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FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD

La historia de la humanidad cambió con la invención de la imprenta. Desde los inicios

de la historia el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus ideas y pensamientos
en forma escrita. De esta necesidad no se escapa el mundo de los negocios, por esta
razón surgen los formularios. Los formularios son los modelos que se utilizan para
capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de una
entidad. La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios. Por
ejemplo, cuando usted efectúa un depósito en un banco, lo primero que hace es llenar
algún tipo de formulario para dejar evidencia de la transacción realizada; una copia del
documento le es entregada, luego de ser validada por el cajero en señal de
conformidad.

Todas las instituciones requieren documentar sus transacciones, y dejar evidencia de

todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos escritos. La
gran mayoría de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo
la entidad, son plasmadas en formularios.

Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo

sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ello las
operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciadas,
autorizadas y procesadas en forma electrónicas, en donde inclusive las personas que
transan las operaciones no llegan a conocerse personalmente.

CONCEPTO DE FORMULARIOS.

Se entiende como un conjunto orgánico de registros o documentos destinados a la

anotación de los hechos traducidos en formulas contables a medida que se conocen.
Un Sistema Contable se caracteriza por el número y disposición de los libros contables
necesarios para la organización, cumpliendo con las normas legales. (Granados,
Latorre, & Ramírez, 2010:43)
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Los Formularios Contables contemplan el respaldo de los registros de las operaciones

en base a documentos adoptados a las políticas de una entidad, permitiendo la
confiabilidad de los Estados Financieros y la certidumbre de los registros.

CARACTERISTICAS DE LOS FORMULARIOS:

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se
considere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio. Se debe tener
presente en todo momento, que el diseño de un formulario debe responder a la utilidad
que preste en el procedimiento en que sea utilizado. Las características mínimas que
debe tener todo formulario son las siguientes:

- Sencillez en su diseño

- Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.

- El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma

secuencia de la cual se generan los datos.

- Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control
interno, sean incompatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de
recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancele una
obligación.

- Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos
que manejan la información que contienen los mismos.

- En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se

deben establecer formularios prenumerados.

- Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o
autorizaciones.

- Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se
pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área específica
y se indique la última fecha de revisión.

CLASIFICACION DE LOS FORMULARIOS:

Los formularios pueden ser clasificados:

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De acuerdo a su presentación pueden ser:

- Simples

- Compuestos

Los formularios simples son aquellos documentos que están representados por una
sola forma y que no poseen copias anexas. En algunos casos, tales como los depósitos
a una cuenta de ahorro, requieren de una sola hoja y queda evidencia del depósito en
la libreta correspondiente. Las cartas con membretes de la Empresa, son otro ejemplo
de este tipo de formularios.

Los formularios compuestos poseen más de una hoja y son elaborados con base en
un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial.
Dentro de este renglón, podemos distinguir los siguientes tipos:

- De bloques

- Talonarios

- Formas continua.

De Acuerdo a su Uso Pueden Ser:

Los formularios para originar una acción, tienen el objetivo de iniciar el proceso o
procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objetivo. Por ejemplo, la emisión
de una requisición de materiales puede dar origen a la emisión de una orden de compra.

Los formularios para registrar una acción están orientados a guardar información
que puede ser consultada posteriormente. Por esta razón, su llenado correcto es
importante desde el principio, dado que cualquier información omitida puede ser
requerida después.

Los formularios para informar resultados, son aquellos que son usados para mostrar
cifras o análisis de procesos que se encuentran estandarizados.
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De acuerdo a su elaboración pueden ser:

- Manuales

- Semimecanizados

- Mecanizados

Los formularios manuales son formatos que son llenados en forma totalmente
manual, es decir, no interviene el elemento máquina para su confección.

Los formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte, a

través de un elemento máquina como una computadora o una máquina de escribir.

Los formularios mecanizados, son aquellos que son elaborados totalmente por una
computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.

DISEÑO DE FORMULARIOS:

Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos
principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los
procedimientos involucrados. Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes
principios:

- Facilidad para su relleno

- Reducción de las posibilidades de error

- Estética

- Reducción de costos
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FORMULARIOS UTILIZADOS POR LA EMPRESA:

A continuación detallaremos los diferentes formularios utilizados por la Empresa para

reunir, clasificar y resumir las informaciones necesarias para manejar la contabilidad,
estos formularios se detallan como sigue:

1.- Cheques: Es un formulario utilizado para pagar a las personas o instituciones que
se le adeuda algún bien o tipo de servicio.

2.- Recibo de Caja Chica: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de todos
los pagos realizados por el fondo de caja chica.

3.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de todo el
dinero recibido de los clientes.

4.- Depósito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de los

depósitos realizados en el Banco Popular Dominicano.

5.- Depósito de Tarjeta: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia

de los depósitos de tarjetas realizados en el Banco Popular Dominicano.

6.- Factura a crédito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de

las ventas a crédito al por mayor y detalle.

7.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado con la finalidad de tener control
sobre los ingresos diarios que tenga la Empresa.

8.- Nota de Crédito: Este formulario es utilizado básicamente para dejar constancia de
los descuentos y devoluciones concedidos.

9.- Orden de Compra: Este formulario es utilizado con la finalidad de realizar

determinadas compras
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CONTROL INTERNO.

DEFINICIÓN.

El Control Interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas,

directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar una
eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la
empresa (salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de información y registros,
cumplimiento de políticas definidas).

Es importante destacar que esta definición de Control Interno no solo abarca el entorno
financiero y contable sino también los controles cuya meta es la eficiencia operativa
dentro de la organización empresarial. (Aguirre Ormaechea, 2005:189)

El Control Interno contribuye a la seguridad del Sistema Contable que posee una
empresa fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y
financieros que ayudan a la empresa a lograr sus objetivos.

El Control Interno brinda seguridad razonable de que las operaciones se realizarán de

acuerdo a lo establecido en los manuales de la empresa

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL:

 Autorización de las transacciones.

 Adecuado registro, clasificación e imputación del periodo contable de las
transacciones.
 Verificación de los sistemas.
 Obtención de una información exacta y fiable.
 Adecuada segregación de funciones. Salvaguardia y custodia física de activos y
registros. Operanding de acuerdo con las políticas establecidas por la entidad.
(Aguirre Ormaechea, 2005:208)

Los objetivos establecidos por el Control Interno son las metas que se han propuesto
como sistema que ayudarán a la empresa a conducirse de forma adecuada el logro de
estos objetivos dependerá del personal y de la dirección ya que son los responsables
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de la operatividad de un negocio. Cada uno de estos objetivos se verá reflejado en la

información financiera que revele la entidad.

IMPORTANCIA.

Un Sistema de Control Interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la

confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los Estados
Financieros, si no también evalúa el nivel de eficacia operacional en procesos contables
y administrativos. (Catacora Carpio, 1997:238)

El Control Interno es de mucha importancia en las empresas por cuanto su utilización

abarca todos los departamentos establecidos y no solo al área de contabilidad, sino
también evalúa el desempeño de los colaboradores de la empresa la cual se verá
reflejada en la información contable que se presenta al final del periodo y que brinde
seguridad razonable de que las operaciones se realizaron de acuerdo a las políticas
establecidas.

TIPOS DE CONTROLES.

Control Interno en un sentido amplio, incluye controles que pueden ser administrativos
y contables.

Control Contable: comprende el plan de organización y todos los métodos y

procedimientos que tienen que ver principalmente y están relacionados directamente
con la protección de los Activos y la confiabilidad de los registros financieros.

Controles Administrativos: comprende el plan de organización y todos los métodos y

procedimientos que están relacionados principalmente con la eficiencia de las
operaciones, la adhesión a las políticas gerenciales y que por lo común solo tiene que
ver indirectamente con los registros financieros. (Narváez Sánchez, 2003:34)

Para una mejor comprensión del Control Interno este está dividido en Control Interno
Contable que se refiere al conjunto de normas que se establecen para que el registro
de las operaciones contables sea la correcta y por tanto dichos registros sean fiables;
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y el Control Interno Administrativo que está comprendido por el conjunto de normas

y procedimientos orientados a lograr la eficiencia de los colaboradores en el desempeño
de las operaciones de la empresa

ESTRUCTURA.

Se denomina estructura de Control Interno al conjunto de planes, métodos,

procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad
para ofrecer un clima de confianza que asegure el adecuado flujo de información entre
los empleados. (Narváez Sánchez & Narváez Ruiz, 2007:235)

El Control Interno debe contar con una estructura que brinde una confianza razonable
de que las operaciones han sido realizadas bajo un esquema de controles que
disminuyan la probabilidad de errores, por tanto todas las políticas que se establezcan
debe de ser cumplidas para que dicha estructura se efectiva a todos los niveles de la
organización.

MÉTODOS PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO.

Por lo general son tres métodos los que se utilizan para registrar una revisión del Control
Interno y son los siguientes:

 Narrativa: una narrativa es una descripción por escrito de la estructura del

Control Interno del cliente. Una narrativa adecuada de un sistema de contabilidad
y los procesos de control relacionados incluye: 1. El origen de cada documento
y registro en el sistema. 2. Como se lleva acabo todo el procesamiento. 3. La
disposición de cada documento y registro en el sistema. 4. Una indicación de los
procedimientos de control pertinentes a la evaluación del riesgo de control.
 Diagrama de Flujo: un diagrama de flujo de Control Interno es una
representación simbólica y en diagrama de los documentos del cliente y su flujo
secuencial en la empresa. Un diagrama de flujo bien preparado identifica
imprecisiones y propicia un conocimiento claro de la forma en que opera el
sistema.
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 Cuestionario de Control Interno: es un cuestionario de Control Interno se hace

una serie de preguntas referentes a los controles en cada área como medio para
indicar los aspectos del control interno que pueden ser inadecuados. En la
mayoría de los casos, los cuestionarios requieren una respuesta “si” o “no”, en
donde una respuesta con “no” indica deficiencias potenciales de Control Interno
(Arens & Otros, 2007:285)

La evaluación de estos métodos permite la determinación del grado de Control

Interno y así poder determinar si el personal cumple las normas establecidas para
cada una de las operaciones; además es una herramienta de los auditores que le
ayuda a evaluar el Control Interno de la empresa.

Fuentes consultadas

http://prcticascontables.blogspot.com/2012/04/uso-de-los-formularios-de-la-
empresa.html