ORGANIZACIÓN Y METODOS

El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes

defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han
buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su
administración.

Y es así como hoy en día, en la mayoría de las empresas han sido creadas Centrales
de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo;
Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor general de la
racionalización.

Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una forma de

consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar
las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos
con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". Y por
extensión, se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de
funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la

Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en
mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de
una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el
financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos
científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la
utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le
concede autoridad sobre otras unidades en administración.

Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los
administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los
métodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este
servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organización y
Métodos, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, haciéndose totalmente
responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de
asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel
directivo, debe trazar la forma de la organización y crear los instrumentos apropiados o
métodos para llevar a cabo la función.

La ventaja principal que Organización y Métodos tiene sobre un administrador es,

que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el
tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades,
haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayoría de su información a través de
personas encargadas de la actividad que se analiza.

Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Críticas, es decir, pensar en términos
de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello.
Un buen servicio del departamento de Organización y Métodos se caracteriza por:

• Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión.
• Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer
apreciaciones objetivas.
• Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la
experiencia de sus funcionarios.
• Liberación de estrecheses departamentales y enfocar los problemas desde el punto de
vista de las necesidades de la empresa.

Tomando en cuenta que todas las propuestas de Organización y métodos no serán aceptadas,
es decir, que no todas merezcan siquiera ser tomadas en cuenta.
"El término de Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de técnicas
administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la
administración pública"
De esta manera, el término de O y M consiste, por una parte, en conceptuar la
organización como la función que se sustenta en buscar los medios prácticos para distribuir
las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo:
determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad, así como su facultad de adaptarse a los
cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al método como el proceso de reflexión
abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organización.
Además, se aplica en administración pública con el fin de obtener un mejor rendimiento de
los recursos destinados a la prestación de servicios.
La esencia de la relación entre Organización y métodos es que los métodos deben ser acordes
con la organización y ésta con los métodos aplicados. Una variación en la organización
ocasiona una variación en los métodos y, a la inversa, un cambio en los métodos provoca
cambios en la estructura orgánica. El método permite descubrir cuáles son las estructuras y
procedimientos ideales que deben aplicarse a la organización para hacerla eficiente y eficaz.
La introducción de esta concepción al sector público se ha realizado conforme han surgido
los problemas en la prestación de los servicios públicos. Se inició la aplicación de este
concepto en las empresas públicas para las cuales el criterio de rentabilidad y productividad
es importante, a pesar de que el lucro no es su finalidad. El concepto de O y M se utiliza bajo
un enfoque político y social. Y en el sector privado bajo un enfoque más financiero y de auto-
enriquecimiento, pero al mismo tiempo presta servicios determinados y particulares.
Las unidades de organización y métodos se crean en cada dependencia y obedecen a dos
objetivos fundamentales:

1. Servir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las

dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo.
2. Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas
derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio de
actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.

2. Funciones
El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo
de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir
para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño
organizacional.
"Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y
se pueden destacar de la siguiente manera:

1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la

dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la
realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la
organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y
procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.
2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según
esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las
bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la
interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una
de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del
personal.
4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la
coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que
se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean
aplicadas.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen
todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de
organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos
en los métodos.
6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la
organización en cada una de sus divisiones.
7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los
principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización
de la cual dependen.
8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.
9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar
con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

"Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos,
se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo"

1ª Fase de desarrollo 2ª Fase de desarrollo 3ª Fase de desarrollo

(inicial) (intermedia) (consolidación)

Análisis de estructuras y Teoría de sistemas Teoría cuantitativa
funciones
Cuadros de distribución del Desarrollo Organizacional Ingeniería de sistemas
trabajo
 Elaboración de Administración por Informática
organigramas proyectos
Elaboración de diagramas Administración estratégica Modelos de simulación
de flujo
Análisis y descripción de
puestos
Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la dependencia, el
mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organización

a. Fase de Desarrollo (Inicio):

Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la

organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la
empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribución del trabajo,
departamentalización y delegación de tareas.

b. Fase de Desarrollo (Intermedia):

En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el
desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los
sistemas y los proyectos.

c. Fase de Desarrollo (Consolidación):

Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con
la utilización de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos
electrónicos de datos.
3. Características de los análisis de Organización y Métodos
La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la
que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular
propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más
viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos,
financieros y materiales. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:

1. Conocer el hecho o la situación que se analiza.

2. Describir tal hecho o situación.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho
específico en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo
comparaciones y buscando analogías.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los
fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
7. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas
administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.
Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un sistema de
Organización y métodos, las cuales se denotan así:

a. Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de

procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
b. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
c. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que
considere los factores.
d. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en
las formas, registros e informes.
e. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el
análisis de las operaciones de un procedimiento.
f. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos,
costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas
de tiempo.
g. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una
variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
h. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias
acerca de las características del personal.
i. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y
control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la
cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc.
j. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a
través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen
valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.
k. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así
proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos
complejos de variables.
l. Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que
caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se
dividen así:

o Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de

servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de
las llegadas y el tiempo.
o Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da
en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis.
o Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de
competencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndose
responsables pero conociendo las reglas.

4. Ubicación dentro de la empresa:

Ya está definido que la función única de Organización y Métodos corresponde a aconsejar,

aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muchas
fuentes de autoridad, dando como resultado que la unidad de Organización y Métodos pueda
situarse en diferentes lugares en la estructura administrativa de una empresa.
Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de
secretaría. Lo que se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos
claves en el corazón de la administración como un instrumento efectivo para su
mejoramiento.
"La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la administración es muy
variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de
organismo implicado". Los documentos oficiales recomiendan que el sistema deorganización
y métodos dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las
podemos localizar de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones querealicen en la
empresa u organismo.

a) Ubicación según la función de asesoría:

Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel jerárquico o máximo

nivel de decisión, pero pueden situarse en otro nivel jerárquico. Existen dos casos

o En una secretaría, donde dependa directamente del secretario, del

subsecretario y de un gerente.

o En una administración descentralizada, donde puede depender directamente

del director o gerente general y del subdirector o subgerente general.

La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo reconoce que
la estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado al desarrollo
y evolución de las actividades administrativas. Al no poder detectar personalmente las causas
de dicho desfase, decide aumentar su capacidad directiva y crea una unidad orgánica asesora.
Realizándose mediante la recolección de una serie de datos que le permiten conocer la
situación como una fase de diagnóstico y considerar los cambios para una mejoría del sistema
de actuación administrativa como una fase de diseño.

b) Ubicación según la función de apoyo administrativo:

Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y
que agrupa las tareas de programación, presupuestos, información, administración de
recursos humanos y materiales y control.
Se puede ubicar el sistema de Organización y Métodos a nivel lineal, dependiendo de un
órgano de línea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgánicas de la dependencia
para el caso específico y especial del apoyo administrativo en Organización y Métodos.
Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con funciones de apoyo
administrativo, auxiliadas por pequeñas unidades de diagnóstico y proyectos ubicados en las
áreas que dada su importancia o dimensión las requiera.

c) Ubicación según la función de los proyectos:

La organización por programas o proyectos es la más resultante del desarrollo de las

relaciones horizontales dentro las organizaciones.
La organización por proyectos se caracteriza porque constituye una organización orgánico –
ajustable y flexible, identificándose como una estructura horizontal – diagonal. Es una
combinación de la relación de coordinación y del mando especializado, pero también puede
considerarse como una vinculación entre la estructura programática, cuando se aplica el
presupuesto por programas, cuya base son los proyectos y la organización.
"Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organización y Métodos"
El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al
más alto nivel con una relación de asesoría en el organograma.
El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las
actividades del proyecto hasta su término y los funcionarios de línea conserven su autoridad
lineal original.
"En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los
distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto"
4.1 Personal de Organización y Métodos

El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como analistas. Éste se encarga
de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a
problemas, así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El
analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan
en dos tipos:

• Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la

organización, de sistemas y metodología de la investigación.
• Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos
administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organogramas,
diagramas de flujo y distribución de espacio.

El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y
presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

4.2 Obstáculos y limitaciones de Organización y Métodos

Los obstáculos y limitaciones de un sistema de Organización y Métodos se resumen en tres

aspectos:

a. La carencia de un programa general de Organización y Métodos en las

dependencias públicas.
b. La escasez de personal calificado.
c. La resistencia al cambio.