VITALITYPHARMA

Encabezado: SGC VITALITYPHARMA
Vitalitypharma
Sistema de Gestión de Calidad
Gisela Marín Arias, Gustavo Rivera Restrepo, Luz E. Moreno Ruíz y Natalia Ochoa Yepes
Universidad de Antioquia
Notas del autor

Gisela Marín Arias, Gustavo Rivera Restrepo, Luz E. Moreno Ruíz y Natalia Ochoa Yepes
Facultad de Ciencias Farmacéuticas y Alimentarias
La correspondencia relacionada con este trabajo debe ser dirigida a Dora Alba Hernández
Sánchez (Química Farmacéutica U.de.A, Msc. Nutrición Y Salud Uoc)
Contacto: dhernandez@pasteur.com.co
2018
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TABLA DE CONTENIDO
Introducción……………………………………………………………………………..…… 3
Justificación……..………………………………………………………………………….... 4
Objetivos….………………………………………………………………………………….. 5
1. Definición del negocio….………………………………………………………………..…... 6
1.1 Estructura administrativa (Organigrama)……………………………………………………7
2. Infraestructura…………………………………………………………………………………9
2.1 Localización ...………………………………………………………………………………9
2.2 Infraestructura física…………………………………………………………………………9
2.3 Fotos y planos del local…………………………………………………………………….10
2.4 Espacios y áreas marcadas y demarcadas…………………………………………………..12
3. Dotación……………………………………………………………………………………...13
3.1 Software…………………………………………………………………………………….13
3.2 Compra de estanterías y equipos…………………………………………………………...15
3.3 Sistema de información de medicamentos…………………………………………………17
3.4 Insumos necesarios para el desarrollo de las funciones……………………………………18
4. Recurso humano: Titulo, registro, contrato de trabajo………………………………………19
4.1 Títulos……………………………………………………………………………………...20
4.2 Contrato de trabajo…………………………………………………………………………21
4.3 Registros……………………………………………………………………………………24
5. Procesos: Definir y describir procedimientos………………………………………………..25
5.1 Selección y adquisición de inventario y proveedores………………………………………26
5.2 Flujograma de selección de proveedores…………………………………………………...27
5.3 Recepción técnica y administrativa………………………………………………………...30
5.4 Recepción administrativa.………………………………………………………………….30
5.5 Flujograma de recepción administrativa…………………………………………………...32
5.6 Recepción técnica…………………………………………………………………………..33
5.7 Flujograma de recepción técnica…………………………………………………………...38
5.8 Almacenamiento……………………………………………………………………………38
6. Plan de contingencia para controlar humedad y temperatura………………………………..41
6.1 Plan de contingencia………………………………………………………………………..41
7. Protocolos de fumigación……………………………………………………………………43
7.1 Antes de la fumigación……………………………………………………………………..45
8. Protocolo de aseo y limpieza de áreas……………………………………………………….45
8.1 Procedimiento de aseo e higiene…………………………………………………………...45
8.2 Manejo de residuos…………………………………………………………………………49
9. Dispensación…………………………………………………………………………………50
9.1 Distribución o dispensación………………………………………………………………..50
9.2 Dispensación de medicamentos de cadena de frio…………………………………………51
10. Glosario de términos…………………………………………………………………………51
Bibliografía…………………………………………………………………………………..56
Anexo uno: Características organolépticas…………………………………………………..57
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INTRODUCCIÓN
El Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) en un establecimiento farmacéutico es una
herramienta de gestión sistemática y transparente que proporciona elementos para manejar y
evaluar el desempeño del servicio. En términos de calidad y satisfacción social en la prestación
de los servicios a su cargo, la cual está enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de
las organizaciones a que las que pertenece el servicio. El Sistema de Gestión de la Calidad
adoptará en cada servicio un enfoque basado en los procesos que ofrezca en las expectativas de
los usuarios, destinatarios y beneficiarios del mismo.
Hoy en día la calidad es la clave para todos los servicios y más aún para los servicios de salud;
por lo cual la acreditación, certificación y evaluación externa por entidades que puedan dar fe del
nivel de calidad alcanzado por nuestro servicio farmacéutico es indispensable.
El servicio farmacéutico es el responsable máximo de la selección, planificación, adquisición,
almacenamiento, distribución, control, dispensación y provisión de información sobre productos
farmacéuticos e insumos; de acuerdo a esto “Vitalitypharma” es también participe del
seguimiento del uso terapéutico que se les da a los medicamentos.
A causa de lo anterior la farmacia “Vitalitypharma”; se basa y tiene en cuenta el Decreto 2200
del 28 de Junio del 2005 del Ministerio de la Protección Social de Colombia y el Decreto 780
del 2016, los cuales regulan las actividades o procesos propios del servicio farmacéutico, además
de la Resolución 1403 del 14 de Mayo del 2007, mediante la cual se determinan los criterios
administrativos y técnicos generales del modelo de gestión del servicio farmacéutico y se adopta
el manual de condiciones esenciales y procedimientos del servicio farmacéutico.
Todo esto con el fin de aportar a la solución de las necesidades de la comunidad, permitiéndoles
tener una farmacia cercana y a su alcance; el presente trabajo está encaminado a la elaboración
de estrategias que orienten a la construcción de un modelo de gestión de calidad completo y
seguro del establecimiento “Vitalitypharma” en el cual se podrán realizar cada uno de los
procesos que aquí se documentan contribuyendo de esta forma al cumplimiento de la Política
Farmacéutica Nacional.
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JUSTIFICACIÓN
En nuestro establecimiento prima el interés por el bienestar de la comunidad, atendiendo las
necesidades que el usuario requiera y promoviendo constantemente el uso racional de los
medicamentos, con el fin de disminuir la aparición de eventos adversos y las posibles
interacciones que se puedan presentar.
Teniendo en cuanta que el servicio farmacéutico es aquel servicio y atención en salud
responsable de las actividades, procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y
administrativo, relacionado con medicamentos y dispositivos médicos utilizados en la promoción
de la salud y prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, con el fin de
contribuir de forma armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y
colectiva, con el ánimo de garantizar la seguridad del usuario durante su atención en salud se
hace necesario establecer un conjunto de condiciones esenciales, técnicas de planeación y
gestión del servicio, procedimientos, protocolos y demás para cada uno de los procesos del
servicio farmacéutico que armonicen su ejecución y garanticen su eficacia. Es por estas razones
que se realiza el siguiente trabajo.
Seremos un Servicio farmacéutico integral que cuente con la mejor tecnología de punta puesta al
servicio de toda la comunidad, garantizando que los medicamentos y dispositivos médicos que
allí se dispensen sean de la mejor calidad, de esta manera contribuiremos al desarrollo físico y
social de nuestros usuarios.
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OBJETIVOS
Objetivo general:
Determinar los criterios administrativos y técnicos generales del modelo de gestión de calidad de
la farmacia “Vitalitypharma” y establecer el manual de condiciones esenciales y procedimientos
del servicio farmacéutico con base en la normatividad vigente.
Objetivos específicos:
 Definir los procesos y procedimientos necesarios para el funcionamiento eficiente de la
farmacia “Vitalitypharma” que garantice la pertinencia, accesibilidad, continuidad,
oportunidad y seguridad durante la prestación del servicio.
 Dar a conocer los procesos requeridos por el servicio farmacéutico que cuenten con la
estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades misionales y de soporte
técnico del servicio farmacéutico con el fin de brindar a la farmacia “Vitalitypharma” una
herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión, visión,
objetivos y metas institucionales.
 Elaborar las actividades a desarrollar al interior del establecimiento farmacéutico con el fin
de garantizar procesos unificados que garanticen la buena atención para los usuarios que
utilicen el servicio
 Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia de la farmacia en el

cumplimiento de sus funciones específicas, una vez finalizada la identificación y desarrollo
de cada uno de los procesos y procedimientos propios del servicio farmacéutico.
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1. DEFINICIÓN DEL NEGOCIO

MISIÓN
Somos un establecimiento farmacéutico minorista dedicado a la venta de medicamentos,
dispositivos médicos, productos y servicios de la más alta calidad proporcionando seguridad y
disponibilidad, con eficiencia y competitividad que superen las expectativas de la comunidad por
ello contamos con el talento humano de alta calidad ética y profesional dispuestos a prestar el
mejor servicio.
VISIÓN
La farmacia “Vitalitypharma” será en el año 2023 una distribuidora minorista líder en el área
metropolitana y sus aledaños, reconocida por la excelencia en el servicio y calidad de los
productos que comercialicemos, comprometida con nuestros valores y creando satisfacción a los
usuarios.
VALORES CORPORATIVOS
• Lealtad
• Honestidad
• Solidaridad
• Responsabilidad
• Confianza
• Seguridad
POLÍTICA DE CALIDAD
Tener capacitación continua para adquirir conocimientos y habilidades que nos permita brindarle
al usuario confianza y un mejor servicio, garantizando la calidad de los productos dispensados y
prevenir posibles eventos que puedan afectar la salud.
POLÍTICA DE COMPRA Y VENTA

La farmacia “Vitalitypharma” tiene definido un marco general para los procesos de adquisición
de bienes y productos (medicamentos y dispositivos e insumos médicos),orientado a satisfacer
las necesidades y asegurar el mejor resultado técnico y económico para la farmacia,
construyendo relaciones de largo plazo con los proveedores que la organización requiera y que le
permita buscar oportunidades de compra, así como promociones y descuentos para obtener
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mayor ganancia con la venta del producto y de esta manera ofrecer mejores precios y productos a
los usuarios
1.1 ) ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA (ORGANIGRAMA
Representante
legal o Gerente
Coordinar operaciones y
funcionamiento de la drogueria
Contador
Director
técnico
Dirige, controla y planifica
los procesos
Personal
farmacéutico
Recepción, almacenamiento,
distribución, dispensación
FUNCIONES
 Representante legal o gerente: Encargado de coordinar las operaciones y funcionamiento
de la farmacia, adoptando medidas y acciones para la utilización y aprovechamiento de los
recursos humanos, materiales y financieros, con base en las normas, políticas y lineamientos
establecidos por el instituto y por la subdirección general de protección al salario, con el fin
de satisfacer adecuadamente las demandas de los derechos, así como el público en general.
 Director técnico:
 Planificar, organizar, dirigir coordinar y controlar los servicios relacionados con los
medicamentos y dispositivos médicos ofrecidos a los pacientes y a la comunidad en
general, con excepción de la prescripción y administración de los medicamentos.
 Planificar, participar e intervenir en actividades de promoción de estilos de vida saludable y
uso adecuado de los medicamentos y dispositivos médicos, así como prevenir los factores
de riesgo asociados al uso inadecuado de los mismos y los problemas derivados de su uso.
 Controlar que la venta se adecue a lo establecido por la reglamentación vigente.
 Supervisa que las condiciones de almacenamiento de los productos farmacéuticos,
dispositivos médicos y productos sanitarios garanticen su conservación, estabilidad y
calidad.
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 Mantiene actualizado los libros oficiales o registros electrónicos de datos.

 Notifica las sospechas de reacciones adversas e incidentes adversos de productos
farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios, en el formato autorizado.
 Cumple y hace cumplir las buenas prácticas de almacenamiento, dispensación,
farmacovigilancia y, de ser el caso, distribución transporte.
 Coordinar e intervenir en las actividades de Adquisición, recepción, distribución,
dispensación, devolución, destrucción y desnaturalización de medicamentos y dispositivos
médicos.
 Personal farmacéutico:
 Verificar que la prescripción este elaborada por el personal de salud competente y
autorizado y que cumpla con las características y contenido de la prescripción, establecidos
en el decreto 2200 del 2005.
 Exigir la prescripción para aquellos medicamentos en los que aparezca en la etiqueta la
leyenda “Venta Bajo Formula Medica”
 No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles
errores, con el fin de no incurrir en falta contra la ética profesional.
 Verificar y controlar que los medicamentos dispensados corresponden a los prescritos
 Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto terapéutico y
promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como: condiciones de
almacenamiento, como reconstituirlos, como medir la dosis, que cuidados debe tener en la
administración, interacciones con alimentos y otros medicamentos, advertencias sobre
efectos adversos, contraindicaciones y la importancia de la adherencia a la terapia. Cuando
la dirección técnica de la farmacia, este a cargo de personal que no ostente el título de
químico farmacéutico o tecnólogo en regencia de farmacia la información que deberá
ofrecer al paciente.
 Brindar a los usuarios pautas sobre el uso adecuado de los medicamentos de venta libre
 La capacitación ofrecida por las entidades oficiales o de otros actores del sector salud y/o
capacitarse continuamente con los conocimientos teóricos y destrezas necesarias en el
ejercicio del cargo u oficio, a fin de ir aumentando progresivamente las competencias
laborales.
 Contador: (Contrato Externo) encargado de organizar, controlar, supervisar y registrar, con

base en la normatividad en vigor, los movimientos de ingreso, gastos y costos en los reportes
contables principales y auxiliares respectivos; a fin de evaluar el ejercicio del presupuesto
asignado. Asimismo, participar en la elaboración de los informes contables y financieros que
solicite la gerencia de la farmacia.
 Mensajero: Es el encargado de hacer los domicilios y transportar papelería requerida en la

droguería “Vitalitypharma”
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2. INFRAESTRUCTURA
2.1 LOCALIZACIÓN
La droguería “Vitalitypharma” estará ubicada en la siguiente dirección:
Carrera 75 N°39B-56 (Laureles, Diagonal al hospital Madre Laura)
Estrato socioeconómico: 4
 Teléfono: 2115135
 Correo electrónico: vitalitypharma@gmail.com
CONVENCIÓN:
Horario de atención de la droguería “Vitalitypharma”: La droguería funcionara diariamente
en un horario adecuado para satisfacer la demanda de servicios de los usuarios, beneficiarios o
destinatarios, el cual corresponde a una jornada continua de lunes a sábado de 8:00 a.m. a 10:00
p.m.
2.2 INFRAESTRUCTURA FÍSICA
La Droguería “Vitalitypharma” está ubicada en un área de fácil acceso y dimensiones
determinadas por el volumen de las actividades. Esta alejado de fuentes de contaminación o
ruido excesivo.
La Droguería tendrá básicamente las siguientes características:
Condiciones locativas: El local cuenta con área física exclusiva, independiente, de circulación
restringida, segura y permanece limpia y ordenada.
 Pisos: Los pisos son de material impermeable, resistente y cuentan con sistema de drenaje
que permita su fácil limpieza y sanitización, es de color blanco.
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 Paredes: Las paredes y muros son de fácil limpieza y resistentes a factores ambientales
como humedad y temperatura, y están pintadas de color blanco.
 Techos: El techo es resistente, uniforme y de fácil limpieza y sanitización, pintado de color

blanco.
 Áreas de almacenamiento: Las áreas para el almacenamiento de medicamentos son

independientes, diferenciadas y señalizadas, con condiciones ambientales, temperatura y
humedad relativa controladas.
 Iluminación: Posee un sistema de iluminación natural y/o artificial que permita la

conservación adecuada e identificación de los medicamentos y un buen manejo de la
documentación.
 Instalaciones eléctricas: Plafones en buen estado, tomas, interruptores y cableado protegido.
 Ventilación: Cuenta con un sistema de ventilación natural y/o artificial que garantiza la
conservación adecuada de los medicamentos.
 Condiciones de temperatura y humedad: Los sitios donde se almacenan los medicamentos

cuentan con mecanismos que garantizan las condiciones de temperatura y humedad relativa
recomendadas por el fabricante y los registros permanentes de estas variables, utilizando para
ello termómetros, higrómetros y otros instrumentos que cumplan con dichas funciones.
 Criterios de almacenamiento: Los medicamentos se almacenan en orden alfabético en

donde se garantiza el orden, se minimizan los eventos de confusión, perdida y vencimientos
durante su almacenamiento.
2.3 FOTOS Y PLANOS DEL LOCAL

FOTOS
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PLANOS
ÁREA COLOR
Dispensación Verde
Almacenamiento Amarillo
Administración Vino tinto
Recepción Verde
Cuarentena Naranja
Cadena de frio Azul
Disposición de residuos (canecas) Gris, verde, azul, rojo
Cafetería y zona de almuerzo Blanca
Inyectología Rojo
Servicios sanitarios Blanca
RUTA DE EVACUACIÓN (FLECHAS) GRIS
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2.4 ESPACIOS Y ÁREAS MARCADAS Y DEMARCADAS

ÁREAS
 Área administrativa, debidamente delimitada
 Área de recepción de medicamentos
 Área de cuarentena de medicamentos
 Área adecuada para almacenamiento, teniendo en cuenta los medicamentos que se van a
dispensar
 Área para dispensación de medicamentos
 Área debidamente identificada para el almacenamiento de medicamentos que deben ser
destruidos o desnaturalizados, por vencimiento o deterioro
 Área destinada al almacenamiento de productos rechazados, devueltos y retirados del
mercado.
 Área para el manejo y disposición de residuos, de acuerdo con la reglamentación vigente
 Área de inyectología:
 El establecimiento debe contar con una sección especial e independiente, que ofrezca
privacidad y comodidad al administrador del medicamento y al paciente.
 Debe disponer de un lavamanos en el mismo sitio o cercano
 Debe contar con camilla, escalerilla, mesa auxiliar y toallas desechables.
 Debe contar con jeringas desechables, recipiente algodonero y cubetas.
 Debe disponer de los demás materiales y dotación necesaria para el procedimiento de
inyectología
 Se debe contar con un guardián de seguridad que se utiliza para los residuos infecciosos
cortopunzantes; se utiliza en el servicio farmacéutico principalmente para desechar las
agujas de inyectología.
3. DOTACIÓN
3.1 SOFTWARE: El software que nuestra farmacia va a adquirir se llama SisVentas POS
versión 10.2 y tiene un costo de $1.500.000
Módulos que componen el Sistema Básico:
SisVentas POS en su versión Básica cuenta con los siguientes módulos:
Seguridad:
Para ingresar al sistema es necesario identificarse con un código y una clave los cuales están
asignados a un nivel, cada nivel tiene unos permisos lo que indica que cada usuario puede
ingresar solo a lo que está autorizado, de esta manera se puede restringir el acceso a personal de
caja, para gerentes y administradores tener un acceso total a la información. Cuenta con informes
de auditoría para saber quién y cuándo ingreso al sistema.
Inventario:
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 Entradas y salidas de inventario

 Grupos
 Productos y componentes (recetas y procedimientos)
 Proveedores
 Conceptos
 Manejo de seriales
 Ingreso de inventario físico
 Comparativo Pc vs Físico
 Reportes
 Relación de compras (IVA Descontable)
 Relación de salidas de inventario por conceptos diferentes a ventas
 Kardex o movimiento por producto
 Puntos de pedido
 Liquidación de inventario
Ventas:
 Cotizaciones
 Facturación en venta para digitar códigos o capturar código de barras
 Impresión de pedidos remotos
 Movimientos de caja
 Vendedores
 Formas de pago (efectivo, tarjeta débito o crédito, cheque, etc.)
 Conceptos de caja
 Reportes del punto de venta
 Cuadre de caja
 Ventas por producto
 Ventas por hora
 Ventas por grupo
 Totales por forma de pago
 Movimientos de inventario
 Toma de inventario
 Inventario actual
 Comparativo de inventario
 Relación de códigos
 Cinta testigo
 Reportes administrativos y gerenciales (se muestra en pantalla o se imprimen en impresoras y
hojas convencionales)
 Relación de facturas (IVA por pagar)
 Comisiones a vendedores
 Lista de precios (SisVentas maneja 4 listas de precios de venta al público)
 Estadísticos de venta
 Acumulado
 Por grupo
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 Por producto
 Por cliente
 Por cliente – Grupo – Producto
 Por vendedor
 Productos por cliente
 Resumen del ejercicio
Módulos que venden por separado:
Modulo Toma pedidos para facturación en monitores de toque (Touch Screen)
 Interface totalmente grafica en donde se pueden ver las imágenes de grupos y productos
 El pedido se ingresa desde la pantalla sin necesidad del teclado, asi mismo se factura el
pedido
Módulo de Mesas:
 Creación de mesas
 Información sobre reservas
 Personalización de mesas
 Acumular pedidos a una mesa
 Cambiar de mesas
 Unir mesas
 Impresión de pre-cuenta
 El informe de caja muestra las mesas abiertas
 La mesa se cierra hasta que se factura
Módulo de Cuentas por cobrar (cartera comercial)
 Impresión del recibo con el detalle de cartera pendiente
 Módulo de bancos
 Crear cuentas de caja y/o bancos
 Reportes de cartera
 Impresión de los recaudos en el cuadre de caja
 Estados de cuenta detallados para cada cliente con resumen grafico
 Análisis de cartera por edades (0-30, 31-60, 61-90 y más de 90 dias) por factura y por cliente
con resumen grafico
Personalización del Sistema:
SisVentas es un software legal que se encuentra registrado ante la oficina de derechos de autor
del ministerio del interior, lo que nos acredita como dueños de las fuentes. Esto nos permite
ofrecerle el servicio de personalización del software de tal manera que se acomode a sus
necesidades.
3.2 COMPRA DE ESTANTERÍAS Y EQUIPOS:
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El área debe dotarse de elementos y equipos necesarios para ofrecer un servicio de excelencia,
algunos de estos elementos y equipos son: estantes, estibas, neveras, termómetros e higrómetros,
escritorios, sillas, extinguidores, computadores, software, internet, carretillas para traslado de
embalajes, calculadora, papelería, utensilios de escritorio, línea telefónica, papeleras, canecas, y
textos de consulta, entre otros.
Los equipos deben contar con la hoja de vida correspondiente y estar incluidos en un plan de
mantenimiento.
Nuestras estanterías serán distribuidas por Estanterías SANTOS la cual es una empresa
colombiana líder en este tipo de productos y con más de 30 años de experiencia en el sector.
Su finalidad es satisfacer todas sus necesidades, aportando la mejor solución en cada caso y
ofreciéndoles todos nuestros productos con la mejor relación servicio, calidad y precio.
 Los sistemas de almacenamiento contemplan instrucciones claras sobre la recepción y el

ordenamiento de los productos; las condiciones especiales de almacenamiento, el
seguimiento y control de los productos, el mantenimiento de su calidad, la construcción y
el diseño del depósito para los productos medicinales, el manejo de desechos y los
recursos.
 Las estanterías y cajones fácilmente deslizables ofrecen un concepto de automatización

para la farmacia, ya que se puede fabricar a la medida y/o personalizadas y son altamente
eficientes. Si lo que deseamos es ahorrar tiempo y ganar espacio tenemos una solución
adecuada para cada necesidad.
 El almacenamiento es un espacio más reducido, permite localizar las cajas con mayor
rapidez, las cajas se localizan fácilmente gracias a la utilización de separadores. El
almacén y el servicio farmacéutico contaran con criterios técnicos y métodos que
permitan continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el proceso de
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almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos, de conformidad con el artículo

13 del Decreto 2200 de 2005, modificado parcialmente por el decreto 2330 de 2006, la
Resolución número 1403 y las demás normas aplicables a la materia que los modifiquen,
adicionen o sustituyan y a un sistema de identificación. Estos elementos únicos reducen
el riesgo de errores en la dispensación.
 Los productos se almacenan libre de polvo en cajones con fondo de rejilla, los cajones
son sistemas de cierre automático y estribo integrado reduce el riesgo de sufrir lesiones
durante la dispensación.
3.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE MEDICAMENTOS (VADEMÉCUM,

FARMACOPEA, SOFTWARE, ETC)
VADEMECUM 2017-16ª Edición
• 1er VOLUMEN
• 16 a Edicion – Incluye Cd Rom
DESCRIPCIÓN
18
Vademécum reúne toda la información de relevancia relacionada con los productos

farmacéuticos, y está destinado a médicos, odontólogos, farmacéuticos, y otros profesionales de
la salud. Contiene la totalidad del vademécum colombiano a la fecha de esta edición.
Vademécum fue desarrollado a partir de fuentes confiables, como las empresas elaboradoras y la
bibliografía medica-farmacológica disponible en la actualidad.
Vademécum no debe considerarse un medio autónomo y suficiente para recetar aquellos
medicamentos o principios activos sobre los que informa; sus destinatarios deben utilizarlos
como un complemento de su indelegable responsabilidad profesional, teniendo en cuenta que el
lector posee los conocimientos necesarios para interpretar la información aportada por ese libro.
La información buscada y disponible en cada sección se relaciona con las correspondientes al
mismo medicamento o sustancia existente en otras secciones de la obra, y estas son
interrelacionadas y complementarias.
Para mayor información referida a los productos contenidos en la presente obra, dirigirse a los
respectivos laboratorios productores y/o comercializadores.
La versión digital que integra esta obra que usted podrá instalar fácilmente en su computadora
encontrará los mismos accesos que en la edición impresa, con el grado de una sección indudable
utilidad.
FICHA TECNICA
 Autor: Horacio Castagneto
 Editorial: Licítelo
 Fecha de edición: 2017 Dieciséis Edición
 Formato: Libro Cd-Rom
 ISBN: 979988574128
 Tamaño: 28 x 21 cm
 Número de páginas: 1356
 Contenido: 1 Tomo, 1 Cd-Rom
 Peso: 2.6 Kg
3.4 INSUMOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES:

VALOR VALOR
PRODUCTO MARCA CANTIDAD
UNITARIO TOTAL
Software SisVentas 1 1’500.000 1’500.000
Vitrinas V.Jhon Segura 5 400.000 2’000.000
Computador Hacer 5 900.000 4’500.000
Escritorio INVAL 2 149.990 299.990
Vademécum Diccionario Naturista 1 18.000 18.000
Teléfono Vtech 1 229.990 229.990
Señalización Visual art 10 15.000 150.000
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Resma de papel CopyPac 3 9.400 28.200

Lapiceros Kilométrico 15 1.333 20.000
Calculadora Casio 2 50.000 50.000
Escalera Werner 1 112.900 112.900
Ventilador Samsung 2 60.000 120.000
Escoba VanyPlas 1 10.900 10.900
Trapera Kleine 1 25.900 25.900
Recogedor VanyPlas 1 9.900 9.900
Vajilla Corona 1 120.000 120.000
Comedor Easy 1 449.990 449.990
Canecas ESTRA 5 399.000 399.000
Papelera VanyPlas 3 33.450 100,350
Termohigrómetro PEART QUART 2 49.900 99.800
Extintor Araní 1 46.900 46.900
Papel Higiénico Familia 1 12.000 12.000
Uniformes Línea blanca 6 45.000 270.000
Dispensador de H20 Abba 1 120.000 120.000
Microondas Whirlpool 1 260.000 260.000
Camilla Quirumedica 1 418.000 418.000
Guardianes de Tecnomedicas 3 25.000 75.000
seguridad
Tela para camilla Quirumedica 10 18.000 54.000
Escalerilla pequeña Tecnomedicas 1 48.000 48.000
Jabón liquido Familia 5 12.000 60.000
Nevera Haceb 2 1.200.000 2.400.000
Caja Registradora Hacer 3 1.000.000 3.000.000
Televisor Sony 1 850.000 850.000
Sillas oficina INVAL 2 95.000 190.000
Caja Fuerte Blink 1 450.000 450.000
Reloj de pared Quars 1 30.000 30.000
Cartelera Visual art 1 80.000 80.000
informativa
Buzón de Visual art 1 60.000 60.000
sugerencia
Cámara seguridad Blink 5 320.000 1’600.000
4. RECURSO HUMANO: TITULO, REGISTRO, CONTRATO DE TRABAJO

La farmacia “Vitalitypharma” contara con el personal idóneo y debidamente capacitado para
realizar una correcta dispensación y para dar una apropiada asesoría para el uso correcto de los
medicamentos, esta labor estará a cargo de regente de farmacia (Director Técnico y
dispensadores) los cuales van a estar guiando e informando a los pacientes sobre el buen uso de
estos medicamentos y la importancia de la adherencia a la terapia y de esta manera disminuir los
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riesgos provocados por el mal manejo de dichos productos, puesto que para nuestra farmacia es
primordial el bienestar de nuestros usuarios.
Nos basaremos en el decreto 2200 de 2005, el cual el cual dice que los servicios farmacéuticos
deberán estar a cargo del Químico Farmacéutico, Tecnólogo en Regencia de Farmacia.
4.1 TITULO
 Director técnico
 Personal farmacéutico
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4.2 CONTRATO DE TRABAJO

CONTRATO DE TRABAJO A TÉRMINO INDEFINIDO
Entre los suscritos a saber _________________________________, identificado con cédula

______________ de ___________, varón mayor de edad y de esta vecindad obrando en nombre
y representación de la sociedad Vitalitypharma S.A. en su calidad de representante legal de la
misma quien para todos los efectos legales se denominará EL EMPLEADOR o LA
EMPRESA Y____________________________, identificado con cédula __________, mayor
de edad y de esta vecindad obrando en su propio nombre y quien en adelante se denominará EL
TRABAJADOR se ha celebrado un contrato de trabajo a término indefinido que se regirá por
las siguientes cláusulas:
PRIMERA: El TRABAJADOR ha ingresado aceptando las condiciones expresadas en este
contrato en el empleo de________________________, a pesar de expresarse su oficio EL
TRABAJADOR acepta de antemano cualquier cambio o traslado que se realice en un futuro por
parte del EMPLEADOR con las siguientes obligaciones al servicio del EMPLEADOR, cuya
violación aún leve la consideran ambas partes como justa causa de terminación del contrato de
trabajo.
a) A desempeñar en beneficio exclusivo del EMPLEADOR las funciones propias de
________________________y en las labores que le sean anexas, similares o complementarias al
mismo de acuerdo a las órdenes, instrucciones que reciba por alguno de los representantes del
EMPLEADOR.
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b) A no efectuar trabajo de ninguna naturaleza por cuenta de personas distintas a la empresa.

Debiendo igualmente abstenerse de ejecutar, fuera de la jornada de trabajo, actividades laborales
que no afecten la salud u ocasione desgaste en el organismo en forma que impidan prestar
eficientemente el servicio.
c)A guardar estricta reserva en todo lo que llegue a su conocimiento por razón de su oficio y
cuya comunicación con otros pueda ocasionar perjuicios a la empresa.
d)Dar oportuno aviso al EMPLEADOR o a sus superiores de todos los hechos que en relación
con su oficio o con sus compañeros de trabajo tengan interés para la EMPRESA e impliquen
para él una mejora en sus actividades o una ocasión para evitar desmejoras económicas o
disciplinarias.
e) A prestar toda su colaboración necesaria en caso de siniestro o de riesgo que afecte o amenace
a las personas o los bienes de la EMPRESA.
f) A no atender durante las horas de trabajo asunto o actividades distintas a las que la EMPRESA
le señale, sin previa autorización de ésta.
g) Además tiene como OBLIGACIONES ESPECIALES las siguientes:
SE DEBE INDICAR CUALES SON LAS OBLIGACIONES ESPECIALES DEL EMPLEO.
Además de las obligaciones antes descritas tiene especialmente los siguientes
deberes:_______________________________________________________________________
__________________________________________________________________
1. Prestar sus servicios de manera puntual, cuidadosa y diligente en el lugar y las condiciones
acordadas.
2. Ejecutar personalmente el trabajo propio de su empleo, observar los preceptos de los
reglamentos, manuales, circulares etc. de la empresa y en general acatar y cumplir las órdenes
disciplinarias e instrucciones que de modo particular le impartan el representante
de la empresa o los empleados que hagan sus veces, según el orden jerárquico establecido.
3. No comunicar a terceros, salvo autorización expresa, las informaciones que sean de naturaleza
reservada y cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a la empresa, lo que no obsta para
denunciar delitos comunes o violaciones del contrato o de las normas legales del trabajo ante las
autoridades competentes.
4. Conservar y restituir en buen estado, salvo el deterioro normal y natural, los instrumentos y
útiles que le hayan sido facilitados y las materias primas sobrantes.
5. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con los superiores y compañeros.
6. Impedir el desperdicio de materiales y procurar el mayor rendimiento en el desempeño de sus
labores.
7. Observar las medidas preventivas o higiénicas prescritas por el médico de la empresa o las
autoridades del ramo.
8. Observar con suma diligencia y cuidado las instrucciones y ordenes preventivas de accidente o
enfermedades profesionales.
9. Cumplir fielmente las disposiciones del reglamento interno de trabajo e higiene y seguridad
social de la empresa, así como las demás que resulten del contrato o de las normas legales.
10. Comunicar a la empresa, inmediatamente se produzcan, cambio de estado civil, fallecimiento
de hijos, esposas o padres y nacimiento de hijos, con el fin de que la empresa pueda actualizar
sus registros para los efectos de subsidio familiar, seguro de vida, etc.
11. Asistir con puntualidad y provecho a los cursos especiales de capacitación, entrenamiento o
perfeccionamiento organizados e indicados por la empresa, dentro o fuera del recinto.
23
12. Concurrir cumplidamente a las reuniones generales o de grupos, organizados y convocados

por la empresa.
13. Cumplir estrictamente los compromisos de orden económico o semejantes adquiridos por el
trabajador con la empresa o con otros trabajadores.
SEGUNDA: Le está prohibido al trabajador las siguientes conductas, cuya violación aún leve la
consideran ambas partes como graves y justificativas de la terminación del contrato de trabajo
1. Sustraer de la fábrica, taller o establecimiento, los útiles de trabajo y las materias primas o
productos elaborados, sin permiso de la empresa.
2. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de narcóticos enervantes.
3. Conservar armas de cualquier clase en el sitio de trabajo, a excepción de las que con
autorización legal pueden llevar los celadores.
4. Faltar al trabajo sin justa causa de impedimento o sin permiso de la empresa, excepto en los
casos de huelga, en los cuales deben abandonar el lugar de trabajo.
5. Disminuir intencionalmente el ritmo normal de ejecución del trabajo; suspender labores,
promover suspensiones intempestivas de trabajo o incitar a su declaración o mantenimiento, sea
que se participe o no en ellas.
6. Hacer colectas, rifas o suscripciones, o cualquier clase de propaganda en los lugares de
trabajo.
7. Coartar la libertad para trabajar, o no trabajar.
8. Usar los útiles o herramientas suministrados por la empresa en objetivos distintos de trabajo
contratado.
9. Suministrar a extraños, sin autorización expresa da las directivas de la empresa datos
relacionados con la organización.
TERCERA: Como contraprestación por los servicios que el trabajador se obliga a prestar a la
EMPRESA Vitalitypharma S.A. esta lo remunerara así:
_______________________________________________________ más Subsidio de
transporte (si tiene derecho). Períodos de pago CATORCENAL.
CUARTA: Convienen las partes que el salario pactado en la cláusula tercera de este contrato son
el único salario que la EMPRESA da al TRABAJADOR. Por consiguiente, no habrá salario en
especie. Cuando se reconocieren gastos de representación o transporte o se entreguen beneficios
habituales u ocasionales tales como: Alimentación, habitación, transporte, vestuario, primas
extralegales, de vacaciones, aguinaldo o prima de Navidad o especial de servicios; ambas partes
aclaran que no constituyen salario para ningún efecto legal y por lo tanto no formarán parte para
la liquidación de sus prestaciones sociales.
PARÁGRAFO: De acuerdo a lo estipulado en la cláusula anterior, la empresa le dará al
trabajador, en forma unilateral y por mera liberalidad, un premio por cumplimiento de metas, al
cual por su naturaleza no es salario, pero que en el efecto que así fuese, convienen que dicho
pago se excluye para efectos de la liquidación de sus prestaciones sociales, indemnizaciones y en
general como base salarial para tal efecto.
QUINTA: Ambas partes han convenido que los dos (2) primeros meses de este contrato se
considera como periodo de prueba. Durante este periodo, cualquier parte puede darlo por
concluido unilateralmente y sin previo aviso sin lugar a indemnización alguna.
SEXTA: Son justas causas para dar por terminado el presente contrato las enumeradas en el Art.
7 del Decreto 2351 de 1965 y además por parte de la empresa las siguientes faltas que las partes
califican como graves:
1. La violación leve de las obligaciones y prohibiciones estipuladas en este contrato
24
2. El no asistir puntualmente el trabajador a sus labores sin excusa suficiente a juicio del
EMPLEADOR por dos (2) veces.
3.La no asistencia al trabajo durante una jornada completa sin excusa suficiente a juicio del
EMPLEADOR aun por primera vez.
PARAGRAFO: Para los efectos previstos en este numeral las partes acuerdan que la falta al
trabajo por dos días consecutivos o más, ha de entenderse como delación voluntaria del empleo a
no ser que se presente excusa justificativa a juicio del EMPLEADOR. Cuando la causa fuera
enfermedad de cualquier índole, deberá acreditarse en todos los casos con el correspondiente
certificado de incapacidad expedido por la EPS correspondiente.
4. La desobediencia a las ordenes e instrucciones que le imparta el EMPLEADOR a sus
representantes para el desempeño de sus labores aún en materia leve cuando la desobediencia sea
ocasionada por segunda vez.
5. El no asistir oportunamente a las reuniones o citaciones que el EMPLEADOR convoque.
6. Disponer en provecho propio, o de modo indebido de los dineros o bienes de la empresa que a
cualquier título reciba.
7. La ejecución por parte del empleado de labores remuneradas al servicio de un tercero sin
permiso del EMPLEADOR o la recepción de dineros o dividas por la ejecución de su contrato
8. La utilización directa o indirecta de los bienes o dineros, documentos, herramientas, locales,
máquinas o vehículos de propiedad de la empresa o de terceros entregados a la misma en
finalidades distintas a las que han sido asignadas.
9. El no comunicar oportunamente a la EMPRESA a sus representantes el conocimiento que
tenga de cualquier acto que perjudique los intereses de la empresa en cualquier orden
disciplinario.
10. No avisar oportunamente las ausencias al trabajo
11. En el evento de que entre ambas partes exista un contrato de comodato precario y el
trabajador habite un inmueble de propiedad del empleador y se niegue a entregarlo cuando sea
requerido para ello por el empleador o el comodante.
12. Las demás causas previstas en la ley reglamento o contrato de trabajo.
SEPTIMA: La duración de este contrato es a término indefinido.
OCTAVA: El presente contrato deja sin efecto cualquier otro que hayan suscrito ambas partes y
por lo tanto es el único que los rige.
NOVENA: Toda variación en la remuneración del trabajador y las demás modificaciones que
acuerden las partes se harán constar por escrito al pie del presente contrato bajo sus firmas o
mediante cartas cruzadas entre ambas partes.
DECIMA: Para todos los efectos legales se deja claramente establecido que el trabajador fue
enganchado en la ciudad de MEDELLIN y que comenzó a laborar en la empresa el día
________________________
DECIMA PRIMERA: Ambas partes han convenido que constituye justa causa para dar por
terminado el contrato de trabajo, el hecho de que el trabajador contraiga matrimonio o constituya
unión marital de hecho con otro trabajador vinculado laboralmente a Vitalitypharma S.A.
DECIMA SEGUNDA: CLAUSULA COMPROMISORIA: Ambas partes convienen que las
diferencias que ocurran durante la ejecución, duración, desarrollo, terminación, interpretación y
cualquier reclamación presente o futura relacionada con él será sometida a la decisión de un
tribunal de Arbitramento que decidirá en derecho nombrado por tres árbitros elegidos por el
Colegio de Abogados de Medellín.
25
En consecuencia, de lo anterior se firma el presente contrato en la ciudad de Medellín a los

_________________________________Para constancia se firma ante testigos.
________________ _________________
EL EMPLEADOR EL TRABAJADOR
C.C. C.C.
4.3 REGISTROS
ÁREAS Y PRÁCTICAS DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS EN LA

FARMACIA
Contexto organizativo
Ámbito Herramientas
 Participación en el diseño organizativo  Encuestas de clima laboral
de la empresa  Estudios de cultura empresarial
 Responsabilidades sobre unidades de  Valoración de puestos
recursos humanos en otras entidades  Boletines de comunicación
 Comunicación interna
Planificación de recursos humanos
 Integración en el plan estratégico  Técnicas para medición de actividades
empresarial  Reingeniería de procesos
 Presupuesto, inventarios y evolución de  Gestión por competencia
plantillas.
Sistema retributivo y administración
 Diseña estructura y escalas retributivas  Sistema de información especializado
 Administración de personal y nóminas  Escalas, convenios y acuerdos
 Beneficios sociales  Incentivos variables
 Compensaciones sociables
Reclutamiento y selección
 Selección propia o subcontratada  Modalidades contractuales
 Trabajo temporal
 Altos directivos
Contexto laboral
 Negociación de Convenios colectivos  Convenio de empresa
 Relación con sindicatos  Servicio de prevención
 Compromiso vs Disciplina  Servicio medico
 Prevención de riesgos laborales  Mecanismos de conciliación
profesional/personal
26
Formación y desarrollo profesional

 Planifica acciones formativas  Ejecución de acciones formativas
 Diseña y contrata recursos formativos  Planes de carrera profesional
 Planes de desarrollo de persona  Modelos de dirección por objetivos
 Evaluación del desempeño profesional
Gestión de salida de los recursos humanos
 Cese voluntario y despidos  Entrevistas
 Jubilaciones y prejubilaciones  Políticas de jubilación anticipada
 Sistemas de recolocación laboral
Sistemas de información y control
 Seguimiento, eficiencia, productividad  Control de gestión especializado
 Evolución y estructura de la plantilla:  “Cuadro de mando integral” especifico
absentismo
5. PROCESOS: DEFINIR Y DESCRIBIR PROCEDIMEINTOS

De acuerdo a las funciones básicas y atendiendo la legislación farmacéutica vigente, se tiene
implementado el siguiente modelo de gestión para el manejo de los medicamentos e insumos que
se comercializan en la Farmacia “Vitalitypharma”.
5.1 SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y PROVEEDORES,

COTIZACIÓN, ORDEN DE COMPRA, KARDEX DE PROVEEDORES,
FORMATO DE VALORACIÓN Y FORMATO DE CALIFICACIÓN DE
PROVEEDORES.
SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Los proveedores de la Droguería Vitalitypharma se caracterizan por ser depósitos mayoristas de
medicamentos de reconocida trayectoria, que cumplen a cabalidad los requisitos de ley.
Para la selección de nuestros proveedores, estos deben cumplir con los siguientes requisitos
técnicos, administrativos y legales:
Técnicos:
• Entregar copia de certificado de BPM y BPA del laboratorio fabricante vigente expedida
por el INVIMA
• Anexar registro sanitario vigente
27
• En caso de devolución del producto por defectos de calidad o anomalías encontradas en el

proceso de recepción, el proveedor asumirá los costos de fletes y/o adicionales que requiera
el trámite del evento
• En la factura se debe relacionar el número de lote de cada producto enviado y fecha de
vencimiento
• La cercanía del proveedor a nuestras instalaciones será un factor positivo para la
adjudicación
Administrativos:
• Acta donde se especifique la fecha exacta de los pagos de las facturas no inferior a 90 días
• Descuentos financieros especificando plazo estipulado y el tiempo en el cual se
comprometen a entregar los productos una vez recibida la orden de compra
• Experiencias (incluir referencias comerciales de otras entidades)
Legales:
• Certificado de constitución y representación legal expedido con fecha no mayor a 30 días
• Fotocopia del Registro Único Tributario
• Certificado bancario (Entidad y número de Cuenta donde se le deban hacer transferencias
electrónicas)
5.2 FLUJOGRAMA DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES
SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

CÓDIGO DEL PROCESO: VP-001
VERSIÓN: FECHA:
28
Inicio
Identificar posibles
proveedores mayorista
Solicitar presentación de
propuestas
Evaluar propuestas presentadas
¿Cumple los requisitos?
SÍ NO
FORMATO DE ORDEN DE COMPRA

Registrarlo como
FIN
proveedor N° 001
ORDEN DE COMPRA

Fecha

Solicitar

requisitos
Proveedor Descuento Fecha de
Realizar compra
29
entrega
otorgado
Teléfono
Condiciones
Dirección de pago

FORMA UNIDADES VALOR VALOR
DESCRIPCIÓN LABORATORIO
FARMACÉUTICA SOLICITADAS UNITARIO TOTAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

SUBTOTAL
OBSERVACIONES:
IVA (16%)
DESCUENTO

TOTAL
ELABORADO POR:
PROVEEDOR:
PLANTILLA DE KARDEX
KARDEX DE PROVEEDORES
DATOS BÁSICOS
NOMBRE DEL PROVEEDOR RAZÓN SOCIAL
NIT O CÉDULA FECHA
NOMBRE DEL DIRECTOR
REPRESENTANTE LEGAL TÉCNICO
DIRECCIÓN CIUDAD
30
TELEFONO FAX
CELULAR EMAIL
INFORMACIÓN PARA PAGO DE PROVEEDORES
ENTIDAD A LA QUE PERTENECE LA CUENTA CIUDAD
NOMBRE DE LA CUENTA:
CORRIENTE AHORROS
TIPO DE CUENTA NOMBRE ___________________________
ANEXOS REQUERIDOS
Todos los proveedores deben presentar:

Copia de la autorización de funcionamiento y registro de cámara y comercio
FORMATO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
FORMATO DE EVALUCIÓN DE PROVEEDORES

NOMBRE DEL

PROVEEDOR
DIRECCIÓN FECHA
TELÉFONO
NIT REPRESENTANTE LEGAL
DISPONIBILIDAD DEL PRODUCTO
BUENO_______ REGULAR ________ MALO _________
PRECIO
FIJOS ______________________ NECOCIABLES _____________________
TIEMPO DE ENTREGA
INMEDIATA ________ SEMANAL _____ QUINCENAL ________ MENSUAL ______
FORMA DE PAGO
CONTADO _______ 15 DÍAS __________ 30 DÍAS ________
GARANTÍA
SI _________ NO __________
5.3 RECEPCIÓN TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA

Propósito:
Establecer las actividades requeridas para realizar la recepción e inspección de medicamentos y
dispositivos médicos al momento de ingreso a nuestra farmacia para así verificar que cumpla con
todos los estándares de calidad requeridos según la reglamentación vigente.
Alcance:
Los procedimientos de recepción inician a partir de que los medicamentos y dispositivos
médicos lleguen a la farmacia donde se le hacen las observaciones correspondientes, se verifica
31
que cumpla con la reglamentación vigente y lo acordado con el proveedor y finaliza cuando se
rechaza o aprueba.
5.4 RECEPCIÓN ADMINSITRATIVA

Este proceso se realiza con el fin de reconocer algunas especificaciones técnicas que se deben
tener en cuenta en el momento de la recepción de medicamentos y dispositivos médicos,
garantizando la calidad de los productos entrantes y su conservación, teniendo en cuenta
condiciones necesarias para su almacenamiento como: físicas, locativas, higiénicas, y de
infraestructura para brindar un buen producto a nuestros usuarios.
Este procedimiento comienza con la llegada de los medicamentos y dispositivos médicos
definidos en la solicitud de compra y termina con la verificación de las condiciones en las que
llega el producto, por ejemplo:
1) Condiciones de transporte
2) Confrontación deº la orden de compra contra la factura
3) Confrontar mercancía contra la factura
4) Confrontar traslado con físico
DOCUMENTACÓN QUE DEBE ENTREGAR EL PROVEEDOR
 Nombre genérico del producto solicitado vs. El despachado
 Concentración y forma farmacéutica
 Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura) acordados
 Fechas, hora y forma de entrega
 Cantidad pedida vs. Cantidad recibida vs. Cantidad facturada
 Registro INVIMA
 Lote
 Fecha de vencimiento
PLANTILLA DE RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA
RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA
NOMBRE DE PROVEEDOR
NÚMERO DE FACTURA
CANTIDAD CANTIDAD
MEDICAMENTOS - DISPOSITIVOS MÉDICOS
PAGADA RECIBIDA
N° FECHA NOMBRE GENÉRICO NOMBRE COMERCIAL
1
2
32
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
OBSERVACIONES:
RESPONSABLE:
5.5 FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA
RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA DE MEDICAMENTOS

Y DISPOSITIVOS MÉDICOS
CÓDIGO DEL
RM-0003
PROCESO:
VERSIÓN: FECHA:
33
Inicio
Verificar que se cuenta con la orden de

compra
Verificar que las facturas corresponden a los medicamentos y

dispositivos médicos
Comparar orden de compras con facturas
Realizar el conteo de medicamentos y dispositivos, para verificar

que las cantidades coincidan con la orden de compra
¿Cumplen con las especificaciones administrativas?
SI NO
Diligenciar acta de Rechaza medicamentos e informa

recepcion administrativa incosistencia al proveedor
FIN FIN
5.6 RECEPCIÓN TÉCNICA

Se inspecciona visualmente la totalidad de medicamentos y dispositivos médicos que ingresan a
la Farmacia Vitalitypharma para constatar que cumplen con las características técnicas del
producto como:
 Fecha de vencimiento
 Número de lote
 Registro sanitario
 Nombre del fabricante
34
 Características físicas y organolépticas del producto, etiqueta, empaques y envases

Líquidos: se verifica la presencia de partículas extrañas suspendidas o sedimentadas,
consistencia y apariencia
Sólidos: no deben contener grumos ni partículas extrañas, se verifican cambios en el color,
apariencia y que las tabletas no se encuentren partidas. Se inspecciona también que los envases
no presenten deterioro y las etiquetas si estén en perfecto estado.
NOTA: Los empaques, envases y etiquetas hacen parte del medicamento y cualquier deterioro
en los mismos es motivo de rechazo.
 Se debe observan el envase para ver si tiene el contenido completo, sin perforaciones,
hermeticidad en cierre, que este sin señales de suciedad, que no esté dañado ni averiado
 Revisar que las tapas tengan la banda de seguridad
 En las etiquetas verificar que la información que se dé allí sea clara, concisa como lo es el
nombre del producto, marca registrada, denominación común internacional o nombre
genérico, laboratorio fabricante, país de origen, concentración, entre otros.
 Verificar que los blíster estén sellados, que no falten tabletas y que contengan la
información básica sobre el medicamento
 Importante revisar que la fecha de vencimiento no sea menor a un año
 Número de lote de fabricación
 Certificaciones solicitadas si el caso lo requiere
Además de proceso anterior realizaremos una serie de procesos a tener en cuenta durante la
recepción de los medicamentos, como lo son:
 Se revisarán las características organolépticas del medicamento en la cual percibimos su
color, olor y textura serán realizadas por el personal.
 El almacenamiento se hará teniendo las condiciones adecuadas en las que se debe
encontrar el medicamento de acuerdo a las observaciones anexas en nuestro cuadro.
 Se tendrá en cuenta los tipos de defectos, que nos ayudarán a identificar cualquier
desviación del producto a las especificaciones previamente establecidas
Los defectos se clasifican en:
 Defecto crítico: El que puede llegar a impedir la utilización del producto
 Defecto mayor: Sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir considerablemente el uso
del producto
 Defecto menor: No reduce materialmente el uso del producto
Con el objetivo de poder tomar la decisión de aceptación o rechazo de un lote de recepción, se
definen unos niveles aceptables de calidad (NAC): el 1% para defectos críticos, 6.5% para
defectos mayores y 15% para defectos menores.
ROTULACIÓN
35
CATEGORIA DEL DEFECTO

DESCRIPCIÓN DEL DEFECTO
CRÍTICO MAYOR MENOR
Nombre de un genérico distinto
Nombre ausente o ilegible
Ausencia de fechas de vencimiento
Ausencia del número del lote
Ausencia de la cantidad contenida en el envase
Ausencia de la vía de administración
Ausencia de la formulación del producto
Ausencia de la frase "Consérvese refrigerado" cuando el

producto lo requiere
Etiquetas sucias, rotas, arrugadas, torcidas
Etiquetas en medicamentos para reconstituir donde el

nivel a reconstituir no esté marcado
EMBALAJE
Ausencia de identificación o incompleta
Embalaje con quebraduras o raspaduras que afectan la

apariencia
Material deteriorado
EMPAQUE
Identificación que no corresponde al medicamento
Empaque deteriorado
Ausencia de identificación
Carencia de pegue parcial o total
36
ENVASE
ENVASE DE VIDRIO
Envase sin contenido
Color del envase con fines de protección, cuando el

medicamento lo requiera
Ausencia de Agrafe
Polvo, manchas u otras partículas en el interior
Deformaciones que afectan su apariencia
Suciedad exterior
ENVASE DE PLÁSTICO
Presencia de olor objetable
Envase sin contenido
Envase abombado
Suciedad interna
Presencia de poros o grietan que afectan su utilización
Deficiente hermeticidad del cierre
Suciedad exterior
Superficie defectuosa (rebajas, burbuja, hendiduras que

afecten la apariencia)
Deformaciones que afectan su apariencia
MATERIAL LAMINADO (BLISTER)

Blister rojos
Brister vacío
Blister mal sellado
Superficie arrogada, rayada o defectuosas
Bordes erosionados, tabletas laminas, prosas,

manchadas y moteados
Polvo adherido a la superficie
Aprobación o rechazo
37
Una vez concluida la inspección de los medicamentos y dispositivos médicos, el director técnico
procede aprobar o rechazar el producto con la ayuda de la clasificación de los defectos
encontrados durante la inspección se cruzan con el NAC y el resultado de este cruce permite
aceptar o rechazar el lote de recepción trasladándolo según su estado al área identificada para tal
fin. Así mismo, se procederá a identificar el producto con un rotulo verde cuando este sea
aprobado o un rotulo rojo cuando sea rechazado.
Cuarentena
El encargado de bodega procederá a trasladar el producto al área de marcada como cuarentena,
así mismo el director técnico procede a identificar este estado del producto con un rotulo de color
amarillo en el embalaje de este.
PLANTILLA DE RECEPCIÓN TÉCNICA

N°
ORDEN DE RECEPCIÓN
Fecha
Proveedor

Teléfono

Dirección

NOMBRE N° DE FORMA REGISTRO FECHA DE
CONCENTRACIÓN LABORATORIO
GENÉRICO LOTE FARMACÉUTICA INVIMA VENCIMIENTO

38

OBSERVACIONES:
RESPONSABLE:
5.7 FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN TÉCNICA

RECEPCIÓN TÉCNICA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS
MÉDICOS
CÓDIGO DEL PROCESO: VP-001
VERSIÓN: FECHA:
39
Inicio
Verificar condiciones de
transporte y embalaje
Obtener tamaño de muestra

para revisión técnica
Verificar que los productos cumplan con las

especificaciones tecnicas
¿Cumple ?
SÍ NO
Rechaza medicamentos e
Elaborar acta de informa incosistencia al
5.8 ALMACENAMIENTO recepción técnica proveedor
La Farmacia “Vitalitypharma” contará con criterios, técnicos y métodos que permitan
continuamente controlar, evaluar
Llevary los
gestionar la calidad durante
medicamentos y el procesoFIN de almacenamiento de
medicamentos y dispositivos médicos, de conformidad
dispositivos medicos al area con el Artículo 13 del Decreto 2200 del
2005, modificado parcialmente,depor
almacenamiento
el Decreto 2330 del 2006, la Resolución 1403 y las demás
normas aplicables a la materia que los modifiquen, adicionen y sustituyan.
Registrarlos en el
inventario
40
En nuestra farmacia almacenaremos por orden alfabético y utilizaremos el sistema FIFO

(primeros que ingresan… Primeros que dispensamos), para esto tenemos en cuenta:
 La revisión mensual de fechas de vencimiento de los medicamentos e insumos
semaforizando las fechas menos de 6 meses.
 El control del a temperatura y humedad: Con el termo higrómetro calibrado y certificado,
se realizan dos mediciones diarias, una en la mañana y otra en la tarde, así se garantiza que
las siguientes condiciones del establecimiento, sean las adecuadas para mantener la calidad y
estabilidad de los medicamentos.
 Temperatura: Máximo 30ºC
 Humedad relativa: Máximo 67% (estos valores se registran en sus respectivos formatos).
Para almacenar los medicamentos que requieren temperaturas de refrigeración, se utilizará una
nevera con termómetro para control de temperatura. Se deben registrar las mediciones que se
utilizan al día (una en la mañana y otra en la tarde). Temperatura de refrigeración: 2 a 8ºC.
Propósito
Las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA) se implementarán con el fin de garantizar la
conservación, seguridad y calidad de los medicamentos y dispositivos médicos desde el
momento en el que ingresen a la farmacia hasta la entrega a su usuario final.
Alcance
El proceso de almacenamiento se realizará después de hacer una recepción técnica y
administrativa, que nos garanticen que los medicamentos y dispositivos médicos que vamos a
almacenar se encuentren en buenas condiciones, cumplan con todos los requisitos según la
normatividad vigente y con las especificaciones técnicas del fabricante para así identificar las
condiciones de almacenamiento.
CONDICIONES PARA EL ALMACENAMIENTO.
 Tener en cuenta las especificaciones técnicas del fabricante.
 Las estanterías estarán ubicadas permitiendo una fácil circulación de personas.
 Mantener un control de temperatura y humedad por medio de un termómetro o higrómetro.
 Los pisos, paredes y techos serán impermeables para una fácil limpieza.
 La iluminación será con luz artificial para permitir una fácil identificación de medicamentos
o dispositivos médicos, la ventilación será artificial para garantizar la conservación de
estos.
ÁREAS:
 Área de recepción
 Área de almacenamiento de medicamentos
 Área de almacenamiento de dispositivos médicos
 Área de cuarentena
 Área de dispensación
41
 Área de inyectología
Las estanterías estarán demarcadas de la siguiente manera asegurando que los medicamentos y
dispositivos médicos primeros en vencerse deben ser los primeros en salir:
Para medicamentos y dispositivos médicos con fecha de vencimiento mayor a 1 año.
Para medicamentos y dispositivos médicos con fecha de vencimiento entre 6-12 meses
Para medicamentos y dispositivos médicos con fecha de vencimiento menos a 6 meses.
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO
 Recoger los medicamentos y dispositivos médicos del área de recepción.
 Ubicar los medicamentos en las estanterías según sea el caso, de acuerdo con la
demarcación utilizada.
 Ubicar los dispositivos médicos en la estantería correspondiente de acuerdo con el
sistema de almacenamiento utilizado.
 Después de surtir las estanterías, los demás insumos llevarlos a la bodega.
 Verificar que la temperatura se encuentre estén 25ºC a 28ºC, para garantizar la calidad de
los medicamentos y dispositivos médicos.
6. PLAN DE CONTINGENCIA PARA CONTROLAR HUMEDAD Y TEMPERATURA

PLANILLA DE TEMPERATURA
42
6.1 PLANES DE CONTINGENCIA

Los planes de contingencia es el conjunto de normas y procedimientos alternativos basado en el
análisis de riesgos, los cuales serán aplicados en la Farmacia “Vitalitypharma”. Cuando haya una
alteración en factores ya indicados, donde nos permite ejecutar y/u operar instalaciones
industriales, actuar durante y después de un evento de contaminación o emergencia, de manera
rápida y efectiva, minimizando o desapareciendo riesgos.
Donde se va a ejecutar de la siguiente manera:
ALTERACIÓN EN ALTAS TEMPERATURAS
 Cuando ≥ a 28ºC: Se verifica el buen funcionamiento del sistema de ventilación
(ventiladores), colocar más ventiladores de contingencia, se debe movilizar el personal y los
materiales que puedan estar disminuyendo el flujo de aire y verificar nuevamente a la hora.
Cuando la medición en el termómetro disminuya se deben apagar.
 Cuando sea > 30º C: Se debe proceder igual que entre 28 y 30ºC, pero intensificar la acción
con disminución de personal y materiales si es posible.
Cubrir con filtros las ventanas de depósito para evitar la irradiación solar directa.
ALTERACIÓN EN LOS RANGOS DE HÚMEDAD
 Cuando sea < 50%: Se deben colocar canecas con agua en dos o tres puntos diferentes del
área afectada, las cuales deben de evaporar el agua y aumentar la carga de vapor de esta en
43
el ambiente, para lo cual también se deben cerrar las puertas o evitar grandes fugas de aire
del aérea. Se debe también reestablecer la cantidad del personal del área lo más rápido
posible para ayudar aumentar la humedad. Se debe verificar a la hora si se reestableció a
rangos normales. Cuando el valor de la medición en el termo higrómetro aumente se debe
retirar.
 Cuando sea ≥ 67%: Se deben colocar en dos o tres lugares ventiladores encendidos y se
debe verificar a la hora si se reestableció a rangos normales.
 Cuando sea > 70%: Se debe proceder igual que entre 67 y 70%, pero intensificar la acción
con disminución de personal si es posible
ALTERACIÓN EN LA TEMPERATURA DE LA NEVERA
 Primero se debe verificar que la nevera se encuentre conectada a un tomacorriente y que el
funcionamiento de la misma no amerite verificación por un técnico especializado.
 Cuando el termo higrómetro marque temperaturas que estén en medidas por debajo o por
encima de los límites establecidos se debe cerrar la puerta de la nevera y sin abrirla por 30
minutos se realiza otra medida, si esta medida continua siendo alta o baja, se deben ajustar
los controles internos de la temperatura de la nevera (aumentando el número es para
mejorar su rendimiento y disminuyendo el número es para disminuir su rendimiento) y
esperar otro 30 minutos si ésta aun no cambia se deben almacenar los medicamentos en otra
nevera y reportar el daño a mantenimiento.
 En caso de que la nevera presente mal funcionamiento esto debe reportarse inmediatamente.
Los dispositivos deben ser almacenados, en una nevera de icopor con pilas de gel
refrigerante, teniendo en cuenta la gestión que se debe tener con este tipo de
almacenamiento provisional de cadena de frio.
 Si el equipo de medición reporta diez datos continuos por fuera del rango permitido debe
ser comparado con otro termo higrómetro y si la diferencia entre ambos termo higrómetros
se mantiene, se debe reportar para mantenimiento y recalibración.
 Si el equipo de medición reporta 20 datos consecutivos iguales (o muy parecidos, en el caso

de termo higrómetro y termómetros digitales), se debe reportar para realizar la gestión de
recalibración o mantenimiento.
 Si se encuentra un termo higrómetro averiado este debe ser reemplazado al momento de la

toma del dato (8am y 2pm) por otro equipo de otra área.
 Posterior toma de dato de esta área, utilizándolo así: si es un termómetro de nevera se debe
dejar mínimo 10 minutos para tomar el dato. Si es un termo higrómetro se debe dejar
44
mínimo 30 minutos para tomar el dato y reportar la avería. El termo higrómetro utilizado
para la medición debe ser retornado a su área de origen.
7. PROTOCOLOS DE FUMIGACIÓN
Después de analizar evaluar y verificar cada una de las empresas de fumigación con su
respectiva documentación que se adaptan a nuestras necesidades Farmacia “Vitalitypharma”
contrata con la empresa SERVIPLAGAS, C.A. RIF: J-30909911-6 la cual se encuentra en la
ciudad de Medellín y que cumple con toda la documentación, reglamentación y todos los
requerimientos legales y certificaciones necesarias.
SERVIPLAGAS C.A. cuenta con varios métodos de fumigación como:
 Aspersión
 Nebulización
 Termo nebulización
 Desratización
Después del análisis de las instalaciones de la Farmacia “Vitalitypharma” por parte de
SERVIPLAGAS nos informa que lo más recomendable para nuestra empresa es el método se
aspersión para el control de insectos y el de desratización por medio de un método de trampas
para roedores ecológicas.
Para la fumigación en la compañía se utilizará el polvo químico Demon 40Wp, efectivo para
cucarachas, hormigas, y demás insectos y plagas que creen problemas para salubridad. El
químico no representa riesgo para los dispositivos médicos, producto de venta, personal y
clientes en nuestra compañía ya que es un polvo humectante que ataca las plagas.
PLANTILLA DE CONTROL DE PLAGAS Y ROEDORES

45
REGISTRO DE CONTROL DE PLAGAS Y

ROEDORES
ACCIÓN A REALIZAR
FECH AREA A PLAGA A PRODUCTO
OBSERVACIÓN RESPONSABLE
A CONTROL DESINFECCIÓN INTERVENIR INTERVENIR UTILIZADO

7.1 ANTES DE LA FUMIGACIÓN

Antes de recibir a la persona que se va a encargar de la fumigación resulta útil realizar ciertos
pasos:
46
1) Limpieza profunda del lugar.

2) Cerrar todas las ventanas.
3) Apagar equipos eléctricos sobre todo aire acondicionado y ventiladores.
4) Desocupar áreas afectadas sonde se observa la mayor actividad de plagas. Esto es con el fin
de aplicar a fondo el insecticida y llegar a los nidos que normalmente están en las partes
más escondida para atacar el problema de raíz.
5) Si es posible retire los muebles y equipos a unos 30cm de la pared para poder realizar la
aplicación en todos los perímetros.
6) Procurar que el día de la fumigación haya la menor cantidad de personas.
7) Despegar el área por lo menos 20 minutos.
8) No consumir alimentos durante la fumigación.
9) Dejar el polvo actuar y no sacudirlo por lo menos dos días después de ser aplicado.
SERVIPLAGAS además de brindarnos estos servicios nos brindará asesoría sanitaria a todo
nuestro personal con el fin de potenciar y maximizar el control y erradicación de las plagas.
 Iluminación y ventilación: La Farmacia tiene buena iluminación y ventilación artificial para
una mejor identificación, adecuación y conservación de los medicamentos e insumos.
 Higiene y limpieza: Las estanterías y los sitios destinados para el mantenimiento de los
medicamentos e insumos permanecen limpios, así como el piso, paredes y techo.
8. PROTOCOLO DE ASEO Y LIMPIEZA

8.1 SE REALIZA EL SIGUIENTE PROCEDIMIENTO DE ASEO E HIGIENE
 Barrido mecánico de materia orgánica con trapo, cepillo o trapeadora y posterior limpieza
con agua y jabón.
 La limpieza de pisos se realiza diariamente antes de iniciar la jornada de trabajo.
 La limpieza general de paredes y techo se hace una vez por semana.
 La limpieza inicialmente se realiza con trapeadora húmeda para recoger el polvo y
partículas iniciando en las áreas más limpias y terminando en las sucias.
 La limpieza de refrigerador debe realizase mensualmente. En el caso de los refrigeradores
que producen escarcha, la limpieza debería efectuarse cuando el congelador tenga una capa
de hielo de 1 cm de espesor.
 Para efectuar la limpieza del refrigerador se requiere de: una esponja, jabón (no detergente
en polvo), paños y/o toallas de papel. Además, previo al proceso deberá preparar nevera de
icopor con pilas de gel frías que mantendrán los medicamentos a la temperatura requerida,
en el caso de las vacunas entre 2 y 8 ºC.
 Una vez echo este se procede a retirar los productos del refrigerador y a depositarlos
cuidadosamente en la nevera de icopor.
 Desconecte la fuente eléctrica del refrigerador. Si este no produce escarcha, inicie la
limpieza interna inmediatamente. De lo contrario, espere hasta que el hielo se derrita (NO
utilice herramientas punzocortantes para retirar el hielo).
47
 Primero limpie la superficie interna del refrigerador empleando una esponja suave con
jabón, luego limpie 2 veces más con un paño húmedo hasta remover todo el jabón.
Finalmente seque la superficie con un paño limpio o una toalla de papel.
 Posteriormente siga el mismo procedimiento anterior con la parte externa del refrigerador.
No olvide que el motor comprensor y el condensador o rejilla irradiadora de calor debe
limpiarse cada 2 meses, para ello utilice un cepillo suave o una aspiradora con el fin de
remover el polvo acumulado sobre su superficie.
 Conecte el refrigerador.
 Coloque los insumos o biológicos (vacunas) en el refrigerador una vez que este garantice
una temperatura optima en su interior.
LIMPIEZA DE LAS ESTANTERÍAS
 Esta debe efectuarse mensualmente, para esto se requiere de los siguientes materiales:
esponja suave, jabón (que no sea detergente en polvo), paños y/o toallas de papel. La
limpieza se hace de la siguiente manera.
 Elija el estante a limpiar.
 Retire los medicamentos del estate y colóquelos en un lugar seguro para estos durante la
limpieza.
 Con un sacudidor humedecido solamente con agua retire el polvo del estate.
 Utilizando otra esponja o un paño repita el procedimiento anterior, esta vez utilizando el
jabón para remover los residuos de polvo adheridos al anaquel.
 Con un paño humedecido retire el jabón de la superficie del estante, repita las veces que lo
requiera hasta eliminar todo el jabón.
 Finalmente seque con un paño limpio o con toallas de papel.
LIMPIEZA DEL SERVICIO SANITARIO
 Se debe limpiar al menos 2 veces por semana, utilizando guates, esponja, cloro, jabón,
paños y un hisopo para limpiar el inodoro.
 Diluya una cucharadita de cloro y jabón en una palangana con agua, remoje la esponja y
limpie la superficie del lavatorio, enjuague bien y seque con un paño limpio
HOJA DE VIDA DE LOS EQUIPOS
FECHA
48
HOJA DE VIDA DE LOS EQUIPOS

CÓDIGO DEL PROCESO VERSIÓN

EQUIPO MARCA MODELO REFERENCIA N° DE SERIE N° INTERNO N° FACTURA

PROVEEDOR FECHA DE COMPRA VIDA ÚTIL VALOR

ACCESORIOS DEL EQUIPO:
FRECUENCIA DE MANTENIMIENTO:
NOTA: Cuando se efectúe mantenimiento preventivo o correctivo, es obligatorio realizar actividades de
limpieza, lubricación y ajuste
FECHA TIPO DE PRÓXIMA RECOMENDACIONES DEL

MANTENIMIENTO CALIBRACIÓN TÉCNICO

REGISTRO DE LAVADO, LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN
Cada área, contará con un formato para registrar su limpieza, lavado y en el caso de la
inyectología, la desinfección de la misma.
REGISTRO DE LAVADO, LIMPIEZA Y

DESINFECCIÓN
49
HORA DE PRODUCTO HORA DE

FECHA ENCARGADO FIRMA
INICIO EMPLEADO FINALIZACIÓN

8.2 MANEJO DE RESIDUOS
MANEJO DE RESIDUOS

CODIGO DEL
VERSIÓN
PROCESO
DISPOSICIÓN
CLASIFICACIÓN EJEMPLOS
FINAL
50
Papel, cartón, periódicos y cajas de Empresa de aseo:

medicamentos rasgadas para evitar su Empresa Varias de
reutilización de forma fraudulenta. Medellín
ROTULAR COMO RECICLABLES
Empresa de aseo:
Botellas de plástico Empresa Varias de
Medellín
ROTULAR COMO RECICLABLES
Biodegradable: Hojas y tallos de árboles,

residuos de barrido, resto de alimentos no
Empresa de aseo:
contaminados. Ordinarios y/o inertes:
Empresa Varias de
Servilletas sucias, empaques de papel Medellín
plastificados, barridos, colillas, vasos
desechables, papel, cartón y tela.
ROTULAR COMO NO PELIGROSOS, ORDINARIOS Y/O INERTES

Residuos infecciosos, biológicos, Empresa de aseo:
citotóxicos, algodones y jeringas BIOLÓGICOS Y
impregnados de sangre. Los cortopunzantes CONTAMINADOS
se depositarán en el guardián S.A.S
Teléfonos: 444-71-30
51
ROTULAR COMO RIESGO BIOLÓGICO
9. DISPENSACIÓN
9.1 DISTRIBUCIÓN O DISPENSACIÓN:

Se verifica que la fórmula u orden médica para dispensar medicamentos que lo requieren,
cumpla con las siguientes características.
 Nombre de quien prescribe, dirección y teléfono.
 Fecha de expedición de la prescripción.
 Nombre del paciente, dirección y número del documento de identidad.
 Nombre genérico del medicamento, concentración y forma farmacéutica, cantidad total en
número y letras, dosificación, vía de administración y duración del tratamiento.
 Firma de quien rescribe y registro profesional.
 También se verifica todo lo siguiente:
 Que la prescripción este elaborada por el personal de salud competente y autorizado.
 Que la prescripción no incurra en errores de presentación comercial o dosificación, y que la
letra sea legible.
 Que los medicamentos dispensados correspondan a los prescritos.
9.2 DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS DE CADENA DE FRIO

En caso de entrega directa al usuario el medicamento se entrega en una bolsa con gel refrigerante
para garantizar la estabilidad de la temperatura que requiere el medicamento. (el medicamento va
empacado en otra bolsa para evitar el contacto directo de este con el gel). En caso de ser
entregado a domicilio, el medicamento será enviado en una nevera de icopor con geles
refrigerantes.
PLANTILLA DE FACTURA DE VENTA
FACTURA DE VENTA
A NOMBRE DE FECHA HORA

52
PRODUCT N° REGISTRO VALOR VALOR

CONCENTRACIÓN CANTIDAD
O LOTE INVIMA UNITARIO TOTAL

TOTAL EFECTIVO CAMBIO

Firma del vendedor Firma de quien recibe
GRACIAS POR SU

COMPRA
10. GLOSARIO DE TÉRMINOS

 Atención farmacéutica: Ofrecerla a los pacientes que la requieran.
 Calidad: Conjunto de características de un producto que determina se aptitud para el uso.

En un medicamento la calidad está determinada por las características de identidad,
pureza, contenido, potencia, estabilidad, seguridad y presentación.
 Condiciones esenciales: Es el conjunto de recursos indispensables con que

obligatoriamente debe contar el servicio farmacéutico en el cumplimiento de sus
actividades y/o procesos. Su ausencia condiciona directamente la presencia de riesgos
sobre la salud y la vida de los pacientes, no pidiendo ser sustituibles por otro (s) requisito
(s).
 Cuarentena: Estado de la materia prima o envasado, materiales intermedios, productos a

granel o acabados, aislados por medios físicos o por otros medios eficaces mientras se
espera una decisión acerca de su autorización, rechazo o reprocesamiento.
 Defecto: Cualquier discrepancia o inconformidad de la unidad de producto con respecto a

sus especificaciones.
53
 Defecto crítico: Es aquel que afecta la calidad del producto, lo hace inutilizable,
constituyéndose en un riesgo para el usuario.
 Defecto mayor: Defecto que, sin ser crítico, puede alterar la calidad del producto o
reducir considerablemente su utilidad.
 Defecto menor: Defecto que no afecta la calidad o el uso adecuado del producto.
 Dispensación: Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos médicos a un

paciente y la información sobre su uso adecuado realizada por el químico farmacéutico y
el tecnólogo en regencia de farmacia. Cuando al dirección técnica de la droguería, o del
establecimiento autorizado para la comercialización al detal de medicamentos, este a
cargo de personas que no ostenten título de químico farmacéutico o tecnólogo en
regencia de farmacia la información que debe ofrecer al paciente versará únicamente
sobre los aspectos siguientes: condiciones de almacenamiento; forma de reconstitución de
medicamentos cuya administración sea vía oral; medición de la dosis; cuidados que se
deben tener en la administración del medicamento; y, la importancia de la adherencia a la
terapia.
 Eficacia: Aptitud de un medicamento para producir los efectos propuestos, determinada

por médicos científicos.
 Embalaje: Acondicionamiento del producto para fines de transporte
 Estabilidad: Aptitud de un principio activo o un medicamento, de mantener en el tiempo

sus propiedades originales dentro de las especificaciones establecidas, en relación a su
identidad, concentración o potencia, calidad, pureza y apariencia física.
 Evento adverso: Es cualquier suceso medico desafortunado que puede presentarse

durante un tratamiento con un medicamento, pero no tiene necesariamente relación causal
con el mismo.
 Forma farmacéutica: La disposición individualizada a que se adaptan los principios

activos y excipientes para constituir un medicamento. Es la presentación final de un
producto, definida de acuerdo con su forma farmacéutica y grado de esterilidad.
 Indicaciones: Estados patológicos o padecimiento a los que se aplican un medicamento.
 Inspección: Proceso que consiste en observar, examinar, mediar y comparar las

características de calidad de la unidad de estudio con respecto a sus especificaciones.
54
 Lote: Cantidad de un producto de calidad homogénea, que se labora en un mismo ciclo

controlado de fabricación y posee un código de identificación especifico.
 Material de acondicionamiento o empaque: Material o conjunto de elementos que

sirven para contener, proteger e identificar un producto. Se considera empaque primario
al que está en contacto directo con el producto (embace y cierre); los demás elementos se
consideran empaque secundario.
 Medicamento: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de principios activos,

con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que se utiliza para la
prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de la enfermedad.
Los embaces, rótulos, y empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto estos
garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado.
 Medicamento de venta libre: Son los medicamentos que el consumidor puede adquirir
in la mediación del prescriptor y que están destinados a la prevención, tratamiento o
alivio de síntomas, signos o enfermedades leves que son reconocidos adecuadamente por
los usuarios.
 Muestra: Numero estadísticamente representativo de unidades extraídas de un lote, de

las que se obtiene la información necesaria para evaluar una o más de sus características
de ese lote o de su proceso de fabricación.
 Tiempo de vida útil: Intervalo de tiempo durante el cual se espera que un medicamento
almacenado correctamente, mantenga las especificaciones de calidad establecidas. La
vida útil se determina a través de estudios de estabilidad y sirve para establecer la fecha
de expiración.
 Paciente: Persona a quien se prescribe el o los medicamentos que va a usar, en el caso de

los de venta libre.
 Polvos de volumen: Estos están empacados en recipientes que proveen dosis múltiples y
viene en muchas formas farmacéuticas dependiendo del sitio de aplicación. Estas
presentaciones se recomiendan para suministrar fármacos no potentes y no desarrollen
ningún tipo de riesgo al paciente. Ejemplos: antiácidos, suplementos dietarios, laxantes y
analgésicos. Actualmente existen equipos automatizados que se encargan de realizar el
llenado en forma exacta y rápida.
 Polvo de espolvorear: Son aquellos que están diseñados para lubricar, refrescar y
proteger la piel de manera que se puedan aplicar localmente y cuya acción no sea
sistémica. Como característica se tiene que no deben ser tóxicos y las partículas deben ser
muy pequeñas para evitar la irritación cutánea, además en su rotulo se debe insistir solo
55
en su aplicación externa. Estos polvos deben empacarse en recipientes que los protejan
del aire, humedad y contaminación microbiana (aerosoles o recipientes de tapa
perforada). Entre otros usos se encuentran: astringentes, antifúngicos, antibacterianos,
absorbentes, antipruginosos y como antitranspirantes.
 Polvos orales: Estos comprenden dos categorías: los polvos finamente diluidos y los
gránulos efervescentes. Cuando los polvos se van a administrar se disuelven en agua o
con alimentos blandos. Estos productos se aconsejan para pacientes que tienen dificultad
para tragar como los niños y los ancianos. Estos productos se utilizan mucho en las
categorías de laxantes y antiácidos.
 Promoción: Impulsar estilos de vida saludables y el uso adecuado de medicamentos y

dispositivos médicos.
 Prescripción, formula u orden médica: Orden escrita emitida por un médico o

profesional de la salud autorizado por la ley, para que uno o varios medicamentos,
especificados en ella sea (n) dispensado (s) a determinada persona.
 Prevención: Prever factores de riesgo derivados del uso inadecuado de medicamento y

dispositivos médicos, así como los problemas relacionados con su uso.
 Seguridad: Es la característica de un medicamento según la cual puede usarse sin

mayores posibilidades de causar efectos tóxicos no deseables. La seguridad de un
medicamento es una característica relativa.
 Sistema de gestión de la calidad: Es una herramienta de gestión sistemática y

transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño del servicio farmacéutico, en
términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a su cargo, la
cual está enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las organizaciones a que
pertenece el servicio. El Sistema de Gestión de Calidad adoptara en cada servicio un
enfoque basado en los procesos que ofrezca y en las expectativas de los usuarios,
destinatarios y beneficiarios del mismo.
 Suministro: Seleccionar, adquirir, recibir y almacenar, distribuir y dispensar

medicamentos y dispositivos médicos. En las funciones de selección y adquisición, la
participación del servicio farmacéutico será de carácter técnico, sin perjuicios de la
decisión de la organización en sentido contrario.
 Uso adecuado de medicamentos: Es e proceso continuo, estructurado y diseñado por el

Estado, que será desarrollado e implementado por cada institución, y que busca asegurar
que los medicamentos sean usados de manera apropiada, segura y efectiva. (1–4)
56
BIBLIOGRAFÍA
1. Presidente de la República de Colombia. Decreto 2200 de 2005 Nivel Nacional [Internet].
Junio 29 de 2005. 2005 [cited 2018 May 24]. Available from:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=16944
2016 [cited 2018 May 24]. Available from:
Julio 13 de 2006. 2006 [cited 2018 May 24]. Available from:
4. Ministerio de la protección social. RESOLUCIÓN 1403 DE 2007 [Internet]. Mayo 14 de
2007; 2007 [cited 2018 May 24]. p. 74. Available from:
https://www.invima.gov.co/images/pdf/tecnovigilancia/buenas_practicas/normatividad/Re
solucion1403de2007.pdf
57
5. Decreto 2676 de 2000 Por el cual se reglamenta la gestión integral de los residuos
hospitalarios y similares. [Internet]. Instituto nacional de vigilancia de medicamentos y
alimentos INVIMA [citado 23 de Mayo de 2018] Disponible en:
https://www.invima.gov.co/decretos-bancos-de-sangre-y-componentes/decretos/bancos-
de-sangre-y-componentes/decreto-2676de-2000-pdf/detail.html
ANEXO UNO: CARACTERISTICAS ORGANOLÉPTICAS

FORMA FARMACEÚTICA OBSERVACIONES
Se observará que no tengan manchas, que no
estén decoloradas, que no estén quebradas ni
TABLETAS
pegajosas, que no tengan polvos adheridos a
la superficie; igual tamaño, color y apariencia
No deben estar abiertas o vacías, no deben
tener polvo adherido, no deben estar
CÁPSULAS
deformadas, sin humedad, igual color y
apariencia
58
Que al agitarlas se redispersen

adecuadamente. Contenido completo, que
SUSPENCIONES
estén en frascos cerrados herméticamente,
incluyendo banda de seguridad.
Que los tubos no estén colapsados ni con
CREMAS Y UNGÜENTOS perforaciones o rupturas. Que el cierre este
hermético.
Que no se observen materiales extraños, ni
turbidez, ni presencia de gas. Contenido
SOLUCIONES completo, que estén en frascos cerrados
herméticamente, incluyendo banda de
seguridad.
Que no tengan partículas en suspensión, que
LÍQUIDOS INYECTABLES no tengan turbidez, que el contenido este
completo.
Que dispersen fácilmente, color granulado
POLVOS ORALES
uniforme
Los polvos para inyección deben deprenderse
POLVOS INYECTABLES fácilmente del frasco y deben tener color
uniforme. Que disuelvan fácilmente.

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Notas del autor

 Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia de la farmacia en el

1. DEFINICIÓN DEL NEGOCIO

POLÍTICA DE COMPRA Y VENTA

 Mantiene actualizado los libros oficiales o registros electrónicos de datos.

 Contador: (Contrato Externo) encargado de organizar, controlar, supervisar y registrar, con

 Mensajero: Es el encargado de hacer los domicilios y transportar papelería requerida en la

 Techos: El techo es resistente, uniforme y de fácil limpieza y sanitización, pintado de color

 Áreas de almacenamiento: Las áreas para el almacenamiento de medicamentos son

 Iluminación: Posee un sistema de iluminación natural y/o artificial que permita la

 Instalaciones eléctricas: Plafones en buen estado, tomas, interruptores y cableado protegido.

 Condiciones de temperatura y humedad: Los sitios donde se almacenan los medicamentos

 Criterios de almacenamiento: Los medicamentos se almacenan en orden alfabético en

2.3 FOTOS Y PLANOS DEL LOCAL

2.4 ESPACIOS Y ÁREAS MARCADAS Y DEMARCADAS

 Entradas y salidas de inventario

 Los sistemas de almacenamiento contemplan instrucciones claras sobre la recepción y el

 Las estanterías y cajones fácilmente deslizables ofrecen un concepto de automatización

almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos, de conformidad con el artículo

3.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE MEDICAMENTOS (VADEMÉCUM,

Vademécum reúne toda la información de relevancia relacionada con los productos

3.4 INSUMOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES:

Resma de papel CopyPac 3 9.400 28.200

4. RECURSO HUMANO: TITULO, REGISTRO, CONTRATO DE TRABAJO

4.2 CONTRATO DE TRABAJO

Entre los suscritos a saber _________________________________, identificado con cédula

b) A no efectuar trabajo de ninguna naturaleza por cuenta de personas distintas a la empresa.

12. Concurrir cumplidamente a las reuniones generales o de grupos, organizados y convocados

En consecuencia, de lo anterior se firma el presente contrato en la ciudad de Medellín a los

ÁREAS Y PRÁCTICAS DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS EN LA

Formación y desarrollo profesional

5. PROCESOS: DEFINIR Y DESCRIBIR PROCEDIMEINTOS

5.1 SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y PROVEEDORES,

SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

• En caso de devolución del producto por defectos de calidad o anomalías encontradas en el

5.2 FLUJOGRAMA DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Evaluar propuestas presentadas

¿Cumple los requisitos?

Todos los proveedores deben presentar:

FORMATO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

FORMATO DE EVALUCIÓN DE PROVEEDORES

5.3 RECEPCIÓN TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA

5.4 RECEPCIÓN ADMINSITRATIVA

PLANTILLA DE RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA

5.5 FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA

RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA DE MEDICAMENTOS

Verificar que se cuenta con la orden de

Verificar que las facturas corresponden a los medicamentos y

Comparar orden de compras con facturas

Realizar el conteo de medicamentos y dispositivos, para verificar

¿Cumplen con las especificaciones administrativas?

Diligenciar acta de Rechaza medicamentos e informa

5.6 RECEPCIÓN TÉCNICA

 Características físicas y organolépticas del producto, etiqueta, empaques y envases

CATEGORIA DEL DEFECTO

Identificación que no corresponde al medicamento

MATERIAL LAMINADO (BLISTER)

PLANTILLA DE RECEPCIÓN TÉCNICA