TALLER APLICATIVO No. 1 TRAMITAR 2017

TALLER APLICATIVO No.
1
TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA – SENA-
NOMBRE:
FICHA NORMATIVA: ACUERDO 060/2001 AGN
FECHA Vo. Bo.
Lea cuidadosamente el ACUERDO 060/2001 del AGN y conteste:
1. Epígrafe de la norma.
RTA: en el acuerdo 060 del año 2001, se establece las pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y
privadas que cumplan con funciones públicas, estas comunicaciones oficiales
tratan básicamente del tratamiento correcto para las cartas, circulares,
memorandos, y todo tipo de documentos que se genere en una labor pública.
2. Objeto de la norma.
RTA: el objetivo de la norma es establecen las pautas para la administración de
las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen las funciones públicas.
3. Realice un paralelográfico (Artículo 2) con la información prevista:
TERRITORIO/INDIVIDUAL
CONCEPTO DEFINICIÒN CARACTERÍSTICAS GRÁFICO
Archivo Es una herramienta que  Permite
Electrónico permite almacenar de almacenar
forma electrónica los documentos.
documentos de una  Se pueden
empresa, garantizando consultar
su disponibilidad a largo cualquier día.
plazo.  Permiten
combinar texto,
imágenes y
demás.
Comunicaciones Son todas aquellas  Sirve para
Oficiales recibidas o producidas comunicar
en desarrollo de las disposiciones,
funciones asignadas ordenes o
legalmente a una informes.
entidad,  Se utilizan más
independientemente del que todo para los
medio utilizado. ministerios,
oficinas y el
gobierno.
Correspondenci Son todas las  Son a título
a comunicaciones de personal
carácter privado que  Se citan o no los
producen las entidades nombres de los
citando el cargo del funcionarios
funcionario.  No generan
trámites para las
instituciones
Documento Es el registro de  Es producida por
electrónico de información generada, una persona o
archivo recibida, almacenada y entidad en razón a
comunicada por medios sus actividades
electrónicos, que
permanece
en estos medios durante
su ciclo vital
Documento Es la fuente primaria de  Es una fuerte de
Original información con todos información
los rasgos primaria
y características que  Es autentica e
permiten garantizar su integra
autenticidad e
integridad.
Documento Es el producido o  Es otorgado por el
Público tramitado por el funcionario
funcionario público en publico
ejercicio de su cargo o  Se considera como
con su intervención. un documento
publico
Radicación de Es el procedimiento por  Se empiezan a
comunicaciones medio del cual, las contar a partir del
oficiales entidades asignan un día siguiente de
número consecutivo, a radicado el
las comunicaciones documento
recibidas o producidas.
Registro de Es el procedimiento por  Se registran datos
Comunicaciones medio del cual, las como nombre,
oficiales entidades ingresan en entidad remitente,
sus sistemas manuales o nombre o código
automatizados de
correspondencia
4. Defina “Unidad de Correspondencia”
RTA: La Unidad de correspondencia es la instancia responsable del control y
registro de la documentación dirigida y emitida por la Unidad Responsable a la
que pertenece y al ser la primera instancia que recibe la documentación es la
que debe de conocer los mecanismos para el registro, y manejo efectivo de la
correspondencia
5. Relacione 5 funciones de la Unidad
RTA:
1. Recibir la Correspondencia
 Leer para verificar los datos de la correspondencia:
Destinatario, fecha, lugar, asunto, nombre y firma de quien suscribe el
documento.
 Colocar sello oficial, fecha y hora de recibido, nombre y nombre y firma de
quien recibe.

2. Registrar el Ingreso de Correspondencia
 Registrar el ingreso con los siguientes datos:
1. Número identificador, mediante folio consecutivo, renovable anualmente.
2. Asunto.
3. Fecha y hora de recepción.
4. Nombre y cargo de quien remite el documento.
5. Anexos, registrando el número de documento que acompañan a la
correspondencia.

3. Entrega de correspondencia a la instancia correspondiente
 Distribución de correspondencia:

4. Registro de la Correspondencia de Salida
 Registro de correspondencia de salida tomando en cuenta los siguientes
aspectos:
 Número de oficio de salida de correspondencia.
 Número identificador de la unidad de correspondencia.
 Nombre y cargo del destinatario.
 Asunto.
 Fecha del documento de salida.
 Anexos, registrando el número de documento que acompañan a la
correspondencia.
 Forma de entrega (Mensajero, correo, otro).
 Fecha y hora de recibido por parte del destinatario, asentado en el
registro o en la correspondencia.
6. Diferencia entre documento oficial y correspondencia.

RTA: La correspondencia son todas las comunicaciones de carácter privado que
llega a las entidades a título personal. Comunicación oficial son todas aquellas
recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente a
la entidad.
7. Diferencia entre registro y radicado
RTA: Un registro es el espacio físico o virtual donde se deja constancia de un
hecho, o el acto de hacer lo mismo y radicado es el proceso en el cual se le
asigna un número que identifica a cada documento.
8. ¿Qué procedimiento se debe llevar a cabo cuando se presenta un error en la
radicación?
9. ¿Qué función cumple la codificación de los tipos documentales en el
momento de la producción?
10. Explique con sus palabras que entiende por Servicio de Alerta de
correspondencia o modelo de recordatorio de correspondencia de una
empresa privada.
11. ¿Por qué es importante la NTC 4436 en el trámite de los documentos?

RTA: es importante esta Norma ya que especifica los requisitos para el papel de
archivo los cuales se aplican a los papeles sin imprimir, reservados para los
documentos y las publicaciones que se deban mantener permanentemente y
usar con frecuencia.
12. ¿Cuáles son los datos que se verifican al momento de decepcionar un
documento?
RTA: se debe verificar los folios, copias firmas, nombre de la persona y/o
entidad remitente o destinataria.
13. Explique con sus palabras que entiende por franqueo de correspondencia.
14. Según la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública, relacione la diferencia entre información clasificada e información
reservada.
15. ¿Qué es SUIT?
RTA: es la fuente única y válida de la información de los trámites que todas las
instituciones del Estado ofrecen a la ciudadanía, facilita la implementación de la
política de racionalización de trámites y contribuye a fortalecer el principio de
transparencia, evitando la generación de focos de corrupción.
16. ¿Quiénes deben registrar sus trámites y otros procedimientos en el SUIT?
17. ¿Qué establece el artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012?
18. Relacione tres (3) funciones del Departamento Administrativo de la Función
Pública.
ESTUDIO DE CASOS
1. Es su primer día de labores en la oficina de archivo y correspondencia de la

empresa comercial. Hay varios documentos para su despacho: unos
remisorios sin anexos, otros con una firma ilegible estampada con sello de
tinta, algunos presentan errores de ortografía y los demás pasan la revisión
previa ¿Qué haría usted con los unos, los otros, los algunos y los demás?
2. En los quince días que lleva laborando en la oficina de la Unidad de
Correspondencia de la empresa comercial, Juan Carlos Sánchez ha entregado
12 documentos a distintos compañeros de trabajo y no recuerda con certeza
quien los prestó porque no conoce sus nombres ni las dependencias en las
cuales trabajan. Aunque pasa todos los días por todas las oficinas
preguntando ¿a quién le presté documentos? no ha logrado recuperar ni
uno. Usted, ¿qué sugerencias le haría a Juan Carlos y cuáles controles le
recomendaría implantar?
3. Realice a través de un mapa mental los pasos a seguir en la radicación y
envío de documentos teniendo en cuenta y tomando como ejemplo una
empresa real.
4. Ubiquémonos por un momento en nuestra casa. Allí se reciben varios
documentos en un mes como: facturas por pagar de agua, luz, gas, teléfono,
cartas, requerimientos, invitaciones, cobros de impuestos, facturas de
compras, entre otros. Todos estos documentos deben tener un trato
especial, un destino y un trámite final. En quince minutos vamos a recordar:
o ¿cuál es ese trámite que damos allí a estos documentos?
o ¿los conservamos? ¿Cómo?
o ¿Qué se hace finalmente con ellos?
o ¿Si ha ocurrido en algún momento que se haya extraviado alguno de
esos documentos y que ha ocurrido en este caso?
NOTA: Este taller se presentará con la norma técnica de informe corto GTC185.
Ningún trabajo se parecerá a otro. (No se acepta copiar y pegar) de lo contrario
presentarán el trabajo a mano.

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6. Diferencia entre documento oficial y correspondencia.

11. ¿Por qué es importante la NTC 4436 en el trámite de los documentos?

1. Es su primer día de labores en la oficina de archivo y correspondencia de la

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