Manual de uso

V1.0 OCT 2021

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MANUAL DE USO

Contenido
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¿Qué es Microsoft Teams? 3
Acciones principales 4
MENÚ IZQUIERDO 4
Actividad 4
Chat: 4
Equipos: 4
Calendario: 4
Llamadas: 4
Archivos: 4
BARRA SUPERIOR: 5
Búsquedas: 5
Gestionar tu usuario y la aplicación Teams 5
Comencemos a trabajar 6
1. Crea un equipo de trabajo 6
2. Crea un canal para tratar un tema 7
3. Empieza una conversación 8
4. Añade un documento sobre el que trabajar 9
5. Crea una tarea 9
Otras características potentes en Microsoft Teams 11
1. Crea un chat o conversación, videollamada o llamada de audio 11
2.¿Que puedes hacer en un Chat? 12
3. Cómo Compartir tu pantalla 13
4. Como hacer una Videollamada 14
5. Montar una reunión 16
Saber más 17
Información de Microsoft sobre el producto 17
Cursos gratuitos de Microsoft: 17

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Manual de uso Microsoft Teams
¿Qué es Microsoft Teams?
Microsoft Teams es una plataforma colaborativa donde personas de una misma organización pueden:

• Organizarse en equipos y desarrollar su trabajo.

• Compartir información (documentos, hojas de cálculo, imágenes…)
• Realizar llamadas o videollamadas, tanto de uno a uno como en grupo pudiendo
compartir tupantalla o ceder el control de tu pantalla a otra persona en la llamada.
• Elaborar documentación de forma colaborativa y concurrente comentando cualquier
cuestiónrelevante que queda almacenada sin necesidad de enviar correos electrónicos.
• Incorporarse más tarde a un equipo (o ser invitado) y acceder a todo el histórico de
información deese equipo.

Para entrar en Teams debes acceder a la suite de Office 365 de Microsoft en la url
https://www.office.com/y seleccionar el icono Teams.

Deberemos validarnos con nuestra cuenta ucm (usuario, contraseña y segundo factor de
autenticación, si lotenemos activado).

Una vez validados correctamente accedemos a Teams. Este es el aspecto que presenta la
aplicación. Semuestra en este caso los equipos a los que pertenece el usuario que ha entrado.

Las acciones que se pueden realizar en Teams se pueden ver en el menú izquierdo y la barra superior.

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Acciones principales
MENÚ IZQUIERDO
En la pantalla de MS Teams existe un menú izquierdo con diversas opciones. Veamos las principales:

Actividad: Al seleccionar se puede ver mi actividad. Últimos chats, últimas

acciones que he hecho, quien me ha comentado algo, conversaciones que se han
hecho o llamadas perdidas.

Chat: Esta opción permite iniciar nuevos chats con el resto del equipo o con algún
subconjunto del equipo. Puedes acceder a chats pasados y buscar por palabras
clave para encontrar conversaciones que te interesen.

Equipos: Dentro de tu Teams puedes tener diversos equipos a los que

pertenezcas, cada uno con sus conversaciones y sus documentos asociados. No
todos los miembros de tu Teams tienen que estar en todos los equipos. Cada
equipo tiene un fin exclusivo y por tanto está formado por unas personas. Al
seleccionar esta opción podrás ver en que equipos estás, agregarte a equipos de
otros si te dan permiso o crearte uno nuevo. El concepto de Equipo es análogo al
concepto de grupo en WhatsApp.

Calendario: Funciona de manera análoga a otros calendarios como el de Google.

Puedes programar citas o reuniones y visualizarlas dentro de un calendario con
vistas semanal, diaria o mensual.

: Al hacer clic en Calendario puedes programar una reunión (llamada

o videollamada) en ese momento haciendo clic en este botón.

Llamadas: Permite hacer llamadas o videollamadas a una persona de la

universidad que esté conectada a Teams.

Archivos: Aquí podemos ver y acceder a los archivos utilizados dentro del Teams.

… : Podemos instalar aplicaciones externas desde la tienda que puedes adquirir e

integrar dentro de Teams.

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BARRA SUPERIOR:
Búsquedas:

El campo de texto central en la barra superior sirve para realizar múltiples búsquedas. Las más típicas
son:

• Buscar personas de tu organización. Teclea algunas letras del nombre o apellidos y

salen laspersonas de la universidad que cumplen ese patrón.
• Buscar palabras clave para localizar alguna conversación o archivo. Se muestran
mensajes, contactos o archivos que cumplen el patrón. También puedes acceder a
canales o equipos con elpatrón especificado.
• Además, puedes buscar por multitud de comandos para acceder a cualquier información
(tecleando
/o @)
• También puedes acceder a tu histórico de búsquedas como puedes ver en la figura (se había
buscado anteriormente los patrones “control de accesos” y “catálogo de servicios”).

Gestionar tu usuario y la aplicación Teams

A la derecha de la barra central se muestra tu id de usuario y el Teams al que estas conectado.

Al hacer clic en tu id de usuario se despliega un menú donde puedes:

• Cambiar la imagen de tu usuario
• Indicar si estás disponible, ocupado, etc.
• Definir un mensaje para cuando quieran comunicarse contigo (por
ejemplo, indicando que estas de vacaciones)
• Configurar Teams, donde se proponen diversas formas de visualizar la
información y otras características que puedes personalizar.
• Además, si estás en un ordenador compartido puedes Cerrar sesión.

Por otra parte, junto a tu id de usuario en la barra central aparece un

desplegable con el Teams al que estás conectado. En la figura estamos en
Universidad Complutense.
Puedes pertenecer a varios Teams cada uno con sus equipos de personas, sus
documentos y sus conversaciones asociadas. Pasar de uno a otro es fácil,
basta seleccionarlo en el desplegable.

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Comencemos a trabajar
1. Crea un equipo de trabajo

Haciendo clic en esta opción del menú izquierdo, por comodidad, sale el último grupo
donde hastrabajado. Haciendo clic en Se visualizan todos los equipos a los que pertenezco
dentro del Teams y puedo crear o agregarme a equipos nuevos. Un equipo es un grupo de
personas con las que me relaciono para unos objetivos concretos. Recuerda la analogía con los
grupos de WhatsApp.

Si hago clic en me muestra, además de otros equipos públicos de la

universidad, lasopciones:

Si hago clic en Crear Equipo primero me muestra una tipología

de posibles tipos de Equipo que puedo formar (Clase,
docencia, etc.) orientados a la docencia. Si quiero
simplemente un grupo colaborativo con mis compañeros,
superiores o subordinados de mi unidad selecciono Otros

Me muestra entonces una ficha de equipo que rellenaré. La Privacidad es importante para permitir
que seaun grupo que toda la comunidad universitaria pueda ver y unirse (incluidos estudiantes) o
privado (solo los miembros del equipo (recomendado)

Rellenada esta ficha aparecerá otra para ir agregando a personas. Al ir escribiendo el nombre
Teams mepropone nombres de la UCM que encajen con el patrón que estoy introduciendo. Para
cada persona agregada al equipo debo decidir su rol como propietario o miembro con lo que
tendrá más o menos permisos dentro del equipo para realizar acciones.

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2. Crea un canal para tratar un tema

Al hacer clic en el menú Izquierdo en esta opción se muestran los equipos a los que pertenezco.
Selecciono el equipo al que me quiero dirigir.

En ese momento, en la pantalla central aparecen los diversos canales que tengo establecidos
en ese equipo. Si tuviera que tratar 5 temas debería crear 5 canales y cada canal tendría sus
documentos, sustareas y sus conversaciones.

Vamos a crear uno. En pantalla vemos que no hay ningún canal creado. Solo el General que se
crea pordefecto al Crear Equipo. Para crear un canal hago clic junto al equipo en el icono …:

Por ejemplo, en la figura he seleccionado el

equipo Gobierno TIC. Al hacer clic en … se
muestra un menú donde puedo hacer varias
acciones sobre el equipo, entre ellas Agregar
canal.

Al seleccionar esa acción me muestra la ficha del

canal donde introduzco, el nombre del nuevo
canal, una descripción y decido si lo ve todo el
equipo o solo los miembros que yo decida.

Recomendación: que el nombre del canal sea

breve y claro

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3. Empieza una conversación

Ahora en la pantalla central

podemos ver que tenemos el
canal General y el canal
Procedimiento Teletrabajo.

Iniciar una conversación es muy

fácil en el cuadro inferior
podemos empezar a escribir.
Debajo del texto hay diversas
opciones para personalizar el
texto con emojis, formato del
texto, adhesivos, etc.
Haciendo clic en ENTER se manda
el mensaje.

TRUCOS: Para tener en cuenta:

1.- Si quiero que alguien del equipo se entere de mi comentario, puedo nombrarlo dentro del
mensaje con@nombre, por ejemplo @maria me permitirá seleccionar a todas personas que
contengan el patrón maría (da igual acentos y mayúsculas) dentro de su nombre o apellidos que haya
en mi grupo. La persona seleccionada tendrá una notificación de Teams, incluso un correo
electrónico.

2.- Si escribo algo y quiero continuar el mensaje con otro párrafo, es decir, poner un punto y
aparte. En vez de ENTER debo pulsar tecla ↑ Mayúsculas y ENTER a la vez. Si pulso ENTER se
mandará el mensaje.

En la parte superior de la pantalla vemos las opciones:

• Publicaciones: Por defecto, es la que se abre al seleccionar un canal. Ahí se indica todo lo
que se hahecho en el canal, conversaciones, llamadas, reuniones, etc.
• Archivos: Si quiero agregar un documento Word, Excel, PowerPoint, Pdf, etc. lo puedo hacer
desdeesa pestaña.

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4. Añade un documento sobre el que trabajar
Lo recomendado es iniciar una conversación en la parte inferior y

añadirle unarchivo (icono clip)

En la figura podemos ver que hemos

creado unmensaje indicando a los
miembros que subo elarchivo y le
hemos añadido un documento Word
llamado Manual Teams v.1.

Para enviarlo una vez escrito haga clic

en . Esto lo verán todos los
miembros de canal quepodrán:

• Abrir el archivo, haciendo clic sobre él.

• Actualizarlo y todos los miembros
del canalverán el resultado de la
modificación. Varios miembros pueden
trabajar a la vez en el documento.

También pueden iniciar (cuadro en la parte inferior) una nueva conversación sobre otro

tema.Un archivo, tanto si lo he creado yo como otro miembro, lo puedo ver en:

• La conversación que he creado.

• La opción Archivos del menú superior donde veo todos los archivos del canal.
La opción del menú izquierdo veo todos los archivos del equipo.

5. Crea una tarea

Una opción interesante, aunque algo escondida es crear una tarea. Es necesario que la opción
Tareas senos muestre en el menú superior de la pantalla de trabajo. Para ello hay que hacer lo
siguiente:

• Haga clic en el botón + en el menú superior.

• Se le muestra la siguiente pantalla donde debe
seleccionar Planner. Esto solo hay que hacerlo
la primera vez que queramos crear una tarea.
• Selecciono la opción Crear un Plan y lo llamo
“Tareas” o como desee.
• Una vez guardado me aparecerá la opción
Tareas (o como lo hayamos llamado en el
menú superior.

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La pantalla mostrará el siguiente aspecto al seleccionar Tareas en el menú superior:

Para crear una Tarea selecciono

.En el cuadro que aparece

introduzco
• El nombre de la tarea, por ejemplo, Revisar documento
• Asigno las personas del equipo que tienen esa tarea.
• Puedo poner una fecha límite para realizarlo.

Haciendo clic en el nombre de la tarea una vez creada se mostrará la ventana:

Aquí puedo editar todos los campos asociados a la tarea.

INTERESANTE: Una de las cualidades más potentes es
que puedo poner una lista de subtareas que hay que
chequear paratener la tarea concluida.

En el ejemplo, para la tarea Revisar documento he

indicado quehay 3 subtareas: Revisar índice, Revisar
capítulo 1 y Revisar capítulo 2.

A cada usuario que tenga asignada la tarea, se le

notificará que, y cuando entre verá la tarea, las
subtareas e indicará el progreso en la tarea en el campo
Progreso que tiene los valoresNo iniciada, en Curso y
Terminada. También podrá indicar que subtareas ha
realizado. Todo esto lo puede visibilizar quien ha
mandado la tarea.

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Otras características potentes en Microsoft Teams

1. Crea un chat o conversación, videollamada o llamada de audio

Ya hemos visto anteriormente que al crear un canal podemos iniciar una conversación.

Además, en el menú Izquierdo la opción , o el icono en la barra superior permite iniciar un

chat.Al hacer clic aparece la siguiente pantalla:

A la izquierda se pueden acceder a chats recientes y a nuestros contactos.

En la BARRA SUPERIOR se especifica Para: donde especificarías las personas con las que quieres
compartirel chat. Especificada al menos una persona o grupo se muestra la siguiente pantalla:

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2. ¿Que puedes hacer en un Chat?
En la barra superior podemos ver diversas pestañas para:

• Acceder a añadir archivos para compartir en este chat,

• Acceso a la actividad del chat
• Acceso a la organización.

En la parte derecha podemos ver 4 iconos que permiten:

Realizar una videollamada

Realizar una llamada de audio

Permite compartir mi pantalla con los demás miembros del chat

Puedo añadir a nuevas personas o grupos en cualquier momento.

En una conversación escrita, Teams me permite realizar una serie de acciones. Debajo de la caja
de textodonde escribimos el contenido del mensaje hay una serie de iconos donde destacamos:

Acceso a formato: Negritas, viñetas, hipervínculos…

Prioridad del mensaje: Estándar, importante o urgente que envía notificaciones cada 2 minutos.

Adjuntar archivos al chat

Añadir emojis o stickers

Enviar el mensaje. También se puede enviar con la tecla ENTER. Si se quiere hacer un salto de
página debe especificarse ↑ Mayúsculas y ENTER a la vez.

TRUCO: Para que alguien sepa que le he mandado un mensaje: En la caja de texto escribo @y
luego elnombre de alguien del equipo, se le notifica a esa persona el mensaje.

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3. Cómo Compartir tu pantalla
Esta opción es especialmente potente y muy útil. Puedo mostrar a los miembros del chat una
ventana demi equipo o incluso cederles el control de esta. Puedo compartir la pantalla dentro de
una videollamada o sin necesidad de tener que hacer una llamada.

Al hacer clic en , tanto desde el chat (sin llamada) o ese mismo icono si estoy dentro de una
videollamada, Teams me muestra las ventanas abiertas en mi equipo. Debo elegir la que quiero
compartir:

Elijo una de las ventanas. Las demás personas que estén dentro del chat recibirán una
notificación puesdeben aceptar para acceder a tu pantalla.

Cuando estoy dentro de una llamada y a la vez que comparto pantalla. En esta situación Teams
permiteque todos puedan hablar y discutir sobre la pantalla compartida a la vez que se interactúa
sobre ella.

Además, en la parte superior de la pantalla nos aparecerá la opción de “Ceder el Control” para que
otra persona pueda realizar acciones sobre tu pantalla compartida. En cualquier momento el
propietario de laventana compartida puede revocar el permiso haciendo clic en Detener la
Presentación.

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4. Como hacer una Videollamada
Desde múltiples lugares en Teams tengo opción de iniciar una videollamada. EL icono que me

permite hacerlo es . Al hacer clic me muestra una pantalla donde se ve mi imagen, si

dispongo de cámara enel dispositivo.

• ANTES DE UNIRME A LA CONVERSACIÓN:

En la parte inferior donde se muestra mi imagen puedo realizar las siguientes opciones:

• Activar /desactivar la imagen. En un momento dado puede interesarme que no se vea mi

imagen.En ese caso, como muestra la figura, los demás miembros de la videollamada
verían la foto que tengo asociada a mi cuenta
• Activar/desactivar fondo: SI no quiero que se muestre lo que hay detrás mío durante la
grabacióndesactivo esa opción. Teams me da a elegir entre poner una imagen de fondo o
difuminar la imagen.
• Activar/desactivar sonido: Igualmente a la imagen, en un momento dado puede
interesarme queno se transmita mi audio.

Cuando esté preparado, pulse el botón “Unirse ahora” y entre en la videollamada.

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• DESPUÉS DE UNIRSE A LA CONVERSACIÓN:

La pantalla mostrará todas las imágenes en vivo con las personas que intervienen en la videollamada
(salvoaquellas que han seleccionado no mostrar imagen).

Además de las opciones especificadas antes de unirse como activar/desactivar video o

activar/desactivarsonido puedo:

Compartir pantalla

Se abre un menú con múltiples acciones donde destacamos la posibilidad de grabar la

videollamada.
Ocultar/mostrar chat: Como se puede ver en la Figura, a la derecha de la pantalla se puede
iniciar, durante la videollamada, un chat conversacional en paralelo con los demás miembros
de la videollamada.
Ocultar/mostrar contactos: En el mismo espacio a la derecha de la pantalla se pueden mostrar
los contactos que están en la video llamada.
Colgar la llamada

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5. Montar una reunión
Una funcionalidad muy potente de Teams es la posibilidad de programar reuniones que podrán ser
videollamadas o llamadas con múltiples usuarios. También permite especificar la ubicación si es
presencial.

Para crear una reunión, en el panel izquierdo, vamos a la opción :

Accedemos a la agenda de reuniones que tengamos programada en Teams:

Para programar una reunión: Se abrirá la siguiente ventana:

• Título: La hemos llamado Seguimiento Procedimiento Teletrabajo

• Invitar a personas: Hemos añadido los asistentes. Simplemente escribiendo su nombre en
la cajade texto, el sistema nos sugiere las personas que concuerdan con lo escrito.
• Horario: Indicamos día y hora de inicio y final de reunión.
• Periodicidad: Especificamos si la reunión es periódica o puntual.
• Canal: Opcionalmente podemos agregar un canal de nuestro equipo donde queremos que
se llevea cabo la reunión. En el ejemplo hemos añadido el canal Procedimiento Teletrabajo.
• Detalles: añadimos los comentarios que estimemos oportunos para conocimiento de los
asistentes.
Haciendo clic en botón Enviar se manda a los invitados la convocatoria
A las personas que invitemos les llegara una notificación con:
• Nueva reunión: nombre de la reunión

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• Podemos contestar a la invitación de la reunión con las opciones: aceptar, provisional o
rechazar.
• Haciendo clic en Unirse a Reunión accedemos a la reunión.

Información de Microsoft sobre el producto

https://education.microsoft.com/es-es/resource/5f37a975

Cursos gratuitos de Microsoft:

https://education.microsoft.com/es-es/course/dfbc7cc1/overview

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