respetiva
comunicativo; con base en actualización en Dell
esto se estableció que la Bogotá
contratista responsable,
Carolina Hernández, hará la
revisión de todos los
formatos del área,
verificando que estén
actualizados conforme a lo
estipulado en el Sistema de
Gestión de Calidad; se hará
una segunda revisión por
cuenta del Auxiliar
Administrativo de la oficina.
El formato de apoyo logístico
aplica unicamente para los
eventos como Rendición de
Cuentas y Asamblea General
en los que la Oficina Asesora
de Comunicaciones articula
todas la acciones, los otros
eventos son manejados en
su totalidad por la Dirección
de Cultura Ambiental. El
apoyo de la OAC consiste
en acompañamiento Se reflejan carencias Estudiar el campo de
periodístico. Como medida en la estructura del acción del proceso así
correctiva, se llevará un proceso, por cuanto el como las competencias y
Evaluar la dinámica actual del
estudio, con miras a una mismo se encuentra el mecanismo de trabajo a
proceso, buscando la mejora
posible restructuración del desactualizado seguir en pro de satisfacer
del mismo
plan de eventos y los conforme a las las necesidades y
formatos relacionados, necesidades de la expectativas actuales de
definiendo competencias y OAC la dependencia
estrategias para que el
proceso se ejecute
satisfactoriamente. Se
procederá a ajustar el
formato "Lista de Chequeo"
siendo fusionado este con el
formato "Listado de
Elementos Necesarios para
Eventos" de manera que la
información se articule en
una sola unidad de medida
El formato "Lista de
Chequeo" será fusionado
con el formato "lListado de
Elementos Necesarios para
Eventos", ya que los dos
refeljan la misma
información, lo que
disminuiría el riesgo de Evaluar el formato en
duplicidad ademàs de hacer cuestión así como el
Apreciación
màs àgil y eficaz el proceso. aporte del mismo en los
desactualizada de la
Sin embargo, con el ánimo procesos y procedimientos
información; no
de disminuir este tipo de del área, definiendo que Mejorar la eficacia de los
obstante es
hallazgos y en pro de ajustes son necesarios. procesos y procedimientos,
oportunidad para
mejorar los procesos y De conservarse se harán actualizando y dinamizando
definir la utilidad de la
procedimientos del área, los ajustes necesarios,
misma y/o los aspectos
además de evaluar la utilidad elevando la solicitud de
a mejorar
de los mismos, se solicitará actualización de la
mediante memorando interno información a la OAP
a la contratista responsable,
la revisión de todos los
formatos y procedimientos
inmersos en el SGC; se hará
una segunda revisión por
cuenta del Auxiliar
Administrativo de la oficina.

Se solicitó la formalización
del formato en el Sistema de
Gestión de Calidad; el
procedimeinto no tiene serie
documental, lo anterior de
acuerdo a reunión realizada
con la lider del proceso de
Gestión Documental, donde
se determinó esta La formalización de
característica, razón por la este formato permitirá Se solicitará a través de
Formalizar herramientas que
cual se creía no era llevar control sobre los memorando interno
buscan complementar los
necesario de formalizar ente documentos dirigido a la OAP la
procesos y procedimientos
el SGC. Respecto a la públicados, además de formalización del
actuales
referencia sobre el cargo soportar la gestión de documento.
"Webmaster", se pudo este proceso
concluir que este estaba mal
enfocado dentro del
procedimeinto documental,
razón por la cual se hizo la
corrección pertinente. Se
solicitó a la OAP la
actualización de las
correcciones aquí descritas
que la falta de claridad en la
descripción del
procedimiento, además de la
ausencia de procesos de
capacitación a funcionarios y
contratistas, permite que no
haya retroalimentación y el
ciclo que normalmente debe
seguir el procedimiento se
distorsiona. Además, el
proceso comunicativo es
dinámico, y esto incluye
también el componente de
diseño y publicidad. Como
medida preventiva y de
mejora, se adelantará una Desactualización en el
Evaluar el procediemiento
reunión entre funcionarios y esquema del Se busca mejorar el
en cuestión y definir en
contratistas de la OAC, con procedimiento, procedimiento, de manera que
comité de área una nueva
miras a estudiar, analizar y entendiendo que el sea entendido y ejecutado
estructura conforme a las
re diseñar los diferentes proceso comunicativo satisfactoriamente por todas las
necesidades y
procedimientos del área. De es indiscutiblemente partes que en él intervengan
expectativas actuales
otra parte, se puede dinámico
evidenciar que tal
procedimiento si está
sustentado en series
documentales, siendo estas
la 170-61 ESTRATEGIAS
DE COMUNICACIÓN
EXTERNA E INTERNA
(Carpetas por Boletines de
prensa, Comunicados de
prensa y Monitoreos de
prensa), la 170-105
PRODUCCIÓN Y EMISIÓN
DE DOCUMENTOS
INFORMÁTIVOS A NIVEL
INTERNO Y EXTERNO, la
desactualizado , situación
que genera distorsión en el
proceso desencadenando
posibles incumplimientos. Se
pretende reajustar el proceso
conforme a las necesidades
y demandas actuales de la
oficina. Además, este listado
se encuentra contenido
dentro del formato lista de
chequeo, por lo que se
puede tomar como
Desactualización en el
duplicidad de la información
esquema del
y multiplicidad en la Estudiar el campo de
procedimiento de
ejecución de los procesos acción del proceso así
apoyo logístico y
razòn por la cual se como las competencias y
organización de
contemplo su fusión el mecanismo de trabajo a
eventos, entendiendo Mejorar la eficacia de los
De otra parte, no se había seguir en pro de satisfacer
que el proceso procesos y procedimientos,
considerado la necesidad de las necesidades del àrea.
comunicativo es actualizando y dinamizando los
gestionar la formalización de Igualmente, se gestionará
indiscutiblemente mismos.
esta planilla, por cuanto es la formalización del
En que en que la dinámico y que en este
el momentoestrictamente
un documento formato en cuestión,
auditora
de apoyoYeimy Rojas hizo la caso interactua de
cuya principal mediante solicitud escrita
observación
función es la de
de las firmaselen forma directa con
controlar a la OAP
dependencias y
inventario de elementos,de
algunas de las Actas
Comité Técnico,
además, todas lasfue puesta regionales.
solicitudes
en conocimiento
son allegadas porlaSIDCAR
situación lo
de que
que algunos funcionarios
se convierte en
presentesde
evidencia engestión
tales reuniones
del
se abstuvieron
proceso. Sin embargo,de firmar
dado quelas
acogiendo no estaban de
acuerdo con losse
recomendaciones, temas
llevará Las actas de comité
atratados,
cabo el razón por la cual se
procedimiento técnico serán socializadas
procedió
necesarioapara anexarla constancia al cierre de la reunión de
de tal situación
legalización al acta,
del formato en el manera que puedan
sistema de calidad y sefue
procedimiento que detectarse inconformismos
consultado
pedirá por al
asesoría el área
Jefe dede la en el momento oportuno.
OAC en la Oficina de Control Con respecto a la copia de
Interno, dónde señalaron información, dado que se
que si era válido; por lo han hecho ajustes a la
La no apreciación Mejora del proceso afectado así
anterior esta oficina Tabla de Retención
correcta del grupo como de la comunicación
manifiesta su inconformismo Documental de la
auditor lleva a no interna en la dependencia.
ante tal hallazgo, ya que si dependencia
conformidades que Seguridad en el manejo de la
existe un anexo se soporta la recientemente, se definió
deben ser contestadas información gracias a la
ausencia de firmas, lo que que las series de la oficina
sabiendo que el conservación digital en el
además es válido ¿Por qué (a excepción de las actas
procedimiento està servidor de las series
una no conformidad por de comité técnico) serán
bien hecho documentales
ello?. De otra parte, se digitales y estarán
evidenció que si bien la serie alojadas en el servidor de
Boletines se administra en la corporación en espacio
un solo équipo por razones designado por la OTIC, se
de responsabilidad y manera que se contará
seguridad, en efecto la OAC con backup no solo de
si remite copia de la esta serie sino de todas
información a la DCASC en las correspondientes a la
medio magnético (DVD) OAC
mediante memorando
interno, situación que se
hace con cada boletín
emitido. Por lo anterior, esta
oficina sugiere corroborar la
veracidad de tal información
y la existencia de no
conformidad
sino es con evidencia física.
No se imprime de manera
irresponsable para responder
a estos productos, se hace
en la medida justa y
necesaria para la buena
realización requerida.
Además, las piezas
comunicativas dispuestas en
las carteleras de la
Corporación requieren del
uso de colores para ser
llamativas y dejar mensaje
de recordación que es la
meta que se busca alcanzar.
Las piezas comunicativas
retiradas
La OAC de las carteleras
considera que esta
sonno cortadas
conformidad a tamaños
no está Desconocer las Informar a funcionarios y
carta y oficio y utilizadas
fundamentada por cuanto la noticias que se puedan contratistas que el uso del Mejora de los procesos actuales
para
falta la
deimpresión
capacitación de otros
para el generar sobre la Televisor sólo puede
documentos como
fortalecimiento de Autoridad ambiental no darse para la emisión de
memorandos
competenciaso en similares.
el caso Side permitiría realizar los noticieros nacionales y
en el proceso de auditoría
funcionarios es se
situaciones de alerta. a vólumen moderado
hubiese interrogado
responsabilidad de la Oficina a todos
los funcionarios
de Talentoy
contratistas de la
HumanoIgualmente, es nula
depedencia,
la capacitación habría ensido
temas
posible darse cuenta
relacionados con HSE de que
y
talSIGESPU
actividad por en efecto
cuentase de la
realiza
OAPyode que temas
estos la OACson es
responsable en el
informados solo a un uso del
papel. De otra parte,
determinado grupo dede
acuerdo
funcionarios y contratistaseny
a lo manifestado
puntolaanterior respecto 1. Solicitar en el PIC la
información no seal
uso del televisor, se reitera actualización y
propaga. En el caso de lael
compromiso capacitaciones referentes
OAC se solicitará a lade Los procesos pueden
de la oficina
utilizarlo solo con fines al funcionamiento de la
representante ante el verse afectados por la
informativos, OAC, así mismo hacer
SIGESPU laen horarios de
divulgación de desactualización en
seguimento a la Oficina de
la información a sus programas y de más
Talento Humano en
compañeros de área en elementos necesarios
cuanto a los requerimiento
capacitación individual con para el correcto
hechos por esta
cada funcionario y contratista desempeño de la
dependencia.
de la dependencia. Con oficina. Mejora de los procesos y
respecto a la divulgación de procedimientos actuales
la reestructuración de la Falta de información y
2. Establecer un
Corporación se pudo desconocimiento de
cronograma de
evidenciar a través de los procesos que se
capacitaciones para que
SIDCAR que la misma se llevan a cabo en la
funcionarios y contratistas
hizo mediante varios dependencia.
puedan informarse y
documentos, siendo el más
participar de la creación
reciente la circular
y/o modificación de los
20154100064 del
procesos y procedimientos
02/03/2015, la cual fue
de la dependencia.
remitida a todos los
funcionarios y contratistas,
razón que permite deducir
que existe conocimiento de
la información a excepción
de aquellos contratistas
nuevos en la entidad.
Igualmente, se hará solicitud
a la OAP para que se sirva
capacitar en estos aspectos.
Por las razones aquí
expuestas la OAC solicita se
sirvan desistir de esta no
parámetros para definir que
se produce y que no. para la
producción y emisión de los
programas de radio y TV si
es posible contar con un
esquema definido, en el caso
de los demás medios de
comunicación como
boletines oficiales,
comunicados de prensa, etc.,
en gran parte de las
situaciones la consolidación Estudiar y restructurar el
de la información así como plan de comunicaciones
su forma de producción y en el entendido del
Se generan
emisión depende de las dinamismo que este
inconformidades por
necesidades y expectativas conlleva y la necesidad de
cuanto al ceñirse a lo
de otras dependencias. La atender satisfactoriamente Mejora en los procesos y
estipulado se omite el
OAC se constituye en una a las expectativas procedimientos, haciéndoles
hecho de que el
oficina de apoyo que trabaja (cambiantes) de los más eficaces conforme a las
proceso debe ser
en forma conjuta con las usuarios. De haber lugar, necesidades y demandas
dinámico conforme a
distintas Direcciones informar sobre los ajustes actuales
las necesidades que
Regionales y Dependencias, o mejoras a funcionarios y
van presentándose a
por lo cual se obliga a contratistas involucrados
diario
cumplir con las necesidades
de las mismas y esto no
hace viable el ceñirse al plan
de comunicaciones. Es así
como el Plan de
Comunicaciones se
constituye en un marco
teórico que si bien describe
paso a paso las actividades
a ejecutar, está
inevitablemente sujeto a
cambios. Para mitigar el
impacto de esta situación se
plantea el realizar al inicio
que reposa en el archivo
histórico de la entidad, por lo
cual se procedió con la
* Puede presentarse
disposición final de tales
posible duplicidad de
elementos en sitio adecuado
la información al
para ello. De otra parte, el
conservar en la OAC el
líder del proceso interrogó a
material (CD, casette,
cada funcionario y contratista
gráficos y demás)
respecto a su conocimiento
allegado para revisión * Una vez revisado el
referente al tema de
si este se conserva y material allegado, este
selección de noticias a
no es devuelto a la será devuelto a la
publicar, a lo que los citados
dependencia o dependencia o regional de
manifestaron saber que es el
regional remitente. origen a fin de no
Jefe de Comunicaciones
conservar información no
quien por su trayectoria
* Se pudo perteneciente a la OAC y
profesional y experiencia en
establecer que que puede generar
medios define la información
funcionarios y duplicidad.
a divulgar en los diferentes
contratistas si conocen * Mejora de los procesos y
medios de comunicación, lo
el procedimiento de Continuar con la procedimientos actuales
que da a entender que en
elección de noticias, capacitación constante en
efecto funcionarios y
por tanto no incurre en administración de página
contratistas si conocen cuál
efecto. Web a la contratista
es el proceso y quienes son
designada.
los responsables. Lo anterior
reitera lo señalado en otro
punto, acerca de la falta de
participación de todos los
* Se
funcionarios y contratistas de
garantizará la
la dependencia en el proceso
publicación de noticias
de La OAC hadeduciendo
auditoría, realizado las
que
esta diferentes encuestas de y administración de
y otras inconformidades
semediciòn
dieron cony/obase
analísis la página Web en
deque
en lo
percepción, conocimiento
respondieron solo unas y general, gracias a la
aceptaciónmás de medios, capacitación dada a
personas, no en unlo que
puede evidenciarse gracias a otra contratista.
sondeo general que permita
los formatos
argumentar quedeenencuesta
efecto la
que reposan
mayoría de loscomo material
involucrados
de apoyo en la dependencia
muestra de la gestión
adelantada gracias a estas
encuestas ha sido la toma de
decisiones en la
dependencia. No obstante, si
bien estas encuestas fueron Diseño y aplicación de una
aplicadas y existe soporte de Aplicaciòn de los nueva encuesta de
Mejora de los procesos y
ello, cabe aceptar que no correctivos necesarios percepciòn de medios, con
procedimientos vigentes
fueron documentadas en un que permitan mejorar base en herramientas
incursionando en nuevas
formato definido en el proceso de actuales, eficientes y
estrategias de medición y
SIGESPU. Como acción de comunicación pràcticas que permitan la
participación
mejora se presentará al institucional. consolidación efectiva de
Sistema de Gestión de la información
Calidad un formato (hoja
metodológica) que permita
no solo controlar la
aplicación de estas
encuestas sino medir
efectivamente el impacto de
las mismas. De igual
manera, se propone la
aplicación de una encuesta
próximamente, con base en
la herramienta anteriormente
descrita y conforme a lo
establecido en el plan de
acción.
Frente a este hallazgo en
ese momento se utilizó una
aplicación de encuesta
electrónica mediante el uso
de una aplicación web que
permitía alojar la información
recibida por una cantidad de Pérdida de información Solicitar un informe de
tiempo límite, el cual expiró y electrónica (no física) cierre a dicha actividad ya
no permitió conservar copia dadas las politicas de que no es viable Eliminar la inconformidad
de la información, siendo la plataforma web técnicamente el subsanar
esto reportado en su empleada dicha inconformidad.
momento por el contratista
encargado del tema. Debido
a esta inviabilidad técnica,
solicitamos dar cierre a esta
no conformidad.

Causas Efecto Descripción de Acciones Propósito de la acción

Revisar los
procedimientos y formatos
de GJU-PR-07
Conciliacion extrajudicial,
GJU-PR-09 Cumplimiento
de Sentencias y
Conciliaciones y el
procedimiento de Defensa Determinar la necesidad de
Judicial del proceso de actualizar los procedimiento del
Gestión Jurídica. proceso de gestión jurídica a fin
de que el persona de planta y
contrato lo aplique.
 Actualizar los
procedimientos y formatos
del proceso de Gestión
Jurídica que se considere
pertinente, posterior a la
revisión de la actividad N°
1.

1. Los procedimientos
actualmente existentes no
fueron actualizados
oportunamente con base en
los cambios internos y Actualizar los procedimientos y
externos aplicables. Levantamiento de la formatos para mejorar el
no conformidad dentro proceso de gestión jurídica y su
del informe de aplicación.
2. Debilidad en la consulta auditoria interna del
de los procedimientos por Sistema de Gestión de
parte de algunas de las Calidad.
personas que ocupan cargos
vinculados al proceso de Debilidad en la
gestión jurídica. aplicación de lo
definido dentro del
3. Falta de consulta de los Sistema Integrado de
cambios de versión de los Gestión Pública
documentos existentes en SIGESPU con relación
dellbogotá. al proceso de Gestión
Jurídica Socializar con el personal
4. El libro radicador se dejó de planta y contrato del
de utilizar debido a que se proceso de gestión
desconocía por parte de jurídica, a fin de divulgar
algun personal la forma las actualizaciones Que el personal de planta y
como se diligenciaba. adelantadas en los contrato conozca los cambios
procedimientos, la generados dentro del proceso
aplicación de los formatos de gestión jurídica para su
y mecanismos de consulta interiorización y aplicación.
en dellbogota.

Divulgar los formatos

nuevos del proceso de
Gestión Jurídica, al
personal de contrato para
su debida aplicación.

Que el personal de planta y

contrato conozca los cambios
generados dentro del proceso
de gestión jurídica para su
interiorización y aplicación.
 Implementar lo definido en
el Decreto 1716 de 2009 y
el reglamento interno del
comité de concialición,
para que las actas sean
firmadas exclusivamente
por el secretario y Evitar de esta forma que las
presidente del comité. actas del comité se queden sin
registro documental necesario.

Crear el formato de
certificación de decisión
del comité de conciliación
dentro del procedimiento Facilitar la aplicación de
de solicitud de formatos dentro del proceso de
conciliación extrajudicial. gestión jurídica

1. La firma de las actas del

comité de conciliación no
Determinar la pertinencia
depende del proceso de
de incorporar dentro del
gestión jurídica.
procedimiento de defensa
Determinar la necesidad de
2. Al requerirse la firma de judicial, la planilla de
actualizar los procedimiento y el
seguimiento procesal que
seis (06) miembros, se hace formato del proceso de gestión
aplican los dependientes
dispendioso el proceso ya jurídica a fin de que el persona
judiciales.
que se presentan cambios de contrato lo aplique.
permanentes ajenos al
proceso de gestión jurídica.
Levantamiento de la
no conformidad dentro Revisar los campos
3. Se esta aplicando un
del informe de contenidos dentro del
formato de certificación que
auditoria interna del ORION, para determinar la
no existe dentro del SGC
Sistema de Gestión de pertinencia de alguna
dado que los comites de Determinar si la estructura
Calidad. modificación.
conciliación no cuenta con actual del ORION está acorde
procedimiento. con las necesidades del
Debilidad en la
aplicación de lo proceso.
4. Se vio la necesidad de
definido dentro del
implementar una planilla de
Sistema Integrado de
control y seguimiento a los
Gestión Pública
procesos, pero no se
SIGESPU con relación
considero pertinente
al proceso de Gestión
incorporarlo dentro del
Jurídica
procedimiento GJU-PR-01.

5. Se presentó una falla en el

cargue de la información en
ORION debido a que lo
allegado a la Dirección
Jurídica no fue claro frente al
monto total pagado. Sin
embargo, el valor registrado
allí no afecta el proceso
como tal.
 Debilidad en la
aplicación de lo
4. Se vio la necesidad de
definido dentro del
implementar una planilla de
Sistema Integrado de
control y seguimiento a los
Gestión Pública
procesos, pero no se
SIGESPU con relación
considero pertinente
al proceso de Gestión Actualizar el
incorporarlo dentro del procedimiento de solicitud
Jurídica
procedimiento GJU-PR-01. de conciliación
extrajudicial, teniendo en
5. Se presentó una falla en el cuenta lo establecido en el
cargue de la información en Decreto 1069 de 2015
ORION debido a que lo reglamentario del sector Implementarla mejora continua
allegado a la Dirección justicia, incorporando los del proceso de gestión jurídica y
Jurídica no fue claro frente al formatos allí definidos.
monto total pagado. Sin la aplicación de sus
embargo, el valor registrado procedimientos.
allí no afecta el proceso
como tal.

Socializar con el personal

de planta y contrato, el
uso de la herramienta
ORION y los registros
documentales que
componen las carpetas de
los procesos.
Que el personal de planta y
contrato conozca los cambios
generados dentro del proceso
de gestión jurídica para su
interiorización y aplicación.

Causas Efecto Descripción de Acciones Propósito de la acción

 Se adelantaran los ajustes
El cambio de procedimiento No contar con el mapa
del mapa de riesgos, de
de derechos de petición a de riesgos acorde a la Ajustar el mapa de riesgos del
forma que correspondan a
proceso de Gestión del caracterización del proceso GSC
la caracterización del
Servicio al Ciudadano proceso GSC
proceso GSC.
 Se realizara el ajuste e
El cambio de procedimiento implementación de los
No cumplir la Norma Cumplir la norma, realizar la
de derechos de petición a indicadores del proceso
NTC GP 1000: 2009, hoja metodologica y evidenciar
proceso de Gestión del GSC y las hojas
numeral 8.2.3 el indicador eficiencia
Servicio al Ciudadano metodologicas
respectivas, para remisión
 Planificación de entrega
de material disponible .
Insufiencia de
Requerir a la Dirección
insfraestructura física para Incidente o accidente
Administrativa para que se Mejorar las condiciones de
almacenar elementos de la de trabajo para
adecue una bodega de Imagén corporativa, Salud y
Dirección de Cultura personal interno o
almacenamiento del Seguridad en el trabajo
Ambiental y Servicio al externo
material bibliográfico y
Ciudadano
elementos a cargo de la
Dirección de Cultura, para
su adecuado manejo
 Requerir la emisión de las
respuestas de fondo para
finalizar las radicaciones
20151103346,
13151100948,
13141100758,
13142103539 a la DRAM.

Lograr el cumplimiento al 100%

Realizar seguimiento
Falta de planeación, control y en la atención a los derechos
Incumplimiento de un desde el Ärea SAC para
seguimiento en la atención a de petición que llegan a la
deber legal y a los verificar el cumplimiento
los derechos de petición de Corporación y fortalecer el
procedimientos de las respuestas de
los usuarios por parte de la conocimiento normativo por
internos fondo proferidas a los
Dirección Regional parte de funcionarios y
usuarios .
contratistas.
Implementar acciones de
capacitación sobre la
atención de los derechos
de petición y las
responsabilidades que
como servidores públicos
tenemos en la atención y
respuestas de fondo.
 Requerimiento de
Falta de planeación, control y informes
seguimiento en la atención a Incumplimiento de un
la emisión de los informes deber legal, a los Lograr el cumplimiento del
técnicos por parte de los procedimientos Realizar seguimiento 100% en la emisión de los
funcionarios o contratistas internos, mala imagen desde el Ärea SAC . informes técnicos
por parte de la Dirección de la corporación.
Regional Implementar acciones de
capacitación .
Falta de planeación, control y
No se puede operar y
seguimiento en la atención
desarrollar la atención Lograr el cumplimiento del
de reportar por parte de la Requerir elemento tecnico
a los ciudadanos de 100% de mantenimiento de
Dirección Regional los a las OTIC.
manera optima y equpios.
elementos tecnicos
oportuna.
necesarios.
 Se llevara al grupo de
mejora de la Direccion de
Proceso en implementación cultura y Atencion al
Coherencia y logica del Revisar sobre la pertinencia del
y evaluación que bajo el Ciudadno donde se
procedimiento y la procedimiento GSC-PR-02
proceso PHVA, conlleva a la determinara sobre la
operatividad de sus Atencion Y Seguimiento a
identificando de posibles viabilidad del ajuste del
puntos de control Derechos De Peticion
cambios o ajustes. procedimiento con la
normatividad vigente
sobre la materia.

Causas Efecto Descripción de Acciones Propósito de la acción

 Establecer y contar con un
mecanismo unificado, que
Elaborar, socializar e
permita recopilar y analizar los
implemenar instrumentio
datos y resultados de
para recopilar y analizar
seguimiento y medición
No se encuentra establecido los datos resultados de
asociados a los procedimientos
un mecanismo para recopilar No se implementan seguimiento y medición
GAP-PR-01 Educación
y analizar los datos acciones preventivas, asociados a los
Ambiental y el procedimiento
resultados de seguimiento y ni se cierra el ciclo procedimientos GAP-PR-
GAP-PR-02 Participación
medición de los procesos y PHVA 01 Educación Ambiental y
Ciudadana a fin de cerrar el
el producto y/o servicio. el procedimiento GAP-PR-
ciclo PHVA e implementar
02 Participación
acciones preventivas (si hubiera
Ciudadana a fin de cerrar
lugar a ello) en los
el ciclo PHVA
procedimientos citados y sus
servicios.
procedimientos citados y sus
servicios.
 Oficiar a los entes
territoriales, precisando
Comunicación con el ente
Utilización de formatos que los formatos de la
No contar con mecanismos teritorial, como mecanismo de
de la Corporación por Corporación, son de uso
de comunicación con el control para que no se utilicen
parte de los entes exclusivo de la entidad y
cliente los formatos de uso exclusivo
territoriales solicitándoles adelantar
de la Corporación
los ajustes pertinentes al
proyecto presentado.
 Revisión, ajuste y
socialización de los
procedimientos Educación
Ambiental y Participación
Cumplimiento de los
Ciudadana y ubicación de
procedimientos
puntos de control
correspondientes, así
como del formato Informe
Social.

Falta de interiorización de los

procedimientos y los Incumplimiento de los
formatos asociados, así procedimientos.
como del Sistema de Gestión
 como del formato Informe
Social.

Falta de interiorización de los

procedimientos y los Incumplimiento de los
formatos asociados, así procedimientos.
como del Sistema de Gestión
 Solicitar a las Direcciones
Regionales que archiven Garantizar el adecuado control
en la serie documental de registros en las Direcciones
respectiva sus Planes de Regionales
Trabajo

Causas Efecto Descripción de Acciones Propósito de la acción

Implementar acciones que Lograr un control efectivo de los
permitan la peligros y riesgos asociados a
implementación de las actividades de la CAR
controles de ingenieria y
ajustes locativos
solicitados por el SG SST,
durante las inspecciones
de seguridad y acciones
enfocadas a la toma de
conciencia de todos los
participantes del sistema
de Gestion en Seguridad y
Salud en el Trabajo.
 Se considera que el único
responsable de la No cumplimiento a la
implementación de controles implementación de los
operacionales es la Oficina controles operaciones
de Talento Humano a través para reducción y
del SG SST, desconociendo eliminacion de los
las autoridades y peligros y riesgos
responsabilidades que cada asociados a las
colaborador tiene frente al actividades de la CAR
sistema.
 Implementar acciones que Lograr un control efectivo de los
permitan la peligros y riesgos asociados a
implementación de las actividades de la CAR
controles de ingenieria y
ajustes locativos
solicitados por el SG SST,
durante las inspecciones
de seguridad y acciones
enfocadas a la toma de
conciencia de todos los
participantes del sistema
de Gestion en Seguridad y
Salud en el Trabajo.

Se considera que el único

responsable de la No cumplimiento a la
implementación de controles implementación de los
operacionales es la Oficina controles operaciones
de Talento Humano a través para reducción y
del SG SST, desconociendo eliminacion de los
las autoridades y peligros y riesgos
responsabilidades que cada asociados a las
colaborador tiene frente al actividades de la CAR
sistema.
 Se considera que el único
responsable de la No cumplimiento a la
implementación de controles implementación de los
operacionales es la Oficina controles operaciones
de Talento Humano a través para reducción y
del SG SST, desconociendo eliminacion de los
las autoridades y peligros y riesgos
responsabilidades que cada asociados a las
colaborador tiene frente al actividades de la CAR
sistema.
 Realizar acciones
Omisión a normas de
tendientes a implementar
seguridad y acciones
controles que gartanticen
Liderazgo deficiente por que permitan actuar de Garantizar la adecuada
una atención oportuna y
parte de Jefe de Brigada y manera oportuna y atención de emergencias al
efectiva de las
Brigadistas efectiva durante la interior de la CAR
emergencias que puedan
atención de una
presentarse al interior de
emergencia
la Entidad
 la Entidad

Identificación de
responsables directos y Aumentar el Nivel de respuesta,
alternos de las actividades frente a los requerimientos y
en el proceso de Gestión atención de tareas de todos los
Humana, durante procesos asociados al proceso
cualquier situación de gestión humana.
administrativa.

No es habitual que se
sepresenten estas ausencias
administrativas en la OTH,
por lo tanto no se habia
contemplado un plan para
acceder a la información de
los archivos de gestión que
 No es habitual que se
sepresenten estas ausencias
administrativas en la OTH,
por lo tanto no se habia
contemplado un plan para
acceder a la información de
los archivos de gestión que
tienen como responsabilidad
los funcionarios de la
dependencia.
Solicitar a la Oficina de las
TICS de la corporación un
Mantener la información
espacio en el servidor,
actualizada y disponible, para
para el almacenamiento
poder acceder a ella
de información relevante
independiemente de quien sea
de cada uno de los
el responsable directo
procedimientos del
proceso de Gestión
 Se tiene en cuenta la
inducción General de los Elaboración de una cartilla
funcionarios posesionados con la información general
Que los funcionarios recien
en los nuevos cargos, hasta de la entidad incluyendo
posesionados tengan un
cuando se cuente un numero Sistema de Gestión y
conocimiento general de la
considerable de ellos para Seguridad en el Trabajo,
entidad y logren incorporarse a
ejecutarla, con el fin de para entregarla a los
su puesto de trabajo
optimizar recursos y funcionarios posesionados
establecer indicadores de en la Corporación.
cobertura.

Hacer un contraste entre

documentos aportados
para la posesión versus Subsanar las diferencias entre
los cargados en el SIGEP los dcumentos aportados y la
del personal 2015 y información cargada en el
verificación de todas las SIGEP.
hojas de vida SIGEP con
vinculación vigencia 2015.

Aumento en el volumen de
las actividades realcionadas
al procedimiento, cituación
administrativa presentada
por el responsable del
proceso.
 Aumento en el volumen de
las actividades realcionadas
al procedimiento, cituación
administrativa presentada
por el responsable del
proceso.

Verificación de confrontal la veracidad de la

documentos de todas las información consiganda en los
personas que ingresaron documentos requeridos para la
durante la vigencia 2015 posesión, frente a los entes que
con vinculación actual. los expiden
 Denominación de Cantidad de Fecha de Fecha de
Fecha de
la Unidad de Medida de Suscripción Culminación
Descripción de las Actividades Iniciación de
Medida de las las de la de la
la Actividad
Actividades Actividades Actividad Actividad

Actualizar el manual y los Documentos

4 24-Jul-15 27-Jul-15 30-Sep-15
procedimientos ajustados

Verificar, con corte mensual,

dentro los primeros 5 días
hábiles de cada mes,
siguientes a la fecha de corte,
los informes de evaluación
técnica por vencer y realizar Procedimiento
1 24-Jul-15 27-Jul-15 30-Sep-15
memorando a cada área ajustado
técnica, requiriendo el
cumplimiento de los términos.
Esta actividad se formulará
en el procedimiento GES- PR
- 05.
Impartir capacitaciones,
dando alcance al Acuerdo Jornada de
3 24-Jul-15 27-Jul-15 25-Sep-15
Car No. 37 y al procedimiento Capacitación
GES-PR-05.

Verificar, con corte mensual,

dentro de los primeros 5 días
hábiles de cada mes,
siguiente a la fecha de corte
de los convenios suscritos y
Procedimiento
registrados en el todogastos, 1 24-Jul-15 27-Jul-15 30-Oct-15
ajustado.
para realizar memorando a
cada área técnica,
requiriendo el cumplimiento
de los términos de registro de
convenios en el Aplicativo.

Programación de
capacitaciones, dando
Jornada de
alcance al Acuerdo Car No. 3 24-Jul-15 27-Jul-15 30-Nov-15
Capacitación
37 de 2,005 y al
procedimiento GES-PR-05.

Generar informe de
verificación inicial por
convenios suscritos en la
vigencia de 2015 y 4
seguimientos mensuales,
Informe mensual 5 24-Jul-15 5-Oct-15 5-Mar-16
cruzando información de la
articulaciones PA, emitidas
con los convenios suscritos y
registrados en la herramienta
"todo gastos".
Elaborar informe de
seguimiento a la ejecución
Informe 4 23-Jul-15 23-Jul-15 22-Jul-16
presupuestal, con una
periodicidad trimestral

Elaborar y remitir memorando

a los líderes de proyecto con
el informe de seguimiento a
Memorando 4 23-Jul-15 23-Jul-15 22-Jul-16
la ejecución presupuestal de
inversión con periodicidad
trimestral

Presentar ante el Comité de

Dirección el informe de
seguimiento a la ejecución Acta de Comité 4 23-Jul-15 23-Jul-15 22-Jul-16
presupuestal de inversión con
una periodicidad trimestral

Denominación de Cantidad de Fecha de Fecha de

Fecha de
la Unidad de Medida de Suscripción Culminación
Descripción de las Actividades Iniciación de
Medida de las las de la de la
la Actividad
Actividades Actividades Actividad Actividad
Realizar jornadas de
Servidores
sensibilización periódicas o
públicos
por necesidad en la que se 15 7/28/2015 7/28/2015 9/30/2015
apropiados del
de a conocer el proceso y su
proceso
contenido.

Asistir a las jornadas de Servidores

sensibilización y formación públicos
15 7/28/2015 7/28/2015 12/31/2015
que sean programadas por el apropiados del
SIGESPU proceso
Actualizar la documentación
Documentos
del Sistema asociada al 10 7/28/2015 7/28/2015 9/30/2015
actualizados
proceso de TICs

Elaborar la lista de chequeo

para la revisión del uso de Lista de chequeo 1 7/28/2015 7/28/2015 9/20/2015
elementos de protección.

Realizar verificaciones
aleatorias del uso adecuado
de los elementos de Acta de
1 7/28/2015 7/28/2015 12/31/2015
protección personal por parte cumplimiento
del supervisor del contrato de
la CAR

Actualización trimestral de la
matriz de verificación del Matriz 2 7/28/2015 7/28/2015 12/31/2015
cumplimiento de la Ley 1712.
Actualización trimestral de la
autoevaluación relacionada
con la implementación de la Matriz 2 7/28/2015 7/28/2015 12/31/2015
Estrategia de Gobierno en
Línea

Evidenciar el avance de la
implementación de la
Acta 1 7/28/2015 7/28/2015 12/31/2015
Estrategia GEL en un comité
trimestral

Llevar a cabo el proceso

contractual que permita
contar con el personal idóneo Contrato 1 8/24/2015 8/24/2015 10/15/2015
que actualice la intranet
corporativa.

Actualizar la intranet de la
Corporación de acuerdo con Contenido
1 8/24/2015 8/24/2015 12/15/2015
la normatividad viegente actualizado
(Acuerdo 22 de 2014)
Suministrar el cable del
equipo correspondiente y Cable de poder 1 8/24/2015 8/24/2015 8/24/2015
ponerlo en funcionamiento

Actualizar el PETIC de acuerdo a

la proyección de la Entidad y el
Documento 1 22-May-14 3-Jun-14 14-Oct-14
quehacer de las áreas
misionales

Elaborar plan de seguimiento a

cada una de las políticas del Plan 1 22-May-14 3-Jun-14 30-Sep-14
documento

Denominación de Cantidad de Fecha de Fecha de

Fecha de
la Unidad de Medida de Suscripción Culminación
Descripción de las Actividades Iniciación de
Medida de las las de la de la
la Actividad
Actividades Actividades Actividad Actividad

Solicitud escrita a la Plataforma

1 31-Aug-15 1-Sep-15 7-Sep-15
dependencia competente SIDCAR
 Verificación en la
documentación
integrada al
sistema de
Seguimiento a lo solicitado,
calidad (Imagen
verificando si existe 1 31-Aug-15 1-Sep-15 7-Sep-15
corporativa y
tratamiento oportuno
utilidad y/o
actualización de
los procesos y
documentos)

Corrección de las falencias

1 31-Aug-15 1-Sep-15 7-Sep-15
encontradas

Remisión de observación a la
OAP para que sea tomada en
SIDCAR 1 31-Aug-15 1-Sep-15 7-Sep-15
cuenta como oportunidad de
mejora

Plataforma
SIDCAR
Evaluar y rediseñar los
procesos y documentos
ajustándolos conforme a las 2 31-Aug-15 1-Sep-15 7-Sep-15
necesidades y expectativas Informes de
planteadas en el SGC ejecución de la
actividad
designada a la
contratista
Definir competencias y
parámetros de trabajo
SIDCAR 1 31-Aug-15 2-Sep-15 11-Sep-15
conjunto que lleven a ejecutar
satisfactoriamente el proceso
Evaluar y rediseñar los Informes de
procesos y documentos ejecución de la
ajustándolos conforme a las actividad 1 31-Aug-15 2-Sep-15 11-Sep-15
necesidades y expectativas designada a la
planteadas en el SGC contratista

Formalizar el formato en
Plataforma
cuestión en trabajo conjunto 1 31-Aug-15 1-Sep-15 2-Sep-15
SIDCAR
con la OAP
Adelantar comité de área
para posterior restructuración Comité de área 1 31-Aug-15 7-Sep-15 25-Sep-15
del proceso
Formalizar el formato en
Plataforma
cuestión en trabajo conjunto 1 31/09/2015 2-Sep-15 4-Sep-15
SIDCAR
con la OAP

Actas de comité 1
Hacer seguimiento o a los
memorandos a través de los
cuales se remite la copia de
31-Aug-15 1-Sep-15 31-Dec-15
la serie boletines a DCASC, Memorandos de
así como a la socialización y remisión de 1
firma de las actas copias
Carpetas series
documentales 1
(digitales) OAC
En reunión proyectada, se Verificar
reiterará lo aquí consignado, cumplimiento por
respecto al uso del TV. Se parte de 1 31-Aug-15 1-Sep-15 31-Dec-15
hará seguimiento a su funcionarios y
cumplimiento contratistas

Realizar la
solicitud
mediante el PIC
de la 1
Corporación.
Hacer seguimiento a su
31-Aug-15 1-Sep-15 31-Dec-15
cumplimiento
Realizar e
implementar
efectivamente un 3
esquema de
capacitaciones
Rediseñar los documentos Comité de área 1 31-Aug-15 7-Sep-15 31-Dec-15
Seguimiento a lo solicitado, Actvidades de
verificando si existe monitoreo y 1 31-Aug-15 2-Sep-15 8-Sep-15
tratamiento oportuno acompañamiento

Comité de área
Diseño de un esquema de
medición de percepción, con
base en las dinámicas
actuales del proceso
comunicativo, siguiendo 1 31-Aug-15 2-Sep-15 25-Sep-15
ademàs las políticas
corporativas para su
formalización en el SGC y
Dell Bogotá Procedimiento
creado
Ejecutar acción de Memorando
1 31-Aug-15 1-Sep-15 31-Dec-15
cumplimiento interno

Denominación de Cantidad de Fecha de Fecha de

Fecha de
la Unidad de Medida de Suscripción Culminación
Descripción de las Actividades Iniciación de
Medida de las las de la de la
la Actividad
Actividades Actividades Actividad Actividad

1. Revisar los procedimientos

y formatos de GJU-PR-07
Conciliacion extrajudicial,
Procedimientos y
GJU-PR-09 Cumplimiento de
formatos 3 10-Aug-15 10-Aug-15 15-Sep-15
Sentencias y Conciliaciones y
revisados
el procedimiento de Defensa
Judicial del proceso de
Gestión Jurídica.
2. Actualizar los
procedimientos y formatos
Procedimientos y
del proceso de Gestión
formatos 100% 10-Aug-15 10-Aug-15 30-Sep-15
Jurídica que se considere
actualizados
pertinente, posterior a la
revisión de la actividad N° 1.

3. Realizar una socialización

con el personal de planta y
contrato del proceso de
gestión jurídica, a fin de
divulgar las actualizaciones Socialización
1 30-Sep-15 30-Sep-15 29-Oct-15
adelantadas en los realizada
procedimientos, la aplicación
de los formatos y
mecanismos de consulta en
dellbogota.

4. Realizar dos (02)

divulgaciones de los formatos
Dos (02)
nuevos del proceso de
comunicaciones 2 30-Sep-15 30-Sep-15 30-Dec-15
Gestión Jurídica, al personal
enviadas.
de contrato para su debida
aplicación.
1. Aplicar el Decreto 1716 de
2009 y el reglamento interno
del comité de conciliación,
Actas del comité
para que las actas sean 100% 10-Aug-15 10-Aug-15 30-Dec-15
de conciliación.
firmadas exclusivamente por
el secretario y presidente del
comité.

2. Crear el formato de
certificación de decisión del
comité de conciliación dentro
Formato creado 1 10-Aug-15 10-Aug-15 30-Sep-15
del procedimiento de
solicitud de conciliación
extrajudicial.

3. Revisar y determinar la
pertinencia de incorporar
Acta de la
dentro del procedimiento de
revisión realizada
defensa judicial, la planilla de 1 10-Aug-15 10-Aug-15 30-Sep-15
y las
seguimiento procesal que
conclusiones.
aplican los dependientes
judiciales.

4. Revisar los campos

Acta de la
contenidos dentro del
revisión realizada
ORION, para determinar la 1 10-Aug-15 10-Aug-15 29-Oct-15
y las
pertinencia de alguna
conclusiones.
modificación.
5. Actualizar el procedimiento
de solicitud de conciliación
extrajudicial, teniendo en
cuenta lo establecido en el Procedimiento
1 10-Aug-15 10-Aug-15 30-Nov-15
Decreto 1069 de 2015 actualizado
reglamentario del sector
justicia, incorporando los
formatos allí definidos.

6. Socializar con el personal

de planta y contrato, el uso
de la herramienta ORION y Socialización
1 10-Aug-15 10-Aug-15 30-Nov-15
los registros documentales realizada
que componen las carpetas
de los procesos.

Denominación de Cantidad de Fecha de Fecha de

Fecha de
la Unidad de Medida de Suscripción Culminación
Descripción de las Actividades Iniciación de
Medida de las las de la de la
la Actividad
Actividades Actividades Actividad Actividad
Realizar la revisión y ajuste
del mapa de riesgos acorde a
Mapa de Riesgos Agosto
los definidos en la 1 27-Aug-15 30-Sep-15
del proceso GSC 10/2015
caracterización del proceso
GSC
Actualizar el procedimiento.
Hoja
Realizar la hoja
Metodologica. Agosto
metodologica. 3 4-Sep-15 30-Sep-15
Actualización 10/15
Procedimiento
Evidenciar el indicador de
eficiencia del proceso GSC.
Entrega de material
disponible a los actores o
entidades objeto.

Solicitar un espacio Mejoramiento de Agosto

2 15-Sep-15 15-Nov-15
adecuado para el la infraestructura 10/15
almacenamiento del material
bibliográfico y de trabajo de la
Dirección de cultura
Ambiental
Dar respuesta de fondo a las
radicaciones.

Seguimiento para revisión y

seguimiento a respuestas de
fondo
Agosto
Informes 3 7/09/22015 30-Oct-15
10/15
Jornadas de Capacitación
para reforzar y sensibilizar la
obligación de atender los
requerimientos internos y
legales respecto de las
peticiones
Requerir la emisión de
linformes técnicos que
permita emitir los actos
administrativos y respuestas
de fondo a la DRAM.

Realizar seguimiento desde

el Ärea SAC para verificar el
cumplimiento de la emisión
de los informes técnicos de Informe
Agosto
las 100 visitas realizadas Consolidado de 3 15-Sep-15 31-Dec-15
10/15
para la atención de quejas reporte
ambientales .

Implementar acciones de
capacitación sobre la
atención de los derechos de
petición y las
responsabilidades que como
servidores públicos tenemos
en la atención y respuestas
de fondo.
Requerir ala OTIC
Mantenimiento preventivo y
correctivo
Agosto
Mantenimiento. 2 15-Sep-15 31-Oct-15
Realizar seguimiento desde 10/15
el Ärea SAC para verificar el
cumplimiento del
requerimiento
Se llevara al grupo de mejora Jornada de
de la Direccion de cultura y trabajo de la
Atencion al Ciudadno donde Direccion de
se determinara sobre la Cultura y 1 Agosto
15-Sep-15 15-Nov-15
viabilidad del ajuste del Atencion al 10/16
procedimiento con la Ciudadno. Con el
normatividad vigente sobre la Grupo de Mejora
materia. de la direccion.

Denominación de Cantidad de Fecha de Fecha de

Fecha de
la Unidad de Medida de Suscripción Culminación
Descripción de las Actividades Iniciación de
Medida de las las de la de la
la Actividad
Actividades Actividades Actividad Actividad
1. Construir instrumento para
recopilar y analizar los datos
resultados de seguimiento y
medición asociados a los Instrumento
1 10-Aug-15 10-Aug-15 15-Oct-15
procedimientos GAP-PR-01 construìdo
Educación Ambiental y el
procedimiento GAP-PR-02
Participación Ciudadana

2. Aprobación del
instrumento por parte del
Acta 1 10-Aug-15 10-Aug-15 31-Oct-15
Grupo de Mejora de la
DCASC

Publicación en la
3. Publicación del
intranet (Dell 1 10-Aug-15 10-Aug-15 31-Oct-15
instrumento en Dell Bogotá
Bogotá)
4. Adelantar una jornada de
socialización del instrumento
Listados de
publicado, dirigida a las 1 10-Aug-15 10-Aug-15 30-Nov-15
asistencia
Direcciones Regionales y
nivel central
Oficiar a los entes
territoriales, precisando que
los formatos de la
Corporación, son de uso
Oficios 2 10-Aug-15 10-Aug-15 30-Sep-15
exclusivo de la entidad y
solicitándoles adelantar los
ajustes pertinentes al
proyecto presentado.

Dos
1. Revisar y ajustar los
procedimientos y
procedimientos Educación
formato
Ambiental y Participación 2 10-Aug-15 10-Aug-15 15-Sep-15
asociado
Ciudadana así como el
revisados y
formato Informe Social.
ajustados
2. Aprobación de los
procedimientos Educación
Ambiental y Participación
Acta 1 10-Aug-15 10-Aug-15 15-Sep-15
Ciudadana, y formato
asociado por parte del Grupo
de Mejora de la DCASC

3. Publicación de la nueva
Publicación en la
versión de los dos
intranet (Dell 1 10-Aug-15 15-Sep-15 30-Sep-15
procedimientos y formato
Bogotá)
asociado en Dell Bogotá
4. Adelantar una jornada para
socializar las dos (2) nuevas
Una jornada de
versiones de los 1 10-Aug-15 1-Oct-15 31-Oct-15
socialización
procedimientos y formato
asociado
1. Generar un memorando a
las Direcciones Regionales
de la Corporación, solicitando
Memorando 1 10-Aug-15 10-Aug-15 10-Oct-15
el correcto archivo de los
documentos, en la serie
documental respectiva.

Denominación de Cantidad de Fecha de Fecha de

Fecha de
la Unidad de Medida de Suscripción Culminación
Descripción de las Actividades Iniciación de
Medida de las las de la de la
la Actividad
Actividades Actividades Actividad Actividad
Realizar solicitud de ajuste de
la puerta que se encuentra
suelta y condiciones
locativas de DAM a la
Dirección Administrativa y Memorando
1 15-Sep-15 30-Sep-15 30-Sep-15
financiera - area de enviado
mantenimiento y un avance
del plan de mantenimiento a
todas las sedes e
infraestructura
 Efectuar seguimiento
presencial por parte de la
OTH y El SGSST en cada Cronograma
1 15-Sep-15 30-Sep-15 30-Dec-15
una de las sedes seguimiento
pertenecientes a la
Corporación.

Establecer cronograma de
socialización de autoridades
cronograma de
y responsabilidades frente al 1 15-Sep-15 30-Sep-15 30-Dec-15
seguimiento
SIG incluyendo a personal
tercerizado
Verificar la Implementacion
de controles de ingenieria y
Inspección de
ajustes locativos solicitados 15 1-Sep-15 15-Oct-15 30-Dec-15
Seguridad
por el SG SST, durante las
inspecciones de seguridad

Elaborar y enviar memorando

a jefes de área recordando
responsabilidades y
autoridades del SGSST y Memorando
1 15-Sep-15 15-Oct-15 30-Oct-15
procedimiento para el reporte enviado
oportuno de condiciones
inseguras y uso de elementos
de protección personal
Elaborar y enviar memorando
a Administrativos recordando
responsabilidad frente al
Memorando
SG_SST y solicitar la 1 15-Sep-15 1-Oct-15 30-Oct-15
enviado
publicación del reglamento de
higiene y evidencias de la
acciones tomadas
Remitir circular a la totalidad
de colaboradores Circular enviada 1 15-Sep-15 1-Oct-15 30-Oct-15
socializando el reglamento

Formato
Incluir item de verificación
modificado y
dentro de formato de 1 15-Sep-15 1-Nov-15 30-Nov-15
publicado en Dell
inspección integral
Bogota
Verificar matriz de
Matriz de
autoridades y
autoridades y
responsabilidades e incluir en
responsabilidade 1 15-Sep-15 1-Nov-15 30-Nov-15
perfil de Jefe de Brigada y
s ajustada y
socializar cambios con los
socializada
brigadistas

Solicitar a los jefes de areas y

brigadistas la acutalización
de los documentos y solicitar Memorando con
1 15-Sep-15 1-Oct-15 30-Oct-15
evidencias de las acciones solicitud
tomadas y del personal
asignado como brigadista

Remitir una comunicación a

los integrantes del comité de
Memorando con
emergencias sociliazondo 1 15-Sep-15 1-Oct-15 15-Oct-15
información
sus responsbilidades y
funciones.
Establecer estrategias de
seguimiento, difusión y Socializaciones
22 15-Sep-15 1-Sep-15 30-Dec-15
concientización permanente realizadas
por parte del SG SST

Circular Sidcar
con remisión de 1 15-Sep-15 15-Oct-15 15-Oct-15
Remitir a todo el personal cartilla
una cartilla para socializar los
aspectos basicos del plan de
emergencias Memorando con
1 15-Sep-15 15-Oct-15 15-Oct-15
información

Realizar una reunión con los

Acta de Reunión
integrantes de la Oficina de
y Formato en
Talento Humano de la
Excel firmado por 1 2-Sep-15 10-Sep-15 30-Sep-15
Entidad, con el fin de que el
el lider del
lider del proceso tome las
proceso
medidas correspondientes.
Enviar una solicitud, para
solicitar el espacio en el Disco duro 1 2-Sep-15 10-Sep-15 31-Dec-15
servidor.
 correo
electronico ya
Elaboración y Entrega de la
sea al
Cartilla, a las personas que 1 2-Sep-15 3-Sep-15 31-Dec-15
institucional o al
corresponda.
personal de cada
uno

Revisar la Información y
Ajuste completo
realizar la verificación de las
de las hojas de
mismas, grupo de trabajo de 1 2-Sep-15 4-Sep-15 31-Dec-15
vida frente al
la Oficina de Talento Humano
SIGEP
de la Entidad
 Verificación de la
Ajuste y debido control de
documentación
cambios al procedimiento de
suministrada
viculación de servidores
( titulos
publicos, el cual se remite a 1 2-Sep-15 7-Sep-15 31-Oct-15
academicos,
la Oficina Asesora de
certificaciones
Planeación para su debida
laborales
publicación
aleatoriamente)
 Porcentaje Puntaje Puntaje
Avance Puntaje Efectividad de la Acción
Plazo en de Avance Logrado por Atribuido a
Físico de Logrado por y/o Actividad
Semanas de Físico de las las
Ejecución de las
cada Ejecución de Actividades Actividades
las Actividades SI NO
Actividad las Vencidas Vencidas
Actividades (PLA)
Actividades (PLAV) (PAAVI)

9 4 100% 9 0 0

9 1 100% 9 0 0
9 3 100% 9 0 0

14 1 100% 14 0 0

18 3 100% 18 0 0

22 5 100% 22 0 0
 52 4 100% 52 0 0

52 4 100% 52 0 0

52 4 100% 52 0 0

237 9 237 0 0

Fecha de Evaluación:

Porcentaje Puntaje Puntaje Efectividad de la Acción

Avance Puntaje
Plazo en de Avance Logrado por Atribuido a y/o Actividad
Físico de Logrado por
Semanas de Físico de las las
Ejecución de las
cada Ejecución de Actividades Actividades
las Actividades
Actividad las Vencidas Vencidas
Actividades (PLA)
Actividades (PLAV) (PAAVI) SI NO
9 15 100% 9 0 0

22 15 100% 22 0 0
9 10 100% 9 0 0

8 1 100% 8 0 0

22 1 100% 22 0 0

22 2 100% 22 0 0
22 2 100% 22 0 0

22 1 100% 22 0 0

7 1 100% 7 0 0

16 1 100% 16 0 0
 0 1 100% 0 0 0

19 1 100% 19 0 0

17 1 100% 17 0 0

197 13 197 0 0

Fecha de Evaluación:

Porcentaje Puntaje Puntaje Efectividad de la Acción

Avance Puntaje
Plazo en de Avance Logrado por Atribuido a y/o Actividad
Físico de Logrado por
Semanas de Físico de las las
Ejecución de las
cada Ejecución de Actividades Actividades
las Actividades SI NO
Actividad las Vencidas Vencidas
Actividades (PLA)
Actividades (PLAV) (PAAVI)
1 1 100% 1 1 1
1 1 100% 1 1 1

1 1 100% 1 1 1

1 1 100% 1 1 1

13 2 100% 13 13 13
1 1 100% 1 1 1
1 1 100% 1 1 1

0 1 100% 0 0 0
3 1 100% 3 3 3
0 1 100% 0 0 0

13 3 100% 13 13 13
17 1 100% 17 17 17

13 2 100% 13 13 13
16 1 100% 16 16 16
1 1 100% 1 1 1

13 1 100% 13 13 13
 17 1 100% 17 17 17

112 17 112 112 112

Fecha de Evaluación:

Porcentaje Puntaje Puntaje

Avance Puntaje
Plazo en de Avance Logrado por Atribuido a
Físico de Logrado por Efectividad
Semanas de Físico de las las
Ejecución de las de la Acción
cada Ejecución de Actividades Actividades
las Actividades y/o Actividad
Actividad las Vencidas Vencidas
Actividades (PLA)
Actividades (PLAV) (PAAVI)

SI NO

5 3 100% 5 0 0
7 100% 100% 7 0 0

4 1 100% 4 0 0

13 2 100% 13 0 0
20 100 100% 20 0 0

7 1 100% 7 0 0

7 1 100% 7 0 0

11 1 100% 11 0 0
 16 1 100% 16 0 0

16 1 100% 16 0 0

108 10 108 0 0

Fecha de Evaluación:
Registro de la ef
de la acción desp
Porcentaje Puntaje Puntaje Efectividad de la Acción la revisión de la
Avance Puntaje
Plazo en de Avance Logrado por Atribuido a y/o Actividad la OCIN.
Físico de Logrado por
Semanas de Físico de las las
Ejecución de las
cada Ejecución de Actividades Actividades
las Actividades
Actividad las Vencidas Vencidas
Actividades (PLA) SI NO
Actividades (PLAV) (PAAVI)
1 1 100% 1 1 1
1 3 100% 1 1 1
10 2 100% 10 10 10
7 3 100% 7 7 7
15 3 100% 15 15 15
4 2 100% 4 4 4
 8 1 100% 8 8 8

46 7 46 46 46

Fecha de Evaluación:

Porcentaje Puntaje Puntaje

Avance Puntaje
Plazo en de Avance Logrado por Atribuido a
Físico de Logrado por Efectividad
Semanas de Físico de las las
Ejecución de las de la Acción
cada Ejecución de Actividades Actividades
las Actividades y/o Actividad
Actividad las Vencidas Vencidas
Actividades (PLA)
Actividades (PLAV) (PAAVI)

SI NO
9 1 100% 9 0 0

12 1 100% 12 0 0

12 1 100% 12 0 0
16 1 100% 16 0 0
7 2 100% 7 0 0

5 2 100% 5 0 0
5 1 100% 5 0 0

2 1 100% 2 0 0
4 1 100% 4 0 0
 9 1 100% 9 0 0

82 10 82 0 0

Porcentaje Puntaje Puntaje

Avance Puntaje Efectividad de la Acción
Plazo en de Avance Logrado por Atribuido a
Físico de Logrado por y/o Actividad
Semanas de Físico de las las
Ejecución de las
cada Ejecución de Actividades Actividades
las Actividades SI NO
Actividad las Vencidas Vencidas
Actividades (PLA)
Actividades (PLAV) (PAAVI)
0 1 100% 0 0 0
13 1 100% 13 0 0

13 1 100% 13 0 0
11 15 100% 11 0 0

2 1 100% 2 0 0
4 1 100% 4 0 0
4 1 100% 4 0 0

4 1 100% 4 0 0
4 1 100% 4 0 0

4 1 100% 4 0 0

2 1 100% 2 0 0
17 22 100% 17 0 0

0 1 100% 0 0 0

0 1 100% 0 0 0

3 1 100% 3 0 0
16 1 100% 16 0 0
17 1 100% 17 0 0

17 1 100% 17 0 0
8 1 100% 8 0 0
 6/30/2016

Proceso /
Líder / Área / Proyecto / Tipo de Estado: En
Fecha de la Indicador de
Proceso Programa / Fuente Acción: C, ejecución -
Fuente Cumplimiento
Responsable Convenio / AC, AP, AM Cerrada
Contrato

JESUS
HUMBERTO evidencia del
OAP NC 7/17/2015 C SIDCAR
Cerrada
PATIÑO
PESELLIN

JESUS
HUMBERTO evidencia del
OAP NC 7/17/2015 Ap SIDCARD
Cerrada
PATIÑO
PESELLIN
JESUS
HUMBERTO evidencia del
OAP NC 7/17/2015 Ap SIDCARD
Cerrada
PATIÑO
PESELLIN

JESUS
HUMBERTO evidencia del
NC 7/17/2015 Ap Cerrada
PATIÑO SIDCARD
PESELLIN

JESUS
HUMBERTO evidencia del
OAP NC 7/17/2015 Ap Cerrada
PATIÑO SIDCARD
PESELLIN

JESUS
HUMBERTO evidencia del
OAP NC 7/17/2015 Ap Cerrada
PATIÑO SIDCARD
PESELLIN
 Jesús
Humberto
GES
Patiño
Pesellín

Jesús
Humberto
GES Cerrada
Patiño
Pesellín

Jesús
Humberto
GES Cerrada
Patiño
Pesellín

aluación: 30-Sep-16

Proceso /
Líder / Área / Proyecto / Tipo de Estado: En
Fecha de la Indicador de
Proceso Programa / Fuente Acción: C, ejecución -
Fuente Cumplimiento
Responsable Convenio / AC, AP, AM Cerrada
Contrato
 Lista de
Carlos
asistencia y
Guevara TIC AI 7/23/2015 AM Cerrada
reactivo de
Alvarez
verificación

Carlos
Lista de
Guevara TIC AI 7/23/2015 AM Cerrada
asistencia
Alvarez
Carlos Documentació
Guevara TIC AI 7/23/2015 AC n del proceso Cerrada
Alvarez actualizada

Carlos Lista de
Guevara TIC AI 7/23/2015 AC chequeo Cerrada
Alvarez aprobada

Carlos Actas de
Guevara TIC AI 7/23/2015 AC cumplimiento Cerrada
Alvarez firmadas

Carlos
Matriz
Guevara TIC AI 7/23/2015 AC Cerrada
actualizada
Alvarez
Carlos Matriz de
Guevara TIC AI 7/23/2015 AC autoevaluació Cerrada
Alvarez n actualizada

Carlos
Acta de
Guevara TIC AI 7/23/2015 AC Cerrada
comité
Alvarez

Carlos
Contrato
Guevara TIC AI 8/24/2015 AC Cerrada
perfeccionado
Alvarez

Carlos
Plataforma
Guevara TIC AI 8/24/2015 AC Cerrada
actualizada
Alvarez
 Equipo
Carlos concetado y
Guevara TIC AI 8/24/2015 C en Cerrada
Alvarez funcionamient
o

Gestión de Gestión de
Documento
Tecnologías Tecnologías
AI 5/22/2014 AC PETIC Cerrada
de la de la
actualizado
Información Información

Gestión de Gestión de
Tecnologías Tecnologías Documento
AI 5/22/2014 AC Cerrada
de la de la elaborado
Información Información

aluación: 30-Jun-16

Proceso /
Líder / Área / Proyecto / Tipo de Estado: En
Fecha de la Indicador de
Proceso Programa / Fuente Acción: C, ejecución -
Fuente Cumplimiento
Responsable Convenio / AC, AP, AM Cerrada
Contrato

OAC OAC

Cerrada
 Cerrada
OAC OAC

OAC OAC

Cerrada

OAC OAC

OAC OAC Cerrada

Cerrada
Cerrada

Cerrada
Cerrada
Cerrada

Cerrada
Cerrrada

Cerrada
Cerrada
Cerrada

Cerrada
 Cerrada

30-Sep-16

Proceso /
Líder / Área / Proyecto / Tipo de Estado: En
Fecha de la Indicador de
Proceso Programa / Fuente Acción: C, ejecución -
Fuente Cumplimiento
Responsable Convenio / AC, AP, AM Cerrada
Contrato

Alexandra
Pulido,
Mauricio
Peñuela,
Sandra
Cerrada
Diaz,
Angela
Giraldo,
Mónica
Fonseca.
Alexandra
Pulido,
Mauricio
Peñuela,
Sandra
Cerrada
Diaz,
Angela
Giraldo,
Mónica
Fonseca.

Alexandra
Pulido,
Mauricio
Peñuela,
Sandra
Cerrada
Diaz,
Angela
Giraldo,
Mónica
Fonseca.

Alexandra
Cerrada
Pulido.
Dra. Mónica
Cerrada
Fonseca

Dra. Mónica
Cerrada
Fonseca

Dra.
Alexandra Cerrada
Pulido

Dra.
Alexandra Cerrada
Pulido
 Alexandra
Pulido,
Mauricio
Peñuela,
Sandra
Cerrada
Diaz,
Angela
Giraldo,
Mónica
Fonseca.

Alexandra
Pulido,
Mauricio
Peñuela,
Sandra
Cerrada
Diaz,
Angela
Giraldo,
Mónica
Fonseca.

aluación: 30-Sep-16
Registro de la efectividad
de la acción después de
la revisión de la CGR /y/o
Proceso
la OCIN.
Líder / Área / Proyecto / Tipo de Estado: En
Fecha de la Indicador de
Proceso Programa / Fuente Acción: C, ejecución -
Fuente Cumplimiento
Responsable Convenio / AC, AP, AM Cerrada
Contrato
 Gestión de
DCASC Servicio al MSM-PR-01 8/10/2015 AM Mapa Cerrada
Ciudadano
 Gestión de Hoja
DCASC Servicio al MSM-PR-01 8/10/2015 AC Procedimiento Cerrada
Ciudadano Actualizado
 Gestión de
DCASC Servicio al MSM-PR-01 8/10/2015 AM Informe Cerrada
Ciudadano
 Gestión de
DCASC Servicio al MSM-PR-01 8/10/2015 AC Informes Cerrada
Ciudadano
 Gestión de
Informe de
DCASC Servicio al MSM-PR-01 8/10/2015 AC Cerrada
seguimiento
Ciudadano
 Gestión de
Informe de
DCASC Servicio al MSM-PR-01 8/10/2015 AC Cerrada
seguimiento
Ciudadano
 Jornada de
Gestión de
Trabajo con el
DCASC Servicio al MSM-PR-02 8/10/2015 AC Cerrada
Grupo de
Ciudadano
mejora

30-Sep-16

Proceso /
Líder / Área / Proyecto / Tipo de Estado: En
Fecha de la Indicador de
Proceso Programa / Fuente Acción: C, ejecución -
Fuente Cumplimiento
Responsable Convenio / AC, AP, AM Cerrada
Contrato
 Gestión
Ambiental
Informe de
Participativa Instrumento
Auditoría
Martha /GAP-PR-01 para recopilar
Interna -
Mercedes Educación 8/10/2015 AM y analizar los Cerrada
formato
Carrillo Silva Ambiental y datos
MSM-PR-
GAP-PR-02 elaborado
01-FR-04
Participació
n Ciudadana

Gestión
Ambiental
Informe de Instrumento
Participativa
Auditoría para recopilar
Martha /GAP-PR-01
Interna - y analizar los
Mercedes Educación 8/10/2015 AM Cerrada
formato datos
Carrillo Silva Ambiental y
MSM-PR- aprobado en
GAP-PR-02
01-FR-04 Comité
Participació
n Ciudadana

Gestión
Ambiental
Informe de
Participativa
Auditoría
Martha /GAP-PR-01 Publicación en
Interna -
Mercedes Educación 8/10/2015 AM la intranet Cerrada
formato
Carrillo Silva Ambiental y (Dell Bogotá)
MSM-PR-
GAP-PR-02
01-FR-04
Participació
n Ciudadana
 Gestión
Ambiental
Informe de
Participativa
Auditoría
Martha /GAP-PR-01
Interna - Una
Mercedes Educación 8/10/2015 AM Cerrada
formato socialización
Carrillo Silva Ambiental y
MSM-PR-
GAP-PR-02
01-FR-04
Participació
n Ciudadana
 Gestión
Ambiental Informe de
Participativa Auditoría Oficio de
Martha
/Procedimie Interna - comunicación
Mercedes 8/10/2015 AC Cerrada
nto formato con ente
Carrillo Silva
Conservació MSM-PR- territorial
n de Agua y 01-FR-04
Suelo

Gestión
Dos
Ambiental
Informe de procedimiento
Participativa
Auditoría s y formato
Martha /Procedimie
Interna - asociado al
Mercedes ntos 8/10/2015 AM Cerrada
formato procedimiento
Carrillo Silva Educación
MSM-PR- Educación
Ambiental y
01-FR-04 Ambiental
Participació
ajustados
n Ciudadana
 Gestión
Ambiental
Informe de
Participativa
Auditoría
Martha /Procedimie Dos
Interna -
Mercedes ntos 8/10/2015 AM Procedimiento Cerrada
formato
Carrillo Silva Educación s aprobados
MSM-PR-
Ambiental y
01-FR-04
participación
Ciudadana

Gestión Dos nuevas

Informe de
Ambiental versiones de
Auditoría
Martha Participativa los
Interna -
Mercedes /Educación 8/10/2015 AM procedimiento Cerrada
formato
Carrillo Silva Ambiental y s y formato
MSM-PR-
Participació asociado
01-FR-04
n Ciuddana publicados en
 Gestión
Informe de
Ambiental
Auditoría
Martha Participativa Una jornada
Interna -
Mercedes /Educación 8/10/2015 AM de Cerrada
formato
Carrillo Silva Ambiental y socialización
MSM-PR-
Participació
01-FR-04
n Ciudadana
 Gestión
Informe de
Ambiental
Auditoría
Martha Participativa
Interna -
Mercedes /Educación 8/10/2015 AC Memorando Cerrada
formato
Carrillo Silva Ambiental y
MSM-PR-
Participació
01-FR-04
n Ciudadana

Proceso /
Líder / Área / Proyecto / Tipo de Estado: En
Fecha de la Indicador de
Proceso Programa / Fuente Acción: C, ejecución -
Fuente Cumplimiento
Responsable Convenio / AC, AP, AM Cerrada
Contrato
 Numero de
Memorando radicado del
AC Cerrada
enviado memorando
enviado
Informes y Cronograma
listados AC con Cerrda
asistencia seguimiento

Infomes y Cronograma
listados AP con Cerrada
asistencia seguimiento
 Numero de
Formato de
AC inspecciones / Cerrada
inspección
No de sedes

Numero de
Memorando radicado del
AC Cerrada
enviado memorando
enviado
 Numero de
Memorando radicado del
AC Cerrada
enviado memorando
enviado
 Numero de
Memorando radicado de la
AC Cerrada
enviado circular
enviado

Formato Formato
modificado y modificado y
AC Cerrada
publicado en publicado en
Dell Bogota Dell Bogota
 Matriz de
autoriada
modificada y
Matriz de
publicada en
autoridad
Dell bogota
modificada y
publicada en
Numero de
Dell bogota AC Cerrada
brigadistas a
y evidencia
quienes se les
de
socializa
sociliazación
cambios /
de cambios
Numero de
brigadistas
CAR

Numero de
Memorando
AC radicado del Cerrada
enviado
memorando

Numero de
Memorando
AC radicado del Cerrada
enviado
memorando
 Listados de
Listas de asistencia.
Asistencia. AC Evaluaciones Cerrada
Sidcar y sidcar de
socialización

Numero de
Circular radicado de la
AC Cerrada
enviada circular
enviada.

Numero de
Memorando
AC radicado del Cerrada
enviado
memorando

Acta de
Reunión
AC debidamente, Cerrada
registrada y
Archivada
 Numero de
radicado del
AC Cerrada
Memorando
enviado.
 Cartilla
debidamente
AC Cerrada
elaborada y
entregada

Acta de
Reunión
AC debidamente, Cerrada
registrada y
Archivada
 Numero de
radicado del
AC Cerrada
Memorando
enviado.
 OBSERVACIONES SEGUIMIENTO OCIN

GES-MN-01 Manual
del procedimiento
de Banco de Se evidencia ajuste, manual
Proyectos de bco de proyectos, el 13
MODIFICADO de agosto de 2015.
13/08/2015
VERSION 2

GES-PR-05
Cofinanciacion de
Proyectos
modificado
20/04/2016
VERSION 3 Se verifico, la trazabilidad de
SIDCAR
los memorandos,
20163112751 DEL 20153137374,
20/04/2016 SE 20163103721, 20153137371
AJUSTA PUNTO y 20163103718 y ajuste del
DE CONTROL proceso
ENVIO DE
MEMORANDO
TODOS LOS
PRIMEROS 5 DIAS
A LAS AREAS
TECNICAS
SE ENTREGA
ACTA No. 51 y No.
52 INTERNA
BANCO DE Evidecias verificadas y
PROYECTOS CON archivadas en la carpeta
LISTADO DE respectiva
CAPACITACIONES
PARA REGIONAL
RIONEGRO -
SOACHA

GES-PR-05
Cofinanciacion de Se verifico en la carpeta de
Proyectos procesos y Procedimientos
modificado el ajuste del proceso
20/04/2016 respectivo oportunamente
VERSION 3

SE ENTREGA ACTA No.

51 y No. 52 INTERNA
BANCO DE Evidecias verificadas y
PROYECTOS CON
LISTADO DE
archivadas en la carpeta
CAPACITACIONES respectiva
PARA REGIONAL
SE REMITE- SOACHA
RIONEGRO CORREOS
ENVIADOS AL DOCTOR
JESUS HUMBERTO
PATIÑO PESELLIN JEFE
OAP ENVIANDO EL
REPORTE PROYECTOS
REGISTRADOS BANCO
DE PROYECTOS:
INFORME 1 27/04/2015

INFORME 2 14/07/2015 Evidecias verificadas y

INFORME 3 30/10/2015
archivadas en la carpeta
INFORME 4 15/02/2016 respectiva
INFORME 5 21/04/2016

SE ADJUNTA ARCHIVO
BASE TOTAL 2015
DONDE SE REPORTAN
TODOS LOS
PROYECTOS Y SU
ESTADO AL 31/12/2015
Y A MARZO 31 DEL
2016.
Con memorandos :
20153138276,2015
3141220,
20163110426 y
20163123720

Ver Actas 224,

227,231,232,233 de
2015 en la SD 1000-
03-13 y Acta 4 del
2016 SD 160-01-12.

Observaciòn de la
Seguimiento OCIN
dependencia
En el último trimestre
no se construyó el
reactivo que es lo que
hace falta para
culminar, se solicita a
la OCI reprogramar
esta actividad para el
30 de junio del año
2016 teniendo en
cuenta lo siguiente:
1. Aún se encuentra
en ajuste los
Se efectuó el seguimiento de
procedimientos, como
las actividades de cierre y se
por ejemplo el del Plan
puede evidenciar los siguientes
estratégico de
aspectos: 1-Lista de Asistencia
Tecnologías de la
de capacitación en el proceso.
información y las
2-Material suministrado a los
comunicaciones -
funcionarios respecto al proceso
PETIC está en
de OTIC y su contenido.
construcción; 2. No se
cuenta aún con el
personal que imparte
las capacitaciones en
el área; 3. Para el
procedimiento de
cuentas de usuario se
colgó en el SIDCAR el
manual y se da
soporte personal y
telefónico
constantemente;

Los funcionarios y
contratistas asociados al
proceso asistieron a la
semana SIGESPU a
finales de septiembre.
La documentación fue
actualizada mendiante
memorando No.
20153133112 del 21 de
septiembre y el listado 1-Lista de Asistencia de
fue actualizado con la capacitación en el proceso.
información
correspondiente, quien la
tiene es el brigadista del
proceso.

Se actualizó la lista
de chequeo y se 2-Material suministrado a los
elaboró acta de funcionarios respecto al
revisión de proceso de OTIC y su
elementos con la contenido.
nueva empresa.

Se pudo observar acta del 31 de

agosto del año 2015, donde se
hacen recomendaciones a los
contratistas frente al uso de los
elementos de protección personal.
La OCIN, si bien da por cerrada
dicha actividad de acuerdo a lo
planificado, recomienda que la OTIC
establezca controles permanentes
Acta de revisión del 31 de para verificar el uso de los
agosto. elementos de protección personal
por parte de los contratistas a cargo
de la misma, dichos controles o
revisiones permanentes deben
quedar documentados y en caso de
no uso por parte de los contratistas
comunicar formalmente al
representante legal de la empresa
contratistas para las correcciones
pertinentes.

Se observó la matriz de evaluación

de la Ley 1712 del 2014, Con cortes
Septiembre y Diciembre del 2015.
Se cuenta con la medición a
corte de 31 de diciembre de Si bien se pudo observar la matriz,
2015. la OCIN dentro del ejercicio de sus
roles adelantará el seguimiento y
evaluación a los item de la citada ley
y su frecuencia de actualización.
 Se observó la matriz de
autoevaluación de la Estrategia de
Gobierno en Linea para los meses
de Septiembre y Diciembre de 2015.
Se cuenta con la medición a
corte de 31 de diciembre de Si bien se cumplió con la Matriz, la
2015. OCIN dentro del desarrollo de sus
roles adelantará seguimiento y
evaluación a la implementación de
la misma de acuerdo al marco
normativo vigente.

Se verificó el acta indicada donde se

realizó por parte del comité
seguimiento a la Implementación de
la estrategia GEL. Se cierra la
actividad, de acuerdo a lo
planificado por la OTIC. Sin
embargo la OCIN, reitera que
El tema se mostró en el
Comité del 19 de agosto además de evidenciar el avance de
según acta No. 018. la estrategia GEL, es importante que
dicha en auotoevaluación se
involucre más personal de la entidad
de tal manera que la estrategia GEL
genere impactos evidentes dentro
de la entidad frente a los usuarios y
procesos, tal y como le menciona la
Resolución CAR 610 del 2015.

Se pudo establecer que el contrato

1446 se firmó el 15-10-20'5, con el
Contrato No. 1446 de 2015 objeto de actualizar la intranet de la
con la empresa GLOGIC entidad y con fecha de acta de inicio
TECHNOLOGY S.A.S, acta de el 26 de Octubre de 2016, dicho
inicio del 26 de octubre de contrato termina en el mes de abril
2015. del 2016. Se da como cerrada la
actividad según lo planificado por el
proceso.

Se realizó la actualización
de la Intranet de acuerdo
a la estructura del
Acuerdo 22, creando las
nuevas dependencias,
renombrando y
eliminando las que no Se verifico
existen. http://intranetcar/Paginas/Inicio.aspx

Se puede verificar en el
siguiente
http://intranetcar/Paginas/
Inicio.aspx
El cable fue suministrado
Se contacto a la dependencia el día
el día 19 de agosto de
25/01/2016 y se pudo corroboarar
2015 por la OTIC y el
que el cable fue instalado en el
equipo se encuentra en
equipo mencionado.
funcionamiento.

El PETIC se viene
desarrollando de acuerdo
a la metodologia de
cuatro fases propuesta, y
ya se cuenta con la
resolucion 2358 de
Noviembre del 2015, se
Se evidencia el cumplimiento de la
ulminó FASE 1 y Fase 2,
actividad dada la actualización del
apra el segundo trimestre
PETIC, el cual fue publicado en Dell
se tiene previsto culminar
Bogotá de acuerdo al memorando
fase 3 y 4 de acuerdo con
sidcar # 20163135703
el plan de trabajo de la
oficina. Teniendo en
cuenta que la actividad se
encuentra vencida
reprogramarla para el 30
de agosto del año en
curso.

Se elaboró un documento
de seguimiento aleatorio
a las políticas de
Se verifico acta de OTIC, del 11 de
seguridad, mientras se
abril de 2016, donde se define plan
surte el proceso de
de trabajo teniendo en cuanta: el
actualización de las
tema (políticas), actividad a realizar,
mismas. Teniendo en
fecha de inicio, fecha de terminación
cuenta que la actividad se
y responsable. La actividad fue
encuentra vencida, se
cumplida de forma extemporánea.
solicita reprogramarla
para el 30 de agosto de
2016.

Seguimiento OCIN

Verificada la acción
propuesta por la
OAC se evidencia
que dicha actividad
fue relalizada dentro
de los tiempos
Verificada la acción
propuesta por la
OAC se evidencia
que dicha actividad
fue relalizada dentro
de los tiempos
establecidos, por tal
razón se da por
ación cumplida.
Memorando:
20153131248

La actividad fue
realizada
oportunamente por
lo cual se da por
ejecutada
efectivamente.
Memorando:
20154100235

Se realizó la
actualización de los
formatos del
proceso de gestión
de la comunicación
por lo cual se da por
cumplida dicha
actividad.
Memorando:201531
31883
Se realizó la
actualización de los
documentos en los
que se refería a los
puntos de control y
terminología. Se da
por cerrada la no
conformidad.
Memorando:201531
31883
Se verificó que en
Dell bogotá el
formato de
elementos
necesarios para
eventos se
encuentra ajustado
a la imagen
institucional de la
Corporación.
Memorando:201531
31883

Mediante el
memorando no.
20153128271 del 5
agosto de 2015 se
verifico el
cumplimiento de la
activiadad.
La actividad ha sido
verificada mediante
acta de reunión
realizada el 30 de
septiembre de 2015,
donde se hace
referencia a las
series documentales
y a la revisión de
las piezas de
comunicación.
Mediante
memorandos:
20153131487 y
20153131025 se
pudo evidenciar que
las actividades
prpuestas por la
OAC para dar
cumplimiento a esta
no conformidad
fueron efectivas, así
mismo en Dell
Bogotá se
encuentra el formato
GCO-PR 01-FR-03
denominado Planilla
Control Prestamos.

Una vez verificadas

las actividades se
evidencia que la
actividad fue
aclarada por el jefe
de la dependecia de
ese entonces
explicando las
razones por las que
los funcionarios no
quisieron firmar el
acta. Así mismo se
demostró que la
serie docuemntal
boletines oficiales
maneja 4 estados
de seguridad para
matenter la
información. (Página
Web, Computador
del funcionario, SAC
y Servidor Dell
Bogotá)
Se realizó
verificación por
parte de la OCIN y
se evidencia que
mediante
memorando
20153131023 se
informó sobre el uso
adecuado del T.V.

Mediante listado de
asistencia se
evidencia la
aplicación de la
acción propuesta de
mejora frente a los
programas de
capacitación
SIGESPU y Calidad.
Frente a la solicitud
al PIC se aclara que
por cambios en la
metodología de la
OTH la solicitud de
los temas
pertienetes para la
OAC en cuanto a
necesidades de
capacitación, esta
se realizó mediante
encuesta
suministrada por la
OTH, la cual fue
aplicada vía Web
por cada uno de los
funcionarios.
Mediante acta de
comité técnico se
evidencia la
realización del
mismo y se
relacionan los temas
estipulados en la
observación hecha
por la OCIN.
Se realizó la
verificación del
material
almacenado en la
estantería de la
dependencia y se
evidencia que dicho
material ya no se
encuentra en la
oficina, así mismo
se constato que los
manuales de uso de
página web ya se
encuentran
actualizados en Dell
Bogotá.
Memorando:
20153128271

Mediante
memorandos:
20153134116 y
20153135106 se
deja evidencia de la
trazabilidad vía
Sidcar de la
Encuesta, Plan de
encuesta y análisis
de encuesta, así
como de la
viabilización de la
tabla de Retención
solicitada.
 Mediante
memorando:
20153133985 del
28/09/2015, se
evidencia solicitud
para eliminación de
la observación
relacionada a los
soportes de la
encuesta realizada
en el año 2013 del
cual no se pudo
recuperar la
información.

AVANCE Seguimiento OCIN

En reunión
celebrada el 11 de
septiembre de 2015,
se realizó la revisión
de los
procedimientos de
GJU-PR-07
Conciliacion Se verifica según evidencia
extrajudicial, GJU- que la actividad propuesta
PR-09 se llevo a cabo en debida
Cumplimiento de forma cumpliendo con lo
Sentencias y establecido.
Conciliaciones y
GJU-PR-01 de
Defensa Judicial,
del proceso de
Gestión Jurídica.
En reunión
celebrada el 28 de
septiembre de 2015,
se decidió
actualizar el formato
de la planilla de
vigilancia y control a
cargo de los
dependientes
judiciales y el
formato de
memoriales dirigidos Se verifica según evidencia
a los despachos que la actividad propuesta
judiciales en el se llevo a cabo en debida
Procedimiento de forma cumpliendo con lo
Defensa Judicial. establecido.
Así mismo se
decidió continuar
utilizando el libro
radicador para la
entrega de los
poderes judiciales.

En reunión
celebrada el 21 de
octubre de 2015, se
socializaron los
procedimientos y Se verifica según evidencia
formatos con los que la actividad propuesta
abogados externos se llevo a cabo en debida
y de planta. forma cumpliendo con lo
establecido.

Mediante correos
electrónicos
enviados El 4 y el
30 de noviembre de
2015, se divulgó la
utilización del
formato de fichas
técnicas del comité Se verifica según evidencia
de conciliación. que la actividad propuesta
contenidas en e- se llevo a cabo en debida
kogui, así como la forma cumpliendo con lo
utilización del establecido.
formato de memorial
para los despachos
judiciales.
Actualmente las
Actas del Comité de
Conciliación están
siendo firmadas por
el presidente y la
Secretaria del Se verifica según evidencia
Comité de que la actividad propuesta
Conciliacion, como se llevo a cabo en debida
lo establece el forma cumpliendo con lo
Decreto 1716 de establecido.
2009 y el
Reglamento Interno
del Comité.

En la reunión
celebrada el 28 de
septiembre de 2015, Se verifica según evidencia
se creó el formato que la actividad propuesta
de certificación del se llevo a cabo en debida
comité de forma cumpliendo con lo
conciliación. establecido.

Los dependientes
judiciales ya están
utilizando la planilla
Se verifica según evidencia
de control que se
que la actividad propuesta
acordó en la reunión
se llevo a cabo en debida
celebrada el 28 de
forma cumpliendo con lo
septiembre de 2015.
establecido.

En la reunión
celebrada el 26 de
octubre de 2015, se
revisaron todos los Se verifica según evidencia
campos de la base que la actividad propuesta
de datos de ORION se llevo a cabo en debida
y se determinó que forma cumpliendo con lo
por ahora no se establecido.
hará ningún cambio.
El 4 de noviembre
de 2015, se
implementó la
utilización de los
formatos de ficha
técnica establecidos
por la Agencia de Se verifica según evidencia
Defensa Jurídica del que la actividad propuesta
Estado, a los cuales se llevo a cabo en debida
accede cada forma cumpliendo con lo
apoderado a través establecido.
de su usuario en la
plataforma e-kogui.

El 27 de noviembre
de 2015 se realizó
la socialización de
los registros
documentales en las
carpetas de
procesos judiciales,
aclarando que al no Se verifica según evidencia
haberse efectuado que la actividad propuesta
ningún cambio en la se llevo a cabo en debida
base de datos de forma cumpliendo con lo
ORION, no hubo establecido.
ninguna
socialización al
respecto.

Seguimiento OCIN
el mapa de riesgos
fue revisado y
ajustado con la
colaboración de la
Oficina Asesora de
Planeación y el
acompañmiento de
la oOficina de
control Interno.

La versión corregida
del Proceso GSC,
se encuentra
publicada en la
plataforma DELL
Bogotá., la cual fue
remitida con
memorando de la
DCASC
20153134914 a
SIGESPU y la
misma fue
respondida con
memorando
20153135130.

Se remitieron
nuevos ajustes con
memorando de la
DCASC
20153135900 de
17/10/2015.
ión mediante
memorando No. No.
20153135900 de
fecha 17-10 de 2015
.

CUMPLIDA:
Mediante
memorando interno
DCASC Nro.
20153132942 del
18/09/2015 se
remitió a la OAP:
HoJa de vida (hoja
metodológica de
indicadores del
proceso GSC),
matriz de riesgos
del proceso GSC
actualizada,
actualización de
procedimientos
asociados al
proceso GSC y
nueva versión de
caracterización del
proceso GSC y
nueva versión de
Manual para la
atención y trámite
de del Derecho de
Petición.

Mediante
memorando interno
DCASC Nro.
20163102344 del
23/01/2016, se
De acuerdo con lo
verificado en el
área de atención y
servicio al
ciudadano ya no se
evidencia desorden
por apliamiento de
cajas que pueda
amterializarse en un
riesgo.
Pendiente la
solicitud del espacio
adecuado para el
almacenamiento
del material
bibliográfico y de
trabajo de la
Dirección de cultura
Ambiental. Mediante
el memorando
20163109248 del 22
de amrzo de 2016,
se verifica la
solicitud del espacio
fìsico e
infraestructura a
DAF. EJECUCION
CUMPLIDA
Dar respuesta de
fondo a las
radicaciones: La
DCASC remitio
memorando
20153133442 de
fecha 23 de
septiembre de 2015,
requiriendo a la
DRTE para dar
cumplimiento a los
elementos de
eficiencia, eficacia y
efectividad en la
atendión de los
Derechos de
Petición. Se
respondio con
radicado DRTE
13153100833.
Nuevamente con
radicado
20163109405 del
28/03/2016, se le
requirió respuesta
de fondo a los
derechos de
petición vencidos, a
cargo de la
Dirección Regional
Tequendama, la
cual dió respuesta
con radicado
13163100273 del
01/04/2016.
28/03/2016, se le
requirió respuesta
de fondo a los
derechos de
petición vencidos, a
cargo de la
Dirección Regional
Tequendama, la
cual dió respuesta
con radicado
13163100273 del
01/04/2016.

Seguimiento para
revisión y
seguimiento a
respuestas de
fondo: Se emitieron
mensualmente
informes de
acciones
preventivas y
correctivas por parte
del Servicio de
Atención al
Ciudadano para la
atención de los
derechos de
petición, cumpliendo
los elementos de
eficacia, eficiencia y
efectividad.
Evidencia: SIDCAR.

Jornadas de
Capacitación para
reforzar y
MEMDIANTE
MEMORANDO
DCASC Nro.
20163109290 de
fecha 23/03/2016 -
ACCIÓN DE
MEJORA PUMI
2015, dirigido a la
Dirección
Administrativa y
Financiera DAF, Se
solicitò el arreglo del
tema, sin emabrago
OTIC no dio
respuesta y por el
contrario finalizò el
tràmite sin habr
dado soluciòn
efectiva a la
DCASC, POR
TANTO LA
ACTIVIDAD
CONTINÙA
ABIERTA Y SE
SUGUIERE
REALIZAR UN
NUEVO
REQUERIMIENTO
A LA DAF
informando que de
no cumplirse este
evento, se
informará el
incumplimiento a la
Oficina de Control
Interno Disciplinario
 Jornadas de
Capacitación para
reforzar y
sensibilizar la
obligación de
atender los
requerimientos
internos y legales
respecto de las
peticiones: Se
cuenta con las
Actas con listados
de asistencia de los
informes de las
jornadas de
capacitación
adelantadas por el
SAC, desde el 21
de septiembre al 4
de noviembre en
cada una de las
Direcciones
Regionales, las
cuales se
encuentran en la
serie documental de
Actas del proceso
GSC.

Seguimiento OCIN
 Se evidenciaron las actas de
fecha 19 y 26 de octubre
Se evidenciaron las
respectivamente donde se
actas de fecha 19 y
establece el cambio de las
26 de octubre
fechas en el comité técnico,
respectivamente
en dicho comité se acuerda
donde se establece
la construcción del
el cambio de las
documento soporte: "Informe
fechas en el comité
Estadísticas de Seguimiento
técnico, en dicho
y evaluación de los PIS y las
comité se acuerda
oficinas Regionales, el cual
la construcción del
fue elaborado en y publicado
documento soporte:
en la plataforma Dell Bogotá,
"Informe
para que las direcciones
Estadísticas de
regionales recopien y
Seguimiento y
analicen los datos resultados
evaluación de los
de seguimiento y medición
PIS y las oficinas
asociados a los
Regionales, el cual
procedimientos GAP-PR-01
fue elaborado en la
Educación Ambiental y el
fecha xxx .
procedimiento GAP-PR-02
Participación Ciudadana
Actividad cumplida
Actividad cumplida

en el acta de fecha 26 de
en el acta de fecha
octubre de 2015, fue
26 de octubre de
aprobado el instrumento de
2015, fue aprobado
evalaución de los PIS, el
el instrumento de
cual se encuentra publicado
evalaución de los
en la plataforma DELL
PIS.
Bogotá
Actividad cumplida
Actividad cumplida

Se verifica en las
actas la aprobación
Se verifica en las actas la
de cambio de
aprobación de cambio de
fechas, solicitar los
fechas, solicitar los
memorandos de
memorandos de solicitud de
solicitud de
publicacación del
publicacación del
instrumento en la plataforma
instrumento en la
dell bogotá.
plataforma dell
bogotá.
Actividad cumplida
Actividad cumplida
 DCASC HA VEENIDO
ADELANTANDO LAS
GESTIONES PARA
REALZIAR LA
SOCIALIZACION DE LOS
NUEVOS PROCESOS,
PROCEDIMIENTOS Y
FORMATOS COMO SE
PUEDE VERIFICAFR EN
LOS MEMROANDOS
20163109204 del
22/03/2016 (se adelantó
. Se verifican las Convocatoria a jornada de
actas del 12, 15 y trabajo DCASC:
18 de abril, así Socialización nuevas
como las actas de 2, versiones de procesos,
16, 16; 19; 20; 27; procedimientos y proyectos
28 y 31 de mayo, del Plan de Acción 2016 -
todas con sus 2019 adscritos a la DCASC -
respectivos soportes Cumplimiento PUMI, dirigido
respecto a la a la totalidad de Directores
socialización de los Regionales junto a los
procedimientos de profesionales sociales de las
la DCASC catorce (14) Direcciones
Regionales de la jurisdicció)
Y memorando interno
DCASC Nro. 20163109226
del 22/03/2016, (dirigido a
los lideres funcionales de los
procedimientos adscritos a
la DCASC para socialización
de nuevas versiones de
procedimientos y proyectos
del Plan de
Acción 2016 - 2019 adscritos
a la DCASC)
 Mediante los memorandos
20152125134 y
20152125135 ambos de 11-
08-2015, se foció a las
alcaldías d elos muncipios
de Tequendama y arbealez
a fin de informarle a los
muncipios la
documengtación faltante
para dar continuidad al
proceso de evaluación a los
proyectos presntados por los
verificar oficio muncipios a cerca de
emitido a los entes "Construcción de obras
territoriales de bioingeniería en el
municipio de Arbeláez -
Cundinamarca y
"Conservación de agua
y suelo - PROCAS -
CHECUA movimientos
masales y erosión severa,
veredas Caicedo y
Patio de Bolas en el
municipio de municipio de
San Antonio del
Tequendama,
Cundinamarca"

Por medio del acta

de fecha 26 de
octubre de 2015, se
efectuó el ajustes a Por medio del acta de fecha
los procedimientos 26 de octubre de 2015, se
GAP-PR-01 efectuó el ajustes a los
Educación procedimientos GAP-PR-01
Ambiental, Educación Ambiental,
Procedimiento Procedimiento GAP-PR-02
GAP-PR-02 Participación Ciudadana,
Participación formato GAP- PR-01-FR-02
Ciudadana, formato Informe Social revisados, y
GAP- PR-01-FR-02 ajustados,
Informe Social
revisados, y actividad cumplida
ajustados,

actividad cumplida
Por medio del acta
de fecha 26 de
octubre de 2015, se
efectuó el ajustes a Por medio del acta de fecha
los procedimientos 26 de octubre de 2015, se
GAP-PR-01 efectuó el ajustes a los
Educación procedimientos GAP-PR-01
Ambiental, Educación Ambiental,
Procedimiento Procedimiento GAP-PR-02
GAP-PR-02 Participación Ciudadana,
Participación formato GAP- PR-01-FR-02
Ciudadana, formato Informe Social revisados, y
GAP- PR-01-FR-02 ajustados,
Informe Social
revisados, y actividad cumplida
ajustados,

actividad cumplida

a al fecha la evalaución por

se encuentra en parte de OCIN, los
proceso de procedimeintos se
ejecución encontraban dispuestos en
la plataforma DELL Bogotá.
 DCASC HA VEENIDO
ADELANTANDO LAS
GESTIONES PARA
REALZIAR LA
SOCIALIZACION DE LOS
NUEVOS PROCESOS,
PROCEDIMIENTOS Y
FORMATOS COMO SE
PUEDE VERIFICAFR EN
LOS MEMROANDOS
20163109204 del
22/03/2016 (se adelantó
Se verifican las Convocatoria a jornada de
actas del 12, 15 y trabajo DCASC:
18 de abril, así Socialización nuevas
como las actas de 2, versiones de procesos,
16, 16; 19; 20; 27; procedimientos y proyectos
28 y 31 de mayo, del Plan de Acción 2016 -
todas con sus 2019 adscritos a la DCASC -
respectivos soportes Cumplimiento PUMI, dirigido
respecto a la a la totalidad de Directores
socialización de los Regionales junto a los
procedimientos de profesionales sociales de las
la DCASC catorce (14) Direcciones
Regionales de la jurisdicció)
Y memorando interno
DCASC Nro. 20163109226
del 22/03/2016, (dirigido a
los lideres funcionales de los
procedimientos adscritos a
la DCASC para socialización
de nuevas versiones de
procedimientos y proyectos
del Plan de
Acción 2016 - 2019 adscritos
a la DCASC)
 se verifica el
memorando Nro.
20153129840 de
fecha 22/08/2015,
se verifica el memorando
donde se convocó a
Nro. 20153129840 de fecha
la totalidad de los
22/08/2015, donde se
Directores
convocó a la totalidad de los
Regionales con sus
Directores Regionales con
respectivos
sus respectivos
Profesionales del
Profesionales del área
área social, a una
social, a una reunión de
reunión de trabajo
trabajo para revisar de cara
para revisar de cara
a la auditoría, el avance de
a la auditoría, el
procesos asociados a los
avance de procesos
procedimientos Educación
asociados a los
Ambiental y Participación
procedimientos
Ciudadana
Educación
Ambiental y
Actividad cumplida
Participación
Ciudadana

Actividad cumplida

SEGUIMIENTO POR
LA DEPENDENCIA
Seguimiento OCIN
Se realizó solicitud
mediante el
memorando
20153132171,
posteriormente en el
mes de Agosto de
2015 se realizó
viista a la DR
evidenciando a la
fecha que no se
Se verifica la trazabilidad del
habia realizado el
radicado 20153132171,
ajuste de la puerta
toda vez que la sola
por parte del DAF
generación del memorando
por lo que en comité
en mención no garantiza que
paritiario de
la acción, riesgo o
Seguridad y Salud
actividades pendientes se
en el Trabajo se le
cumplan o eviten de manera
presento a la DAF
efectiva.
infomre consolidado
de inspecciones de
Se recomienda establecer el
Seguridad. en Mayo
grado de cumplimiento por
de 2016 se realiza
parte de la dependencia
nueva visita en
encargada, para cerrar
compañia de la DAF
completamente la acción,
envidenciando que
verificando la información
la acción no ha sido
con DRAM y DRCH.
ejecutada. No
obstante el teisgo
de caida identificado
es por desnivel de la
superficie. Los
soportes de las
actividades se
encuentran en las
TDR 150-98-05 y
150-01-21
Se realizó
inspección en todas
las sedes para
verificar las
condiciones Conforme la acción
locativas. Se remitio implementada de visita a las
informe Aa DAF con diversas dependencias del
el sidcar nivel regional por la OTH
20153133348 del realizadas, se requiere
22/09/2015. el realizar el seguimiento a las
resultado de las diversas recomendaciones
inspecciones de por ustedes establecidas.
seguridad reposan
en la TDR 150-98- Lo anterior, teniendo en
05 y el informe cuenta que el hecho de
consolidado esta informar dichas
disponible en Dell recomendación vía
Bogotá / manual de memorando, no garantiza la
procesos y efectiva implementación de
procedimientos/ las mismas.
gestion
humana/seguridad y
salud en el trabajo /
informes.

Se realizó
Se verifica el proceso de
socializacion de
socialización llevado a cabo
matriz y autroidad
por la OTH, verificado
por areas mediante
mediante el seguimiento al
memorando sidcar
SIDCAR de las diferentes
20153132175 y
dependencias. . Sin
como respuesa a la
embargo la OCIN
socialización cada
recomienda establecer el
dependencia remitio
grado de interiorización con
registro de lista de
actividades adicionales de
asitencia o reunión
tal forma que el ejercicio de
en donde se ejecutó
reconocimiento e
la socialización.
interiorización de dicho
dichos registros se
documento sea repetitivo y
encuentran
no se ejecute en solo una
disponibles en la
sola oportunidad.
TDR 150-98-03
A partir del día 10
de mayo de 2016,
se iniciaron las
inpecciones de
seguirdad para la
presente vigencia. A
la fecha se han
ejecutado
inspecciones en 10
direcciones
regionales
quednando
pendiente 4,
programadas para
Ver memorando No.
la segunda semana
20163136207
de junio.Asi mismo
en sede central se
han realizado
insepcciones por
piso quedando
pendiente el piso 1 y
sotano. los infomres
de inspección se
encuentran en
elaboración. No
obstante los
registros de visitas
se encuentran en la
TDR 150-98-05

Se remitio Se verifica la radicación y

memorando envío de los memorandos
201531432175 de 20153132175 del
10/09/2015 y 10/09/2015 y 20153133197
memorando del 21/09/2015, recordando
20153133197 del responsabilidades y
21/09/2015. como autoridades del SGSST y
respuesa a la procedimiento para el
socialización cada reporte oportuno de
dependencia remitio condiciones inseguras y uso
registro de lista de de elementos de protección
asitencia o reunión personal.
en donde se ejecutó
la socialización. Es conveniente no limitarse
dichos registros se con una sola actividad para
encuentran lograr aumentar el grado de
disponibles en la asimilación de dichas
TDR 150-98-03 directrices.
Se remitieron los
memorandos
20153133349 del
22/09/2015 y
l20153133197de
21/09/2015. en la
TDR 150-98-03
reposan las
respuestas dadas
por cada sede a la
solicitud. No
obstante para la
auditoria externa
llevada a cabo en el
mes de octubre de
2015, desde el Se verifica el envió de la
sistema los información con los registros
funcionarios y descritos en el seguimiento
personal de apoyo de la dependencia.
del SG-SST ubicó el
reglamento en cada
sede dejando la
acción cerrada.
Finalmente, se
realizó en las
inspecciones
realizada a partir de
Mayo de 2016, se
esta haciendo
revisión de este
criterio cuyos
informes de
encuentran en
elaboración.
 Se verifica el envió de la
circular en mención, sin
embargo es necesario que la
OTH se cerciore de dichas
publicaciones u obtenga el
certificado de publicación en
cada dependencia con el fin
de garantizar el
cumplimiento normativo de
dicha obligación.

Lo anterior, teniendo en
cuenta que el solo envió de
la información a través de
una circular no garantiza por
Se remitio la circular
si mismo el cumplimiento de
No 20154100262
la normatividad vigente en
del 10/09/2015
esa materia.

Por último, se recomienda

no propiciar ni sugerir el
descargue de documentos
del SST en los
computadores de
funcionarios y contratistas,
sino fortalecer el proceso de
búsqueda en la WEB o
intranet. Lo anterior,
previene el uso de
documentos obsoletos y
fortalece la cultura del
SIGESPU.

Se remitio sidcar
20153139732 del 24
de noviembre de
2015, solicitando
publicación del
formato ajustado en
Se verifica la actualización
Dell Bogota. El
del formato, el envío de
formato fue
dicha actualización a la OAP
publicado y se
y la publicación en el
encuentra
servidor oficial para este tipo
disponible en Dell
de documentos.
Bogotá / manual de
procesos y
procedimientos/
gestion
humana/seguridad y
salud en el trabajo /
 Verificada la información de
Matriz acutalizada la matriz de Autoridad y
en Dell Bogota. Se Responsabilidad publicada
solicito modificación en el servidor de "Procesos
mediante memorndo y Procedimientos" , en la
20153132231 del sección de control de
11-09-2015. Esta cambios hoy 20 de abril de
pendientel 2016, no se evidencia que la
socialización de los versión enviada por la OTH
cambios con los según memorando
integrantes de la 20153132231 del 11-09-
brigada cuya 2015 sea el documento que
actiivdad se se encuentra vigente para
ejecutará el día 03 dicha matriz.
Se remitio
de Junio solicitud
de 2016
mediante
memorando
2015133197 de
21/09/2015.
Posteriormente en
vista realizada en
mes de octubre de Se verifica el envió de la
2015, como información mediante la
actividad validación del citado
preparatoria de SIDCAR ( memorando
auditoria externa se 2015133197) pero el
realizó verificación memorando por sí mismo,
de lo solicitado no garantiza que los
encontrando documentos sean
cumplimiento entregados. La acción
satisfactorio. No propuesta es el medio no el
obstante en fin de la solicitud.
auditoria del mes de
Mayo de 2016 se
esta revisando lo
anterior, pero los
informes aun se
Se
encuentran remitio en
memorando
elaboración.
20153139735 a los Se verifica la información
integrantes del aportada en el citado
Comité de documento(memorando
emergencia, 20153139735) . Se insiste
redordado sus en que el desarrollo de
autoridades y actividades no se fije
responsabilidades. exclusivamente en la
Esto tambien se generación de memorandos
socializa en y circulares. Es necesario ir
reuniones llevadas a mas allá de la formalidad de
caboe durante el envió documental de las
año 2015 por parte comunicaciones que se
del comitpe cuyas emitan con ocasión del SST.
actas reposan en la
TDR 150-98-05
 Se verifica la información
relacioanda con: LECCIÓN
APRENDIDA
COMUNICACIÓN
Se han realizado ASERTIVA
socializacion de LECCIÓN APRENDIDA
pautas de seguridad EVALUACIÓN DE
y lecciones RIESGOS EN VISITAS
aprendidas TÉCNICAS Y CONTROLES
mediante DE PREVENCIÓN
memorando sidcar. LECCIÓN APRENDIDA
Asi mismo en el NUTRICIÓN E
mes de Agosto y HIDRATACIÓN PARA
septiembre se TRABAJO EN CAMPO
realizaron LECCIÓN APRENDIDA
socializaciones a las REACCIÓN PROTECTIVA
areas cuyas listas ATRAVÉS DE SUS MANOS
de asistencia EN UN EVENTUAL
reposan en la ACCIDENTE
oficina Asesora de Radicados SIDCAR:
Planeación. 20164100115,
20164100105,
20164100003,
20154100363. entre otras.

emergencias de la Se verifica el envió de

Corporación. información. Sin embargo la
Posteriomrente en actividad se refiere
cotubre de 2016, exclusivamente al envió de
como actividad un documento.
preparatoria al
simulacro de Es necesario precisar o
evacuación se identificar un proceso
adelantaron charlas pedagógico que permita
de socialización del establecer el grado de
Plan de interiorización del mismo.
Se remitió a los
funcionarios de la
OTH ,una matriz de
Se cuenta con un
suplentes en caso
documento de apoyo que
de que el
permite identificar los
responsable de una
suplentes de OTH en caso
funcion o funciones
de que los resposnables de
no se encuentre por
una función o funciones no
cualquier
se encuentren. Fuente:
circunstancia. Esta
Germán Ospina como en
información se
lace de la OTH.
puede verificar con
el funcionario
German Ospina
Debido a que se
debe tener una
custodia especial de
la información que
maneja la Oficina de
Talento Humano,
pensando en la
seguridad de la
misma, no es
pertinenete que Se verifica la existencia del
repose en el mendioando Disco duro de
servidor al cual información. Sin embargo
tienen acceso se recomienda acogersen a
mucho personal, la Dirección de Tecnologias
por tal razon se vio para puedan disponer de un
la nesecidad de espacio virtual (servidor
almacenar la CAR ) para dicha copia de
información de esta seguridad con los paramtros
manera. de seguridad necesarios.

La Oficina de
Talento Humano
tiene un Disco Duro
Portatil que se
encuentra bajo
custodia de la
funcionaria Luz
María Castillo
 Con memorando
20163125245 del 27 de julio
de 2016, se evidencia la
existencia de la Cartilla de
Inducción General, la cual
esta pendiente de
aprobación por parte del
Grupo de Mejora del
Se elaboró cartilla y proceso GTH.
manual para
inducción en el Es necesario dar agilidad al
puesto de trabajo y tema toda vez que la misma
fue aprobada para se elaboró desde el mes de
su entrega a los diciembre de 2015 y la
funcionarios fecha aun se encuentra para
encargados del aprobación, lo cual no ha
tema en cada permitido su implementación
dependencia. y entrega en los procesos de
inducción y reinducción.

Se destaca el proceso de
actualización que se viene
adelantando del
procedimiento PIC conforme
el docuemnto "Cartilla
General de Inducción".

La Oficina de
Talento Humano, se
encuentra
realizando jornadas
de actualización de
hojas de vida en el
SIGEP, para que la
información
Ver memorando No.
aportada en la hoja
20163136207
de vida, concuerde
con la información
reportada en el
aplicativo
mencionado de
todos y cada uno de
los funcionarios de
la Corporación.
Se realiza la
verificación de la
información
suministrada y se
alimenta la base de
datos en Excel
llamada validación
soportes ingresos
2015, la cual reposa
e le equipo de la en
la funcionaria
encargada, hay
situaciones en las
Se constata que se realizan
cuales los entes
actividades tales como
educativos y entes
llamadas telefónicas y
laborales, por
correos electrónicos, entre
fechas especiales
otros para confirmar la
no atienden las
veracidad de documentos
llamadas y correos,
que aportan los
sin embargo en
posesionados. Se cuenta
estos casos se
con archivo soporte en
realiza un segundo
formato sobre las
barrido en la
actuaciones adelantadas.
verificación. en dado
caso que
información no sea
veras este
pertenece al mapa
de riesgos de
corrupción y se
procede de
conformidad. El
formato en Excel
puede ser verificado
con la funcionaria
encargada