PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE No.8 ORGANIZAR EVENTOS

Denominación del Programa de Formación: Tecnología en Gestión Empresarial

Código del Programa de Formación: 621201 Versión 102

APLICACIÓN DE TÉCNICAS DE GESTIÓN EMPRESARIAL

Nombre del Proyecto:
PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS CORPORATIVOS DE LAS MIPYMES DEL
CENTRO DEL DEPARTAMENTO DEL HUILA

Actividad de Proyecto: Realizar la programación de eventos de acuerdo al

protocolo establecido, que promueva relaciones
empresariales exitosas y que se ajuste al marco de
las políticas de la organización.

Competencia: ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS

RELACIONES EMPRESARIALES, TENIENDO EN
CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA.

Fase del Proyecto: Ejecución

Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

Fase de Planeación: 1- Organizar eventos de manera responsable, teniendo en
cuenta la conformación de comités, la coordinación de las
responsabilidades de los diferentes comités, de acuerdo
con el tipo de evento y las políticas institucionales.

2- Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento,

de acuerdo con el protocolo, los medios de divulgación
y las políticas de la organización.

Fase de Ejecución: 3- Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el

protocolo y las normas de la organización.

4- Identificar las no conformidades en organización del

evento de acuerdo con el propósito, objetivo y plan, para
proponer soluciones.

Duración de la Guía: 80 horas (Trabajo directo: 60 horas – Trabajo independiente: 20 horas).

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2. PRESENTACIÓN

Los eventos son herramientas de Relaciones públicas con múltiples ventajas, pero al mismo tiempo,
quedamos completamente expuestos ya que todo en un acto comunica. Exigen un gran cuidado de todos los
detalles. Si bien, las Relaciones Públicas podrían definirse como “el arte de hacer un buen trabajo y saberlo
comunicar”.

En un evento absolutamente todo comunica, nuestro público nos ve, nos escucha, está presente físicamente
o de manera virtual. Por este motivo, se debe cuidar la imagen que transmitimos durante éste, siendo
meticulosos en todos los detalles desde su planeación. De esta forma, el organizar un evento de manera
responsable, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa
sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.

Actualmente, por la situación de emergencia

sanitaria mundial se han disminuido los eventos
físicos, sin embargo, las empresas y la sociedad en
general donde el ser humano es social por
naturaleza, busca nuevas formas de comunicarse y
mantener las relaciones interpersonales utilizando
con fuerza la tecnologia dispuesta para ello.

En la siguiente guia encontraran conceptos y actividades para facilitar las relaciones interpersonales,
familiares, académicas, sociales y corporativas.

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 3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

SEMANA 1.

3.1. Actividades de Reflexión inicial.

Estimado Aprendiz: ¡Bienvenido a su proceso formativo! De manera individual:

3.1.1 Analice los diferentes eventos virtuales y/o presenciales a los que ha asistido o a organizado en los
últimos meses e indague:

• ¿Qué medios de divulgación utilizaron para dar a conocer el suceso a los asistentes?
• ¿En qué lugar o plataforma se desarrolló el evento?
• ¿Les fue entregado algún recordatorio o memorias del evento?

Comparta con su grupo de trabajo las experiencias de eventos y saquen una conclusión grupal de la
importancia de los eventos y los cambios más notorios por el Covid 19, esta actividad será socializada por
medio de una sesión de Meet.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.

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En los grupos de trabajo consulten los siguientes temas y acorde a la distribución del instructor, hacer
exposiciones interactivas:

• Evento: concepto, propósito y modalidades

• Análisis y diagnóstico del evento
• Clasificación de eventos
• Etapas de un evento
• Estructuración de comités: funciones y procedimientos para la organización y realización del evento
• Medios de divulgación del evento
• Oportunidad y cobertura de eventos
• Ejecución del evento: Inauguración e instalación del evento - Desarrollo de la agenda.
• Etiqueta y protocolo de eventos
• Alianza estratégica en eventos

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

3.3.1 De manera individual, investiguen sobre los tipos de eventos y realicen un mapa mental, en la
herramienta digital de su preferencia, para compartirlo con sus compañeros de grupo y dar una conclusión,
para socializarlo en una sesión de Meet.

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3.3.2 En los grupos de trabajo, consulten sobre eventos (virtuales y presenciales) locales, regionales,
nacionales e internacionales, para identificar: objetivo del evento, periodicidad, duración, participantes,
medios de divulgación y demás detalles del mismo, para con esta información, realizar un cuadro explicativo,
ilustrado con imágenes, para socializarlo con los compañeros de la formación, en una sesión Meet.

3.3.3. Acorde a la investigación realizada, elaboren una infografía, por cada comité de eventos (nombre,
concepto, funciones), para ser socializada a los compañeros en una sesión de Meet, programada por el
instructor.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento

Aprendiz: llegó la hora de demostrar el grado de aprehensión del conocimiento frente a contextos reales y
teniendo en cuenta lo trabajado en las actividades de apropiación del conocimiento.

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De forma grupal, organicen un show de Talentos virtual para la ficha, definiendo comités, agenda y cumpliendo
con las etapas de la organización de evento, logrando así poner en práctica todo lo aprendido en esta semana.

NOTA: Esta actividad será socializada a través de la herramienta MEET, las presentaciones se organizarán
de acuerdo a la agenda, cada aprendiz entregará con anticipación el material (video) para la logistica de las
presentaciones y todos los actos protocolarios. Ustedes en acuerdo con el instructor definiran la fecha, hora,
invitados y todo lo requerido para la realización del mismo.

SEMANA 2

3.1. Actividades de Reflexión inicial.

3.1.1 Observen el siguiente vídeo y respondan los interrogantes planteados, sobre cambios en los eventos
por efecto del Covid 19: https://www.youtube.com/watch?v=6M6JcgNdj14

• ¿Desde su perspectiva, como consecuencia del Covid 19, la forma de los eventos ha
cambiado de forma positiva o negativa? Justifique
• ¿Considera usted, que después de superado el Covid 19, los eventos volverán a ser como
antes? ¿Por qué?
• ¿Qué estrategias propondrías para tener éxito en la organización de eventos, teniendo en
cuenta los cambios actuales?

Compartan con sus compañeros de grupo, las respuestas de los interrogantes y den una conclusión de los
cambios notorios en la organización de eventos a causa del Covid 19, para compartirlo con sus compañeros
y realizar un debate en una sesión de Meet, programada por el instructor.

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3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el
aprendizaje.

En los grupos de trabajo, realicen una investigación sobre los siguientes temas, para ser expuestos a sus
compañeros en una sesión de Meet, acorde a la distribución realizada por el instructor:

• Tecnología requerida para organizar eventos –

ventajas - desventajas
• Netiqueta de eventos
• Plataformas tecnológicas usadas en los eventos
(Zoom, Meet, Teams, .…)
• Herramientas tecnológicas más utilizadas en la
organización de eventos (formulario Google, creación
de contenido, administración de archivos digitales, ….)
• Post-evento: Agradecimientos, Memorias y demás.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

3.3.1. En sus equipos de trabajo, realicen una matriz en Excel, donde relacionen 20 herramientas digitales
utilizadas para la organización y realización de eventos, donde se ilustre sobre: Nombre de la herramienta,
tipo de herramienta, función de la herramienta, enlace a la página de la herramienta y el beneficio que presta
la misma.

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 NOMBRE DE DIRECCIÓN URL DE LA
LOGO TIPO DE HERRAMIENTA FUNCIÓN DE LA HERRAMIENTA
HERRAMIENTA HERRAMIENTA

Programa de presentaciones para explorar y

compartir ideas sobre un documento virtual
Prezi Creación de contenido https://prezi.com/
basado en la informática en nube (software
como servicio)

WhatsApp es el nombre del más

popular sistema de mensajería en la era
digital. Se utiliza por medio de dispositivos
WHATSAPP CHAT https://whatsapp.com
móviles, como celulares, tablets y
computadoras de escritorio, y tiene la
particularidad de abarcar todas las
compañías telefónicas o de internet.

es un servicio de videoconferencia basado

en la nube que puede usar para reunirse
ZOOM virtualmente con otros, ya sea por video o https://zoom.com
solo audio o ambos, todo mientras realiza
chats en vivo, y le permite grabar esas
videoconferencias sesiones

GOOGLE FORM https://google.com

Crear cuestionarios via online, encuestas,
Formularios evaluaciones

Tiene como novedad el servicio de almacenamiento

de archivos en la nube y sincronización de estos con
otros dispositivos donde se tenga instalada la
GOOGLE DRIVE https://google.com
herramienta Google Drive, es decir, los recursos
Administración de archivos están disponibles no solo en el computador donde
digitales fueron creados o guardados, sino también en la web

ONEDRIVE https://office365.com
Administración de archivos Tiene como novedad el servicio de
digitales almacenamiento de archivos en la nube

3.3.2 Crear una historieta, donde usted es el protagonista, aplicando las etapas para la realización del evento
que elija. Compartan las historietas con su grupo de trabajo y hagan una conclusión sobre la importancia del
organizador del evento, para lograr que éste sea un éxito. Socialícenlo a los demás integrantes de la
formación, a través de una sesión de Meet, programada por el instructor.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento

Llego el momento de poner en práctica los conocimientos aprendidos sobre la organización de eventos

Propónganle a la unidad de negocio del proyecto formativo, realizar dos eventos: un evento interno, para
mejorar el clima laboral y un evento externo, para promover sus productos o servicios, explicando las
actividades a desarrollar durante las etapas del evento (pre-evento, evento, post- evento).

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• Ambiente Requerido

AVA (Ambiente virtual de aprendizaje), Plataforma Territorium.

• Materiales

Computador, Libros de la biblioteca virtual SENA.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Reconoce los elementos que Cuestionario de eventos

constituye cualquier tipo de apoyándose en las herramientas
eventos tecnológicas.

CONOCIMIENTO Organiza de manera crítica los

eventos y sus
etapas; de acuerdo al objetivo,
la magnitud y la naturaleza.
Presentación de mapas mentales,
Coordina de manera diligente la investigaciones, cotizaciones, y
consecución y ubicación del demás actividades solicitadas
sitio para la realización del en la guía y en formación.
evento, teniendo en cuenta la
clase y la magnitud.

DESEMPEÑO Coordina de manera

comprometida la conformación
del comité organizador y los
demás comités, según el tipo de
evento, asignando
responsabilidades de acuerdo
con los requerimientos de cada
uno y el manual de Realización evento ficha
procesos y procedimientos.
PRODUCTO
Informe escrito unidad de negocio
Elabora la agenda para el
Aplicabilidad de la temática evento.
desarrollada en el proyecto
formativo
Etapas del evento

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

EVENTO: Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una
competición, una convención, entre otros, y que, ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el
valor y la carga emotiva que un individuo le ponga a una de estas (por ejemplo, el casamiento de una amiga),

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ostentan un carácter de acontecimiento importantísimo e imperdible al cual se debe asistir, si estamos ante
el segundo caso o en el caso de, por ejemplo, una ceremonia de entregas de premios, como pueden ser los
Oscar de la Academia Americana, por lo menos, seguir el evento por televisión.

EVENTO VIRTUAL: Un evento virtual es aquel en el que las personas experimentan el evento y su contenido
en línea en lugar de reunirse en persona.

COMITÉ: Un comité es un conjunto de personas que con arreglo a las leyes o reglas de una organización,
institución o entidad tienen establecidas determinadas competencias.

PROTOCOLO. El Protocolo se puede definir como el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes
que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales y, en
otros muchos casos, la celebración de actos de carácter privado que toman como referencia todas estas
disposiciones, usos, tradiciones y costumbres. Pero el protocolo tiene que complementarse para cubrir todas
las necesidades que requieren el conjunto de actividades que tienen lugar cuando en los actos oficiales se
realizan otra serie de actividades que se deben regular y organizar. Las actividades públicas que realizan las
autoridades tienen más componentes que el mero protocolo.

NETIQUETA: deriva de la palabra de origen francés “netiquette”, que significa “etiqueta”, en el sentido del
protocolo, y la palabra “Net”, que en castellano significa “Red”.

WEBINAR: Un tipo de conferencia online de mano única, generalmente en el formato de charlas en vivo, que
permite comunicación vía chat con los espectadores.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Sistema de Bibliotecas SENA

Montedeoca, López, Remedios. Organización de reuniones y eventos (UFO0325), IC Editorial, 2013.

ProQuest Ebook Central, https://ebookcentral-proquest-
com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4421891.

Gaitán, Fonseca, Carolina. Desarrollo de eventos empresariales, El Cid Editor | apuntes, 2009. ProQuest
Ebook Central, https://ebookcentral-proquest-
com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=3180242.

Jijena, Sanchez, Rosario. Eventos: cómo organizarlos con éxito, Editorial Nobuko, 2003. ProQuest Ebook
Central, https://ebookcentral-proquest-
com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4760573.

Otero, Alvarado, María Teresa. Protocolo y organización de eventos, Editorial UOC, 2009. ProQuest Ebook
Central, https://ebookcentral-proquest-
com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=3206944.

BLOGS:

https://blogs.iadb.org/conocimiento-abierto/es/5-pasos-para-organizar-un-evento-virtual-exitoso/

https://www.eventbrite.es/blog/herramientas-organizar-eventos-ds00/

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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Humberto Amaya Pascuas Instructor Gestión Julio 2021

Empresarial

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)

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