Politicas Caja Menor Nuevo Proyecto
Politicas Caja Menor Nuevo Proyecto
Politicas Caja Menor Nuevo Proyecto
OPERACION HUAWEI
Objetivo
Dotar al personal de la operación responsables del manejo de las cajas menores de una
herramienta adecuada para el ejercicio de sus funciones, que les permita conocer y aplicar
los procedimientos relacionados con el manejo de estos fondos, así como sus
responsabilidades en el desarrollo de su labor que correspondan a las necesidades
concretas y prioritarias, tales como el uso de recursos a través de cajas menores.
Para este efecto, la creación y el adecuado uso de las cajas menores apunta al
cumplimiento de esa meta con miras a no paralizar las actividades presentadas para la
operación.
Condiciones generales
- Reglamentar en forma clara y precisa los métodos y procedimientos para el manejo
de las cajas menores asignadas.
- Unificar información básica en torno al manejo de las cajas menores, de forma que
los usuarios apliquen los procedimientos establecidos obteniendo una mayor
eficiencia en su labor.
- Validar la información para identificar los gastos generados con la caja menor y
presupuestar los montos a utilizar.
Campo de aplicación
Formalidades
a- Cuantía
b- Finalidad
c- Contrato para el cual se asignará el recurso
d- Rol a desempeñar dentro del proceso de caja menor
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g- Cargo y nombre del funcionario asignado como responsable de su manejo
En el evento que una tarjeta monedero asignada a una caja menor quede inactiva no se
podrá reemplazar y esta debe ser legalizada en su totalidad y cerrada. Para el ingreso de
personal nuevo o reintegro se creará una nueva caja menor.
El primer giro constituye el inicio operativo de la caja menor, para el cual se requiere:
a) El usuario debe estar contratado y activo para labores con el cliente Huawei.
b) Identificación del monto a girar a esta caja menor, a que contrato y/o proyecto
corresponde y la cantidad de giros a realizar por mes teniendo en cuenta el monto
establecido en el presupuesto.
c) Que exista acto administrativo (pagare-otro si) amparando con este el monto total
recibido para la caja menor. y este se encuentre creado en el sistema bajo el
concepto de tercero, en la contabilidad SERDAN.
d) Aceptar, recibir y firmar acta de entrega de tarjeta monedero asignada a cada
usuario con el fin de recibir los montos establecidos para el manejo de caja menor.
e) Contar con la tarjeta monedero activa.
El funcionario designado para esta labor deberá estar habilitado y capacitado para su
adecuado manejo. Este empleado debe ser distinto al Controller de proyecto, director, jefe
o responsable de la Contabilidad, o quien desempeñe actividades de control de la empresa.
Un colaborador no podrá manejar más de una Caja Menor.
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Funciones y responsabilidades generales
• Llevar y mantener al día los gastos y legalizaciones de Caja para los registros,
análisis contables y control de presupuesto por contrato.
En este orden de ideas la plataforma debe estar al dia y solo se debe estar en una
semana de gastos corrida del mes inmediatamente anterior. Los cierres mensuales
de la plataforma se harán el ultimo dia calendario del mes indiferente si es dia hábil
o fin de semana.
• Subir a plataforma todas las facturas de gastos en un plazo máximo de dos meses
después de generada la factura.
• Devolución física de la tarjeta debid card al área financiera Huawei junto con el
formato PNS6015 Autorización de descuento, en Bogotá a la dirección Cra 10
No.65- 35 Edificio Escorial.
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• Como jefe inmediato es quien debe realizar la solicitud de asignación de tarjeta
debid card al área financiera al correo electrónico:
financierahuawei@serdan.com.co bajo el siguiente formato:
• Es el filtro inicial para el control de costos y gastos, toda actividad aprobada por el
coordinador o gerente en plataforma se asume la reviso y está aprobada según
tarifas establecidas para la operación.
Las cajas menores funcionarán como un fondo fijo, y únicamente su movimiento tendrá
relación directa con la creación, aumento, disminución y su cancelación definitiva.
Los dineros que constituyen las cajas menores se manejan a través de convenio cuentas
con el banco DAVIVIENDA, con una tarjeta debito monedero.
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Solo se debe retirar el dinero en el momento que se necesite el recurso. El saldo que se
mantiene en las tarjetas debe ser igual al dinero disponible. NO se debe prestar dinero para
la operación, cuando los recursos se agoten el jefe inmediato debe solicitar una recarga
adicional con la justificación necesaria.
b) Manejo en efectivo
El manejo del dinero de caja menor se hará a través de transferencia la cual se cargará al
usuario correspondiente en la plataforma y que haya recibido el dinero a satisfacción.
Destinación
Los recursos que son entregados como cajas menores solamente pueden utilizarse para
gastos identificados en la operación y que también se definan de carácter urgentes,
imprescindibles, inaplazables, necesarios e imprevistos y definidos. En casos
excepcionales, Los responsables Coordinadores y/o Project Controller, podrán destinar
cajas menores para sufragar gastos excepcionales, con la debida justificación del gasto y
que igualmente cumplan con las características señaladas para cada uno de ellos (Correos
de justificación, Evidencias Fotográficas y Aprobaciones correspondientes).
Limites
a) Flujo de aprobaciones: Toda actividad aplicada en el sistema será revisada por las
áreas operativa (jefes inmediatos del aplicante) y financiera, dependiendo del tipo
de legalización intervendrán las áreas de logística, administrativa y recursos
humanos, quienes analizarán la veracidad y la validez de la información para su
aprobación o rechazo.
De igual manera, dependiendo del monto de la actividad así mismo serán las
aprobaciones que requerirá para finalizar su proceso y ser aprobada. El flujo de
aprobaciones es el siguiente:
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b) Los gastos que se efectúen por cuenta de cobro a nombre del personal para gastos
de manutención, no podrán superar los montos de acuerdo a siguiente rango
salarial. La siguiente tabla se muestra la base mensual que especifica el monto
máximo de gastos de acuerdo al promedio salarial. Estos valores están asignados
con el fin de no superar el valor que toma la Dian para hacer declaración de renta.
Tener en cuenta que esta base mensual solo aplica para gastos no convencionales
los cuales no estén soportados con facturas legales a nombre de SERDAN S.A.
PROCEDIMIENTO
TIPOS DE TKT
TKT Concepto Ejemplo
PM Preventivo PM_TT-PM-20180403-00000003
CM Fallas cmttm-CM-20180404-00000048
PLM Correctivo PLMTT-20180405-00000029
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2. Tabla de Conceptos:
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3. Los gastos deben estar soportados bajo las siguientes condiciones:
• Cuentas de cobro:
✓ Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios.
✓ Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono
✓ Cada técnico y/o ingeniero debe llevar un número consecutivo para cada una de
ellas.
✓ Fecha de prestación del bien o servicio.
✓ Concepto por el cual se solicita el bien o servicio.
✓ Tiempo de duración de la prestación del bien o servicio.
✓ Valor del bien o servicio.
✓ En caso de alquiler de vehículo, la cuenta de cobro no debe estar a nombre
propio sino a nombre del tercero.
✓ Toda cuenta de cobro debe tener RUT, en caso de no tenerlo, se debe legalizar
con recibo de caja firmado por la persona que presta el servicio. OJO: NO SE
RECIBEN CUENTAS DE COBRO A NOMBRE PROPIO. SERÁN RECHAZADAS
POR COMPLETO
Taxis:
✓ Se debe especificar el trayecto del taxi y la hora.
✓ Se debe adjuntar soporte de la plataforma donde se solicita el servicio del trayecto
(Tappsi, Easy Tappsi, Uber, etc). En caso de no tener el soporte, serán
rechazados por auditoría.
✓ Los encargados y responsables de dar el visto bueno a los trayectos que se estén
especificando son los coordinadores.
Facturas:
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Soportes adjuntos para una legalización
Para realizar legalización de gastos es necesario adjuntar:
1. Factura y/o cuenta de cobro
2. Rut – Visualmente 100% legible
3. Escáner Cedula 150%
4. Correo de aprobación, con los valores específicos.
5. Registro fotográfico para las siguientes actividades
✓ Podas
✓ Fumigaciones
✓ Alquiler Vehículos
✓ Servicios prestados por terceros
✓ Suministro de combustible.
Envió de papelería
Para el envío de soportes físicos el plazo máximo es de cinco (5) días hábiles a la
siguiente dirección de Serdán S.A en la ciudad de Bogotá; carrera 10 # 65 - 35
Edificio El Escorial. El envío se realizará una vez se tenga la aprobación del proceso
de auditoria por parte del área financiera de la operación.
Los tkt por este concepto serán generados automáticamente por la plataforma,
estos deben ser cargados inmediatamente se realice el descuento en nómina,
deben quedar en el mes de cierre de la operación.
La aprobación para este tkt estará a cargo de la Coordinación Financiera de la
Operación Huawei.Se debe adjuntar el soporte de desprendible de Nomina.
NOTA IMPORTANTE: Toda factura o cuenta de cobro debe ser emitida a nombre de
SERDAN SA, Nit.860.068.255- 4, no se aceptan facturas a nombre personal.
Para comprobar cada gasto, las facturas, recibos, cuentas y demás documentos que expida
el proveedor o el prestatario del servicio deberán cumplir los siguientes requisitos:
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3. Los pagos por servicio de transporte en labores de mensajería deberán soportarse con
las planillas diseñadas para evidenciar la diligencia, en donde se constate la fecha, entidad
y valor, entre otros aspectos.
4. Cuando se presenten actividades y tenga que realizar labores en zonas en las cuales no
existan establecimientos de comercio que expidan facturas y que por extrema necesidad
tengan que adquirir elementos con fondos de caja menor, dicho gasto se podrá legalizar
mediante la elaboración de un documento equivalente a factura (cuenta de cobro y recibo
de caja con firma, nombre completo, numero de cedula y teléfono de la persona que presto
el servicio)
Prohibiciones
No se podrán realizar con los fondos de caja menor las siguientes operaciones:
4. Renta de bodegas
9. Efectuar préstamos.
10. Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en la tabla
de gastos
11. Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su
legalización.
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Nota: Solo se aceptan casos excepcionales autorizados por los gerentes técnicos
de la operación, con una justificación respectiva.
13. Legalizar planes de voz y datos por debid card, para los funcionarios que no se les
asigne línea corporativa deben solicitar Auxilio de Telefonía por nómina, esto
controlado por el departamento de logística de la operación. Valor autorizado
mensual $70.000 (setenta mil pesos m/cte.)
14. El alquiler de vehículos en las zonas que no cuentan con asignación de los mismos,
se debe solicitar la cotización al área de compras y la autorización de planeación
financiera.
Solicitud de recarga
La solicitud de reembolso será aprobada una vez cumpla las políticas de recarga teniendo
en cuenta lo siguiente:
- Una vez sea legalizado el 50% del valor de la caja menor y corresponda a los gastos
realizados para las actividades de la operación, además se debe demostrar en la
plataforma con los anexos de facturas, recibos, comprobantes equivalentes y demás
soportes que justifiquen el gasto.
- Los documentos soportes del reembolso (Recarga) serán archivados y/o numerados
en orden cronológico, teniendo en cuenta que la expedición de estos debe estar
aprobados previamente por el contralor y planeador financiero.
- Para el caso especial del personal HSQ (ARL) se permite tener una caja menor ser
designada para casos especiales de auditoria y casos imprevistos.
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Cancelación caja menor
NOTAS ADICIONALES:
1. MALOS MANEJOS DE RECURSOS:
Se tendrá en cuenta el mal uso de los recursos como causal de retiro y/o despido
en los casos de que se presenten llamados de atención para los siguientes casos:
- Demora en la entrega de soportes por gasto de los recursos asignados.
- Malos manejos de los recursos asignados.
- Mas de tres llamados de atención por escrito, para los temas de recursos de
manejo por caja menor.
- Modificación, alteración o fraude en los soportes presentados.
2. Hallazgos
3. El registró único tributario (Rut) para las cuentas de cobro: Los valores que sean
soportados con cuenta de cobro a nombre del colaborador deberán ser soportados
con la Rut del colaborador, por esta razón es importante que los colaboradores
tengan Rut actualizado si no lo tiene, este podrá ser solicitado en la página web de
la Dian.
Para realizar el registro del Rut (Registro único tributario)
a- En la página web:
https://muisca.dian.gov.co/WebRutMuisca/DefInscripcionRutPortal.faces
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Opción: ‘tipo de persona’ sobre la cual hará la solicitud (persona jurídica para
empresas, persona natural para ciudadanos). En pantalla aparecerá el
formulario con los datos que debe diligenciar y validar usando el botón de
‘borrador’ al final de la página. Si los datos fueron diligenciados correctamente
podrá guardar el documento y solicitar la cita respectiva para validarlo ante las
oficinas.
b- Por ser un documento público de mayor importancia, el proceso de expedición
concluye personalmente con la firma y el registro de huellas ante la DIAN, pero
gracias al trámite on-line es posible agilizarlo y conseguir el RUT en menor
tiempo.
c- Para quienes ya cuentan con el documento, existe la opción de solicitar copias
ingresando el número del RUT y del formulario bajo el cual fue expedido.
d- En pantalla aparecerá el formulario con los datos que debe diligenciar y validar
usando el botón de ‘borrador’ al final de la página. Si los datos fueron
diligenciados correctamente podrá guardar el documento y solicitar la cita
respectiva para validarlo ante las oficinas.
Tenga en cuenta que es importante que la actividad económica del Rut concuerde con
el servicio prestado, para realizar actualizaciones de datos o adicionar actividades
comerciales al Rut lo puede hacer directamente en la página web
http://www.dian.gov.co/contenidos/servicios/rut.html, no es necesario solicitar una cita
ni presentarse personalmente.
Para verificar las actividades económicas existentes puede hacerlo en el siguiente link:
https://www.enlace-
apb.com/interssi/ServletPrincipal?proceso=actividades&comando=verActividadesPRE
Vigencia
El presente manual rige a partir de la fecha de su publicación y de fundación.
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Juan Sebastian Pedraza
Gerente Proyecto Telecomunicaciones
SERDAN S.A.
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