Creacion de Viajes

A.
SOLICITUD DE VIAJE
1. En el menú principal del sistema seleccione la ruta: Finanzas > Gestión

Financiera > Gestión de viajes> Liquidación de gastos de desplazamiento >
Gestor Gastos desplazamiento (Transacción PR05)
2. Una vez indicada la ruta aparecerá la pantalla “Gestor gastos desplazamiento”
3. En la pantalla Gestor gastos desplazamientos efectú e las entradas siguientes:
Nombre del Descripción Acciones y Comentarios

Campo Valores de
Usuario
N° Personal Clave numérica Cualquier Ejemplo: 117005
que identifica un escenario 999xxx
registro personal Numero Personal
4. Seleccione Continuar (Intro) y aparecerá la siguiente pantalla:
5. Seleccione el botó n Crear (F6).

6. En la pantalla siguiente en que se muestran los Esquemas de Viaje, efectú e la
siguiente entrada:
Nombre del Descripción Acciones y Valores Comentarios

Campo de Usuario
Seleccione El esquema de  Viaje Nacional Los esquemas de
Esquema de Viaje viaje asegura que S/Rendició n viaje tienen
las mascaras de las  Viaje Nacional diferentes tarifas,
transacciones de C/Rendició n ver cuadros de
entrada se clases de gastos de
correspondan con viaje
el respectivo tipo
de viaje
7. Presione el botó n tomar

8. En la pantalla que aparece a continuació n complete los siguientes datos:
Nombre del Descripción Acciones y Valores Comentarios

Campo de Usuario
Inicio Fecha y Hora de Cualquier fecha y Cualquier Fecha
inicio del Viaje hora del escenario
Final Fecha y Hora de Fin Cualquier fecha y Cualquier Fecha
del Viaje hora del escenario
Motivo Motivo del Viaje Cualquier motivo del Cualquier Motivo
escenario
Lugar Destino del Viaje Itinerario del Viaje Destino del Viaje
País País del Viaje VE: Venezuela ya es Por Defecto
un viaje nacional
Regió n (Aplica Regiones del País Regiones del Viaje Distrito Capital
solo para el de Viaje.
esquema de viaje
nacional con
rendición)
Fecha Contable Fecha de Cualquier fecha y Por Defecto
Contabilizació n hora del escenario
para control
presupuestario
9. Para la distribució n de los costos seleccione el icono Asign. Costes y complete
los siguientes datos:

Campo valores de
usuario
% Distrib. Los costes se Porcentaje de Ejemplo : 100
distribuyen de distribució n de
acuerdo a la costos
entrada realizada
Sociedad Clave que 1000 Por Defecto
identifica
unívocamente la
sociedad
Divisió n Clave que Divisió n a la cual Por Defecto
identifica la está asignado el
divisió n de forma trabajador.
univoca
Centro Coste Clave que Centro de Coste a Por Defecto
identifica un la cual está
centro de coste de asignado el
forma univoca trabajador.
Orden Clave que Numero de orden S i tiene n° orden
identifica una al cual está sino se deja en
orden asociado el viaje. blanco
unívocamente
dentro del
mandante
Elemento PEP Elemento del plan Elementó PEP que Si pertenece a un
de estructura de está asociado el proyecto sino se
proyecto viaje. deja en blanco
Fondo Clave que Fondo al cual está Por Defecto
identifica asociado el viaje
unívocamente el
fondo
presupuestario
Area Funcional Clave que Area Funcional a Por Defecto
identifica la cual está
unívocamente a un asociado el viaje.
proyecto o acció n
presupuestaria.
10. Seleccione Continuar (Intro).

11. En la siguiente pantalla complete los siguientes datos:

Campo valores de
usuario
ClGaV La clase de gasto s Cualquier clase de La Clase de Gasto
de viaje, describe gastos del que se van a tomar
el tipo de gasto escenario son los siguientes:
DB21= Desayuno
DB22= Almuerzo
DB23= Cena
DB24=Alojamiento
Importe Importe de la clase Cualquier importe Montos asignados a
de gasto del escenario, la clase de gasto:
estos importes DB21= 0,09
tienen topes segú n DB22= 0,18
tablas de clases de DB23= 0,18
gastos de viaje DB24= 0,54
Moneda Clave de la Para los viajes Montos en Petro.
moneda en la que gestionar los
se gestionan los montos en
importes en el PETRO.
sistema
Fecha Fecha del Fecha en la cual Ejemplo: Fecha
comprobante de incurre la clase de relacionada con el
viaje gasto de viaje viaje.
12. Cada vez que se complete cada campo, presione Enter para que los datos sean
tomados.
13. Seleccione el botó n
14. Una vez verificado el comprobante de gastos de viaje, seleccione el botó n
Regresar (F3) si desea hacer algú n cambio.

15. Seleccione Grabar
17. El sistema visualiza el mensaje “Viaje xxxxxxxxxx grabado”.
18. El status de su viaje es: Autorizació n: Solicitud Registrada; Liquidació n: a

liquida
B. Contabilizació n del Viaje (Cuentas por Pagar)
En la Transacció n ZPRFI (Creació n de una ejecució n de Contabilizació n);
Se deben llenar los campos indicando Area Nomina #, # de Personal, # de Viajes y ejecutar F8
Se desplega una pantalla de ejecucion donde se muestra la contabilizacion, la misma debe
indicar el circulo en verde
De lo contrario verificar los pasos realizados en la autorizacion del viatico.
En la Transacció n PRRW (Gestió n de ejecuciones de contabilizació n);
1.- Seleccionar el registro en blanco, luego le doy contabilizar F8

2.- Aparece todo en verde
3.- Regreso a la PRRW se seleciona el registro y se puede vizualizar el número de documento

Sap
4.- Se visualiza el viaje por la transacción PR05, el estatus debe quedar “Viaje autorizado
transferido a FI”
En la Transacció n ZAVK (Reporte de Partidas Abiertas a la Fecha);
Se visualizan los reportes de viaje disponibles para ser descargados para ser
enviados a Tesorería para su respectivo pago del viaje.
Para la realizació n de la Rendició n del Gasto del Viaje se debe entrar nuevamente
en la Transaccion PR05 se debe colocar el numero personal del trabajador que se
vaya a tratar y seleccionar el viaje en cuestió n como se ve en el ejemplo:
PR05
Se coloca el Numero del personal como en el Ejemplo:
Se selecciona el viaje para ser tratado como en el ejemplo que aparece la lista de
los viajes realizado por el trabajador:
Al darle doble click al viaje va aparecer la siguiente pantalla:
Se debe colocar que sí y lo lleva a la siguiente pantalla:

Como la realizació n de la clase de gasto del viaje se realizo manual los montos que
se deben colocar también se van a realizar manuales siempre respetando la clase
de gasto del viaje al ser tratado si es desayuno DB21; Almuerzo DB22; Cena DB23
y Alojamiento DB24; los valores se deben colocar en PETRO y en Negativo para
que vaya tomando el valor que se va a rendir y se va a utilizar para la conversió n
de las facturas que vengan en BOLIVAR SOBERANO la plantilla de Tipo de Cambio
siguiente:
C. Realización del Pago (Tesorería)

En la Transacció n F-53 (Contabilizar salida pagos: Datos cabecera)
Se realiza la compensació n y la realizació n del pago del viaje correspondiente al
trabajador que se esté tratando.

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17. El sistema visualiza el mensaje “Viaje xxxxxxxxxx grabado”.

18. El status de su viaje es: Autorizació n: Solicitud Registrada; Liquidació n: a

De lo contrario verificar los pasos realizados en la autorizacion del viatico.

En la Transacció n PRRW (Gestió n de ejecuciones de contabilizació n);

1.- Seleccionar el registro en blanco, luego le doy contabilizar F8

3.- Regreso a la PRRW se seleciona el registro y se puede vizualizar el número de documento

En la Transacció n ZAVK (Reporte de Partidas Abiertas a la Fecha);

Al darle doble click al viaje va aparecer la siguiente pantalla:

Se debe colocar que sí y lo lleva a la siguiente pantalla:

C. Realización del Pago (Tesorería)

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