Procedimiento de Acciones Preventivas

P.
Calidad y
Mejora PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS
GC-PR-05
Versión:02
01-03-2018
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

REQUISITOS
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Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo o

en parte sin previa autorización de la empresa
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coordinador HSEQ Gerente.

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01-03-2018 ACTUALIZACION DEL DOCUMENTO 02
Elaboró: Revisó: Aprobó: Código: GC-PR-05
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1. OBJETIVO
Establecer la metodología a seguir, para generar acciones preventivas que eliminen las
causas de las no conformidades potenciales detectadas en los diferentes procesos,
actividades de calidad, con el fin de mitigar las causas de las no conformidades en la
organización “AQUÍ SU EMPRESA”, y evitar que se vuelvan a presentar.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos del sistema de gestión de calidad de la
organización “AQUÍ SU EMPRESA”,. Debe ser implementado tanto en las oficinas como en
todos los proyectos ejecutados por la compañía.
3. DEFINICIONES
Conformidad potencial: Probable incumplimiento de un requisito, detectado durante las

actividades de planificación o re planificación de los procesos, al presentarse cambios, o
mediante el análisis de los datos arrojados por los procesos, en cuanto a tendencias y
comportamientos; también puede surgir una conformidad potencial, de la comparación de un
proceso con experiencias de procesos similares. La no conformidad potencial es un riesgo
para el cumplimiento de los requisitos planificados
Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u
otra situación potencialmente indeseable. En una acción preventiva el problema no se ha
presentado aún; precisamente la acción preventiva no permite que el problema se presente.
Una acción preventiva puede surgir de un problema ocurrido en otro proyecto de otra
organización.
Observación de auditoria: Comentario escrito del auditor, acerca de una situación que
genera riesgo de convertirse en una no conformidad o que puede ser una oportunidad de
mejora. Puede tratarse como una Acción Preventiva
4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
4.1 Coordinador de HSEQ
El Coordinador de HSEQ es el responsable por el seguimiento de la correcta implementación

de este procedimiento y por la verificación de la eficacia de las acciones tomadas. La
implementación de las acciones será responsabilidad de los dueños de cada proceso.
4.2 Responsabilidad General

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El dueño de cada proceso o proyecto es responsable por investigar las causas que generaron
la no conformidad y proponer los mecanismos para su solución e implementarlas. El
cumplimiento de lo anterior debe quedar registrado en el formato Tratamiento No
Conformidades.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 REVISIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES POTENCIALES.
Se debe determinar si la No Conformidad Potencial no ha ocurrido en el proyecto.
Se determinan como fuentes que puedan generar eventos No Conformes las siguientes:
- Análisis e identificación de riesgos.

- Inspecciones de HSE
- Observaciones
- Puede generar una emergencia
- Puede generar impactos
- Puede afectar el SGC
- Revisión de las necesidades y expectativas de los Clientes Internos o externos.
- Auto evaluación.
- Análisis de tendencias de productos y de procesos.
- Reuniones de análisis de procesos, (Comités de obra).
- Reuniones de análisis de proyectos, (Comités Gerenciales, Juntas de Socios).
- Reuniones de análisis del entorno de la Organización
- Conocimiento verídico y sustentable de hechos reales que se originaron en otras
organizaciones o proyectos y que pueden afectar la organización o los productos.
5.2 DETERMINACIÓN DE LAS CAUSAS DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL.
En algunos casos se pueden identificar fácilmente las causas principales que originan la No
Conformidad, sin embargo, es bueno tener en cuenta que existen otras causas no evidentes
que deben generar acciones preventivas y así asegurar que vuelva a ocurrir.
Las causas de una No conformidad se pueden identificar por varios métodos, método “lluvia
de ideas” o preguntarse 5 veces ¿por qué sucedió?, efecto dominó o analizando cada uno
de los factores que la pueden haber generado (5 M) (Mano de Obra, Maquinaria y/o equipo,
Materiales, Ambiente, Método o procedimiento, Dinero (Money)), son técnicas que estimulan
el pensamiento creativo de un equipo, con el propósito de aclarar y generar una lista de ideas
que sirvan para la solución de un problema buscando la causa del mismo.
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Es necesario que se encuentren presentes el responsable o director del proceso afectado y

las personas directamente afectadas o responsables de dicho evento (sin importar que hagan
parte de otro proceso). No es obligatorio que el coordinador de HSEQ, se encuentre
presente, pero sería lo ideal.
5.3. PROPONER ACCION PREVENTIVA
Una vez se identifican las causas que pueden originar la no conformidad potencial, se
emprende una acción preventiva para eliminarla, es posible que se necesiten varias acciones
para eliminar una causa o tan bien es posible que con una acción se puedan eliminar varias
causas, lo importante es verificar que se están eliminando todas las causas.
Antes de implementar las acciones se deben analizar si generan riesgos o aspectos

ambientales nuevos, para lo cual se deben revisar de acuerdo a los procedimientos de
identificación de peligros evaluación y control de riesgos e identificación de aspectos
evaluación y control de aspectos ambientales.
Nota: La redacción de la acción propuesta debe ser simple y deben ser registradas en el
formato Tratamiento No Conformidades, marcando la casilla de acción preventiva y teniendo
en cuenta los siguientes aspectos:
PROYECTO / PROCESO / ÁREA: Se registra el proceso, el proyecto o el área en la cual se

generó el hallazgo.
FECHA: Se registra la fecha en la cual fue detectada la no conformidad.
MECANISMO DE DETECCIÓN: Se describe el mecanismo por el cual se realizó el hallazgo

de la no conformidad potencial, entre los cuales se encuentran las siguientes fuentes:
auditoría, Revisión Gerencial - Inspecciones - Revisión Objetivos SGC, Informes - Estudios - y
Otros que se presenten.
TIPO DE ACCIÓN: Se indica el tipo de acción que se está generando derivada de los
hallazgos, las cuales pueden ser acciones correctivas, acciones preventivas, observación.
REQUISITO NORMA/GUÍA: En este ítem se describe el requisito de la norma, guia, o

cualquier requisito de otra índole al que se asocie el hallazgo.
DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL: Se registra la descripción
de la no conformidad real o potencial detectada.
QUIEN DETECTO LA NO CONFORMIDAD: Se registra el nombre de la persona que detecto
la no conformidad
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NOMBRE DUEÑO DEL PROCESO: Se registra el nombre del dueño de proceso al cual
pertenece la no conformidad detectada.
CORRECCIÓN: Se describe la corrección tomada de la no conformidad detectada.
METODOLOGÍA UTILIZADA PARA EL ANÁLISIS DE CAUSAS: Al existir diferentes

metodologías para realizar el análisis de causas utilizado para la investigación de las causas
de la no conformidad.
ANÁLISIS DE CAUSAS: Se describe las causas encontradas después de aplicar la

metodología indicada para el análisis de causas.
PLAN DE ACCIÓN: De acuerdo a las causas identificadas se determinan las actividades a

realizar para prevenir que las no conformidades vuelvan a ocurrir, igualmente con las
actividades descritas se definirán los responsables y las fechas de cierre propuestas.
VALORACIÓN DEL RIESGO ANTES DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ACCIÓN: De las

acciones propuestas se identifican si generan nuevos peligros o cambian los existentes de
igual forma se identifica si las acciones propuestas generan nuevos controles o se requiere
realizar cambios a los existentes.
ESTADO: Define el estado en el que se encuentra la acción la cual podrá estar en ejecución o
cerrada.
EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN TOMADA: Se evalúa la eficacia de la

acción tomada, la fecha en la que se realiza y los comentarios de la misma.
5.4 IMPLEMENTACIÓN DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS
De acuerdo con lo establecido en el formato de acción de mejora, el responsable de

implementar la acción preventiva realiza las actividades asignadas en las fechas definidas.
5.5 SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACION DE LA ACCIÓN PREVENTIVA
El responsable de cada proceso debe verificar si se implementaron las acciones preventivas

tomadas para eliminar las no conformidades potenciales, analizando:
- Los resultados de cada acción establecida.

- Sí se controlaron o eliminaron todas las causas identificadas
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- Si se cumplieron los dos puntos anteriores podrá dar por cerrada la No Conformidad
5.6 EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES
El Coordinador de HSEQ o El dueño del proceso deben hacer seguimiento de la eficacia de

las acciones preventivas revisando el cierre de las acciones preventivas y si verdaderamente
las acciones tomadas han logrado que la No Conformidad Potencial pueda ocurrir.
5.7 SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN Y RESULTADO DE LAS ACCIONES

PREVENTIVAS.
El Coordinador de HSEQ, debe hacer seguimiento a las acciones propuestas verificando el

cumplimiento de los planes de acción y si estas fueron eficaces, el seguimiento a las no
conformidades detectadas se realizará mediante el formato Seguimiento AC – AP.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O ASOCIADOS
1. ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la calidad, Requisitos
7. FORMATOS ANEXOS
 GC-F-11 CONSOLIDADO AC, AP y AM

 Reporte de investigación de incidentes o accidentes
 Lecciones aprendidas

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Conformidad potencial: Probable incumplimiento de un requisito, detectado durante las

4.1 Coordinador de HSEQ

El Coordinador de HSEQ es el responsable por el seguimiento de la correcta implementación

4.2 Responsabilidad General

5.1 REVISIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES POTENCIALES.

Se debe determinar si la No Conformidad Potencial no ha ocurrido en el proyecto.

- Análisis e identificación de riesgos.

5.2 DETERMINACIÓN DE LAS CAUSAS DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL.

Es necesario que se encuentren presentes el responsable o director del proceso afectado y

5.3. PROPONER ACCION PREVENTIVA

Antes de implementar las acciones se deben analizar si generan riesgos o aspectos

PROYECTO / PROCESO / ÁREA: Se registra el proceso, el proyecto o el área en la cual se

FECHA: Se registra la fecha en la cual fue detectada la no conformidad.

MECANISMO DE DETECCIÓN: Se describe el mecanismo por el cual se realizó el hallazgo

REQUISITO NORMA/GUÍA: En este ítem se describe el requisito de la norma, guia, o

CORRECCIÓN: Se describe la corrección tomada de la no conformidad detectada.

METODOLOGÍA UTILIZADA PARA EL ANÁLISIS DE CAUSAS: Al existir diferentes

ANÁLISIS DE CAUSAS: Se describe las causas encontradas después de aplicar la

PLAN DE ACCIÓN: De acuerdo a las causas identificadas se determinan las actividades a

VALORACIÓN DEL RIESGO ANTES DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ACCIÓN: De las

EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN TOMADA: Se evalúa la eficacia de la

5.4 IMPLEMENTACIÓN DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS

De acuerdo con lo establecido en el formato de acción de mejora, el responsable de

5.5 SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACION DE LA ACCIÓN PREVENTIVA

El responsable de cada proceso debe verificar si se implementaron las acciones preventivas

- Los resultados de cada acción establecida.

5.6 EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES

El Coordinador de HSEQ o El dueño del proceso deben hacer seguimiento de la eficacia de

5.7 SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN Y RESULTADO DE LAS ACCIONES

El Coordinador de HSEQ, debe hacer seguimiento a las acciones propuestas verificando el

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O ASOCIADOS

1. ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la calidad, Requisitos

 GC-F-11 CONSOLIDADO AC, AP y AM

Elaboró: Revisó: Aprobó: Código: GC-PR-05

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