Taller Introducción GTC 185

TALLER No EVIDENCIA DE DESEMPEÑO ESCRITO
GRUPO: Técnica en asistencia Administrativa
COMPETENCIA: Producir documentos que se originen de las funciones administrativas.
ACTIVIDAD: Identifico y aplico la normatividad y la Guía Técnica Colombiana para la elaboración

de documentos organizacionales en Institución o empresa.
NOMBRE APRENDICES:
Daniela González Bedoya
Juliana Valderrama Yepes
Johan Camilo Rodríguez
Cordial saludo jóvenes Aprendices.
La actividad es por parejas y se debe transcribir y enviar evidencia digital al correo del Instructor
efgutierrez9@misena.edu.co.
1. ¿En Colombia Cómo se denomina el organismo nacional de carácter privado sin ánimo de
lucro encargado del proceso de normalización?
ICONTEC
2. ¿Cuál es la Norma Técnica colombiana que estandariza la elaboración de documentos

Organizacionales?
Guía Técnica Colombiana 185
3. ¿Qué propósito tiene Norma Técnica colombiana que estandariza la elaboración de

documentos Organizacionales y para quien va dirigida?
Tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las
organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las
comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca contribuir con la disminución del
tiempo y los costos, con buena calidad. El documento se plantea como una guía, lo cual
permite su adaptación a las necesidades y características internas de las organizaciones
Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos,
secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para
facilitar su elaboración y presentación.
4. ¿Qué Objeto tiene Norma Técnica colombiana que estandariza la elaboración de
documentos Organizacionales?
Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos
generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen
corporativa.
Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las
partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los
protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada
organización, para la producción de documentos.
5. Cuantas zonas tienen los documentos, describa que contiene cada una de ellas y realice una
ilustración gráfica (un ejemplo en el que se evidencien las zonas)
 Zona 1
Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en
caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT). Se recomienda usar las
siguientes medidas: 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y
4 cm verticales desde el borde superior.
 Zona 2
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax,
teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2
cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
 Zona 3
Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementaria
de la zona 1.
6. ¿Cuáles son las márgenes recomendadas para elaborar documentos organizacionales según
las Normas Técnicas Colombianas, realice una ilustración gráfica?
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los márgenes
laterales sean simétricos a 3 cm.
7. Para efecto de la distribución del contenido de las comunicaciones, cuantos estilos hay,
explique cada uno de ellos y realice una ilustración gráfica de cada uno de ellos.
Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres estilos como
alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque.
 Bloque extremo
Todas las líneas parten del margen izquierdo.
 Bloque
Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben
partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
 Semibloque
Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una
sangría de 5 espacios a 10 espacios.
8. ¿Qué fuente y tamaño se recomienda para la elaboración de documentos organizacionales?
Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista
del lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes
para su lectura, impresión, digitalización y microfilmación.
Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores
de texto.
Se sugiere no utilizar negrilla.
9. En una imagen haga un ejemplo de los elementos esenciales que debe tener la documentación
organizacional.
Identificación de páginas subsiguientes

Código
Lugar de origen y fecha de elaboración, (Realice ilustración gráfica)
Datos del destinatario (denominación o título académico, nombre del destinatario, cargo)
Realice ilustración gráfica.
Asunto (realice ilustración gráfica)
Cuerpo del texto
Datos del remitente
Líneas especiales. (Anexos, copias) Realice ilustración gráfica
Líneas especiales (identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la
elaboración de la Comunicación. Realice ilustración gráfica
Número de copias
Soporte
Recomendaciones.
10. Cuántos tipos de documentos organizacionales hay según la Guía Técnica Colombiana 185,
Enuncie cada uno de ellos.
11. Que es el tratamiento en las comunicaciones según la Guía Técnica Colombia 185, de 10
ejemplos de estos, en casos femeninos y profesionales.
12. Cómo se realiza los saludos para las damas y los caballeros en las comunicaciones según la
GTC 185, Realice ilustración gráfica en ambos casos.
13. Cómo se realiza las despedidas para las damas y los caballeros en las comunicaciones según
la GTC 185, Realice ilustración gráfica en ambos casos (Realice ilustración gráfica).
14. Cómo se utilizan las mayúsculas y minúsculas en las comunicaciones según la GTC 185
15. Cómo se escriben las fechas en las comunicaciones según la GTC 185(Años, Fechas
completas, fechas abreviadas) Realice ilustración gráfica.
16. Cómo se escriben las horas en las comunicaciones según la GTC 185(Realice ilustración
gráfica)
17. Cómo se escriben las cantidades, cifras y otras expresiones numéricas en las comunicaciones
según la GTC 185, cantidades en letras, cifras que representan dinero, cifras en documentos
legales, números telefónicos, documentos de identificación, grados, porcentajes y proporciones
y unidades de medida. (Realice ilustración gráfica).
18. Realizar una infografía sobre la importancia de utilizar la GTC como apoyo para la producción
de los documentos en una empresa. Recomiendo utilizar canva.com

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8. ¿Qué fuente y tamaño se recomienda para la elaboración de documentos organizacionales?

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