Documento de Apoyo - Transferencia Documental

Ricardo Montenegro
TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL PRIMARIA
Ricardo Montenegro
Tecnólogo en Gestión Documental

Administrador de Empresas
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Ricardo Montenegro
Remisión de los documentos del archivo de gestión al
central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas
de retención y de valoración documental vigentes.
https://images.slideplayer.es/33/10412401/slides/slide_14.jpg
Ricardo Montenegro
PRIMARIA
Remisión de los documentos del archivo de gestión al

central, de conformidad con las tablas de retención
vigentes convalidadas.
Con la ejecución de estas transferencias no sólo se

descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo
más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central.
Ricardo Montenegro
PRIMARIA
Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y

subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención
señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los
expedientes con sus tipos documentales ordenados -respetando la
secuencia de su producción-, y previamente depurados -extrayendo
copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no
impliquen valores secundarios-.
Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se
relacionarán las series, subseries y unidades documentales,
consignando las fechas extremas y el número de folios.
ARCHIVOS DE GESTIÓN
RÓTULO DE CARPETA: Es un instrumento de identificación de una unidad

de conservación documental (carpeta, legajo), el cual permite reconocer
las agrupaciones documentales, así como datos inherentes a la
localización y orden.
5. Rotulación de carpetas de tal forma que permita su ubicación y

recuperación- fondo, sección, subsección, serie, subserie, No. expediente,
No. carpeta, No de folios, fechas extremas y si fuese el caso No. de caja.
Rótulo de carpeta
Fuente: https://i.ytimg.com/vi/LpUTAHDKp4o/maxresdefault.jpg
Fuente: https://www.unidadvictimas.gov.co/sites/default/files/Rotulo%20Carpetas.jpg
Rótulo de carpeta
Fuente: https://docplayer.es/docs-images/25/5303542/images/32-0.png
Fuente: http://www.popayan.gov.co/funcionarios/sites/default/files/files/I-GD-06%20%20INSTRUCTIVO%20R%C3%93TULO%20DE%20CARPETA.pdf
RÓTULO DE CARPETA
5. Rotulación de carpetas de tal forma que permita su ubicación y recuperación- fondo, sección,
subsección, serie, subserie, No. expediente, No. carpeta, No de folios, fechas extremas y si fuese el caso
No. de caja.
Ejemplo: Elaborar un rótulo de carpeta, de caja e inventario documental
para la subserie ingresos impuesto predial, del año 2018, desde el 10 de
enero de 2018 hasta el 30 de diciembre de 2018. Cantidad de folios 180.
Cantidad de carpetas 1 de 1. No. de caja 1. Frecuencia de consulta: media
RÓTULO DE CARPETA
RÓTUO DE CARPETA
FONDO:
DEPENDENCIA
CÓDIGO
SECCIÓN
OFICINA PRODUCTORA
CÓDIGO
SUBSECCIÓN
SERIE CÓDIGO
SUBSERIE CÓDIGO
NOMBRE DE EXPEDIENTE
FECHA EXTREMAS FECHA INICIAL FECHA FINAL

No. CARPETA CORRELATIVO
No. DE FOLIOS No. DE CAJA
RÓTULO DE CAJA
RÓTULO DE CAJA
FONDO:
SECCIÓN: CÓDIGO CAJA No.
SUBSECCIÓN: CÓDIGO
No. COD COD NOMBRE FECHA EXTREMAS
SERIE SUB SERIE
CARPETA SERIE SUB EXPEDIENTE INICIO FINAL
ÍNDICE DOCUMENTAL
INVENTARIO DOCUMENTAL
Consultar el siguiente enlace para ver el formato completo:

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/2_Politica_archivistica/Instru
mentos_Archivisticos/Formatounicoinventariodocumental.pdf
ELABORAR RÓTULO DE CARPETA (2), DE CAJA (1),
ÍNDICE (1) Y EL INVENTARIO DOCUMENTAL (1)
Ejercicio:
La Caja de Compensación Familiar del Cauca a través de su oficina de capacitación

generó solamente los siguientes documentos durante el año 2019, los cuales se deben
preparar para transferencia documental primaria:
Constancias de Estudio. Se crearon desde el 2019/01/07 hasta el 2019/12/31 con una

cantidad de 300 folios.
Carpeta 1 FI: 07/01/2019 F.F: 15/08/2019 Carpeta 2 FI: 15/08/2019 F.F: 31/12/2019
Diligenciar y/o elaborar rótulo de carpeta, caja, índice e inventario documental

Las anteriores subseries se colocan en la caja No. 1
Frecuencia de consulta: media
Soporte: papel
Al terminar con la actividad enviar a RA 21608 ACT 4 - Transferencia documentales

Chamilo: http://capacitacion.comfacauca.com/chamilo/index.php
GRACIAS
Ricardo Montenegro
Ricardo Montenegro
Grupo
Funcional
Administrativo
Sistemas de
Información y
Comunicación
Gestión
Documental
Ricardo Montenegro
Clasificación Ordenación Descripción
documental documental documental

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Remisión de los documentos del archivo de gestión al

Con la ejecución de estas transferencias no sólo se

Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y

RÓTULO DE CARPETA: Es un instrumento de identificación de una unidad

5. Rotulación de carpetas de tal forma que permita su ubicación y

FECHA EXTREMAS FECHA INICIAL FECHA FINAL

SECCIÓN: CÓDIGO CAJA No.

Consultar el siguiente enlace para ver el formato completo:

La Caja de Compensación Familiar del Cauca a través de su oficina de capacitación

Constancias de Estudio. Se crearon desde el 2019/01/07 hasta el 2019/12/31 con una

Diligenciar y/o elaborar rótulo de carpeta, caja, índice e inventario documental

Al terminar con la actividad enviar a RA 21608 ACT 4 - Transferencia documentales

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