MATRIZ DE RIESGOS DE SEGURIDAD Y CALIDAD -

EVALUACIÓN DEL
Fecha de IDENTIFICACIÓN ANALISIS DE RIESGO RIESGO EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS
Proceso Objetivo Actualización SGC SCS Amenaza TRATAMIENTO ACCIONES ACCIONES
Riesgo
Tipo de Riesgo ¿Qué podría pasar que afecte el Probabilidad Impacto Valor Nivel
logro de los objetivos?
tiempos y 4) cantidades requeridas por los clientes, 5) competencias y 4) el mejoramiento de su calidad de vida, 5) generando un dando 3) cumplimiento a
1) Gestionar el talento humano de la organización 2) en la incorporación, asegurar el logro de los
1) Liderar estrategias y

las expectativas de los

objetivos estratégicos
lineamientos para 2)

colaboradores de la
socios, directivos y
organización.
GERENCIA

administración y egreso del personal, a través del 3) desarrollo de sus

Cumplir con el instructivo de selección de personal. Realizar la selección de

personal siguiendo los establecido por la empresa que incluya identificación del
alto compromiso frente al cumplimiento de los objetivos de la

6/1/2016 Riesgo de personal Selección de personal no confiable 3 4 12 Bajo Controlar perfil del cargo, pruebas psicotécnicas, entrevista, visita domiciliaria, exámenes
médicos y referenciación laboral y de seguridad.

Fraude documental personal o Controlar los archivos de información de la empresa con las respectivas normas
laboral 3 3 9 Bajo Controlar de seguridad. Realizar la verificación de documentos. Implementar
archivadores con seguridad para control de manejo de información.
Perdida de carpetas de hojas de vida Realizar el control de seguridad de los archivadores, solo debe ser manejado por
3 3 9 Bajo Controlar
RECURSOS HUMANOS

Riesgo en la Gestión de o documentos de ellas. la jefe de recursos humanos y el auxiliar.

6/1/2016 datos e información.
organización.

Controlar el manejo de la información física o digital, por parte de la gerencia a

Documentos legales de la empresa 3 5 15 Moderado Controlar través de claves de seguridad o archivo físico seguro.

El jefe y líderes de cada proceso deben estar siempre atentos a identificar

cambios en el desempeño de los colaboradores, realizar los reportes y verificar
x Comportamiento del Bajo desempeño laboral 7 3 21 Moderado Controlar - Asumir
6/1/2016 que sucede. Se realiza medición anual de desempeño laboral y verificaciones
personal trimestrales del plan de mejoramiento.

Comportamientos inadecuados por Realizar campañas de concientización de hábitos de vida saludable dentro del
x 3 2 6 Bajo Controlar
consumo de sustancias psicoactivas programa de bienestar organizacional.
Accidentes por no cumplimiento y Realizar el seguimiento constante al sistema de gestión de seguridad y salud en
6/1/2016 x Riesgo laboral seguimiento al SGSST. 7 4 28 Alto Asumir - reducir el trabajo.
Riesgo de las partes Desconocimiento y falta de Estar atentos al cumplimiento de las actualizaciones de las normatividades
6/1/2016 x actualización en las normas 3 3 9 Bajo Controlar
involucradas laborales. laborales.
x Reparación inmediata ante una situación que se presente. Reprogramación de
prestando servicios de apoyo a 1) Transformar el EPS con las 2) especificaciones, 3)

Daño critico en maquinaria 3 3 9 Bajo Controlar

x turnos de trabajo.
6/1/2016 x Riesgo mecánico
haciendo uso eficiente de los recursos.

Reparación inmediata ante una situación que se presente. Reprogramación de

Fallas técnicas en equipos 3 3 9 Bajo controlar turnos de trabajo.
x

x Incumplimiento en la entrega de Controlar constantemente y verificar la existencia de insumos necesarios para el

PRODUCCION

materiales esenciales para 3 2 6 Bajo Controlar cumplimiento de la programación de producción, a trave del programa de
6/1/2016 Riesgo operacional producción. producción.
x
Incumplimiento del proveedor de 3 1 4 Bajo Transferir - Asumir Llamar inmediatamente a los Proveedores registrados, responden
mantenimiento. Verificar lo sucedido
efectivamente ya quemediante comunicación
son calificados con la empresa encargada del
constantemente.
Corte inesperado, sin información servicio, solicitar conexión. Verificar tiempo de espera, para tomar decisiones de
Riesgo en corte de previa de agua y energía. 3 3 9 Bajo Transferir - Asumir
6/1/2016 Servicios públicos reprogramación.
Explosión del transformador 3 2 6 Bajo Transferir - Asumir Realizar mantenimiento al transformador por medio de la empresa encargada.

Falta de control sobre el manejo de

6/1/2016 Fraude documental y de la información física o digital del 3 4 12 Bajo Controlar Mantener archivadores con llave, definir el alcance de los instructivos, solo
información área de producción. puede manejar la información el jefe de producción.
minimizando los riesgos de lucros
infraestructura de la empresa

nuestros clientes internos 2)

1) Mantener y mejorar la
MANTENIMIENTO

cesantes

Incumplimiento con requisitos

1) Asegurar la adquisición de productos y servicios de manera 2) eficiente y 3)

legales o contractuales del 3 2 6 Bajo Controlar Verificar la documentación legal o contractual del proveedor.
proveedor
confiable 4) con proveedores que sean aliados de la organización.

Confiabilidad de los
6/1/2016 proveedores
No cumplir con los requisitos Verificar los documentos exigidos a los proveedores. En caso de incumplimiento
exigidos para ser proveedor de la 3 2 6 Bajo Controlar realizar el procedimiento estipulado por la empresa.
empresa
Dificultades legales por falsedad de
6/1/2016 x x Fraude documental El proveedor no cumple con la
documentos. 3 2 6 Bajo Controlar Verificación de actividad económica ante la Dian.
6/1/2016 x Incumplimiento del entrega de sufluctuaciones
servicio, o producto Programar compras antes de la temporada, realizarlo anualmente para tener un
proveedor No preveer de tasa a 7 3 21 Moderado Controlar - Asumir
stock decostos
producto. Por conocimiento
Fluctuaciones de las tasas cambiaria en latiempo.
compra de materia Revisar y ajustes, seguimiento del
a la proveedor
divisa parase manejalade
analizar esta forma.de
probabilidad
6/1/2016 x x de cambio 10 4 40 Muy Alto Controlar - Asumir compra, negación con el proveedor.
x prima
COMPRAS

x x
Ante la llegada del producto que no cumple con los requerimientos de Palmipor,
x x
Materia prima de producto Transferir- Controlar se procede a establecer negociación con el proveedor y las especificaciones de
x x importado 3 4 12 Bajo - Asumir la ficha técnica y el producto. Se realiza prueba a la materia prima. Si la materia
prima no cumple las especificaciones se realiza negociación con el proveedor ya
Mala calidad en materia que no se puede devolver el producto.
6/1/2016 prima
x

x x
x Realizar recepción del producto, revisión de la orden de compra, y se verifica el
Insumos nacionales 2 2 4 Bajo Transferir- Controlar cumplimiento de las especificaciones.
En caso de contar solo con un proveedor de producto la empresa en la
Incumplimiento en entrega No contar con proveedores alternos planeación de comprar realiza los pedidos con anticipación. Se recurre a
6/1/2016 de pedidos para suplir necesidades 3 3 9 Bajo Controlar
proveedor alterno.
Delincuencia violente la carga en el
6/1/2016 Hurto del contenedor puerto 3 5 15 Alto Controlar - Asumir Solicitar inmediatamente nuevo producto, y realizar procedimientos legales.
que permitan el 2) cumplimiento del presupuesto
1) Asegurar relaciones comerciales de largo plazo

de venta, 3) el recaudo y 4) el crecimiento de la

No realizar el seguimiento de los

clientes aceptados por la empresa, o
2/1/2021 x Imagen de la empresa tener vínculos con clientes de 3 5 15 Moderado Controlar Cumplir con los requisitos de aceptació n de clientes y provedores.
dudosa procedencia.
GESTIÓN COMERCIAL

2/2/2021 x Fraude documental No reportar documentos legales de 3 4 12 Bajo Controlar No se acepta como cliente o estudiantes menores a las 14 - 16 añ os y que no
los clientes o estudiantes cumplan
Informar con la certificacion dede
bachiller
organización.

Información que maneja el personal sobre la importancia no dar informació n privada de CIPET a
2/3/2021 x Fuga de información Clientes con ingresos
de ventas superiores a
sobre la empresa 3 4 12 Bajo Controlar
terceros, tener acciones éticas con la empresa.
Vínculo con empresas
2/3/2021 x ilegales lo que soporta su actividad 3 4 12 Bajo Controlar Realizar el constate seguimiento a los clientes para la venta y post venta.
Incumplimiento
comercial y malos en el pago de los
proveedores
2/21/2021 x Inestabilidad financiera clientes 7 3 21 Moderado Controlar Realizar continuamente el seguimiento a cobro de cartera.

Incumplimiento en las Cumplir con los procedimientos establecidos por la empresa para entregar a
12/3/2021 x expectativas de los clientes.
7 4 28 Alto Controlar
tiempo las solicitudes de nuestros excelentes servicios.
Pérdida de clientes
3/24/2021 x Baja calidad del producto y 3 3 9 Bajo Controlar Realizar las revisiones de control de calidad establecidas por la empresa.
servicio ofrecido por la institucion.

No cumplimiento de medidas de
Robo en el transporte del Realizar el seguimiento establecido en las rutas y control de vehículo. Tener
6/1/2016 x seguridad en el transporte del 3 4 12 Bajo Controlar
1) Asegurar la entrega del producto, 2) materias primas e insumos, 3) optimizando los recursos y 4)
cumpliendo los tiempos de entrega y cantidades solicitadas 5) según las necesidades de los clientes

producto actualizado el seguro de los vehículos.

producto.

x
No contar con personal calificado en Revisar el proceso de inducción en el cargo, realizar entrenamiento en manejo
6/1/2016 Daño del producto la entrega del producto. 3 3 9 Bajo Controlar adecuado del producto, seguimiento de instructivos.
x

x
Accidente de transito 3 3 9 Bajo Controlar - Asumir Realizar entrenamiento en normas de tránsito y seguridad en la vía.
6/1/2016 Riesgo mecánico
Retrasos en la operación por fallas Realizar las revisiones periódicas a los vehículos y sus respectivos
mecánicas 7 2 14 Bajo Controlar mantenimientos.
DESPACHOS Y ABASTECIMIENTOS

Retraso en la operación por

Verificar cada ruta de despacho, situaciones de orden público para tomar vías
externos e internos

situación de orden público (paro – 3 2 6 Bajo Controlar

cierre de la vía) alternas.

6/1/2016 Riesgo publico

Establecer relaciones con parqueaderos que cuenten con las medidas de

Uso de parqueaderos públicos 7 3 21 Moderado Controlar seguridad necesarias para la vigilancia integral del vehículo y la mercancía.

Implementar listas de chequeo para la inspección de los vehículos propios y de

Incorporación de sustancias ajenas 3 5 15 Moderado Controlar- Asumir proveedores de transporte que cargan en la empresa, donde se garantice que
Contaminación en la al producto en el punto de llenado. desde el punto de llenado los vehículos no contienen sustancias ajenas al
6/1/2016 cadena de suministro producto.

Incorporación de sustancias ajenas Controlar el envío del producto y realizar el seguimiento, y verificar las cintas de
al producto en ruta 3 5 15 Moderado Controlar - Asumir seguridad o precintos.
 cumpliendo los tiempos de entrega y ca
DESPA

1) Asegurar la entrega del producto, 2)

Imagen de la empresa en Mal servicio de los proveedores de Capacitar al personal en servicio para la entrega del producto. Verificar la
6/1/2016 cumplimiento transporte y vehículos propios 3 2 6 Bajo Controlar puntualidad en la entrega y cumplimiento.

Robos, Secuestro, Extorción por Divulgar a los trabajadores sobre los posibles riesgos de la zona y cómo actuar
6/1/2016 Riesgo publico delincuencia común y organizada 3 4 12 Bajo Controlar en caso de emergencia.
Capacitar al personal de Palmipor en manejo de extintores, capacitar a la
6/1/2016 Riesgo físico Incendio y/o Explosión 7 3 21 Moderado Controlar brigada de emergencias. Sensibilizar a todo el personal sobre los cuidados para
evitar riesgo a la seguridad física.
Controlar el buen mantenimiento de las motobombas, capacitar a la brigada de
Inundación 3 3 9 Bajo Controlar - Asumir emergencias.

6/1/2016 Riesgo Natural

Realizar revisión y mantenimiento en la estructura de la planta física. Capacitar
SEGURIDAD FISICA

Sismo 3 2 6 Bajo Asumir al personal en las medidas y formas de actuar en la planta.

Ausencia o falla de controles al Realizar el control de ingreso y verificación de datos de las personas. Llevar el
7 3 21 Moderado Controlar
acceso a la planta. registro de personas.
Riesgo de seguridad ante el
6/1/2016 ingreso de personas
No Verificación de datos del Realizar el control de ingreso y verificación de datos de las personas. Realizar el
personal visitante 7 3 21 Moderado Controlar registro de ingreso y salida de las personas.

Implementar estrategias de concientización sobre la importancia de realizar

Procedimientos de Desconocimiento en medidas de acciones seguras dentro y fuera de la empresa. Capacitación en la inducción de
6/1/2016 seguridad seguridad en la empresa 3 3 9 Bajo Controlar
personal.

6/1/2016 Tecnologías de información Falla técnica 7 3 21 Moderado Controlar- Transferir Controlar constantemente la revisión de la red, y mantenimiento de sistemas.
gestión de la calidad de la organización 3)
1) Mantener y 2) mejorar el sistema de

mediante el acompañamiento a los

Realizar el mantenimiento preventivo de los servidores. Realizar una copia de

procesos 4) con el fin de apoyar el

Perdida de información 3 4 12 Bajo Controlar seguridad (Back-Up) constantemente.

cumplimiento de las metas
GESTIÓN DE CALIDAD

Riesgo en la gestión de Tener el control sobre las claves de acceso, ubicación de la información.
organizacionales

6/1/2016 datos e información Manejo de información 3 4 12 Bajo Controlar Supervisar la comunicación de la información que se transmite para todo el
personal de la planta.
Realizar el seguimiento y control a los documentos verificando su identificación
Control documental ineficaz 3 3 9 Bajo Controlar de acuerdo al listado maestro de registros y listado maestro de documentos.

Incumplimiento en el No realizar el seguimiento oportuno

Mantener y mejorar el SGC mediante revisiones periódicas, seguimiento a
6/1/2016 sistema de gestión de a los procesos y direccionamiento 3 4 12 Bajo Controlar indicadores de gestión y procedimientos para verificar su cumplimiento.
calidad. estratégico
 MATRIZ DE RIESGOS DE SEGURIDAD Y CALIDAD -
Sistema de ANALISIS DE RIESGO EVALUACIÓN DEL RIESGO TRATAMIENTO Información
Fecha de Gestión IDENTIFICACIÓN (Ver Valoración) (Ver Valoración) EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS
Proceso Objetivo Actualización Riesgo Amenaza u Oportunidad (Ver Pestaña de ACCIONES Documentada
ACCIONES
SGC SCS (Impacto o Consecuencia u ¿Qué podría pasar que impacte el logro Probabilidad Impacto Valor Nivel Tratamiento) Relacionada
Oportunidad) Tener un solo proveedor
de los objetivos?para controlar y o reducir Se debe buscar al menos otro proveedor con condiciones similares.
8/1/2020 3 7 21
1) Asegurar la adquisición de productos y

la comunicación
materia con el proveedor
prima e insumos el riesgo seguir
Repartirconel intermediario
las compras entre pero solicitar copias de todos los correos enviados y
los proveedores.
confiable 4) con proveedores que sean
servicios de manera 2) eficiente y 3)

8/2/2020 del EPS esencon

Cambios laselcaracterísticas
intermediariodey no 3 11 33 Transferir el riesgo recibidos
costos comoporasociado
el intermediario y revisar el tema de negociacion y colocar como
de negocio.
con el proveedor Controlar y o reducir requisito quede el materias
idiona deprimas
negociacion sea ingles
8/3/2020 calidad de las materias primas al 1 11 11 el riesgo Las compras con cambios en o español
sus características de calidad
aliados de la organización.

Solicitar
momento undeproducto
comprarque el Controlar y o reducir
Buscar un producto
son únicamente que sustituya
autorizados o que
por los estédeacorde
líderes a las necesidades
producción. del
Formalizar la
8/4/2020 proveedor ya no maneja 1 7 7 el riesgo solicitante.
Problemas de embarque por parte Hablar con el proveedor sobre el tema de los contenedores para la planificacion
Controlar y o reducir
8/5/2020 del proveedor por consecucion de 1 7 7 de los pedidos.
COMPRAS

contenedores el riesgo Informar a producción sobre la situación.

Conciliar con el proveedor entregas parciales que nos permitan satisfacer

8/6/2020 Escases de productos por parte del 1 7 7 Controlar y o reducir nuestra necesidad.
proveedor para la entrega el riesgo Informar a producción.

Controlar y o reducir Mandar a fabricar.

8/7/2020 Repuestos de dificil consecucion 1 7 7 el riesgo Adquirir repuestos sustitutos.
inconformidad en el Desconocimiento del ejecutivo de Documentar politicas comerciales.
GESTIÓN COMERCIAL

2/5/2021 las politicasencomerciales

el analisis de
de la 2 7 14 Alto Controlar y Reducir Informar a los asessores de ventas sobre estas.
cumplimiento del

Atención deficiente e DE Deficiencia las

crecimiento de la

servicio PROTOCOLO
minimizando los riesgos de lucros clientes, 5) haciendo uso eficiente presupuesto de
largo plazo que
comerciales de

el

empresa, Posible contagio Controlar y Reducir Definir tiemposperiodicas

de atencion e informacion al ycliente.
permitan el 2)

organización.

2/16/2021 x inconformidad en el necesidades del cliente y sus 3 4 12 Moderado Capacitaciones en servicio al cliente clinicas de ventas
1) Asegurar

el

Controlar y Reducir Negociar bajo consideraciones relacionadas con el mercado y las

relaciones

4)

servicio de venta y asesoria Los precios altos comparados con la

expectativas
3)

2/19/2021 x Penetración del mercado 2 4 8 Moderado oportunidades de latomar

industria.
y

Penetración en nuevos competencia

transporte pueden afectar la Reducir La
Asumir ely riesgo
Controlar institucion debe en cuenta estos costos extra y generar paquetes
recaudo
venta,

2/8/2021 2 4 8 Moderado Si las condiciones

promocionales comerciales
apra algunas no se cumplen no realizar la venta.
x Incumplimiento
mercados al cliente Atender
negociaciónlas con
solicitudes
clientesdel
de otras Asumir el riesgo Consultar a nuestros clientespersonas o estudiantes.
la mejor manera de poder satisfcer sus
2/9/2021 x en lo ofrecido en nuestro mercado estudiantil Si las condiciones comerciales no se cumplen no realizar la venta.
serviciosservicio.
ofrecidos por la Atender con claridady ytratar de a
respecto 1 7 7 Moderado Controlar y Reducir expectativas
Se capacitarapor medio
a los de encuestas.
asesores y el equipo de ventas para garantizar un
2/10/2021 x principal
institucion creando
satisfacer sus expectativas
nuestros clientes y tratar de 1 7 7 Moderado Controlar y Reducir Negociar
excelentecon el cliente.
servicio en la venta y post venta.
Fallas de comunicación entre
identificar los que ellos quieren Definir en los procedimientos las responsabilidades
Orientar al cliente para programar mejor sus pedidos. de cada proceso.
8/14/2020 x Ineficiencias de producción 1 4 4 Bajo Controlar y Reducir de
especificaciones, 3) tiempos y 4)

internas
compras de las características de los casos
en la en producción, por ejemplo,unfrente a los
decambios en características
1) Transformar el EPS con las 2)

y producción Aplicar evaluación de desempeño criterio comunicación.

cantidades requeridas por los

8/15/2020 x Ineficiencias de producción calidad de la

No existen materiaprimas
materias prima para
para 3 2 6 Bajo Controlar y Reducir de
de calidad
los casosdeenmateria prima.por ejemplo, frente a los cambios en características
producción,
8/16/2020 x Ineficiencias de producción corroborar
bajar los certificados
de la densidad del sola
13 en una 3 2 6 Bajo Verificar
Controlar y Reducir de calidadCertificados
de materiade Análisis de Calidad de la materia prima por parte de
prima.
Inoportunidad en la Asegurar comunicación entre proceso humedo y materia
corte. prima por parte de
recursos.

8/17/2020 x expansión
Que el
noproducto
hayan bloques para corte 1 4 4 Bajo Verificar Certificados de Análisis de Calidad de la
Controlar y Reducir Cumplir con la programación de ordenes de producción para entregar a
PRODUCCION

entrega Que no cumpla con las Comunicar a la gerencia de producción.

Incumplimiento de las Realizar verificación exhaustiva de los productos de acuerdo a las fichas técnicas
8/18/2020 x especificaciones especificaciones requeridas por el 1 7 7 Moderado Controlar y Reducir Despachos.
de los clientes mediante elalcontrol estadistico de ordenes
calidad. de Producción por
Inoportunidad en la Que no se entregue el producto a
cliente. Realizar los seguimientos cumplimiento de las
8/19/2020 x entrega tiempo y/o completo 1 4 4 Bajo Controlar y Reducir parte del Auxiliar Administrativo de Producción y Coordinador de Despachos.
los

8/20/2020 x Ineficiencias de producción Errores en corte (error humano) 1 4 4 Bajo Controlar y Reducir Fracmentación del pedidolas
Verificar constantemente dimensiones del producto según instructivo por
y priorización.
parte del operario y líder del proceso.
de

El bloque viene crudo o chupado proceso humedo y corte.

8/21/2020 x Ineficiencias de producción 3 4 12 Moderado Controlar y Reducir Asegurar comunicación entre corte y formato y despachos.
para el corte Comunicar
Generar Stocka laminimo
gerencia de producción.
8/22/2020 x Paradas en producción Desabastecimiento de Carbón 1 11 11 Alto Controlar y Reducir
Tener un proveedor alterno
8/23/2020 x Paradas en producción Ausencia de materia prima EPS 1 11 11 Alto Controlar y Reducir Generar Stock minimo
Incumplimiento de No ejecutar de manera eficaz el Tener un proveedor alterno
8/24/2020 No contar deconmantenimiento
stock de 0 Realizar un listado de insumos críticos para el mantenimiento correctivo y
requisitosen
dellacliente programa
dando 3) cumplimiento a 3) desarrollo de sus competencias acompañamiento a los procesos prestando servicios de apoyo a
egreso del personal, a través del de la organización 3) mediante el infraestructura de la empresa

Demoras ejecución
nuestros clientes internos 2)

8/25/2020 herramientas e insumos de 0 preventivo.

1) Mantener y mejorar la

del mantenimiento mantenimiento Mantener un stock de estos insumos.

8/26/2020 0
MANTENIMIENTO

8/27/2020 0
cesantes

8/28/2020 0
8/29/2020 0
8/30/2020 0
8/31/2020 0
9/1/2020 0
9/2/2020 0
incorporación, administración y sistema de gestión de la calidad

Realizar el mantenimiento preventivo de los servidores.

1) Mantener y 2) mejorar el

metas

Riesgo en la gestión de Perdida de información Realizar una copia de seguridad (Back-Up) constantemente.
4) con el fin de apoyar el

9/3/2020 2 2 4 Bajo Controlar y Reducir

GESTIÓN DE CALIDAD

datos e información documentada Controlar las goteras en los sitios con información documentada (arreglar
organizacionales

Tener
techosely control
protegersobre las claves
equipos de acceso plásticos).
con protectores
las

Acceso no autorizado a información Ubicar la información sensible separada de la información general.

Perdida o robo de
de

9/4/2020 documentada por parte de los 2 7 14 Alto Controlar y Reducir Supervisar la comunicación
Realizar el seguimiento de la ainformación
y control que severificando
los documentos transmite su
para todo el
identificación
información
Error documentada
en la ejecución de las No actualización
demás procesos oportuna o eficaz personal de la planta.
cumplimiento

9/5/2020 Incumplimiento en el No realizar el seguimiento oportuno 1 7 7 Moderado Controlar y Reducir de acuerdo alel
Implementar listado maestro
comité de registros
de seguimiento y listado
mensual a losmaestro de donde
procesos documentos
se incluya
actividades de los documentos Definir un plan de
9/6/2020 sistema de gestión de a los procesos y direccionamiento 2 7 14 Alto Controlar y Reducir periodicamente
seguimiento a encomunicación.
los comités
indicadores, de loscorrectivas,
acciones procesos. información documentada,
Incumplimiento en el Implementar el comité de seguimiento mensual a los procesos donde se incluya
9/7/2020 calidad.
sistema de gestión de No documentar
estratégico acciones correctivas 3 7 21 Alto Controlar y Reducir riesgos y oportunidades,
seguimiento aelindicadores,etc.
acciones correctivas,
Incumplimiento
Aprovechar paraen el
mejorar cuando sea necesario Implementar comité de seguimiento mensual ainformación
los procesosdocumentada,
donde se incluya
calidad. Incumplimiento de programa de riesgos y oportunidades, etc.
9/8/2020 sistema
todo de gestión de
el SGC. 1 7 7 Moderado Controlar y Reducir seguimiento a indicadores, acciones correctivas, información documentada,
Auditoría
Fallas en la actualización de la Controlar los archivos de etc.información de la empresa con las respectivas normas
9/9/2020 calidad.
Incumplimiento de la 1 4 4 Bajo Asumir riesgos
Asesor y oportunidades,
externo
norma ISO 9001 2015personal o de seguridad.
Gestión
norma de
por datos de Fraude documental,
y 4) el mejoramiento de su calidad
de

9/10/2020 x x 1 4 4 Bajo Asumir Realizar laexterna.

verificación de documentos del personal a contratar.
cumplimiento de los objetivos de

información
desconocimiento. Desconocimiento
laboral y falta de Asesoría
Incumplimiento de las
de vida, 5) generando un alto

Implementarcon archivadores con seguridad para control de manejo de

humano

9/11/2020 x actualización de las normas 1 4 4 Bajo Asumir Suscripción

Fortalecer LEGIS.
normas legales información. permanente derequeridas.
las competencias
la organización 2) en la

x Incumplimiento a las
RECURSOS HUMANOS

laborales Actualización los responsables yde proceso.

compromiso frente al

9/12/2020 x Bajo desempeño laboral 2 4 8 Moderado Controlar y Reducir Realizar

Realizar seguimiento
campañas dealconcientización
desempeño trimestral
de hábitos alde
plan desaludable
vida mejoramiento
dentro del
actividades de losdel
procesos Comportamientos inadecuados por
la organización.

9/13/2020 x Comportamiento 1 2 2 Bajo Asumir individual

programa para identificar cambios.
de bienestar.
personal No hacer el
consumo deseguimiento al plan de
sustancias psicoactivas
talento

9/14/2020 x x mejoramiento individual o a la 2 4 8 Moderado Controlar y Reducir Control en la trimestral

Seguimiento selección del personal.
9/15/2020 x x Selección
eficacia dedela personal
formación no confiable o 1 2 2 Bajo Asumir
queejecutar
no reuneellas competencias
el

No plan de formación o Seguimiento periodico al plan de formación.

9/16/2020 x x Bajo desempeño laboral 2 2 4 Bajo Asumir
Gestionar

aplazarlo
No identificar las competencias Programar
Aprovecharpreferiblemente en el
la actualización del primer semestreestratégico
direccionamiento del año. para ajustar los
9/17/2020 x requeridas para el personal 1 4 4 Bajo Asumir perfiles necesarios.
Incumplimiento a las actividades de Evitar
9/18/2020 x x 1 2 2 Bajo Asumir Reprogramar la actividad de bienestar.
Accidentes laborales y bienestar
No cumplimiento y seguimiento al Eliminar Realizar seguimiento constante al SGSST.
9/19/2020 x ausentismo laboral 2 7 14 Alto
1)

SGSST Controlar Rotar el personal del área y reasignar actividades.

9/20/2020 0 Reducir
asegurar el logro de los
1) Liderar estrategias y

las expectativas de los

objetivos estratégicos
lineamientos para 2)

9/21/2020 0
la
directivos y
de
organización.

9/22/2020 0
GERENCIA

colaboradores

9/23/2020 0
9/24/2020 0
socios,

9/25/2020 0
9/26/2020 0
9/27/2020 0 Evaluar internamente qué se considera un pedido de alto volumen.
Cuando
No existeseuna
realizan negociaciones
politica de entrega
los clientes externos

9/28/2020 x 2 2 4 Bajo Controlar y Reducir Generar un politica que permita establecer un acuerdo con el cliente.
tiempos de entrega

solicitadas 5) según
las necesidades de
ABASTECIMIENTO

con
paralos clientes no sevolumenes
tienen en
materias primas e

ventas de altos
optimizando los

Incumplimiento en las
cumpliendo los

Asegurar
Involucrarunaa losbuena comunicación entreseventas y despachos.
DESPACHOS Y
1) Asegurar la

9/29/2020 x cuenta aspectos de relevantes de los 1 4 4 Bajo Controlar y Reducir demas procesos cuando requiera al comité tecnico.
recursos y 4)

y cantidades
producto, 2)
entrega del

insumos, 3)

entregas Incumplimiento las entregas

e internos

procesoselque participan en la Acordar plazodedelos

Seguimiento entregas
pedidoscon el actual
entre proveedor
el proveedor de servicio de transporte.
y compras.
9/30/2020 x cuando
No se tieneproducto es
la certeza delentregado
arribo de 3 4 12 Moderado Controlar y Reducir
Recepcion de carbon y/o cadena de suministros Consecucion
Informar de otro proveedor
a despachos de transporte.
para generar la logistica de recepcion.
10/1/2020 x por transportadora.
la materia prima 3 2 6 Bajo Controlar y Reducir Comunicación con el cliente para evacuar stock.
materia prima Poca rotacion delyinventario
el carbón ade
Pedirle al
10/2/2020 x Palmipor. terminado de clientes que 2 4 8 Moderado Controlar y Reducir Evaluar la proveedor
permaneciaque delinforme previamente
inventario su despacho.
en el tiempo con el fin de establecer
producto Aumentar
politicas queel stock de estibas.
permitan
Sobre Stock en la bodega Saturacion
se les guardadestock.
la bodega por Revisar condiciones de optimizar el uso de laque
pago o negociacion bodega y minimizar
se tiene los lucros
con los clientes en
10/3/2020 x producto terminado retenido. 2 7 14 Alto Controlar y Reducir cesantes.
cuanto a pagos y tiempos de entrega.
 Código: CGA.F05
Versión: 2
MATRIZ DE RIESGO DE PROCESOS
Vigencia: 30/05/2018
MATRIZ DE RIESGOS DE CALIDAD - CIPET
ANALISIS DE RIESGO EVALUACIÓN DEL RIESGO
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO (Ver Valoración) (Ver Valoración)

Oportunidad
TRATAMIENTO
Información

Riesgo
Fecha de RECOMENTADO EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS
Proceso Objetivo Amenaza u Oportunidad ACCIONES Documentada
Actualización (Ver Pestaña de ACCIONES
¿Qué podría pasar que Riesgo Relacionada
Probabilidad Impacto Valor Nivel Tratamiento)
impacte el logro de los (Impacto Potencial)
objetivos?
normas y requisitos legales y reglamentarios vigentes para el mejoramiento continuo
Establecer los lineamientos para la implementación del SGC teniendo en cuenta las

Perdida de la certificación Icontec.

Que la alta dirección - Definir claramente el conducto regular.
Sanciones por parte de la autoridad. Evitar
12/23/2020 x autorice el incumplimiento
Perdida de la credibilidad de la
3 11 33 Muy Alto
Eliminar
- Sensibilizar al personal sobre el conducto regular.
de las normas - Publicar los requisitos de ingreso en la publicidad de la institución.
institución.

Poco conocimiento de la
norma ISO 9001 por parte Errores en la implementación de la - Capacitar a la Coordinadora de Calidad.
12/24/2020 x
de la Coordinadora de norma ISO 9001.
3 4 12 Moderado Controlar o Reducir
- Contratar un asesor como acompañamiento.
de la prestación del servicio.

Calidad
Calidad

Evitar
Frecuente rotación de Eliminar
12/25/2020 x coordinadores de calidad Perdida de información del SGC. 2 7 14 Alto - Implementar estrategias para mejorar la estabilidad laboral.
Controlar o Reducir

Evitar - Capacitación en gestión documental a todo el personal.

Desorganización de la
12/26/2020 x
información documental
Perdida de información del SGC. 2 7 14 Alto Eliminar - Organizar los documentos en el computador de la Coordinadora de Calidad.
Controlar o Reducir - Realizar copias de seguridad de los computadores.

La información
Evitar - Capacitación en gestión documental a todo el personal.
documentada está dispersa Eliminar - Organizar los documentos en el computador de la Coordinadora de Calidad.
12/27/2020 x en cada uno de los puestos Perdida de información del SGC. 2 7 14 Alto
Controlar o Reducir - Realizar copias de seguridad de los computadores.
de trabajo
Demoras en la implementación de
Poca credibilidad del SGC - Capacitar al personal sobre la norma ISO 9001 2015.
12/28/2020 x
en todo el personal
ISO 9001. 2 2 4 Menor Asumir
- Involucrar al personal en la implementación para darle cumplimiento a las
Incumplimiento a los requisitos.
base en las normas de competencia legales, conforme a las mesas
Diseñar, ejecutar, evaluar y actualizar el programa académico con

expectativas del cliente en particular y en general, de los sectores

Desconocimiento sobre la Devolución del PEI por parte de la

sectoriales para prestar el servicio educativo en condiciones de

12/29/2020 x 1 1 1 Menor Asumir No requiere acciones.

eficiencia, eficacia y efectividad, que colme las necesidades y

actualización de las NCL SEM

Vencimiento de las
Inhabilidad para certificar Evitar - Seguimiento constante a las fechas de vencimiento.
12/30/2020 x resoluciones
Abrir programas de los
poco Formar personas que en el sector
estudiantes
3 11 33 Muy Alto
Eliminar - Provisionar los pagos correspondientes.
12/31/2020 x programasal sector
llamativos productivo no son requeridos. 1 2 2 Menor Asumir No requiere acciones.
comercial
productivodirectamente a Pocos estudiantes - Llamadas a estudiantes nuevos para controlar su ingreso.
1/1/2021 Documentación en la Población irreal en los grupos. 2 2 4 Menor Asumir - No se matricula
las aulas sin matricularse Incumplimiento del perfil de ingreso Evitar Instrucción a losel estudiante
docentes sindevolver
para certificado de estudios
estudiantes queyno
documento
han sido de
1/2/2021 carpeta incompleta para la
(edad,imagen
novenoinstitucional.
grado, etc)
3 11 33 Muy Alto
Eliminar
identidad.
Perdida
inscripciónde ycarpetas
matrícula de Mala - Se recibe documentación sustentado el original.
1/3/2021 estudiantes No es posible
Quejas comunicarse con el
de los estudiantes.
2 4 8 Moderado Controlar o Reducir
Errores de digitación en Rectificación de información al momento de la matrícula o expedir constancias y
1/4/2021 estudiante. 1 2 2 Menor Asumir
productivos.

Q10 o datos incompletos certificados.

Académico

Recibir documentación
estudiantes que no Error en loso certificados. Evitar
1/5/2021 falsificada
cumplen lade los
totalidad de los
Sanciones no conformidades.
Estudiante no protegido. 3 11 33 Muy Alto Evitar
Eliminar
Detener el proceso.
1/6/2021 estudiantesque
Estudiante (vacunas,
realiza Recibir y certificar estudiante sin 1 11 11 Alto Eliminar Solicitar el original de los documentos.
1/7/2021 certificados de
Inconsistencia
actividades de enestudios,
las notas
práctica sin cumplir requisitos. Controlar o Reducir
etc) Evitar
entre
la evidencias
compañía de
del docente
1/8/2021 Certificación
competenciasdey malla de
Reclamos de estudiantes. 2 7 14 Alto Eliminar
Evitar
Controlar o Reducir
1/9/2021 estudiantes
notas
La que nono han
del estudiante
planeación Sanciones o no conformidades. 3 11 33 Muy Alto
Eliminar
realizado prácticas
Incumplimiento deplanes
las No cumplimiento de los objetivos - Capacitación de los docentes en formación por competencias.
1/10/2021 x corresponde a los
del cumplimiento
programa
1 7 7 Moderado Controlar o Reducir - Seguimiento constante
Reducir la rotación de parte de la coordinación académica.
de docentes.
actividades
de estudio programadas No de los objetivos Evitar
1/11/2021 x Docente
dentro deque las no cumple
guías de el Incumplimiento
del programa de las actividades
3 11 33 Muy Alto Evitar
Eliminar
- Capacitación de los docentes en formación por competencias.
- Disponer
Reducir lade un banco
rotación de hojas de vida de docentes competentes.
de docentes.
1/12/2021 x perfil para la competencia
aprendizaje programadas dentro de las guías de 2 7 14 Alto Eliminar
- Aumentar los docentes de planta.
Pocos convenios de
a enseñar aprendizaje Controlar o Reducir - Reforzar más practicas en la etapa lectiva para que estén más preparados.
1/13/2021 x Estudiantes
práctica que van a Devolución de los estudiantes. Evitar
Estudiantes que no - Seguimiento constante de parte de la coordinación académica.
1/14/2021 x práctica sin los Cierre de losde
Devolución convenios
los estudiantes. 3 7 21 Alto Eliminar
Evitar
cumplen las normas
conocimientos de
necesarios interinstitucional. Controlar o Reducir -- Mejorar
Capacitación de los docentes
las inducciones en formación por competencias.
a prácticas.
1/15/2021 x
convivencia durante las
Cierre de los convenios 1 11 11 Alto Eliminar
-- Considerar
Reducir la rotación de docentes.
el concepto disciplinario antes de enviar los estudiantes a práctica.
Promover interinstitucional Controlar o Reducir
prácticas en el sector de
1/17/2021 x produccion con
Comentarios doble
negativos Incremento de clientes y mas 7 8 10 Moderado Controlar y Reducir
titulacion Dificultad para la venta y
con
Pocos base aly servicio
recursos
capacitaciondel estudiantes Asumir el
Controlar riesgo
y Reducir
1/18/2021 x integral
producto respecto a la credibilidad
Perdida a la hora de ofrecer
de posicionamiento y el 7 8 10 Moderado Asumir el riesgo
1/19/2021 x publicitarios para los servicio.
reconocimiento delalainstitución
marca a nivel 4 3 8 Moderado Controlar y Reducir
institució
Poco
cursos n.
conocimiento
y nuevos y uso Poca visibilidad de en Asumir el riesgo
digital.
Comercial

1/24/2021 x Debilidad
de las redesensociales
programas los procesos
como las redes sociales. 4 4 9 Moderado Controlar y Reducir
Bajo
medioseguimiento
comercial por parte
promocional dede Poco análisis de aparece
La competencia datos y toma de
primero. Crear clinica de ventas y capacitaciones en el area de servicio comercial,
1/21/2021 x metas porintegrates
parte del de la 3 4 8 Moderado Controlar y Reducir Se capacitara aellos asesores y el equipo
todos los decisiones sin información Controlar y Reducir garantizando mejor entendimiento deldeservicio
ventasqueparaofrecemos.
garantizar un
1/24/2021 x equipo comercialentre
institucion.
Poca articulación y de el Incumpliento de las metas 4 5 9 Moderado Asumir el riesgo excelente servicio en la venta y post venta.
mercadeo, busca de Demoras en el proceso comercial Controlar y Reducir Definir
Orientarlaalclasificació
Garantizamos n de
una para
cliente buena clientes.emppresarial
gestion
programar y comercial, en donde las
mejor sus pedidos.
1/23/2021 x proceso
SeguimientoComercial
fuertey a los Incumplimientos legales. 7 7 11 Moderado Documentar politicas comerciales.
nuevos
Académico mercados. quejas de los estudiantes. Asumir el riesgo areas se apoyan y generan un excelente servicio.
1/20/2021 x procesos de
Busqueda decalidad
nuevasy Académico no puede
Aplazamiento de visitasseguir el 6 7 9 Moderado Controlar y Reducir Informar a los asessores de ventas sobre estas.
servicio. que quieran proceso. Generamos
Definir tiemposnuevos mercadose yinformacion
de atencion nuevas oportunidades
al cliente. de negocio, de esta
1/27/2021 x empresas comerciales y de nuevas 7 8 10 Moderado Controlar y Reducir
manera
Registroelcomo
CIPET puedeno
servicio garantizar
conforme.nuevos clientes.
capacitar a su personal oportunidades.
IDENTIFICAR, ADQUIRIR, DISPONER Y MANTENER LOS RECURSOS FISICOS ,FINANCIEROS,
Gestión Administrativa

HUMANOS NECESARIOS PARA EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LA INSTITUCION

(Finenciaro)

- Pagos semestrales (adelantados).

Estudiantes que no pagan No hay solvencia para pagar las
9/4/2020 2 4 8 Moderado Controlar y/o Reducir - Promoción de los docentes para fomentar el pago. Programa contable.
sus obligaciones obligaciones de la institución - Control de los examenes por parte de la coordinación académica.
Gestión Administrativa
(Gestión Humana)

Ingreso de personal sin Insatisfacción del cliente.

cumplir el perfil de No cumplimiento de la
9/5/2020 competencias por ayudar a programación académica por parte 1 1 1 Menor
las personas el docente.

Documentación
9/6/2020 Incumplimiento del perfil 2 1 2 Menor
incompleta
Incumplimiento del personal
del plan de - Involucrar a todo el personal en las capacitaciones sobre el sistema de gestión
9/7/2020 formación para personal Incumplimiento del perfil 1 4 4 Menor
No disponer delel
recurso Retrazo en el envío de estudiantes a de la calidad
9/8/2020 x 1 4 4 Menor
Administr Gestión Administrativa
(Seguridad y Salud en

Poca participación
para pagar ARL de los práctica
9/9/2020 x Demoras
docentes del
en SSTdocente
para para Poca conciencia de los estudiantes 2 2 4 Moderado Controlar y/o Reducir - Entrenamiento permanente sobre las consecuencias en SST.
informar cuando
cuidar a los hay
estudiantes Demoras en la atención del
el Trabajo)

9/10/2020 x No realizar de
seguimiento de estudiante 1 1 1 Menor
accidentes los
9/11/2020 x los estudiantes cuando se Posibles patologías del estudiante
estudiantes 1 1 1 Menor - Política de no enviar estudiantes a práctica sin verficar en la lista de afiliados a
Estudiantes que no están No atención el estudiante.
presentan accidentes
9/12/2020 x 1 7 7 Moderado Controlar y/o Reducir -laPolítica
Evitar póliza. de no enviar estudiantes a práctica sin verficar en la lista de afiliados a
incluidos
Que el corredor de seguros La
en las polizas Noempresa
atenciónasumiría los costos.
el estudiante. -- Seleccionar proveedores de uniformes que dispongan de todos los procesos de
9/13/2020 x 2 7 14 Alto Eliminar la No usar el carnet
póliza. de la poliza como evidencia.
Usar estudiantes
no pague de la
las polizas Incumplimiento
La empresa del proveedor
los costos.sin -confección.
Comprarle a un proveedor Bajos costos.asumiría
que responda a las quejas de la Controlar o Reducir -- Seleccionar
No proveedores
usar el carnet
Comprarle
de uniformes
de la poliza
únicamente
que dispongan de todos los procesos de
como evidencia.
a proveedores seleccionados.
9/14/2020 x misma institución como 3 7 28 Perseguir confección.
que no ha sido Mejor
institución que generaoportuna.
atención y más retiro de Evitar
pasantes -- Comprarle
Comunicar únicamente
y dar a entender claramente
a proveedores las responsabilidades de compras,
seleccionados.
(Compras

9/15/2020 x 3 11 33 Muy Alto

Gestión

Incumplimiento en las
seleccionado formalmente estudiantes de laeninstitución. Eliminar asegurando
- Comunicar y dar a entender claramente las Administrativa
que únicamente autoriza la Jefe y Finaniciera.
ativa

Noestá
hacer seguimiento Incumplimiento las entregas al Evitar responsabilidades de compras,
9/16/2020 x entregas
o sinpor parte del al
documentación Sanción por parte de la DIAN por
por 3 11 33 Muy Alto - Revisar el procedimiento de compras y hacerlo más estrictoy para asegurar que
)

Incumplimientos
cliente, por ejemplo,reiterativos
uniformes Evitar
Eliminar
desempeño al proveedor, falta
proveedor partededeldocumentación
proveedor sin que actualizada.
la Eliminar -asegurando
no Actualizar
se compra
que únicamentede
documentación autoriza
sin cumplir requisitos
la Jefe
todosy los
realizar
Administrativa
proveedores.
además
Finaniciera.
un seguimiento al
9/17/2020 x esperando solamente al 2 7 14 Alto --desempeño.
Revisar el procedimiento
Seguimiento al proveedorde compras
contra y hacerlo
entrega. más estricto para asegurar que
institución se entere Controlar o Reducir no se compra sin cumplir requisitos y realizar además un seguimiento al
final del año para evaluarlo
desempeño.
PROBABILIDAD
Cualitativo Cuantitativo Descripción
Alto 3 Es muy factible que el riesgo se presente.
Media 2 El riesgo puede ocurrir ocasionalmente.
Baja 1 El riesgo es poco común o poco factible que el hecho se presente.

IMPACTO - RIESGO
Cualitativo Cuantitativo Descripción
Puede causar un gran efecto en el servicio educativo con paro en las actividades.
Catastrófico 11
Puede generar perdida del cliente o reclamos muy graves que involucran dinero.
Puede causar un gran efecto en el servicio sin paro en las actividades.
Mayor 7 Puede generar reclamos de los clientes.

Moderado 4 Afecta moderadamente la normalidad de las actividades de la empresa.

Puede generar quejas de los clientes que son de manejo normal de la empresa.
Presenta un bajo efecto en la normalidad de las labores de la empresa.
Menor 2
Puede generar un impacto menor con los clientes.

Insignificante 1 No impacta en la calidad sel servicio educativo.

No genera impacto con los clientes.

IMPACTO - OPORTUNIDAD
Cualitativo Cuantitativo Descripción

Puede generar un gran impacto en el logro de los objetivos estrategicos.

Muy Alto 11
Puede permitir ganancia de nuevas oportunidades en otros ambitos, junto con beneficios financieros.

Alto 7 Puede generar impacto positivo con los clientes, sin beneficios financieros.
Moderado 4 Impacta moderadamente los procesos y los clientes.
Bajo 2 Presenta un bajo beneficio.
Muy Bajo 1 No genera ningún beneficio.
 Código:
Versión:
Vigencia:

nancieros.
 MATRIZ DE DECISIÓN - RIESGOS MATRIZ DE DECISIÓN - OPORTUNIDADES

Evitar
Alto Controlar Eliminar Evitar Perseguir
Asumir Asumir Perseguir Perseguir Aceptar Aceptar
3 y/o Reducir Controlar Eliminar Aceptar
Reducir

Evitar
Medio Controlar Eliminar Evitar Perseguir
Asumir Asumir Perseguir Perseguir Aceptar Aceptar
2 y/o Reducir Controlar Eliminar Aceptar
Reducir

Evitar
Bajo Controlar Eliminar Perseguir
Asumir Asumir Asumir Perseguir Aceptar Aceptar Aceptar
1 y/o Reducir Controlar Aceptar
Reducir

Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico Muy Alto Alto Moderado Bajo Muy Bajo
1 2 4 7 11 11 7 4 2 1

Consecuencias Negativas Beneficios

 Bajo

La Transferencia del Riesgo es

un tratamiento que se puede
Moderado
tomar en combinación con los
demás o sólo

Alto

Muy alto