Practica 6

DD1015 - GESTIÓN DEL TIEMPO Y DIRECCIÓN DE
REUNIONES
CASO
PRÁCTICO
Julia Nogueras intentó volver a quedarse dormida antes de que sonara el

despertador a las 7 de la mañana. Julia era uno de los seis jefes de equipo de
la Central de Servicios, del que era director Arcadio Manuel, un veterano de la
compañía, trabajador incansable, que tenía a gala y ejemplo ser el último en
abandonar la oficina, día tras día. Arcadio no hablaba mucho y se relacionaba
poco con los demás directores de la compañía, competentes y jóvenes
responsables de los departamentos de administración, logística, producción,
recursos humanos, etc., y solo mantenía constante relación con Gervasio Chico
Cervera, el director del departamento comercial. Reportaba periódicamente al
director general, pero generalmente solo cuando éste se lo pedía, y también
asistía a las reuniones mensuales de directores, donde intervenía poco y casi
siempre para mostrar desacuerdo con la opinión la mayoría. No era Arcadio un
superior fácil de tratar, más bien se mostraba autoritario y distante con sus
colaboradores, y sus jefes de equipo sabían que había pocas posibilidades de
cuestionar sus órdenes, y menos de plantearle nuevas formas de organizar y
distribuir el trabajo. Alegaba a menudo que “siempre había sido así y así
estaba bien”. Como consecuencia de este estilo de dirección, la mayor parte
de los jefes de equipo mostraban una iniciativa reducida para mejorar la
eficiencia del trabajo de sus equipos, planificaban poco y se angustiaban
mucho cuando el trabajo no salía adelante, a pesar de las largas jornadas de
trabajo que compartían con su director. Cada jefe de equipo era responsable
del servicio de atención comercial a un número determinado de clientes.
Además, era responsable de la concertación y preparación de las visitas
comerciales de los vendedores a los clientes de su zona, así como de otros
clientes potenciales y prospectos. Cada jefe de equipo tenía a su cargo entre
10 y 15 empleados y 2 o 3 becarios, dependiendo del tamaño de la zona de la
que eran responsables. Julia estaba dando cuenta de su desayuno (que
siempre hacía de pie, en poca más de cinco minutos) cuando se dio cuenta
que a las 11 tenía una reunión con su jefe y el director de Calidad, tenía antes
que preparar un informe sobre dicho asunto, y tenía que atender a un cliente
que, ayer a última hora, había llamado para presentarse en la oficina y “ver a
alguien” que le diera razón de su problema de “reclamaciones pendientes”,
según le dijo, por cierto, muy enfadado. La verdad es que Julia no tenía idea de
a qué reclamaciones se refería, y tampoco se había decido a preguntárselo
ayer, porque estaba atendiendo a dos de sus colaboradores y ya era la cuarta
vez que la interrumpían con llamadas telefónicas inesperadas. Por la tarde, a
1
las 6, tenían, ella y sus colegas, reunión con el director de recursos humanos,
quien les iba a explicar el asunto de la evaluación del desempeño.
2
CASO PRÁCTICO
Su coche tardó en arrancar, gracias a unos buenos vecinos lo consiguió...

Perdió más de diez minutos. “¿Cuándo llevaría el coche al taller, si no tenía
tiempo?” En el camino se encontró el atasco previsible de los viernes lluviosos,
que ella no había sin embargo previsto. Llegó muy tarde. Cruzó el portalón de
la empresa y se dirigió al aparcamiento. Cuando llegó vio que su plaza habitual
estaba, una vez más, ocupada, hecho que le cabreó bastante, porque además
tuvo que perder quince minutos adicionales para aparcar correctamente en la
calle. Esta vez no dejaría que le multasen de nuevo por mal aparcamiento.
Apenas dio los buenos días a la gente de su departamento, y se le presentó la
siguiente situación:
Auxiliar de Julia: “Julia, tienes 5 llamadas”; “El jefe dice que está esperando el
informe, que lo quiere leer antes de entrar a la reunión con el de Calidad”; “Te
han llamado de la consulta del dentista para recordarte la cita de hoy a las 6
de la tarde”; “El director de RR.HH. quiere hablar contigo; me ha adelantado
que quiere que le ayudes a preparar la presentación de esta tarde; te espera
en su despacho lo antes posible”; “Pepe, el nuevo en el equipo, dice que
quiere verte (te adelanto que es para pedirte consejo sobre cómo tratar el
tema de Hijos de Alcántara, que está muy perdido, y por lo visto es muy
urgente)”; “Tu hija llama desde Granada, que quiere darte un recado”. Julia
llega a su despacho y abre el correo. Selecciona mensajes y encuentra:
Un fax del Director General requiriendo información sobre la situación del

servicio en el mes finalizado, ya es la 2ª vez que lo solicita (“¿Por qué no se lo
pide a su jefe Arcadio?, que para eso está”, piensa) Una factura de la
empresa suministradora de etiquetas, por un valor de
12.000 €. (Julia se sobresaltó rápidamente “¡es imposible...!”)
Una carta del tutor del becario solicitando cubrir un informe de seguimiento.
Un estudio sectorial sobre la última tecnología aplicada a la mejora del servicio
al cliente (¡Qué interesante...”) Julia empezó a leer el estudio, olvidando por un
buen rato todas sus citas. Y cuando miró la hora, el tiempo se había
definitivamente precipitado. No había preparado la reunión con el director de
calidad y la verdad es que no fue un tiempo aprovechado. Además, parece que
el de Calidad y su jefe nunca querían acabar. Durante la reunión, ella pensaba
en sus citas no atendidas y en todos esos otros problemas pendientes…
“Este día ha sido espantosamente malo”, le comentó a su hija cuando ésta le

repitió la llamada a su casa, (llamada que su madre no le había devuelto por la
mañana), poco después de quedar rendida por el sueño en el sillón de la
televisión, sin haber cenado. “Y también el de ayer, y el de anteayer, y el de
anteanteayer” le dijo su hija en forma de reproche. “¿Cuándo vas a organizar
tu tiempo, mamá?” “Y hoy el director de recursos humanos, muy
cariñosamente, le había sugerido que se cogiese unas vacaciones, si era
necesario. “¿Qué querría decir con esto?”
Antes de colgar, su hija le había aconsejado que durmiera bien mañana, y no

precisamente en el sillón ante la televisión.
Fuente: Caso de estudio gestión del tiempo (2016). Recuperado de:

CASO PRÁCTICO
http://www.academia.edu/8041672/CASO_DE_ESTUDIO_GESTION_DE
L_TIEMPO
Instrucciones para el desarrollo de la
actividad
Luego de estudiar el caso descrito, responda las siguientes interrogantes:
¿Qué recomendaciones inmediatas le darías a Julia para optimizar su

tiempo?
Trabajar con agenda
Priorizar los trabajos
Delegar en otros algunos trabajos
Descanzar bien en la casa
Alimentarse adecuadamente
¿Qué acciones de mediano y largo plazo debe hacer para evitar que
esto se repita?
Calendarizar los trabajos de acuerdo a su primacia
¿Qué actividades puede y no, delegar?

Hacer los presupuesto
Hacer los diferentes informes
Enuncia 3 errores que Julia está cometiendo, en función de la gestión

de su tiempo.
No usar agenda
No priorizar actividades
No delegar funciones
¿Qué políticas implementarías en la empresa, para evitar que se

repita la situación de Julia?
Evaluación de desempeño cada seis meses
Política de cifrado de datos
Aprenderá delegar tareas
Evitar el uso excesivo del teléfono
Establecer momentos para revisar el correo
Planificar, organizar, priorizar el trabajo diario
¿Cómo podría apoyar Arcadio Manual a Julia, dada la situación de

agobio que está viviendo?
Delegar funciones de la de Julia a otro de los colaboradores de otro

departamento.
¿Qué aplicación y gadget le recomendarías a Julia, para optimizar su

tiempo?
Ordenador de gran capacidad

Agrupar tareas
Bloquear franjas de tiempo es decir poner todo en un calendario
Establecer procesos
Además le recomiendo
Evernote para la gestión de tareas
Google calendario para optimizar el tiempo
Wunderlist para una lista de tareas
Workflow para automotizar las actividades y eventos planificados
Rescue time para mejorar el rendimiento y la productividad te permite

monitorear todo lo que hace con un cronometro.
Elabore su respuesta a estas interrogantes basándose en el estudio de

los materiales de la asignatura y otras fuentes que considere oportuno
consultar.
Una vez completadas las respuestas, haga entrega del documento a

través del icono de la actividad.

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DD1015 - GESTIÓN DEL TIEMPO Y DIRECCIÓN DE

Julia Nogueras intentó volver a quedarse dormida antes de que sonara el

Su coche tardó en arrancar, gracias a unos buenos vecinos lo consiguió...

Un fax del Director General requiriendo información sobre la situación del

“Este día ha sido espantosamente malo”, le comentó a su hija cuando ésta le

Antes de colgar, su hija le había aconsejado que durmiera bien mañana, y no

Fuente: Caso de estudio gestión del tiempo (2016). Recuperado de:

Luego de estudiar el caso descrito, responda las siguientes interrogantes:

¿Qué recomendaciones inmediatas le darías a Julia para optimizar su

¿Qué actividades puede y no, delegar?

Enuncia 3 errores que Julia está cometiendo, en función de la gestión

¿Qué políticas implementarías en la empresa, para evitar que se

¿Cómo podría apoyar Arcadio Manual a Julia, dada la situación de

Delegar funciones de la de Julia a otro de los colaboradores de otro

¿Qué aplicación y gadget le recomendarías a Julia, para optimizar su

Ordenador de gran capacidad

Bloquear franjas de tiempo es decir poner todo en un calendario

Evernote para la gestión de tareas

Google calendario para optimizar el tiempo

Wunderlist para una lista de tareas

Workflow para automotizar las actividades y eventos planificados

Rescue time para mejorar el rendimiento y la productividad te permite

Elabore su respuesta a estas interrogantes basándose en el estudio de

Una vez completadas las respuestas, haga entrega del documento a

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