CLASE 8

ALGUNOS ALCANCES SOBRE Organización y Métodos (O y M)

AGENDA

• Organización y Métodos

• Racionalización

• Manual de Organización y Funciones: Partes, Elaboración y Uso

• Manual de Procesos: Partes, Elaboración y Uso

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Organización y Métodos, es el área de la Organización que se ocupa de

analizar los Problemas Estructurales y los Procedimientos de la Empresa
a fin de optimizar su infraestructura para el logro de los objetivos
preestablecidos.
ESPECTRO DE LAS ACTIVIDADES DE
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.
Respecto a la Estructura de la Organización.

Analizar la Estructura.

• Estudiar la estructura jerárquica.

• Reordenar los niveles jerárquicos.
• Crear o suprimir órganos, secciones, departamentos, etc.
• Modificar la estructura de dependencia
• Fijar la red de interrelación.

Analizar las Funciones

Para asignar las funciones en cada caso es necesario que:

• La estructura jerárquica esté definida.
• Los procedimientos administrativos estén normalizados.
• Estén asignadas las áreas de responsabilidad.
• Superposición de Funciones.
ESPECTRO DE LAS ACTIVIDADES DE
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.
Respecto a los Procedimientos (Análisis de los procedimientos)

Detección de errores respecto a:

• Controles internos reiterados e innecesarios

• Reiteración de trámites
• Archivos repetitivos
• Pasos innecesarios

Medición del trabajo administrativo

Es un conjunto de técnicas sistemáticas que permiten establecer los tiempos de

ejecución de las tareas administrativas y en base a ello establecer las dotaciones
necesarias para desarrollar las actividades previstas dentro de una organización.
Mucho tienen que ver las metas de la Organización en cuanto a si está dispuesta
o no a encarar un verdadero proyecto de Despapelización sobre una plataforma de Workflow,
donde:

• Los documentos viajan por la Red.

• Las tareas se direccionan automáticamente en forma inteligente.
• Las demoras de las tareas disparan alertas o avisos automáticas. WORKFLOW
• Los tiempos del proceso disminuyen sustancialmente.
• Los procesos se pueden monitorear en cualquier momento.
QUE ES EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES ?

Documento mediante el cual se representa de manera clara y específica,

la forma en la cual se ha definido la Estructura Organizativa de la
empresa, según las estrategias creadas.
PARA QUE SIRVE ?

Fundamentalmente para que cada trabajador pueda fácilmente

comprender cuál será el rol dentro de la Organización, así como
también ubicarse dentro de los niveles jerárquicos y de ese modo
aceptar la responsabilidad asumida y también la autoridad que
le compete ejercer.

También conocer las diversas funciones que son inherentes al

cargo que asuma.
PARA QUE SIRVE ?

Para representar la Organización actual, tal como se encuentra

constituida la Organización o área en particular en su momento
actual.

Para representar a la Organización, como resultado de un Proceso

de cambio o reestructuración Orgánico y Funcional.

Estos dos escenarios definen el contenido del mismo,Veamos:

REPRESENTAR EL ESTADO ACTUAL DE LA
ESTRUCTURA ORGÁNICA, EN ESE CASO CONSTA DE:

Introducción o Marco de Referencia

1. Objetivo del Manual
2. Alcance (áreas que comprende)
3. Estructura Orgánica vigente (Organigrama actual)
4. Descripción de Funciones:
Nombre del Puesto
Objetivo del Puesto
Ubicación del Puesto:
a. Dependencia Lineal Ejercida
b. Dependencia Lineal Recibida
Perfil del Puesto (requisitos)
Responsabilidades del puesto
Funciones Normales Recurrentes (específicas)
EJM DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES:
Nombre del Puesto: Gerente de Ventas.
Objetivo del Puesto: Definir los planes, programas, estrategias de comercialización de la empresa,
acorde con los lineamientos definidos por la Empresa.
Ubicación del Puesto:
a. Dependencia Lineal Ejercida: Dpto. de Marketing, Fuerza de Ventas, Estadísticas de Ventas y
Publicidad.
b. Dependencia Lineal Recibida: Depende directamente de la Gerencia General.
Perfil del Puesto (requisitos): Administrador de Empresas, con especialidad en área comercial, estudios
de post – grado en Ventas, experiencia no menor a 5 años en puesto similar, cartera de clientes vigente,
liderazgo y actitud proactiva, deseo de asumir retos y riesgos, experiencia en liderar equipos, dominio del
idioma inglés.
Responsabilidades del Puesto: Trazar los planes comerciales del negocio y alcanzar las metas comerciales
establecidas.
Funciones Normales Recurrentes (específicas).
1. Definir los planes y estrategias del área comercial, acorde con los intereses de la empresa.
2. Definir las estrategias de Marketing y de Publicidad requeridas.
3. Coordinar, las labores comerciales de la semana
4. Supervisar y dirigir las actividades del personal a su cargo
5. Realizar el seguimiento semanal al volumen de ventas logrado por su personal
6. Definir y Revisar las estadísticas de ventas de la empresa y realizar los ajustes respectivos
7. Informar al Gerente General los problemas y desarrollo de las actividades a su cargo
8. Cumplir y hacer cumplir los reglamentos internos de la empresa
9. Toda otra actividad que le sea encargada por su jefe inmediato.
CUANDO SE TRATA DE UNA ORGANIZACIÓN EN PROCESO DE
CAMBIO O REESTRUCTURACIÓN:

Introducción
1. Objetivo del Manual
2. Alcance (área(s) involucradas
3. Estructura Orgánica vigente (actual)
4. Análisis de la Problemática encontrada
5. Soluciones Planteadas: Sustentación
6. Nueva Estructura Orgánica Planteada
7. Descripción de Funciones:
COMO ESTA CONSTITUIDA? (CONTINUACIÓN)

7.1 Nombre del Área

7.2 Ubicación
7.3 Objetivos del Área
7.4 Descripción de Puestos:
7.4.1 Nombre del Puesto
7.4.2 Objetivo del Puesto
7.4.3 Ubicación del Puesto:
a. Dependencia Lineal Ejercida
b. Dependencia Lineal Recibida
7.4.4 Perfil del Puesto (requisitos)
7.4.5 Responsabilidades del puesto
7.4.6 Funciones Normales Recurrentes (específicas)
EJEMPLO PRACTICO
INTRODUCCION.

Los constantes reclamos de Gerentes de Areas, referidas a falta de

información para su gestión y toma de decisiones, así como los
problemas encontrados en los sistemas de información y la necesidad
básica de modernizar la Plataforma Computacional de la empresa, hace
impostergable, la revisión integral del área de informática en sus aspectos
organizativos y en la realización de los diversos procesos que realiza.

Por lo tanto se ha tomado la decisión de reestructurar Orgánica, Funcional

y Procedimentalmente a dicha área y a todo el personal que la conforma,
encargándole a usted su realización, a partir de la fecha, dispondrá de
45 días calendarios para cumplir con esta tarea.
EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION

1. Objetivo. Reestructuración Orgánica y Funcional del área de

Informática.

2. Alcance. Están involucradas en este estudio, todas las áreas

comprendidas dentro de la Gerencia de Informática.
EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION
Estructura de la Gerencia de Informática

Gerencia General

Gernc. Informátic.

Secretaria

Sistemas Producción Soporte Técnico

Desarrollo Mantenimiento Digitación Operación

EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION
4. Análisis de la Problemática Encontrada.

4.1 Fallas en el diseño de las BD’s existentes.

4.2 Los sistemas no se integran ni comparten datos.
4.3 Carencia de mecanismos de pruebas de SW antes de que se
entreguen a producción: Fallas detectadas tardíamente.
4.4 Carencia de Planeamiento Estratégico de Sistemas
4.5 Carencia de Estándares para la construcción de SW.
4.6 Carencia de Procesos de seguimiento post implantación.
4.7 Los mismos que se encargan de desarrollar el SW, se encargan
de realizar las pruebas (Juez y Parte).
4.8 Carencia de mecanismos de verificación de datos al ingresar datos al SW.
4.9 Estructura Orgánica actual es obsoleta y no permite implantar nuevas políticas.
4.10 Personal del área se encuentra desactualizado y sin motivaciones.
EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION
Alternativas de Solución:
5.1 Rediseñar el área de informática, dotándola de las modificaciones necesarias
acorde con los objetivos de la empresa.
5.2 Evaluar al actual responsable de la Gerencia de Informática.
5.3 Realizar el Planeamiento Estratégico de Sistemas a Corto, mediano y Largo
plazo.
5.4 Implantar el área de Diseño y Administración de Base de Datos.
5.5 Implantar el área de Pruebas de SW.
5.6 Implantar el área de Control I/O dentro de Producción.
5.7 Potenciar el área de Soporte Técnico, permitiendo mejor coordinación con
Usuarios y mejor seguimiento a los Sistemas implementados.
5.8 Implementar el área de Organización y Métodos dentro del área de Sistemas.
EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION
6. Diseño de Nueva Estructura Organizativa.

Gerencia
General

Gerencia de Informática

SECRETARIA

SISTEMAS PRUEBAS PRODUCCIóN SOPORTE TECNICO

OyM FUNCIONALES DIGITAC/VERIFIC HW/SW

DESARROLLO PERFORMANCE CONTROL I/O POST IMPLAN

TACION

DISEÑO Y ADM OPERACIONES

DE BD

MANTENIMIENTO
 EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION

7. DESCRIPCION DE FUNCIONES

7.1 Nombre del Area: Gerencia de Informática

7.2 OBJETIVO DEL AREA. El Objetivo de esta área, es definir las Estrategias,
Planes y Programas del área y crear e implementar los sistemas automatizados
de información que coadyuven en alcanzar las metas organizacionales trazadas.

7.3 Ubicación del Área:

Dependencia Recibida: Este puesto depende directamente de la Gerencia
Gral. de la Empresa.
 EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION

7.4 DESCRIPCION DE PUESTOS

7.4.1 Nombre del Puesto: Gerente de Informática.

7.4.2 Objetivo del Puesto. Definir las Estrategias, plan informático de la empresa, acorde
con las necesidades de la misma e implementar los SW´s que la Organización
requiera, velando por el eficiente uso de los recursos a su cargo.

7.4.3 Perfil del Puesto (requisitos): Profesional con título profesional en Ing. de
Sistemas, Lic. En Computación u otros similares, con 5 años de experiencia en
puesto afín, con estudios de Post grado en Administración de Empresas, buen
dominio del idioma inglés, manejo de personal, proactivo, condiciones de líder,
actualizado tecnológicamente en plataformas de MS, conocimiento de BD
Oracle y desarrollo orientado a Objetos con UML.
EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION

7.4.4 Responsabilidades del puesto:

El puesto es responsable por el desarrollo integral del SW corporativo, de
manera tal que sea optimo, eficaz y seguro para facilitar la toma de
decisiones y que aproveche de la mejor forma los recursos de su área.

7.4.5 Ubicación del Puesto:

a. Dependencia Recibida: Depende directamente de la Gerencia General de la
empresa.
b. Dependencia Ejercida: Ejerce autoridad directa sobre las áreas siguientes:
b.1 Sub Gerencia de Sistemas
b.2 Sub Gerencia de Pruebas
b.3 Sub Gerencia de Producción
b.4 Sub Gerencia de Soporte Técnico
EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION

7.4.6 Funciones Normales Recurrentes (específicas)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Introducción o Antecedentes Previos.

1. Objetivo. Definir todos los procedimientos comprendidos

dentro del área de Ventas de la Organización.

2. Alcance. Comprende a las siguientes dependencias:

• Gerencia de Ventas
• Dpto. de Ventas Tienda
• Coordinación Tiendas
• Créditos y Ctas. Corrientes
• Despacho en Tienda
• Almacén Central y Almacén Tienda.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: CONTINUACIÓN

3. Inventario de Procesos.
3.1 Proceso A
3.2 Proceso B
3.3 Proceso C
.
.
.
.
3.n Proceso N

4. Descripción de Procesos mediante:

Los Diagrama de Procesos y su documentación.
EJERCICIOS DE DIAGRAMAS DE PROCESOS
FIN CLASE 9