Terminos de Referencia

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TERMINOS DE REFERENCIA

3.1.1 OBJETO

Contratación del servicio de coffee break para los eventos de capacitación y/o reuniones

institucionales y otras que requiera la SBS.

3.1.2 FINALIDAD PÚBLICA

La contratación del presente servicio es necesaria a fin de atender los requerimientos de

coffee break y similares que se brindan durante los eventos organizados por la

Superintendencia en el marco de la difusión de los temas relacionados a las labores de

supervisión, así como durante el dictado de los cursos de capacitación y otros que se

programen.

3.1.3 CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO

3.1.3.1 Manejo de alimentos y presentación

a) Los alimentos que forman parte del servicio, deberán ser preparados de

conformidad con las normas y disposiciones sanitarias establecidas en el

Reglamento sobre Vigilancia y Control Sanitario de Alimentos y Bebidas aprobado

con D.S. Nº 007-98-SA y el personal responsable de la elaboración de los

productos deberá contar con Carné de Sanidad vigente.

b) Todos los productos deberán satisfacer estándares de primera calidad señalados

en las normas sanitarias que establece el Ministerio de Salud y las Normas

Técnicas Peruanas Vigentes, de los productos alimenticios a utilizarse en la

preparación del servicio de coffee break.

c) El contratista debe garantizar el uso de ingredientes de excelente calidad y

frescura en la preparación de los diferentes alimentos y bebidas objeto del

servicio.

d) Está terminantemente prohibido el uso de residuos de ingredientes para la

preparación de nuevos servicios de coffee break, ni utilizar ingredientes

preparados del día anterior.

e) El aceite utilizado en la preparación de los alimentos deberá ser de origen 100%

vegetal y no deberá ser utilizado más de una vez.


f) Todas las personas que manipulen los alimentos deberán adoptar las medidas

que sean necesarias para proteger el/los alimento(s) contra los riesgos de

contaminación.

g) La atención del servicio de coffee break se hará en condiciones adecuadas de

protección de cualquier riesgo de contaminación.

h) El contratista deberá g

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j) El contratista está obligado a mantener una limpieza permanente en todas las

áreas de trabajo, la SBS se reserva el derecho de realizar visitas inopinadas a las

instalaciones del contratista para verificar que las condiciones de salud e higiene

de su personal, así como las medidas de saneamiento se adecúan a lo señalado

en la Norma Sanitaria para el Funcionamiento de Restaurantes y Servicios Afines

aprobada mediante Resolución Ministerial Nº 363-2005-MINSA.

k) La disposición de los alimentos durante el servicio debe ser ordenada, prolija y

utilizarse la vajilla y menaje adecuado para la exhibición y presentación de cada

alimento o bebida. Las mesas, vajilla, cristalería, menaje, mantelería, cubertería e

implementos a utilizar y brindados por el contratista deben ser uniformes,

encontrarse en buen estado y ser acordes con el tipo de evento a atender.

l) Los alimentos deberán ser transportados al lugar de entrega en envases

apropiados y ser entregados cubiertos con papel film o similar a efectos de evitar

la exposición directa de los alimentos al ambiente.

m) Los alimentos deben mantenerse en óptimas condiciones por lo menos durante

las seis (06) horas siguientes a la atención de los mismos, considerando que su

consumo podría no realizarse de forma inmediata.

n) El Departamento de Logística, informará al contratista las personas autorizadas a

solicitar la atención del servicio contratado. El contratista solo deberá atender los
servicios requeridos por el personal debidamente autorizado. Las atenciones

solicitadas por terceros no serán reconocidas por SBS.

o) Los coffee breaks serán requeridos mediante comunicación vía email y telefónica,

en días laborables y en horario de 08:30 horas a 18:00 horas, incluyendo la

siguiente información:

- Tipo de coffee break

- Cantidad de personas para atender en los coffee break.

- Lugar, fecha y hora de atención de los coffee break

- Persona responsable de la recepción por parte de SBS

p) El contratista, deberá confirmar mediante comunicación vía email o escrita la

atención solicitada, el mismo día en que recibe el requerimiento de atención.

q) El plazo mínimo de presentación del requerimiento al contratista para la atención

será de 48 horas de anticipación.

r) El contratista deberá atender la totalidad de los coffee breaks solicitados en el

lugar, fecha y hora requerida.

s) En caso que el contratista incumpla con atender el servicio de coffee break

conforme a lo requerido en las características del servicio (cantidad, contenido), la

SBS podrá dejar sin efecto la atención solicitada, sin asumir costo o gasto alguno.

De encontrarlo conveniente podrá recibir el coffee break, sin perjuicio de la

aplicación de las penalidades que correspondan.

t) Si al momento de la recepción del coffee break, se detectara que en alguno de

ellos, uno o más de sus componentes no están en óptimo estado de

conservación, la SBS se reserva el derecho de no recibir la totalidad del pedido,

aplicando la penalidad establecida.

3.1.3.2 Obligaciones del Contratista en la Ejecución del Servicio

a) El contratista está obligado a señalar un correo electrónico, números de teléfono

fijo y celular, los mismos que deberán estar activos todos los días del año, a

efectos de tener comunicación directa con el personal autorizado por la SBS.

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b) El contratista está obligado a asumir la responsabilidad y obligaciones civiles y

penales, por daños personales que puedan causar durante la ejecución del

servicio.

c) El personal del contratista deberá mantener la confidencialidad y reserva de la

información a la que hayan tenido acceso producto de los requerimientos de

atención solicitados.

d) El contratista es responsable de brindar a su personal el equipo de seguridad

necesario para brindar el servicio objeto de la contratación, de conformidad con

la Ley General de Salud del Trabajo y demás disposiciones vigentes necesarias

para la ejecución del servicio.

e) El contratista realizará sus actividades por cuenta, riesgo, dirección y

responsabilidad de su empresa, no existiendo ningún vínculo de dependencia

laboral, estabilidad laboral ni compromiso con la Superintendencia.

f) Los gastos de transporte en el que incurra el contratista, para la ejecución de la

atención, serán exclusivamente de su responsabilidad y no implicarán gastos

adicionales para la SBS.

g) El contratista se compromete a cumplir y observar lo establecido en la Ley de

Seguridad y Salud en el Trabajo (aprobado mediante Ley N° 29783) y en su

Reglamento (aprobado mediante Decreto Supremo Nº 005-2012-TR); durante la

ejecución de las prestaciones de servicios a su cargo; obligándose a implementar,

dotar, proveer y/o suministrar a cada uno de sus trabajadores los implementos de

seguridad que corresponda de acuerdo al grado y/o nivel de riesgo que pueda

evidenciarse en el desarrollo de las actividades propias de la presente

contratación dentro de las instalaciones de la SBS; así como garantizar la

contratación de los respectivos seguros de acuerdo a la normatividad vigente.

3.1.3.3 Atención de personal


El personal designado para atender debe presentarse correctamente uniformado y

limpio. Para la cabal y oportuna atención del coffee break, se detalla el requerimiento

mínimo de mozos que deberán atender de acuerdo a la cantidad de personas

participantes:

Cantidad de participantes Cantidad mínima de

mozos

10 01

Mayor a 10 hasta 30 02

Mayor a 30 hasta 50 03

Mayor a 50 hasta 70 04

Mayor a 70 05

3.1.3.4 Tiempo de atención

Se requiere que para la atención de cada servicio, el contratista instale el servicio con

una hora de anticipación como mínimo. Asimismo, el personal del contratista debe

permanecer en el sitio durante el tiempo que dure el servicio requerido.

No es necesario que el coordinador de eventos permanezca en el sitio durante el

servicio, siempre que deje una persona que se haga responsable del mismo hasta el

término del evento.

3.1.3.5 Lugar de ejecución

El lugar de atención de cada servicio será determinado en su momento por la SBS,

de acuerdo a los requerimientos de cada evento. Los servicios podrán brindarse tanto

en los locales de la institución así como en otros locales que la SBS indique.

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Los servicios podrán realizarse dentro de salas de reuniones o en ambientes

abiertos. Los horarios de atención serán coordinados antes de cada evento.

Los eventos en los que se brindara el servicio de coffee break tendrán lugar dentro de
las provincias de Lima y Callao.

3.1.3.6 Cantidad de personas

El número de personas para cada servicio será solicitado por la SBS de acuerdo a los

requerimientos de cada evento.

El contratista deberá tener la capacidad para la atender varios eventos el mismo día o

simultáneamente, en locales distintos. La cantidad mínima de personas por servicio

será de 10.

3.1.3.7 Tipos de servicio

Coffee Break A:

Contenido: 3 tipos de jugos naturales surtidos (papaya, naranja y piña), café, leche

evaporada, infusiones varias (té, manzanilla, anís), azúcar y edulcorante en sachets,

agua caliente en termos, agua mineral sin gas, gaseosas surtidas, hielo, 3 tipos

distintos de mini sándwich por persona, 3 tipos distintos de dulces surtidos.

Número estimado de personas por atender: 7,000

Coffee Break B:

Contenido: café, leche evaporada, infusiones varias (té, manzanilla, anís), azúcar y

edulcorante en sachets, agua caliente en termos, agua mineral sin gas, gaseosas

surtidas o 2 tipos de jugos naturales surtidos, hielo, 2 tipos distintos de mini sándwich

por persona, 2 tipos distintos de dulces surtidos.

Número estimado de personas por atender: 12,000

Coffee Break C:

Contenido: café, leche evaporada, infusiones varias (té, manzanilla, anís), azúcar y

edulcorante en sachets, agua caliente en termos, agua mineral sin gas, gaseosas

surtidas, hielo, bocaditos dulces y salados o galletas dulces y saladas de tipo

artesanal no industrializadas. (mínimo 3 por persona)

Número estimado de personas por atender: 4,000

Café de Bienvenida:

Contenido: café, leche evaporada, infusiones varias (té, manzanilla, anís), azúcar y

edulcorante en sachets, agua caliente en termos, agua mineral sin gas, gaseosas
surtidas, hielo.

Número estimado de personas por atender: 250

Coffee Break Permanente:

Este tipo de atención implica que el servicio de café se mantiene constante durante la

realización del evento, pudiendo ser toda una mañana o tarde o el día completo.

Contenido: café, leche evaporada, infusiones varias (té, manzanilla, anís), azúcar y

edulcorante en sachets, agua caliente en termos, agua mineral sin gas, gaseosas

surtidas, hielo.

Número estimado de personas por atender: 500

Coffee Break tipo Snack:

Contenido: 1 sandwich grande, 1 bebida gaseosa (sabores surtidos) o agua mineral

sin gas en botella individual de 500cc aproximadamente y 1 postre individual. Debe

considerar no añadir, en la preparación del sándwich, mayonesa o salsas, las que

deben ser incluidas en sachets para el uso voluntario de cada persona. Cada snack

debe ser presentado en empaque descartable, incluyendo servilletas y sorbetes para

las bebidas.

Número estimado de personas por atender: 800

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Desayuno de Trabajo:

La atención de este tipo de servicio, por lo general, se realizará dentro de una sala de

reuniones, lo que requerirá que se sirva de manera individual a cada invitado sentado

en mesa. Asimismo, el proveedor debe considerar, de ser necesario, la instalación

de mesas redondas, sillas y manteles.

Contenido por persona: 1 jugo natural (a ofrecer papaya, naranja y piña), café,

infusión (a ofrecer té, manzanilla, anís), azúcar y edulcorante en sachets, agua

mineral sin gas, fruta de estación picada, 2 variedades de sándwiches grandes.


Número estimado de personas por atender: 540

Variedades de sándwiches:

Entre las variedades que se consideran deben ofrecerse como mínimo se pueden

mencionar las siguientes:

 Sándwich mixto (jamón y queso) caliente en croissant.

 Dúplex de jamón ingles y pollo en pan de molde marmoleado.

 Sándwich de jamón ahumado en mini baguetino.

 Butifarra de jamón del país en mini pan francés.

 Sándwich de asado con cebolla blanca dulce en mini pan francés.

 Sándwich de lechón con zarza criolla en pan francés.

 Triple de jamón, queso y pollo en pan de molde marmoleado.

 Triple de pollo y aceituna en pan de molde blanco.

 Sándwich de pollo con apio en petit pan.

 Sándwich de pollo con duraznos en petit pan negro.

 Sándwich de pollo con pecanas en mini trencita blanco con ajonjolí.

 Triple tradicional de palta, tomate y huevo en pan de molde blanco.

 Sándwich de aceitunas con pecanas y pasas en mini pan ciabatta blanco.

 Sándwich capresse (albahaca, queso mozarella y tomate) en mini pan árabe

blanco.

 Sándwich de espinaca con queso crema y tocino en pan de molde blanco.

 Dúplex de alcachofas y champiñones en pan de molde integral.

 Sándwich de huevo y tocino en mini pan árabe integral.

Variedad de dulces:

Entre las variedades que se consideran deben ofrecerse como mínimo se pueden

mencionar los siguientes:

 Alfajorcitos

 Brownies

 Cocaditas

 Encanelados
 Relámpagos de caramelo, de chocolate

 Manas

 Mazapanes

 Trufas

 Mini pye de limón, manzana

 Tartaleta de durazno, fresa, sauco, lúcuma, otros.

El postor deberá presentar en su oferta un listado de los tipos de sándwiches y dulces

que deberá incluir como mínimo los indicados anteriormente.

De la relación de variedades de sándwiches y duces que el contratista debe ofrecer

(incluyendo los del listado antes mencionado), la SBS solicitará los sándwiches y

dulces que el proveedor deberá brindar en cada atención.

3.1.4 DEL POSTOR

El postor deberá presentar s siguientes cartas de compromiso:

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- Carta Compromiso que garantice que la totalidad del personal destacado a la SBS cuente

con el certificado de antecedentes policiales negativo.

- Carta Compromiso que garantice que cubrirá todos los gastos de su personal que sufriera

algún accidente laboral dentro de los locales de la Superintendencia.

- Carta Compromiso que garantice que asumirá todo tipo de obligaciones laborales

respecto al personal que asignará al servicio de la SBS.

- Carta Compromiso que garantice que asumirá todos los daños y perjuicios ocasionados

por su personal a las instalaciones, equipos y demás bienes de la SBS y terceros.

3.1.5 DEL PERSONAL

El postor deberá asignar el siguiente personal clave:

- Un (01) coordinador: encargado de recepcionar y procesar las solicitudes de atención de

servicio así como de supervisar todos los aspectos referidos a la prestación del servicio.
- Un (01) jefe o encargado de cocina: responsable del cuidado y preparación de los

alimentos que se van a servir.

Asimismo, el postor ganador de la buena pro deberá presentar como requisito para la

suscripción del contrato, una relación de 5 mozos con 2 años de experiencia, como mínimo,

en puestos de mozo, cada uno, adjuntando los documentos que lo acrediten.

Además, el postor ganador de la buena pro deberá presentar copia simple del carnet de

sanidad vigente de todo el personal (coordinador, jefe o encargado de cocina y mozos)

3.1.6 PLAZO DE EJECUCION

730 días calendarios o hasta agotar el monto total contratado. El Departamento de Logística

comunicará la fecha de inicio del servicio, la misma que será dentro de los 30 días

calendarios siguientes a la fecha de suscripción del contrato.

3.1.7 CONFORMIDAD DEL SERVICIO

El área usuaria beneficiaria de cada requerimiento otorgará la conformidad del servicio

brindado.

3.1.8 FORMA DE PAGO

La Entidad deberá realizar el pago a favor del contratista a través de pagos mensuales

correspondientes a los servicios ejecutados en el mes inmediato anterior.

3.1.9 PENALIDADES

Se aplicarán penalidades por cada ocurrencia según el detalle:

Nº DESCRIPCIÓN - INCUMPLIMIENTO PENALIDAD

01 Demora en la atención del coffee break. 30 % del valor de la atención

solicitada por cada media hora o

fracción con un tope de 1 hora.

02 No atender el/los coffee break (s) conforme a

lo requerido en las características del servicio

(cantidad, contenido).

50 % del valor del pedido

solicitado.

03 Atender el coffee break en los que uno o más


de sus componentes no estén en óptimo

estado de conservación.

100 % del valor del pedido

solicitado.

04 No atender el requerimiento de coffee break. 100 % del valor del pedido

solicitado.

05 Si como resultado de las visitas inopinadas a

las instalaciones del contratista se detecta el

incumplimiento de las condiciones de salud e

higiene de su personal así como de las

medidas de saneamiento según la normativa

vigente.

S/. 1,000.00

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3.1.10 RESPONSABILIDAD POR VICIOS OCULTOS

El plazo máximo de responsabilidad del contratista es de un (1) año contado a partir de la

conformidad otorgada por LA SUPERINTENDENCIA.

3.2. REQUISITOS DE CALIFICACIÓN

A CAPACIDAD LEGAL

A.1 REPRESENTACIÓN

Requisitos:

 Documento que acredite fehacientemente la representación de quien suscribe la oferta.

En el caso de consorcios, este documento debe ser presentado por cada uno de los integrantes

del consorcio que suscriba la promesa de consorcio, según corresponda.

 Promesa de consorcio con firmas legalizadas 7

, en la que se consigne los integrantes, el


representante común, el domicilio común y las obligaciones a las que se compromete cada uno

de los integrantes del consorcio así como el porcentaje equivalente a dichas obligaciones.

(Anexo Nº 6)

La promesa de consorcio debe ser suscrita por cada uno de sus integrantes.

El representante común del consorcio se encuentra facultado para actuar en nombre y

representación del mismo en todos los actos referidos al procedimiento de selección, suscripción

y ejecución del contrato, con amplias y suficientes facultades.

Acreditación:

 Tratándose de persona jurídica, copia del certificado de vigencia de poder del representante
legal,

apoderado o mandatario designado para tal efecto, expedido por registros públicos con una

antigüedad no mayor de treinta (30) días calendario a la presentación de ofertas, computada

desde la fecha de emisión.

 En caso de persona natural, copia del documento nacional de identidad o documento análogo, o

del certificado de vigencia de poder otorgado por persona natural, del apoderado o mandatario,

según corresponda, expedido por registros públicos con una antigüedad no mayor de treinta (30)

días calendario a la presentación de ofertas, computada desde la fecha de emisión.

 Promesa de consorcio con firmas legalizadas.

B CAPACIDAD TÉCNICA Y PROFESIONAL

B.1 CALIFICACIONES DEL PERSONAL CLAVE

B.1.1 FORMACIÓN ACADÉMICA

Requisitos:

 El Coordinador debe contar como mínimo con el grado de bachiller en las carreras de
administración

hotelera, turismo o gastronomía.

 El Jefe o Encargado de Cocina debe haber culminado estudios de la carrera de gastronomía y/o

cocina.

Acreditación:

 El grado de bachiller requerido para el Coordinador se acreditará con copia simple del diploma.

 Los estudios del Jefe o Encargado de Cocina se acreditaran con copia simple del certificado de
estudios o cualquier otro documento que lo acredite fehacientemente.

7 En caso de presentarse en consorcio.

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B.1.2 CAPACITACIÓN

Requisitos:

 El Coordinador deberá tener asistido por lo menos a 3 capacitaciones sobre organización de


eventos

Acreditación:

Se acreditará con copia simple de constancias, certificados u otros documentos.

B.2 EXPERIENCIA DEL PERSONAL CLAVE

Requisitos:

 El Coordinador debe tener cinco (5) años de experiencia como mínimo en puestos de
coordinador de

servicios de coffee break o coordinador de eventos.

 El Jefe o Encargado de Cocina debe tener seis (6) años de experiencia como mínimo en puestos
de

jefe o encargado de cocina.

Acreditación:

La experiencia del personal clave se acreditará con cualquiera de los siguientes documentos: (i)
copia

simple de contratos y su respectiva conformidad o (ii) constancias o (iii) certificados o (iv) cualquier
otra

documentación que, de manera fehaciente demuestre la experiencia del personal propuesto.

C EXPERIENCIA DEL POSTOR

C.1 FACTURACIÓN

Requisitos:
El postor debe acreditar un monto facturado acumulado equivalente a S/ 500,000.00 (quinientos
mil y

00/100 Soles) por la contratación de servicios similares al objeto de la convocatoria y/o en la


actividad,

durante un periodo de tres (3) añosa la fecha de la presentación de ofertas.

Se consideran servicios similares a los siguientes: coffee break y catering.

Acreditación:

Copia simple de contratos u órdenes de servicios, y su respectiva conformidad por la prestación

efectuada; o comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente,


con

voucher de depósito o reporte de estado de cuenta o cancelación en el documento,


correspondientes a un

máximo de veinte (20) contrataciones.

En caso los postores presenten varios comprobantes de pago para acreditar una sola contratación,
se

debe acreditar que corresponden a dicha contratación; de lo contrario, se asumirá que los
comprobantes

acreditan contrataciones independientes, en cuyo caso solo se considerará, para la evaluación, las
veinte

(20) primeras contrataciones indicadas en el Anexo Nº 7 referido a la Experiencia del Postor.

En el caso de servicios de ejecución periódica, solo se considera como experiencia la parte del
contrato

que haya sido ejecutada a la fecha de presentación de ofertas, debiendo adjuntarse copia de las

conformidades correspondientes a tal parte o los respectivos comprobantes de pago cancelados.

En los casos que se acredite experiencia adquirida en consorcio, debe presentarse la promesa de

consorcio o el contrato de consorcio del cual se desprenda fehacientemente el porcentaje de las

obligaciones que se asumió en el contrato presentado; de lo contrario, no se computará la


experiencia

proveniente de dicho contrato.

Asimismo, cuando se presenten contratos derivados de procesos de selección convocados antes


del

20.09.2012, la calificación se ceñirá al método descrito en la Directiva “Participación de


Proveedores en
Consorcio en las Contrataciones del Estado”, debiendo presumirse que el porcentaje de las
obligaciones

equivale al porcentaje de participación de la promesa de consorcio o del contrato de consorcio. En


caso

que en dichos documentos no se consigne el porcentaje de participación se presumirá que las

obligaciones se ejecutaron en partes iguales.

Cuando en los contratos, órdenes de servicios o comprobantes de pago el monto facturado se


encuentre

expresado en moneda extranjera, debe indicarse el tipo de cambio venta publicado por la

Superintendencia de Banca, Seguros y AFP correspondiente a la fecha de suscripción del contrato,


de

emisión de la orden de servicios o de cancelación del comprobante de pago, según corresponda.

Sin perjuicio de lo anterior, los postores deben llenar y presentar el Anexo Nº 7 referido a la
Experiencia

del Postor.

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Importante

En el caso de consorcios, solo se considera la experiencia de aquellos integrantes que ejecutan

conjuntamente el objeto materia de la convocatoria, previamente ponderada, conforme a la

Directiva “Participación de Proveedores en Consorcio en las Contrataciones del Estado”.

Importante

 Las consultas y observaciones no deben emplearse para formular pretensiones que


desnaturalicen

la decisión de compra adoptada por la Entidad. Si como resultado de una consulta u observación

debe modificarse el requerimiento, debe solicitarse la autorización del área usuaria y remitir dicha

autorización a la dependencia que aprobó el expediente de contratación para su aprobación, de

conformidad con el artículo 51 del Reglamento.

 Los requisitos de calificación determinan si los postores cuentan con las capacidades necesarias
para ejecutar el contrato, lo que debe ser acreditado documentalmente. Para ello, las Entidades

deben establecer de manera clara y precisa los requisitos que deben cumplir los postores a fin de

acreditar su calificación en el numeral 2.2.1.2 concordante con el numeral 3.2 de esta sección de
las

bases.

 El cumplimiento de los Términos de Referencia se realiza mediante la presentación de una

declaración jurada. De ser el caso, adicionalmente la Entidad puede solicitar documentación que

acredite el cumplimiento del algún componente de estos. Para dicho efecto consignará de manera

detallada los documentos que debe presentar el postor en el literal d) del numeral 2.2.1.1 de esta

sección de las bases.

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