PROCESO DE INDUCCIÓN

MANUAL DE INDUCCIÓN

VERÓNICA MARCELA CUADRADO PÉREZ

JORGE ENRIQUE SANTAMARIA CLAVIJO

SENA
ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE TALENTO HUMANO POR
COMPETENCIAS

2019
 INTRODUCCIÓN

El manual de inducción es la herramienta con la que cuenta la organización para poder acercar al

nuevo trabajador en los diferentes procesos generales y específicos en el cargo que va

desempeñar.

Es importante que el nuevo empleado sea recibido y presentado al grupo de trabajo, que conozca

quienes son sus superiores y subordinados, al igual que identifique todas las áreas de trabajos,

como los lugares de esparcimiento que se encuentran en las instalaciones de la organización.

Como se menciona en las guías de estudio “En las empresas la socialización pretende crear un

ambiente inmediato de trabajo favorable y receptivo durante la fase inicial del empleo. Nadie es

lanzado a la cueva de los leones para defenderse en un ambiente desfavorable. Por el contrario, la

socialización busca allanar el camino1”. (Chiavenato, I. 1999. P. 188)

En razón a lo anterior podemos deducir que la fase inicial es de vital importancia para generar un

ambiente agradable para todos los trabajadores dándole las herramientas necesarias para poder

desempeñarse adecuadamente; de igual manera es importante realizar las reinducciones cada año

con el fin de poder actualizar el personal en los procesos y verificar como se están realizando los

mismos.

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Cita textual: Elaboración manuales de inducción SENA, descargable actividad de aprendizaje 6.
 OBJETIVOS DEL MANUAL INDUCCIÓN

 “Programar las actividades a realizar durante el entrenamiento.

 Controlar periódicamente el cumplimiento del programa de entrenamiento

 Evaluar con el funcionario los resultados obtenidos con el programa de entrenamiento2”.

ALCANCE
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Cita textual: Elaboración manuales de inducción SENA, descargable actividad de aprendizaje 6.
Abarcar todos los aspectos que puedan asegurar al trabajador, que no queda ninguna duda sobre

los temas de la organización, infraestructura y su nuevo puesto de trabajo. Se debe abordar y

ahondar en todos y cada uno de los posibles campos que rodean el puesto de trabajo, desde el más

mínimo de los detalles, hasta el más complejo de los procesos y procedimientos que se deban

desarrollar en la realización de las diferentes actividades de la organización

APLICABILIDAD DEL MANUAL

El presente manual aplica a todos y cada uno de los cargos de la organización, no se puede

excluir ninguno, lo anterior en razón de que todos los cargos están estrictamente entre lazados y

uno depende del otro para el objetivo final de la organización; desde el gerente general, la junta

directiva hasta el guardia de seguridad o la persona de servicios generales deben conocer la

función e importancia de su cargo dentro de la organización.

No existe cargo de menor o mayor importancia, una organización trabaja como un reloj y si un

solo piñón no funciona adecuadamente los demás engranajes no podrán funcionar de igual

manera, es por esto que no se debe restar importancia a ningún cargo y por el contrario se debe

realizar una inducción a todos y cada uno de los diferentes puestos.

POLÍTICAS
La política que se emplea para elaborar el manual de funciones debe estar enmarcadas en las

leyes vigentes y en los reglamentos internos de la organización.

Con esto se busca dar la trazabilidad correcta al nuevo cargo y que todo este enmarado de

acuerdo a la normativa vigente para cada cargo especifico.

NIVELES DE RESPONSABILIDAD A LA HORA DE IMPLEMENTAR EL PROCESO.

Como ya mencionábamos anteriormente es importante dejar claro los roles y niveles de

responsabilidad para la implementación del manual de inducción. Como se menciona en el

material de estudio “Esta aparte contendrá datos generales sobre: Identificación del cargo,

actividades, tutores, lugar en el que se desarrollarán las actividades y observaciones frente al

proceso3”. La responsabilidad recae en toda la organización, pero debe estar liderada por alguien

específico para dejar claro quien se encarga de los aspectos generales y quien de los específicos

para el desarrollo de la inducción.

ROLES Y RESPONSABLES

El área de gestión humana será el responsable directo de los programas de inducción y

reinducción dentro de la compañía, los mismos se encargarán no solo de la ejecución de los

3
Cita textual: Elaboración manuales de inducción SENA, descargable actividad de aprendizaje 6.
programas, sino también de la creación y actualización del mismo, basándose en las normas

legales vigentes y rigiéndose por las necesidades de la compañía.

Este proceso estará encabezado por el director de procesos logísticos, quien se encargará de la

vigilancia y cumplimiento de los programas.

El coordinador de talento humano, será la persona encargada de poner en marcha todos y cada

uno de los procesos de inducción y reinducción.

 Recibimiento del nuevo colaborador

 Entrega de uniformes

 Creación de cronogramas de inducción con las áreas afines

 Presentación al jefe inmediato

 Presentación a sus compañeros

 Recorrido por las áreas de la compañía

NIVELES DE RESPONSABILIDADES PARA LA ACTUALIZACION PERMANENTE DEL

MANUAL

El coordinador de talento humano se encargará de la actualización permanente del manual de

inducción y reinducción, en el caso en que se deban hacer actualizaciones, modificaciones o

eliminación de algún proceso se deberá realizar con el visto bueno previo del director de procesos

logísticos, quien como habíamos mencionado anteriormente debe vigilar cada uno de estos

procesos y hacer acompañamiento constante a los programas de inducción y reinducción.

 PROPOSITO

Dar a conocer a el nuevo colaborador la compañía, donde estará realizando sus funciones, de

igual manera es de vital importancia que en el programa de inducción se den a conocer la misión,

visión, valores, cultura organizacional, organigramas y estrategias para que el empleado empiece

a trabajar de la mano con la razón de ser de la compañía y de igual manera a trabajar en pro de lo

que quiere lograr la misma.

INDUCCION GENERAL A LA EMPRESA

Es un gusto para LAP SAS darle la bienvenida a nuestra compañía, somos una distribuidora de

consumo masivo dedicada a la comercialización de productos de aseo y de alimentos con más de

20 años de experiencia en el mercado.

La dirección general de la compañía se encuentra en Bogotá y estamos presentes en seis ciudades

más del país con un centro de distribución en cada una.

En cada Centro de distribución existe una planta de personal directa de 18 personas, que se

encargan de las áreas administrativa y comercial. Otros empleados contratados de manera

indirecta, entre 20 y 25, están encargados de la bodega. ¡Y usted hoy hace parte de este

espectacular equipo Bienvenido!

 RESEÑA HISTORICA DE LAP SAS

La distribuidora fue fundada en 1994 por el Sr. Luis Alberto Preciado, padre del actual gerente.

El señor Preciado es hijo de una familia muy humilde, cuyo padre trabajaba como tendero y con

ello sostenía a su familia, compuesta por cinco hermanos. En su adolescencia el Señor Preciado

ayudaba en vacaciones a su padre en el negocio. Desempeñando este trabajo descubre que posee

una habilidad para las ventas; por ello al terminar sus estudios y con sus ahorros, decide comprar

el 90% de las acciones del negocio de su padre. Unos años después de iniciar su propio negocio,

se casa con doña Lucia González y de esta unión nacen tres hijos: Santiago, Pedro y Catalina. En

los primeros años al frente de la tienda, el señor Preciado vio una oportunidad de negocio al

advertir que todos sus colegas tenderos, tenían que desplazarse hasta la central mayorista para

surtir de productos sus tiendas, gastando en esto más tiempo y dinero. Esto hizo que tomara la

decisión de cerrar la tienda y convertirla en una distribuidora, Sus primeros empleados fueron sus

hermanos y primos. La distribuidora empezó funcionando en una bodega alquilada, en un sector

popular de la ciudad de fácil acceso para todos. Para transportar los productos compró, a crédito,

una camioneta Ford 1970. Los primeros 10 años fueron de trabajo duro y de un aprendizaje

permanente, que trajo buenos resultados económicos a la familia.

Desde hace algunos años el Sr. Preciado debe practicarse diálisis tres veces a la semana y su

salud se ha visto deteriorada, lo que lo obligo a dejar el trabajo operativo y nombró a Santiago

Preciado como gerente, quien hoy en día lo sigue siendo, hoy por hoy el Sr. Luis Alberto es el

presidente de la junta directiva y desde ese cargo apoya de otra manera la evolución de la

compañía.
 ESTRATEGIA DEL NEGOCIO

La estrategia de negocio que se emplea en la compañía es el contacto y acompañamiento directo

con los clientes que son la razón de ser de la organización, para ello nuestros empleados trabajan

en función de satisfacer las necesidades de los mismos, en el menor tiempo posible con los más

altos estándares de calidad, siempre en pro de un servicio amable, oportuno y eficiente con todos

nuestros clientes.

Un cliente satisfecho es la mejor tarjeta de presentación de una empresa y se convierte en un

publicista que nos dará a conocer a las demás empresas del mercado.

MISION

Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo, con altos

estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución, orientada a

satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un excelente servicio

y precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y capacitado. En

concordancia actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados, nuestros proveedores y

la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad. Nos distinguimos por ser una

empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas prácticas para el cuidado del

medio ambiente y el entorno que nos rodea.

 VISION

Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia en

la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros clientes altos

estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como en sus

expectativas

VALORES

Estos seis valores esenciales rigen la forma en que nos comportamos y ofrecemos servicios a

nuestros clientes:

· Respeto

· Responsabilidad

· Honestidad

· Lealtad

· Justicia

· Transparencia

Nos importan:

 La salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que trabajan bajo

nuestra responsabilidad, así como de aquellas que se benefician con nuestros productos y

servicios.
  Nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y su bienestar

general.

 Las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos conductas que

cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio con un desarrollo sostenible

comprometidos con nuestra responsabilidad como ciudadanos del mundo.

Estructura organizacional

Razón Social: Distribuidora Luis Alberto Preciado. LAP SAS 2.

NIT: 800.436.543 – 9 3.

Dirección Sede Principal: Calle 71 No. 4 – 345 4. PBX: 8 34 90 00 5.

LAP@lapsas.com.co 6

Página Web: www.lapsas.com.co 7

Representante Legal: Santiago Preciado González

Sector: Consumo Masivo

Entidades que la regulan: Superintendencia de Industria y Comercio

Afiliada a: Fenalco

Normatividad que aplica: Código Sustantivo del Trabajo y tiene intención de certificarse en

buenas prácticas de manipulación de alimentos.

Tecnología: Software propio para el control de inventarios que alimenta los módulos de

contabilidad y tesorería

Necesidades de capacitación: Dada la implementación del software propio, se ha restringido la

capacitación en temas de desarrollo personal, ventas y mercadeo, únicamente se han desarrollado

aquellas capacitaciones que tienen que ver directamente con el manejo de los productos.

Indicadores: Crecimiento, Rentabilidad, participación en el mercado, rotación de inventarios,

recuperación de cartera: Recibió premio a la formalización del negocio otorgado por Fenalco en

el año 2010.

Organigrama: Junta directiva- Gerente General (Santiago Preciado) Director financiero y

administrativo (Ricardo Vargas) Director de logística (Fernando Pérez) Coordinador comercial y

de mercadeo (Carlos Rodríguez), Coordinador talento humano (Carolina Prieto)

INDICADORES

Los indicadores de éxito de la inducción se observarán en el desarrollo de las diferentes tareas a

desarrollar posterior a la inducción del cargo, es de recalcar que una adecuada inducción

permitirá que el nuevo funcionario sienta confianza en los diferentes procesos que se desarrollan

y así mismo se obtengan los resultados de los productos finales de una manera ágil y oportuna

evitando traumatismos en la organización.

COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

· Escucha

· Energía

· Atención al cliente

· Espíritu comercial

· Creatividad

· Motivación
· Impacto

BENEFICIOS SOCIOECONOMICOS

 Salarios Todo colaborador recibe su pago nominal mensualmente.

 Consumo de alimentos de acuerdo a su turno de trabajo.

 Descuento en los productos que distribuimos (Alimentos de consumo masivo y aseo)

 Subsidio de transporte para las visitas a los clientes

NORMAS GENERALES

 A fin de mantener las relaciones de trabajo armónicas y evitar situaciones que

entorpezcan la marcha normal de las operaciones NO están permitidas las relaciones

afectivas dentro de la misma.

 Periodo de prueba: Se realizará la evaluación de periodo de prueba al cumplir los dos

meses de estar vinculado en la compañía.

 Es primordial que el jefe inmediato de a conocer las políticas, procedimientos y

estándares de la operación de la compañía.

 Todo Colaborador nuevo debe recibir la inducción corporativa que incluye la filosofía de

servicio y conocimiento de la responsabilidad de negocio, así como la inducción técnica

del área a desempeñar.

  Usted contara con un horario establecido de acuerdo a su área el cual debe cumplir a

cabalidad.

 Las ausencias o tardanzas pueden exponerlo a la aplicación de sanciones.

 Si usted no se presenta a trabajar y no justifica su ausencia durante dos días, se entiende

como abandono de puesto de trabajo.

 Es fundamental que el colaborador vele por el buen uso y cuidado de los uniformes dados

como dotación.

 En mujeres el maquillaje debe ser en tonalidades pasteles.

INDUCCION AL PUESTO

La inducción al puesto del director comercial esta liderada por el gerente quien debe darle la

inducción del sitio de trabajo, las funciones y presentarlo con todo el grupo de trabajo que van a

estar bajo su coordinación.

Debe conocer todas las áreas de producción de la compañía con el fin de generar estrategias de

mercado de acuerdo a la disponibilidad de los trabajadores subordinados jerárquicamente dentro

de la organización.

Es importante que dentro de la inducción al cargo se le un recorrido al nuevo director comercial

por las instalaciones con el fin de que pueda ubicar fácilmente cualquier dependencia de la que

requiera información oportuna evitando traumatismos en los procedimientos.

ESTANDARES DE RECIBIMIENTO DEL NUEVO FUNCIONARIO

 El coordinador de talento humano debe dejar a cargo del jefe inmediato al nuevo

colaborador

 El jefe inmediato debe revisar con el nuevo colaborador el cronograma creado para la

inducción con las diferentes áreas y enviar al mismo a la inducción señalada.

 El jefe inmediato debe presentar al nuevo colaborador a sus compañeros

 El jefe inmediato deberá explicar estándares y generalidades sobre el cargo a el nuevo

colaborador

 El jefe inmediato deberá poner en contexto al nuevo colaborador, de lo que se espera y la

situación actual el área.

 El jefe inmediato deberá indicar al nuevo colaborador áreas como el baño, oficinas a las

que deberá frecuentar, indicara donde podrá hidratarse, donde tomara los alimentos y las

horas

ESTRUCTURA ORGANICA

 Aplicado al caso DISTRIBUIDORA LAP SAS

 Junta directiva

 Gerente general

 Director financiero y administrativo

 Director operaciones logísticos- Coordinador comercial y coordinador de talento humano

 Operativos
MISIÓN, OBJETIVOS Y RESULTADOS ESPERADOS DEL CARGO PARA EL CUAL FUE

SELECCIONADO

Se espera que el proceso de adaptación al cargo se produzca en el menor tiempo posible,

generando un clima organizacional con los demás empleados de manera adecuada, demostrando

liderazgo, iniciativa y sinergia en todos los procesos a desarrollar dentro y fuera de la

organización.

De igual manera se espera que la optimización del recurso humano y que se observe una

mejora de los procesos que se desarrollan en el departamento, aumentando las ventas de la

empresa posicionándonos como la numero uno del mercado.

FORMA DE TRABAJO

El trabajo del director comercial esta enfocado en metas por tal razón no se estipula un horario

especifico para la realización de las actividades, una vez que se requiere libertad de acción con el

fin de ubicar técnicas de mercadeo y nuevos campos de acción; proyectando la empresa y

posicionándola como la numero uno en el suministro de los productos.

Es de recalcar que, al trabajar en función de metas, se permite al trabajador la posibilidad de

mantener una disponibilidad con la empresa, pero que no esté sujeto a una permanencia en la

oficina o en las instalaciones de la organización, a no ser que sea requerido y de tal manera

recibirá una notificación para su asistencia.

EXPECTATIVAS EN CUANTO AL AREA PERSONAL, AREA LABORAL Y SOCIAL

Área personal:

 La presentación personal que exige en sus colaboradores.

 El grado de adaptabilidad que espera de él en el cargo.

 El autocontrol y disciplina.

 La estabilidad emocional.

 La organización en la forma que ejecute sus funciones.

 La delegación que puede esperar y ofrecer, de acuerdo con el cargo que desempeñará.

Área laboral

 Asistencia al trabajo – cumplimiento.

 Responsabilidad.

 Calidad del trabajo.

 Eficiencia en el cargo.

 Iniciativa para dar solución a los problemas.

 Facilidad de asimilación de nuevos procesos.

 Respeto por la autoridad.

Área social

 Espíritu de colaboración.
  Atención a los clientes ( en los casos que aplique)

 Integración al grupo de compañeros.

 Relaciones interpersonales.

UBICACION FISICA

 Se debe dar recorrido por todas las áreas de la compañía y de esto se encargará el

coordinador de talento humano

 Se debe mostrar al colaborador el camino para llegar hasta la cafetería o comedor

 Se debe mostrar al colaborador el lugar donde sus objetos personales deben quedar

guardados

DESCRIPCIÓN Y ASIGNACIÓN DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS PARA

DESARROLLAR SU TRABAJO

Para el desarrollo de las labores se cuenta con una oficina, ubicada en el segundo piso de

las instalaciones al costado derecho de la cafetería y junto a la sala de juntas, esta cuanta con un

escritorio en L donde se ubica el computador personal asignado con toda la información

necesaria discriminada en carpetas para las diferentes labores.

 Adicionalmente se encuentra en el interior de la oficina una mesa de juntas de 8 puestos

donde puede reunir el grupo de trabajo con el fin de emitir las directrices en caso de ser

necesario.

Así mismo la empresa cuenta con una pequeña flota de vehículos que puede solicitar con

el fin de realizar las visitas a los clientes actuales o a futuros puntos de mercado previa

coordinación con la oficina de logística.

CIERRE

Al final del proceso de inducción se debe realizar una retroalimentación con el

funcionario con el fin de determinar las dudas e inquietudes presentadas en todo el proceso. Es de

vital importancia para la organización que todas las dudas al proceso de inducción sean aclaradas

con el fin de evitar errores, fallas o demoras en el desarrollo de las diferentes actividades por

parte del nuevo miembro de la empresa.

Así mismo esto nos permite mejorar los procesos de inducción y detectar fallas en el

mismo con el fin de mejorar los procesos internos de la organización día a día.

DOCUMENTO DE EVALUACIÓN

 Actas de inducción y reinducción firmadas por todos los participantes.

  Acta de entrega del puesto de trabajo

LINEAMIENTOS DE SEGUIMIENTO

 Se debe realizar un seguimiento equivalente e igual al tiempo de prueba (2 meses) con el

fin de realizar una verificación de los procesos.

 Se debe verificar por parte de la oficina de todas las secciones del escalón superior el

cumplimento de los plazos en los tiempos y modos establecidos.

LISTA DE CHEQUEO PARA EL ÁREA DE GESTIÓN HUMANA

 La organización necesita que usted viva la cultura

 Desde la gerencia

 Revivamos nuestra historia

 La organización facultada

 Nuestra visión compartida

 Estrategia del negocio Balance Score Card BSC

 Estructura organizacional

 Convivo y vivo:

Normas Generales:

 Horario de Trabajo
 Turnos de Trabajo

 Marcación del Reloj

 Uso y aseo en los baños

 Uso de Lockers

 Atención telefónica

 Uso del carné

 Equipos, tecnología e informática

 Máquinas y herramientas

 Uso del correo electrónico

 Código del buen gobierno (CBG)

 Cuestionario verificación de aprendizaje modulo

LISTA DE CHEQUEO PARA EL ÁREA A LA QUE LLEGARA EL NUEVO

FUNCIONARIO.

 La adecuada planeación del proceso

 Un cálido recibimiento

 La descripción de los deberes y responsabilidades que del nuevo colaborador se esperan

 El sistema de trabajo

 La ubicación física del cargo

 Un adecuado cierre

 Un programa de entrenamiento
 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Caso DISTRIBUIDORA LAP SAS, elaborador por Martha j Urquiijo, Hugo Torres, Anna

Victoria Paipilla, Luz Maldonado

 Material semana de aprendizaje 6 SENA, Especialización gestión del talento humano por

competencias