DESARROLLO DE SISTEMAS II

MODULO 4

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1.1 Preparación de la propuesta de sistemas

La propuesta de sistemas condensa todo lo que el analista ha aprendido

acerca de una empresa y lo que esta necesita para mejorar su desempeño. El
analista de sistemas debe usar métodos sistemáticos para la adquisición de
hardware y software, la identificación y pronóstico de costos y beneficios
futuros y la realización de un análisis de costos y beneficios. Todos estos
métodos se utilizan para preparar la propuesta de sistemas.

1.2 Como determinar las necesidades de hardware y software.

Primero se debe inventariar todo el hardware de cómputo actual para averiguar

lo que está disponible y es utilizable. A continuación se debe calcular las
cargas de trabajo actuales y futuras del sistema. Después se realiza una
evaluación del hardware y software disponibles.

1.2.1 Como inventariar el Hardware de cómputo.

Empiece por inventariar el hardware de cómputo que ya existe en la

organización. Algunas de las opciones del hardware involucran la ampliación o
el reciclaje de hardware actual, de modo que es importante saber con qué se
cuenta.

Si no esta disponible un inventario actualizado el analista debe preparar uno.

Usted necesita saber lo siguiente:

1. El tipo de equipo: el número de modelo, el fabricante.

2. El estado de funcionamiento del equipo: en pedido, en funcionamiento,
en almacén.
3. La edad estimada del equipo.
4. La vida proyectada del equipo.
5. La ubicación física del equipo.
6. El departamento o la persona responsable del equipo.
7. La situación financiera del equipo: propio, en arrendamiento financiero,
alquilado.

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4.3 Cálculo de las cargas de trabajo

Los analistas establecen cifras que representan las cargas de trabajo actuales
y proyectadas para el sistema con el fin de que cualquier hardware que se
adquiera cuente con la capacidad para manejar las cargas de trabajo actuales
y futuras.
Las cargas de trabajo se muestrean en lugar de completarlas realmente en
varios sistemas de cómputos. Los lineamientos sobre el muestreo ya
estudiados en DS-I pueden ser útiles aquí.
El ejemplo que sigue es una comparación de los tiempos requeridos por un
sistema de información actual y uno propuesto que se supone maneja una
carga de trabajo dada
Sistema existente Sistema propuesto

Tarea Resumen mensual de los envíos a los La misma

almacenes de distribución

Método Manual Por computadora

Personal Gerente de división Operador de computadora

Costo/hora $ 20.00 $ 10.00

Cuando y como Diariamente: Diariamente:

Archiva los recibos de envío de cada Ejecuta el programa que

almacén. totaliza los envíos y los
escribe en el disco.
Mensualmente:
Mensualmente:
Resume diariamente los registros
usando calculadora y prepara el Ejecuta el programa que
informe. resume e imprime los
informes.

Requerimientos del Diariamente: 20 minutos. Diariamente: 4 minutos

tiempo humano
Mensualmente: 8 horas Mensualmente: 20 minutos

Requerimientos del Ninguno Diariamente: 4 minutos

tiempo de
Mensualmente: 20 minutos
computadora

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4.4 Evaluación del hardware de cómputo.

La evaluación es una responsabilidad compartida de los directivos, usuarios y

analistas de sistemas. Aunque los fabricantes proporcionarán detalles de los
productos que ofrezcan, los analistas necesitan supervisar personalmente el
proceso de evaluación porque ellos se preocuparán por los mejores intereses
del negocio. Además tal vez los analistas de sistemas tengan que enseñar a
los usuarios y a los directivos las ventajas y desventajas generales del
hardware para que puedan evaluarlo de manera eficaz.
Entre los criterios que los analistas de sistemas y los usuarios deben usar para
evaluar el desempeño de los diferentes sistemas del hardware están los
siguientes:
1. El tiempo requerido para las transacciones promedio (incluyendo cuanto
tiempo toma la entrada de datos y cuanto obtener la salida).
2. La capacidad de volumen total del sistema (cuanto se puede procesar al
mismo tiempo antes de que ocurra un problema).
3. El tiempo que la unidad central de procesamiento se mantiene inactiva.
4. El tamaño de la memoria proporcionada.
Algunos criterios se presentarán en demostraciones formales; algunos no se
pueden disimular y es necesario obtenerlos de las especificaciones de los
fabricantes.
Una vez que se conocen los requerimientos funcionales y que se comprenden
los productos actuales disponibles y se comparan con los ya existentes en la
organización, los analistas de sistemas deciden en conjunto con los usuarios y
los directivos si es necesario obtener nuevo hardware.
El rápido avance de la tecnología obliga a los analistas de sistemas a investigar
que tipos de computadoras están disponibles en el momento específico en que
se escribe la propuesta del sistema.
Evaluación del soporte técnico del fabricante para el hardware: La mayoría de
los fabricantes ofrece una prueba de hardware y una garantía de 90 días que
cubre cualquier defecto de fabricación, pero usted debe averiguar que más

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ofrece el fabricante. Los fabricantes de calidad comparable frecuentemente se

distinguen de otros por la gama de servicios de soporte técnico que ofrece.
La mayoría de los servicios adicionales de soporte técnico se negocian por
separado de los contratos de arrendamiento o compra del hardware.
Los servicios de soporte técnico incluyen mantenimiento rutinario y preventivo
del hardware, el tiempo de respuesta especificado en caso de falla del equipo
(menos de seis horas, el siguiente día laborable, etc.), préstamo de equipo en
caso de que el hardware se deba reemplazar permanentemente o que se
requiera reparación externa, y capacitación para los usuarios.

4.5 Evaluación del software

Al realizar la evaluación del software los analistas se enfrentan a la disyuntiva
de hacer, comprar o subcontratar particularmente al contemplar las
actualizaciones de los sistemas actuales o heredados.

Cuando crear un software personalizado:

Hay situaciones que requieren la creación de software original o componentes
de software. El caso más común es cuando no se encuentra o no existe
software comercial para la aplicación deseada.
El software original se debe crear cuando la organización busque una ventaja
competitiva mediante el uso de sistemas de información reforzado con un
despliegue estratégico. Las organizaciones que tienen requerimientos
sumamente o las que operan en industrias basadas en nichos de mercados,
también se pueden beneficiar del software original.

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Ventajas Desventajas
Crear § Respuestas específicas a § El costo inicial podría ser
software a las necesidades significativamente alto en
medida especializadas del negocio comparación con el
§ La innovación podría software comercial o el
de un ASP
proporcionar una ventaja
competitiva a la empresa § Necesidad de contratar o
§ Personal Interno disponible trabajar con un equipo de
desarrollo.
para dar mantenimiento al
software. § Mantenimiento continuo.
§ Enorgullecerse de
poseerlo.
Comprar § Refinado en el mundo § Enfocado en la
paquetes comercial. programación, no en los
comerciales. negocios.
§ Confiabilidad
incrementada. § Debe funcionar con las
§ Funcionalidad características actuales.
incrementada. § Personalización limitada.
§ Con frecuencia el costo § El futuro financiero del
inicial es más bajo. fabricante es incierto.
§ Otras empresas ya lo usan. § Menor sentido de
§ El software incluye soporte pertenencia y
y capacitación compromiso.

Usar un ASP § Las organizaciones que no § Perdida de control de los

se especializan en datos, sistemas,
sistemas de información se empleados de IT y
pueden enfocar en lo que programaciones.
hacen mejor (su misión
§ Preocupación sobre la
estratégica).
viabilidad financiera y
§ No es necesario contratar, estabilidad a largo plazo
capacitar o retener muchos del ASP.
empleados de IT.
§ Preocupaciones sobre
§ No se gasta tiempo de seguridad,
empleados en tareas de IT confidencialidad y
innecesarias privacidad.
§ Perdida de la potencial
ventaja corporativa
estratégica relativa a
innovación en las
aplicaciones.

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Cuando comprar un software comercial.

El software comercial incluye productos como Microsoft Office, que incluye
Word para el procesamiento de texto, Excel para las hojas de cálculo, etc. Hay
otros tipos de software comercial para sistemas empresariales más que para el
uso personal o de oficina. Algunos autores incluyen paquetes ERP populares
(pero costosos) como PeopleSoft, Oracle, y SAP. Estos paquetes difieren en la
cantidad requerida de personalización, soporte y mantenimiento en
comparación con Microsoft Office.
Considere el uso de software comercial cuando pueda integrar fácilmente las
aplicaciones o paquetes en los sistemas actuales o en los planeados, y cuando
esté seguro de que no tendrá una necesidad inmediata o continua de
cambiarlos o personalizarlos. Sus pronósticos deben demostrar que es poco
probable que la organización para la cual está diseñado el sistema experimente
cambios importantes después de la compra propuesta de software comercial,
tales como aumento significativo de clientes o grandes expansiones físicas.

Cuando subcontratar los servicios de desarrollo de software con un proveedor

de servicios de aplicaciones: (ASP)
Quizás a las organizaciones que desean conservar su enfoque estratégico y
concentrarse en lo que son mejores les convengan subcontratar la producción
de las aplicaciones de sistemas de información, esto implicaría que la
organización que hace la subcontratación evita la necesidad de contratar,
capacitar y retener a muchos empleados de IT. Cuando una organización usa
un ASP, hay poco o ningún gasto del valioso tiempo del empleado en tareas
innecesarias de IT.
Evaluación del soporte técnico del fabricante de software y de los ASPs. Si
compra un paquete comercial o contrata los servicios de un ASP, estará
tratando con vendedores que en el fondo podrían estar preocupándose por sus
propios intereses. Usted debe mostrar disposición para evaluar el software con
los usuarios y no dejarse influir excesivamente por los argumentos de ventas
de los fabricantes.

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Requerimiento de software Características específicas de software.

Efectividad del desempeño Capaz de realizar todas las tareas
requeridas.
Capaz de realizar todas las tareas
deseadas.
Pantallas de despliegue bien diseñadas.
Capacidad adecuada.
Eficiencia del desempeño Tiempo de respuesta rápido.
Entrada eficiente.
Salida eficiente.
Almacenamiento de datos eficiente.
Respaldo eficiente.
Facilidad de uso Interfaz de usuario satisfactoria.
Menús de ayuda disponibles.
Archivos “Leame” para notificar los cambios
de último momento.
Interfaz flexible.
Retroalimentación adecuada.
Buena recuperación de errores.
Flexibilidad Opciones de entrada.
Opciones de salida.
Utilizable con otro software.
Calidad de documentación Buena organización.
Manual en línea adecuado.
Sitio Web con preguntas frecuentes.
Soporte del fabricante. Soporte técnico permanente en línea.
Boletín / correo electrónico.
Sitio Web con actualizaciones de productos
que se pueden descargar.

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AHP y otro software de múltiples criterios: Existen una amplia variedad de

paquetes que se basan en el procesamiento jerárquico analítico (AHP) y otros
tipos de software de toma de decisiones multicriterios.
El software de apoyo a la toma de decisiones requiere que los objetivos del
tomador de decisiones estén bien definidos, que se conozcan sus prioridades y
que se incluyan explícitamente los criterios de decisión. El analista podría
ayudar al tomador de decisiones recopilando y proporcionando información
sobre cada una de las alternativas. Esta información normalmente se llama
atributo.

Sistemas expertos, redes neurales y otras herramientas de decisión.

Los sistemas expertos son sistemas de razonamiento basados en reglas que
se desarrollan por un experto en el campo. Recopilar experiencias se llama
adquisición de conocimiento y es la parte más difícil de la especificación del
conjunto de reglas para el sistema general.
Las redes neurales se desarrollan para resolver varios problemas de un tipo y
para permitir que el software obtenga retroalimentación de las decisiones,
observando lo que estaba involucrado en las decisiones exitosas. Este proceso
se lo llama entrenar la red neural.
Con frecuencia estos dos modelos caen en el dominio de la Inteligencia
artificial.

Sistemas de recomendación: Son sistemas de software y de base de datos que

permiten al tomador de decisiones reducir el número de alternativas mediante
el ordenamiento, el conteo o algún otro método.

4.6 Identificar y pronosticar los costos y beneficios.

Siempre se debe considerar en conjunto los costos y beneficios del sistema de
cómputo propuesto, debido a que con frecuencia están vinculados y dependen
uno del otro.

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4.6.1 Pronosticar costos y beneficios.

El analista de sistemas tiene disponibles muchos modelos de predicción. La
condición principal para escoger un modelo es la disponibilidad de los
antecedentes. Si no están disponibles, el analista debe volver a uno de los
métodos de discernimiento: las estimaciones la fuerza de ventas, estudios para
estimar la demanda del cliente, crear guiones o dibujar analogías históricas.
Si los antecedentes están disponibles, la siguiente diferencia entre las clases
de técnicas involucra si el pronóstico es condicional o incondicional. El
condicional implica que hay una asociación entre las variables del modelo o
que dicha relación causal existe. Los métodos comunes en este grupo incluyen
correlación, regresión, indicadores principales, econometría y modelos de
entrada/salida.
El pronóstico incondicional significa que no se necesita del analista para
encontrar o identificar cualquier relación causal. Estos métodos son alternativas
económicas y de fácil implementación. En este grupo se incluyen el juicio
gráfico, medias móviles y análisis de datos de serie de tiempo. Debido a que
estos métodos son simples, fiables y rentables, el resto de la sección se enfoca
en ellos.

4.6.2 Estimación de las tendencias:

Las técnicas más ampliamente usadas son (1) Juicio gráfico, (2) el método de
mínimos cuadrados y (3) la media móvil.
Juicio Gráfico: La forma más simple de identificar una tendencia y las
tendencias de pronósticos futuros es por juicio gráfico, el cual se realiza
simplemente al observar un gráfico y al estimar una prolongación de una línea
o curva a pulso.
Las desventajas de este método: La prolongación de la línea o curva podría
depender demasiado del juicio individual y no representaría la situación actual.
Sin embargo, el juicio gráfico es útil debido a que ha aumentado la habilidad de
desempeñar el análisis de sensibilidad (“que pasa si”) con la introducción de
hojas de cálculos electrónicas.

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DESARROLLO DE SISTEMAS II

Métodos de mínimos cuadrados: Cuando una línea de tendencia se construye,

los puntos de datos reales quedarán a cada lado de esa línea. El objetivo de
esta estimación es encontrar la línea más apropiada al minimizar la suma de
las desviaciones de cada línea. Una vez encontrada esta línea se puede
graficar y la línea se puede prolongar para pronosticar que pasará.
La línea más apropiada o la línea de mínimos cuadrados, se desarrolla a partir
de los puntos de datos (X 1 , Y1 ), (X 2, Y2)… (X N, YN), donde las coordenadas de
X representan los periodos y las coordenadas de Y representan la variable que
el analista de sistemas intenta pronosticar. La ecuación es la siguiente:
Y = m * X + b

Donde la variable m representa la pendiente de la línea y b representa

interceptar a Y, el punto en que la línea intercepta al eje de Y.

Otro método que puede ser utilizado es:

En Excel se puede calcular la tendencia basada en mínimos cuadrados al usar

la función Tendencia.
Promedios móviles: El método de promedios móviles es útil porque algunos
modelos estacionales, cíclicos o aleatorios se podrían suavizar, dejando el

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DESARROLLO DE SISTEMAS II

modelo de la tendencia. La función de los promedios móviles es calcular el

promedio aritmético de datos de grupos o periodos, usando la ecuación:

Donde N representa el número de periodos. Después calcule el próximo

promedio aritmético descartando los datos del periodo antiguo y agregando los
datos del periodo actual.

El método de promedio móvil es útil por su habilidad suavizadora, pero algunas

de sus desventajas son: Los valores extremos afectan en mayor medida a las
medias móviles que a los métodos de juicio grafico y de mínimos cuadrados.
Muchos paquetes de elaboración de pronósticos importantes están disponibles
para PCs y computadoras centrales.

4.7 Identificación de costos y beneficios.

Cuando se consideran los sistemas se deben tener en cuenta los beneficios y
costos tangibles e intangibles.
Beneficios tangibles: Los beneficios tangibles son ventajas que se pueden
medir en dinero que se acreditan a la organización mediante el uso del sistema
de información. Los ejemplos de beneficio tangibles son: aumento en la
velocidad de procesamiento, acceso a la información en una forma más
oportuna, etc. Los beneficios tangibles se pueden medir en términos de ahorros
en dólares, recursos o tiempo.
Beneficios intangibles: Incluyen mejorar el proceso de toma de decisión,
incrementar la exactitud, ser más competitivo en el servicio al cliente, etc. Los
beneficios intangibles son importantes y pueden tener consecuencias
trascendentales para el negocio.
Costos tangibles: aquí se incluyen, el costo de equipo tal como las
computadoras y terminales, el costo de recursos, el costo del tiempo del

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DESARROLLO DE SISTEMAS II

analista, el costo de los programadores y sueldos de otros empleados, etc..

Estos costos requieren desembolso en efectivo del negocio.
Costos intangibles: son difíciles de estimar y podrían ser desconocidos. Estos
incluyen perder una ventaja competitiva, deterioro de la imagen de la compañía
debido al incremento en la insatisfacción del cliente y toma de decisiones
ineficaz debido a la información inoportuna o inaccesible.

4.7.1 Comparación de los costos y los beneficios.

Las técnicas para comparar costos y beneficios incluyen análisis del punto de
equilibrio para determinar la capacidad de equilibrio del sistema de información
propuesto. El punto en el que los costos totales del sistema actual y el sistema
propuesto se intersecan representa el punto de equilibrio, el punto donde es
rentable para el negocio la adquisición del sistema de información.
Los costos totales incluyen los costos que se repiten durante el funcionamiento
del sistema más los costos de desarrollo que ocurre una sola vez, es decir, los
costos tangibles. Conforme aumenta el volumen, los costos de un sistema
manual suben a una proporción creciente. Un nuevo sistema de cómputo
costaría una suma considerable por adelantado, pero los costos incrementales
para un volumen alto serían bastante pequeños. El gráfico muestra que el
precio del sistema de cómputo sería efectivo si el negocio vende 600 unidades
por semana.

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El análisis de equilibrio es útil cuando un negocio esta creciendo y el volumen

es una variable importante en los costos. Una desventaja es que se da por
hecho que los beneficios se mantendrán iguales, sin tener en cuenta que
sistema está funcionando. Del estudio de beneficios tangibles e intangibles,
sabemos que ése no es exactamente el caso.
El análisis del punto de equilibrio también puede determinar cuanto tiempo
tomará recuperar el costo de desarrollo del sistema.

Análisis de flujo de efectivo.

El análisis de flujo de efectivo examina la dirección, tamaño y modelo del flujo
de efectivo que se asocia con el sistema de información propuesto. Si el nuevo
sistema no se puede justificar con base en flujos de efectivo y se examinar
estrechamente buscando otros beneficios tangibles si es que se planea
continuar trabajando en el proyecto.

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La figura que observará a continuación se muestra un análisis de flujo efectivo

para una compañía pequeña que está proporcionando un servicio de
mensajería a otras compañías pequeñas en la ciudad. Las proyecciones de
ingreso son que solo se generarán $ 5,000 en el primer trimestre, el ingreso
incrementará a una proporción firme. Los costos serán grandes en los primeros
dos trimestres y después se estabilizarán.

Análisis del valor presente.

Permite al analista de sistemas presentar a tomadores de decisiones del
negocio el valor de tiempo de la inversión en el sistema de información así
como también el flujo de efectivo. Es una forma de evaluar todos los
desembolsos económicos e ingresos del sistema de información sobre su vida
económica, y para comparar costos actuales con los costos futuros y los
beneficios actuales con los benéficos futuros.
En la figura que se muestra a continuación, el sistema tiene un costo total de
$272,000 en un periodo de seis años y beneficios totales de 280,700. Por lo
tanto, podríamos concluir que los beneficios pesan más que los costos. Sin
embargo, los beneficios solo empezará a superar los costos a partir del cuarto
año.

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DESARROLLO DE SISTEMAS II

El valor presente es el costo o el beneficio medido en dólares actuales y

depende del costo de dinero. El costo de dinero es el costo de oportunidad de
costo o la tasa que se podría obtener si el dinero invertido en el sistema
propuesto se invirtiera en otro proyecto que fuera relativamente seguro.
El valor presente de $ 1..00 a una tasa de descuento i se calcula determinando
el factor:

Donde n es el mundo de periodos. Después el factor se multiplica por la

cantidad de dinero, en el ejemplo que observa a continuación, el costo de
dinero – la tasa de descuento – se supone es de .12 (12 por ciento) para el
horizonte entero de planeación. Los multiplicadores se calculan para cada
periodo: n = 1, n = 2,…n = 6. Los valores presentes de costo y beneficios
después se calculan usando estos multiplicadores.

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DESARROLLO DE SISTEMAS II

4.8 Lineamientos para el análisis

1. Use el análisis del punto de equilibrio es necesario justificar el proyecto
en lo que se refiere a costos, no los beneficios, o si los beneficios no
aumentan considerablemente con el sistema propuesto.
2. Use el análisis del tiempo de recuperación de la inversión cuando los
beneficios tangibles obtenidos por el nuevo sistema representen un
argumento convincente para promover el sistema propuesto.
3. Use el análisis de flujo de efectivo cuando el proyecto es relativamente
caro, comparado con el tamaño de la compañía o cuando el negocio se
afectaría significativamente por un gasto tan grande.
4. Use el análisis del valor presente cuando el periodo de recuperación de
la inversión es largo o cuando el costo de pedir prestado dinero es alto.
Es importante recordar que el análisis costo-beneficio se debe aproximar
sistemáticamente, de forma que se pueda explicar y justificar ante la dirección,
que es quien decidirá si autoriza los recursos para el proyecto de sistemas.

4.9 Organización de la propuesta de sistemas.

Diez secciones principales comprenden la propuesta escrita de sistemas. Cada
parte tiene una función particular y la propuesta eventual se debe colocar en el
siguiente orden:
1. Carta de presentación.
2. Portada.
3. Tabla de contenidos.
4. Resumen ejecutivo (incluyendo las recomendaciones).

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5. Lineamiento del estudio de sistemas.

6. Resultados detallados del estudio de sistemas.
7. Alternativas de sistemas (tres o cuatros soluciones posibles).
8. Recomendaciones de analista de sistemas.
9. Resumen de la propuesta.
10. Apéndices (documentación diversa, resumen de fases, correspondencia,
etc.).

La carta de presentación estará dirigida para la dirección y la fuerza de tarea de

IT. Dicha carta debe mencionar las personas que hicieron el estudio y resumir
los objetivos del estudio.
Incluya en la carta de presentación el nombre del proyecto, los nombres de los
miembros del equipo de análisis de sistemas y la fecha en que se envió la
propuesta. La tabla de contenido puede ser útil a los lectores de propuestas
largas, si la propuesta es menor a 10 páginas no la incluya.
El resumen ejecutivo de 250 a 375 palabras, proporciona el quién, qué,
cuándo, dónde, por qué, y cómo de la propuesta. También debe incluir las
recomendaciones y lo que desearía fueran las acciones de la dirección. El
resumen ejecutivo se debe escribir al final.
El lineamiento del estudio de sistemas proporciona información sobre todos los
métodos usados en el estudio y quién o qué se estudió. Cualesquier
cuestionarios, entrevistas, muestreo de datos del archivo, observación o
elaboración de prototipos usados en el estudio de sistemas se deben discutir
en esta sección.
En los resultados detallados el analista describe lo que ha averiguado sobre el
sistema a través de los métodos descritos en la sección anterior. En esta
sección se deben plantear los problemas o sugerir las oportunidades que
requieren las alternativas de solución presentadas en la próxima sección.
En la sección de alternativas de sistemas de la propuesta, el analista presenta
dos o tres soluciones alternativas que se dirigen directamente a los problemas
antes mencionados. Las alternativas que presenta deben incluir una que

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DESARROLLO DE SISTEMAS II

recomienda mantene r el sistema igual. Cada alternativa se debe explorar por

separado. Describa costos y beneficios de cada situación.
Después de que el equipo de análisis ha pesado las alternativas, tendrá una
opinión profesional definida sobre qué solución es más utilizable. Esta sección
de recomendaciones del analista expresa la solución recomendada. Incluye las
razones que apoyan dicha recomendación del equipo para que sea más fácil
entender por qué se hace.
El resumen de la propuesta es una declaración breve que refleja el contenido
del resumen ejecutivo. Proporciona los objetivos de estudio y la solución
recomendada. El analista debe destacar la importancia del proyecto y viabilidad
junto con el valor de las recomendaciones. Concluya la propuesta en una nota
positiva.
El apéndice puede incluir cualquier información que el analista sienta es de
interés para individuos específicos.
Una vez que se escribe la propuesta de sistemas, debe seleccionar
cuidadosamente a quién debe entregar el informe. Hágalo personalmente. Su
visibilidad es importante para la aceptación y el éxito del sistema.

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