¿Qué es BPM o gestión de procesos de negocio?

Seguramente habrá leído en algún periódico de información bursátil o en

suplementos especializados estas siglas: BPM. Pero, ¿qué hay detrás de estas
tres letras?

BPM procede de Business Process Management (traducido al castellano como

gestión de procesos de negocio) y es una de las metodologías de trabajo más
usadas en empresas (tanto en PYMES como en multinacionales).

La gestión de procesos de negocio permite, entre otras funciones, optimizar los

procesos productivos dados en los diferentes departamentos de una corporación,
además de un considerable ahorro de tiempo y dinero a medio –largo plazo.

En un contexto empresarial y social complicado, en el que optimizar recursos para

obtener resultados excelentes se convierte en una máxima empresarial, no es de
extrañar que cada vez más empresas implanten BPM. Por si fuera poco, con la
gestión de BPM puede controlar la visibilidad, el modelado y la gestión de las
diversas productivas de su empresa.

El BPM representa una serie de actividades o pasos de tareas que incluyen

personas, aplicaciones, eventos y actividades de negocio, además de
organizaciones. El BPM o gestión de procesos de negocio puede relacionarse
con otros procesos de mejora como Six Sigma.

¿Cuándo surge el BPM o gestión de procesos de negocio? 

Diferentes expertos consideran que el modelo de gestión japonés, principalmente

el sistema productivo establecido en Toyota durante la década de los 80, supone
el inicio del BPM. Posteriormente y con la aparición de diversas normas
internacionales de calidad, se impuso la implantación de este sistema estructural
basado en la gestión de procesos.
Pero para que la gestión de procesos de negocio sea realmente rentable y
eficaz en el interior de las empresas, es necesario contar con un conjunto de
herramientas que den el soporte necesario para garantizar el cumplimiento.
Conocidas como Business Process Management Software (o BPMS en inglés),
estas técnicas tienen una notación común denominada a su vez Business Process
Modeling Notation (BPMN). Otras cuentan con una notación propia y son capaces
de generar un código específico.

Con una solución integrada como es BPMS, la empresa puede automatizar de

forma cómoda y sencilla cualquier proceso interno que tenga que ver con
Recursos Humanos, Control de Calidad, Compras, Relaciones con el Cliente
(CRM), Gestión de Riesgo, Venta y posventa, Facturación, Administración,
etcétera.

Una de los aspectos quizás menos amables de la gestión de procesos es el

conocido efecto silo. Bajo esta descripción se incluyen una serie de problemas de
comunicación e información ante el establecimiento de prioridades laborales que
suele darse en las empresas al pasar de una organización tradicional al BPM. El
efecto silo es opuesto al enfoque general donde lo importante es el proceso en
conjunto y no los intereses o funciones definitorias de cada departamento.

Un ejemplo gráfico ayudará a comprender perfectamente esta situación. Una

organización clásica o departamental tiene una estructura vertical, segmentada y
dividida en áreas concretas, mientras que la gestión basada en procesos se
presenta como un conjunto de líneas horizontales y continuadas en el tiempo.

La cadena de valor como concepto clave

Otro de los conceptos más comunes y relacionado con la gestión de procesos es

la cadena de valor. Se trata del modo en el que se desarrollan las acciones y las
actividades en una empresa. Es un término de gran importancia en BPM porque
ayuda a distinguir diferentes eslabones interconectados entre sí y presentes en el
circuito productivo. Así, existirán las actividades primarias, enfocadas a la
elaboración de los bienes y mercancías, las acciones de apoyo, muy valiosas en
cualquier empresa, además de otras acciones concretas e imprescindibles para el
buen transcurrir de una compañía.

La implantación de BPM en la empresa

En la implantación de la gestión de proyectos hay que plantearse cuál es la

finalidad de este procedimiento. La mayoría de las empresas no solo buscan
optimizar tiempo y recursos monetarios sino también determinar el grado de
satisfacción de los clientes al consumir bienes y productos. La gestión de
procesos permite determinar, analizar y evaluar (entre otras funciones) aspectos
relacionados con la calidad de una mercancía, métodos de producción, tiempo de
entrega del producto o incluso el precio.

Tras el análisis en profundidad de los procesos pueden detectarse fallos, defectos,

anomalías o incluso errores que pueden subsanarse tras aplicar los cambios
oportunos. Por lo tanto y gracias a BPM, las empresas logran ser más eficaces y
eficientes no solo en los tiempos de trabajo sino en la relación con el cliente final.
Pero no es la única ventaja de BPM. La gestión de procesos permite definir la
situación del proceso actual y las posibles mejoras a realizar, conocer las
funciones estratégicas, analizar y comparar diferentes escenarios relacionados
con los procesos, controlar las métricas definidas, además del desarrollo de
nuevos procesos basados en la innovación.

En CTI somos expertos en la aplicación y puesta en marcha de gestión de

procesos de negocio. A lo largo de estos años, diversas empresas han confiado
en nuestro buen hacer, calidad de los servicios y profesionalidad en la
implantación de BPM y de otros servicios. Póngase en contacto con nuestro
personal técnico especializado y verá cómo a partir de ahora su negocio comienza
a generar los beneficios que espera

Qué es Business Process Management (BPM)?

Se trata de una forma de supervisar y controlar los procesos que se encuentran
presentes en una empresa. Es una metodología que, hoy en día, las compañías
utilizan cada vez más para lograr que los procesos sean eficientes y efectivos
y así conseguir mejorar la organización y la rentabilidad.

La metodología de gestión de procesos de negocio BPM persigue identificar,

analizar, rediseñar, ejecutar, monitorear, controlar y medir los procesos de
negocio que una empresa está implementando para satisfacer los objetivos de la
compañía.

Aunque el BPM no es una tecnología de software, una de las formas más

efectivas de implementar esta metodología en una organización es a través de un
BPM software. Así las cosas, las empresas que quieran mejorar la eficiencia y la
eficacia de sus procesos de negocio tendrían que contar con un software de estas
características.

¿Por qué es importante contar con un BPM software?

Un software de BPM es una herramienta de automatización de procesos que

ayuda a las empresas a localizar en los procesos habituales cuellos de botella que
restringen la fluidez del negocio. Además, es un aliado imprescindible para
controlar los costes de la organización, lograr que los procesos del día a día
sean lo más eficientes posibles y asegurar la efectividad de las personas
implicadas en los procesos.

Un software BPM aporta a las empresas los siguientes beneficios:

 Mejora la eficiencia. Las empresas que utilizan un software de estas

características permiten que los equipos de trabajo desarrollen sus
funciones de un modo más fluido y eficaz.
 Aumenta la competitividad. Un software de este tipo permite agilizar los
procesos y, por lo tanto, reducir los tiempos de respuesta. De esta manera,
 el cliente es atendido más rápido que la competencia y su satisfacción
aumenta.
 Incrementa la productividad. Se calcula que el uso de una solución
tecnológica de estas características aumenta la productividad de la
empresa entre un 60% y un 85%. Si los empleados de una compañía tienen
claras las tareas y las funciones que tienen que realizar, su ejecución es
mucho más rápida y sencilla.
 Reduce los costes económicos. Gracias a un software BPM las
organizaciones son capaces de recortar los costes al permitir hacer un uso
adecuado de todos los recursos.
 Monitoriza completamente todos los procesos. La implementación de un
software de este tipo en la empresa le permite tener una visión global de lo
que sucede en todos los procesos. De esta manera, cada responsable de
departamento puede recibir un informe completo elaborado de forma
automática para supervisar mejor todo lo que se está ejecutando en su área
y poder localizar aspectos de mejora.
 Permite tomar decisiones más rápido. Cuando se ejecuta un software de
gestión de procesos los responsables de departamento cuentan con toda la
información sobre los mismos en tiempo real y pueden decidir los próximos
pasos a dar en menos tiempo.
 Facilita el cumplimiento normativo. Se trata de uno de los grandes retos
que se les presentan a las compañías. Gracias al uso de soluciones
tecnológicas de gestión de procesos, estas pueden identificar más rápido y
de manera más sencilla cuando no se está cumpliendo la ley para adaptar
los mismos a la legislación vigente y evitar posibles sanciones por falta de
cumplimiento.

El business process management es una metodología que cada vez implementan

más organizaciones, ya que aumenta la rentabilidad de las mismas y ofrece
muchas ventajas.
La forma más eficaz y rápida de aplicar esta metodología en la empresa es a
través de un software BPM. Mediante un programa de estas características las
compañías son más eficientes, productivas y competitivas.