Ian Cooper

Dueño del tiempo

Ideas prácticas para retomar el control de tu vida

EMPRESA ACTIVA
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Uruguay - Venezuela
 A Helene,
por una vida de amor,
apoyo y años de inspiración
 Introducción

Usted sólo tiene una cierta cantidad de minutos, horas, días, semanas,
meses y años. Y el hecho de cómo elige emplearlos influye en todo lo que le
ocurre.
¿Cuánto tiempo invierte cada día en reuniones inútiles, en el teléfono
escuchando los mensajes grabados, o cuando está de plantón en una cola,
mientras espera en el tráfico o está sentado en un tren? ¿Cuánto tiempo
pierde cuando busca cosas, lee correos electrónicos inútiles y no deseados, es
interrumpido, o lucha contra una burocracia sin sentido?
Si usted pudiera conseguir al menos 24 minutos adicionales por día y
evitar estas trampas del tiempo, habría ganado unas 145,6 horas en un año,
o seis días enteros. Dios creó el mundo en seis días y luego tuvo un día libre.
¿Qué podría lograr usted?
Así pues, ¿qué significa ser dueño del tiempo? La palabra clave es el
control. Un dueño del tiempo es alguien que domina el arte, la ciencia y la
práctica de adquirir un mejor control sobre cómo vivir y manejar su vida
para aprovechar al máximo su tiempo. La simple verdad es que si usted no
controla su tiempo, otras personas y circunstancias lo harán. El trabajo, los
amigos, la familia, los colegas, las empresas, los organismos públicos y la
tecnología conspirarán todos para consumirle su tiempo; pero sólo si usted
se lo permite.
La presente obra cuestiona una serie de ideas preconcebidas, mitos y
opiniones tradicionales sobre la administración del tiempo. De una manera
realista, clara, amena, atenta y práctica, considera no sólo las cuestiones
profundas relativas al tiempo, sino también las trampas mundanas del
tiempo en la vida cotidiana y cómo minimizarlas.
A través de mi investigación, lectura y consultoría durante 30 años, he
podido comprobar que el mayor defecto en muchos libros y cursos sobre
administración del tiempo es que pretenden que usted haga todo a la vez, y
generalmente esperan que invierta horas en la definición de las metas de su
vida, que trabaje en sistemas de planificación costosos y rígidos, que cree y
lleve a cabo estrategias diarias, semanales y mensuales, que corrija su falta
de orden, y que cada mañana aborde la tarea más difícil en primer lugar. No
es de extrañar que algunas personas sean escépticas acerca de los métodos
de administración del tiempo y que tiren la toalla después de sus primeros
tres días de experimentación con su nuevo «régimen del tiempo».
Por el contrario, yo no espero que usted empiece con horas de
introspección para saber quién es y dónde quiere estar dentro de cinco años,
y no creo que un sistema de planificación o un método de administración o
priorización del tiempo sea apto para todos. Si usted quiere seguir una dieta,
lo que desea es encontrar un método adecuado a su personalidad, y,
lógicamente, no espera perder todos esos kilos en un día o una semana. Lo
mismo ocurre con los problemas de administración del tiempo. Quizá se ha
debido a toda una vida de malos hábitos y conductas inconscientes llegar a
su actual nivel de caos, desorganización y dificultades con el tiempo.
Sin embargo, no es difícil hacer un gran progreso a través de pequeños
ajustes, sencillos y prácticos que se adaptan a su estilo de vida y sus
necesidades de tiempo personal, sin la ironía de tener que dedicar ese escaso
tiempo disponible a luchar con complicadas técnicas de administración del
tiempo.
En este libro le guiaré a través de tres etapas generales.
En primer lugar, estableceré lo que llamo las Verdades del dueño del
tiempo: un conjunto de principios rectores que usted debería tener siempre
presentes. Mientras lee estas verdades, espero que se reconozca en ciertas
situaciones. Estas verdades le proporcionarán el marco y fundamento de
gran parte del pensamiento en el que se basan los consejos e ideas que se
darán.
En segundo lugar, le ofrezco un enfoque directo, sin elementos
superfluos, de sus principales problemas con el tiempo. Mi visión es ésta:
encontrar qué aspecto relativo al tiempo le está causando el mayor problema
en este momento y ayudar a reducirlo. Una vez que empiece a mejorar, pase
a la siguiente área, y así sucesivamente.
En tercer lugar, el libro contiene más de 400 consejos prácticos, ideas y
sugerencias sobre el tiempo para ayudarle a asumir el control y ser dueño de
su tiempo. Algunos se encuentran en secciones específicas, mientras que
otros están agrupados al final del libro. La gama de problemas que abordan
es inmensa, e incluye manejarse con la sobrecarga de correos electrónicos,
afrontar la adicción a la televisión e Internet, corregir su falta de orden,
viajar, comer fuera, hacer negocios y muchas cosas más. El libro es una mina
de consejos prácticos sobre el tiempo, y casi seguramente encontrará algunas
pepitas de verdadero valor para usted.
Como reflexión final, he incluido en las últimas páginas del libro mis
Mandamientos del dueño del tiempo. Éstos son los mensajes primordiales
que usted debe comprender y aplicar, si quiere ser dueño de su tiempo.
Ahora, antes de que me diga que parte del material de este libro es muy
sencillo y obvio, y que usted ya conoce algunos de sus principios, permítame
decirle que solía disculparme por su simplicidad, hasta que me hice esta
pregunta interesante: si estas simples cuestiones sobre el control y la
administración del tiempo son tan obvias y básicas, ¿por qué hay tan pocas
personas que las usan y por qué tantas están luchando con sus demonios
personales del tiempo?
Tener éxito como dueño de su tiempo no radica en conocer o no estas
estrategias, sino en poder hacer estas cosas y seguir haciéndolas. Por lo
tanto, cuanto más simple, mejor.

IAN COOPER
beatimemaster@yahoo.com
www.beatimemaster.com
 ¿Qué tipo de dueño del tiempo es usted?

¿Está haciendo el esfuerzo necesario para convertirse en dueño del tiempo?

¿Es realmente tan eficaz o ineficaz para controlar su tiempo como usted
cree? ¿Cuáles son sus áreas clave para el mejoramiento? Antes de seguir
adelante, descubra las verdades acerca de usted mismo y averigüe ahora qué
tipo de dueño del tiempo es. ¿Está demasiado ocupado? Haga una pausa.
¡No necesitará más de nueve minutos!

1. ¿Cómo planea sus días?

a. No tengo tiempo para hacer ningún plan en absoluto.
b. Anoto todas las cosas que necesito hacer, las priorizo y luego decido
cuándo deben estar hechas.
c. Considero cuidadosamente mi plan y lo que voy a hacer, y concentro
mi atención en ello durante todo el día.
d. Anoto todo lo que necesito hacer en una larga lista.

2. ¿Cómo decide en qué orden hacer las cosas?

a. No analizo, sólo sigo adelante con lo primero que se me ocurre.
b. Me pregunto qué es lo primero que debo hacer y lo hago, y luego
sigo con la segunda tarea más importante.
c. Siempre empiezo con lo que me parece más divertido, para
alentarme.
d. Pienso que lo primero que debo hacer es quitarme de encima la tarea
más difícil.

3. ¿Cuántas veces pierde el tiempo buscando cosas?

a. Al menos una vez al día. Generalmente, es algo que no puedo
encontrar.
b. Nunca. Me gusta tener un lugar para todo.
c. Varias veces al día. Me vuelvo loco si no puedo encontrar algo.
d. Un par de veces al día. A menudo, pongo las cosas en un lugar
seguro, pero luego no puedo recordar dónde están exactamente.
4. Si alguien le pide hacer algo que interfiere en sus asuntos, ¿qué
hace?
a. Busca una manera amable de decir que no puede hacerlo.
b. Le dice que usted verá lo que puede hacer, y más tarde se lo hace
saber.
c. Dice inmediatamente: «Desde luego, lo haré», y aplaza lo que
necesita hacer para usted mismo.
d. Encuentra una manera de hacer ambas cosas, aunque tenga que
soportar cierta presión.

5. Cuando las personas le interrumpen en el trabajo o en medio

de un proyecto, ¿qué hace?
a. Las recibe y le complace tener una distracción.
b. Se encarga de lo que necesitan, pero le molesta que le hayan
interrumpido.
c. Enseguida les dice amablemente que usted está ocupado y que
tendrán que volver más tarde.
d. Averigua qué es lo que necesitan y luego decide si se ocupará del
asunto o no.

6. Usted está charlando con su esposa, socio o colega del trabajo

y en medio de su conversación suena el teléfono. ¿Qué hace?
a. Lo ignora completamente y sigue conversando.
b. Coge el teléfono y mantiene una conversación con quienquiera que
esté llamando.
c. Coge el teléfono y dice que ahora no puede hablar, pero que volverá
a comunicarse más tarde.
d. Usted sabe que tiene el buzón de voz activado, de modo que él
recibirá la llamada por usted.

7. Usted está en medio de una tarea en el hogar y tiene que pasar

por una habitación donde la televisión está encendida, emitiendo
uno de sus programas favoritos. ¿Qué hace?
a. Hace una pausa y mira el programa por un momento, luego
continúa con su tarea.
b. Deja la tarea para más tarde y se sienta para mirar el programa.
c. No se detiene ni hace ninguna pausa, consciente de que eso le
desviaría del tema.
d. Encuentra una manera de hacer la tarea mientras mira la televisión.

8. Usted compra una novela y después de haber leído 100

páginas decide que no está disfrutándola. ¿Qué hace?
a. Deja inmediatamente de leerla porque no le gusta y busca algo que le
cause más placer.
b. Lee dificultosamente todas las páginas hasta el final porque no
quiere desperdiciar el tiempo que ya ha invertido en leer las primeras
100 páginas.
c. Lee a la ligera el resto del libro porque era caro.
d. Salta las páginas hasta el final para ver cómo termina.

9. ¿Cuántas veces revisa activamente su correo electrónico?

a. Cada 5-10 minutos.
b. Hay momentos regulares en el día en los que reviso el correo
entrante y me atengo a eso.
c. Soy muy disciplinado. Sólo miro mis correos electrónicos cuando
oigo la señal o veo el mensaje que me dice que tengo un correo.
d. He decidido dejar que se acumulen y revisarlos una vez al final de la
semana.

10. ¿Cuánto tiempo dedica en una semana normal a las

actividades personales o familiares?
a. Más de 20 horas.
b. Entre 10 y 20 horas.
c. Entre 5 y 9 horas.
d. Menos de 5 horas. Parece que nunca tengo tiempo para mí mismo.

11. ¿Cuál de los siguientes criterios aplica cuando estima la

duración de las tareas?
a. Generalmente, subestimo la duración de una tarea, de modo que
siempre necesito un tiempo extra.
b. En realidad, creo que no estimo nada en absoluto, sólo sigo con la
tarea.
c. Por lo general, sobreestimo, lo cual significa que siempre tengo
tiempo disponible.
d. Casi siempre coincido con mis estimaciones del tiempo.

CÓMO CALIFICARSE

Simplemente, observe la siguiente lista para ver cuántos puntos ha

obtenido con cada pregunta, y súmelos:
Pregunta 1
a) = 1 b) = 4 c) = 2 d) = 3

Pregunta 2
a) = 1 b) = 4 c) = 2 d) = 3

Pregunta 3
a) = 3 b) = 4 c) = 1 d) = 2

Pregunta 4
a) = 4 b) = 3 c) = 1 d) = 2

Pregunta 5
a) = 1 b) = 2 c) = 3 d) = 4

Pregunta 6
a) = 3 b) = 1 c) = 2 d) = 4

Pregunta 7
a) = 3 b) = 1 c) = 4 d) = 2

Pregunta 8
a) = 4 b) = 1 c) = 2 d) = 3
Pregunta 9
a) = 2 b) = 4 c) = 1 d) = 3

Pregunta 10
a) = 4 b) = 3 c) = 2 d) = 1

Pregunta 11
a) = 2 b) = 1 c) = 3 d) = 4

¿CUÁNTOS PUNTOS HA OBTENIDO?

11-17 PUNTOS

Usted es un Principiante de dueño del tiempo. ¡Todavía tiene un

largo camino por delante! Concentre su atención en las áreas donde
son más bajas sus calificaciones. Este libro le va a ayudar a hacer un
gran progreso.

18-26 PUNTOS
Usted es un Aprendiz de dueño del tiempo. Ya domina algunos de los
elementos básicos, pero todavía tiene que progresar. Siga leyendo.

27-33 PUNTOS

Usted es un Aventajado dueño del tiempo. Ha obtenido una

calificación media en su pensamiento como dueño del tiempo. Este
libro puede ayudarle a hacer mejoras muy rápidamente.

34-39 PUNTOS
Usted es casi dueño del tiempo. Muy bien. Evidentemente sabe muy
bien cómo pensar, pero necesita vigilarse en una o dos áreas clave.
40-44 PUNTOS

Usted es dueño del tiempo. Felicitaciones, pero no se sienta satisfecho

de sí mismo. Lea este libro para mejorar y mantener sus habilidades y
modo de pensar.
 Las Verdades del dueño del tiempo

Su pensamiento, tendencias, actitudes y su modo de abordar la

administración del tiempo se combinan e influyen en el éxito que usted
obtenga con los resultados que desea.
Muchas personas tienen ideas preconcebidas, negativas e incorrectas
acerca de lo que significa la administración del tiempo y hasta qué punto
influye en sus vidas. La mayoría de las personas han leído un ocasional
artículo sobre el tema, han escuchado algunos consejos aquí y allá, y han
sido inducidas y engañadas por los diversos mitos, mentiras y jerga de algún
«gurú motivacional» sobre la administración del tiempo.
Quiero atenerme a los hechos y darle lo que considero como mis
Verdades del dueño del tiempo. Si usted las comprende y adapta su
pensamiento apropiadamente, no puede menos que ver mejoras...

USTED PUEDE DESCUBRIR SU DUEÑO DEL TIEMPO INTERNO

A menudo he oído a la gente decir: «No estoy muy familiarizado con todo
eso de la administración del tiempo», o «no me interesan todos esos cuadros
y listas de “cosas por hacer”».
Seamos sinceros: si usted está vivo, está comprometido con la
administración del tiempo. ¿Está capacitado? Usted pone en práctica la
planificación del tiempo en cada segundo de cada día. En esencia, esto
consiste en las miles de decisiones que usted toma acerca de cómo invertir
su tiempo y cuáles son sus prioridades.

Si usted mira tres culebrones cada semana, eso significa que pasa más
de 312 horas al año frente a la pantalla de su televisor, ¡que son más
horas de las que pasan muchos estudiantes universitarios en las clases
de un año académico!

Los problemas de administración del tiempo incluyen preguntas

pequeñas y grandes. Eche un vistazo a las preguntas de la siguiente lista y
luego pregúntese nuevamente: ¿administro mi tiempo?

• ¿Qué haremos esta noche?

• ¿Quieres mirar la película o el culebrón?
• ¿Seguiré un curso universitario?
• ¿Quieres ser mi mujer y pasar tu vida conmigo?
• ¿Me quedaré en la cama hasta tarde?
• ¿A qué hora pondré el despertador?
• ¿Me llevaré esta noche trabajo a casa?
• ¿Cogeré el teléfono o dejaré que siga sonando?
• ¿Nos iremos durante una semana o 10 días?
• ¿Trabajaré primero en el informe o me ocuparé de mis correos
electrónicos?
• ¿Iré al gimnasio a primera hora de la mañana o después del trabajo?
• ¿Iré en coche o en tren?
• ¿Jugaré al golf este fin de semana?

Todas estas preguntas conciernen a la administración del tiempo. Pero lo

único que todas tienen en común es que las decisiones y prioridades
personales que usted adopta tienen un impacto sobre cómo invierte y pasa
su tiempo. Tanto si le gusta como si le desagrada ser administrador del
tiempo, también debe hacerlo de un modo eficaz y prudente.

TODOS TIENEN UNA PERSONALIDAD CON RESPECTO AL

TIEMPO. ¡ASUMA LA RESPONSABILIDAD DEL SUYO!
Todos tienen una «personalidad con respecto al tiempo». En mi opinión, su
relación con el tiempo y con todos los problemas de administración del
tiempo que usted experimenta depende, principalmente, de su propia
personalidad, estilo, enfoque, conjunto de prioridades y estado general de
ánimo. Por eso es tan importante reconocer que ningún sistema de
administración del tiempo es apropiado para todos. ¡La administración del
tiempo está regida por la personalidad y no por los sistemas!
De acuerdo con este principio, usted es:

• ¿Una persona que, instintivamente, hace las cosas con lentitud o

rapidez?
• ¿Una persona que subestima o sobreestima la duración de las tareas?
• ¿Una persona que prefiere preparar las cosas con anticipación o en el
último minuto?
• ¿Una persona que suele llegar temprano o tarde?
• ¿Una persona que piensa más en el pasado, en el presente o en el
futuro?
• ¿Una persona que espera tranquila y pacientemente o que se irrita y
sufre estrés?

Quizá lo más significativo de estas preguntas acerca de la personalidad es

si sus pensamientos con respecto al tiempo giran en torno al pasado, el
presente o el futuro. En este sentido, es esencial establecer el correcto
equilibrio. No tengo ninguna duda de que los buenos recuerdos del pasado
son importantes, así como planificar el futuro con una actitud positiva y
creativa. Pero si usted necesita saber en qué «marco del tiempo» invierte
más energía, la respuesta es simple: el presente. ¿Quiere saber por qué?
¡Porque el tiempo que pasa en el presente es el que configura y crea su
futuro!
Lo mínimo que usted puede hacer es reconocer el hecho de que tiene
una «personalidad con respecto al tiempo», identificar cuál es esa
personalidad, y aceptar cierta responsabilidad sobre esos problemas del
tiempo provocados por ella. Luego puede adoptar las estrategias y soluciones
personales que mejor reflejan su personalidad.

ELIJA PRIMERO EL «ANALGÉSICO» PARA LA ADMINISTRACIÓN

DEL TIEMPO
Un enfoque muy común para la administración del tiempo es planear su
vida con un preciso detalle, definir sus aspiraciones, metas y resultados
futuros y, generalmente, preocuparse por su misión en la vida, antes de que
pueda resolver sus problemas con la administración del tiempo. Tiempo
atrás participé en un curso sobre la materia, que dedicó cuatro horas a estos
problemas antes de abordar una simple solución práctica para la
administración del tiempo.
La teoría sostiene que usted no puede priorizar su tiempo desde la
perspectiva del día a día, si no sabe adónde va y qué desea lograr en su vida.
Si bien estoy absolutamente de acuerdo con la idea de establecer metas y
crear su propio gran cuadro especial, no creo que usted necesite empezar
con esto para resolver sus problemas de administración del tiempo.
Hay una enorme diferencia entre planear cómo desea pasar los próximos
años —el pensamiento estratégico acerca del «significado de su vida»— y
aprender algunos trucos, tácticas, atajos y herramientas para tratar los
síntomas dolorosos de no poder controlar su tiempo en forma diaria.
La verdad práctica es que en la mayoría de los casos, las personas que
luchan con los problemas del tiempo están demasiado ocupadas y agitadas
afrontando el presente para preocuparse por sus planes a uno, tres, cinco y
diez años. A veces, usted sólo necesita identificar el problema, ver qué está
causando el sufrimiento y tomar un simple analgésico. Una vez que se libera
del dolor es más fácil crear su plan futuro.
Tenga en cuenta esto y siga los consejos «tranquilizadores» que le
ofrezco en este libro. Luego, cuando se sienta mejor y más capaz de valerse
por sí mismo y tenga la cantidad de tiempo que necesita, reflexione sobre
sus aspiraciones y planee para el futuro.

EL CONTROL ES TODO, ¡LA PLANIFICACIÓN ES CONTROL!

¿Es usted el tipo de persona que reacciona continuamente a todas las cosas
casuales que le ocurren durante el día?
Usted se sienta a su escritorio y lo primero que hace por la mañana es
revisar su correo electrónico, antes de ponerse a trabajar en una propuesta
que debe terminar pronto. Por ejemplo, cuando está respondiendo a un
correo electrónico, suena el teléfono. Es un cliente. Tiene tres minutos de
una pequeña conversación sobre el clima frío y nevoso antes de ponerse a
trabajar. Mientras conversa por teléfono, entra un colega y balbucea la
pregunta: «¿Tienes un par de minutos?». Usted sonríe, asiente con la cabeza
y lo invita a sentarse. Termina la llamada, pero antes de que pueda ver lo
que él quiere, de nuevo suena su teléfono. Su colega dice en voz baja:
«Volveré más tarde», y se marcha. Usted termina su llamada, pero siente
curiosidad por saber qué necesitaba su colega y va a buscarlo. Él no está en
su escritorio. Entonces se dirige a la máquina de bebidas de la oficina en su
camino de regreso y se sirve un café.
Cuando vuelve, hay tres mensajes sobre su escritorio para llamar a
diferentes personas, y uno de otro colega que le pregunta qué progresos está
haciendo con la propuesta. Usted decide responder a las llamadas más tarde
para poder trabajar con la propuesta. Después de buscar un primer borrador
durante cinco minutos, finalmente empieza, cuando alguien entra en su
despacho y dice: «Perdona que te interrumpa pero mi impresora se ha
quedado sin tinta, ¿puedo imprimir un documento urgente en la tuya por
un momento?». Usted sólo ha estado en su despacho 20 minutos y su
jornada empieza a adquirir ritmo, ¡pero, en realidad, no va a ninguna parte!
¿Todo esto le suena? ¿Usted ha perdido el control? ¿Tiene que
responder a las exigencias de todos los demás?
Como he mencionado antes, un dueño del tiempo es alguien que
domina el arte, la ciencia y la práctica de adquirir un mejor control de cómo
vivir y manejar su vida, a fin de aprovechar al máximo su tiempo. Lo cierto
es que si usted no controla su tiempo, otras personas y circunstancias lo
harán.
La clave para ejercer un mejor control es la planificación. No me refiero
a la pesada misión estratégica ni a los enunciados de la visión. La
planificación del tiempo es, sencillamente, el proceso de reflexionar sobre las
decisiones que usted va a tomar acerca de cómo emplear su tiempo para
mantener el control y llevar a cabo lo que desea hacer. Más adelante
consideraremos en detalle los diferentes modelos de planificación para que
usted elija entre ellos.
Por ahora, sólo recuerde aplicar mentalmente el «test del control» tan a
menudo como pueda. Éste consiste en dos preguntas muy fáciles: «¿Quién
tiene o tendrá el control de mi tiempo en esta situación? ¿Lo tendré yo o
alguien más?». Si no es usted, entonces necesita considerar o planificar cómo
puede recuperar el control.
¿Se ha oído alguna vez usar las siguientes expresiones?:

• Hazme una llamada cuando estés disponible.

• Avísame cuando quieras reunirte.
• No me importa si tú vienes a vernos o nosotros viajamos para verte.
• Estoy libre todo el día. Puedo encontrar un hueco para lo que necesites.

¿Quién piensa usted que tiene el control en estas situaciones? Recuerde

las verdades del dueño del tiempo: el control es todo, ¡y la planificación es
control!

CONTROLAR LA SALUD TAMBIÉN ES ADMINISTRAR EL

TIEMPO
A través de los años, he leído casi todos los libros más importantes sobre
administración del tiempo y nunca he visto una mención de los problemas
relacionados con la salud, a pesar del hecho de que, cuanto más saludables
estamos, más tiempo de vida tenemos en este planeta. ¿Es ésta una razón
suficientemente buena para considerar nuestra salud?
Si usted supiera que haciendo ciertas cosas podría alargar
potencialmente su tiempo de vida en varios años, ¿no invertiría su tiempo
en esas cosas?
¡Las parejas que no tienen un televisor en su habitación pasan dos
veces más tiempo disfrutando de las relaciones sexuales!

Considere los siguientes hechos y cifras. Pueden darle el impulso y la

motivación necesarios para poner sus problemas de salud controlables en su
lista de altas prioridades:

• El 90 por ciento de las personas que asisten a un gimnasio dejan de

hacerlo dentro de los primeros 90 días.
• Un estudio sobre 5.000 personas de mediana edad mostró que las que
tenían un nivel de actividad entre moderado y alto vivían de 1,3 a 3,7
años más que aquellas que hacían poco ejercicio físico.
• Aproximadamente 91 millones de jornadas laborales por año, un tercio
de todas las bajas por enfermedad, se pierden debido al estrés. ¡El
exceso de trabajo y el tiempo demasiado escaso es una de las causas
del estrés!
• El 40 por ciento de las personas que trabajan pasa por alto el desayuno.
• El 39 por ciento pasa por alto el almuerzo.
• De aquellas personas que hacen una pausa para el almuerzo, el 50 por
ciento sólo se permite 15 minutos o menos.

¿Sabe cuál es la razón de que las personas no hagan ejercicio y cuiden

mejor de su salud? Todos los resultados de las encuestas muestran la misma
razón: «¡No tengo tiempo, estoy demasiado ocupado!». Mi pregunta para
usted es: ¿qué puede hacer para tener tiempo?
 EL TIEMPO PUEDE SER USADO PERO NO AHORRADO, DE
MODO QUE ADMINÍSTRELO PRUDENTEMENTE
Benjamin Franklin dijo en una ocasión: «El tiempo es dinero». Tenía razón,
a medias. Franklin estaba señalando la poderosa relación entre ambos
elementos y hasta qué punto el tiempo tiene en muchas situaciones un
verdadero valor comercial. Pero, por otro lado, se equivocaba porque, si bien
usted puede gastar y ahorrar dinero, ¡sólo puede «gastar» el tiempo!
El tiempo es el único recurso completamente irremplazable. La triste
realidad en lo que concierne al tiempo es que un segundo perdido es sólo
eso: usted nunca puede recuperarlo. En efecto, quizá pueda vivir más
tiempo si lo hace de un modo saludable, puede aprender a «controlar» su
tiempo para usarlo más eficazmente y puede recuperar el tiempo que ha
perdido en el momento debido a una serie de trampas del tiempo. Pero lo
que no puede hacer es acumular el tiempo pasado para usarlo nuevamente
más tarde, cuando más le convenga.

Si usted mira ciertas series populares de la televisión que se emiten

durante varias temporadas, puede pasar más de 150 horas al año
mirando cada una. ¡O sea, un total de 6,25 días al año!

Así, las decisiones que usted toma sobre su tiempo, el recurso más
valioso de todos, merecen al menos tanto cuidado y atención como sus
decisiones sobre el dinero. Muchas personas emplean administradores
financieros personales, y casi todas consideran la necesidad de hacer un
presupuesto para llegar a final de mes. ¿Cuánto reflexiona usted antes de
invertir prudentemente en sus opciones y prioridades, a fin de mantener el
control de su tiempo y prever con la máxima anticipación posible? Éste es un
asunto demasiado importante para pasarlo por alto. ¡Manejar su tiempo es
manejar su vida!

DÉ PRIORIDAD A SU VIDA Y LA DE SU FAMILIA

Se ha escrito mucho sobre los años invertidos en el «balance de la vida» y los
malabarismos con sus diferentes compromisos. Permítame decirle cuál es mi
posición al respecto.
Casi todas las personas planifican sus vidas personales en torno a su
trabajo y obligaciones profesionales. En otras palabras, lo que a usted le
queda después de su empleo se considera como «libre». Usted se queda con
las «sobras», los restos del tiempo. Por lo general, el trabajo y los negocios se
comparan con lo que «tenemos» que llevar a cabo, en contraste con aquellos
elementos de nuestras vidas que dependen de lo que «deseamos» hacer.

En los últimos 20 años, el tiempo de trabajo ha aumentado un 15 por

ciento y el tiempo de ocio se ha reducido un 33 por ciento.

Conozco a muchas personas de éxito que se jactan de su destreza para

administrar el tiempo. Alardean activamente del número de horas que
trabajan, la cantidad de reuniones a las que asisten, los múltiples proyectos
empresariales que manejan, los miles de kilómetros que viajan cada semana
por su empleo, y de levantarse temprano cada mañana para llegar a la
oficina antes que todos los demás. Afirman que todo esto ocurre porque son
genios para administrar y planificar el tiempo.
 Sin embargo, el problema es que casi todas las cosas en las que ocupan
su tiempo están relacionadas con el empleo o los negocios; prestan muy poca
o ninguna atención a las cosas personales que desean hacer. Lo cierto es que
sólo un 5 por ciento de las personas tienen un plan de acción para su vida
personal.
Ser dueño del tiempo significa invertir el proceso. Consiste en empezar a
planificar el tiempo con las actividades personales que «deseamos hacer», y
luego desarrollar los asuntos laborales y profesionales en torno a ellas.

PENSAR SOLAMENTE EN UNIDADES DE TIEMPO DE UNA

HORA Y MEDIA HORA LIMITA SUS OPCIONES
Esta verdad del dueño del tiempo concierne a su relación personal con el
tiempo y desafía su modo inconscientemente programado de pensar y usar
el tiempo.
Lo explicaré a través de algunas preguntas:

• Cuando usted usa el reloj despertador por la mañana, ¿a qué hora lo

pone?
• Si usted se aloja en un hotel, ¿a qué hora pide en la recepción que le
llamen para despertarle?
• Cuando usted tiene compromisos sociales por la tarde, ¿a qué hora
suele tenerlos, en general?
• Cuando usted acuerda reuniones de negocios, ¿qué horas son más
frecuentes en su agenda?

En la mayoría de los casos, estoy seguro de que las respuestas a estas

preguntas son en unidades de tiempo horarias o de media hora.
He aquí lo que descubrí cuando entrevisté al personal de recepción de
una de las cadenas de hoteles más importantes acerca de los hábitos de sus
clientes para ser despertados por la mañana:
 • El 50 por ciento de las llamadas para despertar a los clientes se fijan en
la hora en punto; por ejemplo, a las 6:00, 7:00, 8:00.
• El 40 por ciento de todas estas llamadas se fijan en las medias horas;
por ejemplo, a las 6:30, 7:30, 8:30.
• El 10 por ciento de todas las llamadas se efectúan en otros momentos,
todas ellas en espacios de «menos cuarto» o «y cuarto».

Por lo tanto, el 90 por ciento de las personas son despertadas a la hora

en punto o a la media hora.
Asimismo, aparte de ciertos empleos o profesiones, el 90 por ciento de
las personas fijan sus citas empresariales, profesionales, sociales y personales
en horas o medias horas. Ahora, examine su agenda o calendario para ver si
usted entra en esta categoría. Es muy probable que así sea.
Creo que las personas están casi inconscientemente programadas para
pensar en unidades de horas o medias horas. La mayoría de las personas no
se cuestionan esto, ¡y algunas ni siquiera lo habrán pensado hasta que lo
lean ahora! Muchas agendas están impresas de este modo, e incluso he visto
relojes marcados con rayas en las horas y las medias horas, y pequeños
puntos sobre los cuartos de hora, como si los otros espacios de tiempo no
existieran.
En la práctica, esto significa que si usted es parte del 90 por ciento de las
personas que piensan y actúan de este modo, se está limitando cuando
organiza y planea las cosas de acuerdo con el número de unidades de hora y
media hora que hay en el día o en una sección particular del día. Por
ejemplo, si su jornada de trabajo empieza a las 9:00 y ésta dura hasta las
13:00 horas, sólo hay cuatro unidades de «una hora» para que usted acuda
a las reuniones, u ocho unidades de «media hora», disponibles.
Cuando usted planifica sus reuniones o compromisos, ¿cómo sabe
cuánto tiempo durarán? En la mayoría de los casos no lo sabe. Casi todas las
personas fijan sus reuniones y compromisos dentro de las unidades típicas
de una hora o de media hora, con algún tipo de estimación aproximada, y
luego hacen que la conversación y la discusión encajen en el espacio de
tiempo que ya le han asignado mentalmente. Cuando el tiempo es ajustado,
la gente se apresura y omite todo excepto los elementos esenciales para
terminar la tarea o discusión y abordar sus otros compromisos.
Si usted es capaz de ser activamente flexible dentro de una reunión o
actividad para ajustarse a un espacio de tiempo previsto, aunque aleatorio,
entonces, ¿por qué no actuar del mismo modo pero dentro de otras
unidades de tiempo, por ejemplo las 18 horas y 20 o 25 minutos en lugar de
30? Usted es capaz de hacerlo. Si trabaja en espacios de 20 minutos durante
media jornada, en lugar de mirar su agenda y ver el potencial de ocho
posibles unidades de media hora, usted tendrá 12 unidades para manejarse.
La intención no es que usted haga las cosas de prisa, sólo intento darle la
posibilidad de que la vida y su jornada no tengan que girar en torno a las
tradicionales unidades de tiempo enteras. Al pensar de este modo, puede
crear más opciones para usted mismo.

NADIE QUIERE PERDER EL «TIEMPO INVERTIDO» EN ALGO:

¡NO SE DEJE ATRAPAR POR ESO!
¿Ha vivido situaciones en las que ya ha invertido o consumido tanto tiempo
en algo que se siente obligado a insistir, sin importar cuánto tiempo
requiera? Le daré algunos ejemplos:

• Usted llama por teléfono a una enorme organización y espera que le

comuniquen con el primer agente disponible. Ya han pasado 12
minutos y se dice: «Dado que he esperado tanto tiempo, sería
estúpido abandonar ahora».
• Usted ha mirado la primera media hora de un programa de la televisión
que no está disfrutando, pero sigue mirando el resto porque ya ha
visto la mitad del programa.
• Usted es un estudiante universitario y descubre que aborrece la
asignatura que ha elegido durante el primer año de unos estudios que
tienen una duración de tres años, pero decide seguir el curso para no
perder un año entero.

He aquí lo que quiero que comprenda y recuerde: ¡el hecho de que

usted haya invertido tiempo haciendo algo en el pasado, no justifica hacer
cosas innecesarias en el futuro! El tiempo pasado es «tiempo consumido».
Sin tener en cuenta lo que usted haga en el futuro, su tiempo pasado ya se
ha ido. En estos casos, consumir aún más tiempo sería darle un peor uso a
su tiempo ya invertido.

AMINORE EL PASO, NO TODO ES URGENTE

Muchas personas tienen problemas de estrés con el tiempo porque
reaccionan a todo lo que la vida les depara como si fuera urgente. De hecho,
a pesar de las evidencias y opiniones en contra, muy pocas cosas son
verdaderamente urgentes.
He visto personas que corren desde un extremo de su oficina u hogar y
se agitan físicamente para llegar hasta un teléfono que suena
insistentemente. He viajado en coches conducidos por maníacos de la alta
velocidad con el único fin de llegar puntualmente a un destino y ver los
primeros minutos de un partido de fútbol. He visto a hombres de negocios
trabajar hasta el punto de sufrir un estrés para tener un documento
terminado en un plazo específico. No estoy diciendo que estas cosas no sean
importantes, sino que pocas veces son urgentes. Hay una gran diferencia
entre ambas.
Si usted desea saber cómo distinguir una de la otra, pregúntese esto:
«¿Qué pasa si no llego a coger el teléfono, no hago o no completo una tarea,
o bien no cumplo un plazo particular? ¿Cuáles son las consecuencias
inmediatas? ¿Cuáles son sus alcances a largo plazo?». Las cosas urgentes
incluyen consecuencias importantes, de vida o muerte. ¿Cuántas veces sus
necesidades de tiempo entran dentro de esta categoría?

INVIERTA SU TIEMPO DONDE TENGA MÁS IMPACTO,

COMPRENDA LA REGLA 80/20
Cuando usted invierte toda su energía y tiempo en una nueva empresa o
trabajo, o en alguna tarea o iniciativa personal en el hogar, ¿qué porcentaje
del tiempo que invierte producirá realmente el resultado que usted espera?
Tenemos que admitirlo, hay elementos de lo que hacemos que producen
menos resultados que otros. Por lo tanto, ¿no tiene más sentido invertir su
tiempo en aquellos elementos que le darán el mejor resultado?
Hay un principio que establece que el 80 por ciento de los efectos o
resultados proviene sólo del 20 por ciento de las causas o inversiones. Para
aquellos lectores que no están familiarizados con esta perla de la sabiduría,
esto se conoce como el principio de Pareto, así llamado por el economista
italiano que observó que el 80 por ciento de toda la propiedad en Italia
pertenecía sólo al 20 por ciento de la población.
Consideremos los siguientes ejemplos para ver dónde se aplica este
principio en la vida, en general:

• Si usted dirige una empresa, ¿no es cierto que el 80 por ciento de su

ingreso proviene sólo del 20 por ciento de sus clientes?
• En su vida social y personal, ¿no invierte usted el 80 por ciento de su
tiempo en sólo el 20 por ciento de las personas que conoce?
• ¿Qué pasa con sus zapatos? ¿Acaso no usa sólo el 20 por ciento de ellos
durante el 80 por ciento del tiempo?
• Si usted está en el área de ventas, ¿no ha advertido que el 20 por ciento
de sus clientes y llamadas producen el 80 por ciento de sus ventas, y el
otro 80 por ciento de sus clientes le dan el 20 por ciento restante de su
negocio?
• ¿Ha notado que el 20 por ciento de sus familiares y amigos le causan el
80 por ciento de sus problemas y quebraderos de cabeza?

No se obsesione por los porcentajes precisos en los ejemplos anteriores.

En algunos de ellos puede haber una diferencia de algunos puntos, pero el
principio sigue siendo válido.
Desde un punto de vista del control y administración del tiempo, la regla
80/20 es una verdad del dueño del tiempo que usted debería tener en
cuenta.
Identifique cuáles de sus actividades diarias en el trabajo o el hogar le
producen los mejores resultados o efectos e invierta más tiempo en hacerlas.
 CONTROLE SUS HÁBITOS... CONTROLE SU TIEMPO
¡Muchas personas dan prioridad a ciertas actividades simplemente porque
siempre lo han hecho! El problema no es el hábito en sí mismo, sino el
hecho de que muy a menudo es un mal hábito. No confunda la
administración y priorización del tiempo con su rutina normal.
A menudo he observado a las personas cuando empiezan su jornada de
trabajo. ¿Qué hacen? He aquí algunos ejemplos típicos:

• Muchas toman un café y leen el periódico durante 10 minutos. ¿Usted

hace esto? ¿Por qué? ¿Le ayuda a empezar el día? ¿Acaso ésta es una
actividad prioritaria que tiene que hacerla precisamente entonces? ¿Es
éste un buen o un mal hábito? No estoy diciendo que usted debería o
no debería hacer esto, pero si sólo lo hace porque siempre lo ha
hecho, entonces considere si esta conducta es un uso positivo de ese
primer momento del día.
• Muchas revisan su correspondencia y correo electrónico. ¿Por qué?
¿Acaso esto debe hacerse en ese momento? ¿Qué pasaría si, como el
autor de éxitos editoriales Ken Follett, se ocupara de sus cosas
urgentes y dejara su correspondencia y correos para una hora
determinada en el día? En su caso, Follett me dijo que era después de
las 16:00 horas.

Pregunta: ¿por qué usted hace lo que hace y cuando lo hace?

HAGA UN USO CREATIVO DE SU TIEMPO

Una vez vi un programa especial de la televisión en el que un hombre
envolvía un filete crudo en papel de aluminio mientras salía del trabajo para
conducir hasta el hogar. Abrió el capó de su coche y puso el paquete sobre
su radiador, ¡sabiendo que cuando hubiera conducido durante algunos
minutos el filete estaría cocido por el calor del motor! El hombre fue filmado
cuando retiraba el filete cocido del coche y lo ponía sobre los platos de
patatas y verduras que su mujer había preparado.
No le estoy sugiriendo que use este truco un tanto extraño con el
tiempo, pero es un buen ejemplo de alguien que piensa cómo sacar el
máximo provecho de su tiempo.
¿Puede dar con algunas ideas? Compártalas conmigo.

ACEPTE QUE USTED NUNCA TENDRÁ TODO HECHO

Muchas personas viven en un estado de ansiedad permanente por todo lo
que necesitan hacer, y ven el sistema formal de administración del tiempo
como una manera de llevarlo a cabo. Esto es como caminar hacia el
horizonte y descubrir que usted no está más cerca de él.
Cuando termina una serie de tareas, siempre hay más cosas para hacer,
más cosas se apilan en su oficina u hogar para que usted las organice, y hay
más ideas, oportunidades y retos que el universo le ofrece para que usted los
aproveche. ¡Así es la vida! El problema es que muchas personas todavía no
han aceptado que nunca tendrán todo completamente hecho, clasificado y
organizado.
¿Alguna vez no se ha ido a acostar por la noche con una sensación de
frustración por las cosas que no ha logrado? Deje de atormentarse; tratar de
tener todo hecho es una misión imposible. A la larga, cuando llegue el
momento de que los otros rememoren su vida, usted será juzgado por lo
que ha logrado más que por lo que no ha realizado.
 ¿Cuáles son sus problemas con el tiempo?

Uno de mis primeros objetivos es ayudarle a identificar los aspectos

específicos de su vida donde la falta de control del tiempo es la causa de las
mayores dificultades y problemas. Después de haberlo hecho, quiero que
usted considere las soluciones más fáciles e «indoloras» para resolver los
problemas y empezar desde allí.
Un modelo tradicional usado por muchos autores en este campo es el
uso de un «registro horario» como punto de partida. En pocas palabras, esto
incluye llevar un registro detallado durante un periodo sostenido de días o
semanas para ver, precisamente, cuánto tiempo usted emplea en las
diferentes actividades. ¡Quizá ya haya comprendido que soy demasiado
pragmático para recomendar este enfoque!
De acuerdo con mi experiencia, comprender, organizar y llevar a cabo
este procedimiento requiere una cantidad desproporcionada de tiempo, para
decirle algo que usted instintivamente ya sabe. Por ejemplo, yo no necesito
invertir horas llenando fichas de asistencia para descubrir que digo «sí» a las
personas muy a menudo, o que veo la televisión con demasiada frecuencia.
Lo que importa son las soluciones.
Yo le invito, en cambio, a comprometerse en un rápido y sincero
autoanálisis. Lea de cabo a rabo algunos de los problemas, debilidades y
trampas más importantes del tiempo, identificados y encontrados por
delegados en mis diversos seminarios, que se mencionan sin ningún orden
particular, y luego clasifíquelos de acuerdo con lo que usted considera sus
mayores demonios del tiempo. ¿Cuáles son sus tres principales problemas,
trampas y debilidades que le gustaría reducir más que ningún otro?
¡No se preocupe por esto! Si hay tres que se destacan y usted no puede
decidir cómo clasificarlos, realmente no importa. Esos tres servirán para
trabajar. Si, en realidad, no puede decidir en absoluto cuáles son sus
mayores problemas, entonces pídale a alguien que le conozca bien que
decida por usted.
Después de haber hecho su selección, aborde los tres primeros y analice
gradualmente sus dificultades y problemas uno por uno. La lista remite a la
sección más inmediatamente apropiada del libro. Usted también debería ver
las páginas del índice, ya que puede encontrar otras áreas que serán útiles
para sus problemas específicos. Solamente cuando se sienta preparado para
las tres áreas siguientes debería realizar nuevamente el ejercicio.
Quisiera ser claro al respecto. Una de mis inquietudes es que muchos
otros libros relativos a la administración del tiempo dejan al lector con una
perspectiva general de una serie de áreas, pero sin una estrategia personal
desde dónde empezar para hacer un progreso. No deseo ni espero que usted
haga todo a la vez en este libro. Sólo espero que identifique los tres
principales problemas para usted y que los aborde uno por uno usando los
consejos y sugerencias que le doy. Sin duda, las mejoras en cualquier área
pueden tener un gran impacto personal para usted.
¿Cuáles son sus tres principales áreas?
Estas son las trampas, debilidades y problemas del tiempo mencionados más
a menudo. No siguen ningún orden particular. Identifique sus tres
principales problemas y consulte la sección pertinente de los consejos sobre
cómo abordarlos.
No planifico eficazmente
Capítulo 1. Controle su planificación No establezco prioridades
Capítulo 2. Controle sus prioridades Soy desordenado y desorganizado en
el hogar y el trabajo
Capítulo 3. Controle sus cosas Pierdo tiempo buscando cosas
Capítulo 3. Controle sus cosas Aplazo las cosas
Capítulo 4. No deje para mañana lo que puede hacer hoy Subestimo cuánto
tiempo requiere hacer una tarea
Capítulo 5. Controle sus estimaciones del tiempo Soy un esclavo del
teléfono
Capítulo 6. Controle sus llamadas telefónicas Me dejan «en espera» en el
centro de llamadas
Capítulo 6. Controle sus llamadas telefónicas Las llamadas cruzadas: el
«juego del gato y el ratón»
Capítulo 6. Controle sus llamadas telefónicas La sobrecarga de correos
electrónicos
Capítulo 7. Controle su correo electrónico Miro demasiado la televisión
Capítulo 8. Controle su tiempo en la pantalla Asisto a reuniones que
consumen mi tiempo
Capítulo 9. Controle sus reuniones Soporto interrupciones constantes
Capítulo 10. Controle sus interrupciones Las personas me roban mi tiempo
Capítulo 11. Controle a los ladrones de su tiempo Siempre digo «sí» a la
gente
Capítulo 12. ¡Adquiera la capacidad de decir no!
Tengo que hacer frente a mi jefe que me agobia
Capítulo 13. Adquiera dominio sobre su jefe No delego lo suficiente
Capítulo 14. Domine sus habilidades para delegar No sé cómo cobrar por
mi tiempo
Capítulo 15. Controle el coste de su tiempo Necesito demasiado tiempo
para tomar decisiones
Capítulo 16. Controle su adopción de decisiones Trabajo demasiado y eso
me enferma
Capítulo 17. Controle su salud No sé qué hacer con mi tiempo
Capítulo 18. ¡Controle su tiempo de ocio!
1

Controle su planificación

A menudo me encuentro con personas que me dicen que la administración

del tiempo no es para ellas porque no les gusta planificar. Si su comprensión
de esta disciplina es trabajar penosamente durante horas, de acuerdo con
programas diarios, semanales y mensuales, y no poder actuar con
espontaneidad, entonces no le culpo por pensar de esta manera. ¡Eso
tampoco sería para mí!
El hecho de cómo hacer las cosas y el nivel de sofisticación empleado es
algo que le corresponde solamente a usted, pero sepa esto: cualquier sistema
de planificación es mejor que ninguno. Si usted no planifica nada, no tendrá
ningún control sobre su vida y otros lo tendrán. ¡Si usted no tiene un
método y un hábito de planificación, entonces adquiéralos!
Ahora vamos a abordar las verdades de la planificación del dueño del
tiempo. Este es un conjunto de principios rectores muy sencillos que se
aplican en cada situación, sin importar el método de planificación que usted
utilice ni la complejidad de su vida.

LA PRIORIZACIÓN ES EL ELEMENTO BÁSICO DE LA

PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO

Un área en la cual todos los expertos en planificación del tiempo coinciden

es la absoluta importancia de priorizar. A la larga, todo se reduce a esto.
Usted decide en qué invertir su tiempo en un momento determinado. Tome
buenas decisiones y estará en camino de convertirse en dueño del tiempo.
Cuando usted tiene una multitud de cosas por hacer, tanto en el trabajo
como en su vida personal, se enfrenta con el problema de decidir en qué
orden hacerlas. Las personas que sólo «hacen»» las cosas sin pensar —y esto
se aplica a muchas—, siempre corren el riesgo de perder el control de su
tiempo, hacer menos cosas y sufrir más estrés que las personas que usan una
estrategia consciente en sus decisiones.
Sin embargo, el mayor problema es cómo priorizar para elegir hacer una
tarea o cosa antes que el resto. Véase el capítulo 2 con mis ideas y consejos
sobre esta materia.

NO SE CONVIERTA EN UN ADICTO A LA PLANIFICACIÓN DEL

TIEMPO
No se convierta en un adicto ni en un esclavo de los programas de
planificación del tiempo. Esta actividad no es un fin en sí misma. Cuando el
proceso de planificación llega a consumir tanto tiempo que no le deja
espacio para hacer las cosas que está planeando, ¡entonces usted tiene las
prioridades inapropiadas!
He leído libros que recomiendan dos horas diarias para la planificación
del tiempo. ¡No sé qué piensa usted, pero yo puedo pensar en muchas cosas
más que preferiría hacer antes que dedicar dos horas cada día sólo a
planificar! De hecho, alguien que pueda dedicar dos horas a esta tarea es
probable que no tenga mucho que hacer.
¿Entonces, cuánta planificación debería hacer? Usted necesita planificar
lo suficiente para hacer un progreso en su vida. Si está invirtiendo más de 10
minutos diarios en pensar y planificar su tiempo, quizás eso sea demasiado.
Procure no llegar a ser demasiado obsesivo o inflexible con su
planificación. Los planes le ayudan a vivir su vida plenamente, no son un fin
en sí mismos. Planificar cada minuto de su tiempo puede impedirle disfrutar
de la vida. ¡Esto es el equivalente de una persona rica que está todo el día en
casa contando su dinero y decidiendo qué comprará, en lugar de salir y
disfrutarlo!
Usted no debería intentar planificar todo. La espontaneidad es una
virtud, y usted no puede escribir en su agenda «ser espontáneo» todos los
jueves de 19:00 a 20:00 horas, como solía hacer una persona que conocí.
¡Eso frustra el propósito!
Las empresas también deberían seguir este consejo. Algunas
organizaciones y sus consejos de administración llevan la planificación del
tiempo demasiado lejos. A través de los años, he conocido compañías que
estaban muy dispuestas a eximir a sus miembros clave de sus principales
obligaciones durante días, en momentos decisivos y comercialmente
significativos del año, para comprometerlos en ejercicios de planificación del
tiempo. Desde luego, la planificación del tiempo es una buena práctica
empresarial, pero no si le impide hacer negocios.

NINGÚN SISTEMA DE PLANIFICACIÓN ES APROPIADO PARA

TODOS
Algunos autores y expertos en administración del tiempo proponen un
particular sistema de planificación del tiempo, casi mecánico. Por lo general,
es un sistema que ellos han creado, y promueven esto con la exclusión de
todo lo demás. A menudo leemos: «Este sistema es el único modo
“apropiado” y moderno de hacer su planificación», lo cual nos hace sentir
intelectualmente incapaces e inútiles, si no podemos comprender el sistema
o no es apropiado para nosotros.
Si bien yo tengo el sistema «triple www» del dueño del tiempo como mi
principio rector personal para cualquier método de planificación
(seguidamente le diré brevemente en qué consiste), quisiera ser franco,
directo y pragmático con usted: ningún sistema es apropiado para todos.
Muy a menudo, la atención parece estar centrada en los mecanismos de un
sistema de planificación del tiempo, sin reconocer que todas las personas son
diferentes y que tienen su propia «personalidad con respecto al tiempo».
Por eso, es importante crear un sistema apropiado para usted. No
importa lo que digan los otros, o si coincide con la idea de los expertos sobre
lo que es eficaz. Al final del día, la única prueba que importa es si le está
ayudando a adquirir más control de su tiempo y a usarlo como usted desea.
Aducir que sólo hay un método para planificar es como decir que
solamente hay un sistema eficaz para adelgazar. Algunas personas prefieren
contar las calorías, comer barras que reemplazan las comidas, controlar el
peso cada semana, evitar ciertos alimentos, o hacer ejercicios de tensión
muscular cada mañana, antes de su caminata de ocho kilómetros. En
realidad, todos estos sistemas surten efecto si se llevan a cabo con prudencia
y constancia.
Mi mensaje al respecto es que la planificación debería estar regida por la
personalidad y no por los sistemas. Más adelante en este capítulo le ofreceré
una lista de los diferentes métodos de planificación. Algunos le resultarán
más atractivos que otros. Pruébelos, combínelos y compárelos hasta lograr
algo que le dé el mejor nivel de control que usted está buscando.

EL SISTEMA «TRIPLE WWW»[*] DEL DUEÑO DEL TIEMPO

* En inglés, la sigla WWW significa What (qué), When (cuándo), Where

(dónde).

Antes mencioné mi sistema «triple www» como un principio rector para

cada sistema de planificación del tiempo. Esto no podría ser más sencillo.
Aténgase a él y no se equivocará. Cada «w» significa una importante
pregunta:

W = What: ¿Qué «debe» y qué «desea» llevar a cabo?

W = When: ¿Cuándo lo hará?
W = Where: ¿Dónde escribirá esta información para que sea bien visible y
fácil de recordar?

Las respuestas a estas tres preguntas le darán todo lo que usted necesita
para planificar bien ¡El resto son detalles! Analicemos estas preguntas un
poco más.

1.ª W: What = ¿Qué «debe» y qué «desea» llevar a cabo?

La herramienta clave para responder a la pregunta «qué» es la lista de «cosas
por hacer».

Listas de «cosas por hacer»

He oído a muchas personas decir que no les gustan las listas «de cosas por
hacer». Si usted entra dentro de esta categoría, tiene un problema porque
todos los sistemas de planificación empiezan básicamente con un proceso
semejante. Usted no puede pensar y organizar «sus cosas por hacer»
mientras no sepa cuáles son.
Puede tener varias opciones sobre cómo clasificar sus cosas y dónde
anotarlas y guardarlas, pero toda planificación empieza con el proceso de
«cosas por hacer». No lo ignore completamente.
Una lista sencilla de «cosas por hacer» tiene diferentes niveles de
simplicidad y complejidad, y se puede estructurar de diversas maneras.
¿Cuál de ellas cree que es más apropiada para usted?

Nivel 1: La lista básica de «cosas por hacer»

Éste es sólo el proceso de crear una lista escrita de cosas que usted necesita o
desea hacer. Consiste en escribir la respuesta a la simple pregunta: ¿Qué
haré hoy, esta semana, mes o año? Piense en algo que usted necesita o desea
hacer, anótelo en la lista y táchelo cuando lo haya hecho. Este es el proceso
en pocas palabras. No hace distinciones entre tales o cuales proyectos o
actividades, o lo que sea. Usted sencillamente anota todo en una lista. ¡La
planificación está hecha!
Me he encontrado con personas que consideran imperfecto este enfoque
de administración del tiempo porque es demasiado simple. ¡Qué disparate!
Quizá no sea el mejor método para todos, pero si no le da los resultados
requeridos quiere decir que es demasiado básico. He conocido a muchas
personas, algunas muy espabiladas y en posiciones empresariales superiores,
que antes no hacían ninguna planificación en absoluto y descubrieron que el
modesto Nivel 1 de la lista de «cosas por hacer» transformó sus vidas.
Si usted está empezando desde cero, éste puede ser un buen punto de
partida antes de pasar a los otros niveles mientras trata de mejorar.

Nivel 2: La lista priorizada de «cosas por hacer»

Este tipo de lista incluye todo lo hecho en el Nivel 1, pero, una vez que
usted ha preparado su lista, debe decidir cuáles son sus prioridades y en qué
orden hará las cosas.
Como he mencionado antes, el hecho de cómo decida sus prioridades es
un problema potencialmente enorme que abordaré por separado en el
capítulo 2 «Controle sus prioridades».
Si usted puede priorizar, eso le permitirá abordar en primer lugar las
cosas más importantes, aquellas actividades que tendrán el mayor impacto
para usted. ¿Recuerda la regla 80/20 de las Verdades del dueño del tiempo?
La idea es invertir su tiempo donde el efecto sea más importante y le
aproxime más a lo que desea lograr.
Usted puede identificar y destacar sus prioridades en su lista de «cosas
por hacer» del modo que más le convenga. Algunas personas prefieren
clasificarlas y marcarlas como tareas A, B o C, otras como 1, 2 o 3, y muchas
personas visualmente sensibles optan por usar un código de colores con un
rotulador. Usted elige.

Nivel 3: La lista priorizada y «cronologizada» de «cosas por hacer»

Una vez más, usted tiene una lista de todas las «cosas por hacer», pero con
este enfoque no sólo identifica y registra sus prioridades de algún modo,
también formula la siguiente pregunta en relación con cada una: ¿cuándo lo
haré, exactamente?
Para muchas personas, preguntar «¿cuándo?» y escribir la respuesta en
algún lugar en su sistema de planificación es el principal factor de reducción
del estrés en la administración del tiempo, y yo me incluyo en esta categoría.
No hay nada peor que tener ante la vista una enorme y creciente lista de
«cosas por hacer», y preguntarse: «¿cómo lograré llevarlas a cabo?», «¿cómo
me manejaré?» o «¡necesito ayuda!»
Lo mejor que puede hacer es apuntar todas las tareas en una lista,
clasificarlas en un orden prioritario de importancia para usted, y luego
decidir exactamente cuándo se hará cada una. Una vez que haya anotado
una actividad en su agenda o sistema de planificación, experimentará una
sensación de paz y alivio, porque sabrá que esa cosa particular será abordada
en el momento asignado.

Diferentes tipos de listas de «cosas por hacer»

Además de estos tres niveles de detalle que acabo de explicar, hay una serie
de variantes para el formato de la lista que usted podría desear considerar y
experimentar.

La lista específica del proyecto

De acuerdo con su estilo de vida o su profesión, usted podría considerar útil
escribir su lista bajo diferentes títulos, con las cosas relevantes dentro de
cada uno. Los títulos podrían estar divididos en clientes u otras categorías de
sus compromisos diarios o semanales.
Por ejemplo, si usted es un ejecutivo de cuentas en una compañía de
relaciones públicas o marketing y atiende a tres clientes importantes, podría
tener una lista de «cosas por hacer» para cada cliente que maneja. Como
maestro o profesor, podría tener una lista de «cosas por hacer» en las
diferentes clases, además de otra lista para las tareas administrativas. Si
usted es un trabajador autónomo que dirige una pequeña empresa, podría
tener listas para los nuevos negocios, los clientes antiguos o las actividades
de los clientes, y una lista para la administración y las finanzas.
¿Cómo puede clasificar lo que usted hace? ¿Cuáles son sus principales
áreas de interés?
Este es el método que uso en el Nivel 3.

La lista específica de la actividad

Este método no está dividido en temas o proyectos sino en tipos específicos
de actividades, como las llamadas telefónicas que usted necesita hacer o está
esperando recibir, los correos electrónicos que debe redactar y enviar, las
reuniones y las propuestas que debe escribir. Desde luego, se puede hacer
un borrador de esto en los Niveles 1, 2 o 3, y en el formato escrito que usted
prefiera.

La lista específica de la sección

También he adoptado este enfoque en muchas oportunidades a través de
los años. Un punto importante de mi programa dueño del tiempo es que
usted debe tener la flexibilidad necesaria para modificar y adaptar su modo
de planificar a las circunstancias cambiantes de sus compromisos laborales,
profesionales o personales.
Con este sistema usted podría dividir su jornada en tres o cuatro
segmentos de tiempo, y trabajar solamente en ciertos tipos de proyectos o
áreas de actividad en el espacio de tiempo asignado. ¿Recuerda cuando era
estudiante cómo estaban representados sus días de clase por un programa
horario de asignaturas? Bien, usted podría escoger esto como la base para su
planificación del tiempo. Por ejemplo, podría dividir su día en cuatro
unidades de 95 minutos, con cada unidad dedicada a un cliente o un
proyecto específico, o a una serie de actividades como reuniones o llamadas
telefónicas.
Otro modo de hacerlo es reservar un día de cada semana para cada
proyecto o actividad. Usted podría ocuparse de sus finanzas o
administración los viernes, mientras que dedicaría los lunes y miércoles a las
reuniones y las nuevas actividades empresariales, con los martes y jueves
consagrados enteramente a las actividades del servicio al cliente.
Obviamente, todo esto depende de su tipo de empleo o vida personal.

2.ª W: When = ¿Cuándo lo hará?

¿Cuántas veces se ha dicho a sí mismo o a los otros:

• Tenemos que reunirnos alguna vez.

• Necesito llamar a ese cliente para mantener el contacto.
• Debemos escoger nuestras vacaciones este año.
• Quiero volver a pintar otra vez.
• Debo hacer un borrador de ese informe.
• Quiero volver a ir al gimnasio.
• Debemos arreglar nuestras finanzas.
• Necesito tener nuestra base de datos en funcionamiento.
• Quiero aprender a tocar el piano.
• Debo arreglar el cobertizo en el fondo del jardín.
• Debo llamar a mi hermana para charlar?

Hay algo que usted necesita hacer para convertir estos deseos en una
realidad. Es relativamente sencillo: debe proyectarlos en el tiempo.
La próxima vez que se oiga decir: «Necesito o deseo hacer tal o cual
cosa», o que alguien diga: «Tenemos que hacer algo», pregúntese
«¿cuándo?» y luego anote la respuesta en su agenda o sistema de
planificación. Sólo cuando haya formulado esta pregunta y anotado la
respuesta, usted se compromete consigo mismo o con los otros para que eso
ocurra.

¡Dé prioridad a sus intereses personales!

Ya he mencionado en las Verdades del dueño del tiempo la importancia de
priorizar sus intereses y los de su familia.
 La mayoría de las personas planifican sus actividades empresariales o
profesionales en primer lugar y organizan todo lo demás en torno a ellas. Ser
dueño del tiempo significa ejercer el control de su tiempo para llevar a cabo
las cosas que usted «desea» hacer. Concéntrese en usted mismo y su familia.
¡Esto empieza con usted!
Imagínese que está sentado frente a un calendario o agenda que muestra
la semana, el mes o el año a la vez. El punto de partida para planificar como
dueño del tiempo es preguntarse: ¿cuándo seré capaz de hacer ciertas cosas?
(Más adelante mencionaré algunas de estas cosas como una guía.)
No puedo dejar de destacar la importancia de este aspecto, ya que
muchas personas dicen que priorizar sus intereses es imposible. La verdad es
que solamente parece imposible si es algo que usted nunca ha hecho.
Concentre de modo absoluto su mente en la pregunta: ¿cuándo puedo
abordar el punto siguiente en mi plan? Conviértalo en una prioridad. Defina
espacios de tiempo para estas categorías. Incluso podría elegir marcarlos con
diferentes colores.

Tiempo para planificar el tiempo

A pesar de la obvia ironía, usted necesita crear espacios para planificar, pero
no necesita dedicar horas a eso.
Muchas personas prefieren planificar lo que van a hacer al día siguiente
cuando terminan la jornada, antes de irse de la oficina o bien antes de
acostarse. Otras optan por hacerlo durante la mañana.
No quiero ser neutral aquí. Mi consejo es hacer de la planificación diaria
la primera tarea que usted emprende cada día, ya sea en el hogar o en la
oficina. Nunca la pase por alto. Aun cuando usted se haya preparado la
noche anterior, dedique algunos minutos a revisar o planificar el nuevo día.
La razón por la que pienso que es mejor hacer esto a primera hora de la
mañana es porque su estado de ánimo, sus sentimientos y una serie de
circunstancias externas cambiantes pueden influir en el orden en el que
usted hace las cosas.
Lo mismo se aplica a los planes de futuro. Escríbalos en su sistema
cuando planifique su próxima semana o mes. Le sugiero que encuentre un
espacio de tiempo al final de la semana; por ejemplo, el viernes por la tarde,
cuando usted pueda identificar las cosas que hará la próxima semana, y
también, quizás, al final de cada mes para proyectar lo que hará al mes
siguiente. Considere esto como un compromiso consigo mismo. Si no puede
hacerlo en ese momento, entonces, como ocurre con cualquier otro
compromiso, necesita volver a programarlo.

Tiempo para pensar

Casi todos los días me encuentro con clientes o delegados empresariales en
mis seminarios que me dicen que siempre tienen los minutos contados.
Generalmente, están muy estresados, se llevan trabajo a casa, y a menudo
pierden oportunidades empresariales clave. En muchos casos, están
demasiado ocupados para tener éxito.
Incluya «pausas» en su agenda. En otras palabras, permítase un poco de
tiempo sólo para detenerse, darse un respiro y examinar qué está haciendo y
por qué. ¿No le ha ocurrido que algunas de sus mejores ideas o soluciones a
los problemas han surgido cuando usted estaba en ese estado de «no hacer
cosas»?

Tiempo libre
Tenga siempre algún tiempo libre y algo en su agenda o calendario para
hacer entonces. Esto podría ser una pausa en el hogar para resolver algunas
cuestiones domésticas, un fin de semana fuera, unas vacaciones o algún
acontecimiento familiar. Todos necesitamos seguir adelante cuando las cosas
empiezan a hacerse difíciles y nos presionan.
¿Qué cosas tiene previstas que entran dentro de esta categoría? Si la
respuesta es «nada por el momento», imagine algo e inclúyalo en su plan
ahora mismo. Aunque usted no sepa qué hará ni adónde irá, escriba
«Tiempo libre».
En mi agenda tengo escrito «Tiempo libre» en varios días,
inmediatamente después de la fecha prevista para terminar este libro. Ésta
es mi recompensa por las horas de trabajo en el libro. Todavía no sé a dónde
iremos, pero eso está incluido en mi plan y estoy más cerca cada día. Incluso
las discusiones con mi mujer sobre adónde podríamos ir o qué haremos me
sirven como un tónico mental. Cuando surgen otras cosas posibles para
hacer en ese momento, digo: «No puedo hacerlo porque estaré fuera
durante algunos días. Dejémoslo para otro momento». En otras palabras,
estoy organizando otras cosas en torno a las que deseo hacer.

Ejercicio físico
¿Qué tipo de ejercicio físico hace usted? Si no hace ninguno, busque dos o
tres breves espacios de tiempo cada semana en los que pueda hacer algo que
disfrute. No importa qué es, quizá pasear al perro, nadar, levantar pesas,
jugar al tenis, hacer flexiones en el hogar o jugar con su yoyó y su cuerda
para saltar. Cualquier cosa es mejor que nada.
Las razones por las que la gente opta por no hacer más ejercicio son la
«la falta de tiempo» y «estar demasiado ocupada». En la mayoría de los
casos, esto no es verdad. La triste verdad es que para la mayoría de la gente
el ejercicio no es una prioridad y no está contemplado en nuestro plan de
un modo habitual. Sea amable consigo mismo e inclúyalo ahora mismo en
su agenda. Algunas personas me han dicho a través de los años: «Lo he
intentado y no surtió efecto, las cosas surgían e interferían».
Permítame ser franco. Si usted no tiene ningún ejercicio planeado,
¿adivina qué pasará? Ciertamente no ocurrirá nada, por supuesto. Pero si ha
escrito algo en su plan, algo ocurrirá más a menudo de lo que sucede en este
momento. Por ejemplo, yo he anotado en mi agenda nadar tres veces por
semana: los lunes, miércoles y viernes por la mañana entre las 7:45 y las
8:45. Desde luego, a veces surgen cosas imprevistas, pero con este espacio de
tiempo como norma, hago el esfuerzo de hacer las otras cosas en torno a
este compromiso.
De este modo, los miércoles a primera hora de la mañana puedo darme
un respiro: ¡estoy libre de obligaciones para nadar en la piscina!

Tiempo para organizar

En torno a su hogar, oficina o lugar de trabajo usted tendrá una multitud de
tareas de selección, limpieza y organización general. Pero si no tiene un plan
sobre cuándo llevar a cabo esas tareas, es muy probable que las abandone y
se conviertan rápidamente en un gran desorden y un trabajo agobiante. En
el capítulo 3 «Controle sus cosas» abordo esta importante cuestión. Si usted
quiere mantener el control sobre esta área de su vida, empiece con este
simple proceso de planificación para liberar algún tiempo y dedicarlo a la
organización.
Tiempo para ponerse al día
Una cosa que todos sabemos a ciencia cierta es que durante la semana
surgen nuevos compromisos y tareas: cuestiones domésticas, cosas para leer,
correos electrónicos y llamadas telefónicas que necesitamos abordar. Incluya
en su agenda uno o más de estos espacios de tiempo «para ponerse al día» y
deje esas cosas para entonces. Quizá necesite incluir un espacio diario.

Asuntos de familia
Casi todas las personas tienen compromisos familiares o deseos varios. Por
ejemplo, llevar a sus hijos a la escuela o a las lecciones de piano, o,
simplemente, cenar con su pareja. Planifíquelos. Inclúyalos en su sistema
como si fuera cualquier otro compromiso definido.
Al menos una vez por semana, generalmente los viernes por la noche,
toda mi familia se reúne para cenar. Nada interfiere con esto. ¿Por qué?
Porque eso es lo que sucede los viernes por la noche y ningún otro
acontecimiento que pueda surgir debe interferir. En eso consiste ser dueño
del tiempo.

Pasatiempos o intereses externos

Casi todas las personas tienen cosas que les agrada hacer o con las que están
comprometidas. Esto incluye desde jugar al golf hasta asistir a clases
nocturnas, aprender un idioma, trabajar como voluntario en una obra
benéfica o estar activamente comprometido con la comunidad religiosa local
de su elección. Sea lo que sea, decida lo que quiere hacer y anótelo en su
agenda.
Si usted revisa su agenda o calendario y ve las cosas que ha escrito y
seleccionado para planificar: tiempo libre, ponerse al día, ejercicio, familia y
pasatiempos e intereses externos, entonces el tiempo que ha quedado
disponible ahora es para las cosas que «debe» hacer. Esto es lo que significa
dar prioridad a sus intereses y los de su familia. Si usted no puede controlar
los espacios de tiempo para todas estas categorías, simplemente empiece con
tantas como pueda.

Prevea lo inesperado
Hay una cosa que usted puede esperar con absoluta certeza en cualquier
planificación del tiempo que haga. De vez en cuando, surgen cosas
inesperadas que le desvían de su cuidadosamente planificado proyecto,
jornada o semana. Incluya en su sistema de planificación un espacio de
tiempo para abordar estas cosas. Si no surge ningún imprevisto, usted tendrá
un tiempo extra. ¡Y si surge, será capaz de manejarlo!

Establezca objetivos
Cuanto más específico sea con su planificación, mejor será. Los objetivos
también pueden ser muy útiles. Por ejemplo, en un nivel yo podría escribir
en mi plan que el lunes trabajaré en mi libro. Sin embargo, podría ser más
específico y escribir en mi plan que ese día trabajaré en el capítulo del libro
«Controle su planificación». También puedo dar un paso más adelante y
establecer un objetivo de seis páginas para esa sección entre las 13:00 y las
16:00 horas. De este modo, es mucho más probable alcanzar el objetivo que
si cogiera un poco de tiempo de aquí y de allí entre otras cosas. Uno suele
conseguir las cosas cuando se lo propone y se concentra en ellas.
Por lo tanto, si usted es:

• Un autor, establezca un objetivo de tantas páginas por día.

• Un representante de ventas, establezca un objetivo de tantas llamadas
por día.
• Un empapelador, establezca un objetivo de tantos rollos de papel para
pegar.
• Un jardinero, establezca un objetivo de tanto césped para cortar.
• Un maestro, establezca un objetivo de tantos ensayos o libros para
comentar.

Sus objetivos empiezan a convertirse en un hábito y usted comienza a

tener el control de sus tareas.

3.ª W: Where = ¿Dónde escribirá esta información para que sea bien
visible y fácil de recordar?
Aquí es donde muchas personas se desalientan. No tienen un sistema o
método sostenible donde escribir las respuestas a las preguntas «qué» y
«cuándo». No importa si se anotan en una pizarra, un calendario, una
agenda de cualquier tamaño, un organizador personal, un ordenador
portátil o un sistema informático completo. Lo único que cuenta es que
usted tenga su propia respuesta a la pregunta «¿Dónde?».

Sistemas de planificación
Cualquier tipo de método o lista de «cosas por hacer» que usted use, sin
importar el nivel, debe tenerlo en un lugar accesible, ya sea una hoja de
papel o una pantalla de actividades en su ordenador. Usted no querrá tener
varias listas apiladas en su escritorio o en diferentes partes de su oficina.
Desde luego, el formato puede diferir de una persona a otra, de acuerdo
con su propio estilo o personalidad.
Por ejemplo, a pesar de haber experimentado con una serie de
sofisticados programas informáticos de administración del tiempo, todavía
prefiero hacer mi lista de «cosas por hacer» manuscrita con «papel y
bolígrafo». ¡Supongo que debe de ser por mi edad! En este momento, mi
preferencia personal es utilizar un bloc tamaño folio con la fecha indicada
en la parte superior. Como dije antes, uso el método específico del tema en
el Nivel 3. Generalmente, esta es la página izquierda del bloc de ejercicios.
Divido la página en cuatro secciones iguales con un título en cada uno
de los cuadrantes. Éstos se relacionan con las cuatro áreas de mi jornada que
más requieren mi atención. Bajo el título «Actividades de conferenciante y
consultor», menciono todas aquellas cosas que necesito o deseo hacer ese
día en relación con ese aspecto de mi trabajo. Esto puede incluir llamadas
telefónicas y correos electrónicos con clientes potenciales acerca de los
compromisos para seminarios internos, conferencias o cursos que debo
preparar, organizar los detalles de viajes, y así sucesivamente. Otro
cuadrante se titula «Autor y temas relacionados con libros»; el tercero está
encabezado con el nombre de la compañía de formación que poseo y dirijo.
El último cuadrante, titulado «Personal y administración», incluye las
diversas actividades administrativas diarias de naturaleza personal o
empresarial que requieren mi atención. Aquí también hay algunas de esas
cosas personales que «deseo hacer» mencionadas antes.
Además de mi agenda o calendario, cada día tomo nota de todas las
cosas que puedo hacer bajo los diferentes títulos específicos del tema,
identifico y apunto cuáles son las cosas prioritarias que debo llevar a cabo
ese día, decido cuándo se harán y, si es necesario, las postergo para otro día.
A propósito, uso la página en blanco a la derecha del bloc de ejercicios
para garabatear mis notas, anotar números de teléfono, direcciones de
correo electrónico o ideas que se me ocurren ese día, mientras me ocupo de
mis «cosas por hacer». Dado que esto tiene una fecha específica,
generalmente no tengo dificultad en encontrar todas las anotaciones más
tarde con un mínimo de esfuerzo.
Algunas personas critican este enfoque, pero eso no importa. A mí me
resulta útil. Ser dueño del tiempo significa encontrar y hacer algo que surta
efecto para usted y le dé control. Cuando un enfoque deja de cumplir este
objetivo, busque otra cosa.

Diferentes tipos de herramientas y métodos de planificación

El propósito de esta breve sección es señalar los principales atributos que
usted debería buscar en las herramientas y métodos de planificación para
ayudarle a responder a la pregunta «¿Dónde?». No es mi intención
examinar cada método o producto como si esto fuera una especie de guía
del consumidor o de la mejor compra. Hay muchos productos disponibles
que cumplen esa función. Las principales herramientas de planificación son:

• Una agenda estándar.

• Una agenda personalizada.
• Calendarios.
• Gráficos de planificación anual.
• Dispositivos electrónicos portátiles/de bolsillo.
• Programas informáticos.
• Su propio método personalmente desarrollado usando una
combinación de los elementos mencionados.

He aquí algunos consejos para tener en cuenta con cualquier método

que usted elija.
Invierta prudentemente en algo que sea de buena calidad
Hay cientos de artículos para comprar en las tiendas o por Internet con una
amplia variedad de precios. Si bien usted no necesita adquirir el más costoso
—una agenda con tapas de piel y cantos dorados también incluye el mismo
número de días—, tampoco debería comprar el más barato. ¡Compre un
agenda barata y a mitad de año lo lamentará cuando las páginas empiecen a
desprenderse y usted termine con el día de Navidad en el lunes de Pascua!

Considere la facilidad de uso antes que la funcionalidad

A través de los años, muchas personas me han mostrado orgullosamente los
diversos conjuntos de programas informáticos, artilugios y dispositivos de
planificación electrónica que han adquirido. Me han aburrido con la
descripción de todas las cosas que estos dispositivos pueden hacer. Sólo una
vez conocí a alguien que dominaba realmente todas las funciones de su
sistema: tenía un dispositivo manual y un conjunto de programas
compatibles en su ordenador. El único problema es que casi siempre llegaba
tarde a nuestras reuniones. ¡Quizá pasaba demasiado tiempo
experimentando con sus juguetes!

Todo debe estar reunido o ser accesible desde un lugar

Hace poco probé un nuevo sistema de administración del tiempo basado en
un programa informático. Era estupendo como lista de «cosas por hacer», y
tenía todo tipo de accesorios útiles. Sin embargo, no había ningún modo de
conectarlo a una función calendario. Y una función sin la otra lo hace
mucho menos útil que una simple agenda o un gráfico de planificación.

Sea creativo
Desarrollar su propio método es una buena idea. Si le da buen resultado,
eso es todo lo que cuenta. Usted puede crear algo que se adapte
exactamente a lo que desea, o puede encontrar una compañía en Internet
que diseñe e imprima una agenda adaptada a sus requerimientos. Así pues,
si usted quiere empezar desde el día 1 de abril, reserve dos páginas por día,
pero con la página derecha en blanco, aparte de la fecha.

Sea disciplinado con las cosas que se mueven de un sistema a otro

¿Cuántas veces le han preguntado sobre su disponibilidad y ha tenido que
decir que no lo sabía porque su agenda estaba en el ordenador? Los sistemas
informatizados pueden ser excelentes cuando usted está en su oficina, ¡o en
caso de que tenga un ordenador (computadora) portátil! El único problema
es que quizás usted no se desplace todo el tiempo con este artilugio.
La solución que procuramos la mayoría de las personas es una agenda,
una agenda electrónica de bolsillo o un móvil con una función de agenda.
Esto es conveniente, siempre que usted sea bastante disciplinado para
mantener dos cosas sincronizadas. Si no lo hace, tarde o temprano ocurre un
desastre. Por esta razón, un sistema, aun cuando sea manual, a menudo es
mejor que dos obras maestras de la tecnología.
2

Controle sus prioridades

Nada es más importante para su aspiración de convertirse en dueño del

tiempo que establecer sabiamente las prioridades. Para planificar su tiempo
y conseguir el máximo control de sus proyectos, usted necesita tomar
decisiones continuamente sobre lo que debe hacer primero y dónde invertir
su tiempo con el mejor resultado.
Si bien esto puede parecer obvio, incluso un lugar común, mi experiencia
y observación indican que sólo el 20 por ciento de la jornada laboral media
se emplea en actividades valiosas, mientras que el 80 por ciento se usa en
cosas que tienen escaso o ningún valor.
Algunas personas se despiertan y empiezan su jornada en el hogar, el
trabajo o la oficina sin ningún plan o idea real de lo que harán. ¡Viven una
vida librada al azar, en lugar de vivirla con un propósito!
De acuerdo con estas ideas, permítame darle la regla de oro para
priorizar y planificar el tiempo.

HAGA PRIMERO LAS COSAS MÁS IMPORTANTES

Antes de empezar su jornada, un proyecto específico, una tarea o el proceso
de planificación, usted tiene que formularse conscientemente esta pregunta:
«¿Qué es lo más importante que debo hacer?». Una vez que tenga la
respuesta (es decir, qué es lo que debería hacer) y una vez que lo haya
hecho, pase a la siguiente tarea más importante, y así sucesivamente. De este
modo, cuando termine la jornada, si usted no ha completado todo, al menos
habrá empleado la mayor parte de su tiempo en las cosas de más valor.
¿No le parece lógico y fácil? Sin embargo, el verdadero reto reside en
intentar decidir cuál es la cosa más importante que debe hacer. La mayoría
de los autores y expertos en administración del tiempo le darán uno de estos
dos consejos:

• Haga lo más difícil primero.

 • Empiece con la tarea que más le aproximará a su meta, suponiendo que
usted sepa cuál es.

Comprendo perfectamente la lógica de estas dos ideas. Creo que ambas

son valiosos consejos y no hay ningún inconveniente en seguir o elegir una
u otra opción. Sin embargo, quiero ir un poco más lejos en este libro.
Después de haber disertado para miles de personas en el curso de mi trabajo
de formación y consultoría, el pragmático que hay en mí me dice que
también hay otras posibles preguntas, cuestiones y enfoques que considerar.
No me gusta ni acepto la idea de que hacer lo más difícil o la tarea que
más le aproxima a su meta sea siempre aplicable a todos. Creo que a veces
hay otras cuestiones importantes, y quiero alentarle a contemplar otras
posibilidades y encontrar un método que sea apropiado para usted.
Lo más importante, por lo que a mí concierne, no es que usted siga
alguna «regla» particular, sino que tenga una estrategia y un proceso de
reflexión consciente que usted pueda aplicar. Hacer una pausa y formularse
las preguntas clave antes de hacer algo es la mitad de la batalla. Permítame
darle una lista de posibles criterios y preguntas para ayudarle a decidir cuál
es el mejor uso de su tiempo en un momento determinado, teniendo en
cuenta que las circunstancias tanto externas como personales pueden
cambiar varias veces al día. Cuando esto ocurre, usted necesita reconsiderar
qué es lo más importante, quizás usando diferentes criterios y preguntas.
La razón por la que propongo tantas preguntas y criterios posibles es para
ilustrar la complejidad de este así llamado simple enfoque. La infinita
variedad de las circunstancias humanas significa que usted necesita estar
continuamente alerta ante una gama de posibilidades, y no aferrarse
rígidamente a aquellas que se proponen como «correctas». Por esa razón, no
le estoy dando una solución definitiva. La regla o respuesta del dueño del
tiempo le ayuda a decidir qué es lo más importante para usted. Sólo
asegúrese de formular las preguntas correctas.
De hecho, no creo que usted pueda crear un marco objetivo para
priorizar cuando, en realidad, es una cuestión básicamente subjetiva.
Permítame darle un ejemplo. Mi hijo, un estudiante que cursa el último
año de la universidad, estuvo en casa para Navidad y tenía que escribir
dos ensayos académicos dentro del mismo plazo. Uno era sobre un
tema que realmente le gustaba, lo comprendía y se sentía seguro al
respecto, mientras que el otro era sobre una materia que no le
entusiasmaba en absoluto. ¿Cuál debería hacer primero?
De acuerdo con la teoría propuesta más comúnmente, debería haber
empezado con el tema más difícil y quitárselo de encima. Sin embargo,
dio las siguientes razones para hacer el más fácil primero: «Quiero
empezar con el que más me apetece hacer porque eso me infundirá
ánimo para dedicarme al otro que me gusta menos. Necesito empezar
esto con una actitud positiva y segura, pues ya sé cómo escribir un
ensayo correcto. Además, sé que si dejo el otro ensayo para una fecha
más próxima al plazo, la presión me motivará y revelará lo mejor de
mí».
Eligió empezar con el ensayo más fácil. Esto le permitió estar en las
mejores condiciones para abordar el más difícil. Finalmente, completó
y presentó los dos ensayos dentro del plazo y obtuvo muy buenos
resultados en ambos. ¿Qué habría sucedido si hubiera hecho lo
contrario?

Tengo otras dos ideas generales sobre este tema de la priorización que
quisiera compartir con usted.

Emplee su tiempo en las cosas que le gusta hacer

Muchas personas son víctimas del tiempo. En otras palabras, pasan una gran
cantidad de tiempo con la sensación desagradable de que están haciendo
cosas que realmente no desean hacer. ¡Por lo general, dan la excusa de que
no tienen tiempo para hacer lo que realmente desean!
Como dueño del tiempo, es su obligación personal usar el tiempo en las
cosas que usted desea hacer. Éstas deben tener prioridad.

No se preocupe por las cosas sin importancia

Muchas personas pasan mucho tiempo en un estado de ansiedad y estrés, se
ofuscan por nimiedades, discuten con otras personas, o luchan
interiormente con una serie de cuestiones y decisiones sin importancia. ¿La
semana pasada le fastidió usar su tiempo en lo que hizo? ¿Y la semana
anterior? ¿Puede recordar ahora qué fue?
Cuando usted se siente inquieto por algo que se ha dicho, o porque no
puede decidir algo, hágase esta pregunta: «¿Tendrá esto alguna
consecuencia en un año, un mes, o incluso mañana?». Si la respuesta es
«no», es mejor pasarlo por alto.
Esto no significa que usted tenga que improvisar o hacer algo sin pensar,
pero mantener un sentido de la perspectiva también es una cuestión de
administración del tiempo. Pasar una cantidad de tiempo desproporcionada
cavilando sobre cosas sin sustancia o sin consecuencias reales es una costosa
trampa del tiempo y un error.

Preguntas para decidir qué es lo más importante

• ¿Cuál es la tarea más desagradable o difícil, para que usted se la quite

de encima primero?
• ¿Cuál es la más fácil y rápida?
• ¿Cuál puede hacer antes para sentirse más seguro y con una actitud
positiva para resolver las otras cosas?
• ¿Cuál tendrá el efecto más profundo y positivo en su objetivo final?
• ¿Cuál «cree» que es la mejor para empezar?
• ¿Qué asunto en la lista le causa la mayor ansiedad o estrés cuando
usted piensa en él?
• ¿Qué tarea podría dejar para mañana, si es necesario?
• ¿Qué alternativa podría tener un efecto en las otras personas?
• ¿Cuál es la tarea más divertida, la que usted ha estado esperando hacer
con interés?
• ¿Cuál de las tareas tiene el plazo más apremiante?
• ¿En qué estado de ánimo o de salud necesita estar para llevar a cabo
ciertas cosas?
• ¿En qué momento tiene más sentido hacer cosas específicas?
• Si surgiera algún asunto inesperado, ¿qué tarea no podría esperar?
• ¿Qué cosa, cuando usted hace la tarea, tiene el mayor impacto sobre el
efecto o resultado?
• Concentre su atención en cada cosa y pregúntese: ¿cuál sería la
consecuencia de no hacer hoy esta tarea particular?
3

Controle sus cosas

Mi mujer y yo tenemos algunos amigos que están verdaderamente

organizados. Si la organización fuera un evento olímpico, habrían sido
premiados con varias medallas de oro. El desorden, el caos y la confusión
simplemente no están presentes en su vocabulario ni en sus vidas. Si usted
les pregunta acerca de un viaje que han hecho hace cuatro años, a los pocos
segundos pueden darle, sin gran esfuerzo, los detalles de los restaurantes en
los que comieron y de los folletos que describen los lugares de interés. En el
verano, no dejan que una brizna de césped se extienda más allá de la
longitud o límite permitido. Son verdaderamente fantásticos. Los quiero y
los admiro mucho. ¡Y lo más importante, son personas muy pero muy
excepcionales! La mayoría de la gente no es así, en absoluto.
Lo cierto es que la mayoría de las personas no viven como estos
paradigmas de la capacidad organizativa. Algunas ni siquiera saben lo
desorganizadas que son, porque después de un tiempo el desorden llega a
ser invisible para ellas y no comprenden hasta qué punto esta situación es
perjudicial y costosa para su tiempo personal.
Piense por un momento, ¿cuánto tiempo al día, semana o mes usted
emplea buscando cosas?

¡Una media de sólo 10 minutos por día significa más de dos días y
medio de su tiempo en un año!
 Permítame ponerlo a prueba. ¿Puede localizar ahora mismo las
siguientes cosas en su casa o en el trabajo?

• ¿Un importante expediente en el que trabajó hace tres semanas?

• ¿La tarjeta comercial de alguien que conoció en un evento el año
pasado?
• ¿El candado de su bicicleta que usted no ha usado durante seis meses?
• ¿El trozo de papel que contiene sus diferentes contraseñas de
seguridad?
• ¿Su pasaporte?
• ¿La nueva dirección de un viejo amigo al que quiere enviarle una
tarjeta de felicitación?
• ¿El número de teléfono de un posible cliente empresarial, que usted
anotó en una reunión social reciente?
• ¿El cargador de su móvil?
• ¿Las pilas de recambio para su cámara?
• ¿Su partida de nacimiento?
• ¿Sus gafas de protección para nadar?
• ¿Su lista de compras?

¿Cuántas de estas cosas podría encontrar de inmediato?

Si usted responde «no» a alguna de estas preguntas, entonces está
expuesto al riesgo de la desorganización.
Para algunas personas, ser pulcras, ordenadas, bien organizadas y saber
dónde están las cosas es un signo de conducta obsesiva, una debilidad y una
torpeza. Incluso hay un imán para neveras que dice: «Las personas torpes
tienen hogares ordenados». ¡Un mensaje gracioso pero absurdo!
Muchas personas no consiguen estar bien organizadas porque tienen las
cosas en un desorden tal que simplemente no pueden afrontar la tarea y les
falta tiempo para organizarlas.
Sin embargo, los expertos en administración del tiempo y planificación
organizacional repiten a menudo su mantra: «Usted debe ser organizado»,
pero eso no le proporciona el tiempo, el sistema, o la fuerza para hacerlo.
 CREAR MOTIVACIÓN
¿Qué quiero decir con crear motivación? En realidad, las personas hacen
cosas por una o dos razones: para evitar algo negativo en sus vidas, o para
crear algo que sea positivo para ellas mismas. Hasta que usted no tiene
suficiente motivación —gain or pain, beneficio o sacrificio— para organizar y
ordenar las cosas, no encontrará ni tendrá tiempo. Consideremos algunos
ejemplos.

La venta de su casa
Conozco personas que han vivido en el desorden durante años, pero luego
deciden que necesitan mudarse. Lo primero que hacen para que el lugar
parezca aceptable a los compradores potenciales es ordenar las cosas. La
perspectiva de conseguir un comprador les da una ventaja potencial y llega a
tener una enorme influencia. ¡Aunque parezca irónico, algunas personas
después de haber ordenado todo deciden que les gusta tanto su hogar que
prefieren quedarse en él!

Los visitantes e invitados sociales

El bochorno doméstico y personal es un buen ejemplo de este principio.
¿Alguna vez han venido amigos o visitantes a su hogar y usted quería darles
una buena impresión? ¿Qué hace en estas circunstancias? Pasa la aspiradora,
quita el polvo y encera, y a veces incluso mete pilas de cosas en el armario,
ocultándolas a la vista para simular que todo está en orden. Una vez más,
este es un poderoso ejemplo de motivación. Si esto le suena y es lo que
necesita, ¿usted sabe qué hacer? ¡Invite a muchas personas de cuando en
cuando! Quizás eso actúe como un estímulo para ayudarle a ser
apropiadamente organizado.

Los costes en dinero, tiempo, estrés y daño físico

¿Cuál es el precio del desorden y la desorganización, en tiempo, dinero,
estrés y daño físico? ¿Alguna vez ha comprado algo que ya tenía pero no
pudo encontrar? ¿Alguna vez ha estado a punto de tener un ataque de
nervios sólo con mirar el desorden que le rodeaba? ¿Alguna vez tropezó con
algo en el piso y se lastimó?
Exactamente, ¿cuánto dolor, tiempo, dinero o vergüenza le ha costado
su desorganización? Si no se corrige ahora, ¿qué parecerán su escritorio, su
oficina y su hogar desordenados dentro de seis meses, un año o incluso
cinco años? ¿Cuál será el coste para entonces?
Lo cierto es que si usted invierte cierta cantidad de tiempo en la
planificación y organización de un modo controlado, sistemático y
estructurado, reducirá al mínimo esos costes y ahorrará una gran cantidad
de tiempo. Ésta es su «ganancia de tiempo».
Si sigue diciendo que no tiene tiempo, piense en la historia del
carpintero que tenía que cortar 100 tablones de madera por la mitad. El
problema era que su sierra estaba embotada y necesitaba una eternidad para
cortar cada pieza. Un amigo le sugirió que afilara la sierra. «No tengo tiempo
—respondió el hombre—. ¡Necesito cortar toda esta madera antes de que
termine el día!» ¿Este es usted?
Considere cómo se puede organizar, sin renunciar a todo lo demás.

Las reglas de la organización

Usted necesita comprender una serie de reglas, fases y preguntas sencillas a
fin de organizarse como un dueño del tiempo.

Planee cuánto tiempo desea invertir

No es necesario abordar todo en una sesión. Como mencioné antes, a
menudo la simple idea y magnitud de la tarea son suficientes para
disuadirnos completamente. En este sentido, lo que pretendo es que usted
«pague» por su organización con «cuotas de tiempo» personal, para hacer su
inversión más fácil de manejar. Para comprar una casa o un coche, muchas
personas que no pueden hacerlo en un solo pago solicitan una hipoteca o
préstamo y pagan poco a poco. Incluso las grandes empresas prósperas
necesitan del crédito para operar. Planean devolver el dinero que deben de
un modo controlado que concuerda con su propia estrategia. Del mismo
modo, lo que usted debe hacer es decidir cuánto tiempo necesita para
organizarse realmente, y luego planificar para invertir ese tiempo durante un
periodo sostenido y controlado.
¿Está dispuesto a invertir 15 minutos o media hora cada día, o bien una
hora por semana, o más? No hay nada adecuado o inadecuado. ¡Esto puede
depender de su nivel de motivación! Cualquier tiempo extra que usted
invierta en este proceso puede ser más que en el presente y, por lo tanto,
representa un progreso.

Planifique cuándo
Después de haber decidido cuánto tiempo está dispuesto a invertir para
llevar a cabo este proceso de organización, escriba en su agenda o calendario
cuándo va a hacerlo, exactamente. No es suficiente que se diga a sí mismo:
«no me importa invertir media hora un par de veces por semana». El hecho
de anotarlo y comprometerse consigo mismo lo hace más poderoso y válido.
Ahora usted ha hecho un compromiso.
Por ejemplo, si usted ha decidido que puede permitirse invertir 15
minutos tres veces por semana, elija qué días y momentos llegarán a ser sus
espacios de tiempo para manejar sus cosas.

Establezca prioridades
La última fase en el proceso de planificación organizativa es decidir
exactamente qué cosas necesita hacer en orden de prioridad y luego escribir
esto en su agenda o calendario, junto a los espacios de tiempo que les ha
asignado. Esto podría parecerle un tanto obvio, pero le sorprenderá saber
cuántas personas empiezan a ordenar las cosas sin una estructura ni
propósito real. Por lo general, terminan con un desorden mayor que ya no
pueden afrontar.
Sin duda, las prioridades de todos son diferentes, pero considere
aquellas áreas de caos que le están causando más problemas o donde usted
puede obtener el mayor beneficio inmediato. Quizá desee tener un desván
ordenado, pero si el desorden en su escritorio y su despacho está llegando a
ser costoso porque a menudo pierde importantes memorandos y falta a las
citas, entonces empiece por aquí.
Por ejemplo, en lugar de escribir en su agenda «Organizar» todos los
lunes, miércoles y viernes de 18:30 a 19:00, usted necesita especificar con
precisión cuál es su tarea para cada espacio de tiempo. Por otra parte, podría
decidir que algo es de bastante prioridad para dedicarle todo un fin de
semana.
Si consideramos esta idea de la planificación en una etapa posterior, cada
tarea particular también puede dividirse en partes. Por eso, es útil
especificarla y escribirla en su plan. Por ejemplo, el lunes de 18:30 a 19:00
«Ordenar el escritorio», el miércoles de 18:30 a 19:00 «Ordenar el cajón
derecho».
Cada tarea puede ser dividida en etapas, lo que ayuda a organizar las
cosas. Así, limpiar un garaje que está lleno de trastos puede dividirse en
cuatro rincones o en diferentes estantes. Si usted está ordenando durante
una sesión de un fin de semana completo, decida qué elementos de su tarea
se harán en qué etapas durante los dos días.

Delegue
Pregúntese a quién más puede recurrir para llevar a cabo ciertas tareas. Sin
tener en cuenta si usted está organizando su lugar de trabajo o su hogar, es
probable que a veces otras personas sean más apropiadas para hacer
determinadas tareas. Identifíquelas y comprométalas, con espacios de
tiempo en su agenda o calendario.

Prepare
El dilema de «¿qué vino primero, la gallina o el huevo?» pocas veces se
reconoce cuando se trata de estar organizado en el hogar o en el trabajo.
Indudablemente, como parte del proceso de organización, usted se
encontrará con cosas que deben ser colocadas en alguna parte. Sin embargo,
si todos sus sitios ya están hasta los topes, no tendrá dónde ponerlas.
El punto de partida es prepararse para crear un sistema propio, de tal
modo que usted pueda continuar con la tarea. Esto no es diferente de
muchas otras tareas que requieren cierta labor preparatoria y las
herramientas apropiadas.

Disponga de un lugar para los documentos y papeles

Si usted no tiene un espacio de archivo en este momento, deber crear algo.
No importa quién es usted, si su vida es compleja o simple, o si está
organizando su vida personal o laboral: todo el mundo genera un montón
de papeles que deben ser guardados. Si tiene un espacio en los cajones de
archivo apropiados, tanto mejor. Si está escaso de espacio o dinero, todos los
supermercados y papelerías importantes tienen un amplio surtido de cajas y
carpetas de plástico para guardar documentos. Usted debería invertir en
tantos archivadores cuantos necesite para satisfacer sus requerimientos.
Estos archivadores no requieren mucho espacio, y se pueden colocar sobre
un estante en cualquier sitio.
Antes de empezar el proceso de organizar sus cosas, clasifique y ponga
una etiqueta en sus archivadores con los proyectos generales y específicos
apropiados. Considere usar códigos de color para ciertas categorías
generales, como el material relativo a los diferentes miembros de su familia,
las finanzas personales, las vacaciones, el mantenimiento del hogar, y así
sucesivamente.

Disponga de un lugar para las cosas que necesita en el futuro

Usted tiene entradas para un espectáculo teatral que tendrá lugar el 23 del
mes en curso, también ha llegado el correo con sus billetes de tren para el
día 27, y acaba de imprimir el itinerario para su viaje en coche el día 31.
¿Qué hace con estas diferentes cosas para poder encontrarlas cuando las
necesita sin perder tiempo?
Como parte de su tarea organizativa, usted necesita decidir cómo
manejar este tipo de cosas. Yo le hago dos simples sugerencias.

Un sistema de archivo basado en la fecha

En lugar de tener un cajón de archivos o una serie de carpetas etiquetadas
de acuerdo con el tema o área temática, cree un archivador etiquetado con
números que representan cada día del mes. Cuando se presentan las cosas
mencionadas antes, póngalas de inmediato dentro de las fechas
correspondientes. Así, sus entradas para el teatro van dentro del espacio
marcado con el número 23, los billetes de tren dentro del 27, y su itinerario
de viaje dentro del 31. Si su archivador no tiene suficientes espacios,
duplíquelos de modo que se incluyan dos números dentro de cada etiqueta.
Quizá prepare, además, un espacio para los futuros meses.

Use un tablero
Compre una simple plancha de corcho o plástico y clávela en la pared de la
habitación más transitada. Divídala en varias secciones y etiquételas de
acuerdo con lo que usted más necesita. La palabra «billetes» podría
encabezar una sección y en esa sección usted sujetará los billetes. Si pone las
cosas en el lugar apropiado, siempre podrá encontrarlas.
Disponga de un lugar para guardar artículos generales
El tipo de cosas a las que me refiero son generalmente los artículos de
consumo, cosas a las que usted necesita tener un fácil acceso una y otra vez.
Desde un punto de vista personal o profesional, estas cosas podrían ser
bolígrafos, papel, cartuchos de impresora o pilas.
Simplemente, seleccione una caja o cajón que se pueda colocar sobre un
estante o en un armario con una etiqueta que diga «cosas de uso regular» o
alguna frase similar que signifique lo mismo, y ponga allí los artículos. Es
importante que usted tenga sólo un lugar para este tipo de cosas.

Disponga de un lugar para la información general no leída

Casi todas las personas se las arreglan para adquirir y acumular todo tipo de
materiales de información que tienen la intención de leer más tarde. Esto
podría incluir diarios y revistas o periódicos profesionales. ¿Qué tamaño
tiene su pila? Disponga de un cajón para esos artículos, pero observe las dos
reglas siguientes:

• ¡Sea honrado con usted mismo! Si no va a leerlos en absoluto, entonces

deshágase de ellos de inmediato.
• Si ha acumulado una pila de publicaciones para leer en el futuro, al
menos una vez por semana deshágase de ellas en su tiempo previsto
para la organización, aunque no las haya leído.

Prepare su propio sistema de eliminación semiautomática (ESA)

¡Las personas menos aficionadas a la tecnología lo llaman cajas o bolsas! En
efecto, esto no es ningún prodigio de la ciencia. Usted necesitará tres cajas o
bolsas razonablemente grandes. Deberán estar etiquetadas o coloreadas para
que no haya ninguna confusión entre ellas. Una es para las cosas que usted
desea «Guardar», otra para las cosas en «Uso», y la última para las cosas que
quiere «Desechar». ¡Yo llamo a esto el método ESA de organización (o
también podría llamarlo el sistema GUS)!

Realización
Usted ya ha hecho su planificación preparatoria y está listo. ¡Ahora empieza
el trabajo de organización para usted! He aquí el método de organización
que los dueños del tiempo usan para manejar sus cosas.

Siga su plan
Si usted ya ha dispuesto, como se mencionó antes, el espacio de tiempo
apropiado en su agenda, acepte el primer reto con su tarea de prioridad.
Invierta sólo el tiempo asignado a ella y luego deténgase. Procure realizar
toda la tarea posible en ese lapso.
Decida ahí mismo qué necesita guardar, usar o desechar. Si dentro de su
espacio de organización es capaz de hacer estas cosas, entonces hágalas. Si
no, al final de la sesión prepárese mentalmente para deshacerse de estos
artículos en su próxima sesión y anótelo en su agenda o herramienta de
planificación. Procure empezar cada sesión de limpieza con las tres cajas o
bolsas ESA (o GUS) vacías.

Recuerde, haga sólo un poco a la vez

Si su agenda le dice que ordene su escritorio, concéntrese exclusivamente en
eso. Puede ignorar el resto de su oficina o despacho. Su única tarea es el
escritorio y ninguna otra cosa.
Es importante tener en cuenta que usted no tiene habitaciones para
clasificar, ordenar u organizar, sólo tiene tareas específicas en esas
habitaciones. Por ejemplo, su lista de cocina podría tener previsto el
ordenamiento del cajón derecho de la cubertería, la superficie de la
encimera, el armario de la batería de cocina o los estantes superiores. Su
plan para el dormitorio podría ser dividido en su mesita de noche, el
segundo cajón o el lado izquierdo del ropero.

Persevere
Todos conocemos personas (incluyéndonos a nosotros mismos) que
empiezan un nuevo régimen muy bien pero no pueden mantenerlo. Piense
en esas dietas y en los esfuerzos y decisiones de adelgazar. Hay dos
principales razones por las cuales la gente no persevera en eso. En primer
lugar, muchas tienen expectativas y metas poco realistas. Empiezan con la
intención de perder 13 kilos en seis semanas, y cuando ven que no están
alcanzando la meta, se desaniman y renuncian, y experimentan una
sensación de fracaso. En segundo lugar, no tienen ningún plan ni estructura
que respalde sus esfuerzos, de modo que lo que necesitan hacer nunca llega
a ser un hábito ni una cuestión de rutina.
Si usted pretende manejar sus cosas, necesita hacer las tareas una por
una, como se describió antes. Una cosa a la vez, para que siempre pueda ver
y concentrarse en algo que ha logrado. Si ha planeado sesiones breves y
habituales de organización, esos momentos también se convierten en un
compromiso y están formando un hábito.

Adopte un sistema fácil de mantener

No siempre es fácil mantener las cosas organizadas una vez que usted ha
terminado la tarea; es mucho más sencillo empezar desde cero. La clave es la
persistencia y, nuevamente, la motivación. ¿Su vida en un ambiente
organizado es mejor que antes? Si usted quiere seguir manteniendo el orden
de las cosas, el sistema que ha creado debe ser fácil de mantener. Por esta
razón, aun cuando piense que ha completado todas sus tareas, debería
reservar un espacio de tiempo en su agenda para poder mantener las cosas
en un estado organizado.

Preguntas y problemas comunes sobre la organización

Éstas son algunas de las preguntas más frecuentemente formuladas acerca
de los métodos que acabo de describir.

¿Qué pasa si las cosas que quiero guardar son demasiado grandes o
voluminosas para el archivo o el sistema de almacenamiento que poseo?
Obviamente, no puedo decirle dónde deberían estar estas cosas en su hogar
u oficina, pero la solución para encontrarlas es simple. Escriba sobre una
hoja de papel el nombre del objeto que es demasiado grande y póngalo en
su archivo, con una nota que diga dónde se encuentra realmente el objeto.

Es fácil saber lo que es necesario usar, ¿pero cómo decidir lo que se debe
«guardar» o «desechar»?
¡Éste puede ser un gran problema! La causa de la desorganización de
algunas personas no es la pereza ni la postergación, sino simplemente su
naturaleza acaparadora. Esas personas conservan todo «porque podría llegar
a ser útil».
Para un trasplante de personalidad usted debería leer un libro diferente,
pero si es un acaparador, o quizá vive con alguien así y quiere influir en él,
puedo darle algunas preguntas clave que se podría formular a sí mismo
acerca de ciertos temas específicos:

• ¿Me acordaba de que tenía el objeto hasta que lo volví a ver?

• ¿Tenía un motivo para usarlo, ponérmelo o necesitarlo el año pasado?
• ¿Sufriría alguna consecuencia negativa si me librara de él?
• ¿Necesito conservarlo por razones legales o fiscales?
• Si ya no está en pleno funcionamiento, ¿se puede reparar a un coste
razonable?
• ¿Habría echado de menos ese objeto específico si me hubiera librado de
él?

¿A cuántas preguntas respondió «no»? Si respondió «no»

constantemente, ¡deshágase de eso! Las únicas dos razones coherentes que
oigo dar a la gente para justificar el hecho de guardar ciertas cosas son:

• Las razones sentimentales. ¿Usted sabe cuáles son? Muy bien. Si tiene
un apego sentimental a ciertas cosas, ésa es una buena razón para
conservarlas. Pero si usted decide hacerlo, al menos organice y ponga
las cosas donde pueda verlas y disfrutar de su decisión de
conservarlas, o guárdelas en un sitio de almacenamiento particular.
Mi mujer y yo tenemos lo que hemos llamado la «bolsa de nostalgia»,
una maleta gastada en la cual conservamos todos esos viejos
cachivaches que nos traen recuerdos de ciertos acontecimientos. En
realidad, no tienen valor intrínseco ni significado para nadie más. ¡La
maleta permanece en el desván y sólo sale a la luz muy
ocasionalmente! Si usted no tiene una maleta semejante, créela y
úsela.
• El valor. Conozco a algunas personas que no se desprenden de un
objeto porque dicen que fue muy costoso cuando lo compraron varios
 años atrás, o porque ahora puede tener algún valor comercial. Tengo
un par de respuestas a esto. Si el objeto es de valor comercial,
considere venderlo. Desde luego, no reporta ningún beneficio tenerlo
guardado en una caja en el garaje. Si usted no está dispuesto a
venderlo por razones sentimentales, entonces proceda como mencioné
antes. Si es sumamente valioso y lo está conservando como una
inversión, entonces no debería tenerlo en la pila de cosas que está
organizando. ¡Tendría que estar a salvo en un banco, o accesible para
ser visto o disfrutado!

Si encuentro cosas que necesito resolver u organizar, ¿las resuelvo ahora o

más tarde?
Esto es sencillo: si es algo importante que se ha pasado por alto y es posible
hacerlo dentro de su margen de tiempo planificado, hágalo. Considérelo
como un éxito organizativo que ha sido capaz de lograr. Pero si no va a
ocuparse de eso ahora, anote en su agenda cuándo lo hará, exactamente.
Luego podrá relajarse sabiendo que lo abordará en el momento asignado.

CONSEJOS DEL DUEÑO DEL TIEMPO SOBRE LA

ORGANIZACIÓN
Asegúrese de que el tiempo empleado en la organización sea
proporcional al beneficio
Conozco a alguien que pasó medio día examinando tres bolsas negras de
residuos que habían quedado en su garaje, desván o almacén durante más
de cinco años. Si bien era necesario hacer esto, el tiempo empleado no era
proporcional al beneficio.
En las bolsas había cosas de verdadera importancia que se habían pasado
por alto durante ese periodo de cinco años. Del examen de tres horas de las
«bolsas de residuos» surgió una serie de valiosos tesoros que merecía la pena
conservar: ¡un sacapuntas de plástico amarillo con forma de barca, un
diseño de labor de punto y un rollo de cinta adhesiva sin usar!
Cuando seleccione sus cosas, usted debe preguntarse: ¿cuánto tiempo
vale la pena invertir en esta tarea? ¿Cuál es la relación tiempo-beneficio?

Anote los números de teléfono sólo una vez

¿Alguna vez garabateó el número de teléfono de alguien en un pedazo de
papel o dibujó un círculo alrededor del nombre de alguien en las Páginas
Amarillas? Procure anotar el número en su lista telefónica personal o en la
lista de contactos de su ordenador. Esto le ahorra tiempo cada vez que busca
un número.

Dé a cada trozo de papel el tratamiento GPD

¿Cuántas veces pasa por sus manos un documento antes de ocuparse
finalmente de él? Conozco a algunas personas que acumulan su correo sin
abrir en una pila que verán más tarde. En esto incluyen periódicos, algunas
notas personales garabateadas, una receta, un álbum de sellos y el recibo de
un nuevo jersey que debe ser devuelto para un reembolso. Todo a la espera
de ser organizado. ¿Esto le suena?
Sólo hay tres posibles acciones para cada trozo de papel que entra en su
vida:

• G = ¡Guárdelo!
• P = ¡Procéselo! Esto puede incluir ponerlo en alguna parte, después de
haber planeado cuándo se ocupará de él.
• D = ¡Deséchelo!

Intente limitar el número de veces que maneja cada cosa. ¡Tome su

decisión tan pronto como llegue algo!

Tenga una sección de notas generales en su ordenador

Use su ordenador como si fuera un bloc de anotaciones. Anote las cosas sin
mayor orden. Al menos, tendrá todo en un lugar y luego podrá hacer una
búsqueda en el ordenador para encontrarlo. A mí me parece especialmente
útil porque viajo mucho y a menudo me alojo en hoteles. Siempre incluyo
los detalles y las reservas de los hoteles en el área de «notas generales» de mi
ordenador. En esta sección, puedo buscar los hoteles en el futuro.

Cree un sistema recordatorio

A menudo, las personas desorganizadas olvidan hacer cosas y pierden
tiempo compensando las consecuencias del olvido.
Por ejemplo, ¿cómo se acordará de:

• telefonear a la persona a la que prometió llamar?

• enviar la información que prometió para una fecha específica?
• transferir el dinero a una cuenta bancaria particular?
• pagar a alguien a quien pidió prestados un par de euros?
• tomar su medicamento?
• echar al buzón una carta particular?
• preparar un informe que tiene que presentar?

En realidad, casi todos los sistemas le ayudarán, siempre que sean

apropiados para usted. Los dueños del tiempo saben que hay tres requisitos
importantes para esto, que son:

• Inmediatez
• Visibilidad
• Dejarlo anotado

Inmediatez
En el momento que usted sabe que necesitará recordar algo, debe dar los
pasos para poner su estrategia en acción. Así, si está hablando por teléfono y
promete llamar a alguien en un momento específico, anótelo de inmediato
en su calendario o agenda. Si usted pide prestado dinero a alguien, anote al
instante cuándo lo devolverá.

Visibilidad
Sea lo que sea que usted esté tratando de recordar, debe tener un alto grado
de visibilidad. Permítame darle algunos ejemplos de formas posibles de
lograr esto. Elija una de ellas, o cree algo que surta efecto para usted:
 • Use la alarma de su móvil como recordatorio, de modo que una señal le
indique y le muestre lo que necesita hacer.
• Ponga las cosas junto a la puerta de tal modo que no pueda olvidarlas al
salir.
• Escriba un mensaje recordatorio sobre una pizarra en su despacho u
oficina.
• Registre lo que necesita hacer en el sistema de su ordenador.
• Pídale a alguien que le recuerde las cosas, y que también establezca un
sistema.

Dejarlo anotado
Gran parte del estrés que provoca recordar las cosas proviene del esfuerzo
mental que eso implica. La solución es simple: anote lo que necesita hacer y
lo que desea recordar. Desde luego, aquí es donde sus sistemas de
planificación y organización se superponen. Escriba en su agenda o sistema
de planificación cuándo necesita hacer ciertas cosas. Una vez que están allí
registradas, debería sentirse relajado sabiendo que esas cosas se harán
cuando llegue el momento.

Mejore su caligrafía
Si usted hace algunas de sus anotaciones en forma manuscrita, ¡dedíqueles
algunos segundos más para hacerlas legibles! A veces estoy tan
entusiasmado con una idea o algo que deseo llevar a cabo, y lo escribo tan
rápidamente, que mi caligrafía deja mucho que desear. Confieso que hay
ocasiones en las que soy incapaz de leer mi propia escritura.

Vuelva a poner en su sitio lo que ha usado

Otro viejo, aunque valioso consejo sobre la organización: si usted ha sacado
algo de un estante, de un archivo o de un armario, vuélvalo a poner en su
sitio tan pronto como lo haya usado. Haga esto aun cuando piense que
pronto podría necesitarlo de nuevo.

Mantenga en orden su escritorio o espacio de trabajo

En cualquier proyecto que usted emprenda, necesita empezar con un área
ordenada para hacer el trabajo. Esto le hace más eficiente, limita las
probabilidades de perder cosas y, por lo general, le hace sentir mejor.
Por ejemplo, si estoy trabajando en un libro, mi intención es tener sobre
el escritorio todos los materiales relacionados con ese proyecto. Si usted está
preparando algo en la cocina, aparte todas las otras cosas para poder
concentrarse en esa comida o plato específico.

Concéntrese primero en la tarea inmediata

Le explicaré un dilema típico de la organización a través de un ejemplo.
Usted se ha comprometido a limpiar una habitación particular y ordenar
todo. Ha reservado un tiempo para eso y ahora está en medio del proceso.
Mientras lo está haciendo, el riel de la cortina se desprende de la pared y
necesita sujetarlo. A menos que decida encargar ese trabajo a otra persona,
tendrá que identificar el problema, decidir qué necesita hacer para
repararlo, ir a la tienda a comprar lo que le hace falta, buscar sus
herramientas y hacer la tarea.
Sin embargo, si usted se ocupa de esto, tendrá que usar el tiempo que
había reservado para corregir el desorden. ¿Qué hace, entonces? La
respuesta es simple: aténgase a su plan. No se aparte de él. Siga con su tarea
de organización, pero decida cuándo hará la otra tarea de reparación.
La regla básica es no permitir que una tarea secundaria le impida llevar a
cabo el proyecto primario.

Organice lo que hay en su ordenador

Muchas personas creen que tener archivos y material guardado en un
ordenador significa ser organizado. ¿Cuánto tiempo invierte usted buscando
documentos que están en su ordenador, pero no puede recordar dónde los
guardó?
Por lo tanto, incluya tiempo en su plan de organización para organizar el
«material» de su ordenador. En la práctica, esto significa organizar sus
correos electrónicos, introducir archivos en las carpetas de proyectos
importantes y borrar todos los documentos que ya no necesita.

Copias de seguridad
Las copias de seguridad son muy importantes. Todo lo que usted valora en
su sistema informático debe ser copiado. Los dueños del tiempo no desean
invertir su tiempo en la creación, reunión y almacenamiento de información
sólo para tener que repetir esa tarea más tarde. Alguien que haya perdido
documentos debido a un accidente, un hurto o un problema técnico del
ordenador sabrá lo que significa este «tiempo costoso». Planifique sus copias
de seguridad en su agenda e instale una alarma que suene para
recordárselo.
Permítame hacerle una simple pregunta. Hay tres pájaros posados en
una valla. Dos deciden irse volando. ¿Cuántos han quedado?
¡Tres! ¡En realidad, decidir irse volando no es lo mismo que volar!
Por lo tanto, la decisión de hacer una copia de seguridad de su material
no es suficiente: usted tiene que hacerla, realmente.
4

No deje para mañana lo que puede hacer hoy

¿Va usted a leer esta sección ahora, o va a dejarla para mañana o para la
próxima semana?
Yo he invertido una parte significativa de mi tiempo en la investigación,
la información y la lectura acerca de los temas relacionados con el control y
la administración del tiempo. Por lo tanto, voy a formular una pregunta
muy escéptica: ¿por qué los así llamados expertos suelen hacer todo tan
complicado y científico?
He encontrado decenas de miles de palabras escritas por psicólogos y
pensadores eminentes sobre el tema de la procrastinación. Podría
impresionarle con mi comprensión de este tema, si señalara las razones
psicológicas de la postergación o discutiera los efectos que podría tener en
los problemas socioeconómicos, e incluso si le diera una serie de
definiciones académicas y le explicara que la palabra en sí misma proviene
de la expresión latina procrastinatus, que significa «dejar para mañana».
El inconveniente con todo esto, aparte del tiempo que empleo en escribir
este libro y el lector en leerlo, es que usted puede terminar siendo un poco
más listo e instruido, pero eso todavía no le ayudará a tener las cosas hechas.
Si deja para mañana las cosas que puede hacer hoy —y el 20 por ciento
de las personas padecen esta enfermedad crónica—, entonces usted demora
en pagar sus facturas, incluso si tiene el dinero, pierde las oportunidades de
comprar cosas cuando puede hacer un gran negocio, hace las maletas para
las vacaciones en el último momento, va a comprar los regalos de
Nochebuena cuando tiene una pila de «cosas por hacer» en su casa. ¿Esto le
suele ocurrir?
No perdamos el tiempo analizando sus ideas sobre estos problemas, sólo
tratemos de concentrarnos en el proceso de controlar este hábito de dejar las
cosas para más tarde.
Hay dos razones principales para postergar las cosas: el esfuerzo o la
tarea parece ser demasiado grande y penosa para manejar o, simplemente,
es algo que a usted no le gusta hacer.
 Cualquiera de estas razones que se aplique, y a veces pueden ser ambas,
para la mayoría de las personas es una cuestión de actitud. La causa de sus
postergaciones reside en sus pensamientos. De modo que para tratar este
problema usted necesita experimentar con su mente y sus pensamientos
usando algunas estrategias muy sencillas. ¡Lo más importante es
comprender la batalla incesante que se libra en su mente, entre el
«beneficio» y el «sacrificio»!
Piénselo de esta manera. Si una tarea parece ser demasiado pesada o
incluye cosas en las que usted no disfruta, entonces, aunque sepa
racionalmente lo que «necesita» hacer, el nivel de sacrificio a menudo
supera el beneficio. ¿Y sabe qué? Eso no se hará. Usted encontrará o creará
una serie de excusas para justificar por qué no ha progresado con esas cosas.
Sin embargo, si puede invertir el proceso y ser igualmente creativo en la
tarea, ésta será más fácil y placentera, y usted obtendrá un beneficio o
disfrute real. Así, los pensamientos positivos tendrán una mayor
probabilidad de ganar la batalla y usted de hacer lo que necesita llevar a
cabo.
¿No está convencido? Solía haber un programa de televisión en el que
una celebridad se presentaba en la casa de alguien y elegía a un miembro de
la familia para enseñarle alguna tarea o habilidad en la que no era diestro.
Se le daba una semana para responder a un reto particular y se le prometía a
cada miembro de la familia un montón de premios, como vacaciones,
aparatos eléctricos, ropas y dinero, si esa persona tenía éxito en el dominio
de su tarea.
¿Adivina qué pasaba? En la mayoría de los casos los premios se ganaban.
¿Por qué? La respuesta es simple: generalmente, encontraban un sistema y
un método de hacer su tarea que surtía efecto para ellos. Tenían una
motivación: ganar los premios y no decepcionar a su familia.
Lo mismo es válido para tratar la postergación. He aquí algunas ideas
para que usted haga las cosas más fáciles y tenga una motivación.

CONSEJOS DEL DUEÑO DEL TIEMPO PARA EVITAR LA

POSTERGACIÓN

Divida la tarea en pequeñas partes

A menudo, la magnitud de la tarea es el principal obstáculo mental. A veces,
la idea de un trabajo o proyecto particular es tan abrumadora que abordarla
parece imposible. El punto de partida no es ver el trabajo completo, sino
formularse la pregunta: «¿Cómo puedo dividir esto en partes muy
pequeñas?». Una vez que lo ha hecho, todo lo que necesita hacer es
concentrarse en cada pequeña parte como si fuera una tarea completa. Cada
parte, a su vez, llega a ser la tarea inmediata, en lugar de la totalidad del
trabajo.

Establezca un tiempo de realización con un plazo

Una vez que usted ha pasado por el proceso mental de dividir la tarea en
partes manejables de pequeñas dimensiones, anote cuándo realizará cada
parte, de acuerdo con su planificación del tiempo para sus otras tareas. Si en
el pasado ha subestimado el tiempo que requerían sus tareas, sea más
prudente con ésta en su plan. El hecho de establecer un plazo para llevar a
cabo cada parte le servirá como un objetivo mental. La idea de que la tarea
es posible y que usted conseguirá hacerla le dará también una verdadera
sensación de alivio.

Haga público su plan

No, no pretendo decir que usted tiene que conseguir la cobertura de todos
los medios nacionales para sus tareas planeadas. No obstante, le recomiendo
que comparta su plan e intenciones con otras personas. Una vez que lo
sepan sus amigos, sus colegas o los miembros de su familia, tendrá más
fuerzas para afrontar el reto. Ellos ejercerán un nivel de presión que le
beneficiará.

Haga de esto un juego

A los puristas de la administración del tiempo, lo que voy a sugerir puede
parecerles ingenuo y fuera de lugar, pero no me importa porque surte
efecto. ¡Piense en cómo puede sacar partido (y un poco de diversión) de las
tareas que no le gusta hacer! He aquí una confesión personal para resolver el
problema: he invertido mucho tiempo haciendo la colada hasta que empecé
a registrar los minutos, de modo que ahora puedo ver si la próxima vez bato
mi récord. A propósito, es de 3 minutos y 43 segundos. ¿Alguien puede
batirlo?
 ¿Quizás una pieza musical particular le infunda inspiración en su tarea?
¡Los miembros de mi familia saben que la música de Rocky me inspira!
Ahora en serio, ¿qué juego puede crear de sus tareas mundanas y poco
placenteras?

Recompense sus esfuerzos al final y durante el proceso

Como en el programa especial de la televisión mencionado antes, ¿qué
premio se puede ofrecer a sí mismo en cada etapa y al final de una tarea
para tener una alta motivación y ganar?
Podría prometerse que, cuando haya completado una parte particular de
su tarea, hará una pausa para dar un paseo y probar su helado de chocolate
favorito. Esto le mantendrá motivado y activo.
Yo saldré a comprar mi helado al final de esta sección del libro, y ayer
programé mis vacaciones de una semana que empezarán un día después de
presentar el manuscrito a mi editor. ¡Me parecería poco apropiado
retrasarme en la entrega de un libro que pretende enseñar cómo ser dueño
del tiempo!

OTROS MOTIVOS PARA REFLEXIONAR SOBRE LA

POSTERGACIÓN

Sea honrado con usted mismo

Algunas personas siempre dejan las cosas para el último momento, y luego
se quejan y atribuyen la demora a un incidente inesperado y sin relación
alguna. Por ejemplo, usted sabe que va a estar de vacaciones durante meses.
Falta una semana para su partida y todavía tiene varias cosas pendientes,
personales, domésticas y relativas al trabajo, pero ha decidido postergar
algunas de ellas. Dos días antes de partir, su coche se avería y tiene que
dedicar algún tiempo a repararlo. Ahora usted atribuye la prisa repentina al
problema de su coche: «¡Si no hubiera sido por la avería del coche, ya estaría
listo!». ¿Todo esto le suena? Sea sincero y honrado con usted mismo.

La postergación no siempre es negativa

Hay personas que suelen considerar la postergación de un trabajo como una
debilidad personal. Quisiera expresar algo ligeramente diferente sobre el
tema y alentarle por un momento a reconocer que, a veces, «hacer algo
ahora» no siempre es la mejor opción. Ocasionalmente, «dejar las cosas para
más tarde» puede ser la manera más inteligente y apropiada de proceder.
Por ejemplo, quizás usted no se encuentra en el mejor estado físico o
mental para llevar a cabo una tarea particular. También pueden presentarse
situaciones en las que necesita más información antes de poder tomar una
decisión importante, o debe esperar para conseguir un mejor acuerdo, o,
mejor aún, para librarse de la tarea, si puede conseguir que alguien la haga
por usted.
En otras palabras, no confunda la postergación con la priorización. No
hay ningún inconveniente en postergar algo si usted vuelve a definir sus
prioridades.

Desviarse del objetivo también es una postergación

A menudo, he visto y oído a personas que no pueden seguir adelante con
una tarea porque se permiten distracciones. Por ejemplo, ¿alguna vez dejó
de ordenar su escritorio o una pila de documentos que acumuló a lo largo
de los años, sólo porque encontró una oferta especial sobre algo que
esperaba comprar? ¿Qué hizo usted? ¡Pasó la siguiente media hora
considerando la transacción! Quizá decidió mirar la televisión durante
media hora mientras le esperaba una pila de ropa para planchar, y terminó
viendo una película de dos horas de duración. Sin embargo, aun cuando la
transacción o la película fueran tentadoras, usted invirtió más tiempo del
que deseaba en hacer algo que ni siquiera había considerado.
Desviarse del objetivo es un serio problema para estas personas porque
les da el impulso necesario para demorar la decisión un poco más. De este
modo, usted no puede controlar su tiempo. No es dueño del tiempo.
Si usted se distrae fácilmente, necesita identificar qué es lo que le desvía
de sus tareas más a menudo y cuáles son sus mayores tentaciones. Luego
tiene que decidir cómo puede evitarlas mientras sigue adelante con lo que
necesita hacer. En otras palabras, planifique y prevea, ya que usted sabe que
ha hecho de la distracción un hábito.
Considere desplazar físicamente las cosas tentadoras del lugar donde
trabaja. Si es posible, desconecte los aparatos, o simplemente evite hacer una
tarea hasta el momento planificado o más apropiado, cuando podría ser
aceptable hacer una pausa para darse un gusto.
Por ejemplo, si usted es adicto a los juegos de Internet, no decida revisar
su correo electrónico a las 23:45, precisamente cuando está por acostarse. La
tentación de jugar «sólo unos minutos» podría ser irresistible. Prevea una
hora al día siguiente para ver su correo electrónico, o reserve un espacio de
tiempo específico para distraerse con sus juegos, ¡pero no confunda ambas
cosas!
5

Controle sus estimaciones del tiempo

Cuando les pido a las personas que compartan conmigo sus debilidades y
problemas personales con el tiempo, la mayoría subestima cuánto tiempo
requieren sus tareas. Casi todas se consideran honradas y sinceras, ¡pero
muchas no consiguen estimar el tiempo o son patológicamente mentirosas!
Usted puede decidir a qué categoría pertenece.
Por ejemplo, ¿alguna vez ha dicho?:

• bajaré en un par de minutos.

• sólo necesito darme una ducha rápida; eso no me llevará más de cinco
minutos.
• dejemos eso para mañana a primera hora, son las últimas cosas que
necesitamos arreglar. No nos llevará más de 20 minutos.
• podemos examinar los detalles de la presentación en el camino.
Algunos minutos deberían ser suficientes.

El punto fundamental es éste: la mayoría de las personas no mienten

deliberadamente, pero no piensan bien cuánto tiempo requieren las cosas y,
por lo tanto, a menudo transmiten una impresión errónea a los otros o, de
hecho, se engañan a sí mismas. Quizá parezca crédulo, pero si alguien me
dice que necesita media hora para hacer una tarea, en general suelo creerle.
Una amiga a quien conozco muy bien tiene fama de llegar tarde a casi
todas partes; cuando es puntual, suele serlo porque llega jadeante en el
último momento. Sin embargo, me dice: «No es una cuestión de
puntualidad, sino de que siempre subestimo cuánto tiempo requieren las
cosas».
Esto es absurdo. No es la subestimación del tiempo lo que causa el
problema, sino el hecho de que las personas no estiman en absoluto. Estimar
el tiempo es crucial para dominarlo, para controlarlo y llegar a ser dueño del
tiempo.
Lo más asombroso acerca de este tema es que no se menciona en la
mayoría de los principales libros sobre administración del tiempo. Por lo
tanto, aquí le daré algunos consejos muy simples.

CONSEJOS DEL DUEÑO DEL TIEMPO PARA DOMINAR LAS

ESTIMACIONES
Divida las cosas en partes
Antes de darle a alguien una estimación del tiempo para algo, deténgase y
considere activa y conscientemente cuáles son los componentes de la tarea y
pregúntese cuánto tiempo requiere cada uno. El gran problema es que la
mayoría de la gente considera un conjunto de tareas, las reúne en una sola y
le asigna un espacio de tiempo al azar. Por ejemplo, darse una ducha se
considera como una sola y simple acción. Sin embargo, si usted se detiene a
pensar, eso incluye varias acciones: abrir el grifo de la ducha, desvestirse,
mojarse, enjabonarse y lavarse la cabeza en la ducha, envolverse en una
toalla, secar y cepillar el cabello, elegir su ropa y vestirse. Si usted estima el
tiempo de cada acción, es más probable que dé una mejor estimación del
total cuando lo piensa de esta manera.
Del mismo modo, en la empresa, una persona que pone por escrito una
propuesta podría pensar al principio que eso requiere una cierta cantidad de
tiempo. Sin embargo, si divide las tareas en la lectura del informe, conversar
con los colegas, considerar los proyectos anteriores, calcular el coste del
tiempo o las cosas requeridas, escribirlo a máquina, revisarlo, procurar que
tenga buen aspecto y enviarlo, es fácil ver que requerirá más tiempo del que
había pensado inicialmente.

Piense dos veces

Antes de decirle a alguien cuánto tiempo requiere algo, piénselo dos veces.
Una vez que usted ha establecido un plazo particular, la gente le creerá.

Es mejor y más seguro sobrestimar que subestimar

Es poco común que alguien piense mal de usted porque terminó una tarea
antes de lo previsto.
Reserve un tiempo para lo imprevisto
Aun cuando usted sea preciso y acertado en sus estimaciones del tiempo,
hay ocasiones en las que se presentan problemas y dificultades inesperadas
que conspiran para hacer la tarea más larga. Quizás usted no sea capaz de
predecir exactamente qué será, pero puede reservar un tiempo «por si
acaso».

Calcule cuánto tiempo requieren las cosas

No es necesario ser un paranoico al respecto, pero si sabe que subestimar es
un problema para usted, ésta es una simple estrategia que merece la pena
considerar. Todo lo que usted necesita hacer es calcular cuánto tiempo
requieren sus tareas más comunes y comparar la realidad con sus
expectativas anteriores. Por ejemplo, calcule cuánto tiempo necesita para:

• Hacer el borrador de un correo electrónico.

• Leer de cabo a rabo una propuesta empresarial estándar.
• Procesar un formulario de pedido de un cliente.
• Preparar un informe de ventas.
• Sentarse a leer el periódico con una taza de té.
• Darse un baño.

Una vez que usted sabe cuánto tiempo necesita, tendrá dos herramientas
útiles: en primer lugar, puede hacer estimaciones más exactas en el futuro y,
en segundo lugar, sabrá qué porcentaje ha sido subestimado en el pasado.
Luego puede tener en cuenta este porcentaje en sus futuras estimaciones.
Así, si usted descubre que habitualmente necesita un 30 por ciento más de
tiempo para completar una tarea que en sus estimaciones anteriores, la
próxima vez puede añadir ese 30 por ciento. A la larga, esto le ayudará a
tener un mejor control de su tiempo.
6

Controle sus llamadas telefónicas

Si quiere ser dueño del tiempo, entonces debe aprender a controlar el

teléfono y no dejar que éste le controle a usted. Es curioso que muchas
personas no relacionen su falta de tiempo con la cantidad de horas que
pasan hablando por teléfono.
El propósito de este capítulo es destacar algunos problemas comunes
causados por las llamadas recibidas y realizadas, y darle algunos simples
consejos para controlar el teléfono.

¿ES USTED UN ESCLAVO DEL TELÉFONO?

Si usted está charlando con su esposa o pareja acerca de su jornada de
trabajo y suena el teléfono, ¿qué hace? ¿Puede ignorarlo? La mayoría de la
gente coge el teléfono y conversa con la persona que ha llamado. ¿Éste es su
caso? ¿Usted es un esclavo del teléfono?
Hay dos problemas con esto. En primer lugar, da a entender a la persona
que está sentada frente a usted que el teléfono y la llamada desconocida son
más importantes que ella. ¡Sin duda, no es una buena estrategia con su
pareja, esposa, cliente o comprador! En segundo lugar, no está controlando
su propio tiempo. Su tiempo está siendo arrebatado por cualquier persona
que decida llamarle en ese momento, y usted responde a eso.
Es importante recordar y comprender que la culpa no es del teléfono, es
suya. Usted es quien permite que le distraigan y absorban su atención. La
respuesta es muy sencilla, pero requiere disciplina y fuerza de voluntad.
¡Instale su correo de voz o un contestador automático!
Sin embargo, antes de hacer esto, hágase una simple pregunta: ¿acaso lo
que estoy haciendo o la conversación que tengo son suficientemente
importantes para darles prioridad sobre una llamada telefónica? Si la
respuesta es «sí», no dude en instalar el contestador automático o un
identificador de llamadas. Sólo puede tomar esa decisión.
Quizás en su oficina usted está en una reunión empresarial importante y
no desea recibir llamadas, o quizá quiere cenar tranquilo en su hogar. Por
otra parte, si está esperando respuestas a la campaña de ventas o marketing,
podría considerar eso como una razón importante para atender todas las
llamadas.

CÓMO MANEJARSE CON LAS «LLAMADAS CRUZADAS»

¿Ha participado alguna vez en este juego del gato y el ratón? Usted llama a
alguien que está ausente y le deja un mensaje para que le devuelva la
llamada. Esa persona le llama y esta vez usted está hablando por teléfono
con alguien más. Esto puede ocurrir durante horas y días con una gran
inversión de tiempo y energía.

Acuerde un momento específico para hablar con alguien

A veces, usted está hablando con alguien por teléfono y necesita volverlo a
llamar para tratar un tema particular. Para reducir las probabilidades de
jugar al gato y al ratón en el futuro, acuerde una fecha y un momento
específico para hablar con esa persona. Como parte del acuerdo, dígale que
anotará la llamada en su agenda para esa fecha. La otra persona debería
hacer lo mismo. Tan pronto como cuelgue el teléfono, anote la llamada en
la agenda, si todavía no lo ha hecho. Además, use una señal o recordatorio
de algún tipo con algunos minutos de anticipación o más tiempo, si usted
necesita prepararse para eso.
Otros tres consejos sobre el tema:

• Siempre diga que usted volverá a llamar, en lugar de pedir que le

llamen. Esto le da un mayor grado de control.
• Confirme el número al que esa persona desea que usted le llame.
• Llame exactamente en el momento acordado.

Fije una hora específica para hablar a través del servicio de atención al
cliente
Si usted ya está jugando al gato y al ratón, llame al servicio de atención al
cliente de esa persona (si tiene alguno) y explique el problema. Solicite una
hora específica para usted, como se mencionó antes.

Deje un mensaje de voz que diga cuándo desea recibir la llamada

Por ejemplo, «John, soy Ian. Necesito hablar contigo sobre el curso interno
que daré el próximo martes en tu empresa, para ayudarte a obtener el
mayor beneficio de esta clase. ¿Puedes llamarme el viernes a las 9:15? He
reservado 15 minutos para hablar contigo sobre este asunto. Si tienes
inconvenientes con la hora, por favor envíame un correo electrónico con dos
horarios alternativos para que podamos conversar». Los escépticos podrían
preguntarse si esto surte efecto, pero cerca del 85 por ciento de las veces es
realmente efectivo. Inténtelo.

Cuando envíe un correo de voz, diga exactamente lo que desea

Hay un aspecto particular del juego telefónico del gato y el ratón que me
fastidia. Es bastante desagradable verse comprometido en esto cuando usted
tiene un problema serio que debe ser discutido. Pero tener que jugarlo sin
una buena razón es realmente fastidioso. Permítame darle un ejemplo para
que pueda evitarlo la próxima vez.
En una ocasión, recibí este correo de voz de una clienta mía muy
importante: «Hola Ian, ¿podrías llamarme cuando oigas este mensaje, por
favor? Necesito que me des una información importante». La llamé y ella
estaba fuera o hablando por teléfono. Le dejé un mensaje diciendo que la
había llamado. ¿Sabe qué? Ella llamó más tarde, oyó mi correo de voz
nuevamente y dejó el mismo mensaje: «Perdona, seguimos sin
comunicarnos, ¿podrías llamarme nuevamente, por favor? Necesito que me
des una información importante».
Finalmente, después de varias llamadas más y un notable ascenso en mi
tensión arterial, pudimos hablar. ¿Cuál era la información importante que
ella necesitaba? ¡Mi dirección postal! Si ella hubiera sido específica en su
primer o segundo mensaje —por ejemplo, si hubiera dicho «Hola Ian, ¿te
importaría darme tu dirección postal completa, por favor?»—, yo se la habría
enviado enseguida por correo electrónico o le habría dejado mi dirección en
el correo de voz. De una u otra manera, esto nos habría ahorrado una
cantidad considerable de tiempo.
El hecho de no dejar el mensaje apropiado en el correo de voz puede
significar un alto coste de tiempo para el oyente:

• Buscar un número para devolver la llamada.

• Devolver la llamada a una gran organización sin un nombre.
• Preocuparse por el propósito de la llamada.

Aunque parezca obvio, los buenos mensajes grabados deberían contener

cuatro frases muy breves para ahorrarle tiempo a usted y al oyente:

• Su nombre.
• Su número de teléfono. No hable de manera confusa y atropellada.
Recuerde que la persona a la que está llamando quizá desee tomar
nota sin tener que escuchar el mensaje varias veces. Repita el número
antes de terminar el mensaje.
• El día y la hora en la que usted ha llamado.
• Un breve mensaje acerca del propósito de la llamada.

Llamada en espera
Esta es una solución muy sencilla y obvia, pero usted tendrá que juzgar qué
es lo más apropiado, de acuerdo con quién es la persona y por qué desea
hablar con ella. Si el problema es realmente importante para usted y la
operadora de la centralita le ha dicho, por ejemplo, que esa persona está
hablando por teléfono, a veces merece la pena decir: «Esperaré en la línea».
De esto modo usted tiene cierta certeza y control sobre lo que sucede.

¿CONVERSA USTED DURANTE DEMASIADO TIEMPO?

He tenido tratos con personas que son virtualmente monosilábicas en el
teléfono. A la inversa, otras siguen hablando indefinidamente, a menos que
usted las pare. Esto es válido tanto para las llamadas empresariales como
personales.
Desde una perspectiva empresarial, es aceptable tener algunos
momentos de bromas y una pequeña charla al comienzo de la llamada para
romper el hielo, pero la mayoría de las personas prefiere que usted vaya al
grano.
Hace poco tuve que revisar y escuchar varias llamadas de ventas
grabadas por alguien que me pidió consejo. Lo que oí en algunas llamadas
era una pequeña charla inicial que duraba hasta 10 minutos, y respuestas a
preguntas, que también duraban 10 minutos, cuando un «sí» o un «no»
habría sido una respuesta apropiada a una simple pregunta.
Si tiene una tendencia a conversar demasiado por teléfono, considere
cuánto tiempo está usando.

Si usted registra hasta 15 minutos de parloteo innecesario cada día,

eso significa 75 minutos por semana, ¡lo que equivale a casi dos días y
medio por año de charlas telefónicas!

Necesita encontrar un equilibrio entre ser amable o ser demasiado

cortante para ir al grano. ¡A veces, puede ser más productivo y eficiente
decir una palabra que hacer una exposición larga y pesada!
¿Cuánto tiempo ahorraría si pudiera reducir su conversación telefónica
sólo un 10 por ciento en el año?

ELUDA LOS TRUCOS DEL SERVICIO AL CLIENTE

¿Hay alguien que no haya experimentado la frustración de haber marcado
los números de teléfono de una gran organización, sólo para tener que
escuchar largos mensajes grabados que le dicen que usted es muy
importante para ellos? ¡Sí, todos creemos realmente eso! Entonces, ¿qué
puede hacer para recuperar el control? He aquí algunos consejos útiles y
probados.

Llámelos en las horas muertas en lugar de la hora punta

A menudo, es más rápido telefonear a un servicio de atención al cliente a
primera hora de la mañana o a última hora de la noche.

Conozca los números «trampa» especiales

La mayoría de las organizaciones tienen una combinación de números que,
si se marcan, automáticamente evitan la rutina de la «llamada en espera» y
le comunican directamente con una persona real.
Todo lo que usted tiene que hacer es una simple búsqueda en la web
bajo el título «beat call centre queues» (evite las colas del servicio al cliente),
y le ofrecerán muchos sitios con la información actualizada que usted
necesita. Muchas le dan una amplia lista de las organizaciones más
importantes y de los números o códigos especiales para comunicarse
directamente con ellas. Cuénteme los progresos que ha hecho.

¿Es usted un adicto a los móviles?

¿Cuánto tiempo invierte cada día haciendo algo en su móvil, iPhone o
BlackBerry? ¿Cómo hemos podido sobrevivir tantos años sin estos
aparatitos? ¿Por qué tantas personas que dicen estar ocupadas encuentran
tanto tiempo para charlar, enviar textos o mirar películas en su teléfono
móvil?
¡Miles de personas parecen ser adictas a sus móviles! Van por las calles
ajetreadas, esquivando el tráfico y charlando por su móvil. A pesar de ser
ilegal en algunos países, ¿por qué tan a menudo vemos personas que
conversan mediante sus móviles mientras conducen? ¡Una vez vi a un
conductor de autobús conversar con su móvil en una mano mientras pelaba
una naranja con un cuchillo en la otra mano! Hoy me pregunto, ¿cómo
hacía realmente para conducir el vehículo? ¿Alguna vez ha estado
conversando con alguien en una reunión social, que estuviera mirando
continuamente su móvil para ver si recibía un texto que le cambiara su vida?
Si usted es controlado y dominado por su móvil, entonces, aunque
parezca extraño, necesita considerar lo siguiente:
 • Apáguelo cada vez más durante un periodo de tiempo preestablecido, a
fin de reducir gradualmente su uso.
• Úselo solamente para funciones o personas específicas.
• Reduzca el número de personas a las que les da el número de su móvil.
• Calcule cuánto tiempo pierde en su móvil.

Muchas personas tienen contratos de móviles con al menos 600

minutos (10 horas) mensuales de uso incluidos en el precio. Si lo usan
hasta ese límite, como hacen muchas, eso equivale a 7.200 minutos
por año, o sea 120 horas, lo que significa estar pegado al móvil cinco
días al año.

Usted debería preguntarse si realmente necesita pasar todo ese tiempo

de su vida en su teléfono móvil. Espero que estas cifras le hagan pensar dos
veces y reducir su uso.

CONSEJOS DEL DUEÑO DEL TIEMPO SOBRE EL USO DEL

TELÉFONO
• Mantenga sus números habituales programados en su teléfono, de
modo que no tenga que seguir buscándolos y marcándolos.
• Prevea qué va a decir antes de llamar a la gente. De este modo, puede
reducir al mínimo el número de veces que necesita volver a llamar
porque olvidó preguntar algo.
• Tome nota mientras está hablando. Conversar con el sistema manos
 libres es muy útil en este caso, siempre que el móvil sea de suficiente
calidad para proporcionarle un buen sonido. Después, guarde sus
notas en un lugar fácil de encontrar; evite usar trozos de papel al azar.
• Programe sus próximas llamadas durante un solo espacio de tiempo, si
es posible.
• Casi seguramente usted recibe llamadas de ventas que suelen consumir
su tiempo y son una intromisión. Si bien algunas personas pueden
sentir el malévolo placer de tratar mal a estos vendedores, éste no es
mi estilo ni el del dueño del tiempo. Los operadores de venta
telefónica tienen un trabajo difícil y, simplemente, están tratando de
ganarse la vida. Por eso soy siempre cortés. Tan pronto como usted
comprenda que la llamada es sobre algo en lo que usted no tiene
ningún interés, interrumpa al vendedor y diga: «Gracias por la
llamada, pero no estoy realmente interesado». Si esa persona insiste,
interrúmpala de nuevo y diga: «Ahora voy a colgar, para que usted
pueda hacer su próxima llamada».
• Si le dejan en espera durante un rato, cuando usted llama a alguien o a
un servicio de atención al cliente, use la opción manos libres y haga
otra cosa.
7

Controle su correo electrónico

Controlar su correo electrónico como un dueño del tiempo significa hacer

tanto como sea posible para controlar el tiempo que usted invierte en la
modalidad del correo electrónico personal. Muchas personas se quejan del
exceso de correo e información electrónica, pero no hacen absolutamente
nada para limitar la cantidad de tiempo que emplean en el manejo del
interminable torrente de correos electrónicos, cuyo 75 por ciento es material
de propaganda no deseado. He conocido a muchas personas que
simplemente se han rendido y han aceptado la «pérdida de tiempo que
representa el correo electrónico» como un mal necesario. Pero usted no
debe hacerlo.
Permítame ser franco. Usted no puede hacer que el problema
desaparezca completamente, pero puede y debería adoptar una serie de
estrategias de limitación del daño para reducir al mínimo los efectos. Usted
necesita preguntarse:
¿Cuáles son las cosas relacionadas con el exceso de correo electrónico que
puedo controlar?
La respuesta es que hay varias áreas de actividad que entran
parcialmente dentro de su esfera de influencia personal:

• Controle cuántas veces y cuándo lee sus correos electrónicos.

• Controle quién le envía correos electrónicos.
• Controle cuándo usar el correo electrónico, en lugar de otras formas de
comunicación.
• Controle cómo escribe sus correos electrónicos para facilitar las cosas al
receptor. A menudo, esto será correspondido.
• Controle cómo procesa los correos electrónicos para hacer un uso más
eficiente del tiempo
• Controle las herramientas informáticas que usted usa para manejar
mejor el proceso.
 CONTROLE CUÁNTAS VECES Y CUÁNDO LEE SUS CORREOS
ELECTRÓNICOS
¿Cuántas veces lee su correo electrónico? Sea sincero. He encontrado un
estudio que indica que, generalmente, la gente examina sus correos cada 5-7
minutos. Esta es la triste verdad: la lectura frecuente del correo electrónico es
una adicción. Para muchos es irresistible, y empeora cada vez más con el uso
de los móviles y otros aparatos de bolsillo que envían correos electrónicos a
todas partes. Usted escucha el «tilín» y enseguida mira la pantalla de su
móvil. No puede evitarlo.
¿Cuántas veces ha estado charlando o cenando con alguien y la
conversación se interrumpe cada pocos minutos porque alguno de ustedes
recibe correos o mensajes de texto, que son tan inapropiados en este
contexto?
Esto es lo que usted debe hacer.

Desactive el correo electrónico

¡Sí, desactive su correo electrónico! Estoy seguro de que habrá momentos en
los que podrá encender su contestador automático o su correo de voz para
ver sus llamadas, si ha estado ausente u ocupado. Haga lo mismo con su
correo electrónico. De este modo, no se sentirá tentado a mirarlo cuando
oiga la señal.

Programe las sesiones para ver el correo electrónico

Es muy importante como parte del proceso de planificación que usted
decida cómo y cuándo revisar sus correos electrónicos. La mayoría de las
personas no necesitan más de dos o tres sesiones al día. Una vez que ha
hecho esto, olvídese de sus correos electrónicos hasta la siguiente sesión
programada. De este modo, usted controla sus correos electrónicos y no a la
inversa. El objeto de esta estrategia es ayudarle a mantenerse concentrado y
detenerse «sólo para verificar». Casi seguramente, si usted sigue visitando su
página de correos entrantes encontrará cosas que le distraerán de otras que
tienen más alta prioridad.
Quisiera darle otro par de consejos y observaciones sobre este problema.
Si usted tiene suficiente autodisciplina, evite mirar los correos durante la
primera media hora del día. Al hacer esto, refuerza su control mental
interno en una parte vital del día y evita verse involucrado en cualquier cosa
que surja repentinamente. Aténgase a su lista de prioridades.
Muchos de nosotros hemos sobrevivido y prosperado antes de la
revolución del correo electrónico. Muy pocas veces me he encontrado con
un correo electrónico que fuera tan vital y urgente que no pudiera esperar
24 horas o más.

CONTROLE QUIÉN LE ENVÍA CORREOS ELECTRÓNICOS

Reconozco que ninguno de estos consejos es absolutamente infalible, pero si
usted puede llegar a ser más disciplinado, será capaz de reducir el volumen
de correos electrónicos. He aquí algunos consejos para reducir el mínimo el
número de personas que le envían correos electrónicos.

Bórrese de las listas

Si usted recibe habitualmente correos electrónicos de promoción y folletos
de organizaciones que no le interesan, simplemente bórrese de sus listas.
Muchas personas protestan por los correos que reciben y sólo los eliminan.
Desde luego, eso no impide que continúen llegando en el futuro.

No participe en ninguna base de datos

Cuando usted hace compras de cualquier tipo de bienes o servicios, a
menudo le preguntan si los proveedores pueden transmitir o vender sus
datos, o bien si pueden enviarle más información. A menos que usted
realmente lo desee, siempre decida no participar.

No dé su dirección de correo electrónico indiscriminadamente

Muchas personas dan su dirección de correo electrónico a cualquiera que se
la pida. Tampoco se las dé a las personas que llevan a cabo encuestas en la
calle o los centros comerciales. Sólo diga amablemente, «no».

CONTROLE CUÁNDO USAR EL CORREO ELECTRÓNICO EN

LUGAR DE OTRAS FORMAS DE COMUNICACIÓN
Antes de que se inventara el correo electrónico todos podíamos
comunicarnos sin inconvenientes. A veces no necesitamos responder por
correo electrónico sólo porque así es como alguien se ha comunicado con
nosotros. A menudo podemos y deberíamos coger el teléfono y hablar con
esa persona.
Un buen ejemplo de dónde esto podría ser más eficiente es cuando
usted está haciendo los preparativos para una reunión. Tengo una
experiencia personal de un intercambio de más de ocho correos electrónicos
simplemente para concertar la fecha, la hora y el lugar de una reunión
empresarial. A veces, para abreviar el proceso, he hablado por teléfono con
la persona indicada y he resuelto todo en una llamada muy precisa.

CONTROLE CÓMO ESCRIBE SUS CORREOS ELECTRÓNICOS

Deje de decir «gracias»

¿Me pregunto cuántos correos electrónicos son realmente necesarios? He
visto que muchas personas agradecen al emisor de un correo electrónico,
sólo para recibir un «gracias» en respuesta a su «gracias». ¡Sepa cuándo
detenerse! La cortesía es una virtud, pero un «gracias» es suficiente.

Procure que sus correos electrónicos sean breves

En efecto, el intercambio de correo electrónico resulta muy eficaz cuando se
reduce al mínimo indispensable. Los dueños del tiempo saben cuándo
deben ser breves en su correspondencia y cuándo es apropiado dar más
detalles.

Revise su correo electrónico antes de enviarlo

¿Alguna vez ha prometido enviar un archivo adjunto en su correo pero ha
olvidado añadirlo? ¿Qué ocurre? Usted recibe una respuesta diciéndole que
no hay «ningún archivo adjunto» y tiene que perder tiempo en el reenvío.
Dedique un momento a verificar que su correo sea correcto la primera vez.

Enseñe a los otros cómo manejar su correo electrónico

Si los otros responden inmediatamente a los correos electrónicos, eso es lo
que esperarán de usted. Si escribe correos extensos, detallados y con un
exceso de palabras, no se sorprenda si eso es lo que recibe de vuelta.
Con las personas con las que usted trabaja o con las que es probable que
tenga negocios en el futuro, le sugiero que explique su enfoque y estilo
preferido y las invite a compartirlos. Haga esto en un tono amistoso —en lo
posible, a través del correo electrónico—, y destaque que esto es de mutuo
interés debido a la sobrecarga de correos.

CONTROLE CÓMO PROCESA LOS CORREOS ELECTRÓNICOS

PARA HACER UN USO MÁS EFICIENTE DEL TIEMPO

Lea el correo sólo una vez

Cuando usted lea sus correos electrónicos durante una de sus sesiones
planificadas, haga una de estas cuatro cosas:

• Conteste de inmediato con una respuesta apropiada, si eso es lo

necesario.
• Deséchelo completamente si es correo de propaganda, y «cancele su
suscripción» de inmediato.
• Envíe un correo puente.
• Apunte en su agenda cuándo se ocupará de ese correo o lo abordará de
algún modo.

Le sugiero que revise sus correos electrónicos. Examínelos muy

rápidamente para ver de quiénes proceden, y luego decida cuáles son los
más importantes para responder. Vuelva a priorizar otra vez. Aborde
primero los correos más urgentes y significativos. Si ocurre algo inesperado,
al menos se habrá quitado eso de encima.
Un error frecuente es leer todos sus correos minuciosamente antes de
hacer algo con ellos. A veces pueden pasar varias horas entre una primera
lectura y la revisión. Para ese entonces, habrá recibido nuevos correos y
tendrá que leer de nuevo la tanda original antes de poder decidir cómo
responder. Esto no es un buen uso del tiempo. Controle sus correos
electrónicos y controle su tiempo.

Responda dentro de un periodo razonable o envíe un correo puente

¿Sabe qué pasará si usted no contesta un correo electrónico personal dentro
de un periodo razonable de aproximadamente tres días? Esa persona le
enviará otro correo, y ahora usted tendrá dos veces el mismo material en su
sistema. Si usted no puede ocuparse apropiadamente del correo electrónico
después de haber hecho una primera lectura, envíe un amable correo
puente para hacerle saber al emisor cuándo tendrá noticias suyas.

CONTROLE LAS HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS QUE USTED

USA PARA MANEJAR MEJOR EL PROCESO
Manejar y organizar sus correos electrónicos y los archivos adjuntos para
mantener el sistema actualizado y ordenado puede ser, a largo plazo, una
sabia medida de administración del tiempo. Esto no es conceptualmente
diferente de organizar sus otros objetos físicos. Vea el capítulo 3 «Controle
sus cosas». He aquí algunos consejos que podrían ayudarle.

Borre los correos electrónicos de sus bandejas de entrada y salida

Adquiera el hábito de borrar periódicamente el material que se acumula en
sus bandejas de entrada y salida y que usted no necesita conservar.

Deshágase de los correos electrónicos en su carpeta de mensajes

eliminados
Si bien usted puede tener correos borrados, éstos pasan meramente a su
papelera o carpeta de mensajes eliminados. Algunas personas tienen una
cantidad enorme de correos guardados allí. Esto es como tirar cosas en el
cesto de los papeles debajo del escritorio de su oficina y no molestarse en
vaciarlo. A la larga, todo se acumulará y creará desorden, lo cual tiene un
gran impacto sobre su tiempo.

Guarde y grabe sus correos electrónicos anteriores

Si tiene correos entrantes o salientes y quizás archivos adjuntos que podrían
ser importantes y que usted desea conservar para consultas futuras, entonces
guárdelos en un CD, en un disco duro externo o en una tarjeta de memoria.
No obstante, procure que sean fáciles de organizar y encontrar.

Organice el material en carpetas y archivos

Así como haría con las copias y materiales impresos, establezca un sistema
donde se archiven automáticamente los correos electrónicos por clientes y
proyectos, o incluso con un código de colores. La mayoría de las personas
tendrán acceso a sistemas que pueden facilitar esto.

Obtenga una nueva dirección de correo electrónico privado

Del mismo modo que usted podría tener un número de teléfono no
incluido en la guía telefónica, considere la posibilidad de obtener una
dirección de correo electrónico que sólo dará a determinadas personas. Esto
reducirá al mínimo la cantidad de correo de propaganda que recibe y le
ayudará a procesar más rápidamente sus correos electrónicos.
8

Controle su tiempo en la pantalla

La televisión e Internet son fantásticos. Nos sirven para mantenernos en

contacto con lo que ocurre en el mundo y constituyen una excelente manera
de desconectarse de la vida real para relajarse y perderse en un infinito
mundo de diversión y entretenimiento. Internet, en particular, ofrece una
fuente de información y entretenimiento constante, inagotable y siempre
creciente, y los juegos electrónicos también compiten considerablemente por
nuestro tiempo en la pantalla.
Los móviles, la televisión e Internet son nada menos que un cordón
umbilical, una manera activa y comprometida de estar conectados. ¡Sin
embargo, si usted lo permite, estos medios pueden ser los mayores ladrones
de tiempo y el peor enemigo del dueño del tiempo!
Permítame ser muy claro al respecto. Aquí no quiero ser un «viejo
gruñón» —reservo eso para otra parte del libro—, pero muchas personas se
quejan de no tener suficiente tiempo para hacer ciertas cosas, aunque no
tienen reparos en ver todos los episodios de cada culebrón o su programa
especial favorito. La televisión controla cómo viven y planifican su tiempo.
Muchas deciden cuándo comer, cuándo acostarse o levantarse, cuándo
llegar al hogar desde la oficina e incluso cuándo conversar con su familia en
función del horario de ciertos programas de la televisión.
En teoría, el crecimiento de la televisión digital y la posibilidad de grabar
y reproducir instantánea y fácilmente han resuelto este problema. Sin
embargo, creo que esta tecnología ha empeorado las cosas en lugar de
mejorarlas, al crear una mayor tentación de la televisión. ¡Esto es como darle
a una persona que come demasiado, una provisión inagotable de su
chocolate favorito!
Lo mismo se puede decir de Internet. Muchas personas necesitan tener
diariamente sus horas fijas de pasatiempo en Internet. El problema se agrava
por el hecho de que ahora usted también puede usar Internet para ver los
programas de televisión.
Supongo que ya ha oído todo esto antes. Quizás ha llegado a ser inmune
a las advertencias sobre pasar demasiado tiempo frente a una pantalla. No
estoy en contra de la televisión ni del ordenador, ni predico que son
creaciones del demonio y que usted necesita prescindir de ellas; yo he
mirado la pantalla y he «navegado» más de lo necesario a través de los años.
Sin embargo, si usted piensa que dedica demasiado tiempo a la televisión
o al ordenador pero quiere ser dueño del tiempo, alguien que se esfuerza
por controlar su tiempo, entonces un buen punto de partida es revisar sus
hábitos y considerar maneras de reducir su tiempo en la pantalla. El
verdadero problema es: ¿quién controla a quién? ¿Usted a la pantalla, o ésta
a usted? Procure terminar esta sección del libro antes de encender la
televisión...

¿POR QUÉ Y CÓMO VE LA TELEVISIÓN?

¿Alguna vez ha decidido mirar la televisión y luego preguntarse: «Me
importa lo que estoy viendo»? ¿Cuántas veces ha dicho: «No hay nada para
ver», y luego mira el mejor de los culebrones? ¿Hay alguien que no se haya
quedado hasta más tarde de lo que debía atrapado por una película
espantosa y por la mañana se haya preguntado: «Por qué he mirado eso»?
Si ha respondido «sí» a alguna de estas preguntas, hay una razón
principal y dominante relacionada con el tiempo: ¡usted no tenía nada mejor
para hacer!
Cuando está ocupado en un proyecto u otros asuntos sociales o
personales, ¿no ha notado que mira menos televisión? Cuando está de
vacaciones, ¿cuántas veces enciende la tele en su habitación del hotel?
¿Usted se sienta en su habitación durante horas cada noche para ver
cualquier cosa? Apostaría a que no lo hace.
Lo cierto es que la televisión ha llegado a ser una manera fácil de
evadirse, un escape, cuando usted no ha planificado lo que debe hacer. La
gente ha adquirido el hábito de llenar su «horas muertas» con la televisión.
La misma lógica se aplica a Internet. ¿Cuántas veces se ha conectado y
ha navegado sin un propósito real en la mente? Apuesto a que no hace esto
cuando está de vacaciones o concentrado en algún otro interés o actividad.
Entonces, ¿cuál es la solución? Para mí es demasiado fácil decir:
«Apague su televisión u ordenador»; o, como dijo un directivo empresarial
de alto perfil: «Si quiere tener más tiempo, deshágase de su televisión». El
problema real es que la televisión e Internet pueden ser adictivos, y sólo es
posible abordarlo y reducirlo si usted tiene un verdadero deseo de hacerlo y
la suficiente fuerza de voluntad para afrontar un cambio de hábitos.
Si le preocupa este problema y alguna vez ha considerado reducir su
tiempo en la pantalla, vea si alguno de estos hechos y preguntas inclinan la
balanza y le inducen a tomar medidas reales.

Preguntas y hechos sobre el tiempo en la pantalla

• ¿Sabía que el adulto medio mira la televisión durante aproximadamente
tres horas y media por día? Si esto le ocurre a usted, ¿sabe que pasa
casi 53 días por año frente a la tele? ¿Qué otra cosa podría hacer con
53 días?
• ¿Es consciente de que si usted hace esto desde los 20 años hasta los 70,
habrá pasado más de siete años y medio de su vida mirando la
televisión? En su lecho de muerte, ¿realmente desearía mirar atrás y
decir que así fue cómo pasó todos esos años?
• ¿Sabía que ahora la gente pasa dos veces más tiempo en Internet que
mirando la televisión?
• ¿Puede creer que el 51 por ciento de las personas entre 10 y 35 años de
edad pasan una media de 12 horas por semana en los juegos
electrónicos? Esto equivale a 650 horas por año, o a casi 27 días en un
año, que la gente vive en tiroteos, vuelos, explosiones y asaltos con los
diferentes programas de juego.
• ¿Quiere más sexo? ¡Las investigaciones muestran que las parejas que no
tienen una tele en su habitación pasan dos veces más tiempo
disfrutando de las relaciones sexuales!
• ¿Cuánto tiempo pasa cambiando de canales y mirando la guía de
televisión para descubrir que no hay nada que realmente le interese
ver? ¿Sabe que 10 minutos diarios representan más de una hora por
semana y más de dos días por año? ¡Si cada minuto en que cambia de
canales costara sólo 10 céntimos, esto sería como tirar 3.640 euros
cada año!
• ¿Cuántas calorías consume frente a la televisión o mientras navega por
 la web? ¿Se le ha ocurrido que muchas personas no están en forma y
se vuelven obesas porque consumen demasiada comida basura
mientras miran la pantalla? ¿Qué pasaría si en cada hora frente a la
pantalla usted consumiera 200 calorías? ¿Cuánto adelgazaría si
redujera a la mitad su tiempo en la pantalla? He visto estudios que
indican que el 41 por ciento de aquellas personas que tienen
sobrepeso o son obesas a los 26 años de edad también miran la
televisión excesivamente.
• Usted dice: «Estoy demasiado ocupado para hacer ejercicio en forma
regular», pero pasa una media de 24 horas y media mirando la
televisión cada semana y quizás el doble en Internet? Sólo una hora
menos frente a la pantalla cada semana le daría tiempo para el
mínimo recomendado de tres sesiones de 20 minutos de ejercicio cada
semana. ¿Cuánta vida útil adicional podría darle esto?
• ¿A qué está renunciando realmente si pasa tanto tiempo mirando una
pantalla? ¿Qué deja sin hacer?
• Si usted sólo renunciara a 10-20 por ciento de su tiempo en la pantalla,
¿cuánto más podría lograr?
• ¿Sabía que tanto tiempo frente a la pantalla le hace sentir cansado y
deprimido?
• ¿Sabía que los exámenes del cerebro muestran que el área del
pensamiento se ralentiza o se suspende mientras mira la televisión?
• ¿Ha considerado que mirar tanto la televisión le convierte en un
espectador de la vida, en lugar de un participante? ¿Es esto lo que
realmente desea?
• ¿Tiene un problema de espalda o de cuello? ¿Tiene dolores de cabeza
frecuentes? ¿Sabía que tanto tiempo en Internet puede ser un factor
que contribuye a esos problemas?
• ¿Alguna vez se ha encontrado con personas que no tienen ningún tema
de conversación, salvo los programas de televisión, los sitios web o la
calidad de los gráficos en el juego electrónico más reciente? ¿Quiere
convertirse en una de ellas?

Una vez más, consideremos todo esto en perspectiva. La televisión,

Internet y los juegos electrónicos no son tan malos. Todo lo contrario, su
contribución al mundo moderno ha sido enorme. Sin embargo, como todo
lo demás, es una cuestión de moderación. Si usted aspira a ser dueño del
tiempo y administrar su tiempo, debe controlar sus pantallas.

Cada día, los niños en el Reino Unido pasan una media de dos horas y
tres cuartos mirando la televisión, una hora y media en Internet y una
hora y cuarto en una consola de juegos. ¡Esto significa cinco horas y
media frente a una pantalla cada día; o sea, 2.007 horas por año!
Éstas son más horas de las que pasan en clase o interactuando con sus
padres.

CONSEJOS DEL DUEÑO DEL TIEMPO PARA CONTROLAR EL

TIEMPO EN LA PANTALLA
• Sea selectivo con los programas que ve en la televisión. Elija y planifique
con más cuidado lo que mira. Decida qué es lo que realmente quiere
ver cada semana y grabe esos programas. Luego planee exactamente
cuándo quiere verlos. De este modo, usted ejerce el control y no
reacciona ante los caprichos de los programadores del canal.
• Use Internet solamente con propósitos específicos y luego desconéctelo.
Siga concentrado en ese objetivo y no se distraiga con los sitios o
páginas web que no tienen nada que ver con esa tarea. Si usted ve
algún sitio que le interesa, planifique cuándo lo visitará.
• Ocúpese de algo más. Comprométase más activamente con sus
intereses, pasatiempos y compromisos externos.
• Como parte de su planificación, cada semana decida con anticipación
cómo le gustaría pasar su tiempo libre. ¿Usted anotaría en su agenda
 «mirar televisión», «navegar por Internet», o «pasar el rato con los
juegos electrónicos»? Si lo hace, establezca los momentos para
dedicarse a esas cosas. De este modo, esos pasatiempos se convierten
en una actividad controlada.
• En lugar de decir a su familia: «¿Qué miraremos en la tele?», intente
preguntar: «¿A qué os gustaría jugar?». La respuesta bien podría ser
un juego electrónico interactivo. Al menos, esto implica una
interacción social.
• Si usted tiene realmente la intención de reducir las horas en la pantalla,
considere la posibilidad de retirar la televisión o el ordenador del
dormitorio. Cuánto más accesible sea, más dispuesto estará a mirar
una pantalla.
• Cuantas más pantallas tenga en la casa, más tiempo pasará atrapado en
eso. Una vez más, considere reducir el número de pantallas que
posee.
• Si realmente quiere llevarse un susto, calcule cuántas horas por día
pasan usted y su familia frente a la televisión, en la web o en los
juegos electrónicos. Multiplique esto para obtener el número de horas
por año, y luego multiplíquelo nuevamente para ver cuánto tiempo
habrá invertido en estas cosas hasta los 70 años de edad. Use esta cifra
como un acicate para obligarse a reducir el tiempo en la pantalla.
Haga una competencia con los miembros de su familia para ver quién
puede reducir más sus horas.
• Si pasa por una habitación donde la televisión está encendida, no se
detenga para ver lo que está mostrando. Siga su camino.
• Si está decidido a reducir sus horas en la pantalla para dedicar más
tiempo a otras cosas, hágalo en forma gradual, estableciendo objetivos
relativamente fáciles de alcanzar. Por ejemplo, reduzca un 10 por
ciento o una hora cada semana.
• ¡Busque el interruptor!
9

Controle sus reuniones

Para ser franco, si usted quiere encontrar una manera de perder el tiempo
en el trabajo o en cualquier parte, ¡participe en una reunión!
¿Ha estado alguna vez en una reunión, particularmente en una reunión
interna de una compañía, donde se haya sentido inspirado y estimulado,
como si realmente hubiera hecho algo útil y éste fuera un buen uso de su
tiempo?
Yo he estado, pero no a menudo. He pasado muchas horas frustrantes
en diversas reuniones y comisiones empresariales, sociales y de beneficencia
que han sido una absoluta pérdida de tiempo. Creo que fueron muy pocas
las que resultaron verdaderamente necesarias y constructivas. ¡Al parecer,
hay una cultura en muchas organizaciones de mantener reuniones como un
sustituto de hacer progresos en el trabajo!

• Los empresarios y ejecutivos pasan entre un 25 y un 80 por ciento de

sus horas de trabajo en reuniones, pero entre un tercio y la mitad de
todas esas reuniones se consideran una pérdida de tiempo.
• Las personas se desconectan completamente a los 41 minutos en una
reunión. Y más de tres cuartos pierden interés después de 15 minutos.
• 9 de cada 10 personas sueñan despiertas en las reuniones.
• El 60 por ciento de los asistentes a una reunión toman notas para
aparentar que están escuchando.
 Desde luego, la realidad es que las reuniones conciernen más a las
políticas internas, la adopción de decisiones y «tener las espaldas cubiertas»
que a cualquier otra cosa.
Nunca deja de sorprenderme cuánto tiempo se derrocha en las
reuniones. Una vez asistí a una reunión formal de un importante bufete en
el que estaban presentes los 20 socios. Todos cobraban aproximadamente
300 euros por hora. El único tema para discutir era qué porcentaje de gris se
debería aplicar en la impresión de la tapa de su nuevo folleto. ¡Esta
discusión continuó durante tres horas! Si usted hace un cálculo aritmético
básico, esta reunión y decisión vital tuvo un coste de 60 horas que, a razón
de 300 euros la hora, representa 18.000 euros. Un tiempo y dinero bien
gastado, ¿no le parece?
En realidad, me asombra que una de las cosas en las que los empresarios
invierten gran parte de su tiempo sea considerada por ellos mismos como
una de las peores trampas del tiempo. He aquí algunos comentarios que he
oído cuando les he preguntado sobre sus reuniones en su organización:

• «En la era del correo electrónico y otras formas modernas de

comunicación entre nosotros, es increíblemente anticuado pensar que
cada vez que necesitamos conversar debamos tener una reunión.»
• «Tenemos reuniones semanales de marketing, reuniones mensuales de
departamentos y reuniones trimestrales de socios. Siempre discutimos
prácticamente las mismas cosas. Conversamos mucho y nadie hace
nada.»
• «En general, pienso que aquí las reuniones son una pérdida de tiempo.
Lo único positivo acerca de ellas es que puedo atiborrarme de
bocadillos, frutas y galletas de chocolate.»

Desde luego, algunas reuniones son productivas y justificadas. ¿Qué

diferencia a las reuniones útiles de las que son una pérdida de tiempo? He
aquí algunos de los problemas que usted debe considerar, con algunos
consejos del dueño del tiempo sobre cómo controlar su tiempo en lo que
concierne a las reuniones.
 OBJETIVOS DE LA REUNIÓN
¿De esta reunión se pueden obtener beneficios tangibles para todas las
partes? Si usted no puede identificarlos, ¡no se reúna! Por ejemplo, algunas
reuniones de ventas o de relaciones públicas son convenientes, como las
reuniones internas para tomar una decisión y emprender una acción sobre
un tema específico, o incluso para intercambiar ideas.
Sin embargo, si una reunión es convocada sin un fin específico o para
informar sobre el progreso de un proyecto particular, hay maneras más
provechosas de hacer esto.

ALTERNATIVAS PARA LAS REUNIONES

¿Hay una mejor manera de facilitar un intercambio de información que la
reunión frente a frente? De hecho, hay otras opciones. Ahora el correo
electrónico, el teléfono, las conferencias y reuniones en la web pueden
reemplazar los costosos viajes para reunirse, que consumen tanto tiempo. Al
menos, considere estas posibilidades.

LAS PERSONAS CLAVE

Un error típico es que a menudo las personas clave no pueden estar
presentes en una reunión por una razón u otra. A pesar de ello, también he
visto muchas reuniones que se llevan a cabo simplemente porque han sido
programadas. Seamos claros al respecto: si la discusión gira en torno a una
persona específica cuya asistencia es necesaria debido a su conocimiento,
experiencia o compromiso en un proyecto particular y no puede estar
presente, entonces cancele o posponga la reunión.

EL NÚMERO DE ASISTENTES
A menudo, me he encontrado en situaciones en las que todo un
departamento o equipo han sido invitados a la reunión para que algunos de
sus miembros no se sientan «excluidos». Este es un problema político, que se
puede resolver fácilmente con un buen liderazgo, comunicación y gestión.
Como regla básica, cuanto más personas haya presentes, menos constructiva
será la reunión.

PREPARACIÓN Y TAREA
A veces, las reuniones se llevan a cabo sin una agenda o una lista escrita de
los temas que tratar. Desde un punto de vista organizativo, es una buena
práctica tener una lista de los temas de discusión. Esta regla también se
aplica a las reuniones entre dos personas. Por ejemplo, mientras abre su
ordenador portátil, usted podría decir: «Sólo tengo algunas cosas para
considerar, por eso las he apuntado en una agenda informal». Es una
manera muy útil de tener el control tanto de la reunión como de su tiempo.

EMPIECE Y TERMINE PUNTUALMENTE

Las reuniones siempre deberían empezar con puntualidad y tener un límite
formal para terminar. Si la reunión termina antes, tanto mejor, pero jamás
debería rebasar el límite previsto. ¿Recuerda las Verdades del dueño del
tiempo sobre pensar en unidades de tiempo horarias o de media hora?

LAS ACTAS DE LAS REUNIONES

Otra regla convencional de las reuniones es la lectura de las actas. Hay
ocasiones en las que esto es prudente, e incluso puede ser una exigencia
legal. Pero la formalidad de leer las actas no siempre es necesaria ni útil,
particularmente en las reuniones informales donde esto consume tiempo.
He asistido a muchas reuniones que empiezan con la lectura de las actas
seguida por una discusión de ellas. ¿Por qué? A menudo, la agenda se
puede organizar de tal modo que usted cubra los temas importantes. Las
personas que no asistieron a una reunión previa deberían leer las actas de
antemano, suponiendo que quieran hacerlo.

DEMASIADAS COMISIONES EMPRESARIALES Y

DEPARTAMENTALES
Una manera sencilla de reducir la cantidad de tiempo absorbido por las
reuniones es tener menos comisiones diferentes. ¿Su organización necesita
realmente tantas comisiones para tomar decisiones?
Un cliente al que estuve asesorando tenía una jerarquía de cuatro
comisiones con diferentes grados de autoridad. Esto requería seis meses de
debate y discusión por parte de todas las comisiones, cada una de las cuales
estaba integrada por cinco personas, ¡para aprobar una simple
recomendación que costaba 70 euros!

LA FECHA DE LA PRÓXIMA REUNIÓN

Hay una regla convencional que requiere establecer la fecha de la siguiente
reunión antes de que termine la presente, y a menudo es un tema de la
agenda. Esto ha llegado a ser una costumbre en muchas organizaciones y
comisiones. Una pregunta apropiada podría ser: «¿Necesitamos tener otra
reunión?». Quizás usted pueda diferirla hasta que surja un asunto que
requiera una discusión.

PROTEJA Y VALORE SU PROPIO TIEMPO

El número de reuniones que usted mantiene no es un barómetro del éxito.
Conozco a una consejera delegada que tiene reuniones en casi todo el país,
simplemente porque alguien le pide si pueden reunirse. Hace poco apuntó
dos horas en la agenda para una reunión con un cliente. Tuvo que viajar
dos horas y media para llegar allí, y a su llegada el cliente le entregó un
informe escrito en una hoja de papel y tuvieron una breve conversación de
10 minutos. ¡Luego pasó otras dos horas y media en el viaje de regreso!
Éste es otro ejemplo típico de una reunión que fue concertada con poca
consideración del tiempo. Una rápida llamada telefónica planeada para una
hora específica, además de un fax, una carta o un correo electrónico con el
documento, habrían ahorrado varias horas. ¿Cuánto tiempo pierde usted
asistiendo a reuniones externas innecesarias?

ADOPTE ESTRATEGIAS PARA EVITAR LAS REUNIONES

Muchas personas me envían regularmente correos electrónicos o me llaman
con el objeto de invitarme a una reunión para discutir la «colaboración». Por
lo general, esto significa que quieren venderme cosas o bien pretenden
convencerme para que patrocine sus productos. Aun cuando piense que eso
podría ser de interés, basándome en mi «intuición», casi nunca acepto de
inmediato la invitación que me hacen. En cambio, digo: «Teniendo en
cuenta su tiempo y el mío, acordemos antes una oportunidad específica y
conveniente para conversar por teléfono durante cinco minutos y establecer
si en esto hay realmente un tema de interés mutuo».

HAGA DEL TIEMPO UNA CUESTIÓN CLAVE CUANDO EMPIEZA

UNA REUNIÓN
¿Ha tenido alguna vez una reunión que haya empezado con una breve
charla y un café, sólo para enterarse de que la persona que está viendo y a
quien desea preguntarle algo tiene que irse dentro de 10 minutos? En estas
circunstancias, usted se siente presionado y le resulta difícil lograr sus
objetivos. También puede experimentar el mismo tipo de situación a la
inversa, cuando la persona con quien está conversando espera tener más
tiempo del que usted está dispuesto a concederle.
Puede proteger su tiempo y ser considerado con el tiempo del otro, si
pregunta al principio: «¿De cuánto tiempo dispone usted?».
Si alguien ha aceptado reunirse conmigo, al principio de la reunión,
suelo preguntar con una sonrisa en el rostro:

Le agradezco mucho que haya aceptado verme. De modo que, para

no abusar de su amabilidad, ¿puedo preguntarle de cuánto tiempo
dispone?

Si soy yo el que ha aceptado ver a alguien, podría preguntar al principio:

Muchas gracias por venir. No sé de cuánto tiempo dispone usted,

pero yo sólo dispongo de 20 minutos antes de mi próximo compromiso.
¿Le parece suficiente?
 Usted ni siquiera necesita esperar hasta que empiece la reunión para
abordar esta cuestión. Le aconsejo que incluya una discusión sobre el
tiempo en sus comunicaciones iniciales para que ambas partes sepan de
antemano cuánto tiempo necesitarán. Este tipo de preguntas permiten un
uso eficiente y positivo del tiempo, y también mejoran los resultados de la
reunión.

LLEVE SU LISTA DE TELÉFONOS A LAS REUNIONES

¿Nunca ha estado en una reunión y necesitado llamar a alguien para decirle
que llegaría tarde, pero no pudo hacerlo porque no tenía el número a
mano? Asegúrese de tener un número de contacto. Incluya eso en su
planificación previa a la reunión.

CONSIDERE CUIDADOSAMENTE LOS TENTEMPIÉS

Usted necesita establecer un equilibrio entre la amabilidad, la hospitalidad y
la creación de una atmósfera apropiada cuando considera la «pausa del
café», que significa un tiempo adicional. Hace un tiempo asistí a una
reunión que llegó a su término cuando, inesperadamente, la puerta se abrió
y, sin haber sido pedida, una secretaria trajo una bandeja con café y galletas.
En atención a esa cortesía, nos quedamos conversando otros 15 minutos
antes de poder irnos.
No estoy diciendo que usted debería evitar los tentempiés, pero al
menos tenga en cuenta que esto añadirá tiempo a una reunión, de modo
que considérelos cuidadosamente antes de tomar una decisión.

CONFIRME EL LUGAR DE LA REUNIÓN

Si usted tiene la responsabilidad de organizar las reuniones, siempre
confirme el lugar donde se llevarán a cabo. En muchas ocasiones, he visto
con asombro la enorme cantidad de tiempo perdido porque los salones ya
estaban reservados, no habían sido acondicionados apropiadamente, o no
contenían las instalaciones adecuadas.
10

Controle sus interrupciones

Casi seguramente, las interrupciones serán uno de sus problemas con el

tiempo. Para que conste, usted no es el único. Las interrupciones encabezan
la lista de los problemas con el tiempo. Por lo tanto, esté haciendo lo que
esté haciendo, ¡no coja el teléfono mientras lea esta sección!

La gente suele tener una interrupción cada ocho minutos. Con una
interrupción media de cinco minutos de duración, esto equivale
aproximadamente al 50 por ciento de la jornada de trabajo.

Para darle algún indicio de la magnitud de este problema, el 80 por

ciento de las interrupciones se califican generalmente de escaso o ningún
valor, y muchas personas ni siquiera las consideran interrupciones.
No obstante, aunque parezca absurdo, la víctima casi siempre culpa a la
persona o cosa que es supuestamente responsable de la interrupción.
¿Cuántas veces ha dicho usted apretando los dientes: «Ha sonado el
teléfono», o «ha venido alguien por un momento»?
Permítame decirle algo que le puede irritar y que no encontrará en
ningún otro libro sobre administración o control del tiempo. En muchos
casos, una interrupción sólo tiene lugar si usted la permite. La verdad es que
usted es el culpable de casi todas sus interrupciones.
Usted elige coger el teléfono o permitir que alguien entre en su oficina.
Si bien nunca se librará de todas las interrupciones, hay muchas cosas que
puede hacer para reducirlas al mínimo. He aquí algunas soluciones
tranquilizadoras para que las considere, teniendo en cuenta que la mayoría
de las interrupciones ocurren cuando alguien se presenta personalmente, o a
través de algún medio tecnológico o físico. Esto incluye el teléfono, el correo
electrónico, el móvil o un buscapersonas.

LOS VISITANTES INESPERADOS

Priorice sus interrupciones
Lo primero que usted debe hacer es cambiar de actitud y comprender que
no todas las interrupciones son negativas. En algunas publicaciones sobre
administración del tiempo he leído que el mejor modo de abordar a las
personas inesperadas que nos interrumpen es «simplemente, diga no». Sin
embargo, hay que ser cauteloso con este enfoque. Desde luego, habrá
ocasiones en que necesita eludir el compromiso de una «charla social» o de
«¿tienes un par de minutos?», pero sea prudente porque también habrá
momentos en que usted debería permitirse ser interrumpido.
Por lo tanto, mi primer consejo es apreciar la necesidad de priorizar sus
interrupciones, y reconocer que unas interrupciones son positivas y otras
negativas. Si un cliente potencial con quien está tratando de hacer negocios
desea conversar con usted para hacerle un pedido, no creo que sea poco
razonable interrumpir lo que está haciendo y responder a la llamada. Lo
más importante es que usted adquiera el hábito de hacerse esta simple
pregunta del dueño del tiempo:
¿La interrupción potencial es de mayor o menor valor que la tarea que
estoy haciendo?
Al hacer esto, usted tiene al menos una posibilidad de distinguir las
interrupciones positivas de las negativas. La mayoría de la gente no se hace
esta pregunta. Interrumpen lo que están haciendo y tienen oscuros
pensamientos acerca de la persona que les interrumpe, o disfrutan del placer
malicioso de decirles que vuelvan más tarde.
Hay una fascinante tira cómica de una batalla medieval completa con
arqueros lanzando sus flechas al enemigo mientras son atacados por
arqueros adversarios. Un vendedor de ametralladoras automáticas se
acerca al comandante y éste lo despacha con la frase: «¿Que no ve que
estoy ocupado?».

Decidir sobre la importancia relativa de una interrupción no es una

ciencia exacta. A veces se acierta y a veces no, pero ésta es al menos una
mejor estrategia que despachar a cada posible intruso sin una pregunta.
Así pues, la próxima vez que alguien entre en su oficina y le pregunte:
«¿Tienes un par de minutos?», responda de un modo cortés pero firme: «En
realidad, ahora estoy ocupado en algo, ¿puedes esperar?», o: «¿Es algo
urgente?», o si es su jefe: «¿Me permite que le pregunte si esto es más
importante que...?» y describa lo que está haciendo en ese momento. Ésta es
una estrategia positiva que da a la otra persona la posibilidad de decirle lo
que necesita, mientras le transmite el mensaje de que, a no ser que sea de
más alta prioridad que su tarea, tendrá que esperar.
Si usted decide que está dispuesto a interrumpir lo que está haciendo, no
se comprometa todavía, formule a la otra persona algunas preguntas más:

• ¿Necesitamos discutir esto ahora?

• De acuerdo, admito que necesitamos conversar sobre esto, pero
acordemos un horario específico para más tarde.
• ¿Exactamente cuánto tiempo necesitaremos? En este momento tengo
mucho trabajo.
• ¿Hay alguien más con quien puedas conversar sobre esto?
 Este enfoque directo pero inquisitivo es propio del dueño del tiempo
porque maximiza el control de su tiempo.
Usted sólo tendrá que adoptar esta estrategia una o dos veces, y luego la
mayoría de las personas aprenderán cuándo acudir a usted y cuándo
renunciar a ello. Esto enseña a los otros que usted considera su tiempo como
valioso y que desea protegerlo y controlarlo.

Cierre su puerta
Esta es una solución obvia y fácil, pero muchas personas simplemente no la
aplican. Es una decisión acertada cerrar su puerta para mostrar a los otros
que usted no desea ser distraído de una tarea particular. Esto no significa
que las personas dejen de interrumpirle, pero las obliga a pensarlo dos veces
antes de hacerlo. Y, además, reducirá el número de interrupciones.
Incluso podría poner un cartel sobre la puerta: «dueño del tiempo
trabajando... ¡sólo se admiten interrupciones urgentes!», o algún otro
mensaje irónico.

Controle a los visitantes inesperados a través de sus acciones

Si ha permitido que un visitante inesperado entre en su oficina, habitación u
hogar, puede reducir al mínimo el tiempo que está con usted mediante sus
acciones y conducta. Si los invita a sentarse o les ofrece un café, no los culpe
por haberse quedado un rato. Ése es el mensaje que usted les está enviando.
Si usted se queda de pie para conversar o no les ofrece un asiento, o tiene
pilas de papeles sobre el asiento del visitante o empieza a ordenar sus
documentos, la mayoría de las personas habrán comprendido que usted
necesita hacer otras cosas. Todas éstas son soluciones fáciles para manejar
las interrupciones.

Distinga a las personas que hacen interrupciones positivas o negativas

Identifique a las personas que son consumidoras del tiempo y a aquellas que
hacen interrupciones aceptables o comprensibles. De este modo, puede
empezar a priorizar cuándo debería decir «entre» y cuándo «ahora no» con
un mayor grado de certeza.
Algunos expertos en administración del tiempo recomiendan llevar un
«registro de interrupciones». Usted registra y evalúa cada interrupción
durante el día en un periodo establecido de tiempo, para ver quién le ha
hecho las interrupciones más inútiles o más importantes. Si piensa que esto
podría ser útil para usted, entonces póngalo en práctica. Mi experiencia
personal es que no necesito llevar ningún registro del tiempo consumido
para conocer las estadísticas precisas de un consumidor particular del
tiempo. ¡Espero que usted también sepa quiénes son los suyos!

Planifique sus interrupciones

Ésta es otra estrategia sencilla que a menudo se pasa por alto. Si usted sabe
por experiencia que hay personas que entran de sopetón con preguntas y
problemas, planifique en su jornada cuándo desea que esto ocurra y
asegúrese de que todos lo sepan. Así, cuando recibe visitantes, está en
condiciones de controlarlos y no a la inversa. Si nadie se presenta, usted
puede continuar con sus otras tareas. La frecuencia de las interrupciones en
su plan diario y cuánto duran es algo que, obviamente, depende de su deseo
o juicio de acuerdo con su posición y función.

Tenga un «portero» que esté alerta ante las interrupciones

Si usted desempeña un papel suficientemente importante en su organización
para tener una secretaria o asistente personal, necesita darles esta sección
del libro para que la lean, ¡o mejor aún comprarles su propio ejemplar! Ellos
también deben ser instruidos en la noción de las «buenas» y «malas»
interrupciones. Estas personas se conocen a menudo como «porteros» con la
reputación de ser inflexibles y excesivamente celosas en el cumplimiento de
su deber para mantener a raya a los intrusos. Si usted es un «portero»,
entonces todos los días debería preguntar a su jefe: «¿Cuándo puede ser
interrumpido y bajo qué circunstancias?».

Cambie la posición de su escritorio

Muchas personas me han dicho que una de las causas de sus interrupciones
es la distribución física de su oficina. Si usted trabaja en un ambiente
abierto, ponga su escritorio en otra dirección para evitar el contacto visual
con las personas que pasan por allí y, de este modo, reducir las
interrupciones y las charlas casuales con ellas.
 LAS INTERRUPCIONES DEL TELÉFONO, EL CORREO
ELECTRÓNICO, LOS MENSAJES DE TEXTO, ETC.
Aun cuando los siguientes consejos sean muy sencillos, me asombra ver
cuántas personas los pasan por alto o son demasiado débiles para aplicarlos.

Apague su móvil y active su correo de voz

La gente siempre me dice que no puede llevar a cabo las tareas porque el
teléfono sigue llamando. Cuando usted empieza un proyecto o tarea,
pregúntese: «¿Esto es tan importante que durante un tiempo establecido no
deseo ser interrumpido?».
Si la respuesta es afirmativa, simplemente desconecte sus teléfonos y deje
que su contestador automático responda a las llamadas. Sin embargo, grabe
un mensaje específico para decir algo como: «En este momento no puedo
coger el teléfono, pero estaré disponible para devolver su llamada a tal o tal
hora. Por favor, deje su mensaje».
Esto es importante, porque indica de un modo transparente cuándo
estará disponible para escuchar el mensaje y cuándo puede devolver la
llamada. Esto alienta a las personas que llaman a hablar en vez de colgar, y
responderán bien a su buena comunicación. El tipo de mensaje franco pero
contundente «no estoy» no dice nada que ayude a la gente que le llama.
Algunas personas me han dicho que desearían estar disponibles todo el
tiempo para los clientes y compradores. Este es un sentimiento noble pero
ingenuo. Admita que esto es imposible, y que tampoco es en su interés a
largo plazo estar siempre disponible. En la mayoría de los casos, usted debe
tener algún tiempo sin interrupciones para procesar el trabajo con los
clientes y hacer lo que tenga que hacer por ellos. Esto también es un buen
servicio al cliente.

Bloquee su correo electrónico

El mismo principio se aplica a los correos electrónicos. Ignórelos durante un
periodo de tiempo establecido cuando tiene algo importante que hacer y
necesita concentrarse exclusivamente en eso. Esto elimina la tentación de
comprobar sus correos, algo que muchas personas hacen cada pocos
minutos. (Véase el capítulo 7 para más información sobre cómo manejar el
exceso de correo electrónico.)
 Tenga siempre presente la Verdad del dueño del tiempo: ¡anteponga los
intereses suyos y los de su familia! Seguramente, habrá ocasiones en las que
usted hace cosas personales o familiares, como estar de vacaciones. Cuando
esto ocurra, bloquee sus correos electrónicos empresariales y relacionados
con el trabajo. Si no lo hace, nunca se librará de las obligaciones, y los otros
controlarán su tiempo.
También es una buena práctica, si usted cuenta con el servicio, dar una
respuesta específica, «estoy fuera de la oficina», para que todas las personas
que le envían correos electrónicos sepan que usted no está disponible y
cuándo regresará. Aborde sus correos electrónicos en sesiones planificadas
durante el día.
11

Controle a los ladrones de su tiempo

Un ladrón del tiempo es simplemente una persona u organización que le

roba su tiempo. Casi del mismo modo que usted necesita estar alerta y
prevenirse contra los carteristas y asaltantes de su hogar, debe estar alerta
con esas compañías, personas y trámites burocráticos que le roban su valioso
tiempo sin consideración alguna. Los dueños del tiempo hacen lo que
pueden para controlar y reducir el coste del tiempo, o al menos tratan de
expresar su punto de vista para impedir que el robo del tiempo llegue a ser
un delito aceptable.
Usted debe ser capaz de reconocer a un «ladrón del tiempo» y seguir
algunos consejos sencillos para evitar ser su víctima o reducir al mínimo las
consecuencias.

LAS COMPAÑÍAS QUE ROBAN SU TIEMPO

Como si ser un ladrón del tiempo no fuera suficiente, algunas compañías le
hacen pagar por el privilegio de robar su tiempo, y luego tienen la osadía de
intentar promocionarse como un buen servicio al cliente. Por ejemplo,
muchas agencias de viajes le cobran por llamar a sus líneas telefónicas de
servicio al cliente y lo dejan en espera hasta que le atiende el siguiente
asesor disponible. Sin embargo, como dice el mensaje, ellos valoran su
paciencia. ¡No importa que eso le cueste 10 céntimos por minuto!
Los hoteles también han perfeccionado el arte de robar su tiempo, pero
le hacen creer que es en interés de un buen servicio. Hoy en día el desayuno
de bufet, donde usted elige sus alimentos a voluntad, es común. Se supone
que esto le da control. Sin embargo, esperar varios minutos mientras usted
mira cómo se hace su tostada en un horno rotativo penosamente lento ha
llegado a ser la norma. Aunque es una gran oportunidad para
comunicarse...
Por poner un ejemplo, hace sólo algunas semanas encontré algo nuevo:
un hotel donde tenía que cocer mis propios huevos pasados por agua. ¿Qué
pasaría después? ¿Por la noche, terminaría con una lista de compras en mi
almohada en lugar de un chocolate? Bromas aparte, algo malo está
ocurriendo con las organizaciones de servicios que suben los precios, ofrecen
menos servicios y roban nuestro tiempo.

Consejos del dueño del tiempo para los hoteles Pida ayuda Si usted le
pide a un miembro del personal de un hotel que le ayude, generalmente lo
hará. Pídale con amabilidad: «Realmente tengo prisa esta mañana, le
agradecería mucho si usted pudiera conseguirme un par de rebanadas de
pan tostado, por favor». Cuantas más cosas haga usted mismo, más tiempo
le robarán, y esto llegará a ser la norma.

Dé una respuesta apropiada Cada vez que le pidan que llene una de esas
tarjetas de comentarios sobre el servicio, incluya sus objeciones a cualquier
sistema que robe su tiempo e indique que en el futuro buscará activamente
otro hotel con una política diferente.

Envíe una notificación Envíe al hotel (o a cualquier otra compañía) una

notificación de «Culpable de robo del tiempo», disponible en el sitio web del
dueño del tiempo, www.beatimemaster.com. Simplemente, imprímala,
llénela y envíela o entréguela a la compañía, persona o directivo infractor y
luego añádala a la sección «Time theft»[*] del sitio web. La doble presión de
haber recibido este documento y de hacerlo de dominio público servirá
como una medida disuasoria.

* En inglés, «robo del tiempo». (N. del T.)

Los ladrones telefónicos del tiempo Si alguna vez ha llamado por teléfono
a una compañía y ha pasado varios minutos escuchando una grabación con
varias opciones numéricas para escoger, solamente para oír la consabida
frase «Todos nuestros agentes están ocupados en este momento» y quedar
«en espera» durante los siguientes 20 minutos, entonces ha sido víctima de
un robo del tiempo. Algunas organizaciones cometen otra afrenta más al
cobrarle por el tiempo en espera mientras, simultáneamente, le pasan su
publicidad.
Quizás usted llama a una organización y tiene que escuchar una larga
lista de opciones grabadas. Si la suya es la Opción 8, puede que le hayan
conectado hasta dos minutos antes de haber apretado siquiera el botón
correspondiente.
Estas estrategias han sido explicadas detalladamente en el capítulo 6
«Controle sus llamadas telefónicas», pero sólo para repasar:
• Llame en las horas muertas, no en la hora punta.
• Conozca los números especiales, una combinación de números que
automáticamente evitan la rutina «en espera» y le comunican con la
persona de forma directa.
• Tenga cuidado con el prefijo 0870 [en España, los prefijos 902, 901,
905...]; en cambio, llame a los números de la línea principal de la
compañía.

Los consumidores de tiempo burocráticos Generalmente, las

organizaciones crean reglas por su cuenta, a veces por extrañas razones, y
luego sus empleados se reservan su sentido común y cumplen esas reglas al
pie de la letra. ¿Qué le parece esta pequeña joya?

Después de una clase en la universidad, mi hijo decidió ir a la oficina

departamental en el mismo edificio para ver si una de sus asignaciones
estaba registrada y lista para cobrar. Lo estaba. Sin embargo, la
persona a cargo de la oficina se negó a dársela, diciendo: «Antes,
tenemos que enviarle un correo electrónico para decirle que ya puede
pasar a cobrar». Mi hijo tuvo que caminar 20 minutos hasta su casa,
mirar sus correos electrónicos y buscar la noticia pertinente, para luego
volver a cobrar la asignación en cuestión. Estas tres caminatas
adicionales le costaron una hora. ¡Al menos el ejercicio fue bueno para
él!
Consejos del dueño del tiempo para afrontar la burocracia
• Haga una reclamación por escrito a la persona a cargo de la organización.
No pierda tiempo en una argumentación extensa, pero al menos dé su
opinión con claridad y cortesía.
• Ofrezca a la organización una alternativa constructiva que les ayude a
resolver el problema que hay detrás de la regla.
• Envíe a la compañía una notificación de «Culpable de robo del tiempo»,
como se explica en el capítulo 11.
• Escriba una breve nota sobre el problema para la prensa, que aprecia las
historias que destacan la estupidez y chapucería burocrática. Si el artículo
es publicado, eso puede servir como un acicate para cambiar la regla; si no
es así, usted se habrá librado de su frustración.

El escenario de la espera ¿Alguna vez ha tenido que esperar una entrega o

que alguien venga a su casa para hacer un trabajo? «Irán a su casa entre las
8:00 y las 18:00 horas», le dicen cuando se hace el trato. Además de la gran
frustración que esto causa, la organización le ha robado su tiempo y, desde
luego, su control.

Consejos del dueño del tiempo para las entregas

• Pida que su llamada sea la primera del día. Muchas organizaciones harán
esto si usted lo solicita.
• Pida que el conductor o alguien le llame una hora antes de la entrega
prevista.
• Pida el número de móvil del conductor o del personal a cargo del envío, de
tal modo que usted pueda llamarlos.
• Pregunte si la compañía puede limitar el horario de entrega a la mañana o
a la tarde.
• Llame al número de la administración durante el día para verificar el
progreso.
• Envíe a la compañía una notificación de «Culpable de robo del tiempo»,
como se ha mencionado antes, si su personal no se presenta a la hora
convenida.
Ladrones personales del tiempo No sólo las compañías son culpables de
robo del tiempo, las personas también pueden serlo.

Las personas que se retrasan a menudo ¿En alguna ocasión acordó reunirse
con alguien a una hora determinada, solamente para quedarse esperando
porque el otro se retrasó? Si ocurre una vez, podría ser un accidente —a
menudo se pueden presentar problemas—, pero si sucede dos veces o más,
empieza a parecer un robo en serie del tiempo.
A veces, usted no elige a las mujeres o los hombres con los que trata en
los negocios, el trabajo o su vida personal. Si descubre que ciertas personas
le roban su tiempo y usted es una víctima habitual, entonces considere si
son apropiados para usted.

No crea en la mentira de «un par de minutos»

¿Cuántas veces ha oído estas frases?

• Sólo voy a salir por un par de minutos.

• Estaré de vuelta en un par de minutos.
• Estoy en camino, llegaré en un par de minutos.

La verdad es que casi nunca es un par de minutos. Si usted acepta la

declaración —y a veces tiene pocas opciones—, esté preparado para esperar
más de la cuenta o ceder más de su tiempo.

Si las personas le hacen esperar, llámelas Si alguien se retrasa, siempre trate

de llamarlo para averiguar dónde está. Ésta parece una medida obvia, pero
muchas personas no la toman o dicen: «Sólo esperaré 15 minutos más, o
media hora, y luego llamaré». Telefonee si puede e intente confirmar la cita
con cierta certeza. De este modo, usted mantiene el control y tiene la opción
de usar más eficazmente el tiempo de espera.

Interrumpa ¿Conoce a personas que hablan constantemente? Ellas le

llaman por teléfono y no paran de hablar, o usted las encuentra en la calle y
no puede escaparse. Estas personas también son ladrones del tiempo. Usted
tiene que ser enérgico y decirles al principio de la conversación que no
puede quedarse mucho tiempo, luego interviene y dice: «Realmente, siento
interrumpirle, pero usted tendrá que disculparme porque hoy tengo el
tiempo justo y debo marcharme».
12

¡Adquiera la capacidad de decir no!

¿Alguna vez le han pedido si puede hacer algo que requiere de su tiempo?
En ese caso, usted oye que su cerebro da un chillido: «¡De ninguna
manera!», sólo para descubrir que sus labios se mueven
independientemente y dicen: «Desde luego, lo haré con gusto. ¿Hay algo
más que pueda hacer por usted?».
Muchas personas viven en su propio mundo, sometidas a tensión y
agobiadas, a veces muy literalmente al borde de un ataque de histeria
porque perciben que no tienen suficiente tiempo para hacer todo. Gastan
fortunas en artilugios tecnológicos para planificar y administrar el tiempo,
pero en muchos casos todo lo que necesitan hacer es aprender a decir «no».
¡Parte de mi objetivo en este libro es decirle que un «no» está bien! Usted
debe permitírselo.
Dado que el objetivo final de ser un dueño del tiempo es conseguir el
máximo control de su tiempo, entonces si usted siempre dice «sí», está
corriendo un riesgo permanente. Usted ha cedido efectivamente el control a
alguien que podría pedirle una tarea o favor.
¿Por qué este simple axioma es tan difícil para tantas personas? Me he
encontrado por casualidad con muchas personas que dicen «sí» muy a
menudo, y realmente hacen un esfuerzo para decir «no». Éstas son algunas
de las razones:

• ¡La persona que le está pidiendo el favor es su jefe! Esto puede ser difícil.
La importancia de sus respectivas posiciones puede crear una presión
adicional en usted para llevar a cabo más de lo que piensa que podría
hacer. Sin embargo, a largo plazo usted no puede decir «sí» a todo.
Tarde o temprano necesita desarrollar algún modo de decir «no» que
no comprometa su reputación con su jefe. Más adelante le daré una
serie de sugerencias.
• El deseo de complacer y la culpa. Usted puede sentirse incómodo si dice
 «no», como si estuviera decepcionando a la otra persona. Sus instintos
naturales le han conducido a través de los años a creer que es bueno
complacer y ayudar a los otros. En muchos casos, ésta es una ventaja
personal, pero llevada a los extremos también puede ser una gran
desventaja. Si usted no es prudente termina complaciendo a todos,
salvo a usted mismo. ¡Un aspecto de ser dueño del tiempo es
comprender que usted también es importante!
• No saber cómo. Lo crea o no, algunas personas están muy dispuestas a
decir «no» en algunas ocasiones, sólo que no saben cómo hacerlo. Mas
adelante describo 20 maneras de decir «no» para que usted las adapte
a su propio estilo, personalidad y situación específica.
• La pérdida de oportunidades. A veces nos resulta difícil decir «no»
porque la petición parece una gran oportunidad que no podemos
dejar pasar. Puede ser una venta posible o una oportunidad comercial,
o un gran papel que le han ofrecido en su grupo teatral local que
incluye semanas de ensayos y aprendizaje del texto.

En este tipo de situaciones, la presión es interna y proviene de la idea de

que usted podría ser rechazado. Aceptar lo que usted necesita para disfrutar
de ciertas cosas es parte de la filosofía del dueño del tiempo. En resumidas
cuentas, se trata de decidir sobre sus prioridades y evaluarlas
continuamente. Sin embargo, una vez que usted ha hecho esto, de acuerdo
con algunas de las preguntas y consejos que le he dado en el capítulo 2
«Controle sus prioridades», decida decir «no» a su prioridad más baja, si no
puede encontrar un modo de hacer todo.
En el mundo empresarial habrá ocasiones en que la gente acudirá a
usted debido a su reputación o una recomendación personal. De acuerdo
con mi larga experiencia, puedo asegurarle que en este tipo de situaciones el
90 por ciento de las personas que se ponen en contacto con usted por esos
motivos esperan obtener una cantidad razonable de su tiempo. Tenga el
coraje de hacerlas esperar, en lugar de tratar de adaptarse instantáneamente
a sus horarios. Puedo garantizarle que pocas veces perderá una oportunidad
simplemente porque trate de adecuarla a su escala del tiempo.
20 MANERAS DE DECIR «NO» PARA SALVAR SU TIEMPO
• «Lo siento, por ahora tengo que concentrarme en otras prioridades.»
• «Vea, en este momento estoy en medio de otros proyectos. Éste no es
un buen momento para mí. Quizá pueda ocuparme de eso la próxima
semana o mes. ¿Le parece bien?»
• «Es muy amable de su parte pensar en mí, me siento realmente
halagado, pero por el momento no puedo asumir nuevas
responsabilidades.»
• «Lo siento mucho, pero la respuesta tiene que ser “no”.»
• «Tengo demasiadas cosas pendientes y sinceramente no sé cuándo
estaré en condiciones de llevarlas a cabo. ¿Le sería de ayuda si le
sugiero a otra persona?»
• «Antes de aceptar este encargo suyo, permítame darle algunos consejos
que podrían ayudarle a hacerlo usted mismo.»
• «He tomado tantos compromisos con otros, que sería injusto
decepcionarlos diciéndole “sí” a usted, y soportar una gran presión por
hacer demasiadas cosas en este momento.»
• «Siempre es agradable ser útil, pero ahora no soy la mejor persona para
hacer esto.»
• «Me habría encantado ayudarle con este tipo de cosas, si tuviera tiempo
para hacerlo.»
• «Espero que no le importe que sea realmente franco con usted. Esto no
es lo más indicado para mí. Simplemente, no disfruto haciendo eso.
Gracias de todos modos.»
• «Es muy tentador decir “sí”, pero estoy tratando de ser estricto conmigo
mismo y manejar mejor mi tiempo en este momento. He tenido la
debilidad de decir “sí” demasiadas veces en el pasado. Estoy seguro de
que me comprende.»
• «Espero que me disculpe por decir “no”. En este momento, necesito
concentrar mis energías en mi empleo y profesión.»
• «Ahora mismo no puedo, quiero dedicar más tiempo a mi vida personal
y familiar.»
• «Sería muy fácil decir “sí”, pero ahora necesito tener más tiempo para
mí.»
 • «En este momento, tengo tantas cosas pendientes que sería más justo
para ambos que declinara su oferta, en lugar de decir “sí” y correr el
riesgo de no hacer mejor mi trabajo.»
• «Estuve a punto de decir “sí”, pero surgió algo inesperado y urgente que
precisa mi atención.»
• «Ahora mismo no puedo, ¿pero le parece bien si volvemos a vernos tan
pronto como tenga la posibilidad de ayudarle?»
• «Prefiero no entrar en detalles, pero creo que usted me conoce bastante
bien para saber que cuando digo “no” es por una buena razón.»
• «Lo siento mucho pero ahora no puedo hacer nada más. Aunque
conozco a alguien que puede ayudarle.»
• «Lo siento, pero debo tener este informe terminado para las 14:00
horas. ¿Puede esperar hasta entonces?»

CONSEJOS DEL DUEÑO DEL TIEMPO PARA DECIR «NO» A SU

JEFE
Si su problema es tener un jefe que le atosiga de trabajo sin la más mínima
consideración, entonces vea el siguiente capítulo titulado «Adquiera
dominio sobre su jefe». Aquí le daré unos cuantos consejos generales.

No sea «soloísta»
Una persona «soloísta» es alguien que dice: «Sólo haré una cosa más», «sólo
asistiré a una reunión más», «Sólo haré una propuesta más antes de cerrar el
trato». ¿Éste es usted? Cuantas más veces diga «sólo», menos control tendrá.
Dígase «no» también a sí mismo.

Piénselo bien
Usted también necesita un poco de tiempo para reflexionar sobre algo que le
han pedido hacer. Pero no use esa excusa para luego decir directamente
«no». Si usted alienta a alguien a pensar que hay una posibilidad de llegar a
un acuerdo, luego es más difícil volverse atrás.

Establezca las expectativas y pida permiso

Desde un punto de vista profesional, podría ser una buena idea discutir los
posibles problemas de exceso de trabajo antes de que ocurran, cuando usted
empieza la tarea y está discutiendo su papel. De este modo, puede manejar
más fácilmente la situación si surge un problema.

No siempre necesita dar explicaciones

A no ser que lo que le han pedido hacer sea parte del contenido de su
trabajo, usted no necesita explicar por qué está diciendo «no».
13

Adquiera dominio sobre su jefe

La mayor parte de los libros sobre administración del tiempo se centran en

la organización personal, para poder planificar, priorizar y controlar mejor su
propio tiempo. En eso consiste ser dueño del tiempo. Esto es correcto, pero
desde el punto de vista práctico, en el día a día, el problema que tienen
algunas personas es un jefe caótico.
Es decir, alguien que generalmente tiene exigencias desmedidas con el
trabajo y el tiempo personal de usted, sin ninguna consideración por usted.
A menudo son tan incapaces de administrar su propio tiempo que usted
termina asistiendo a reuniones periódicas mal conducidas, inútiles y sin
sentido, que ellos han convocado y organizado con su irremediable
ineficiencia. ¿Le suena a conocido?
El resultado final es que, a pesar de lo eficiente que usted sea para
administrar y manejar su propio tiempo, si su jefe es un mal administrador
de su propio tiempo, esto afectará a la vida y control del tiempo de usted.
No me refiero a las cosas relacionadas con la profesión que muchas personas
eligen, como llevarse trabajo a casa, lo cual a menudo es un aspecto
aceptado de su función. Por ejemplo, quizás a los maestros no les guste
corregir los interminables trabajos de sus alumnos ni preparar las lecciones,
pero, en general, saben que lo que no pueden hacer en el trabajo deben
hacerlo en el hogar, y esto es, simplemente, parte de su profesión.
Sin embargo, el problema real y más desagradable es cuando usted
piensa que no tiene ninguna opción. Esto ocurre cuando se ve obligado a
trabajar después de hora y asistir a reuniones durante el fin de semana para
mantenerse a flote, o, simplemente, al margen de la presión política o de los
colegas. A menudo, este problema es engañoso porque empieza con 10
minutos casuales aquí y allá pero, a la larga, se convierte en la norma.
¡Esta breve sección también es un amable recordatorio para todos los
jefes, empleadores y directivos! Quizás usted esté leyendo este libro para
mejorar sus propias habilidades con un propósito personal, pero si es
responsable de otras personas y de cómo ellas invierten su tiempo, también
necesita ayudarlas a evitar los obstáculos. Si ellas aprovechan el tiempo y
trabajan productivamente, es más probable que sean eficientes y felices, lo
cual beneficia a todos, incluso a usted.
El lugar de trabajo está lleno de personas con un alto nivel de estrés, que
tratan de manejarse con lo que consideran como una tarea excesiva para
llevar a cabo en muy poco tiempo. En muchos casos, los empleadores y
directivos dan más proyectos y responsabilidades al personal que ya está
trabajando a toda prisa para completar su tarea en el menor tiempo posible.
¿Qué hacen estas personas? Los empleados conscientes y comprensivos
empiezan a llegar antes, se van más tarde, o se llevan trabajo a casa para
cumplir con los plazos; ¡solamente para ser recompensados con más y más
trabajo! ¡Cuando los empleados agotados finalmente se rebelan, el jefe los
acusa de ser ineficientes en la administración del tiempo! «Usted tiene que
aprender a manejar mejor su tiempo», es la frase reprobatoria que oigo más
a menudo.
¡Si usted es un empleado que está viviendo esta situación, debería saber
que la culpa no siempre es suya! Conozco a personas que son muy eficientes
para administrar su tiempo en el trabajo pero, aun así, tienen dificultades
con el tiempo. A veces, la culpa es del jefe. Hay un número determinado de
horas disponibles, e incluso un aprendiz de dueño del tiempo sólo hará lo
que pueda en ese horario.
Si usted tiene un jefe semejante, entonces una de las cosas que puede
intentar hacer es invertir los papeles y manejar a su jefe cuando se trata de
cuestiones relacionadas con el tiempo.
He aquí algunos consejos para enseñar a su jefe a mejorar las habilidades
de administración del tiempo.

CONSEJOS DEL DUEÑO DEL TIEMPO PARA MANEJAR A SU

JEFE
Tenga el coraje de discutir con su jefe los problemas de administración
del tiempo
Nadie más necesita enterarse de su discusión. Muchas personas se quejan
de las exigencias desmedidas de su jefe, pero no tienen el coraje de
discutirlas respetuosa y profesionalmente. En muchas ocasiones, he visto a
jefes preocupados que no hacen más que pedir disculpas cuando les hablan
del problema, sin apreciar las dificultades que están causando.

No tenga miedo de hablar con su jefe acerca de las prioridades

Procure investigar activamente con su jefe cuáles de las diferentes
actividades tienen la prioridad más alta. Además de ser una guía útil para su
propia administración del tiempo, esto enseñará y alentará a su jefe a
empezar a pensar de esta manera.

Aproveche las oportunidades para hacer sugerencias

Como parte de los diferentes proyectos internos, a menudo se pide a los
empleados que contribuyan con ideas y sugerencias. No dude en compartir
sus ideas y sugerencias que beneficiarán su control del tiempo. Obviamente,
usted no debería convertir esto en una crítica abierta de su jefe. Debería
hacer algunas sugerencias generales positivas en beneficio de todos, que le
permitan a su jefe reflexionar sobre ciertos problemas.

Pida ayuda desde arriba

No, no le estoy sugiriendo la intervención divina, aunque eso podría ayudar,
quizás. Si usted ha intentado todo lo demás sin éxito y no puede soportar la
situación a largo plazo, debe hablar con alguien en un nivel más alto dentro
de la compañía. Si estas personas piensan igual que usted, entonces
comprométalas. Si no hay ningún nivel más alto, quizá necesite calcular los
beneficios con las dificultades de quedarse.

Conozca mejor a su jefe

Muchas personas se apartan de su camino para evitar al jefe. Considere
hacer lo contrario. Hable con ellos. Pregúnteles sobre sus vacaciones y fines
de semana. Cuanto más conozca a su jefe, más probabilidades tendrá de ser
capaz de influir en él. Del mismo modo, si su jefe llega a conocerle mejor,
más probable será que le vea como una persona real y no sólo como alguien
a sus órdenes.

Plantee los problemas antes de las reuniones

Las reuniones pueden ser un área problemática importante, con una
cantidad desproporcionada de tiempo que se invierte en conversar sobre
cosas que no son cruciales. Estas cosas a menudo le impiden hacer la tarea
misma. Si usted explica los otros compromisos que tiene y ofrece una lista de
cosas que le gustaría ver en la agenda, eso podría influir y reducir al mínimo
la duración de las reuniones. También podría sugerir algo que eliminara
completamente la necesidad de una reunión.

Aprenda a decir «no» apropiadamente

A veces el problema es causado, en parte, porque usted siempre está de
acuerdo con cada exigencia. Si usted fomenta esta expectativa, no se
sorprenda si sigue teniendo más cosas que hacer.
Si bien reconozco que decir «no» a su jefe puede ser difícil y pone a
prueba su coraje y habilidades diplomáticas, hay ocasiones en las que usted
necesita hacerlo. La clave es dar siempre una respuesta con una buena
razón. Una respuesta «sí, pero» a menudo es muy útil. Intente sugerir que
usted antepone los intereses de su empleador, o que quiere ser respetuoso y
honorable con un importante compromiso personal existente. Las personas
más razonables respetarán su franqueza. Ésta es también una buena
estrategia para invitar a su jefe a participar en el proceso de priorización.
Su objetivo es crear la impresión de que usted medita las cosas
apropiadamente y que no está diciendo «no» sólo por pereza o ineficiencia.
Otra cosa que debería tener en cuenta es que hay ocasiones en que su jefe
inmediato ignora las tareas que otros le pueden haber encargado a usted. En
este sentido, aquí le hago algunas sugerencias para hacer adaptaciones
creativas.

Seis maneras de decir «no» a su jefe

• «Por supuesto que puedo hacerlo para las 16:00 horas, pero tendré que
desatender otras cosas, si debo entregar el trabajo dentro de su plazo.
¿Es tan importante que me ocupe de eso?»
• «Sí, me encanta hacer eso, pero con todo lo demás que tengo pendiente
no sé si podré entregarlo con puntualidad. ¿Le parece bien si tardo un
par de días más en acabarlo?»
• «Esto me parece un conflicto de prioridades. ¿Qué quiere que resuelva
primero?»
• «¿Le importa si le paso esto a Bob? Él está en mejores condiciones de
hacerlo ahora.»
 • «Perdone que le pregunte, ¿pero usted sabía que Janet me acaba de dar
una serie de informes para que me ocupe de ellos hasta las últimas
horas de la tarde? Antes de decir “sí” a todo esto, realmente apreciaría
que usted pudiera conversar antes con ella para aclarar en qué debería
concentrar mi atención inmediata.»
• «Comprendo perfectamente que sería muy útil asistir a esa reunión el
sábado por la tarde, pero he prometido estar presente ese día en la
competición de natación de mi hija. De modo que realmente lo
siento, no podré estar allí. ¿No podemos concertar esa reunión para
otro momento?»

Sé lo que usted está pensando: «¿Qué pasa si mi jefe todavía me

presiona? Mi jefe no es razonable». Al respecto, quisiera ser muy claro. Las
sugerencias que acabo de exponer son sólo eso, ideas que pueden ayudar.
No tire la toalla mientras no haya intentado algo. Si su jefe es un abusón
intimidatorio e irracional, entonces quizá no tenga otra alternativa que
buscar trabajo en otra parte. Esto le permitirá recuperar su control.
Tengo que ser honrado con usted. En cuanto a la administración del
tiempo, no hay nada más que pueda hacer, excepto decir «no» con respeto y
elegancia como un dueño del tiempo. A veces, decir «no» le garantiza más
control que si usted dijera «sí» todo el tiempo.
14

Domine sus habilidades para delegar

Delegar es una solución muy sencilla para las personas que hacen un gran
esfuerzo para llevar a cabo las tareas y saben que tienen demasiadas cosas
pendientes en todo momento. Esto debería ser fácil, pero hay al menos dos
problemas, por los que no ocurre tan a menudo como es de esperar.
En primer lugar, para muchas personas la «delegación» es algo
inmensamente complejo y una disciplina académica a título propio. He leído
algunos artículos sobre el tema donde se afirma que muchos empleados que
no logran producir todo lo necesario podrían ser perdonados porque
piensan que la ciencia de la delegación está fuera de su alcance. En segundo
lugar, muchas personas están convencidas de que, al hacer todo por su
cuenta, mantienen el control de la tarea. De hecho, en el contexto de la
administración del tiempo suele suceder exactamente lo contrario. Los
dueños del tiempo saben que, al intentar manejar todo, en muchos casos
pierden el control de su tiempo.
Quiero atenerme a los hechos y acabar con la mística de la delegación.
Hay una fácil pregunta del dueño del tiempo que usted debe formularse
cuando surgen casi todas las tareas, tanto en el trabajo como en el hogar.
¿Está dispuesto a hacerla? Es ésta:
¿Hay alguien más que pueda llevar a cabo esto mejor, más rápido y con
menos coste, o al menos tan bien como yo?
Usted debería imprimir esta pregunta en grandes letras negritas y
colgarla en su pared. Mejor aún, ¿por qué no le pide a otra persona que la
imprima y la cuelgue por usted?
Si la respuesta es «sí» para una tarea particular, entonces al menos
considere delegar. He tenido muchos clientes que, evidentemente, nunca se
formularon esta pregunta.
Uno de esos clientes, un importante bufete, tenía a uno de sus socios de
alta jerarquía como responsable del marketing de la firma. Cuando le
pregunté por qué no habían contratado a un profesional del marketing para
hacer esa tarea, él me dijo: «No podemos permitirnos eso». Seguí indagando
para descubrir a través de nuestra conversación con este socio que él no
tenía ninguna formación, experiencia ni conocimientos de marketing.
También confesó que le costó muchos años antes de que pudiera llevar a
cabo la más simple de las tareas, en la que, generalmente, obtenía modestos
resultados.
Además de eso, cuando consideramos el coste para la firma si él cumplía
sus funciones en horas perdidas remuneradas, eso representaba más de tres
veces el coste de emplear a un verdadero experto en marketing. ¡Si él se
hubiera hecho la pregunta mencionada antes, habría tenido una posibilidad
de conseguir a alguien que pudiera hacer esa tarea mejor, más rápido y con
menos coste!
Soy bien consciente del hecho de que prefiero no abordar la psicología
de la delegación, la supervisión y las responsabilidades directivas, cómo
delegar y a quién. Me interesa más hacerle pensar en la pregunta y la
posibilidad de conseguir a alguien para que haga ciertas tareas por usted,
que en darle un consejo sobre las técnicas de delegación. Una vez que usted
ha comprendido el concepto básico de que esto puede ayudar, es posible
abordar otros materiales de lectura más sustanciales sobre el tema, si está
interesado.
Delegar no es meramente una cuestión relacionada con el trabajo o la
oficina: hay muchas áreas de su vida hogareña y personal en las que delegar
una tarea a alguien es apropiado. Use la misma pregunta en el hogar: «¿Hay
alguien más que pueda llevar a cabo esto mejor, más rápido y con menos
coste, o al menos tan bien como yo?».
Por ejemplo, ¿usted podría beneficiarse de alguien que se ocupe del
jardín, la limpieza o la ropa para planchar? Incluso las cosas más simples
como hacer las compras del supermercado desde el hogar son una forma de
delegación que puede ser de gran beneficio. Esto le ahorra una hora por
semana de recorrido fatigoso por el supermercado, poner y sacar las cosas
del carrito de compras para pagar, cargarlas en el coche, meterlas en su casa
y luego guardarlas en los armarios. Con esto usted ha ganado más de dos
días al año. Si tiene mejores cosas para hacer en ese momento, el coste de la
entrega a domicilio es una inversión inteligente.
Tengo otro simple consejo del dueño del tiempo para hacerle pensar en
delegar más a todo nivel. Es muy simple: imagínese un escenario para las
vacaciones. Suponga que se va de vacaciones durante un par de semanas.
 ¿Cuáles son algunas de las cosas que ocupan su mente? Bien, casi de
inmediato piensa en la delegación. Empieza a pensar en otras maneras de
hacer que las cosas sucedan y se lleven a cabo mientras usted está fuera.
En el trabajo debe considerar quién recibirá sus llamadas, acudirá a sus
citas, asistirá a las reuniones, tratará con los clientes y los diferentes
proyectos. En el hogar, debe pensar en quién se hará cargo de su perro y de
regar sus plantas. Éste es un buen criterio para aplicar durante todo el año.
15

Controle el coste de su tiempo

Este breve capítulo está dedicado especialmente a los hombres y mujeres de

empresa que venden su tiempo como parte de su empleo o profesión. Usted
sabe quién es. Una vez más, éste no es un tema que se encuentre
generalmente en los libros o cursos sobre administración del tiempo, pero es
absolutamente trascendental para muchas personas. Si usted no logra
controlar su tiempo eficazmente y no sabe cómo aclarar la idea que tienen
sus clientes y compradores del «coste del tiempo», está perdiendo el control
de su función generadora de ingresos. Ésta es una de esas situaciones en las
que el tiempo es dinero, de modo muy literal.
He aquí las preguntas más frecuentes que me formulan las personas que
trabajan en el mundo de los negocios:
• ¿Cómo abordar la pregunta «cuánto» cuando cobro por la cantidad de
tiempo que he invertido en una tarea o proyecto?
• ¿Cómo cobrar lo suficiente cuando sé que una tarea no requiere tanto
tiempo?
• ¿Cómo controlar mi tiempo cuando las personas me llaman por
teléfono para pedir un consejo gratis?

¿CÓMO ABORDAR LA PREGUNTA «CUÁNTO»?

A pesar del hecho de que las llamadas para preguntar cuánto cobra usted
representan un negocio potencial, me he encontrado con miles de personas
que no saben cómo abordarlas con eficacia.
Casi siempre, estas preguntas se abordan muy vagamente y con recelo. El
gran problema para muchas personas es que ellas cobran por su tiempo,
pero no desean comprometerse directamente cuando no saben cuánto
tiempo requiere una tarea o proyecto. Aunque parezca irónico, esta falta de
claridad puede ser lo que realmente disuade a los clientes potenciales.
La otra respuesta que recibo a menudo de las personas que tienen que
hacer frente a estas preguntas es la suposición de que, casi por definición,
todos los que preguntan el precio son cicateros y sólo les interesa el coste.
Esto es lo que llamo la «trampa del precio». Los que hacen la pregunta en
realidad no oyen «¿cuánto?», sino que traducen mentalmente esto en «¿es
barato?»
He aquí algunos sencillos consejos para sortear estos obstáculos
mentales.

A las personas que llaman, invítelas a una conversación para conocer los
antecedentes
Cuando alguien empieza con: «¿Puede darme un indicio de cuánto cobra?»,
responda positivamente con algo como:
Por supuesto, no tengo ningún inconveniente en darle un indicio de
los precios probables. ¿Puedo saber si dispone de algunos minutos para
que yo pueda tener un poco más de antecedentes sobre lo que usted
está buscando, sus circunstancias personales, etcétera? Necesito hacer
esto para tener una idea de cuánto tiempo es probable que invierta en
ello, a fin de ser tan útil como sea posible con respecto a nuestros
precios. ¿Le parece bien?

Añada un porcentaje a su estimación y dé una cifra aproximada

Una vez que usted ha escuchado los requerimientos de esa persona o
responde a ellos y considera la posible tarea, su propia experiencia con
trabajos similares debería darle un alto porcentaje de probabilidades de
haber hecho una estimación correcta del tiempo. Sin embargo, por
seguridad, usted debería añadir un pequeño porcentaje en caso de que su
estimación haya sido inexacta, y decir a su cliente o comprador potencial:
Comprendo que necesita sentirse tranquilo con el precio que
cobramos por esto, pero también estoy seguro de que usted apreciará
que es difícil para nosotros en esta fase ser exactos acerca del tiempo
involucrado. ¿Entonces, cómo hacemos esto? De la información que
usted me ha proporcionado y de lo que he podido ver, si le dijera que
mis honorarios por ayudarle con esto oscilarían entre x e y euros, ¿eso
le haría sentir razonablemente cómodo? Si de la cantidad de tiempo
invertido resulta que es más de y, eso es todo lo que le cobraré; y si
requiere menos tiempo, le daré el beneficio de ello y le cobraré el precio
 más bajo de la escala.

Esta es una versión resumida de cómo abordar este problema, que

ocurre el 80 por ciento de las veces. La razón de que esto tenga tanto éxito
es que la mayoría de las personas son reacias al riesgo en lo que concierne a
cobrar por el tiempo. Este tipo de enfoque les da un cierto grado de certeza
y la sensación de que sus intereses están siendo protegidos. También ayuda
que ellas sepan que usted comprende la situación desde la perspectiva de
ellas.
Desde su punto de vista como proveedor, este enfoque maximiza el
potencial de ser apropiadamente remunerado por su tiempo.

¿CÓMO COBRAR LO SUFICIENTE CUANDO UNA TAREA NO

REQUIERE TANTO TIEMPO?
Cuando usted considera sus honorarios, procure que reflejen el valor para
su cliente o comprador potencial, y no sólo el tiempo real invertido.
Permítame contarle una simple historia para ilustrar este concepto.

Una noche, mientras un hombre conducía hacia su casa, su coche tuvo

una avería. Un mecánico que pasaba por allí, se detuvo y se ofreció
para ponerlo nuevamente en marcha por un honorario. Después de
mirar fijamente el motor durante sólo 30 segundos, dio un golpe con
su puño en el frente del coche. Invitó al hombre a entrar en el coche y
probar el motor. Asombrosamente, enseguida arrancó.
—Fantástico —dijo el hombre—, ¿cuánto le debo?
—Treinta y cinco euros —respondió el mecánico.
 —¿Treinta y cinco euros por un puñetazo en el coche? ¡Eso es
ridículo! —dijo el hombre.
—No —respondió el mecánico—. Por el puñetazo sólo cobro 1 euro,
pero por saber dónde darlo cobro treinta y cuatro euros.

No lo olvide, sea cual sea el tiempo que necesita para llevar a cabo una
tarea, el valor real que un cliente o comprador recibe es lo que la inversión
de su tiempo le ha enseñado que debe cobrar. Usted también debería cobrar
por eso.

¿CÓMO CONTROLAR SU TIEMPO CUANDO LAS PERSONAS

LLAMAN PARA PEDIR UN CONSEJO GRATIS?
A menudo la gente se queja: «Concentro toda mi atención en una
conversación de media hora, doy un consejo gratis y luego no recibo nada a
cambio. Esto puede suceder varias veces al día».
¿Qué hace usted cuando los clientes o compradores potenciales parecen
estar detrás de su tiempo para recibir un consejo gratis por teléfono? He
aquí algunos consejos.

No caiga en la trampa del «consejo gratis»

Al principio de la conversación, no suponga que la persona que llama está
solamente detrás de un consejo gratis y que no le va a ofrecer ningún
negocio en perspectiva. Esté dispuesto a invertir algún tiempo antes de
emitir un juicio.

Asuma el control y siembre las semillas para cobrar por su tiempo

Esto es en gran parte la clave de esta situación. Cuanto más tiempo permita
a la otra persona que controle la conversación, más tiempo invertirá dando
consejos gratis. Usted necesita establecer un equilibrio entre ofrecer un buen
servicio, mostrar interés por la persona que llama y seguir siendo
comercialmente astuto, mientras mantiene el control de su propio tiempo.
Intente algo como esto:
Me siento más que complacido por escucharle durante un rato para
tener una idea de su situación y de lo que usted necesita. Sin embargo,
sólo dispongo de 10 minutos por el momento sin coste alguno, para
identificar si esto es algo en lo que podemos ayudarle. Obviamente,
usted también necesita decidir si se siente cómodo con nosotros.
Después de haber conversado durante un rato, tendré una idea clara
de si deberíamos seguir adelante con este proyecto, si necesitamos
reunirnos para poder tener más detalles o si debería desistir
completamente. Si es una de las dos primeras alternativas, obviamente
necesitamos llegar a un acuerdo financiero que sea aceptable para
usted. ¿Le parece bien que abordemos el asunto de este modo?
16

Controle su adopción de decisiones

¿Cuánto tiempo pasa tomando decisiones? ¿Es usted culpable de parálisis

por análisis? Créalo o no, algo que a menudo absorbe una cantidad
desproporcionada de tiempo es dejar las decisiones para más tarde. Quizá ni
siquiera se trata de cuestiones importantes que le cambian la vida.
Algunas personas pueden invertir demasiado tiempo en tomar
decisiones sobre asuntos relativamente triviales y domésticos. Por ejemplo,
conozco a algunas personas que posponen la reserva de unas vacaciones
hasta que han investigado cada hotel de cada centro turístico, leen cada
revista, estudian los pronósticos del tiempo y las estadísticas para esa época
del año, comparan los precios de cada agencia y la fiabilidad de las
aerolíneas. Finalmente, ¿qué reservan? Nada, porque cuanto más
información reúnen, más confundidas están y más aspectos negativos
reúnen acerca de todo. He visto que ocurre lo mismo con la elección de la
ropa, las plumas estilográficas, los coches, e incluso cuando estudian qué
pedir de un menú.
Peor aún, si la decisión se toma sobre algo realmente importante,
entonces el tiempo para llegar a una conclusión puede ser aún más largo y
mayor la angustia. He visto a personas que pierden horas de su tiempo
preocupadas, mientras piensan y discuten los posibles resultados. Su tiempo
está fuera de control hasta que toman una decisión. Ésta es una pregunta
del dueño del tiempo: ¿cómo puede usted controlar su razonamiento en
este tipo de situaciones para manejar y reducir al mínimo la cantidad de
tiempo invertido?
Como punto de partida, usted necesita considerar:

• ¿Cuánto tiempo está dispuesto a invertir para tomar una decisión?

• ¿Qué otra cosa podría estar haciendo con ese tiempo?
• ¡Que no siempre hay una respuesta correcta!
• Que a veces eso realmente no importa, ya que no hay consecuencias a
 largo plazo
• Que debe formularse las preguntas apropiadas para llegar a tomar una
buena decisión.

PREGUNTAS DEL DUEÑO DEL TIEMPO QUE USTED DEBE

HACERSE CUANDO TOMA DECISIONES
La clave para tomar decisiones eficaces y oportunas es la calidad de las
preguntas que usted se hace a sí mismo. Espero que las preguntas que le
hago a continuación actúen como un poderoso estímulo para ayudarle a
considerar las cosas de tal modo que tome la decisión correcta para usted.

¿Cuál es la decisión correcta?

Una de las principales causas de estrés en la adopción de decisiones es la
idea de que, en realidad, hay una decisión absolutamente correcta; que si
usted conversa, piensa, discute y se esfuerza lo suficiente, finalmente dará
con una respuesta que no deja lugar a dudas.
Lo cierto es que la adopción de decisiones no es una ciencia exacta: a
veces, usted tiene que actuar con seguridad de un modo u otro basándose
en lo que considera correcto. Si esto es demasiado vago para usted, pruebe
con una pregunta diferente. Pregúntese en voz alta y responda con su
instinto y conciencia, sin considerar si su respuesta parece lógica o no. La
pregunta es: ¿qué itinerario me da instintivamente la mayor paz espiritual?
Aprenda a escuchar la respuesta. Sin importar cómo lo califique, sentido
común, intervención divina, falta de fe en sí mismo, ¡yo trato de escuchar
cuidadosamente esa misteriosa voz de la razón en mi mente y me guío de
acuerdo con eso!

¿Qué pasa si me equivoco al tomar una decisión?

A menudo, he estado en situaciones en las que las personas me han pedido
un consejo cuando no estaban seguras de qué hacer. Cuando sugiero una
línea de acción, ellas responden: «Sí, ¿pero qué pasará si ocurre tal o cual
cosa?». «Bueno, ¿entonces, cuál es la otra opción?», podría responderles. La
respuesta que generalmente doy es: «Bueno, tampoco puedo hacer eso
porque ¿qué pasa si...?». Ahora ellas han descartado ambas opciones
mientras participan en el juego de «¿Qué pasa si?».
 Cuando usted llega a esta suerte de «bloqueo del pensamiento», pruebe
estas preguntas para aclarar sus ideas. Si usted estuviera equivocado:

• ¿Cuáles serían las peores consecuencias?

• ¿Podría aceptar esas consecuencias?
• En ese momento, ¿cambiaría de opinión o volvería a una alternativa
aceptable?

Si usted supiera que, aun cuando la decisión sea errónea, hay una
alternativa aceptable, o si no pudiera aceptar las posibles consecuencias,
entonces debería tener el coraje de dejarse llevar por su instinto, en lugar de
tener miedo de su propia objeción «¿qué pasa si?» personal.
Además, usted debería preguntarse, si procedió bien:

• ¿Qué es lo mejor que podría ocurrir?

Ahora pregúntese: ¿los beneficios potenciales de su decisión pesan más

que las posibles consecuencias negativas de haberse equivocado?

Si hay otras personas involucradas, ¿tengo dudas acerca de ellas?

Habrá ocasiones en que su decisión depende de las personas con las que
usted podría estar tratando, si elige una línea de acción particular. Quizás
alguien le ha hecho una propuesta comercial que parece fantástica, o en un
plano personal alguien le ha invitado a hacer algo con él, y usted debe
decidir «sí» o «no».
Responda sinceramente a estas preguntas con un «sí», «no» o «tengo
dudas»:

• ¿Seré capaz de llevarme bien con esta persona en el futuro?

 • ¿Tenemos valores compartidos?
• ¿Me siento cómodo con esta persona?
• ¿Siento respeto por esta persona?

Si ha respondido «sí» a las cuatro preguntas, entonces no dude en decir

«sí» al ofrecimiento o invitación, siempre que los detalles prácticos sean
convenientes. Si ha dicho «no» o «tengo dudas» a alguna de ellas, quizás
esto provoca un momento de «indecisión» en usted y rechaza la propuesta o
declina la invitación.

¿Cuál es su historial profesional en la adopción de decisiones?

Dado que en la mayoría de las circunstancias no hay nada claramente
correcto o incorrecto, casi todos los mortales toman decisiones con la
esperanza de que sean correctas más a menudo que incorrectas.
Por lo tanto, analice su historial profesional en la adopción de
decisiones. Identifique las últimas 10 decisiones realmente importantes que
ha tenido que tomar; remóntese a los años pasados, si es necesario, e
invierta su tiempo en eso. Por ejemplo:

• ¿Debería hacer ese curso o no?

• ¿Cuál de estos dos nuevos productos deberíamos lanzar primero?
• ¿Deberíamos mudarnos a una nueva ciudad?
• ¿Deberíamos aumentar nuestros honorarios o no?
• ¿Deberíamos comprar un segundo hogar como una inversión?
• ¿Debería aceptar ese nuevo empleo o quedarme donde estoy?
• ¿Debería independizarme e iniciar mi propia empresa?

Cuando usted haya redactado su propia lista, pregúntese si en su

historial profesional ha tomado las decisiones correctas. Si tiene un alto
porcentaje de éxitos, entonces debería confiar en su juicio con seguridad y
una máxima tranquilidad.
Al final del día, no invierta una cantidad desproporcionada de tiempo
en decidir las cosas. Evite caer en la trampa del juego «¿qué pasa si?» y su
miedo a equivocarse.
17

Controle su salud

Tenemos aquí algo curioso. Examine cualquier libro sobre vida saludable, y
por lo general encontrará una sección sobre el estrés y la necesidad de
controlar, planificar y organizar mejor su tiempo para evitar el agobio físico y
mental. Pero eche un vistazo a los principales libros sobre administración del
tiempo, ¿y sabe qué? Difícilmente encontrará algo sobre la salud.
No soy un experto en vida saludable o ejercicios, pero si planteo esto es
simplemente porque quiero ayudarle a atar cabos para hacer una conexión
psicológica entre salud y administración del tiempo.
La razón es muy simple. Si usted no dedica tiempo ahora a mejorar al
máximo su salud, quizá mañana no tenga otra opción que caer enfermo o
tener problemas de salud.
Desde luego, nadie está libre de caer enfermo, pero hay cosas que usted
puede hacer en lo que concierne a la administración del tiempo, para
minimizar los problemas relacionados con la salud.

DEDIQUE UN TIEMPO A LOS EJERCICIOS

Las personas suelen dar dos excusas para no hacer ejercicio físico de forma
habitual: «Simplemente, no tengo tiempo» y «no me gusta el ejercicio».
En cuanto a la primera excusa, recuerde que las personas que hacen
ejercicio también tienen la misma cantidad de horas diarias disponibles para
ellas que las personas inactivas. El hecho de que usted sea un importante
ejecutivo muy ocupado no significa que tenga menos tiempo. Algunos de los
principales líderes políticos y empresariales reconocen los beneficios de
mantenerse en forma y dedican su tiempo a eso. Saben que eso mejora su
capacidad para llevar a cabo su tarea.
En resumen, esto es meramente una cuestión de prioridades y de
planificación. La recomendación del dueño del tiempo es priorizar sus
intereses en el proceso de planificación del tiempo. De acuerdo con esta
filosofía, la primera pregunta sobre la planificación es: «¿Cómo y cuándo
dedicar tiempo al ejercicio?». Muy a menudo, las personas planifican
primero todos sus compromisos profesionales, y luego se encuentran con
que no han dejado nada para sí mismas.
Para la brigada de los que alegan «no me gusta el ejercicio», la respuesta
es fácil. Busque algo que le guste. Si el gimnasio no es de su agrado,
entonces pasee a un perro, trate de nadar, haga algunas flexiones por la
mañana, juegue al golf, compre una bicicleta. Si nada de esto despierta su
entusiasmo, oblíguese a dejar el coche a un kilómetro de su oficina o
reuniones y camine la última parte, o elija usar las escaleras en vez del
ascensor.

DEDIQUE UN TIEMPO A PENSAR Y PLANEAR QUÉ VA A

COMER
Debo hacer otra confesión. No sé casi nada sobre el tema de la nutrición.
Sin embargo, sé que las personas que consumen siempre comida basura y
que no dedican tiempo a pensar y planificar lo que comen son más
susceptibles de tener problemas relacionados con la salud que las personas
que lo planifican. Si usted quiere ser un dueño del tiempo saludable,
dedique un tiempo a comer apropiadamente.

DEDIQUE UN TIEMPO AL SUEÑO

Hay muchos estudios e informes disponibles acerca de la cantidad de sueño
necesaria. Dichos estudios citan diferentes porcentajes para los diversos
grupos de edad y tipos de personas. Usted sabe, por instinto, cuánto sueño
necesita personalmente para trabajar con la máxima eficiencia. Por lo tanto,
incluya las «horas de sueño» en su planificación personal del tiempo.

DEDIQUE UN TIEMPO A BUSCAR LAS HERRAMIENTAS

ADECUADAS
Acabo de volver de mi segunda visita a un osteópata, con una tercera
prevista para la próxima semana. Cada sesión requiere aproximadamente
dos horas de mi agenda. Mi problema es un dolor continuo de cabeza y
cuello causado por estar sentado demasiadas horas en una posición
incorrecta mientras escribo este y otros libros y doy seminarios. Hoy sé,
después de haber tardado tanto en descubrirlo, que mi escritorio es
demasiado alto y mi sillón de oficina inadecuado. Además de la
incomodidad y el posible daño a largo plazo, estoy perdiendo un tiempo
productivo por no tener las herramientas apropiadas para hacer mi trabajo
del modo más rápido y cómodo.
Ahora estoy poniendo en práctica lo que predico, y dedico mi tiempo a
discutir la compra de un sillón apropiado que sea ergonómicamente
aceptable para alguien con mis problemas. También estoy contemplando la
posibilidad de llamar a un experto para que examine mi posición de trabajo
y me indique la más adecuada. Todo esto requiere tiempo y, desde luego,
dinero, pero es mejor que tener que guardar cama durante largos periodos
de tiempo.

BUSQUE AYUDA MÉDICA TAN PRONTO COMO TENGA UN

PROBLEMA
Reserve un tiempo de su agenda y considere la visita a un médico, dentista
u otro profesional pertinente como una prioridad, si tiene algún problema
de salud que es inusual para usted, o está preocupado por un problema o
algo que está llegando a ser intolerable. Cuanto antes dedique su tiempo a
esto, menos horas estará sin trabajar. En el peor de los casos, si reserva un
tiempo para ser examinado podría salvar, literalmente, su vida.
18

¡Controle su tiempo de ocio!

Todos los libros sobre administración del tiempo que he visto consideran
exclusivamente el problema de tener demasiadas cosas que hacer en muy
poco tiempo. Pero hay otra importante cuestión personal relacionada con el
tiempo, que nunca se menciona en estas publicaciones. ¿Qué hace usted
cuando tiene demasiado tiempo en sus manos y nada que hacer? Quizá yo
no tenga todas las respuestas, pero si usted pretende ser un dueño del
tiempo en lugar de alguien que «no sabe qué hacer con su tiempo», necesita
considerar y tratar de controlar este problema potencial.
Me he encontrado con muchas personas que dicen:

• «Pronto me jubilaré después de 40 años de trabajo y no tengo ninguna

idea de lo que voy a hacer con mi tiempo.»
• «Hace seis meses vendí mi empresa y estoy aburrido como una ostra.»
• «Mis hijos acaban de irse del hogar y no tengo absolutamente nada que
hacer.»

Si todavía no ha alcanzado esta etapa de la vida, éste es un consejo vital

para usted: es igualmente importante manejar, controlar y planificar su
tiempo cuando usted lo tiene en abundancia como cuando parece ser
escaso.
Una investigación de Google sobre los «planes de jubilación» produjo
casi 22 millones de posibles enlaces, pero ninguno de los primeros 100
abordaba el problema de la planificación del tiempo durante los años de
jubilación. Casi todos ellos se concentraban exclusivamente en la
planificación financiera, las pensiones y los impuestos. Esto me parece
extraño. También he visto estadísticas que muestran que más del 20 por
ciento de la población jubilada en buen estado físico experimenta algún
nivel de depresión, y que el aburrimiento es uno de los factores que
contribuyen a ello.

El 60 por ciento de las personas que están por jubilarse no tienen un

plan sobre lo que harán ni cómo emplearán su tiempo después de la
jubilación.

¿Cuáles son sus planes para la jubilación? Recuerde que la jubilación no

es un fin en sí misma. He visto a personas que cuentan los años y días que
les faltan hasta jubilarse. Celebran el primer día de su jubilación, pero al
final de la primera semana deambulan por su casa y se pasan todo el día
mirando la televisión. La mayor ambición de un amigo mío empresario era
vender su compañía y jubilarse con lo recaudado. Seis meses después de
venderla, estaba tomando píldoras y recuperándose de la depresión. Su
aspecto, su importancia personal, su actividad y sus objetivos habían
desaparecido y no tenía con qué reemplazarlos.
Si bien yo no puedo decirle exactamente qué hacer, puedo invitarle a
afrontar el problema desde otro punto de vista y considerar algunas
alternativas para reducir las posibilidades de que eso ocurra.
El gran problema que muchas personas afrontan es que la pregunta
«¿qué quiero hacer en mis años de jubilación?» es demasiado general.
Cualquier respuesta que esto sugiera es a menudo tan vaga que no resulta
útil en absoluto: «Sólo quiero tener la libertad de elegir» o «espero hacer
cosas para las que nunca tuve tiempo» o «quiero viajar». Todo esto suena
bien, pero ¿qué significa exactamente en la vida diaria cuando, en realidad,
usted no tiene nada que hacer?
La recomendación del dueño del tiempo para encontrar las respuestas es
limitar las preguntas a cosas concretas para que usted no pueda menos que
dar con algunas posibilidades específicas y tangibles.
Para ayudarle con esto y mostrarle lo que quiero decir, voy a darle una
lista de comprobación. No obstante, examine cuidadosamente estas
preguntas sin considerar si está lejos o cerca de la jubilación. Repase la lista
una vez por año. En realidad, ¿por qué no planifica cuándo tendrá un
momento de diversión? Si usted tiene alguien cerca, un amigo o un
miembro de su familia, puede ser una gran ocasión para cenar y conversar
juntos.
Mi lista no pretende ser exhaustiva, sólo es una indicación del proceso.
Estoy seguro de que usted también dará con otras preguntas. La única regla
de este juego es que usted debe tener una respuesta. Al hacer su lista y
empezar las discusiones, no descarte las cosas porque no sabe cómo podría
hacerlas. El propósito de la lista es reflejar sus aspiraciones. De hecho,
resolver la logística práctica es parte del proceso que le mantendrá ocupado.

SU LISTA PARA LA JUBILACIÓN

Viajes. Si hay un lugar donde todavía no he estado y que quisiera visitar en
el futuro, ¿cuál sería?
Objetos. Si hubiera un objeto que pudiera adquirir, ¿cuál sería?
Nuevas experiencias. Si pudiera emprender algo que nunca he intentado,
¿qué sería?
Conocimiento. Si pudiera aprender más acerca de algún tema en particular,
¿qué sería?
Habilidades. Si pudiera desarrollar una nueva habilidad que no poseo,
¿cuál sería?
Empleo. Si fuera a dedicarme a algún tipo de trabajo remunerado[*] a
tiempo parcial, ¿cuál sería?
Amistades del pasado. Si hubiera alguna persona de mi pasado con quien
quisiera renovar mi contacto, ¿quién sería?
Ayuda. Si hubiera algún grupo o persona a quien pudiera ayudar como
voluntario, ¿quién(es) sería(n)?
Hábitos. Si pudiera librarme de un mal hábito, ¿cuál sería?
Salud. Si hubiera algo que pudiera hacer para estar en forma o más
 saludable, ¿qué sería?

* En España no es compatible la jubilación con ningún trabajo remunerado.

En muchos países, sí. (N. del E.)

¿Ya lo ha comprendido? ¿Cuántas otras preguntas como éstas podría

encontrar? Una vez que tenga las respuestas a este tipo de preguntas, vuelva
a examinarlas en este contexto:

• ¿Qué necesito hacer para que esto ocurra?

• ¿Cuándo puedo hacerlo?
• ¿Cuáles son las implicaciones financieras?
• ¿Cómo puedo conseguir el dinero?
• ¿Cuáles son los pasos que necesito dar para planificar y cuáles son las
prioridades?

El hecho e dedicar tiempo a este proceso de examen constituye un

reconocimiento y una aceptación del problema. Al hacer esto, usted está
bien encaminado para convertir estas cosas en una realidad.
Si ahora le preguntan qué va a hacer en sus años de jubilación, al menos
tendrá un plan resumido en el cual trabajar.
 Consejos del dueño del tiempo para los viajes

Obtenga toda la información del viaje de una vez

Un amigo mío actúa de este modo. Si recibe una invitación para un viaje de
negocios a alguna parte, consulta en Internet los horarios de tren o la
duración del viaje, «para ver qué tipo de viaje va a ser». Luego,
aproximadamente una semana antes de su viaje y reunión consulta de
nuevo los horarios, esta vez «para grabar los detalles en mi mente», dice. Por
último, dos días antes de viajar, ¡vuelve a mirar los detalles en la web para
reservar sus billetes! En tres ocasiones separadas, ha invertido su tiempo
librando una batalla con el sitio web de la compañía ferroviaria; una tarea
nada fácil. Podría haber hecho esto en una sola acción y abordar todos los
detalles entonces. ¿Cuántas veces repite usted innecesariamente las tareas?

En las vacaciones, quítese su reloj

¿Cuántas veces por día usted mira su reloj? ¿Sus días están gobernados y
regidos por la información en la esfera de su reloj?
Una de las primeras cosas que hago en las vacaciones es quitarme el reloj
y dejarlo a salvo en el hotel. No saber la hora es una solución liberadora. Su
estado de ánimo controla lo que usted hace y cuándo lo hace, en lugar de
vivir minuto a minuto de acuerdo con su reloj. ¡Inténtelo!
Planee su itinerario

¿Alguna vez se perdió cuando iba a una reunión y llegó más tarde de lo que
habría deseado? Aquellas personas que me conocen bien sonreirán cuando
lean este consejo. Me fastidia mi escaso sentido de la orientación: ¡puedo
perderme en un tren! Sin embargo, para compensar esto, siempre trato de
conseguir la dirección detallada del sitio adonde debo ir, aun cuando vaya
andando, e incluso los puntos destacados por donde tengo que pasar. ¡Estoy
seguro de que no soy el único que necesita hacer esto!

Evite las horas de mayor afluencia de tránsito

Esto no podría ser más obvio y elemental, pero la mayoría de las personas no
lo hace. En una época solía pasar 40 minutos en un coche cada mañana para
conducir ocho kilómetros hasta mi oficina. Si salía 10 minutos antes, o
incluso 30 minutos más tarde, exactamente al final del periodo de mayor
afluencia, podía hacer el viaje en 15 minutos. ¡Salga a una hora más
razonable!

Deje los hoteles antes del desayuno

¿Es usted un huésped habitual de los hoteles? ¿Cuántas veces ha estado de
plantón en la recepción esperando la cuenta? He aquí un consejo básico.
Como huésped de un hotel, a menudo he bajado temprano para desayunar
y he pasado por un mostrador de recepción vacío, que generalmente se llena
una vez que todos han tomado su desayuno y han reunido sus pertenencias
para marcharse. Abone su cuenta antes del desayuno, cuando no hay nadie
más.

Use su navegador SAT-NAV o GPS

Algunas personas evitan usar estas máquinas fantásticas: «Oh, yo conozco el
camino, no necesito usar el navegador». No es un signo de debilidad tener
uno de estos aparatos y usarlo. ¡Es una imprudencia correr el riesgo de
perderse y llegar tarde porque usted quiere demostrarse que es tan
inteligente como el aparato!

Lleve los objetos de uso personal consigo

Si usted viaja habitualmente, tenga un maletín de viaje especial
semipreparado con las cosas que necesita tener a mano cada vez que viaja:
artículos de perfumería, sobres y papeles, medicamentos y material de
lectura.

Use activamente su tiempo de viaje

¿Cuántas veces ha estado sentado en el tren, el autobús o en su coche
camino al trabajo o en otros viajes? Planifique activamente lo que hará en su
tiempo de viaje. Coja un libro, un informe que necesita leer o un bloc de
notas vacío donde pueda empezar a escribir esa novela, actualizar o redactar
su currículum vitae, o bien escuche un cedé.

Tenga su reloj tres minutos adelantado

Esto parece un poco exagerado y usted podría preguntarse, razonablemente:
«¿A quién le está tomando el pelo?», dado que usted es el único que tiene el
reloj en hora. Lo cierto es que esto surte efecto. Usted olvidará que el reloj
está adelantado y siempre tendrá algunos minutos disponibles. Esto resulta
muy útil cuando tiene que coger un tren y estar antes de la hora tope de un
viaje.

Prepárese con anticipación

¿Por qué esperar hasta el último minuto para tener sus cosas listas para el
viaje? La preparación anticipada significa que usted puede salir con tiempo
suficiente y sin estrés, y reduce al mínimo la posibilidad de olvidar algo.
Elija viajes directos

Cada vez que pueda, reduzca al mínimo las conexiones que tiene que hacer
en un viaje. Cuantas más conexiones haga, mayor será el tiempo de espera y
más alto el riesgo de demoras inesperadas.

Invierta en las ofertas que evitan las colas

Si viaja por avión, ahora hay diferentes opciones. Por ejemplo, si usted paga
un recargo adicional, puede hacer una cola especial de seguridad, que
acelera el proceso. Algunas aerolíneas también ofrecen la posibilidad de
evitar las colas principales de control de pasajeros y abordar antes el avión.
Si usted puede pagar por esto, hágalo.

Reserve con anticipación

Suponga que usted está pasando unas vacaciones o un breve descanso en la
ciudad y desea visitar una importante atracción turística. Cada vez que
pueda, reserve sus entradas con anticipación. Esto podría ahorrarle horas de
colas cuando llega allí.
 Consejos del dueño del tiempo para las compras

Asegúrese de que la tienda está abierta

Visite el sitio web de la tienda o llame por teléfono, si tiene alguna duda
sobre el horario de atención al público.
Haga una lista de compras

¿Alguna vez ha salido de compras, ha vuelto al hogar y vaciado las bolsas

para caer en la cuenta de que olvidó algo importante? Tenga una lista de
compras en su cocina y un bolígrafo junto a ella, que estén siempre en el
mismo lugar. Cuando usted se queda sin algo, anótelo en la lista.

Tenga una moneda a mano para el supermercado

¿Alguna vez ha ido al supermercado y comprobado que no tenía una
moneda para el carrito de compras, y ha tenido que perder tiempo buscando
cambio? Resuelva el problema: lleve en su llavero una de esas fichas de
carrito. ¡Nunca más tendrá ese problema!

Vaya de compras cuando no hay gente

Compre a última hora de la tarde cuando las tiendas están menos ocupadas.
Considere hacer casi todas sus compras de Navidad en enero cuando todo
es más tranquilo, más rápido y más barato.

Sólo 15 minutos de cola en los supermercados, tiendas y bancos tres

veces por semana representan 1,62 días por año.

No esté de plantón en la caja

¿Alguna vez ha estado en el supermercado u otro tipo de tienda, ha elegido
tres artículos, y luego ha tenido que esperar en la caja detrás de varios
carritos llenos, o en la caja rápida detrás de 10 personas con pocos artículos?
Considere pagar sus cosas en otra parte, por ejemplo en la sección del
vendedor de periódicos, el mostrador de servicio al cliente o un
departamento diferente. Habitualmente, consigo reducir 20 minutos de cola
a un minuto al llevar ciertos artículos y alimentos a la sección de la primera
planta de mi supermercado local, donde se venden principalmente
productos eléctricos y ropa.

Verifique los precios antes de ir a la compra

Conozco a personas que se pasan un día yendo de tienda en tienda para
averiguar el precio de ciertos artículos que ya conocen y desean comprar. Si
usted disfruta con esto y tiene tiempo para hacerlo, me parece bien. Pero si
quiere hacer un uso más eficiente del tiempo, entonces telefonee antes de ir
a las tiendas para averiguar sus precios, o use los sitios web de tiendas
específicas para hacer comparaciones.

Compre por Internet con entrega a domicilio

Esto es muy común en estos días. Navegue por Internet, visite el sitio web
de la tienda, ponga los artículos de su elección en el carrito virtual, pague
con su tarjeta de crédito y deje que la compañía haga la entrega en su
puerta. Esto puede ahorrarle una gran cantidad de tiempo.

Antes de comprar, verifique que los artículos no estén agotados

¿Alguna vez ha salido a comprar un artículo particular, sólo para descubrir,
cuando ha llegado allí, que no tenían su tamaño o el color que deseaba?
Llame a la tienda antes de salir para verificar si tienen exactamente el
artículo que desea, e incluso pida que le reserven uno para usted.

Si usted está haciendo la compra para otros, averigüe exactamente qué

desean
¿Alguna vez ha comprado algo para otra persona? Si es así, examine la lista
de compras con esa persona antes de salir, para aclarar exactamente qué
desea. En esta época con tan numerosas alternativas, no es práctico, y le
puede costar mucho tiempo extra, ver los términos «galletas» o «helado» en
la lista sin más especificaciones.
 Consejos del dueño del tiempo para comer fuera

Vaya solamente a los restaurantes que admiten reservas

¿Alguna vez ha entrado en un restaurante y le han dicho que tenía que
esperar 50 minutos para una mesa? En ese caso, debe afrontar la decisión de
esperar o ir a otra parte. Este es un problema de fácil solución. Cuando el
tiempo es un problema, coma solamente en los restaurantes que admiten
reservas, y reserve una mesa tan pronto como pueda.

Examine la carta o menú por Internet

Muchos restaurantes tienen sus menús en la web. ¿Por qué no decidir lo
que quiere comer antes de ir, para poder pedirlo casi inmediatamente?

Compruebe que el restaurante está abierto

Muchos restaurantes tienen días en que están cerrados y horarios de
atención variables. Haga sus averiguaciones desde el hogar antes de ponerse
en camino. Seguramente, usted no quiere perder su tiempo delante de un
lugar cerrado para decidir: «¿Y ahora adónde vamos?».
Haga el pedido enseguida

¿Cuántas veces ha estado en un restaurante y se ha visto obligado a esperar

más tiempo del que deseaba para hacer su pedido? He aquí lo que usted
debe hacer para conseguir su comida tan rápido como sea posible. Tan
pronto como se haya sentado y le hayan entregado la carta, dígale al
camarero, «No se vaya, pediremos ahora que usted está aquí». En la mayoría
de los casos, aun cuando se demore un rato, ellos esperarán que usted elija.

Pida la cuenta antes de estar listo para irse

¿Alguna vez ha terminado su comida, conversado durante un rato, y luego
haber tenido que esperar una eternidad hasta que el camarero le trajo la
cuenta? Tan pronto como haya decidido que no desea comer más, pida la
cuenta, e incluso páguela.
 Consejos del dueño del tiempo para los negocios

Envíe oportunamente su factura en el momento de mayor gratitud

Si usted ha hecho un trabajo para alguien, realizado un servicio o
proporcionado un bien, factúrelos tan pronto como pueda. El mejor
momento es cuando el cliente está más agradecido.

¡Si usted trabaja en ventas, sepa cuándo dejar de ir detrás del comprador!
Me he encontrado con muchos vendedores que saben que perseguir su
objetivo es importante, pero usar una cantidad desproporcionada de horas
en eso lo considero tiempo perdido. Si después de tres intentos de contacto
usted no tiene una respuesta de alguien, simplemente lárguese. Use su
valioso tiempo de un modo más productivo.
Confirme siempre sus reuniones

¿Alguna vez ha tenido un malentendido sobre el tiempo, la fecha o el lugar

de una reunión que le hizo estar de plantón, o tuvo que ir de prisa a otro
lugar para descubrir que no tenía ninguna reunión en absoluto? Si es
posible, haga una segunda confirmación con la persona involucrada antes de
salir del hogar o del trabajo para la reunión.
Trate de coordinar las reuniones

Si tengo que viajar una cierta distancia por un compromiso empresarial,

siempre considero qué más puedo hacer útilmente en esa área general. A
menudo, descubro que soy capaz de coordinar dos o tres reuniones durante
el mismo tiempo del viaje, lo cual significa un uso mucho más eficiente del
tiempo.
Aprenda las habilidades apropiadas

En una ocasión conversé con el director de una organización que estaba

preocupado por la cantidad de tiempo que perdía en asistir a reuniones sin
éxito alguno. Él y su equipo tenían aproximadamente 150 reuniones
personales de ventas por año, con sólo un 10 por ciento de éxito. Admitió
que ninguno de los empleados que asistían a esas reuniones tenía alguna
formación o experiencia en ventas. Asegúrese de que usted o su personal
tengan las habilidades necesarias para hacer la tarea del modo más eficaz y
con un uso eficiente del tiempo.
Evite los litigios

Calcule el tiempo consumido en sus recursos contenciosos, así como las

consecuencias monetarias.

Sea benévolo consigo mismo cuando se compromete con los plazos

¿En alguna ocasión, un cliente, un comprador, un contacto empresarial o
incluso su jefe le ha dicho: «Entonces, para cuándo tendrá eso»? ¿Alguna
vez acordó un plazo particular, pero luego pensó: «¡Serás imbécil! ¿Cómo
has podido prometer eso, y ahora cómo demonios me las arreglo?». Sea
prudente y no se ponga en una situación perdedora, donde si usted no
responde al plazo queda mal, pero si lo hace es sólo porque ha pagado un
alto precio con el estrés y las otras cosas que no ha hecho. El truco es
prometer menos y entregar más.

Trabaje en casa, si es posible

Cada vez se trabaja más en el hogar, y con toda razón. La gente pasa una
cantidad desproporcionada de tiempo viajando a una oficina para sentarse
en un escritorio, trabajar en un ordenador o conversar con otras personas
por teléfono. Siempre que sea posible, intente trabajar desde el hogar, pero
planee qué hará y organícese apropiadamente para reducir al mínimo las
interrupciones.

Consejos del dueño del tiempo para los contactos

Por lo general, los contactos no se abordan en los libros sobre
administración del tiempo. Le diré por qué lo hago en el mío. Después de
años de asesorar a organizaciones comerciales de diferentes tipos y a su
personal profesional, estoy convencido de que desarrollar contactos con los
otros y compartir sus conocimientos técnicos ahorra una cantidad enorme
de tiempo. ¿Por qué invertir tiempo en tratar de abrir puertas, cuando
puede conseguir que otros las abran para usted?
Cada día, las personas en todo el mundo pasan 2.600 millones de
minutos [43,3 millones de horas] en sitios de contacto social como
Facebook.
Convierta su tiempo en dinero

¿Cuánto vale su tiempo en el trabajo? ¿Alguna vez lo ha calculado? Como

una guía muy aproximada, divida su salario anual por 2.000. Esto le dará un
indicio del coste para su organización de cada hora de su tiempo. Mejor
aún, divídalo por 120.000 y tendrá el coste por minuto.

Aprenda a invertir sabiamente el tiempo

En mi actividad como consultor y conferenciante, a menudo me han
preguntado: «¿Vale la pena invertir tiempo y dinero para asistir a tal o cual
reunión?». Generalmente, si el coste y los beneficios potenciales son
proporcionados, mi respuesta es: «Si usted no va, nunca lo sabrá». Considere
el tiempo a lo largo de todo el año para las cosas puramente teóricas y
aprenda las habilidades para aprovechar todo lo que esas reuniones u
oportunidades pueden ofrecer.
Sin embargo, procure planificarlas apropiadamente. Sepa qué hará
cuando llegue allí y a quién desea conocer, e incluya el tiempo en su sistema
para hacer exactamente el seguimiento que se requiere.
 Los mandamientos del dueño del tiempo

Aplique el concepto de «la triple www» a la planificación

W = (What) ¿Qué debe y qué desea llevar a cabo?
W = (When) ¿Cuándo lo hará?
W = (Where) ¿Dónde escribirá esta información para que sea bien visible y
fácil de recordar?

Haga primero las cosas más importantes Pregúntese: ¿qué es lo más

importante que debo hacer? Una vez que tenga una respuesta, eso es lo que
debería hacer. Y una vez que lo haya hecho, dedíquese a la siguiente tarea
más importante.

Comprenda la diferencia entre postergar y priorizar A veces, es razonable

posponer las cosas debido a una decisión consciente de que hay algo más
importante en ese momento. Sin embargo, cuando usted haga esto,
planifique cuándo hará lo que ha postergado.

¡Divida todas las tareas en partes!

No empiece ningún trabajo hasta que lo haya dividido en una serie de
tareas más pequeñas y las haya priorizado.

Cuando planifique, dé prioridad a su vida y la de su familia No deje para

usted el tiempo que le queda después de haber hecho todo lo demás.
Construya su plan y su vida en torno a las cosas que usted desea hacer.

Aprenda a decir «no»

Usted no tiene que decir «sí» a cada petición o interrupción. Adquiera el
coraje y la habilidad para decir «no» cuando lo necesita.

Apague sus aparatos Desconectar su correo electrónico, su móvil y su

buscador de personas y seleccionar sus llamadas telefónicas es razonable y
necesario. Los dueños del tiempo saben que no tienen que estar disponibles
las 24 horas del día.

Deje de pensar en unidades de tiempo horarias o de media hora Sus días

no tienen que girar en torno a espacios de tiempo de una hora o de media
hora. Si cambia sus hábitos, puede crear más opciones y espacios de tiempo
para usted mismo.

No se deje atrapar por el «tiempo consumido»

¡Todo lo que usted ha hecho en el pasado no justifica hacer cosas en el
futuro que usted no desea! Sin importar las consecuencias futuras, su
tiempo ya se ha ido.

Hacer una pausa y relajarse no es una pérdida de tiempo A menudo, en

estos momentos se da con las ideas más importantes e innovadoras y se
toman las decisiones más sabias y significativas.

No grabe en su mente la lista de «cosas por hacer»

Adquiera el hábito y el sistema de anotar las cosas que debe hacer, y guarde
la lista en un lugar seguro para que sea fácilmente accesible en el futuro.

Planifique cuando tenga demasiado tiempo Usted debe planificar cuando

tiene tiempo en abundancia, como lo hace cuando parece ser escaso.
Planifique, anticipadamente, su tiempo para los años de jubilación, e incluso
para los fines de semana.

Establezca objetivos y recompense sus esfuerzos Si usted acaba de

terminar una tarea de organización que había sido postergada, recompense
sus esfuerzos. Considere también el premio.

¡Los dueños del tiempo son solamente seres humanos!

A pesar de su eficiencia para administrar su tiempo y pese a los esfuerzos
que haga, surgirán cosas que le desviarán del camino. Acepte esto como una
condición de la vida y del ser humano. Sin embargo, no debería permitir
que estos retos malogren sus esfuerzos y le hagan pensar que ha fracasado
como dueño del tiempo. ¡Simplemente, sonría, aprenda de ellos y siga
adelante!
El ayer es historia.
El mañana es un misterio.
¿Y el hoy? El hoy es un regalo.
Por eso lo llamamos el presente.

Babatunde Olatunji
 Título original: How to Be a Time Master Editor original: Capstone
Publishing Ltd., A Wiley Company, UK

Traducción: María Eugenia Villegas Lamberti

ISBN EPUB: 978-84-9944-423-9

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© 2009 by Capstone Publishing Limited Authorized translation from the

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