1- ¿Es importante realizar un diagnóstico a los archivos de las empresas?

Si, es importante porque nos permite identificar las falencias y los aciertos de los
procedimientos que se ejecutan al interior de una empresa privada o entidad pública.
Realizar un diagnóstico documental de una empresa nos lleva a una revisión completa y
detallada sobre los estados reales de la gestión documental, permitiendonos establecer un
plan de acción archivístico en pro de los documentos que no se encuentren en correcta
marcha y un fortalecimiento de aquellos documentos que se encuentren en correcta marcha;
contribuyendo al desarrollo de los procesos administrativos y archivísticos, partiendo desde
la revisión de los siguientes puntos:

Aspectos administrativos, procesos archivísticos pautas de conservación, infraestructura de

archivo,tecnología de gestión.

2-¿Por qué el Estado interviene para el estricto cumplimiento de las normatividades,

relacionadas con la organización documental?

Porque es un mecanismo de control en el cual ellos pueden ejercer vigilancia a sus entidades
descentralizadas, para garantizar la transparencia y la custodia de la documentación
producida y tramitada por la entidad.

3-¿Por qué es importante la organización documental en las empresas tanto públicas como
privadas?
Porque permite la ejecución de los documentos de una manera organizada, sistemática y
estandarizada para el manejo y control de la documentación producida y recibida por
cualquier empresa. Es decir que aquellos documentos como actas;memorandos;estados de
cuenta y contratos que pueden ser realizados a diario, pasan a ser registrados dentro de una
valoración sistemática, que permite que se almacenen de la manera correcta; en los formatos
correctos; bajo las condiciones necesarias y por el tiempo prudente y necesario.
TEMA: Situación actual de los archivos con la aplicación de las tablas de retención
documental:
las
¿Hemos evolucionado en la historia con las normas o leyes para la implementación de las
tablas de retención documental en nuestro país?

Como bien ya sabemos desde la Ley 80 de 1989 la elaboración de las tablas de retención
documental (TRD), ha sido uno de los objetivos de los organismos que hacen parte del
Sistema Nacional de Archivos. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación.

Por medio del acuerdo 12 del 16 de Octubre de 1991, fijó un plazo de 6 meses para la
presentación de las (TRD) de los Organismos Nacionales del Orden Central.

El acuerdo AGN 039 de 2002, “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594
de 2000”.

Acuerdo No. 004 de (marzo 15 de 2013) “Por el cual se modifica el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de la Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”

Acuerdo No. 004 de (marzo 15 de 2013) art 4 “ Por cual se deben elaborar las Tablas de
Retencion Documental y las Tablas de Valoración Documental con base a los Cuadros de
Clasificación Documental, siguiendo la estructura orgánicofuncional de la entidad”.

Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002) “Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos
21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000” .

Ley No. 1409 (Agosto 30 de 2010) “por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la
archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones”.

Es así como la Poderosa Ley 594 de 2000 y la circular externa No. 001 de 2001,
establecieron la necesidad a las administraciones públicas de emprender acciones
encaminadas a elaborar y presentar las tablas de retención documental, ocasionando
traumas y dificultades para la entidades por el poco conocimiento y capacitaciones que se
tengan sobre dicha temática.Pues si bien es cierto que los servidores públicos son los
responsables de la organizción, conservación, uso y manejo de los documentos; es
reponsabilidad de cada unidad de las administraciones establecer un sistema de gestión de
documentos para que sea utilizada como herramienta de consulta que describa las
actividades adelantadas y realizadas en los archivos de gestión de cada una de las
secciones de la entidad. Pues no solo se debe implementar este sistema de gestión por ser
de obligatorio cumplimiento a lo ordenado por el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, sobre el
uso de las tablas de retención documental. Este sistema será más importante cuando
logremos comprender y dimensionar la calidad del servicio que se puede llegar a prestar,
tanto interno como externo reflejado en la eficacia y la eficiencia para optener la información
de toda la documentación tramitada por cada unidad. Ello nos llevaria a facilitarnos la
identificación de los documentos por series; subseries y tipos documentales; que se tenga
claridad en las funciones y trámites de cada una de las unidades documentales producidas;
responsabilidad en el manejo del acervo documental; que se establezca el tiempo de
retención de los documentos; su disposición final y su transferencia al archivo central para
conformar el patrimonio documental de cada administración o entidad.

La gestión documental no se debe considerar como un gasto para las administraciones, las
entidades publicas o entidades privadass, por el contrario deben considerarsen como una
fuerza productiva que apoya y ayuda a las tomas de decisiones; que contribuye a la eficacia
y eficiencia de cada entidad; ser considerada como una herramienta ágil que contribuye a
que los archivos de las oficinas obtengar valor y sea la columna vertebral de la entidad.Pues
implementando las Tablas de Retención de una manera apropiada se tendrían los archivos
de las oficinas organizados de acuerdo con la estructura indicada en las mismas y un índice
con las series, subseries y su localización físicas dentro de las oficinas que facilitarías su
ubicación y acceso. Garantizando la custodia y organización de los archivos de gestión.

Es necesario entender que el Ciclo Vital del Documento se inicia con su producción o
recepción en las oficinas productoras de documentos (Archivos de Gestión), hasta llegar a su
disposición final (Archivo Central o histórico), en la primer fase (Archivos de Gestión),es
cuando nace su documento o inicia su trámite, es decir se encuentra en constante consulta,
circulación o trámite y puede tener valores primarios como son: valor administrativo, valor
legal, valor fiscal, valor jurídico y valor contable.

El responsable de su custodia es el Jefe de cada sección. No obstante estos valores pueden

persistir, aún, después de cumplir su ciclo en el Archivo de Gestión y éstos són los de valor
administrativo, que son los relacionados a los trámites o asuntos que motivó su
planificación y creación.Pues es de mayor importancia para la planeación y toma de
decisiones. Y solo hasta cuando la frecuencia de consulta se reduce, pierde su valor, pero
debe ser enviado al Archivo Central.Los de valor jurídico derivan derechos u obligaciones
legales reguladas por el Derecho común. A diferencia de las de valor legal que tienden a
confundirsen son por disposiciones del Estado (Leyes o comunicaciones oficiales) o
documentos testimoniales (escrituras).Los da valor Fiscal, son aquellos documentos de
utilidad para la hacienda pública. Es decir aquellos que expresan movimientos de dinero
(órdenes de pago). Y los de valor contable son aquellos documentos que soportan las
cuentas, registros de ingresos y egresos y los movimientos económicos de las empresas
(libros contables, comprobantes de ingresos o egresos).
La segunda fase del documento se inicia cuando termin su trámite y debe pasar al Archivo
Central, su volumen de consulta es menor, puden perder valor y se guardan por un tiempo
prudente de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención Documental, es allí donde
se define su disposición final y se realiza la transferencia secundaria y quedan en el Archivo
Histórico o científico como patrimonio documental Estos se consideran como valores
secundarios porque sirven como: valor evidencial; valor histórico o valor informativo.

Los de valor evidencial son los que muestran un origen, evolución, organización y desarrollo
de la entidad o empresa (los cambios institucionales). Mientras que los de valor histórico
son los que han tenido evolución y cambios trascendentales desde el punto de vista legal
(resoluciones) y los de valor informativo son los fenómenos institucionales, es decir (los
reglamentos internos, hojas de vida y comunicaciones).
La única finalidad de aplicar las Tablas de Retención Documental, no es solo para aplicar la
organización de los archivos de gestión, sino agilizar los procesos de producción, trámite y
consulta de los documentos; facilitar el manejo de la información;garantizar la selección y
conservación de los documentos que puedan llegar a conformar el arhivo histórico de la
entidad o empresa privada.Regular las transferencias documentales, permitir identificar los
documentos que sirven de apoyo o facilitan la gestión administrativa y que pueden
eliminarsen en los archivos de gestión, para evitar la saturación del archivo central.Las TRD,
nos informa el tiempo (en cantidad de años) en los que deben permanecer los documentos
en los Archivos de Gestión.Nos determina las series y subseries documentales que deben
pasar al Archivo Central de la entidad o empresa y el tiempo que éstas deben permanecer en
el mismo; registra el procedimiento final para las series y subseries documentales bien sea
conservación, eliminación, selección o aplicación de un medio técnico como la microfilmación
o digitalización.En consecuencia la Tabla de Retención Documental le permite a los
servidores públicos y a los trabajadores de las empresas privadas, encargados de la
producción de documentos,realizar de forma acertada la producción de los tipos
documentales que se encuentran normalizados en las TRD y que son requeridos para el
cumplimiento de la gestión propia de las oficinas, además recibir y gestionar los documentos
que son competencia de cada dependencia de acuerdo con sus funciones, los cuales
conformarán los expedientes que darán origen al Archivo de Gestión y organizar el Archivo
de Gestión de la dependencia de acuerdo con las series y subseries documentales
asignadas en la TRD.Esta nueva tendencia ha generado que en aquellas empresas e
instituciones generadoras de información cambien sus estrategias y se adapten a las nuevas
tecnologías. Además ha generado que el manejo de la información en el ámbito interno de
una empresa o institución y su relación con el entorno sea ágil, eficiente y competitivo.En
este campo la tecnología y los medios tecnológicos han contribuido a acelerar aún más éstas
tendencias a través de mecanismos como internet que nos permite comunicarnos a nivel
mundial.Es de anotar que es importante también que las dependencias deben destinar un
espacio para la ubicación y funcionamiento de los Archivos de Gestión, así como determinar
el diseño, características y dotación de la estanteria o muebles más apropiados y suficientes
para la disposición físicas de los expedientes que conformarán el archivo de la dependencia,
de acuerdo con el volumen de carpetas que manejen en la dependencia.Garantizando la
custodia de los mismos con un registro de préstamos de los documentos, cuando sean
requeridos.Al ubicar las carpetas en el archivador o estanteria debe disponerse del suficiente
espacio para su almacenamiento, con el fin de evitar el deterioro de las unidades de
conservación y de los documentos y así mismo facilitar la inclusión de nuevas carpetas.
Es importante recalcar que las entidades que no adoptan las técnicas archivísticas se
exponen a la pérdida de información y se ven afectadas en su gestión administrativa; es decir
en los documentos de valor contable, jurídico y fiscal, al no encontrarsen debidamente
organizados, generando problemas legales, pérdida de memoria institucional y pérdidas
económicas a las empresas y en las entidades públicas, generaría detrimento patrimonial si
se imponen sanciones económicas.Muchas veces este perjuicio se debe al desconocimiento
de la legislación archivística.
Finalmente lo importante es sensibilizar a las administraciones, a los Representantes Legales
de las empresas privadas sobre la importante de acogernos a los linemientos archivísticos
establecidos en la normatividad vigente, para fortalecer los procesos administrativos y la
gestión documental de cada entidad y a su vez generar conciencia sobre la importancia de la
aplicación de los instrumentos archivísticos garantizando un acceso oportuno a la
información y conservación de la memoria institucional.
 BIBLIOGRAFIA

Ley 80 de 1989

acuerdo 12 del 16 de Octubre de 1991

Colombia. Archivo General de la Nación. (2002). Acuerdo 039 de 2000.

Archivo General de la Nación. (2000). Ley 594 de 2000. Entre otros.

Archivo General de la Nación. (2013). Acuerdo 0004 de 2013.