GESTIÓN DEL CAMBIO

Código: GI-PR-02 Versión: 05 Fecha: 09/03/2020

1. OBJETO

Definir y analizar los cambios que genere la organización IDEA ESPE para que sean valorados,
aprobados e implementados de manera planeada y controlada, reduciendo los riesgos de
todas las partes interesadas y minimizando el impacto de los mismos.

2. ALCANCE
El presente documento es aplicable a todos los procesos de IDEA ESPE S.A.S y se
implementará todas las veces que se determinen, identifiquen o prevean cambios que
afecten el sistema integrado de gestión o cada vez que se determine la necesidad de aplicar
cambios a cualquiera de las actividades ejecutadas por la compañía.

Para ello IDEA ESPE, considera que los siguientes cambios deben ser planificados:

 Cambios de personal que puedan repercutir en el manejo y control de los riesgos y/o la
asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades;
 Cambios en métodos de trabajo: actividades, información documentada (procedimientos),
software, herramientas y equipos;
 Cambios en los procesos/áreas o en las líneas de negocio existentes;
 Cambios en significativos y que puedan generar riesgos en las actividades ejecutadas por
la empresa en cualquiera de sus líneas de negocio.
 Cambios en las instalaciones existentes;
 Cambios en la legislación o contractuales;
 Evolución del conocimiento (mejoras o desarrollos de actividades, productos o servicios
existentes)
 Cambios en el riesgo, incluyendo su materialización.

Este procedimiento no se aplica a sustituciones de una misma naturaleza en un proceso,

sistema, instalación o equipos, software, material, insumos o personas que no modifiquen
las condiciones y parámetros originales de proyecto, los límites de operación del proceso y
los riesgos de proceso.

3. DEFINICIONES

 Análisis del cambio: Proceso que permite reconocer la existencia y características de los
peligros para evaluar la magnitud de los riesgos asociados en los cambios o nuevos
proyectos y decidir si dichos riesgos son o no aceptables.
 Área responsable del cambio: Área responsable de la implementación y desarrollo del
cambio o nuevo proyecto.

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 Área usuaria del cambio: Área que recibirá el cambio o nuevo proyecto para su uso
final.
 Cambio: Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo ya existente.
 Gestión del cambio: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para
identificar, evaluar, controlar y monitorear los riesgos en los cambios y nuevos
proyectos.
 Proyecto: Conjunto de actividades realizadas bajo un esquema establecido, que tienen
un inicio, un fin, y un objetivo: crear una instalación o proceso totalmente nuevo.
 Requisito normativo: Requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por una
norma vigente y que aplica a las actividades de organización (Decreto 1072 de 2015).
 Riesgo: Combinación de la probabilidad que ocurra una o más exposiciones o eventos
peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos. (Decreto 1072 de
2015).

4. RESPONSABLE

Los líderes de los procesos son quienes implementan este documento y garantizan su
cumplimiento.

5. GESTIÓN DEL CAMBIO

5.1 ENFOQUE DE GESTIÓN DEL CAMBIO

Los cambios que se pueden generar dentro de la organización son:

En la infraestructura.
En el marco normativo.
En el personal.
En desviaciones frente a los requisitos, incluyendo los del SGI.
En el sistema de gestión integral.
En los procesos técnicos, administrativo, contable, comercial y del Sistema de Gestión Integral.
En el uso de equipos y herramientas.
En las actividades cotidianas de la organización.
En el enfoque de riesgos, incluyendo su identificación y valoración.
Y otros.

1.1.1 Los cambios temporales o permanentes, deben ser evaluados para eliminar y/o minimizar los
riesgos derivados de su implementación.
1.1.2 Los líderes de los procesos deben implementar mecanismos que permitan evaluar y controlar
riesgos inherentes a los cambios, desde la fase de planificación hasta su efectiva incorporación
al proceso.
1.1.3 Los procesos de cambio deben ser formalizados por medio de la descripción, evaluación,
documentación y divulgación de los mismos.

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1.1.4 La planificación de los cambios debe asegurar el cumplimiento de las exigencias legales y los
procedimientos establecidos, así como la preservación de la integridad de los trabajadores, las
instalaciones y la continuidad de las operaciones.
1.1.5 Los cambios deben estar justificados según sea la influencia en la calidad de los productos y
servicios, peligros y riesgos en seguridad y salud ocupacional, prevención de la contaminación y
aspectos e impactos ambientales.
1.1.6 La implementación de este documento en los diferentes procesos de IDEA ESPE debe
considerar los cambios relativos a personas (Reducción de personal, cambios de roles y
responsabilidades, fusión de cargos, ingreso de nuevos empleados a puestos nuevos, ingreso de
temporales a puestos nuevos, cambios representativos en las líneas de negocio -turnos
habituales-, calamidades que afecten la operación, entre otros), tecnología (hardware, software,
información y comunicaciones) e infraestructura (seguridad, protección, rutas de evacuación,
salidas de emergencia, puntos de encuentro, sistemas de alarmas, etc.)
1.1.7 La selección e implementación de controles asociados a eliminación, sustitución, controles de la
operación, señalización e identificación, controles administrativos, equipos de protección
individual deben contemplar los costos asociados, los beneficios esperados y la viabilidad y
fiabilidad de las opciones disponibles.
1.1.8 Un cambio en términos generales puede ser admitido o advertido por los líderes de proceso o
por cualquier persona de la compañía como respuesta a una necesidad percibida. Puede
corresponder a planificación en las líneas de negocio, también puede ser el resultado de
decisiones administrativas, revisiones técnicas o inspecciones, auditorias del proceso,
recomendaciones o sugerencias del cliente, evaluaciones de riesgos, investigaciones de
accidentes, planes de calidad, capacitación, entrenamiento y cualquier otra fuente.
1.1.9 Se requiere implementar el procedimiento de Gestión de Cambio a toda situación proyectada o
experimentada, en donde se requiera planificar de manera conjunta todas y cada una de las
actividades implicadas en el cambio, identificando los peligros, evaluando los riesgos e impactos
de adoptar dichas actividades y definiendo controles tanto potenciales como reales al asumir
dichos cambios.
1.1.10 Para los propósitos de revisión por la dirección deben prepararse informes resumidos sobre el
estado de avance y resultados de los cambios, los cuales deben estar basados en el contenido del
formato Gestión del Cambio.
1.1.11 Los líderes de proceso según corresponda deben autorizar el cambio, asegurando que las
recomendaciones sean concluidas antes de hacerse efectivo el cambio, la implementación de los
controles de los riesgos sean establecidos y que la aprobación del cambio esté formalizada.

Si el cambio requiere una aprobación financiera que excede los límites del líder de proceso o cuando el
cambio genere un impacto alto en las operaciones de la compañía o que afecte la dirección estratégica, debe
someterse a autorización del Gerente general de IDEA ESPE.

5.2 GESTIÓN APLICADA DEL CAMBIO

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El procedimiento integral para la gestión del cambio en IDEA ESPE S.A.S, incluye los siguientes pasos:

1. Los cambios usualmente son detectados dentro del esquema de control de la organización, incluyendo los
momentos de revisión, verificación y validación.
2. Una vez detectado el cambio, se debe registrar el por qué es necesario el cambio, por ejemplo, para
asegurar la conformidad o cumplimiento de una característica frente a sus especificaciones, o para que se
actualicen tales especificaciones para ajustarlas a los requisitos y funcionalidades requeridas, o ante la
ocurrencia de un incidente o materialización de un riesgo, así como en el escenario de cambios en los
requisitos, entre otros.
3. El cambio debe ser analizado en términos de qué alternativas existen (y que sean viables) para atender la
necesidad del cambio. Una alternativa posible (pero no siempre adecuada) es no tomar acciones al
respecto. Cada alternativa debe ser examinada en términos del impacto sobre los objetivos de negocio y/o
del proyecto en términos de qué sucede si se aplica, así como en el caso de no aplicarse.
4. Una vez aprobada la alternativa, se solicita el respectivo ajuste a la planificación. No es buena práctica el
proceder de forma inmediata a aplicar el cambio.
5. Se actualiza la planificación en lo pertinente a la implementación, es decir, tareas para incorporar el
cambio que pueden incluir otras para retirar elementos, componentes u otros con especificaciones que
motivaron el cambio.
6. De igual manera, así como se actualizada la implementación, deben actualizarse los controles, tanto para
aplicar los elementos nuevos como para los procesos de retiro o corrección de lo anterior.

Debe mantenerse información documentada de los pasos realizados según lo aquí descrito.

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5.3 DESCRIPCIÓN.

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1. Identificar el cambio y transmitirlo al

Coordinador HSEQ encargado del Sistema Todo el personal Correo electrónico
de Gestión Integral

2. Una vez el Coordinador del Sistema de

Coordinador HSEQ Acta de reunión GI-
Gestión Integral ha revisado el cambio, lo
Dirección /Gerencia FR-13
presenta a la gerencia para la aprobación.

3. Si es aprobado el cambio, gerencia Director

Acta de reunión GI-
dispondrá de los recursos necesarios para Administrativo y/
FR-13
tal fin. Coordinador HSEQ

Coordinador
4. Se desarrollara los cambios establecidos y
HSEQ/Responsable Gestión del cambio
una vez finalizados se evaluaran su
del proceso o área GI-FR-06.
eficacia.
afectada
Coordinador
5. Se establecen controles en los riesgos o
HSEQ/Responsable Gestión del cambio
aspectos más significativos generados por
del proceso o área GI-FR-06.
el cambio.
afectada

6. Se registra el cambio el formato

Quien identifique el
establecido, describiendo con detalle las Gestión del
cambio/
acciones y las repercusiones en los cambio GI-FR-06.
Coordinador HSEQ
procesos y o personal

7. Los documentos de los procesos o áreas Quien identifique el Documentos y

que son afectados por el cambio deberán cambio/ registros que se
ser modificados. Coordinador HSEQ generen.

8. Socializar los cambios con todo el personal

de la empresa. Definiendo los nuevos Registro de
peligros y variaciones en el sistema de Responsable del participación (Lista
gestión integral, con el propósito de cambio de Asistencia GI-FR-
estandarizarlo en otras líneas de negocio 02)
si aplica.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

9. Evaluar los resultados del mismo considerando

los riesgos identificados, analizando el Responsables del Gestión del cambio
cumplimiento del objetivo del cambio y la cambio GI-FR-06.
implementación de los controles.

6. ANEXOS
Gestión del cambio GI-FR-06

7. CONTROL DE CAMBIOS

ACTUALIZACIÓN FECHA CAMBIO REALIZADO RESPONSABLE

1 30/08/2014 Edición Inicial del Documento Coordinador de
Gestion Integral
2 02/04/2018 Cambios en estructura, Coordinador HSEQ
codificación.
3 26/04/2018 Se incluyeron actividades de Coordinador HSEQ
gestión del cambio en el
capítulo 5 de este
documento. Se actualizaron
las actividades del numeral 8
en el capítulo de descripción
del procedimiento. Se incluye
la evaluación del cambio a
partir de los controles
establecidos.
4 16/01/2020 Revisión del documento y Coordinador HSEQ
adición del numeral 5.2
gestión del cambio.
5 09/03/2020 Cambio de logo corporativo Coordinador HSEQ

8. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

REVISADO POR: APROBADO POR:

Gerente General

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Líder del proceso

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