Materia: Funciones y Competencias

Directivas.

Módulo 4 - CASO DE

ESTUDIO GESTION

DEL TIEMPO.

Instrucciones: lea detenidamente el caso y responda

Julia Nogueras intentó volver a quedarse dormida antes de que sonara el despertador
a las 7 de la mañana. Julia era uno de los seis jefes de equipo de la Central de
Servicios, del que era director Arcadio Manuel, un veterano de la compañía, trabajador
incansable, que tenía a gala y ejemplo ser el último en abandonar la oficina, día tras
día.
Arcadio no hablaba mucho y se relacionaba poco con los demás directores de la
compañía, competentes y jóvenes responsables de los departamentos de
administración, logística, producción, recursos humanos, etc., y solo mantenía
constante relación con Gervasio Chico Cervera, el director del departamento comercial.
Reportaba periódicamente al director general, pero generalmente solo cuando éste se
lo pedía, y también asistía a las reuniones mensuales de directores, donde intervenía
poco y casi siempre para mostrar desacuerdo con la opinión la mayoría. No era
Arcadio un superior fácil de tratar, más bien se mostraba autoritario y distante con sus
colaboradores, y sus jefes de equipo sabían que había pocas posibilidades de
cuestionar sus órdenes, y menos de plantearle nuevas formas de organizar y distribuir
el trabajo. Alegaba a menudo que “siempre había sido así y así estaba bien”.
Como consecuencia de este estilo dirección, la mayor parte de los jefes de equipo
mostraban una iniciativa reducida para mejorar la eficiencia del trabajo de sus
equipos, planificaban poco y se angustiaban mucho cuando el trabajo no salía
adelante, a pesar de las largas jornadas de trabajo que compartían con su director.
Cada jefe de equipo era responsable del servicio de atención comercial a un número
determinado de clientes. Además, era responsable de la concertación y preparación
de las visitas comercial es de los vendedores a los clientes de su zona, así como de
otros clientes potenciales y prospectos.
Cada jefe de equipo tenía a su cargo entre 10 y 15 empleados y 2 ó 3 becarios,
dependiendo del tamaño de la zona de la que eran responsables.
Julia estaba dando cuenta de su desayuno (que siempre hacía de pie, en poca más de
cinco minutos) cuando se dio cuenta que a las 11 tenía una reunión con su jefe y el
director de Calidad, tenía antes que preparar un informe sobre dicho asunto, y tenía
que atender a un cliente que, ayer a última hora, había llamado para personarse
en la oficina y “ver a alguien” que le diera razón de su problema de “reclamaciones
pendientes”, según le dijo, por cierto, muy enfadado.
La verdad es que Julia no tenía idea de a qué reclamaciones se refería, y tampoco se
había decido a preguntárselo ayer, porque estaba atendiendo a dos de sus
colaboradores y ya era la cuarta vez que la interrumpían con llamadas telefónicas
inesperadas. Por la tarde, a las 6, tenían, ella y sus colegas, reunión con el director de
recursos humanos, quien les iba a explicar el asunto de la evaluación del desempeño.
Su coche tardó en arrancar, gracias a unos buenos vecinos lo consiguió... Perdió más
de diez minutos. “¿Cuándo llevaría el coche al taller, si no tenía tiempo?” En el camino
se encontró el atasco previsible de los viernes lluviosos, que ella no había sin embargo
previsto. Llegó muy tarde. Cruzó el portalón de la empresa y se dirigió al
aparcamiento. Cuando llegó vio que su plaza habitual estaba, una vez más, ocupada,
hecho que le molestó bastante, porque además tuvo que perder quince minutos
adicionales para aparcar correctamente en la calle. Esta vez no dejaría que le multasen
de nuevo por mal aparcamiento. Apenas dio los buenos días a la gente de su
departamento, y se le presentó la siguiente situación:
Auxiliar de Julia: “ Julia, tienes 5 llamadas; “El jefe dice que está esperando el informe,
que lo quiere leer antes de entrar a la reunión con el de Calidad; “Te han llamado de
la consulta del dentista para recordarte la cita de hoy a las 6 de la tarde; “El director
de RR.HH. quiere hablar contigo; me ha adelantado que quiere que le ayudes a
preparar la presentación de esta tarde; te espera en su despacho lo antes posible
“Pepe, el nuevo en el equipo, dice que quiere verte (te adelanto que es para pedirte
consejo sobre cómo tratar el tema de Hijos de Alcántara, que está muy perdido, y por
lo visto es muy urgente) “Tu hija llama desde Granada, que quiere darte un recado””
Julia llega a su despacho y abre el correo. Selecciona mensajes y encuentra:
 Un fax del Director General requiriendo información sobre la situación del
servicio en el mes finalizado, ya es la 2ª vez que lo solicita (“¿Por qué no se lo
pide a su jefe Arcadio, que para eso está”, piensa)
 Una factura de la empresa suministradora de etiquetas, por un valor de 12.000
€. (Julia se sobresaltó rápidamente “¡es imposible…!”)
 Una carta del tutor del becario solicitando cubrir un informe de seguimiento. Un
estudio sectorial sobre la última tecnología aplicada a la mejora del servicio al
cliente (¡Qué interesante...”)
Julia empezó a leer el estudio, olvidando por un buen rato todas sus citas. Y
cuando miró la hora, el tiempo se había definitivamente precipitado. No había
preparado la reunión con el director de calidad y la verdad es que no fue un tiempo
aprovechado. Además, parece que el de Calidad y su jefe nunca querían acabar.
Durante la reunión, ella pensaba en sus citas no atendidas y en todos esos otros
problemas pendientes...
“Este día ha sido espantosamente malo”, le comentó a su hija cuando ésta le repitió la
llamada a su casa, (llamada que su madre no le había devuelto por la mañana), poco
después de quedar rendida por el sueño en el sillón de la televisión, sin haber
cenado. “Y también el de ayer, y el de anteayer, y el de anteanteayer” le dijo su hija
en forma de reproche. “¿Cuándo vas a organizar tu tiempo, mamá?” “Y hoy el director
de recursos humanos, muy cariñosamente, le había sugerido que se cogiese unas
vacaciones, si era necesario. “¿Qué querría decir con esto?”
Antes de colgar, su hija le había aconsejado que durmiera bien mañana, y no
precisamente en el sillón ante la televisión. La buena noticia (que sorprendió a Julia,
porque no se acordó durante todo el día), era que al día siguiente era sábado, no tenía
que ir al trabajar.
1- IDENTIFIQUE Y ENUMERE LOS PROBLEMAS QUE TIENE JULIA EN SU ÁREA

DE TRABAJO Y PERSONAL.

 Uno de los problemas es la definición de metas a corto y largo plazo, ya que

Julia se maneja realizando las tareas día a día, ella hace las cosas que le piden

en el momento que se lo piden.

 Julia no es ordenada en su ambiente laboral y en sus actividades no existe

continuidad clara, siempre todo lo tiene en desorden y da prioridad a cosas sin

importancia.

 No realiza planificaciones, ni lleva ninguna agenda, ni ningún dispositivo que le

ayude a recordar sus compromisos y que pueda estar más cerca de las

personas.

 En el ámbito personal, no realiza las cosas a tiempo por priorizar las tareas del

trabajo, y deja de último las relaciones personales, olvidando siempre sus

compromisos personales por el desorden y la mala organización que tiene en el

ambiente laboral.

 Siempre es el mismo desastre de su vida cotidiana, se queda dormida en un

mueble, no toma tiempo para sus comidas, y no tiene ninguna precaución de sus

herramientas de trabajo como su auto.

 Así mismo, mezcla su vida personal con la laboral, tiene que tener un control de

sus llamadas personales, que le marquen a su dispositivo o un email personal,

ya que su hija tiene que llamarla a su trabajo para poder contactarla.

Como vemos, Julia tiene un grave problema ya que no administra su tiempo de una

forma efectiva. Algunas de las recomendaciones para mejorar su vida profesional y

personal serían:

 Deberá, primero que nada, resolver su estrés, ya que debido a la sobrecarga

que tiene de trabajo este estrés se manifiesta al intentar dormir antes de que el

despertador suene.

 Así mismo, su entorno laboral no es favorable, ya que su jefe no es un

supervisor fácil de tratar, puesto que siempre se muestra muy autoritario y

distante; y esto pone a Julia más angustiada y por eso las cosas del trabajo no

salen adelante. Ella debería tomar una forma independiente con un control sobre

la forma en que realiza sus obligaciones, estas resultarían más satisfactorias en

el trabajo y su vida personal.

 Julia, tiene que organizarse mejor en su trabajo, ya que no tiene un horario de

atención para su grupo de trabajo, ni de las visitas comerciales, ni de los clientes

de su zona, de los clientes potenciales y prospectos.

 En su entorno laboral, la actitud no tan positiva de si jefe Arcadio, ella debería

tomar una forma independiente con un control sobre la forma en que realiza sus

obligaciones, estas resultarían más satisfactorias en el trabajo y su vida

personal.

 Julia, debería también, darle a conocer a sus visitas, el tiempo que dispone para

ellos, así como a sus clientes, y también exigir y dar puntualidad.

 Con respecto a las llamadas, debería establecer horarios para hacer y recibir
 llamadas de sus clientes, ya que de esta forma tendría más control de las

mismas.

 Julia debería, también decirle a su auxiliar la diferencia entre urgente e

importante, para que dé prioridad a las llamadas y tareas.

 También pero no menos importante, aprender a decir que no, cuando le pidan

cosas que no puede hacer o que no son parte de sus funciones.

 Deberá realizar cronogramas específicos para reunirse con su equipo, de esta

manera si tiene alguna inquietud las pueden expresar en el momento.

 También no debe dejar las cosas que puede hacer hoy para mañana, y dejar de

hacer tareas sin terminar.

 En lo personal, debería aplicar estas mismas reglas, a fin de llevar un mejor

control y una separación entre su vida laboral y personal.