MANUAL DE USUARIO

MANUAL DE ADQUISICIÓN DE
MEDICAMENTOS Y REGISTRO DE
ENTREGAS EN EL PORTAL DE
COMPRAS PÚBLICAS.

CATÁLOGO ELECTRÓNICO

DIRIGIDO A ENTIDADES
CONTRATANTES Y PROVEEDORES

FEBRERO 2019 Versión 2.0

1. Presentación

La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública establece los

procedimientos de contratación que deben aplicar las Entidades Contratantes
en las adquisiciones de bienes, prestación de servicios, ejecución de obras y
consultorías, los mismos que deberán realizarse utilizando las herramientas
electrónicas del Sistema Oficial de Contratación del Estado “SOCE”.

El Servicio Nacional de Contratación Pública “SERCOP”, pone a disposición de

las Entidades Contratantes el presente manual, el cual tiene como objetivo
dar a conocer a las Entidades Contratantes los fundamentos legales de la
compra por catálogo electrónico y presentar el funcionamiento de la
herramienta correspondiente al “Repertorio de Medicamentos”.

La orden de compra será generada en el Repertorio de Medicamentos del

SERCOP, para lo cual se deberá aplicar lo establecido en el artículo 398 de la
Codificación y Actualización de Resoluciones emitida por el SERCOP, expedida
mediante Resolución No. RE-SERCOP-2016-0000072 de 31 de agosto de 2016.

La recepción de medicamentos deberá realizarse obligatoriamente por las

Entidades Contratantes o establecimientos de salud pública, cumpliendo lo
establecido en el artículo 399 de la Codificación y Actualización de
Resoluciones emitida por el SERCOP.

Por otra parte, las entidades contratantes deberán observar lo establecido en

el artículo 400 de la Resolución RE-SERCOP-2016-0000072 de 31 de agosto de
2016, en forma previa a la recepción, en los casos en que se requiera.
A más de la información que consta como normativa, se recomienda a la
Entidad Contratante revisar toda la documentación generada relacionada con
los procedimientos de contratación como son: convenio marco, fichas
técnicas, adendas al convenio marco, ajustes de precios, entre otras; misma
que se encuentra disponible en la sección ARCHIVOS de cada uno de los
procedimientos de contratación; así como también la Circular para la
ejecución de órdenes de compra generadas en el repertorio de medicamentos
correspondientes a la Subasta Inversa Corporativa de Medicamentos - SICM
2016 emitida con la finalidad de orientar al usuario durante la fase
contractual de los convenios marco de la SICM.

2. Fundamento Legal

2.1 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

Art. 6.- Definiciones

3. Catálogo Electrónico: Registro de bienes y servicios normalizados

publicados en el portal institucional del SERCOP, para su contratación directa
como resultante de la aplicación de convenios marco.

9. Convenio Marco: Es la modalidad con la cual el Servicio Nacional de

Contratación Pública selecciona los proveedores cuyos bienes y servicios serán
ofertados en el catálogo electrónico a fin de ser adquiridos o contratados de
manera directa por las Entidades Contratantes en la forma, plazo y demás
condiciones establecidas en dicho Convenio.

17. Mejor Costo en Bienes o Servicios Normalizados: Oferta que

cumpliendo con todas las especificaciones y requerimientos técnicos,
financieros y legales exigidos en los documentos precontractuales, oferte el
precio más bajo.
25. Portal Compras públicas.- Es el Sistema Informático Oficial de
Contratación Pública del Estado Ecuatoriano.

COMPRAS POR CATALOGO

Art. 43.- Convenios Marco.- El Servicio Nacional de Contratación Pública

efectuará periódicamente procesos de selección de proveedores con quienes
se celebrará Convenios Marco en virtud de los cuales se ofertarán en el
catálogo electrónico bienes y servicios normalizados a fin de que éstos sean
adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades Contratantes,
sobre la base de parámetros y objetivos establecidos en la normativa que
para el efecto dicte el Servicio Nacional de Contratación Pública.

Art. 44.- Catálogo Electrónico .- Como producto del Convenio Marco, el

Servicio Nacional de Contratación Pública creará un catálogo electrónico
disponible en el Portal COMPRASPUBLICAS, desde el cual las Entidades
Contratantes podrán realizar sus adquisiciones en forma directa.

Art. 45.- Obligaciones de los Proveedores.- Los adjudicatarios quedarán

obligados a proveer bienes y servicios normalizados de conformidad con las
condiciones de plazo, precio, calidad, lugar de entrega y garantía
establecidas para el período de duración del Convenio Marco. No obstante,
los adjudicatarios podrán mejorar las condiciones establecidas, siguiendo el
procedimiento que para el efecto se haya previsto en el Convenio Marco.

Art. 46.- Obligaciones de las Entidades Contratantes.- Las Entidades

Contratantes deberán consultar el catálogo electrónico previamente a
establecer procesos de adquisición de bienes y servicios. Solo en caso de que
el bien o servicio requerido no se encuentre catalogado se podrá realizar
otros procedimientos de selección para la adquisición de bienes o servicios,
de conformidad con la presente Ley y su Reglamento. Si cualquiera de las
Entidades Contratantes obtuviere ofertas de mejor costo que las que consten
publicadas en el catálogo electrónico, deberán informar al Servicio Nacional
de Contratación Pública para que éste conozca y confirme que la oferta es
mejor y adopte las medidas necesarias que permitan extender tales costos,
mediante la celebración de Convenios Marco, al resto de Entidades
Contratantes.

2.2 Reglamento General Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública

Art. 43.- Procedimiento para contratar por catálogo electrónico.- Para la

inclusión en el catálogo electrónico de los bienes y servicios normalizados, el
SERCOP realizará procesos de selección que permitan celebrar convenios
marcos, observando el procedimiento que se establezca en los pliegos.

Las contrataciones por catálogo electrónico de bienes y servicios

normalizados, que realicen las Entidades Contratantes, observarán el
procedimiento señalado por el SERCOP.

La orden de adquisición electrónica emitida por la Entidad Contratante se

sujetará a las condiciones contractuales previstas en el Convenio Marco; y, de
ser el caso a las mejoras obtenidas por la entidad contratante.

De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artículo 69 de la Ley,

la Orden de Compra emitida a través del Catálogo Electrónico formaliza la
contratación de los bienes o servicios requeridos y genera los derechos y
obligaciones correspondientes para las partes.

Una vez recibidos los bienes o servicios contratados, se suscribirá el acta de

entrega recepción correspondiente con la verificación de correspondencia con
las especificaciones previstas en el catálogo.
Art. 78 .- Procedimiento Especial para Subasta Inversa Corporativa.- El
SERCOP conjuntamente con las Entidades Contratantes, consolidará la
demanda potencial de las entidades contratantes, para poder realizar
subastas inversas corporativas, en las cuales los proveedores de fármacos,
debidamente habilitados, conforme a lo dispuesto en el presente Reglamento
General, pujan hacia la baja el precio ofertado, que siempre deberá ser
inferior a su oferta económica inicial, por medios electrónicos a través del
Portal www.compraspublicas.gob.ec, con la finalidad de suscribir convenios
que permitan a las Entidades Contratantes la adquisición directa de fármacos
a través del Repertorio de Medicamentos, entendido éste como el catálogo de
medicamentos normalizados publicados en el institucional del SERCOP.

2.3 Codificación de Resoluciones del Servicio Nacional de Contratación

Pública - Resolución No. RE- SERCOP-2016-0000072

44. Orden de compra en el procedimiento de Subasta Inversa Corporativa de

Medicamentos. Instrumento que formaliza la adquisición de medicamentos de
uso y consumo humano a través del Repertorio de Medicamentos. En este
orden las entidades contratantes prestadoras del servicio de salud establecen
las condiciones de compra: cantidad y lugar de entrega de los medicamentos
requeridos. El proveedor seleccionado se obliga al cumplimiento de éstas
condiciones conforme lo previsto en el Convenio Marco y el referido
instrumento.

63. Repertorio de Medicamentos.- Catálogo Electrónico de medicamentos

normalizados publicados en el Portal Institucional del Servicio Nacional de
Contratación Pública para la contratación directa en virtud de la ejecución de
los Convenios Marco por parte de las entidades que pertenecen a la RPIS.
Art. 379.- Obligatoriedad de compra por Catálogo.- Todas las entidades
previstas en el artículo 1 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación que requieran adquirir medicamentos que consten catalogados
en el Repertorio de Medicamentos que administra el Servicio Nacional de
Contratación Pública, deberán realizar dicha adquisición empleando de
manera obligatoria el Catálogo Electrónico.

Art. 398.- Procedimiento.- Para la adquisición de medicamentos a través del

Repertorio de Medicamentos, las entidades contratantes requirentes
deberán:
1. Elaborar una resolución motivada, firmada por la máxima autoridad o su
delegado, para la adquisición de los medicamentos requeridos;
2. Contar con la respectiva certificación presupuestaria;
3. Ingresar al Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación
Pública con su RUC, usuario y contraseña;
4. Acceder al Catálogo Electrónico - Repertorio de Medicamentos;
5. Elegir la subcategoría del medicamento. Se visualizará la denominación
común internacional, así como el nombre comercial del medicamento y un
ícono de descripción, al dar clic en una de estas dos opciones podrá tener
acceso a información del proveedor, precio del medicamento, Convenio
Marco, atributos del medicamento (especificaciones técnicas);
6. Una vez seleccionado el medicamento la entidad contratante deberá
añadir en el sistema el o los ítems requeridos;
7. A continuación se presentará una pantalla con campos correspondientes a
nombre del medicamento, proveedor a quien se generará la orden de compra,
la cantidad a requerir y partida presupuestaria, que deberán ser llenados por
la entidad contratante. Luego de completar estos datos, la entidad podrá
generar la orden de compra por el ítem seleccionado o continuar con la
compra, incrementando los ítems a adquirirse;
8. Cada cambio que se haga en la orden de compra, debe ser actualizada en
el sistema;
9. Al generar la orden de compra, el sistema despliega una pantalla de
confirmación de la información, en la cual se completarán los datos de RUC,
usuario y contraseña; La entidad deberá presionar "aceptar" para continuar
con el procedimiento;
10. En la siguiente pantalla llenará los campos: horario de recepción del
medicamento, responsable de recepción y número de resolución de la
compra;
11. Se recomienda a las entidades contratantes confirmar datos de la
compra;
12. Presionar "generar orden de compra";
13. Las entidades contratantes podrán agrupar varios medicamentos o ítems
en una sola orden de compra, evitando generar varias órdenes de compras de
ítems por separado;
14. Las entidades contratantes deberán realizar de forma obligatoria compras
con una periodicidad no menor a un mes y no mayor a tres meses.
15. En su primer pedido la entidad contratante no podrá superar el 13% de su
cantidad referencial para la vigencia del Convenio Marco.
16. En el caso de que las entidades contratantes soliciten cantidades
superiores a sus referenciales, el plazo de entrega deberá ser ampliado por la
entidad contratante sin que apliquen multas por retraso. Para el efecto la
entidad contratante y el proveedor celebrarán dentro de un plazo de 7 días
de generada la orden de compra un acuerdo de ampliación del plazo de
entrega de la orden de compra. El Servicio Nacional de Contratación Pública
publicará en el portal institucional del SERCOP un modelo de acuerdo
complementario.
17. Registrar en el Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación
Pública las entregas parciales y totales de las órdenes de compra generadas a
través del Repertorio de Medicamentos, en un plazo máximo de 48 horas
contados a partir de la suscripción del acta entrega recepción parcial o total
correspondiente.
18. Generar inmediatamente la orden de pago de las entregas parciales y
totales recibidas a satisfacción por parte de la entidad contratante.
19. Entregar al ente rector de la contratación pública, la información que
éste requiera en los formatos y tiempos que se solicite. En caso de evidenciar
incumplimiento de ésta disposición se notificará a la Contraloría General del
Estado.

2.4 Convenio Marco de la Subasta Inversa Corporativa de Medicamentos

“CLAUSULA DÉCIMA TERCERA: ACUERDO COMPLEMENTARIO.-Cuando las

entidades contratantes previstas en el artículo 1 de la LOSNCP soliciten
cantidades superiores a las referenciales, el plazo de entrega podrá ser
ampliado por éstas, sin que se apliquen multas por retraso. En estos casos la
entidad contratante y el proveedor celebrará un acuerdo complementario.”

Nota: En el siguiente enlace podrá descargar el Oficio Circular SERCOP-

SERCOP-2018-0992-OF respecto a la Circular para la ejecución de órdenes de
compra generadas en el repertorio de medicamentos correspondientes a la
Subasta Inversa Corporativa de Medicamentos - SICM 2016. (Descargar Oficio
Circular)
A) SECCIÓN USUARIO ENTIDAD CONTRATANTE

3. Ingreso al Portal de Compras Públicas

Para ingreso al portal de Compras Públicas utilice el navegador Internet

Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior.

Ingrese al portal institucional www.sercop.gob.ec. Imagen 3.1

Imagen 3.1

Para ingresar al sistema de contratación, haga clic en el ícono “SOCE”

Sistema Oficial de Contratación del Estado. Imagen 3.2
 Imagen 3.2

Para iniciar su sesión en el sistema, ingrese número de “Ruc” de la Entidad

Contratante, nombre de “Usuario” y “Contraseña”. Imagen 3.3

Imagen 3.3

Una vez que ha ingresado todos los datos, de clic en el botón “Entrar”. Imagen
3.4
 Imagen 3.4

En la siguiente imagen podrá observar la pantalla de inicio de sesión del

sistema. Imagen 3.5

Imagen 3.5

Para ingresar al catálogo electrónico podrá hacerlo por medio de la sección de

ACCESOS DIRECTOS A APLICACIONES o por el MENÚ ENTIDAD CONTRATANTE, SUBMENÚ
CATÁLOGO ELECTRÓNICO, tal como se muestra en la imagen a continuación. Imagen
3.6
 Imagen 3.6

Para ingresar al catálogo electrónico vuelva a registrar RUC, USUARIO Y Contraseña.

Imagen 3.7

Imagen 3.7
Una vez registrados los datos, de clic en el botón “Entrar”. Imagen 3.8

Imagen 3.8
A continuación, puede observar la pantalla de ingreso al Catálogo Electrónico, y las
diferentes categorías con las que cuenta. Imagen3.9

Imagen 3.9

4. Selección del producto

Opción 1: Puede realizar una búsqueda directa digitando el nombre del medicamento
en el buscador de la “Barra principal”. Imagen 4.1

Opción 2: Si no conoce las especificaciones del producto ingrese al menú de

categorías, de clic en el menú Medicamentos donde desplegará el repertorio SICM
2011 y el repertorio SICM 2016 y Otros Medicamentos, seleccione una las categorías.
Imagen 4.2

Imagen 4.1
 Imagen 4.2
A continuación se mostrará una pantalla con las categorías de medicamentos
pertenecientes al repertorio de medicamentos, escoja la que requiere la Entidad
Contratante. Imagen 4.3

Imagen 4.3

Se mostrarán los medicamentos por grupo terapéutico, a continuación

seleccione el medicamento que requiere adquirir la Entidad Contratante.
Imagen 4.4
 Imagen 4.4

Al seleccionar el medicamento se despliega información como: precio unitario,

proveedor del medicamento, especificaciones técnicas del medicamento, convenio
marco y los archivos varios del proceso.

Previo a ingresar la cantidad que se desea adquirir debe revisar que esta coincida con
la presentación comercial del medicamento, adicional a esto con el fin de constatar
las especificaciones del producto adquirirse se recomienda revisar las
especificaciones de cada producto, para ello de clic en la pestaña
“Especificaciones”. Imagen 4.5

RECUERDE:
Previo a realizar una orden de compra, se debe REVISAR LA PRESENTACIÓN
COMERCIAL DEL MEDICAMENTO CATALOGADO, misma que consta en la sección
especificaciones de cada producto. Esto con el fin de garantizar la calidad y la
idoneidad del medicamento y el cumplimiento del Convenio Marco.
 Imagen 4.5

A continuación de clic nuevamente en la pestaña “Proveedores” y proceda a

ingresar la cantidad de acuerdo a la presentación comercial del medicamento
y de clic en el carrito para agregar su compra Imagen 4.6

Imagen 4.6

Nota: Repita el mismo procedimiento para todos los medicamentos que necesite
comprar.

Una vez que haya seleccionado todos los medicamentos que requiere la entidad
contratante, vaya al menú superior derecho y dar clic en el carrito de compras,
desplegará un menú con toda su lista de medicamentos seleccionados. De clic en
el botón “Lista de compras”. Imagen 4.7
 Imagen 4.7

En la pantalla que se muestra a continuación, deberá registrar la información

necesaria para la generación de la orden de compra en lo que respecta a la partida
presupuestaria y el porcentaje de impuesto a gravar, que de acuerdo al régimen
tributario interno para el caso de medicamentos en la columna Impuesto (IVA),
asegúrese de ingresar la opción 0%, Adicional a esto deberá considerar la
excepción1 que se expone al pie del documento.

Si todos los datos son correctos de clic en “Guardar” y “Siguiente”. Imagen 4.8

Imagen 4.8

1
Los medicamentos que gravan IVA del 12% son los siguientes:

CODIGO DEL PROCESO MEDICAMENTOS

SICM-219-2016-D DCI: FORMULAS PARA NUTRICION ENTERAL - Forma farmacéutica: LIQUIDO ORAL - Concentración: (EN BLANCO) - Presentación: ENVASE DE
200 ML (MINIMO)
SICM-220-2016 DCI: FORMULAS PARA NUTRICION ENTERAL- Forma farmacéutica: SOLIDO ORAL – Concentración: (ENBLANCO) -Presentación: ENVASE DE
300 G (MINIMO)

De conformidad a lo dispuesto por el Ministerio de Salud Pública mediante oficio Nro. MSP-DNMDM-2017-0012-O respecto al “Criterio técnico para adquisición de Fórmulas
para Nutrición Enteral” para revisar el documento de clic en el siguiente enlace: VER OFICIO
A continuación en la pantalla datos de las órdenes de compras, procederá a
ingresar los datos correspondientes para generar la orden de compra y lugar de
entrega de los medicamentos. Imagen 4.9

Imagen 4.9

4.1 Selección del tipo de entrega requerida por la entidad.

A continuación se muestra la pantalla “PREVISUALIZACIÓN DE LAS ÓRDENES”

compra, deberá dirigirse a cada la sección donde se encuentran las órdenes de
compra y seleccionar el tipo de entrega requerida por cada medicamento. Imagen
4.10

Imagen 4.10
En cada orden de compra deberá establecer el tipo de entrega requerida por la
entidad contratante, sea de tipo “Entrega definitiva (Total)” o “Entregas Parciales”
Imagen 4.11

Imagen 4.12

Caso Entrega definitiva (Total)

En el caso que seleccione como tipo de entrega requerida la opción “Entrega

definitiva (Total)” se le mostrará un mensaje de confirmación. Imagen 4.13

Imagen 4.13

Al dar clic en el botón “Aceptar” se mostrará de manera automática la fecha de

emisión de la orden, fecha de aceptación (calculada automáticamente 48 horas
posteriores a la fecha de emisión) y fecha máxima de entrega, esta última también
calculada de manera automática 30 días calendarios posteriores a la fecha de
aceptación cuando el producto pertenezca al Repertorio medicamentos sicm 2016 y
Otros medicamentos; y 15 días plazo (días hábiles) posteriores a la fecha de
aceptación cuando el producto pertenezca al Repertorio de medicamentos sicm
2011. Imagen 4.14

Imagen 4.14

Caso Entrega Parcial

En el caso que seleccione como tipo de entrega requerida la opción “Entrega

Parcial” se le mostrará el siguiente mensaje de confirmación. I magen 4.15

Imagen 4.15
Al dar clic en el botón “Aceptar” se mostrará la fecha de emisión de la orden, fecha
de aceptación y adicionalmente un sección para añadir el número de entregas
requeridas. Imagen 4.16

Imagen 4.16

Una vez haya dado clic en botón “Añadir Entrega Parcial” se desplegará una pantalla
emergente para ingresar la información de cada una de las entregas requeridas.
El número de registro de la entrega parcial se mostrará de manera automática en
forma secuencial. Adicional a esto se aclara que la “Fecha máxima de entrega” se
calculará automáticamente de 30 días calendarios posteriores a la fecha de
aceptación cuando el producto pertenezca a las categorías: Repertorio de
medicamentos sicm 2016 y Otros medicamentos, y 15 días plazo (días hábiles)
posteriores a la fecha de aceptación cuando el producto pertenezca al Repertorio de
medicamentos sicm 2011, esto en el caso de la primera entrega solicitada. Imagen
4.17
 Imagen 4.17

El sistema no le permitirá completar la generación de la orden de compra, si no ha

registrado el 100% de las entregas parciales.

Una vez se haya completado la información solicitada respecto al tipo de entrega

requerida por la entidad contratante sea esta definitiva (Total) o parcial, procederá
a ingresar las credenciales de validación como son RUC, Usuario, Contraseña y
procederá dar clic en el botón “Siguiente”, para de esta manera completar la
generación de las órdenes de compra. Imagen 4.18

Imagen 4.18
Si ha completado correctamente todos los pasos anteriormente descritos se le
mostrarán un mensaje de confirmación, finalmente de clic la opción “Ir a lista de
órdenes”. Imagen 4.19

Imagen 4.19

A continuación se mostrará la pantalla “LISTA DE ÓRDENES” en donde podrá observar

las órdenes de compra generadas las mismas que se encontrarán en estado
“Pendiente”. De clic en la opción “Ver detalles” para revisar la información de cada
orden de compra. Imagen 4.20

Imagen 4.20

A continuación se desplegará la información específica de cada una de ellas, se

cuenta con las opciones “Imprimir” y “Dejar sin efecto”. Imagen 4.21
 Imagen 4.21

Botón “Imprimir”

Al dar clic en la opción “Imprimir” podrá revisar la orden de compra generada con
toda la información solicitada en el que se incluye el tipo de entrega requerida por la
entidad contratante, como se puede observar a continuación:

Caso orden de compra con entrega definitiva (total)

Adicionalmente a los datos de la orden de compra en la sección “DATOS DE LA

ENTIDAD CONTRATANTE”, se incluye la información del tipo de entrega requerida
definitiva (total) Imagen 4.22 , fecha máxima de entrega, cantidad y así también se
incluye la siguiente nota:

“Recuerde que en el caso de presentarse observaciones o inconformidades

por parte del proveedor o la entidad contratante, respecto al tipo de
entregas parciales requeridas, se podrá realizar la posterior suscripción de un
acuerdo complementario conforme lo estipula el convenio marco”
 Imagen 4.22

Orden de compra con entregas parciales.

Adicionalmente a los datos de la orden de compra en la sección “DATOS DE LA

ENTIDAD CONTRATANTE”, se incluye la información del tipo de entrega requerida,
en este caso correspondiente a las entregas parciales (Imagen 4.23), como son:
Listado de Entregas Parciales, cada una cuenta con fecha máxima de entrega,
cantidad y e incluye la siguiente nota general:

“Recuerde que en el caso de presentarse observaciones o inconformidades por parte

del proveedor o la entidad contratante, respecto al tipo de entregas parciales
requeridas, se podrá realizar la posterior suscripción de un acuerdo complementario
conforme lo estipula el convenio marco”
 Imagen 4.23

Botón “Dejar Sin Efecto”

Considerando que el estado de la orden de compra se encuentra en estado

“Pendiente” y de conformidad con lo estipulado en el artículo 401 de la Codificación
de Resoluciones del SERCOP, la entidad contratante podrá dejar sin efecto de
manera unilateral la orden de compra. Se debe accionar el botón que despliega la
pantalla “DEJAR SIN EFECTO ORDEN DE COMPRA”; para dejar sin efecto la orden de
compra, se deberá subir el acto administrativo debidamente sustentando que deje
sin efecto la orden de compra y pulsar el botón “Dejar sin efecto”. Imagen 4.24

Imagen 4.24
5. Gestión de las órdenes de compra.

Posterior a las 48 horas de la generación de las órdenes de compra en la

pantalla “LISTA DE ÓRDENES” observará que el estado de las órdenes de
compra cambió de “Pendiente” al estado “Revisado”. Adicional a esto para
conocer las opciones que dispone para la gestión de cada orden de compra
deberá dar clic en el enlace “Ver detalles” Imagen 5.

Imagen 5.

A continuación se mostrará el detalle de la orden de compra con las opciones

“Imprimir”, “Liquidar”, “Dejar Sin Efecto”; mantiene las funcionalidades que
actualmente se vienen realizando a través de estas opciones y adicionalmente
se incorpora la opción “Registro de Entregas”, de clic en esta última opción a
fin de proceder con la gestión de las entregas de las órdenes de compra.
Imagen 5.1
 Imagen 5.1

A continuación se desplegará una pantalla denominada “REGISTRO DE

ENTREGAS” que cuenta con las opciones “Entrega Definitiva” y “Entrega
Parcial” para determinar el tipo de entrega a registrarse. Esta pantalla
también cuenta con el enlace “Ver modelo de acuerdo” para visualizar el
modelo de acuerdo en los casos que requiera. Imagen 5.2

Imagen 5.2
5.1 REGISTRO DE ENTREGA DEFINITIVA

Para establecer que el tipo de entrega a realizarse corresponde a una entrega

definitiva, se selecciona la opción “Entrega Definitiva” se da clic en el botón
“Guardar” a continuación se desplegará el siguiente mensaje de
confirmación, con los botones “Aceptar” para guardar la opción y “Cancelar”
para continuar con la edición. Imagen 5.3

Imagen 5.3

Una vez se haya guardado la opción seleccionada, el estado de la orden

cambiará de “Revisada” a “Entrega Definitiva” y se muestra la opción
“Entrega Definitiva Entidad”. Imagen 5.4

Imagen 5.4
Una vez se haya seleccionado la opción “Entrega definitiva Entidad” se
accederá a la pantalla “ENTREGA DEFINITIVA ENTIDAD” en donde deberá
ingresar los datos para la generación del acta entrega recepción definitiva.
Imagen 5.5

Imagen 5.5

Datos para la generación del acta entrega recepción definitiva.

En la sección 1. Recepción, deberá seleccionar “Subsistema de salud” al que

pertenece la entidad contratante, dependiendo del caso. Adicional a esto se
cuenta con los campos de los encargados de la recepción y entrega como son
“Administrador de la orden de compra”, “Responsable de la entrega” y
“Técnico Afín”, se recomienda pasar el cursor sobre el signo de interrogación
para recibir información adicional. Imagen 5.6

Imagen 5.6

En la sección 2. Datos del producto, al ser una entrega definitiva se mostrará

quemada con la cantidad total de la orden de compra, en el campo “Número
de factura” deberá ingresar los datos de la factura del proveedor. Adicional a
esto se cuenta con el botón “Añadir Lote” para agregar la información del
lote del medicamento. Imagen 5.7

Imagen 5.7

Una vez que haya dado clic en el botón “Añadir lote” se desplegará una
pantalla emergente en la cual se deberá ingresar los datos referentes al lote
con el cual se procede a realizar la entrega del medicamento, en el que debe
colocar el número del lote del medicamento así como la fecha de elaboración
y vencimiento. Imagen 5.8

Imagen 5.8
Nota: De clic en el botón “Añadir Lote” por cada lote del medicamento
recibido.

En la sección plazos de entrega colocar la fecha en que efectivamente se

recibió el medicamento por parte de la entidad contratante, y la fecha
máxima de la primera entrega, esta última fecha deberá corresponder a la
que se encuentra registrada en la orden compra. En el caso que la fecha de
entrega sea superior a la fecha máxima de entrega, se mostrará el número de
días de retraso, caso contrario y se encuentre dentro de las fechas
establecidas para la entrega se mostrará con el valor cero (0). Imagen 5.9

Imagen 5.9
Finalmente en la sección “Liquidación económica” se procederá a definir los
valores a pagar, para ello automáticamente los campos “Subtotal”, “Valor
Impuesto” (IVA) y “Total a pagar” se encontrarán preestablecidos con la
información registrada por la entidad contratante. Adicional a esto y en el
caso que se aplique multas se debe seleccionar el casillero “¿Tiene multa?
Multa” y deberá ingresar el valor de la multa respectiva la misma que será
descontada del valor “Total a pagar”, si no se ha procedido a seleccionar este
casillero este campo permanecerá bloqueado. Imagen 5.10

Imagen 5.10

Una vez se hayan completado el ingreso de toda la información solicitada,

para guardar este registro deberá dar clic en el botón “Guardar” a
continuación se le mostrará el siguiente mensaje de confirmación, con los
botones “Aceptar” para registrar la información y “Cancelar” para cerrar el
mensaje y continuar con la edición. Imagen 5.11
 Imagen 5.11

Si ha registrado correctamente la información solicitada se mostrará el

mensaje “Datos guardados exitosamente”, y los campos para el ingreso de
información ya no serán editables. Imagen 5.12

Imagen 5.12

En la parte final de esta pantalla “ENTREGA DEFINITIVA ENTIDAD” se muestra

el enlace, “Generar Formulario Acta Entrega Recepción Definitiva de
Medicamentos”, “Validar QR medicamentos”, y la sección para cargar archivo
del “Acta de entrega definitiva” Imagen 5.13
 Imagen 5.13

Una vez se dio clic en el enlace “Generar Formulario Acta Entrega Recepción
Definitiva de Medicamentos” podrá visualizar el acta de entrega recepción
con toda la información disponible, el cual deberá proceder a imprimirlo2
para continuar con la posterior suscripción del acta entrega recepción.
Imagen 5.14

Imagen 5.14

Al final del formulario constarán los nombres registrados para la recepción y

entrega del medicamento y una imagen con el código QR (del inglés Quick

2
Para descargar el archivo en versión PDF, digite Ctrl + P y escoja la impresora como PDF Creator para
crear el archivo.
 Response code, "código de respuesta rápida") el mismo que es único por cada
acta entrega. Imagen 5.14.1

Imagen 5.14.1
Validación del código QR de medicamentos

Una vez que el acta entrega recepción definitiva cuente con las firmas respectivas
del proveedor y la entidad contratante se procederá a escanear y guardar en su
computador personal en formato de imagen jpg. Imagen 5.15

Imagen 5.15
A continuación en la pantalla “ENTREGA DEFINITIVA ENTIDAD” active la opción
“Validación QR medicamentos”, a través del cual podrá cargar la imagen con el
código QR de medicamentos y proceder con su validación. Para ello de clic en el
botón “Examinar”. Adicional a esto y en caso de conocer más opciones para la
validación del código QR de clic en el ícono de información de la esquina superior
izquierda. Imagen 5.16

Imagen 5.16

Al examinar localice previamente el archivo que contiene el código QR del acta

entrega recepción de orden compra junto con la constancia de recepción que
contiene las firmas por parte de la entidad y el proveedor. Imagen 5.17

Imagen 5.17
Si la imagen en formato jpg que fue cargada corresponde al código QR del acta
entrega recepción de medicamentos, se mostrará el mensaje: “Acta entrega validada
con éxito” de clic en “Aceptar” para continuar con la carga del archivo
correspondiente al acta entrega recepción definitiva. Imagen 5.17.1

Imagen 5.17.1

A continuación se procederá a cargar el “Archivo del acta entrega recepción

definitiva” ” la misma que deberán constar con las firmas por parte del proveedor y
de la entidad contratante y de clic en el botón “Finalizar” para finalizar este
registro. Imagen 5.18

Imagen 5.18
Una vez haya finalizado este registro la orden de compra cambiará del estado
“Entrega Definitiva” a “Por Liquidar” con lo cual quedará pendiente proceder a
liquidar la orden de compra. Imagen 5.19

Imagen 5.19

5.2 REGISTRO DE ENTREGA PARCIAL

En la pantalla “REGISTRO DE ENTREGAS ENTIDADES”, en el caso que se proceda a

seleccionar la opción “Entrega parcial” se desplegará la pregunta ¿Aplica acuerdo
complementario? con las opciones “SI” que mostrará una sección de archivo para
proceder a subir el acuerdo complementario en el caso que lo requiera. Imagen 5.20

Imagen 5.20
En el caso que “NO” aplique acuerdo complementario se mostrará el siguiente
mensaje de confirmación, de clic en aceptar para continuar. Imagen 5.21

Imagen 5.21

Una vez se haya guardado la opción seleccionada, el estado de la orden

cambiará de “Revisada” a entrega “Entregas Parciales” y proceda con la
activación de la opción “Entrega Parcial Entidad”. Imagen 5.22

Imagen 5.22

Una vez se haya seleccionado la opción “Entrega parcial Entidad” se accederá a la

pantalla “ENTREGA PARCIAL ENTIDAD” en donde deberá ingresar los datos para la
generación del acta entrega recepción parcial; esto se realizará por cada entrega
parcial que se registre. Imagen 5.23

Imagen 5.23

Datos para la generación del acta entrega recepción parcial.

En la sección 1. Recepción, deberá seleccionar “Subsistema de salud” al que
pertenece la entidad contratante, dependiendo del caso. Adicional a esto se cuenta
con los campos de los encargados de la recepción y entrega como son “Administrador
de la orden de compra”, “Responsable de la entrega” y “Técnico Afín”, se
recomienda pasar el cursor sobre el signo de interrogación para recibir información
adicional. Imagen 5.24

Imagen 5.24
En la sección 2. Datos del producto, deberá ingresar la cantidad efectivamente
recibida en cada entrega parcial, en el campo “Número de factura” deberá ingresar
los datos de la factura del proveedor para dicha entrega parcial. Adicional a esto se
cuenta con el botón “Añadir Lote” para agregar la información de los lotes del
medicamento con los cuales se procedió a realizar el registro de la entrega parcial.
Imagen 5.25

Imagen 5.25

Una vez que haya dado clic en el botón “Añadir lote” se desplegará una pantalla
emergente en la cual se deberá ingresar los datos referentes al lote con el cual se
procede a realizar la entrega del medicamento, en el que debe colocar el número del
lote del medicamento así como la fecha de elaboración y vencimiento. Imagen 5.26

Imagen 5.26
Nota: De clic en el botón “Añadir Lote” por cada lote de medicamento recibido.
En la sección plazos de entrega colocar la fecha en que efectivamente se recibió el
medicamento por parte de la entidad contratante, y la fecha máxima de la primera
entrega, esta última fecha deberá corresponder a la que se encuentra registrada en
la orden de compra. En el caso que la fecha de entrega sea superior a la fecha
máxima de entrega, se mostrará el número de días de retraso, caso contrario y se
encuentre dentro de las fechas establecidas para la entrega se mostrará con el valor
cero (0). Imagen 5.27

Imagen 5.27
Finalmente en la sección “Liquidación económica” se procederá definir los valores a
pagar, para ello automáticamente los campos “Subtotal”, “Valor Impuesto” (IVA) y
“Total a pagar” se encontrarán preestablecidos con la información registrada por la
entidad contratante. Adicional a esto y en el caso que se aplique multas se debe
seleccionar el casillero “¿Tiene multa? Multa” y deberá ingresar el valor de la multa
respectiva la misma que será descontada del valor “Total a pagar”, por otra parte si
no se ha procedido a seleccionar este casillero el campo permanecerá bloqueado.
Imagen 5.28

Imagen 5.28
Una vez se hayan completado el ingreso de toda la información solicitada, para
guardar este registro deberá dar clic en el botón “Guardar” a continuación se le
mostrará el siguiente mensaje de confirmación, con los botones “Aceptar” para
registrar la información y “Cancelar” para cerrar el mensaje y continuar con la
edición. Imagen 5.29

Imagen 5.29

Si ha registrado correctamente la información solicitada se mostrará el mensaje

“Datos guardados exitosamente”, y los campos para el ingreso de información ya no
serán editables. Imagen 5.30

Imagen 5.30
En la parte final de esta pantalla “ENTREGA PARCIAL ENTIDAD” se muestra el enlace,
“Generar Formulario Acta Entrega Recepción PARCIAL de Medicamentos”, “Validar QR
medicamentos”, y la sección para cargar archivo del “Acta de entrega definitiva” ”
la misma que deberán constar con las firmas por parte del proveedor y de la entidad
contratante Imagen 5.31

Imagen 5.31

Una vez se dé clic en el enlace “Generar Formulario Acta Entrega Recepción Parcial
de Medicamentos” podrá visualizar el acta de entrega recepción con toda la
información disponible, el cual deberá proceder a imprimirlo3 para continuar con la
posterior suscripción del acta entrega recepción. Adicional a esto, en el campo
“Número de entregas parciales” podrá revisar el historial de las entregas realizadas.
Imagen 5.32

3
Para descargar el archivo en versión PDF, digite Ctrl + P y escoja la impresora como PDF Creator para
crear el archivo.
 Imagen 5.32

Al final del formulario constarán los nombres registrados para la recepción y entrega
del medicamento y una imagen con el código QR (del inglés Quick Response code,
"código de respuesta rápida") el mismo que es único por cada acta entrega. Imagen
5.32.1

Imagen 5.32.1
Validación del código QR de medicamentos
Una vez que el acta entrega recepción definitiva cuente con las firmas respectivas
del proveedor y la entidad contratante se procederá a escanear y guardar en su
computador personal en formato de imagen jpg. Imagen 5.33

Imagen 5.33

A continuación en la pantalla “ENTREGA PARCIAL ENTIDAD” active la opción

“Validación QR medicamentos”, a través del cual podrá cargar la imagen con el
código QR de medicamentos y proceder con su validación. Para ello de clic en el
botón “Examinar”. Adicional a esto y para conocer más opciones para la validación
del código QR de clic en el ícono de información de la esquina superior izquierda de
la ventana emergente Imagen 5.34

Imagen 5.34
Al examinar localice previamente el archivo que contiene el código QR del acta
entrega recepción de la orden compra junto con la constancia de recepción que
contiene las firmas por parte de la entidad y el proveedor. Imagen 5.35

Imagen 5.35
Si la imagen en formato .JPG que fue cargada corresponde al código QR del acta
entrega recepción parcial de medicamentos, se mostrará el mensaje: “Acta entrega
validada con éxito”, de clic en “Aceptar” para continuar con la carga del archivo
correspondiente al acta entrega recepción definitiva. Imagen 5.35.1

Imagen 5.35.1

A continuación se procederá a cargar el “Archivo del acta entrega recepción parcial”

” la misma que deberán constar con las firmas por parte del proveedor y de la
entidad contratante y de clic en el botón “Finalizar” para finalizar este registro.
Imagen 5.36

Imagen 5.36

Una vez haya finalizado el registro del acta entrega recepción parcial, en la pantalla
“LISTA DE ÓRDENES”, se mostrará el historial de las entregas parciales realizadas, y
podrá visualizar la cantidad entregada y pendiente por entregar. Adicional a esto
cuenta con el botón “Añadir Entrega Parcial Entidad” que permite continuar
registrando las entregas parciales hasta completar el 100% de la cantidad solicitada
en la orden de compra. Imagen 5.37

Imagen 5.37
Liquidación de la orden de compra

Una vez registre el 100% de las entregas parciales o se registre la entrega definitiva,
y el estado de la orden de compra cambie a “Por Liquidar”; queda pendiente
únicamente por parte de la entidad contratante, la liquidación de la orden de
compra de conformidad a lo establecido en el artículo 125 del Reglamento de la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Para efecto de esto al dar
clic en la opción “ver detalles” de cada orden de compra deberá dar clic en la opción
“Liquidar orden”. Imagen 5.38

Imagen 5.38

A continuación en la pantalla “LIQUIDAR ORDEN” procederá a cargar el acta entrega

recepción final así como demás información relevante y procederá a liquidar la
orden de compra. Imagen 5.39

Imagen 5.39
Una vez que se proceda a liquidar la orden de compra su estado cambiará de “Por
Liquidar” a “Liquidada”. Imagen 5.40

Imagen 5.40
B) SECCIÓN USUARIO PROVEEDOR

6. Ingreso al Portal de Compras Públicas

Para ingreso al portal de Compras Públicas utilice el navegador Internet Explorer
versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior.

Ingrese al portal institucional www.sercop.gob.ec. Imagen 6.1

Imagen 6.1

Para ingresar al sistema de contratación, haga clic en el ícono “SOCE” Sistema

Oficial de Contratación del Estado. Imagen 6.2

Imagen 6.2
Para iniciar su sesión en el sistema, ingrese número de “Ruc” del Proveedor,
nombre de “Usuario” y “Contraseña”. Imagen 6.3

Imagen 6.3

Una vez que ha ingresado todos los datos, de clic en el botón “Entrar”. Imagen 6.4

Imagen 6.4
En la siguiente imagen podrá observar la pantalla de inicio de sesión del sistema.
Imagen 6.5

Imagen 6.5

Para ingresar al catálogo electrónico podrá hacerlo por medio de la sección de

ACCESOS DIRECTOS A APLICACIONES o por el MENÚ MI CATÁLOGO, SUBMENÚ
CATÁLOGO ELECTRÓNICO, tal como se muestra en la imagen a continuación. Imagen
6.6

Imagen 6.6
Para ingresar al catálogo electrónico vuelva a registrar RUC, USUARIO Y Contraseña.
Imagen 6.7

Imagen 6.7

Una vez registrados los datos, de clic en el botón “Entrar”. Imagen 6.8

Imagen 6.8

A continuación, puede observar la pantalla de ingreso al Catálogo Electrónico, y las

diferentes categorías con las que cuenta. Imagen 6.9

Imagen 6.9
Al dar clic en el botón “Opciones” se visualiza la siguiente pantalla emergente, en la
cual se debe seleccionar la opción “Mis órdenes”. Imagen 6.10

Imagen6.10

Al seleccionar la opción “Mis órdenes” se visualizará las órdenes de compra

generadas. Imagen 6.11

Imagen 6.11
Nota: Mientras la orden de compra se encuentre en estado “Pendiente” el sistema no
le permite realizar ninguna acción sobre la misma
Una vez transcurridas las 48 horas el estado de la orden se mostrará en “Revisada.
Imagen 6.12

Imagen 6.12

El proveedor podrá visualizar la orden de compra al dar clic en el botón “Ver

Detalles”, e imprimirla al dar clic en el botón “Imprimir”. Imagen 6.13

Imagen 6.13
Botón “Imprimir”

Al dar clic en la opción “Imprimir” podrá revisar la orden de compra generada con
toda la información solicitada en el que se incluye el tipo de entrega requerida por la
entidad contratante, como se puede observar a continuación:

Caso orden de compra con entrega definitiva (total)

Adicionalmente a los datos de la orden de compra en la sección “DATOS DE LA

ENTIDAD CONTRATANTE”, se incluye la información del tipo de entrega requerida
definitiva (total) Imagen 6.14 , fecha máxima de entrega, cantidad y así también se
incluye la siguiente nota:

“Recuerde que en el caso de presentarse observaciones o inconformidades

por parte del proveedor o la entidad contratante, respecto al tipo de
entregas parciales requeridas, se podrá realizar la posterior suscripción de un
acuerdo complementario conforme lo estipula el convenio marco”

Imagen 6.14

Orden de compra con entregas parciales.

Adicionalmente a los datos de la orden de compra en la sección “DATOS DE LA

ENTIDAD CONTRATANTE”, se incluye la información del tipo de entrega requerida,
en este caso correspondiente a las entregas parciales (Imagen 6.15), como son:
Listado de Entregas Parciales, cada una cuenta con fecha máxima de entrega,
cantidad y e incluye la siguiente nota general:
“Recuerde que en el caso de presentarse observaciones o inconformidades por parte
del proveedor o la entidad contratante, respecto al tipo de entregas parciales
requeridas, se podrá realizar la posterior suscripción de un acuerdo complementario
conforme lo estipula el convenio marco”

Imagen 6.15

6.1 REGISTRO DE ENTREGA DEFINITIVA

Una vez que la entidad contratante ha seleccionado registro de la Entrega Definitiva

(total), el sistema automáticamente enviará un correo electrónico a las direcciones
que el proveedor haya registrado en el SOCE; en el correo el proveedor podrá
verificar el tipo de entrega seleccionado por la entidad contratante. Imagen 6.16

Imagen 6.16
En la pantalla “LISTA DE ÓRDENES”, se debe verificar el “Estado” de la orden de
compra, debe encontrarse en “Entrega Definitiva”. Imagen 6.17

Imagen 6.17

Dar un clic en la opción “Ver Detalles”, a continuación se despliega la sección

“Entrega Definitiva: Proveedor”, para revisar el estado de las entregas realizadas por
el proveedor.

Mientras la entidad contratante no registre los datos del acta entrega recepción
definitiva, podrá solicitar la entrega de la orden de compra dando clic en el botón
“Solicitar Entrega”. Imagen 6.18
 Imagen 6.18

Se desplegará la siguiente pantalla, en la cual, el proveedor deberá llenar los campos

que se encuentran habilitados. Imagen 6.19

Imagen 6.19
Nota: El campo “Cantidad” no se encontrará habilitado para editarlo, ya que se trata
de una entrega definitiva.
Al dar clic en el botón “Añadir lote” se mostrará una pantalla emergente, en donde
se deberá realizar el registro de información del lote del medicamento a entregar y
se dará clic en el botón “Guardar”. Imagen 6.20.1, 6.20.2

Imagen 6.20.1

Imagen 6.20.2
Una vez ingresada la información requerida en los campos “Plazos de entrega”
deberá dar clic en el botón “Enviar Solicitud”, el sistema le mostrará el mensaje de
confirmación:

“¿Está seguro que la información registrada es la correcta? Recuerde, una vez

aceptado este mensaje, la información no podrá ser editada y se emitirá una
notificación electrónica con la solicitud de entrega de la orden de compra.”. Imagen
6.21

Imagen 6.20

Una vez que la solicitud fue enviada, el proveedor podrá verificar en el campo
“Acción” los datos ingresados al dar clic en el botón “Ver Solicitud”. Imagen 6.22,
Imagen 6.23
Imagen 6.22

Imagen 6.23
Adicionalmente el usuario entidad contratante recibirá el correo informativo de la
solicitud enviada a la entidad en referencia a la fecha de propuesta de entrega.
Imagen 6.24

Imagen 6.24

Una vez que la entidad contratante haya procedido a generar el acta entrega
recepción, el proveedor podrá realizar el registro ingresando al campo “Entrega
Definitiva: Proveedor”, “Acción” y dar clic en el botón “Registrar Entrega”. Imagen
6.25

Imagen 6.25
En la parte final de esta pantalla “ENTREGA DEFINITIVA PROVEEDOR” se muestra el
enlace, “Generar Formulario Acta Entrega Recepción DEFINITIVA de Medicamentos”,
“Validar QR medicamentos”, y la sección para cargar archivo del “Acta de entrega
definitiva” Imagen 6.26

Imagen 6.26

Una vez se dé clic en el enlace “Generar Formulario Acta Entrega Recepción

Definitiva de Medicamentos” podrá visualizar el acta de entrega recepción con toda
la información disponible, el cual deberá proceder a imprimirlo4 para continuar con
la posterior suscripción del acta entrega recepción. Imagen 6.27

4
Para descargar el archivo en versión PDF, digite Ctrl + P y escoja la impresora como PDF Creator para
crear el archivo.
 Imagen 6.27

Al final del formulario constarán los nombres registrados para la recepción y entrega
del medicamento y una imagen con el código QR (del inglés Quick Response code,
"código de respuesta rápida") el mismo que es único por cada acta entrega. Imagen
6.27.1

Imagen 6.27.1

Validación del código QR de medicamentos

Una vez que el acta entrega recepción definitiva cuente con las firmas respectivas
del proveedor y la entidad contratante se procederá a escanear y guardar en su
computador personal en formato de imagen jpg. Imagen 6.28
 Imagen 6.28

A continuación en la pantalla “ENTREGA DEFINITIVA ENTIDAD” active la opción

“Validación QR medicamentos”, a través del cual podrá cargar la imagen con el
código QR de medicamentos y proceder con su validación. Para ello de clic en el
botón “Examinar”. Adicional a esto y para conocer más opciones para la validación
del código QR de clic en el ícono de información de la esquina superior izquierda de
la ventana emergente Imagen 6.29

Imagen 6.29
Al examinar localice previamente el archivo que contiene el código QR del acta
entrega recepción de la orden compra junto con la constancia de recepción que
contiene las firmas por parte de la entidad y el proveedor. Imagen 6.30

Imagen 6.30

Si la imagen en formato .JPG que fue cargada corresponde al código QR del acta
entrega recepción parcial de medicamentos, se mostrará el mensaje: “Acta entrega
validada con éxito”, de clic en “Aceptar” para continuar con la carga del archivo
correspondiente al acta entrega recepción definitiva. Imagen 6.30.1

Imagen 6.30.1
A continuación se procederá a cargar el “Archivo del acta entrega recepción
definitiva” la misma que deberán constar con las firmas por parte del proveedor y de
la entidad contratante y de clic en el botón “Finalizar” para finalizar este registro.
Imagen 6.31

Imagen 6.31
Nota: Al finalizar el registro aparecerá el mensaje:

“¿Está seguro que la información y documentación registrada es la correcta?

Recuerde que una vez se proceda a finalizar, la información y documentación
quedará registrada y no podrá ser editada.”, dar clic en el botón “Aceptar”.

Una vez haya finalizado el registro del acta entrega recepción definitiva la entidad
contratante, en la pantalla “LISTA DE ÓRDENES”, se mostrará el estado de la orden
de compra “Por Liquidar”, mientras no finalice el registro el estado de la orden
permanecerá en entrega definitiva. Imagen 6.32
 Imagen 6.32

6.2 REGISTRO DE ENTREGA DEFINITIVA

Una vez que la entidad contratante ha seleccionado registro de las Entregas

Parciales, el sistema automáticamente enviará un correo electrónico a las
direcciones que el proveedor haya registrado en el SOCE; de esta manera el
proveedor podrá verificar el tipo de entrega seleccionado por la entidad contratante.
Imagen 7

Imagen 7
En la pantalla “LISTA DE ÓRDENES”, se debe verificar el “Estado” de la orden de
compra, debe encontrarse en “Entregas Parciales”. Imagen 7.1

Imagen 7.1
Dar un clic en la opción “Ver Detalles”, a continuación se despliega la sección
“Entregas Parciales: Proveedor”, para revisar el estado de las entregas realizadas por
el proveedor.

Mientras la entidad contratante no registre los datos del acta entrega recepción
parcial, podrá solicitar la entrega de la orden de compra dando clic en el botón
“Solicitar Entrega”. Imagen 7.2

Imagen 7.2
Se desplegará la siguiente pantalla, en la cual, el proveedor deberá llenar los campos
que se encuentran habilitados. Imagen 7.3

Imagen 7.3

Al dar clic en el botón “Añadir lote” se mostrará una pantalla emergente, en donde
se deberá realizar el registro de información del lote del medicamento a entregar y
se dará clic en el botón “Guardar”. Imagen 7.4.1, 7.4.2

Imagen 7.4.1
 Imagen 7.4.2
Una vez ingresada la información requerida en los campos “Plazos de entrega”
deberá dar clic en el botón “Enviar Solicitud”, el sistema le mostrará el mensaje de
confirmación:

“¿Está seguro que la información registrada es la correcta? Recuerde, una vez

aceptado este mensaje, la información no podrá ser editada y se emitirá una
notificación electrónica con la solicitud de entrega de la orden de compra.”. Imagen
7.5

Imagen 7.5
Una vez que la solicitud fue enviada, el proveedor podrá verificar en el campo
“Acción” los datos ingresados al dar clic en el botón “Ver Solicitud”. Imagen 7.6.1,
Imagen 7.6.2

Imagen 7.6.1

Imagen 7.6.2
Adicionalmente el usuario entidad contratante recibirá el correo informativo de la
solicitud enviada a la entidad en referencia a la fecha de propuesta de entrega.
Imagen 7.7

Imagen 7.7
Una vez que la entidad contratante haya procedido a generar el acta entrega
recepción, el proveedor podrá realizar el registro ingresando al campo “Entregas
Parciales: Proveedor”, “Acción” y dar clic en el botón “Registrar Entrega”. Imagen
7.8

Imagen 7.8
En la parte final de esta pantalla “ENTREGA DEFINITIVA PROVEEDOR” se muestra el
enlace, “Generar Formulario Acta Entrega Recepción DEFINITIVA de Medicamentos”,
“Validar QR medicamentos”, y la sección para cargar archivo del “Acta de entrega
definitiva” Imagen 7.9

Imagen 7.9

Una vez se dé clic en el enlace “Generar Formulario Acta Entrega Recepción

Definitiva de Medicamentos” podrá visualizar el acta de entrega recepción con toda
la información disponible, el cual deberá proceder a imprimirlo5 para continuar con
la posterior suscripción del acta entrega recepción. Imagen 7.10

Imagen 7.10

5
Para descargar el archivo en versión PDF, digite Ctrl + P y escoja la impresora como PDF Creator para
crear el archivo.
Al final del formulario constarán los nombres registrados para la recepción y entrega
del medicamento y una imagen con el código QR (del inglés Quick Response code,
"código de respuesta rápida") el mismo que es único por cada acta entrega. Imagen
7.11

Imagen 7.11

Validación del código QR de medicamentos

Una vez que el acta entrega recepción definitiva cuente con las firmas respectivas
del proveedor y la entidad contratante se procederá a escanear y guardar en su
computador personal en formato de imagen jpg. Imagen 7.12

Imagen 7.12
A continuación en la pantalla “ENTREGA PARCIAL ENTIDAD” active la opción
“Validación QR medicamentos”, a través del cual podrá cargar la imagen con el
código QR de medicamentos y proceder con su validación. Para ello de clic en el
botón “Examinar”. Adicional a esto y para conocer más opciones para la validación
del código QR de clic en el ícono de información de la esquina superior izquierda de
la ventana emergente Imagen 7.13

Imagen 7.13

Al examinar localice previamente el archivo que contiene el código QR del acta

entrega recepción de la orden compra junto con la constancia de recepción que
contiene las firmas por parte de la entidad y el proveedor. Imagen 7.14
 Imagen 7.14

Si la imagen en formato .JPG que fue cargada corresponde al código QR del acta
entrega recepción parcial de medicamentos, se mostrará el mensaje: “Acta entrega
validada con éxito”, de clic en “Aceptar” para continuar con la carga del archivo
correspondiente al acta entrega recepción definitiva. 7.15

Imagen 7.15
A continuación se procederá a cargar el “Archivo del acta entrega recepción
definitiva” ” la misma que deberán constar con las firmas por parte del proveedor y
de la entidad contratante y de clic en el botón “Finalizar” para finalizar este
registro. Imagen 7.16
 Imagen 7.16

Nota: Al finalizar el registro aparecerá el mensaje:

“¿Está seguro que la información y documentación registrada es la correcta?
Recuerde que una vez se proceda a finalizar, la información y documentación
quedará registrada y no podrá ser editada.”, dar clic en el botón “Aceptar”.

Una vez haya finalizado el registro de todas las acta entrega recepción definitiva la
entidad contratante, en la pantalla “LISTA DE ÓRDENES”, se mostrará el estado de la
orden de compra “Por Liquidar”, mientras no finalice el registro el estado de la
orden permanecerá en “Entregas Parciales”. Imagen 7.17

Imagen 7.17
Adicionalmente, en el caso que el proveedor haya registrado el 100% de las entregas
solicitadas y la entidad contratante no ha completado el total de los registros de las
entregas parciales, se emitirá una notificación automática dirigida a los correos
registrados por la entidad contratante. Imagen 7.18

Imagen 7.18