PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS

"AUTORIDAD PARA LA RECONSTRUCCIÓN CON CAMBIOS"

REGIÓN: ANCASH, CAJAMARCA Y LA LIBERTAD

CONTRATO 30.128 ENTREGA DE DOCE INTERVENCIONES (INSTITUCIONES EDUCATIVAS) EN LOS

DEPARTAMENTOS DE ANCASH, CAJAMARCA Y LA LIBERTAD (PAQUETE 6)

PROCEDIMIENTO

ELABORACION DE INFORMES

Rev. 04

CNGO – P21025 – PRO – CAL – 0007

REV N° FECHA DESCRIPCIÓN ELAB. POR REV. POR APROB. POR

Alejandro Alejandro
R00 15/11/2021 Emisión Inicial G. Almanza
Cabrera Cabrera

R01 07/09/2021 Actualización G. Almanza A. Aparicio A. Aparicio

R02 23/09/2021 Actualización G. Almanza A. Aparicio A. Aparicio

R03 20/10/2021 Actualización G. Almanza A. Aparicio A. Aparicio

Gianfranco Alejandro Alejandro

R04 15/11/2021 Actualización
Almanza Cabrera Cabrera

FIRMAS
 CONTROL DE CAMBIOS

REVISIÓN DESCRIPCIÓN
00 Emisión Inicial
En la página 2: Se agrega cuadro de Control de Cambios.
En el punto 6.3 Requisitos de Informe, se corrige
01 - Se corrige en 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y alineado a la
izquierda.
- Se corrigen las medidas de los márgenes.
En la Página 7: En el punto 6.3 Requisitos de Informe
- Se modifican los requisitos de los niveles de enumeración.
- Se indica que se considerará índice solo para documentos que tengan más
de 10 páginas.
02
En la Página 9: Se agrega el punto 6.5.1 Estructura para Informe Corto
En la Página 5: En el Punto 3. Definiciones: Se agrega la definición de
Informe Corto.

En la Página 7: En el punto 6.3 Requisitos de Informe

- Se modifican los criterios para el uso del Control de Cambios
- Se agrega la opción de colocar Fuente en imágenes, gráficas, cuadros,
entre otros.
03
En la Página 9: En el punto 5.1 Estructura del Informe (Continua después
de la caratula)
- Para documentos que pertenezcan a las Entregas de Diseño, se agrega el
Cuadro de Control de Revisiones (en la página 02).

Se restructuró el capítulo 6. DESARROLLO

Se aclaran los puntos 6.1 Consideraciones Generales y 6.2 Requisitos de Informe
04 para aplicación de todos los tipos de informes.
Se establecen las consideraciones para la elaboración de cada tipo de informe y su
aplicación.

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 Contenido
1. OBJETIVO ................................................................................................................. 4
2. ALCANCE .................................................................................................................. 4
3. DEFINICIONES .......................................................................................................... 4
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................ 5
5. RESPONSABILIDADES ............................................................................................ 5
6. DESARROLLO........................................................................................................... 6
6.1 Consideraciones Generales ................................................................................. 6
6.2 Requisitos de Informe ........................................................................................... 7
6.3 Elaboración de Informes Técnicos – Subcontratistas (excepto Diseño) .......... 8
6.3.1 Modelo de Carátula para Informes Técnicos ................................................... 8
6.4 Elaboración de Informes Internos – Contratista / Subcontratistas.................... 9
6.4.1 Modelo de Carátula para Informes Internos................................................... 10
6.5 Elaboración de Documentos de Subcontratistas de Diseño............................ 11
6.6 Elaboración de Informes Cortos (Contratista / Subcontratista) ....................... 12
7. REGISTROS ............................................................................................................ 12
8. ANEXOS .................................................................................................................. 12

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1. OBJETIVO

El presente procedimiento tiene como objetivo establecer la metodología para la

Elaboración de Informes, atendiendo al Sistema de Gestión de Calidad del Consorcio GCZ
ORION II para las actividades del proyecto: “CONTRATO 30.128 ENTREGA DE DOCE
INTERVENCIONES (INSTITUCIONES EDUCATIVAS) EN LOS DEPARTAMENTOS DE
ANCASH, CAJAMARCA Y LA LIBERTAD (PAQUETE 6) - REGIÓN: ANCASH,
CAJAMARCA Y LA LIBERTAD”, en adelante denominado el Proyecto en cuanto a su
emisión, análisis, tratamiento, cierre y aprobación.

Los subcontratistas y proveedores que brindan servicios al consorcio deben regirse

estrictamente a este procedimiento.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable al personal del Consorcio, de las subcontratistas y

proveedores de servicios que intervienen durante todas las fases y/o etapas del Proyecto.

Las Sedes al Alcance del Proyecto, se resumen en la siguiente tabla:

Tabla N°01: Lista de colegio del Paquete 06

SEDE COLEGIO CÓDIGO ARC

200001 IE - 84156 San Nicolás 1270
Ancash 200005 IE - 86127 Pariacoto 1571
Sierra 200008 IE - 86499 Luis Torres Salazar - Huata 1573
200009 IE - 88301 Pamparomás 1874
200006 IE - 88106 José Carlos Mariátegui - Huarmey 1296
Ancash 200012 IE - 88023 Almirante Miguel Grau Chimbote 1583
Costa 200017 IE - 89001 Chimbote 1597
200019 IE - 88336 Gastón Vidal Porturas - Nuevo Chimbote 1312
200025 IE - 82323 Condebamba 2710
Cajamarca
200026 IE - 821356 José Sabogal 2700
200028 Casa Grande 1382
La Libertad
200029 IE - 81534 Santiago de Cao 2062

3. DEFINICIONES

Informe Técnico: Documento que plasma las actividades realizadas durante un período
determinado, así como eventos, sucesos, desviaciones y las conclusiones que de ellas se
generen, según el cumplimiento de los objetivos propuestos; que serán presentados a
la ARCC. Estos pueden ser: informativos, técnicos, gerenciales, administrativos,
evidénciales, desviaciones de los procesos, sustentatorios.

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 Informes Internos / Informes Cortos: Documento que plasma las actividades realizadas
durante un período determinado, así como eventos, sucesos, desviaciones y las
conclusiones que de ellas se generen, según el cumplimiento de los objetivos propuestos;
que NO serán presentados a la ARCC. Estos pueden ser: informativos, técnicos,
gerenciales, administrativos, evidénciales, desviaciones de los procesos, sustentatorios.

Procedimiento: es una forma concreta para realizar una actividad o un proceso. Cuando
se tiene un proceso que tiene que ocurrir de una manera concreta, y se especifica cómo
sucede, lo que se tiene es un procedimiento.

Metodología: es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de

los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma
ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático
de la misma.

Justificación: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los
beneficios que se espera obtener del mismo.

Informe Corto: Documento que plasma las actividades realizadas para referenciar otro
documento como complemento o información adicional. Como, por ejemplo, respuestas a
Alertar Tempranas, Actividades puntuales, entre otros.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Normativas Aplicables:
 Norma ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad, Requisitos
 Norma ISO 45001:2018 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional,
Requisitos
 Norma ISO 14001:2015 Sistema de Gestión de Medio Ambiente, Requisitos
Del Consorcio:
 CNGO-P21025-PRO-CAL-0004 - Control de Documentos
 CNGO-P21025-INT-CAL-0001. Codificación Documentaria
 CNGO-P21025-PLA-CAL-0001 - Plan de Calidad CONSORCIO

Del Cliente:
 CONTRATO NEC 3 – OPCIÓN F
 999969-UKD001-000-XX-GU-IT-000002-R01 Aconex User Guide

5. RESPONSABILIDADES

Director de Proyecto
 Realiza el seguimiento a la implementación del presente procedimiento, para el
cumplimiento de los subcontratistas.
 Brinda el soporte para las acciones inmediatas cuando se emitan los informes.

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 Gerente de Calidad
 Soportar a los Ingenieros de Calidad, gerentes de sitio en el cumplimiento del
presente procedimiento.
 Es responsable de la adecuada implementación de este procedimiento.
 Ejecutar actividades de seguimiento a los sub contratistas para evaluar el
cumplimiento del presente procedimiento.
 Consolidar los informes de los subcontratistas
 Asegura la difusión del procedimiento, hacia todos los involucrados.
 Realiza el seguimiento de la implementación de las acciones según el actual
documento.
Gerente de Control de Calidad
 Soportar a las subcontratistas, con el cumplimiento del presente procedimiento.
 Verificar y revisar la documentación generada por las subcontratistas.
 Verificar la información generada en cada una de las sedes.
 Servir como anexo entre las subcontratistas y el Control Documentario del
Consorcio, para la generación de documentos.
Gerente de Sitio
 Velar por el cumplimiento del presente procedimiento en su frente de trabajo.
 Verificar la información técnica incluida en los documentos generados por la
subcontratista.

Subcontratistas
 Encargado de cumplir estrictamente el presente procedimiento.
 Emitir los informes de sucesos, eventos, desviaciones y otros que crea convenientes
en temas de calidad, y enviarlo inmediatamente a la gerencia de calidad de sitio,
para su conocimiento y acción.
 Elaborar la documentación con la calidad necesaria para considerarse un
documento aceptado.
 Coordinar con su residencia que, de acuerdo a los informes, cuáles serán las
acciones a tomar en caso aplique.

6. DESARROLLO

6.1 Consideraciones Generales

 Redacta el informe de una forma objetiva, no se acepta la subjetividad.

 Menciona todos los datos posibles.
 Será organizado
 Describe con detalle cada paso seguido
 Cita las fuentes de información que has consultado (referencias: planos, EETT,
Normas u otro que aplique).
 Escribe párrafos cortos, claros, precisos y concretos.
 Se debe exponer la información de forma precisa.
 No se deben considerar encabezado en el cuerpo del documento.

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6.2 Requisitos de Informe

El informe debe redactarse en:

 Letra Arial tamaño 11 de Word.

 Margen superior, 2.54 cm.
 Margen inferior, 2.54 cm.
 Margen izquierdo, 2.54 cm.
 Margen derecho, 2.54 cm.
 Espacio interlineado sencillo.

Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así:

1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y alineado a la izquierda.

1.2. Segundo Nivel: En minúsculas con negrilla y alineado a la izquierda.
1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla y alineado a la Izquierda.
1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda.

Control de cambios: El contratista confirmará a la subcontrata, el uso del cuadro de

Control de cambios en el mismo documento (Página N°02 del presente documento);
de no ser necesaria su implementación en el propio documento será responsabilidad
de la Subcontrata llevar el historial del control de cambios y las revisiones, en otro
documento, para una mejor ubicación del levantamiento de observaciones.

Índice: Se considerará índice solo cuando se tenga más de 10 páginas en el

documento. Se debe considerar Tabla de Contenido para los índices, para asegurar su
hipervínculo al momento de pasarlo a PDF.
Se considerará índice de diagramas, figuras, imágenes, entre otros, siempre y cuando
se tenga más de 10 imágenes en el documento.

Paginación: Debe ir en el margen inferior derecho. No se numera: carátula y anexos,

solamente de ser necesario.

Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía.

En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través

de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra
arial tamaño 10 (negrita y cursiva); si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más
pequeña. Se debe considerar índice de tablas, siempre y cuando se tenga más de 10
tablas en el documento. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a
continuación, se presenta un modelo:

Cuadro o Tabla N°01: Gastos de Funcionamiento e Inversión AÑO 2001

Fuente: (*)

(*) De ser necesario se colocará fuente en los cuadros, imágenes, gráficas, entre otros.

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 Cuando se utilizan gráficas, fotos, figuras y otros relacionados éstas deben ser
presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números
arábigos en orden consecutivo en la parte superior central de la misma.

La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona.

En la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios.

6.3 Elaboración de Informes Técnicos – Subcontratistas (excepto Diseño)

Estos informes se ingresarán al ACONEX, para aprobación de la ARCC.

La estructura general de los informes técnicos, elaborados por las Subcontratistas, será
la siguiente:

 OBJETO: breve explicación del propósito del documento.

 ALCANCE: identificación de actividades, Procesos, áreas en los que resulta de
aplicación el documento.
 DOCUMENTOS DE REFERENCIAS: enumeración de aquellas normas o
referencias a partir de las cuales se tomaron los lineamientos para la redacción del
documento.
 RESUMEN EJECUTIVO: breve resumen del documento. En él se refleja la sección
más importante del informe, plan de trabajo, entre otros, ya que abarca los puntos
claves y los resultados, así como las acciones más fundamentales.
 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: Se presentan los resultados
obtenidos, la presentación de datos y su ligazón con los objetivos.
 ANEXOS: en anexos se colocarán los documentos de las subcontratistas, en su
propio formato.

6.3.1 Modelo de Carátula para Informes Técnicos

Se debe coordinar previamente con el Control Document del consorcio, el envío

de la portada, según lo indicado en el Flujograma Documentación (Inicia
Consorcio) - CNGO-P21025-GEN-CAL-0001. (Ver Anexo 01).

Las codificaciones de estos documentos estarán a cargo de los Control Document

del Consorcio y se harán según lo indicado den el documento: 999969-UKD001-
000-XX-GU-IT-000002-R01 Aconex User Guide

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 Figura N°01: Modelo de Carátula – Informe Técnico

6.4 Elaboración de Informes Internos – Contratista / Subcontratistas

Estos informes NO se ingresarán al ACONEX.

Para la codificación de estos informes se usará el INSTRUCTIVO DE CODIFICACION
DOCUMENTACIÓN INTERNA - CNGO-P21025-INT-CAL-0001.

La estructura general de los informes internos, pueden ser elaborados tanto por
personal de la Contratista del Consorcio, como por personal de las Subcontratistas, y
deben considerar como mínimo la siguiente estructura:

 OBJETO: breve explicación del propósito del documento.

 ALCANCE: identificación de actividades, Procesos, áreas en los que resulta de
aplicación el documento.

Página 9 de 12
  DEFINICIONES: aclaración de todos aquellos términos que sean empleados en el
documento y cuyo significado pueda no ser comprendido por las personas que
tengan acceso al mismo.
 REFERENCIAS: enumeración de aquellas normas o referencias a partir de las
cuales se tomaron los lineamientos para la redacción del documento.
 DESARROLLO: cuerpo principal del documento. Descripción de la secuencia de
actividades para llevar a cabo una determinada actividad o Proceso. Se describe
qué se hace, quién lo realiza, cómo, qué registros deja, cuándo se hace.
 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
 ANEXOS: documentación complementaria necesaria para la ejecución de algunas
tareas

La estructura de los informes puede variar según el alcance de los trabajos, y siempre
serán validados por el consorcio.

6.4.1 Modelo de Carátula para Informes Internos

Figura N°02: Modelo de Carátula – Informe Interno

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6.5 Elaboración de Documentos de Subcontratistas de Diseño

Los documentos de Diseño que pertenezcan a la Entrega 0, Entrega 1, Entrega 2 y/o

Entrega 3, deberán contar siempre en la segunda hoja con un cuadro de Control de
Revisiones:

Los informes deben contener como mínimo las secciones que se detallan más abajo:
(la lista no es restrictiva)

 OBJETO: breve explicación del propósito del documento.

 ALCANCE: identificación de actividades, Procesos, áreas en los que resulta de
aplicación el documento.
 DEFINICIONES: aclaración de todos aquellos términos que sean empleados en el
documento y cuyo significado pueda no ser comprendido por las personas que
tengan acceso al mismo.
 REFERENCIAS: enumeración de aquellas normas o referencias a partir de las
cuales se tomaron los lineamientos para la redacción del documento.
 DESARROLLO: cuerpo principal del documento. Descripción de la secuencia de
actividades para llevar a cabo una determinada actividad o Proceso. Se describe
qué se hace, quién lo realiza, cómo, qué registros deja, cuándo se hace.
 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
 ANEXOS: documentación complementaria necesaria para la ejecución de algunas
tareas.

No se deben considerar encabezado en el cuerpo del documento.

La estructura de los informes puede variar según el alcance de los trabajos, y siempre
serán validados por el consorcio.

Para modelo de carátula ver Figura N° 01.

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 6.6 Elaboración de Informes Cortos (Contratista / Subcontratista)

Estos informes NO se ingresarán al ACONEX, y pueden ser informes de seguimiento,

de sustento, o de alguna actividad en particular. Estos informes cortos no llevarán
portada.

Los informes cortos, pueden ser elaborados tanto por personal del Contratista, como
por personal de Subcontratistas, y deben tener la siguiente estructura:

Para la codificación de estos informes se usará el INSTRUCTIVO DE CODIFICACION

DOCUMENTACIÓN INTERNA - CNGO-P21025-INT-CAL-0001.

Figura N°03: Modelo de Carátula – Informes Corto

7. REGISTROS

No Aplicable

8. ANEXOS

6.1 Flujograma Documentación (Inicia Consorcio) - CNGO-P21025-GEN-CAL-0001

Página 12 de 12
 Código:
FLUJOGRAMA CNGO-P21025-FLJ-CAL-0001
Edición: Página
01 1/1
FLUJOGRAMA PARA ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN
Documentación de consulta o comunicación al cliente
(COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA)

PMO
ÁREA RESPONSABLE GERENCIA DE CALIDAD DOCUMENT CONTROL
SUBDIRECTOR DE PROYECTO

Inicio

ENVÍA PLANTILLA DEL

DOCUMENTO
Verifica que se trabaje
con la plantilla correcta.

REDACTA DOCUMENTO
(Informes, expedientes,
otros documentos)
- Tiene la responsabilidad
de redactar el tenor del REVISA Y EVALÚA
documento y anexos Revisa el contenido
necesarios para una (cantidades)
comunicación correcta) - Formato correcto con
referencias contractuales
correctas.
- Usa las conclusiones
elaboradas por las jefaturas
o áreas responsables.
- Coordina con el Director de
Proyecto.

VERIFICA LA CALIDAD
NO
SI Verificación y/o
¿Aprueba? corrección de la
estructura del
Documento. VERIFICACIÓN
- Verificación de la
estructura del
documento (Segundo
Filtro)
NO SI - Asigna la codificación
¿Aprueba?
correspondiente
- Verifica fecha y firmas.

NO
¿Aprueba?

SI

ENVÍO POR ACONEX

Fin

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Gianfranco Almanza Olortegui Alan Duran Florez Andrey Aparicio Ventura

Gerencia de Calidad Sub Director de Proyecto Director de Proyecto

Fecha: 17-07-2021 Fecha: 17-07-2021 Fecha: 17-07-2021