Organización y Métodos

Organización y Métodos
Organización y Métodos (OYM) es una técnica de análisis administrativo que permite

hacer investigaciones que persiguen la óptima eficiencia en las operaciones y funciones de las
Empresa tanto públicas como privadas. Esto llega a realizarse por medio de la aplicación del
método científico en el estudio de la estructura y sus procedimientos.
En otras palabras, Organización y Métodos actúa como asesor ayudante de los Jefes
Administrativos en cuanto a la forma como deben agrupar individuos y deberes, dividir
actividades, organizar procedimientos y llevar a cabo operaciones de oficina en lo que se refiere a
normas, políticas, formularios, sistemas y procedimientos, de manera tal que los servicios a rendir
sean aumentados y su costo reducido.
Funciones
Su objetivo primordial es aumentar la eficiencia del trabajo administrativo, a través

de la simplificación de las operaciones y eliminación de aquellas actividades que se
consideran innecesarias, reduciendo el esfuerzo requerido para realizar el conjunto de las
mismas.
Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la

administración y se pueden destacar de la siguiente manera:
 Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la

dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como
la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la
organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y
procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.
 Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja.
Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de
acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la
dependencia.
 Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en
la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada
una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo
y capacitación del personal.
 Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la
coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración
que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para
que sean aplicadas.
 Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se
verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad,
de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles
mejoramientos en los métodos.
 Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la
organización en cada una de sus divisiones.
 Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a
los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la
organización de la cual dependen.
 Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.
 Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar
con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y
empleados.
Características
El análisis de un sistema de organización y métodos de caracteriza por:
1. Eliminación:
Corresponde a la eliminación de un sistema de trabajo, o de los procesos que lo
caracterizan.
2. Adición:
Introducción de nuevos sistemas y programas.
3. Combinación:
Mezclar las operaciones de los procedimientos a realizar.
4. Modificación:
Modifica los procesos u operaciones, tanto como sus registros e informes.

5. Simplificación:
Mejoras de los métodos de trabajo que son introducidos mediante el análisis de las
operaciones de un procedimiento.
6. Series de tiempo:
Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción,

etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.
7. Correlación:
Establecer el grado de influencia entre dos o más variables.
8. Muestreo:
Selección de muestras a partir de una población.
9. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas)

10. Programación lineal:
Optimización de las funciones de manera objetiva a través de diversos sistemas.
11. Simulación:
Ejecución previa de las operaciones del sistema para obtener información y tomar
decisiones en caso de algún inconveniente.
Campo de trabajo
El analista de Organización y Métodos puede realizar sus tareas en diversas áreas

debido al ámbito administrativo que este desempeña dentro de cualquier Empresa.
Su área de trabajo comprende el estudio y mejoramiento de los sistemas, la

organización y los procedimientos de las entidades donde realiza el trabajo, con el
propósito de hacerlos más rápidos y económicos.
Puede ser una dirección general, departamento y oficina con funciones de apoyo
administrativo; será apoyado por diversas unidades de diagnóstico y proyectos dadas su
importancia o dimensión requerida.
Por lo tanto su extensión de trabajo alcanza diversos tópicos y técnicas como:
1. Elaboración de manuales de procedimientos.

2. Estudio de organización y reorganización administrativa.
3. Distribución de planta: espacio físico, disminución de retrasos, aumento de
producción, mayor rendimiento, reducción de accidentes, etc.
4. Simplificación del trabajo: reducción de costos por medio de la aplicación del
sentido común a las operaciones cotidianas de la empresa.
Papel de la Organización y Métodos en la informática
Organización y Métodos constituye un importante soporte para la formación del

futuro profesional en Ingeniería de Sistemas e Informática, ya que le amplía y
profundiza el enfoque sistémico que se debe poseer sobre las organizaciones; no
sólo en el tratamiento de la información, sino, en la gestión de las distintas
operaciones que se llevan a cabo en dichas organizaciones.
El desarrollo de los sistemas de información computarizados no excluye ni

elimina el estudio de la parte manual de los sistemas de información, muy por el
contrario, un sistema de información computarizado que no sea desarrollado en
forma armónica con la parte manual que lo alimenta y a la cual proporciona
información, no puede funcionar eficientemente.
Importancia
La importancia de la estructura organizacional se encuentra en que esta nos

ayuda a definir qué se debe hacer y quien debe hacerlo. La estructura es una de
las bases de la organización como proceso de administración. Una buena
estructura permitirá una mejor integración y coordinación de todos los integrantes
de una empresa. Al estar mejor organizados se lograra un mejor aprovechamiento
de los recursos que a la larga puede hacer una empresa más eficiente. Es por eso
que es importante que como empresa sepamos cuales son los diferentes tipos de
sistemas de organización para ver cual se adecua a nuestra organización e
implementarlo.
Departamento Organización y Métodos
Su Objetivo es Asesorar a la institución en la aplicación de criterios, técnicas de

organización, sistematización y en la racionalización de los diferentes recursos con
que cuenta la institución y demás aspectos relacionados con la aplicación de
métodos, técnicas e instrumentos de análisis y rediseño organizacional.
Relaciones del departamento de organización y métodos con otros
departamentos.
Tiene relación con el departamento de finanzas y costo: La finalidad de una unidad

de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el
financiamiento de la máquina administrativa.
Departamento de operaciones: mediante la aplicación adecuada de métodos

científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción.
Recursos Humanos: Utilización de mano de obra. Al tener un buen sistema y
métodos de captación de personal y mano de obra le podemos generar a la
empresa un mayor rendimiento ya q tendremos manos de obra calificadas
generando beneficios para la empresa y para el mismo personal.
Tiene relación con todos los departamentos q integren la organización y le brinda
apoyo en el momento en que lo necesiten.
Pero como regla general a Organización y Métodos no se le concede autoridad

sobre otras unidades en administración.
El Analista de Organización y Métodos

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia
el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos
Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una
operatividad eficiente.
a. Lineamientos que encuadran su actividad:
El analista debe recordar que siempre actúa como asesor
El analista siempre aconseja, asiste, sugiere, nunca critica ni imparte órdenes.
Debe comprender que toda persona es reacia a los cambios.
Para solucionar los problemas no existen fórmulas mágicas, sin estudio previo.
Debe darles participación a las personas entrevistadas, aceptando
sugerencias.
Debe buscar siempre que el beneficio supere al costo.
Debe reconocer y explicar las limitaciones de los sistemas.
b. Condiciones personales del Analista de Organizaci6n y Métodos:

Predisposición constructiva para el Cambio: Capacidad para transformar.
Originalidad y Creatividad: Presentar soluciones originales
Mente abierta, no dogmática: Receptivo a ideas útiles. Facultad• para juzgar.
Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar situaciones teóricas y
prácticas.
Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a inconvenientes y
frustraciones.
Capacidad analítica: Implica, observación e identificación de los hechos; verificación de su validez,
desintegración en sus partes, habilidad para
relacionar la información con otras logradas anteriormente
Aptitud hacia las relaciones humanas: Tacto, habilidad, sensibilidad.
Habilidad para persuadir con estrategia y diplomáticamente: Saber "vender"
sus productos y lograr compradores para su "mercancía"
Cumplir inexorablemente con los plazos previstos.
Facilidad para trabajar en equipo.
c. Responsabilidad
Efectuar relevamientos dentro de la organización a fin de obtener la
información buscada a través de entrevistas, cuestionarios, estudio de
documentación, etc.
Obtener antecedentes documentales de la situación existente.
Buscar y hallar soluciones lógicas a los problemas de Organización y
procedimientos que puedan existir en la empresa en estudio
Efectuar el análisis de la documentación sostén de la situación analizada.
Confeccionar cursogramas de los circuitos usuales y proponer mejoras.
Analizar y diagnosticar de la situación existente y confeccionar propuesta.
Capacitar y colaborar con los usuarios en la implementación del sistema.

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Su objetivo primordial es aumentar la eficiencia del trabajo administrativo, a través

Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la

 Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la

Introducción de nuevos sistemas y programas.

Mezclar las operaciones de los procedimientos a realizar.

Modifica los procesos u operaciones, tanto como sus registros e informes.

Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción,

Establecer el grado de influencia entre dos o más variables.

Selección de muestras a partir de una población.

9. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas)

Optimización de las funciones de manera objetiva a través de diversos sistemas.

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Por lo tanto su extensión de trabajo alcanza diversos tópicos y técnicas como:

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