Finanzas para

comunidades
Guía para entender cómo funciona el área de

contabilidad en condominios y edificios

EDIPRO & NUBOX

A la hora de leer este e-book, es necesario

percibir a las comunidades como pequeñas

empresas. En ellas encontraremosactivos,

ingresos, egresos y capital humano, entre
otros componentes del área contable .
 Índice
INTRODUCCIÓN 3

OBLIGACIONES 4

CONTABILIDAD COMPLETA 5
Y SIMPLIFICADA

INGRESOS Y EGRESOS 7

REMUNERACIONES 11

FONDO DE RESERVA 18

CONSEJOS PARA 21
ADMINISTRAR DE FORMA

ORDENADA
Introducción
Cuando se administra una comunidad,

estará siempre presente la labor contable

y financiera.

Es por esto que EdiPro junto a Nubox han

decidido crear la siguiente guía que

consta de conceptos básicos sobre

finanzas y contabilidad, aplicados a la

realidad de condominios y edificios.

Encontrarás detalles del proceso contable

que debe llevar una comunidad mes a

mes, sus obligaciones al ser persona

jurídica y definiciones teóricas que te

ayudarán a entender por qué es necesario

tener el máximo orden en la gestión.

3
 Obligaciones
de una comunidad
Cuando una comunidad no registra

ninguna actividad económica "susceptible

a generar impuestos", el SII (Servicio de

Impuestos libra de la
Internos), los

obligación del Inicio de Actividades en

dicha entidad.

Sin embargo, pese a que no haya que

declarar rentas ni impuestos, de igual

forma se hace indispensable llevar una

contabilidad que contemple el flujo de

ingresos y egresos.

Esto es un deber del administrador o

empresa de administración, y ayudará al

orden, a detectar moras y a incrementar la

transparencia hacia el comité y la

comunidad.

4
Contabilidad completa
y simplificada
Ya que las comunidades no se atienen al

inicio de actividades en el SII, es posible

elegir llevar una contabilidad más liviana.

Existen dos formas de llevarla: completa y

simplificada.

En el Diccionario Básico Tributario

Contable encontramos estas dos

definiciones.

Contabilidad completa, es aquella que

comprende los libros Caja, Diario, Mayor e

Inventarios y Balances, independiente de

los libros auxiliares que exija la ley, tales

como Libro de Ventas Diarias, de

Remuneraciones, de Impuestos Retenidos,

etc.

5
Contabilidad simplificada es un tipo de

contabilidad que podrá autorizar la

Dirección Regional del SII y que puede

consistir en llevar un libro de entradas y

gastos timbrado, o bien una planilla de

entradas y gastos, sin que estén

relacionados con los libros auxiliares que

exijan otras leyes o el Director Regional.

Si se lleva este tipo de contabilidad, se

pueden dejar de lado actividades como:

llevar libros contables, elaborar balances

e inventarios y hacer depreciaciones de

los bienes.

Las comunidades pueden trabajar con

cualquiera de los dos tipos de

contabilidad, sin embargo, para evitar

percances contables, se recomienda usar

la contabilidad completa.

6
Ingresos y egresos
¿Qué son? Por definición entendemos

que:

El concepto de egresos, está

profundamente ligado a la contabilidad;

en este caso, significa la salida de dinero

de las arcas de una empresa, o en este

caso la comunidad, mientras que por

ingresos se entiende el dinero que entra.

Los egresos incluyen los gastos y las

inversiones. El gasto es aquella partida

contable que aumenta las pérdidas. En

una comunidad se refiere a los gastos

obligatorios e inversiones como:

mantenciones, remuneraciones,

remodelaciones, entre otros.

7
Mientras que un ingreso en contabilidad

hace referencia a un incremento en el

patrimonio neto de un ente económico,

por lo que puede tratarse de un aumento

del valor de los activos o la disminución

del valor de un pasivo.

Cabe destacar que no se reconocen como

ingresos las aportaciones de socios o

propietarios, ya que se entienden como

algo que la entidad deberá devolver en

algún momento. Al mismo tiempo, la norma

estipula no se deben reconocer

que

como ingresos:

Los incrementos de activos derivados

de la disminución de otros activos y

del aumento de pasivos.

8
 Los decrementos de pasivos

procedentes de la disminución de

activos, aumento de otros pasivos y del

aumento del capital contable

(producto de los movimientos de

propietarios de la entidad).

La mayoría de los ingresos, si es que no el

100% de ellos, en una comunidad, son los

gastos comunes.

¿Qué es un gasto común?

Es cuota monetaria que debe pagar cada

co-propietario de una comunidad. Este

monto se calcula en base al prorrateo, que

es el proceso procentual que establece el

monto que debe pagar cada copropietario

dependiendo de las características de su

propiedad (tamaño, estacinamiento,

bodega, etc).

9
Existen dos tipos de gastos comunes:

Ordinarios: son los cobros por el uso y

consumo de las distintas instalaciones

y servicios que ofrece el condominio.

También incluyen los costos de

mantención.

Extraordinarios: estos cobros son por

otro tipo de cosas, como mejoras al

edificio que se hayan acordado en las

asambleas, o problemas fortuitos

como que se tape tu ducto de basura,

por ejemplo.

Los gastos comunes solo pueden ser

gastados con fines operacionales de la

comunidad. Según la Ley 19.537 todos los

habitantes deberán pagar

obligatoriamente esta cuota para el

mejoramiento continuo de la comunidad.

10
 Remuneraciones
Como se mencionaba anteriormente, las

remuneraciones forman parte de los

egresos de una comunidad. Y se refieren

particularmente a las contraprestaciones

en dinero y las adicionales en especie

avaluables en dinero que debe percibir el

trabajador del empleador por causa del

contrato de trabajo*.

El pago de remuneraciones es la principal

obligación que tiene el empleador, en este

caso la comunidad, con los trabajadores.

Si no existe un contrato a la hora de

pagarle a un colaborador, esto no podrá

ser considerado como una remuneración.

*De acuerdo con el artículo 41 del Código del Trabajo 11

Clasificación de remuneraciones:

Las remuneraciones son clasificadas en

nuestro país bajo las siguientes

categorías.

Ordinarias, extraordinarias y
especiales: son las que se pagan por

periodos de igual duración. (Semanal,

quincenal, mensual).

Fijas y variables: fijas hace

referencia a aquellas que el

trabajador recibe periódicamente.

Variables hace referencia a que la

remuneración puede no ser constante.

Principales y accesorias: principal

refiere a la remuneración recibida

como contraprestación de un contrato.

Accesorias son aquellas

remuneraciones calculadas sobre la

principal.

12
Tipos de remuneraciones:

En Chile existen varios tipos de

remuneraciones, debido a los distintos

tipos de labores que se pueden

desempeñar como trabajos remunerados.

Sueldo base: es una remuneración

obligatoria y fija que se paga por

periodos de igual duración. (Ordinaria)

Sobre sueldo: se refiere a una

remuneración extraordinaria. Puede

ser referida al pago de horas extras, a

bonos, o aguinaldos. (Accesoria)

También existen la utilidad, comisión y

participación. Sin embargo, estas últimas

es difícil aplicarlas al contexto de las

remuneraciones en comunidades.

13
¿Qué tipo de pagos no son
remuneración?:

Para la ley de nuestro país, hay distintos

tipos de pago a los trabajadores que no

se consideran dentro de la categoría de

remuneración.

Estos son: movilización, pérdida de caja,

colación, viáticos, indemnizaciones, y el

pago de gastos incurridos por el

trabajador.

Llevar las remuneraciones de una

comunidad, aunque parezcan fáciles,

requieren de ser muy cuidadoso, ya que

este proceso está ligado a las leyes.

En la mayoría de las administraciones esta

tarea y casi toda la contabilidad se llevan

a cabo en Excel, la cual actualmente se

considera una herramienta algo limitada

para este fin.

14
Sin embargo, los avances tecnológicos hay

desencadenado en nuevas herramientas

para poder simplificar estas tareas y

automatizarlas, para así reducir lo máximo

posible los errores humanos.

A la hora de llevar la contabilidad en una

comunidad se ha vuelto indispensable

comenzar dea poco a incorporar las

nuevas herramientas para así obtener

resultados de la más alta calidad.

Nubox y EdiPro se unieron para entregar a

contadores y administradores de

comunidades los mejores tips,

herramientas y potenciales aliados en el

proceso de gestión administrativa y

contable de edificios y condominios.

Nubox simplifica la administración y

gestión de pymes, contadores,

emprendedores y empresas con soluciones

simples y fáciles de usar.

15
Nubox cuenta con 3 sistemas:

Contabilidad, Factura electrónica y

Remuneraciones que permiten optimizar
las labores diarias y llevar un control

integral de tu negocio. (Haz click aquí

para probar Nubox).

Mientras que el software de EdiPro,

además de incorporar el área contable,

soluciones en temas de
también ofrece

comunicación con la comunidad y

desarrollo de otras actividades
cotidianas de forma más
automatizada, para así facilitar la
gestión del administrador y entregarle la

posibilidad de crecer y administrar más

comunidades simultáneamente.

Este rubro se profesionaliza cada vez más,

haciéndose más cercano a la tecnología y

simplificando tareas del día a día,

comunicación interna y gestión

administrativa.
16
El perfil del administrador de
comunidades debe estar a la altura de
estos nuevos desafíos e innovación
constante. Además, para un contador esto

se perfila como una oportunidad de

negocios interesante, al mismo tiempo que

puede contribuir y ayudar a la comunidad.

¡Hay mucho por aprender e innovar! ya

que a diario se presentan nuevos desafíos

y oportunidades. Las nuevas herramientas

y formas de trabajo no solo lo harán más

ameno y sencillo, sino que facilitan el

manejo del tiempo para mantener y

gestionar mejor la comunidad.

17
 Fondo de reserva
Este ítem es importante de destacar, ya

que se trata de una obligación que tiene

la comunidad.

Según el artículo 7 de la Ley De

Copropiedad Inmobiliaria (Nº 19.537):

"En la administración de todo condominio

deberá considerarse la formación de un

fondocomún de reserva para atender a

reparaciones de losbienes de dominio

común, a la certificación periódicade las

instalaciones de gas, certificación

deascensores, tanto verticales como

inclinados ofuniculares, montacargas y

escaleras o rampasmecánicas y sus

instalaciones o a gastos comunesurgentes

o imprevistos".

18
Además, dicho artículo explica también

cómo se conformarán e incrementarán

los ingresos del fondo de reserva:

"Este fondo se formará e incrementará

con el porcentaje de recargo sobre los

gastos comunes que, en sesión

extraordinaria, fije la asamblea de

copropietarios; con el producto de las

multas e intereses que deban pagar, en su

caso, los copropietarios, y con los aportes

porconcepto de uso y goce exclusivos

sobre bienes de dominio común a que

alude el inciso segundo delartículo 13".

"Los recursos de este fondo se mantendrán

en depósito en una cuenta corriente

bancaria o en una cuenta de ahorro o se

invertirán en instrumentos financieros que

operen en el mercado de capitales, previo

acuerdo del Comité de Administración.

Estacuenta podrá ser la misma a que se

refiere el incisotercero del artículo 23".

19
¿Quién es responsable del fondo de
reserva?

El administrador tendrá la responsabilidad

de hacer cumplir el artículo 7 de la Ley de

Copropiedad Inmobiliaria y además de

mantener informados a los copropietarios

sobre el uso del dinero contenido en el

fondo de reserva.

En este ítem el Comité de

Administración también tendrá una

responsabilidad importante, la de

fiscalizar los gastos en los que se

incurran con el dinero de este fondo.

Deben procurar que este fondo de utilice

solo para los fines que establece la Ley
19.537.

20
 Consejos para
administrar de forma
más ordenada
Para finalizar este manual, incorporáremos

una serie de consejos para garantizar

que puedas tener el control de las

finanzas de tu comunidad; y realizar esta y

todas las funciones indispensables para su

funcionamiento, de forma impecable.

TEN UN EQUIPO DE TRABAJO

Lo primero para tener una buena función

administrativa es entender queestá bien

si no puedes hacer todo el trabajo solo,
ya que el manejo de comunidades es

sumamente arduo. Es por esto que tener

un equipo de trabajo que comparta tus

metas y ambiciones hará que todo

funcione de forma más ordenada.

21
 USA LAS TECNOLOGÍAS A TU ALCANCE

En la época actual, los avances

tecnológicos en todo ámbito salen casi a

la velocidad de la luz, y el mundo de la

administración también se ha visto

afectado por la creación de herramientas

digitales que harán que tu trabajo sea

mucho más expedito, ameno y

automatizado.

Podrás dejar de preocuparte por no

cometer errores de cálculo en el área de

finanzas, también enviar mensajes a tu

comunidad sin usar circulares físicas,

comunicarte de mejor forma con tu equipo

y además, tener un respaldo de toda la

información en una nube, donde jamás se

perderán.

22
No pierdas la oportunidad de incorporar el

software de administración a tus

gestiones. Podrás experimentar mejoras

desde el día ¡Además de poder

uno.

aumentar la capacidad administrativa a

muchas más comunidades!

Si tienes alguna duda, también puedes

probar gratis y sin compromiso una de

las plataformas con más funcionalidades.

(Haz click en la imagen para iniciar la

prueba).

23
 PRIORIZA LA TRANSPARENCIA

La transparencia es la mejor aliada a la

hora de manejar una comunidad, sobre

todo el área financiera, de manera

ordenada.

Los miembros de tu comunidad siempre

querrá saber cómo estás ayudando a

mejorarla, por eso mismo deben estar

enterados de los gastos realizados en

reparaciones, mantenciones y mejoras.

A la hora de hablar de transparencia, es

común que las personas la valoren y así tus

gestiones podrán ser mucho más

expeditas, puesto que los copropietarios y

vecinos estarán felices de saber qué usas

los recursos de forma sabia.

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