Libro de Actas

LIBRO DE ACTAS
ECONOMIPEDIA
El libro de actas es un documento realizado por una organización en el que se hace constar
toda reunión o convocatoria de socios que tenga lugar.
A la hora de abordar reuniones en forma de juntas de accionistas, las empresas deben reflejar
sus aspectos en un libro de actas perfectamente reglado.
La motivación principal de estos libros es mostrar, de manera formal, los distintos puntos
acontecidos en este tipo de reuniones o convocatorias. De esta manera, se da credibilidad y
validez a las mismas.
En ese aspecto, se trata, al mismo tiempo, de un elemento de comunicación, bien interna o
bien externa, para la organización que lo redacta.
Junto con otras publicaciones como los libros contables, las actas mercantiles forman parte
del conjunto de documentación obligatoria que debe poseer una empresa.
CARACTERÍSTICAS DE UN LIBRO DE ACTAS
Este tipo de documento mercantil está regulado en los distintos territorios en los que
desarrolle su actividad una empresa. A menudo, este libro debe ser renovado o actualizado al
menos una vez por año.
Su control procede del Código de Comercio y es aplicado por medio del registro mercantil de
cada nación.
De hecho, tiene carácter obligatorio a la hora de constituir una sociedad mercantil bajo una
serie de condicionantes a cada regulación económica, y mercantil en específico.
Así ocurre también en instituciones públicas u otros tipos de organización con carácter no
mercantil como las ONG.
Alternativamente, en casos de empresas de gran tamaño es habitual que se cuente con un libro
de actas para cada órgano o departamento independientemente.
¿QUÉ CONSTA EN EL LIBRO DE ACTAS?
Formalmente, un libro de actas debe contar con una serie de contenidos para ser válido y
cumplir su función normativa.
Entre estos, conviene resaltar los siguientes:
- Guía de la junta: Este documento indica el orden de puntos a seguir o debatir en cada
convocatoria.
- Reflejo exterior oficial: El libro de actas debe hacer constar los distintos acuerdos
alcanzados, así como las decisiones o estrategias emprendidas por la Junta Directiva.
- Mapa descriptivo fiel: Cada miembro convocado debe figurar en este registro, así
como el papel que desempeñe en cada reunión.
- Recuento formal: En los casos en los que tengan lugar votaciones, este libro reflejará
con detalle el resultado de los mismos o posibles pormenores.
Un libro de actas debe ser formalmente validado por ley. Esto se realiza mediante la
presentación del mismo ante el registro mercantil del territorio en el que opere la compañía.
El plazo de entrega habitual se encuentra entre los 7 y 10 días, dependiendo del territorio. Con
su presentación, este texto se expone a adquirir validez notarial, a la vez que se trasladan las
decisiones adoptadas al exterior de la empresa.
Este documento no es necesariamente físico. El avance de las telecomunicaciones ha
facilitado a las sociedades la presentación virtual o digital del mismo.
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LIBROS CONTABLES EN UNA SOCIEDAD
Llevar el registro de los libros contables es una tarea obligatoria para toda sociedad, así como
presentarlos al Registro Mercantil. Entre los libros contables de una sociedad mercantil, se
encuentra el libro de actas.
De forma obligatoria, toda empresa tiene que realizar una junta ordinaria durante el ejercicio.
No obstante, puede haber más de un encuentro entre socios, ya que se pueden producir juntas
generales extraordinarias. El conjunto de reuniones y encuentros entre los socios de una
sociedad mercantil tienen que quedar registrados en el Libro de Actas.
QUÉ ES EL LIBRO DE ACTAS DE UNA EMPRESA
El libro de actas es un libro contable de la sociedad que recoge la información de todas las
juntas o encuentros que se producen entre los socios de una Sociedad mercantil durante el
ejercicio.
La información de este libro se debe recoger de forma obligatoria y, de forma anual, se tiene
que presentar al registro mercantil. Siempre y cuando se haya legalizado el libro de actas de
forma previa. Vamos a ver qué información debe contener el libro de actas, cómo legalizar el
libro de actas y cómo presentar el libro de actas en el Registro Mercantil.
LIBRO DE ACTAS DIGITAL
Habitualmente, el libro de actas se debía presentar de forma física así como legalizar en el
Registro Mercantil (el que correspondiera, según provincia). Para ello, se tenía que seguir los
siguientes pasos:
Antes de rellenar las hojas del libro de actas, se debía presentar el libro ante el Registro
Mercantil, de forma física.
En los cuatro meses posteriores al cierre del ejercicio social, y una vez se llenaba el libro de
actas, la sociedad mercantil debía presentar el libro de actas cumplimentado al Registro
Mercantil.
Actualmente, y a raíz del cambio en la legalidad de 2013 (ley 14/2013), es obligatorio
presentar el libro de actas en formato digital, de una forma mucho más ágil y rápida.
MODELO DE LIBRO DE ACTAS EMPRESA
Todo libro de actas debe seguir una estructura concreta, incluyendo tres partes específicas que
deben aparecer de forma obligatoria. De este modo, el modelo de libro de actas que se debe
seguir para no olvidar ninguna de las partes, sería el siguiente:
- Apertura del libro de actas o diligencia de apertura de un libro de actas.
- Actas.
- Diligencia de cierre de libro de acta.
CÓMO LLENAR UN LIBRO DE ACTAS DE UNA EMPRESA
La información que debe aparecer en el libro de actas es toda aquella que haga referencia a las
reuniones producidas entre los socios de la empresa.
CÓMO REDACTAR UN LIBRO DE ACTAS
Para poder redactar un libro de actas, se debe incorporar información de cada una de las actas
que se haya producido en la sociedad. De este modo, para poder elaborar un acta de asamblea
ordinaria, se incluye la información que sigue:
- Día y hora en la que se produzca la reunión.
- Texto de la convocatoria o los puntos del orden del día.
- Cantidad de socios que han asistido y que tengan voto (indicando si el voto es
personal o bien acuden en representación de otra persona).
- Resumen de los asuntos que se han debatido en la reunión así como del conjunto de
intervenciones de los asistentes.
- Conjunto de acuerdos a los que se ha llegado y contenido de los mismos.
- Resultado de las votaciones.
- Aprobación del acta.
DILIGENCIA DE CIERRE DE LIBRO DE ACTAS
En la diligencia de cierre del libro de actas, deberá constar información acerca del número de
actas y páginas. Por ello, para cerrar un libro de actas debe constar la siguiente información:
- Número de páginas totales del libro de actas.
- Número de actas firmadas y selladas.
- Fecha del acta inicial y del acta final.
- Firma.
LEGALIZACIÓN LIBRO DE ACTAS
Antes de 2013, el libro de actas se debía legalizar de forma previa a empezar a completarlo,
acudiendo de forma física al Registro Mercantil, donde sellaban el papel. Actualmente, con el
paso al libro de actas digital, no se requiere ningún tipo de legalización de este tipo.
Actualmente, para legalizar el libro de actas se debe usar el Programa que el Registro
Mercantil pone a disposición, llamado Legalia, que puedes descargarte haciendo clic aquí o
bien desde este la web del Registro, accediendo directamente en el apartado de Programas,
dentro de Legalización y siguiendo los pasos del manual para legalizar el libro de actas.
https://economipedia.com/definiciones/libro-de-actas.html
http://www.dimerc.pe/files/pdf/PR07213.pdf
https://www.barymont.com/pepepromedio/blog/libro-de-actas/
https://getquipu.com/blog/rellenar-presentar-libro-de-actas/#libros-contables-en-una-sociedad
https://cincodias.elpais.com/cincodias/2019/08/23/pyme/1566580354_239013.html
https://www.audifirm.com/uploads/documento/12.%20LIBRO%20DE%20ACTAS.pdf
https://www.sunat.gob.pe/legislacion/superin/2006/234.htm
https://www.sunat.gob.pe/legislacion/superin/2001/132.htm
https://www.google.com/search?
q=ley+28194+2022&rlz=1C1GCEA_enPE914PE914&oq=ley+28194&aqs=chrome.1.69i57j
69i59j0i512l7.12048j0j7&sourceid=chrome&ie=UTF-8
https://www.google.com/search?
q=versar&rlz=1C1GCEA_enPE914PE914&oq=versar&aqs=chrome..69i57j0i512l4j46i175i1
99i512j0i512l3j0i10i512.4820j1j7&sourceid=chrome&ie=UTF-8
https://www.muypymes.com/2019/01/08/en-que-consiste-un-libro-de-registro-de-actas
file:///C:/Users/Edwin/Downloads/TRANSPORTES%20BRAYAN.pdf

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