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    Formato Unico de Inventario Documental 2021

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    Alexander Montealegre
    Este documento presenta el formato único de inventario documental que debe ser diligenciado para los archivos de gestión de la entidad. Incluye instrucciones sobre cómo completar cada uno de los campos del formato, como la entidad remitente, serie documental, fechas extremas, unidad de conservación, y la información requerida sobre quien elabora, entrega y recibe el inventario. El propósito es controlar de manera permanente la documentación generada en cada oficina productora y facilitar su ubicación cuando se requiera para trámites administrativos.

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    Este documento presenta el formato único de inventario documental que debe ser diligenciado para los archivos de gestión de la entidad. Incluye instrucciones sobre cómo completar cada uno de los campos del formato, como la entidad remitente, serie documental, fechas extremas, unidad de conservación, y la información requerida sobre quien elabora, entrega y recibe el inventario. El propósito es controlar de manera permanente la documentación generada en cada oficina productora y facilitar su ubicación cuando se requiera para trámites administrativos.

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    Este documento presenta el formato único de inventario documental que debe ser diligenciado para los archivos de gestión de la entidad. Incluye instrucciones sobre cómo completar cada uno de los campos del formato, como la entidad remitente, serie documental, fechas extremas, unidad de conservación, y la información requerida sobre quien elabora, entrega y recibe el inventario. El propósito es controlar de manera permanente la documentación generada en cada oficina productora y facilitar su ubicación cuando se requiera para trámites administrativos.

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    MACRO PROCESO: APOYO

    PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS Y DE LA INFORMACIÓN


    SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL SECRETARÍA DE ASUNTOS
    ADMINISTRATIVOS
    FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL VERSIÓN: 04

    HOJA No. DE:


    UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
    CAJA No SALA BLOQUE BANDEJA ESTANTERÍA
    ENTIDAD REMITENTE: ALCALDIA DE DOSQUEBRADAS
    ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DE DOSQUEBRADAS
    UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA DE CULTURA RECREACION Y DEPORTE REGISTRO DE ENTRADA
    OFICINA PRODUCTORA: AREA CULTURA AÑO MES DÍA NT
    TRANSFERENCIA: PRIMARIA: X SEGUNDARIA: ENTREGA PUESTO:
    FECHAS EXTREMAS

    INICIAL FINAL UNIDAD DE CONSERVACIÓN


    N° DE NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O N° DE FRECUENCIA
    CÓDIGO SOPORTE NOTAS
    ORDEN ASUNTOS FOLIOS DE CONSULTA
    DÍA MES AÑO DÍA MES AÑO Caja Carpeta Tomo Otro

    PROGRAMAS CULTURALES / PROGRAMA


    1 321-29.35 DE MUSICA 2021 1 11 2021 1 1 DE 1 50 PAPEL ALTA VIGENTE

    10

    Elaborado Por: Entregado Por: Recibido Por:

    Cargo: Cargo: Cargo:


    Firma: Firma: Firma:
    Lugar: Lugar: Lugar:
    Fecha Fecha Fecha
    Fecha de vigencia: 30 de septiembre de 2021.
    MACROPROCESO: APOYO
    PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS Y DE LA
    INFORMACIÓN SECRETARÍA DE
    SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL ASUNTOS
    GUÍA DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO ÚNICO DE ADMINISTRATIVOS
    VERSIÓN: 4
    INVENTARIO DOCUMENTAL

    GUIA DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL DE LOS


    EXPEDIENTES DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
    1. ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a
    transferir.
    2. ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce
    el documento.
    3. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor
    jerarquía de la cual dependa la oficina
    productora.
    4. OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad
    administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio
    de sus funciones.
    5. TRANSFERENCIA: Se debe consignar con una X la finalidad del inventario: Transferencias documentales primarias
    o entrega de puesto.

    6. HOJA: Se numera cada hoja del inventario consecutivamente. Se registra el total de las hojas del inventario.

    7. REGISTRO DE ENTRADA: Se consigna en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de
    entrada de la transferencia (Dia Mes,Año ). En la casilla NT se anotara el número de transferencia.

    8. No. DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos
    descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación. (esta casilla no representa bajo ningún punto
    de vista la numeración de las carpetas).

    9. CODIGO: En esta casilla se ubica el código que de acuerdo a la Tabla de Retención Documental le corresponde a
    la Serie Documental o Subserie Documental que se relacionara en el formato.

    10.NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de
    unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor
    que
    fueron producidos por la Alcaldía Municipal en el ejercicio de sus funciones Administrativas

    11.FECHAS EXTREMAS: debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad esta, se debe tener especial cuidado
    al momento de registrar la información en el formato único de inventario documental FUID, de conservar el orden
    cronológico de los documentos. descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año,
    Ejemplo: 05/07/2010 – 22/12/2014. En el caso de una sola fecha se anotara

    12.UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Se consignara el número asignado a cada unidad de conservación. En la columna


    “Otro” se registran las unidades de conservación diferentes, escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la
    cantidad o el número correspondiente.

    13.NUMERO DE FOLIOS: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita

    14.SOPORTE: Se utilizará esta columna para anotar los soportes en los cuales está contenida la información: Papel
    (P) Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), Soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.

    15.FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio,
    bajo o ninguno.
    16.NOTAS: Se consignaran los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.

    17.ELABORADO POR: Se escribirá el nombre y apellido de la persona responsable de elaborar el inventario.

    18.CARGO: Se escribirá el cargo de la persona responsable de elaborar el inventario.

    19.FIRMA: En esta casilla firma la persona responsable de elaborar el inventario.

    20.LUGAR: En esta casilla se registra el lugar donde se llevó a cabo la elaboración del inventario.

    21.FECHA: En esta casilla se registra la fecha en que se realiza la elaboración del inventario.

    22.ENTREGADO POR: Se registrará el nombre y apellido de la persona responsable de entregar el inventario.

    23.CARGO: Se registrara el cargo de la persona responsable de entregar el inventario.

    24.FIRMA: En esta casilla firma la persona responsable de entregar el inventario.

    25.LUGAR: Se registrara el lugar donde se realiza la entrega del inventario.

    26.FECHA: Se registrara la fecha en que se realiza la entrega del inventario.

    27.RECIBIDO POR: Se registrará el nombre y apellido de la persona responsable de recibir el inventario.


    28.CARGO: Se registrara el cargo de la persona responsable de recibir el inventario.

    29.FIRMA: En esta casilla firma la persona responsable de recibir el inventario.

    30.LUGAR: En esta casilla se registra el lugar donde se realiza el recibido del inventario.

    31.FECHA: Se registra la fecha en que se realiza el recibido del inventario.

    32.UBICACIÓN TOPOGRAFICA: Esta casilla es exclusivamente para el uso del archivo central.

    NOTA:Los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos públicos deberán diligenciar de manera adecuada el Formato
    Único de Inventario Documental FUID, para los archivos de gestión de la entidad, siguiendo los lineamientos
    establecidos en el acuerdo 042 de 2002. De esta forma tendrá el control permanente sobre la documentación que se
    genera en la oficina productora, lo que le facilitara su ubicación al momento de la realización de trámites
    administrativos.

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