Versión: 3.

0
FORMATO: HOJA DE CONTROL PARA ARCHIVOS DE GESTIÓN
Fecha: 15/02/2021
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: GDC-F-37

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERAL

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION GENERAL

CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: DG

CÓDIGO / SERIE: 1-001

CÓDIGO / SUBSERIE: 1-001OF

TITULO / NOMBRE O ASUNTO DEL EXPEDIENTE: OFICIO DE DONACION

EXPEDIENTE N°: 001 00 1

N° DE HOJA de

Fecha del Rango de

Folios Cantidad Fecha de Ingreso
Ítem Tipo Documental Documento
de Folios del Documento
Observaciones
(dd/mm/aaaa)
Desde Hasta

1 OFICIO DE DONACION ENVIADO A PRONIED 1/2/2024 1 1 1 1/2/2024 OFICIO PRONIED

2 OFICIO DE DONACION ENVIADO A LA SUNAT 1/2/2024 1 2 2 1/2/2024 OFICIO SUNAT

3 OFICIO DE DONACION ENNVIADO A FONCODES 1/2/2024 1 17 17 1/2/2024 OFICIO FONCODES

4 OFICIO DE DONACION ENVIADO A MINUCIPALIDAD DE LIMA 02/01/2024 1 3 3 1/2/2024 OFICIO MUNICIPALIDAD

5 OFICIO DE DONACION PLAZA VEA 2/1/2024 1 3 3 2/1/2024 OFICIO PLAZA VEA

6 OFICIO DE DONACION A GOBIERNO REGIONAL CALLAO 2/1/2024 1 3 3 2/1/2024 OFICIO GOBIERNO REGIONAL CALLAO

7 OFICIO DE DONACION ENVIADO A BIMBO 2/1/2024 1 28 28 2/1/2024 OFICIO BIMBO

8 OFICIO DE DONACION A CONGRESO DE LA REPUBLICA 3/1/2024 1 34 34 3/1/2024 OFICIO CONGRESO DE LA REPUBLICA

9 OFICIO DE DONACION A CAMARA DE COMERCIO DE LIMA 3/1/2024 1 1 1 3/1/2024 OFICIO CAMARA DE COMERCIO

Firma: ______________________________________________________________________________________

Pág. 1 de 9
 Fecha del Rango de
Folios Cantidad Fecha de Ingreso
Ítem Tipo Documental Documento
de Folios del Documento
Observaciones
(dd/mm/aaaa)
Desde Hasta
Funcionario quien elaboró: ___________________________________________________________________

Pág. 2 de 9
 FORMATO: HOJA DE CONTROL PARA ARCHIV

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENT

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERA

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION GENERA

CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: DG

CÓDIGO / SERIE: 1-002

CÓDIGO / SUBSERIE: 1-002OF

TITULO / NOMBRE O ASUNTO DEL EXPEDIENTE: OFICIO DE INV

EXPEDIENTE N°: 001 00 1

Fecha del Rango de

Ítem Tipo Documental Documento Folios
(dd/mm/aaaa) Desde Hasta
1 OFICIO DE INVITACION A MUNICIPALIDAD PUEBLO LIBRE 2/3/2024 1 2
2 OFICIO DE INVITACION COMISARIA PUEBLO LIBRE 2/3/2024 1 9
3 OFICIO DE INVITACION DENTRO DE SALUD SANTA ROSA 2/3/2024 1 2
4 OFICIO DE INVITACION BOMBEROS DE PUEBLO LIBRE 03/02/2024 1 1
5 OFICIO DE INVITACION ENVIADO SENATI 2/3/2024 1 1
6 OFICIO DE INVITACION ENVIADO GAMOR 2/3/2024 1 11
Firma: ______________________________________________________________________________________

Funcionario quien elaboró: ___________________________________________________________________

A DE CONTROL PARA ARCHIVOS DE GESTIÓN Versión: 3.0
Fecha: 15/02/2021
OCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GDC-F-37

DIRECCION GENERAL

DIRECCION GENERAL

1-002

1-002OF

OFICIO DE INVITACION

001 00 1

N° DE HOJA de

Cantidad Fecha de Ingreso

Observaciones
de Folios del Documento

2 2/3/2024 INVITACION PUEBLO LIBRE

9 2/3/2024 INVITACION COMISARIA PUEBLO LIBRE
2 2/3/2024 INVITACION CENTRO DE SALUD
1 2/3/2024 INVITACION BOMBEROS
1 2/3/2024 INVITACION SENATI
11 2/3/2024 INVITACION GAMOR
____________________

__________________
 Versión: 3.0
FORMATO: HOJA DE CONTROL PARA ARCHIVOS DE GESTIÓN
Fecha: 15/02/2021
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: GDC-F-37

Instructivo para el diligenciamiento de la Hoja de Control para Archivos de Gestión

Unidad Administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones, con base en la Tabla de Retención
Documental (TRD) del área o del grupo

Código de la Oficina Productora: Se consigna el código de la Oficina productora de la documentación contenida en las Tablas de Retención Documental (TRD)

Código / Serie: Se consigna el código y nombre de la serie documental a la que corresponde el expediente que se está registrando , contenida en las Tablas de Retención Documental (TRD)

Código / Subserie: Se consigna el código y nombre de la subserie documental a la que corresponde el expediente que se está registrando, contenida en las Tablas de Retención Documental (TRD)

Titulo / Nombre o Asunto del Expediente: Debe anotarse el nombre específico de identificación con el que fue denominado el expediente, el registro corresponderá a cada una de las unidades de
conservación.

Expediente N°: Cuando el expediente lo requiera se deberá registrar un dato específico que permita la identificación exacta del expediente. Existen algunos casos de identificación en los que se debe
registrar la siguiente información (CONTRATOS: Se debe diligenciar el número de contrato y el año; los cuales deben ir separados por un guion (-) y sin dejar espacios. Ejemplo: 280-2010, HISTORIAS
LABORALES: Debe consignarse el número de identificación de cedula del funcionario, sin utilizar puntos (.) de separación. Ejemplo: 91274319, PROCESOS JUDICIALES Y DISCIPLINARIOS: Se debe
diligenciar el número del proceso y el año; los cuales deben ir separados por un guion (-), sin utilizar espacios. Ejemplo: 235-2010,)

N° de Hoja: Se registra la cantidad de hojas que se generen para el expediente ejemplo: 1 de 2 / 2 de 2

Datos del Cuerpo

Ítem: Se consignará un numero consecutivo iniciando desde uno (1), correspondiente a cada uno de los registros descritos, mediante formula ya establecida

Tipo Documental: Se consignará el asunto o descripción del documento junto con los anexos que lo integran en el mismo registro

Fecha del Documento (dd/mm/aaaa): Se consignarán la fecha de producción o radicación del documento indicando el día, mes y año (22/01/2019)

Rango de Folios: Se deberá registrar el folio inicial (Desde) y final (Hasta) por cada uno de los registros.

Cantidad de Folios: En el momento en que se diligencie los campo de folio (Desde / Hasta) Automáticamente nos realizara el conteo del total de folios que contiene el registro.

Fecha de Ingreso del Documento: Se Ingresa la fecha en la que se diligencia el formato, preferiblemente la de incorporación del documento en el expediente.

Observaciones: Se registrará las observaciones adicionales al documento, indicando el folio pertinente.

Firma: Se realiza la firma respectiva del servidor público o colaborador

Funcionario quien elaboro: Se registrará el nombre y apellido completo del servidor publico o colaborador quien diligencie el formato

Página 7