Introducion

Al inicial este trabajo, vamos a tartar un tema de mucha importacia para la

auditoria, como es los instrumentos, técnicas, y metodologías para la
recolección de información en una auditoria ya han sido probados de manera
eficiente y eficaz en su aplicación y es por eso que el auditor debe
aprovecharlas con el propósito de que las diseñe y las utilice en dicho proceso.

Los instrumentos, técnicas, y metodologías para la recolección de información

en una auditoria ya han sido probados de manera eficiente y eficaz en su
aplicación y es por eso que el auditor debe aprovecharlas con el propósito de
que las diseñe  y las utilice en dicho proceso.

La recolección de la información debe hacerse por los medios adecuados, de

manera que el Auditor obtenga datos claros, completos y suficientemente
detallados para integrar la red de información en que habrá de fundamentar su
estudio.

Los principales medios de que puede valerse son los siguientes:

 Entrevistas
 Cuestionarios
 Encuestas
 Observación
 Tipos de cédulas de auditoria
 Archivo Corriente  y Archivo Permanente.
Instrumentos de Recopilación de Datos

Se pueden definir como el medio a través del cual el auditor se relaciona con
los participantes para obtener la información necesaria que le permita lograr
los objetivos de la auditoría, de modo que para recolectar la información hay
que tener presente:

1. Seleccionar los instrumentos de medición el cual debe ser válido y

confiable para poder aceptar los resultados.
2. Aplicar dicho instrumento de medición
3. Organizar las mediciones obtenidas para poder analizarlas

En auditoria para obtener informacion existen diferentes mecanismos como:

 Entrevistas
 Cuestionarios
 Encuestas
 Observación

Entrevistas

La entrevista, junto con la encuesta, es otra de las técnicas utilizadas en las

auditorías en comunicaciones. La entrevista no sólo sirve como complemento
de la encuesta, correctamente utilizada posibilita un entendimiento profundo
de las fortalezas y debilidades comunicativas de las organizaciones, al permitir
que el auditor profundice en los temas que considere relevantes para su
investigación.

Las entrevistas y los cuestionarios son las principales técnicas de la auditoría y

pueden ser combinadas en la misma auditoría. Para muchos auditores, la
entrevista juega un rol complementario.

Sin embargo, correctamente utilizada es invalorable para el proceso;

proporciona información de alta calidad que puede ser probada al detalle con
la persona que es entrevistada. Esta unidad dará a los participantes la
información necesaria a fin de obtener el máximo provecho de la técnica de la
entrevista.
VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LA ENTREVISTA

Ventajas

FAMILIARIDAD

En la conducción de las entrevistas, el auditor desarrolla un acercamiento

importante con la gente así como con su proceso de trabajo. La entrevista
permite recabar observaciones sobre la organización mucho más profundas
que cualquier medio escrito.

DISCUSIÓN

La entrevista cara a cara permite, además, una discusión más detallada de las
áreas temáticas. La gente habla mucho más de lo que escribe. La pericia de un
buen entrevistador consiste en la habilidad para investigar hasta obtener una
descripción completa llegando a entender el pensamiento del entrevistado.

FLEXIBILIDAD TEMÁTICA

Todo auditor debe seguir una guía básica para conducir la entrevista. No
obstante, muchas preguntas abiertas aseguran repuestas sobre áreas que
nunca se esperarían al diseñar un cuestionario. Es recomendable terminar una
entrevista con la pregunta: “¿hay algo de lo que deberíamos conversar y que no
se ha hablado en esta entrevista?” La mayor ventaja de la entrevista frente a
los formatos escritos es que ésta puede crecer, refinarse y cambiar a la luz de
la información nueva que se obtiene.

GRATIFICACIONES DE LA ENTREVISTA

Las interacciones cara a cara están caracterizadas por ser más agradables que
los cuestionarios escritos. La entrevista contiene un motivador intrínseco, a la
gente le gusta hablar de las cosas que son importantes para ellos y
frecuentemente la organización no les da la oportunidad de hacerlo.

Limitaciones Ningún instrumento de recolección de datos es perfecto y, por lo

tanto, las entrevistas serán buenas dependiendo de cómo el entrevistador las
implemente.
Las entrevistas tienen tres desventajas:

TIEMPO

Las entrevistas toman mucho tiempo y las tornan costosas, no sólo por el
tiempo de los entrevistadores, sino también porque aleja a los empleados de
sus trabajos para asistir a la entrevista.

ANÁLISIS

La información obtenida a través de una entrevista es más difícil de codificar,

analizar e interpretar. Nuestra sociedad está tan acostumbrada a las
clasificaciones numéricas que a veces dudamos de la validez de las cosas que
no podemos colocar en una escala de este tipo.

¿Cuánta gente tiene que mencionar un problema para que éste sea
considerado significativo? Las habilidades interpretativas del auditor se verán
puestas a prueba en una situación como ésta.

Algunas veces una persona que ocupa un alto cargo en la organización

menciona un problema que nunca nadie ha mencionado antes.

Sería arriesgado y hasta tonto dejar de lado esta apreciación, sólo por basarse
en referentes numéricos.

LIMITADAS A LAS PERCEPCIONES

La entrevista comprende, básicamente, reportes de percepciones acerca de

cómo el entrevistado ve la organización. Estas apreciaciones necesitan ser
verificadas.

PROGRAMAR DOS RONDAS DE ENTREVISTAS

Siendo una de las ventajas de la entrevista la flexibilidad, los auditores pueden

maximizar esta característica programando dos rondas diferentes de
entrevistas.

Estas rondas son diferentes, en tanto se realizan con días o incluso semanas
de separación.

Como los cambios durante la auditoría se dan rápidamente, es recomendable

evitar hacer una sola y rápida mirada basada en un grupo de entrevistas o
cuestionarios.
Además, tener dos rondas de entrevistas es particularmente recomendable si
se están usando múltiples técnicas de recolección de información. La
información proporcionada por otras técnicas puede ser verificada en la
segunda ronda de entrevistas.

Cada ronda de entrevistas culmina con la preparación de una guía de

entrevistas, es decir, una lista de preguntas.

El propósito de la guía es lograr la mayor consistencia a través de las

entrevistas.

Propósito

La primera ronda de entrevista familiariza al auditor con la organización, su

gente, y la comunicación como un proceso.

Provee de una orientación general que servirá como fundamento para todo lo
que se lleve a cabo a continuación en la auditoría.

Identifica áreas que necesitan ser evaluadas con mayor detenimiento, a través
de una encuesta o en una segunda ronda de entrevistas.

En otras palabras, los resultados de la primera ronda estimulan el deseo de

mayor información.

La segunda ronda puede tener una mayor orientación temática. Por esta razón,
deben pasar algunas semanas antes de programar la segunda ronda. De
hecho, el potencial explicatorio de la segunda ronda de entrevistas es tan
grande que se recomienda esperar hasta que toda la información recogida de
las encuestas y otras técnicas haya sido procesada.

AGENDA

Las diferencias de propósito entre las dos rondas de entrevistas, se reflejan en

algunas diferencias en la agenda. Las preguntas dependerán de los objetivos de
la auditoría o de los puntos no cubiertos.

En la primera ronda, concéntrese en la información más útil para una

orientación general.

En la segunda ronda, focalice áreas específicas que llenarán los huecos a fin de
entender la organización.

Desarrollar una guía de entrevistas no es difícil, pero sí muy importante.

Tres puntos adicionales deberán ser considerados al usar la guía de entrevista.

Primero, las preguntas deberán ser bien pensadas, de modo tal que de todas
las preguntas posibles sean las que nos darán la clase de información que se
necesita.

Segundo, la guía es la forma de darle consistencia a las entrevistas. En cada

ronda de entrevistas, se les formulará a los entrevistados las mismas
preguntas básicas.

Tercero, tomando en cuenta que las entrevistas en una auditoría se convierten

en conversaciones, el orden de las preguntas no resulta importante. Es
importante, sin embargo, que se hagan todas las preguntas.

 
Que tipos de preguntas realizar:

Que tipo de preguntas no realizar:

 
Tipos de entervistas:

 Entrevistas Libre: con cierta dirección pero que da libertad al

entrevistado de expresarse.
 Entrevistas Dirigida: con guion y que no le da libertad al entrevistado de
salirse de lo que se requiere que cuente o aporte.
 Entrevistas Exploración: general, libre, donde se tiene las primeras
aproximaciones a la tematica.
 Entrevistas Comprobación: confrontar evaluaciones, verificar si las cosas
se dan como corresponden.
 Entrevistas Información: comentar observaciones y resultados al
auditado, y este corrobora dando informacion.
 Entrevistas Informales: de pasillo o en lugares coloquiales.

Comentario

Esta técnica es la más utilizada por lo auditores ya que a través de esta se

obtiene información sobre lo que esta auditando, además de tips que
permitirán conocer más sobre los puntos a evaluar o analizar.

La entrevista en general es un medio directo para la recolección de información

para la captura de los datos informados por medio de grabadoras digitales o
cualquier otro medio. En la entrevista, el auditor interroga, investiga y
conforma directamente sobre los aspectos que se está auditando.

En su aplicación se utiliza una guía general de la entrevista, que contiene una

serie de preguntas sobre los temas que se quiere tocar, y que a medida que
avanza pueden irse adaptando para profundizar y preguntar sobre el tema.

 
Cuestionarios

Son preguntas impresas en formatos o fichas en que el auditado responde de

acuerdo a su criterio, de esta manera el auditor obtiene información que
posteriormente puede clasificar e interpretar por medio de la tabulación y
análisis, para evaluar lo que se está auditando y emitir una opción sobre el
aspecto evaluado.

Dentro de los cuestionarios hay preguntas de tipos:

 Abiertas

ejemplos:

 Describa por favor las instalaciones de la unidad orgánica de

sistemas
 ¿Como son las relaciones de sistemas con las demás dependencias
de la empresa?
 Explique brevemente como es el procedimiento de copias de
respaldo
 ¿Como se asignan las responsabilidades en la unidad de sistemas?

 cerradas
 Dicotómicas (Si, No)
 Tricotómicas (Si, No, NS)
 Opción múltiple
 Opción de rangos
 Gradación de linkert (Como considera ud…….: Confiable, Poco
confiable, etc.)
 Testigo (Dos preguntas con redacción distinta en diferentes puntos
para determinar la veracidad de la información)
 Matriz

Comentario

Se utiliza en el desarrollo de una investigación en el campo donde se desea

verificar o comprobar evidencias. Atraves de esta se la recopilan los datos
mediante preguntas impresas en la que el encuestado responde mediante su
criterio. Que luego el auditor convierte en información valiosa para realizar su
trabajo.
Encuesta

Recopilacion de datos concretos sobre un tema especifico, mediante el uso de

cuestionarios o entrevistas.

Una encuesta es un estudio observacional en el cual el investigador no

modifica el entorno ni controla el proceso que está en observación (como sí lo
hace en un experimento).

Los datos se obtienen a partir de realizar un conjunto de preguntas

normalizadas dirigidas a una muestra representativa o al conjunto total de la
población estadística en estudio, formada a menudo por personas, empresas o
entes institucionales, con el fin de conocer estados de opinión, características o
hechos específicos.

El investigador debe seleccionar las preguntas más convenientes, de acuerdo

con la naturaleza de la investigación.

 Las encuestas son de tipos:

 Escritas
 Verbales
 Mixtas

Comentario

Las encuestas son utilizadas frecuentemente para recolectar información sobre

aspectos como el servicio, el comportamiento y utilidad del equipo, la actuación
del personal y los usuarios, entre otros juicios de la función informática.

No existen reglas para el uso de las encuestas, solo los que regulan los
aspectos técnicos y estadísticos tales como la elección del universo y la
muestra, que se contemplan dentro de la aplicación de métodos probabilísticos
y estadísticos para hacer la mejor elección de las muestras y recolección de
opiniones.

 
Observación
LA OBSERVACION EN LA AUDITORIA

La observación se puede definir como una acción de analizar, examinar o

estudiar algo, es decir, que para aplicar este concepto a una empresa
podríamos aplicar estas acciones en las diferentes áreas con el fin de percibir
los aspectos relacionados con el desarrollo de actividades con el fin de evaluar
el cumplimiento de operaciones del sistema.

La observación se puede hacer con diferentes técnicas o métodos los

cuales son:

OBSERVACIÓN DIRECTA:

En esta técnica el observador entra en contacto directo con el proyecto a

observar de dos maneras; en la primera permanece aislado observando los
hechos y en la segunda participa en el proyecto observado; este tipo de
observación es aplicada en cualquier auditoria.

OBSERVACIÓN INDIRECTA: 

En este método el observador no entra en contacto directo con el aspecto

observado sino que lo examina por referencias o comparaciones, en este caso el
auditor observa las consecuencias del fenómeno contemplado; este tipo de
observación es muy utilizado en auditoria de sistemas para evaluar su
comportamiento.

OBSERVACIÓN OCULTA: 

Es cuando el observador permanece oculto para analizar el fenómeno auditado

sin que los involucrados noten su presencia con el fin de estudiar el
comportamiento las características y el ambiente natural del fenómeno
observado sin que este sufra ninguna alteración ni influencia exterior. Este
técnica es muy útil ya que se puede observar con absoluta libertad el
comportamiento del fenómeno auditado logrando identificar el verdadero
comportamiento del sistema.

OBSERVACIÓN NO PARTICIPATIVA: 
En esta técnica el auditor evita participar en el fenómeno estudiado con el fin
de no impactar con su presencia el comportamiento o desenvolvimiento normal
del fenómeno observado.

INTROSEPCCIÓN: 

Se entiende como la investigación interna del fenómeno. Su propósito es

entender mejor el comportamiento y las características del mismo

EXTROSPECCIÓN: 

El auditor realiza la inspección desde el punto totalmente externo, es decir que

hace la observación sin entrar en contacto con el interior del hecho observado

OBSERVACIÓN HISTÓRICA: 

Este tipo de observación se basa en hechos pasados con el fin de analizarlos y

proyectar hacia el futuro los resultados obtenidos.

OBSERVACIÓN CONTROLADA: 

Con este método el auditor tiene acceso para manipular de manera controlada
todos los aspectos del fenómeno mencionado con el fin

de analizar los cambios, los resultados y las características que se presenten al

variar las condiciones.

OBSERVACIÓN NATURAL: 

A diferencia del método anterior solo propone variaciones mas no se manipulan

ya que solo busca observar la conducta, los resultados y las características del
fenómeno estudiado pero en un ambiente natural con sus propias variaciones.
Con esta técnica el auditor de sistemas recolecta información valiosa que le
ayuda a emitir un juicio sobre el funcionamiento de cada uno de los aspectos a
estudiar.

Comentario

En el caso específico de la auditoría se aplica para observar todo lo relacionado

con el área informática y los sistemas de una organización con el propósito de
percibir, examinar, o analizar los eventos que se presentan en el desarrollo de
las actividades del área o de un sistema que permita evaluar el cumplimiento
de las funciones, operaciones y procedimientos.
CÉDULAS DE AUDITORÍA

Las cédulas de auditoría son documentos en los que se describen los

procedimientos y técnicas utilizadas durante la ejecución de la auditoría, así
como los resultados y conclusiones en que sustenta la opinión del auditor.

Tipos de cédulas de auditoría

Por su contenido, las cédulas de auditoría se clasifican de la siguiente manera:

Cédulas sumarias o de resumen

En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones

del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción sujeto a examen; por
ejemplo, ingresos, deducciones o asignaciones presupuestarias.

Es conveniente que estas cédulas contengan los

principales indicadores contables o estadísticos de la operación, así como su
comparación con los estándares del período anterior, con el propósito de que se
detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran de
explicación, aclaración o ampliación de algún procedimiento de auditoría,
antes de concluir la revisión. 

Comentario.

Cedulas Sumarias: Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o

cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.

Cédula analítica

En las cédulas analíticas, además de incluirse la desagregación o análisis de

un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento del rubro (capítulo, concepto
o partida) o subfunción por revisar, mediante la aplicación de uno o varios
procedimientos de auditoría, se detallan la información con la que se contó, las
pruebas realizadas y las observaciones formuladas.

Es conveniente que la información y documentación recabada se clasifique de

tal forma que permitan detectar fácilmente desviaciones o aspectos
sobresalientes de las operaciones, y que en ellas se incluyan los 
comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretación.

Las pruebas que se consignen en las cédulas analíticas se refieren a

las investigaciones que se consideren necesarias (sin perder de vista la
optimización del tiempo y el esfuerzo respecto de las cargas de trabajo y
demás obligaciones a cargo) para cumplir los objetivos establecidos en
los programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la
cédula sumaria.

En las cédulas analíticas se incluye, además, el razonamiento de cifras

específicas o la verificación de algún cálculo, que son útiles para reforzar el
resultado de las pruebas específicas de detalle o de análisis. Su aplicación
parte de razonamientos de tipo financiero o estadístico; algunas aplicaciones se
pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad, producción per cápita,
determinación del costo-beneficio o variaciones entre el gasto ejercido y
el presupuesto autorizado, conciliaciones, etc. Asimismo, en las cédulas se
incluyen las observaciones o irregularidades.

Comentario.

Cedulas Analíticas: En ellas se coloca el detalle de los conceptos que

conforman una cédula sumaria.
Las cédulas analíticas se harán una por cada tipo de clientela, señalando en
ellas como está conformado el saldo de cada grupo.

Cédulas subanalíticas

Por medio de las cédulas subanalíticas, se efectúa la desagregación, detalle o

análisis a profundidad de los datos contenidos en una cédula analítica,
mediante la aplicación de los mismos procedimientos utilizados o de otros
complementarios.

Un ejemplo del uso de estas cédulas, consiste en el examen específico de la

cuenta de inversiones en valores, en el cual la cédula subanalítica sería aquella
en que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversión de dicha
cuenta.

Comentario

Por medio de esta, se desagregan o analizan con detalle los datos contenidos en
una cédula analítica. Si se examina, la cuenta de inversiones en valores, la
cédula subanalítica sería aquella en que se mostraran los saldos mensuales de
las cuentas de inversión.

Cédulas maestras

Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas

en que se presenten las conclusiones, se deberá integrar al inicio del legajo de
los papeles de trabajo, un informe por resultado, en el que se expongan
brevemente los antecedentes de éste y se resuman los procedimientos de
auditoría aplicados y sus resultados, de tal manera que su
simple lectura ofrezca un panorama completo del trabajo realizado y de las
posibles acciones por emprender.

Comentario

Es la cédula por medio de la cual el auditor da a conocer en forma general el

objetivo, alcance, plan de trabajo, estrategia y cualquier otro recurso del cual
se valdrá para lograr el objetivo deseado, adicionalmente, deberá prepararse al
inicio de la auditoría por cada uno de los auditores que integran el grupo de
trabajo de la revisión.

Es importante señalar que cualquier modificación significativa en la revisión

realizada deberá ser considerada en esta cédula, por lo que debe estar
actualizada conforme a la revisión que se llevó a cabo.

Ejemplo de las Diferentes Cedulas:

Revision de Archivo Permanente y Corriente

Objetivo General

ARCHIVO PERMANENTE: 

Facilitar la preparación de papeles de trabajo, especialmente para aquellas

áreas que requieren la referencia de documentos tales como contratos,
dictámenes etc. que regulan operaciones que se extienden a varios períodos.

ARCHIVO CORRIENTE: 

Facilitar la administración de todos los documentos que sirvieron de evidencia,

comunicación e información durante la ejecución de la auditoría.

ESPECIFICOS

ARCHIVO PERMANENTE

Facilitar el proceso de familiarización, a través de un conocimiento general de

la entidad.

Documentar los hallazgos detectados con los criterios técnicos, legales o

contables que debieron observarse.

Servir de fuente de consulta para la planificación de las auditorías.

ARCHIVO CORRIENTE

Servir de apoyo para la planificación de auditorías subsecuentes.

CREACION Y ACTUALIZACION DEL ARCHIVO PERMANENTE

DEFINICIÓN

Es la recopilación y organización de documentos que contiene copias y

extractos de información de utilización continua o necesaria para futuras
auditorías.

Estos documentos, contienen información legal, reglamentaria, organizativa,

metodológica, contractual y otras, debidamente clasificada y archivada, relativa
a la entidad y sus operaciones, con vigencia de un año o más, la cual es de
interés y utilización continua para la planificación y ejecución de las
auditorías.

Esta información debe recopilarse al iniciarse una primera auditoría y

actualizarse en las auditorias subsecuentes.

El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de

tener disponible la información que se necesita en forma continua sin tener
que reproducir esta información cada año. El archivo permanente debe
contener toda aquella información que es válida en el tiempo y no se refiere
exclusivamente a un solo período.

Este archivo debe suministrar al equipo de auditoría la mayor parte de la

información sobre la entidad para llevar a cabo una auditoría eficaz y objetiva.
Contiene información que servirá para auditorias posteriores.

Ventajas del Archivo Permanente: 

Hace posible que el análisis y revisión de las cuentas del período sea más
riguroso, ya que existe información comparativa con años anteriores. Un más
rápido y mejor entendimiento por el auditor de las características principales
de la entidad. Reduce el tiempo de ejecución y revisión de la auditoria. Evita
muchos problemas en el caso de que sea necesario cambiar el equipo de
auditoria.

RESPONSABLES

El proceso de creación y actualización es responsabilidad de:

Director de Auditoría Interna

Debe velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y el apoyo
necesario para obtener la información que permita mantener actualizado el
archivo permanente.

Además debe velar porque la creación y actualización del archivo permanente

se efectúe técnicamente, para apoyar el mantenimiento de la base de datos
documental de la Contraloría General de Cuentas.

Supervisor

Debe velar porque el archivo permanente se cree oportunamente cuando es

una primera auditoría, y que se actualice en las auditorías recurrentes, en el
proceso de familiarización, planificación y ejecución del trabajo de auditoría.

Auditores

Deben apoyar al supervisor en la planificación de las auditorías y en la

ejecución del trabajo, y velarán porque el archivo permanente se organice y
actualice de acuerdo a la metodología implementada.

Asimismo, son responsables de obtener toda la información y documentación

necesaria durante la ejecución del trabajo, para la actualización del archivo
permanente.

Funcionarios y empleados de la entidad

Deben proporcionar toda la documentación e información en los plazos y forma

solicitados por el equipo de auditoría.

PROCEDIMIENTO

De acuerdo a las Normas de Auditoría Interna Gubernamental, durante el

proceso de las auditorías los auditores están obligados a crear o actualizar el
archivo permanente, para lo cual se debe utilizar el siguiente procedimiento:

Estructura

Para la creación del archivo permanente, se debe tomar como referencia la

siguiente estructura básica, la cual no es limitativa, sino por el contrario, es
indicativa, por lo tanto, el contenido final de cada archivo dependerá entre
otros aspectos, de la naturaleza de la entidad, sus operaciones y las
necesidades de información de la Unidad de Auditoría Interna.

Caratula

Elaboración del índice

La elaboración del índice debe hacerse con base a la estructura y al análisis y

clasificación de la información recopilada, cada sección del archivo permanente
debe identificar los documentos que contiene, con base en el número
correlativo asignado, con el fin de asegurar su fácil localización y control.

Información general

Identificación de la dependencia (programa, proyecto, dirección etc.) -

Dirección, teléfono, fax, E mail, etc. - Autoridades superiores y sus generales -
Misión y visión institucional.

Estructura organizacional

- Manuales de Organización

- Manuales de Funciones

- Manuales de Normas y Procedimientos (operativos técnicos, recursos

humanos, informática etc.)

  Organigramas

- Ubicación geográfica de programas y proyectos

- Integración de unidades ejecutoras por programa

Leyes y Regulaciones

- Ley Orgánica

- Reglamento Orgánico y reglamentos internos

- Decretos, acuerdos gubernativos que regulen la entidad

Planificación de Operaciones

- Plan Operativo Anual

- Planes de trabajo

- Cronogramas de actividades

Información Administrativa

- Extractos de Contratos administrativos (prestamos, donaciones,

- fideicomisos, asistencia técnica construcción, arrendamientos, personal etc.)

- Extractos de actas de Junta Directiva, de Juntas de Licitación etc )

- Principales políticas institucionales (compras, personal etc.)

- Flujogramas de los procesos más importantes (compras, nóminas)

Información Presupuestaria, Contable y Financiera

- Políticas, contables y presupuestarias

- Normas presupuestarias

- Manuales contables

- Manuales de presupuesto

- Estados financieros

- Estados de ejecución y liquidación del presupuesto

- Informes de auditoría

- Integraciones de las principales cuentas de activos y pasivos

Actualización

La actualización del archivo permanente es indispensable para que los

auditores se apoyen eficientemente en el proceso de la auditoría. El archivo
será de utilidad en la medida que la información que contiene, esté
debidamente clasificada y actualizada.
La clasificación y actualización de la información del archivo permanente es 
una actividad que debe estar inmersa en el proceso de toda auditoría. La
consulta de la información, permitirá al auditor evaluar la utilidad de la misma
para decidir si se desecha, o si por el contrario, debe seguir

Figurando.

Acceso y utilización

El archivo permanente, es una de las principales fuentes de evidencia, de

consulta constante por parte de los auditores, por lo tanto su acceso o
utilización debe estar normado por la Unidad de Auditoría Interna.

Identificación de la información, análisis, clasificación, y archivo

Este proceso deberá delegarse a una persona de la Unidad de Auditoría

Interna, quien realizará sus actividades conforme a los procedimientos que
establezca el Jefe de la misma.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CORRIENTE

DEFINICIÓN

Es un legajo que se organizará con los papeles de trabajo elaborados y

obtenidos en la última auditoría practicada, que tienen vigencia de un año, y
que sirvieron de evidencia en la comunicación de información durante el
proceso de ejecución del trabajo y como soporte del informe final de la
auditoría.

Asimismo, estos documentos sirven para una adecuada administración de la

ejecución de la auditoría, y cuando procede, para el trámite de acciones legales
y administrativas.

El archivo corriente contiene toda la información recopilada durante el

desarrollo del trabajo de campo: las pruebas, análisis, gráficos, muestras
analizadas y los procedimientos utilizados, los cuales en su conjunto y
aplicándoles un sistema técnico de organización y referenciarían se constituyen
en la evidencia del examen de una unidad auditable
Su importancia radica en que dentro de este archivo se encuentra toda la
evidencia y la extensión de  los procedimientos de auditoria contenidos tanto
en las pruebas de cumplimiento como en las 

Pruebas sustantivas, algunos de los documentos incluidos dentro de este

archivo son:

o Cédulas sumarias

o Cédulas de detalle

o Cédulas analíticas

o Hojas de hallazgos

o Narrativas

o Cuestionarios de control interno 

o Programas de auditoria.  

RESPONSABLES

Director de Auditoría Interna

Debe velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y apoyo para
que organicen el archivo corriente oportuna y técnicamente, de acuerdo a la
metodología establecida en la presente guía.

Supervisor

Debe velar porque el archivo corriente se cree oportunamente, es decir, desde

el inicio de la auditoría, durante la ejecución del trabajo y hasta su
terminación, de acuerdo a la metodología implementada, ejecutando una labor
de seguimiento oportuno y permanente en todo el proceso de la auditoría.

Auditores

Son responsables de organizar toda la información y documentación que

comprenderá el archivo corriente en el proceso de la auditoría.
PROCEDIMIENTO

El archivo corriente se debe estructurar de la forma siguiente:

Estructura

La siguiente estructura básica, no es limitativa, sino por el contrario, es

indicativa, por lo tanto, el contenido final de cada archivo dependerá entre
otros aspectos, de las necesidades de información, comunicación, evidencia y
otros durante la ejecución de la auditoría.

La estructura básica del archivo corriente es la siguiente:

• Planificación

• Informe

• Acciones legales

• Administrativo

Carátula

Contenido (Índice)

1. Planificación

En esta área se deben archivar todos aquellos papeles, documentos y otros que
sirvieron de base para planificar la auditoría, que como mínimo debe incluir lo
siguiente:

- Papeles de Trabajo que sirvieron para la elaboración del memorando de

planificación.

- Familiarización

- Programa para realizar la visita preliminar

- Evaluación preliminar del control interno

- Evaluación aspectos legales, normativos y reglamentarios

- Memorando de Planificación Específica

- Programas de auditoría.

- Cuestionarios de control interno

Informe

En esta área se deben archivar todos los documentos relacionados con el

informe, de la siguiente manera:

• Resumen Gerencial

• Informe Final de la auditoría debidamente referenciado a papeles de trabajo.

• Borradores del Informe, con evidencia de revisión por el Supervisor, y

Director de Auditoría (tantas copias, como fueran necesarias de acuerdo al
proceso de revisión)

Acciones Legales

En esta área se deben archivar todos los documentos que originaron alguna
acción legal o administrativa derivada de la auditoría, siendo los siguientes:

• Actas suscritas

• Solicitudes de Sanciones

• Denuncias

• Otros

Administrativo

En esta área se debe archivar toda la documentación que sirvió para la

obtención de evidencias y comunicación entre el equipo de auditoría y la
entidad auditada, tales como: correspondencia interna y externa, confirmación
con terceros, etc., de la siguiente manera:
• Nombramientos del personal asignado a la auditoría

• Carta de Representación (salvaguarda)

• Hoja de pendientes

• Hojas de revisión de papeles de trabajo

• Estados financieros de la entidad

• Comentarios de la administración

• Correspondencia interna, por áreas o cuentas examinadas.

• Correspondencia externa, por áreas o cuentas examinadas.

• Copias de confirmaciones efectuadas en la auditoría, por áreas y cuentas

examinadas.

• Copias de reportes, integraciones, estados de cuenta bancarios, y otros

documentos que   sirvieron para la obtención de evidencias, selección de
muestras y para efectuar otras pruebas en la auditoría. (Por áreas y cuentas
examinadas)

• Otros

Acceso y utilización

El archivo corriente es una de las principales fuentes de evidencia y de

consulta constante por parte de los auditores, durante la ejecución de la
auditoría, por lo tanto, su acceso o utilización debe estar normado, por el
Director de Auditoría Interna.  

Identificación de la información, análisis, clasificación y archivo

Este proceso deberá delegarse a una persona de la Unidad de Auditoría

Interna, quien realizará sus actividades conforme a los procedimientos que
establezca el Jefe de la misma.
 Conclusion

Una vez que se ha formulado el programa de trabajo, ya se está en posibilidad

de iniciar la siguiente etapa, que es la de obtener información, recopilando el
mayor número de datos acerca del área objeto de la Auditoría Administrativa.

El auditor necesita hechos relevantes sobre los cuales fundamentar

conclusiones y recomendaciones, por lo cual tendrá que acudir a las múltiples
fuentes de información que se encuentran dentro de la empresa:

registros, manuales, métodos y procedimientos de operación, equipo,

utilización de personal, etc. Además, tendrá que obtener todos los detalles de
aquellas personas que conozcan mejor la situación en estudio.

En fin, la información es la materia prima de la Auditoría Administrativa, y de

su calidad dependerán los resultados que logre esta última.
La información debe referirse a todos los factores que afecten la función,
departamento, división o área examinada, como son: influencias externas,
económicas, legales, sociales, de trabajo, de estructura, acatamiento de las
políticas, exactitud y confiabilidad en los controles, procedimientos de
operación, medios de información, etc.

El Auditor debe obtener la información metódica y ordenadamente, buscando

siempre que sea digna de confianza y esté debidamente actualizada.

Las cédulas de auditoría son documentos en los que se describen los

procedimientos y técnicas utilizadas durante la ejecución de la auditoría, así
como los resultados y conclusiones en que sustenta la opinión del auditor
Los papeles de trabajo deben ser archivados de manera que permitan un
acceso fácil a la información contenida en los mismos.
Legajo de Auditoria.-Los papeles de trabajo que sustentan el resultado de la
auditoria.

Los archivos de los papeles de trabajo de una auditoria generalmente suelen

clasificarse en dos tipos: archivo permanente y archivo corriente.

Cuando alguno de estos archivos lleva más de una carpeta, debe establecerse
el control de la numeración de carpetas, numerando cada carpeta e indicando
el número total de carpetas.

Bibliografia

https://auditoriasistemas85951732.wordpress.com/2018/04/18/herramientas-de-recopilacion-de-
informacion-para-auditoria/#:~:text=Es%20la%20principal%20actividad%20de,el%20entrevistado
%20sobre%20los%20aspectos

http://ual.dyndns.org/biblioteca/Auditoria_Administrativa/Pdf/Unidad_11.pdf

http://chaudun20102906045.blogspot.com/2010/09/recopilacion-de-datos-de-auditoria.html

https://fferia.wordpress.com/herramientas-de-recopilacion/

https://sites.google.com/site/johananiveleservicio/archivo-corriente/programa-de-niveles-de-
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https://www.monografias.com/trabajos88/papeles-trabajo/papeles-trabajo.shtml#cdulasdeaa
http://herbermirandablog.blogspot.com/2015/11/revision-de-archivo-permanente-y.html