UNIVERSIDAD TÉCNICA DE ORURO

FACULTAD NACIONAL DE INGENIERÍA

DIRECCIÓN DE POSTGRADO E INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA

TEMA No 3.

FUNCIONES EN GESTIÓN
DE PROYECTOS VIALES

DOCENTE: Dr. Msc. Ing. J. Hernán Orellana Escalera

 CONTENIDO
 Función de Planificación
 Función de Organización y Liderazgo
 Función de Ejecución
 Función de Monitoreo y Control
 Función de Evaluación
INTRODUCCIÓN

Gestión de la Responsabilidad
• Implica varios compromisos:
• Individuales
• Grupales
• Institucionales
• Define obligaciones a cumplir:
• Asumir autoridad
• Presencia – asistencia
• Tomar decisiones
• Asumir acciones
• Cumplir leyes y normas
• No importa el nivel de responsabilidad.
 INTRODUCCIÓN
 Las variadas funciones en realidad están
entrelazadas
 Requieren un análisis sistémico
 Pensamiento Estructural
 Pensamiento Crítico
 ……
 Función de Planificación

 Planificación estratégica

 Planificación Operativa
 Función de Planificación

 Gestor debe saber planificar y usar herramientas

 Planificar es una actividad intelectual que requiere
 Creatividad
 Razonamiento
 Manejo de herramientas
 Equipo de trabajo
 Tipo de Planificación
 Por duración
 Corto
 Mediano
 Largo plazo
 Por función
 Para cada unidad del proyecto
 Para interactuación de unidades
 Por extensión o alcance
 Por objetivos
 Por políticas
 Proceso de Planificación
 Planificación es el proceso por el que se busca anticipar el
futuro y controlarlo para lograr los objetivos del proyecto
 Es una declaración que se extiende a lo largo del tiempo y que
define las acciones a adoptar estableciendo:
 Que hacer
 Para que hacer (Objetivos)
 Porque hacer (Justificación)
 Quien debe hacer
 Como hacer
 Cuando hacer
 Donde hacer
 Que información necesito
 Importancia de Planificación
 Anticiparse a los problemas antes de ser sorprendidos.
Gestión por acción y no por reacción
 Ayuda a establecer objetivos concretos que permiten la
ejecución, el control y la evaluación
 Es requisito absoluto para cumplir con otras funciones
del gestor de proyectos
 Es una característica del buen gestor
 Otras funciones de gestión dependen de la eficacia de
la planificación
Participación en Planificación
 Todo gestor de proyectos debe planificar
independientemente de su jerarquía
 Alcance y amplitud depende de:
 Posición en la escala organizativa
 Grado de incertidumbre
 Número de variables
 Por tanto la planificación no es trabajo de una sola
persona, es un esfuerzo de EQUIPO
 Bases en Planificación
 Debe basarse en manejo de datos e información que
fluyan en todas las direcciones
 Evaluación de la disponibilidad de recursos
 Tipo de planificación
 El uso que se le dará
 Como Planificar
 Definición de objetivos
 Identificar tareas y actividades
 Definir disponibilidad de recursos y su uso
 Establecer procedimientos para ejecución
 Estimar costos
 Definir la programación temporal
 Definir seguimiento y monitoreo
 Definir la evaluación de lo planificado
Planificación de proyectos

Planificación serie paralelo

Estudios
Construccion
Oper

Professional construction management

Est.1 Est.2
Cons.1 Cons.2
Ope.1 Ope.2
FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN
 INTRODUCCIÓN
 Función de Organización
 Requisito esencial del buen gestor
 Basado en Principios
Fundamentales
Aplicación de estos
 INTRODUCCIÓN
 Significado del proceso de Organización
 Organización: Grupo de individuos con tareas
claramente definidas, asignadas y dirigidas hacia
la obtención de un objetivo común
 Organizar: Dividir las tareas, actividades y
determinar la relación entre estas
 Organigrama: Retrato de la organización
 INTRODUCCIÓN
 Importancia del proceso de Organización
 Ayuda a dividir el trabajo
 Define obligaciones y responsabilidades
 Define relaciones formales de autoridad – responsabilidad
 Enlaza proceso de planificación y ejecución de la dirección
 Intensifica la cooperación
 Mejora eficiencia
 Es la base de las funciones gerenciales
 INTRODUCCIÓN
 Necesidad de Organización
 Un proyecto por muy pequeño que sea necesita
para su adecuada gestión de una estructura
organizacional que garantice su concreción
 La organización puede ser
Temporal
Permanente
Combinación de ambos
 CARACTERÍSTICAS DE LA
ORGANIZACIÓN
GERENCIA

Técnica Operativo Desarrollo Producción Administración

 La organización se caracteriza por:

• Canales de comunicación establecidos
• Relaciones jerárquicas y estables
• División de responsabilidades para ejecutar actividades
rutinarias
 CARACTERÍSTICAS DE LA
ORGANIZACIÓN

 En la Gestión de un proyecto es necesario definir

 Quien va a hacer que
 Quien y como debe informar
 La relación entre las personas y las actividades
 La relación superior subordinado
PROCESO DE ORGANIZACIÓN

 Proceso se definen e 4 pasos

 Identificar los componentes del proyecto para
lograr los objetivos
 Ordenar los componentes en agrupaciones lógicas
 Definir el objetivo de cada unidad o departamento
 Establecer una red clara de relaciones de autoridad
- responsabilidad
 TIPOS DE ESTRUCTURAS
ORGANIZATIVAS

 Estructuras formales. La establecida de manera

institucional formal
 Estructuras informales: Establecida por las relaciones
sociales, de grupos o roles sin estructurar las relaciones
Organización temporal
Capacidad de Liderazgo
 El rol del líder
 Asumir responsabilidades
 Lograr cooperación.
• Niveles superiores.
• Mismo nivel.
• Subordinados ( diferentes niveles).
• Sindicatos.
• Grupos externos.
 Habilidad para ver “ toda la película “.
 Conocimiento de la Institución .
 Utilizar los recursos disponibles.
 Habilidad para comunicarse.
 Habilidad para “ vender ideas “.
 LIDER DEL PROYECTO

Es responsable de :

- Dirigir el proyecto de acuerdo a los planes y

objetivos fijados.
- Cooperar con organizaciones externas y con la
Gerencia.
- Informar y orientar a los miembros del proyecto,
organizaciones externas y la Gerencia.
Características de un Gestor de Proyecto
• Convertirse en un Gestor de Proyecto es generalmente un objetivo
profesional

• Se puede concebir como un honor o un desafío

• Puede ser un estímulo para trabajar en diferentes campos y tal vez de
manera menos convencional
• A pesar de sus limitaciones de recursos y de tiempo, el Gestor tiene
una posición de poder
• Tiene oportunidad de desarrollar sus propias iniciativas y resolver los
problemas con soluciones creativas

• Por el contrario el riesgo es que se crea la imagen de “Super hombre”,

dañino para el Proyecto

• Ya que el Gestor de Proyecto administrará una actividad temporal,

debe tener especial habilidad para adaptarse a diferentes situaciones
 Gestión de Recursos Humanos
• El principio básico para la dirección de un proyecto es la ÉTICA
• Las personas asumen mayor responsabilidad que la que tienen
en la organización ( Operaciones ).

• Los miembros del proyecto intercambian conocimientos, lo que

proporcionará resultados más tarde en la organización

• Los conflictos entre los miembros del proyecto deden ser

resueltos durante el desarrollo del Proyecto.

• Los miembros del Proyecto tienen la oportunidad de aprender

nuevas técnicas y habilidades.
• A los individuos se les presenta la disyuntiva de elegir de
participar en el Proyecto o quedarse en la organización.
Toma de decisiones de un Gestor
Algunas consideraciones para la toma de decisiones.
• Nunca contra el tiempo
• Las decisiones tardías son desastrosas

• Período razonable de madurez de las decisiones

• Bases para decidir ( 1 o 100 páginas? )

• Delegación de decisiones

• La decisión debe ser tomada en el correcto nivel

• Qué pasa si no se toma la decisión ?

Capacitación

Finalidad
 Entrenar a técnicos y profesionales
 Entrenar al personal obrero
 Ofrecer oportunidades de ascenso
 Normalizar el trabajo

 Transmitir los objetivos del proyecto

 Crear concepto de grupo
 Procedimiento
 Planificación de cursos y talleres
 Contratación y capacitación de capacitadores
 Selección de medios físicos
 Definición de programas de cursos
 Selección de personal a ser capacitado
 División del personal por grupos homogéneos

 Realización de la capacitación
 Evaluación de la capacitación
 Evaluación de los participantes
 Negociación
Psicología de negociación
 Mostrar un positivo interés humano en los otros
negociadores
 No perder el control.
 Ser paciente.
 Estar consciente de las diferencias en el
comportamiento debido a la formación cultural.
 Ser flexible en lo menos importante y rígido en lo
importante.
Razones por las que las reuniones no son efectivas

• Diferencia entre ideas e información.

• Existen ideas pero no se desarrollan.
• Se desarrollan las ideas pero no se toman decisiones.
• Se toman la decisiones pero no son seguidas por acciones
efectivas.
• Las acciones se desarrollan pero son inefectivas.
 Logro de resultados

Resultados
Asignación

Buena utilización de los recursos, información, comunicación,

motivación, armonía.

Asignación Resultados

Dificultades de información y comunicación, pasividad,

pobre motivación, conflictos
 Personas Líder
efectivo
7
6
5
4
3
2
1
Resultados
1 2 3 4 5 6 7
GERENTE GERENTE
“laise faire” aplanadora
 Habilidades para el liderazgo
 Conocimiento del área de actividad
 Conocimiento y habilidad para aplicar técnicas
administrativas

 Habilidad para usar a los miembros de la

organización como un recurso

 Habilidad para trabajar junto con los miembros de

la organización

 Habilidad para comunicarse con grupos externos

 ORGANIZACION DEL EQUIPO
DE PROYECTO

DETERMINACION DE LAS NECESIDADES DE PERSONAL

El Gerente juega un papel preponderante en la planeación y ejecución

Es la “Imagen” de la Institución frente a los actores externos. Su
selección deberá basarse en los siguientes criterios:
◦ Antecedentes y experiencia
◦ Liderazgo y habilidad estratégica
◦ Habilidades técnicas
◦ Competencia interpersonal
◦ Capacidad de gestión comprobada
Estos criterios ofrecen un conjunto equilibrado de características del Gerente.
Es necesario buscar en el todos estos atributos.
 SELECCIÓN DE PERSONAL

ANTECEDENTES Y EXPERIENCIA
 Consistentes con la naturaleza y las necesidades del
proyecto
 Contar con una sólida formación académica y experiencia
en el área
 Combinación aceptable de experiencia conceptual,
analítica, operativa y práctica
 “Una gota de experiencia es más que una tonelada de
teoría” (?)
FUNCIÓN DE EJECUCIÓN
DEL PROYECTO
 INTRODUCCIÓN

 En términos de la Gestión de un Proyectos se han completado las

etapas de Planificación y Organización y se debe iniciar la ejecución
◦ Planificación
◦ Organización
◦ Ejecución
◦ Seguimiento
◦ Evaluación
 INTRODUCCIÓN
 El proyecto y su ejecución tendrán éxito en la medida que lo tengan
el Responsable del proyecto y su equipo de trabajo.

 La formación del equipo es vital para el proyecto, aspecto que tiene

tanto de ciencia como de arte.

 La integración de un equipo no solo debe considerar habilidades

técnicas sino también humanas y de relacionamiento
 EJECUCIÓN

 Ejecutar en base a lo planificado.

 Ejecutar tomando en cuenta lo organizado.

 Fundamental, porque de lo contrario las otras funciones se hubieran

realizado de manera innecesaria y con la utilización descontrolada de
recursos, con los consiguientes problemas de gestión.
 MOVILIZACIÓN

 Personal.

 Herramienta y equipo.

 Materiales

 Recursos económicos
FUNCIÓN DE CONTROL Y
SEGUIMIENTO
 ENFOQUE METODOLÓGICO DE
CONTROL DE PROYECTO

 Como el médico, el Gerente del

proyecto debe ser experto en:
• Diagnósticos
• Proteger a su proyecto de infecciones
• Detectar síntomas y causas
• Prescribir curas para innumerables
trastornos
 Como la medicina, lo aconsejable son
las medidas preventivas y tratamiento
precoz
 Control y seguimiento
El seguimiento de proyectos es esencialmente:

• Una actividad permanente de recolección de

datos

• Un tratamiento inmediato de esta

• Finalidad: Reorientar ó corregir las acciones en

curso de su ejecución para alcanzar los
objetivos propuestos

Se verá también que este guarda una relación con

el proceso de evaluación
 Control y seguimiento
Que controlar y monitorear:
• El camino hacia el cumplimiento de objetivos
• Básicamente lo planificado, organizado y en
ejecución
• En la construcción evitar desviaciones en
 Actividades
 Costos
 Personal y mano de obra
 Herramienta y equipo
 Gastos generales
 Utilidades
• Importante para tomar decisiones en caso de
cualquier desviación de los objetivos
 FUNCIÓN DE EVALUACIÓN
 DEFINICIÓN

 De acuerdo con la definición del diccionario,

evaluar es la acción o efecto de valorar, o poner
calificación a una cosa o actividad.

DEFINICIÓN EL CURSO:
La evaluación de proyectos, es un proceso de
análisis y reflexión de las acciones y de los
resultados obtenidos, para apreciar si estos están
verdaderamente adaptados a los objetivos
propuestos
 ANTECEDENTES

PROPUESTA PARA EL CURSO

1. Soslayar el conocimiento excesivamente

erudito y trabante

2. Eliminar (contrariamente) la improvisación

Ambos pueden llevarnos de la ilusión al fracaso

por desinterés, apatía ó por falta de una base
real de información que avale las propuestas
 ANTECEDENTES
 Para la evaluación, solo el uso de técnicas ó
herramientas no basta

 Es necesario lograr un auténtico espíritu de asimilación

y respeto por la realidad concreta

 Alcanzar un perseverante sentido de servicio y

participación solidaria

 Generar instrumentos necesarios para creciente

reflexión concientizadora.

 Facilitar el ejercicio de conocer e investigar haciendo y

aprendiendo para reiniciar siempre con acciones nuevas
con mayores posibilidades de éxito
 ANTECEDENTES
 Los métodos, técnicas y procedimientos se presentan en
forma de alternativas u opciones

 Estos no responden a modelos rígidos

 Por el contrario, pueden modelarse, ajustarse ó rediseñarse

para cubrir las necesidades y requerimientos de cada grupo
de trabajo

 Estas opciones no son exhaustivas ni taxativas; sino guías

ó referencias para entender la variedad de posibilidades

 Se pretende con esto estimular la creatividad para resolver

las dificultades y desafíos que se puedan presentar
 DEFINICIÓN

Importante:

 Lejos de cerrar el ciclo “Planificación –

Organización - Ejecución – Seguimiento –
Evaluación”

 Da un fuerte impulso para empezar de nuevo

 Por lo tanto es un nuevo enfoque de

retroalimentación
 ENFOQUE DE LA
EVALUACIÓN

La actitud de evaluar está implícita en toda actividad humana

aún en las más corrientes:

• Sin necesidad de ordenar variables ó de seleccionar

indicadores, cada día estamos:

 Contentos porque logramos algo que queríamos

 O preocupados por un propósito no alcanzado

• Esta actitud natural da origen a las técnicas de

evaluación
 ENFOQUE DE LA
EVALUACIÓN
Las técnicas de evaluación se justifican
porque:

 De los resultados de su aplicación se

obtiene un conocimiento ó rédito adicional

 Generan una actitud de cambio

 Mejoran el rendimiento
 EVALUACIÓN – ACTITUD

La evaluación requiere una actitud abierta de

permanente cuestionamiento

• Esta actitud empieza desde la etapa de

planificación

 En esta etapa, los cuestionamientos sobre la

ejecución del proyecto proceden ya de un
proceso de evaluación de la etapa de
Preinversión. Evaluación técnica, económica
y financiera)
 EVALUACIÓN:
TÉCNICAS – VALORES – ACTITUD DE CAMBIO

La evaluación es un juego permanente entre:

 Técnicas: Evaluación se apoya en la utilización

de técnicas e instrumentos

 Valores: Detrás de toda evaluación están

siempre las personas, que tienen sentimientos,
pensamientos, hipótesis, etc. y también intereses
particulares y grupales que añaden subjetividad

 Actitud de cambio: Solo de esta manera la

evaluación se constituye en un elemento de
gestión. De lo contrario se evalúa por evaluar, o
no se evalúa porque hacerlo no sirve para nada
 Características del Gestor
 Conocimiento:
• Instrucción
• Entender
• Comprender
• Saber
 Características del Gestor
 Aptitudes:
• Capacidad
• Habilidad
• Destrezas
• Pericias
 Características del Gestor
 Actitudes
• Conductas
• Manera
• Forma
• Postura
• Posiciones
• Disposición
• Predisposición
• Intenciones
 Resumen
 Se adquiere Conocimiento
 Se enseña Aptitudes
 Como hacemos con las actitudes?