CASO DE ESTUDIO EMPRESA SIFAM

LUISA FERNANDA JAIMES SÁNCHEZ

Informe del Módulo: Sistemas y Tecnologías de la Información para la Dirección - DP

Profesor consultor: DIANA PATRICIA BARRENECHE SARMIENTO

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

ESPECIALIZACIÓN EN DIRECCIÓN PARA EL DESARROLLO DE LA GESTIÓN

PÚBLICA

VALLEDUPAR 2021 – 1
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Contenido
Introducción ......................................................................................................... 3

“IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN

EMPRESARIAL - ERP, PARA UN DISTRIBUIDOR DE REPUESTO”. ........................... 4

1. Resumen del caso ...................................................................................... 4

2. ¿Cuál era la problemática que tenía la empresa Sifam antes de

implementar el sistema de Información? ............................................................................ 4

3. ¿Mencione qué beneficios le ha aportado la implantación de ERP

InfoOsasis a la Empresa Sifam España? ............................................................................. 4

4. ¿Cree usted que la decisión tomada fue la acertada? ................................ 5

5. Caso Universidad Nacional de Colombia (UNAL) .................................. 5

Conclusiones. ................................................................................................. 10

Referencias Bibliográficas ............................................................................. 11

Gráficas

Gráfica 1 Proceso para contrato .......................................................................... 7

Gráfica 2 – Proceso agregación ......................................................................... 7

Gráfica 3 - Mejora en cargue de información ..................................................... 8

Gráfica 4 - Mejoras agregación........................................................................... 8

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 Introducción

Las regulaciones que se tienen a nivel mundial, las leyes de cada país, así como

la normativa de cada sector y las actividades propias de las empresas, hacen que los

sistemas de información sean más ingentes y específicos para cada área de estas y es allí

donde se evidencia la necesidad de contar con tecnología que apoye dichos sistemas de

información y que la gestión y control de estos y sirva para la toma de decisiones.

La tecnología puede depender de la necesidad que tenga la empresa o su

tamaño, así como el manejo desde herramientas ofimáticas hasta grandes aplicativos

diseñados o adaptados a sus necesidades. Es en estos últimos que podemos definir los

Enterprise Resource Planning – ERP que son soluciones informáticas compuestas por

módulos que ayudan al manejo de la información por áreas generadoras de información.

Los ERP pueden ser aplicativos de software libre y su almacenamiento puede

ubicarse en servidores de la empresa o en la nube, cumpliendo con el apoyo en la toma de

decisiones y el manejo que se debe dar a la información en las etapas de: recolección,

clasificación, compresión, almacenamiento, recuperación, procesamiento y transmisión

(Universidad de Santander, 2021).

La sistematización de estos sistemas de información, así como los intercambios

que se presentan entre ellas, refleja las relaciones y la coordinación que debe existir para

que las empresas puedan ofrecer productos y servicios, por lo cual se prepara el siguiente

informe, para dar a conocer la importancia que tiene la implantación de un sistema integral

de gestión empresarial - ERP, En la empresa SIFAM. (Universidad de Santander, 2021).

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 “IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN

EMPRESARIAL - ERP, PARA UN DISTRIBUIDOR DE REPUESTO”.

1. Resumen del caso

EL caso de estudio “SIFAM” del capítulo II (Universidad de Santander, 2021),

muestra una empresa con un alto volumen de información debido a que tiene operaciones

en España y Francia y realiza ventas por vía telefónica, fax y web, donde este último,

cuenta con un operador logístico el cual no maneja el mismo sistema y requiere

transcripción y reorganización de pedidos (Universidad de Santander, 2021).

En este proceso de administrar la información de ventas decide manejar sus

operaciones a través del ERP InfOdasis como su ERP para cubrir las necesidades de la

empresa. Por consiguiente, es importante evaluar la decisión de usar ERP en el manejo de

información de las empresas, acorde a lo contenido en el caso, así:

2. ¿Cuál era la problemática que tenía la empresa Sifam antes de

implementar el sistema de Información?

La empresa Sifam, presenta un problema principal que es la respuesta tardía

que se está dando a clientes, derivado de la desorganización presentada en la recepción,

trámite y automatización de pedidos en su sistema y al comparar con el operador logístico.

3. ¿Mencione qué beneficios le ha aportado la implantación de ERP

InfoOsasis a la Empresa Sifam España?

Dentro del caso se enuncia que el ERP cubre todas las necesidades de la

empresa, no solo el manejo de clientes sino con otras áreas como facturación, contabilidad,

gestión de cobros, pagos y Tesorería. Adicionalmente, se ha mejorado el intercambio de

información con el operador logístico, contando con cualidades de información como

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precisa, fiable, e interactiva para poder tomar decisiones, mejorando la productividad y

mejorando utilidades.

4. ¿Cree usted que la decisión tomada fue la acertada?

Totalmente acertada, ya que en primer lugar la evolución propia de la empresa

y los mercados hace que deban adaptarse al entorno. En segundo lugar, el manejo de

sistemas informáticos hace que los procesos sean mucho más agiles, sobre todo en

circunstancias como la pandemia que aún se tiene presente y finalmente desde el punto de

vista gerencial, permite tener en tiempo real y a la mano, la información necesaria para

tomar decisiones de los productos y de cada área de la empresa para así cumplir con

usuarios y normativa que aplica. Es de esta manera que se toma el caso de la Universidad

Nacional, para evidenciar la influencia que tienen los EDI.

5. Caso Universidad Nacional de Colombia (UNAL)

En una analogía del caso anterior, se procede a analizar el caso del ERP para el

Sistema de Gestión Financiera de la Universidad nacional de Colombia (UNAL)

denominado SGF-QUIPU, el cual registra toda la información de los procesos financiero y

administrativo y procede a responder los tres interrogantes planteados:

a. ¿Cuál era la problemática que tenía la empresa UNAL antes de

implementar el sistema de Información?

Las empresas en general tienen dos procesos que son ingresos y gastos y en las

entidades públicas, se tienen estos dos procesos afectando varias áreas de información,

como: presupuesto, contabilidad, contratación, manejo de bienes e inventarios, proyectos,

entre otros y adicionalmente tiene presencia nacional a través de nueve sedes y dentro de

estas institutos y facultades que funcionan como empresas con sus procesos generadores de

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información las cuales tenían que digitarse al cambiar de área o trasladar y almacenar en cd

aumentando la probabilidad de errores.

b. ¿Mencione qué beneficios le ha aportado la implantación de ERP a la

Empresa?

Se debe aclarar que en el manejo de los recursos influyen las normas

establecidas por entes de vigilancia y control y que los usuarios de la información adicional

a la gerencia y directivos también son estudiantes, docentes, administrativos y entidades

con las que se tienen convenios, definiendo así los módulos que componen la información

administrativa y financiera:

 Contabilidad

 Presupuesto

 Cuentas por pagar

 Tesorería

 Bienes y servicios

 NICSP

 Recaudos

 Reportes UNAL

 Proyectos

 Inversiones

 Facturación

Cada uno de estos módulos apoya la gestión y control de información y manejo

de recursos en los que se genera información como precisa, fiable y oportuna e interactiva

para poder tomar decisiones mejorando la productividad, de otra parte, previo a la

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instalación se requería re-digitar información, ahora se realiza un proceso que afecta todas

las áreas y se requiere una única entrada al sistema como se puede observar en los

siguientes gráficos que explican dos situaciones en los que influye el ERP:

Contratos: Se debían digitar en diferentes módulos

• Digitar
Presupuesto información
para registro

• Registrar
Contratación contrato

• Realizar pagos
del contrato y
Tesorería comprobar
áreas anteriores
que exista saldo

•Verificar
Contabilidad afectación
contable

Gráfica 1 Proceso para contrato

Fuente – Elaboración Propia

Consolidación de información: Se generaba en diferentes bases por sede

Sede 1 a • Generar y
consolidar
sede X sede

Nivel • Cargar archivos

planos por sede
• Generar
Nacional agregación de
información

Gráfica 2 – Proceso agregación

Fuente – Elaboración Propia

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 Posterior a la implementación del ERP, se evidencian las siguientes mejoras:

La información se digita una única vez:

Elaboración de un
contrato

La información se
carga en el sistema
para uso de

Usuarios de
Tesorería Contabilidad
consulta

Gráfica 3 - Mejora en cargue de información

Fuente – Elaboración Propia

Consolidación de información: Se generaba en diferentes bases por sede

Sede 1 a • Generar y
consolidar
sede X sede

Nivel • No se realiza
cargue -
Nacional Agregación
Automática

Gráfica 4 - Mejoras agregación

Fuente – Elaboración Propia

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 c. ¿Cree usted que la decisión tomada fue la acertada?

Al igual que el caso SIFAM, la adopción de un ERP es totalmente acertado por

la practicidad en el manejo de datos que no tengan que ser ingresados al sistema de forma

redundante, lo cual afecta todas las dependencias, generando varios beneficios así:

 Disminución de tiempo eliminando la etapa de digitar varias veces.

 Disminución de costos por disminución de tiempo en cada área.

 Agilidad en los procesos por disminución de tiempos.

 Posibilidad de estandarización de procesos entre áreas.

Desde el punto de vista gerencial, permite tener información en tiempo real y a

la mano para realizar las etapas de planear, organizar, dirigir y controlar la información

necesaria para la toma de decisiones de los productos y de cada área de la empresa para así

cumplir con usuarios y normativa que aplica.

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 Conclusiones.

En los últimos años, se ha ahondado en la importancia de la información para

una gran cantidad de usuarios, previamente se consideraba que quienes utilizaban la

información eran los dueños o accionistas, posteriormente se hablaba de involucrados.

Actualmente, vemos la empresa como una sociedad completa en que la información debe

fluir en todos los sentidos con sus involucrados: Clientes, proveedores, socios y

ambientalistas y en empresas del sector público como el caso expuesto, se unen entes

reguladores y la sociedad en general.

El uso de nuevas tecnologías y su disponibilidad para todo tipo de empresas

“permiten reforzar el potencial de creación de valor de los recursos de la empresa si las

inversiones en TIC se realizan de forma coordinada con la estrategia empresarial (García-

Canal, Rialp-Criado, & Rialp-Criado, 2007) y en el caso de empresas del estado se puede

evidenciar la generación de valor público entendido como “Valor creado por el Estado a

través de la calidad de los servicios que presta a la ciudadanía, las regulaciones que

gestiona para el bienestar de toda la sociedad y el ejercicio de creación de políticas públicas

que buscan satisfacer necesidades propias de la población”. (Escobar, 2016)

Las herramientas tecnológicas, influyen en la eficacia y eficiencia de las

empresas ya que influyen en la forma de hacer las actividades, en cómo se comienzan a

automatizar los procesos y a racionalizar recursos y como el papel del gerente es de brindar

fluidez a los procesos o a la simplificación de estos como líder para que sus empleados

acepten los cambios requeridos en los procesos de mejoramiento, además tener claridad de

para que, cuáles y cómo se usarán las herramientas.

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 Referencias Bibliográficas

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