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Experiencias Formativas en Situaciones Reales de Trabajo

INSITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PRIVADO

JOHN VON NEUMANN

PROGRAMA DE ESTUDIOS DE NIVEL FORMATIVO

PROFESIONAL TECNICO EN CONTABILIDAD

IMPLEMENTACION DE REGISTROS DE CONTROL Y MEDIAS QUE MITIGUEN

LOS LAS PROBLEMATICAS DE LA EMPRESA COMERCIALIZDORA LOS
HERALDOS S.R.L.

AUTORES

IEST Privado John Von Neumann

 INDICE
INTRODUCCION.....................................................................................................................

1. Diagnostico Situacional....................................................................................................

1.1 Aspectos General de la institución o empresa.....................................................5

1.1.1 Datos de la entidad.......................................................................................5

2. Identificación y descripción de la problemática de la institución o empresa....................

2.1 Justificación del proyecto.................................................................................8

2.2 Importancia del proyecto...................................................................................10

3. Desarrollo de la propuesta de mejora..............................................................................

3.1 Objetivo de la propuesta de mejora...................................................................10

3.2 Planificación de la propuesta y descripción de etapas.......................................10

3.3 Descripción de la propuesta y descripción de etapas.........................................12

4. Descripción de la propuesta de mejora...........................................................................

4.1 Implementación de un registro para control de balones:...................................14

4.2 Requerimiento para su ejecución.......................................................................14

5. Conclusiones...................................................................................................................

Anexo 01- Aceptación de Ejecución del proyecto de Integración............................................

Anexo 02- Conformidad de trabajo del proyecto de integración..............................................

Anexo 03- cuestionario aplicado...............................................................................................

IEST Privado John Von Neumann

 INTRODUCCION

A lo largo de la historia las empresas siempre han presentado problemáticas, que

les impide avanzar, desarrollarse y crecer en el mercado, panorama que preocupa
a los empresarios ya que en muchas ocasiones tienen pérdidas cuantiosas,
pierden oportunidades, no son tan rentables y competitivos.
La presente investigación formula una alternativa de solución para que la empresa
Comercializadora Los Heraldos S.R.L. sea más competitivas en el mercado y
mejore su rentabilidad frente a la competencia.
El actual documentó es producto de una investigación aplicada a la empresa
Comercializada, los Heraldos S.R.L. y todas sus áreas administrativas, el método
a utilizare será deductivo, donde realizaremos las visitas a la empresa ya
mencionada primero para obtener la autorización por parte de la gerencia para
luego aplicar cuestionario a las áreas administrativas necesarias y con ello tener
un diagnóstico y platear posibles soluciones las mismas que deseamos que sean
implementadas.

Se realizó una investigación profunda en la empresa Comercializadora Los

Heraldos S.R.L., también se realizó una encuesta para conocer la situación de la
empresa, las problemáticas que presenta en cada área. Con la presente
investigación se evidencia la factibilidad de la propuesta, la cual es la solución a la
problemática que actualmente se presenta.

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 1. Diagnostico Situacional

1.1 Aspectos General de la institución o empresa

1.1.1Datos de la entidad

Nombre Comercial CONQUISTADORES DEL SUR

Ruc 20533067132
Razón social COMERCIALIZADORA LOS
Actividad Económica Principal 4923 - TRANSPORTE DE CARGA POR
Actividad Económica Secundaria 1 4719 - OTRAS ACTIVIDADES DE
Actividad Económica Secundaria 2 VENTA
- - - AL POR MENOR EN
Sistema Emisión Comprobantes de MANUAL
Sistema de Contabilidad
Pago MANUAL
Código de Profesión / Oficio -
Actividad de Comercio Exterior SIN ACTIVIDAD
Número Fax -
Teléfono Fijo 1 -
Teléfono Fijo 2 -
Teléfono Móvil 1 52 - 952645450
Teléfono Móvil 2 -
Correo Electrónico 1 losheraldos2015@hotmail.com
Cuadro 1 Datos de la empresa
Fuente: Sunat

Ubicación
Domicilio Fiscal: P.J. Vigil Cal. Hnos Reynoso N° 337- Tacna
Almacén o Depósito: Virgen de las Peñas MZ.03 Lt. 08 - Sama

Misión
Ser una empresa de energía que contribuya al desarrollo sostenible, mejorando la
calidad de vida a través de la comercialización de gas licuado de petróleo.

Visión
Ser reconocida como la empresa líder en el departamento de Tacna en el

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abastecimiento de gas licuado de petróleo, transmitiendo cercanía y modernidad a
nuestros clientes.

Giro del negocio

La empresa Comercializadora Los Heraldos SRL, se fundó el 15 de abril del 2015
se dedica a la compra y distribución al por mayor y menor de GLP envasado en
balones de 10kg, 45kgy 5kg en la zona alto andina del Departamento de Tacna,
de las marcas; Lima gas y Solgas.

Reseña Historia de la Empres

La empresa Comercializadora Los Heraldos SRL, se fundó el 15 de abril del 2015

se dedica a la compra y distribución al por mayor y menor de GLP envasado en
balones de 10kg, 45kgy 5kg en la zona alto andina del Departamento de Tacna,
de las marcas; Lima gas y Solgas. Siendo consolidándose como distribuidores
exclusivos de Lima gas por más de 15 años, siendo también pioneros en la
comercialización de GLP, en las zonas de Candarave, Tarata, Jorge Basadre,
dicha empresa inicio con un camión de capacidad de 50 balones de GLP de 10kg
en aquel entonces por las falta de vías adecuadas se demoraban 5 días en
recorrer toda la zona alto andina y vender sus productos, una de la estrategias de
poder vender GLP en la zona alto andina fue vende; gas +cocina ya que la
población desconocía y los que querían comprar gas a veces n contaban con
Cocina por el ello los esposos Justo Cervantes y Angélica Mamani iniciaron este
emprendimiento.

La empresa cuenta con dos camiones los cuales distribuyen Gas toda la zona
alto andina y un camión International el transporta gas desde la ciudad de
Arequipa hacia la ciudad de Tacna los mismo que son depositado en Sama donde

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se encuentra ubicado el Sama los almacenes luego retirados para ser
distribuidos.

Organigrama

GERENTE GENERAL
JUSTO MAMANI
CEVANTES

ADMINISTRADORA
lINA MAMANI CUTIPA

ASITENTE CHOFER 1
EDWIN MAMANI CFOFER 2
YESSICA CAHUANA
CUTIPA CUTIPA rOGER FLORES MAMANI

AYUDANTE DE VENTA AYUDANTE DE VENTAS

EDDY QUISOCALA LUNA DANIEL MAMANI
CUTIPA

Cuadro 2 Organigrama de la empresa

Fuente: Comerc. Los Heraldos S.R.L.

Producto

Imagen 1: presentaciones del producto

Fuente: Proporcionado por la Gerencia

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Imagen 2: Deposito Sama
Fuente: Proporcionado por la Gerencia

Clientes
La mayoría de sus clientes son tiendas de abarrotes de la zona alto andina de
Tacna, Municipalidad de Ite, Yuliana Mamani Cutipa – Ilo, Sama y amas de casa
beneficiaros de vales Fises de la toda la zona alto andina de Tacna y la ciudad de
Tacna.

2. Identificación y descripción de la problemática de la institución o empresa

2.1 Justificación del proyecto

Las empresas de distribución de GLP están supervisadas por Osinnergmin

y por la sunat y otras entidades quienes velan por el cumplimiento de las
normativas vigentes.
La venta o comercialización de GLP es un rubro en el cual además de la
venta del productos y control del mismo en Kradex se debe tener un
control de los balones que en este caso sería el envase del producto que
se va vender dicho envase debe ser tener un control exhaustivo.
Para el transporte del producto se necesita seguir rigurosamente las
medidas de seguridad impuestas por el estado, por ello la empresa cuenta
con 3 choferes los cuales cuentan también con ayudantes de venta de
amplia experiencia en el manejo y transporte de GLP.

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 El control que se debe realizar en este tipo de empresas que
comercializan GLP es importante ya que el envase tiene un costo elevado
y GLP también es un producto primordial para las amas de casa.
Esta investigación se justifica ya que el producto de la empresa en estudio
es de primera necesidad y por la situación económica que atraviesa el
país los precios se han elevado notablemente por es importante tener una
diagnostico financiero sobre el manejo financiero, contable para poder
minimizar riesgos de perdida y baja rentabilidad.
Según nuestro cuestionario y la entrevista obtenido tanto con el Gerente
General y la administradora de la empresa Comerc. Los Heraldos S.R.L.
podemos concluir que se tiene las sientes problemáticas:
a) Falta de un registro y control en cuanto al stock de balones (envases),
ya que no hay un personal encargando, el cuadre lo realiza
directamente la administradora tantos con el Camión International que
abastece el depósito y los dos camiones que Distribuyen GLP a los
clientes.
b) Falta de control de los pagos a los proveedores la administradora nos
indicó que a veces se tiene problemas con los proveedores ya que el
pago se realiza mediante depósito en las cuentas corrientes de Lima
Gas y se envié el Boucher de dichos pagos pero los depósitos no solo
son realizados por Comerc. Los Heraldos sino también por los
Clientes; Yualiana Mamani Cutipa, Municipalidad de Ite y otros. En
ocasiones sucede que el cliente se olvide de enviar los bauchers a
Comer. Los Heraldos, y estos por lo consiguiente no son enviados a la
caja de Lima Gas porque a veces los saldos que se debe no coindicen
ocasionando malestar tanto en la administración de Heraldos como la
Caja de Lima Gas.
Por otro lados también está el hecho que los choferes y vendedores no
tienen un control adecuado de los balones (envases), algunas veces lo
venden, otras lo prestan, o venden a crédito o a veces los extravían los
mis que no informan a tiempo trayendo consigo pérdidas cuantiosas ya

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 que el costos de los mismo es elevado aproximadamente un balón le
cuenta a la empresa 80 nuevo soles.
c) Esta empresa está bajo la emisión electrónica de comprobantes, y no
hay una correcto control cobre las emisiones de comprobantes por las
ventas que realiza, debido a que sus clientes se encuentran en las
zonas alto andinas donde muchas veces no se tiene señal para emitir
dichos comprobantes y solo cuenta con una impresora Epson la cual
esta instala en la oficina de la administración por lo que cuando los
vendedores expenden los productos, no logran emitir comprobantes, o
se emite después eso causa un stock que no es real.
d) La empresa es un entidad que está autorizada para canjear los vales
fises que el estado peruano otorga a las personas de recursos bajos,
los cuales en su mayoría vienen en los recibos de luz y estos son
recortado por los beneficiarios y canjeados por los vendedores los
mismo que están obligados procesar dichos valen por medio de
mensajera en los teléfonos móviles que la empresa les proporciona, el
problema se presenta cuando los ayudantes de venta no logran
procesar por que en algunas zonas no tiene se línea móvil y a veces
los vales ya han sido procesados por la competencia o simplemente se
no corresponde el número de Dni y esto traes perdidas ya que por
cada vales fises vencido, erróneo, procesado por la competencia se
tiene una pérdida de 18 soles.
Según la entrevista con el Gerente General y la administradora se
puede deducir que esta empresa tiene algunas áreas con dificultad
debido a la falta de control, falta un programa o registro que les ayude
a controlar.
Importancia del proyecto

Este proyecto es importante en ámbito social ya al beneficiarse la empresa

podrá tener una mejor gestión de sus recursos y optimización de los
mismos.
En el ámbito económico les ayudara a ser más rentables, tener mejor

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 control de sus recursos y poder administrar de manera eficiente.

3. Desarrollo de la propuesta de mejora

3.1 Objetivo de la propuesta de mejora

Establecer un registro que se adecue para un mejor control de sus activos

(balones de GLP)
Implementar un sistema de control de los depósitos a los proveedores.
Reducir las pérdidas de los balones, correcta y oportuna emisión de los
comprobantes.

3.2 Planificación de la propuesta y descripción de etapas

Ingresa Deposito o
almacen de Sama
COMPRA de Ingreso a deposito Retiro por los camiones
de venta para su
de las comprar de
GLP en GLP
distribución y porterior
comercializacionen la
arequipa zona alto andina.

Transportado a Distribuidos a los

Tacna clientes.

Cuadro 3: Proceso de compra y venta de GLP

Fuente: Elaboración propia

Partimos de este proceso que sigue la empresa en durante su normal desarrollo

de sus actividades de acuerdo a ello ahora vamos platear nuestra propuesta de

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valor.
A) Implementar un registro en Excel para control de balones que tiene la
empresa, como la capacidad de ambos camiones que distribuyen y venden
es 200 balones pues lo lógico es asignarles 200 balones y hacerlos
responsables a los choferes y vendedores, ellos tendrán que pagar si
faltara algún balón o si es que los vendiera tendrán que rendir cuentas
este control deberá realizarse en el retorno de cada viaje que es te caso
son los días lunes miércoles y viernes.
B) En cuanto a la falta de control y conciliación de las compras con los
proveedores se diseñara un registro Excel que le permite registrar a la
empresa, el número de factura, fecha de compra, fecha de vencimiento,
fecha de cantidad de balones que se está comprando, precio unitario, y el
monto total de la factura y estado de los mismos que es te caso
corresponderá si esta cancelado o pendiente.
C) En cuanto a la emisiones electrónicas de comprobantes se sugerirá a la
administración que se adquiera los 2 impresoras (boletera tilket) los cuales
estarán a responsabilidad de los vendedores los mismos que veden ser
capacitados para que puedan boletar con comprobantes en el momento
oportuno, la empresa ya cuenta con un programa de emisión electrónica
este mismo deberá ser descargado en los celulares que utilizan para
procesar los vales fises. De esta manera los vendedores emitirán los
comprobantes al día y no esperar a volver hacia la Ciudad de Tacna de
esta manera se tendrá los stocks reales.
D) En cuantos los vales fises se establecerá un procedimiento a seguir para el
canje del mismo.

3.3 Descripción de la propuesta y descripción de etapas

Implementación de registro para control de balones:

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 Diseño de los Etapa 2
Aliemntacion de los Evaluación de
Registros y registros prueba de los funcionamiento y
ineventariados de los mismos y diseñar nuevos
balones catacipatacion del mecanismos de
personal. mejora continua

Etapa 1 Etapa 3

Cuadro 4 implementaciones de registro de control de balones

Fuente: Elaboración propia

Implementación de registro Excel para registro de pagos a

proveedores:

Diseño de los Registros y Etapa 2

se capacitara al personal se realizara las
en el cual se tedallara los este caso a asistente y se evaluaciones y monitoreo
comprobantes y estado prondra a prueba el del mismo.
del mismo funcionamiento del
registro.

Etapa 1 Etapa 3

Cuadro 5 Implementación de registro de proveedores

Fuente: Elaboración propia

Implementación de boleteras

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 cotizacion de los
Etapa 2
adquisicion segun la capacitacion del
tiketeras necesidad y personal a cargo y
(impresoras), en capacidad de gasto evaluacion
diferestes lugares. de la empresa. contante.

Etapa 1 Etapa 3

Cuadro 6 implementaciones de boleteras

Fuente: Elaboración propia

Procedimiento para procesar vales fises

1. Se deberá verificar al recibir vales fises los datos: DNI, número de vale,
fecha de vencimientos del mimo.
2. Se procesara en el momento y romperá en el momento si es que
lograra procesar y este mismo debe ser guardado por si en el plazo de
15 días hubiera reclamos posteriores.
Ojo: en caso no se contara con señal móvil se anotara nombre y celular
de la persona que entrego dicho vale y apenas si tuviera acceso móvil
se procederá a ingresar.
3. En caso se tuviera vales con datos erróneos como DNI: se enviara al
personal responsable de Electrosur para obtener dichos datos solo en
caso no se contara con señal o algún inconveniente.
4. Se realizara la verificación de cantidad de vales procesados y los
saldos en las cuentas bancarias y que estos mismos coincidan.
5. Si el personal responsable no sigue estos procesos y recibe vales con
datos erróneos o vencidas se hará responsable.
6. Se evaluara este procedimiento consta mente para mejoras posibles

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4. Descripción de la propuesta de mejora

4.1 Implementación de un registro para control de balones:

 Se realizará el inventario de todos los balones con él cuenta la

empresa
 Luego se distribuirá a cada camión 200 balones, quedando en depósito
una cantidad razonable.
 Se diseñara un registro ecxel para el arquero tanto de caja como de los
balones y estado de los mismos.

Conciliaciones semanales con los proveedores:

Para ello se diseña un Registro en Excel que le permita llevar el control

de pagos, en cuan él se detallara: N° de factura, Fecha de compra,
Fecha de vencimiento, cantidad detallado de cada producto, precio
unitario, monto total de la factura, fecha de depósito, numero de
Boucher y nombre del depositante.
Y se establece que las conciliaciones se realicen de manera semanal y
cuando se requiera para evitar diferencia en los saldos por pagar.

4.2 Requerimiento para su ejecución

Implementación de un registro para control de balones

-Registro de inventarios de balones
-Registro Excel digital
Implementación de registro Excel para registro de pagos a
proveedores
-Registro Excel digital
Implementación de boleteras
-Dos boleteras electrónicas.
Procedimiento para procesar vales fises
-Dos celulares registrados en electro sur con autorización para

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 procesar vales fises.

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5. Conclusiones

Los registro de control de balones funcionan adecuadamente el personal

encargado lo está alimentando de acuerdo a los movimientos in embargo
a veces se olviden por lo que hay estar se le debe estar recordando
constantemente, por otro lado se debe establecer métodos para que el
personal responsable se más eficiente y pueda cumplir con sus
obligaciones.
En cuanto al registro Excel para el pago de proveedores es mucha ayuda
ya que permite saber en tiempo real los saldos pendientes y poder realizar
las conciliaciones con los proveedores como lo es Lima Gas.
En cuanto a las boleteras no se llegó a adquirir ya que la administración
no está dispuesto a invertir en las boleteras por el coste elevado que esto
supone por lo que recomendamos que tome en cuenta como una inversión
ya que en caso hubiera una auditoria pues etaria en faltas.
En cuanto al procesamiento de vales fises se designó al personal dos
celulares los cuales están registrados en Electrosur, el mismo que están
siendo utilizados por el personal.
Pero aún se tiene falencia ya que el personal, no llega procesar los vales
en el momento oportuno y esperan a llegar a Tacna y recién procesarlos.

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Anexo 01- Aceptación de Ejecución del proyecto de Integración

Anexo 02- Conformidad de trabajo del proyecto de integración

Anexo 03- cuestionario aplicado

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